informe especial-introducción a la gestión del tiempo para investigadores científicos

Introducción a la Gestión del Tiempo para Investigadores

Científicos

Dr. David Alcántara

Copyright@ Sociedad para el Avance Científico (SACSIS). 2012. www.mastiempoparainvestigar.com Registro Nacional No: 596572, Grupo I, Sección I

Estimado investigador,

La gestión del tiempo, es uno de los elementos fundamentales en la actualidad para emprendedores, empresarios, y en general todas las profesiones que requieran un uso adecuado del tiempo como es la investigación (básica y aplicada). El tiempo es un elemento intangible e irrecuperable de nuestra existencia, por lo tanto, cada segundo mal invertido trae consecuencias futuras que no podremos salvar fácilmente.

El tiempo posee diferentes características, entre ellas, que puede ser favorable para nosotros o por el contrario, puede afectar negativamente nuestro trabajo, es escaso en los momentos más cruciales, no se compra, no se recupera y no se atrapa. Como se ve, el tiempo es muy valioso para cada ser humano porque del adecuado uso que se haga del mismo, define qué clase de personas somos; además, el tiempo es paradójico, puesto que, aunque nadie “tiene tiempo para nada”, la realidad es que “tiempo” es lo único que tenemos.

Espero que este breve informe te ayude a sacar más tiempo para tus proyectos de investigación.

Éxitos,

David Alcántara


10 recomendaciones para la Gestión del Tiempo en investigación fundamental.

Dentro del mundo de la investigación (básica y aplicada) es fundamental, conocer y llevar a cabo diferentes estrategias para la gestión del tiempo; a continuación damos algunas que te pueden ayudar a llevar a cabo mejor tus investigaciones:

1. Organiza tu sitio de trabajo, es fundamental que tu puesto o el sitio en el que desarrollas tus labores se encuentre completamente despejado y organizado, así no perderás tiempo tratando de encontrar algún objeto cuando lo necesites.

2. Desarrolla con anterioridad tu plan de trabajo, elabora tu proyecto y cíñete a el.

3. Mantén tus conceptos claros, la cantidad de objetos de estudio, el método, los grupos y subgrupos desde el principio; define con claridad los objetivos de tu estudio y no los pierdas de vista.

4. Una vez tengas elaborado tu proyecto, cumple estrictamente con tu cronograma de trabajo, cumple tus objetivos en los periodos establecidos; utiliza una agenda de para realizar la programación de tu proyecto diario.

5. Ordenas tus prioridades, si en tu agenda de investigación tienes varios procesos por realizar, lleva a cabo primero los más importantes, no te saltes nunca ningún protocolo, esto te evitará errores y postergaciones en tu trabajo.

6. Evita las interrupciones y las pérdidas de tiempo innecesarias, evita a toda costa perder tiempo en cosas fútiles, concéntrate en tu actividad.

7. Enséñales a otros a respetar tu tiempo y tu espacio de trabajo, no permitas interrupciones en tus procesos y mucho menos que traten de convencerte de variar tus procedimientos, recuerda que por esta razón ya has establecido con gran claridad y certeza los caminos que deseas seguir para conseguir tu objetivo.

8. Debes tener cuidado con el uso de móviles o de medios comunicativos que te hagan perder tiempo, trata de categorizar que llamadas o personas pueden ser importantes y cuales no cuando te encuentras en tu trabajo.

9. Programa tu trabajo, es decir, asigna un periodo determinado de tiempo a cada actividad antes de realizarla y cúmplelo; selecciona tus experimentos y/o actividades antes de comenzarlas, priorízalas y define cuantas horas empeñarás en cada una de ellas.


10. Cuando un procedimiento no te está dando resultados, no lo repitas, elabora previamente planes de contingencia por si alguno de tus planes principales te falla, esto te evitará estancarte en el camino.


Gestión del tiempo para investigadores: Viajes

Los investigadores somos profesionales muy ocupados y nuestra profesión exige viajar bastante: atender a congresos nacionales e internacionales, visitar a investigadores con los que colaboramos, dar conferencias invitadas en otras universidades, etc. Por eso necesitamos un buen sistema de gestión del tiempo.

Para mucha gente los viajes son uno de los mayores ladrones de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo nos pueden quitar medio o un día entero por lo que es imprescindible controlar este tiempo.

¿Es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Sí, y además haciendo un trabajo de calidad.

Por ejemplo, has sido invitado a dar una conferencia en una universidad nacional a 600km de distancia de la tuya y debes tomar un avión. El vuelo dura aproximadamente una hora. Piensa que durante un vuelo de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin interrupciones equivale a tres de trabajo normal. Aprovecha al máximo ese regalo. Es una manera perfecta de cambiar tiempo perdido por trabajo de calidad. Puedes triplicar tu productividad. Y si el vuelo es internacional, mucho mejor.

Corregir un capítulo de tesis de un estudiante, leer y analizar un artículo que llevabas varios días queriendo leer, revisar un manuscrito para una revista, escribir la introducción de un nuevo proyecto, preparar una charla para un congreso, etc. Los viajes largos en avión o tren son una gran posibilidad para enfrentarte a un problema en particular. Largo tiempo ininterrumpido pensando en un mismo tema, focalizado, concentrando tus fuerzas en él hasta resolverlo. Muchas veces no obtienes la respuesta en el mismo día pero, si el proyecto es más complejo, puedes avanzar poco a poco (divídelo en varios bloques). Piensa en el trayecto de vuelta, tendrás el mismo tiempo para seguir trabajando en el proyecto, aumentando así tu productividad y posiblemente acabándolo en menos de lo que imaginas.

En las salas de espera de las estaciones de trenes y aeropuertos ocurre lo mismo. Si embarcas al final, cuando hay menos cola, y llegas puntual para coger el billete (o mejor aún, lo descargas de internet y lo llevas impreso), dispondrás de un tiempo inmejorable para realizar un trabajo de calidad (ese que sólo se consigue a solas y sin interrupciones). Cuenta también con el tiempo añadido de los posibles retrasos (sobre todo en vuelos internacionales). Si vuelas con frecuencia es recomendable sacarse la tarjeta de la aerolinea correspondiente, además de darte puntos de vuelo y conseguir mejores tarifas algunas compañías permiten que uses sus salas VIP, un espacio donde estarás mas tranquilo y te será mas facil concentrarte. Libros enteros se han escrito en las salas de espera.

Durante el viaje intenta cojer asientos que den a la ventana ya que nadie pasará delante de ti para ir al servicio. Esto eliminara más interrupciones. Podrás dedicarte exclusivamente a


escribir ese informe o capitulo de libro que nunca terminas y que necesita mucha concentración. También puedes aprovechar para leer informes o diferentes artículos que has ido recopilando para leer con calma.

¿Has probado a llevar una grabadora? Hay pensamientos que pueden surgirte en el trayecto al aeropuerto o incluso en el taxi, y probablemente no puedas apuntarlos en una libreta o agenda personal. Con una grabadora redactarás cartas o recogerás pensamientos que pueden surgir cuando menos te lo esperas. Si tienes un teléfono de nueva generación (smartphones) puedes bajarte aplicaciones gratuitas de grabación que te pueden ayudar a organizar estos pensamientos.

Llega puntual al aeropuerto o estación. No ahorrarás nada si vas a última hora con prisa. En el laboratorio decides quedarte hasta última hora para “ganar” tiempo en un experimento particular. En realidad no ganas nada porque ese tiempo en el laboratorio lo pasas agobiado pensando en que tienes que irte o que llegarás tarde. Pero si llegas puntual a la estación estarás más calmado y podrás concentrarte mejor y trabajar en algun proyecto pendiente. Y ya en el hotel y en tus momentos de menor energía, aprovecha para poner al día tus notas de gasto, las hojas de dietas y organizar los tiques justificativos para la administración de tu universidad o centro de investigación.

Por último, prepara todos los detalles al máximo. Muchas veces un viaje (para por ejemplo establecer una nueva colaboración con otro grupo de investigación) te lleva a otro porque se dejan muchos temas sin cerrar. Si se hubiera planificado correctamente, esto no hubiera ocurrido. Aprovecha una zona geográfica para hacer todas las visitas posibles y no tener que volver en breve. Y en última instancia plantéate la alternativa de no hacerlos. ¿Puedes invitar a otros investigadores a que vengan a tu laboratorio? Muchos viajes son evitables, sobre todo hoy en día con las nuevas tecnologías de videoconferencia (muchas de ellas gratuitas). Utiliza al máximo la videoconferencia, te ahorrará varios días de viajes innecesarios.


Enemigos de la gestión del tiempo en investigación científica Para gestionar bien el tiempo en investigación científica, primero hemos de saber identificar quiénes son nuestros principales ladrones del tiempo. Hay muchos. Los 3 enemigos típicos son: - No hacer una buena planificación - No priorizar las actividades - Las interrupciones La Agenda El tiempo en investigación es un bien bastante escaso por lo que una adecuada programación es fundamental para no acabar abrumado por una excesiva cantidad de trabajo. La agenda es quizás, la herramienta mas útil (e infrautilizada) para la gestión del tiempo de los investigadores. Una agenda es esencial para cualquier investigador que quiera organizar su tiempo porque permite: - Planificar y programar - Organizar - Priorizar - Recordar Sin ella, nunca podremos usar el tiempo eficazmente, ya que no podremos implementar todas las cosas que comentaré posteriormente. Podría haber investigadores (aunque realmente es muy improbable) que digan que no tienen muchas cosas que hacer y por lo tanto que no necesita agenda, pero esa persona, se dará cuenta que olvida cosas, que hace las cosas en el orden incorrecto, etc. Además, la agenda es el mayor quita estrés que existe, ella sí se acuerda de todo y nosotros no tenemos que preocuparnos por nada, ella nos avisará en el momento adecuado. Una de los mayores focos de estrés y de pérdida de tiempo es el pensar en las tareas que tenemos que hacer y que no se nos pueden olvidar. Al tener una agenda y usarla correctamente, esto desaparece automáticamente, ya que no necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por nosotros. En el mundo de la investigación científica el tener una agenda y usarla adecuadamente, te permite programar el tiempo como tu quieras, no como quieran los demás o como quieran los acontecimientos. Tú eres quien decide, y si es necesario puedes decidir no hacer las cosas o reorganizarlas, pero siempre eres tu el que tiene el control. El que no se programe, será arrastrado por los sucesos del día a día.


Para que sea una herramienta eficaz la agenda ha de llevarse siempre encima, y hay que mirarla todos los días. Verás como si apuntas todo, nunca se te olvidará nada. Yo recomiendo personalmente las agendas electrónicas y, en particular, las incorporadas en tu teléfono móvil (así es mas dificil olvidarse de ella) ya que las de papel no se pueden sincronizar con el ordenador, hay que actualizarlas de un año para otro, hacen más complicado la priorización, no son buenas cuando se tiene que reorganizar una semana, etc. En el ordenador yo te recomiendo que uses Microsoft Outlook o Lotus Notes. Google Calendar es también una buena opción si tienes acceso a internet en el movil, puesto que podras editar la agenda con el ordenador y con cualquier otro dispositivo con conexión a internet (PDA, tablet, etc). Lo mejor de GC es que tendrás la agenda actualizada en cualquier dispositivo.

Esperamos que esta breve guía te sirva de ayuda. Para dominar la Gestión del Tiempo y agregar horas extra a tu semana de trabajo obtenga hoy la Guía SACSIS “Domina tu Tiempo” visitando nuestra web en:

www.mastiempoparainvestigar.com

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