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INFORME INTEGRACIÓN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES Y ESTRÁTEGICOS AL
PLAN DE ACCIÓN – DECRETO 612 DE 2018
ASESORA DE
CONTROL INTERNO
GLORIA MARÍA LÓPEZ
OCHOA
PERÍODO EVALUADO: PRIMER SEMESTRE DE 2021
FECHA DE ELABORACIÓN: JULIO 17 DE 2021
En acatamiento de lo establecido en el Decreto 612 de 2018 “Por medio de la cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégico al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Asesora de Control Interno, presenta el informe del estado de avance de los planes de acción del primer semestre de 2021. El informe plasma los avances del Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR, el Plan Anual de Adquisiciones, Plan Anual de Vacantes, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan Institucional de Capacitación, Plan de Incentivos Institucionales, Plan de Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETI, Plan para el Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la información y el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información. Para la construcción del informe, se entrevistó a cada uno de los líderes que ejecutan dichos planes, con el propósito de constatar que estos se cumplen conforme a lo planeado. A continuación se detalla el avance de cada uno de ellos:
1. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO EN LA ENTIDAD – PINAR
El Plan Institucional de Archivo – PINAR V2, instrumento para la Planeación de la Gestión Documental del Archivo de la Contraloría Municipal de Envigado, de conformidad con lo indicado en el Decreto 1080 de 2015. El alcance del Plan Institucional de Archivo - PINAR, contempla cuatro categorías como son: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultural, cada una vislumbra una serie de actividades que deben realizarse, para cumplir con los lineamientos
normativos que la regulan. A continuación, se detalla cada una de las categorías y su respectivo avance a 30 de junio de 2021.
Categoría Acciones % Avance
Estratégico
Elaboración y aprobación de los formatos de las tablas de retención documental y el programa de digitalización masiva de información
28% Aprobaron el procedimiento de Gestión Documental
y documentos anexos que permitan la homogeneidad en el SGI
Documental
Han adelantado reuniones para el avance en la biblioteca digital del aplicativo Gestión transparente.
0.3%
Implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), el cual fue aprobado por medio de acta número 5 del Comité de Dirección.
Tecnológico Han realizado transferencia al archivo central en un 72%.
3.6%
Cultural
0%
% total de cumplimiento del PINAR vigencia 2021 32%
2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA), es un documento de naturaleza informativa que le permite a la Entidad, identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes y servicios. Las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas, dicho plan debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año. La Contraloría Municipal de Envigado, elaboró el Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia 2021, considerando los siguientes contratos:
Códigos
UNSPSCDescripción
Fecha
estimada de
inicio de
proceso de
selección
Duración
estimada del
contrato
Modalidad de
selección
Valor total
estimado
76101503
Contratar el servicio de instalación de siete (07)
equipos de Desodorización y uno (1) de
Aromatización para baños, con recambio
periódico cada 30 días, con su respectivo
dispensador, incluyendo el sistema de filtros
para sanitarios y orinales para los baños de la
Contraloría Municipal de Envigado
15/3/2021 9 mesesMínima
cuantía 2.500.000
80101505
Prestación del Servicio de soporte,
mantenimiento, hosting, vigencia tecnológica,
seguridad y respaldo de la página Web, y
Gestión Documental, PQRDS en arrendamiento
de la Aplicación Gestión Transparente
15/12/2021 10 mesesContratación
directa 31.500.000
43233205
Adquisición de certificado de firma digital para la
presentación de los informes a la Auditoría
General de la República.
23/1/2021 11 mesesContratación
directa300.000
86101705
Capacitar a los funcionarios de la Contraloria
Municipal y sujetos de control, en diferentes
temas de control fiscal y relacionados con las
funciones propias de sus cargos, de acuerdo
con el Plan Anual de Capacitación aprobado.
1/2/2021 10 mesesContratación
directa 58.854.719
90121502Ejecutar las actividades de Bienestar Laboral
para los funcionarios de la Contraloría1/2/2021 10 meses
Contratación
directa 15.000.000
80101505
Realizar auditoría de seguimiento para verificar
la conformidad del Sistema de Gestión de
Calidad bajo las normas ISO 9001:2015 que
tiene como alcance “Vigilancia de la gestión
fiscal de los entes sujetos al control y
particulares que manejen o administren
recursos o fondos públicos”
3/11/2021 2 díasContratación
directa 1.500.000
43231512
Servicio SAAS para acceso a la PLATAFORMA
DE GESTIÓN ESTATAL SIIFWEB NIIF, hasta
diciembre 31 de 2021 de la Contraloría
Municipal de Envigado.
1/2/2021 10 mesesContratación
directa 6.000.000
80101505
Prestación de servicios de un profesional en
Salud Ocupacional, para operar el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, además de apoyar las actividades de
bienestar laboral.
1/2/2021 10.5 mesesContratación
directa 25.025.000
Códigos
UNSPSCDescripción
Fecha
estimada de
inicio de
proceso de
selección
Duración
estimada del
contrato
Modalidad de
selección
Valor total
estimado
80101505
Prestación de servicios profesionales de un
abogado para apoyar el procedimiento auditor,
emitir conceptos relacionados con el control
fiscal y proyectar los procesos de segunda
instancia de responsabilidad fiscal, jurisdicción
coactiva y administrativos sancionatorios
15/2/2021 6 mesesContratación
directa 25.953.000
80101505
Prestación de servicios profesionales de un
Abogado, con el fin de apoyar el desarrollo del
PVCFT del segundo semestre de 2020, de
acuerdo con la programación establecida.
Adicionalmente, debe participar en las mesas
de trabajo del proceso auditor, dar conceptos
jurídicos en los procesos de control micro y
responsabilidad fiscal, cuando se requiera
1/6/2020 6 mesesContratación
directa 25.953.000
80101505
Prestación de servicios profesionales de un
ingeniero de sistemas que apoye y soporte las
tecnologías de la información en la Contraloría
Municipal de Envigado, en los procesos
administrativos y misionales.
1/2/2021 6 mesesContratación
directa 27.300.000
80101505
Prestación de servicios profesionales de un
abogado, para apoyar el area administrativa y
financiera en el proceso de Talento Humano.
1/2/2021 7 mesesContratación
directa 25.953.000
80101505
Prestación de servicios profesionales de un
abogado, para apoyar el Despacho del
Contralor.
1/2/2021 6 mesesContratación
directa 25.953.000
80101505
Prestación de servicios profesionales en
Ingeniería Civil, con el fin de prestar apoyo en el
área misional en los procesos de control fiscal
que se requieran y que tengan relación con su
formación profesional, apoyando los ejercicios
de control micro de los sujetos de control,
cuando le sea requerido.
3/5/2021 6 mesesContratación
directa 25.953.000
43211507
Compra de computadores portátiles con licencia
de Windows y de Office, para la Contraloría
Municipal de Envigado y demas insumos de
oficina.
10/3/2021 2 mesesMinima
Cuantía 15.000.000
80101505
Prestación de servicios de un profesional, que
asesore la continuidad en la implemetacion de
la estrategia de Gobierno Digital y del modelo de
seguridad y privacidad de la información de
conformidad con el Decreto 620 de 2020.
15/2/2021 HorasContratación
directa 15.000.000
14111500
44122000
Suministro de insumos de oficina, impresora,
aseo y cafetería para la Contraloría Municipal de
Envigado.
1/5/2021 1 mesMínima
cuantía 3.000.000
47131502
47131803
14111703
12352104
5313169
42131606
Adquisicion de elementos de proteccion
personal para evitar contagio y propagacion del
COVID-19 en funcionarios de la Contraloría
Municipal de Envigado y visitantes.
26/5/2021 3 díasMínima
Cuantía 2.500.000
$333.244.719TOTAL
Proyectaron en el Plan Anual de Adquisiciones, realizar dieciocho (18) contratos por la suma de $333.244.719 Analizando lo reportado por la líder responsable, se observa que realmente la ejecución del PAA al corte del primer semestre de 2021, es de $144.491.425 donde el 42.29% del total sale del rubro de capacitación que representa un valor de $61.110.298 y el resto $83.381.127 ha sido ejecutado por otros rubros presupuestales. Se concluye que el primer semestre de la vigencia han ejecutado el 43.35% de lo planeado en el PAA -2021.
Series1
-
50,000,000.00
100,000,000.00
150,000,000.00
200,000,000.00
250,000,000.00
300,000,000.00
350,000,000.00
PAA PROYECTADO PAA EJECUTADO
Series1 333,244,719.00 144,491,425.00
COMPORTAMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES - PAA VIGENCIA 2021
Una vez hecha la revisión, se deja evidencia del comportamiento del PAA del primer semestre 2021, de conformidad con lo planeado por la Entidad. El porcentaje de avance es del 61.11%.
3. PLAN ANUAL DE VACANTES
El Plan Anual de Vacantes (PAV), constituye una herramienta de medición que permite conocer cuántos cargos se encuentran disponibles en la Contraloría Municipal de Envigado, conforme a lo establecido en la Estructura Organizacional formulada para dar cumplimiento al Plan Estratégico Institucional 2020-2021.
En el primer semestre de la presente vigencia, ajustaron la planta de cargos de la Contraloría Municipal de Envigado mediante Acuerdo 001 del 27 de enero de 2021, el Concejo Municipal de Envigado, creo el cargo con denominación conductor, del nivel asistencial código y grado 480-1, para proveer dicha vacante se hizo uso del procedimiento de gestión del talento humano de la Contraloría Municipal de Envigado GA-P-005, con lo cual la planta de cargos de la Entidad se encuentra ocupada y se cumple lo contemplado en los planes en un 100%. La planta de cargos de la Contraloría está conformada de la siguiente manera:
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Periodo 01
Libre nombramiento y remoción 12
Carrera Administrativa 06
Provisionalidad 06
TOTAL 25 Fuente: Dirección Administrativa y financiera – Contraloría Municipal de Envigado.
De seis cargos en provisionalidad, cuatro están proceso de concurso de carrera administrativa, el quinto está ocupando el cargo de una funcionaria que se encuentra en comisión de servicio y el sexto se encuentra en provisionalidad ya que el cargo fue creado en el mes de enero de 2021.
4. PLAN DE PREVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
La Ley 909 de 2004, “Por medio de la cual se expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones” en su artículo 17 “Planes y plantas de empleos”, en el numeral 1 indica que todas las unidades de personal o quien haga sus veces de los organismos y entidades a las cuales se les aplica la presente Ley, deberán elaborar y actualizar anualmente planes de previsión de recursos humanos que tengan el siguiente alcance:
a) Cálculo de los empleos necesarios, de acuerdo con los requisitos y perfiles profesionales establecidos en los manuales específicos de funciones, con el
fin de atender a las necesidades presentes y futuras derivadas del ejercicio de sus competencias.
b) Identificación de las formas de cubrir las necesidades cuantitativas y cualitativas de personal para el período anual, considerando las medidas de ingreso, ascenso, capacitación y formación.
c) Estimación de todos los costos de personal derivados de las medidas anteriores y el aseguramiento de su financiación con el presupuesto asignado.
Teniendo en cuenta lo establecido en la mencionada norma, actualmente el Ente de control se encuentra pendiente del proceso de carrera administrativa que viene adelantado CNSC, los empleos ofertados en dicho procesos son:
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Denominación Naturaleza del Cargo Estado
Profesional Especializado Carrera Administrativa Pendiente - Concurso
Profesional Universitario Nº4
Carrera Administrativa Pendiente - Concurso
Auditor Fiscal Nº7 Libre Nombramiento y Remoción
Comisión
Técnico Administrativo Carrera Administrativa Pendiente - Concurso
Secretaría ejecutiva Carrera Administrativa Pendiente - Concurso
TOTAL: 5 Fuente: Dirección Administrativa y financiera– Contraloría de Envigado.
5. PLAN ESTRATÉGICO DE TALENTO HUMANO
El Plan se encuentra enmarcado en la Política de Integridad planeada en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la cual considera los atributos de calidad que se deben tener en cuenta para cada una de las etapas del ciclo de vida laboral de los servidores públicos en el marco de las rutas que integran la Dimensión del Talento Humano en MIPG, como centro del modelo, de tal manera que esto contribuya al mejoramiento de las capacidades, conocimientos, competencias y calidad de vida, en aras de la creación de valor público.
En la formulación del Plan, el Ente de Control se comprometió para la vigencia realizar las siguientes acciones:
Efectuar la socialización del Plan Estratégico del Talento Humano. Presentar y aprobar en el Comité de Dirección el Plan Estratégico de Talento
Humano. Desarrollar actividades del Plan Estratégico del Talento Humano. Efectuar seguimiento del Plan Estratégico del Talento Humano.
El Plan Estratégico de Talento Humano de la Contraloría Municipal de Envigado se ajustó a la luz de la Guía de Gestión Estratégica del Talento Humano (GETH), esto con el fin de poder crear valor público al interior de la organización y fortalecer el ciclo de vida de los servidores públicos. Este proceso se ha venido implementando y ajustando a las necesidades de la Entidad. El porcentaje de cumplimiento es del 97%.
6. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
El Plan de Institucional de Capacitación de la vigencia 2021 del Ente de control, tiene como propósito: contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y competencias de los funcionarios que hacen parte de la Entidad, promoviendo el desarrollo integral y personal e institucional permitiendo las transformaciones que se requieren en los diferentes contextos.
En la encuesta para medir el conocimiento organizacional, los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, manifiestan las necesidades de capacitación para la vigencia siguiente, a través del formato GA-F-013, el cual hace parte del Sistema de Gestión Integral – SGI, que mide la eficacia de la capacitación, este insumo le sirve para analizar los resultados y proyectar el plan del año sucesivo.
De acuerdo con los resultados del diagnóstico de Ia encuesta, se filtró las necesidades manifestadas por los funcionarios detectando los siguientes temas: Manejo de nuevas herramientas digitales Auditoría ambiental bajo el marco AS lSSAl Estatuto tributario.
Redacción, ortografía, Atención al cliente y protocolo para atención de reuniones.
Auditoría con normas internacionales
Análisis de datos. Expresión oral y escrita. Comunicación digital, protocolo para eventos internacionales y redacción
de contenidos para redes sociales. Planes de mejoramiento. Gula de auditoría basada en riesgo. Gestión documental física y/o electrónica. Decreto 403 de 2020, jurisdicción coactiva, técnicas en juicios en oralidad
y procesos administrativos. Decreto 403 de 2020, talleres, acompañamiento, aplicación y desarrollo
nueva GAT. Novedades liquidación seguridad social y nómina. Actualización en normas internacionales para entidades del gobierno Manejo de Excel Con respecto a la solicitudes del Señor Contralor Municipal de Envigado, realizó una exposición de los temas que considera se deben reforzar al interior de Ia Entidad, que proporcionan eficacia en las funciones que cada uno desempeña y asertividad en nuestra labor constitucional. Hizo énfasis en Ia realización de las siguientes capacitaciones: Dar continuidad a los Diplomados en Derecho Disciplinario. lSO:9001:2015, para los funcionarios que no tienen esta formación
Para Ia vigencia 2021, el monto de inversión autorizado en el presupuesto de Ia Contralaría Municipal de Envigado para ejecutar el PlC, asciende a Ia suma de cincuenta y ocho millones ochocientos cincuenta y cuatro mil setecientos diecinueve pesos ($58.854.719). Las capacitaciones que han realizado a la fecha son las siguientes:
Capacitación Coste de capacitación Tiempo
Encuentro Nacional de Contralores
$3.570.000 1 Trimestre
Diplomado IUE Falla Disciplinaria $ 28.247.669 1 Trimestre
TOTAL $31.817.669 50%
Salarios Y Situaciones Administrativas
$2.730.000
2 Trimestre
Gestión De Almacén E Inventarios
Archivos
PETI
Ipv6
Nomina Electrónica
Diplomado IUE Falla Disciplinaria $24.391.669 2 Trimestre
ISO:9001:2015 $1.884.690 2 Trimestre TOTAL $29.006.359 45% TOTAL ACUMULADO SEMESTRE
$60.824.028 95%
Es importante mencionar que el rubro de capacitación al inicio del año tuvo una adición por la suma de $5.000.000 de pesos, quedando un presupuesto total de $63.854.719. El porcentaje de ejecución del presupuesto es del 95.25%. El porcentaje de cumplimiento del plan de capacitación para el primer semestre 2021, es del 95%.
7. PLAN BIENESTAR LABORAL
El Plan de Bienestar e Incentivos 2021 de la Contraloría Municipal de Envigado, se elabora a través de la detección, recolección y análisis de necesidades que los funcionarios de la Entidad manifiestan, por los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y el Plan Estratégico Institucional 2020 – 2021. Se estima que con la ejecución de las actividades del plan y la participación activa de todos los funcionarios, se fortalezca el ambiente laboral, el clima organizacional y se acreciente las competencias, habilidades y el desempeño de los funcionarios. Así mismo, pretenden dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ley 1567 de 1998 y sus Decretos Reglamentarios 1572 de 1998 y 1227 de 2005, donde se establece y regula la creación de los
En el primer semestre de la vigencia, la Contraloría Municipal de Envigado, ha adelantado las siguientes actividades de acuerdo a lo que planearon:
Incentivo a la funcionaria Claudia Patricia Alarcón, de acuerdo al artículo 67 de
la Resolución interna 119 “incentivos comunes a todos los empleados”. Convenio Interadministrativo 2021003 con el Centro de Formación Integral para
El trabajo CEFIT.
Reconocimiento a la Antigüedad a la funcionaria Adriana María Arredondo, por sus 20 años de servicio.
Reconocimiento a la Antigüedad a la funcionaria Mary Luz Arroyave, por sus 20
años de servicio.
Convenio Nº 2021001 interadministrativo con el INDER de Envigado.
Convenio Nº 2021002 interadministrativo con la escuela Débora Arango.
Resolución Nº 58 marzo 15 de 2021, “Por medio del cual se establece la jornada laboral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal en el periodo de semana santa de la presente anualidad”.
Resolución N°078 del 10 de mayo “Por medio de la cual se autoriza el beneficio
de un día para la celebración del día de la familia”.
Reconocimiento a la Antigüedad a la funcionaria Dolly Maria Quintero por sus 10 años de servicio.
Con motivo del día del Servidor Público, el Ente de control realizó con el apoyo
de la Caja de Compensación Familiar COMFENALCO y con el Municipio de Envigado, dos charlas virtuales el día 29 de junio de 2021, para todos los funcionarios de la Contraloría, llamadas: “vivamos la gratitud, una experiencia de conexión con la riqueza” y “manejo del tiempo”.
Resoluciones “Por medio de la cual se modifica la jornada laboral, se
implementa la modalidad de “Trabajo en Casa” de los servidores públicos de la
Contraloría y se dictan otras medidas”. Teniendo en cuenta el estado de
emergencia por pandemia COVID-19. Resolución 002 del 7 de enero, 029 del 11 de febrero, 041 del 1 de Marzo, 063 del 5 de abril, 067 del 16 de abril, 073 del
29 de abril, 080 del 11 de mayo, 098 del 28 de mayo, 103 del 11 de junio y 115 de 30 de junio de la presente anualidad.
Celebración de fechas especiales como cumpleaños, día del padre, día de la
madre, día de la mujer, día del abogado. Disfrute del día libre por cumpleaños. Incentivo se concede un permiso remunerado de acuerdo al artículo 87 del
Reglamento Interno de Trabajo de la Contraloría Municipal de Envigado, establece lo siguiente: “El empleado podrá solicitar por escrito y de manera anticipada, permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles, el cual debe llevar el visto bueno del Jefe Inmediato y será facultativo para el Contralor concederlo o no.” A las funcionarias Claudia Patricia Alarcón por medio de la Resolución 109 y Nancy Edilma Mesa bajo Resolución 114.
Activación del programa de Pre pensionados en convenio con COMFENALCO y
Municipio de Envigado iniciando actividades el 24 de junio.
El Ente de control en la presente vigencia, presupuesto la suma de $15.000.000 para el desarrollo del plan de incentivos institucionales, posteriormente mediante comité de dirección se aprueba ajustar el presupuesto quedando en $7.500.000; a la fecha presupuestalmente se ha afectado dicho rubro para conceder Incentivo a una funcionaria para estudio de pregrado por la suma de $736.340, para el segundo semestre se tiene en el presupuesto a la suma de $6.763.660. El porcentaje de ejecución según el rubro presupuestal es del 9.33%. Es importante mencionar que las diferentes actividades que se han ejecutado a la fecha, no han afectado el presupuesto y se han gestionado en compañía de la EPS SURA, Caja de Compensación Familiar COMFENALCO, y los convenios con el Municipio de Envigado, el CEFIT, la Débora Arango y el INDER.
En lo referente a las gestiones realizadas para dicho plan, se han cumplido en un 67%. Quedando pendiente por ejecutar para el segundo semestre, elección a los mejores funcionarios de carreara, elección mejores equipos de trabajo y jornada de la salud.
8. PLAN DE TRABAJO ANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La Oficina Asesora de Control Interno del Organismo de Control, viene realizando seguimiento a la implementación del Decreto 1072 de 2015, el cual hace referencia al Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo específicamente el capítulo 6 y la Resolución Nº 0312 de 2019, la cual trata sobre los estándares mínimos de Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. El Ente de control cuenta con un plan trabajo para el sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia 2021, asignando el 1.1% del presupuesto para darle cumplimiento a dicho plan.
Para la presente vigencia contrataron los servicios de una profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo desde el mes de febrero 2021 bajo el CPS 03-2021.
Vienen realizando verificaciones del pago de la seguridad social de los
prestadores de servicio, mes vencido.
Cuentan con las actas de reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo del primer trimestre del año 2021.
Efectuaron la reinducción de los funcionarios en el mes de febrero y la inducción
a los funcionarios que inician labores como son: Juan Camilo Ardila Arias, Raquel Morales y Fabio Avendaño.
Aplicación de la batería de riesgo psicosocial. Han hecho intervención al riesgo
psicosocial por medio de las capacitaciones con el apoyo de la Secretaria de Salud de Envigado, en los siguientes temas:
Comunicación efectiva el 30 de abril.
Dependencia y miedo en tiempos de pandemia el 19 de mayo
Gestión del Tiempo 28 de junio La líder responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, viene acompañamiento los diferentes Comités del SG-SST como:
Brigada de emergencia.
Primeros Auxilios 16 de abril
Prevención y Control del fuego 7 de mayo
Criterios de Decisión para la selección de desinfectantes ante la Emergencia Sanitaria 30 de junio
El Comité de Convivencia Laboral, les ha brindado el acompañamiento para estar capacitándose, el día 28 de mayo se llevó a cabo la Conferencia Sensibilización en ABC de Género Acoso Laboral y Acoso Sexual Laboral.
En los referente a la manejo de la pandemia Covid 19, es relevante mencionar que desde el mes de febrero han realizado el acompañamiento a los funcionarios sobre la pandemia, han dado recomendaciones en caso de estar sospechoso, haber tenido contacto con una persona positiva para Covid. Con el apoyo de la Secretaria de Salud se realizó la priorización de los funcionarios del área misional para la vacuna del Covid 19 dando cumplimiento a la resolución 223 del 25 de febrero del 2021.
Con respecto al cumplimiento de los lineamientos de MIPG, la Entidad realizó el carrusel de la felicidad, con el apoyo de la ARL Sura y su proveedor PRAX se realizó la encuesta de Clima Organizacional a los funcionarios en el mes de Febrero
Sobre las mediciones ambientales, la Entidad con el apoyo de la ARL Sura se realizó la medición de iluminación del edificio.
A la fecha los indicadores del SG-SST, se encuentran actualizados al 30 de junio de 2021.
Se concluye que el 30 de junio de la vigencia, la Entidad se tiene un cumplimiento del 29 % de la ejecución del plan de trabajo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
9. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
Conforme a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 del Estatuto Anticorrupción, cada entidad del orden Nacional, Departamental y municipal debe elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que contempla, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti-trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se compone de cinco (5) componentes: 1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2 Racionalización de Trámites. 3 Rendición de cuentas. 4 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información. A continuación se detalla el avance de cada uno de los componentes del plan:
Rendición de cuentas: Se encuentra en la etapa de construcción del diseño de la estrategia, atendiendo los lineamientos del Sistema Nacional de Rendición de Cuentas. Este ejercicio lo llevará a cabo la Entidad en el segundo semestre 2021. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano:
Atención de peticiones ciudadanas, continuar con el proceso de actualización del aplicativo "Gestión Transparente - Módulo PQDC", en virtud de la Ley y la política de gobierno digital. Se constata el uso del aplicativo Gestión Transparente como canal virtual de atención, seguido del correo y la red social Facebook. Así mismo, se evidencia los avances en las acciones de mejora frente a garantizar una mayor y mejor atención al ciudadano.
Atención ciudadana no presencial. Esta actividad se constata mediante el ingreso y registro de los requerimientos ciudadanos consignados en la
plataforma y/o sistema de Gestión Transparenté del módulo PQDC, correspondiente a los cuatro primeros meses del año. En los medios por los cuales fueron allegadas las PQDC, se deja claro que su mayoría fueron recepcionados por correo electrónico, un canal establecido para la atención virtual del ciudadano.
Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información:
Lineamientos de Transparencia Activa: Indica que deben actualizar la publicación realizada en la página web, en especial aquella sujeto de revisión y seguimiento por partes de las entidades de control encargados de velar por el cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información pública Nacional (Ley 1712 de 2014 y decretos reglamentarios). Los ítems descritos en el link de Transparencia y Acceso a la Información Pública, durante el periodo fueron actualizados con la información suministrada por la entidad desde sus diferentes áreas y/o procedimientos, en los que se destacan los 12 planes que habla el Decreto 612, los informes de las auditorías practicadas entre enero y abril del presente año, el plan anual de adquisiciones, las resoluciones y demás actos administrativos, expedidos por el ente de control fiscal. Información reservada y clasificada; información financiera, así como las actuaciones administrativas, las respuestas de Notificación por aviso de las peticiones anónimas sin datos de contacto. Los avisos informativos y boletines.
Lineamientos de Transparencia Pasiva: Responder de manera oportuna los requerimientos ciudadanos (peticiones, quejas, denuncias, consultas, solicitud de información institucional), de conformidad con los términos establecidos en el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y demás disposiciones legales que rigen la materia. Esta acción no se ejecuta en este cuatrimestre. Se evidenciará en el segundo.
Elaboración de los instrumentos de gestión de la información: Publicar el inventario de activos de la información de la Contraloría Municipal de
Envigado, señalando en dicho inventario la información clasificada y reservada de la Entidad. Aún no se ha ejecutado esta acción.
Criterios Diferenciales de Accesibilidad: Atender a la población en condición de discapacidad en el primer piso de la Contraloría. La Entidad, lo ha realizado por canales presenciales la atención a la ciudadanía en condición de discapacidad.
Otras iniciativas:
Planeación y ejecución de capacitaciones dirigidas a la ciudadanía y los sujetos de control mediante la Escuela de Control Fiscal Fernando Enrique Mancilla Silva: Para este tema, mediante la Escuela, aprobaron un ciclo de formación para la Casa de Justicia (el cual se desarrollará para el segundo semestre de 2021) y la capacitación en contratación para las Juntas de Acción Comunal.
Continuar con el proceso de investigación con la Universidad EAFIT en el marco del artículo 121 de la Ley 1474 de 2011: La Contraloría Municipal de Envigado llevó a cabo la revisión del documento a publicar para la ciudadanía entre la academia (U de EAFIT) y la entidad para el segundo semestre de la vigencia.
Articulación e integración con la Personería Municipal de Envigado, para el desarrollo de actividades orientadas al fortalecimiento del gobierno escolar de las 14 Instituciones Educativas Públicas del municipio de Envigado. La Contraloría y la Personería Municipal de Envigado establecieron acciones conjuntas en el mes de enero, las cuales permitieron desarrollar en virtud del cumplimiento del artículo 79 de la Ley 1474 de 2011, la solicitud de información asociada al citado artículo, así como la rendición de cuentas de los rectores de las 14 instituciones educativas, llevada a cabo el 19 de febrero en el Parque Biblioteca Débora Arango. Este ejercicio conto también con el apoyo directo de la Secretaría de Educación. Adicional a ello, se programó para desarrollar en el primer semestre de la vigencia 2021, 14 encuentros con igual número de Consejos Directivos de las IE. Al cierre de este seguimiento, han ejecutado un total de cinco reuniones.
Desarrollo del Plan de Formación para los grupos de valor (veedurías ciudadanas, juntas de acción comunal, instancias de participación y demás grupos de valor). En este periodo como parte del plan de formación, solo se llevó a cabo una dirigida a rectores y docentes sobre el uso del aplicativo SIA Observa y SECOP II.
10. PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - PETI
De acuerdo a las actividades establecidas en el PETI y su plan de acción se han ejecutado los siguientes proyectos: Gestión transparente: Desarrollaron y ajustaron el módulo Misional toda la estructura de acuerdo a la normatividad vigente PVCFT y adicionalmente de este módulo se desarrollaron el módulo de encuestas y reportes; ambos se encuentran en producción. Vienen dando continuidad a los módulos de radicación y PQRS. El avance total de este proyecto durante el primer semestre es del 50%. Mantenimiento y hosting del portal web del Ente de Control: Vienen ejecutado de forma contante Servicio de soporte, mantenimiento, hosting, vigencia tecnológica, seguridad y respaldo de la página Web para la Contralarla Municipal de Envigado durante la vigencia; además, las publicaciones del Ente de control .teniendo en cuenta el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la normatividad vigente. El avance total de este proyecto es del 50%. Dar Continuidad a la plataforma SIA (OBSERVA Y MISIONAL (SIREL, PIA)) de la Auditoria General de la Republica: Cumplimiento: La Contraloría Municipal de manera Mensual y trimestralmente conforme a la normativa, viene dando cumplimiento a los registros requeridos en la plataforma. El avance total de este proyecto es del 50%.
Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos tecnológicos: Vienen dando soporte a software de los equipos de funcionarios y contratistas, el cual lo realizan de acuerdo al cronograma de trabajo del Convenio con el Municipio y de manera permanente. El avance total de este proyecto es del 25%.
Mantenimiento y soporte de los sistemas de información para la gestión del área administrativa: realizan soporte a los sistemas de información administrativa a través del convenio interadministrativo con el Municipio de Envigado, dicha actividad se desarrolla con el responsable de cada sistema de información, este lo realizan de acuerdo a la demanda. El avance total de este proyecto es 50%
Continuidad implementación de la Política de Gobierno Digital: Realizaron la actualización del PGD y PINAR ya que son planes trasversales para el cumplimiento de la misma. El avance de este proyecto es del 0.7%.
Copia de Datos de los equipos de cómputo: Realizan la copia de datos permanente a los equipos de los funcionarios y contratista de CME. En el servidor NAYADE. El avance total de este proyecto es 50%. En concluye que el PETI presenta un avance del 53.2% en el primer semestre de la vigencia.
11. PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGOS DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE
LA INFORMACIÓN y 12. PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN
Actividades programadas para la vigencia 2021: Documentación la migración del protocolo de la seguridad y privacidad de la
información e infraestructura de red de comunicaciones (IPv4 a IPv6), que quede aprobado por la alta dirección.
Riesgos identificados y valorados de acuerdo a la metodología. Planes de tratamiento de los riesgos. Inclusión de la seguridad de la información en la gestión de proyectos Inventario de proveedores que tengan acceso a los activos de información,
indicando el servicio que prestan o bienes que venden. Documento con el consolidado de las auditorías realizadas de acuerdo con el
plan de auditorías, revisado y aprobado por la alta dirección y verifique como se asegura que los hallazgos, brechas, debilidades y oportunidades de mejora se subsanen, para asegurar la mejora continua.
El plan a la fecha no ha tenido ningún avance debido a que es necesario contratar un experto en seguridad digital y se está a la espera de la asignación del recurso; además, la entidad tiene programado un cambio de sede lo que conlleva a realizar un ajuste a la seguridad de acuerdo a la locación.
Se concluye que los planes de acción de la vigencia 2021, propuestos por la Entidad, se vienen cumpliendo en un porcentaje alto.
GLORIA MARÍA LÓPEZ OCHOA
Asesora de Control In