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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”DECANATO DE INGENIERIA CIVIL
COORDINACIÓN ACADÉMICA
Informe de Labores de Gestión
De la Coordinación Académica del
Decanato de Ingeniería Civil de la UCLA
Septiembre 2003 Septiembre 2004
Lic. Luisa Casadei
Coordinadora Académica
Informe de Gestión 2
Indice
Pág.Informe de Labores de Gestión Septiembre 2003 Febrero 2004 3Actividades Realizadas entre Septiembre 2003 y Septiembre 2004 4 a) Actividades para la gestión del servicio interno 4 b) Actividades para la gestión del servicio externo 9Implementación del Sistema CaPro (lapso 2003 2) 10 Generalidades del Sistema Implementado 10 Justificación Para el Cambio 10Metas Trazadas para el Año 2004 12
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Informe de Labores de Gestión Septiembre 2003 Febrero 2004
La Unidad de Coordinación Académica del Decanato de Ingeniería Civil (DIC), presenta el
siguiente informe de actividades desarrolladas entre los meses de septiembre 2003 y septiembre
2004; el cual refleja la productividad de la Unidad desde el cambio de autoridades en el Decanato,
quedando la Licenciada Luisa Casadei como Coordinadora de la misma.
Si bien las funciones de la Unidad, no se encuentran plasmadas en el Reglamento General de la
UCLA, ni en el Reglamento interno del DIC; las mismas pueden determinarse sobre la base de las
actividades desarrolladas a través de los años en el decanato, identificándose así como: “Unidad que
sirve de apoyo a la toma de decisiones a nivel directivo y profesoral, y gestiona la prosecución de
los estudiantes durante la carrera”.
La Unidad realiza dos macro actividades en función del servicio que presta a la comunidad
del DIC: a) un servicio interno destinado a satisfacer las necesidades y requerimientos de los
usuarios del DIC, representados por: Decano, Dirección de Programa, Unidad de Orientación,
Unidad de Investigación, Profesores, Estudiantes y Centro de Estudiantes; y b) un servicio externo
destinado a proveer información con: Unidad de Registro Académico Central, Bienestar Estudiantil,
Planificación Universitaria, y otras dependencias (ver Figura 1).
Usuarios Internos
Usuarios Externos
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Unidad de Coordinación Académica
Docentes del DIC
Unidad de Orientación
del DICDirección de Programa del DIC
Decano del DIC
Estudiantes del DIC
Unidad de Registro
Académico Central
Planificación Universitaria de la UCLA
Bienestar Estudiantil de
la UCLA
Otras Dependencia
Unidad de Investigación del DIC
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Figura 1. Dependencias a las cuales presta servicio la Unidad de Coordinación Académica
del DIC.
Actividades Realizadas entre Septiembre 2003 y Septiembre 2004
A continuación se destacan las gestiones realizadas en la Unidad desde septiembre 2003
hasta septiembre 2004, período en el cual se cumplió la culminación del semestre lectivo 2003 1, y
desarrollo de los semestres 2003 2, 2004 1 y 2004 I (intensivo 2004):
a) Actividades para la gestión del servicio interno:
• Diseño, desarrollo e implementación del sistema CaPro con sus correspondientes
funcionalidades.
• Trascripción de notas por los docentes en la culminación del lapso académico 2003 1 y lapso
2003 2.
• Impresión de Actas de Calificaciones por sección, lapso académico 2003 1 y lapso 2003 2.
• Diseño y producción del Manual para la utilización del programa de inscripciones CaPro.
• Adiestramiento de preparadores para utilizar el programa de inscripciones CaPro, con el
consiguiente manual, para el proceso de inscripciones lapso académico 2003 2 y lapso 2004 1.
• Realización de las inscripciones, inclusión y retiro de asignaturas para lapso académico 2003 2 y
lapso 2004 1.
• Monitoreo de asignaturas durante el proceso de inscripciones lapso académico 2003 2, lapso
2004 1 y lapso 2004 I.
• Proceso de evaluaciones extraordinarias: trascripción de notas por los docentes, actualización
de históricos, listados y actas definitivas, lapsos académicos 2003 2 y 2004 1.
• Programación calendario académico lapso 2004 1.
• Reprogramación del calendario académico: a) octubre del 2003, b) enero del 2004, del lapso
2003 2, c) julio del 2004, primera para el lapso 2004 1, y d) septiembre 2004, segunda para el
lapso 2004 1.
• Elaboración y presentación del informe “Prosecución de las Inscripciones lapso II2003”.
• Emisión de historiales para estudio de las apelaciones para el lapso 2003 2, y 2004 1.
• Elaboración y cálculo de proyecciones “Posible Demanda Estudiantil lapso 2004 1”, para uso de
los Departamentos y su consiguiente planificación.
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• Informes dirigidos al Centro de Estudiantes referentes a: Rendimiento Académicos de los
alumnos, Listado de secciones, Listado de posibles RR y RP, Listado de asignaturas, lapsos
2003 2 y 2004 1.
• Atención y recepción de documentación de los alumnos de nuevo ingreso para el lapso 2004 1 y
2004 2.
• Elaboración mensual de la Ejecución Física: septiembre, octubre, noviembre, diciembre 2003, y
de enero a septiembre 2004.
• Administración de la disponibilidad de las aulas para: ubicación de secciones, reservaciones
para cursos y evaluaciones.
• Emisión de listados de posibles graduandos para uso de la Unidad de Investigación del DIC.
• Emisión de listados de alumnos incursos en sanción por aplicación de reglamento para uso de la
Unidad de Orientación del DIC.
• Adecuación de la página Web de la Coordinación a la nueva plataforma tecnológica y a los
nuevos requerimientos del Decanato, cuyos usuarios son los docentes y autoridades del DIC. Lo
anterior se traduce en adaptación del código al nuevo manejador de Base de Datos, y la
necesidad de disponer de notas parciales para apoyar la toma de decisiones. Las aplicaciones
utilizables en el mismo se pueden observar en la Figura 2, Figura 3, y Figura 4:
Figura 2. Aplicaciones para uso del docente del DIC a través de Internet. Disponible en: http://www.ucla.edu.ve/Dcivil/RegAcademico/
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Figura 3. Aplicación para uso del alumno del DIC a través de Internet. Disponible en:
http://www.ucla.edu.ve/dcivil/regacademico/CBoletin.htm
Figura 3. Aplicación para consulta de disponibilidad de cupos en las asignaturas del lapso 2004 1. Disponible en: http://www.ucla.edu.ve/Dcivil/RegAcademico/materias.asp
• Elaboración de horarios para el lapso académico 2004 1.
• Exposición ante Consejo de Decanato “Gestión de la Unidad de Coordinación Académica desde
septiembre 2003 a febrero 2004, en el mes de febrero del 2004.
• Diseño y producción de afiches informativos del Reglamento de Evaluación Estudiantil, en
manera tal de brindar apoyo al estudiante en materia referente a los procesos de: inscripción,
retiro de asignaturas, cancelaciones de semestres, y prosecución académica del estudiante.
• Diseño y producción de la nueva planilla “SOLICITUD DE PRUEBA EXTRAORDINARIA”
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• Exposición a la Secretaria General Nelly Velásquez y demás Coordinadores de los Registros
Académicos de los Decanatos de la UCLA, del programa desarrollado por el Ingeniero Aly
González CaPro para los procesos administrativos de gestión de la Unidad de Coordinación
académica del DIC, en el mes de julio del 2004.
• Operaciones de rutina realizadas para el lapso académico 2003 2:
Tabla 1. Operaciones realizadas entre los meses de septiembre 2003 y febrero 2004 (lapso 2003 2)
Especificación Nro.Cancelaciones de semestre 26Constancias de Estudios 800Constancias de Notas 800Historiales 400Constancias de Rendimiento Académico 240Constancias de Buena Conducta 100Solicitudes de Reingreso 21Retiros Definitivos 80Inclusión de Asignaturas 272Retiro de Asignaturas 125Apertura de Secciones Adicionales 05
• Durante el proceso de inscripción del lapso académico 2003 2, se dio apertura a cinco secciones
adicionales, debido a la demanda estudiantil surgida en el momento. La decisión se tomó en
base al estudio de factibilidad en lo que respecta a docentes, y disponibilidad de aulas para dar
curso a las nuevas secciones. Las mismas fueron: Dibujo de Proyecto (33ª), Topografía I (34),
Ingeniería Vial I (53), Mecánica de Los Fluidos II (63), Obras Hidráulicas (92).
Tabla 2. Estadísticas de alumnos inscritos (lapso 2003 2)
Acta Convenio 50CNU 124Cultura y Deporte 29Equivalencia 10SubTotal de Nuevo Ingreso 229Estudiantes Regulares 1442Total de alumnos Inscritos 1671
• Operaciones de rutina realizadas para el lapso académico 2004 1:
Tabla 3. Operaciones realizadas entre los meses de mayo septiembre 2004 (lapso 2004 1)
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Especificación Nro.Cancelaciones de semestre 05Constancias de Estudios 1260Constancias de Notas 1044Historiales 222Constancias de Rendimiento Académico 86Constancias de Buena Conducta 00Solicitudes de Reingreso 35Retiros Definitivos 14Inclusión de Asignaturas 472Retiro de Asignaturas 321Apertura de Secciones Adicionales 02
• Durante el proceso de inscripción del lapso académico 2004 1, se dio apertura a dos secciones
adicionales, debido a la demanda estudiantil surgida en el momento. La decisión tomada se
realizó en base al estudio de factibilidad en lo que respecta a docentes, y disponibilidad de aulas
para dar curso a las nuevas secciones. Las mismas fueron: Mecánica de los Fluidos II y
Matemática III.
Tabla 2. Estadísticas de alumnos inscritos (lapso 2004 1)
Acta Convenio 05CNU 158Cultura y Deporte 19Equivalencia 04SubTotal de Nuevo Ingreso 206Estudiantes Regulares 1572Total de alumnos Inscritos 1778
• Generación en el programa CaPro, de los horarios para las asignaturas dictadas en el intensivo
2004 I.
• Desarrollo del proceso de preinscripción y posterior inscripción en el mes de julio, de los
alumnos en las asignaturas ofertadas para el intensivo 2004 I.
b) Actividades para la gestión del servicio externo:
• Diseño y elaboración de una aplicación para el llenado de “Planillas OPSU”, solicitado por la
Dirección de Planificación Universitaria, Unidad de Estadísticas: lapsos I y II 2003. Con
información relacionada a: matrícula de ingresos y egresos de pregrado por edad y sexo.
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• Emisión del listados de alumnos: inscritos, graduandos, cuadros de honor, y en condición de RR
y RP, para la Unidad de Bienestar Estudiantil del DIC, lapso académico 2003 1, lapso 2003 2, y
lapso 2004 1.
• Servicios a la Unidad de Registro Académico Central: listado de posibles graduandos,
historiales de alumnos graduandos, listado de alumnos inscritos, índices de posiciones, record de
mejores promedios, calendarios académicos.
• Información sobre mejores estudiantes para premiaciones de Enelbar y la Gobernación,
solicitadas por el Rector, lapso académico 2003 1.
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Implementación del Sistema CaPro (lapso 2003 2)
El ingeniero Aly González, adscrito a la unidad de Coordinación Académica del Decanato de
Ingeniería Civil (DIC), diseñó y desarrolló el programa CaPro (Coordinación Académica
Programa). El mismo cuenta con una serie de implementaciones inherentes a las actividades
realizadas en el departamento, pudiéndose de esta manera elevar la calidad de los procesos
realizados por la Coordinación, y estar a la par de los avances tecnológicos que la sociedad
demanda.
Generalidades del Sistema Implementado
La implementación del nuevo sistema CaPro tiene implícito los siguientes procesos:
• Migración de la data del antiguo programa basado en un sistema de archivos, a un manejador de
Base de Datos (DBMS); lo que garantiza la integridad y calidad de la data. Adicionalmente, se
obtiene un mayor rendimiento y permite el aprovechamiento del nuevo hardware adquirido.
• Desarrollo de nuevas aplicaciones de usuario utilizando un Front End, facilitando la interacción
a través de una interfaz gráfica. Caso específico visualización de un registro fotográfico de
alumnos y docentes.
• Implementación de servicios a través de la Web, lo cual permite a los demás usuarios
(profesores y autoridades) interactuar con la data de los Departamentos, en relación a: consulta
de listados de clases, estadísticas, calificaciones, horarios de los docentes.
• Con la adopción de la nueva tecnología, se maximizan las posibilidades de nuevos proyectos,
facilitándose el intercambio de información entre los usuarios internos y externos de la Unidad.
• Disminución en un 80% de impresiones en la Unidad, al tener acceso los docentes y autoridades
a través de la Web, de datos disponibles con el nuevo sistema.
Justificación Para el Cambio
A continuación, se enuncian una serie de factores que exigían el diseño y puesta en práctica
de un nuevo programa:
El software de desarrollo y el que soporta la base sobre la cual funcionaba el programa anterior,
no se comercializa desde hace más de diez (10) años en promedio. Ej. el Clipper es de 1993 y el
Dbase IV de 1984 (19 años). Se están sustituyendo por Visual Basic y SQL Server 2000,
utilizando en la medida de lo posible la programación orientada a objetos, que es la nueva
tendencia.
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La plataforma tecnológica donde funcionaba el anterior programa ofrecía seguridad y
rendimiento muy por debajo de lo ofrecido por la tecnología actual. Ej.: realizar una consulta en
una tabla donde se almacenaban las calificaciones duraba minutos ahora son milésimas de
segundo.
El software con el que se venía trabajando no corría en equipos de nueva generación (sin
portabilidad). Ej.: no se ejecutaba en Windows 2000 y existía la necesidad de mantener
versiones antiguas de Windows, Ej.: Win98.
Manteniéndose el mismo software, era complicado y tedioso implementar programas de apoyo a
la toma de decisiones en el nivel estratégico. Se dificultaba el uso de nuevos recursos, como por
Ej.: Internet. Hoy en día la persona encargada de Coordinación Académica, puede acceder con
un portátil desde cualquier punto de la red UCLA a la nueva aplicación.
Manteniéndose el anterior programa, no se podían ofrecer servicios a través de Internet, ni
mostrar los datos online. Se requería migrar la información con cierta frecuencia. Ej.:
actualmente si el alumno se inscribió hace cinco (5) minutos, el profesor en ese mismo instante
tendrá su lista actualizada.
El actual programa es amigable al usuario (ambiente Windows), el anterior era MSDOS con
todas las limitaciones que sugiere.
Con la implementación del nuevo programa, se facilita el acceso a la información en términos
generales, el tiempo de respuesta se minimiza a la hora de satisfacer requisiciones a nivel
estratégico y de otras entidades dentro de la organización. Ej.: el tiempo en la emisión de un
nuevo informe se acorta.
El nuevo manejador de Base de Datos minimiza la probabilidad de error en la data, garantizando
su integridad. Ej.: sin necesidad de programar se evitan los registros repetidos, y registro
perdidos (sin ninguna afiliación).
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Metas Trazadas para el Año 2004
El personal adscrito a la Unidad de Coordinación Académica, en concordancia con las
necesidades de mantener actualizado todos los sistemas implementados, y sustentar sus funciones de
apoyo logístico y académico al DIC, se ha trazado como metas:
• Incrementar las aplicaciones ofrecidas a través de la Intranet.
• Diseñar y producir el site de demostración de la Unidad.
• Incrementar los módulos y aplicaciones del sistema CaPro, de acuerdo a la demanda y exigencia
de los usuarios internos y externos de la Unidad.
• Incorporación de los egresados de las promociones de la I a la XI, a la Base de Datos del sistema
de la Coordinación.
• Iniciar la redacción y digitalización del “Manual de Procedimientos de la Unidad de
Coordinación Académica del DIC”.
• Iniciar el proceso de generación del reglamento de la Unidad de Coordinación Académica del
DIC.
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