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Informe de resultados de la socialización y priorización de temas para la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas vigencia 2017

Oficina de Planeación

Barranquilla - Atlántico Junio de 2018

INTRODUCCIÓN

La Institución Universitaria ITSA, en cumplimiento de sus compromisos con el

fortalecimiento de los principios de transparencia, responsabilidad, eficiencia y eficacia en

el manejo de la gestión pública y garantizando el derecho de los ciudadanos a ejercer

control social sobre los recursos públicos, implementó en la vigencia 2017 una serie de

acciones como medio para fortalecer la cultura del diálogo entre las entidades públicas y la

ciudadanía de acuerdo a la disposiciones de la Ley 1757 de 2015.

En este documento se presentan las acciones implementadas por la Institución con el

objetivo de garantizar la promoción de la participación ciudadana y el ejercicio eficiente y

transparente de la misma. Puntualmente, se presentan los resultados obtenidos de la

estrategia de socialización y divulgación del proceso de rendición de cuentas de modo que

se facilite la participación de toda la comunidad y que los diferentes actores se involucren

informada y eficazmente en el seguimiento a la actuación de los servidores públicos.

En este sentido, en la primera parte del documento se describen cada una de las acciones

implementadas dentro de la estrategia de comunicación para la divulgación y socialización

del proceso de Rendición de Cuentas de ITSA en el marco de la Audiencia Pública a

realizarse el próximo 6 de junio. En la segunda parte, se muestran los temas priorizados a

tratar en el mismo evento, a partir de los diferentes mecanismos utilizados por la comunidad

educativa y la ciudadanía en general, para tal fin.

1. Estrategia de socialización y divulgación de la Audiencia Pública

Con el propósito de una efectiva divulgación y socialización del proceso de Rendición de

Cuentas, la Institución Universitaria ITSA ha definido e implementado una estrategia de

comunicación orientada a informar a los miembros de la comunidad académica y grupos de

interés sobre la estrategia diseñada e implementada por la Institución para tal fin. Además,

de fomentar la participación de la comunidad académica y grupos de interés en la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017.

Entre las acciones emprendidas en el marco de esta estrategia, ITSA ha dispuesto toda la

información y soportes relacionados con la Audiencia de Rendición de Cuentas 2017, en la

página web Institucional en el micrositio Rendición de Cuentas

(http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas).

A continuación, se mencionan los informes publicados:

▪ Boletín Estadístico vigencia 2016

▪ Diagnóstico de la estrategia de Rendición de Cuentas vigencia 2017

▪ Documentación inherente a cada uno de los procesos de la Institución

▪ Estados Financieros

▪ Informe de Avance Gestión Institucional 2017-1

▪ Informe de Avance Gestión Institucional 2017-2

▪ Informe de gestión vigencia 2017

▪ Seguimiento y evaluación de planes de acción vigencia 2017

▪ Plan de Acción de Audiencia Pública vigencia 2017

Otra de las acciones emprendidas para la divulgación y socialización de la estrategia de

Rendición de Cuentas, ha sido la difusión de la información relacionada con la Audiencia

Pública a realizarse el próximo 6 de junio de 2018, a través de los distintos medios de

comunicación de ITSA. Estos fueron:

- Invitación a los miembros de la comunidad educativa y grupos de interés:

Desde el 30 de abril de 2018, la Institución inició el proceso de socialización de la Audiencia

Pública a través del envío de la invitación a este evento por medio del correo electrónico de

la Oficina de Planeación (Ver Ilustración 1). En dicho correo, además se les recordaba a los

destinatarios la importancia del proceso de Rendición de Cuentas para la Institución como

se muestra en la Ilustración 2.

Ilustración 1. Tarjeta de invitación a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

Ilustración 2. Correo de invitación a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

Cabe mencionar, que adicionalmente a la invitación enviada a través de correo electrónico

se realizó el envío de invitaciones a la comunidad institucional, y a distintos grupos de

interés. El correo incluyó como documento adjunto, el formato para la inscripción de

propuestas.

- Redes sociales oficiales:

La Institución a través de las sus redes sociales oficiales, Facebook: ITSA EDU, Egresados

ITSA; Instagram: itsaedu, Twitter: ITSAEDU, ha difundido la información pertinente sobre la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, garantizando así el contacto permanente con

los estudiantes y en general con la ciudadanía. Estas publicaciones se han realizados

desde el 10 de mayo del presente año.

Ilustración 3. Imágenes de difusión en redes sociales de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

- Banner Institucional:

- Banner Institucional:

A manera de invitación, se diseñó y publicó un banner en la página principal de ITSA. Este

banner, contiene la información relacionada con la fecha y hora de la realización de la

Audiencia Pública (Ver Ilustración 4). Además, se ha vinculado a este banner un link que

direccionaba a los interesados al micrositio Rendición de Cuentas

(http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas).

Ilustración 4. Banner informativo sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

- Difusión radial:

Con el objetivo de fomentar la participación al evento por parte de toda la ciudadanía del

Distrito de Barranquilla y su área de influencia, ITSA ha convocado a través de la emisora

institucional ITSA Radio 106.6 F.M. y de Emisora Atlántico 1.070 A.M. a dicha población.

La cuña que se ha trasmitido a partir del 01 de mayo, ha sido: “La Institución Universitaria

– ITSA, comprometida con una gestión transparente, invita a toda la comunidad a participar

en su Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2017 que se realizará el próximo

miércoles 30 de mayo, a las 9:00 de la mañana, en el Museo del Atlántico ubicado en la

Calle 35 con Carrera 39 Esquina. Para más información visite nuestra página

web: www.itsa.edu.co. ¡Somos Educación Superior, Muy Superior!”

No obstante, dado el cambio de la fecha de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

vigencia 2017, a partir del 21 de mayo la cuña se ha difundido con el cambio de la misma:

“La Institución Universitaria – ITSA, comprometida con una gestión transparente, invita

a toda la comunidad a participar en su Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2017

que se realizará el próximo miércoles 6 de mayo, a las 9:00 de la mañana, en el Museo del

Atlántico ubicado en la Calle 35 con Carrera 39 Esquina. Para más información visite

nuestra página web: www.itsa.edu.co. ¡Somos Educación Superior, Muy Superior!”

- Avisos informativos:

Otra de las acciones implementadas por la Institución para fomentar la participación a la

Audiencia Pública, es el uso de carteleras en cada una de las sedes, tanto Barranquilla

como Soledad, para la publicación de piezas informativas con los datos de realización del

evento (Ver Ilustración 5). Estas piezas se han dispuesto desde el pasado 8 de mayo, y con

ello, se busca informar a los estudiantes, integrantes de la comunidad institucional y

visitantes, sobre la fecha y lugar de realización del evento.

Ilustración 5. Piezas publicitarias dispuestas en carteleras Institucionales sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

Cabe señalar que la invitación a la Audiencia Pública, también fue instalada en los fondos

de pantalla de aulas de informática de uso de estudiantes; así como, en cada uno de los

computadores y portátiles de la Institución. En la Ilustración 6, se muestra la disposición de

dichas piezas.

Ilustración 6. Piezas publicitarias dispuestas en equipos de cómputo institucionales sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.

Por último, dentro de la estrategia de socialización y divulgación del proceso de Rendición

de Cuentas y las actividades en el marco de la Audiencia Pública a realizar el próximo 6 de

junio, la Institución ha implementado acciones orientadas a sensibilizar a la comunidad

educativa y ciudadanía en general, sobre la importancia de este proceso.

Puntualmente, la Institución preparó un video en el que se expone de manera sencilla los

conceptos relacionados con la Rendición de Cuentas, su importancia, actores, entre otros.

En este video, que ha sido publicado tanto en el micrositio Rendición de Cuentas

((http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas) de la página

Institucional como en el Facebook oficial de ITSA (Ver Ilustración 7) y el canal Institucional

en YouTube (https://www.youtube.com/watch?v=7EenkQzCSVc) , se invita a los miembros

de los diferentes grupos de interés de ITSA a asistir a la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas, vigencia 2017.

Ilustración 7. Video sobre Rendición de Cuentas vigencia 2017 disponible en página web ITSA.

Por otro lado, entre el 10 y 14 de mayo, se llevaron a cabo las jornadas de socialización y

sensibilización sobre el proceso de Rendición de Cuenta y la estrategia implementada por

ITSA para tal fin. Con el apoyo de material didáctico y el desarrollo de un concurso, se le

brindaba a los participantes información de la Rendición de Cuentas y su importancia en la

gestión pública. En la Ilustración 8 y la Ilustración 9, se muestra el material didáctico e

imágenes que conforman el registro fotográfico obtenido a partir del desarrollo de estas

jornadas, respectivamente. En total, fueron 64 funcionarios y contratistas que participaron

en esta actividad.

Ilustración 8. Material didáctico utilizado en jornada de sensibilización sobre estrategia de Rendición de Cuentas de ITSA.

Ilustración 9. Registro fotográfico de jornada de sensibilización sobre estrategia de Rendición de Cuentas de ITSA.

Es importante mencionar, que estas jornadas también tenían como objetivo fomentar la

participación de los diferentes grupos de interés en los espacios disponibles para generar

el diálogo entre los miembros de la comunidad educativa y la Institución, a través de la

gestión de la encuesta de priorización de temas1 (Ver Ilustración 10) e inscripción de

propuestas, recomendaciones, agradecimientos, preguntas y sugerencias (Ver Ilustración

11). Ambos instrumentos de participación fueron dispuestos en la página web Institucional,

siendo su objetivo principal recoger todas las sugerencias y propuestas para ser atendidas

el día de la Audiencia Pública.

Ilustración 10. Encuesta para la priorización de temas a tratar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.

1 Se habilitó un link en el micrositio de Rendición de Cuentas de la página Institucional:

http://www.itsa.edu.co/audiencia-publica

Ilustración 11. Formato de propuesta para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.

Con el fin de estimular la participación de los demás miembros de la comunidad educativa

y la ciudadanía en general, la Institución divulgó en sus redes sociales oficiales un post, el

cual se muestra en la Ilustración 12, invitando a dicha población a participar a través de

estos mecanismos.

Ilustración 12. Post de invitación a mecanismos de participación de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.

Como resultado de estas acciones, se logró la participación de 119 personas en la encuesta

de priorización de temas a tratar en la Audiencia Pública; sin embargo, no se recibió ninguna

propuesta, recomendación, agradecimiento, pregunta y sugerencia has ta momento de

cierre definido para estos mecanismos de participanción.

2. Priorización de Temas para la Audiencia Pública

De acuerdo con los resultados de la encuesta para priorización de temas a tratar en la

Audiencia Pública de Rendición de cuentas vigencia 2017, el 99,2% de las personas que

diligenciaron la misma consideran que este proceso es importante para la evaluación,

seguimiento y control a la gestión de la Institución Universitaria ITSA.

Es importante mencionar, que el 50% de las personas que decidieron participar de dicha

encuesta son funcionarios o contratistas de la Institución, 24% estudiantes, 22% egresados

y el 5% restantes fueron ciudadanos en general, proveedores o miembros de otra entidad

pública (Ver Gráfico 1).

Gráfico 1. Distribución del encuestado según grupo de interés

Esta población, manifestó poseer mayor interés por conocer sobre los planes y proyectos

para la vigencia 2018 (24%) en el desarrollo de la Audiencia Pública a realizarse el próximo

6 de junio de 2018. Como se observa en el Gráfico 2, al 17% de los encuestados les

interesaba conocer también el cumplimiento de metas en 2017; los resultados de la gestión

académica en dicho periodo (13%) y todo lo relacionado con temas de internacionalización

(10%).

En la Tabla 1 se presentan los temas priorizados por cada uno de los grupos de interés.

Como se observa en el misma, el 100% de los ciudadanos del común estaban interesados

por conocer el cumplimiento de las metas en la vigencia 2017. En tanto, la mayoría de los

egresados y funcionarios o contratistas mostraron mayor interés por los planes y proyectos

para la vigencia 2018, 21% y 29%, respectivamente. Mientras tanto, los estudiantes

manifestaron desear conocer sobre la gestión académica (21%) y los planes y proyectos

para la vigencia 2018 (21%). Con respecto a los miembros de otras entidades públicas que

participaron de la encuesta, el 100% consideraron importante otros temas como las

inversiones en las sedes propias de la Institución, contratación y no discriminación. Por

último, el 100% de los proveedores deseaban que durante el desarrollo de la Audiencia se

conocieran los resultados la gestión académica en el 2017.

3%

22%

24%

50%

1%

1%

CIudadano

Egresado ITSA

Estudiante ITSA

Funcionario/Contratista ITSA

Otra entidad pública

Proveedor

Gráfico 2. Temas priorizados para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017

Tabla 1. Temas priorizados según grupos de interés para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017

Por último, es importante mencionar que además de los resultados de la encuesta de

priorización de temas, la Institución ha analizado los resultados de las Asambleas de

Programas y las PQRSD recibidas durante el 2017.

3%

3%

5%

8%

8%

9%

10%

13%

17%

24%

Otros temas

Investigación

Extensión y Proyección social

Gestión Financiera

Gestión del Talento Humano

Transparencia, Participación y Atención al ciudadano

Internacionalización

Gestión Académica

Cumplimiento de metas 2017

Planes y Proyectos para la vigencia 2018

CIudadanoEgresado

ITSA

Estudiante

ITSA

Funcionario/

Contratista ITSA

Otra entidad

públicaProveedor

Cumplimiento de metas 2017 67% 19% 17% 14% 0% 0%

Extensión y Proyección social 0% 0% 3% 8% 0% 0%

Gestión Académica 0% 19% 21% 5% 0% 100%

Gestión del Talento Humano 0% 0% 7% 14% 0% 0%

Gestión Financiera 0% 4% 10% 8% 0% 0%

Otros Temas 0% 4% 0% 2% 100% 0%

Internacionalización 0% 15% 14% 7% 0% 0%

Investigación 33% 8% 0% 2% 0% 0%

Planes y Proyectos para la vigencia 2018 0% 23% 21% 29% 0% 0%

Transparencia, Participación y Atención

al ciudadano0% 8% 7% 12% 0% 0%

Temas Priorizados

Grupos de Interés

Las Asambleas de Programa fueron desarrolladas en doce (12) sesiones entre las dos (2)

sedes de la Institución. En estas sesiones, se plantearon las necesidades observadas por

la comunidad educativa orientadas a mejorar la calidad educativa y el logro de funciones

misionales de la Institución; la cuales se enfocaron principalmente en manifestar sus

inquietudes con respecto a la disponibilidad espacios académicos, inversión en

infraestructura física, medios educativos y tecnológicos. Así como, por aspectos

relacionados con la gestión académica, tales como revisión curricular de algunas

asignaturas, disponibilidad de horarios para idiomas extranjeros, oferta académica. Otro de

los temas tratados con mayor énfasis en estas actividades fueron las relacionada con la

gestión de becas.

En cuanto a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) recibidas

y atendidas por la Institución por medio de la Unidad de Atención al Usuario, a 31 de

diciembre de 2017, estas ascendieron a cuatrocientas setenta y seis (476). De las cuales,

el 68% fueron peticiones, 21% quejas, 5% reclamos, 5% sugerencias, y 1% otro tipo de

solicitudes. En la Tabla 2 se presentan la distribución de las mismas según su tipo y el

proceso a la que fue dirigida.

Tabla 2. PQRSD atendidas según tipo y proceso responsable, 2017

Tipo Petición Queja Reclamo Sugerencia Otros % de PQRS recibidas

Atención al Usuario 48% 35% 55% 16% 0% 43%

Tecnología y Sistemas 12% 23% 5% 8% 0% 13%

Gestión de Programas Académicos

6% 19% 14% 12% 0% 10%

Extensión y Proyección Social

10% 7% 0% 8% 0% 9%

Articulación 6% 2% 5% 4% 0% 5%

Otros 18% 15% 23% 52% 100% 20%

Dentro de los temas de interés identificados a través de las PQRSD, estos se relacionan

principalmente con aspectos de Gestión Institucional tales como con correos y usuarios

institucionales, información de notas, reembolso de matrículas, matrículas académicas.

3. Consideraciones Finales

Después de analizar la acción emprendida por la Institución Universitaria ITSA, la encuesta

de temas de interés, las jornadas de diálogo, el análisis de quejas y reclamos, los temas

priorizados por la comunidad académica y la ciudadanía en general, para ser tratados en la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017, son: i) planes y proyectos para

la vigencia 2018, ii) cumplimiento de metas en 2017; iii) gestión académica, iv)

internacionalización, y v) gestión institucional.

Estos resultados se obtuvieron a partir de la implementación de la estrategia de

socialización y divulgación apropiada por la Institución para garantizar la promoción de la

participación ciudadana y el ejercicio eficiente y transparente del proceso de Rendición de

Cuentas de ITSA.