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INFORME FINAL 2015 PROYECTO VENTANILLA ÚNICA

COMISIÓN DE CONTRALORÍA Y EVALUACIÓN SOCIAL AL EJE BUEN GOBIERNO

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ÍNDICE

INDICE 1 1.Introducción 2 2. Diseño del programa. 3

2.1 Qué es el Proyecto Ventanilla Única 3 2.2 Objetivos. 3 2.3 Alcance 3 2.4 Modelo de Ventanilla Única. 4 2.5 Modelo de Operación Interinstitucional. 4 2.6 Metodología. 5 2.7 Equipo del proyecto BPM. 5 2.8 Ruta de implementación: 6 2.9 Solución tecnológica. 6 2.10 Portal de la Ventanilla Única. 7 2.11 Cronograma de trabajo. 10

3. Proceso de evaluación. 10 4. Recomendaciones. 11 5. Conclusiones. 13 6. Integrantes de la comisión 14



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1. Introducción

La Comisión de Contraloría y Evaluación Social al Eje de Buen Gobierno decidió enfocar su trabajo durante

este año, al análisis del proyecto “Ventanilla Única”.

El proyecto “Ventanilla Única” nos pareció la mejor opción de apoyo y trabajo para la Comisión, por el

impacto que éste puede generar a los ciudadanos. Acercar y facilitar la interacción entre el gobierno y los

ciudadanos en la prestación de servicios es un deber ser del Buen Gobierno. Como Comisión coincidimos en

que podríamos ayudar con ideas y recomendaciones desde la visión de los diferentes consejeros

ciudadanos.

Al trabajar en un proyecto en diseño y alineación estratégica, vemos cómo se va armando a medida que

transcurre la operación. Nos dimos cuenta de la gran cantidad de gestiones necesarias para llevar un

proceso de innovación fundamentada en las mejores prácticas de mejora regulatoria. De igual forma, el

proceso de avance nos llevó a esperar en momentos donde con incertidumbre es necesario postergar el

lanzamiento del proyecto.

Sea pues este un proyecto de servicio a la ciudadanía que, no detenga su paso y generen los acuerdos para

hacerlo realidad en el año 2016. Seguramente, este proyecto trascenderá a sus ideas y objetivos iniciales.



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2.- Diseño del programa. La información contenida en este apartado fue proporcionado por la Subsecretaría de Contraloría Social y Mejoramiento de la Gestión Pública en donde se nos indicó lo siguiente:

2.1 Qué es el Proyecto Ventanilla Única:

La mejora regulatoria es un conjunto de acciones jurídico-administrativas que tienen por objeto eficientar el marco jurídico y los trámites administrativos para elevar la calidad de la gestión pública en beneficio de la población para:

• Facilitar la apertura, operación y competencia de las empresas.

• Fomentar la inversión y generación de empleos y lograr la transparencia, consulta y justificación de las decisiones regulatorias.

La gobernanza regulatoria es el proceso mediante el cual los actores de una sociedad (gobierno, empresarios y ciudadanos) definen de manera coordinada sus objetivos y reglas para la convivencia y desarrollo integral, ya que su participación coordinada forma la base para la competitividad de una sociedad. Esta mejora se mide en la agilidad, sencillez y transparencia en la aplicación de dicha regulación. El Proyecto de Ventanilla Única es un nuevo enfoque de mejora regulatoria, cuyo objetivo primordial es impulsar la innovación de trámites y servicios con una orientación de procesos que permitan lograr una agilidad organizacional fundamentada en las buenas prácticas de la mejora regulatoria y con el aprovechamiento de las tecnologías de la información que faciliten la interacción del gobierno con los ciudadanos.

2.2 Objetivos. Objetivo General:

Asegurar resultados exitosos, para la Administración del Gobernador Miguel Márquez Márquez, en materia de Mejora Regulatoria y Simplificación Administrativa.

Objetivos Específicos:

Facilitar la vida a los ciudadanos y empresarios en los trámites que tiene que realizar con el gobierno.

Simplificar el trabajo de los servidores públicos.

Acercar el Gobierno al ciudadano por medio de la prestación de trámites y servicios eficientes, a través de la articulación de esfuerzos a nivel estatal, con el uso de tecnología para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.

2.3 Alcance. Trámites de mayor impacto que tiene que realizar el ciudadano y empresarios con el gobierno del Estado.



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2.4 Modelo de Ventanilla Única.

2.5 Modelo de Operación Interinstitucional.

Portal'Ventanilla'Única''

BPMAdministradordeprocesosdenegocio

Modelo Ventanilla

Única

BusdeServicios

EQUI PO MULTI DI SCI PLI NARI O DE EXPERTOS TÉCNI COS

(Conformado por dueños de trámites en Dependencias)

Consejo Estatal de Mejora

Regulatoria

Comité Consultivo

de Expertos

C. Gobernador Miguel Márquez Márquez

Equipo líder

RUMBO,

ESTRATEGI A Y

RESULTADOS

Patrocinadores (Titulares

SDES, STyRC,

SFI A, CEG)

GESTIÓN

PROCESOS

SOLUCIÓN TECNOLOGÍCA

MARCO

JURÍDI CO

CAMBI O

CULTURAL

COMUNI CACIÓN DI STRI TOS DE GOBI ERNO

MUNI CI PI OS



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Modelar

Ejecutar

Monitorear

Mejorar

2.6 Metodología.

Para llevar a cabo la alineación de los trámites sugeridos se decidió utilizar la metodología de BPM Business Process Management (Administración de proceso de Negocio). Metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. De acuerdo a la Asociación de Profesionales de la Gestión de Procesos de Negocio (ABPMP), Business Process Management es “un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de lograr, a través de sus resultados en forma consiente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la organización. BPM abarca el apoyo creciente de TI con el objetivo de mejorar, innovar y gestionar los procesos de principio a fin, que determinan los resultados de negocio, crean valor para el cliente y posibilitan el logro de los objetivos de negocio con mayor agilidad”.

2.7 Equipo del proyecto BPM.



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2.8 Ruta de implementación:

2.9 Solución tecnológica.

SALIDA

Trámites a

intervenir

ENTR

ADA

Presentación

del trámite

(ESTATUS)

Metodología

BPM Marco

Jurídico

Gestión de la

Calidad

Capacitación y

formación

Solución tecnológica

Trámite mejorado



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2.10 Portal de la Ventanilla Única:



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2.10 Trámites a intervenir:

Originalmente se plantearon 8 trámites:

Trámite Dependencia/Entidad

1 Altas, bajas y registro de vehículos SFIA

2 Pago de tenencias y refrendo

3 Licencia de alcoholes

4 Verificación vehicular IEE

5 Licencia de impacto ambiental

6 Licencia de conducir estatal SG

7 Créditos de mejoramiento COVEG

8 Cédula profesional SEG

Sin embargo las dependencias involucradas se dieron cuenta de que podían implementar otros trámites quedando de la siguiente forma:

SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO

1 Emisión y publicación de resultados de evaluación de solicitudes de proyectos con OSC´s

2 Derechos de Preferencia (incluye 3 procesos al interior para ofrecer el trámite)

3 Talleres Educativos, Culturales y Deportivos

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

4 Seguimiento educativo móvil del estado de Guanajuato

5 Control escolar de la educación básica estatal

6 Inscripción a escuelas públicas nivel básico

7 Mejora en la atención al procedimiento de incorporación de los tipos medio superior y superior.

8 Solicitudes de cambio de escuela

9 Autorizaciones provisionales para cédulas en trámite

10 Trámites de escuelas incorporadas para escuelas superior medio-superior (10 trámites)

SECRETARÍA DE GOBIERNO

11 Aclaración administrativa de acta del estado civil

12 Compraventa

13 Primer aviso preventivo

14 Programa de Autocumplimiento Laboral

15 Defensa pública

16 Atención de registros de reglamentos interiores de trabajo

17 Atención de registros de contratos colectivos

18 Permiso provisional para circular sin placas del servicio particular

19 Licencias de conducir al migrante

20 Certificado de libertad de gravámenes

SECRETARÍA DE SALUD

21 Agenda electrónica de citas (Expedientes electrónicos. Citas subsecuentes.)

22 Procedimiento de Afiliación o reafiliación al Seguro Popular

23 Entrega de Carta de Liberación de Servicio Profesional de la Carrera de Enfermería

24 Consulta primera vez

25 Información de pacientes quirúrgicos a familiares (urgencias)



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SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL ESTADO DE GUANAJUATO (Por definir)

26 Desarrollo Integral de la primera infancia (Ingreso CDI)

27 Padrón de Beneficiarios (desayunos Escolares)

28 Prestación de servicio funerario a la población general (Capillas DIF)

29 Mi casa Diferente

30 Placas dentales Adulto Mayor

SECRETARÍA DE FINANZAS INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN

31 Registrar en el padrón vehicular del Estado, los vehículos usados destinados al servicio particular, a efecto de llevar un control de los vehículos automotores sometidos a la jurisdicción estatal.

32 Registrar en el padrón vehicular del Estado, los vehículos nuevos destinados al servicio particular, a efecto de llevar un control de los vehículos automotores sometidos a la jurisdicción estatal.

33 Otorgar un registro o refrendo del mismo, que autoriza al Perito para realizar levantamientos topográficos de predios rústicos en el Estado.

34 Registrar en el padrón vehicular del Estado, los vehículos usados destinados al servicio público y especial de transporte, a efecto de llevar un control de los vehículos automotores sometidos a la jurisdicción estatal.

35 Registrar en el padrón vehicular del Estado, los vehículos destinados a la prestación de servicio público y especial de transporte, a efecto de llevar un control de los vehículos automotores sometidos a la jurisdicción estatal.

36 Inscribir a los contribuyentes y retenedores de impuestos estatales en el Registro Estatal de Contribuyentes, para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

37 Proporcionar servicio de orientación, asesoría y asistencia al usuario-contribuyente, en materia fiscal catastral.

38 Orientar y asistir las consultas en materia fiscal a través de correo electrónico [email protected] de Impuestos Estatales y Federales Coordinados

39 Validación de documentos, para dar certeza jurídica al contribuyente, al pretender registrar vehículos de motor.

40 Llevar a cabo la inscripción en el registro estatal de deuda pública del empréstito.

41 Remates en línea

42 Inscripción al Registro Estatal de Contribuyentes (REC-1)

43 Cambios de situación fiscal (REC-1)

44 Clave de identificación personal

45 Firma Electrónica

46 Declaraciones en línea (Trimestral, anual, Informativa, ISAN)

47 Medios de pagos

48 Refrendo

49 Comprobantes CFDI

50 Generación líneas de captura para pago en ventanillas bancarias y puntos de conveniencia

SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROALIMENTARIO Y RURAL

51 En esta secretaría la intervención de Nuevo Enfoque de Mejora Regulatoria estará orientado al desarrollo del centro integral de servicios SDAyR, que involucra el cien por ciento de la operación de la institución



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2.11 Cronograma de trabajo:

3. Proceso de evaluación. La Comisión de Contraloría y Evaluación Social realizó el análisis de la información del Proyecto Ventanilla Única en siete sesiones:

Debido a que el Proyecto de Ventanilla Única se encontraba en la etapa de diseño y alineación estratégica, sea acordó que los esfuerzos de evaluación se concentrarán en: 1. Fechas compromiso y etapas del proyecto. 2. Evidencias de avances de las etapas del proyecto Ventanilla Única. 3. Propuestas que la STRC ponga a consulta de la Comisión. 4. Seguimiento de los 50 trámites intervenidos.

2a Sesión Ordinaria

13/03/15

Presentación de Proyectos posibles a

evaluar.


17/04/15

Presentación de Proyectos seleccionados y sel ección del Proyecto

de Ventanilla Única


14/05/15

Planeación estratégica de la evaluación al proyecto.


02/ 07/15

Análisis de la información


03/09/15

Análisis de l avance del proyecto


24/09/15

Análisis de trámites


22/10/15

Determinación del contenido.



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5. Lista de mejoras a los trámites intervenidos. 6. Estrategias de difusión del proyecto con los ciudadanos.

La Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas nos remitió la información necesaria para su análisis y retroalimentación en una reunión donde el objetivo principal era el de aclarar las dudas que surgieran por parte del equipo que tiene a su cargo el proyecto. Se presentaron María Patricia Sánchez Medina, Coordinadora de Proyectos de Innovación de la Secretaría de Finanzas y Administración y Sandra Gabriela Salazar Soto, Coordinadora de Proyectos, de la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas.

4. Recomendaciones. Del análisis de la documentación y retroalimentación de los líderes del proyecto emitimos las siguientes recomendaciones:

1. Incorporar como acción estratégica el lograr el acuerdo político y normativo para incorporar a los municipios al proyecto Ventanilla Única y abarcar todos los trámites y su proceso desde su entrada hasta la salida sin importar nivel gubernativo.



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2. Se deberá integrar la consulta ciudadana en los procesos de diseño y de mejora de los

trámites o servicios que forman parte el proyecto de Ventanilla Única.

3. Establecer una estrategia que asegure la atención a las comunidades rurales en el proyecto Ventanilla Única, considerando las limitaciones de distancia física, conectividad y nivel educativo.

4. Cambiar el nombre de Business Process Model (BPM) a un término en español y con

enfoque social y no empresarial.

5. Procesos que se recomienda se rectifique y se sugiere se incluyan en la lista de trámites y servicios del proyecto ventanilla única:

a. De la Secretaría de Desarrollo Social y Humano. a.1. Del trámite “Emisión y publicación de resultados de evaluación de solicitudes de proyectos con OSC´s” se deberá ampliar en su cobertura para que incluya el proceso desde su inicio. Emisión de una convocatoria pública, con amplia difusión en medios masivos y un proceso transparente de asignación de recursos. a.2. Se deberá incluir las diversas vertientes que integran el Programa Impulso al Desarrollo del Hogar en todos sus trámites y servicios.

b. b. Secretaría de Educación. Incluir el procedimiento del RVOE. c. Secretaría de Gobierno. Incluir trámite de placas y trámite de licencias. d. Secretaría de Salud. Incluir la expedición de citas médicas por primera vez en los

CAISES para evitar las filas y los horarios de madrugada de espera de los ciudadanos.

6. Que los reportes emitidos incluyan la denominadas fase 1 y fase 2 del proyecto ventanilla única, ya que al parecer algunos procedimientos ya incluidos en la fase 1 no aparecen en la fase 2.

7. Conocer el nivel de implementación que tiene el portal de trámites de Ventanilla Única en este momento, cuándo se tiene planeado el lanzamiento oficial.

8. Cómo y cuándo se evaluará el impacto de mejora de procesos de los trámites.

9. Vinculación con instituciones académicas para desarrollar herramientas de evaluación del

impacto de mejora de procesos.

10. Vincular en Gobierno dentro de los Grandes Temas las quejas y denuncias a la Secretaría

de la Transparencia y Rendición de Cuentas.

MANIFESTACIÓN La Comisión de Contraloría y Evaluación Social al Eje Buen Gobierno estima pertinente sea solicitada formalmente la información y la colaboración activa de la SFIA con esta comisión sobre el proyecto Ventanilla Única, ya que independientemente de que el proyecto esté a cargo de la SFIA, es un proyecto ejecutado con recursos públicos, cuya información debe estar a disposición de los ciudadanos y cumplir con lo establecido en el artículo 7 del Acuerdo Gubernativo núm. 21 de fecha 15 de febrero de 2013 el cual crea el Consejo.



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5. Conclusiones. El trabajo para analizar este proyecto no ha sido fácil puesto que, al estar en fase de diseño y

alineación estratégica nos detiene el avance que quisiéramos tener como Comisión. Observamos

que ha habido mucho trabajo para el análisis con la metodología, con los diferentes servidores

públicos y vemos que requiere aún más tiempo. Entendemos también que, para el mismo equipo

del proyecto ha sido difícil pues no se han logrado los acuerdos y compromisos.

Desafortunadamente no se ha logrado consolidar ninguna de las recomendaciones que esta

Comisión emitió en su momento. Al no haber avance en la implementación del proyecto nos vimos

en la necesidad de reenfocar algunos de los trabajos de esta Comisión.

Creemos en el Proyecto, sabemos que puede ser de gran ayuda para todos los ciudadanos y que,

puede ser punta de lanza en el área de servicios del Gobierno. Sin duda, la innovación a través del

cambio disruptivo en los procesos, el uso de la tecnología, y el trabajo multidisciplinario permitirán

lograr los objetivos planteados. Por el momento, en nuestra comisión nos encontramos en un

punto de poca labor hasta que se defina la continuidad del Proyecto “Ventanilla Única”.



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INTEGRANTES DE LA COMISIÓN

NOMBRE DEL INTEGRANTE INSTITUCIÓN/EMPRESA CARGO DENTRO DE LA

COMISIÓN Nombre del

Suplente

Joaquín Elorza Tena Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Campus

León Presidente de comisión

Gabriela Flores Alcocer

José Héctor Tejada Shaar Cámara Nacional de Comercio

(Canaco) León Vocal

Salvador Zepeda Arenas

David Herrerías Guerra Propuesta Cívica Guanajuato Vocal Sara Noemí Mata

Lucio

Martin P. Pantoja Aguilar Presidente del Consejo del

Programa Mas y Maestro de la Universidad de Guanajuato

Vocal Carlos Alberto

Casas Razo

Bertha Hernández Araujo Guanajuato Patrimonio de la

Humanidad Vocal

Carla Rochín Nieto

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