informe final de investigacion diseÑo de la planificaciÓn
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INFORME FINAL DE INVESTIGACION
DISEÑO DE LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y RE EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES PARA LA EMPRESA DUQUESA S.A
ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E
INNOVACION
BOGOTÁ D.C , DICIEMBRE DE 2.011
2
DISEÑO DE LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y RE EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES PARA LA EMPRESA DUQUESA S.A
JENNY CASTIBLANCO RUBIO
Ingeniera de Alimentos
PILAR ANDREA MARTINEZ MANRIQUE Ingeniera Agroindustrial
ASESOR
JUAN CARLOS ALDANA BERNAL INGENIERO INDUSTRIAL
INFORME FINAL DE INVESTIGACION PARA OPTAR AL TITULO DE
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E INNOVACION
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE POSTGRADOS BOGOTA 2011.
3
NOTA DE ACEPTACION
_________________________________________
_________________________________________
________________________________________
DIRECTOR DEL PROGRAMA
_________________________________________
_________________________________________
________________________________________
ASESOR INFORME FINAL DE INVESTIGACION
4
AGRADECIMIENTOS
A Dios por permitir esta gran bendición y tener la dicha de culminar otra
meta profesional satisfactoriamente.
A la gerencia general y demás colaboradores de la empresa Duquesa
S.A. por facilitar la información y el espacio para el desarrollo del informe
final de investigación.
5
TABLA DE CONTENIDO.
1. INTRODUCCION .................................................................................. 13
2. RESUMEN ............................................................................................ 15
3. ABSTRACT ........................................................................................... 17
4. PRESENTACIÓN .................................................................................. 19
4. 1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 19
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................. 19
5. FORMULACION O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................... 20
6. JUSTIFICACION ................................................................................... 22
7. MARCO DE REFERENCIA ................................................................... 23
7.1 PRESENTACION Y RESEÑA HISTORICA DE LA ORGANIZACIÓN 23
7.2 MISIÓN .................................................................................................. 23
7.3 VISIÓN ................................................................................................... 24
7.4 POLÍTICA DE CALIDAD ...................................................................... 24
7.5 POLÍTICA INTEGRAL ........................................................................ 24
7.6 PRODUCTOS ....................................................................................... 25
Fuente Pagina web Duquesa S.A; www.duquesa.com.co ..................... 26
7.7 RESEÑA HISTÓRICA DE LA COMPAÑÍA: ........................................... 27
7.8 LA GESTIÓN DE COMPRAS, CONSIDERACIONES GENERALES Y
TENDENCIAS ACTUALES. ......................................................................... 28
7.8.1 PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES. ............................................................ 30
7.8.1.1 Métodos para clasificar los proveedores. ......................................... 30
7.8.1.2 Procedimientos para la selección de proveedores. .......................... 31
6
7.8.2.2 CONCEPTOS BÁSICOS EN EL PROCESO DE TOMA DE
DECISIONES. .............................................................................................. 34
7.8.2.2.1 QUE ES LA TOMA DE DECISIONES ? ....................................... 34
7.8.2.2.2 ¿CÓMO TOMAR UNA DECISIÓN? .............................................. 34
7.8.2.2.4 ¿QUÉ ES UN PROBLEMA DE DECISIÓN MULTICRITERIO? .... 37
7.8.2.3 PROCEDIMIENTO MULTICRITERIO PARA LA SELECCIÓN DE
PROVEEDORES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS. .......... 37
7.8.2.4 FASES DEL PROCEDIMIENTO PROMUSEP. ................................ 38
7.9 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Y RECEPCION ......................... 40
7.10 LA FUNCION COMPRAS /SUMINISTROS Y SUS
RESPONSABILIDADES .............................................................................. 41
7.11 IMPORTANCIA DEL PERFIL DE COMPETENCIAS EN UNA
COMPAÑÍA CERTIFICADA BAJO LA NORMA ISO 9001 2008. ................ 42
7.12 OBJETIVO PRINCIPAL DEL ANALISTA DE COMPRAS DENTRO DEL
PROCESO DE GESTION DE COMPRAS. .................................................. 44
7.13 DESARROLLO DE PROVEEDORES ................................................. 45
7.14 MODELO PARA LA GESTIÓN DE PROVEEDORES UTILIZANDO EL
CICLO PHVA O AHP DIFUSO ................................................................... 47
7.15 NORMA ISO 22000: 2005. SISTEMA DE GESTIÓN DE INOCUIDAD
ALIMENTARIA. ............................................................................................ 50
7.16 GESTIÓN DE LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS: ISO 22000 ..... 52
7.17 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA. ................................................ 53
8. METODOLOGIA ..................................................................................... 54
8.1 DIAGNOSTICO INCIAL DEL PROCESO DE COMPRAS ...................... 54
8.1.1 DETERMINACION DEL ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS
DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE DUQUESA S.A .......... 55
8.1.4 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE GESTION DE
COMPRAS ................................................................................................... 65
7
..................................................................................................................... 66
8.2 PROCESO DE SELECICION DE PROVEEDORES ............................. 67
8.3 EVALUACION A PROVEEDORES ...................................................... 72
8.4. CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES ....................................... 73
8.5 PROCESO ACTUAL DE REALIZACION DE LA EVALUACION DE
PROVEEDORES EN DUQUESA S.A .......................................................... 80
8.6 MATRIZ DE EVALUACION: ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE
GESTION DE COMPRAS DE DUQUESA S.A ............................................ 89
8.7 PROPUESTA DE LA PLANEACION DE LA SELECCIÓN,
EVALUACION Y RE EVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS
COMPRADOS PARA DUQUESA S.A. ....................................................... 91
8.7.1 PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL DESARROLLO DEL
TRABAJO DE INVESTIGACION ................................................................. 91
8.7.2 PROPUESTA PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES ........... 92
8.7.2.1 Procedimiento de selección de proveedores. ................................ 93
8.7.2.2. Comercial ...................................................................................... 93
8.72.3 Inocuidad alimentaria ....................................................................... 93
8.7.2.3.1 DETERMINACIÓN DEL SEGUIMIENTO SEGÚN EL RESULTADO
OBTENIDO EN LA VISITA........................................................................... 98
8.7.2.3.2 PROVEEDORES APROBADOS .................................................. 98
8.7.2.4 PROCESO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA DE INSPECCION
DE A LOS PROVEEDORE ACTUALES DE LA COMPAÑÍA: ..................... 98
8.7.2.5 REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
INSUMOS, INGREDIENTES Y ADITIVOS. ................................................. 99
8.7.2.6 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............. 100
8.7.2.7 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
PRODUCTOS ............................................................................................ 101
8.7.2.8 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS ............................................................................................... 101
8
8.7.2.11 COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN A LOS PROVEEDORES
................................................................................................................... 104
8.7.2.12 PROVEEDORES DE SERVICIOS: ........................................... 105
8.7.2.14 CANAL DE COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LOS
PROVEEDORES: ...................................................................................... 105
8.8 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES .......................................... 105
8.8.1 OPERACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO .................................... 109
8.8.1.1 Seguimiento a los parámetros de calidad e inocuidad en la recepción
de productos. ............................................................................................. 109
8.9 MODELO DE DESARROLLO DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS
COMPRADOS EN DUQUESA S.A. ........................................................... 118
8.9.1 ACUERDOS DE CALIDAD CON LOS PROVEEDORES ............... 118
8.9.4 CONDICIONES DE PRODUCTO ..................................................... 119
8.9.5 MANEJO DE RECLAMOS ............................................................... 124
8.9.6 CONDICIONES COMERCIALES .................................................... 126
8.9.6.1 ORDEN DE COMPRA ................................................................... 126
8.9.6.2 LOGÍSTICA DE LA ENTREGA. .................................................. 126
8.10 DETERMINACION DEL TIPO Y GRADO DE CONTROL DE LOS
PROVEEDORES QUE ACTUALMENTE SUMINISTRAN A DUQUESA S.A.
................................................................................................................... 126
9 . PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE EJECUCIÓN Y
CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y RE
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. ........................................................ 131
10. EXPERIENCIAS POSITIVAS .......................................................... 137
11. EXPERIENCIAS NEGATIVAS ............................................................. 138
13. BIBLIOGRAFIA ............................................................................... 140
9
INDICE DE TABLAS
Tabla No. 1. Determinación de la estructura de los procesos dentro del sistema de gestión de calidad de Duquesa S.A ....................................................................... 56
Tabla No. 2 Interacción entre los diferentes procesos............................................ 58
Tabla No.3 Estructura según el ciclo PHVA del proceso de gestión de compras de Duquesa S.A. ........................................................................................................ 64
Tabla No. 4 Criterios generales de Selección de proveedores actuales de Duquesa S.A......................................................................................................................... 70
Tabla No. 5 Proveedores de productos comprados de Duquesa S.A ................... 75
Tabla No.6 Clasificación actual por tipo y grado de control de los proveedores de Duquesa S.A ......................................................................................................... 78
Tabla No. 7 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de ingredientes y aditivos. ................................................................................................................. 80
Tabla No. 8 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de ingredientes y aditivos. ................................................................................................................. 81
Tabla No. 9 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de insumos. ..... 82
Tabla No.10 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( análisis microbiológico) . ........................................................................................ 83
Tabla No.11 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de maquila de extracción de aceite de palma crudo) . .............................. 84
Tabla No.12 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de materias primas ) .......................................................... 85
Tabla No.13 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de mantenimiento).................................................................................... 86
Tabla No.14 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de metrologia) .......................................................................................... 87
Tabla No.15 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de producto terminado)....................................................... 88
Tabla No. 16. Formato modelo para la auditoria de selección de proveedores enfocado en inocuidad alimentaria......................................................................... 94
10
Tabla No. 17 Caracterización del proceso de auditorias a proveedores. ................ 97
Tabla No. 18 Criterios para la realización de la evaluación de proveedores. .......100
Tabla No. 19 Actividades a aplicar según el resultado de la evaluación de proveedores. .........................................................................................................103
Tabla No. 20 Periodicidad propuesta en la realización de la evaluación de proveedores. .........................................................................................................104
Tabla no.21 propuesta de criterios para realizar la evaluación y reevaluación de los proveedores de productos y servicios en duquesa s.a ..........................................106
Tabla No. 22 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de materias primas. ...................................................................................................110
Tabla No. 23 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de ingredientes y aditivos ..........................................................................................111
Tabla No.24 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento eléctrico. .......................................................................................112
Tabla No.25 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento mecánico. .....................................................................................113
Tabla No.26 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento de redes y equipos de computo. ..................................................114
Tabla no.27 propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de metrología . ...........................................................................................................115
Tabla No.28 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento locativo y obras ............................................................................116
Tabla No. 29 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de transporte de carga seca (producto terminado).....................................................117
Tabla No. 30 Propuesta de la aplicación de tipo y grado de control a los proveedores. .........................................................................................................127
Tabla No. 31 clasificación de los proveedores de productos ................................128
Tabla No. 32 Clasificación de los proveedores de servicios. ................................128
Tabla No. 33 Plan de implementación del la propuesta de selección, evaluación y re evaluación de proveedores para Duquesa S.A. ................................................131
11
INDICE DE FIGURAS
Figura No. 1 Productos fabricados en duquesa S.A ............................................... 26
Figura No. 2 Determinación de las competencias, autoridades y responsabilidades según la Norma ISO 9001..................................................................................... 43
Figura No. 3. Ciclo PHVA para el aseguramiento y desarrollo de proveedores. Resultados esperados en cada una de las etapas. ................................................ 48
Figura No. 4 Criterios para la utilización del modelo. ............................................. 49
Figura No. 5 Mapa de procesos de Duquesa S.A ................................................ 62
Figura No.6 Caracterización del proceso de gestión de compras. . ....................... 63
Figura No. 7 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participación ................... 65
Figura No.8 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participación enfocado a los proveedores de insumos. ................................................................................. 66
Figura No. 9 Procedimiento actual para la selección de proveedores. ................. 67
Figura No. 10 Procedimiento actual de evaluación de proveedores. .................... 72
Figura No. 11 Formato de actualización de proveedores vigente ......................... 79
Figura No.11 Diagnostico realizado al proceso de compras de Duquesa S.A ...... 90
Figura No. 12 Procedimiento para la aplicación de la técnica multicriterio. ........... 91
Figura No. 13 Modelo de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados ......................................................................................121
Figura No.14 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados. ..............................................122
Figura No.15 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados. ..............................................123
Figura No. 16 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados. ..............................................125
Figura No. 17 Formato de actualización de información de proveedores. ............130
12
INDICE ANEXOS
1. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACION Y
REEVALUACION DE PROVEEDORES, COMPRA-SD-07 P
2. INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
COMPRA-SD-05-I
3. INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACION DE PROVEEDORES
COMPRA-SD-06-I
4. MODELO DE FICHA TECNICA DE MATERIA PRIMA.
5. MODELO DE ESPECIFICACION Y ARTES DE INSUMOS
COMPRADOS.
6. MODELO DE CRONOGRAMA DE REALIZACION DE
AUDITORIAS A PROVEEDORES.
7. MODELO DE COMUNICADO DE RESULTADO DE
EVALUACION A PROVEEDORES.
8. MODELO DE ARTE DE CAJAS DE CARTON CORRUGADO.
9. MODELO DE REALIZACION DE EVALUACION A
PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS
13
1. INTRODUCCION
El entorno globalizado ha hecho imprescindible que las organizaciones
desarrollen mecanismos competitivos que permitan satisfacer las
cambiantes necesidades de los clientes y en consecuencia conserven un
lugar privilegiado en el mercado. Uno de estos mecanismos es la
certificación en calidad de las empresas, convirtiéndose en un aspecto de
gran importancia que les ha permitido ganar reconocimiento.
Es así como la norma ISO 9001, dentro de sus requisitos recalca la
importancia de la calidad de las compras, como factor que incide en el
producto final y en la satisfacción del cliente. La Norma destaca que se debe
diferenciar al proveedor según el impacto que su servicio genera en el
cliente, aunque la intensidad de los controles a los proveedores son
proporcionales a la importancia que éste tiene sobre la calidad.
Aunque la “Evaluación de proveedores” es un proceso que no siempre se
ejecuta en todas las organizaciones y Duquesa S.A. no es la excepción, pero
debido a la importancia que ésta tiene en la norma ISO 9001 es necesario
que se incorporé al procedimiento de compras.
En el presente trabajo de investigación, se establecerá un diseño de la
planificación, ejecución y control a los procesos de selección y las
consecuentes evaluaciones a las que debe someterse un proveedor de
Duquesa S.A. Inicialmente se deben identificar los requisitos de los
productos a comprar, seguidamente seleccionar a los proveedores de
acuerdo a su capacidad de proporcionar productos que satisfagan los
requisitos de la organización, en donde el proceso “evaluación de
proveedores” provee información para realizar la “Selección de proveedor” y
efectuar las compras. Asimismo Duquesa S.A. debe asegurar que los
productos comprados cumplan con los requisitos a través de una exhaustiva
14
inspección; aunque las evaluaciones deben ser continuas las cuales deben
incluir evaluaciones iniciales y re-evaluaciones.
La selección de proveedores competitivos implica la aplicación de un modelo
gerencial para la toma de decisiones. Para el caso del presente estudio, se
implementará una metodología que incluye técnicas multicriterio que
permita detectar a los proveedores críticos del proceso de producción y de
esta manera promover la efectiva integración de la organización en una
cadena de abastecimiento.
15
2. RESUMEN
El presente estudio permitirá recopilar toda la información necesaria para
dar soporte y documentación al tipo y grado de control a los proveedores
alineándolos a la necesidad de crecimiento de la empresa productora de
aceites y grasas Duquesa S.A.
La decisión de tomar como caso de estudio el proceso de selección,
evaluación y reevaluación de proveedores, surge de las diferentes
debilidades identificadas en el proceso de compras de Duquesa S.A.
Como propósito principal de la realización de este Informe final de
investigación es identificar, documentar y establecer criterios para el
desarrollo de los proveedores que abastecen productos y servicios para
permitir alinearla a las exigencias establecidas como empresa productora
de alimentos certificada bajo la norma de calidad ISO 9001 : 2008 donde
se debe asegurar los controles realizados sobre los productos comprados,
así como determinar el impacto que generan ciertos productos sobre la
cadena productiva al interior de la compañía, el tipo y grado de control y
factores (ICONTEC, 2008)1 tales como el impacto potencial que genera un
determinado producto y proveedor sobre la capacidad de la organización
para proporcionar productos conformes con sus requisitos, el grado en el
que se comparte el control sobre el proceso y la capacidad de para
conseguir el control necesario dentro del proceso de compras de la
organización.
El planteamiento del problema surge de la necesidad de la empresa en
establecer en todos los proveedores críticos, los controles encaminados a
garantizar la conformidad del producto desde el punto de vista de calidad y
satisfacción al cliente, y además de ser un complemento para uno de los
1 Tomado de la norma ISO 9001 Versión 2008.
16
programas pre-requisito en la implementación del sistema de gestión de la
inocuidad ISO 22000 2005; que va enfocado en garantizar controles en
toda la cadena de producción alimentaria
17
3. ABSTRACT
The globalised environment has become imperative that organizations
develop competitive mechanisms to meet the changing needs of customers
and consequently retain a privileged place in the market. One of these
mechanisms is certified as a business, becoming an aspect of great
importance which has allowed them to gain recognition.
This is how the ISO 9001 standard, within its requirements stresses the
importance of the quality of procurement, as a factor that affects the final
product and customer satisfaction. Standard stands out that it should
differentiate the supplier according to the impact that the service generates
on the client, although the intensity of controls suppliers are proportional to
the importance that this has on the quality.
Although the "assessment of suppliers" is a process that is not always runs in
all organizations and Duquesa S.A. is the exception, but due to the
importance of this in the standard ISO 9001 need that I joined the purchasing
procedure.
In this research work, there shall be a design for planning, implementing and
monitoring the processes of selection and consistent assessments which
must be a supplier of Duquesa S.A. initially must identify the requirements for
products to buy, then select providers according to their ability to provide
products that meet the requirements of the Organization where the
"assessment of suppliers" process provides information to carry out the
"supplier selection" and make purchases. Duquesa S.A. must also ensure
that purchased products meet the requirements through a comprehensive
inspection; Although assessments must be continuous which should include
initial assessments and re-evaluations.
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The selection of competitive suppliers involves the application of a
management model for decision making. in the case of the present study, a
methodology that includes technical multicriteria to detect critical providers of
the production process and in this way to promote the effective integration of
the organization in a supply chain will be implemented.
19
4. PRESENTACIÓN
4. 1 OBJETIVO GENERAL
Realizar un estudio de la planificación, ejecución y control del
proceso de compras donde se establezcan criterios de selección,
evaluación y reevaluación de los proveedores de los productos y
servicios involucrados en la cadena productiva de Duquesa S.A
determinando el aporte a la cadena de valor de la compañía.
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar el estado actual de los procesos que involucran la
compra de materias primas para Duquesa S.A
Establecer e identificar los productos y servicios que afecten
directamente el proceso de producción de Duquesa S.A
Determinar criterios pare la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores.
Establecer un canal de comunicación entre los proveedores y
Duquesa S.A. que permita crear vínculos y alianzas estratégicas entre
las dos partes.
Determinar los parámetros de control según el grado de criticidad e
impacto al proceso
Documentar las políticas y procedimientos asociados dentro del
proceso de compras de la compañía relacionados con el tipo y grado
de control a los proveedores.
20
5. FORMULACION O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Según los principios y lineamientos establecidos en la Norma ISO
9001:2008, y como empresa certificada bajo este Sistema de Gestión de
Calidad, Duquesa S.A. requiere que todos sus proveedores de productos y
servicios estén alineados en el cumplimiento de esta norma.
En la actualidad un gran porcentaje de proveedores no se encuentran
contemplados dentro del proceso de selección, evaluación y reevaluación
incluido en la Norma ISO 9001:2008, lo cual constituye el principal
problema.
Asimismo los proveedores tienen algunos problemas a resolver tales como:
Falta de Manuales de Procedimientos.
Inexistencia de Documentación de las operaciones realizadas.
Desconocimiento de la Norma ISO 9001:2008.
Inexistencia de controles de Calidad.
Falta de capacitación en actividades especificas.
Falta de especialización en un área especifica de servicios.
Contratos de servicios relativamente cortos, donde por el tiempo de
ejecución de los mismos, los costos se elevan.
Duquesa S.A., empresa dedicada a la producción y comercialización de
aceites, grasas y margarinas de origen vegetal, cuenta actualmente con
proveedores de:
Materias Primas (Compra De Fruto De Palma)
Insumos
Ingredientes
Aditivos
21
Compras generales
Procesos subcontratados (servicios de transporte de carga liquida y
producto terminado)
Mantenimiento y calibración de equipos
Servicio de extracción de aceite
Agenciamiento comercial
Empresas de servicios temporales (personal)
Duquesa S.A. cuenta con la certificación en el Sistema de Gestión de
Calidad ISO 9001:2008, lo cual hace necesario que se definan parámetros
enfocados al tipo y grado de control para aquellos proveedores que inciden
en el desarrollo del negocio, así como también se determine el impacto que
genera el insumo adquirido en la realización del producto final; esto debido a
que el estado actual del proceso de compras cuenta únicamente con la
evaluación a proveedores de insumos, ingredientes y aditivos, siendo
necesario contar con parámetros de control para los demás proveedores que
de alguna manera generan un impacto en la cadena productiva de la
compañía.
El establecimiento de parámetros de selección, evaluación y re-evaluación
ayudará a garantizar el ingreso de productos y servicios que cumplan con las
especificaciones que la compañía requiere, enfocándose en la identificación
del grado de criticidad, determinación de parámetros de ingreso, acuerdos y
compromisos de calidad que agregaran valor al proceso de producción de
aceites y margarinas, el cual se reflejará en la reducción de tiempos de
espera de recepción de productos, quejas, re-proceso y producto no
conforme; cubrir esta necesidad, se considera el punto de partida y
herramienta principal para iniciar el camino hacia la implementación del
Sistema de Gestión de la Inocuidad ISO 22000 : 2005., que permita
garantizar controles en toda la cadena de producción alimentaria.2 (Luis,
2008)
2 Cuoto Lorenzo Luis. Auditoria del sistema APPCC, como verificar los sistemas de gestión de inocuidad
alimentaria HACCP, Ediciones Días de Santos. Barcelona España. 2008
22
6. JUSTIFICACION
Actualmente, la industria de alimentos colombiana, dando cumplimento a
los requisitos legales establecidos y en aperturas de nuevos mercados, se
ha establecido la implementación de nuevos sistemas de gestión
encaminados a cumplir con las exigencias de los clientes y atender las
necesidades actuales como es la protección al consumidor final; Duquesa
S.A. en su proceso de mejoramiento continuo y como empresa certificada
bajo el sistema de gestión de calidad ISO 9001 2008; Se ha comprometido
a realizar un diagnostico y un análisis minucioso a cada uno de los
procesos de la compañía, con fines de realizar una integración a otros
sistemas de gestión como son inocuidad alimentaria, ISO 22000, Gestión
ambiental (ISO 14001) y seguridad y salud ocupacional OSHAS 18001.
El propósito de este Informe final de investigación es realizar un diagnostico
al proceso actual de compras y realizar un diseño de la planificación,
ejecución y control del proceso de selección, evaluación y re evaluación de
proveedores con el fin de realizar un control estricto a los proveedores que
inciden directamente en la producción de aceites y margarinas al interior de
la compañía para poder contar con un proceso de compras eficiente que
realice aportes positivos ante el sistema de gestión de calidad e inocuidad
de la compañía.
23
7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 PRESENTACION Y RESEÑA HISTORICA DE LA ORGANIZACIÓN
Duquesa S.A es una empresa líder en la producción y comercialización de
aceites comestibles a nivel nacional e internacional, comprometida con sus
clientes, con los mejores estándares de calidad, precio y servicio,
fundamentada en sus recursos humanos y técnicos. Promoviendo el
desarrollo del trabajo en equipo, generando bienestar a sus accionistas,
colaboradores y al medio ambiente, contribuyendo al desarrollo del país.
7.2 MISIÓN3
DUQUESA S.A., es una empresa de producción y comercialización a nivel
nacional, de productos alimenticios, en las líneas de aceites, margarinas y
subproductos de origen vegetal, comprometida con sus clientes y
consumidores, con los mejores estándares de calidad, precio y servicio ; con
base en alianzas estratégicas en todos sus negocios, como pilar del
desarrollo y crecimiento sostenido a mediano y largo plazo, propiciador de
espacios para el desarrollo personal y profesional de sus empleados,
rentable justamente, que motive a sus accionistas a invertir y reinvertir en su
proceso de modernización, comprometida con el desarrollo de sus
proveedores en la consecución de la competitividad necesaria para las
partes ; motivada al desarrollo e innovación como estrategia diferenciadora,
generando bienestar a la comunidad y al medio ambiente, contribuyendo así
al desarrollo del país.
3 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011
24
7.3 VISIÓN4
En el 2015 Duquesa S.A., consolidará su objetivo de continuar siendo una
empresa dedicada a la producción y comercialización de productos
alimenticios, en las líneas de Aceites, Margarinas y Subproductos de origen
vegetal, con un crecimiento sostenido en sus tres unidades de negocio:
consumo masivo, productos de panadería, industria y exportaciones; con
altos niveles de competitividad, integrando tecnología de punta para la
automatización de los procesos.
7.4 POLÍTICA DE CALIDAD5
Es política de calidad de DUQUESA S.A., Trabajar continuamente con miras
a satisfacer y cumplir las necesidades específicas de todos nuestros
clientes, la reglamentación legal y contribuir con la conservación del medio
ambiente, con el objeto de ofrecer excelentes productos alimenticios en las
líneas de Margarinas, Aceites y Subproductos de origen vegetal, que busque
el mejoramiento continuo en todos sus procesos, para garantizar la
permanencia y competitividad de la organización.
7.5 POLÍTICA INTEGRAL6
Es política integral de Duquesa S.A.
Trabajar continuamente con miras a satisfacer y cumplir las necesidades
específicas de todos nuestros clientes, la reglamentación legal aplicable al
producto y a la organización, contribuyendo con la conservación del medio
ambiente, con el objeto de ofrecer excelentes productos alimenticios, en las
líneas de margarinas, aceites y subproductos de origen vegetal, que brinden
seguridad alimentaría al consumidor final, que busque el mejoramiento
continuo en todos sus procesos, con una adecuada comunicación tanto 4 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011 5 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011 6 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011
25
interna como externa, para garantizar la permanencia y competitividad de la
organización.
7.6 PRODUCTOS
Duquesa cuenta actualmente con un portafolio de productos elaborados
con aceites vegetales derivados de la palma de aceite, soya, girasol y
productos grasos dirigidos a consumo institucional (servicios de
alimentación, restaurantes, cocinas industriales) como industria panificadora
y pastelería y productos dirigidos al consumo en el hogar como son:
7.6.1 Margarinas:
-Margarinas industriales para panadería y aliñados
-Margarinas para mesa y cocina (barra)
- Margarinas para mesa (esparcibles)
7.6.2 Aceites
-Aceites para consumo en el hogar
-Aceites para uso industrial
26
Figura No. 1 Productos fabricados en duquesa S.A
Fuente Pagina web Duquesa S.A; www.duquesa.com.co
El mercado objetivo de la empresa esta dirigido en un alto porcentaje al
consumo industrial siendo un 70% aproximadamente la finalidad de la
compañía, el producir margarinas industriales dirigidas al mercado de la
industria panificadora, y el resto del porcentaje se encuentra repartido en
aceites y margarina de mesa y cocina.
27
7.7 RESEÑA HISTÓRICA DE LA COMPAÑÍA7:
DUQUESA S.A., cuenta con su memoria histórica con la cual puede
evidenciar los grandes logros que año tras año y desde sus comienzos ha
alcanzado.
A finales de los setentas (70´) inicia sus actividades como OLEICAS, el 24
de marzo de 1981 se creó la sociedad limitada con el nombre
INVERSIONES DUQUESA LIMITADA, cuyo objeto principal fue la inversión
con bienes muebles e inmuebles, siendo los socios principales varios
miembros de la familia Duque Correa. El 10 de agosto de 1982 cambia el
objeto social por la transformación y el procesamiento de materias primas
relacionadas con la industria de grasas, aceites y sus derivados, mantecas,
margarinas, jabones, detergentes y sus derivados y la compra y venta de
toda clase de mercancías comerciales e industriales relacionadas con esta
actividad.
El 13 de junio de 1985 se transformó la sociedad Inversiones Duquesa
Limitada en sociedad anónima denominada DUQUESA S.A. ingresando
como socios la familia Riveros Páez y el Palmar del Llano, con una nueva
visión y dinamismo propio de una familia de empresarios vinculados al sector
del cultivo y comercialización de palma.
Desde esa época y en los últimos años su desarrollo y crecimiento ha sido
notable, al punto de que ha hecho presencia en nuevos mercados como
almacenes de cadena e hipermercados codificando sus marcas y fabricando
marcas propias. Igualmente está en capacidad de desarrollar productos
especializados para las industrias de alimentos, entrando a formar parte del
selecto grupo de empresas que llega a esos canales.
DUQUESA S.A. consciente de la permanente evolución de la industria de
aceites, grasas y margarinas de origen vegetal comestibles, ha mantenido
dentro de su mejoramiento continuo, la renovación permanente, de su 7 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011
28
tecnología, generando una evolución periódica en cada una de sus áreas
productivas y administrativas, que le permiten producir aceites de óptima
calidad y permanecer en el mercado como una de las principales empresas
en esta línea, además cuenta hoy con su certificado al Sistema de Gestión
de la Calidad, basado en la Norma ISO9001:2008, otorgado por el
ICONTEC, el cual ha sabido mantener hasta la fecha.
El prestigio y buen nombre de DUQUESA S.A. no es gratuito. Se ha ganado
con el trabajo y dedicación constante de sus empleados y la disciplina y
esfuerzo de sus directivos, que contribuyen con el desarrollo personal y
laboral.8
7.8 LA GESTIÓN DE COMPRAS, CONSIDERACIONES GENERALES Y
TENDENCIAS ACTUALES.9
La relación entre compras y aprovisionamiento es íntima, razón por la cual
se considera a las compras como una de las actividades propias de la
función logística de aprovisionamiento. La selección de los proveedores es la
responsabilidad más importante del departamento de compras. Estos
términos son empleados con frecuencia para describir funciones
empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de
aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compras.
(proveedores., 2005)
La gestión de compras es el conjunto de acciones que realizan los miembros
de una organización con el fin de obtener del exterior los bienes y servicios
necesarios, en el momento oportuno y que garantice los mejores resultados
posible para la organización
8 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011. 2 Fuente: Evans J. Administración y control de calidad Cenage Learning.
9 Curso de Gestión de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestión de los proveedores. Organización
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labs-
CGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006.
29
Como función empresarial compras presenta un carácter más restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita del
exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
términos de tiempo, calidad y precio. Aunque esta función es de vital
importancia para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas
las operaciones que esta debe realizar para aprovisionarse.
Algunos de los objetivos de la función de Compras son:
Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los
planes de producción.
Proporcionar los productos, materiales y servicios de acuerdo con las
especificaciones de calidad requeridas.
Obtener los productos necesarios, al costo más bajo posible dentro de
las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos.
Prevenir al departamento comercial y a la gerencia general de las
variaciones de precios, coyunturas, tendencias, existiendo cuatro
indicadores que resultan básicos, los cuales son: precio, calidad,
condiciones de pago y plazos de entrega
Establecer relaciones mutuas que favorezcan el vínculo cliente-
proveedor favoreciendo el desarrollo que permita obtener un
abastecimiento de productos que cumpla con las características
deseadas. (proveedores., 2005) 10.
Las tendencias estratégicas de la gestión de compras están orientadas a
establecer, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores
que ofrezcan insumos de calidad. En este contexto la tendencia
predominante consiste en reducir el número de proveedores, con el fin de
delegar en ellos labores como el control de calidad, almacenamiento,
10 Curso de Gestión de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestión de los proveedores. Organización
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labs-
CGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006.
30
transporte. Aunque no es un factor crítico, el precio sigue siendo un aspecto
relevante en la selección de los proveedores.
7.8.1 PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES.
7.8.1.1 Métodos para clasificar los proveedores.
Cuando el número de productos o proveedores a clasificar es grande y su
incidencia con base en cierta característica es bastante dispar, resulta
conveniente clasificarlos utilizando determinados criterios. Algunas técnicas
cuantitativas sencillas y ampliamente utilizadas para realizar clasificaciones
son: el Método ABC o también llamado análisis ABC, la Ley de Pareto o
Regla 20/80 y la Matriz de Impacto en el Beneficio – Riesgo en el suministro
(IB/RS).
Utilizando estás técnicas y sus criterios, la empresa puede clasificar los
productos que compra en las siguientes categorías:
Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo
Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo
Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo
Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.
Con estos métodos se pueden establecer múltiples clasificaciones que
promuevan su posterior evaluación, en donde los criterios clasifican a (1) Los
Productos en costo, beneficio, volumen de ventas/compras, entre otros. (2)
Los Proveedores en volumen de compras, calidad, condiciones de pago,
retrasos en los plazos de entrega, entre otros.
31
7.8.1.2 Procedimientos para la selección de proveedores.11
Generalmente en las empresas, la toma de decisiones en cuanto a la
selección de proveedores se basan en criterios netamente económicos,
siendo de gran importancia el cálculo del Punto de Equilibrio multiproducto,
el cual determina el tiempo que se gastaría para que el total de los ingresos
aumentados y/o los gastos reducidos sea igual al costo total. Sin embargo,
no toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo, por tanto, la utilización de
las técnicas de los costos en la valoración de alternativas múltiple, la
Ingeniería de Precios y Productos, facilitan la definición de la mejor oferta en
la cartera de productos y/o servicios, determinando el orden de prioridad y la
situación de cada propuesta a través del ranking de productos, la aplicación
de la matriz BCG ,( desarrollada por el Boston Consulting Group) donde se
evalúa la posición de un negocio en el mercado donde se tienen dos
variables, Tasa de crecimiento en el mercado y la posición del negocio en
el mercado12 y el análisis de los costos. (proveedores., 2005)
El análisis Costo/Beneficio es otra técnica de recurrente uso para la toma de
decisiones en la selección de proveedores, el cual consiste en fijar cifras
monetarias en los diferentes costos y beneficios de una actividad, que
permitan estimar el impacto financiero acumulado de lo que se pretende
lograr. También se utiliza al comparar los costos y los beneficios de las
diferentes decisiones, solo si no es una guía clara para tomar una buena
decisión, pues existen otros puntos a tomar en cuenta tales como la mano
de obra, seguridad, horizonte de tiempo, periodo, obligaciones legales,
satisfacción del cliente, entre otros.
Igualmente el proceso de compras requiere de objetividad en el momento de
seleccionar proveedores, en donde el decisor debe comportarse como un 11 Curso de Gestión de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestión de los proveedores. Organización
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labs-
CGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006. 12 Mariscal Briones Walter, Proceso de toma de decisiones gerenciales, Editorial el Cid Buenos Aires Argentina
Galindo Martín, Miguel Ángel Sastre Castillo, Miguel Ángel Diccionario de dirección de empresas y marketing
Editorial: Ecobook - Editorial del Economista , España
32
optimizador económico (que maximice las utilidades y minimice los costos) y
adicionalmente cumpla con los requerimientos de la ISO 9000:2000, en
donde los proveedores potenciales deben ser evaluados y seleccionados
según el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos por la
organización, sumado esto a otras inquietudes de carácter político, social,
religioso o sentimental.
Generalmente en las empresas, los sistemas que comúnmente se emplean
para la evaluación de proveedores se limitan a tan solo dos criterios que son:
calidad y precio. Sin embargo, se considera significativo agregar otros
criterios tales como los descuentos, embalajes, flexibilidad, faltantes en la
entrega, transporte, experiencia anterior, tiempo de entrega y su
cumplimiento, capacidad de supervisión, validez de la oferta, localización,
calidad de la gestión, posibilidades del uso del justo a tiempo y posibilidades
de reciclaje de los envases y embalajes.
Para seleccionar13 el mejor proveedor, la presencia de múltiples atributos es
un problema de decisión, que actualmente deja de serlo con la utilización de
las técnicas matemáticas para la toma de decisiones considerándose como
una herramienta potente que permite lograr una gestión más efectiva. Para
tal fin, se propone un procedimiento que permite obtener un ranking de
alternativas (proveedores) en donde se consideran un conjunto de criterios
en conflicto, facilitando la selección de proveedores aplicando técnicas
multicriteriales. (González, (2003).)Los pasos se describen a continuación:
Paso 1. Seleccionar los criterios: Es necesario determinar los criterios que
se deseen valorar para efectuar la evaluación de los proveedores.
Paso 2. Determinar la importancia relativa de los criterios: Este es un
paso realmente importante en el proceso de toma de decisiones, en el
mismo se pondera los criterios.
13 González, A. y R. Garza. (2003). “Aplicación de las técnicas multicriteriales en la evaluación y selección de
proveedores”. Industrial. Vol.24, No.2. Cuba. pp. 34 – 39.
33
Paso 3. Establecer la categoría de cada proveedor: en este se establecen
cuatro categorías de proveedores Enunciadas anteriormente:
Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo
Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo
Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo
Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.
Paso 4. Obtener el ranking de los proveedores:
Para la selección del mejor proveedor solo se analizarán aquellos que se
encuentran en la categoría 1 y 2, los que se encuentren con categoría 3 y 4
no se tendrán en cuenta.
Existen otros procedimientos y métodos que ponderando, evalúan al
proveedor, pero estos carecen de una fundamentación matemática con
análisis multicriterio, lo cual limita a las empresas en la toma de decisiones
efectiva para el proceso de selección de proveedores.
Los procedimientos analizados comparten rasgos comunes tales como
ordenamiento, clasificación, selección de alternativas, necesidad de analizar
criterios no financieros pero con una escaza fundamentación matemática,
cuya aplicación facilitaría los problemas típicos de decisión reconocidos en
la literatura y que están presentes en los procesos de evaluación y selección
de alternativas.
Como ya se mencionó, no todos los procedimientos de selección de
proveedores antes referenciados se sustentan en el uso de instrumentos
matemáticos, que proporcionarían al decisor herramientas efectivas para la
resolución de un problema de decisión; en estos no se tiene en cuenta el
filtrado (reducción) de los criterios y alternativas, antes de someterlas a la
aplicación de métodos multicriterio para la toma de decisiones.
Ninguno de los procedimientos antes analizados integra todos los elementos
necesarios para la eficaz selección de los proveedores, los que serán
34
considerados por el autor en el procedimiento que se diseñe para la
selección de proveedores. (proveedores., 2005)14
7.8.2.2 CONCEPTOS BÁSICOS EN EL PROCESO DE TOMA DE
DECISIONES.
7.8.2.2.1 QUE ES LA TOMA DE DECISIONES ?
La toma de decisiones consiste básicamente en escoger entre varias
alternativas la más conveniente, es una elección entre lo que probablemente
es correcto y lo que probablemente no lo es, lo cual implica correr un riesgo.
Cuanto más importante es un trabajo, mayores son los riesgos que hay que
correr. No se trata de suprimirlos, sino asumir los que sean razonables”.
(Peter Ducker)15
La toma de decisiones es un proceso de elección entre un conjunto de
criterios, para alcanzar uno o más objetivos. Simón (1960) Toscano (2000)
consideran que este término generalmente se asocia, con las primeras cinco
etapas del proceso de resolución de problemas. Así, la toma de decisiones
se inicia al identificar y definir el problema, y termina con la elección de una
alternativa, que es el acto de tomar una decisión.
7.8.2.2.2 ¿CÓMO TOMAR UNA DECISIÓN?
La toma de decisiones es aparentemente sencilla, es algo cotidiano y natural
que se hace diariamente de forma casi inconsciente. Por lo que se pude
hablar del hombre como un “homo decisional”, ya que el mismo toma
aproximadamente entre seis mil y ocho mil decisiones diarias (Rodríguez,
14 Curso de Gestión de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestión de los proveedores. Organización
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labs-
CGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006.
15 Drucker, P.E. (1967). “The Effective Executive”. Harper and Row, Publishers Incorporated. New York.
35
2001)16.
En la toma de decisiones están implícitas las distintas alternativas o
acciones que pueden ser tomadas por el y que constituyen las variables
controladas en el proceso. El problema es evaluar las distintas alternativas y
seleccionar la mejor de acuerdo al objetivo trazado.
Cuando se adopta una decisión esta se basa en datos (información) sobre
los resultados obtenidos en el pasado y establece una línea de acción en el
presente (decisión), que dará lugar a un resultado en el futuro (García y
Cuétara, 1986 y González, 2001). Tomar decisiones es tanto un arte como
una ciencia, Rodríguez (2001) precisa algunos elementos básicos que al no
cumplirse se corre el riesgo de caer en ciertos fallos que alteran el valor, la
calidad y la credibilidad de la decisión. A continuación se relacionan aquellos
que tienen gran valor:
Utilización de una información errónea, desactualizado o irrelevante.
Utilización de una muestra mal seleccionada para desarrollar el
proceso de análisis.
Dejarse influir por prejuicios o sentimientos afectivos.
Absolutizar la importancia de los promedios, ignorando el valor de los
valores extremos.
Interpretación y/o conclusiones equívocas.
Análisis efectuado bajo un único prisma en relación con la posición
social, económica o administrativa.
Absolutizar la certeza cuando se está en presencia de incertidumbre.
Según Nieto y García (1996) en la toma de decisiones se originan
imprecisiones, lo cual está dado entre otras causas por:
Información incuantificable: Cuando se trata de datos cualitativos y,
por lo tanto, sujetos a valoración subjetiva.
16 Rodríguez, A. et al.(1986). “Dirección de la Calidad”. Ed. ISPJAE, C. Habana. p. 115.
36
Información incompleta: Cuando la información puede ser medida
como “alrededor de un valor”, pero no “exactamente el valor”.
Información imposible de obtener: Cuando la obtención de datos
exactos se realiza a un costo elevado, pudiendo ser deseable obtener
una “aproximación” a esos datos.
Información parcial: Cuando se desconoce parte de los hechos.
(García, (1996)17 el proceso de toma de decisiones se hace más
complejo a medida que se presentan las siguientes situaciones:
Existencia de un gran número de opciones.
La información disponible es insuficiente.
El periodo de tiempo en el cual debe adoptarse la opción es corto.
Los factores cuantitativos son menores.
Se presentan antagonismos o discrepancias.
La toma científica de las decisiones surgió a través de la historia partiendo
de las experiencias prácticas (Gallagher y Watson, 2005)18. El proceso de
toma de decisiones se puede resumir en seis etapas fundamentales:
1) Definición del problema.
2) Análisis de la información.
3) Análisis de soluciones alternativas.
4) Selección de la decisión.
5) Implantación de la estrategia seleccionada.
6) Evaluación de la decisión tomada a través de retroalimentación.
los requerimientos para una aplicación exhaustiva del proceso de toma de
decisiones comprenden:
17 García, J.R. y L. Cuétara. (1996). “Métodos para la Toma de Decisiones en la Gestión Empresarial”.
Universidad Federal de Acre, Segunda Edición. Brasil. pp. 173–196.
18 Gallagher, Charles A. Watson, Hugo J. Métodos cuantitativos para la Toma de Decisiones en Administración
Parte I. Editorial Félix Varela. 2005.
37
Estar bien informado: Deben conocerse todos los hechos y
relaciones pertinentes. Conocer todas las alternativas: El método científico supone que
pueden identificarse todas las alternativas posibles de solución al
problema. Ser objetivo: En los negocios esto significa: ser un optimizador
económico. Las decisiones son el motor de los negocios y de la adecuada
selección de las alternativas depende en gran parte el éxito de
cualquier organización.
7.8.2.2.4 ¿QUÉ ES UN PROBLEMA DE DECISIÓN MULTICRITERIO?
Un problema de decisión multicriterio es cuando existen como mínimo dos
criterios en conflicto y por lo menos dos alternativas de solución, siendo la
decisión el resultado de un compromiso entre todos ellos, que produzca el
mejor resultado (Nieto y García, 1996; Toscano, 2000 y Garza y González,
2002). La evaluación desde el punto de vista matemático, se caracteriza por
tener múltiples criterios generalmente en conflicto con un grado desigual de
desarrollo, los cuales suelen confrontarse suscitando un problema
multicriterio
7.8.2.3 PROCEDIMIENTO MULTICRITERIO PARA LA SELECCIÓN DE
PROVEEDORES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS.
El Procedimiento Multicriterio para la Selección de Proveedores
(PROMUSEP), es una herramienta de toma de decisiones basada en el uso
de métodos y técnicas multicriterios, aunque con una estructura sencilla su
robustez le permite a la empresa realizar el proceso de selección de
proveedores de forma rápida, la cual está compuesta por una serie de fases
que se describen a continuación:
38
7.8.2.4 FASES DEL PROCEDIMIENTO PROMUSEP.
La herramienta PROMUSEP sigue un procedimiento de seis fases
interrelacionadas, en la cual se incluye una preliminar tal como se describe:
Fase Preliminar: El objetivo de fase es evaluar el cumplimiento de los
principios de pertinencia, suficiencia, pro-actividad y creatividad que se
establecen como concepción general y que son condiciones necesarias para
la aplicación del PROMUSEP19. (proveedores., 2005) Es una etapa en
donde se determina la factibilidad de su aplicación.
a) Primera Fase – Identificación y definición:
Identificación de posibles expertos.
Selección del equipo de expertos, a los que también se les llamará
decisores (DM). Utilizar algún método conocido y que garantice la
fiabilidad.
Diagnóstico y determinación de las necesidades de recursos para
solicitar los proveedores. En este punto se evalúan: (a) las
necesidades de compra con su respectiva elaboración del plan de
compra; (b) identificación de los proveedores potenciales; (c)
actualización de una base de datos con todos los proveedores (reales
y potenciales) que posee la empresa.
Establecer los criterios de decisión.
Reducción del listado de criterios.
Clasificación y reducción del listado de alternativas
(proveedores/productos), en donde se realiza: (a) estudio de los
mercados de compras; (b) petición de ofertas a los proveedores; (c)
análisis y clasificación de los proveedores. En este punto es viable
19 Curso de Gestión de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestión de los proveedores. Organización
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labs-
CGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006.
39
utilizar el método ABC u otro; (d) eliminar las ofertas que no cumplan
las especificaciones.
b) Segunda Fase – Aprobación:
Emisión de solicitud de aprobación.
Presentar la lista reducida de proveedores (preselección) con la
información requerida de los clientes para que den su
aprobación técnica.
Emisión de certificación.
c) Tercera Fase – Recopilación de la información general:
Diagnóstico a los proveedores.
Documentos a emitir por las unidades.
Diseñar jerarquías.
Información sobre los proveedores.
Verificación de la información.
d) Cuarta Fase – Carga del sistema y evaluación:
Carga del sistema informático (el que se decida usar).
Evaluar cada alternativa en cada uno de los criterios. Aquí se
utilizará un procedimiento matemático de toma de decisiones
(AHP, ELECTRE o el que se adecue).
Obtención de consenso entre los resultados de los expertos.
Reportes de salida.
Hacer análisis manuales.
e) Quinta Fase – Procesamiento de los resultados presentados y toma de decisión:
Presentar propuestas.
Revisión por el Comité.
Revisión por el Director.
40
Negociar con el proveedor.
Licitación.
Seguimiento y control.
Evaluación del resultado.
f) Sexta Fase – Mejoramiento del procedimiento:
El mejoramiento se concibe en dos sentidos el “Interno del Procedimiento” y
en el “Direccionamiento de las Mejoras” atendiendo a los resultados
obtenidos en la selección de proveedores.
7.9 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Y RECEPCION
La calidad de las partes y servicios adquiridos, así como la prontitud en la
entrega son cruciales, el departamento de compras puede ayudar a una
empresa a lograr la calidad si lleva a cabo lo siguiente:
Elegir proveedores conscientes de la calidad
Asegurar que las órdenes de compra definan con claridad los requisitos
de calidad que especifican la ingeniería y el diseño de productos.
Vincular al personal técnico del comprador y el proveedor para diseñar
productos y resolver problemas técnicos
Establecer relaciones de largo plazo basadas en la confianza
Proporcionar a los proveedores capacitación para el mejoramiento de la
calidad
Informar a los proveedores cualquier problema que se presente con sus
productos
Mantener una comunicación adecuada con los proveedores en relación
con los requisitos de calidad y los cambios en el diseño
41
Un comprador no solo debe ser responsable de la adquisición a bajo
costo, sino que debe enfocarse en la calidad de los productos y materias
que compre.
7.10 LA FUNCION COMPRAS /SUMINISTROS Y SUS RESPONSABILIDADES20
La Función compras y suministros interviene en la elaboración de la política
general y en la ejecución de las estrategias de la empresa, al asegurar una
administración eficaz de los recursos externos, esta función contribuye al
mejoramiento de la competitividad de la empresa y se halla en el campo
obligatorio de las relaciones contractuales que involucran la adquisición de
los productos y servicios de la organización. (ICONTEC, 1995)
Para los solicitantes o clientes internos, esta función permite ejecutar las
estrategias de la empresa mediante la aplicación de técnicas apropiadas,
con relación a los proveedores, la función compras/ suministros se apoya
sobre el respeto al código de ética definido con base en las políticas de la
empresa.
Las responsabilidades del comprador consisten principalmente en asegurar
que el producto o servicio comprado cumpla con las exigencias
especificadas, lo cual conlleva a las siguientes acciones:
Participar en la expresión de la necesidad
Identificar y controlar los riesgos de las normas y suministros
Negociar con los proveedores
Redactar los acuerdos en términos únicos
Establecer relaciones con los proveedores: comunes (corto, mediano)
de sociedad (mediano, largo plazo)
20 Fuente: GTC 14 Administración de la calidad y elementos del sistema de calidad, directrices para las compras
y aprovisionamientos. Página 4 ICONTEC 1995.
42
Desarrollar las fuentes de compras/suministros mediante la búsqueda
y selección de los proveedores y de los productos y en la calificación
de los mismos.
Promover entre los proveedores un espíritu de competitividad
creativa.
7.11 IMPORTANCIA DEL PERFIL DE COMPETENCIAS EN UNA
COMPAÑÍA CERTIFICADA BAJO LA NORMA ISO 9001 2008.
7.1.1.1 Que son las competencias21:
El análisis de puestos de trabajo basado en las competencias implica
básicamente la redacción de descripciones de puestos a partir de
competencias en lugar de obligaciones. Se considera que es lo que el
empleado debe ser capaz de hacer en lugar de una lista de obligaciones
que debe desempeñar.
De manera sencilla las competencias se definen como las características
demostrables de una persona que permiten el desempeño las competencias
de puestos siempre son conductas observables y medibles que forman
parte de un trabajo. (Gary, 2009)
7.1.1.2 Análisis de puestos de trabajo basado en competencias
Significa describir el puesto en términos de competencias conductuales
medibles y observables (conocimientos, habilidades y/o conductas) que el
empleado que ocupa el puesto debe mostrar para desempeñar bien el
trabajo. Esto difiere de la forma tradicional que describe el puesto en
términos de obligaciones y responsabilidades; el análisis basado en
competencias se enfoca mas en como el trabajador cumple con los
objetivos o desempeña en la realidad el trabajo.
21 Dessler Gary Administración de recursos Humanos 2009.
43
Figura No. 2 Determinación de las competencias, autoridades y responsabilidades según la Norma ISO 9001.
Fuente: Pereiro J. La gestión de los Recursos Humanos En ISO 9001.
La Dirección de la organización tiene la responsabilidad de definir la
estructura de personas. Esta definición establece qué actividades deberá
poder realizar con suficiencia cada persona según los puestos de trabajo
que haya diseñado la Dirección. Aunque ISO 9001 no lo enuncia
explícitamente, esta definición es la entrada que debe utilizar el proceso que
se muestra en el esquema ordenado en 3 subprocesos secuenciales.
Con la definición de las tareas encomendadas a cada puesto de trabajo
creado, la primera actividad que debe realizarse es determinar la
competencia necesaria para cada puesto de trabajo. Es decir, qué
formación, qué experiencia, qué educación, y qué habilidades debe poseer
la persona o personas que ocupen cada puesto de trabajo.
44
7.12 OBJETIVO PRINCIPAL DEL ANALISTA DE COMPRAS DENTRO DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS.
Dentro del proceso de gestión de compras, es importante contar con
competencias claras y establecidas que definen el puesto de trabajo y las
labores de la persona que esta desempeñando la función, ya que el contar
con un perfil adecuado, puede garantizar el completo desarrollo del proceso
dentro de una empresa; a continuación se presenta las competencias y
objetivos generales del cargo de un analista de compras que debe cumplir
como requisito mínimo:
“Realizar22 los trámites para la adquisición de insumos, materia prima y
equipos requeridos por la empresa, estudiando y
analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los
procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores
condiciones de precios, calidad y oportunidad”.
“Objetivos del Cargo”
“Asegurar la compra de los insumos, materias primas y equipos en las
mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.
Cumplir con el presupuesto para compras.”
“Funciones realizadas”
“Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a
las requisiciones.
Verifica la disponibilidad de presupuesto para la realización de
las compras.
22 Manual de funciones y procedimientos Duquesa S.A Perfil de competencias Analista de compras, proceso de
gestión humana, Versión 2009.
45
- Tramita órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante
las compañías.
Lleva control de archivo de los proveedores, órdenes
de compra y cotizaciones recibidas.
Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos.
Elabora informes de compras a la administración.
Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la
administración.”
7.13 DESARROLLO DE PROVEEDORES23
La norma ISO 9000 ha venido teniendo gran aceptación en Europa y
Norteamérica. Los gobiernos la han adoptado en su normatividad nacional
y los grandes compradores la usan para garantizar los resultados de sus
relaciones comerciales con los proveedores, pues se considera que un
proveedor que se encuentra certificado con la norma es un proveedor que
puede garantizar la entrega de productos y servicios de calidad; o bien, si
resulta muy sencilla por su trayectoria previa, la toman como base,
agregando sus requerimientos específicos como en el caso de QS 9000 o
del Sistema de Calidad de Coca-Cola. (HERRERA UMAÑA, 2006)
Aunque un proveedor con un sistema de gestión de calidad implementado
puede brindar mayor confiabilidad de los productos y servicios que presta,
una empresa compradora no debe quedarse sólo con este criterio para
seleccionar, evaluar y tomar decisiones acerca de sus proveedores; se
hace necesario que las empresas implementen todo un programa de
23 HERRERA UMAÑA, María Fernanda y OSORIO GÓMEZ, Juan Carlos. Modelo para la gestión de proveedores
utilizando AHP difuso. Santiago de Cali: Universidad Icesi, 2006. p. 69-88.
46
desarrollo de proveedores, que incluya procesos de selección, evaluación
de desempeño periódico, evaluación del sistema de gestión de calidad,
seguimiento, acompañamiento y certificación de proveedores, que le
aseguren en cada uno de los procesos anteriores, proveedores
comprometidos a brindar productos y servicios de calidad, con mejoras en
sus procesos internos reflejados en sus productos vendidos, entre otros
aspectos que contribuyan a generar relaciones gana-gana entre la empresa
y sus proveedores.
Para el desarrollo de los procesos de un programa de este tipo, las
empresas deben encontrar la metodología que mejor se adapte a sus
ambientes. La selección de proveedores puede verse como una toma de
decisión multicriterio, en donde se necesitan herramientas que provean una
mejor visualización de los factores que influyen en la decisión, así como de
las preferencias existentes. La evaluación de desempeño del proveedor
debe ser un proceso flexible, que permita evaluar las diferentes
características de calidad y oportunidad de un producto o servicio prestado
y la gestión de un proveedor.
La evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor, debe hacerse
mediante la verificación del cumplimiento de los requisitos básicos del mismo
sistema y que oriente al proveedor a generar planes de acción que
incentiven su mejora. La empresa debe hacer seguimiento y
acompañamiento a los planes de mejora que se generen de las
evaluaciones hechas al proveedor y llevar control sobre toda la información
generada por estos procesos, que sean insumo para la toma decisiones de
futuras negociaciones.
47
7.14 MODELO PARA LA GESTIÓN DE PROVEEDORES UTILIZANDO EL CICLO PHVA O AHP DIFUSO 24
Este modelo puede aplicarse a proveedores que implementen o no el
sistema de gestión de calidad, el cual permite obtener un comparativo de las
oportunidades de mejora que se evidencian en el análisis de la estructura
interna de la organización con el propósito de identificar las debilidades que
tienen los proveedores en miras de coadyuvar en su desarrollo.
A continuación se presentan las fases del PHVA con las correspondientes
actividades de selección (HERRERA UMAÑA, 2006)25:
Planear
Selección de proveedores
Definición de características a medir de los productos ofrecidos por el
proveedor
Hacer
Evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor
Evaluación del desempeño del proveedor
Verificar
Seguimiento a los planes de acción derivados de las evaluaciones
Actuar
Administración de la información del proveedor y toma de decisiones.
Estas etapas se han definido con el objetivo de lograr las siguientes metas
en el desarrollo del sistema de gestión:
24 Herrera Umaña M, Osorio Guzmán J, modelo para la gestión de proveedores utilizando AHP Difuso. 25 Herrera Umaña M, Osorio Guzman J, modelo para la gestión de proveedores utilizando AHP Difuso
48
Figura No. 3. Ciclo PHVA para el aseguramiento y desarrollo de proveedores. Resultados esperados en cada una de las etapas.
Fuente: Modelo para la gestión de proveedores utilizando AHP Difuso (Herrera Umaña)
Este modelo26 (HERRERA UMAÑA, 2006) permite realizar un comparativo
entre niveles de jerarquización donde se tiene en cuenta criterios,
subcriterio y alternativas de selección con las cuales se construye un árbol
de decisiones, permitiendo definir niveles de comparación por cada grado de
jerarquía.
26 Herrera Umaña M, Osorio Guzman J, modelo para la gestión de proveedores utilizando AHP Difuso
49
Figura No. 4 Criterios para la utilización del modelo.
Fuente: Modelo para la gestión de proveedores Utilizando AHP difuso.
Asimismo el modelo AHP difuso permite gestionar las relaciones entre la
organización y los proveedores de manera efectiva; su éxito radica en la
cultura organizacional y en las condiciones de negociación que puedan
incidir en el resultado positivo de la gestión. Generalmente se aplica en los
proveedores más estratégicos de la organización.
50
7.15 NORMA ISO 22000: 2005. SISTEMA DE GESTIÓN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA.
La Norma ISO 22000 es una norma internacional, voluntaria y certificable,
aplicable a todos los sectores de la cadena alimentaria. Armoniza la
normatividad alimentaria con los principales estándares del Sistema de Gestión
de Calidad, proporcionando garantías de seguridad y control alimentario frente a
los requerimientos normativos de la legislación colombiana y de los clientes.
La primera versión de la ISO 22000, fue publicada en 2005 y los sectores a los
que va dirigido son:
Productores primarios.
Fabricantes de productos alimentarios.
Transportistas.
Almacenamiento.
Fabricantes de equipamientos, embalajes y envases.
Limpieza y desinfección.
Restaurantes.
Piensos compuestos.
Aditivos e ingredientes.
Las ventajas de contar con un SGIA según la Norma ISO 22000 son:
Aumentar la satisfacción del cliente al contar con un Sistema de
Gestión capaz de controlar eficazmente los riesgos para la salud.
Cumplimiento de requisitos legales.
Reconocimiento a nivel mundial.
Armonización con otros estándares de calidad.
Mejora la comunicación en la cadena de suministro.
Integra principios del APPCC y del Codex Alimentarius.27
Control/reducción de riesgos de seguridad alimentaria.
Mejora de la organización interna.
27 http://www.gestion-calidad.com Implementación de un Sistema de gestión de inocuidad alimentaria.
51
Mejora de la imagen de la empresa.
Apertura a nuevos mercados.
Aplicable a empresas de todos los tamaños.
Sistema de administración de la seguridad del alimento:
Requisitos generales.
Requerimientos de documentación.
Responsabilidad de la dirección:
Compromiso de la dirección.
Política del alimento seguro.
Planteamiento del sistema de administración de la seguridad del
alimento.
Responsabilidad y autoridad.
Líder del equipo de la seguridad alimentaria.
Comunicación (interna o externa)
Respuesta ante emergencias.
Revisión por la Dirección
Gestión de recursos:
Provisión de recursos:
Recursos humanos.
Infraestructura.
Ambiente de trabajo.
Planificación y realización del producto inocuo:
Generalidades.
Programa de prerrequisitos.
Pasos previos para un análisis de peligros.
Análisis de peligros.
Diseño y reajuste de Prerrequisitos operacionales.
52
Diseño y reajuste del Plan APPCC.
Puesta al día de la información y los documentos de prerrequisitos y
Plan APPCC.
Planificación de la verificación.
Operación del Sistema de Gestión de la Trazabilidad Alimentaria.
Control de no conformidades.
Validación, verificación y mejora del SGIA:
Generalidades.
Validación de las combinaciones de medidas de control.
Control del seguimiento y medición.
Verificación del Sistema de Gestión de la Inocuidad de Alimentos.
Mejoras.
7.16 GESTIÓN DE LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS: ISO 22000
La preocupación creciente de los consumidores por la inocuidad de los
alimentos así como las constantes exigencias de los comercializadores por
distribuir productos alimenticios seguros, ha generado que las empresas
productoras de alimentos implementen el Sistema de Gestión de Inocuidad
Alimentaria; su aplicación se realiza a través de la aplicación de la norma
ISO 22000 que no solo le permite a las empresas producir alimentos
inocuos, mejorar la calidad del producto, la eficiencia de la producción,
reducir el desperdicio y ahorrar dinero sino que también la hará más
competitiva posicionándola en el mercado internacional.
En este contexto, adecuar los procesos de producción de alimentos,
identificar y controlar los riesgos que afectan su seguridad, demostrar una
comunicación efectiva con clientes y alcanzar la satisfacción de los mismos,
conlleva a las empresas a brindar alimentos seguros y les permitirá obtener
ventajas económicas y competitivas, simplemente por haber organizado
sistemáticamente la gestión de sus procesos y por la mejora de los controles
de riesgos durante la producción de los alimentos.
53
Esta norma puede ser implementada por todas las empresas presentes en la
cadena de alimentos, incluso las que prestan servicios al rubro tales como
transporte, operadores de almacenaje, fabricantes de productos de embalaje
y limpieza, entre otros.
La Norma Internacional ISO 22000 reúne los requisitos específicos para
alcanzar la inocuidad de los alimentos a partir de los principios de HACCP
(sigla en inglés que significa Análisis de Peligros y Puntos Críticos de
Control), y propone aplicar este proceso a través de los conceptos de
gestión de la calidad, basados en la Norma Internacional ISO 9001. Ambas
Normas pueden ser certificadas en forma individual, no obstante pueden
implementarse en forma integrada a través de la aplicación de ISO 22000.
7.17 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA.
Un Sistema de Gestión de la Inocuidad Alimentaria efectivo permite controlar
específicamente los procesos de la empresa y aplicar las buenas prácticas a
fin de lograr la inocuidad de los alimentos, para lo que se requiere definir los
puntos críticos de control, los métodos y los responsables.
El certificado ISO 22000 legítima el cumplimiento de la norma en la que se
sustenta el Sistema de Gestión de Inocuidad de los Alimentos, el cual es
emitido por un organismo de certificación independiente, dándole garantías
al cliente de que su empresa ha implementado los procesos internos
necesarios para controlar y mantener la inocuidad de los alimentos y por otra
parte, asegurar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.28
28 NTC ISO 22000 2005. Sistemas de gestión de inocuidad de los Alimentos. Requisitos para cualquier organización En la cadena alimentaria
54
8. METODOLOGIA
8.1 DIAGNOSTICO INCIAL DEL PROCESO DE COMPRAS
Con base en la necesidad actual de la compañía, se realizo un diagnostico
inicial del proceso de compras teniendo en cuenta el grado de aporte al
sistema de gestión de la calidad de la compañía y los criterios que se
describen a continuación:
Determinación del estado actual de los procesos del sistema de gestión
de calidad de la empresa.
Interacción entre los procesos
Caracterización del proceso de gestión de compras.
Estado actual del proceso interno.
Estado actual de proceso de evaluación de proveedores.
Eficacia en el canal de comunicación entre la empresa y el proveedor
Aporte al sistema de gestión de calidad de la compañía
55
8.1.1 DETERMINACION DEL ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE DUQUESA S.A 29
Para conseguir el cumplimiento de la Política de Calidad, los Objetivos de
Calidad y los requisitos específicos, Duquesa determino su estructura de
procesos de acuerdo a la siguiente valoración teniendo en cuenta una
escala de valor determinada por el representante por la dirección ante el
sistema de gestión de calidad y la junta directiva de la compañía:
29 Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011
56
Tabla No. 1. Determinación de la estructura de los procesos dentro del sistema de gestión de calidad de Duquesa
S.A
Proceso
Mis
ión
Visi
ón
Polít
ica
Obj
etiv
os
Req
uisi
tos
de lo
s cl
ient
es
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uisi
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Doc
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y R
egis
tros
Tota
l
Cla
sific
ació
n
Planeación y revisión del sistema de gestión de calidad
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 50 Gerencial
Gestión de calidad 5 5 5 4 4 4 4 4 5 5 45 Gerencial
Gestión de ventas 4 3 3 4 3 5 5 3 5 4 39 Misional
Gestión de producción 4 3 3 4 5 2 3 2 3 4 33 Misional
Gestión de distribución 4 3 3 4 4 3 2 4 4 4 35 Misional
Gestión de inventarios 2 2 2 2 3 4 4 2 4 4 29 Apoyo
Gestión de compras 2 2 2 2 4 2 2 2 2 4 24 Apoyo
Control y aseguramiento de la calidad
2 2 2 3 2 5 2 2 4 4 28 Apoyo
Gestión de mantenimiento 2 2 2 2 2 2 3 2 4 4 25 Apoyo
Gestión Humana 2 2 2 2 2 2 2 5 4 3 26 Apoyo
Gestión ambiental 2 2 2 4 1 4 2 2 4 4 27 Apoyo
Gestión de seguridad industrial y salud ocupacional
2 2 2 2 1 1 2 2 4 4 22 Apoyo
Gestión de tecnologías de información y comunicación
2 2 2 2 2 1 2 2 2 5 23 Apoyo
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Versión 8 2011.
Para determinar la participación de los procesos dentro del sistema de
gestión de calidad la compañía determino la siguiente escala según el
resultado obtenido
Proceso Gerencial Entre 40 y 50 Puntos
Proceso Misional Entre 30 y 40 Puntos
Proceso de Apoyo Menor 30
57
PROCESOS GERENCIALES
Proceso de Planeación y Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
Proceso de Gestión de la Calidad
PROCESOS MISIONALES
Proceso de Gestión de Ventas
Proceso de Gestión de Producción
Proceso de Gestión de Distribución
PROCESOS DE APOYO
Proceso de Gestión de inventarios
Proceso Gestión de Compras
Proceso de Control y Aseguramiento de la Calidad
Proceso de Gestión de Mantenimiento y Calibración
Proceso de Gestión Humana
Proceso de Gestión Ambiental
Proceso de Gestión S&SO
Proceso Gestión TIC’s
8.1.2 INTERACCION DEL PROCESO DE GESTION COMPRAS ENTRE LOS DEMAS PROCESOS DE LA COMPAÑÍA
A continuación se describen las interacciones entre cada uno de los
procesos, teniendo en cuenta las salidas generadas y su respectivas
entradas.
58
Tabla No. 2 Interacción entre los diferentes procesos.
59
60
61
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8
62
Figura No. 5 Mapa de procesos de Duquesa S.A
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A versión 8
63
Figura No.6 Caracterización del proceso de gestión de compras. .
Fuente: Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A versión 8
64
8.1.3 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Dentro de la compañía, el proceso de gestión de compras se encuentra
catalogado como proceso de apoyo, ya que suministra productos y servicios
tanto a los procesos misionales de la compañía (gestión de ventas, gestión
de distribución y gestión de producción) como a los demás que requieran en
algún momento productos y servicios, además es el canal de comunicación
principal entre los proveedores y los diferentes procesos de la empresa.
El proceso de gestión de compras de Duquesa S.A. tiene como objetivo
asegurar el suministro oportuno de las requisiciones solicitadas,
garantizando el cumplimiento de los requisitos de los productos. Dentro del
ciclo PHVA actualmente el proceso realiza las siguientes actividades, las
cuales fueron identificadas en el diagnóstico:
Tabla No.3 Estructura según el ciclo PHVA del proceso de gestión de compras de Duquesa S.A.
Planear Asegura los requisitos de compra de los productos y/o
servicios.
Determina los criterios de selección, evaluación y
reevaluación de proveedores.
Determina la metodología para la reposición oportuna
de productos
Evalúa la capacidad de los proveedores para
suministrar productos y/o servicios.
Determina con los proveedores los tiempos de
respuesta e inventarios de seguridad.
Hacer Recibe requisiciones.
Cotiza, negocia y cierra la compra con la expedición de la
orden de compra y/o servicio.
Selecciona, evalúa y reevalúa proveedores.
Desarrolla nuevos proveedores.
Efectúa la oportuna compra de reposición de los mínimos.
Tramita las reclamaciones a proveedores por productos o
servicios no conformes.
Verificar
Verifica el nivel de respuesta oportuna a las
requisiciones de los usuarios.
Verifica el cumplimiento de los compromisos
generados en la evaluación y reevaluación a
proveedores.
Realiza el seguimiento respectivo a los proyectos de
inversión y/o grandes mantenimientos.
Verifica el cumplimiento de los compromisos
generados en los contratos de servicios y/o
suministros
Actuar
Tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Fuente: Los autores.
65
8.1.4 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS
Dentro del sistema de gestión de calidad de Duquesa S.A, el proceso cuenta
actualmente con dos objetivos que están enfocados específicamente a
presentar el cumplimiento de los acuerdos con los proveedores críticos (
que impactan directamente el proceso), el cual se encuentra enfocado a la
aprobación de la gerencia general de la compañía para el desempeño y
cumplimiento de la meta establecida, el otro indicador que lleva este
proceso esta enfocado al cumplimiento en un tiempo establecido para la
entrega de los materiales a los usuarios de los diferentes procesos de la
compañía; A continuación se presenta el comportamiento del año 2011 para
los objetivos antes descritos:
enfocado a los proveedores de insumos.
Figura No. 7 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participación
Fuent e: Proc eso De gest i ón de c ompras Duquesa S.A
66
El planteamiento principal de este indicador propuesto por la gerencia
general de Duquesa S.A hacia el proceso de gestión de compras, es
garantizar que todos los proveedores aprobados de insumos (empaques
para los productos) por la gerencia en la cotización de costos dé
cumplimiento según las condiciones pactadas en la negociación inicial, ya
que en la actualidad por política general de la empresa, es indispensable
contar con dos proveedores aprobados para cada insumo, esto con el fin de
evitar el desabastecimiento y contar con alternativas de suministro del
producto.
Figura No.8 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participación enfocado a los proveedores de insumos.
Fuente: Proceso De gestión de compras Duquesa S.A
67
8.2 PROCESO DE SELECICION DE PROVEEDORES
A continuación se presenta el estado inicial del proceso de compras frente a
la selección de proveedores.
Figura No. 9 Procedimiento actual para la selección de proveedores.
Fuente: Duquesa S.A
68
Tal como se observa en la figura anterior, la selección actual de proveedores
no contempla criterios que permitan verificar las condiciones seguras de los
productos comprados con base en los requisitos legales establecidos en la
industria de alimentos, evidenciando un alto número de reclamos e
inconformidades por parte de los procesos usuarios (cliente interno) de los
productos suministrados. Actualmente Duquesa para la selección de
proveedores contempla los siguientes criterios:
a) Precio: En este criterio se establece cuáles son los valores esperados de
acuerdo a las políticas de la empresa, definiendo como ideal el precio
deseado, que es el límite máximo superior definido por la empresa, como
optimo si el precio se encuentra por debajo del ideal, y como pésimo el
precio que esta por fuera de la política de precios para el bien o servicio
demandado. En el formato de compras, en las casillas destinadas para el
proveedor se escribe el nombre de éste con su correspondiente precio
cotizado.
b) Tiempo de entrega: Con este criterio se realiza la medición del tiempo
(en días) de respuesta, con el cual el proveedor atiende la solicitud de la
compra. Este tiempo debe ser calculado desde el momento en que se
elabora la orden de compra y/o servicios hasta el momento que se
entrega la mercancía o el servicio. En la casilla de “tiempo de entrega
deseado” se indican los tiempos ideales para que el proveedor atienda el
requerimiento, y frente a la casilla “proveedor” el tiempo en el cual este
se compromete a atender el requerimiento.
c) Experiencia del proveedor: Con este ítem se evalúa la imagen y la
trayectoria del proveedor en el sector de desempeño. Los criterios de
evaluación son: baja, normal, buena y gran imagen.
Gran Imagen: Más de 10 años de experiencia, y más de 50 clientes
atendidos.
69
Buena Imagen: Entre 5 y 8 años de experiencia, y entre 30 y 50
clientes atendidos.
Imagen normal: Entre 3 y 5 años de experiencia, y entre 10 y 30
clientes atendidos.
Imagen baja: Menos de 3 años de experiencia, y menos de 10
clientes atendidos.
Se definen estos criterios con el requisito que en el momento de la
entrega de la oferta, es necesario entregar la documentación que permita
corroborar la experiencia y el número de clientes.
d) Certificación en sistema de gestión de calidad del proveedor: Este
criterio se evalúa de acuerdo a las pruebas efectuadas a las muestras y a
la disponibilidad del Sistema de Gestión de Calidad. Se definen los
siguientes criterios de evaluación:
Gran Calidad: Alcanza el nivel optimo en las pruebas de calidad y se
encuentra certificado hace más de tres años.
Buena Calidad: Alcanza el nivel promedio en las pruebas de calidad
y se encuentra certificado hace menos de tres años.
Calidad Normal: Alcanza el nivel mínimo en las pruebas de calidad y
se encuentra en proceso de certificación.
Baja Calidad: No cumple con las pruebas de calidad y no se
encuentre certificado, ni en proceso de certificación.
e) Referenciación: con este se evalúa el cumplimiento, teniendo en cuenta
los plazos fijados en el momento de la negociación y los trabajos
efectuados en otras empresas. En este punto se solicita al proveedor tres
cartas de referencia, tipo de contrato y la evaluación de cumplimiento
obtenida en cada empresa.
70
f) Plazo de pago: Con este criterio se pretende medir la conveniencia del
plazo de pago para DUQUESA, de acuerdo a las políticas definidas para
tal fin por la Gerencia.
g) Garantía: Con este factor se pretende medir la garantía ofrecida por el
proveedor en cuanto al bien o servicio ofrecido.
Gran: Más de 1 Año
Buena: Entre 6 Meses y un Año
Máxima: Garantía menos de 6 meses
Crítica: Sin Garantía
Tabla No. 4 Criterios generales de Selección de proveedores actuales de Duquesa S.A
Fuente: Duquesa S.A Proceso de gestión de compras
71
El proceso de selección de proveedores actualmente se lleva a cabo
teniendo en cuenta los ítems descritos anteriormente, no se tiene en cuenta
las características del producto o servicio comprado ni se cuenta con una
clasificación según la criticidad que tenga hacia el proceso de producción de
la compañía.
72
8.3 EVALUACION A PROVEEDORES
A continuación se presenta el estado inicial del proceso de compras con
relación a la evaluación de proveedores.
Figura No. 10 Procedimiento actual de evaluación de proveedores.
Fuente: Duquesa S.A proceso de gestión de compras
73
El actual proceso de evaluación de proveedores, se enfoca en evaluar el
precio frente a la competencia y cumplimientos en las entregas según lo
especificado en la orden de compra; para esta no se tiene en cuenta el
cumplimiento en parámetros de calidad, ni el impacto que generan los
incumplimientos ya sea en la entrega o en las especificaciones en el proceso
de fabricación al interior de la empresa.
8.4. CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES
La clasificación de los proveedores está dada según el impacto que tengan
sobre el proceso de producción; Los proveedores que suministran servicios,
materias primas, insumos, ingredientes y aditivos se consideran
proveedores de alto impacto ya que se encuentran directamente
relacionados con el proceso de producción de sólidos y líquidos, esta
clasificación junto con el tipo y grado de control esta relacionada en el
formato listado general de proveedores.
Aditivo alimentario: Un aditivo alimentario es toda sustancia que no es
considerada un alimento ni poseen valor nutritivo Y se agrega
intencionalmente a los alimentos y bebidas en cantidades mínimas con
objeto de modificar sus características organolépticas, facilitar y mejorar su
proceso de elaboración.
Insumo: Todo material necesario para el empaque primario y secundario y
elementos asociados para la fabricación de aceites y margarinas dentro los
insumos se encuentran los envases y empaques.
Ingrediente: Sustancias que se emplean en la fabricación o preparación de
un alimento presente en el producto final.
Materia prima: Sustancia natural o artificial, empleada por la industria de
alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en
alimentos para consumo humano, para duquesa se considera materia prima:
74
Aceite crudo de palma
Sebo
Estearina
Aceite de Palma Hidrogenado
Aceite de Palmiste
Aceite de Girasol refinado
Aceite crudo de soya
75
Tabla No. 5 Proveedores de productos comprados de Duquesa S.A
PROVEEDORES DE PRODUCTOS COMPRADOS
LINEA PROVEEDOR PRODUCTO SUMINISTRADO
MATERIA PRIMA ADM SAO S.A. SOYA-GIRASOL
MATERIA PRIMA AGROGRAIN LTDA SOYA
MATERIA PRIMA EXTRACTORA CUSIANA ACEITE CRUDO DE PALMA
MATERIA PRIMA GRASAS Y DERIVADOS S.A. ACEITE CRUDO DE PALMA
MATERIA PRIMA OLEAGINOSAS SANTANA ACEITE CRUDO DE PALMA
MATERIA PRIMA EL PALMAR DEL LLANO ACEITE CRUDO DE PALMA
MATERIA PRIMA HACIENDA LA CABAÑA ACEITE DE PALMISTE
MATERIA PRIMA CONCENTRADOS ACEITE HIDROGENADO
MATERIA PRIMA
PROCESADORA DE MATERIAS
PRIMAS SEBO CRUDO
INSUMOS ARGOS CAJAS DE CARTON CORRUGADO
INSUMOS CARTONES AMERICA CAJAS DE CARTON CORRUGADO
INSUMOS CARPACK ENVASES PLASTICOS
INSUMOS CINTAADINA CINTAS
INSUMOS COENPLAS S.A. ENVASES PLASTICOS
INSUMOS COLPRINTER DISPLAYS
INSUMOS CORRUGADOS ANDINA CAJAS DE CARTON CORRUGADO
INSUMOS ECSI S.A. ENVASES PLASTICOS
INSUMOS FERMOPLAST TAPAS 38 mm
INSUMOS EMPAQUES INDUSTRIALES CAJAS DE CARTON CORRUGADO
INSUMOS FLEXO SPRING ENVOLTURAS PARA MARGARINAS
INSUMOS LAMIFLEX ENVOLTURAS PARA MARGARINAS
INSUMOS INDUCARTON DISPLAYS
INSUMOS LITOPAPELES OCHOA ETIQUETAS
INSUMOS MAKROCINTAS CINTAS
INSUMOS MULTIDIMENSIONALES ENVASES PLASTICOS
INSUMOS NUEVEPLAS BOLSAS PLASTICAS
INSUMOS PACKING ALLIANCE TAPAS PLASTICAS
INSUMOS PEGALINE PEGANTE PARA ENVASES
INSUMOS PLASTICOS FLEXIBLES ROLLO EN POLIETILENO TERMOENCOGIBLE
INSUMOS PLASTICOS TEAM TAPAS PLASTICAS
INSUMOS PLASTIVALLE ENVASES PLASTICOS
INSUMOS POLIEMPACK BOLSAS PLASTICAS
INSUMOS SOPLASCOL TARRINAS PLASTICAS
INSUMOS UNIÓN PLASTICA TAPAS PLASTICAS
INGREDIENTES CONTACTO QUIMICO PROSORB
INGREDIENTES DANISCO EMULSIFICANTES
INGREDIENTES DELTAGEN BETACAROTENO
INGREDIENTES DIS. DE PROD. QUIMICOS ACIDO FOSFORICO, ACIDO CITRICO, BENZOATO DE
76
SESAN LTDA POTASIO, SORBATO DE POTASIO
INGREDIENTES DISAROMAS SABORIZANTES
INGREDIENTES FACTORES Y MERCADEO LECITINA DE SOYA
INGREDIENTES FRUSABOR SABORIZANTE MANTEQUILLA
INGREDIENTES GRIFFITH COLOMBIA S.A ANTIOXIDANTE THBQ
INGREDIENTES MAKRO SUPERMAYORISTA LECHE EN POLVO
INGREDIENTES POLYAROMAS COLOR CARE, MANTEQUILLA 584355
INGREDIENTES QUIMICA DELTA LTDA ADITIVOS
INGREDIENTES UNIRED QUIMICAS VITAMINA A +VITAMINA D
ADITIVOS GRACE COLOMBIA TRYSIL
ADITIVOS HERGRILL CARBON ACTIVADO,PUREFLO, SILICA SELECT
INGREDIENTES/ADIT
IVOS COMERCIAL CURACAO MULTEC, METILATO DE SODIO
INGREDIENTES/ADIT
IVOS CONQUIMICA SAL REFINADA, ACIDO SULFURICO, SODA CAUSTICA
INGREDIENTES/ADIT
IVOS PROQUIMORT ACIDO FOSFORICO
INGREDIENTES/
ADITIVOS TRICON ENERGY
ACIDO CITRICO, ACIDO
FOSFORICO,BENZOATO DE SODIO,
SORBATO DE POTASIO INGREDIENTES/ADIT
IVOS TRASMERQUIM ACIDO CITRICO
SERVICIOS ACAGUA TRANSPORTE DE MATERIA PRIMA
SERVICIOS AKARGO TRANSPORTE
SERVICIOS ALDOS LTDA INGENIEROS MANTENIMIENTO
SERVICIOS ALFRIO S.A. MANTENIMIENTO
SERVICIOS AUTOPESAJE LTDA CALIBRACION
SERVICIOS BASCULAS CONTINENTAL CALIBRACION
SERVICIOS BOMBAS HYDRAL LTDA MANTENIMIENTO
SERVICIOS BRIO
SERVICIOS
BUITRAGO MEJIA JULIO
ROBERTO
SERVICIOS
CALTERMICA INGENIEROS
LTDA. MANTENIMIENTO
SERVICIOS CENTROLIMA
SERVICIOS CIT
SERVICIOS COLTANQUES TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS CONALTRA TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS COOTRASANTANDEREANOS TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS COPETRAN TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS DISTRICARGA TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS DITRANSA TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS EDGAR MOGOLLON TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS GO LOGISTICS TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS GOMEZ ACOSTA LTDA. TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS GRUPO TECNICO BASSE TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS GUIA TRANSPORTE TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
77
Fuente: Duquesa S.A Proceso de gestión de compras.
A continuación se presenta la clasificación de los proveedores que
actualmente se están desarrollando según el impacto generado al proceso
de fabricación y el grado de control aplicado.
SERVICIOS INGEBOMBAS LTDA MANTENIMIENTO
SERVICIOS
INGENIERIA Y MONTAJES
CASTRO LAGOS LTDA MANTENIMIENTO
SERVICIOS INTERTANQUES MANTENIMIENTO
SERVICIOS JORGE VELA MANTENIMIENTO
SERVICIOS L&D MANTENIMIENTO
SERVICIOS LIMA TRANSPORTES MANTENIMIENTO
SERVICIOS
MECANIZADOS Y DISEÑOS DE
COLOMBIA LTDA MANTENIMIENTO
SERVICIOS
MONTACARGAS NUEVAS
FONTIBON LTDA MANTENIMIENTO
SERVICIOS NOVATEC FLUID SYSTEM S.A. MANTENIMIENTO
SERVICIOS NULAB MANTENIMIENTO
SERVICIOS
PRODUCCIONES BESS
GENERALES MANTENIMIENTO
SERVICIOS RICE S.A.S MANTENIMIENTO
SERVICIOS SANDOVAL LOPEZ JOSE ELI MANTENIMIENTO
SERVICIOS SARVI MANTENIMIENTO
SERVICIOS SETRANSCARGA MANTENIMIENTO
SERVICIOS SOTRANSVARGAS MANTENIMIENTO
SERVICIOS TAL MANTENIMIENTO
SERVICIOS TALLERES ELECTROSOL E.U MANTENIMIENTO
SERVICIOS TECNIPESAJE CALIBRACION
SERVICIOS TORNOMAC LTDA.
SERVICIOS TRANREGIONAL TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS TRANSHUILA TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS TRANSLIQUIDOS TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS TRIAL TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS UNIMAQ S.A. TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS UNIVERSAL DE CARGA TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS VARIADORES S.A. MANTENIMIENTO.
SERVICIOS EXCEL GESTION AMBIENTAL CONTROL DE PLAGAS
78
Tabla No.6 Clasificación actual por tipo y grado de control de los proveedores de Duquesa S.A
Fuente: Proceso Gestión de Compras Duquesa S.A.
De acuerdo a esta clasificación los proveedores son catalogados desde el
inicio del proceso comercial teniendo en cuenta el siguiente formato:
79
Figura No. 11 Formato de actualización de proveedores vigente
Fuente: Proceso de Gestión de compras Duquesa S.A
80
8.5 PROCESO ACTUAL DE REALIZACION DE LA EVALUACION DE PROVEEDORES EN DUQUESA S.A
A continuación se presenta el estado actual de los criterios tenidos en
cuenta para la realización de la evaluación a los proveedores críticos,
teniendo en cuenta la clasificación realizada en el formato de actualización
de proveedores.
Tabla No. 7 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de ingredientes y aditivos.
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
81
Tabla No. 8 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de ingredientes y aditivos.
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
.
82
Tabla No. 9 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de insumos.
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
83
Tabla No.10 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( análisis microbiológico) .
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
84
Tabla No.11 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de maquila de extracción
de aceite de palma crudo) .
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
85
Tabla No.12 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de materias
primas )
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
86
Tabla No.13 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de mantenimiento)
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
87
Tabla No.14 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de metrologia)
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
88
Tabla No.15 Criterios actuales para la evaluación de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de producto
terminado)
Fuente: Proceso de gestión de compras Duquesa S.A
89
8.6 MATRIZ DE EVALUACION: ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE
GESTION DE COMPRAS DE DUQUESA S.A
El análisis realizado al proceso de compras, se realizo basado en la
realización de auditorias internas al proceso entre los meses de abril, mayo
y junio evaluando el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001
2008 Numeral 7.4 COMPRAS, 7.4.1 Proceso de compras, 7.4.2 Información
de las compras,7.4.3 Verificación de los productos comprados
Encontrando hallazgos y no conformidades como:
Ausencia de especificaciones y fichas técnicas para la verificación de
las especificaciones de los productos comprados al ingreso a la
compañía para reducir reclamos y devoluciones
No se encontró retroalimentación de la evaluación a los proveedores
realizada en el año 2010, encontrando que el proveedor C.I frusabor
no recibió el comunicado acerca de su gestión en el año anterior.
Se evidencio que no se realiza evaluación periódica a los proveedores
de materias primas (aceite crudo de palma, palmiste, Aceite de soya
cruda, Sebo Crudo) ya que la empresa no veía la necesidad al ser la
mayoría de proveedores pertenecientes al grupo de socios de la
compañía, y se han venido presentando incumplimiento en las
especificaciones fisicoquímicas ( % de acidez, color) al momento de
recepcionar el producto que han afectado las demás etapas del
proceso.
A continuación se presenta el diagnostico realizado teniendo en cuenta las
no conformidades evidenciadas por medio de las auditorias internas.
90
Figura No.11 Diagnostico realizado al proceso de compras de Duquesa S.A
Fuente: los autores.
91
8.7 PROPUESTA DE LA PLANEACION DE LA SELECCIÓN, EVALUACION Y RE EVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS COMPRADOS PARA DUQUESA S.A.
8.7.1 PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Para el desarrollo del presente estudio, se implementará un modelo de
Técnicas Multicriterio, que permita seleccionar, evaluar y reevaluar a los
proveedores críticos del proceso de producción de Duquesa S.A. Para la
aplicación del modelo se sigue el procedimiento descrito en la figura No 9.
Figura No. 12 Procedimiento para la aplicación de la técnica multicriterio.
Fuente: Los autores.
Teniendo en cuenta el diagnostico inicial realizado al proceso a continuación
se presenta la propuesta de planeación de la selección, evaluación y re
evaluación de proveedores teniendo en cuenta lineamientos de la Norma
92
Internacional ISO 9001 sistema de gestión de la calidad y la integración de
la Norma ISO 22000 sistema de gestión de la inocuidad alimentaria, esta
integración esta determinada en contar con proveedores que suministren
productos que cumplan con características de calidad y que no sean una
fuente de riesgo de afectación a la salud de los consumidores finales.
Esta propuesta contempla proveedores que anteriormente no se habían
tenido en cuenta dentro del proceso de compras, ya que el enfoque de la
realización de la selección y evaluación se encontraban enfocados
únicamente a los productos que estaban involucrados en la fabricación de
aceites y margarinas, pero no se estaba dando importancia a los servicios
asociados que cumplen un papel importante en el producto final.
8.7.2 PROPUESTA PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
A continuación se presenta la propuesta para realizar la selección de
proveedores teniendo en cuenta los criterios de :
Calidad: cumplimiento de especificaciones y atributos del producto (
color, dimensiones, tamaño, peso, textos)
Inocuidad alimentaria: Que no genere ninguno de los riesgos que
afectan la inocuidad y salud al consumidor:
Físico: presencia de elementos extraños, (piezas de
maquinaria, fragmentos de vidrio, cabellos, suciedad, material
particulado. Etc)
Químico: Riesgo de presencia de sustancias contaminantes
en las materias primas, insumos, ingredientes,. Aditivos y
materiales que tengan contacto directo con el producto como
por ejemplo residuos de plaguicidas en el aceite de palma;
materia prima constituyente de todos los productos en
Duquesa S.A
Biológico: Presencia de microorganismos como bacterias,
hongos, parásitos en las materias primas, insumos,
93
ingredientes,. Aditivos y materiales que tengan contacto directo
con el producto y son causantes de enfermedades transmitidas
por alimentos (ETAS)
8.7.2.1 Procedimiento de selección de proveedores.
El proceso de selección de proveedores es la etapa previa al inicio del
proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente
las necesidades de sus clientes finales. Por lo tanto el proveedor que desee
trabajar con Duquesa debe ingresar al Registro de proveedores y debe
proporcionar la información indicada en el formato de actualización de
proveedores. Los criterios a tener en cuenta para la selección son:
8.7.2.2. Comercial - Referencias bancarias y soportes comerciales
- Diligenciamiento del formato de actualización de datos de proveedores.
- Cotizaciones de precios y oferta de producto a ofrecer.
8.72.3 Inocuidad alimentaria
Para los proveedores de insumos ingredientes y aditivos que están
involucrados en la producción directa de productos sólidos y líquidos,
adicional a los requisitos comerciales ; se realizara una visita de inspección
de las condiciones de fabricación y será registrado en el formato visita
técnica de calidad, para realizar la aprobación completa y garantizar las
condiciones higiénico-sanitarias y de inocuidad alimentaria del
establecimiento como se encuentra contemplado en el programa de control
de proveedores.
Para realizar el proceso de evaluación, a los proveedores críticos que
afecten directamente el proceso y la inocuidad del producto se realizara
una auditoria donde se evaluaran en el siguiente formato:
94
Tabla No. 16. Formato modelo para la auditoria de selección de proveedores enfocado en inocuidad alimentaria.
Nombre del Proveedor: CUADRO CALIFICACIONDireccion: Edad de la Empresa: Aprobado: de 70 % A 100 %Telefono: No. Empleados: Condicional a Aprobacion De 40 a 69 %Calidad: No aprobado: 0 a 39%Producción: 2/3: Cumple CompletamenteComercial: 1: Cumple Parcialemente
0: No cumple.N/A: No aplica
1. La fabrica esta ubicada en un lugar alejado de focos de contaminacion con accesos y alrededores limpios 22. Las puertas, ventanas y claraboyas estan protegidas para evitar la entrada de polvo, lluvia e ingreso de plagas 23.Existe separacion y señalizacion de areas de producción de oficinas, recepcion y servicios sanitarios. 34. Permiso de vertimientos por parte de autoridad competente; Adecuados contenedores de basuras y clasificacion adecuada. 25. Lampara de proceso debidamente protegidas 26.Los equipos y superficies en contacto con el producto estan fabricados con materiales inertes y de facil limpieza 38. Los equipos estan ubicados segun la secuencia logica del proceso tecnologico y evitan la contaminacion cruzada. (Flujo de Procesamiento adecuado) 29. Estandar Higiene de Lavamanos y salas de descansO, vestuarios, baños y separados del area de produccion 2
TOTAL 18
II. CONTROLES A LA RECEPCIÓN: MATERIA PRIMA Y MATERIAL DE EMPAQUE Puntaje
ObtenidoPuntaje Maximo OBSERVACIONES
1.Condiciones de higiene de la zona de recepción de materia prima y material de empaque 2
2.Sistema FIFO O PEPS de rotación de la materia prima y producto terminado 2
3.Las materias primas utilizadas se encuentran dentro de su vida util 24.Identificación y trazabilidad de los lotes de materia prima 25.Indentificacion y separacion de producto rechazado de las materias primas 26.Las materias primas son sometidas a analisis de laboratorio antes de su uso, Certifiacdos de calidad, visita aprovedores. 37.Se llevan registros de rechazos de materias primas 2
TOTAL 15
III. HIGIENE LOCATIVA DEL AREA DE PROCESO Puntaje
ObtenidoPuntaje Maximo OBSERVACIONES
1.Las paredes, pisos y techos se encuentran limpias y en buen estado, lisas y de facil limpieza 3
FORMATO VISITA A PROVEEDORES ASECAL-SD-69-F VERSION 001 VIGENCIA 05/02/2011
INFORMACION GENERAL
I. INSTALACIONES FISICAS - PLANTA DE PROCESO Y FABRICACION Puntaje
ObtenidoPuntaje Maximo
Auditores: Fecha: Personas Auditadas:
OBSERVACIONES
95
IV. CONTROLES DE PROCESOPuntaje
ObtenidoPuntaje Maximo OBSERVACIONES
1 Se identifican y controlan los puntos de controo criticos del proceso para asegurar la calidad 2
2.Registros de frecuencias de muestreo, Inspección y controles de proceso 33.Controles en el lote de producción (Marcado) 24.Sistema de Trazabilidad 25.Instrucciones de proceso disponibles para el personal (incluidos limpieza y desinfeccion) 3
6. Concepto sanitario vigente por la autoridad competente 2TOTAL 14
V. PERSONAL Puntaje
ObtenidoPuntaje Maximo OBSERVACIONES
1. Uniforme adecuado de color claro, limpio y en buen estado 2
2. No hay presencia de accesorios; manos limpias uñas cortas y sin esmalte 2
3. Uso de guantes tapabocas dode de sea requerido. . 24. Formación de los Operarios en materia de Higiene. 35. Son apropiados los letreros alusivos a practicas higienicas. 26. Las visitas cumplen con las normas de higiene y proteccion: gorro, uniforme y practicas de higiene 2
TOTAL 13
VI. SISTEMA DE CALIDAD Puntaje
ObtenidoPuntaje Maximo OBSERVACIONES
1.Exite sistema de calidad implementado (cual) 3
2.Existen certifiacciones de calidad emitidas por entidades competentes ( cual) 3
3.Exite un deparamento de calidad del producto o persona encargada 24. Fichas Técnicas de Materia Primas 25. Fichas Técnicas de Producto Terminado o Especificaciones 2
7. Programa de Limpieza y Desinfeccion ( Registros) 28. Programa de Control de Plagas y Roedores ( Registros- sin evidencia de presencia) 39. Programa de Desechos Liquidos y Solidos (Basuras) 210. Programa de Control de Agua (registros de analisis) 211. Programa de Quejas y Reclamos ( Estadisticas y registros) 312. Programa de Manejo de Devoluciones y producto No Conforme 213. Programa de Mantenimiento Preventivo y Correctivo ( Registros) 214. Programa de Calibración de Equipos y Registros (T°,Presión,Humedad)( registros) 221. Laboratorio Propio / Externo(Acreditación de Lab. Externo) (Concepto sanitario) 2
TOTAL PUNTOS 32
TOTAL PUNTOS OBTENIDOS 100
RESULTADOS
Fuente: Duquesa S.A proceso de control y aseguramiento de la calidad.
Este formato se desarrollo teniendo en cuenta los requisitos de cumplimiento
legal ( ley 9 de 1979, Decreto 3075 de 1997) así como cumplimiento de los
estándares de contar con un sistema de gestión de calidad, la calificación
96
esta entre 0 y 100 puntos y se genero una clasificación según el resultado
obtenido:
0-39 puntos No aprobado
40 a 69 puntos Condicional a aprobación
70 a 100 Puntos Aprobado.
Esta calificación se genera realizando auditoria a las instalaciones de la
planta de producción de los proveedores que actualmente están
suministrando productos que intervengan directamente con el proceso de
fabricación de aceites y margarinas en Duquesa S.A
Teniendo en cuenta el resultado de la auditoria realizada se procede a iniciar
el proceso comercial.
Esta auditoria será realizada por personal del proceso de control y
aseguramiento de la calidad, con formación en auditoria interna de calidad e
inocuidad alimentaria para contar con las bases técnicas y conocimientos
para realizar la evaluación inicial al proveedor.
En la tabla No. 17 se presenta la caracterización de este proceso.
97
Tabla No. 17 Caracterización del proceso de auditorias a proveedores.
Fuente: Duquesa S.A proceso de control y aseguramiento de la calidad.
Auditorias de Inspección a proveedores
Objetivo general: Conocer las condiciones de fabricación de los productos que tienen contacto directo con los productos líquidos y sólidos elaborados en Duquesa S.A para contar con una información amplia y clara acerca del manejo de las Buenas practicas de manipulación enfocados al cumplimiento de los criterios de calidad e inocuidad alimentaria.
Proveedor.
Proceso de gestión de compras
Proceso Control y aseguramiento de la calidad.
Proceso control y aseguramiento de la calidad
Proceso de gestión de compras
Proceso control y aseguramiento de la calidad
Entradas
Suministra la información necesaria acerca de los proveedores
(ubicación, contacto)
Planeación de auditoria de inspección a proveedores.
Requisitos legales
Ejecución de la visita
Generación de informe
Retroalimentación al proveedor
Solicitud de plan de acción.
Verificación de las actividades generadas en el plan de acción
Proceso
P Realizar el cronograma anual de visitas de inspección a los proveedores críticos de materias primas, insumos, ingredientes y aditivos.
P Programación y comunicación de la realización de la visita
P Determinación de las características a auditar según el tipo de proveedor a inspeccionar.
H Aplicación del formato de visita a proveedores.
H Desarrollo de la inspección en campo
H Notificación de las fortalezas y debilidades encontradas en la visita
H Realización de informe adjuntando los detalles, observaciones y concepto generado en la visita.
H Entrega y envió del informe al proveedor con el resultado obtenido
H Realizar la solicitud del plan de acción en caso de obtener un resultado de condicional a aprobación.
V Solicitar visita de verificación de las actividades relacionadas en el plan de acción en un plazo no mayor a 3 meses para evidenciar la gestión por parte del proveedor
A Tomar las acciones necesarias según el concepto obtenido en la visita de verificación de plan de acción
Salidas
Cronograma de visitas a proveedores
Fecha de realización de visita
Formato de visita de auditoria a proveedores
Formato de visita a proveedores diligenciado.
Informe de visita
Comunicado de solicitud de plan de acción
Solicitud de visita de verificación a planes de acción.
Cliente
Proceso Control y aseguramiento de la calidad, gerencia general.
Control y aseguramiento de la calidad.
Proveedor Auditado
Responsable del proceso
Control y aseguramiento de la calidad.
Parámetros de control y seguimiento:
Proveedores aprobados
Seguimiento a planes de acción a proveedores condicionalmente aprobados. Personal que interviene
Jefe de control y aseguramiento de la calidad, Coordinador de sistemas de gestión, Analista de control de calidad, Analista de compras.
98
8.7.2.3.1 DETERMINACIÓN DEL SEGUIMIENTO SEGÚN EL RESULTADO
OBTENIDO EN LA VISITA.
8.7.2.3.2 PROVEEDORES APROBADOS
Los proveedores que se aprueben en esta visita contaran con un
seguimiento de un año para verificar nuevamente las instalaciones de la
planta, esto con el fin de verificar la continuidad en los procesos realizados.
8.7.2.3.3 PROVEEDORES CONDICIONALMENTE APROBADOS
Los proveedores que obtengan un resultado de condicional a aprobación, se
realizara la solicitud de un plan de acción a las oportunidades de mejora y
observaciones encontradas, con el fin de generar plazos de cumplimento a
las condiciones que la compañía solicita para continuar con la relación
comercial, así mismo, será realizado el seguimiento en seis meses para
verificar el cumplimiento a las actividades pactadas por el proveedor, si no
se observa mejoras en los aspectos evidenciados, se procederá a realizar
una búsqueda de un nuevo proveedor cumpla con los requisitos
estipulados.
8.7.2.4 PROCESO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA DE INSPECCION DE A LOS PROVEEDORE ACTUALES DE LA COMPAÑÍA:
Para los proveedores que actualmente están suministrando productos a la
compañía, el proceso será realizado de igual manera; según el resultado
obtenido, si se da un resultado de condicional a aprobación, será
solicitado un plan de acción donde se evidencie la gestión de la mejora y se
contara con un plazo de 6 meses para desarrollar las oportunidades de
mejora, sino se realiza, deberá realizarse la búsqueda de un nuevo
proveedor que de cumplimiento a los requisitos que la compañía solicita. Si
realizada la visita se evidencia que no se tiene cumplimiento a los ítems
evaluados en la auditoria se procederá inmediatamente a realizar la
99
búsqueda de otro proveedor, en el anexo No. 6 Se presenta el cronograma
general de realización de visitas a proveedores críticos según el tipo de
producto abastecido a Duquesa S.A, la frecuencia de realización de estas
visitas será determinada según la calificación obtenida en la primera
auditoria; si se obtiene un resultado condicional a aprobación (entre 50 y 69
puntos) se realizar seguimiento al plan de acción en un plazo no mayo a 6
meses, para evidenciar el cumplimiento de los compromisos pactados.
8.7.2.5 REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE INSUMOS, INGREDIENTES Y ADITIVOS.
Los proveedores de Duquesa S.A. Deben estar autorizados antes de
abastecer insumos, ingredientes y aditivos Cada suministro del proveedor
debe llegar con un certificado de calidad que debe incluir los análisis
realizados para demostrar la conformidad del producto con las
especificaciones constatadas en la ficha técnica; especialmente para los
productos que tengan contacto directo o potencial con el producto, para los
proveedores que no cuenten con laboratorio propio, es indispensable contar
con análisis que soporten la conformidad del producto, estos pueden ser
soportados por un laboratorio externo.
Cuando un proveedor inicia relación comercial con la compañía, se informa
acerca de los acuerdos de calidad donde se establece:
Realización de visitas de inspección técnica
Actualización permanente de fichas técnicas de producto y
especificaciones.
Manejo de Quejas y reclamos
Criterios en la recepción de los productos en Duquesa S.A.
Condiciones y acuerdos comerciales
100
8.7.2.6 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Es el seguimiento del comportamiento en el tiempo de los proveedores
críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo
proveedor con Orden de Compra o Contrato efectivo en el periodo de
evaluación, y que haya sido incorporado al Registro de Proveedores de
Duquesa S.A. y al maestro de proveedores en el sistema. La evaluación se
diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y
en ambos casos el proceso se realizara anualmente.
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios
específicos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se
evalúan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el máximo posible y 1 el
menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripción
general
Tabla No. 18 Criterios para la realización de la evaluación de proveedores.
Fuente: Los autores.
Calificación/Criterios
5 4 3 2 1
%
PRECIO Por debajo del presupuesto
Presupuesto
autorizado
5% más
del presupuesto
Por encima del 5%
del presupuesto
Mas del 7 % del presupuesto.
15%
CANTIDAD DE SERVICIOS Todos los solicitados
95% de los
solicitados
90% de
los solicitados
85% de
los solicitados 75% de los solicitados
15%
TIEMPO DE ENTREGA El Acordado o
menor
1 día después
del acordado 2 días después Mas de 2 días de retardo
Mas de cinco días de retardo
25%
CALIDAD Ningún reclamo al
mes
Máximo
2 reclamos
Máximo 3 reclamos
Máximo 4 reclamos Mas de 5 reclamos 25%
ESPECIFICACIONES
Cumple todas las especificaciones
1-2 Incumplimientos Especificaciones
3-4
Incumplimientos
Especificaciones
Mayor a 4 Incumplimientos
Especificaciones
Mas de 5 incumplimientos.
20%
101
8.7.2.7 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS
La evaluación resulta de la información ingresada por el personal de
compras en conjunto con los usuarios responsables de procesos, para
cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y
una vez que la recepción de un producto se haya realizado. Los criterios, su
definición y la escala de puntaje, se procederá a realizar la evaluación de
acuerdo a los criterios para cada tipo de proveedor,
8.7.2.8 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS
Una vez iniciada la operación del servicio, se podrá proceder a evaluar el
desempeño del proveedor de servicios. La evaluación del proveedor de
servicios considera como unidad básica el contrato u orden de servicio,
sobre los cuales se podrán realizar evaluaciones parciales que se realizan
durante la ejecución de la prestación de un servicio, y que permiten una
mejora continúa del servicio mediante la retroalimentación del desempeño
del proveedor y las evaluaciones Finales al cierre de un contrato u orden de
servicio, la que tendrá carácter obligatoria.
Los tipos y forma de evaluación aplicables en el marco de un contrato
suscrito, deberá estar en conocimiento del proveedor, lo que deberá
indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en
marcha, lo cuál será responsabilidad del administrador del contrato. La
evaluación general del contrato u orden de servicio, se obtendrá del
promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el
sistema.
Dada la complejidad de los servicios y contratos, se ha establecido la
siguiente evaluación en agrupación de criterios y subcriterio:
• Los criterios para la evaluación son el cumplimiento de la calidad del
servicio, de los plazos establecidos y de los aspectos administrativos,
siendo la calidad el principal criterio del desempeño del proveedor en cada
102
uno de los grupos de proveedores de servicios y contratos, adicional al
cumplimiento de parámetros de desarrollo de la prestación del servicio en
seguridad industrial y buenas practicas de manufactura.
• Para realizar la evaluación se deberán considerar las escalas de
calificación de cada subcriterio.
En los anexos 1, 2 y 3. se presenta el procedimiento de selección y
evaluación a proveedores, así como los instructivos relacionados que
contienen esta información.
8.7.2.9 ESCALA DE CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑO
La escala de calificación final del desempeño es única para todos los
proveedores, siendo Independiente si es de producto o servicio, y se realiza
sobre la base de una escala continúa de 0 a 5, obtenido de los puntajes
ponderados de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje
Máximo de evaluación corresponde al 100%, quedando Clasificados como
sigue:
103
Tabla No. 19 Actividades a aplicar según el resultado de la evaluación de proveedores.
Resultados Evaluación Actividades para la reevaluación a proveedores
5 No aplica
4 - 4.9 Evaluar posibles acciones preventivas.
3 - 3.9
1. Revisar acuerdos.
2. Establecer un plan de acción con el proveedor
3. Revisar acciones correctivas tomadas por el proveedor.
4. Hacer seguimiento a la evaluación.
< 3,0
1. Abrir acción correctiva al proveedor realizando seguimiento.
2. Programar visita de seguimiento al proveedor.
3. Hacer seguimiento a la evaluación.
4. Dependiendo del resultado de la acción, se toma la decisión de excluir
al proveedor.
5. Iniciar búsqueda de nuevo proveedor.
Fuente: Los autores.
Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los
proveedores, serán analizados por el área de compras.
8.7.2.10 PERIODICIDAD DE LA CALIFICACIÓN
La calificación de un proveedor será única y de carácter transversal para
toda la empresa, reflejando el desempeño del proveedor que en algún
momento haya prestado servicios o suministrado bienes en un período de
tiempo, según se indica en el siguiente cuadro:
104
Tabla No. 20 Periodicidad propuesta en la realización de la evaluación de proveedores.
Tipo de proveedor Periodicidad de la evaluación
Microbiología y control de plagas Semestral
Metrología Semestral
Mantenimiento mecánico y eléctrico, Semestral
Materias Primas (soya, palma, girasol) Mensual
Transporte de materias primas Semestral
Transporte de producto terminado Semestral
Ingredientes y aditivos Mensual
Insumos Mensual
Agenciamiento comercial Mensual
Servicios temporales Semestral
Servicio de mantenimiento a equipos de computo Semestral
Dotación y elementos de protección personal Semestral
Servicios de Análisis de laboratorio externo ( control
ambiental)
Semestral
Otros servicios Obras civiles, montajes, construcciones Semestral
Servicios de capacitación externa Cada vez que se realice la contratación de un servicio de
capacitación externa.
Fuente: Los autores.
8.7.2.11 COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN A LOS PROVEEDORES
Los proveedores deberán contar con la información de sus procesos, la cual
debe contener:
Resultado obtenido en la evaluación realizada
Comunicado donde se especifiquen las observaciones y reclamos
presentados en el periodo evaluado.
La solicitud de contestación y retroalimentación por parte del
proveedor.
105
las cuales serán informadas centralizadamente por el área de compras.
Ver formato de comunicado de evaluación a proveedores en el anexo No. 6
8.7.2.12 PROVEEDORES DE SERVICIOS:
La gerencia general, el proceso de compras, y el usuario del servicio, será
el responsable de realizar seguimiento al plan de acción del proveedor y
lograr la mejora continua del mismo, en la prestación de los servicios hacia
Duquesa S.A. Podrá solicitar retroalimentación y responder respecto de la
evaluación realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de acción
para mejorar, su resultado deberá ser comunicado al proceso de compras
para su procesamiento en el Registro.
8.7.2.13 PROVEEDORES DE PRODUCTOS:
El proceso de compras, realizara el envío de un comunicado por medio de la
página, Web de duquesa, inmediatamente se realice la evaluación, así
como citar personalmente a los proveedores que obtengan calificaciones
menores y que requieran un plan de acción para las observaciones
encontradas.
8.7.2.14 CANAL DE COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES:
El canal de comunicación para la retroalimentación oportuna del resultado
obtenido en la evaluación de proveedores, se realizara por medio de la
página Web donde el proveedor encuentra además de la información de
pagos, la evaluación teniendo en cuenta las frecuencias establecidas
según el grado de criticidad de los proveedores.
8.8 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Se entiende como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento
posterior a la etapa de evaluación, mejorando continuamente la prestación
de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido se repetirá el
106
proceso de evaluación de Proveedores al menos una vez al año para cada
proveedor Critico ya registrado, permitiendo la actualización de la
información contenida en el maestro de proveedores de Duquesa S.A
A continuación se presentan la propuesta de criterios a tener en cuenta para
realizar la evaluación a los proveedores de productos y servicios en
Duquesa S.A
Tabla no.21 propuesta de criterios para realizar la evaluación y reevaluación de los proveedores de productos y
servicios en duquesa s.a
107
108
Fuente : Los autores.
109
.
8.8.1 OPERACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO
Para realizar la evaluación en forma centralizada se contará con el sistema
de Evaluación de proveedores de Duquesa, en la carpeta del proceso de
compras que permitirá llevar a cabo la gestión del Proceso (evaluación,
seguimiento y control):
Un proceso de certificación de proveedores es viable siempre y cuando se
realice la evaluación de los proveedores críticos, es decir aquellos que
inciden directamente sobre la calidad de los productos finales de Duquesa
S.A. y en consecuencia que satisfacen las necesidades de sus clientes. La
certificación implica mayores compromisos de la organización con los
proveedores seleccionados frente a las políticas y estrategias que persiga la
empresa.
8.8.1.1 Seguimiento a los parámetros de calidad e inocuidad en la recepción de productos.
Teniendo en cuenta los parámetros establecidos de calidad e inocuidad en la
selección de los proveedores, se realizara en cada entrega de producto una
inspección y verificación de las condiciones de llegada del producto para
realizar un seguimiento mas detallado al cumplimiento de los parámetros de
calidad e inocuidad de los proveedores que intervienen directamente en el
proceso de fabricación del producto este seguimiento comprende la
evaluación de:
Cantidades de producto
Fecha y hora de entrega
Cumplimiento en la dotación del transportador
Cumplimiento en las especificaciones del producto
110
Estado del producto
Teniendo en cuenta el número de novedades presentadas se impactara
directamente el resultado de la evacuación de proveedores de Insumos,
Ingredientes y aditivos y se consolidara mensualmente.
Tabla No. 22 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de materias primas.
Fuente: Los autores.
111
Tabla No. 23 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de ingredientes y aditivos
Fuente: los autores
112
Tabla No.24 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento eléctrico.
Fuente: los autores
113
Tabla No.25 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento mecánico.
Fuente: Los autores.
114
Tabla No.26 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento de redes y equipos
de computo.
Fuente: los autores
115
Tabla no.27 propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de metrología .
Fuente: los autores
116
Tabla No.28 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento locativo y obras
civiles.
Fuente: los autores
117
Tabla No. 29 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de transporte de carga seca (producto
terminado).
Fuente: los autores
118
8.9 MODELO DE DESARROLLO DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS COMPRADOS EN DUQUESA S.A.
8.9.1 ACUERDOS DE CALIDAD CON LOS PROVEEDORES
Para Garantizar la divulgación y el conocimiento a todos los proveedores de
insumos, ingredientes y aditivos de Duquesa S.A. Acerca de los parámetros
y acuerdos de calidad para el manejo de los productos suministrados, se
propone la divulgación de acuerdos de calidad, informando desde el
comienzo de la relación comercial, las condiciones de calidad e inocuidad
que deben cumplir los productos y servicios suministrados a Duquesa S.A.
Con el fin de convertir a todos los proveedores en aliados estratégicos que
cumplan con las especificaciones pactadas para cada grupo de producto.
A continuación se presenta la propuesta diseñada para implementar
inicialmente con los proveedores de insumos, ingredientes y aditivos.( ver
anexo 1, 2 y 3)
8.9.2 Objetivos específicos
Definir los requisitos que deben cumplir los insumos, ingredientes y
aditivos para Duquesa S.A
Establecer y unificar los criterios de aceptación y rechazo para
garantizar el ingreso de productos de calidad.
Fijar los lineamientos a seguir tanto para el proveedor como para
Duquesa en cumplimiento de parámetros de calidad del producto
suministrado.
8.9.3 ALCANCE
El alcance de los acuerdos de calidad esta definido para todos los
proveedores de insumos, ingredientes y aditivos que intervienen en el
proceso de fabricación de productos sólidos y líquidos en Duquesa S.A.
119
8.9.4 CONDICIONES DE PRODUCTO
Para contar con información unificada y general para todos los proveedores
de insumos y como parte de la implementación del sistema de gestión de
Inocuidad; para insumos, ingredientes y aditivos se diseño un formato de
ficha técnica donde se encuentra toda la información que requiere
Duquesa S.A; para proveedores de cartones y envases, adicional debe
anexarse la siguiente información:
Diagrama de especificaciones técnicas ( envases plásticos)
Diagrama de especificaciones o Arte ( cajas de cartón y corrugados)
Carta de color ( para empaques de cartón)
Formato de ficha técnica
(Ver esta información en anexos 4, 5 y 8)
El formato de ficha técnica cuenta con toda la información necesaria que
debe tener todo producto que tenga intervenga directamente con el proceso
de fabricación de aceites y margarinas y es un parámetro de control para
verificar las condiciones de calidad e inocuidad de los productos que
ingresan a las bodegas de la compañía, a continuación se presenta la
información que contiene este formato para realizar e control al ingreso de
los Insumos, ingredientes y aditivos, esta información esta acorde con los
requisitos de la NTC ISO 22000 2005 numeral 7.3.3 Características del
producto donde se especifica :
30Materias primas, ingredientes y materiales en contacto con el producto
Todas las materias primas, los ingredientes y materiales en contacto con el
producto se deben describir en documentos, con el detalle que sea
necesario para llevar a cabo el análisis de peligros incluido lo siguiente
según sea apropiado:
30 Cita textual de la NTC ISO 22000 2005, Capitulo 7 numeral 7.3.3.1 planificación y obtención de productos inocuos Instituto colombiano de normas técnicas y certificación ICONTEC 11 de agosto de 2005.
120
a) las características biológicas, químicas y físicas
b) La composición de los ingredientes formulados
incluidos los aditivos y coadyuvantes del proceso
c) El origen
d) Los métodos de embalaje y entrega
e) Condiciones de almacenamiento y vida en estantería
f) Preparación y manipulación previo a su uso o
procesamiento
g) Criterios de aceptación o especificaciones relacionados
con la inocuidad de los alimentos o las especificaciones
de los materiales e ingredientes comprados apropiados
para su uso previsto :
A continuación se presenta el formato en el cual se recopilara la información
de los productos que intervienen directamente en la fabricación de los
productos.
121
.
Figura No. 13 Modelo de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados
Fuente: Los autores.
122
Figura No.14 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados.
Fuente: Los autores.
123
Figura No.15 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados.
Fuente: Los autores.
124
8.9.5 MANEJO DE RECLAMOS
En caso de presentarse reclamos durante la utilización del producto
suministrado por el proveedor Duquesa cuenta con un procedimiento de
reclamación a proveedores donde se especifica el impacto que puede
generar la reclamación por incumplimiento en las característica de calidad;
Duquesa S.A realizara la comunicación al proveedor informando el
inconveniente presentado con el producto y se solicitara una respuesta en
un plazo no mayor a 8 días calendario a partir del día en que se realizo la
comunicación.
Se llevara una estadística de los reclamos presentados por proveedor para
llevar un registro del número presentado en un periodo, esto con el fin de
impactar directamente la evaluación a los proveedores de alto impacto al
proceso tanto en calidad como en inocuidad.
A continuación se presenta la propuesta de recopilación de datos de los
reclamos presentados por los proveedores en un periodo determinado:
La consolidación de los reclamos será llevada de la siguiente manera:
125
Figura No. 16 Continuación del formato de ficha técnica para contar con la información unificada de los productos comprados.
Fuente: Duquesa S.A
126
8.9.6 CONDICIONES COMERCIALES
8.9.6.1 ORDEN DE COMPRA
Los lotes mínimos de producción se establecen de común acuerdo entre
DUQUESA S.A y el proveedor, el cual especificara el cumplimiento a las
cantidades definidas en la orden de compra.
8.9.6.2 LOGÍSTICA DE LA ENTREGA.
Cada despacho de producto deberá ser enviado (si aplica) el certificado de
calidad del producto, así como los documentos relacionados a la entrega
(original y copia de la factura)
El horario establecido por DUQUESA S.A para la recepción de los
productos es de lunes a viernes de 7:30 am a 4:30 pm y sábados de 8:00
AM a 10:00 am.
La responsabilidad del transporte será a cargo del proveedor así como de
garantizar las condiciones de higiene al momento de realizar la entrega del
producto.
8.10 DETERMINACION DEL TIPO Y GRADO DE CONTROL DE LOS
PROVEEDORES QUE ACTUALMENTE SUMINISTRAN A DUQUESA S.A.
Teniendo en cuenta los parámetros de selección y evaluación planteados se
realizo la determinación del tipo y grado de control de la siguiente manera:
8.10.1 Proveedores de alto impacto: Son aquellos proveedores que
suministran productos y servicios que se encuentran directamente
127
relacionados con la producción de aceites y margarinas, Los
inconvenientes, novedades y el desabastecimiento en alguno de estos
productos afecta directamente el producto terminado y por ende las
entregas a los clientes.
8.10.2 Proveedores de bajo impacto: Son los proveedores que no se
encuentran directamente relacionados con la producción.
El tipo y grado de control de los proveedores será determinado desde el
mismo momento en que se inicia el proceso comercial junto con la entrega
de los documentos comerciales de la siguiente manera:
En la tabla No.20 se presenta el tipo y grado de control aplicado según los
criterios antes descritos.
Tabla No. 30 Propuesta de la aplicación de tipo y grado de control a los proveedores.
Fuente: Los autores.
128
De acuerdo a la clasificación según el impacto generado al proceso de
fabricación de aceites y margarinas se genero una denominación para
poder aplicar la evaluación a los proveedores de productos y servicios de la
siguiente manera:
Tabla No. 31 clasificación de los proveedores de productos
PRODUCTOS
01 MATERIAS PRIMAS
02 INSUMOS
03 INGREDIENTES Y ADITIVOS
04 COMPRAS GENERALES LIMPIEZA
05
COMPRAS GENERALES SUSTANCIAS
CONTROLADAS
06 COMPRAS GENERALES SEGURIDAD INDUSTRIAL
07 COMPRAS GENERALES OTROS
Fuente: Los autores.
Tabla No. 32 Clasificación de los proveedores de servicios.
SERVICIOS
08 MANTENIMIENTO LOCATIVO
09 MANTENIMIENTO ELECTRICO
10 MANTENIMIENTO MECANICO
11 MANTENIMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO
12 METROLOGIA
13 SERVICIOS DE PERSONAL
14 SERVICIO DE MAQUILAS
15 SERVICIO DE DISPOSICION RESPEL
16 SERVICIOS DE PERSONAL
17 SERVICIO DE CONTROL DE PLAGAS
129
18 SERVICIO DE ANALISIS DE LABORATORIO
19 SERVICIO DE ASESORIAS
20 SERVICIOS PUBLICOS
21 SERVICIOS GENERALES
22 SERVICIOS FINANCIEROS
23 SERVICIO DE CAPACITACION
24 FLETES PRODUCTO TERMINADO NACIONAL
25 FLETES PRODUCTO TERMINADO URBANO
26 FLETES MATERIAS PRIMAS
27 FLETES RESPEL
28 SERVICIO DE AGENCIAMIENTO COMERCIAL
29 OTROS FLETES
30 SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA
Fuente: Los autores.
De acuerdo a la numeración generada se realizara la clasificación por tipo y
grado de control desde el momento en que ingresa un proveedor al registro
único de Duquesa.
130
Figura No. 17 Formato de actualización de información de proveedores.
Fuente: Los autores, Duquesa S.A
131
9 . PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE EJECUCIÓN Y
CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y RE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
Para Duquesa S.A. la propuesta de ejecución y control del proceso de
selección, evaluación y re-evaluación de proveedores se sustenta en la
aplicación de un plan de implementación que se describe a continuación:
Tabla No. 33 Plan de implementación del la propuesta de selección, evaluación y re evaluación de proveedores
para Duquesa S.A.
OBJETIVO ACTIVIDAD RESPONSABLES PLAZO
Socializar y ajustar la
propuesta de ejecución
con todo el personal
Sensibilización al personal
Proceso Gestión de calidad ,
jefes, coordinadores,
auxiliares. l
2 meses
Alinear la propuesta
diseñada con la
estrategia de calidad de
la empresa Duquesa
S.A. partiendo de la
gerencia general
Presentación de la propuesta
ante el representante ante la
dirección del sistema de
gestión de calidad y la
gerencia general
Proceso Gestión de calidad
proceso de planeación y
revisión del sistema de gestión
de calidad.
1 mes
Capacitar al personal
entorno a la aplicación
de la propuesta de
control del proceso de
selección y evaluación
de proveedores
Introducción y capacitación en
el proceso de selección y
evaluación de proveedores
Proceso Gestión de calidad,
representante por la dirección
y personal del área de gestión
de compras
1 semana
Implementar a pequeña
escala la propuesta de
ejecución y control del
proceso de selección y
evaluación de
proveedores
Prueba piloto en la ejecución y
control de proceso de
selección de proveedores
Gestión de calidad y analista
de compras 1 mes
132
Sensibilización a los
proveedores e
introducción a la nueva
propuesta.
Realización de reunión de
sensibilización con los
proveedores acerca de la
implementación del nuevo
proceso de selección,
evaluación y reevaluación
Revisión y análisis de los
resultados obtenidos en la
Analista de compras
Gestión de calidad
Control y aseguramiento de la
calidad.
1 mes.
1 mes
Evaluar con base en los
resultados posibles
ajustes al proceso de
selección y evaluación
de proveedores
prueba piloto
Gestión de calidad y personal
de gestión de compras
Primer trimestre del año
siguiente, según
resultados obtenidos, se
realizara
retroalimentación y
correcciones en el
siguiente trimestre.
Realizar implementación
de la propuesta en todos
los procesos que se
encuentran relacionados
con selección y
evaluación de
proveedores.
Implementación de la
propuesta ajustada del
proceso de selección y control
a proveedores
Gestión de calidad y personal
de gestión de compras
En adelante – proceso
permanente
Evaluar técnica y
económicamente la
implementación de la
propuesta del proceso
de selección y
evaluación a
proveedores
Comparativo de los resultados
antes y después del desarrollo
de la propuesta
Gestión de calidad , gerencia
general, representante por la
dirección del sistema de
gestión de calidad y personal
de gestión de compras
Resultados de 3 meses
– Actividad a desarrollar
en 1 semana
Fuente: Los autores.
133
Para detalles de la propuesta ver anexos 2 y 3
134
9. CONCLUSIONES
El contar con un sistema de gestión de calidad implementado dentro de una
organización, brinda la garantía de contar con procedimientos documentados
que garanticen los soportes y el cumplimiento de las expectativas y
requisitos generales generando compromiso por parte de todos los
procesos internos de la compañía, respaldado por la madurez del sistema
de gestión de calidad de Duquesa S.A. en contar con procesos y
procedimientos estandarizados que satisfagan las necesidades de los
diferentes clientes internos y los requisitos finales de los productos.
La propuesta de diseño de la planificación de la selección y evaluación a
los proveedores, realizo como primer paso un diagnostico interno al proceso
de gestión de compras donde se realizo una primera vista que permitió
visualizar las debilidades que presenta actualmente el proceso frente al
sistema de gestión de calidad, apoyado en la recopilación de información por
medio del proceso de auditorias internas, en el año anterior y lo
transcurrido del presente.
Se evidencio la necesidad de realizar un análisis al proceso actual de
selección y evaluación ya que se estaba contemplando únicamente criterios
enfocados a la adquisición de productos al menor costo, sin tener en cuenta
los requisitos de calidad mínimos con los que debe contar las materias
primas, insumos, ingredientes y aditivos destinados a la fabricación de
productos alimenticios y dar cumplimiento a los requisitos legales
establecidos por los entes reguladores como el INVIMA y el ministerio de la
protección social.
Dado el enfoque actual que tiene la organización en el desarrollo de la
implementación del sistema de gestión de inocuidad ISO 22000 , donde es
un requisito indispensable el contar con un programa documentado que
135
tenga toda la información referente a los proveedores de productos que
intervienen directamente en la fabricación de los productos,
El desarrollo de una propuesta de selección de proveedores suministra todas
las herramientas a la organización para contar con proveedores que
garanticen criterios de calidad desde el inicio de la relación comercial,
garantizando el ingreso de materias primas, productos y servicios que
cumplan las expectativas pactadas y las especificaciones que garantizaran
la reducción en los reclamos tanto en el proceso de fabricación, como hacia
el cliente final.
Como conclusiones importantes del desarrollo de la propuesta se cuenta
con:
Se realizo un estudio de la planificación, ejecución y control del proceso de
compras donde se establecieron criterios de selección, evaluación y
reevaluación de los proveedores de los productos y servicios involucrados
en la cadena productiva de Duquesa S.A. determinando el aporte a la
cadena de valor de la compañía.
Se realizo un diagnostico al estado actual de los procesos que involucran la
compra de materias primas para Duquesa S.A
Se establecieron e identificaron los productos y servicios que afectan
directamente el proceso de producción de Duquesa S.A
Se determinaron criterios para la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores enfocados tanto al sistema de gestión de calidad como del
sistema de gestión de inocuidad que actualmente esta desarrollando e
implementando la empresa.
Se determinaron estrategias para establecer y definir el canal de
comunicación entre los proveedores y Duquesa S.A., se establecieron los
parámetros y acuerdos de calidad que permiten a la compañía dar a conocer
los requisitos tanto comerciales como de calidad e inocuidad para la
136
adquisición de productos y servicios
Se determinaron los parámetros de control según el grado de criticidad e
impacto al proceso de fabricación de los productos.
Se realizo una propuesta de desarrollo de las políticas y procedimientos
asociados dentro del proceso de compras de la compañía relacionados con
el tipo y grado de control a los proveedores.
137
10. EXPERIENCIAS POSITIVAS
El interés por parte de la compañía en desarrollar procedimientos
encaminados a la mejora de los procesos internos y al fortalecimiento del
sistema de gestión de la calidad.
La receptividad y buena aceptación por parte de los proveedores de la
compañía en el acompañamiento y recopilación de la información
necesaria para el desarrollo de la propuesta ( Fichas técnicas, realización
de las visitas de inspección y aprobación, realización de acuerdos de
calidad entre proveedores, seguimiento en la recepción de los productos,
evaluación de desempeño )
138
11. EXPERIENCIAS NEGATIVAS
La resistencia al cambio por parte del personal operativo y mandos medios
de la compañía , ya que al contar con nuevos procedimientos enfocados a
alinear nuevos sistemas de gestión, se debe contar con una visión mas
amplia encaminada no solamente a lograr al cumplimiento de ordenes de
compra , llegada de los pedidos en cantidades y precios bajos que
favorezcan los costos de la compañía, sino de dar cumplimiento a los
requisitos legales establecidos en la industria de alimentos y a favorecer la
protección en la salud del consumidor final.
139
12. RECOMENDACIONES
Implementar todos procedimientos y actividades propuestas en este
diseño de la selección y evaluación a los proveedores por parte del
proceso de gestión de calidad de la compañía.
Realizar el seguimiento a los proveedores que presente evaluaciones con
resultados inferiores al nivel esperado, generar planes de acción y
acompañamiento para buscar la mejora continua del proceso de gestión de
compras hacia los demás proceso de Duquesa S.A
Realizar mayor sensibilización, acompañamiento y capacitación al personal
de compras para lograr la realización de las actividades dentro de lo
establecido en la propuesta.
140
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ANEXOS