INFORME DE SEGUIMIENTO TÉCNICO ANUAL (ISTA)

INSTRUCTIVO

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GLOSARIO

CD Consejo Directivo de FONTAGROCT Cooperación TécnicaFONTAGRO Fondo Regional de Tecnología Agropecuaria IOV Indicadores Objetivamente Verificables ISTA Informe de Seguimiento Técnico Anual MDV Medios de Verificación POA Plan Operativo Anual STA Secretaría Técnica Administrativa de FONTAGRO

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1 ANTECEDENTES

Desde el año 2006, FONTAGRO organiza talleres técnicos anuales donde participan miembros del Consejo Directivo (CD) de FONTAGRO, investigadores de proyectos, representantes de las organizaciones patrocinadoras del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), representantes de otras organizaciones nacionales, regionales e internacionales invitadas, y miembros de la Secretaría Técnica Administrativa (STA) de FONTAGRO. Durante el Taller de Seguimiento Técnico Anual, los líderes de los proyectos (o cooperaciones técnicas) presentan los avances logrados en el último año. Durante las presentaciones se genera un intercambio entre pares, proveyendo retroalimentación a los líderes y se resumen las conclusiones para la Memoria del Taller.Para poder participar de este taller, los investigadores deben preparar con anticipación un informe de avance denominado “Informe de Seguimiento Técnico Anual (ISTA)”. El ISTA debe reflejar los resultados y productos obtenidos con respecto al Plan Operativo Anual (POA) y la matriz de resultados, del año en ejecución y del total del proyecto. Además, el informe debe identificar áreas que pudieran requerir medidas correctivas para mejorar la implementación de las actividades. Estas medidas se reflejarán en el POA del siguiente período, el cual se entregará y discutirá con la Secretaría, previamente y/o después del taller. Una vez que el líder del proyecto finaliza este informe, el mismo debe ser enviado a la STA para su revisión y evaluación, de acuerdo al calendario establecido. El formato modelo de presentación de ISTA se incluye en este mismo informe. El ISTA se incorporará en el sitio Web de FONTAGRO (www.fontagro.org) para dar mayor divulgación al trabajo de las plataformas, y como medida de transparencia y rendición de cuentas.

2 OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

El objetivo de este instructivo es presentar un formato actualizado de ISTA, detallar su contenido, la metodología de elaboración y el calendario de preparación.

3 METODOLOGÍA

El nuevo formato de ISTA contiene cuatro secciones las cuales serán presentadas en un solo documento y en formato Word. Las secciones son:

Sección I. Ficha TécnicaSección II. Informe de Seguimiento Técnico Anual (ISTA) Sección III. Plan Operativo Anual (POA) Sección IV. Matriz de Resultados Sección V. Anexos Sección VI. Base de Datos de Resultados

Sección I. Ficha Técnica

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La “Ficha Técnica” es un breve resumen de los datos clave del proyecto y el avance de resultados, productos y lecciones aprendidas durante el período. La ficha técnica no debe exceder 2 páginas y se sugiere seguir los espacios máximos indicados en cada sección.

Sección II. Informe de Seguimiento Técnico Anual (ISTA)Esta sección contiene las siguientes sub-secciones:

DATOS BÁSICOSSe detalla la información general del proyecto. Para ello, se utiliza la información del convenio y de los reportes financieros suministrados por la STA. RESUMEN EJECUTIVO (MÁXIMO 1 PÁGINA )En el resumen ejecutivo se deben sintetizar los avances de resultados y productos logrados en el período reportado. Para ello es necesario que se utilicen indicadores cuantitativos y comparaciones con la línea base de manera de destacar los principales cambios ocurridos. ESTADO DE AVANCE DE RESULTADOS Y PRODUCTOS Aquí se detallará para cada componente, el grado de ejecución de las actividades programadas y los productos obtenidos, claramente evidenciados por “Indicadores Objetivamente Verificables” (IOV). Los IOV deben ser cuantitativos, cualitativos y expresados en el tiempo (cantidad, calidad y tiempo) y estar basados en los definidos inicialmente en la matriz del marco lógico y el respectivo POA. Respecto a la columna de “Calificación”, la STA otorgará una evaluación preliminar sobre el desempeño de la actividad, con base a los siguientes parámetros: Muy satisfactoria (MS), Satisfactoria (S), Insatisfactoria (I), y Muy insatisfactoria (MI). Esta evaluación se realiza contra lo estipulado inicialmente en le proyecto. Respecto a la columna “Anexo”, se espera que se presenten en orden correlativo los anexos en donde estará el detalle de los resultados y productos obtenidos por cada actividad. ARTICULACIÓN DE LA PLATAFORMA (MEDIA PÁGINA) Aquí se debe brindar información sobre el nivel de colaboración de los miembros en términos técnicos. Debe indicar cómo se gestiona y como se plasma la colaboración entre las instituciones (celebración de reuniones de coordinación) y describir el sistema de monitoreo y seguimiento, cómo se integran los resultados generados por miembros de la plataforma y otras formas de comunicación que permitan intercambios de información sobre avances y resultados. Además, deberá indicar si ha habido cambios en los participantes y los ajustes realizados para alcanzar los resultados esperados.GESTIÓN Y DISEMINACIÓN DEL CONOCIMIENTO (MEDIA PÁGINA) Actividades específicas realizadas para lograr la efectiva diseminación del conocimiento generado, mencionando los resultados de dichas actividades en forma cuantitativa. Por ejemplo: cantidad de talleres realizados, tipo y número de participantes, contenidos, resultados de evaluaciones pre y post taller.

Sección III. Plan Operativo Anual (POA) Se espera que el POA del período siguiente se construya bajo un espíritu de consenso y compromiso de los participantes involucrados y debe también ser coherente con el marco lógico del proyecto. El POA contiene el detalle de actividades a ser implementadas y el presupuesto requerido para su implementación. Este plan deberá ser elaborado en forma participativa y previamente a la reunión técnica anual de FONTAGRO. Para elaborar el POA, deberá tenerse en cuenta:

- Las actividades generales del proyecto

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- El cronograma general de las actividades - El presupuesto anual- El POA del año anterior- Riesgos identificados - Saldo de fondos pendientes de ejecución y desembolso- Fecha del último desembolso

Sección IV. Matriz de Resultados Los proyectos que utilizan Matriz de Resultados deben proveer la misma con los datos actualizados. La matriz se debe presentar en un archivo de Excel, y en el presente informe en la sección correspondiente.

Sección V. Anexos Esta sección debe presentar un anexo por cada actividad ejecutada por el proyecto. Los anexos se deben presentar numerados en forma correlativa.

Seccion VI. Base de Datos de Resultados Los proyectos finales deben OBLIGATORIAMENTE presentar la base de datos de resultados del proyecto. Este requisito es solicitado por el Consejo Directivo a través del Convenio Constitutivo de FONTAGRO. Se debe remitir en formato Excel y con el siguiente diseño:

Ejemplo:

No.

Indicador detalle Unidad del Indicador

Valor antes

del proyec

to

Valor despues

del proyecto

Notas

1.1

Nuevas Variedades "Miren" y "Violeta" registrada con tolerancia al frío

Variedad 0 2 Distribuido a Agricultores de Cooperativa

4 CALENDARIO

ACTIVIDAD FECHASEnvío de Formulario ISTA, poster y power point a investigadores 4 de marzo Primera Remisión a la STA 10 de abrilEvaluación de ISTAS y devolución a investigadores (*) 10 de abril a 10 de mayo

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Remisión final al Consejo Directivo (**) 10 de mayoEnvío a impresión (***) Semana del 10 de mayo

Nota: (*) Se solicita a los investigadores consideren estar disponibles en esa semana para poder trabajar en reuniones virtuales con la STA, de ser necesario. (**) El Consejo Directivo (CD) de FONTAGRO ha solicitado tener disponible la información de los proyectos al menos con un mes de antelación. El CD evaluará y emitirá comentarios a los proyectos, los cuales serán remitidos individualmente, de proceder. (**) Una vez que la información haya sido remitida a impresión no podrán realizarse modificaciones.

5 NORMAS DE PRESENTACIÓN

El documento a enviar a la STA estará constituido por las secciones I, II, III, IV y V. Las notas preliminares del presente instructivo no deben remitirse en el informe. EL ISTA, POA, la matriz de resultados, y anexos deben elaborarse con los siguientes estilos: a) Letra “Normal”: tipo Calibri, tamaño 10, espacio simple, b) Títulos y Subtítulos: tipo Calibri, tamaño 14, 12, 11, mayúsculas, y espacio doble.

6 INFORMACIÓN Y CONSULTAS

FONTAGRO - Secretaría Técnica Administrativa (STA)Secretaria-ftg@iadb.org http://www.fontagro.org

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FORMULARIOISTA

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SECCIÓN I. FICHA TÉCNICA Información General

Título del Proyecto:

N ° de Proyecto:

Organismo Ejecutor:[Indicar la institución participante del siguiente modo: Nombre completo de la Institución, (SIGLA), país. Esta sección en gris DEBE ELIMINARSE AL PRESENTARSE ESTE INFORME]

Investigador:[Nombre del investigador y grado máximo alcanzado (Ing., Lic., MSc., PhD.]

Organismos co-ejecutores: [Indicar cada institución participante del siguiente modo: Nombre completo de la Institución, (SIGLA), país.]

Monto de Financiamiento: FONTAGRO: US$Co-Financiamiento: US$TOTAL: US$

Período de Ejecución: Fecha inicio del proyecto (dd/mm/aa):Fecha terminación del proyecto (dd/mm/aa):

Información Técnica

Objetivo: [Indicar el objetivo del proyecto en un solo párrafo.]

Resultados Obtenidos:[En un máximo de tres párrafos indicar el estado de avance de los resultados obtenidos. Utilizar solamente indicadores cuantitativos.expresados en cantidad, calidad y tiempo.]

Productos Alcanzados: [En un máximo de tres párrafos indicar los productos alcanzados.]

Lecciones Aprendidas: [En un máximo de un párrafo indicar las lecciones aprendidas durante el período]

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SECCIÓN II.INFORME DE SEGUIMIENTO TÉCNICO ANUAL

1. Datos Básicos Título completoCódigo de Cooperación Técnica

FTG/RF-XXX-RG Fecha 1° desembolso

Fecha de firma del Proyecto Fecha 2° desembolsoFecha Plazo Ejecución Original

Fecha 3° desembolso

Fecha Plazo Ejecución Actualizada (si existe prórroga)

Fecha 4° desembolso

Fecha de Ultimo Desembolso

Fecha 5° desembolso

Fecha de Ultimo Desembolso (si existe prórroga)

Fecha 6° desembolso

2. PLATAFORMAOrganismo: Ejecutor Co-ejecutor 1 Co-ejecutor 2 Co-ejecutor 3

InstituciónDirecciónPaísInvestigador TeléfonoSkype EmailAdministradorTeléfonoEmail

3. PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES Y FINALESFecha de entrega ¿Entrega

realizada?Si / No

Fecha actual de entrega

1° Informe Técnico Anual1° Informe Financiero Anual2° Informe Técnico Anual2° Informe Financiero AnualInforme Técnico FinalInforme Financiero Final

4. INFORMACIÓN FINANCIERA (en $US)Monto Aprobado Monto

Desembolsado Monto Justificado

Monto Contrapartida

Ejecutor Co-ejecutor 1Co-ejecutor 2

Etc.TOTAL

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5. RESUMEN EJECUTIVO

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6. Estado de Avance de Resultados y ProductosA. Componente / Actividad B. IOV C. Calificación

(MS)/(S)/(I)/(MI)D. Anexo #

Componente 11.1. Actividad 1.1. 1.2. Actividad 1.2.

Etc.

1.1.1.2.Etc.

[Identificar el # de Anexo correspondiente]

Componente 22.12.2Etc.

2.1.2.2.Etc.

Componente 32.12.2

3.1.3.2.Etc.

Etc. Etc.

E. Identificación de oportunidades de mejora (en caso necesario)

1.

2.

Etc.

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7. Articulación de la Plataforma Resumen de la Articulación del Consorcio

8. Gestión y diseminación del conocimiento

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FORMULARIOPOA

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PLAN OPERATIVO ANUAL ORGANISMO EJECUTOR Y CO-EJECUTORES PERIODO/ AÑO DEL POA

CÓDIGO DE COOPERACION TÉCNICA TITULO DE COOPERACION TÉCNICA

RESUMEN INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES (IOV)

MEDIOS DE VERIFICACIÓN (MDV) SUPUESTOS

OBJETIVO

OBJETIVOS ESPECIFICOS

COMPONENTES Y ACTIVIDADES

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR STA:

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PLAN OPERATIVO ANUALORGANISMO EJECUTOR Y CO-EJECUTORES PERIODO/ AÑO DEL POA

NÚMERO DE COOPERACION TÉCNICA TITULO DE COOPERACION TÉCNICA

COMPONENTES ACTIVIDADES CRONOGRAMA

MODALIDAD OPERATIVA Y RESPONSABLES

i II III IVI II II

I I II III I II II

I I II III

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR STA:

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PLAN OPERATIVO ANUALORGANISMO EJECUTOR Y CO-EJECUTORES PERIODO/ AÑO

DEL POACOSTO TOTAL

US$....NÚMERO DEL PROYECTO NOMBRE COMPLETO DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DE GASTOS ELEGIBLES CANTIDAD PROGRAMADA

PRESUPUESTO ESTIMADO (En US$)VALOR UNITARIO TOTAL

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR STA:

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MATRIZ DERESULTADOS

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Resultado Unidad de Medida Linea Base Año

Base P Año 1 Año 2 Año 3 Fin Medios de Verificación

Resultados   cantidad                  unidad                  cantidad                  cantidad                  cantidad                  cantidad                

Componentes Progreso Financiero: Costo por año y Costo Total en $[16]

Producto TemaGrupo

Producto Estándar

Indicador Producto Estándar

Indicador de Fondo (Indicador)

Año Base

Línea Base P Año 1 Año 2 Año 3 Fin

Medio de Verificaci

ónAño 1 Año 2 Año 3 Costo Total

Indicador Unidad Medida

Indicador

Unidad de Medida

  [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [6] [5] [15]COMPONENTE 1.  Producto 1                                    Producto2                                    COMPONENTE 2.  Producto 3                                    

                                                                      

COMPONENTE 3.  

    Otros Costos  

     

                       Costo Total               

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ANEXOS

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Anexo I

[Componente #. Título]

[Actividad #. Título]

[Producto #. Título]

Nota: Por favor respetar este formato para cada caratula de anexo.

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