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INFORME DE GESTION

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FEBRERO DE 2017

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Adjunto enviamos el informe de gestión correspondiente al Departamento Administrativo y

Financiero del mes de Febrero de 2017, adelantado por todos los funcionarios del departamento.

En el mes de Febrero, desde la Dirección Administrativa y Financiera se realizaron reuniones

con el personal del área financiera y los líderes de las áreas de Gestión Humana, Gestión

Documental, Gestión Logística y Sistemas, en estas reuniones se abordaron diferentes temas y se brindó el apoyo desde la Dirección Administrativa y Financiera al personal del área para

el normal desarrollo de las Operaciones, De igual manera se promovieron reuniones con los demás Departamentos y áreas de la Institución con el fin de apoyar la gestión de la Cámara y

coordinar las actividades, entre los temas tratados están:

- Cierre financiero y contable del año 2016

- Se adelantó a través del Comité de Compras la contratación de los proveedores de: Elementos de aseo y cafetería para la vigencia 2017.

- Se realizó la contratación de los proveedores del servicio de mensajería - Se realizó la contratación de los proveedores de papelería para la vigencia 2017.

- Se realizó la contratación del proveedor que suministrará los operarios para los

servicios de aseo en las seccionales de La Unión, Túquerres y Sándona. - Se atendió la auditoria de renovación por parte del ICONTEC, en la cual las áreas del

Departamento Administrativo y Financiero no tuvieron ninguna no conformidad. - Se participó en reunión de junta Directiva donde se expuso 46 acciones de

mejoramiento del departamento administrativo y financiero.

En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2017 se tienen los siguientes avances:

Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF de manera adecuada y

oportuna.

Esta actividad dentro de la planeación operativa del departamento tiene fecha de inicio de ejecución a partir del 01 de abril de 2017, se prioriza en primera instancia el cierre fiscal de la

vigencia 2017.

Esta actividad no presenta avance.

Presentación de Informes Tributarios y Financieros.

Se realizó la presentación de los informes a la DIAN de IVA, RF en las fechas establecidas, los cuales se remitieron a Revisoría Fiscal para la revisión y posterior pago.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%.

Presentación de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos.

Se realizó el informe preliminar de ejecución presupuestal del mes de enero de 2017, el cual presenta el siguiente comportamiento.

Cumplimiento de ingresos del 148%

Ejecución del gasto en el 48%

Excedentes de $ 94.229.787.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%.

Realizar la actualización de los Procesos y Procedimientos Financieros de la

Institución en NIIF

Está pendiente por actualizar los procesos y procedimientos según NIIF.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 0%.

Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento

Esta actividad tiene cumplimiento trimestral. N.A

Implementar la conciliación contable de todas las cuentas bancarias activas

de la institución a través del aplicativo JSP7.

En el mes de febrero se continúa con las dos cuentas principales Banco de Occidente y Bancolombia, conciliadas a través del aplicativo JSP7.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 50%.

Realizar la contabilización y cuadre de Ingresos y Egresos Correcta y de manera diaria.

En el mes de febrero se realizó la contabilización de ingresos y egresos de manera adecuada y con frecuencia diaria.

Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o

acciones levantadas por la CGR al Departamento Admón y Financiero

En la auditoría realizada en el año 2016 por parte de la Contraloría General de la Republica a

la Camara de Comercio de Pasto y específicamente al Departamento Administrativos y Financiero se levantó un hallazgo con connotación administrativa en referencia a:

“Debilidades en el control de activos de la institución”, para lo cual se definió el siguiente plan de acción:

Asignar responsable de la administración y control de activos de la institución: OK Actualizar y ajustar del procedimiento del control de activos: OK

levantar y actualizar el inventario de activos de la institución: OK

Asignar de responsabilidades de la custodia de activos a cada funcionario: OK Generar reportes de depreciación de activos: OK

Implementar comité de bajas de activos: AV Realizar seguimiento a los activos de la institución: AV

Esta actividad tiene un cumplimiento del 70%.

Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al Departamento

Admón y Financiero

En las auditorías internas de la vigencia 2016, se levantó una no conformidad al

Departamento Administrativo y Financiero “ En referencia al control de documentos y registros”:

Se evidencia el uso del formato “Relación de pagos para revisión del Departamento Administrativo y Financiero el cuándo se encuentra codificado por el SGC. Es indispensable que se incluya en el formato un espacio para la hora de radicación y así ser enviado a codificación ante el SGC. El formato R-GF-002 “Solicitud Traslados – Adiciones y/o reducciones presupuestales mismo capítulo”, no tiene diligenciado los espacios en su totalidad se evidencian firmas mas no nombre del profesional, uno de ellos no tiene firma de Presidencia Ejecutiva. La ficha de caracterización C-GF-001 se encuentra desactualizada. Se verifica la carpeta de Comité de Compras y se evidencia que no se encuentran soportes según los requerimientos como Listados de asistencia y Cotizaciones. El formato “Reporte Diario de Ingresos por Caja” está siendo utilizado por las diferentes áreas por diferentes documentos que se encuentran obsoletos siendo el vigente el R-GF-09 V 03 del 05 de noviembre del 2013. Requisito incumplido 4.2.1.

Para el tratamiento de esta no conformidad se definió el siguiente plan de acción:

Revisar los formatos y caracterización de Gestión Financiera: OK

Realizar la actualización de los formatos y caracterización de Gestión Financiera: Ok

Realizar la codificación, actualización en calidad y divulgación respectiva: Ok

Incorporar en todas las reuniones del área la revisión permanente de los procesos y

procedimientos del área financiera. AV

Esta actividad tiene un cumplimiento del 80%.

Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos

En el mes de Enero de 2017 se obtuvieron ingresos por valor de $ 365.758.711, los ingresos en el mes de enero tuvieron un cumplimiento del 148%, se obtuvieron ingresos adicionales

por $ 117.859.116, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil superior en $ 93

millones de pesos frente a lo presupuestado básicamente por toda la implementación de las acciones definidas en el plan de acción de renovación definido por la institución. De igual

manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de CDTs que ascendieron a $ 14. 967.772.

CODIGO IND: IND-GF-001

VERSION: 001

FECHA: 28 de Febrero de 2017

PROCESO:

Nombre del Indicador:

Meta:

Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD

Análisis x

Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE

Denominador >= 100 90 y 99% <=90

PERIODOIngresos

Presupuestados

Ingresos

Obtenidos Diferencia %

ENERO $247.899.595 $365.758.711 $117.859.116 148

FEBRERO $578.955.313 $0 -$578.955.313 0

MARZO $2.952.667.304 $0 -$2.952.667.304 0

ABRIL $496.619.349 $0 -$496.619.349 0

MAYO $223.692.253 $0 -$223.692.253 0

JUNIO $154.458.613 $0 -$154.458.613 0

JULIO $139.455.784 $0 -$139.455.784 0

AGOSTO $167.510.365 $0 -$167.510.365 0

SEPTIEMBRE $157.778.245 $0 -$157.778.245 0

OCTUBRE $149.175.776 $0 -$149.175.776 0

NOVIEMBRE $139.585.437 $0 -$139.585.437 0

DICIEMBRE $93.006.954 $0 -$93.006.954 0

Total $5.500.804.989 $365.758.711 -$5.135.046.278 7

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021

Fecha de Aplicación:

16 de Septiembre de 2013

Página 1 de 2 Versión: 01

Trimestral

INDICE

Gestión Financiera

% CUMPLIMIENTO EN LAS METAS DE INGRESO PRESUPUESTADO

OBJETIVO: Cumplir con las metas de presupuesto en un 100% PERIODOENERO A

DICIEMBRE 2017

Ingresos Obtenidos

FECHA DE APROBACIÓN

Periodicidad de:Mensual

SEGUIMIENTO

Ingresos Presupuestados*100Rangos:

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS

MEDICION

% de Cumplimiento de Ingresos Fuente de Datos:Informe Consolidado de Ingresos

Responsable de la medición y

análisis:Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador

100%

Tipo de Indicador:

$0

$500.000.000

$1.000.000.000

$1.500.000.000

$2.000.000.000

$2.500.000.000

$3.000.000.000

$3.500.000.000

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS PRESUPUESTADOS VIGENCIA 2017

Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos

Control de Gastos.

En el mes de Enero de 2017 los gastos ascendieron a $ 271.528.924 frente a presupuesto del

mes se logró un ahorro de $ 290.695.628, ejecutando el 48 del gasto destinado para el mes,

la menor ejecución en el gasto obedeció básicamente a: Control sobre los gastos de

administración en los rubros de servicios, honorarios y planes operativos.

CODIGO IND: IND-GF-002

VERSION: 001

FECHA: 28 de Febrero de 2017

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≤94% ≤100% - ≥95% ≥101%

PERIODOGASTO

PRESUPUESTADO

GASTO

EJECUTADODIFERENCIA %

ENERO $562.224.552 $271.528.924 -$290.695.628 48

FEBRERO $454.305.080 $0 -$454.305.080 0

MARZO $489.461.321 $0 -$489.461.321 0

ABRIL $465.595.245 $0 -$465.595.245 0

MAYO $424.884.716 $0 -$424.884.716 0

JUNIO $482.161.769 $0 -$482.161.769 0

JULIO $453.520.570 $0 -$453.520.570 0

AGOSTO $413.078.137 $0 -$413.078.137 0

SEPTIEMBRE $425.971.341 $0 -$425.971.341 0

OCTUBRE $413.090.957 $0 -$413.090.957 0

NOVIEMBRE $413.095.157 $0 -$413.095.157 0

DICIEMBRE $502.611.155 $0 -$502.611.155 0

TOTAL $5.500.000.002 $271.528.924-$5.228.471.078 5

DD MM AAAA

% DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEGUIMIENTO



Tipo de Indicador:Mensual

INDICE Gasto ejecutado x mes *100

Rangos:Presupuesto Total

PERIODOENERO A DICIEMBRE

DE 2017

MEDICION

% De Ejecución de Gastos Fuente de Datos:Informe Mensual de Presupuesto y Ejecución de Gastos


análisis:

Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador, Profesional

Universitario Presupuesto <=100%

Gestión Financiera

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021


16 de Septiembre de 2013


% DE EJECUCIÓN DE GASTOS

OBJETIVO: Asegurar que la ejecución de los gastos de funcionamiento no supere el 100%

$0

$100.000.000

$200.000.000

$300.000.000

$400.000.000

$500.000.000

$600.000.000

% EJECUCION DEL GASTO

GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO

Excedentes.

Los excedentes generados en el mes de enero son de $ 94.229.787.

Nota: La información financiera presentada es preliminar y de carácter informativo, puede

sufrir algunas modificaciones, el informe oficial es el de NIIF que se está elaborando.

GESTION DOCUMENTAL.

Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional

Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de

manera efectiva al fortalecimiento institucional.

Aspectos relevantes: Durante el mes de febrero del presente año, desde el área de gestión documental se adelantaron las siguientes actividades:

1.- Intervención Archivo Registros Públicos: Durante el mes de febrero se archivaron

7706 documentos, correspondientes a los meses de septiembre, octubre, noviembre,

diciembre de 2016 y enero de 2017; con corte a febrero se lleva el siguiente avance:

Documentos Registros Públicos 2016: 87%.

Documentos Registros Públicos Enero de 2017: 33%.

Con el actual equipo de trabajo (5 personas fijas), se ha logrado agilizar de manera

representativa el archivo de documentos pertenecientes a la serie documental Registros

Públicos; avance que se ve reflejado en el siguiente indicador:

Indicador Archivo de Documentos Año 2016

ENERO ENERO

SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PUBLICO -$266.036.327 $87.202.556

SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PRIVADO -$48.288.630 $7.027.231

TOTAL SUPERAVIT O DÉFICIT -$314.324.957 $94.229.787

DETALLEPRESUPUESTO EJECUCION

Indicador Archivo de Documentos Año 2017

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Abril 1475 1475 100,00%

100% Mayo 2656 2657 99,96%

100% Junio 2588 3046 84,96%

100% Julio 1758 1784 98,54%

100% Agosto 2744 3654 75,10%

100% Septiembre 2012 2383 84,43%

100% Octubre 1511 1879 80,42%

100% Noviembre 1521 1786 85,16%

100% Diciembre 397 400 99,25%

100%

100%

#¡REF! Total 16662 19064 87,40%

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código:


Página 1 de 2Versión:

% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO DE 2017

Gestión Documental

MEDICION

Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP


análisis:Líder de proceso Gestión Documental

100%


Tipo de Indicador:Trimestral

INDICE

Número de documentos archivados por día

*100 Rangos:

Número de documentos recibidos por día

FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,

PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO


ANALISIS

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/

OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA

Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Doc. Ingresados 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 1786 400

Doc. Archivados 1475 2656 2588 1758 2744 2012 1511 1521 397

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Nú

mer

o d

e D

ocu

men

tos

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

2. Atención de consulta de información del archivo central: Durante el mes de

febrero se atendieron 10 solicitudes de información que reposa en el archivo central

ubicado en la sede sur de la Entidad. Adicionalmente, durante tres días se atendió

nuevamente los requerimientos de información contable por parte de la Doctora

Yolanda Hinestroza. El grado de organización del Archivo Central ha permitido

suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información.

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Enero 1842 5614 32,81%

100% Febrero 0 6471 0,00%

100% Marzo 0 0 #¡DIV/0!

100% Abril 0 0 #¡DIV/0!

100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!

100% Junio 0 0 #¡DIV/0!

100% Julio 0 0 #¡DIV/0!

100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!

100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!

Octubre 0 0 #¡DIV/0!

Noviembre 0 0 #¡DIV/0!

100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!

100%

#¡REF! Total 1842 12085 15,24%

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código:


Página 1 de 2Versión:

% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO

Gestión Documental

MEDICION

Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP


análisis:Líder de proceso Gestión Documental

90%



INDICE

Número de documentos archivados por día

*100 Rangos:

Número de documentos recibidos por día



NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO


ANALISIS

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/


Doc. Archivados

Doc. Archivados 1842 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Doc. Ingresados 5614 6471 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1842

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

5614

6471

0 0 0 0 0 0 0 0 0 00

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Do

cum

ento

s In

gres

ado

s p

or

Mes

Intervención Archivo de Registros Públicos

Doc. Archivados Doc. Ingresados

3. Durante los días 30 de enero, 01 y 03 de febrero de 2017, se programó visita

a las seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para capacitar junto a la

Profesional del Presupuesto, en los siguientes temas:

- Presupuesto asignado a cada sede - Centros de Costos

- Manejo y control del presupuesto

Manejo del software administrativo y contable JSP7, en las siguientes funcionalidades:

- Grabación de solicitudes

- Generación de requisiciones - Creación y actualización de nits

- Creación y actualización de proveedores

- Creación de cuentas por pagar - Grabación de cuentas bancarias

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥89% - ≤70% ≤69%

META PeriodoNo. De Solicitudes

Atendidas

No. De Solicitudes

Recibidas%

90% ENERO 4 4 100,0%

90% FEBRERO 10 10 100,0%

90% MARZO

90% ABRIL

90% MAYO

90% JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

90% TOTAL 14 14 100,0%

Gestión Documental

FICHA DE INDICADOR

Código:



RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

OBJETIVO: Atender las solicitudes de información que reposa en el Archivo Central PERIODOEne- Febrero de

2017

MEDICION

Atención de Solicitudes Fuente de Datos:Solicitudes de información recibidas vía correo electrónico


análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental

90%

ANALISIS



INDICE No. De requerimientos atendidos * 100

Rangos:No. De Requerimientos recibidos

% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/




4

10

4

10

0

2

4

6

8

10

12

No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas

SANDONÁ TÚQUERRES

LA UNIÓN

4. Durante los días 23, 27 y 28 de febrero de 2017, se realizó la capacitación en

temas de Gestión Documental en la Sede Principal, y se programó visitas a las seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para tratar los siguientes temas:

- Aplicación de las Tablas de Retención Documental - Organización Archivos de Gestión

- Socialización Procedimiento Producción Documental - Socialización Procedimiento Archivo de Contratos y Convenios, y responsabilidades

de los Supervisores con respecto a los expedientes contractuales.

Durante la capacitación se explicó detalladamente el procedimiento de aplicación de

las Tablas de Retención, al igual que los principios archivísticos a tener en cuenta durante la organización de los archivos, con el propósito de garantizar la integridad de

los expedientes generados en las diferentes dependencias de la Entidad; esto permitirá

realizar un adecuado proceso de Transferencia Documental.

Se socializó el Procedimiento de Producción Documental, se hace énfasis en las responsabilidades frente a la firma de documentos de carácter externo y la Diplomática

Documental que debe cumplirse antes de emitir una comunicación oficial.

Junto a la Profesional de Contratación, se capacitó de manera específica en el

procedimiento establecido para el archivo de los expedientes contractuales (Contratos y Convenios); se informa el hallazgo detectado por la Contraloría con relación a la

ausencia de soportes que hacen parte de este tipo de expedientes. Se informa

puntualmente las responsabilidades que tienen los Supervisores de contratos o

convenios con respecto a los documentos que deben alimentar los mencionados expedientes.

SEDE PRINCIPAL SANDONÁ

TÚQUERRES LA UNIÓN

5. Se normalizó la producción documental de las Comunicaciones Oficiales de la Entidad,

a través del Procedimiento Producción Documental el cual incluye plantillas para la elaboración de oficios, circulares, memorandos, actas, constancias, correos

electrónicos y presentaciones en power point. Actualmente, el procedimiento se encuentra en el área de Comunicaciones para la revisión y ajustes pertinentes. Una

vez sea controlado por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes

dependencias.

6. Cumpliendo el rol de Auditor Líder, se atendió el proceso de auditoría externa por parte del Icontec al procedimiento de Auditorías Internas, gracias al compromiso y gestión

adelantada desde la alta dirección, equipo auditor y auditor líder permitieron cerrar la No Conformidad del año 2016 en relación al proceso de auditorías.

7. El día 24 de febrero se atendió la visita de referenciación del personal de Calidad, Sistemas y Gestión Documental del Hospital Civil de Ipiales. Durante la jornada de

trabajo, se socializó el proceso de implementación del Programa de Gestión Documental en la Cámara de Comercio; el funcionamiento de la Unidad de

Correspondencia y el proceso de parametrización del software documental Docunet

Web Administrativo.

8. Se prestó el servicio de soporte técnico en el aplicativo administrativo y contable JSP7, durante el mes de febrero se atendieron 35 requerimientos; dichos requerimientos

corresponden a correcciones de los trámites administrativos, creación de artículos en el módulo de almacén, ajuste de la parametrización general.

GESTION TECNOLOGICA

Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de

usuarios.

Eje: Fortalecimiento Institucional

INSTALACIÓN DE NUEVOS EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: mejorar la capacidad de cómputo dentro del departamento juridico y de registros

públicos

• Se logró la configuración de los nuevos equipos de cómputo para el correcto

funcionamiento

• Se realizó la adecuada activación del licenciamiento del software ofimático office

• Se realizó la migración de todos los archivos en cada máquina.

• Se instaló todo el software para el procesamiento de todas las tareas principales.

ACTUALIZACIÓN E INSTALACIÓN DIGITURNO

Objetivo: aumentar la eficiencia de la plataforma, sus servicios y añadir nuevas

funcionalidades.

• Gestionar los requerimientos del nuevo sistema y su respectiva adecuación.

• Verificar la operatividad del nuevo sistema

• Apoyo a la instalación del nuevo sistema

INSTALACIÓN HUELLERO CONTROL DE ENTRADA

Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de

Pasto.

• Instalación de nuevos dispositivos de control de entrada y salidas de los funcionarios

en las respectivas sedes.

• Implementación del nuevo software en equipos administradores

• Asignación de nuevos usuarios y terminales.

CONFIGURACIÓN UTM SONICWALL

Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de

Pasto.

• Verificación de la configuración actual bajo política de administración Open Group.

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO

Objetivo: mejorar la asertividad en el envío de correos masivos.

• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados, capacitaciones y

comunicación para la ampliación de los registros en la base de datos del correo masivo.

• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.

INSTALACIÓN IMPRESORAS POS

Objetivo: aumentar la capacidad de impresión para los recibos de registros públicos.

• Validación de especiaciones de la impresora pos Epson.

• Se realizó instalación de las impresoras bajo la misma compatibilidad del equipo.

• Descarga y actualización de los drivers para su correcto funcionamiento.

• Activación de las impresoras de acuerdo a perfil sirp.

ASIGNACIÓN E INSTALACIÓN DE EQUIPOS PARA PRACTICANTES

Objetivo: dotar de herramientas tecnológicas a los colaboradores de la Camara de Comercio

de Pasto.

• Adecuar conexiones para los equipos de cómputo.

• Configurar las aplicaciones en las nuevas terminales de cómputo.

• Creación ya activación de cuentas de usuario sobre directorio activo.

• Creación de cuentas de correo electrónico.

GESTION Y APOYO A LA MIGRACION WEB

Objetivo: mejorar la imagen corporativa de la institución a través de la nueva página web.

• Configurar el ambiente de desarrollo para que un tercero pueda trabajar sobre el

portal.

• Configurar base de datos de acuerdo a los requerimientos del tercero para poblar el

contenido y tenga grado de compatibilidad.

• Configurar conexión remota al subdominio para el desarrollo de la página.

PLAN DE MANTENIMIENTO EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: mitigar los problemas técnicos de los equipos de cómputo de la institución.

• De acuerdo a la información obtenida del área de Almacen a través de los activos en

buen estado se estimó el valor total de la ejecución de limpieza.

• Se realizó nuevo procedimiento P-GT-006_V1 donde se describe cada componente de

su ejecución.

• Se realizó diagrama Gantt del plan de mantenimiento

Indicadores:

DISEÑO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Se realiza el proceso de diseño de mantenimiento a través de los activos de cómputo

para estimar su tiempo y valor. Se realiza procedimiento y diagrama Gantt.

ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD

Esta 1 punto de porcentaje por debajo de la calidad pactada aunque ha mejorado con

respecto al periodo anterior. La estabilidad no es perfecta.

ESTABILIDAD INTERNET

Se ha cumplido a cabalidad la calidad del servicio de internet sin problema alguno.

INSTALACIÓN IMPRESORAS POS

Se realiza implementación de las nuevas impresoras pos bajo su correspondiente

configuración.

MIGRACIÓN ELEMENTOS WEB

Se configura el ambiente de migración con el fin de facilitar la disponibilidad de la

información y así poblar la nueva página web.

INSTALACIÓN ELEMENTOS DE RED

Se realiza gestión de la compra para el dispositivo en red con el fin de balancear cargas

de datos bajo quality of service, el dispositivo en este mes aún estaba escaso en el

stock de los proveedores.

LICENCIAMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO

Se realiza el escaneo paulatino de cada máquina bajo herramienta certificada por

Microsoft.

INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN SISTEMA DIGITURNO

Se gestiona la asignación del cronograma de actividades para la implementación y

actualización del nuevo sistema digiturno. Hay un pequeño retraso en el diseño y

desarrollo del arte independiente al área de sistemas. Se realiza configuración de los

dos servidores para el nuevo sistema.

INSTALACIÓN SISTEMA DE ASISTENCIA

Se realiza la implementación de dos nuevas máquinas de asistencia en las seccionales.

Se actualiza los usuarios en la nueva base de datos.

GESTIÓN LOGÍSTICA

INFORME: GESTIÓN LOGÍSTICA FEBRERO 2017 PARA: Dr. ANDRÉS PORTILLA MONTENEGRO, Director Departamento Administrativo y Financiero PRESENTADO POR: LENITZ ROSERO FAINI, Profesional Universitario Logística y Almacén FECHA: San Juan de Pasto, 4 de marzo de 2017

OBJETIVO: Dar a conocer el desarrollo de actividades del período, indicadores y metas de cumplimiento, ahorros generados en la Organización, actualización de procesos y temas delegados por la Alta Dirección en el proceso de Gestión Logística.

ACTIVIDADES DE ALMACÉN: 1. Asistencia diaria en la recepción y entrega de elementos de consumo. 47

solicitudes atendidas.

TIPO DE SOLICITUD N° RECIBIDAS Y ATENDIDAS

PAPEL CERTIFICADO BLANCO 75 GR Y DE SEGURIDAD 6

PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO 41

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA 23

TOTAL SOLICITUDES DEL MES 70

2. Solicitud, trámite y ejecución de solicitud compras y órdenes de trabajo: 19 trámites compra de elementos de consumo, recargas de toners, tubos, lámparas, activos fijos (ventiladores)

3. Reuniones y capacitaciones 02-02-2017 Socialización plan de emergencias institucional 07-02-2017 Taller de comunicación asertiva 10-02-2017 Revisión por la Dirección SGC 14-02-2017 Reunión apertura Auditoría ICONTEC 15-02-2017 Auditoría al proceso de Logística 16-02-2017 Reunión cierre auditoría ICONTEC 17-02-2017 SGC tratamiento no conformidades menores auditoría ICONTEC 22-02-2017 Participación simulacro de evacuación 22-02-2017 Plan de acción temporada de renovación 23-02-2017 Capacitación Gestión Documental 27-02-2017 Revisión plan de mantenimiento 2017 27-02-2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras. 28 -02-2017 Análisis de riesgos procesos Gestión Logística

Reunión definición proveedores impresoras temporada renovación

4. Informe consumos elementos de aseo y cafetería, papelería y útiles de escritorio a. Papelería y útiles de escritorio

PAPELERÍA Y ÚTILES

CONCEPTO VALOR %

INVENTARIO A FEB

34.290.792 100

CONSUMOS ENE-FEB

7.607.252 22%

P E R I O D O

2016 2017 VARIACION MENSUAL

INVENTARIO A FEB CONSUMOS ENE-FEB

34.290.792

7.607.252

CONSUMOS PAPELERIA Y UTILES A FEB 2017

$1.000.000

$2.000.000

$3.000.000

$4.000.000

$2.335.584

$3.655.093

$1.319.509

56%

$1.829.893

$3.952.159

$2.122.266

VARIACION CONSUMOS PAPELERIA Y UTILES 2016-2017

CONSUMOS MES

CONSUMOS MES

VARIACION $ 2017-

2016

% VARIACION

$ /AÑO ANTERIOR

ENE $2.335.584 $3.655.093 $1.319.509 56%

FEB $1.829.893 $3.952.159 $2.122.266 116%

En febrero de 2017, los consumos de papelería y útiles de oficina se ven duplicados con respecto al mismo período en 2016. Se incrementa la salida de calcomanías, formatos de registros públicos, resmas de papel, rollos para cajeros, por la actividad registral, comienzos temporada de renovación mercantil y adelanto de cámaras móviles; de igual manera se observa el incremento en las actividades de gestión documental con la salida de carpetas, lápices y marcadores. En general, la salida de papelería y útiles de oficina se ve afectada con incremento debido a mayor ingreso de personal con respecto a 2016. En el momento, además del personal de nómina (74), la Organización cuenta con ocho practicantes y 16 contratistas.

b. Elementos de aseo y cafetería.

ASEO Y CAFETERIA CONCEPTO VALOR %

INVENTARIO A FEB

12.133.875 100

CONSUMOS ENE-FEB

2.565.682 21%

Series10

10.000.000

20.000.000

INVENTARIO AFEB

CONSUMOSENE-FEB

12.133.875

2.565.682

CONSUMOS ASEO Y CAFETERIA A FEB 2017

$1.000.000

$1.500.000

$683.040 $616.238

$1.085.029

$1.321.694

$236.665 22%

VARIACION CONSUMOS ASEO Y CAFETERÍA 2016-2017

PER

IOD

O

2016 2017 VARIACION MENSUAL

CONSUMOS MES

CONSUMOS MES

VARIACION $ 2017-

2016

% VARIACION

$ /AÑO ANTERIOR

ENE $683.040 $616.238 -$66.802 -10%

FEB $1.085.029 $1.321.694 $236.665 22%

En enero de 2017 se nota una disminución del 10% en consumos de elementos de aseo, debido a que se agotaron algunos como, blanqueador, varsol, limpiador multiusos, servilletas y cera para y las nuevas adquisiciones se realizan solo hasta el siguiente mes. Para febrero de 2017 se alcanza un 22% más con respecto a los consumos de febrero 2016; la razón, se compensa la entrega de elementos de aseo. Además se nota el incremento en los consumos de elementos de cafetería, debido al ingreso de contratistas y practicantes en las diferentes áreas de la Organización (25 personas en total). Incide además los gastos de elementos de cafetería por la entrada en

vigencia de las capacitaciones, reflejándose en el aumento en consumo de vasos desechables, café y azúcar. 5. ACTIVIDADES DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO En febrero de 2017 se alcanzan 98 actividades de mantenimiento y apoyo logístico en Almacén, Centro de Convenciones y labores de Mensajería. De estas actividades, 14 corresponden a mantenimientos correctivos y sobre el Plan de Mantenimiento 2017 se cumplió con el 50% de las actividades programadas para febrero de 2017. El cumplimiento pleno depende de los informes técnicos sobre ciertos equipos que debe suministrar el área de Sistemas. De manera general, se adelantaron actividades de cambio de puestos de trabajo, mantenimiento y cambios de lámparas, ubicación de elementos de seguridad industrial, reubicación de muebles, equipos y elementos, cotizaciones y compra de elementos para mantenimiento y reparaciones, apoyo logístico, mensajería, entre otras. La atención y respuesta en el 95% ha sido de manera inmediata en promedio

entre 30 minutos y dos horas. Se exceptúan las labores que han requerido de la compra de repuestos o mantenimiento outsourcing. Se refleja costos por repuestos y reparaciones de $1.563.000 a febrero de 2017. Se anexa relación de mantenimientos efectuados. 6. INFORME ACTIVOS FIJOS Ingreso de activos al sistema JSP7 teniendo en cuenta las políticas contables de la

Organización correspondientes a FEBRERO y plaqueteo de los mismos.

Correr la depreciación mensual en el sistema. (No se ha corrido la depreciación

porque no se ha migrado la información de COLGAAP A NIIF en el módulo contable

para la conciliación previa a la depreciación.)

Realizar interface y generar el comprobante de la depreciación. (NO REALIZADA POR

LA RAZON ANTERIOR.)

Se realizaron los movimientos y salidas de activos del almacén correspondiente a

FEBRERO tal y como surtió la necesidad.

Se realizó la actualización de inventarios en las diferentes áreas que lo requerían.

Se cargó nuevamente el archivo de activos fijos y se corrió la depreciación en entorno

NIIF desde enero de 2015, por inconvenientes presentados en la depreciación y por

el cambio de la política.

Se trabajó con la contadora Carmen Jojoa en la conciliación de activos (archivo

contable y archivo del módulo de activos fijos tanto para COLGAAP NIIF).

Preparación informe de depreciación de julio a diciembre de 2016 para el profesional

de control interno, para el plan de mejoramiento para la CGR.

Preparación de información y diapositivas para auditoria.

Reuniones y capacitaciones:

04 y 10 -02-2017 Reunión Director Administrativo y financiero para preparación

auditoria

15-02-2017 Auditoria Icontec.

22-02-2017 Simulacro de evacuación sistema de seguridad y salud en el trabajo.

22-02-2017 Reunión plan de acción renovación temporada

23-02-2017 Capacitación gestión documental.

27-02-2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras.

28-02-2017 Reunión gestión de riesgos.

7. INDICADORES

7.1. EFICACIA EN LA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS

DE MANTENIMIENTO

7.2. CUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN ANUAL

7.3. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DE PROGRAMAS DE COMPRA INSUMOS

7.4. CONTROL DE CONSUMOS INSUMOS: ASEO Y CAFETERIA

7.4. CONTROL CONSUMO DE INSUMOS: PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO

7.5. NÚMERO DE ACTIVOS NUEVOS

7.6. ACTUALIZACIÓN ACTIVOS FIJOS

7.7. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DEL INFORME DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS

Gestión Humana Informe de Gestión Febrero – Área de Gestión Humana

1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones

Al mes de febrero de 2017 del plan de capacitaciones se realizó el taller en

comunicación asertiva para todo el personal de la organización.

Estaba planificado realizar una conferencia de atención al usuario para el personal que

atiende público, sin embargo por situaciones de prestación de servicio se consideró

reprogramarla para el mes de abril.

Se realizaron 4 capacitaciones de registro mercantil, circular única y renovación.

2. Cumplimiento del Perfil del Cargo

Se realizó el análisis de cumplimiento de perfil de cargo, arrojando un indicador de

94%. El resultado de este indicador disminuyó en un 2% en relación a la medición

que se efectuó en el mes de diciembre debido al análisis de cumplimiento de perfil

que se valoró con los nuevos funcionarios. Al respecto ya se realizó el plan de acción

individual por colaborador y está pendiente la modificación de las competencias

comportamentales y funcionales por cargo para hacer una nueva valoración. Esta

modificación se planea hacer en el mes de abril en conjunto con los manuales de

funciones.

3. Implementación del SGSST

En el mes de febrero se realizaron las siguientes actividades:

1. Socialización final de plan de emergencias para el edificio principal y requisitos del simulacro para todo el personal.

2. Capacitación de planificación con brigada de emergencia para organización y despliegue de simulacro para el edificio principal e instrucciones.

3. Se realizó la instalación de los elementos de emergencia, seguridad humana para las seccionales y el edificio principal.

4. Entrega de política de alcohol y drogas, política general de SST, y reglamento de higiene y seguridad acorde a los requerimientos internos.

5. Se revisó el manual único integral del SGSST todos sus anexos acorde a los parámetros internos.

6. Socialización de plan de emergencias y estructuras para las seccionales

(Túquerres, la unión y Sandona) por Skype. 7. Se realizó el primer simulacro planeado de emergencias y evacuación en la

sede principal.

Adicional, se realizó la reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

y se participó en el comité seccional de seguridad y salud en el trabajo con resultado

de los siguientes compromisos:

- Socialización en el evento de salud ocupacional departamental programado

para el mes de abril del caso exitoso de la implementación del SGSST de

Cámara de Comercio.

- Sensibilización con los afiliados de las responsabilidades como empresarios con

la implementación del SGSST.

4. Ausentismo Laboral

El porcentaje de ausentismo del mes de febrero es de 4.01%, este porcentaje se

obtuvo de la siguiente manera:

Formula (HP/HT)*100

(HP=117/HT=2920)*100

IA=4,01%

Las solicitudes de permisos personales son 34 y permisos por salud 23, para un total

de 57 permisos.

5. Cumplimiento del horario

Para el mes actual, el indicador de cumplimiento del horario se realizó de la siguiente

manera,

Se totalizó el tiempo que los funcionarios tardan en llegar a la organización,

permitiendo evidenciar cuanto tiempo mensual representa para la institución las

tardanzas. Para el mes de febrero las estadisticas son las siguientes:

Tiempo real sede principal tardanzas: 15,85 horas.

Horas laborales mensuales: 160 equivale al 100%.

Porcentaje de tardanza mensual: 9.90%

6. Cumplimiento del Plan de Bienestar

En cuanto al cumplimiento del plan de bienestar en febrero se realizó:

- Jornada de salud por parte de Coomeva, dejando de la actividad algunas

recomendaciones entregadas a través del informe de jornada saludable, de las

cuales la empresa tomará como referencia para su plan de intervención.

Se realizó el Desayuno de cumpleaños mes de febrero y la celebración individual de

cumpleaños

Adicional a las anteriores actividades, se realizó:

- La liquidación de la nómina y parafiscales. - La organización del comité de deportes. - Preparación auditoria Icontec.

Cordialmente,

Alvaro Andrés Portilla Montenegro Director Administrativo y Financiero

Camara de Comercio de Pasto. Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.

informe de gestion direccion …€¦ · el formato “reporte diario de ingresos por caja” está...

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