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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL

Código: FO-CG-04

PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión 2

PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS

Fecha de aprobación: 06/09/2017

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Detalle ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE

FIRMA

CARGO

INFORME FINAL

UBICACIÓN: UEN SAN JOSE Y UEN RETORNO. FECHA

Diciembre 07 de 2018

PROCESO: Gestión de Inventarios y Activos Fijos

RESPONSABLE DEL PROCESO: Técnico Administrativo (Almacén)

AUDITADOS

NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA

Félix Yovanni Castillo Lesmes Técnico Administrativo Dirección Central (almacén)

Sandra Milena Cano García Técnico Administrativo UEN San José

Nidia Amparo Menjura Carrillo Técnico Administrativo UEN Retorno

Luis Hernán Toro Sandoval Auxiliar Administrativo Dirección Central (almacén)

AUDITORES

NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA

Natalia Díaz Campos Líder Control Interno de Gestión Control Interno

Objetivo Contribuir al fortalecimiento de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación que garanticen la sostenibilidad del Sistema de Control Interno de Gestión al proceso de inventarios y activos fijos de la ESE Red de Servicios de Salud de Primer Nivel para la prestación de servicios con calidad y equidad, satisfaciendo a todos sus usuarios internos y externos.

Alcance Evidenciar el cumplimiento a las labores específicas del proceso Gestión de inventarios y activos fijos.

DESARROLLO: Una vez enviado el informe preliminar los responsables del proceso de Gestión de Inventarios y Activos Fijos, presentaron observaciones, por lo que la oficina de control interno realiza el análisis respectivo a cada una de las observaciones realizadas de la siguiente manera: Normatividad:

Externa

Constitución Política articulo 269 Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Ley 190 de 1993 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción en la administración. Ley 610 de 2000, art. 6-7 Daño patrimonial del estado. Pérdida o deterioro de Bienes.

Interna Manual de Funciones Resolución N° 841 de 2017. Adopción del Manual de recursos Físicos de la Entidad. Manual de Administración de recursos Físicos.


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NOMBRE

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CARGO

ANALISIS DE DATOS:

Avance al plan de mejoramiento Vigencia 2018 La oficina de control interno de gestión realizo auditoria interna al proceso de Gestión de Inventarios y Activos Fijos en el mes de diciembre 2017, producto del informe final se suscribió plan de mejoramiento en el mes de enero del 2018. A continuación se evalúa el avance.

Análisis de Datos: En descargos realizados por el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo del Almacén central se tiene lo siguiente: Hallazgo 1: En cuanto a la falta de socialización del procedimiento de LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS FISICOS Y ACTIVOS FIJOS, ADMINISTRACION Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS. Dicha socialización se realizará en el primer trimestre de la vigencia 2019. Hallazgo 2: Al Respecto el área de almacén procurará realizar al menos una visita de levantamiento y verificación de inventarios de activo fijos a las cuatro UEN urbano y rural en cada anualidad. Con la socialización que se realizara


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NOMBRE

FIRMA

CARGO

en el primer trimestre del año 2019, se recalcara en la necesidad presentar las evidencias de traslados entre áreas o UEN o a mantenimiento con el fin de que se tenga conocimiento de la ubicación exacta del bien, y en caso de traslado definitivo que sea informado al área de almacén para el respectivo traslado y cambio de responsable. Hallazgo 3: La asignación definitiva de los bienes a que se hace referencia en este hallazgo es competencia de la alta gerencia, y mientras al área de almacén no se le haga llegar el respectivo acto administrativo de donación, dación o cualquier otro acto que determine la entrega definitiva de los activos al hospital, no es procedente hacer el retiro de los inventarios de la entidad. Con respecto a los descargos los funcionarios aceptan que se tienen inconvenientes administrativos para el control de los activos fijos y que se dará solución para la vigencia 2019. Por lo anterior se evidencia el no cumplimiento total del plan de mejoramiento hasta que no se realicen las acciones contempladas.

Evaluación de Inventarios auditoria diciembre 2017 En esta auditoría interna se procedió a revisar los equipos que no se encontraron en la auditoría realizada en diciembre del 2017, para lo cual se realizan las siguientes observaciones de acuerdo a las visitas realizadas.

UEN SAN JOSE

Item Placa Serial Nombre del Activo 1 Marca Responsable Observación Auditoria diciembre del 2017

Observación Auditoria Octubre de 2018

1 2590 0003528544 compresor para odontología 1hp modelo msv6/30 libre de aceite, regulador de presión con escala y traba, reservatorios verticales

SCHULZ SANDRA MLENA CANO

Teniendo en cuanta las observaciones establecidas por funcionarios del área de odontología: fue instalado en octubre de 2016 en funcionamiento/ en abril 20 fue retirado por el ingeniero Elkin Urrutia, no funcionaba

Se encuentra ubicado en la UEN San José en el área de odontología, está en funcionamiento.


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CARGO

2 2277 Equipo de órganos de los sentidos, iluminación halógena. Características otoscopio: otoscopio compacto, liviano. Transmisión de luz mediante fibra óptica- lente de aumento de ángulo amplio- puerto de insuflación para otoscopia neumpatica - otoscopio- estuche suave, con cierre de cremallera y clip.

WELCHALLYN SANDRA MLENA CANO

No se encontró ni en bodega de la Granja, ni en el registro fotográfico entregado por técnico de la UEN San José en los descargos

Dentro del recorrido no se evidenció este equipo, al parecer fue entregado a un micro puesto sin la debida entrega formal por parte de la UEN.

3 2397 Esfigmomanómetro (tensiómetro adulto), tensiómetro de aneroides durashock, tamaño adulto. Sin engranajes, resistente a impactos a una altura de 76 cm., diseño liviano, ultra delgado, compacto. El manómetro se inserta directamente en el brazalete.



Se encuentra ubicada en la oficina del área administrativa de la UEN San José.

4 2334 micro motor l130912056-a contra Angulo l130912034-a punta recta l130912033-a

micro motor contra Angulo y punta recta set: de aire, con acoplamiento del lado de la manguera,

APPLEDENTAL SANDRA MLENA CANO


Se encuentra ubicado

en el área de

odontología del

centro de salud San

José.

5 2350 micro motor l130912066-a contra ángulo l130912017-a punta recta l130912012-a

micro motor contra ángulo y punta recta set: de aire, con acoplamiento del lado de la manguera, rango de revoluciones mínimo de 20.000 rpm y máximo de 25.000 rpm,



Se encuentra ubicado en el área de odontología del centro de salud San José.


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NOMBRE

FIRMA

CARGO

6 2363 micro motor l130912048-a contra ángulo l130912027-a punta recta l130912019-a

micro motor contra ángulo y punta recta set: de aire, con acoplamiento del lado de la manguera, rango de revoluciones mínimo de 20.000 rpm y máximo de 25.000 rpm, sistema spray interno,



Se encuentra ubicado en el área de odontología del centro de salud San José.

Se observó en la visita que de los 6 equipos relacionados anteriormente, uno no se encontró físicamente, el cual es Equipo de órganos de los sentidos, iluminación halógena, de placa 2277. Análisis de Datos: En descargos realizados por el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo del Almacén central se tiene lo siguiente: Con respecto al activo que se desconoce su ubicación (ítem 2), en la visita de verificación por parte del Auxiliar de activos fijos a la vereda Charras, se pudo evidenciar que dicho activo se encuentra ubicado en el puesto de salud de la vereda en mención. La oficina de control interno de gestión insiste en que el almacén debe realizar traslado de los activos a los funcionarios que realmente tienen la tenencia de estos y realizar la actualización de los inventarios en el sistema Dinámica Gerencial en cuanto al estado, ubicación y responsable. Aunque ya apareció el equipo se evidencia falta de control en los activos por parte del administrativo de la UEN San José en la entrega de los equipos a los puestos y micropuesto.

Item Placa Serial

Nombre del Activo 1

Marca Responsable Observación Auditoria diciembre-2017

Observación Auditoria octubre-2018

1 2079 butaco giratorio con espaldar. Tapizado anti fluidos sin ruedas estructura de acero inoxidable grado quirúrgico 304. Calibre 18, con certificación del acero.

SANDRA MLENA CANO

Acta 001 de 2016 de Alcaldía de San José del Guaviare

Se encuentra ubicado en Odontología consultorio 1

2 2033 Diván para examen fijo: estructura en acero inoxidable grado quirúrgico 304, calibre 18. tapizado en tablex de alta resistencia cordobán lavable y

SANDRA MLENA CANO


Se encuentra ubicado en Puesto de salud R.I Raudal Largo y Golondrinas


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NOMBRE

FIRMA

CARGO

3 2262 090.01315 electrocardiógrafo de 3 canales (impresión de 3 canales al tiempo)

SCHILLER SANDRA MLENA CANO


Ubicación UEN el retorno, se prestó sin llenar los requisitos de traslado, al igual son para el uso de la UEN San José, según acta de la alcaldía.

4 2187 aa5315034 Electrocauterio, desecador de alta frecuencia digital, especificaciones técnicas: características de salida mono polar:

AARON 940 SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en el puesto de salud la carpa.

5 2188 aa5315019 Electrocauterio, desecador de alta frecuencia digital, especificaciones técnicas: características de salida mono polar:

AARON 940 SANDRA MLENA CANO


Está en el centro salud san José oficina técnico administrativo. Se encuentra sin uso.

6 2280 Equipo de órganos de los sentidos, iluminación halógena.

WELCHALLYN SANDRA MLENA CANO Acta 001 de 2016

de Alcaldía de San José del Guaviare

No se conoce su ubicación en el proceso de auditoría.








Se encuentra en almacén central, fue devuelto por la auxiliar de puerto Ospina. Se lo habían entregado sin Acta o salida de la UEN San José.










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FIRMA

CARGO









13 2049 Escalerilla de dos pasos: estructura totalmente en acero inoxidable calibre 18 grado quirúrgico 304. Dos pasos cubiertos en caucho antideslizante y bocel en caucho. Con certificado del acero.

SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en resguardo indígena caño negro micro puesto de la UEN San José


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en caño Cumare micro puesto de la UEN San José


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en Mocuare micro puesto de la UEN San José


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en caño tigre micro puesto de la UEN San José


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NOMBRE

FIRMA

CARGO


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en puerto nuevo micro puesto de la UEN San José


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en resguardo indígena raudal largo y golondrinas micro puesto de la UEN San José


SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en resguardo indígena el remanso micro puesto de la UEN San José

20 2380 esfigmomanometro (tensiómetro adulto), tensiómetro de aneroides durashock, tamaño adulto. sin engranajes,













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NOMBRE

FIRMA

CARGO













26 2577 150907-2390104

estabilizador con supresor de voltaje pico de 2400 va

CDP MACEDONIO SILVA ESPITIA Acta 001 de 2016


Se encuentra en charras etcr zona veredal puesto de salud de la UEN San José

27 v000800 Estante plástico ventilado 18 pulgadas 5 niveles, resistente. largo: 44.8cm, ancho: 91.0cm, alto: 186.2cm

RIMAX SANDRA MLENA CANO


Se encontró en la subgerencia científico técnico a cargo del jefe Rafael

28 2367 Fonendoscopio de dos servicios.

















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NOMBRE

FIRMA

CARGO

32 2490 kit para manejo de inmovilización básica, incluye elementos para manejo básico de paciente

FERNO, AMBU SANDRA MLENA CANO Acta 001 de 2016


Se encuentra en bodega en el almacén central

33 2260 lámpara cuello de cisne: estructura fabricada en acero inoxidable,

KRAMER SANDRA MLENA CANO


Se dio entrega al jefe Rafael para las brigadas extramurales.

34 2458 Mesa auxiliar para curaciones cubierta y entrepaño en polipropileno, estructura tubular en aluminio de 1", cubierta y entrepaño con rebordes, ruedas giratorias en caucho de 3",

RIMAX SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en bodega del almacén central

35 2046 mesa rectangular de medidas mínimas generales de 70cm x 60cm x 60cm de alto, con superficie principal en tablero aglomerado de 25mm,

SANDRA MLENA CANO


Se observó en área de servicio amigables en salud centro de salud San José, UEN San José

36 2174 031600003344 nebulizador (compresor) portátil - especificaciones técnicas:- desplazamiento: 24 lpm a 0 kg/ cm2- velocidad promedio de nebulización: 0.25 cc/min- clasificación de funcionamiento: continua con una mascarilla-

THOMAS SANDRA MLENA CANO


Se encuentra en colinas etcr zona veredal puesto de salud de la UEN San José

37 2176 031600003380 nebulizador (compresor) portátil

THOMAS SANDRA MLENA CANO Acta 001 de 2016


Se encuentra en charras etcr zona veredal puesto de salud de la UEN San José

38 2525 b1547520050 Planta eléctrica ef 4000 capacidad para mover unidad odontológica y equipos en brigadas médicas. Suministro

HI-FORCE SANDRA MLENA CANO


Está ubicada en la bodega de almacén central


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NOMBRE

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CARGO

de energía en caso de emergencia.

39 2587 puesto de trabajo en l, medidas aproximadas de 1,50 mts x 1,50 mts x 0.60 mts, con archivador 2x1 superficie en aglomerado de 25mm de espesor,

SANDRA MLENA CANO


Está ubicado en el centro de salud San José 2 piso, se encuentra sin placa.

40 v000812 resucitador para adulto, especificaciones:- esterilizarle a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados)

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO


Ubicado en la bodega de almacén central

41 2336 silla de ruedas altura del respaldo: ajustable de 33 cm a 37 cm, ancho del asiento: ajustable de 40 cm a 50 cm, ancho total de silla, ajustable de 40 cm a 50 cm, apoyabrazos: removibles y ajustables en altura,

KONFORT PLUS

SANDRA MLENA CANO



42 2296 Termo higrómetro con temperatura: mas/mínimas. Rango: -10°c a 60°c. Humedad: 25% a 98 % hr. selector: °c /°f. Tamaño números: 2.5cm. Tamaño: 122x97x44 mm. Con certificado de calibración.

ALLA FRANCE SANDRA MLENA CANO


Está ubicado en el centro de salud San José 1 piso, en farmacia y laboratorio

43 2297 Termo higrómetro con temperatura: mas/mínimas. Rango: -10°c a 60°c. Humedad: 25% a 98 % hr. selector: °c /°f. Tamaño números: 2.5cm. Tamaño:

ALLA FRANCE SANDRA MLENA CANO


Se encuentra ubicado en la bodega del Almacén central


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NOMBRE

FIRMA

CARGO

122x97x44 mm. Con certificado de calibración.

44 2504 unidad de trabajo lineal: de medidas mínimas generales de 130cm x 60cm x 70cm, con superficie principal en tablero aglomerado de 25mm, con recubrimiento en laminado de alta presión y cantos enchapados en pvc rígido termo fundido, estructura

SANDRA MLENA CANO



Con respecto a la relación anterior de 44 equipos y/o activos de la entidad hay un total de 16 que no se conoce su ubicación por parte del almacén y del técnico administrativo de la UEN San José. Según oficio de fecha 17 de octubre del 2018, la técnico Administrativo de la UEN San José, sustenta que no se le realizo entrega de inventarios o elementos devolutivos una vez ingreso a ejercer el cargo de administrativo de esta UEN, que en varias ocasiones realizo cronograma de visitas de verificación de inventarios a los diferentes micro puestos y puestos de salud pertenecientes a la UEN San José, pero no recibió apoyo en viáticos y gastos de transporte por parte de la subgerencia administrativa y financiera. Por lo anterior se concluye que no hay una buena administración de los activos fijos y los equipos siguen sin saber quién lo tiene en custodia o si estos ya no existen. Análisis de Datos: En descargos realizados por el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo del Almacén central se tiene lo siguiente: Del total de los 16 activos que aparecen asignados a la señora SANDRA CANO y que no dio información de su ubicación, verificando en la relación de inventario, estos fueron entregados mediante traslado N.° 148 y 151 de fecha 31/10/2016, a la Técnico Administrativo de la UEN San José y están dentro de la lista de donados por la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare según acta 001 de 2016. Estos bienes fueron distribuidos por la Técnico y no fue informado al Almacén de la ubicación asignada. Con respecto a la ubicación del activo a que hace referencia el ítem 3 del bien placa 2262 (electrocardiógrafo), se solicita a la LIDER DEL PROGRAMA CONTROL INTERNO DE GESTION emitir concepto por escrito sobre el procedimiento que se debe seguir para solicitar la entrega del bien a la UEN San José según destinación en la donación y a su vez se diga a que área o funcionario compete dicho trámite que devuelva el activo a la UEN San José. Con respecto a la ubicación del activo a que hace referencia el ítem 43 del bien placa 2297 (Termo-higrómetro) se hace claridad que la ubicación actual del bien junto con otros siete (07) Termo-higrómetros es la oficina del Técnico de la UEN San José.


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CARGO

En descargos de la Técnico Administrativo Sandra Milena Cano, dice lo siguiente; Con respecto a los demás elementos que faltan por ubicar como son los equipos de órganos de los sentidos, tensiómetros, fonendoscopios, dispensador de agua, televisores, electrocardiógrafos, desfibrilador, taladro de sierra eléctrica, video beam, me permito informar que como no se hizo la respectiva entrega de los inventarios en el momento en que volví al cargo de técnico adtivo de la UEN San José y habiendo solicitado como en 3 oportunidades autorización para realizar levantamiento de inventarios en los puestos y micro puestos de salud del municipio de san José; se hace difícil responder por la ubicación de algunos sitios para que envíen la relación de lo que tienen cada uno en los puestos de salud, para lo cual debo esperar hasta que se reintegre el auxiliar que lleva activos fijos de la ESE Red de Servicios de Salud de I Nivel, quien encuentra en vacaciones. Evidenciando el traslado o tenencia de los activos mediante entrega N.° 148 y 151 de fecha 31/10/2016 a la técnico administrativo de la UEN San José, donde se hace responsable de la administración de la misma, pero en descargos alude la señora CANO que fue trasladada a la sección de archivo de febrero a junio del 2017, no se evidencia acta de entrega o acta de empalme en almacén al momento de su traslado. Al llegar nuevamente al cargo como técnico administrativo, no se observa entrega nuevamente de los inventarios. En conclusión se observa falta de control de activos por parte de la unidad estratégica de negocios San José específicamente en el cargo de técnico administrativo en la entrega de los bienes a cargo y falta de control por parte del almacén central en verificación anual de los activos y divulgación del procedimiento hacia los funcionarios responsables de la tenencia de los bienes. Con respecto al bien placa 2262 (electrocardiógrafo) que se encuentra ubicado en la UEN RETORNO, siendo entregados por la alcaldía de San José del Guaviare a título gratuito, para la UEN San José, no se evidenció el formato de traslado, ni el motivo de traslado. Tampoco se evidencia por cuanto tiempo fue prestado. Hay que tener claro el procedimiento para el préstamo de bienes entre las Unidades Estratégicas de negocios. Es entendible que por necesidades del servicio en salud se tengan que prestar equipos para el cumplimiento de la misión de la entidad, pero se debe llevar un procedimiento para su buena administración. Por lo anterior recomiendo a Almacén central, poner en práctica el procedimiento para traslado de bienes o equipos entre UEN y socializarlo a los funcionarios responsables de la tenencia de estos. Al igual generar políticas y controles desde almacén para una buena administración de los activos de la entidad. Para concluir 16 equipos no se conoce su ubicación por parte del almacén y del técnico administrativo de la UEN San José, se evidencia falta de administración de los activos de la entidad. A continuación se detallan los equipos que fueron prestados a la ESE hospital segundo nivel y que todavía

permanecen en su custodia:

Item Placa Serial Nombre del Activo 1 Marca Responsable

Observación Auditoria diciembre-2017


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CARGO

1

2166 dg-59013792 desfibrilador de diseño 4 en 1, monitor, nibp/spo2/temp, desfibrilación manual, marcapaso, monitorización , pantalla de 7 pulgadas tft, color, desfibrilación, cardioversión sincronizada y con tecnología bifásica, administración de dosis de 1 joules hasta 360 joules, diseño compacto:

MINDRAY SANDRA MLENA CANO

Se encuentra en préstamo al Hospital II Nivel

2

2019 Diván para examen fijo: estructura en acero inoxidable grado quirúrgico 304, calibre 18. Tapizado en tablex de alta resistencia cordobán lavable y espuma de 5cm refuerzo en tubo redondo de 7/8" acero inoxidable c.18 con cuatro tapones plásticos de 1" 1/4 externos dimensiones: largo 1.80 mts, ancho 0.55mts, altura 0.80 mts. Capacidad de carga: 150kg - 200kg.

SANDRA MLENA CANO


3


SANDRA MLENA CANO


4


SANDRA MLENA CANO



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NOMBRE

FIRMA

CARGO

5


SANDRA MLENA CANO


6


SANDRA MLENA CANO


7


SANDRA MLENA CANO


8

2431 151210150618 Esfigmomanómetro (tensiómetro pediátrico), tensiómetro de aneroides durashock, tamaño pediátrico. Primer y único tensiómetro sin engranajes, resistente a impactos a una altura de 76 ms., diseño liviano, ultra delgado, compacto. aplicación precisa en la arteria branquial en cualquiera de los dos brazos




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FIRMA

CARGO

9

2435 151210150458 Esfigmomanómetro (tensiómetro pediátrico), tensiómetro de aneroides durashock, tamaño pediátrico. Primer y único tensiómetro sin engranajes, resistente a impactos a una altura de 76 ms., diseño liviano, ultra delgado, compacto. Aplicación precisa en la arteria branquial en cualquiera de los dos brazos brazalete pediátrico adhesivo de dos piezas, dos tubos de conexión. fácil de lavar, limpiar o esterilizar



10

2201 g3d1602t01 Monitor de signos vitales multiparametro pantalla tft a color de 12.1". ecg, spo2, resp, nibp, 2-temp, pr. oximetría con modulación de tono por pulso. Análisis ecg de 7 segmentos st. Batería de litio interna recargable. Conexión a central de monitoreo. Detección de marcapasos. Llamadas de emergencias.

PATIENT MONITOR

SANDRA MLENA CANO


11

v000805 resucitador para adulto, especificaciones:- esterilizable a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados) para facilitar el proceso de resucita

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO


12

v000806 resucitador para adulto, especificaciones:- esterilizable a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados) para facilitar el proceso

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO


13

v000807 resucitador para adulto, especificaciones:- esterilizable a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados) para facilitar el proceso de resucitación - fácil ensamble y desarme- capacidad de la bol

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO



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FIRMA

CARGO

14

v000817 Resucitador para uso pediátrico. especificaciones- esterilizable a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados) para facilitar el proceso de resucitación- fácil ensamble y desarme- capacidad de la bolsa 500 ml y del reservorio 2600 ml- volumen m

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO


15

v000818 Resucitador para uso pediátrico. especificaciones- esterilizable a 135 oc.- elaborado en silicona- totalmente colapsable, facilita su almacenamiento- rotación de la máscara de paciente (360 grados) para facilitar el proceso de resucitación- fácil ensamble y desarme

MERLIN MEDICAL

SANDRA MLENA CANO


Con respecto a los equipos prestados al hospital, estos equipos fueron dados en calidad de préstamo según oficio

sin número de fecha septiembre 27 de 2017 firmado por la gerente Pastora Cancino Zapata. Se observa un

segundo oficio con número 11311-2018-157 de la UEN San José de fecha 12 de julio del 2018 firmado por el gerente

encargado Jairo Miguel Martínez, donde solicita al gerente del Hospital Segundo nivel San José la devolución de

los elementos prestados, pero este a su vez contesta que los tiene en uso y que es de vital importancia tenerlos

hasta que realicen su compra. Hay que aclarar que los resucitadores prestados deben ser devueltos nuevos ya que

están como consumo y los equipos biomédicos en perfecto estado de uso.

No se observaron hojas de vida de los equipos prestados al hospital por parte de la ESE red de Servicios de primer

nivel, al igual se realizó visita al hospital segundo nivel y tampoco dieron apertura a las hojas de vida.

Se observa que estos equipos prestados al hospital segundo nivel se encuentran en el plan de mantenimiento de

la ESE RED de Servicios de Primer Nivel.

Análisis de Datos: En descargos realizados por el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo del Almacén

central se tiene lo siguiente:

En Cuanto a los equipos que fueron prestados a la ESE hospital segundo nivel y que todavía permanecen en su custodia. Se reitera que el trámite de requerirlos o darlos en donación definitiva corresponde a la alta gerencia de la Entidad. Los bienes llegaron a la empresa mediante una entrega a título gratuito por la Alcaldía de San José del Guaviare para la unidad gestora de atención primaria – UGAP a la ESE red de servicios de salud de primer nivel. Sin embargo por parte de Control Interno de Gestión se reitera que se gestione ante la Alcaldía Municipal de San José del


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CARGO

Guaviare la entrega definitiva de estos activos al Hospital II nivel, ya que no los está utilizando la empresa. A la fecha no se conoce el tiempo de préstamo de estos equipos. UEN RETORNO En la auditoria de diciembre del 2017, se sustentaron los equipos no encontrados en visita realizada por la auditora de control interno, por lo que no se realiza análisis de inventarios faltantes. DIAGNOSTICO VISITA AUDITORIA VIGENCIA 2018.

UEN SAN JOSE

Para la auditoria interna realizada por esta oficina se tomó como muestra en la UEN San José – (centro de salud

san José) 54 activos del inventario total para realizar las visitas de verificación. Al igual se suman los 44 equipos

que fueron revisados de la auditoría realizada en diciembre del 2017, para un total de 98 activos. A continuación

se da a conocer el resultado de la revisión del inventario.

item Placa Serial Nombre del Activo Marca Responsable ESTADO observación

Auditoria 2018

1

v000867 sp488 sierra eléctrica manual para madera

davinci Sandra

Milena cano activo No se conoce su

ubicación en el proceso de auditoría.

2

v000869 taladro de 1/2 para trabajo pesado

dewelt Sandra



3

974 desfibrilador externo semiautomático registro invima 2099ebc-0003126 marca schiller

schiller Sandra



4

2262 090.01315 electrocardiógrafo de 3 canales (impresión de 3 canales al tiempo)

schiller

Sandra Milena cano

donación alcaldía san José

Se encontró en la UEN del retorno, No se observa oficio ni acta de entrega donde se verifique el estado de la entrega. Solo se sabe que fue en el año 2017.


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CARGO

5

v000682 oo218001 Micro motor nsk marca nsk serieno. oo218001 modelo ex2030

nsk

Sandra Milena cano

activo No se conoce su ubicación en el proceso de auditoría.

Efectivamente se encuentra ubicado en el centro de salud de la UEN San José área de Odontología.

6

v000049 23902643 aire acondicionado mini slim de 24000btu marca electrolux.* serial 1: condensador 23902643

electrolux

Sandra Milena cano


Se encontraba ubicado en el Divino Niño y fue trasladado al Área de presupuesto.

7

00841 1406229nmi0581 dispensador de agua fría y caliente, sistema de enfriamiento del compresor, s/n 1406229nmi0581 modelo emzcb marca mabe

mabe Sandra



8

2907 00rmfp2q2q267 televisor lg plasma de 32" s/n 00rmfp2q2q267

lg Sandra



9

v000050 sin dato televisor de 32 pulgadas led, 2hdmi, pantalla plana, ful hd, puerto usb, marca lg

lg

Sandra Milena cano


10

794 p5pk1700444 video bin epson h430a serial nºp5pk1700444 control

epson h430

Sandra Milena cano


11

v000240 304053-z118005501183

doppler fetal marca edan modelo sonatrax s/n 304053-z118005501183

edan

Sandra Milena cano

totalmente depreciado



Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

12

v000614 0-09-1086 Equipo de rayos x portátil marca villa modelo visitor t30 s/n: 10-09-1086. invima 2010ebc-0005967

villa

Sandra Milena cano

totalmente depreciado


Como se observa existen 12 equipos que se desconoce su ubicación y la tenencia en almacén figura la técnico

administrativo Sandra Milena Cano quien manifiesta no haber recibido por parte de almacén la dotación a su cargo

por parte de la UEN San José.

Se observa que no existe celador en las horas de 6:00am a 6:00pm y de 6:00pm a 6:00am es intermitente. Lo

anterior no da seguridad para salvaguardar los activos fijos y sobre todo en el almacén central, donde no se cuenta

con guarda de seguridad.

No coincide la ubicación de algunos activos, con la ubicación de inventarios manejada por almacén.

Las placas de algunos activos se encuentran deteriorados y otros se encuentran pintados donde no se puede

identificar claramente el código del activo fijo.

El Técnico administrativo de la UEN San José tiene asignado todo el inventario, sin tener como funcionario la

tenencia de los equipos biomédicos, de sistemas y dotación en general. Se recomendó desde el pasado mes de

Mayo iniciar la descentralización de estos elementos y asignarlos a los que tienen su uso y protección, se evidencia

solo en el área de odontología y en algunos puestos y micro puestos de salud que se visitaron, pero hace falta por

terminar las actividades que se habían programado.

Análisis de Datos: En descargos realizados por el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo del Almacén

central se tiene lo siguiente:

De la relación de los 12 bienes que figuran en el inventario general de bienes de la entidad y que no fueron ubicados en la auditoria de octubre de 2018, téngase en cuenta: Los bienes de los ítem 1 y 2 fueron entregados a la Técnico de la UEN San José según traslado N° 96 de fecha 03 de octubre de 2016. El bien del ítem 5 placa V000682 actualmente se encuentra ubicado en el centro de salud de la UEN San José área de Odontología. El bien del ítem 6 placa V000049 serial 23902643 se encontraba ubicado en el Divino Niño y fue trasladado al Área de presupuesto. El bien del ítem 10 placa 794 (Video beam) en uso por el PIC Municipal, se tiene conocimiento que el último funcionario que lo usó fue la secretaria de la Subgerencia Científico Técnico ANA ERCILIA BOHORQUEZ, quien le manifestó a una funcionaria del PIC al preguntarle por el bien, que ella lo había prestado y no recordaba a quien.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

Los bienes de los ítem 3, 7, 8, 9, 11 y 12 de los cuales no se pudieron ubicar y nadie da razón de ellos, además teniendo en cuenta que se han realizado varias verificaciones de inventarios y no se han hallado, y por ser bienes que seguramente pueden tener más de ocho (8) años de uso, es posible que ya estén fuera de servicio, entregados a mantenimiento. Se hace claridad que estos bienes al igual que los demás que fueron ingresados al inicio de la operatividad del módulo activos fijos del software Dinámica Gerencial, se incluyeron con base a listados que manejaba el área de almacén para el año 2015 e inicios del año 2016. Sin embargo se continuara en la búsqueda para dar con su ubicación. Para evitar que situaciones similares se sigan presentando y con el fin de obtener los respectivos comprobantes de entrega de los bienes a los funcionarios de turno, se solicita apoyo a la líder LIDER DEL PROGRAMA CONTROL INTERNO DE GESTION para interceder ante la alta gerencia en procura de que sean asignados los recursos necesarios de viáticos y gastos de transporte para que los funcionarios: Técnico Administrativo de la UEN San José saliente haga entrega física real y material de los bienes al funcionario entrante con base a los inventarios generados por almacén. Para la muestra, téngase en cuenta que desde el 01 de noviembre de 2018 según directriz de la alta gerencia hubo cambio de técnico y los inventarios siguen cargados a la funcionaria que ya no está ocupando el cargo debido a que no ha hecho entrega respectiva de los bienes a su cargo. Situación que daría lugar a que más adelante el nuevo funcionario argumente que no recibió personalmente los bienes e inventarios por no haber recibido por acta o traslado verificado y firmado. Se hace claridad que el descontrol en la ubicación de bienes se presenta en su mayoría en la UEN San José. El dueño del proceso confirma que no existen controles para la buena administración de los activos. Por lo que se reitera iniciar la socialización del procedimiento y realizar por parte de almacén central políticas y controles para la buena administración de estos. Al igual se requiere realizar como mínimo un inventario anual. De acuerdo a los descargos del almacén central se tienen 10 equipos que no se encuentran a la fecha ni se da razón de los mismos de quien pueda tenerlos.

UEN EL RETORNO

ítem Placa Serial Nombre del Activo Marca Responsable ESTADO Observación Auditoria

1

0303 4502061 Microscopio Binocular marca: "Olimpus"- japones modelo: CX-21, PLACA INTERNA 3347 con protecciòn quimica contra hongos. , SERIE No. 4502061.

Olimpus

NIDIA AMPARO MENJURA CARRILLO

ACTIVO Se encuentra fuera de servicio y en el inventario figura como activo, se debe iniciar el autodiagnóstico para dar de baja.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

2

2948 190-74964 ELECTROCARDIOGRAMA DE 3 CANALESINTERPRETATIVO DIGITAL SERIAL: 190-74964

SCHILLER NIDIA AMPARO MENJURA CARRILLO

ACTIVO Se encuentra en mantenimiento para reparación. No se evidencia formato de traslado para mantenimiento.

3

2700 70P1-0122 EQUIPO DE RAYOS X PERIAPICAL

BY DENTAL X RAY


DONACION ALCALDIA RETORNO

No se encuentra en uso, no se encuentra en servicio

4

0745 A323111136131 ELECTROCARDIOGRAFO MARCA: EDAN SERIE No.A323111136131 MODELO SE3

EDAN NIDIA AMPARO MENJURA CARRILLO

ACTIVO Se encuentra en mantenimiento para reparación. No se evidencia formato de traslado para mantenimiento.

5

V000639 UNIDAD ODONTOLOGICA PORTATIL DE COLOR AZUL MARCA: NA SERIE: NA MODELO:NA

TROPHY


ACTIVO No se encontró en el momento de realizar la visita a la UEN Retorno, Se encuentra en la UEN San José, no se evidencia formato de préstamo, ni traslado de dotación. Desactualizado el inventario por no reportar al almacén.

6

V000182 SIN DATO INFLABLE LONA 700 ZONA DE SALTO Y ESCALADORA


ACTIVO No se encontró en la visita realizada, ni se da razón en donde puede estar ubicada.

7

2983 S99F4360-S23P3169

SERVIDOR IBM SYSTEM*3400 COMPUESTO POR: CPU SERIE No. S99F4360 MONITOR SERIE No: S23P3169

IBM SYSTEM YULI

TATIANA LUCUMI CAICEDO

ACTIVO Se encontró ubicado en la SEDE Central de Facturación, no se observa formato de traslado y no se reporta a almacén para el descargo respectivo y tenencia del equipo.

8

0934 VPCEG20EL EQUIPO PORTATIL MARCA TOSHIBA DE BATERIA DE POLIMERO CON SU RESPECTIVO CARGADOR, SERIAL Nª VPCEG20EL

TOSHIBA NIDIA AMPARO MENJURA CARRILLO

ACTIVO No se encontró en la visita, al igual no dan razón de donde puede estar ubicado.

9

2945 02200007389 CAMARA FOTOGRAFICA SAMSUNG SERIE F9010Y4H

CANON


ACTIVO Este bien fue hurtado de la oficina técnico administrativo, entregan una denuncia ante la inspección de policía del retorno, pero no se evidencia el procedimiento hacia almacén para dar los trámites pertinentes por perdida de elementos en tenencia.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

10

2946 CAMARA SONY DSC-W 730/BC + TARJETA SF-8C4+ ESTUCHE 16.1 MPX

SONY


ACTIVO Este bien fue hurtado de la oficina técnico administrativo, entregan una denuncia ante la inspección de policía del retorno, pero no se evidencia el procedimiento hacia almacén para dar los trámites pertinentes por perdida de elementos en tenencia.

11

1667 3753 UNIDAD ODONTOLOGICA PORTATIL

TROPHY (PUMA)


ACTIVO

Se encuentra asignada a pic municipal del retorno, no se encuentra acta de entrega, se encuentra a cargo del técnico administrativo de la UEN Retorno.

En visita realizada a la UEN RETORNO se pudo evidenciar que no se encontró un EQUIPO PORTATIL MARCA

TOSHIBA DE BATERIA DE POLIMERO CON SU RESPECTIVO CARGADOR, SERIAL Nª VPCEG20EL, y un INFLABLE LONA

700 ZONA DE SALTO Y ESCALADORA.

Se observa que los equipos son prestados a otras dependencias sin el lleno de los requisitos, como el formato de

traslado a otras UEN o asignación de elementos a programas especiales, sin tener el control respectivo.

Se entregó a esta auditoria una denuncia por hurto de 2 cámaras fotográficas, donde manifiestan que fue enviada

al almacén central, no se evidenció su envió. Al igual no se observan acciones de la administración por la pérdida

de estos elementos y aún continúan en el inventario de la empresa después de transcurrido mes y medio de haber

colocado la denuncia.

No se observó la ficha de traslado de equipos al área de mantenimiento, la cual debe ser diligenciada una vez se

envían los equipos a mantenimiento para el control respectivo.

No coincide la ubicación de algunos activos, con la ubicación de inventarios manejada por almacén.

Análisis de datos: La UEN RETORNO no presenta observaciones.

ALMACEN CENTRAL

Se observó en almacén central que no cuenta con seguridad privada las 24 horas.

Existe poco espacio para almacenamiento y se hace difícil el acceso y rutas de evacuación a cualquier inconveniente

que se pueda presentar.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

Se solicitó al área de la subgerencia administrativa y financiera la póliza de aseguramiento de los bienes de la

entidad pero estas no fueron suministradas por lo que no se pudo evidenciar si los bienes se encuentran

asegurados.

Aun no se ha adelantado el proceso para dar de baja a equipos que ya no están en funcionamiento por su deterioro.

Al igual no se tiene la totalidad de los diagnósticos para determinar si se dan de baja o continúan prestando el

servicio.

Análisis de datos: Efectivamente se cuenta con póliza de seguro multiriesgo daño material No.1000165 del 02 de

mayo del 2017 al 02 de mayo del 2018 y la No.AA003189 con vigencia del 2 de mayo del 2018 al 2 de mayo del

2019.

Se cuenta con bastantes equipos en proceso de dar de baja pero no se ha llevado acabo para la vigencia 2018.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

Redacción de hallazgos

No Hallazgo Criterio Causa Consecuencia

1 Se están trasladando los equipos biomédicos sin reportar a las unidades administrativas y almacén para actualizar el inventario y conocer donde se encuentran y en qué estado se entrega y recibe.

Resolución No.028 de 2018 plan de mantenimiento hospitalario.

Falta de desarrollo de los procedimientos en almacén para el manejo de activos fijos

Desactualización de la base de datos de los equipos biomédicos. Perdida de equipos biomédicos por falta de control de tenencia.

2 Falta de seguridad en los bienes que se encuentran en las instalaciones de la empresa por no contar con vigilancia privada durante las 24 horas.

Ley 42 de 1993 art.107 Falta de recursos para la contratación de seguridad privada

Perdida de equipos biomédicos.

3 Se cuenta con bastantes equipos en proceso de dar de baja pero no se ha llevado acabo para la vigencia 2018.

Decreto 1769 de 1994. MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES (Res 865 del 31 de agosto). Resolución414_Sep_08_2014

Falta de recursos financieros para el proceso

Desactualización de la base de datos de inventarios. Acumulación de equipos generando contaminación ambiental.

4 No coincide la ubicación de equipos, con la ubicación de inventarios manejada por almacén.

Literal e, articulo 2 Ley 87 de 1993

Falta de procedimiento

Desorden Administrativo. Perdida de bienes.

5 No se encuentran algunos equipos identificados en la base de datos Dinámica Gerencial de Inventarios. En la UEN SAN JOSE no se encontraron 15 equipos en total, para la UEN RETORNO fueron 2 equipos que no se

Artículo 34, numeral 21 y 22 de la Ley 734 de 2002. Artículo 48, numeral 3, Ley 734 de 2002.

Responsabilizar al Técnico de la UEN por bienes que son utilizados por otros funcionarios. Rotación de personal sin acta de entrega.

Sanciones Disciplinarias y fiscales.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

encontraron

6 Existe poco espacio para almacenamiento y se hace difícil el acceso y rutas de evacuación a cualquier inconveniente que se pueda presentar.

Normas sobre adecuados espacios para almacenamiento de bienes.

Falta de espacio para almacenamiento

Accidentes laborales. Peligro al personal por falta de vías de evacuación a cualquier emergencia.

Recomendaciones

Se sugiere tomar medidas para que se apliquen mayores controles para salvaguardar los bienes de la Entidad en las diferentes UEN y sede Central, y se pueda minimizar el riesgo de pérdida de bienes en la Entidad.

Realizar la actualización de la base de datos de inventarios de activos.

desarrollar el procedimiento para dar de baja a los activos fijos que están fuera de servicios por deterioro o por cumplimiento de la vida útil.

Establecer controles para la buena administración de los activos. Por lo que se reitera iniciar la socialización del procedimiento y realizar por parte de almacén central políticas y controles para la buena administración de estos. Al igual se requiere realizar como mínimo un inventario anual.

Iniciar por parte de la oficina de control interno disciplinario el proceso de investigación de la posible pérdida de 17 equipos que no se encontraron en el proceso de auditoría.

El plan de mejoramiento de este informe final debe presentarse a más tardar en cinco días hábiles a partir del recibido de este documento.

AUDITOR(es)

NATALIA DIAZ CAMPOS

Nombre completo

_________________

Firma

informe final - eseguaviare.gov.co final auditoria g… · proceso: control de gestion versión 2...

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