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INFORME DE INDICADORES

Proceso Evaluación y Mejoramiento

Responsable Rosmira Murillo Henao, Asesora de Control Interno

Período a evaluar Mayo a agosto de 2017

Fecha del informe 21 de septiembre de 2017

INFORME DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

(Art. 9 ley 1474 de 2011)

En cumplimiento del artículo 9° de la Ley 1474 de 2011 modificatorio del artículo 14 de la Ley 87 de 1993, se presenta el primer informe pormenorizado del Estado de Control Interno, de AQUATERRA Empresa de Servicios Públicos de Guarne correspondiente al segundo período de 2017 (mayo – agosto)

CONTENIDO DEL INFORME

1. CONSOLIDADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO EN EL PRIMER PERÍODO DE 2017

Teniendo en cuenta que todos los servidores públicos de la entidad, somos responsables de aportar al proceso del Sistema de Control Interno en la Empresa, es política institucional antes de la adopción del documento, que éste sea objeto de revisión y ajuste por parte de las áreas que lo aplicarán con el fin de realizar los respectivos aportes, de tal manera que pueda ser llevado a la práctica sin ningún inconveniente. Para que el sistema contenga todos sus componentes, falta específicamente realizar acciones tendientes a completar los productos mínimos de los siguientes elementos: CUADRO RESUMEN

CONCEPTO NÚMERO PORCENTAJE

TOTAL PRODUCTOS DE LOS TRES MÓDULOS Y EL EJE TRANSVERSAL

49 100%

PRODUCTOS DESARROLLADOS

32 65%

PENDIENTES DE REVISIÓN:

2 5%

PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN

15 30%

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Este cuadro resumen nos permite evidenciar que el avance de los productos del Sistema de Control Interno en AQUATERRA E.S.P. GUARNE es del 65%, justificado en cada uno de los módulos y el eje transversal.

PRESENTACIÓN DEL INFORME PARA EL SEGUNDO PERÍODO

2. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2.1. AVANCES Para este segundo informe se verifican las actividades ejecutadas además de los compromisos que se dejaron pendientes en el primer periodo, notándose que algunos elementos que se documentaron presentan avances significativos o entregan elementos en la medición para adoptar medidas tendientes a su ejecución. A 30 de agosto el módulo se encuentra así:

COMPONENTE: Talento Humano

ELEMENTO: Acuerdos, Compromisos y protocolos éticos PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Documento con los principios y valores de la entidad: Carta de valores y políticas éticas. Comité de

Coordinación de Control Interno Equipo MECI Representante de la Dirección

Resolución 130 de 2014 – Pendiente revisión y socialización en jornada de reinducción, programada para julio pero que no se cumplió y no se volvió a programar fecha

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.

Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad: cartillas, correos electrónicos, cartelera, concursos.

ELEMENTO: Desarrollo del Talento Humano PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Manual de Funciones y competencias Laborales.

Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación

Producto desarrollado con la expedición de la Resolución 033 de 2017; acto administrativo notificado y entregando copia de manera personal a cada uno de los titulares de los empleos

Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual).

De las 10 actividades incluidas en el plan solo se ha ejecutado las siguientes:

Contratación con 12 asistentes

COPASST con 8 asistentes

Comité de Convivencia laboral con 8 asistentes

Certificación en competencias para Operarios de PTAP y Fontaneros con 7 asistentes, de éstos recibieron certificación 4, los demás no pasaron la prueba teórica, tienen un año para volver a presentarla. CUMPLIMIENTO 40%.

Programa de Inducción y reinducción. El documento está en construcción con el fin de presentarlo a consideración del Comité, programar y ejecutar la actividad general. (Revisión / Construcción)

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Programa de Bienestar (Anual), adoptado.

Se aprobaron 16 actividades, encontrando evidencias de 7 actividades:

Día de la mujer, celebrada con el aporte de los compañeros, se entregó flores con mensajes y unos souvenirs con dulces.

Día del hombre, celebrado con aportes de las compañeras, se hizo invitación a un desayuno.

Día de la Tierra. Se publicaron mensajes en las redes sociales

Día del agua. Se realizó foro, se participó en desfile y en el acto central en el parque principal.

Día del medio ambiente. Se publicaron mensajes en las redes sociales

Día de la madre, celebrada con aportes de la Empresa y de los compañeros y compañeras, se compartió un almuerzo, amenizado con serenata, entrega de souvenirs y rifas.

Día del padre, con recursos de la Empresa, las compañeras y compañeros, se compartió un almuerzo y entregaron souvenirs.

Se celebra el cumpleaños trimestre vencido, se comparte una torta y se realiza el reconocimiento en reunión de personal.

Plan de Incentivos (Anual) adoptado. No se ha incluido y por tanto se encuentra pendiente de documentación para establecer parámetros. (Revisión / Construcción)

Sistema de evaluación del Desempeño.

El procedimiento se aprobó y se iniciará su implementación a partir de febrero de 2018; para ello se adaptó el sistema a cada uno de los niveles valorando las conductas asociadas a las competencias comportamentales.

COMPONENTE: Direccionamiento estratégico

ELEMENTO: Planes, Programas y proyectos PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Planeación: Planes

Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección

Se realizó la evaluación de avance del primer semestre en la ejecución del plan de acción en el cual participaron la Gerente y los Directores de áreas. En esta evaluación se detectó que la ejecución presupuestal y de caja es muy baja, situación acorde con el avance de los proyectos por lo cual se llamó la atención para tratar de agilizar el cumplimiento de las metas propuestas.

La misión y visión institucionales adoptados y divulgados

Se encuentran adoptados mediante Resolución 104 de 2012; sin embargo en reunión del SIG del 08/05/2017 se aprobó iniciar una revisión; a la fecha no se ha definido la metodología para dicha actividad.

Objetivos institucionales

Los objetivo institucionales están ligados a la misión de la entidad y a la política de calidad; para el último período se presentará un informe detallado del cumplimiento de cada uno de ellos.

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Planes, programas y proyectos (plan de acción, PAC, Acuerdos de gestión, Cronogramas de trabajo, cronograma de los diferentes comité de trabajo

La entidad cuenta con los siguientes planes:

Plan de acción que incluye los proyectos tanto institucionales como los que aportan directamente al cumplimiento el Plan de Desarrollo Municipal.

Plan Anual de Adquisiciones. Elaborado en enero de 2017, reportado al Secop y a Gestión Transparente; la última actualización se realizó en julio de 2017.

Plan de capación y bienestar laboral. Se encuentra en ejecución.

Plan de contingencia para los servicios de Acueducto y Alcantarillado. Se encuentra elaborado y reportado en el SUI; sin embargo éste debe ser actualizado en la vigencia 2017 de conformidad con los parámetros de la Resolución 154 de 2014.

Plan de contingencia para el servicio de aseo

Plan de saneamiento y manejo de vertimientos. Este plan tiene vigencia a diciembre de 2017; se solicitó prórroga hasta el 2018, aprobado mediante Resolución de 2017 esto con el fin de cumplir con los dos últimos vertimientos en Vasto norte y el otro el de la calle 52.

Plan quinquenal. Se encuentra elaborado para el período 2012 – 2017; es decir, en esta vigencia debe elaborarse un nuevo plan para el periodo 2018 – 2022; adicional debe presentarse el plan para revisión y aprobación de Cornare y el informe de lo ejecutado en el plan anterior.

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos Con respecto a los Comité de trabajo, se han identificado los siguientes:

Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión. Conformado por la Gerente, los Directores de áreas, la profesional Universitaria y la Asesora de Control Interno. A 20/09/2017 se han levantado 13 actas; una por cada reunión.

Comité de Convivencia laboral (Comité de Ética y Buen Gobierno). En 2017 se han realizado tres reuniones.

Comité de Bienestar Laboral y Capacitación. A la fecha se han reunido en una ocasión

Comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo, cuentan con tres actas, una por cada reunión.

Comité de Archivo. En el 2017 no han realizado reuniones.

Comité de contratación (Comité de Compras). Se han reunido en una ocasión.

Comité de sostenibilidad contable. Se reportó una reunión con la respectiva acta

Comité de Control Interno Disciplinario, no se han reunido en la presente vigencia

Comité de Conciliación. No se reportan reuniones.

ELEMENTO: Modelo de Operación por procesos

PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Mapa de Procesos: articular los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación.

Equipo MECI y servidores

asignados al proceso de

acuerdo con el Modelo de Operación

Los procesos trabajan de manera articulada, se revisó y aprobó el mapa de procesos. Se han realizado sensibilizaciones a los líderes de los procesos a través del acompañamiento en la caracterización de los mismos, lo cual busca fortalecer la interacción entre los procesos para mejorar en la prestación del servicio e incrementar la satisfacción de los usuarios.

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Divulgación de los procedimientos

Servidores

involucrados en el desarrollo de cada

proceso

En este periodo se documentó y aprobó todo lo relacionado con el proceso de Gestión del Talento Humano, así: RO-TH-001 Selección y vinculación del talento humano RO-TH-002 Capacitación del talento humano RO-TH-003 Autorización para salida del personal RO-TH-004 Liquidación y pago de nómina RO-TH-005 Liquidación y pago de vacaciones RO-TH-006 Autorización anticipo de cesantías RO-TH-007 Liquidación y pago de prestaciones sociales RO-TH-008 Liquidación y pago de seguridad social RO-TH-009 Evaluación de competencias RO-TH-010 Procesos disciplinarios En el proceso de Gestión Documental se elaboró y aprobó el Programa de Gestión Documental que se convierte en la hoja de ruta en esta área transversal de la Empresa.

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

Se consolidó la información de las encuestas de satisfacción. VER ANEXO 1. INFORME DE INDICADORES (ENCUESTA DE SATISFACCIÓN)

ELEMENTO: Estructura organizacional PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

Comité de Coordinación del

SGI

Equipo MECI Representante de

la Dirección

Adoptada mediante acuerdo 05 de 2016 la Junta Directiva de “AQUATERRA E.S.P.” Se modificó la planta de cargos con la expedición del acuerdo ___ de 2017. Se ha evidenciado la necesidad de nuevas plazas en las áreas operativas de la Empresa, esto con el fin de garantizar la prestación de los servicios acorde con el crecimiento de la población y por ende de los usuarios.

Manual de Funciones y Competencias laborales adoptado y socializado

Se actualizó en el 2017 y se notificó a los titulares de los empleos; al personal vinculado luego de la expedición se le entrega copia al momento de la firma del contrato o el acta de posesión.

ELEMENTO: Indicadores de gestión


Definición de indicadores de Eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

Comité de Coordinación del

SGI

Equipo MECI y Servidores



Directivo

responsable del Proceso

Los indicadores se encuentran definidos para la totalidad de los procesos en cuanto a eficiencia, eficacia y efectividad.

Seguimiento de los indicadores por lo menos cada seis meses

Se elaboró la guía para la presentación del seguimiento a los indicadores; esta se socializó en el Comité Coordinador pero se requiere un mayor acercamiento del instrumento con los líderes de procesos para garantizar su aplicación.

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

Este producto no tendrá evidencias hasta tanto se realice la primera medición de indicadores (Revisión / Construcción)

ELEMENTO: Políticas de Operación


Establecimiento y divulgación de las políticas

Equipo MECI Servidores


No se han adelantado acciones para el desarrollo de este producto, se deben emprender acciones inmediatas para garantizar el cumplimiento en el último período. (Revisión / Construcción)

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Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado


Comité de

Coordinación del SGI

Este producto se cumplió desde el primer período con la aprobación del Manual de Calidad y Operación (MA-GE-001); en este documento se establecen las pautas a seguir por parte de toda la Empresa para el adecuado desarrollo de los procesos.

COMPONENTE: Administración del riesgo

ELEMENTO: Políticas de administración del riesgo PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos




Comité de


Pendiente de documentación

Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas


ELEMENTO: Identificación del riesgo


Identificación de los factores internos y externos de riesgo




Comité de



Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad


ELEMENTO: Análisis y valoración del riesgo


Análisis del riesgo Equipo MECI Servidores



Comité de



Evaluación de controles existentes Pendiente de documentación

Valoración del riesgo Pendiente de documentación

Controles Pendiente de documentación

Mapa de riesgos de proceso Pendiente de documentación

Mapa de riesgos institucional Pendiente de documentación

CUADRO RESUMEN

CONCEPTO 30/04/2017 30/08/2017

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO:

33 33


17 19

PENDIENTES DE REVISIÓN / 2 4

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CONSTRUCCIÓN:


14 10

2.2 DIFICULTADES Es importante que se retomen los asuntos que se tenían documentados para su revisión y ajustes; así mismo existen actividades que son de ejecución permanente, es decir, en cada revisión del estado del Sistema se deben reportar avances del mismo. En este módulo tenemos en este caso el documento de principios y valores éticos que se encuentra adoptado desde 2014 pero que en los últimos años no se evidencian acciones al respecto. Se recomienda realizar medición de los programas de formación a los cuales se asiste por fuera de la Empresa ya que es uno de los medios a través de los cuales se refuerzan conocimientos y competencias para el desempeño de los cargos. Es conveniente realizar una jornada de sensibilización práctica para que los líderes interioricen la guía para el seguimiento de indicadores y aplicarla en diciembre presentando un consolidado de las actividades en 2017 y continuar con los informes semestrales. Es prioritario que en el último período se desarrollen los productos relacionados con la administración de riesgos en los procesos con el cual se cumple una gran parte de los productos de este módulo y que además representan una mejora significativa en los parámetros establecidos para la evaluación del MECI en la vigencia 2017.

2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. AVANCES El programa anual de auditorías se ha venido ejecutando adecuadamente; cumpliendo con la directriz de remitirlos en primera instancia a la Gerente y luego a los responsables de proyectar el respectivo plan de mejoramiento. En este ejercicio de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno y ante el no seguimiento a los procesos se han presentado diferentes informes que pretenden ayudar e incentivar al personal de la Empresa en la cultura del autocontrol y convertir diferentes datos en indicadores y datos objeto de análisis por las mismas áreas, la Gerencia y demás partes interesadas. A 30 de agosto el módulo se encuentra así:

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MÓDULO 2. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

COMPONENTE: Autoevaluación Institucional

ELEMENTO: Autoevaluación de control y gestión PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Equipo MECI Representante de la Dirección

Comité de Coordinación

de Control Interno

La sensibilización se realiza de manera permanente en las reuniones del Comité Coordinador del SIG; así mismo de manera personal a medida que se ejecuta el programa anual de auditorías, en los procesos de socialización de los resultados, en la revisión, ajuste, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento y en la realización y socialización de informes sobre aspectos que se consideran deben ser objeto de revisión y/o mejora por parte de la Empresa.

Desde el área de contratación se reportó la siguiente información:

EJECUCIÓN DE INGRESOS

A continuación se presenta el análisis de los datos sobre el comportamiento de los ingresos en el primer semestre de 2017:

CONCEPTO PPTO INICIAL

RECAUDO A 06/30

% POR

RECAUDAR %

Servicio de acueducto 1.574.901.000 674.508.528 43 900.392.472 57

Servicio de alcantarillado

983.369.000 390.763.487 40 592.605.513 60

Servicio de aseo 2.519.572.000 1.026.798.641 41 1.492.773.359 59

Otros ingresos 20.500.000 40.299.686 197 +19.799.686 +97

Transferencias 525.921.000 111.282.771 21 414.638.229 79

Recursos del crédito 256.577.415 6.577.415 3 250.000.000 97

Recursos del balance 1.128.422.978 795.423.522 70 332.999.456 30

TOTAL INGRESOS 7.009.263.393 3.045.654.050 43 3.963.609.344 57

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EJECUCIÓN DE EGRESOS

El presupuesto de egresos a junio 30 en Aquaterra se encuentra distribuido así: PRESUPUESTO TOTAL: $7.037.276.534

ÁREA % ASIGN. PPTO

ASIGNADO PPTO

EJECUTADO PPTO X

EJECUTAR %

EJECUC % X

EJEC

Administrativa 11 783.813.906 274.641.392 509.172.514 35 65

Acueducto 22 1.523.455.644 315.222.512 1.208.233.132 21 79

Alcantarillado 20 1.388.113.164 246.371.628 1.141.741.536 18 82

Aseo 36 2.527.874.473 800.527.926 1.727.346.547 32 68

Otros Gastos 11 814.019.347 404.694.757 409.324.590 49 51

Herramientas de autoevaluación

Como herramienta para la autoevaluación se cuenta con la guía para el informe de indicadores y el seguimiento al plan de acción; así mismo se integra a este producto la metodología adoptada por la Oficina de Control Interno para la elaboración de informes.

COMPONENTE: Auditoría Interna

ELEMENTO: Auditoría Interna PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Procedimiento de auditoría Interna Oficina de

Control Interno,

Auditoría Interna o quien

haga sus veces

El procedimiento se encuentra aprobado y socializado; se ha aplicado en el período para las siguientes auditorías: 07 OPERACIÓN PTAR 08 OPERACIÓN PTAP 09 BIENES, ALMACÉN E INVENTARIOS 10 SISTEMAS E INFORMÁTICA 11 PQR DE ENERO A JUNIO

Programa de auditorías Plan de Auditoría

El programa anual de auditorías incluyó inicialmente un total de 24 auditorías, de las cuales se han ejecutado 13; es decir, se ha cumplido en un 54%. Adicional a las 11 auditorías se han realizado los dos seguimientos al Plan Anticorrupción los cuales se incluyeron en el programa anual.

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Se presentó el informe anual con fecha de certificación el 28/02/2017 y el resultado se presentó en el primer período.

COMPONENTE: Planes de Mejoramiento

ELEMENTO: Plan de Mejoramiento PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Representante Legal

Servidores Responsables

de los procesos

Representante de la Dirección Equipo MECI

A la fecha de corte del presente informe se han suscrito nueve planes de mejoramiento para las siguientes auditorías: 01 CAJA MENOR 02 CIERRE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 03 CONTRATACIÓN 2016 04 CONTROL INTERNO CONTABLE 05 PERSONAL Y NÓMINA 06 GESTIÓN DOCUMENTAL 07 OPERACIÓN PTAR 08 OPERACIÓN PTAP 09 BIENES, ALMACÉN E INVENTARIOS Se presentó plan de mejoramiento para los hallazgos administrativos resultado de la auditoría por parte de la Contraloría General de Antioquia. Se encuentran pendientes los planes para las auditorías: 10 SISTEMAS E INFORMÁTICA 11 PQR DE ENERO A JUNIO

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Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

La Oficina de Control Interno ha realizado seguimiento a los siguientes planes de mejoramiento: 01 CAJA MENOR 02 CIERRE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 03 CONTRATACIÓN 2016 Los demás están programados para el último período del año

CUADRO RESUMEN

CONCEPTO 30/04/2017 30/08/2017

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO

7 7

PRODUCTOS DESARROLLADOS 7 7

PENDIENTES DE REVISIÓN / CONSTRUCCIÓN:

0 0


0 0

2.2 DIFICULTADES Algunas de las acciones que se deben tomar para realizar la corrección de la no conformidad hallada o detectada, depende de dos o más áreas, lo cual dificulta la solución de la irregularidad de manera rápida, además existen no conformidades que implican verificar su efectividad a largo plazo y eso conlleva que las acciones se desarrollen durante todo el año y por ende el plan de mejoramiento solo quede cerrado al final de la vigencia. La propuesta del plan de mejoramiento no es presentada oportunamente por lo cual las acciones se tardan más y por ende no se da solución a las situaciones encontradas. En algunas ocasiones se siente la inconformidad por los hallazgos producto de las auditorias de Control Interno y aun no se acepta en toda la Empresa el papel de Control Interno como como un espacio asesor y consultor y se sigue percibiendo como ente acusador. Es motivo de preocupación para esta instancia asesora que no se apliquen correctivos inmediatos para los hallazgos y que el algunas ocasiones no se acepten las recomendaciones las cuales solo tiene como finalidad la mejora continua en los procesos administrativos y de prestación de los servicios públicos a cargo de la Empresa.

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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.1. AVANCES Los avances en este eje se han dado de manera adecuado en lo que tiene que ver con los procesos administrativos y de ejecución permanente. A 30 de agosto el módulo se encuentra así:

EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ELEMENTO: Información y Comunicación interna y externa


Identificación de las fuentes de información externa (Recepción de peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias, buzón de sugerencias, encuestas de satisfacción, entre otras)

Comité de Coordinación de Control Interno

Equipo MECI

Representante de

la Dirección

Servidores asignados al

proceso de acuerdo con el

Modelo de Operación

La Empresa cuenta en el Módulo SAIMYR con el aplicativo para la recepción de PQR, procedimiento al cual se le da aplicación permanente; además este es uno de los informes que cada mes se carga a la plataforma del SUI

CUADRO FINAL DE PQR EN EL PRIMER SEMESTRE, DE ACUERDO A LOS SOPORTES ENCONTRADOS EN LA AUDITORIA

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

MES PETICIONES QUEJAS RECLAMOS TOTAL

ENERO 49 1 24 74

FEBRERO 15 0 43 58

MARZO 38 2 26 66

ABRIL 35 0 14 49

MAYO 48 3 40 91

JUNIO 50 3 42 92

235 9 189 430

ASEO

MES PETICIONES QUEJAS RECLAMOS TOTAL

ENERO 11 9 7 27

FEBRERO 15 2 12 29

MARZO 7 2 8 17

ABRIL 3 1 5 9

MAYO 2 0 4 6

JUNIO 3 0 1 4

41 14 37 92

PETICIONES 235 = 54%

QUEJAS 9 = 2%

RECLAMOS 189 = 44%

PETICIONES 41 = 45%

QUEJAS 14 = 15%

RECLAMOS 37 = 40%

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Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad.

Documentación del manual de calidad y operación Actualización del manual de funciones Documentación de los siete procesos del SIG Documentación de manuales, guías, programas, procedimientos y registros en: Direccionamiento Estratégico, Evaluación y mejoramiento, Compras y Contratación, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental. Documentación de registros en los procesos de: Gestión Estratégica (actas) Acueducto y Alcantarillado (Orden de trabajo y acta de visita, nueva matrícula, factibilidad de servicios públicos) Aseo (Orden de trabajo)

Rendición anual de cuentas con la Intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía, en la cual se informe sobre los programas, proyectos, obras, contratos y administración de recursos.

La Gerente y Directores de áreas recopilan información para la rendición anual proyectada para el final de la vigencia

Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

La Tabla de Retención Documental se revisa como componente transversal en todas las áreas de la Empresa y se realiza a través de las auditorías internas en las cuales se busca que realmente los registros y documentos se conserven como lo estipula este instrumento archivístico.

Política de Comunicaciones

A la fecha de cierre del presente informe ya se había logrado la contratación de un nuevo profesional para el área de publicidad y comunicaciones y una de las actividades que debe presentar es el plan de comunicaciones en el cual se incluirá la política del área para lo que resta del período de gobierno.

Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

La entidad cuenta con el módulo de SAIMYR que permite radicar la correspondencia que ingresa y sale y se aplican los lineamientos y registros del Programa de Gestión Documental.

ELEMENTO: Sistemas de Información y Comunicación PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos, asociando procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de éstos y su adecuada utilización.

Comité de Coordinación de Control Interno

Equipo MECI

Representante de

la Dirección

Servidores asignados al

proceso de acuerdo con el

Modelo de Operación

La entidad cuenta con módulos que permiten el manejo sistematizado de los recursos físicos, talento humano, contabilidad, presupuesto, financiera, gestión documental, facturación y atención de PQRS. Se requiere documentar los procedimientos que se ejecutan en cada uno de ellos; las indicaciones para cumplir con esta tarea se han ido dando a medida que se auditan las áreas y el resultado ha sido positivo.

Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la Prestación del servicio.

La Empresa cuenta con una página web a través de la cual los usuarios pueden conocer diferentes contenidos, adicional en las facturas de acueducto y alcantarillado de manera permanente se remite un cupón para actualización de datos de contacto. Se cumple con el requisito de autorización para el tratamiento de datos personales. El área de atención al usuario tiene un amplio horario de atención en el cual los usuarios pueden interactuar con los funcionarios de la Empresa permitiendo que se realice de manera personal, por teléfono o mediante correo electrónico.

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad: Página web, carteleras, periódicos

Se cuenta con carteleras, página web, correos institucionales, redes sociales institucionales, buzón de sugerencias, atención a PQR

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CUADRO RESUMEN

CONCEPTO 30/04/2017 30/08/2017

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO

9 9


8 9

PENDIENTES DE REVISIÓN:

0 0


1 0

3.2 DIFICULTADES En el área de comunicaciones se presentó una solicitud de liquidación bilateral del contrato de prestación de servicios del Comunicador la cual se dio a partir de junio de 2017; por lo anterior no se evidenciaron avances al respecto y ni siquiera se logró la aprobación del Plan de Comunicaciones y por ello no se cuenta con un documento que permite controlar y medir la ejecución de manera permanente. 4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Modelo Estándar de Control Interno avanzó solo en un 7% en el segundo período de medición, encontrando que el Módulo 1 de Planeación y Gestión es el que más trabajo requiere para los últimos meses del año y que los productos por desarrollar están relacionados con el tema de riesgos en la entidad. CUADRO RESUMEN

CONCEPTO 30/04/2017 30/08/2017

NÚMERO % NÚMERO %

TOTAL PRODUCTOS DE LOS DOS MÓDULOS Y EL EJE TRANSVERSAL

49 100% 49 100%


32 65% 35 72%

PENDIENTES DE REVISIÓN / CONSTRUCCIÓN:

2 5% 4 8%


15 30% 10 20%

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Este cuadro resumen nos permite evidenciar que el avance de los productos del Sistema de Control Interno en AQUATERRA E.S.P. GUARNE es del 72%, justificado en cada uno de los módulos y el eje transversal.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Para los últimos meses del año se debe dedicar mayor tiempo a la documentación de manuales, procedimientos y registros con el fin de estandarizar las actividades que se desarrollan en Aquaterra, tal como se hizo con el proceso de Compras y Contratación donde existen parámetros claros para cada una de las etapas. Es necesario que se realice una mayor interacción con el personal operativo de la Empresa para dar a conocer los proyectos y los avances; así mismo compartir con ellos los resultados y evidenciar su aporte en cada uno de ellos. Es conveniente buscar estrategias de comunicación al interior y al exterior de la Empresa con el fin de dinamizar lo relacionado con el esta área transversal.

TOTAL PRODUCTOS 49 = 100%

PROD. DESARROLLADO

35 = 72%

PROD. EN REVISIÓN

4 = 8%

PROD. POR DOCUMENTAR

10 = 20%

RE – CI – 008 V. 00 17/03/2017 Página 15 de 15


Comprometer a los responsables de la ejecución de las actividades incluidas en los diferentes planes de mejoramiento con el fin de asegurar que se eliminen las causas de las no conformidades, riesgos e incumplimientos.

Es de gran beneficio para la Empresa promover campañas con el personal de la Empresa sobre la importancia del autocontrol. Mejorar en los tiempos de entrega de información requerida al interior de la entidad por los diferentes procesos. Se recomienda especial énfasis en la gestión iniciada con los indicadores de la entidad. El seguimiento a la gestión los indicadores es relevante, por ello se debe hacer revisión, depuración y ajuste del tema, teniendo en cuenta la pertinencia sobre la base del objetivo de cada proceso, las metas que en su desarrollo se pretende lograr, los productos del mismo, y lo que a la Entidad le conviene medir para el mejoramiento en la prestación de los servicios. Los indicadores para medir el comportamiento de la gestión continúan sin consolidarse como herramientas claves para mediciones oportunas y alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones. Es recomendable continuar con la asesoría y acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, a todas las áreas y procesos para que la información correspondiente se mantenga actualizada y publicada con el fin de ser consultada y analizada tanto a nivel interno como externo. ORIGINAL FIRMADO

ROSMIRA MURILLO HENAO Asesora de Control Interno

informe del estado de control interno (art. 9 ley 1474 de ...€¦ · 2. mÓdulo de control de...

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