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INFORME N.° DFOE-DL-IF-24-2012 29 DE NOVIEMBRE, 2012

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CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 1

ORIGEN DEL ESTUDIO .................................................................................................... 1

OBJETIVO DEL ESTUDIO ................................................................................................. 2

NATURALEZA Y ALCANCE DEL ESTUDIO ......................................................................... 2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO .............................. 3

GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO ........................................................................ 4

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................. 5

2. RESULTADOS .................................................................................................................. 6

DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD ......................................................... 6

AUSENCIA DE MANUALES, REGISTROS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTO DEL PROCESO CONTABLE .............................................. 8

AUSENCIA DE CONTROLES EFECTIVOS QUE COADYUVEN A LA PROTECCIÓN DE LAS FINANZAS Y DE LOS ACTIVOS MUNICIPALES ............................. 10

3 CONCLUSIONES ............................................................................................................ 12

4 DISPOSICIONES ............................................................................................................ 13

AL CONCEJO MUNICIPAL ............................................................................................. 13

A LA ALCALDESA MUNICIPAL ....................................................................................... 14

CONSIDERACIONES FINALES ................................................................................. 16


INFORME N.° DFOE-DL-IF-24-2012

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? El sistema contable de la Municipalidad de Puntarenas, a efecto de verificar si suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero económicas, garantiza de manera razonable el control y la salvaguarda de los bienes patrimonio municipal y contribuye a los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas de ese ayuntamiento. El estudio abarcó el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario. ¿Por qué es importante? En estudios realizados entre los años 2009 y 2011, este órgano contralor ha determinado que gran parte de las entidades del sector municipal presentan debilidades estructurales, conceptuales y de gestión que inciden negativamente en el reconocimiento, medición, presentación y revelación de partidas significativas de los estados financieros, que van en menoscabo de una gestión contable financiera eficaz. Esas debilidades limitan a esas instituciones para contar con información de calidad para los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas y, para el control y salvaguarda de los bienes municipales. Además, la mayoría de los gobiernos locales carecen de una contabilidad patrimonial acorde con un marco normativo contable y de sistemas de información integrados. Por ende, con el presente estudio se pretende impulsar a la Administración Municipal de Puntarenas para que implemente acciones que le permitan ir superando esas debilidades y avanzar hacia una contabilidad apegada a las exigencias de la normativa contable vigente. ¿Qué encontramos? Debilidades en el sistema contable de ese Gobierno Local que datan de varios años y que ponen de manifiesto un débil desempeño de las autoridades competentes para fortalecerlo. En ese sentido, esa Administración Municipal no ha implementado una contabilidad financiera básica, fundamentada en los criterios técnicos y legales aplicables, que garantice razonablemente que sus registros reflejan el valor correcto de sus activos, pasivos y patrimonio. Ese ayuntamiento, no cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable que exige el artículo 114 de Código Municipal, ni con políticas específicas que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los informes y estados financieros.

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También es carente esa institución del plan general contable, contrario a lo que exigen las normas de contabilidad y en detrimento de un sistema contable que se ajuste a los requerimientos establecidos en las normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de las municipalidades, a los principios contables y a las directrices y circulares establecidos por la Contabilidad Nacional. Tampoco dispone de los libros contables –Diario, Mayor e Inventarios y Balances- para el registro y control de las operaciones o transacciones de los hechos financieros y económicos que le afectan. También se determinó que en esa Corporación Municipal no se ejerce un control efectivo sobre finanzas y bienes municipales, lo cual incrementa el riesgo de errores, inconsistencias y hechos irregulares sobre los activos municipales, sin que sean detectados de manera oportuna por la administración municipal. En conclusión, las deficiencias que muestra el sistema contable de esa Municipalidad demuestran un rezago significativo en esta importante área de su quehacer. Además, constituyen la razón básica por la cual se carece de conocimiento sobre la situación económica y financiera del ayuntamiento, del valor de su patrimonio municipal y de la cuantía de sus derechos y deberes. Aunado a la limitación que existe de información de calidad que contribuya con la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales y con los procesos de evaluación de resultados, toma de decisiones y rendición de cuentas. ¿Qué sigue? Las acciones de la Administración Municipal de Puntarenas para cumplir con las disposiciones giradas por esta Contraloría General. En ese sentido, se le dispone al Concejo, como máxima autoridad de esa entidad, brindar el apoyo necesario a las acciones que proponga el Alcalde Municipal para el cumplimiento de las disposiciones giradas en este informe y aprobar el Manual de Procedimientos Financieros contable que exige el artículo 114 del Código Municipal. Asimismo, al Alcalde, en su carácter de jerarca administrativo, debe realizar las acciones para implementar un sistema contable con base de devengado, establecer los auxiliares de las cuentas contables y elaborar periódicamente los estados financieros básicos. Además, se debe contabilizar las notas de crédito pendientes de registro al 30 de junio del 2012, realizar la apertura y actualización de los libros contables, y efectuar inventarios físicos de los bienes de propiedad, planta y equipo y de las existencias de materiales y suministros.


INFORME N.° DFOE-DL-IF-24-2012

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1. INTRODUCCIÓN

Origen del estudio

1.1 El presente estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428.

1.2 En el año 2009 la Contraloría General de la República emitió el informe DFOE-SM-8-2009, en el que señaló que gran parte de las entidades municipales presentaban limitaciones estructurales, conceptuales y de gestión que iban en menoscabo del desarrollo de una actividad contable financiera eficaz y eficiente.

1.3 A raíz de los resultados obtenidos y como parte del cumplimiento de las disposiciones giradas en ese informe, conforme a la realidad de cada municipalidad, las administraciones municipales respectivas formularon un plan de acciones para subsanar las debilidades comentadas en dicho documento.

1.4 En ese contexto, en el año 2011, se realizó un estudio transversal en 60 municipalidades, con el fin de evaluar las medidas de mejora implementadas por esos gobiernos locales. Producto de ese estudio se emitió el informe N.° DFOE-DL-IF-24-2011. De acuerdo con los resultados consignados en ese documento, 21 de esos 60 ayuntamientos, seguían mostrando avances limitados en el proceso de mejora de sus contabilidades y por consiguiente, sus sistemas contables continuaban generando información carente de confiabilidad, oportunidad y exactitud. Dicha situación, entre otros asuntos, incide negativamente en la efectividad de los controles internos financieros y en los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas.

1.5 Es así como esta Área de Fiscalización, para el presente año programó un estudio acerca del funcionamiento de los sistemas contables en ocho municipalidades del país que presentaron, según lo consignado en el informe N.° DFOE-DL-IF-24-2011, avances precarios en relación al fortalecimiento de

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sus sistemas contables, entre las que se incluye la Municipalidad de Puntarenas.

Objetivo del estudio

1.6 Verificar si el sistema contable de la Municipalidad de Puntarenas suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero-económicas, garantiza de manera razonable el control y la salvaguarda de los bienes y contribuye a los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas de ese ayuntamiento.

Naturaleza y alcance del estudio

1.7 El estudio comprendió la evaluación y análisis acerca de los temas básicos que deben estar presentes en el sistema contable de una municipalidad, como son:

Estructura organizacional: acciones orientadas a fortalecer la unidad o área contable como parte de la estructura organizativa institucional, para apoyar efectivamente el logro de los objetivos institucionales, efectuar las actividades, procesos y transacciones contables, y distribuir esas funciones entre diferentes funcionarios de la unidad contable, asignarles la responsabilidad y la autoridad suficiente para ejecutarlas.

Normativa contable: conjunto de normas, principios, directrices, lineamientos, circulares, políticas y procedimientos técnicos que regulan las operaciones de los procesos de reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos de carácter financiero contable de la institución.

Registros contables: los libros contables y las actividades o acciones que se realizan para desarrollar la contabilidad y los mecanismos de control aplicables a los procesos contables para garantizar la razonabilidad y confiabilidad sobre la información financiera contable.

Contabilización de transacciones: los registros contables y la información financiera de los estados financieros, deben prepararse y presentarse respecto de todo lo sustancial, de acuerdo con un marco normativo contable, a fin de garantizar la razonabilidad en la presentación de la situación financiera y de los resultados de las operaciones de la entidad, y para garantizar su eficacia como base en la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios. Dicha información debe cumplir, al menos, con las características de utilidad, oportunidad, importancia significativa, confiabilidad, racionalidad y verificabilidad.

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Estados financieros: constituyen una representación de la situación financiera y de las operaciones contables que realiza la entidad, como producto del proceso contable y en cumplimiento de los fines económicos de la institución, los cuales están orientados a proporcionar información confiable y veraz sobre la situación financiera de la institución, flujos de efectivo a una fecha y período contable, información útil para la toma de decisiones y rendición de cuentas y muestran el grado de manejo de los recursos económicos que le son confiados a la entidad.

Documentación y archivo contable: los documentos que se utilizan para respaldar o soportar las transacciones contables y que sirven de base para registrar y comprobar los hechos o eventos económicos que ocurren en la entidad y su correspondiente archivo, que permita clasificar, controlar y conservar la documentación contable disponible para los diferentes usuarios.

1.8 El análisis abarcó el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario y se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-94-2006, publicada en La Gaceta N.° 236 del 8 de diciembre de 2006.

Comunicación preliminar de los resultados del estudio

1.9 En reunión efectuada el 19 de noviembre del 2012, en las instalaciones de la Casa de la Cultura-Puntarenas, se expusieron los principales resultados y las disposiciones del presente estudio a la Sra. Aura Jiménez Hernández, Alcadesa Municipal, Licda. Luz Cubero Fernández, Asistente de Auditoría Interna, Licda. Marny Chan Sibaja, Directora de Hacienda Municipal y a la Bach. Luz Marina Jiménez Jara, Contadora Municipal.

1.10 El borrador del presente informe se remitió mediante el oficio N.° DFOE-DL-1189 del 19 de noviembre de 2012, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, contado a partir de la fecha de recibo del informe, esa Municipalidad enviara a la Gerencia del Área de Servicios para el Desarrollo Local, las observaciones que estimaran pertinentes de previo a la emisión final del producto.

1.11 Con el oficio N.° AM-2355-11-2012 del 26 de noviembre de 2012, la administración municipal da respuesta al memorial citado, refiriéndose a dos acápites (4.7 y 4.8) del capítulo de disposiciones giradas en el informe.

1.12 En cuanto al acápite 4.7, la administración municipal indica que diez meses es poco tiempo para implementar el sistema contable con base de devengado, ya

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que están trabajando con la Contabilidad Nacional y aún no cuentan con el sistema integrado financiero contable. En este sentido, este órgano fiscalizador determina ampliar el plazo a 12 meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe, para que esa municipalidad inicie con el proceso de implementación del método de devengo.

1.13 Por su parte, en el punto 4.8 la Municipalidad argumenta que la directriz debe dirigirse a la Contadora Municipal, puesto que es la encargada de realizar los registros contables de la municipalidad. Esta Contraloría General determina modificar la disposición en el sentido de que la directriz deberá divulgarse a la encargada de la Unidad de Contabilidad, para que realice las acciones indicadas en la disposición 4.8 del informe.

1.14 En razón de las observaciones de la Administración y una vez analizadas y verificadas las argumentaciones expuestas, este órgano contralor procedió a realizar los ajustes pertinentes al informe, según la suficiencia y razonabilidad de los comentarios de respaldo, la evidencia considerada por el equipo de fiscalización para fundamentar los resultados del estudio, y la complejidad de las acciones dispuestas en este documento.

Generalidades acerca del estudio

1.15 El régimen municipal costarricense se ha visto sujeto a una serie de reformas que han transformado paulatinamente su accionar respecto al subsistema de contabilidad.

1.16 En este sentido, el Código Municipal, entre otros asuntos, establece que los responsables del área financiero-contable deberán rendir al Alcalde los informes relacionados con las funciones atinentes a ellos, que serán remitidos al Concejo para su discusión y análisis. Además, dispone que las normas relativas a los asuntos financieros contables de la municipalidad deberán estar estipuladas en el manual de procedimientos financiero-contable aprobado por el Concejo, cuyo proyecto debe ser analizado y dictaminado previamente por la unidad de auditoría interna.

1.17 Por su parte, las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos1, establecen que el subsistema de contabilidad está conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios.

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Resolución No

. R-CO-8-2007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 58 del 22 de marzo de 2007.

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1.18 Lo indicado en las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera citadas, debe estar en concordancia con la normativa que sobre el particular emitan las instancias internas y externas competentes. En ese sentido, la Administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que dicho subsistema cumpla, al menos, los siguientes objetivos:

Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo.

Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados.

Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.

1.19 Por otra parte, cabe indicar que en las instituciones del sector municipal las funciones relacionadas con la contabilidad financiera, están a cargo de una unidad de contabilidad, a la cual le corresponde, entre otras actividades, el registro, control y documentación de las operaciones financieras y contables. También le corresponde a dicha unidad la elaboración de los estados financieros y de los informes de carácter financiero para la toma de decisiones y rendición de cuentas.

1.20 Por lo tanto, las municipalidades necesariamente deben aspirar a contar con un sistema contable integrado que permita, a partir del registro único de cada transacción, generar las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de manera oportuna, confiable y exacta y que a su vez, favorezca un control efectivo de las operaciones financiero-contable y del patrimonio de la entidad.

Metodología aplicada

1.21 Para los efectos del presente estudio, entre otras técnicas de auditoría, se aplicaron entrevistas y cuestionarios a la funcionaria encargada de la contabilidad.

1.22 También, se realizaron inspecciones físicas a las instalaciones y a la bodega municipal. Además, se revisaron documentos que se generan como parte de la

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labores de las unidades administrativas involucradas en el proceso contable de las transacciones financieras.

1.23 Adicionalmente, se obtuvo y analizó información contenida en el Sistema de Administración Contractual (SIAC), en el Sistema de Presupuestos Públicos (SIPP) y en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM).

1.24 Es menester indicar la valiosa participación de la Auditoría Interna de esa municipalidad en el desarrollo del presente estudio, a la cual se agradece su colaboración y esfuerzo realizado en la obtención de información y en la aplicación de las herramientas relacionadas con el sistema contable.

2. RESULTADOS

Deficiencias en el sistema de contabilidad

2.1 El subsistema de contabilidad está conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios. Lo anterior en concordancia con la normativa que, sobre el particular, emitan las instancias internas y externas competentes.

2.2 La Municipalidad de Puntarenas no ha logrado avanzar en aspectos básicos del funcionamiento de un sistema contable apegado a la normativa legal y técnica que regula esta materia. A continuación se describen las debilidades determinadas como parte de este estudio que evidencian ese rezago en materia contable.

a) No cuenta con un sistema de contabilidad de base de devengado que responda a los Principios Contables Aplicables al Sector Público y garantice razonablemente que sus registros reflejan el verdadero valor de sus activos, pasivos y patrimonio, en ese sentido, se desconoce la exactitud de la cuantía de sus derechos, obligaciones y del capital o patrimonio institucional.

b) No es práctica de esa administración municipal registrar contablemente, entre otros hechos o transacciones, el importe de los depósitos de garantía de participación y cumplimiento, los gastos pagados por anticipado (seguros y materiales de oficina, por ejemplo), los ingresos recibidos por adelantado, las provisiones para atender litigios, las cuentas de dudosa recuperación, los activos intangibles, las existencias de materiales y suministros, las adiciones y mejoras que se hagan a los bienes municipales, y la depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

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c) Tampoco se clasifican las cuentas por cobrar y los documentos por pagar en corto o largo plazo de acuerdo con la posibilidad de cobro, en el caso de las primeras y los documentos por pagar de acuerdo a su fecha de liquidación o vencimiento, por lo que se desconoce lo que está pendiente de cobrar y pagar a menos o más de un año del ejercicio económico.

d) No se informa mediante notas explicativas los activos y pasivos contingentes u otros eventos que surgen como parte de la actividad normal de la institución, en detrimento de una revelación suficiente para conocimiento de las propias autoridades municipales y de terceros interesados.

e) No cuenta con registros auxiliares o detalles de las cuentas contables de inversiones retenciones por pagar, transferencias recibidas, transferencias entregadas y de los activos de propiedad, planta y equipo.

f) No se elaboran periódicamente los cuatro estados financieros básicos, a saber: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujo de Efectivo, a pesar de que los principios de contabilidad aplicables al sector público y de la Contabilidad Nacional, indican la obligatoriedad de las entidades del sector público de prepararlos y remitirlos a esa entidad.

g) Asimismo, según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 30 de junio del 2012, existen notas de crédito (ingresos) que datan desde el año 2006 al 31 de diciembre del 2011 sin contabilizar por más de ¢77, 0 millones. El origen de esos créditos por ingresos a favor de las arcas municipales se desconoce, lo que dificulta o impide su aplicación, en perjuicio de los servicios a los contribuyentes.

2.3 Las situaciones expuestas difieren de los principios de contabilidad aplicables al Sector Público, que indican que todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan. Asimismo, los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del ente y, de esta manera, constituyan la base para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

2.4 Por otra parte, las debilidades comentadas en este aparte evidencian que ese gobierno local no cuenta con información contable y financiera útil que determine su posición económica y que le permita evaluar el control y la gestión financiera de la institución, todo en detrimento de los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas, responsabilidad ineludible de las

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autoridades competentes (Alcalde y Concejo Municipal) en torno al manejo y control de los recursos financieros municipales; así como, para terceros interesados y para posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de Cuentas Nacionales. Asimismo, incrementan el riesgo de pérdida, despilfarro, uso indebido o irregularidades respecto del patrimonio municipal.

2.5 En consecuencia, se requiere de acciones efectivas y decididas por parte de los jerarcas de esa institución, con el fin de superar las deficiencias que presenta su proceso contable, las cuales son contrarias a normas, principios y técnicas de contabilidad y a las más elementales normas de control interno y prácticas administrativas.

Ausencia de manuales, registros, políticas y procedimientos respecto del proceso contable

2.6 Ese gobierno local no cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable que exige el artículo 114 de Código Municipal, ni con políticas y procedimientos específicos que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los informes y estados financieros. Estas carencias van en perjuicio del orden, claridad y uniformidad que debe existir en el registro de las transacciones financiero contables. Tampoco coadyuva con los mecanismos de control que deben mantenerse sobre las finanzas y los bienes municipales.

2.7 Como parte de las acciones tendentes a cumplir con este requerimiento, se debe tener presente que los manuales o compendios de procedimientos aplicados por la institución deben prever la secuencia lógica de las actividades que conforman un proceso organizativo y su asignación a funcionarios diferentes (de unidades distintas hasta donde sea posible) con base en la incompatibilidad existente entre ellas.

2.8 Las normas de control interno indican que es necesario que las instrucciones sean emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que se encuentren impresas o disponibles en medios electrónicos. Lo anterior conlleva la necesidad de que se utilice un estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos.

2.9 Las instrucciones escritas ordenadas en un manual o compendio de esa naturaleza deben ser actualizadas periódicamente para ajustarlo a los cambios en las necesidades y procesos organizacionales. También, es necesario que

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tanto el manual como sus actualizaciones se divulguen ampliamente en la organización, en especial, entre los funcionarios responsables de su cumplimiento, y estén disponibles para su ulterior consulta por parte del personal interesado.

2.10 Además, esa corporación municipal carece del plan general contable, contrario a lo que exigen las normas de contabilidad y en detrimento de un sistema contable que se ajuste a los requerimientos establecidos en las normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de las municipalidades, a los principios contables y a las directrices y circulares establecidos por la Contabilidad Nacional.

2.11 Tampoco existen políticas y procedimientos en materia contable financiero para normar su proceso contable que, entre otras cosas, promuevan la existencia de una coordinación efectiva entre la Unidad de Contabilidad y otras unidades como las de Tesorería, Proveeduría y Cobros, las cuales deben remitirle la información pertinente para el registro y control financiero contable. Al respecto, se debe impulsar una cultura contable institucional que deje claro que el sistema contable no es una tarea únicamente de la unidad de contabilidad, sino que se requiere de una coordinación efectiva y de trabajo sistemático entre las unidades que conforman el sistema de administración financiera de la municipalidad.

2.12 En ese sentido, es necesario que tales unidades administrativas se encarguen de estar vigilantes en la adopción, adecuación e implementación de las normas y criterios técnicos que deben regir el eficaz y eficiente registro y control de las transacciones de la entidad. Asimismo, que estén claros los distintos roles y responsabilidades del personal encargado del funcionamiento del sistema de administración financiera, de modo que se garantice el desarrollo coordinado de las funciones propias de cada unidad y pueda generarse información confiable y oportuna para el registro sistemático de las transacciones y el control efectivo de las finanzas y el patrimonio municipal.

2.13 La legislación vigente establece figuras administrativas, entre ellas, una que controla el ingreso, depósito o custodia y egreso de los recursos por medio de su función de tesorería, todo lo cual debe estar articulado y vinculado a un efectivo control contable sustentado en normas de registro eficaces y vigentes, que garanticen el registro oportuno de las transacciones y la salvaguarda de los activos, complementándose el Sistemas de Administración Financiero con otra instancia administrativa que se encarga del efectivo proceso o gestión de compra, así como de la sana administración de bienes. En este contexto de interacción sistémica, la Municipalidad de Puntarenas, presenta situaciones susceptibles de mejora, que influyen para que no exista una operación armónica y eficaz, entre las unidades citadas.

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2.14 Aunado a las debilidades expuestas en este aparte, relacionadas con la necesidad de fortalecer la integración de las actividades de las unidades de Contabilidad, Tesorería, Proveeduría y Cobros, se determinó que esa Municipalidad tampoco cuenta con los libros contables -Diario, Mayor e Inventarios y Balances- para el registro y control de las operaciones o transacciones de los hechos financieros que le afectan, a pesar de que normas de control interno y sanas prácticas de administración demandan el uso de estos registros.

2.15 Finalmente, cabe indicar que esa Municipalidad incluyó en el plan de acciones de julio de 2010, producto de disposiciones giradas por esta Contraloría General en estudios anteriores relativo a este tema, actividades orientadas a fortalecer los asuntos comentados en este aparte; sin embargo, el avance ha sido muy limitado, tal como se deriva de los resultados expuestos en este informe. Entre las acciones propuestas en ese plan estaba la implementación de manual de procedimientos financieros-contables y de las políticas y procedimientos para normar su proceso contable, aspectos que no han sido resueltos aún por esa administración municipal.

Ausencia de controles efectivos que coadyuven a la protección de las finanzas y de los activos municipales

2.16 El gobierno local de Puntarenas carece de mecanismos de control efectivos que garanticen de manera razonable, la custodia, protección y conservación de las finanzas y bienes municipales, que van en detrimento de la confiabilidad y oportunidad de la información financiera e incrementa el riesgo de errores, usos indebidos, sustracciones o pérdidas de activos, en detrimento de los objetivos institucionales y del bienestar de la ciudadanía y el desarrollo del cantón. Seguidamente se consignan las debilidades de control determinadas en el desarrollo del presente estudio:

a) Esa corporación municipal no tiene la práctica de efectuar inventarios físicos periódicos de los activos de su propiedad, sea los que componen la cuenta de propiedad, planta y equipo. Tampoco existen registros de los bienes ociosos, retirados u obsoletos.

b) También, carece de políticas y procedimientos o instrumentos de control eficaces respecto de las existencias de materiales de oficina y construcción y de los suministros de limpieza que se custodian en la bodega municipal.

c) Tampoco ese gobierno local tiene por práctica realizar periódicamente al menos -una vez al año- tomas físicas de esas existencias, con el fin de comprobar el inventario y detectar y ajustar las diferencias que surjan,

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debido al deterioro, errores de registro, pérdidas o sustracciones no autorizadas del inventario.

d) No someten a revisión y aprobación las operaciones contables, por ejemplo, las conciliaciones bancarias, por lo que la información contable podría contener datos duplicados y errores que afectarían la calidad de la información financiera.

e) No existe un dispositivo de seguridad para el control efectivo sobre los cheques en blanco.

2.17 La necesidad de contar con información financiera y administrativa para la toma de decisiones es indicativa de la importancia de que los registros sean oportunamente actualizados y, aun más, que sean exactos y confiables. Una práctica orientada a fomentar estos dos atributos es la verificación física de las cantidades y características de los activos que puedan ser sujetos a recuento, como son el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega, así como la información y el conocimiento clave para la institución.

2.18 La aplicación de esta medida pretende detectar eventuales discrepancias entre los registros y los activos o existencias físicas, que pueden obedecer a causas tales como la sustracción, la omisión de anotaciones o una contabilización o custodia errónea. En consecuencia, una vez efectuado el inventario físico, es preciso analizar las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. Por su parte, las autoridades competentes de la administración municipal deben establecer y mantener actualizadas las políticas y procedimientos que deberán observarse para tales efectos.

2.19 En general, las situaciones comentadas en este informe, no responden a normas contenidas en la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en las Normas de control interno para el Sector Público, en el Código Municipal, en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, en las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos y, en la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, N.° 8422.

2.20 Esta normativa señala, entre otros aspectos relevantes, que el funcionario público está obligado a administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. De ahí, que los jerarcas y titulares subordinados de las entidades públicas, deben disponer de sistemas de control interno, aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y

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atribuciones institucionales, estableciendo las acciones para proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

2.21 Además, según ese cuerpo normativo, se deben adoptar las medidas para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten de manera apropiada. Deben establecerse y mantenerse actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas y las transacciones y eventos realizados, disponerse de los libros contables y que se definan y apliquen políticas y procedimientos de control relativas a su apertura, custodia, mantenimiento, actualización, disponibilidad y cierre.

3 CONCLUSIONES

3.1 Los resultados del presente estudio evidencian que la Municipalidad de Puntarenas muestra un débil desempeño por avanzar y fortalecer su sistema contable, puesto que no ha logrado implementar una contabilidad financiera básica, amparada en los criterios técnicos y legales aplicables y propia de una organización pública que administra un presupuesto de alrededor de ¢8 000,0 millones por año, y que representa los intereses de una comunidad que requiere y exige un uso eficiente de esos recursos, en términos de servicios y obras para su bienestar y el desarrollo del cantón.

3.2 La falta de una contabilidad con esas características, de los registros contables básicos, de un manual financiero contable, de un plan contable y de controles efectivos sobre las finanzas y los activos institucionales, demuestra que esa corporación municipal presenta un rezago significativo en esta importante área del quehacer de una organización pública, razón por la cual existe un desconocimiento general de su situación económica y financiera, del valor del patrimonio municipal y, de la cuantía de los derechos y deberes, y de información necesaria para llevar a cabo de manera efectiva los procesos de evaluación de resultados, toma de decisiones y rendición de cuentas.

3.3 Por otra parte, esas deficiencias conspiran contra una administración óptima del patrimonio institucional, e incrementa los riesgos de hechos irregulares, usos indebidos, abusos, sustracciones y pérdidas de los activos municipales, sin que sean detectados de manera oportuna por la administración municipal. Asimismo, el proceso de contabilidad de ese gobierno local, no está contribuyendo a la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales, pues la información que genera carece de confiabilidad, oportunidad y exactitud.

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3.4 Así las cosas, es necesario que las autoridades municipales competentes, en estrecha coordinación con los funcionarios técnicos y especializados en estos temas, consideren como parte de sus estrategias de planificación el fortalecimiento de su sistema contable como una de sus prioridades y que ese proceso de mejoramiento de la contabilidad se visualice en el marco de los retos actuales que exigen las normas en este campo.

3.5 Por lo tanto, las autoridades competentes de la Municipalidad de Puntarenas en cumplimiento fiel de sus responsabilidades, deben promover en definitiva y con carácter de urgente e impostergable, la definición de políticas, acompañada ineludiblemente de la implantación de acciones efectivas, para solventar de manera integral y sistemática los problemas señalados que, en general, revelan un manejo de los fondos públicos apartado de la técnica contable y de un control efectivo de los recursos públicos que administra.

4 DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y en los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

Al Concejo Municipal

4.3 En función de lo que establece el artículo 13 del Código Municipal, en el sentido de que son atribuciones del Concejo, aprobar los presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos que son de competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado:

4.4 Apoyar, en la medida y forma que le corresponde a ese Concejo, las iniciativas que proponga la Administración para el efectivo y oportuno cumplimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General al Alcalde Municipal en el presente informe, de forma que se dote de los recursos necesarios

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(financieros, humanos, tecnológicos y logísticos) para la implementación de las acciones que subsanen las debilidades comentas en el punto 2 en este informe.

4.5 Aprobar el Manual de Procedimientos Financiero Contable, elaborado por la administración municipal y dictaminado previamente por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 114 del Código Municipal. Al respecto, se le solicita remitir a esta Contraloría General una certificación en el cual conste el acuerdo tomado por ese Concejo Municipal, en el plazo de tres meses contado a partir de la fecha de recibo de dicho manual.

A la Alcaldesa Municipal

4.6 En su condición de administradora general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones:

4.7 Implementar un sistema contable con base de devengo, que permita regular el proceso de registro, clasificación y emisión de estados financieros conforme lo establece la normativa que regula esta materia en el sector municipal. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de doce meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.2, inciso a) del de este informe.

4.8 Emitir y divulgar una directriz a la encargada de la Unidad de Contabilidad para que se registren contablemente, los depósitos de garantía de participación y cumplimiento, los gastos pagados por anticipado, los ingresos recibidos por adelantado, las provisiones para atender litigios, las cuentas de dudosa recuperación, los activos intangibles, las existencias de materiales y suministros, las adiciones y mejoras y la depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo, así como para que se clasifiquen las cuentas por cobrar y pagar en corto o largo plazo, e informar en los estados financieros, las notas explicativas los activos y pasivos contingentes. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.2, incisos b) c) y d) de este informe.

4.9 Establecer e implementar los registros auxiliares de las cuentas contables de inversiones, retenciones por pagar, transferencias recibidas, transferencias entregadas y de los activos de propiedad, planta y equipo. Remitir a esta Contraloría General en un plazo de ocho meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe, una certificación en la cual conste que los citados

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registros auxiliares fueron implementados. Ver párrafo 2.2, inciso e) de este informe.

4.10 Emitir y divulgar una directriz a la Directora de Hacienda Municipal para que se elaboren periódicamente los cuatro estados financieros básicos, a saber: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujo de Efectivo, conforme lo establece la normativa contable vigente. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.2, inciso f) de este informe.

4.11 Realizar el registro contable de las notas de crédito que, según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 30 de junio del 2012, están pendientes de contabilización, a efecto de clasificarlo en la cuenta de ingreso correspondiente, y disponer de esos recursos en el cumplimiento de los objetivos institucionales y en apego al ordenamiento jurídico. Al respecto, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de ocho meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe, una certificación en la cual conste que dichos registros fueron realizados. Ver párrafo 2.2, inciso g) de este informe.

4.12 Elaborar y divulgar a los encargados de las Unidades de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cobros y Proveeduría, el Manual de Procedimientos Financiero Contable que exige el artículo 114 del Código Municipal. Este manual deberá remitirse a la Auditoría Interna para que lo dictamine y al Concejo Municipal para su aprobación, conforme lo dispone el numeral citado. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo de doce meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe, una certificación en la cual conste que dicho documento fue elaborado; y en un plazo de un mes contado a partir de la fecha de aprobación del manual por el Concejo Municipal, enviar una certificación de la divulgación del manual. Ver párrafos del 2.6 al 2.9 y 2.16 inciso d) de este informe.

4.13 Elaborar y divulgar a los encargados de las Unidades de Contabilidad, Presupuesto, Proveeduría y Tesorería, el plan general contable establecido por la normativa técnica que regula el tema contable del sector municipal. Remitir a este órgano contralor una certificación en el cual conste que dicho documento fue elaborado y divulgado, en el plazo de nueve meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.10 de este informe.

4.14 Realizar la apertura y mantener actualizados los registros contables, en los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, para lo cual deben tomar las previsiones, a fin de que la información quede asentada en hojas debidamente foliadas y legalizadas conforme la normativa que regula estas actividades

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contables. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.14 de este informe.

4.15 Realizar un inventario físico de los bienes de propiedad, planta y equipo y ajustar con base en los resultados los registros que mantiene esa municipalidad de esos activos. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.16 inciso a) de este informe.

4.16 Realizar un inventario físico de los materiales y suministros y ajustar con base en los resultados los registros que mantiene esa municipalidad de esas existencias. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de siete meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.16 inciso b) de este informe.

4.17 Elaborar y divulgar a todo el personal las políticas y procedimientos para regular el ingreso, almacenamiento y salida de los materiales y suministros que se custodian en la bodega municipal, estableciendo las medidas de control y seguridad que garanticen la protección y la ubicación ordenada de los bienes. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de ocho meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.16 inciso c) de este informe.

4.18 Emitir y divulgar a la Directora de Hacienda Municipal una directriz para establecer la práctica de realizar inventarios físicos periódicos (al menos cada año) de los bienes de propiedad, planta y equipo, y de las existencias de materiales y suministros. Estos recuentos deben ser practicados por funcionarios diferentes de aquellos que custodian y contabilizan esos activos. Esta disposición debe ser cumplida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.15 incisos a) y c) de este informe.

4.19 Emitir y divulgar una directriz a la Directora de Hacienda Municipal para resguardar los cheques en blanco. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.16 inciso e) de este informe.

Consideraciones finales

4.20 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos señalados al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República.

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4.21 De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de la fecha de la comunicación de este informe; correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación.

4.22 De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

informe n.° dfoe-dl-if-24-2012 29 de noviembre, 2012 d ...€¦ · libros contables –diario,...

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