informe hyahysmar
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INTRODUCCIÓN
El desarrollo de las pasantías de grado dentro de la empresa
“GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A”, se realizó de
forma grata gracias a la cooperación del personal que labora en el
Departamento de Facturación, lo que permitió acceder de manera directa
a las actividades que se realizan en dicha organización, así como el
incremento de los conocimientos teóricos adquiridos en el ámbito de la
administración de empresas.
Durante las pasantías, me fue encomendada la labor de realizar
ciertas actividades que se llevan a cabo en dicho departamento, tales
como: Registro de las Retenciones de IVA e ISLR, Realizar pedidos y
pagos a proveedores, preparar el Reporte de Ejecución y Facturación, así
como también la Redacción de Correspondencias a diferentes
proveedores y el Manejo de los distintos equipos de oficina existentes
dentro del Departamento, las cuales han sido de gran importancia para el
desarrollo de lo aprendido durante la carrera, debido a que he podido
poner en practica el proceso real de las actividades antes descritas.
En función de las tareas asignadas se observaron fallas en el
formato de Orden de Compras, es por esto que nace la necesidad de una
propuesta para elaborar un nuevo formato para mejorar el proceso de
pedidos en el departamento de facturación, lo que permitirá un
mejoramiento y control de las Cuentas por Pagar, siguiendo los pasos de
carácter técnico, flexibles y adaptados a la realidad de la empresa, que
les sirva como guía para ejecutar de una manera más efectiva las
actividades de pagos, la prestación de un mejor servicio y enaltecer el
prestigio de la misma.
El trabajo de investigación está conformado por cuatros (4) fases
constituidas de la siguiente manera:
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FASE I: Describe la Empresa en forma detallada para conocer
aspectos tales como: Identificación de la empresa, Objetivos, misión,
visión, Competidores, Organigrama General, Organigrama del
Departamento, Productos y /o servicios y Mercado.
FASE II: En esta fase se tipifican los objetivos a cumplir durante el
periodo de las pasantías, así como también el desarrollo de los objetivos
generales y específicos, y el cronograma de actividades.
FASE III: Muestra la aplicación de la Herramienta Gerencial
FODA, la cual encierra los siguientes aspectos: Identificación teoría de la
herramienta, diagnostico organizacional, y construcción de Estrategias.
FASE IV: En esta fase se explica en forma sencilla la propuesta
de solución en la cual se describe lo siguientes: introducción, objetivos,
Planteamiento de la propuesta, actividades y Recursos Necesarios,
Análisis y Conclusiones sobre la viabilidad.
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FASE I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La primera fase del presente informe describe la Empresa
“GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A” en forma
detallada y da a conocer aspectos tales como: objetivos de la Empresa,
misión, visión, organigrama general y organigrama del Departamento
servicios y mercado.
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
La empresa donde se realizó las pasantías tiene como Razón Social
“GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A”, la cual fue
creada el 03 de Octubre de mil novecientos noventa y siete (1997), con
un tren Gerencial que hacen guiar a sus empelados a la optimización del
manejo de los recursos, generando bienestar para sus trabajadores; y de
esta manera lograr los más altos niveles de productividad y rentabilidad
apoyados por la más alta tecnología y procesos de calidad. Su sede
principal se encuentra ubicada en San José de Guanipa, Municipio
Guanipa del Estado Anzoatequi, en la Avenida 23 de Enero, Edificio
“Global Catering Services de Venezuela”, Nº 14, entrando vía a
Urbanización el Palomar; cruce esquina Centro Medico “Esperanza
Paraco” Urbanización “Vista al Sol”, teléfono, 0283-2551616 y también
cuenta con un proyecto en la Avenida Alirio Ugarte Pelayo, sector Bajo
Guarapiche, galpón Catering Supply de Venezuela, C.A. Maturín, Estado
Monagas, teléfono 0291-6419449.
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Suministrar servicios de alimentación en tierra a hoteles, sitios de
recreo, restaurantes, hospitales, casas de cuido, aeropuertos, escuelas,
compañías aéreas y cualesquiera otras entidades naturales o jurídicas,
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nacionales o extranjeras, comerciales, mineras, petroleras, del agro, etc.,
que tierra adentro o mar afuera requieran.
Realizar inversión mobiliaria e inmobiliaria, inversión en títulos valores,
acciones y títulos de participación u obligaciones, tomar y dar dinero en
préstamo, la inversión en proyectos de otras sociedades, el desarrollo de
iniciativas comerciales, industriales, financieras meramente económicas, y
la participación de la misma forma en área del mercado venezolano que la
Junta Directiva considere pertinentes de acuerdo a las vigentes o nuevas
regulaciones oficiales.
Efectuar la explotación comercial del área de Restaurante, Bar y
servicios alimenticios relacionados, pudiendo realizar cualquier otro acto
de lícito comercio, similar o conexo con el ya mencionado, o que sea útil o
necesario para la realización de su objetivo principal.
Obtener los productos que resulten de la enajenación o cesión de
derechos de autor, patentes, modelos industriales, procedimientos
secretos o clasificados, recetas, marcas registradas, productos y objetos
similares, derivados o conexos.
Adquirir regalías cinematográficas, industriales, comerciales o
científicas, con inclusión del derecho de uso de las instalaciones
correspondientes, así como los derechos de explotación minera, petrolera
de cantera y/o de cualquier otro recurso natural sujeto o no a regulación
especial por el Estado Venezolano.
MISIÓN
Prestar servicios integrales en todo lo referente a la actividad de
catering en general; servicios a huéspedes y suministro de acomodación,
servicios de comedores (alimentación bebidas) servicios domésticos de
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lavandería, suministro de tripulación de embarcaciones marítimas,
mantenimiento industrial en general y todo acto de licito comercio que a
juicio de los accionistas provea beneficios de la empresa, a la industria
petrolera y sectores conexos.
VISIÓN
Ser la organización de referencia en su ramo en el ámbito nacional
para lo cual ha asumido el compromiso de lograr la mayor competitividad
y eficiencia, prestando servicio con el mayor desempeño de la calidad, la
relación costo-beneficio, la seguridad, la protección del medio ambiente y
tiempo de respuestas para el área petrolera y sectores conexos,
garantizando la seguridad de sus procesos y personal y en permanente
búsqueda de la excelencia y el reconocimiento de sus clientes.
COMPETIDORES
La empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA,
C.A., maneja servicios de alimentación en los cuales se engloban como
principal competidores las siguientes empresas:
Restoven de Venezuela, C.A.
Impeca, C.A.
Da” Gianni, C.A.
Universal Sodexho Pass, C.A.
A pesar de que la empresa GLOBAL CATERING SERVICES DE
VENEZUELA tiene varios competidores en el ramo de alimentación se
mantiene siendo líder en el mercado. En relación a los otros servicios, no
existe ninguna otra similar a esta.
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ORGANIGRAMA GENERAL
La Empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA,
C.A”, cuenta con un Organigrama de estructura funcional por tal sentido
los elementos organizativos se encuentran agrupados en tres niveles:
Nivel Ejecutivo o de toma de decisiones, Nivel Ejecutivo
Administrativo y Nivel Ejecutivo Operativo.
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa: “GLOBAL CATERING
SERVICES DE VENEZUELA, C.A.”
Desde el punto de vista organizativo, la empresa “GLOBAL
CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A” ésta conformada por
los entes estructurales que le permiten cumplir con los objetivos
Director
Gerencia de Administración
Gerencia de compras
Gerencia de logística
Gerencia de Comercialización
Gerencia. De
Choferes Almacenista Principal
Dpto. RRHH
Dpto. Contabilidad
Dpto. de Facturació
Dpto. de informática
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previstos en el Reglamento General que rige y orienta su acción, y
con la misión que como empresa se ha encomendado.
Su conformación está fundamentada en los objetivos que
debe cumplir de acuerdo con las bases legales que rigen su
funcionamiento.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
Las pasantías se realizaron en la Gerencia de Administración, en el
Departamento de Facturación.
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa: “GLOBAL CATERING
SERVICES DE VENEZUELA, C.A.”
Gerencia de Administració
Departamento de RRHH
Departamento de Informática
Departamento de Contabilidad
Departamento de Facturación
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Empresa: Global Catering Services de
Venezuela, C.A.
Departamento: Contabilidad
Cargo: Analista de Contabilidad
Alfredo José Cardona Romero
Descripción del Cargo: Registro y Análisis Contable de las
Operaciones de la Empresa
Funciones: Análisis mensual de las
partidas
Elaboración de asientos de
ajustes
Declaración y pago mensual
del IVA y ISLR
Realización de pruebas
selectivas de inventarios
(mensual).
Control de los ingresos y
egresos.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cuadro Nº 01
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Empresa: Global Catering Services de Venezuela,
C.A.
Departamento: Facturación
Cargo: Analista de Facturación
Emili Moreno
Descripción del Cargo: Elaboración Valuaciones y Facturación
Mensual
Funciones: Elaboración y presentación de
Valuaciones por contrato.
Elaboración de facturas mensual
según hojas de entrada de
servicios (HES).
Relación de pago a proveedores
Manejo de Notas de entrega.
Evaluación mensual de reportes
de Ejecución.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cuadro Nº. 02
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Cuadro Nº 03
Empresa: Global Catering Services de Venezuela,
C.A.
Departamento: Recursos Humanos
Cargo: Analista de Recursos Humanos
María Veracierta
Descripción del Cargo: Calculo y pago de todos los gananciales
derivados de la relación laboral
Funciones: Elaboración de nominas
Selección y Reclutamiento del
Personal
Inscripción de Ingresos y Egresos
al Seguro Social
Pago Trimestral del INCES
Calculo de Prestaciones Sociales
y Vacaciones
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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Empresa: Global Catering Services de
Venezuela, C.A.
Departamento: Informática
Cargo: Técnico en Informática
Miguel Sánchez
Descripción del Cargo: Administrar el distinto software de la
compañía.
Funciones: Instalación de Software
Administración de los
distintos servidores
Reparar y atender distintos
sistemas
Servicios a los equipos y
componentes de red.
Instalación de sistemas
privados por cada
departamento.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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PRODUCTO Y/O SERVICIOS
La Empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA,
C.A.” Ofrece Servicios de huéspedes y suministros de acomodación, toda
clase de recursos humanos necesarios, proveer de servicios de alimentos
entendidos por tales como comidas y bebidas, servicios domésticos,
lavandería, tripulación de viajes cruceros, recreo, excursiones en tierras,
tareas de administración y ayuda de cámara (Mayordomo), otros servicios
relacionados con los requerimientos de las embarcaciones marítimas,
tanto en servicios de cubiertas como en sala de maquinas, incluyendo
pero no limitándose a barcos, cruceros, cargueros, ferris, tanqueros,
naves “Roll on roll off”, plataformas de sondeo y la acomodaciones
pertenecientes, así como todo otro tipo de embarcación. Podrá
igualmente realizar inversión mobiliaria e inmobiliaria, inversión en títulos
valores, acciones y títulos de participación u obligaciones, tomar y dar
dinero en préstamo, la inversión en proyectos de otras sociedades, el
desarrollo de iniciativas comerciales, industriales, financieras meramente
económicas.
MERCADO
La empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A”
presta múltiples servicios a nivel local, regional, nacional, e
internacionalmente, tal como se describen a continuación:
A nivel local:
Servicios Integrales de alimentos e insumos para la elaboración de
comidas y refrigerios del comedor industrial PDVSA CEFOSAG y
PDVSA ESEM, Maturín.
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A nivel regional:
Servicios de alimentación industrial MMC AUTOMOTRIZ, Zona
Industrial los montones, Estado Anzoátegui.
Servicios Integrales de alimentos e insumos para la elaboración de
comidas y refrigerios del comedor industrial PDVSA, San Tomes,
Estado Anzoátegui.
A nivel Nacional:
Servicios Integrales de alimentos e insumos para la elaboración de
comida del comedor del Banco Central de Venezuela de Caracas.
A nivel Internacional:
Servicios de alimentación para las tropas de la OTAN
(Organización de Trabajadores del Atlántico Norte y de las
Naciones Unidas) acantonados en Kosovo.
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FASE II
OBJETIVOS A CUMPLIR EN LA PASANTÍA
En esta segunda fase se indican los objetivos a cumplir, en el
desenvolvimiento de las funciones asignadas durante las pasantías, y el
desarrollo de los mismos.
OBJETIVO GENERAL
Realizar actividades para la Gerencia de Administración en el
Departamento de Facturación de la empresa GLOBAL CATERING
SERVICES DE VENEZUELA, C.A”,
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Registrar las Retención de IVA, ISLR a las diferentes facturas de los
proveedores a crédito y al contado.
En esta actividad la Empresa Global Catering Services de Venezuela,
c.a por ser contribuyente especial retiene el 75% del IVA a las facturas
que manejen más de veinte (20) UT, y el ISLR a empresas de servicios,
las cuales se declaran quincenalmente a través de un formato realizado
en el programa EXCEL.
Efectuar el Manejo de Proveedores, Pedidos y Pagos del
Departamento de Facturación.
Se efectúan pedidos semanales a los proveedores a crédito, de
alimentos para surtir a los diferentes comedores locales los cuales son
cancelados antes de los quince días de haberse emitido la factura.
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Preparar el Reporte de Ejecución y facturación de las compras que
se realizan durante el mes.
Esta actividad surge a través de las compras que se realizan a los
proveedores, donde se seleccionan por partidas, según las fechas de las
facturas; para luego elaborar un resumen de los gastos que se han tenido
al mes; con ello se lleva a un proceso de cobranzas.
Operar los Equipos de Oficina que se encuentran dentro del
Departamento de Facturación (Fax, fotocopiadora, correos).
Esta función se realiza constantemente, ya que se refiere a
maniobrar las computadoras, el fax, la fotocopiadora, sumadora eléctricas
entre otros materiales de oficina existentes en el departamento de
facturación.
Ejecutar la Redacción de correspondencias a los proveedores a
crédito.
Este proceso se realiza frecuentemente, los primeros días de cada
semana, con previa verificación de los pedidos realizados, para confirmar
que la mercancía solicitada este disponible y llegue a la fecha acordada.
TIPOS DE HABILIDADES Y DESTREZAS DESARROLLADAS,
ADQUIRIDAS Y MEJORADAS EN LA LABOR DE LA PASANTÍA.
Gracias a los conocimientos adquiridos durante los estudios
académicos en la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho, se pudo
cumplir de manera eficiente con las distintas actividades laborales
asignadas dentro de la compañía específicamente en el Departamento
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de Facturación, lo cual permitió emplear dichos conocimientos en
Contabilidad, Administración de Empresas y Computación. A continuación
se describirán cada una de las habilidades
DESARROLLADAS
Manejo del programa Excel: Con el uso de este programa se lleva a cabo
las funciones más relevantes dentro del Departamento de Facturación,
como lo son las Retenciones de IVA e ISLR, Reporte de Ejecución y
Facturaciones, lo cual me permite en un futuro realizar estas actividades
con eficiencia.
Efectuar los procedimientos requeridos en el departamento de
Facturación: Dentro de dicho departamento se ejecutan varias funciones
administrativas las cuales son de gran ayuda para desarrollar nuevas
actividades.
Registro de Asientos de cuentas por pagar y control de vencimiento de las
facturas: Se lleva a cabo el control de todas aquellas facturas que se
reciben en la empresa por medio de compras y pagos a proveedores, lo
cual me permite hacer seguimiento de los procedimientos que se puedan
ejecutar en cualquier tarea.
ADQUIRIDAS
Mejorar las relaciones interpersonales: Esta acción se efectúa a través de
la comunicación que se mantiene diariamente con los proveedores, a fin
de concretar los pedidos y pagos que se realizan.
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Redacción de correspondencias: Se genera a fin de definir los pedidos
realizados a los diferentes proveedores.
MEJORADAS
Estimaciones numéricas: Hubo que aplicar cálculos y efectuar sumas de
listados sumamente extensos.
Responsabilidad en el trabajo: Asistencia puntual al trabajo y entrega a
tiempo del desarrollo de las tareas.
Manejo de Equipos de Oficina con eficiencia: Operar los dispositivos de
ayuda para la elaboración de las actividades.
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FASE III
APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA GERENCIAL QUE PERMITA
UN DIAGNOSTICO Y LA CONSTRUCCIÓN DE ESTRATEGIAS
IDENTIFICACIÓN TEÓRICA DE LA HERRAMIENTA
Para desarrollar el informe se utilizó la matriz FODA, como
herramienta de apoyo en el Departamento de Facturación de la Gerencia
de Administración de la empresa: “GLOBAL CATERING SERVICES DE
VENEZUELA” la cual proporcionará una visión amplia de las necesidades
de la empresa.
FODA
Es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar
elementos internos o externos de programas y proyectos.
El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada,
llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los
factores positivos y los negativos. En la lectura vertical se analizan los
factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los
factores externos, considerados no controlables.
Las Fortalezas: son todos aquellos elementos internos y positivos que
diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
Las Oportunidades: son aquellas situaciones externas, positivas, que se
generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser
aprovechadas.
Las Debilidades: son problemas internos, que una vez identificados y
desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
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Las Amenazas: son situaciones negativas, externas al programa o
proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso,
puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder
sortearla.
En síntesis:
las fortalezas deben utilizarse
las oportunidades deben aprovecharse
las debilidades deben eliminarse y
las amenazas deben sortearse
APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA GERENCIAL
Para la formulación de la Matriz FODA fue necesario conocer a
fondo los procesos que realiza la empresa. El objeto de este análisis es
definir como inciden estas fuerzas, para luego potenciar las posibilidades
tratando de aprovechar oportunidades, ver las fortalezas, contrarrestar
amenazas y de influenciar las debilidades del Departamento de
Facturación de la Empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE
VENEZUELA, C.A”,
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DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Y CONSTRUCCION DE
ESTRATEGIAS
MATRIZ FODA DEL DEPATAMENTO DE FACTURACIÓN
ESTRATEGIAS FODA FORTALEZAS DEBILIDADES
EMPRESA: “GLOBAL
CATERING SERVICES DE
VENEZUELA, C.A
1) Personal capacitado
para realizar sus
actividades.
2) Equipos acorde a los
avances tecnológicos.
3) Buen ambiente de
trabajo.
4) Sistema de
Computación integrado
1) Falta de manuales de
procedimientos
administrativos.
2) Deficiencias en los
formatos de Orden de
Compras.
3) Fallas en la
supervisión de las
tareas
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS D-O ESTRATEGIAS F-O
1) Mejora los servicios que
ofrece.
2) Buena credibilidad en el
pago de las obligaciones
ante los proveedores.
3) Demanda del servicio.
(D1, O1) Elaborar
Manuales de
Procedimientos, para
seguir mejorando los
servicios.
(O3, D2) Aprovechar la
demanda del servicio,
corregir la deficiencia de
los formatos.
(F2, O3) Óptimo control de las actividades a través de los equipos tecnológicos para ofrecer mejor servicio.
(F1,O2) Mantener la credibilidad en proveedores gracias a al cumplimiento de los pagos que el personal realiza a tiempo.
AMENAZAS ESTRATEGIAS D-A ESTRATEGIAS F-A
1) Incremento del costo de
los insumos que se usan en (D2, A1) Elaborar
formatos de orden de
(F2, A1) Utilizar los
equipos tecnológicos
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el Departamento.
2)Escasez de insumoscompra a fin de mejorar
la compra de insumos y
controlar los costos del
departamento.
para elaborar sus
propias herramientas de
trabajo dentro del
departamento de
facturación. Tales como
los formatos de Orden
de Compra.
FORTALEZAS.
Personal capacitado para realizar sus actividades: El personal que
labora en el Departamento de Facturación cuenta con los estudios y
requisitos necesarios para tener el cargo que desempeñan.
Equipos acordes a los avances tecnológicos: El departamento cuenta
con equipos actualizados, para la realización de las tareas, los cuales
están a la par con la tecnología.
Buen ambiente de trabajo: Las condiciones de trabajo son excelentes
en cuanto al espacio de las oficinas, mobiliario y recursos materiales, se
observa mucha disciplina en el desempeño de las funciones, respeto por
las normas de la empresa, que contribuyen a mantener una buena
relación de trabajo, lo cual permite que exista un clima de armonía y
amistad entre los mismo.
Sistema de Computación Integrado: Al respecto se puede decir que la
empresa posee un novedoso programa administrativo y contable SAING,
el mismo se maneja en cada uno de los Departamentos de la Empresa,
conectado a una red interna. Este programa es muy confiable, siendo de
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mucha importancia ya que en el se almacena todo los movimientos diario
de la empresa, se lleva la contabilidad de la misma y elabora cada uno de
los reportes administrativos.
OPORTUNIDADES.
Mejora los servicios que ofrece: En la actualidad se encuentra en
proceso de cambio, esta empresa aplica estrategias con el propósito de
mejorar los servicios y la atención a sus clientes.
Buena credibilidad en el pago de las obligaciones ante los
proveedores: Los proveedores se sienten satisfechos con los pagos y
servicios prestados por parte del departamento, los cuales siempre
brindan apoyo y solidaridad al personal que labora en éste.
Demanda del Servicio: Por ser una empresa de servicios integrales
ofrece a sus clientes, una variedad de servicios y ventajas en calidad.
DEBILIDADES.
Falta de manuales de procedimientos administrativos: No existen
procedimientos sobre la elaboración de las tareas realizadas en el
Departamento, lo cual genera incertidumbre en la toma de decisiones del
personal, así mismo no existe descripción de puestos en esta empresa.
Deficiencias en los formatos de Orden de compras: Los mismos
presentan falta de algunos rubros en las cantidades que son de gran
importancia para determinar el uso eficiente del proceso que
desempeñan.
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Falla en la supervisión de las tareas: La misma se presenta, debido a
que el supervisor de la empresa no esta permanente en la misma, se
encuentra viajando con frecuencia para cumplir compromisos con la
empresa matriz.
AMENAZAS.
Incrementos de los costos: La empresa tiene que prever posibles
incrementos de los costos de materiales para adecuar sus precios y evitar
la generación de pérdidas, lo cual incide directamente en los costos
operativos y financieros.
Escasez de Insumos: Esta se presenta en la falta de papelería que
utiliza el Departamento, que con frecuencia no esta disponible en el
mercado.
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FASE IV
PROPUESTA DE SOLUCÌON
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, existe la necesidad de desarrollar herramientas,
modelos y estrategias que permitan apoyar las decisiones gerenciales
para lograr la optimización de procesos para un mejor control de gestión,
una de estas herramientas importantes para la gerencia son los formatos
que facilitan los procedimientos por ser un mecanismo de gran utilidad
dentro del Departamento de Facturación de la empresa: “GLOBAL
CATERING SERVICES DE VENEZUELA”, C.A.
En el Departamento de Facturación es de gran importancia que sea
utiliza la orden de compra para solicitar la expedición de un cheque para
pagar el importe del los insumos ya comprados, una vez que el proveedor
emite la factura viene el proceso de elaboración del cheque y anexada la
orden de compra, para verificar todos los renglones anexos de la
mercancía solicitada.
Los formatos pueden ser vistos como una herramienta de gerencia,
al proporcionar ayuda al empleado en sus labores en forma rápida y
efectiva.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un formato de orden de Compras para mejorar el proceso
de pedidos dentro de la empresa: “GLOBAL CATERING SERVICES DE
VENEZUELA” en el Departamento de Facturación.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
Indicar los conceptos que se utilizan para llenar el formato de Orden de
Compra en el Departamento de Facturación.
Conocer la Opinión del Proveedor que requiere del uso del formato de
Orden de Compra que maneja el Departamento de Facturación.
Precisar las ventajas y desventajas del formato actual que lleva el
Departamento de Facturación.
Proponer la implementación de un nuevo formato de Orden de compra
para el Departamento de Facturación en la Gerencia de Administración.
PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
La metodología utilizada para plantear la propuesta se sustento en
una investigación de campo, donde se aplico una encuesta que estuvo
constituida por seis preguntas a los diferentes proveedores con la
finalidad de proporcionar mayor validez a la propuesta. En tal sentido, los
datos arrojados sirvieron de apoyo para diseñar un formato de Orden de
Compras para el Departamento de Facturación a fin de mejorar los
procedimientos que se llevan a cabo para este tipo de requisiciones.
La mayoría de las empresas han tomado conciencia de que la
eficiencia de éstas depende del buen desarrollo de los procesos, en este
sentido se plantean la forma de mejorar sus servicios a fin de evitar
problemas que afecten su imagen ante el mercado. Una forma de facilitar
los procedimientos es a través de los formatos en cualquier actividad o
labor a la cual se dedique la organización. Los mismos están compuestos
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por diversos ítems, donde se especifica varias entradas de información y
de acuerdo a la necesidad a la cual se diseñó.
La empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA,
C.A”, en los actuales momentos presentan deficiencia en los formatos de
Orden de Compras, debido a que los mismos no señalan la información
necesaria en cada renglón de la actividad que se establece, lo que trae
como consecuencia el desconocimiento al llevar ciertos rubros en las
cantidades, los cuales no se encuentran detallados en el Formato actual,
tal es el caso cuando se desea especificar si es en kilos, sacos, bultos,
litros o galones propiciando que a la hora de realizar el reporte de
ejecución del mes el Departamento de Facturación deba constatar al
proveedor para verificar el pedido y corregir la orden. En vista de ello se
propone a la empresa el diseño de un nuevo Formato de Orden de
Compra con la finalidad de evitar los contratiempos que se están
generando al efectuar las adquisiciones de recursos.
ACTIVIDADES Y RECURSOS NECESARIOS
Para la elaboración del nuevo formato de Orden de Compras se
llevaron a cabo las siguientes actividades:
Aplicar una entrevista a los empleados y proveedores para determinar las
fallas e importancia del formato.
Realizar un análisis del formato que se utiliza actualmente, para identificar
los campos que contiene.
Precisar la información sobre los aspectos que no se señalan en el
formato actual.
Ajustar el formato a las exigencias que el proceso de compras requiere.
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Diseñar el nuevo formato de Orden de Compras para el Departamento de
Facturación.
Dentro de los Recursos utilizados para la elaboración del formato
se encuentran:
Recursos Materiales: Lápices de creyón 10 Unds, hojas de
maquina tipo oficio 30 Unds, Computadora e Impresora 1 Unidad,
Fotocopiadora, Cartuchos para impresión 1 Unidad.
Recursos Humanos: Jefe del Departamento, Jefe de Almacén,
Proveedores, empleados.
El formato de Orden de Compras será utilizado por el mismo
personal que labora en la empresa dentro del Departamento de
Facturación, conjuntamente con el Jefe de Almacén de la empresa
“GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A”,
ANÁLISIS Y CONCLUSIONES SOBRE LA VIABILIDAD
El estudio de análisis de los formatos, es importante porque
permite agilizar los procesos que incluyen las actividades que se realizan
en el desarrollo de las tareas que el recurso humano va a desempeñar.
Un inadecuado uso de los formatos puede ser perjudicial para la
organización porque al no encontrarse bien definidos los conceptos, los
subsistemas de recursos humanos tendrán equivocaciones y no se
conseguirán los objetivos planteados por la organización.
Esta propuesta es de gran importancia para la empresa: “GLOBAL
CATERING SERVICES DE VENEZUELA, C.A”, por que se pueden mejo-
rar ciertas fallas en el desarrollo y desenvolvimiento de las actividades
que se realizan en el departamento de facturación, los cuales son funda-
mentales para garantizar un excelente servicio a las personas que re-
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quieren del mismo y que forman parte de la organización. Por dicha ra-
zón se ha considerado, realizar un formato de Orden de Compras, que in-
dique claramente los campos requeridos para hacer este tipo de tareas,
para evitar recargas de trabajo en los diferentes departamentos que inte-
gran la estructura y comenzar a asumir responsabilidades de una manera
eficiente y equitativa.
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CONCLUSIONES
Después de haber desarrollado las pasantías en el Departamento
de Facturación de la empresa “GLOBAL CATERING SERVICES DE
VENEZUELA”, C.A. se pudo determinar que:
El Departamento de Facturación, cuenta con una amplia estructura,
donde las tareas se realizan con armonía, bajo un ambiente
organizacional adecuado.
El personal que labora en el departamento, mantienen buenas
relaciones interpersonales, tratándose con respeto y educación.
Predomina el compañerismo y la ayuda mutua cuando hay que
efectuar tareas de carácter urgente.
Interviene semanalmente el trato con los diferentes proveedores
para realizar un orden adecuado de los pedidos.
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RECOMENDACIONES
Una vez terminadas las Pasantías Laborales en la Empresa:
“GLOBAL CATERING SERVICES DE VENEZUELA”, C.A,
específicamente en el Departamento de Facturación; se recomienda al
Departamento los siguiente:
En el Departamento de Facturación se deben mejorar los formatos para
que permitan que el empleado cumpla con sus labores de forma efectiva.
Mantener el clima organizacional imperante en la empresa, porque se
percibe en los empleados el compañerismo y las buenas relaciones
interpersonales en el departamento de facturación.
Poner en práctica el uso del nuevo Formato de Orden de Compras, para
evitar recargas de trabajo en los diferentes departamentos que integran la
estructura.
Tomar en consideración las recomendaciones y lineamientos establecidos
en el presente trabajo, para mejorar la efectividad del Departamento de
Facturación.
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