CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informes de Auditoría Interna emitidos durante el 1er. Semestre del 2015

Setiembre-2015

ÍNDICE

Informes de Auditoría del Gasto 3

INF-003-2013. “Liquidación Presupuestaria 2013” 3

INF-004-2015. “Relación de puestos” 4

Informes de Seguimiento de Recomendaciones 4

Informes en otras áreas sustantivas y operativas. 4

INF-001-2015. “Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos del CONARE 4

INF-002-2015. “Percepción sobre el Riesgo de Fraude en la Institución” 5

INF-005-2015. “Gestión de las Actas y Acuerdos del CONARE 2013 y 2014” 6

Estudios especiales o preventivos. 7

Informes del 1er. semestre, 2015 pág. 3

Informes emitidos en el primer semestre del año 2015

A continuación se detallan los resúmenes ejecutivos de los informes emitidos por la Auditoría Interna en el período señalado y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. También se enlistan, las referencias de comunicaciones escritas de asesoría o advertencia hechas por parte de esta dependencia. De requerir cualquier ciudadano, el informe completo, debe gestionarlo ante la Auditoría Interna a los correos electrónicos jaguero@conare.ac.cr, gfonseca@conare.ac.cr, o al teléfono 2519-5776, 2519-5778. A continuación se enlistan y comentan los informes emitidos por la Auditoría Interna y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados.

Informes de Auditoría del Gasto

INF-003-2013. “Liquidación Presupuestaria 2013” El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2014, con el fin de evaluar el proceso de liquidación presupuestaria en el CONARE, el cual fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad. De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento que se aplicó para la liquidación 2013, no se ha establecido formalmente y no es de conocimiento de todas las dependencias participantes, así como la identificación de los riesgos, ya que la práctica Institucional ha sido identificar los riesgos por metas y no por procesos. Se carece de documentación que evidencie la aplicación de los controles que han establecido para la elaboración del informe de liquidación presupuestaria; en lo que respecta a las firmas de revisión de la parte financiero contable, y la revisión que se hace a los montos de los compromisos que se presentan como superávit especifico. Se observó algunas diferencias entre los estados financieros que se presentaron a las Contabilidad Nacional y a la Contraloría General de la República en la liquidación presupuestaria.

Informes del 1er. semestre, 2015 pág. 4

El registro del diferencial cambiario producto de las fluctuaciones en el tipo de cambio del colón y la correspondiente valuación de las cuentas de Activo y Pasivo, es incorrecto y se originó desde antes del año 2009, sin que se haya tomado la decisión de corregirlo. INF-004-2015. “Relación de puestos” El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta la Unidad de Plan Presupuesto (actualmente Oficina de Desarrollo Institucional) en el manejo de la Relación de Puestos del CONARE, para el período 2013-2014. Dentro de los hallazgos indicados están la carencia de un procedimiento de gestión y control de plazas, el análisis de riesgos del proceso; falta de una asignación de código a cada plaza, que permita trazar los cambios y movimientos realizados en esta, así como cargos presupuestarios en partidas que no corresponden con lo presupuestado. Las principales recomendaciones se dirigen a la estandarización del proceso, identificar las plazas para tener un mayor control sobre estas y realizar la separación correspondiente de los gastos por salarios, según lo que se establece inicialmente en el presupuesto.

Informes de Seguimiento de Recomendaciones

No se elaboraron en este semestre.

Informes en otras áreas sustantivas y operativas.

INF-001-2015. “Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos del CONARE

El estudio se realizó para evaluar el control interno de los diferentes procesos que se ejecutan para el mantenimiento preventivo y correctivo, de los equipos e instalaciones del Edificio Franklin Chang Díaz del CONARE, el periodo de alcance para el análisis fue el 2013 y el I semestre del 2014. Las principales observaciones indican que los procedimientos relacionados con el mantenimiento no están actualizados y que se deben establecer políticas formales, no se cuenta con planes de contingencia ante posibles emergencias, ni se mantiene un registro y control de las solicitudes de mantenimiento presentadas por los usuarios del edificio.

Informes del 1er. semestre, 2015 pág. 5

Asimismo, no se han logrado determinar todos los equipos y bienes que requieren mantenimiento, tampoco se ejecuta o mantiene un programa de mantenimiento para los equipos e instalaciones del Edificio 2 del CeNAT y existen debilidades con respecto a la ejecución del presupuesto asignado para el mantenimiento. Las recomendaciones se dirigen a que se deben definir políticas o directrices formales para los servicios de mantenimiento, asignar responsabilidades y actualizar los procedimientos, identificar los posibles riesgos e incorporar en las cláusulas de los contratos, la atención de emergencias en caso de que dichos riesgos se materialicen y afecte los equipos e instalaciones. Se indica la importancia de mantener un control o registro de las solicitudes de mantenimiento o reparación, conciliar el inventario de los activos Institucionales contra los registros de la Base de Datos de la Unidad de Mantenimiento para identificar los equipos que carecen de un plan de mantenimiento, establecer mecanismos para una adecuada planificación y análisis de proyectos, revisar la diferencia entre los porcentajes de ejecución del presupuesto y cumplimiento de metas, y que con carácter de urgencia se establezcan y definan las responsabilidades y acciones para ejecutar el mantenimiento de las instalaciones y equipo del CeNAT. INF-002-2015. “Percepción sobre el Riesgo de Fraude en la Institución” La Auditoría Interna del CONARE, conforme al plan de trabajo establecido para el periodo 2014, en el área de estudios especiales – realizó una encuesta sobre la percepción del riesgo de fraude para tener un diagnóstico sobre el nivel de conocimiento de este en la Institución y como parte de un requerimiento en el Índice de Gestión Institucional (IGI) de la Contraloría General de la República. Para realizar el diagnóstico sobre el riesgo de fraude, se tomó como modelo de encuesta, un documento que se obtuvo de la herramienta “Auditool”, ante la carencia de una emitida o avalada por la Contraloría General de la Republica. La encuesta se envió a 25 funcionarios, de los cuales respondieron 11. Se analizaron las respuestas recibidas de la encuesta realizada durante el mes de agosto, del cual se dio tiempo prudencial de respuesta hasta el mes de octubre del 2014. A nivel general se determinó que el personal no tiene una clara definición del riesgo de fraude enfocada en los procesos o procedimientos que coadyuvan al logro de los objetivos institucionales.

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Dado lo anterior es que se sugiere establecer acciones concretas para lograr una adecuada gestión del riesgo de fraude en el CONARE, en donde los jerarcas tomen este tema dentro de sus prioridades y establezcan roles y responsabilidades que ayuden a dicha gestión, capacitando al personal y haciendo la debida divulgación. INF-005-2015. “Gestión de las Actas y Acuerdos del CONARE 2013 y 2014” El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2014, con el fin de evaluar las actividades de control que se aplican en la toma, transcripción, comunicación, custodia y seguimiento de las actas y acuerdos en el CONARE, mismo que fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad. De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento que se tiene establecido hace referencia solo a la Secretaría de Actas, no así a las labores de otras dependencias que participan, por lo que excluye actividades que se están llevando a cabo, mostrando la desactualización del procedimiento. Por otra parte se carece de políticas y prácticas claras y formales para efectuar el seguimiento de los acuerdos del CONARE, también se observa que el “archivo de gestión” de la documentación conocida en las sesiones del CONARE, presenta debilidades en cuanto a la totalidad de la información y el manejo de originales. La aprobación de las actas en un porcentaje importante no se realiza en la sesión siguiente, también se concluye que hay un desaprovechamiento de todas las funciones del programa Acuersoft y debilidades en la presentación de las actas a terceros por medio de este programa en su acceso por la página web del CONARE. Existen actas que no se encuentran empastadas en libros cerrados, además de ausencia de actas, así como que los libros de actas del período 1995 al 2012, no se han trasladado al Archivo Central. Se recomendó emitir una política que establezca las disposiciones que a nivel Institucional se requieren para el seguimiento de acuerdos, además fortalecer el archivo de gestión de las sesiones del CONARE que lleva la Secretaría de Actas, conformando un expediente con los documentos originales. También realizar una capacitación a los funcionarios que requieren usar el sistema Acuersoft y trasladar los libros de Actas que van del período 1995 al 2012, al Archivo Central.

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Se concluyó que la presentación en aspectos de forma de las actas del Consejo Nacional de Rectores, cumple en general con lo que establece la normativa vigente. Además se determinó que la gestión del proceso de las actas y acuerdos del CONARE es eficiente, pero que hay debilidades de control interno en el manejo y archivo de la documentación que se presenta, conoce y aprueba en las sesiones del CONARE.

Estudios especiales o preventivos.

No se elaboraron en este semestre.