informe final de auditorÍa especial en gestiÓn … · 2019-09-17 · 2018, a través de la...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA ESPECIAL EN GESTIÓN

CONTRACTUAL Y PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

SECRETARÍA DE MINAS

VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA

Medellín, septiembre de 2019

*2019100011789* Al responder por favor cite este número

Radicado No 2019100011789 Medellín, 09/09/2019

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SECRETARÍA DE MINAS – GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA Contralora General de Antioquia (E) Diana Carolina Torres García Contralora Auxiliar Delegado (E) Luz Águeda Cuervo Martinez Contralora Auxiliar de Auditoría Integrada (E) Patricia Dolores Olano Azuad Equipo Auditor Contralor Auxiliar – Coordinador José Javier Patiño Angulo Comité Operativo Contralor Auxiliar María Nelly Zapata Echeverri Profesional Universitario Martha Lillyam Palacios Maldonado Profesional Universitario (P) Nacyra Raquel Máttar Acuña Profesional Universitario Ángela Paola Ríos Rosas



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TABLA DE CONTENIDO

1. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO ............................................................ 5

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .......................................................................................... 7

2.1. CONTROL DE GESTIÓN ........................................................................................................ 7

2.1.1. Factores Evaluados en la Contratación ............................................................................. 7

2.1.1.1. Gestión Contractual. .......................................................................................................... 8

2.1.1.2. Legalidad ........................................................................................................................... 17

2.1.1.3. Rendición y revisión de la cuenta Gestión Contractual ............................................. 18

2.1.2 Control Fiscal Interno ........................................................................................................... 20

2.1.3. Gestión Ambiental ............................................................................................................... 22

2.1.4. Rendición de la Cuenta Anual. .......................................................................................... 23

2.2. GESTIÓN PRESUPUESTAL ............................................................................................ 23

3. OTRAS ACTUACIONES .......................................................................................................... 26

3.1. ATENCIÓN DE DENUNCIAS ............................................................................................... 26

3.2. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR ......................................................................... 26

3.3. SEGUIMIENTO OTROS DOCUMENTOS .......................................................................... 27

3.4. CONTROL A LAS FIDUCIAS .............................................................................................. 27

3.5 INSUMOS PARA PRÓXIMAS AUDITORÍAS ..................................................................... 28

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS .................................................................. 31

5. ANEXOS .................................................................................................................................. 32



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Medellín, septiembre de 2019

Doctora DORA ELENA BALVIN AGUDELO Secretaria de Minas Gobernación de Antioquia Calle 42B 52 -106, piso 6 oficina 610 [email protected] Teléfono: 3838635 Medellín, Antioquia Asunto: Carta Conclusiones La Contraloría General de Antioquia, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial en gestión contractual y presupuestal, al Ente que usted representa a la vigencia 2018, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión. Es responsabilidad de la Secretaria de Minas el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Antioquia. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de Auditoría Especial en gestión contractual y presupuestal, que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Antioquia, consecuentes con las de general aceptación. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión contractual, presupuestal y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en el sistema Gestión Transparente de la Contraloría General de Antioquia.

mailto:[email protected]



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1. ONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia, cumple con los principios evaluados según puntaje de 89.02

1 CONTROL DE GESTIÓN SECRETARÍA DE MINAS

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA VIGENCIA 2019

Fuente: Plataforma de Gestión Transparente Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

Para la vigencia 2018, la Secretaría de Minas celebró 7 contratos por valor de $16.696.436.316, de los cuales se tomó como muestra el 100% de los mismos. Así mismo, se deja constancia de la evaluación del factor de control fiscal interno para el asunto auditado, enunciando la calificación fue de 77.90.



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Es responsabilidad del representante legal dar a conocer el informe de auditoría a la Oficina y/o responsable de Control Interno para que continúe con el trámite de los hallazgos Administrativos de acuerdo a su competencia. Atentamente,

PATRICIA DOLORES OLANO AZUAD Contralor Auxiliar - Auditoria Integrada (E)

JOSE JAVIER PATIÑO ANGULO Contralor Auxiliar

P/ José Javier Patiño Angulo E/ José Javier Patiño Angulo R/ Angela Paola Ríos Rosas



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, en el componente Control de Gestión se encontraron los siguientes hechos que en principio constituyen hallazgos de auditoría: 2.1.1. Factores Evaluados en la Contratación En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia, en cumplimiento de lo establecido en la resolución interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General de Antioquia, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 7 contratos por valor de $16.696.436.316, distribuidos así:

2. CONTRATACIÓN SECRETARÍA DE MINAS


TIPOLOGIA CANTIDAD

CONTRATADA VALOR $

MUESTRA CANTIDAD

VALOR $

Obra Pública 0 0 0 0

Prestación de Servicios 2 12.493.330.240 2 12.493.330.240

Suministros 0 0 0 0

Consultoría y otros (Sin pluralidad de oferentes. convenio interadministrativo. arrendamiento)

4 3.783.196.300 4 3.783.196.300

Interventoría 1 419.909.776 1 419.909.776

Régimen Especial 0 0 0 0

TOTAL 7 16.696.436.316 7 16.696.436.316 Fuente: Gestión Transparente Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

NOTA: Comparada la rendición de la contratación vigencia 2018 en la Plataforma de Gestión Transparente con la relación física suministrada por la Secretaría de



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Minas, se evidenció que no fueron rendidos los siguientes contratos en la vigencia 2018:

CÓDIGO CONTRATO

FECHA ACTA

INICIO

FECHA SUSCRIPCIÓN

FECHA RENDICIÓN

VALOR CONTRATO

TIPOLOGIA

4600008651 22 10 2018 01 10 2018 NO RENDIDO $5,519,430,240 PRESTACIÓN DE SERVICIOS

4600009155 18 01 2019 27 12 2019 NO RENDIDO $419,909,776 INTERVENTORÍA

VALOR TOTAL NO RENDIDO

$5,939,340,016

Fuente: Plataforma de Gestión Transparente

Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

De acuerdo a lo anterior el siguiente es el resultado de la ejecución de la Auditoría Especial a la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia 2.1.1.1. Gestión Contractual. Como resultado de la auditoría adelantada, la Gestión Contractual obtuvo un puntaje de 90.50 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

3. GESTIÓN CONTRACTUAL SECRETARÍA DE MINAS


Fuente: Matriz de Evaluación Gestión Transparente Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

2.1.1.1.1. Obra Pública La Entidad no reportó al Sistema de Gestión Transparente en la vigencia 2018 contratos de Obra Pública, así como tampoco, el Equipo Auditor evidenció durante la etapa de ejecución en los archivos de la Entidad contratos en esta tipología.



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2.1.1.1.2. Prestación de Servicios De un universo de 2 contratos de prestación de servicios se auditaron 2; por valor de $12.493.330.240, equivalente al 100% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; con el siguiente resultado: Se aclara que el contrato 4600008651, por valor de $5.519.430.240, no fue rendido por la Entidad en gestión transparente; sin embargo, en relación física suministrada por la Secretaría de Minas, se evidenció que correspondía a ésta tipología por lo que fue considerado en la revisión de la misma.

HALLAZGOS (Cifras en pesos)

1. Contrato No 4600008651 (Licitación Pública) en ejecución, suscrito el 1

de octubre de 2018 con la empresa SERVISOFT S.A, con plazo de 10

meses, por valor de $5.519.430.240 incluido IVA, cuyo objeto es

“DISEÑAR, IMPLEMENTAR Y DEJAR EN FUNCIONAMIENTO UN

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MINERO DE ANTIOQUIA (SIGMA)

ENFOCADO EN LA OPTIMIZACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DE LOS

PROCESOS MISIONALES DE LA SECRETARIA DE MINAS DE LA

GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA”. Del que se observó lo siguiente: (D)

a. Analizada la propuesta económica presentada por el proponente

ganador según Anexo No 6 “FORMATO PROPUESTA ECONOMICA”,

no cumplió con lo requerido por la Secretaria de Minas según los

estudios previos numeral 4.2 “PRESUPUESTO OFICIAL” y el pliego de

condiciones, siendo estos parte integral del contrato en mención, toda

vez que la Secretaria de Minas de la Gobernación de Antioquia requería

del Ítem “Digitalización certificada y estampa cronológica”

5.632.200 unidades a un valor unitario de $290 para un valor total

presupuestado para este ítem de $1.633.280.000, evidenciándose que

el proponente ganador ofertó las cantidades requeridas a un mayor valor



10

unitario de $352 para un valor total en el ítem de $1.982.464.000, lo que

representó un aumento considerable en el presupuesto para este ítem

de $349.184.000, situación que no fue observado por el comité

evaluador para declarar desierto el proceso adelantado, inobservando lo

plasmado en el Estudio Previos SIGMA numeral 5.2.1. el cual expresa:

“En el evento en que la corrección aritmética que efectúe la Secretaría

de Minas de Antioquia el valor total ofertado por el proponente supere el

presupuesto oficial total o el que haya sido asignado por ítem, la

propuesta será RECHAZADA” y en el pliego de condiciones

definitivo que reza: Numeral 3.8. OFERTA "El proponente atendiendo

el objeto de la presente contratación y las especificaciones técnicas,

condiciones, cantidades y demás requerimientos establecidos en el

presente pliego de condiciones y los estudios previos, deberá

aceptar expresamente, con la suscripción, del Anexo No. 4 Aceptación

especificaciones técnicas, que conoce y acepta la totalidad de los

requisitos técnicos establecidos para la presente contratación”, y en la

ADENDA No 2, LICITACIÓN Nro. 8385 de 2018, lo anterior se resume

según cuadro adjunto:



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Fuente: Estudios Previos y Oferta Económica


Toda vez que el contrato se encuentra en ejecución, es importante dejar en

evidencia lo observado como insumo para próximas auditorías realizadas

por la Contraloría General de Antioquia e incluirlo en la muestra del PGA

2020.

Lo anterior inobserva los principios de eficiencia, eficacia, responsabilidad y

economía según el artículo 3 de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998, artículos

82,83, 84 de la ley 1474 de 2011 y artículo 6 de la ley 610 de 2000, articulo 8 de

la Ley 42 de 1993 y el Articulo 65 de la ley 80 de 1993.

2.1.1.1.3. Suministros

ITEM DETALLE UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO $ VALOR TOTAL $

Digitalización certificada

y estampa cronológica

Digitalización certificada del

expediente minero:

Preparación y Alistamiento,

Digitalización, Indexación,

Control de Calidad,

Redigitalización,

Certificación de imagen,

estampa cronológica.

Folios 5,632,000 290 1,633,280,000

Digitalización certificada

y estampa cronológica

Digitalización certificada del

expediente minero:

Preparación y Alistamiento,

Digitalización, Indexación,

Control de Calidad,

Redigitalización,

Certificación de imagen,

estampa cronológica.

Folios 5,632,000 352 1,982,464,000

TOTAL DIFERENCIA QUE

SOBREPASA EL

PRESUPUESTO DEFINIDO

PARA ESTE ITEM 349,184,000

NECESIDAD DE LA SECRETARIA DE MINAS SEGÚN ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

PROPUESTA ECONOMICA PRESENTADA POR EL PROPONENTE GANADOR



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La Entidad no reportó al Sistema de Gestión Transparente en la vigencia 2018 contratos de Suministros, así como tampoco, el Equipo Auditor evidenció durante la etapa de ejecución en los archivos de la Entidad contratos en esta tipología 2.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos De un universo de 4 contratos de consultoría u otros se auditaron 4; por valor de $3.783.196.300, equivalente al 100% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

2. Convenio Interadministrativo No 4600008824 suscrito con la Corporación

para el Manejo de los Bosques “MASBOSQUES”, con plazo de dos meses

sin exceder el 14 de diciembre de 2018, a partir de la suscripción del acta

de inicio que fue el 1 de noviembre de 2018, por valor de $600.266.800,,

cuyo objeto es “ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA A

COMUNIDADES EN TERRITORIOS MINEROS DEL DEPARTAMENTO DE

ANTIOQUIA ORIENTADO AL ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS QUE

PROPENDAN POR LA REHABILITACIÓN AMBIENTAL DE ÁREAS

DETERIORADAS UBICADAS EN ZONAS DE INFLUENCIA DE

EXTRACCIÓN ILÍCITA DE MINERALES” Del que se observó lo siguiente:

a. Según certificado expedido el 4 de abril de 2019 por Bancolombia S.A, la

Corporación MASBOSQUES apertura la cuenta de ahorros No

02400020925 el 1 de noviembre de 2018 para el manejo de los recursos

correspondientes al proyecto “ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA

TÉCNICA A COMUNIDADES EN TERRITORIOS MINEROS DEL

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ORIENTADO AL ESTABLECIMIENTO

DE PROCESOS QUE PROPENDAN POR LA REHABILITACIÓN

AMBIENTAL DE ÁREAS DETERIORADAS UBICADAS EN ZONAS DE

INFLUENCIA DE EXTRACCIÓN ILÍCITA DE MINERALES”, y según

extracto bancario generado por Bancolombia S.A, la cuenta presenta al 28



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de febrero de 2019 un saldo final de $608,988, dineros que deberían ser

retornados al Departamento de Antioquia a la cuenta de ahorros No

250131018 del Banco de Bogotá a nombre de la Secretaria de Minas

Delegación Min Minas, según cláusula tercera del contrato

“COMPROMISOS DE LOS ASOCIADOS”, situación que al momento de la

auditoría no se cumplió, pero en la validación estos dineros fueron

retornados al Departamento de Antioquia para convertirse en un beneficio

auditor por el mismo valor observado, inobservando lo establecido en los

artículos 82, 83, 84 de la ley 1474, principios de la función administrativa de

Eficiencia, Eficacia y de Responsabilidad. (A)

De éste hallazgo surgió un beneficio que se detalla en el numeral 3.2.

del presente informe.

2.1.1.1.5. Interventoría De un universo de 1 contratos de Interventoría se auditaron 1; por valor de $419.909.776, equivalente al 100% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; con el siguiente resultado: Se aclara que el contrato 4600009155, por valor de $419.909.776, no fue rendido por la Entidad en gestión transparente; sin embargo, en relación física suministrada por la Secretaría de Minas, se evidenció que correspondía a ésta tipología por lo que fue considerado en la revisión de la misma.

HALLAZGOS

3. Contrato de Interventoría No 4600009155 (concurso de méritos) en

ejecución, suscrito el 27 de diciembre de 2018 con la empresa SEQUAL

S.A con Nit 811045979-0, con plazo de 10 meses, por valor de

$419.909.776, cuyo objeto es “REALIZAR LA AUDITORIA TÉCNICA,

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONTRATO RESULTANTE DEL

PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA No 8385 cuyo objeto es “DISEÑAR,



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IMPLEMENTAR Y DEJAR EN FUNCIONAMIENTO UN SISTEMA

INTEGRAL DE GESTIÓN MINERO DE ANTIOQUIA (SIGMA) ENFOCADO

EN LA OPTIMIZACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS

MISIONALES DE LA SECRETARIA DE MINAS DE LA GOBERNACIÓN DE

ANTIOQUIA” Del que se observó lo siguiente: (D)

a. En los estudios previos de necesidad y conveniencia del contrato de

interventoría en mención, no se evidenció dentro de su componente “Valor estimado del contrato y justificación del mismo” el análisis técnico económico que soporte la estimación del valor del costos del personal, lo que inobserva el principio de planeación de la gestión fiscal, derivado de los principios constitucionales de eficacia y economía consagrados en el Artículo 209 de la Constitución Política; el numeral 12 del Artículo 25, el numeral 3 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993; el artículo 2.2.1.1.1.6.1. y numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del decreto 1082 de 2015.

b. Analizada la propuesta económica presentada por el proponente ganador,

no cumplió con lo requerido por la Secretaria de Minas según estudios previos numeral 5.2 “FACTORES DE SELECCIÓN”, se evidencia que presentan un Gerente del proyecto y 1 Director Administrativo, que dadas las características del contrato no se requieren, pues se verificaran las actuaciones técnicas, administrativas y financieras del contratista que hará la gestión documental; por lo tanto se incluyen dentro del valor de la propuesta actividades que no hacen parte del objeto del contrato.

c. En el ítem A.I.U de la oferta, calculan IMPREVISTOS que ya están

considerados en la matriz de riesgos, situaciones que no fueron

observadas por el comité evaluador para declarar desierto el proceso

adelantado.

Es importante dejar en evidencia lo observado en los ítems b, c, para que se

tomen los correctivos del caso, de no hacerlo podrían incurrir en un presunto

detrimento por las diferencias encontradas por $72.755.879, según cuadro

adjunto:



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ROL CANTIDAD DEDICACIÓN MESES $ SALARIO MES VALOR PROYECTO

DIFERENCIA

CALCULADA POR

EL EQUIPO

AUDITOR

OBSERVACIÓN

EQUIPO AUDITOR

Gerente del Proyecto 1 20% 10 11,650,000 $ 23,300,000 -$ 23,300,000 NO ES REQUERIDO

Director de Interventoría 1 100% 10 5,825,000 $ 58,250,000

Ingeniero de Sistemas 1 100% 10 3,495,000 $ 34,950,000

Tecnologo de Archivo 2 100% 10 2,330,000 $ 46,600,000

Director Administrativo 1 10% 10 3,495,000 $ 3,495,000

SUBTOTAL PERSONAL $ 166,595,000 $ 143,295,000

FACTOR MULTIPLICADOR 62% $ 103,288,900 $ 88,842,900

CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL

DIFERENCIA

CALCULADA POR

EL EQUIPO

AUDITOR

OBSERVACIÓN

EQUIPO AUDITOR

Dotación Oficina 1 mes 10 470,000 4,700,000 $ 0

Alquiler Computadores 4 Unidad 10 250,000 10,000,000 $ 0

Alquiler Imporesora 1 Unidad 10 180,000 1,800,000 $ 0

Gastos e Viaje 1 mes 10 - 0

Alimnetación 1 Unidad 10 20,000 200,000 -

Transporte 1 Unidad 10 20,000 200,000 -

Equipo de Comunicaciones 1 mes 10 0 0

Comunicaciones celular 1 Unidad 10 100,000 1,000,000 -

Internet 1 Unidad 10 100,000 1,000,000 -

Papeleria, fotocopias,

registro fotográfica 1 mes 10 15,000 150,000 -

Edición de informes

mensuales y final 1 mes 10 20,000 200,000 -

Mensajería 1 mes 10 10,000 100,000 -

TOTAL VARIOS 19,350,000 $ 0

PERSONAL 269,883,900 $ 232,137,900

VARIOS 19,350,000 $ 19,350,000

SUBTOTAL COSTOS 289,233,900 $ 251,487,900

CONCEPTO % VALOR PARCIAL

$ VALOR

CALCULADO POR

EL EQUIPO

AUDITOR

OBSERVACIÓN

EQUIPO AUDITOR

ADMINISTRACIÓN 6% 17,354,034 $ 15,089,274

Se calcula sobre la

diferencia

presentada por el

equipo auditor

IMPREVISTOS 6% 17,354,034 0

Ya estan

considerados en la

Matriz de riesgos

UTILIDAD 10% 28,923,390 25,148,790

Se calcula sobre la

diferencia

presentada por el

equipo auditor

TOTAL A.I.U 22% 63,631,458 $ 40,238,064

PERSONAL 269,883,900 $ 232,137,900

VARIOS 19,350,000 $ 19,350,000

A.I.U 63,631,458 $ 40,238,064

SUBTOTAL 352,865,358 $ 291,725,964

IVA 19% 67,044,418 $ 55,427,933

TOTAL DIFERENCIA

PRESUNTO DETRIMENTO 419,909,776 $ 347,153,897 72,755,879

TOTAL PROYECTO

PROPUESTA ECONOMICA CONCURSO DE MERITOS 8959 DE 2018, GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

PERSONAL

VARIOS

SUMA COSTOS

A.I.U



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Fuente: Soporte suministrados por la Secretaria de Minas


Lo anterior inobserva los principios de eficiencia, eficacia, responsabilidad y

economía según el artículo 3 de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998, artículos

82,83, 84, 118 de la ley 1474 de 2011 y artículo 6 de la ley 610 de 2000, Articulo

65 de la ley 80 de 1993




2020, para que se verifique y evalúe la implementación de los correctivos del

caso, de no hacerlo se constituye en detrimento patrimonial por $72.755.879

2.1.1.1.6. Régimen Especial.

La Entidad no reportó al Sistema de Gestión Transparente en la vigencia 2018 contratos de Régimen especial, así como tampoco, el Equipo Auditor evidenció durante la etapa de ejecución en los archivos de la Entidad contratos en esta tipología

2.1.1.2. Legalidad Como resultado de la auditoría adelantada, la legalidad obtuvo un puntaje de 96.00 debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

4. LEGALIDAD SECRETARÍA DE MINAS





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4. Según constancia del 10 de abril de 2019 firmado por el Profesional

Universitario responsable del área Contable y Financiera de la Secretaria de Minas de la Gobernación de Antioquia, da fe de la ejecución del contrato No 4600007506 que inició el 3 de octubre del 2017 y termina el 31 de marzo de 2019, cuyo objeto es “ADQUISICIÓN DE TIQUETES AEREOS POR LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA”, mediante el cual se adquirieron 310 tiquetes aéreos para la Secretaria de Minas, de los cuales 77 de ellos generaron multas debido a cambios en los itinerarios o cancelaciones injustificadas por valor de $7.777.186, lo anterior inobserva los principios de la función administrativa de Eficiencia, Eficacia, Economía y Responsabilidad, articulo 209 de la Constitución Política. (A)

2.1.1.3. Rendición y revisión de la cuenta Gestión Contractual Como resultado de la auditoría adelantada, la Rendición y Revisión de la Cuenta obtuvo un puntaje de 79.00 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

5 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA SECRETARÍA DE MINAS



HALLAZGOS

(Cifras en pesos)

5. Revisados los 5 contratos rendidos por la Secretaría de Minas de la

Gobernación de Antioquia para la vigencia 2018, se evidenció que el



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proceso de contratación y los soportes fueron publicados de forma

extemporánea en la plataforma de gestión transparente como se observa

en el siguiente cuadro, inobservando el artículo 43 de la Resolución 0079

del 12 de enero de 2018 expedida por la de la Contraloría General de

Antioquia, (A) (PAS)

CÓDIGO CONTRATO

FECHA ACTA

INICIO

FECHA SUSCRIPCIÓN

FECHA RENDICIÓN

DÍAS EXTEMPORÁNEOS

VALOR CONTRATO

TIPO CONTRATO

4600008844 07 12 2018 21 11 2018 22 02 2019 83 $6,973,900,000.00 Contrato

4600008824 11 01 2018 30 10 2018 22 02 2019 105 $600,266,800.00 Contrato

4600008733 07 11 2018 10 10 2018 22 02 2019 125 $2,519,148,000.00 Contrato

4600008685 09 10 2018 03 10 2018 22 02 2019 132 $495,301,500.00 Contrato

4600008588 26 09 2018 26 09 2018 22 02 2019 139 $168,480,000.00 Contrato Fuente: Plataforma de Gestión Transparente


6. Revisado el soporte suministrado por la Secretaría de Minas, mediante el

cual relaciona la contratación realizada en la vigencia 2018, se evidenció

que los procesos de contratación y los soportes de los contratos que se

relacionan en el cuadro, no fueron rendidos en la Plataforma de Gestión

Transparente: (A) (PAS)

CÓDIGO CONTRATO

FECHA ACTA

INICIO

FECHA SUSCRIPCIÓN

FECHA RENDICIÓN

VALOR CONTRATO

TIPOLOGIA

4600008651 22 10 2018 01 10 2018 NO RENDIDO $5,519,430,240 LICITACIÓN PÚBLICA 8385

4600009155 18 01 2019 27 12 2019 NO RENDIDO $419,909,776 INTERVENTORÍA

VALOR TOTAL NO RENDIDO

$5,939,340,016

Fuente: Plataforma de Gestión Transparente


Lo anterior inobserva artículo 43 de la Resolución 0079 del 12 de enero de 2018

expedida por la de la Contraloría General de Antioquia.



20

2.1.2 Control Fiscal Interno Como resultado de la auditoría adelantada, el Control Fiscal Interno obtuvo un puntaje de 77.90 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

6 CONTROL FISCAL INTERNO SECRETARÍA DE MINAS




7- Analizado los soportes documentales que reposan en las carpetas físicas

de los contratos auditados correspondientes a la vigencia 2018, se observó

que en algunas de ellas como es el caso de los contratos No 4600008651 y

4600009155, reposan hasta 3 estudios previos distintos, hasta 2

cronogramas para la invitación publica, hasta 2 pliegos de condiciones, lo

que dificulta el análisis realizado por el equipo auditor, seguido de ello, se

publican en el secop documentos sin firmar como estudios previos,

cronogramas y adendas, inobservando los principios de planeación, Ley

594 de 2000 Ley General de Archivo. (A)



21

8. Analizado los soportes suministrados por la Secretaria de Minas, mediante

el cual se relacionan las fechas del ingreso de las solicitudes realizadas por

los usuarios para la expedición de licencias para exploración minera, para

explotación minera y contrato de concesión (L685), se evidenció que

existen 1877 solicitudes radicadas desde el año 1.979 hasta lo transcurrido

del año 2019, de las cuales 1.827 solicitudes se encuentran en la etapa de

evaluación técnica, jurídica y económica, y 50, se encuentran con la minuta

para la firma del señor gobernador desde el año 2006, de lo anterior se

observa una ineficiencia administrativa por la Secretaría de Minas de la

Gobernación de Antioquia por no haber dado respuesta a los usuarios

sobre el estado actual de lo solicitado y de los motivos por el cual se

encuentran todavía en estudios después de haber transcurrido tanto

tiempo, como se demuestra en los siguientes cuadros: lo anterior inobserva

los principios de la función administrativa de celeridad, eficiencia, eficacia y

responsabilidad artículo 3 de la ley 489 de 1.998 (A)

CUADRO No 1

1.827 SOLICITUDES SE ENCUENTRAN EN LA ETAPA DE EVALUACIÓN

TÉCNICA, JURÍDICA Y ECONOMICA.

AÑO QUE SE RADICA LA SOLICITUD

TOTAL SOLICITUDES PENDIENTES DE RESOLVER

ESTADO ACTUAL DE LA SOLICITUD

1.979 1 SE ENCUENTRAN EN EVALUACIÓN TÉCNICA, JURÍDICA Y ECONOMICA.






1998 3 SE ENCUENTRAN EN EVALUACIÓN TÉCNICA, JURÍDICA Y ECONOMICA.













22

AÑO QUE SE RADICA LA SOLICITUD

TOTAL SOLICITUDES PENDIENTES DE RESOLVER

ESTADO ACTUAL DE LA SOLICITUD











TOTAL SOLICITUDES PENDIENTES DE RESPUESTA

1827

Fuente: Información suministrada por la Secretaría de Minas Gobernación de Antioquia


CUADRO No 2

50 SOLICITUDES SE ENCUENTRAN CON LA MINUTA PARA LA FIRMA DEL

SEÑOR GOBERNADOR.

AÑO QUE SE ELABORA LA MINUTA PARA LA FIRMA DEL GOBERNADOR

TOTAL MINUTAS PENDIENTES PARA LA FIRMA

ESTADO ACTUAL

2.006 1 PARA FIRMA DE MINUTA (Art. 70 Ley 685/2001)











TOTAL MINUTAS PENDIENTES POR FIRMAR 50

Fuente: Información suministrada por la Secretaría de Minas Gobernación de Antioquia


2.1.3. Gestión Ambiental Este componente no fue objeto de evaluación en la presente Auditoría.



23

2.1.4. Rendición de la Cuenta Anual.

Como resultado de la Auditoría adelantada, la Rendición de Cuentas Anual de la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia con plazo al 28 de febrero del 2019 de acuerdo con lo establecido en la Resolución Interna Nº 389 del 30 de enero de 2019, de la Contraloría General de Antioquia, se encontró: que la Entidad cumplió con lo establecido en el capítulo segundo, artículos 13 y 14 de la Resolución en mención. 2.2. GESTIÓN PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO VIGENCIA 2018

Ejecución Presupuestal de la Secretaría de Minas - de la vigencia 2018

PPTO INICIAL PPTO FINAL RESERVAS CXP PAGOS TOTAL

EJECUTADO %

EJECUCION

$9.719.660.512 $12.372.756.730 $0 $971.481.807 $9.557.635.087 $10.529.116.894 85% Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos de la vigencia 2017, aportada por la Secretaria de Hacienda del Departamento de Antioquia. Elaboró: Ángela María Morales Uribe, Contralora Auxiliar-Coordinadora Comisión Secretaria de Hacienda

Ejecución Presupuestal

El presupuesto aprobado para la Secretaría de Minas según Ordenanza Nro. 70

del 07 de diciembre de 2017, fue de $9.719.660.512para funcionamiento

$2.719.660.512 y para inversión $7.000.000.000, al evaluar el cierre presupuestal

de la vigencia 2018 se observa que la ejecución presupuestal cumplió en un nivel

Adecuado, el objeto de la ejecución en términos de eficiencia y eficacia del

manejo de los recursos en un 85% del presupuesto definitivo de $12.372.756.730

y ejecución total por $10.529.116.894.

Gestión Presupuestal



24

Acorde con el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento de Antioquia Ordenanza 28 del 31 de agosto de 2017, se evaluó la correcta ejecución presupuestal de la Secretaría de Minas de la vigencia 2018 arrojando los siguientes resultados:

Se constituyeron cuentas por pagar presupuestales, mediante la Resolución Nro. D2019060001555 del 18 de enero de 2018 por valor $971.481.807.

No se constituyeron reservas presupuestales, en la Resolución Nro. D2019070000182 del 18 de enero de 2018, ya que no quedaron pendientes por ejecutar contratos por bienes y servicios de la vigencia auditada 2018.

La ejecución presupuestal fue del 85%, lo cual indica que quedaron recursos por ejecutar de $1.843.639.836, que representan el 15% del total del presupuesto final de la Secretaría de Minas

Vigencias Expiradas 2017-2018

DEPENDENCIA RESERVAS EJECUCIÓN

2018 DIFERENCIA

CUENTAS X PAGAR

EJECUCION 2018

DIFERENCIA

Secretaria de Minas

$165.977.076 $157.315.640 $ 8.661.436 $1.173.563.616 $54.865.976 $0

Fuente: Ejecución Presupuestal de reservas y cuentas por pagar del 2017 en la vigencia 2018, aportada por la Secretaria de Hacienda del Departamento de Antioquia. Elaboró: Ángela María Morales Uribe, Contralora Auxiliar-Coordinadora Comisión Secretaria de Hacienda

Al evaluar las vigencias expiradas 2017-2018 de la Secretaría de Minas, se observa que para la vigencia 2017 se constituyeron reservas presupuestales, por $165.977.076, de las cuales quedaron por ejecutar 8.661.436 y que a la fecha de la auditoria no se encuentran justificadas. Por cuentas por pagar se constituyeron $1.173.563.616, las cuales fueron canceladas durante la vigencia 2018. Por lo anterior se declaran vigencias expiradas por la Secretaría de Minas para la vigencia 2018 por $ 8.661.436 de las reservas constituidas de la vigencia 2017. OTRA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

CONCEPTO VALOR / OTROS



25

Nit Entidad 890900286-0

Valor Presupuesto Transferido SGP $0

Valor Presupuesto Transferido SGR $0

Valor Presupuesto Recursos Propios $10.529.116.894

Valor Presupuesto de Funcionamiento y/o de Operación Comercial $2.283.630.316

Valor Ejecutado Presupuesto de Inversión $8.245.486.578

Valor Ejecutado Servicio de la Deuda $0

Estado Entidad ACTIVA

Código CHIP / CGN 110505000 Fuente: Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Egresos de la vigencia 2018 y CHIP. Elaboró: Ángela María Morales Uribe, Contralora Auxiliar-Coordinadora Comisión Secretaria de Hacienda



26

3. OTRAS ACTUACIONES 3.1. ATENCIÓN DE DENUNCIAS Durante la presente auditoría no se realizó seguimiento a denuncias 3.2. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR Se generó un beneficio de auditoría en la etapa de respuesta al informe preliminar: BENEFICIO 1

OBSERVACIÓN 2 (HALLAZGO 2) Descripción:

Convenio Interadministrativo No 4600008824 suscrito con la Corporación para el Manejo de los Bosques “MASBOSQUES”, con plazo de dos meses sin exceder el 14 de diciembre de 2018, a partir de la suscripción del acta de inicio que fue el 1 de noviembre de 2018, por valor de $600.266.800, cuyo objeto es “ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA A COMUNIDADES EN TERRITORIOS MINEROS DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ORIENTADO AL ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS QUE PROPENDAN POR LA REHABILITACIÓN AMBIENTAL DE ÁREAS DETERIORADAS UBICADAS EN ZONAS DE INFLUENCIA DE EXTRACCIÓN ILÍCITA DE MINERALES” Del que se observó lo siguiente:

a. Según certificado expedido el 4 de abril de 2019 por Bancolombia S.A, la

Corporación MASBOSQUES apertura la cuenta de ahorros No 02400020925 el 1 de noviembre de 2018 para el manejo de los recursos correspondientes al proyecto “ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA A COMUNIDADES EN TERRITORIOS MINEROS DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ORIENTADO AL ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS QUE PROPENDAN POR LA REHABILITACIÓN AMBIENTAL DE ÁREAS DETERIORADAS UBICADAS EN ZONAS DE INFLUENCIA DE EXTRACCIÓN ILÍCITA DE MINERALES”, y según



27

extracto bancario generado por Bancolombia S.A, la cuenta presenta al 28 de febrero de 2019 un saldo final de $608,988, dineros que deberían ser retornados al Departamento de Antioquia a la cuenta de ahorros No.250131018 del Banco de Bogotá a nombre de la Secretaría de Minas Delegación Min Minas, según cláusula tercera del contrato “COMPROMISOS DE LOS ASOCIADOS”, situación que al momento de la auditoría no se cumplió, pero en la validación estos dineros fueron retornados al Departamento de Antioquia para convertirse en un beneficio auditor por el mismo valor observado, inobservando lo establecido en los artículos 82, 83, 84 de la ley 1474, principios de la función administrativa de Eficiencia, Eficacia y de Responsabilidad,

Este fue reintegrado a la Gobernación de Antioquia a la cuenta de ahorros Bancolombia No 00250131018, mediante comprobante de consignación No 8824-2018 del 18 de junio de 2019 por $ 608.988, Comprobante de ingreso 200294009 del 18 de junio de 2019, por lo anterior se retira la observación en lo referente a lo fiscal y Disciplinario, se ratifica como Administrativo. Valor del beneficio: $608.988

El beneficio se reportó al Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada mediante radicado 2019300004030 del 20 de junio de 2019. 3.3. SEGUIMIENTO OTROS DOCUMENTOS Durante la presente Auditoría no se realizó seguimiento a otros documentos. 3.4. CONTROL A LAS FIDUCIAS Durante la presente auditoría no se encontró en la entidad manejo de Fiducias.

ÌTEM CONCEPTO

Fiduciaria N.A

Clase de negocio fiduciario o fiducia N.A

Saldo a la fecha de corte N.A

Naturaleza de los recursos N.A

Tipo de Gasto N.A

Tipo de Activos Fideicomitidos N.A



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ÌTEM CONCEPTO

Destinación de los Recursos N.A Fuente: Secretaría de Minas – Gobernación de Antioquia Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

3.5 INSUMOS PARA PRÓXIMAS AUDITORÍAS

Los siguientes contratos quedan como insumo para próximas auditorías, debido a que se encontraron en la ejecución de la Auditoría sin liquidar, en ejecución, se constituyeron reserva, vigencias futuras.

CÓDIGO DEL CONTRATO

CONTRATISTA OBJETO VALOR

VALOR RESERVA O VIGENCIA FUTURA

ESTADO

4600008844 de 2018

Universidad de Antioquia - Facultad

de Ingeniería

Fortalecimiento del control derivado de la Delegación Minera en cabeza de la Gobernación de Antioquia, en los aspectos técnico, jurídico y económico, a través del apoyo de la fiscalización, seguimiento y control documental

$ 6,973,900,000 $ 6,973,900,000 En Ejecución

4600008651 de 2018

Servisoft S.A.

Diseñar, implementar y dejar en funcionamiento un Sistema Integral de Gestión Minero de Antioquia (SIGMA) enfocado en la optimización, gestión y control de los procesos misionales de la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia

$ 5,519,430,240 $ 3,311,658,144 En Ejecución

4600009155 de 2018

Sequal S.A.

Interventoría técnica, administrativa y financiera del contrato resultante del Proceso de Licitación Pública No. 8385 cuyo objeto es "Diseñar, Implementar y dejar en Funcionamiento un Sistema Integral de Gestión Minero de Antioquia (SIGMA) enfocado en la optimización, gestión y control de los procesos misionales de la Secretaría de Minas de la Gobernación de Antioquia

$ 419,909,776 $ 419,909,776 En Ejecución

4600008824 de 2018

Corporación para el Manejo Sostenible de los Boques -

Acompañamiento y asistencia técnica a comunidades en territorios mineros del

$ 600,266,800 N.A. Terminado, en proceso de liquidación



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CÓDIGO DEL CONTRATO

CONTRATISTA OBJETO VALOR

VALOR RESERVA O VIGENCIA FUTURA

ESTADO

MASBOSQUES Departamento de Antioquia orientado al establecimiento de procesos que propendan por la rehabilitación ambiental de áreas deterioradas ubicadas en zonas de influencia de extracción ilícita de minerales

4600008588 de 2018

Municipio de Andes

Apoyo al Municipio de Andes en el desarrollo de la estrategia Andes Libre de Mercurio, como mecanismo para intervenir la problemática asociada y relacionada con los impactos del uso del mercurio, en la salud pública y el medio ambiente

$ 168,480,000 N.A. Terminado, en proceso de liquidación

4600008733 de 2018

Centro Provincial de Gestión Minero Agro-empresarial del Alto Nordeste Antioqueño - CPGMAE

Potenciar la implementación del "Plan Estratégico Sectorial para la Eliminación del Uso del Mercurio: La Ruta hacia un Beneficio Sostenible del Oro", como una estrategia para el mejoramiento productivo y competitivo del sector minero del Departamento de Antioquia

$ 2,519,148,000 $ 1,060,000,000 En Ejecución

Fuente: Secretaría de Minas – Gobernación de Antioquia Elaboró: José Javier Patiño Angulo, Contralor Auxiliar

HALLAZGO No 1 - Contrato No 4600008651 (Licitación Pública) en

ejecución, suscrito el 1 de octubre de 2018 con la empresa SERVISOFT S.A, con plazo de 10 meses, por valor de $5.519.430.240 incluido IVA, cuyo objeto es “DISEÑAR, IMPLEMENTAR Y DEJAR EN FUNCIONAMIENTO UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MINERO DE ANTIOQUIA (SIGMA) ENFOCADO EN LA OPTIMIZACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS MISIONALES DE LA SECRETARIA DE MINAS DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA”.




2020, para que se verifique y evalúe la implementación de los correctivos del

caso, de no hacerlo se constituye en detrimento patrimonial por

$349.184.000.



30

HALLAZGO No 3 - Contrato de Interventoría No 4600009155 (concurso de

méritos) en ejecución, suscrito el 27 de diciembre de 2018 con la empresa

SEQUAL S.A con Nit 811045979-0, con plazo de 10 meses, por valor de

$419.909.776, cuyo objeto es “REALIZAR LA AUDITORIA TÉCNICA,

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONTRATO RESULTANTE DEL

PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA No 8385 cuyo objeto es “DISEÑAR,

IMPLEMENTAR Y DEJAR EN FUNCIONAMIENTO UN SISTEMA

INTEGRAL DE GESTIÓN MINERO DE ANTIOQUIA (SIGMA) ENFOCADO

EN LA OPTIMIZACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS

MISIONALES DE LA SECRETARIA DE MINAS DE LA GOBERNACIÓN DE

ANTIOQUIA”.




2020 para que se verifique y evalúe la implementación de los correctivos del

caso, de no hacerlo se constituye en detrimento patrimonial por $72.755.879.



31

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS Vigencia 2018

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 6

2. DISCIPLINARIOS 2

3. PENALES 0

4. FISCALES 0 $0

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Estados Contables 0 $0

Otros conceptos (decir cuál) Interventoría,

legalidad.

0 $0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 8 $0

Nota: En total son 8 hallazgos y 8 tipificaciones, Del presente informe surgen Dos (2) Proceso Administrativo Sancionatorio “PAS”, en los hallazgos 5 y 6.



32

5. ANEXOS Diligenciar encuesta de satisfacción del cliente y hacerla llegar a la Contraloría General de Antioquia vía correo electrónico.

informe final de auditorÍa especial en gestiÓn … · 2019-09-17 · 2018, a través de la...

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