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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME FINAL DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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Carrera 7 No. 18-55 Palacio Municipal piso 7º. – Teléfono: 3248278 Fax: 3248299 Web: www.contraloriapereira.gov.co

E-mail: [email protected] Pereira - Risaralda

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

MODALIDAD ESPECIAL

A LA CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO DE MOVILIDAD DE PEREIRA VIGENCIA 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

Pereira, Julio 26 de 2018



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INSTITUTO DE MOVILIDAD DE PEREIRA

CONTRALOR MUNICIPAL DE PEREIRA ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA

EQUIPO DIRECTIVO JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

DORA ANGELA TORRES QUICENO ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO

GIOVANY ARIAS CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA

EQUIPO AUDITOR JULIÁN ALBERTO RODAS TABORDA

PROFESIONAL ESPECIALIZADO COORDINADOR DE AUDITORIA

JHON ALEXANDER MOLANO MONTOYA

TÉCNICO OPERATIVO



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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ....................................................................... 4 1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO ........................................ 5 1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO .......................................................................... 6 1.3 CONCEPTO CONTROL FISCAL INTERNO……………………………………7 1.4 BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL .………………………………………….8 1.5 ATENCION DENUNCIA N° D18-0006-0420-012……………………………..11 2. RESULTADO DE AUDITORIA ………………………………………..………..12 3. RELACION DE HALLAZGOS……………………………………………………17



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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor DARIO FERNANDO ACOSTA CHAMORRO Instituto de Movilidad de Pereira Carrera 14 Nro.17-60 Local 4, 5 y 6 Centro Comercial APEX Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Territorial, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó “Auditoría Especial a la Contratación al Instituto de Movilidad de Pereira, en la vigencia 2017”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Territorial consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial.



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1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría como resultado de la “Auditoría Especial a la Contratación del Instituto de Movilidad de Pereira, en la vigencia 2017”, conceptúa que la gestión es Con observaciones, por los siguientes aspectos:

El Manual de contratación, supervisión y/o interventoría del Instituto adoptado mediante Resolución N°00275 de abril 28 de 2014, se encuentra desactualizado con base en la normatividad vigente y la nueva razón social del IMP.

Se reportan inconsistencias en la rendición de la contratación vigencia 2017 que se hizo en el aplicativo SIA CONTRALORÍA en el formato acciones de control a la contratación; igual sucede con el aplicativo SIA OBSERVA, en el cual faltó por reportar un contrato y de manera general no se cargan todos los archivos soportes al sistema en las etapas de ejecución y liquidación.

El 100% de la muestra auditada que correspondió a 13 contratos, incumplió con las obligaciones requeridas por el SECOP, por cuanto algunos documentos no fueron cargados en el aplicativo correctamente o de manera oportuna, lo que incide directamente en el Estado desactualizado de los procesos.

Se presentaron situaciones por la carencia de suscripción de Actas de Entrega y Recibo final y de Actas de liquidación sin la firma del Ordenador del Gasto, lo que contraviene los procedimientos y manuales internos establecidos.

En cinco contratos que equivalen el 38.5% de la muestra, no requirieron que los proponentes anexaran los certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios, como tampoco se encontró el soporte de la consulta que hiciera en su momento el IMP para evitar contratar con personas que tuvieran algún tipo de inhabilidad.

Se detectaron dos contratos en los que se pactó AIU sin la exigencia al proponente para que detallara los gastos en que pretendía incurrir por concepto de Administración; además en las etapas de ejecución y liquidación no se visualizó el seguimiento por parte de la supervisión a los gastos por concepto de Administración e Imprevistos con el fin de legalizar las Ordenes de Pago.



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Se pudo confirmar que existen elementos como uniformes, dotación y radares pedagógicos que fueron entregados finalizando el año 2017 y que a 6 meses de la vigencia 2018 no se han legalizado debidamente las salidas del Almacén del inventario respectivo.

El módulo tipo conmutador instalado en el primer piso que fue cancelado por valor de $3.098.800 IVA incluido se encuentra subutilizado, por lo tanto no presta el servicio con el fin de tener mayor control de acceso del cliente externo en las diferentes áreas del Instituto, de minimizar riesgos potenciales, salvaguardar los bienes y documentos.

1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO

La Contraloría Municipal de Pereira como resultado del seguimiento a las acciones del Plan de mejoramiento suscrito por la “Auditoría especial al proceso de contratación del Instituto Municipal de Tránsito de Pereira vigencia 2015, seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoria referida a la contratación vigencia 2013 y atención a la Denuncia N° D16-0047-0973-055”, que se aprobó mediante Oficio N°00049 de enero 18 de 2017, que contaba con plazo de vencimiento de la mayoría de acciones correctivas hasta el 31/12/2017, arrojó un Cumplimiento del 84.2 y una Efectividad del 82.6, para un puntaje atribuido del 82.9, lo que indica que se encuentra en el rango superior a 0.8 como Cumple, es por ello que según la Resolución N°020 de enero 13/2017, no daría pie a traslado para proceso administrativo por no encontrarse en un Nivel de Cumplimiento Inferior al 50%, como se detalló en Anexo Nº1 del informe preliminar. A pesar de lo anterior, sobresalen entre otros los siguientes aspectos que han sido reiterativos de auditorías anteriores y que fueron objeto de mejoramiento, sin embargo las acciones correctivas resultaron inefectivas, así como el seguimiento que debe adelantar la Asesoría de Control Interno, para mitigar las deficiencias y velar por el cumplimiento de metas e indicadores por parte de los diferentes responsables en los tiempos establecidos.

Con relación a las “Actas de entrega y recibo final”, algunos supervisores designados por el IMP no aplicaron el formato para casos que lo requerían, de igual manera no todas las Actas de Liquidación fueron firmadas por el Ordenador del gasto como lo contempla su propio manual de contratación.



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Inoportunidad de publicación de documentos en el SECOP y en especial el Acta de Liquidación, por lo que el Estado de los procesos se encuentra desactualizado; esto indica que los supervisores no hicieron entrega de forma oportuna de las actas y demás documentos para la actualización y no son cargados correctamente en el portal para garantizar la modificación de los estados de los procesos.

No se ha cumplido al 100% con la meta prevista que obligaba a elaborar salidas de Almacén para cada elemento devolutivo que sea entregado a los funcionarios (dotación, uniformes, pintura, señales verticales, radares pedagógicos, controladores y semáforos).

No se soportó la capacitación de 48 horas teórica prácticas en el manejo de motocicletas, lo que cuestiona la Efectividad de la acción correctiva, en vista que la sola oficialización a los supervisores no garantizó que se cumpliera con el total de la capacitación.

La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

1.3 CONCEPTO CONTROL FISCAL INTERNO

En cuanto al factor control fiscal interno sobre la calidad y efectividad de los controles existentes en la contratación, se conceptúa que la gestión es Ineficiente, por cuanto la Contraloría pudo detectar que el Mapa de riesgos del proceso de contratación del IMP se encuentra inmerso dentro del Mapa de riesgos del proceso control de legalidad, en el cual sólo se identifica un (01) riesgo asociado a la contratación a cargo de Oficina de Asesoría Jurídica, que corresponde más a un procedimiento y control de forma más no de fondo, siendo insuficiente, además no contempla riesgos por corrupción, ni considera la participación de todos los puntos de control, que se involucran en el proceso en las etapas de precontractual, contractual y post-contractual.



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Se encuentra entonces deficiente formulación en el Mapa de Riesgos con base en la Guía para la Administración del riesgo del DAFP, por cuanto en desarrollo del ejercicio auditor de la Contraloría se detectaron situaciones tales como: Desactualización del manual de contratación, deficiencias en la rendición de la contratación, incumplimiento de obligaciones del SECOP, inaplicación de las actas de entrega y recibo final, actas de liquidación sin firmas del Director, falta de antecedentes fiscales y disciplinarios, gastos de Administración y Utilidad sin soportar, salidas de Almacén desactualizadas y sub-utilización de bienes, como se detalló en Anexo N°2 allegado en el informe preliminar.

Así mismo el seguimiento efectuado por la Oficina Control Interno para los dos semestres del año 2017 que concluye que los contratos se celebraron de acuerdo con las necesidades del Instituto en cumplimiento de la misión y teniendo en cuenta cada uno de los requisitos necesarios durante su ejecución, no arroja observaciones contundentes que permitan a la Alta Dirección la toma de decisiones, ni conclusiones confiables por cuanto existen diferencias con base en lo detectado por el organismo de control en el proceso auditor. 1.4 BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL Con el fin de conocer los argumentos del Instituto y en aras de garantizar el debido proceso, se suscribió Acta de solicitud de información Radicado Nº7131 del 31/05/2018 en relación al Contrato N°273 de 2017 suscrito con SMARTY COLOMBIA S.A.S. para la compra de elementos necesarios para semaforización de nuevas intersecciones viales, mediante la cual se requirió a funcionarios responsables explicar y soportar una presunta diferencia de $42.055.054 entre el valor ofertado con el facturado y cancelado como se detalla en la siguiente tabla, una vez analizado el Anexo Nº5 Formato de Oferta Económica del 30/11/2017 presentado por el proponente y copia de la Factura de Venta Nº1349 del 22/12/2017 presentada por el contratista:



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TABLA Nº1 BENEFICIO CONTROLADORES Y SEMAFORIZACION

Cifras pesos- Fuente Oferta Económica y Factura Venta

ETAPA DEL CONTRATO CONTRATADO PAGADO

ITEM CANTIDAD ADQUIRIDA

VLR UNIT INC. IVA

PROPUESTA 30/11/2017

VLR TOTAL PROPUESTA

INC. IVA - CALCULO

C.M.P

VLR UNIT FACTURA N°1349 DE 22/12/2017

VLR TOTAL FACTURA N°1349 DE 22/12/2017

CONTROLADOR DE TRAFICO 7 $ 29.843.589 $ 208.905.123 $ 28.211.585 $ 197.481.095

SEMAFORO VEHICULAR TIPO S1 20 $ 1.905.224 $ 38.104.480 $ 1.847.434 $ 36.948.680



MODULO POLICARBONATO VERDE 15 $ 616.891 $ 9.253.365 $ 583.011 $ 8.745.165

MODULO POLICARBONATO AMARILLO

5 $ 542.563 $ 2.712.815 $ 510.018 $ 2.550.090

MODULO POLICARBONATO ROJO 16 $ 563.269 $ 9.012.304 $ 525.051 $ 8.400.816

$ 37.855.584 $ 337.813.807 $ 35.741.160 $ 319.217.530

IVA 19% $ 60.651.331

$ 379.868.861

A la citada Acta se dieron dos respuestas de manera independiente donde indica en primera instancia la Asesora Jurídica que para la designación de la supervisión del respectivo contrato se le hizo entrega de la copia íntegra de contrato y de la propuesta económica tal y como consta en el recibido del respectivo oficio. En tanto que en comunicación Nº6867 de junio 5 de 2018 el supervisor del contrato acepta las presuntas irregularidades expuestas por el organismo de control en los siguientes numerales:

“….7. Aplicando dichos valores unitarios de la propuesta a las cantidades solicitadas se encuentra una diferencia en valor de $42.055.054….” “…9. Dado que dicha propuesta económica de valores unitarios con IVA incluido fue recibida y aceptada por el Instituto, se reconoce que no se tuvo en cuenta para la solicitud de las cantidades y así agotar el presupuesto disponible….” “…10. Por lo tanto se hará necesario reliquidar el contrato 273 del 2017 con los valores unitarios y solicitar al contratista la devolución del excedente pagado o en su defecto recibir elementos equivalentes requeridos por la Institución….”



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En primera instancia no fue de aceptación recibir elementos equivalentes requeridos por la Institución, por cuanto los suministros inicialmente adquiridos (Controladores y Semáforos) en su gran mayoría no se encuentran instalados a casi seis meses de haberlos adquirido, ubicándose actualmente en el Inventario en las bodegas de almacenamiento del Estadio Hernán Ramírez Villegas y sótano del C.C Apex, como lo certificó al equipo auditor los responsables del Área de Gestión de Compras y Logística del IMP, ante lo cual los funcionarios del IMP indicaron que no habían sido instalados a la fecha por la Ley de garantías que impidió la contratación de personal instalador de los equipos, argumento que fue de recibo por el organismo de control.

En vista de que se acepta la presunta irregularidad detectada por la Contraloría Municipal de Pereira se hizo necesario suscribir un Acta de Visita Fiscal de junio 6/2018 con funcionarios del IMP como el Asesor de Control Interno, la Jefe Oficina Jurídica y el Subdirector de Movilidad Vial, con el fin de que se efectúe la devolución de los recursos o suministro de bienes por valor de $42.055.054, dentro del término de la auditoría.

Como gestiones del IMP se remitió Oficio Nº7278 de junio 8/2018 a la Contratista solicitando la devolución de excedente, se dio respuesta de Smarty Colombia SAS con Radicado Nº7897 de junio 15 con la propuesta de devolución del faltante; además mediante Acta Nº10 de junio 22/2018 de Sesión ordinaria del Comité de Conciliación se aprobó por los miembros aceptar el recibo de los elementos de semaforización faltantes y finalmente en junio 22 se le comunicó a la Firma Contratista la decisión del IMP de aceptar la entrega de elementos por $42.286.861, tal como fue presentada la propuesta de devolución.

Como a la fecha de elaboración del informe preliminar faltaban documentos para soportar el beneficio, se hizo necesario que como parte del Derecho de Contradicción se remitieran todos los soportes complementarios que se detallan:

Remisión No. RM-0001 del 29 de Junio de 2018 por $42.286.861.

Acta de Recibo, Devolución Excedente y/o Elementos Adicionales Contrato de Compra Venta No. 273-2017, del 05 de Julio de 2018 por $42.286.861.

Anexo 1: Cantidades y valor de los elementos revividos y registro fotográfico por $42.286.861.



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Acta de Recibo N°2 de Gestión Compras y Logística número 2, del 11 de Julio de 2018 por $42.286.861.

Por todo lo antes relacionado se configuró un beneficio de control fiscal por valor final de $42.286.861, por la entrega de elementos necesarios al IMP para semaforización de nuevas intersecciones viales efectuados por la firma Smarty Colombia SAS que hacían falta en la ejecución del Contrato N°273 de 2017, por las gestiones que efectuara la Contraloría Municipal de Pereira en desarrollo del proceso auditor a la contratación de la vigencia fiscal 2017.

1.5 ATENCION DENUNCIA N° D18-0006-0420-012

El día 6 de junio del año en curso fue allegada en desarrollo de la presente auditoría, la denuncia D18-0006-0420-012 mediante oficio interno DT-011, la cual está fundamentada en el artículo del periódico EL DIARIO del 14/02/2018, titulado “Y quien paga su costo” donde se expresa la preocupación de ese medio por el anuncio hecho por el director del IMP, acerca del retiro de los elementos que delimitan la Cicloruta en el centro de la ciudad y que apenas fueron instalados en 2017; considerando este medio periodístico que esta era una decisión acertada pero que era necesario establecer por parte de los entes de control si se había incurrido en un posible detrimento y qué funcionarios eran responsables por él; adicionalmente se menciona en el artículo que la decisión era motivada por varias demandas contra el municipio por parte de la ciudadanía que venía teniendo inconvenientes con estos elementos de la Cicloruta.

Ante esta situación el equipo auditor de la Contraloría Municipal de Pereira, en desarrollo de la revisión del Contrato Nº239-2017 suscrito con Señales Ltda, con el Objeto de “…Demarcación ciclo vía segregada y ciclobanda conexión oriente centro de la ciudad, incluye la carrera 13, la carrera 9 y la carrera 7, calle 15 entre avenida circunvalar y calle 12 bis y reposición de elementos segregadores…” que tuvo un valor final ejecutado de $124.581.638, emprende varias acciones con el objetivo de esclarecer los hechos, determinando lo siguiente.

El artículo del citado periódico carece de veracidad toda vez que se pudo constatar con visitas en sitio que los elementos que componen la Cicloruta en el centro de la Ciudad aún se encuentran allí en su gran mayoría y que como lo expone el Director del IMP, mediante oficio N°7304 de Junio 8 de 2018 no se ha



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ordenado ni su retiro, ni su reubicación; además según funcionarios del IMP se cuenta con operarios que se encargan del mantenimiento de esos componentes. Respecto de las supuestas demandas contra el Municipio por parte de la ciudadanía que venía teniendo inconvenientes con estos elementos de la Cicloruta y que también fueron mencionadas en el artículo del periódico; no se encontró registro ni prueba acerca de su existencia ni de su conocimiento por parte del Instituto de Movilidad de Pereira tal como lo certifica la Asesora Jurídica, en comunicación emitida a este ente de control el día 7 de Junio de 2018. Así las cosas bajo estos argumentos se encuentra la Denuncia D18-0006-0420-012 sin elementos probatorios de hecho, necesarios para continuar siendo objeto de auditoría y se desestima por parte de este equipo auditor.

2. RESULTADO DE AUDITORIA

La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la vigencia 2018, aprobado mediante Resolución N°014 del 15 de Enero de 2018, asignó por Memorando N°041-2018 la “Auditoría Especial a la Contratación del Instituto de Movilidad de Pereira (IMP) en la vigencia 2017”. Es por ello que la presente auditoría pretendió dar respuesta a los objetivos específicos definidos en la asignación así:

Revisar la calidad de la información de los contratos rendidos en el aplicativo SIA Observa y SIA Contraloría, y con base en la revisión de la cuenta emitir un concepto.

Revisar la legalidad de los convenios y contratación en sus etapas precontractual, contractual y post-contractual; de acuerdo a la Normatividad de Contratación del Estado.

Evaluar los requisitos de la contratación como las especificaciones técnicas, deducciones de ley; cumplimiento de los objetos contractuales; las labores de Interventoría y seguimiento y el cumplimiento de los requisitos en la liquidación de los contratos.

Revisar y evaluar planes de mejoramiento y emitir un concepto.

Evaluar el Control Fiscal Interno con base en la Matriz de Gestión Fiscal y emitir concepto.

Evaluar y emitir un concepto con respecto a los procesos de contratación de la entidad.



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El proceso contractual auditado correspondió al año 2017 con base en el PGAT del año 2018, durante este proceso auditor se evaluaron las siguientes variables:

Revisión y Rendición de cuenta.

Cumplimiento de normas y principios de la contratación.

Especificaciones técnicas en la ejecución de contratos.

Deducciones de ley.

Objeto contractual.

Labores de interventoría y seguimiento.

Liquidación de los contratos.

Cumplimiento del plan de mejoramiento presentado por la entidad.

Control Fiscal Interno. Dentro del ejercicio de control fiscal, es una prioridad la vigilancia eficaz y eficiente de la gestión de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del IMP incluyendo el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en los principios rectores del control fiscal. Así mismo llevar a la Contraloría Municipal a una articulación con la ciudadanía organizada como punto de partida y de llegada del ejercicio del Control Fiscal con el propósito de salvaguardar los recursos manejados por los administradores públicos. Teniendo en cuenta lo enunciado por la AGR en su Comunicación N°20171000045641 del 14-12-2017, en el Plan Integral de Auditorías 2018 en el ejercicio de control fiscal, respetando la autonomía e independencia de cada organismo de control, sobresalen aspectos de impacto como: Ley de Garantías aplicable al 2018, contratación con entidades sin ánimo de lucro, con Sociedades Anónimas Simplificadas S.A.S, contratación con Universidades, Sindicatos y Cooperativas; además indica tener en cuenta aspectos como las Demandas contra el Estado, el manejo de la Tesorería y cumplimiento de Planes de Desarrollo que son objeto de otras auditorías. Así mismo en la comunicación AGR N°20172190030831 del 28/08/2017 es importante tener en cuenta las Mallas Empresariales que en cualquier momento pueden ser objeto de análisis por los organismos de control. Resulta importante destacar que la contratación estatal será siempre una de las líneas prioritarias de auditoría que atenderán los organismos de control fiscal, por



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la cantidad de recursos invertidos en desarrollo de la misión del IMP y la afectación directa a la comunidad Pereirana, por lo que se hizo de manera aleatoria una revisión de la contratación de obra, suministros, prestación de servicios, consultoría y otros de la vigencia 2017. La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los objetivos contenidos y evaluar cada uno de los procesos y/o transacciones previstas en el Plan de Trabajo, se encuentran definidos en los Componente Control de Gestión que se asocia directamente a los factores denominados: Gestión Contractual, Revisión y rendición de cuenta, Legalidad, plan de mejoramiento y control fiscal interno, como se detalla en la siguiente tabla:

TABLA N°2 COMPONENTES Y FACTORES

COMPONENTE FACTOR VARIABLE

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos; deducciones de ley; objeto contractual; labores de Interventoría y seguimiento; liquidación de los contratos.

Revisión y Rendición de cuenta

Oportunidad, en la rendición de la cuenta; suficiencia y calidad en la información rendida.

Legalidad Cumplimiento de las normas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados

Plan de Mejoramiento Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y efectividad de las acciones

Control Fiscal Interno Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados

Fuente: Memorando de Asignación N°041-2018 y GAT

Ahora para el desarrollo del presente proceso auditor, se tiene como punto de partida que el Instituto de Movilidad de Pereira en la vigencia 2017 suscribió un total de (271) contratos por valor de $6.676.499.669 que fueron rendidos en el SIA de manera bimestral sin contar con las adiciones y se tuvieron en cuenta los ajustes que se hicieron en la plantilla 201750.



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TABLA N°3 CONTRATOS RENDIDOS VIGENCIA 2017

Cifras pesos $

BIMESTRE CANTIDAD CONTRATOS

VALOR

ENERO-FEBRERO 101 1,930,535,131.00

MARZO-ABRIL 24 656,094,360.00

MAYO-JUNIO 14 373,581,836.00

JULIO-AGOSTO 49 766,372,250.00

SEPTIEMBRE-OCTUBRE 40 1,232,553,791.00

NOVIEMBRE-DICIEMBRE 43 1,717,362,301.00

TOTAL 271 6,676,499,669.00

Fuente: Rendición SIA Contralorías- IMP- vigencia 2017

En cantidad de contratos sobresale la Prestación de servicios con el 79,7% y en menor proporción la Consultoría y otros con el 11,44%, suministro 8,49% y la Obra con el 0,37%; en tanto que por el valor sobresale nuevamente la Prestación de servicios con el 41,2%, seguido de la Consultoría con el 30,15% que incluyen los contratos de (Menor cuantía, arrendamiento, contratos interadministrativos y otros), finalizan los Suministros con el 28,47% y por última la obra con un escaso 0,18%, tal como se detalla en la siguiente tabla:

TABLA N°4

MODALIDADES CONTRATACION

Cifras pesos $ MODALIDAD CANTIDAD VALOR % CANTIDAD % VALOR

OBRA 1 12.071.900 0,37 0,18

PRESTACION SERVICIOS 216 2.750.996.340 79,70 41,20

SUMINISTRO 23 1.900.606.803 8,49 28,47

CONSULTORIA Y OTROS 31 2.012.824.626 11,44 30,15

VALOR 271 6.676.499.669 100,00 100,00 Fuente: Rendición SIA Contralorías IMP- vigencia 2017 En cuanto al selectivo, se consolidó un Universo de contratación con una población (N) de 271 contratos y se asume un error muestral del (E) 10% y una probabilidad de éxito (P) del 90% por ende una proporción de fracaso (Q) del 10%



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y un nivel de confianza (Z) del 90% que arrojó un tamaño de la muestra de 14 contratos y una muestra óptima de 13 contratos, que fue la que finalmente se seleccionó.

El valor de los contratos auditados ascendió a un valor inicial de $2.560.914.797, según el plan de trabajo y selectivo aplicado, los cuales tuvieron un valor final de $2.697.086.990 incluidas adiciones y saldos, que corresponden a un alto porcentaje de participación del 40,4%, los cuales se distribuyeron en forma tal que abarcaran todas las clases así: (01) de Obra pública, (04) de Prestación de servicios, (04) de Consultoría y otros y (04) de Suministro, teniendo en cuenta que fueran superiores a $100 millones de pesos, a excepción de la única obra reportada; con el fin de alcanzar una cobertura de recursos significativa. El detalle de los contratos seleccionados se puede apreciar en la siguiente tabla:

TABLA N°5 VALOR FINAL AUDITADO

Fuente: Expedientes contratos IMP 2017 –Cifras pesos $

# CONTRATO N°

OBJETO VALOR FINAL CONTRATISTA FECHA SUSCRIPCIÓN

INTERVENTOR SUPERVISOR

1 2017-104 ADECUACIONES LOCATIVAS INSTALACIÓN DE NUEVOS PUESTOS DE TRABAJO Y PUERTAS EN VIDRIO TEMPLADO PARA EL CONTROL DE ACCESO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO DE MOVILIDAD DE PEREIRA.

16.129.800,00

OFI ARCHIVO S.A.S.

2/27/2017 ADRIANA LUCIA GARCIA

CORREA

2 2017-57 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INTERNET TRANSMISIÓN DE DATOS PUNTO A PUNTO LOCALES.

143.664.476,00

UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A

2/3/2017 DANY ALEXANDER

ORREGO CRUZ

3 2017-98 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ASEO Y CAFETERÍA EN TODAS LAS INSTALACIONES Y DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD.

143.701.250,00

PAULO CESAR CARVAJAL

LARA

2/23/2017 CARLOS ALBERTO GIRALDO SANCHEZ

4 2017-127 ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SISTRAFF.

141.610.000,00

GESTION INFORMÁTICA

LTDA

4/7/2017 DANY ALEXANDER

ORREGO CRUZ

5 2017-226 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ITURNOS. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIFICACIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO.

121.460.000,00

IDATACUBO S.A.S

10/10/2017 JOHN WILLIAM SANDOVAL

CRUZ

6 2017-163 SUMINISTRO DE PINTURA ACRÍLICA PARA TRÁFICO.

432.004.269,00

PINTUCO S.A 8/9/2017 CARLOS IVAN ROJAS GÓMEZ

7 2017-223 COMPRA DE UNIFORMES Y ACCESORIOS PARA LOS AGENTES DE TRÁNSITO.

256.849.200,00

CRISALTEX S.A 10/6/2017 CARLOS ALBERTO GIRALDO SANCHEZ



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# CONTRATO N°

OBJETO VALOR FINAL CONTRATISTA FECHA SUSCRIPCIÓN

INTERVENTOR SUPERVISOR

8 2017-273 COMPRA DE ELEMENOS NECESARIOS PARA SEMAFORIZACIÓN DE NUEVAS INTERSECCIONES VIALES.

379.868.861,00

SMARTY COLOMBIA

S.A.S

12/7/2017 CARLOS IVAN ROJAS GÓMEZ

9 2017-278 SUMINISTRO. INSTALACIÓN. PUESTA EN FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE BICICLETAS PÚBLICAS.

510.200.000,00

DIMAT LTDA 12/28/2017 DANY ALEXANDER

ORREGO CRUZ

10

2017-213 SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE SEÑALES VERTICALES.

148.944.314,00

TRUSAN S.A.S 9/21/2017 JORGE ALBERTO

LOPEZ HOLGUIN

11

2017-224 CONSULTORIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO APLICABLE A ENTIDADES DE GOBIERNO.

113.025.747,00

AFINYT S.A.S. 10/10/2017 GERMÁN DARÍO

VILLADA SUAZA

12

2017-236 SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE RADARES PEDAGÓGICOS DE VELOCIDAD.

165.047.435,00

SMARTY COLOMBIA

S.A.S

11/10/2017 CARLOS IVAN ROJAS GÓMEZ

13

2017-239 DEMARCACIÓN CICLOVÍA SEGREGADA Y CICLOBANDA CONEXIÓN ORIENTE CENTRO.

124.581.638,00

SEÑALES LTDA 11/20/2017 JORGE ALBERTO

LOPEZ HOLGUIN

13 CONTRATOS AUDITADOS PÒR VALOR FINAL DE 2.697.086.990,0

3. RELACION DE HALLAZGOS

El informe preliminar se socializó mediante oficio N°01103 de junio 29 de 2018 y el Instituto de Movilidad ejerció el derecho de contradicción según Oficio N°8872 con Radicación N°01326 de julio 11 de 2018, el cual se analizó en mesa de trabajo y en donde quedaron en firme todas las observaciones, dando lugar a diez (10) hallazgos con presunta incidencia administrativa para que la actual Administración del Instituto tome medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las situaciones detectadas por el organismo de control. HALLAZGO ADMINISTRATIVO N°1. DESACTUALIZACION MANUAL DE CONTRATACION Condición: Como parte de la rendición anual de la Cuenta de la vigencia 2017 el Instituto de Movilidad de Pereira en relación al Formato_f26_CMP certifica mediante Oficio del Asesor de Control Interno, que se encuentra vigente la Resolución N°00275 de abril 28 de 2014 “Por medio del cual se adopta el Manual de contratación, supervisión y/o interventoría del Instituto Municipal de Tránsito de Pereira y se dictan otras disposiciones”; sin embargo al hacer una revisión del citado manual se



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pudo detectar que se encuentra desactualizado con base en la normatividad vigente y la nueva razón social como se detalla a continuación:

Se hace alusión al Decreto 1510 de julio 17 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, el cual fue compilado por el Decreto 1082 de mayo 26 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional”.

Adicionalmente se incluye el Decreto Nº662 de octubre 20/2006 de la Alcaldía de Pereira, el cual fue modificado por el Decreto Nº838 de octubre 7 de 2016 “Por el cual se modifica la razón social del Instituto Municipal de Tránsito y Transporte de Pereira y se establece su estatuto básico”, es así como en el citado Decreto lo modifica a “Instituto de Movilidad de Pereira”, además que modifica el artículo 6º Objetivos y artículo 7º Funciones, que empezaron a regir a partir del 1 de enero del año 2017.

El Manual de Procesos para el Procedimiento denominado Asesoría y apoyo a la contratación que fue adoptado mediante Resolución N°001407 del 31 de julio de 2016, en el numeral 5 Lineamientos o políticas de operación indica que se debe realizar la actualización de la normatividad interna de la contratación entre los que se encuentran la elaboración de manuales de contratación e interventoría; de igual manera en el numeral 7 del mismo procedimiento denominado Base legal ya no incluye el Decreto 1510 de 2013 porque incorporó el Decreto 1082 de 2015.

El Instituto de Movilidad de Pereira en el ejercicio del derecho de contradicción indica: “…La oficina asesora jurídica al verificar el hallazgo mencionado frente a la desactualización del manual de contratación implementado por la misma, hace la aclaración que la dependencia se encuentra en los adelantos administrativos con el fin de actualizar el nuevo manual a implementar por el instituto de movilidad de Pereira…”; en vista que se acepta queda en firme y se consolida como hallazgo de carácter administrativo. Criterio: El artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 determina que las Entidades Estatales deben contar con un Manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente; además el Instituto debe dar aplicabilidad en todos sus actos administrativos y manuales al Decreto Nº838 de octubre 7 de 2016, que modificó su razón social.



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Causa: Esta situación obedece a falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, inefectividad en el trabajo por la inaplicabilidad y desactualización en los manuales con base en la normatividad interna que modificó la razón social del Instituto de Movilidad de Pereira. Efecto: Se produce como efecto la desactualización de documentos, en este caso específico de Manual de contratación, supervisión y/o interventoría que como indica en su presentación, servirá de guía de gestión y orientación en el desarrollo de la actividad, buscando garantizar que la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines del Instituto se realice con los más altos niveles de eficiencia y efectividad. Situación que conlleva a configurar un hallazgo con connotación administrativa a fin de que el IMP actualice el manual como parte de un compromiso pactado en un plan de mejoramiento. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº2. DEFICIENCIAS RENDICION DE LA CONTRATACION Condición: 2.1 SIA CONTRALORIAS Formato f20_1a_agr (Acciones de control a la Contratación) El organismo de control al analizar en detalle la rendición del Formato f20_1a_agr, pudo consolidar los siguientes datos: Se rindieron un total de 271 contratos por $6.676.499.669 para los seis bimestres de la vigencia 2017, donde se tuvieron en cuenta los ajustes que se hicieron en la plantilla 201750. A pesar que el bimestre 201710 no fue rendido, el Instituto de Movilidad reportó lo correspondiente al bimestre Septiembre- Octubre de manera extemporánea en la plantilla 201731; situación que llevó a encontrar contratos rendidos oportunamente por $5.443.945.878, como se detalla en la siguiente tabla:



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TABLA Nº6 - Formato f20_1a_agr Cifras pesos $

VALOR REAL CONSOLIDADO VALOR RENDIDO OPORTUNAMENTE

BIMESTRE CANTIDAD CONTRATOS

VALOR BIMESTRE CANTIDAD CONTRATOS

VALOR

201702 101 1,930,535,131.00 201702 101 1,930,535,131.00

201704 24 656,094,360.00 201704 24 656,094,360.00

201706 14 373,581,836.00 201706 14 373,581,836.00

201708 49 766,372,250.00 201708 49 766,372,250.00

201731 40 1,232,553,791.00 201710 0

201712 43 1,717,362,301.00 201712 43 1,717,362,301.00

TOTAL 271 6,676,499,669.00 TOTAL 231 5.443.945.878.00

Fuente: Rendición SIA Contralorías

Modalidades de contratación Se reportaron contratos denominados como de Menor Cuantía que no es una clase de contrato sino una modalidad de selección, que se refiere al monto del mismo y no a la tipología. Es así como se registraron en esta forma los contratos N°111, 129, 130, 131, 193, 213, 225, 229, 230, 231, 232, 234, 235, 236, 238, 239, 240, 241, 263 y 272 de 2017; llama la atención que los contratos N°106 y N°107 de 2017 que tienen el mismo objeto para la suscripción al sistema de información judicial son reportados de diferentes manera, el primero como actividades científicas y tecnológicas y el segundo como prestación de servicios. Finalmente los contratos que fueron reportados como Otros los N°117 y N°118 son de suministro, en tanto que el N°122 es una prestación de servicio. Todas estas situaciones denotan inconsistencias en el diligenciamiento de la rendición de la contratación. 2.2 SIA OBSERVA Al verificar la rendición bimestral de la Cuenta en el aplicativo SIA Contralorías, se consolidaron un total de 271 contratos por $6.676.499.669 para el año 2017, mientras que en el SIA Observa se reportan 270 contratos por un valor de $6.166.299.669,0, lo que arroja una diferencia de un (01) contrato por valor de $510.200.000 que corresponde al N°278-2017 para el suministro e instalación y puesta en funcionamiento y operación de un sistema de bicicletas públicas. En tanto que las adiciones reportadas bimestralmente fueron (92) por un valor de $398,101,117 que difieren de las (82) reportadas en el SIA Observa por valor de $400.580.882,0 lo que arroja una diferencia de $2.479.765 lo cual no resulta



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coherente puesto que en un sistema de información se reportan más adiciones por menos valor.

TABLA Nº7 REPORTE SIA OBSERVA

Cifras pesos $ REPORTE SIA OBSERVA - INSTITUTO DE MOVILIDAD DE PEREIRA - 2017

V/R CONTRATACION V/R ADICIONES Y PRORROGAS

TOTAL POR ENTIDAD

CANT CONTRATOS

CANT. ADICIONES

$ 6.166.299.669,0 $ 400.580.882,0 $ 6.566.880.551,0 270 82

Fuente: Rendición SIA Observa

De manera general el Instituto de Movilidad de Pereira cumple parcialmente con las obligaciones del SIA Observa por cuanto se cargan algunas actuaciones contractuales solo hasta el acta de inicio, omitiendo las etapas de ejecución, terminación y liquidación. El derecho de contradicción ejercido por el Instituto de Movilidad aclara lo siguiente: “…El bimestre Septiembre – octubre de 2017 se rindió de manera extemporánea debido a limitaciones técnicas del sistema e incapacidad médica jefe Oficina Asesora Jurídica, como se manifestó en oficio el día 10 de Noviembre de 2017, para lo cual nos fue habilitada la plataforma y se rindió la contratación bimestral correspondiente (se anexan oficios), al respecto se adoptaran las medidas a fin de rendir oportunamente la contratación….Dentro de las modalidades de contratación del manual otorgado para registrar la contratación en el SIA CONTRALORIAS Aparece la “MENOR CUANTÍA” dentro de las clases de contratos, sin embargo, se adoptarán las medidas correspondientes para registrar la información….” Adicionalmente se expone: “….Los contratos 106 y 107 de 2017 aunque se presentó error al registrar en SIA Contraloría, fueron registrados debidamente en la plataforma del SIA Observa con sus respectivos anexos y los cuales fueron rendidos en las fechas correspondientes, sin embargo, se tomaran las medidas correspondientes para registrar la información… Se anexara la información correspondiente a actas seguimiento y actas de liquidación en los casos correspondientes….” Finalmente exponen lo siguiente: “…El contrato 278 de 2017 fue el último celebrado durante la vigencia 2017, como se dejó constancia en el acta de fecha



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09 de Enero de 2018 debido a que comprende vigencias futuras no fue posible rendirlo en la plataforma del SIA OBSERVA, al respecto se realizaron las consultas por parte del Asesor de Control Interno ante la persona que maneja la plataforma para ser rendido. Sin embargo el contrato 278 de 2017 que tiene como objeto la implementación del sistema de bicicletas por un valor de ($510.200.000) si se registró en el informe en la plataforma del SIA Contralorías, esto obedece a que en dicha plataforma se registra la contratación de acuerdo con la fecha de suscripción, mientras que en la plataforma del SIA Observa si tiene en cuenta el acta de inicio para rendir la cuenta….”. El IMP acepta lo dicho en el informe preliminar y propone adoptar medidas correctivas, además con respecto a la última parte el organismo de control considera que los argumentos no son válidos toda vez que la plataforma SIA Observa tiene implementado procedimiento para contratar con vigencias futuras (Remitirse a la opción ayudas - preguntas frecuentes), por otro lado si la fecha de suscripción del contrato y la fecha del Acta de inicio tienen un (01) día de diferencia, no se entiende por qué razón se justifica la no rendición del contrato en la citada plataforma para el mes de diciembre de 2017 con plazo límite a los primeros 5 días del mes de enero. Debió haberse solicitado a la Contraloría, la apertura de vigencias futuras N°035 presupuesto vigencia fiscal 2018 correspondiente a $272.526.000 y primero se debió haber rendido el valor inicial de $237.674.000 que corresponde al presupuesto 2017. Por todo lo anteriormente analizado queda en firme la observación y se consolida como hallazgo administrativo. Criterio: Se incumple parcialmente la Resolución Nº 249 del 30 de noviembre de 2016 “Por la cual se Reglamenta la Rendición de la Cuenta en Línea y se unifica la Información que se presenta a la Contraloría Municipal de Pereira” a través del Sistema Integrado de Auditorías SIA, especialmente el artículo 5° que indica que los representantes legales, jefes de entidades, directores, presidentes, gerentes y demás sujetos de control…deberán rendir la cuenta en línea a la contraloría en tres (03) periodos a saber, los cuales incluyen la bimestral asociada a la contratación dentro de los primeros cinco (5) días siguientes al vencimiento del bimestre. Así como el artículo 9º: Se entiende por no rendida la cuenta cuando: 1. No se presentó dentro del término establecido en el artículo 5º de la presente Resolución. 2. La información sea incompleta. 3. No se rinda en el Sistema



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Integrado de Auditoria SIA_ CONTRALORIAS y SIA_OBSERVA. 4. No se cierre la cuenta en el Sistema Integrado de Auditoria SIA_CONTRALORIAS con la carta de presentación de la cuenta. De igual manera lo expuesto en el Artículo 13° Adopción de formatos: Los formatos, instructivos y anexos que se encuentren en el aplicativo SIA_CONTRALORIAS y la rendición en línea de la contratación estatal que se realiza en el SIA_OBSERVA, hacen parte integral de la presente resolución, por consiguiente son de obligatorio cumplimiento y deberá diligenciarse en pesos colombianos. Y el Parágrafo Transitorio: Los formatos referentes a la contratación deberán ser rendidos por los sujetos de control simultáneamente en los dos (2) aplicativos SIA_CONTRALORIAS y SIA_OBSERVA hasta tanto la plataforma del SIA_OBSERVA garantice su óptima funcionalidad. Finalmente se incumple con el Manual de Procesos para el Procedimiento denominado Asesoría y apoyo a la contratación que fue adoptado mediante Resolución N°001407 del 31 de julio de 2016, en el numeral 5 Lineamientos o políticas de operación que tiene como obligación en relación a los informes relacionados con la contratación la elaboración de informes a entidades de control. Causa: Se presentan procedimientos inadecuados y debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el problema en el diligenciamiento y rendición completa de los formatos de contratación bimestral del SIA_CONTRALORIAS y cargue completo de documentos en el SIA_OBSERVA, por parte de los responsables en las diferentes dependencias del Instituto. Efecto: Situación que generó inefectividad en el trabajo, la subvaloración de los contratos del universo, reporte erróneo de modalidades de contratación e incompleta rendición del Formato f_20_1a_agr y de la documentación soporte de contratos en el SIA_OBSERVA, por lo tanto el hecho se tipifica como hallazgo de tipo administrativo, con el objeto que se tomen acciones correctivas del caso y no se vuelvan a presentar este tipo de situaciones.



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HALLAZGO ADMINISTRATIVO N°3 - INCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES DEL SECOP Condición: En el 100% de la muestra auditada que correspondió a 13 contratos, se evidenció que de manera general el Instituto de Movilidad de Pereira en la etapa precontractual cumple con las obligaciones requeridas por el Sistema Electrónico de Contratación Estatal SECOP; sin embargo algunos de los documentos que soportan las etapas contractual y de liquidación no fueron cargados en el aplicativo correctamente o de manera oportuna dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, lo que incide directamente en el Estado desactualizado del proceso que reporta el portal; esta situación es reiterativa y ya se había evidenciado en la auditoría a la contratación del año 2015 que fue objeto de plan de mejoramiento, que una vez evaluado denotó para este numeral Incumplimiento e Inefectividad de las acciones emprendidas, como se detalla en la siguiente tabla:

TABLA Nº8 INCONSISTENCIAS PORTAL SECOP

N° PROCESO Y

ESTADO PROCESO OBJETO OBSERVACIONES

Contratación de mínima cuantía N°99-2017 Estado liquidado.

Adecuaciones locativas instalación de nuevos puestos de trabajo y puertas en vidrio templado para el control de acceso a las diferentes dependencias del Instituto de Movilidad de Pereira.

El acta de liquidación suscrita en 01/08/2017 fue publicada de manera extemporánea en el Secop el 22/09/2017.

Proceso Número 62-2017 Estado Celebrado

Prestación de servicios de internet transmisión de datos punto a punto locales.

Se encontró en estado celebrado y con solo el archivo del contrato publicado.


Prestación de servicios de aseo y cafetería en todas las instalaciones y dependencias de la entidad.

Se encontró en estado celebrado, pero después del contrato no se encontró publicada acta de inicio ni ninguna otra actuación.

Proceso de contratación directa Nº129-2017 Estado Celebrado

Actualización y mantenimiento del sistema de información misional SISTRAFF.

Solo se publicó la Minuta del Contrato y la Resolución de Justificación de contratación directa dentro de los plazos; sin embargo el Acta de



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N° PROCESO Y ESTADO PROCESO

OBJETO OBSERVACIONES

Liquidación suscrita el 3 de enero de 2018 no había sido colgada en el aplicativo, por tanto el proceso aparece aun en estado celebrado una vez efectuada la consulta en el Secop el día 10/05/2018.

Proceso de contratación directa Nº233-2017 Estado Celebrado

Implementación del sistema Iturnos implementación del sistema de calificación de atención al ciudadano.

Solo se publicó la Minuta del Contrato y la Resolución de Justificación de contratación directa dentro de los plazos; sin embargo el Acta de Liquidación suscrita en febrero 28/2018 no había sido colgada en el aplicativo, por tanto el proceso aparece aun en estado celebrado una vez efectuada la consulta en el Secop el día 11/05/2018.


Suministro de pintura acrílica para tráfico.

Después del contrato no se encontró publicada el acta de inicio, además el Acta de Liquidación fue colgada como documento adicional por lo que el portal no la reconoce como tal y el Estado continúa como Celebrado.

Subasta Nº201-2017 Estado adjudicado

Compra de uniformes y accesorios para los agentes de tránsito.

Se encontró en Estado adjudicado una vez efectuada la consulta en el Secop el 11/5/2018, sin embargo el contrato fue liquidado en febrero 20/2018 y cargado en el aplicativo como documento adicional y no como Acta de Liquidación, por lo que el sistema no lo reconoce como tal. Se publicaron de manera extemporánea los siguientes documentos: Resolución de adjudicación del 06/10/2017 publicada el 12/10/2017. Minuta de contrato del 06/10/2017 publicada el 12/10/2017. Acta de liquidación del 20/02/2018 publicada el 14/03/2018.

Subasta Nº246 de 2017 Estado adjudicado

Compra de elementos necesarios para semaforización de nuevas intersecciones viales.

Una vez efectuada la revisión en el Secop el 11/05/2018 se encontró en Estado adjudicado a pesar de haberse liquidado en abril 4/2018, lo que indica que este documento no fue publicado en el aplicativo.



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N° PROCESO Y ESTADO PROCESO

OBJETO OBSERVACIONES

Proceso Número 247-2017 Estado Adjudicado

Suministro, instalación, puesta en funcionamiento y operación de un sistema de bicicletas públicas.

Se encontró en estado Adjudicado a pesar de estar Celebrado el contrato, además no se encontró publicada acta de inicio.


Suministro e instalación de señales verticales.

Se encontró en estado Adjudicado, pero después del contrato no se encontró publicada acta de inicio, ni ninguna otra actuación pasándose a colgar finalmente el acta de liquidación directamente como documento adicional, lo que incide que el proceso no actualice su Estado a Liquidado.


Consultoría para la implementación del nuevo marco normativo aplicable a entidades de gobierno.

Se encontró en estado Celebrado, pero después del contrato no se encontró publicada acta de inicio suscrita en Octubre 10/2017, ni ninguna otra actuación, a pesar de que fue liquidado mediante acta de abril 27 de 2018.

Proceso de selección abreviada menor cuantía Nº237-2017 Estado Adjudicado.

Suministro e instalación de radares pedagógicos de velocidad.

La Resolución de adjudicación del 10/11/2017 fue publicada extemporáneamente en el Secop el 13/12/2017. El último documento soportado fue la Minuta del Contrato el 14/11/2017, por tanto no se colgó el Acta de Inicio del 23/11/2017, ni el Acta de Liquidación que fue suscrita el 04/04/2018, por lo que el Estado del proceso continúa desactualizado como Adjudicado.


Demarcación ciclovía segregada y ciclobanda conexión oriente centro.

Se encontró en estado Adjudicado, pero después del contrato no se encontró publicada acta de inicio ni ninguna otra actuación pasándose a colgar el acta de liquidación de manera extemporánea directamente como documento adicional, hecho por el cual el portal no lo reconoce como liquidación y no se actualiza el Estado del proceso.

Fuente: Consulta Secop Mayo-Junio 2018

El IMP como parte del derecho de contradicción indica lo siguiente: “…Es de aclarar que según el manual de Colombia compra eficiente (anexo) la entidad



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estatal puede definir en cada caso en concreto si un contrato requiere liquidación o non con arreglo a criterios de naturaleza objeto y plazo del contrato. La liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; por ende, en el IMP los contratos de prestación de servicios aparecen en el portal del SECOP en estado celebrado. Frente a las actas de inicio se corregirá y se seguirá implementando en cada uno de los procesos de contratación de la entidad….”. En ningún momento el organismo de control cuestionó la obligatoriedad de la liquidación contractual en los contratos de prestación de servicios y es contundente en indicar que los procesos auditados se encontraban desactualizados con respecto a su estado en el Secop por el no cargue de documentos de manera correcta, oportuna y suficiente, para los casos que les aplique; lo que denota deficiente utilización del sistema, hecho por el cual se consolida el hallazgo con connotación administrativa. Criterio: Hechos que se encuentran en contravía del Principio de Publicidad contemplado en el artículo 209º de la Constitución Política de Colombia; así con el artículo 223° del Decreto 019 de 2012 Anti trámites y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 Publicidad en el Secop que indica: “…La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición….”. Causa: Han sido reiterativo en el IMP las fallas en la oportunidad de publicidad de documentos del proceso en la etapa contractual, de ejecución y de liquidación, en primera instancia por parte de los Supervisores o Interventores que no aportan de manera oportuna los documentos y actas suscritas para que los responsables puedan publicarlas en el portal y de igual manera es evidente que algunos documentos no son bien cargados al Secop lo que impide que se actualicen debidamente los Estados de los Contratos, lo que no refleja la totalidad de la información asociada a la contratación llevada a cabo por el Instituto de Movilidad de Pereira. Efecto: Se denotan falencias en los mecanismos de control y seguimiento respecto a la actualización de los diferentes procesos contractuales en el aplicativo SECOP; lo que se traduce en incumplimiento de disposiciones generales, con la generación



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de registros incompletos que no garantizan el principio de publicidad, así como el manejo de información oportuna a los usuarios del sistema, entes de control y comunidad en general que se encuentran interesados en conocer todo lo relacionado con la contratación del Instituto. Por todo lo anterior se configura un hallazgo con connotación administrativa, con el objeto que se adelanten acciones correctivas pero efectivas y oportunas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas de manera reiterativa por la Contraloría. HALLAZGO ADMINISTRATIVO N°4 – INAPLICACION ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO FINAL

Condición: El 46% de los contratos objeto de revisión de la vigencia 2017 identificados con los Nº104, Nº127, Nº223, Nº224, Nº226 y Nº239, no contaban con el acta de entrega y recibo final a pesar de encontrarse prevista en el numeral 4.3.3. del Manual de Contratación; persiste como una constante por parte de los supervisores la aplicación de los formatos de Actas de Seguimiento sin que exista diferencia real con la etapa final. Resulta importante destacar que esta situación había sido detectada desde la auditoría a la contratación de la vigencia 2015 objeto de plan de mejoramiento en el numeral 2; por tanto algunos supervisores designados por el IMP no aplicaron el formato para estos casos que lo requerían como lo contempla su propio manual, lo que dio pie a calificar con (0.5) el Cumplimiento y (0.5) la Efectividad, en vista que no se dio total uniformidad en el manejo y diligenciamiento de actas como se pactó en las acciones correctivas, además no fue totalmente efectivo el Memorando Nº2803 de agosto 16/2017 del Área Jurídica que reitera a los supervisores la verificación de toda la documentación una vez terminado el contrato. El derecho de contradicción allegado al organismo de control argumentó lo siguiente: “…La oficina asesora jurídica al verificar el hallazgo mencionado frente a la inaplicación de las actas de entrega y recibo final por parte de los supervisores, hace la aclaración que esta dependencia se percató que, aunque en el manual de contratación estaba prevista esta acta, no se encontraba implementada en la oficina de planeación como un formato. Lo anterior ya fue subsanado por parte de esta oficina y ya se encuentra incluida dentro de los formatos de calidad, y puesta a disposición de todos los supervisores del Instituto de movilidad de Pereira….”, en vista que se acepta lo argumentado por el equipo auditor, la observación queda en firme y se consolida un hallazgo con connotación administrativa.



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Criterio: Incumplimiento de la Resolución N°0275 de abril 28 de 2014 “Por la cual se adopta el Manual de contratación, supervisión y/o interventoría del Instituto”, numeral 4.4.3 que indica “…Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados, se levantará un “acta de entrega y recibo final” que será suscrita por el supervisor o interventor y el contratista”. Y del numeral 4.5.1 Actividades generales a cargo del supervisor literal t) Informar el recibo a satisfacción del objeto contratado como requisito previo para efectuar el pago final al contratista. Causa: Se reitera la deficiente comunicación entre dependencias, inefectividad de las acciones correctivas plasmadas en los planes de mejoramiento; además de la falta de trazabilidad de los documentos y las obligaciones contempladas en el Manual de contratación, supervisión y/o interventoría del Instituto, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, por cuanto el acta de entrega y recibo no se aplica en los casos que lo requieren algunos contratos. Efecto: Inaplicabilidad de las normas internas e inefectividad en el trabajo al no diferenciarse claramente las etapas de ejecución y de terminación de un contrato, lo que genera control inadecuado de actividades por cuanto la cobertura de pólizas toman en cuenta la fecha de terminación y no la de liquidación, con la que se cuenta con más tiempo para hacerlo según la Ley. Por lo anterior se configura un hallazgo con connotación administrativa, para que el IMP adelante acciones correctivas que solucione las deficiencias detectadas de manera reiterativa por el Organismo de Control. HALLAZGO ADMINISTRATIVO N°5 - ACTAS DE LIQUIDACIÓN SIN FIRMA DEL DIRECTOR

Condición La Contraloría detectó en tres contratos identificados con los Nº57, Nº127 y Nº226 de 2017, que las respectivas Actas de Liquidación fueron firmadas por el Contratista y Supervisor, sin la firma del Ordenador del gasto como lo dispone el Manual de Contratación en su numeral 4.4.3. Por lo anterior el IMP no fue del todo efectivo en la acción de mejora que establecía la socialización a los supervisores



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para que se hiciera entrega oportuna y en debida forma las actas de liquidación, lo que dio pie a calificar este punto del plan de mejoramiento de la auditoría a la contratación vigencia 2015 con (0.7) en cuanto al Cumplimiento y (0.7) respecto a la Efectividad. La respuesta dada por el IMP como parte del derecho de contradicción determinó: “…Este hallazgo fue presentado en tres contratos de los cuales el supervisor era la misma persona, quien tenía un formato distinto de acta de liquidación al que se encuentra incluido y aprobado en la oficina de planeación del IMP. Ya este supervisor fue informado para que haga la respectiva corrección….”. Como se acepta la deficiencia detectada, queda en firme el hallazgo. Criterio: Se contraviene la Resolución N°00275 de abril 28 de 2014 “Por la cual se adopta el Manual de contratación, supervisión y/o interventoría del Instituto, numeral 4.4.3 Recibo final y Liquidación definitiva del Contrato que indica: “…En todos los casos el acta de liquidación deberá ser suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor o interventor….Una vez liquidado el contrato, el supervisor o interventor deberá entregar al Área Jurídica o quien haga sus veces en la seccional, los archivos y la información técnica administrativa y contable para que reposen en la carpeta del contrato….”. Además el artículo 217º del Decreto 019/2012 Estatuto anticorrupción determina que en el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Causa: Como se ha mencionado en auditorías anteriores las situaciones detectadas se deben a procedimientos inadecuados por parte de los supervisores al diligenciar las Actas de liquidación, así como debilidades de control en el Área Jurídica y en Control Interno del Instituto, que no permitieron advertir oportunamente el problema y finalmente inaplicación de las disposiciones del manual de contratación. Efecto: Se genera entonces control inadecuado de actividades, incumplimiento de disposiciones generales y se modifican los formatos y obligaciones establecidas en el Manual de Contratación, además inefectividad en el trabajo por cuanto no se están realizando como fueron planeadas. Se configura un hallazgo con



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connotación administrativa, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por la Contraloría. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº6 - FALTA DE ANTECEDENTES FISCALES Y DISCIPLINARIOS Condición: Los pliegos de condiciones de algunos procesos adelantados por el Instituto en la vigencia 2017 no requirieron que los proponentes anexaran los certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios expedidos por la Contraloría General de la República y Procuraduría General de la Nación respectivamente, además no se incluyen las inhabilidades que podrían generar estos certificados como causal de rechazo de las ofertas. En tanto que en los expedientes de los citados contratos tampoco se encontraron los certificados o el soporte de la consulta que hiciera en su momento el IMP para evitar que se contrate con personas que tuvieran algún tipo de inhabilidad, certificados que fueron aportados durante el proceso de la auditoría como se relaciona en la siguiente tabla:

TABLA Nº9 EXPEDIENTES SIN ANTECEDENTES CGR Y PGN

Nº

CONTRATO OBJETO OBSERVACIONES

163-2017 Suministro de pintura acrílica, pintura plástico en frio, microesferas y antideslizante

Fueron allegados en mayo 22/2018 al equipo auditor y anexados al expediente los certificados que se detallan: Certificado de antecedentes Ordinario Nº110056128 de mayo 22/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde la Cédula de extranjería Nº378477 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificado de antecedentes Ordinario Nº110056895 de mayo 22/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde el Nit 8909001482 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificados de la Contraloría General de la República del 22 de mayo de 2018, donde la Cédula Extranjería 378477 y el Nit 8909001482 no se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín SIBOR.

223-2017 Compra de uniformes y accesorios para los agentes de tránsito, la

Fueron allegados en mayo 23/2018 al equipo auditor y anexados al expediente los certificados que se detallan: Certificado de antecedentes Ordinario Nº110118978 de mayo 23/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde la Cédula 10.076.498 no registra sanciones ni inhabilidades.



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dotación industrial para los funcionarios de planta que laboran en el Instituto de Movilidad de Pereira

Certificado de antecedentes Ordinario Nº110119111 de mayo 23/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde el Nit 8160071136 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificados de la Contraloría General de la República del 23 de mayo de 2018, donde la Cédula 10.076.498 y el Nit 8160071136 no se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín SIBOR.

236-2017 Suministro e instalación de radares pedagógicos de velocidad.

Fueron allegados en mayo 30/2018 al equipo auditor, los certificados que se detallan: Certificado de antecedentes Ordinario Nº110432805 de mayo 30/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde el Nit 9002495496 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificado de antecedentes Ordinario Nº110432901 de mayo 30/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde la Cédula 24.947.020 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificados de la Contraloría General de la República del 30 de mayo de 2018, donde la Cédula 24.947.020 y el Nit 9002495496 no se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín SIBOR.

239-2017 Demarcación ciclo vía segregada y ciclobanda conexión oriente centro de la ciudad, incluye la carrera 13, la carrera 9 y la carrera 7, calle 15 entre Avenida Circunvalar y calle 12 bis y reposición de elementos segregadores.

Fueron allegados en mayo 31/2018 al equipo auditor y anexados al expediente del Contrato Nº239-2017 suscrito con la misma Firma Contratista, los certificados que se detallan: Certificado de antecedentes Ordinario Nº110489506 de mayo 31/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde la cédula 19.484.480 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificado de antecedentes Ordinario Nº110486574 de mayo 31/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde el Nit 8001986936 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificados de la Contraloría General de la República del 31 de mayo de 2018, donde la Cédula 19.484.480 y el Nit 8001986936 no se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín SIBOR.

273-2017 Compra de elementos necesarios para semaforización de nuevas intersecciones viales

Fueron allegados al equipo auditor en mayo 30/2018 y anexados al expediente los certificados que se detallan: Certificado de antecedentes Ordinario Nº110432805 de mayo 30/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde el Nit 9002495496 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificado de antecedentes Ordinario Nº110432901 de mayo 30/2018 de la Procuraduría General de la Nación, donde la Cédula 24.947.020 no registra sanciones ni inhabilidades. Certificados de la Contraloría General de la República del 30



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de mayo de 2018, donde la Cédula 24.947.020 y el Nit 9002495496 no se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín SIBOR.

Fuente: Consulta CGR y PGN solicitada al IMP en Mayo 2018

Como parte del derecho de contradicción allegado se informa: “…Se hará la corrección dentro de los pliegos y las invitaciones públicas para que sean incluidos dentro de la presentación de documentos habilitantes por los proponentes….”, por tanto como se acepta en su totalidad la observación, ésta queda en firme y se eleva a hallazgo administrativo. Criterio: La Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único en su artículo Artículo 48º destaca como faltas gravísimas el Numeral 30. Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley; situación que es concordante con la Ley 80 de 1993 artículo 8º numeral 1 literal a) determina que son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales, las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución; además la ley establece que las personas naturales y jurídicas que aparezcan relacionadas en el Boletín publicado por la Contraloría General de la República y que presenten antecedentes disciplinarios no podrán ocupar cargo público, ni contratar con el Estado según corresponda. Causa: Deficiente comunicación entre las dependencias, en este caso entre el Área Jurídica y las Áreas que requieren la necesidad y elaboran los pliegos de condiciones, inaplicación de requisitos, además de falta de mecanismos de seguimiento, monitoreo y control que no permitieron advertir oportunamente el problema. Efecto: Se podría producir como efecto más relevante que se contrate con una persona natural o jurídica que presente antecedentes fiscales y disciplinarios, lo que generaría conductas graves para la entidad contratante; además del incumplimiento de disposiciones generales y el control inadecuado de las actividades; situación que lleva a configurar un hallazgo con connotación



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administrativa para que por medio de un plan de mejoramiento se tomen medidas correctivas de manera inmediata. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº7 – ADMINISTRACION E IMPREVISTOS SIN SOPORTAR Condición: En desarrollo de la auditoría se detectaron dos contratos en los que se pactó AIU (Administración – Imprevistos – Utilidad) desde los pliegos de condiciones y estudios previos, sin embargo al revisar los expedientes en la etapa precontractual, al proponente no se le exige que detalle los gastos en que pretende incurrir por concepto de Administración; además en las etapas de ejecución y liquidación no se visualizó el seguimiento por parte de la supervisión a estas erogaciones y la remisión de todos los soportes al Área Financiera de los gastos por concepto de Administración y Utilidad, con el fin de legalizar las Ordenes de Pago; situación que conllevó al equipo auditor a solicitar al Instituto los soportes de la ejecución de los citados gastos como se relaciona seguidamente. Contrato Nº213-2017 para el Suministro e instalación de señales verticales en diferentes vías del municipio de Pereira: Llamó la atención de esta auditoría los valores pagados por concepto de administración de un 12% en un monto de $14.900.640 y el costo por imprevistos de un 2% representado en $2.483.440. Ante esta situación el ente de control mediante solicitud de información con radicado del IMP N°7007-2018 de mayo 29 del presente año requirió al Asesor de Control Interno de la entidad, para que gestionara las explicaciones pertinentes y acercara las pruebas que soportaran debidamente estas erogaciones. Como respuesta a dicha solicitud el día 1° de junio se entrega al equipo auditor oficio con 177 folios anexos que corresponden con la relación de gastos por imprevistos y administración, así como los soportes de los mismos; una vez revisados estos documentos se puede concluir que se soportan los costos de administración e imprevistos ocurridos durante la ejecución contractual. Contrato Nº236-2017 para el suministro e instalación de radares pedagógicos de velocidad: Como en el caso anterior se destacaron los gastos de Administración del 5% cancelados en la ejecución del contrato por un valor de $6.996.500 e Imprevistos del 7% pagados en su ejecución por un valor de $9.795.100, sin los respectivos soportes; situación que dio pie a suscribir Acta de solicitud de información con Radicado Nº7483 de junio 6/2018 al Subdirector de Movilidad del



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Instituto. De la cual dio respuesta mediante Oficio Nº7748 de junio 18/2018 donde aporta una relación de gastos y soportes entre noviembre 20 a diciembre 20 de 2017 como gastos de administración que incluyen salarios, aportes seguridad social, ARL, honorarios, arrendamiento, transporte, 4x1000 y seguros; adicionalmente allega soportes por imprevistos sustentados en mano de obra por atrasos por efectos del clima donde se tuvo que reprogramar la instalación, adquisición de 7 baterías de las cuales solo el IMP solicitaba 1 y la instalación de 7 postes para cada radar en vista que no se utilizaron postes existentes como lo definía el pliego de condiciones.

A pesar de todo lo anterior, considera el organismo de control que no se exigió desde la etapa previa el soporte detallado de las erogaciones por Administración y además no se ejerció en su momento por parte de la supervisión el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, procedimientos y demás condiciones contratadas ya que procedió a autorizar el pago y la liquidación de los mismos sin conocer el detalle de los mencionados costos por Administración e Imprevistos, los cuales fueron requeridos a los respectivos contratistas en el tiempo de la auditoría. Además es importante señalar la inconveniencia de pactar de entrada unos imprevistos que se desconoce si realmente se presentarán, por lo que al momento de proyectar la ejecución contractual no debería asignársele ningún valor y que si es del caso en particular y se incurre en ellos se le paguen al contratista sobre factura y con visto bueno del supervisor y del Ordenador del gasto. Como parte del derecho de contradicción, el IMP no se pronunció respecto a la falta de soportes de Administración e Imprevistos de los Contratos Nº213-2017 y Nº236-2017, sino que refirieron los descargos y la documentación soporte en relación al contrato N°273-2017 que hizo parte del numeral 1.6 Beneficio del Control Fiscal del informe preliminar; por tanto el hallazgo administrativo queda en firme en su totalidad. Criterio: Las anteriores situaciones se encuentran en contravía de lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública con respecto a garantizar la consecución de los fines de la Contratación Estatal, para lo cual deberá “…adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promoverán las acciones de



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responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan… exigirán que la calidad de bienes y servicios adquiridos se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias….y adoptarán medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras…” según los numerales 4, 5 y 8 del artículo 4° de la Ley 80 de 1993, de los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales, así como en el artículo 26º numeral 2 principio de responsabilidad y artículos 50°, 51° y 52° de la responsabilidad de las entidades estatales, de los servidores públicos y contratistas y artículo 53° de las responsabilidad de los interventores, modificada por la Ley 1474 de 2011 artículos 82° al 84°. Según el Concepto N° 80112- EE11203 de febrero 24 de 2012 de la Contraloría General de la República, se destaca lo siguiente: “…Todas las entidades estatales y los administradores de recursos públicos, tienen la obligación de soportar debidamente la totalidad de los recursos ejecutados que estén a su cargo, sin excepción de porcentaje alguno…Si una entidad estatal pacta un porcentaje para cubrir imprevistos no imputables al contratista, y durante la ejecución del contrato no ocurren, las partes en la liquidación del mismo deberán dejar constancia de esta situación….El interesado en demostrar los imprevistos será el contratista y deberá hacerlo en cualquier momento, antes de la liquidación del contrato. En todo caso, la acreditación de los imprevistos debe ser anterior a su pago…no tiene cabida incluir un rubro que reconozca a favor del contratista alguna suma de dinero por los riesgos que le son propios, puesto esto sería contradictorio con la asignación del riesgo a cargo suyo. Algunos hasta llegan a decir que el pago de imprevistos no sustentados genera detrimento patrimonial para la entidad…”. Causa: Las situaciones antes citadas se generan por el desconocimiento o inaplicación de requisitos, procedimientos inadecuados desde la etapa precontractual que conllevaron a la presentación de ofertas con un AIU previamente pactado, debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el problema, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo efectivos por parte de la supervisión. En estos casos, es evidente que la Administración y los Imprevistos no se demostraron oportunamente por parte del contratista, ni fueron exigidos los soportes por parte de la supervisión durante la ejecución del contrato. Efecto:



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Se produce como efecto el uso ineficiente de los recursos, la autorización de gastos sin los respectivos soportes, incumplimiento de disposiciones generales y particulares, inefectividad en el trabajo, informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos, control inadecuado de recursos y actividades. En vista que se pudieron demostrar los gastos de Administración e Imprevistos en desarrollo de la auditoría se configura un hallazgo con connotación administrativa, a incluir en plan de mejoramiento con el fin de que este tipo de situaciones no vuelva a presentarse en el Instituto de Movilidad de Pereira. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº8. SALIDAS DE ALMACEN DESACTUALIZADAS Condición: En desarrollo del Contrato Nº223-2017 para la Compra de uniformes y accesorios para los agentes de tránsito, la dotación industrial para los funcionarios de planta que laboran en el Instituto de Movilidad de Pereira, se requirió mediante Acta de solicitud de información de mayo 23/2018 los Comprobantes de salida de Almacén de los elementos adquiridos y la relación detallada de elementos que se encontraban a la fecha en el inventario de Instituto. Para lo cual el Área de Gestión de Compras y Logística del IMP detalla lo siguiente: “…Entrega de reporte en formato PDF de la relación de movimientos de entrada y salida (contiene fecha del movimiento, tipo de movimiento compra automática o salida, numero de movimiento, cantidad que ingresa, cantidad que sale y el nombre del responsable y el centro de costos) todo referido al Contrato No. 223-2017 Compra de uniforme y accesorios para los agentes de Tránsito”: 53 folios y la carpeta de entradas y salidas donde reposa una parte de las impresiones de salidas de prendas debidamente firmadas por los servidores públicos….Se informa al equipo auditor que varias salidas que deben contener la firma de los agentes de tránsito no se ubicaron en las carpetas debido a que a la fecha se encuentran traspapeladas, al parecer alguien la debió haber archivado en una caja del archivo de gestión general que se encuentra instalado muy cerca a nuestros puestos de trabajo. Razón por la cual la dependencia adelantará lo pertinente para recuperar los soportes extraviados referente a la entrega de uniformes y accesorios si no se ubica en el corto plazo la carpeta con los soportes faltantes….”. En vista que se evidenciaron elementos de dotación que no reposaban en el Stock de inventario, ni en las Ordenes de salidas de almacén, el Área de Gestión de Compra y Logística en oficio de junio 06/2018 allega al equipo auditor una relación



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detallada de las prendas entregadas durante la vigencia 2018 las cuales se encuentran pendientes de realizar salidas a través del aplicativo de inventarios SINFAD, que incluyen además otros elementos que se encontraban en el Stock de Almacén de otros contratos, con lo anterior se confirma que existen elementos que ya fueron entregados pero no se ha legalizado su entrega y salida de inventario respectivo.

TABLA Nº10 INCONSISTENCIAS SALIDAS DOTACION UNIFORMES

CONTRATO Nº223-2017 CRISSALTEX- COMPRA DE UNIFORMES Y ACCESORIOS PARA LOS AGENTES DE TRÁNSITO Y

DOTACIÓN INDUSTRIAL REFERENCIA ELEMENTOS FECHA

ENTRADA CANTIDAD ENTRADA

FECHA SALIDA

CANTIDAD SALIDA

OBSERVACIONES SALIDAS

1140001000019

Calzado masculino para agentes de tránsito

2017/12/16 210 2017/12/29 195 De a 3 pares por 65 guardas, faltan por soportar 15 pares de los 210. En 2018 se entregaron 10 pares pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000020

Camisas dotación agentes de tránsito caballero

2017/12/16 420 2017/12/16 a

2017/12/29

409 Faltan por soportar las 11 camisas de las 420 adquiridas. En 2018 se entregaron 14 camisas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000021

Blusa agente de tránsito para dama

2017/12/16 198 2017/12/16 a

2017/12/26

192 De a 6 blusas por 32 guardas, faltan por soportar 06 blusas de las 198. En 2018 se entregaron 10 blusas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000026

Pantalón azul agentes de tránsito para caballero

2017/12/16 210 2017/12/18 a

2017/12/29

205 3 pantalones por 68 guardas y 1 individual, faltan por soportar 5 pantalones de los 210. En 2018 se entregaron 7 pantalones pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000027

Overol en drill 2017/12/16 20 2017/19/29 2017/12/29

9 3 overoles por 3 funcionarios, faltan por soportar 11 overoles de los 20. En 2018 se entregaron 11 overoles pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000030

Pantalón azul agente de tránsito para dama

2017/12/16 99 2017/12/26 96 De a 3 pantalones por 32 guardas, faltan por soportar 3 Slaks de los 99. En 2018 se entregaron 5 pantalones pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000033

Chaqueta impermeable con Logotipo

2017/12/16 103 2017/12/26 a

2017/12/27

99 De a 1 chaqueta por funcionario, faltan por soportar 04 chaquetas impermeables. En 2018 se entregaron 5 chaquetas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000034

Bota punta de seguridad

2017/12/16 12 2017/12/29 9 Se entregaron 9 botas a 3 funcionarios, falta por soportar 3



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pares botas. En 2018 se entregaron 5 botas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000036

Cartuchera agentes de tránsito

2017/12/26 206 2017/12/18 a

2017/12/29

200 Se entregaron 200 cartucheras a guardas, falta por soportar 6 cartucheras. En 2018 se entregaron 11 cartucheras pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000037

Botín dama agentes de tránsito

2017/12/16 66 2017/12/29 64 De a 2 pares por 32 guardas, faltan por soportar 2 pares de los 66. En 2018 se entregaron 4 pares pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000038

Corbatas para agentes de tránsito y educadores viales

2017/12/16 216 2017/12/18 a

2017/12/29

203 Se entregaron 203 corbatas a guardas, falta por soportar 13. En 2018 se entregaron 15 corbatas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000039

Chaleco para personal Agentes de tránsito

2017/12/16 216 2017/12/18 a

2017/12/29

200 Se entregaron 200 chalecos a guardas, falta por soportar 16. En 2018 se entregaron 14 chalecos pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000042

Placa de identificación personal agentes de tránsito

2017/12/16 108 2017/12/16 a

2017/12/29

98 Se entregaron 98 placas a guardas, falta por soportar 10. En 2018 se entregaron 5 placas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000047

Presilla para camisas con escudo

2017/12/16 206 2017/12/18 a

2017/12/27

199 Se entregaron 199 Presilla para camisas a guardas, falta por soportar 17. En 2018 se entregaron 12 presillas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000048

Kepis para agente de tránsito

2017/12/16 216 2017/12/18 a

2017/12/29

200 Se entregaron 200 kepis a guardas, falta por soportar 16. En 2018 se entregaron 9 Kepis pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000059

Reata o cinturón para agente de tránsito

2017/12/16 103 2017/12/26 a

2017/12/29

100 Se entregaron 100 reatas a guardas, falta por soportar 03. En 2018 se entregaron las 3 reatas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000064

Chaleco reflectivo de seguridad

2017/12/16 7 2017/12/16 a

2017/12/29

3 Se entregaron 3 chalecos a funcionarios, falta por soportar 04. En 2018 se entregaron los 4 chalecos pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000066

Vestido impermeable personal

2017/12/16 7 2017/12/29 3 Se entregaron 3 vestidos impermeables a funcionarios, falta por soportar 04. En 2018 se entregaron 7 impermeables pendientes por legalizar salidas de Almacén.



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1140001000067

Guantes para regulación de tráfico en cuero por pares

2017/12/16 103 2017/12/26 a 2017/2/29

97 Se entregaron 97 guantes a guardas, falta por soportar 06. En 2018 se entregaron 4 guantes pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000068

Sombrero y/o gorro para protección solar

2017/12/16 10 2017/12/29 3 Se entregaron 3 sombreros a funcionarios, falta por soportar 07. En 2018 se entregaron 4 sombreros pendientes por legalizar salidas de Almacén.

1140001000070

Chaqueta personal administrativo y señalización

2017/12/16 8 0 No se relaciona la entrega de ninguna chaqueta de las 08 adquiridas. En 2018 se entregaron 3 chaquetas pendientes por legalizar salidas de Almacén.

114000100081

Bota caña alta para dama agente de tránsito

2017/12/16 33 2017/12/29 32 Se entregaron 32 botas a guardas, falta por soportar 01. En 2018 se entregó el par de botas, que se encuentra pendiente por legalizar salida de Almacén.

1140001000098

Vestido impermeable para motocicleta

2017/12/16 108 2017/12/18 a

2017/12/27

100 Se entregaron 100 vestidos impermeables a guardas, falta por soportar 08. En 2018 se entregaron 6 vestidos impermeables pendientes por legalizar salidas de Almacén.

Fuente: Expedientes Área de Gestión de Compras y Logística

Adicionalmente durante la revisión del Contrato Nº236-20174 para el suministro e instalación de radares pedagógicos de velocidad, se requirió mediante Acta de solicitud de información de mayo 23/2018 los Comprobantes de salida de Almacén de los elementos adquiridos y la relación detallada de elementos que se encuentran a la fecha en el inventario de Instituto. Para lo cual el Área de Gestión de Compras y Logística del IMP detalla lo siguiente: “…Entrega relación en formato Excel, mediante el cual se detalla la ubicación de los radares de velocidad instalados en vía pública correspondientes a la ejecución del contrato Nº236-2017 Suministro e instalación de radares pedagógicos de velocidad. Dichos elementos no poseen soportes de entrega toda vez que los mismos fueron ingresados al aplicativo de inventario general del Instituto al final de la vigencia 2017 y no fue posible realizar la salida a través del aplicativo por que los equipos instalados se encontraban en proceso de programación por parte del proveedor. Hasta tanto este procedimiento no se realizó no entregaron información de la ubicación de los bienes con número de serial…”, por lo tanto a la fecha de la auditoría no se habían legalizado las salidas de Almacén, generándose como registro un Comprobante de Salida, así como el numeral.



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Esta situación ha sido reiterada en la auditoría a la contratación de la vigencia 2015 que fue objeto de plan de mejoramiento, el cual una vez evaluado en su numeral 7, se calificó con (0,5) el Cumplimiento y (0,5) la Efectividad, en vista que no se ha cumplido al 100% con la meta prevista que obligaba a elaborar salida de Almacén para cada elemento adquirido. La contradicción ejercida por el IMP indica al organismo de control: “…Se adelantarán las acciones pertinentes para realizar la orden de salida de los suministros, bienes o elementos que se entregaron o se pusieron al servicio en la vigencia 2018….”, por lo tanto se considera que se acepta el hallazgo administrativo. Criterio: Se incumple el Manual de Procesos y Procedimientos del Instituto adoptado mediante Resolución N°001407 del 31 de julio de 2016, en lo referente al Procedimiento Manejo de Almacén e Inventarios, numeral 6.1 ítem 7 que obliga a “….Realizar la salida de los bienes ingresados de acuerdo a las necesidades manifestadas por los funcionarios…” generándose como registro un Comprobante de salida. Además la Ley 734 de 2002 artículo 34º Deberes de los servidores públicos en su numeral 21 obliga a vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

Causa: Procedimientos inadecuados al no cargar las salidas del inventario de los bienes adquiridos por el Instituto, debilidades de control, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo y riesgo sobre el manejo de los recursos que son adquiridos para cumplir con su misión institucional en el manejo del tráfico vehicular. Efecto: Control inadecuado de recursos, inefectividad en el trabajo del Área de Gestión de Compras y Logística por la generación de informes o registros inexactos relacionados con las salidas de almacén desactualizadas a más de seis (06) meses de haber sido adquiridos los elementos; por lo anterior se configura un hallazgo administrativo que ha sido reiterativo y que debe ser objeto de plan de mejoramiento.



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HALLAZGO ADMINISTRATIVA Nº9- SUB-UTILIZACION MODULO CONMUTADOR Condición: Durante la revisión del contrato de obra Nº104-2017 cuyo objeto fueron las adecuaciones locativas, instalación de nuevos puestos de trabajo y puertas en vidrio templado para el control de acceso a las diferentes dependencias del Instituto de Movilidad de Pereira, a cargo de Ofiarchivo S.A.S, se pudo detectar el día 31 de mayo de 2018 cuando se realizó recorrido a las oficinas del IMP y durante todo el tiempo que duró la auditoría, con el fin de constatar la ejecución de las citadas adecuaciones locativas que el Item 1- Puesto tipo conmutador 2.24*1.80 mts con archivador 2 gavetas fabricado en acero calibre 16, acabado pintura cold roller, cerradura sistema de trampa y 2 llaves, puerta 0.80*110 con cierre magnético, superficie aglomerado 30 mm recubierto en fórmica, punto corriente regulada, normal, voz y datos, que fue cancelado a Ofiarchivo por valor de $3.098.800 IVA incluido se encuentra subutilizado. El estudio previo que antecedió la adjudicación del citado contrato era claro en indicar que se buscaba el mejoramiento continuo y el buen estado de las instalaciones locativas, mejoramiento del espacio, tener mayor control de acceso del cliente externo en las diferentes áreas del Instituto con el fin de minimizar riesgos potenciales, salvaguardar los bienes y documentos, se requiere además la instalación de nuevos puestos de trabajo para fortalecer procesos misionales y se dé un ambiente más confortable para la ejecución de actividades; sin embargo el módulo del conmutador en la actualidad no presta la labor de ventanilla de atención al cliente, conmutador y punto de control de acceso de usuarios al segundo piso, tal como fue concebido; ocasionalmente se ubica un funcionario de manera indiscriminada pero no ejerce la labor y no cuenta con los equipos necesarios para los cuales se instalaron los puntos regulados de voz y datos; lo que indica que no alcanzó los fines previstos para satisfacer las necesidades del Instituto. De lo anterior se obtuvo registro fotográfico probatorio que hace parte integral del Anexo que se remitió en el informe preliminar. El derecho de contradicción es claro en argumentar lo siguiente: “…Teniendo en cuenta la observación de la CMP y luego de realizar consulta a Talento Humano, se pudo evidenciar que mediante Resolución 0000379 del 19 de Junio de 2018, se asignó al funcionario JAIRO ELEAZAR MURILLO MURILLO, Auxiliar Administrativo, para desempeñar funciones en el Conmutador. Se anexa copia de



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la resolución de asignación dos (2) folios….” Por tanto la observación queda en firme y se eleva a un hallazgo con connotación administrativa. Criterio: Se contraviene la Ley 80 de 1993 en relación al principio de economía que en su artículo 25º numeral 7 trata lo relacionado con la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar, además en lo previsto en el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.2.1.1 Estudios y documentos previos, que indica que son el soporte para elaborar los pliegos de condiciones y el contrato y deben contener la descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer. Finalmente la Ley 734 de 2002 artículo 34º Deberes de los servidores públicos en su numeral 4 que obliga a utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función. Causa: Deficiente comunicación entre las dependencias, en este caso entre los funcionarios que en su momento dieron viabilidad y soportaron en el estudio la necesidad de las adecuaciones y la nueva Alta Dirección que no consideró pertinente la utilización del citado módulo, lo que a su vez genera al día de hoy uso ineficiente de los recursos, así como las debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el problema. Efecto: Sub-utilización de los bienes adquiridos, falta de control de acceso del cliente externo en las diferentes áreas del Instituto especialmente el piso segundo con el fin de minimizar riesgos potenciales, salvaguardar los bienes y documentos, uso ineficiente de recursos utilizados en las adecuaciones a la nueva sede y finalmente ineficacia causada por el fracaso en las metas o necesidades a suplir previstas desde la etapa precontractual. Esta situación conlleva a ratificar un hallazgo con connotación administrativa a fin de que el IMP por medio de un plan de mejoramiento se comprometa a darle debido uso al módulo de oficina adquirido. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº10. MAPA DE RIESGOS GESTION CONTRACTUAL Condición:



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En desarrollo de la auditoría se requirió a la Asesoría de Control Interno mediante Acta de mayo 18/2018 el Mapa de riesgos del proceso de gestión contractual para el Instituto de Movilidad de Pereira, aplicable a la vigencia 2017 y el seguimiento efectuado al citado Mapa; para lo cual se allegó oficio N°6237 de mayo 23/2018, remitiendo el Mapa de riesgos del proceso control de legalidad. El citado documento solamente define tres riesgos en los subprocesos: Representación Judicial, gestión contractual y Control Interno Disciplinario con probabilidad moderada para el primer y tercer subproceso y probable para el segundo proceso; a cargo de Oficina de Asesoría Jurídica. Para el caso que nos ocupa sólo se identifica un (01) riesgo asociado a la contratación así:

Descripción del riesgo: Que los contratos no tengan los documentos soportes de la supervisión en la ejecución.

Impacto antes de controles: Mayor.

Control existente preventivo: Enviar memorandos internos a los interventores recordando la obligación.

Control correctivo: No aplica.

Evaluación del riesgo después de controles: Moderado.

Acción para administrar el riesgo: Diligenciar la lista de chequeo que reposa en cada contrato.

Indicador: Total de contratos completos / Total de contratos.

Meta: 100%.

Periodo de medición y análisis: Anual Teniendo en cuenta que la identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad y que pueden afectar el logro de los objetivos, el organismo de control pudo detectar que el Mapa de riesgos del proceso de contratación del IMP visualiza sólo un procedimiento y control de forma más no de fondo, siendo insuficiente y desactualizado, además no contempla riesgos por corrupción, ni considera la participación de todos los puntos de control, que se involucran en el proceso. El seguimiento efectuado por la Oficina Control Interno para el semestre enero a junio de 2017 indica: Que los contratos se celebraron de acuerdo con las necesidades del Instituto en cumplimiento de la misión y teniendo en cuenta cada uno de los requisitos necesarios durante su ejecución; ahora bien para el segundo



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semestre entre julio a diciembre de la misma vigencia concluye que los 272 contratos celebrados se realizaron de acuerdo a las necesidades del Instituto; este seguimiento no arroja observaciones contundentes que permitan a la Alta Dirección la toma de decisiones; ni conclusiones confiables por cuanto existen diferencias con base en lo detectado por el organismo de control en el proceso auditor, comenzando por la cantidad de contratos celebrados, cifra que no coincide con el reporte de la Cuenta en los aplicativos SIA_ CONTRALORIAS y SIA_OBSERVA. Por tanto el único riesgo presentado para la gestión contractual, no involucra a todas las áreas del Instituto que intervienen en el proceso en las etapas de precontractual, contractual y post-contractual. Es por eso que su deficiente elaboración y seguimiento se ratifica con base en los riesgos detectados por la Contraloría en la presente auditoría tales como: Desactualización del manual de contratación, deficiencias en la rendición de la contratación, incumplimiento de obligaciones del SECOP, inaplicación de las actas de entrega y recibo final, actas de liquidación sin firmas del Director, falta de antecedentes fiscales y disciplinarios, gastos de Administración y Utilidad sin soportar, salidas de Almacén desactualizadas y sub-utilización de bienes. Se encuentra entonces deficiente formulación en el Mapa de Riesgos presentado, considerando que la Guía para la Administración del riesgo del DAFP, indica que la Entidad Estatal puede adoptar la forma de un manual o guía de riesgos, donde se deben incluir mínimo los siguientes aspectos:

Objetivos: Se debe establecer su alineación con los objetivos estratégicos de la entidad.

Alcance: La Administración del Riesgo debe ser extensible y aplicable a todos los procesos de la entidad.

Niveles de aceptación al riesgo: Decisión informada de tomar un riesgo particular.

Niveles para calificar el Impacto: De acuerdo con la complejidad de cada entidad, será necesario considerar el sector al que pertenece (riesgo de la operación), los recursos humanos y físicos con los que cuenta, su capacidad financiera, usuarios a los que atiende, entre otros aspectos).

Tratamiento del Riesgo: Proceso para modificar el riesgo.

Periodicidad para el seguimiento de acuerdo al nivel de riesgo residual.



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Niveles de responsabilidad sobre el seguimiento y evaluación de los riesgos. Finalmente el derecho de contradicción del IMP al respecto determina que: “…El Mapa de riesgos se actualizará en la presente vigencia, en atención a la observación informada por la Contraloría Municipal de Pereira en el Informe Preliminar y teniendo en cuenta las nuevas disposiciones expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública en materia de riesgos, así como también, en desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG versión 2, establecidas en el Decreto 1499 de 2017 y su manual operativo…”, como son aceptadas las deficiencias en la formulación del Mapa de riesgos de la gestión contractual queda en firme el hallazgo. Criterio: Las anteriores situaciones se encuentran en contravía de lo dispuesto en La Ley 1474 de julio 12 de 2011 “Estatuto Anticorrupción en su artículo 73° Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, que indica: Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Además que se deben seguir los parámetros establecidos en la Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Causa: Procedimientos inadecuados e inaplicación de normas, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo y debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el problema. Efecto: Por lo anterior el IMP evidencia incumplimiento de disposiciones generales, inefectividad en el trabajo, informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos, además de control inadecuado de recursos o actividades, en este caso de la contratación Estatal como un aspecto fundamental en la ejecución del gasto público; lo anterior ratifica éste como un hallazgo con connotación administrativa objeto de plan de mejoramiento, a fin de que el Instituto actualice y adopte un nuevo Mapa de riesgos asociado al proceso de contratación que satisfaga lo dispuesto en las normas y directrices del orden nacional y sirva de herramienta



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para mitigar posibles amenazas en este proceso vital en cumplimiento de su misión.

informe final de auditorÍa modalidad especial a la ......ineficiente, por cuanto la contraloría...

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