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CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
INFORME DE GESTION 2015
CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRACION
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INFORME DE GESTION CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRACION
Marzo 2105 a Febrero 2016
Señor Copropietario El informe de gestión del período comprendido entre el 01 de marzo de 2015 y el 29 de febrero de 2016 está orientado a presentar las actividades desarrolladas y los logros obtenidos por el Consejo de Administración y la Administración, en cumplimiento del mandato dado por la Asamblea General. Durante el período en mención el equipo trabajó en beneficio de la comunidad del Conjunto, para alcanzar los resultados que sometemos a su consideración y que se reflejan en el Balance General, el Estado de Resultados y demás Estados Financieros, correspondientes al ejercicio contable del año 2015. Durante los 12 meses de trabajo conjunto, se dio fiel cumplimiento a todas las obligaciones
contractuales del conjunto y se atendieron la mayor parte de las tareas de mantenimiento y
sostenimiento de las áreas comunes, así como, solución a conflictos de convivencia dentro del
marco del respeto mutuo y la colaboración.
El apoyo, los aportes y recomendaciones permanentes del Consejo y los residentes, dieron las pautas para mantener en orden y al día los aspectos generales del conjunto. Adicionalmente, el grupo interdisciplinario que conforma el Consejo de Administración, es otra de las herramientas que permiten el desarrollo de una gestión profesional, en el manejo de los recursos y de todos los aspectos de la copropiedad: financiero, estructural, de convivencia, administrativo y de seguridad. Todas las actividades desarrolladas por la administración, son el resultado de la gestión que a continuación se detalla.
La firma de administración, HN Administración Inmobiliaria S.A.S., agradece la confianza
depositada para el manejo de la administración del conjunto y reitera su compromiso de trabajo
por el bienestar de la comunidad y la responsabilidad en el manejo eficiente y eficaz de los
recursos.
Conformación del Consejo de Administración
1. Sr. Luis Augusto Barrera Apartamento 102 Torre 1 2. Sr. Campo Elías Fierro Apartamento 403 Torre 5 3. Sra. Rosa Osorio García Apartamento 302 Torre 4 4. Sra. Yalile Márquez Apartamento 201 Torre 3 5. Sra. Leidy Sáenz Apartamento 302 Torre 2 6. Sra. Luz Stella Calderón Apartamento 204 Torre 3 7. Sr. José María Buchelli Apartamento 602 Torre 5 8. Sr. Germán Rodríguez Apartamento 701 Torre 5 9. Sr. Néstor Coronado Apartamento 703 Torre 1
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Comité de Convivencia
1. Sr. Fernando Parra Apartamento 201 Torre 3 2. Sra. Martha Cubillos Apartamento 502 Torre 3 3. Sra. Diana Torres Apartamento 401 Torre 4
1. ASPECTO LEGAL:
Se renovó la póliza de áreas comunes a través de la firma Sinergias Agentes de Seguros Ltda.
con CHUBB de Colombia Compañía de Seguros S.A. El costo total de la prima fue de
$21.379.054,54 sobre un avalúo de reconstrucción actualizado a septiembre de 2015 con
los siguientes cubrimientos:
o Áreas comunes $16.330,2 millones.
o Maquinaria y equipo $553,7 millones.
o Muebles y enseres $5,0 millones.
o Equipo eléctrico y electrónico $10 millones.
o Responsabilidad de D & A $200 millones.
Se renovaron los siguientes contratos de prestación de servicios:
o Seguridad San Martín Ltda. $12,8 millones mes.
o Proyectamos Ecología S.A.S. $2,6 millones mes.
o Schindler Andino S.A.S. $1,8 millones mes.
o HN Administración Inmobiliaria S.A.S. $3,1 millones mes.
o Héctor Germán Hernández - Motobombas $110 mil mes.
Presentación y pago mensual de la retención en la fuente ante la DIAN.
Se presentó en el mes de octubre de año pasado un requerimiento de cuatro apartamentos,
en el que solicitaban a la administración la adecuación de los vacíos de ventilación, a raíz de
la no certificación por parte de Gas Natural del calentador a gas. La administración inicio el
proceso de reclamación a Gas Natural ESP y a la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios, mediante un Derecho de Petición, como consecuencia de la desatención a las
numerosas llamadas que hizo la administración, para que un inspector de Gas Natural visitara
la copropiedad a fin de establecer y solicitar claridad sobre el procedimiento seguido por las
empresas certificadoras.
Finalmente, y después de llegar a la instancia del recurso de reposición y en subsidio de
apelación, se presentaron en la copropiedad dos auditores de Fenosa Gas Natural, para
evaluar a los certificadores y la gestión que venían realizando con el apto 4-403. Producto
de esta reunión, se emitió con destino a toda la comunidad, una Circular Interna con fecha
30 de enero de 2016, en la que se dio a conocer la problemática y algunas instrucciones que
se deben tener en cuenta en el momento de la visita para la revisión técnica reglamentaria
de la instalación de gas en cada unidad residencial.
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2. ASPECTO JURIDICO:
Los procesos que inició el Conjunto desde el año 2012 son la siguientes:
El primero por falsedad en documento privado, denuncia presentada ante la Fiscalía
General de la Nación, por el robo de los 5 cheques, se encuentra radicado en la fiscalía
157 y continúa con el mismo estado de avance, a partir de la decisión de unirlo a otro
proceso por conexidad de delitos.
El segundo caso es la denuncia penal por hurto en contra de la Señora Angélica María
Castro Támara, por el cobro de cheques para el pago de impuestos de retención en la
fuente del año 2012, los cuales no pagó. La fiscalía regional informó que, en desarrollo
de la diligencia de policía judicial, no han establecido el lugar de residencia de la Sra.
Castro Tamara.
El tercer caso es la denuncia presentada ante la inspección de policía de la localidad
de Usaquén, por el hurto de 17 cheques de los talonarios del Banco Av. Villas y Bogotá
en el mes de febrero de 2015. A la fecha no han asignado fiscalía para la investigan
del hecho.
Se enviaron cartas de cobro persuasivo a los apartamentos que registraron cartera morosa
por encima de las tres cuotas de administración y se envió a cobro pre jurídico las
obligaciones de los aptos. 5-404; 1-701; 1-303; 1.304 y 5-601 por un valor total de
$7.081.580.oo y al corte del 31 de diciembre 2015 estas deudas ascendieron a la suma de
$3.419.070.oo Estos cinco apartamentos hacen el 40% de la cartera total del conjunto a
dicho corte.
Con la Constructora se reinició un proceso de reclamación por continuidad de fallas de tipo
estructural. Una vez autorizada la contratación de dos profesionales por la asamblea
extraordinaria en el mes de julio de 2015, se dio inicio a un nuevo proceso de conciliación
en la Notaria 39 de Bogotá.
Posterior al informe dado a los copropietarios mediante comunicado de fecha 23 de enero
de 2016, se realizó una segunda reunión de conciliación el pasado 23 de febrero, con
asistencia del representante legal, el apoderado jurídico y la arquitecta Yaneth Flechas por
parte de la constructora, y el representante legal, el apodera jurídico y dos miembros del
Consejo de Administración por parte del Conjunto; para conocer la respuesta de la
constructora al informe de patología entregado en la primera reunión de conciliación.
La constructora en esta segunda reunión se limitó a presentar ante el Notario y el Conjunto
un documento de dos hojas enviado por el Ingeniero de la firma constructora, en el que a
groso modo presenta su posición sobre el estudio de patología, del cual se deduce que no
está de acuerdo con la expresado en el mismo.
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En conclusión, se decidió conjuntamente la necesidad de propiciar una reunión entre los
ingenieros de las partes, a fin de poder decidir técnicamente la dimensión de fallas de tipo
estructural.
El Colegio Colombo Hebrero presentó en el mes diciembre solicitud de entrega de la zona
verde ubicada al costado oriental del Conjunto, con base en un supuesto proceso de
conciliación firmado con la Constructora en diciembre de 2.008. La Administración
conjuntamente con el Consejo de Administración, dio respuesta a dicha solicitud mediante
oficio ARII003-2015, negándola por falta de precisión en los documentos aportados, por
absoluta carencia de pruebas y aduciendo que para esa fecha la Constructora no era
propietaria del Conjunto Acacia Real II.
3. ASPECTO CONTABLE:
Continuamos manejando la contabilidad en el paquete contable DAYTONA y sobre el
mismo se viene implementando el registro de todas las operaciones contables y financieras
de la copropiedad, bajo las normas internacionales de información financiera NIF. De los
registros se genera impresión de los originales que se dejan mensualmente en la carpeta
contable con todos los soportes.
Desde el mes de octubre se dio inicio al proceso de implementación de las normas NIIF y
hasta el mes de diciembre se logró dar cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 2706 de
2012. Este proceso tuvo como objetivo principal la elaboración del manual de políticas
contables del Conjunto bajo este concepto y la elaboración del listado actualizado y valorado
a precios de hoy de los activos de la copropiedad. Se depuro el balance financiero y la
reclasificación de partidas contables para generar finalmente, el balance de apertura a enero
1 de 2015.
Se registraron mensualmente todas las operaciones del conjunto durante el período.
Se elaboraron mensualmente los estados financieros: balance general, estado de resultados
y control presupuestal; expuestos y sustentados por la contadora y el administrador, para
aprobación del Consejo de Administración, previa su revisión y conceptuados por el auditor.
Se entregaron mensualmente los recibidos de caja por pago de administración y otros
conceptos a cada copropietario y/o residente.
4. ASPECTO FINANCIERO:
Acacia Real II P. H. cerró al corte de diciembre 31 con un disponible de $80.588.784,oo, es
decir $21.088.770,66 por encima de lo registrado el año anterior. Se constituyeron
Depósitos a Término fijo – CDT´s por valor total de $16.556.271,oo; uno a seis (6) meses
por $10.000.000 y otro a tres (3) meses por $6.556.271. Estos dos títulos se constituyeron
en el Banco de Bogotá y son los que respaldan el Fondo de Imprevistos.
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La cartera de copropietarios por cuotas de administración presentó una importante
recuperación neta de $8.025.174 con respecto al año anterior.
La siguiente es la composición total de la cartera:
Se deduce de la gráfica que nueve (9) apartamentos hacen el 56% del valor total de la
cartera y son el 21% de los deudores. El 44% son deudores ocasionales que se atrasan en
una y máximo dos cuotas de administración. Se ha centrado la atención en estos 9 casos
de los cuales 5 están en proceso pre jurídico, los 4 restantes en etapa de cobro persuasivo.
Se generaron ingresos importantes para el edificio en los siguientes rubros:
CONCEPTO VALOR
Intereses de mora 5.780.822 Sanción parqueaderos de visitantes 4.922.900
Parqueaderos motos 3.904.000
Bodegas 3.663.500
Parqueaderos carros 3.512.000
Sanciones y multas – inasistencia a las asambleas 3.112.600
TOTAL 24.895.822
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Al final de ejercicio se obtuvo una utilidad acumulada de $19.670.117,49
La ejecución presupuestal presentó los siguientes resultados:
Los ingresos tuvieron una sobre ejecución del 4,47, significa recursos adicionales a los
presupuestados por $14.831.309.oo, detallados en el cuadro y gráfica anterior.
Los Gastos tuvieron una ejecución del 97,44%, significa ahorros adicionales y no
ejecución de rubros por valor de $8.571.252.oo con respecto a lo presupuestado. Se
presentan ahorros en algunos rubros y sobre ejecución en otros, así:
AHORROS Y/O NO EJECUCIONES:
CONCEPTO VALOR
Cubiertas 9.460.886 Energía Eléctrica 5.698.411 Asesoría Jurídica 2.400.000 Mantenimiento Ascensores 1.568.918 Póliza de áreas comunes 1.465.411 Sistemas de Presión y Lavado de Tanques 1.449.996 Mantenimiento Motobombas 400.000 Vigilancia 1.2189.450
SOBRE EJECUCIONES:
CONCEPTO VALOR
CCTV 3.473.608 Repuestos Motobombas 3.031.000 Eventos de Integración 1.396.844 Reparaciones Locativas 1.166.328 Puertas y Ventanas 12.147.800
5. ASPECTOS DE CONVIVENCIA:
Se publicaron en las carteleras del Conjunto normas de convivencia, información de la
copropiedad y de interés general, recomendaciones para tener en cuenta en las obras
desarrolladas, invitaciones para participar en los eventos programados por el Comité de
Convivencia y el Consejo de Administración, etc.
Se hicieron llamados de atención verbales y escritos a residentes que incumplieron las
normas de Propiedad Horizontal y del Manual de Convivencia, que vulneraron la
tranquilidad de los residentes y generaron malestar en la comunidad.
Se realizaron los siguientes eventos y celebraciones de tipo social:
o Se publicó en las carteleras de cada torre un aviso alusivo al Día de Madre y
posteriormente el Día del Padre.
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o El día de los niños se organizó un evento que congregó aproximadamente 60
niños, junto con sus padres. Se contrató un grupo de recreación, se ofreció un
refrigerio y sorpresa para cada niño.
o Se celebró el día de las velitas.
o Se organizó por parte de la administración y el Consejo de Administración una
novena de aguinaldos.
CUADRO RESUMEN DE EVENTOS Y CELEBRACIONES SOCIALES
FECHA CONCEPTO VALOR Mayo y Junio Avisos día de La Madre y Padre $150.000
Octubre Día de los Niños $668.557
Diciembre Decoración Navideña $1.140.000
Diciembre Día de las velitas y Novena de Aguinaldos $155.000
En términos generales, las buenas costumbres y la tolerancia de los residentes han permitido
un buen nivel de bienestar y convivencia dentro de la copropiedad.
6. MANTENIMIENTOS GENERALES:
CUADRO RESUMEN DE LAS PRINCIPALES OBRAS REALIZADAS Y COMPRA DE MOBILIARIO
7. PROYECTOS DE INVERSION AÑO 2016:
Se presenta y someten a consideración de la Asamblea los siguientes proyectos de inversión,
algunos de los cuales se pueden ejecutar con los excedentes del año 2015 de $19.670.000,oo.
Estos son:
PROYECTO VALOR ESTIMADO
Escalera de acceso a la zona verde 3.500.000
Caminadora para Gimnasio 7.800.000
FECHA CONCEPTO VALOR TOTAL
Enero Compra de 11 cámaras y Mantenimiento CCTV $4.473.604
Febrero Mantenimiento de redes hidráulicas y cajas de inspección $2.969.500 Mayo Mantenimiento de cubiertas $539.110 Mayo Mantenimiento cerca eléctrico $300.000 Agosto Compra y mantenimiento de plantas para jardines $433.551 Septiembre Compra Computador para manejo contabilidad $1.403.000 Octubre Implementación NIIF $2.000.000 Octubre Cambio electro imán de la puerta peatonal $300.000 Octubre Recarga de Extintores $320.160 Noviembre Reparación tramo de tubería del sistema hidroneumático. $4.531.000
Diciembre Arreglo Puerta de acceso vehicular $1.450.000
Ene – Dic Adecuación e Instalaciones eléctricas $2.803.500 Febrero/16 Segundo mantenimiento de cubiertas $1.202.400
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Cambio Mueble de la Recepción 6.122.000
Mantenimiento Vacíos internos 21.470.000
Adecuación zona de BBQ 5.000.000
Instalación semáforo en rampa vehicular 3.927.000
TOTAL 47.819.000
Consideramos se cumplió con la tarea de mantener y atender cada uno de los aspectos más
importantes que competen a la copropiedad y se logró un importante excedente de recursos
por el manejo de eficiente de los recursos, sin dejar de atender las necesidades básicas e
imperativas.
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CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
INFORME FINANCIERO 2015
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
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NOTAS 2015 2014 VARIACION
3 80.588.784,00 42.943.742,34 21.088.770,66
500.000,00 500.000,00 0,00
63.532.513,00 42.443.742,34 21.088.770,66
INVERSIONES CDT 16.556.271,00 0,00
4 49.389.865,00 30.563.404,00 18.826.461,00
14.500.062,00 15.095.745,00 -595.683,00
22.884.350,00 3.404.000,00 19.480.350,00
11.710.728,00 11.710.728,00 0,00
0,00 352.931,00 -352.931,00
DEUDORES VARIOS 294.725,00
5 1.330.001,00 1.219.561,00 110.440,00
4.639.725,00 6.727.425,00 -2.087.700,00
5.640.000,00 4.240.000,00 1.400.000,00
-8.949.724,00 -9.747.864,00 798.140,00
6 10.689.532,54 13.227.296,71 -2.537.764,17
10.689.532,54 13.227.296,71 -2.537.764,17
141.998.182,54 87.954.004,05 54.044.178,49
7 3.053.986,00 36.041.160,00 -32.987.174,00
1.651.329,00 35.281.043,00 -33.629.714,00
160.931,00 182.262,00 -21.331,00
1.241.726,00 577.855,00 663.871,00
8 0,00 14.517.950,00 -14.517.950,00
0,00 14.517.950,00 -14.517.950,00
9 2.707.180,00 2.564.605,00 142.575,00
2.707.180,00 2.564.605,00 142.575,00
10 58.485.000,00 13.697.737,00 44.787.263,00
58.485.000,00 13.697.737,00 44.787.263,00
64.246.166,00 66.821.452,00 -2.575.286,00
17.833.214,00 0,00 17.833.214,00
17.833.214,00 0,00 17.833.214,00
19.670.117,49 12.540.083,20 7.130.034,29
19.670.117,49 12.540.083,20 7.130.034,29
40.248.685,05 8.592.468,85 31.656.216,20
SUPERAVIT O DEFICIT ACUMULADO 40.248.685,05 8.592.468,85 31.656.216,20
11 77.752.016,54 21.132.552,05 56.619.464,49
141.998.182,54 87.954.004,05 54.044.178,49
6.368.792,00 6.534.621,00 -165.829,00
-6.368.792,00 -6.534.621,00 165.829,00
* LAS NOTAS HACEN PARTE INTEGRAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
Nit. 900.126.704-3
BALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE
DISPONIBLE
ACTIVOS
PASIVOS
TOTAL ACTIVO
CAJA
BANCOS
COPROPIETARIOS
ANTICIPOS Y AVANCES
RECLAMACIONES
DEUDORES
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DIFERIDOS
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES
EQUIPOS DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACIONES
DEPRECIACION ACUMULADA
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
CUENTAS DE ORDEN
DEUDORAS DE CONTROL DB
DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRA
CUENTAS POR PAGAR
DIFERIDOS
OTROS PASIVOS
RESULTADOS DEL EJERCICIOS
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
RETENCION EN LA FUENTE
ACREEDORES VARIOS
DEPOSITOS RECIBIDOS/CUOTA EXTRA
EXCEDENTE DEL EJERCICIO
PATRIMONIO
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
TOTAL PASIVO
PROVISIONES DIVERSAS
RESERVAS
FONDO DE IMPREVISTOS
LEONOR CASTELLANOS SUAREZ
Contadora
Firmado en el original Firmado en el original
Administrador
LUIS HORACIO GARCIA CARDONA
11
NOTAS 2015 2014 VARIACION
12 346.357.421,66 328.989.821,50 17.367.600,16
326.478.400,00 308.121.313,00 18.357.087,00
353.004.000,00 333.664.100,00 19.339.900,00
-26.525.600,00 -25.542.787,00 -982.813,00
NO OPERACIONALES 19.879.021,66 20.868.508,50 -989.486,84
5.780.822,00 4.625.580,00 1.155.242,00
4.922.900,00 5.108.200,00 -185.300,00
3.112.600,00 387.400,00 2.725.200,00
7.416.400,00 5.207.000,00 2.209.400,00
1.141.000,00 3.282.000,00 -2.141.000,00
3.663.500,00 2.677.000,00 986.500,00
-6.340.492,00 -5.136.440,00 -1.204.052,00
INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS 0,00 3.575.603,00 -3.575.603,00
65.375,00 75.848,79 -10.473,79
0,00 1.066.316,71 -1.066.316,71
116.916,66 ,
13 326.687.304,17 316.449.738,30 10.237.565,87
0,00 100.000,00 -100.000,00
5.776.776,00 7.422.116,28 -1.645.340,28
5.326.776,00 5.092.516,00 234.260,00
0,00 770.800,28
450.000,00 1.558.800,00 -1.108.800,00
SEGUROS 22.534.589,17 22.746.617,00 -212.027,83
22.534.589,17 22.746.617,00 -212.027,83
233.613.337,00 228.384.478,00 5.228.859,00
147.527.682,00 142.204.716,00 5.322.966,00
30.752.388,00 29.553.284,00 1.199.104,00
36.730.296,00 35.115.012,00 1.615.284,00
895.845,00 1.137.945,00 -242.100,00
13.942.505,00 18.967.859,00 -5.025.354,00
106.410,00 83.790,00 22.620,00
1.624.111,00 1.318.622,00 305.489,00
IMPLEMENTACION NIIF 2.000.000,00 0,00 2.000.000,00
34.100,00 3.250,00 30.850,00
MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES 45.434.331,00 38.737.440,00 6.696.891,00
14 39.464.499,00 36.931.830,00 2.532.669,00
2.803.500,00 1.471.110,00 1.332.390,00
3.166.332,00 334.500,00 2.831.832,00
14.224.387,00 11.400.634,00 2.823.753,00
15 10.909.123,00 8.360.935,00 2.548.188,00
3.315.264,00 3.039.699,00 275.565,00
INGRESOS
OPERACIONALES
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
Nit. 900.126.704-3
ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO DEL 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE
INTERESES DE MORA
SANCION USO PARQUEADERO VISITANTES
SANCIONES Y MULTAS DE ASAMBLEA
REVISOR FISCAL Y AUDITOR
ASESORIA JURIDICA
ASISTENCIA TECNICA
SEGUROS
SERVICIOS
INTERESES FINANCIEROS
RECICLAJE Y AJUSTE AL PESO
EGRESOS
BONIFICACIONES
HONORARIOS
PROVISIONES
GAS
CUOTAS DE ADMINISTRACION
DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
TELEFONO
GASTOS LEGALES
MANTENIMIENTOS
VIGILANCIA
ASEO
ADMINISTRACION
ACUEDUCTO
ENERGIA ELECTRICA
OTROS - CONS. POR INDENTIF DEL AÑO 2011
CUOTAS DE PARQUEADERO
SALONES COMUNALES
BODEGAS
DESCUENTO DE CONSEJO
INSTALACIONES ELECTRICAS
REPARACIONES LOCATIVAS
DIVERSOS
DIVERSOS
12
FINANCIEROS 3.795.636,00 2.358.109,02 1.437.526,98
3.795.636,00 764.759,22 3.030.876,78
0,00 1.593.349,80 -1.593.349,80
GASTOS EXTRAORDINARIOS 1.238.249,00 3.792.400,00 -2.554.151,00
1.209.700,00 3.769.000,00 -2.559.300,00
28.549,00 23.400,00 5.149,00
69.999,00 1.507.944,00 -1.437.945,00
0,00 659.952,00 -659.952,00
69.999,00 847.992,00 -777.993,00
19.670.117,49 12.540.083,20 7.130.034,29
* LAS NOTAS HACEN PARTE INTEGRAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
LUIS HORACIO GARCIA CARDONA
Administrador
DEPRECIACIONES
EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUT. Y COMUNICACIÓN
EXCEDENTE DEL EJERCICIO
LEONOR CASTELLANOS SUAREZ
Contadora
NO OPERACIONALES
GASTOS BANCARIOS
COMISIONES
COSTOS Y GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES
IMPUESTOS ASUMIDOS
T.P. No. 5969-T
Firmado en el original Firmado en el original
13
Detalle PRES. MENSUAL PRESUPUESTO EJECUTADO Diferencia %
APROB. 2015 ANUAL 2015 2.015 Ejecutado
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
Cuotas de Administración 29.416.658 352.999.896 353.004.000 4.104 100,00
Alquiler sillas 0 36.000 36.000 0,00
Sancion parqueadero visitantes 0 4.922.900 4.922.900 0,00
Sanciones y multas 0 3.112.600 3.112.600 0,00
Intereses de mora 0 5.780.822 5.780.822 0,00
Parqueadero carros 320.000 3.840.000 3.512.000 -328.000 91,46
Parqueadero motos 306.000 3.672.000 3.904.000 232.000 106,32
Salon comunal 162.130 1.945.560 1.105.000 -840.560 56,80
Reciclaje 0 100.000 100.000 0,00
Bodegas 226.633 2.719.596 3.663.500 943.904 134,71
Descuento por pronto pago -2.226.480 -26.717.760 -26.525.600 192.160 99,28
Descuento consejero -584.086 -7.009.032 -6.340.092 668.940 90,46
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros Intereses 6.321 75.852 65.375 -10.477 86,19
Ajuste al peso 0 0 16.916 16.916 0,00
TOTAL INGRESOS 27.627.176 331.526.112 346.357.421 14.831.309 104,47
GASTOS
HONORARIOS
Revisoria fiscal 443.898 5.326.776 5.326.776 0 100,00
Asesoria juridica 200.000 2.400.000 0 2.400.000 0,00
Seguros 2.000.000 24.000.000 22.534.589 1.465.411 93,89
Vigilancia 12.395.511 148.746.132 147.527.682 1.218.450 99,18
Aseo 2.562.699 30.752.388 30.752.388 0 100,00
Asistencia técnica 0 0 450.000 -450.000 0,00
Acueducto y alcantarillado 107.283 1.287.396 895.845 391.551 69,59
Energía Eléctrica 1.636.743 19.640.916 13.942.505 5.698.411 70,99
Teléfono 95.058 1.140.696 1.624.111 -483.415 142,38
Correo 6.083 72.996 0 72.996 0,00
Gas 6.748 80.976 106.410 -25.434 131,41
Administración 3.060.859 36.730.308 36.730.296 12 100,00
Implementación NIIF 166.667 2.000.004 2.000.000 4 100,00
Gastos legales 11.429 137.148 34.100 103.048 24,86
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Sistemas de presión y lavado de tanques 178.333 2.139.996 690.000 1.449.996 32,24
Rpto. Motobombas 125.000 1.500.000 4.531.000 -3.031.000 302,07
Cubiertas 833.333 9.999.996 539.110 9.460.886 5,39
Redes hidraulicas y cajas agua 250.000 3.000.000 2.969.500 30.500 98,98
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II PH
EJECUCION PRESUPUESTAL 2015
14
Equipo de incendio 25.000 300.000 0 300.000 0,00
Fumigación 12.500 150.000 155.000 -5.000 103,33
Puertas y ventanas 125.000 1.500.000 2.647.800 -1.147.800 176,52
Jardines 83.333 999.996 433.551 566.445 43,36
Cepos y candados 10.000 120.000 0 120.000 0,00
Ascensores 1.945.861 23.350.332 21.781.414 1.568.918 93,28
Recarga extintores 27.907 334.884 320.160 14.724 95,60
Reparaciones locativas 166.667 2.000.004 3.166.332 -1.166.328 158,32
CCTV 83.333 999.996 4.473.604 -3.473.608 447,36
Gimnasio 83.333 999.996 0 999.996 0,00
Cerca electrica 16.667 200.004 320.000 -119.996 160,00
Equipo de computación y comunicación 30.000 360.000 603.360 -243.360 167,60
OTROS GASTOS
Instalaciones eléctricas 181.475 2.177.700 2.803.500 -625.800 128,74
Depreciaciones 125.662 1.507.944 69.999 1.437.945 4,64
Elementos de aseo y cafeteria 155.550 1.866.600 2.935.578 -1.068.978 157,27
Papeleria y fotocopias 87.166 1.045.992 2.055.020 -1.009.028 196,47
Taxis y buses 47.468 569.616 1.029.800 -460.184 180,79
Eventos de integración 73.333 879.996 2.276.840 -1.396.844 258,73
Gastos asamblea 130.750 1.569.000 1.839.930 -270.930 117,27
Aguinaldo vigilantes y aseo 41.667 500.004 405.000 95.004 81,00
Gastos varios menores 0 366.955 -366.955 0,00
Provisiones-Reserva fondo de imprevistos 276.272 3.315.264 3.315.264 0 100,00
Gastos bancario 129.625 1.555.500 3.795.636 -2.240.136 244,01
Costos y gastos ejercicios anteriores 0 1.209.700 -1.209.700 0,00
Impuestos asumidos 0 28.549 -28.549 0,00
TOTAL GASTOS 27.938.213 335.258.556 326.687.304 8.571.252 97,44
SUPERAVIT (DEFICIT PRESUPUESTAL -311.037 -3.732.444 19.670.117 6.260.057
Firmado en el original
Luis Horacio Garcia Cardona
Administrador Contadora TP 5969-T
Firmado en el original
Leonor Castellanos Suárez
15
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA EL AÑO 2015, PERIODO ENERO 1º A DICIEMBRE 31
NOTA 1 – IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
El Conjunto Residencial Acacia Real II Propiedad Horizontal es un ente sin ánimo de lucro de
carácter privado, en consecuencia, tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos
nacionales, así como el impuesto de industria y comercio. Esta organizado bajo el sistema de
propiedad horizontal con el fin de administrar la copropiedad, destinada exclusivamente para
vivienda.
La copropiedad se encuentra registrada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
DIAN mediante el NIT 900.126.704-3, siendo sus responsabilidades Retención en la Fuente a
titulo de renta y presentación de la información Exógena Distrital y Nacional.
Para el desarrollo de su objetivo se requiere de la participación económica de todos y cada uno
de los residentes, la cual es establecida por la asamblea general de copropietarios por medio de
cuotas de administración mensuales determinadas de acuerdo con el coeficiente de
copropiedad y con base en el presupuesto para el período correspondiente.
La copropiedad se encuentra ubicada en la Carrera 54 No. 152-60 de la ciudad de Bogotá, D.C.
NOTA 2 – POLÍTICAS CONTABLES
a. Sistema Contable
La contabilidad y la presentación de los estados financieros del Conjunto, se ciñen a las normas de
contabilidad generalmente aceptadas en Colombia (Decreto 2649 de 1993) y demás normas legales
vigentes.
La administración de la propiedad horizontal elabora y presenta sus estados financieros al 31 de
diciembre de cada año y el estado de resultados por el período comprendido del 1 enero al 31 de
diciembre, fecha de cierre del ejercicio. Dentro del año se elaboran los estados financieros con una
frecuencia mensual, con un propósito informativo, para ser presentados al Consejo de Administración.
b. Causación de Ingresos y Gastos
Los ingresos por cuotas de administración y demás ingresos inherentes, se registran por el
sistema de causación, los rendimientos financieros y la utilización del salón comunal son
registrados cuando se recibe efectivamente el ingreso.
Los gastos son registrados por el sistema de causación, de acuerdo con la fecha de la factura o
cuenta de cobro.
c. Fondo de Imprevistos.
El Artículo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “La persona jurídica constituirá un fondo para atender
obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no
inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos
16
que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto
disponible alcance el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.
El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general y de
conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal”.
d. Depreciación.
La depreciación se calcula por el método de línea recta de acuerdo a la vida útil de cada bien.
NOTA 3– DISPONIBLE
Lo conforman los recursos de liquidez inmediata, los cuales están registrados a 31 de diciembre de 2015,
así:
CONCEPTO 2015 2014
Caja Menor 500.000.oo 500.000.oo
Bancos 63.532.513.oo 42.443.742.34
CDT 16.556.271.oo
Total Disponible $80.588.784.oo $42.943.742.34
La caja menor corresponde a un valor fijo en el año, el cual se utiliza para cubrir gastos en que
debe incurrir la administración para cubrir necesidades inmediatas.
El saldo en Bancos está conformado así:
Banco Av. Villas: $63.532.513.oo
Los saldos de las cuentas en bancos se concilian mensualmente con los registros contables.
En el 2015 se constituyeron 2 CDT´S, uno a seis (6) meses por $10.000.000 y el otro a tres (3) meses
por $6.556.271 proveniente del saldo de la cuenta de ahorros del Banco de Bogotá.
NOTA 4 –DEUDORES
Representa los saldos que al 31 de Diciembre figuran como cuentas por cobrar a Copropietarios en los
registros contables, respaldados con las cuentas de cobro, en los términos del Art. 48 de la ley 675 de
2001 y que constituyen título ejecutivo. Así mismo las cuentas por cobrar a terceros por diferentes
conceptos.
Su saldo es como a continuación se detalla:
CONCEPTO 2015 2014
Cuotas de Administración 8.598.789.oo 12.150.213.oo
Cuota extraordinaria 5.699.973.oo
Cuotas de parqueadero 355.570.oo
Sanciones parqueaderos 51.300.oo 1.939.362.oo
Sanciones asamblea 150.000.oo
Anticipos y Avances 22.884.350.oo 3.404.000.oo
Alquiler de bodega 650.600.oo
Reclamaciones 11.710.728.oo 11.710.728.oo
Cuentas por cobrar a trabajadores 352.931.oo
Deudores Varios 294.725.oo 0
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Total Deudores $49.389.865.oo $30.563.404.oo
Las cuotas de administración, corresponden al saldo pendiente de pago.
Las sanciones de parqueaderos corresponde al cobro por el parqueo de vehículos de residentes
y/o visitantes durante la noche en parqueadero de visitantes a razón de $8.000.oo para el año
del 2015.
El valor correspondiente a Anticipos y avances se discrimina así:
o $16.240.000.oo Anticipo 35% contrato estudio de patología estructural.
o $ 644.350.oo Anticipo conciliación demanda.
$6.000.000.oo, 25% Contrato honorarios proceso constructora.
El valor de de $11.710.728.oo, corresponde a los cheques hurtados y cobrados en el año 2012
en el Banco de Bogotá, proceso que se adelanta en la Fiscalía 157.
Deudores Varios. Gastos presentación demanda.
NOTA 5 –PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
En este rubro se encuentran los activos adquiridos por la copropiedad para ser utilizados en forma
permanente y se deprecian de acuerdo a su vida útil y por el sistema de línea recta. En el 2015 se hizo la
compra de un computador por $1.400.000 y se hizo la reclasificación de los demás equipos y de la
depreciación de acuerdo con la NIIF.
CONCEPTO 2015 2014
Equipos de Oficina 6.727.425.oo
Equipo de Computación y
Comunicaciones 1.400.000.oo 4.240.000.oo
Depreciación Acumulada (69.999.oo) (9.747.864.oo)
Total Propiedad Planta y Equipo 1.330.001.oo 1.219.561.oo
NOTA 6 –DIFERIDOS
Se contabilizan como gastos diferidos los recursos sobre los cuales se espera tener beneficios económicos
en otros períodos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente
consumido. La amortización de la póliza se realiza en alícuotas mensuales iguales con base en la vigencia
de doce (12) meses. Este rubro lo representa la póliza de áreas comunes contratada con Chubb de
Colombia por el término de un año cuyo vencimiento es en Junio 2.016.
CONCEPTO 2015 2014
Seguros Pagados por anticipado 10.689.532.54 11.738.492.71
Sistema Cableado CCTV 1.488.804.oo
Total Diferidos $10.689.532.54 $13.227.296.71
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NOTA 7 - CUENTAS POR PAGAR
Hace referencia al valor adeudado por la copropiedad por los bienes y servicios recibidos que al cierre
del ejercicio quedaron pendientes por cancelar, así:
CONCEPTO 2015 2014
Honorarios 1.106.059.oo 3.292.704.oo
Servicios Públicos 2.527.620.oo
Servicio de Vigilancia 23.656.954.oo
Servicios de mantenimiento 0
Otros * 545.270.oo 5.803.765.oo
Retención en la Fuente 160.931.oo 182.262.oo
Honorarios Abogado cobro cartera 841.726.oo 577.855.oo
Depósitos 400.000.oo 0
Total Cuentas por Pagar $3.053.986.oo $36.041.160.oo
*El rubro de Otros, se discrimina así:
o Rembolso caja menor 519.270.oo
o Aseo salón comunal 26.000.oo
o Varios menores 235.743.oo
NOTA 8 – PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
El saldo de años anteriores del fondo de imprevistos Ley 675/2001 por recomendación de la auditoria
fue trasladado a la cuenta de patrimonio
CONCEPTO 2015 2014
Fondo de Imprevistos Ley 675/2001 14.517.950.oo
Total Pasivos Estimados y Provisiones 14.517.950.oo
NOTA 9 – DIFERIDOS
Bajo este concepto se agrupan los ingresos recibidos por anticipado por cuotas de administración,
bodega y parqueaderos.
CONCEPTO 2015 2014
Ingresos recibidos por anticipado 2.707.180.oo 2.564.605.oo
Total Diferidos $2.707.180.oo $2.564.605.oo
NOTA 10 - OTROS PASIVOS
Corresponde al saldo de Cuotas Extraordinarias recaudadas sin ejecutar.
19
CONCEPTO 2015 2014
Cuota Extraordinaria 58.485.000.oo 13.697.737.oo
Total Otros Pasivos $58.485.000.oo $13.697.737.oo
El saldo de 2014 fue reclasificado a excedentes acumulados de acuerdo con lo autorizado por la
Asamblea General Ordinaria. Según lo aprobado por la asamblea del 2015 se facturó la cuota
extraordinaria por $58.485.000.oo de los cuales a diciembre 31 hay un saldo por recaudar de
$5.699.973.oo. En el 2015 únicamente se hicieron anticipos para el estudio de patología estructural y del
contrato con el abogado. En el 2016 se cancelarán los saldos de estos contratos.
NOTA 11 - PATRIMONIO
El patrimonio se discrimina así:
CONCEPTO 2015 2014
Fondo de imprevistos 17.833.214.oo
Resultados del ejercicio 19.670.117.49 12.540.083.20
Resultados de ejercicios anteriores 40.288.685.05 8.592.468.95
Total Patrimonio $77.752.016.54 $21.132.552.05
NOTA 12 - INGRESOS
Durante el año 2015 se facturaron ingresos operacionales por los siguientes conceptos:
Cuotas de administración de los 160 apartamentos causados mes a mes.
Intereses de mora sobre cuotas de administración facturadas mensualmente a la máxima tasa
autorizada por la Superintendencia Financiera de manera trimestral.
Sanción inasistencia a la asamblea.
Alquiler salón comunal, sillas, arrendamientos bodegas y parqueaderos.
Sanción por el uso de parqueaderos de visitantes.
Rendimientos financieros por los recursos de la cuenta de ahorros.
En esta cuenta también se llevan los descuentos por pronto pago.
NOTA 13- EGRESOS OPERACIONALES
Bajo este rubro se registran las erogaciones realizadas por la copropiedad para atender los gastos
inherentes a su funcionamiento, los cuales están debidamente soportados y verificados, y corresponden
a los siguientes ítems.
Amortización mensual de los seguros por la renovación de la póliza de áreas comunes.
Honorarios por revisoría fiscal y auditoría, asesoría técnica (6to. Control de asentamiento y
verticalidad en las torres).
Los contratos por prestación de servicios de vigilancia, administración y aseo.
Los servicios públicos y fumigación.
Cumplimiento a los contratos de mantenimiento mensual del ascensor y equipo hidroneumático,
20
NOTA 14- MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES
Se realizaron los mantenimientos de: puertas vehiculares y peatonales, lavado de tanque de agua potable,
instalaciones eléctricas, CCTV, jardines y cerca eléctrica.
CONCEPTO 2015 2014
Mantenimiento de Ascensores 21.781.414.oo 20.232.720.oo
Mantenimiento de Jardín 433.551.oo 3.206.000.oo
Mantenimiento de Cubiertas 539.110.oo 0
Sistema de Presión y Lavado Tanques 690.000.oo 1.093.280.oo
Repuestos Motobombas 4.531.000.oo 1.525.000.oo
Fumigación 155.000.oo 150.000.oo
Mantenimiento de puertas y
ventanas
2.647.800.oo 2.667.800.oo
Dotación Edificio 0 1.328.408.oo
Recarga de Extintores 320.160.oo 320.160.oo
Bombillos e Iluminación Áreas
Comunes
0 1.197.120.oo
Mantenimiento y Reparaciones
Locativas
0 1.799.290.oo
Mto. Redes hidrosanitarias y cajas
aguas
2.969.500.oo 0
Mantenimiento de Gimnasio 0 0
Mantenimiento CCTV 4.473.604.oo 3.167.052.oo
Mantenimiento de Cerca Eléctrica 320.000.oo 120.000.oo
Eq. de Computación y Comunicación 603.360.oo 125.000.oo
Total Mantenimientos y
Reparaciones 39.464.499.oo
36.931.830.oo
NOTA 15 - DIVERSOS
Se efectuaron erogaciones como papelería, elementos de aseo, taxis y buses, gastos de asamblea.
CONCEPTO 2015 2014
Elementos de Aseo y Cafetería 2.935.578.oo 1.779.487.oo
Utiles Papelería y fotocopias 2.055.020.oo 982.240.oo
Combustibles y Lubricantes 0 34.528.oo
Taxis y buses 1.029.800.oo 630.600.oo
Eventos (Niños, madres y Navidad) 2.276.840.oo 788.650.oo
Parqueaderos 0 57.200.oo
Gastos de Asamblea 1.839.930.oo 1.535.030.oo
Aguinaldo personal Vigilancia y aseo 405.000.oo 0
Gastos Varios 366.955.oo 2.470.300.oo
Total Diversos 10.909.123.oo 8.278.035.oo
21
Se realizaron eventos de tipo social como el día de los niños y celebración día de las velitas y
novena de aguinaldos en navidad.
Se efectuó la provisión correspondiente al Fondo de Imprevistos.
Los gastos bancarios corresponden al cobro de comisiones más IVA, cobro por
administración de recaudo referenciado.
Se afectó utilidades de ejercicios anteriores por un concepto de una reclamación a la
compañía de seguros desde el año 2011.
En el 2015 se aprobó una cuota extraordinaria por un total de $58.485.000, la cual se
cobró en tres cuotas de acuerdo con el coeficiente, la cual será ejecutada en el 2016.
RESULTADOS DEL EJERCICIO
El resultado neto del 2015, presenta un superávit de $19.670.117.49
CUENTAS DE ORDEN
Las Cuentas de Orden se encuentran discriminadas así:
CONCEPTO 2015 2014
Honorarios de Abogado 222.807.oo
Intereses de Mora 78.300.oo 2.809.176.oo
Activos fijos 1.653.900.oo
Sanción Inasistencia Asamblea 212.600.oo
Cuota Extraordinaria 3.290.038.oo
Intereses cuota extra 162.842.oo
Consig. Por identificar Per. Ant. 4.473.750.oo
Total Cuentas de Orden $6.368.792oo $6.534.621.oo
Firmado en el original
___________________________
LEONOR CASTELLANOS SUAREZ
TP 5969-T
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CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
DICTAMEN DE AUDITORIA 2015
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DE AUDITOR PARA CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H FECHA FEBRERO 20 DE 2016
PERIODO CIERREFISCAL DE 2015
OBJETIVO
1. AUDITORÍA A LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA EL CIERRE FISCAL 2015
2. EVALUAR EL COMPORTAMIENTO DE LOS SALDOS DEL RUBRO DE CARTERA
3. EVALUAR LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS. METODOLOGÍA
1. PRUEBAS DE FIDELIDAD A LOS SALDOS DEL BALANCE. 2. ANÁLISIS DE LA POSICIÓN FINANCIERA. 3. PRUEBAS DE CONSISTENCIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS EN CONJUNTO.
D I C T A M E N
INFORME DEL AUDITOR FISCAL
A LA ASAMBLEA ACACIA REAL II
1. He auditado el Balance General del Conjunto residencial Acacia Real II, al 31 de diciembre de 2014 y 2015 y los correspondientes Estados de Resultados, por el año terminado en ésa fecha.
2. Estos Estados e informes, que se acompañan, son responsabilidad de la administración del
conjunto ya que reflejan su gestión. Una de mis obligaciones es la de expresar una opinión sobre los mismos, con base en mi auditoria.
3. Realicé mi trabajo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia.
Estas normas requieren, entre otros procedimientos, realizar un examen con base en pruebas selectivas de la evidencia que respaldan las cifras. Una evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones contables significativas realizadas por la administración y de si las normas establecidas por el Plan de Contabilidad, se han cumplido al igual que las disposiciones legales que le son aplicables en el desarrollo del cometido, así como la presentación de los Estados Financieros en conjunto. Con base en el alcance de mis pruebas, considero que tengo una base razonable para emitir mi opinión.
4. En mi opinión, los estados financieros, mencionados en el primer párrafo, fueron fielmente
tomados de los libros oficiales, reflejan razonablemente la situación financiera del conjunto residencial Acacia Real II al 31 de diciembre del 2014 y 2015, los resultados de la actividad Financiera y Económica , por los años terminados en estas fechas, de conformidad con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia especialmente los dispuestos en el Plan general de la Contabilidad y las disposiciones especiales de la Ley 675.
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5. Durante el año la contabilidad se llevó de acuerdo a las normas legales y la técnica contable, las
operaciones registradas en los libros y los actos de la administración se ajustaron a los estatutos y a las decisiones del Consejo de Administración y se adoptaron adecuadas medidas de control interno. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas se llevaron y conservaron adecuadamente.
6. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas se llevaron y
conservaron adecuadamente. En el curso del ejercicio informé a la administración de los principales comentarios derivados de mi revisión e hice las recomendaciones que estimé necesarias.
7. De igual forma, se revisaron todos los comprobantes de egreso que cumplieran con los descuentos de Ley, los recursos correspondientes al Sistema General de Seguridad Social; y su causación de las obligaciones se hicieron dentro de su oportunidad.
8. Igualmente y en concordancia con las disposiciones legales, la copropiedad ha dado cumplimiento a los lineamientos de la Ley 603/2000 (art 1º) en lo pertinente a los productos protegidos por derechos de propiedad intelectual.
ANALISIS AL BALANCE 31 DE DICIEMBRE DE 2015
EFECTIVO
1. Para el efectivo se observa que, la caja menor corresponde a un valor fijo en el año, para cubrir gastos necesidades inmediatos de cuantías mínimas, como transporte, correos, arreglos locativos y compra de materiales de menor cuantía, entre otros.
Durante el transcurso de año 2015 se hizo seguimiento al 100% de los gastos efectuados de caja menor y en aquellos donde se observaron incremento en los gastos se hizo la recomendación en reducirlos, como por ejemplo los gastos de transporte y papelería, para lo cual deberían buscar otras alternativas tendientes a su disminución.
2. En Bancos se observa un importante incremento de $21.088.771, pues en el periodo de 2014 teníamos un saldo de $42.443.742 y para el 2015 pasamos con un valor de $63.532.513 depositados en el Banco Av. Villas $63.532.513. Los saldos de las cuentas en bancos se concilian mensualmente con los registros contables.
CONCEPTO 2015 2014 HANALISIS
HORIZONTAL
VARIACION
RELATIVA
Caja Menor 500.000 500.000 - 0,0
Bancos 63.532.513 42.443.742 21.088.771 49,7
CDT 16.556.271 - 16.556.271 100,0Total
Disponible 80.588.784 42.943.742
37.645.042 87,7
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El resultado de este movimiento es producto de la buena gestión del recaudo de cartera y el buen comportamiento del pago de las cuotas de administración por parte de los copropietarios, que ha sido una tendencia de los últimos meses del 2015.
3. En el 2015 se constituyeron CDT´s por $16.556.271, proveniente del saldo de la cuenta del banco de Bogotá. Valor equivalente al fondo de imprevistos.
En reuniones con el consejo de Administración en conjunto con la oficina de administración, se dieron los debates en el sentido de que era procedente dejar esos dineros quietos en una cuenta de ahorros o más bien abrir un CDT que generara mayor rentabilidad disminuyendo así los posibles riesgos de perdida de estos dineros, para lo cual se llegó al consenso unánime de invertir en un CDT.
DEUDORES
Esta cuenta representa los saldos que al 31 de Diciembre figuran como cuentas por cobrar a Copropietarios, registrándose cada una de las cuentas de cobro en los registros contables y como respaldados se generaron físicamente las cuentas de cobro, en los términos del Art. 48 de la ley 675 de 2001 y que constituyen título ejecutivo. Así mismo las cuentas por cobrar a terceros por diferentes conceptos como parqueaderos, arriendo de bodegas y salones comunales. Referente a las cuotas de administración, se evidencia un 29% de disminución de la cartera por este concepto, mostrando con esto una buena gestión del recaudo de cartera, que a su vez se ve reflejado en el incremento del saldo en bancos, equivalente a $21.088.771. El buen comportamiento del recaudo de cartera, también se ve reflejado en el pago oportuno a los proveedores y acreedores del Conjunto Acacia Real II.
CONCEPTO 2015 2014ANALISIS
HORIZNOTAL
VARIACION
RELATIVA
Cuotas de Administración 8.598.789 12.150.213 - 3.551.424 -29,23
Cuota extraordinaria 5.699.973 5.699.973 0,00
Cuotas de parqueadero 355.570 - 355.570 -100,00
Sanciones parqueaderos 51.300 1.939.362 - 1.888.062 -97,35
Sanciones asamblea 150.000 150.000 0,00
Anticipos y Avances 22.884.350 3.404.000 19.480.350 572,28
Alquiler de bodega - 650.600 - 650.600 -100,00
Reclamaciones 11.710.728 11.710.728 - 0,00
Cuentas por cobrar a
trabajadores - 352.931 - 352.931
-100,00
Deudores Varios 294.725 - 294.725 0,00
Total Deudores 49.389.865 30.563.404 18.826.461 61,60
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Como se puede observar en el cuadro anterior la cartera de cuotas de administración en dos apartamentos superan el millón de pesos. El apartamento 3-101 con una deuda de $1.056.870 y el apartamento 5-404 un valor de 2.006.800. Por lo que se recomienda continuar con el proceso jurídico, tendientes a evitar el crecimiento de estas deudas y por ende a la recuperación de la cartera morosa.
APTO PROPIETARIO ADMON. Cuotas Sancion Sanciones Intereses Int. Mora TOTAL
Extras Parq, Vis, de mora C. Extra
1-101 Juan Manuel Merlano 294.000 35.120 329.120
1-102 Olga Avila 256.000 5.700 261.700
1-104 Abel Augusto Vega 169.200 169.200
1-202 Doris Varon 16.000 16.000
1-203 Arnulfo Hernandez 153.500 153.500
1-204 Ricardo A, Correa 131.900 396.000 11.300 539.200
1-303 Luis Fernando Duran 279.800 363.000 10.400 653.200
1-304 Luis Fernando Duran 279.800 363.000 10.400 653.200
1-501 Doris Yaneth Rodriguez 60.300 363.000 10.400 433.700
1-604 German Torres 191.000 191.000
1-701 Jonny Enrique Patiño 498.670 363.000 8.000 10.400 880.070
1-702 Alejandro Baquero 366.000 3.900 369.900
1-804 Harbin Moreno 203.000 203.000
2-202 Juan Manuel Quiñones 363.000 10.400 373.400
2-304 Andrea Del Pino 59.670 127.000 5.400 192.070
2-503 Daniel Andres Saab 206.800 206.800
2-601 Monica Naizaque 18.300 18.300
2-604 Blanca Teresa Forero 131.800 369.000 10.500 511.300
2-702 Juan David Gomez 177.049 177.049
2-704 Jenny Patricia Mejia 20.000 20.000
3-101 Carmen Alicia Rodriguez 1.056.870 1.056.870
3-103 Ana Maria Olarte 357.000 19.300 10.100 386.400
3-203 Jose Raimundo Suarez 329.300 3.200 332.500
3-204 Luz Stella Calderon 78.000 78.000
3-302 Gloria Serrano 34.300 34.300
3-604 Ketty De La Cruz 177.000 234.000 50.000 7.055 468.055
3-701 Giny Arias 17.400 17.400
3-703 Ana Sofia Garcia 125.800 4.900 130.700
4-201 Ricardo Barragan 234.800 211.285 1.200 9.000 456.285
4-202 Jaime Sarmiento 109.300 109.300
4-501 Albero guzman 605.700 605.700
4-502 German Rodriguez 119.000 5.000 124.000
4-503 Andrea Barreto 12.500 12.500
5-202 Maria Angarita 5.400 5.400
5-302 Wilson Garces 2.200 2.200
5-402 Daniel Herrera 126.000 271.568 8.400 405.968
5-404 Liliana Quevedo 2.006.800 357.000 50.000 57.900 10.100 2.481.800
5-502 Lucio Rodriguez 10.400 10.400
5-601 Pablo Enrique Salas 354.000 117.000 1.987 472.987
5-701 Maria Elsa Tovar 72.000 72.000
5-702 Maria Del Pilar Velasquez 538.630 238.000 8.000 11.500 7.600 803.730
5-803 Juan Carlos Martinez 264.000 50.000 600 8.400 323.000
TOTAL 8.598.789 5.699.973 51.300 150.000 78.300 162.842 14.741.204
RELACION DE DEUDORES A DICIEMBRE 31 DE 2015
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Igualmente, se refleja en el cuadro de cuotas de administración que superan los cuatrocientos mil pesos, de los apartamentos 4-501 con un valor de $605.700, Apartamento 5-702 con un valor 538.630 y el apartamento 5-702 con un valor de 498.670. Por lo anterior se recomienda continuar con los procesos pre jurídicos, generando posibles acuerdos de pago, con el fin de no llegar a la instancia de cobro jurídico, pue esto acarrea mayores valores de cobro a los propietarios de estos apartamentos. En las reuniones de consejo administrativo se ha realizado el análisis del comportamiento de la cartera y en especial aquellas que presentan un grado de dificultad en su recaudo. Las sanciones de parqueaderos corresponde al cobro por el parqueo de vehículos de residentes y/o visitantes durante la noche en parqueadero de visitantes a razón de $8.000.oo para el año del 2015. Referente al rubro de anticipos y avances hay que manifestar que corresponden al valor girado como anticipo del 35% del contrato estudio de patología estructural al conjunto residencial Acacia Real II P.H. por un valor de $16.240.000. Este contrato fue aprobado en la Asamblea Extraordinaria del 2015. El valor restante será girado una vez entregue el informe definitivo. Igualmente se contrataron los honorarios de un profesional en derecho con plenos conocimientos de la Ley 675 y amplia experiencia en manejo de este tipo de procesos de demandas ante las firmas constructoras, para lo cual se giró el 25% del valor del contrato equivalente a $6.000.000.oo El valor de $11.710.728.oo, corresponde a los cheques hurtados y cobrados en el año 2012 en el banco de Bogotá, proceso que se adelanta en la Fiscalía 157. Para este rubro en especial se recomienda retirar de los Estados Financieros y llevar el valor a cuentas de orden, toda vez que afecta el promedio de la cartera, a un más cuando dentro de las probabilidades de recuperación son muy remotas.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
La propiedad planta y equipo registrado en esta cuenta corresponden a los activos adquiridos por la copropiedad para ser utilizados en forma permanente y se deprecian de acuerdo a su vida útil y por el sistema de línea recta. En el 2015 se hizo la compra de un computador por $1.400.000. Se dio aplicación a las normas internaciones de contabilidad – NIIF generando reclasificaciones como aquellos que antes se consideraban activos fijos, pero por sus características con la nueva norma son considerados no activos fijos, como son el caso de las canecas de basura, extintores entre otros que por su misma naturaleza no son duraderos más bien son de consumo.
CONCEPTO 2015 2014
ANALISIS
HORIZONTAL
VARIACION
RELATIVA
EQUIPOS DE OFICINA 4.639.725,00 6.727.425,00 (2.087.700,00
) (31,03)
EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACIONES 5.640.000,00 4.240.000,00 1.400.000,00 33,02
DEPRECIACION ACUMULADA (8.949.724,00) (9.747.864,00) 798.140,00 (8,19)
1.330.001,00 1.219.561,00 110.440,00 9,06
Se mantuvo un comportamiento muy similar frente al periodo anterior, donde la variación fue del 9%.
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DIFERIDOS
Se contabilizan como gastos diferidos los recursos sobre los cuales se espera tener beneficios económicos en otros períodos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido. La amortización de la póliza se realiza en alícuotas mensuales iguales con base en la vigencia de doce (12) meses. Este rubro lo representa la póliza de áreas comunes contratada con Chubb de Colombia por el término de un año cuyo vencimiento es en Junio 2.016.
CONCEPTO 2015 2014 ANALISIS HORIZONTAL
VARIACION RELATIVA
Seguros Pagados por anticipado
10.689.532 11.738.492 -
1.048.960 (8,94)
Sistema Cableado CCTV 1.488.804 -
1.488.804 (100,00)
Total Diferidos 10.689.532 13.227.296 - 2.537.764 (19,19)
Referente al rubro del cableado se amortizó en el 100% en el periodo de 2015.
CUENTAS POR PAGAR
El pasivo consiste en las deudas que la empresa posee, recogidas en el balance de situación, comprende las obligaciones actuales del conjunto que tienen origen en transacciones financieras pasadas. Las cuentas por pagar se clasifican de la siguiente manera:
ESTRUCTURA DE CUENTAS POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR 3.053.986,00 36.041.160,00 (32.987.174,00)
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 1.651.329,00 35.281.043,00 (33.629.714,00)
RETENCION EN LA FUENTE 160.931,00 182.262,00 (21.331,00)
ACREEDORES VARIOS 1.241.726,00 577.855,00 663.871,00 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 0,00 14.517.950,00 (14.517.950,00)
PROVISIONES DIVERSAS 0,00 14.517.950,00 (14.517.950,00)
DIFERIDOS 2.707.180,00 2.564.605,00 142.575,00
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 2.707.180,00 2.564.605,00 142.575,00
OTROS PASIVOS 58.485.000,00 13.697.737,00 44.787.263,00
DEPOSITOS RECIBIDOS/CUOTA EXTRA 58.485.000,00 13.697.737,00 44.787.263,00
TOTAL PASIVO 64.246.166,00 66.821.452,00 (2.575.286,00)
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Comportamiento a las cuentas por pagar proveedores y acreedores:
CONCEPTO 2015 2014 ANALISIS HORIZONTAL
VARIACION RELATIVA
Honorarios
1.106.059 3.292.704 - 2.186.645 -66,41
Servicios Públicos -
2.527.620 - 2.527.620 -100
Servicio de Vigilancia
-
23.656.954 - 23.656.954 -100
Servicios de mantenimiento
-
- - 0
Otros *
545.270 5.803.765 - 5.258.495 -90,60
Retención en la Fuente
160.931 182.262 - 21.331 -11,70
Honorarios Abogado cobro cartera
841.726
577.855 263.871 45,66
Depósitos
400.000 - 400.000 100
Total Cuentas por Pagar Proveedores y Acreedores
3.053.986
36.041.160
- 32.987.174 -91,53
Dentro del proceso de pagos efectuados durante el periodo de 2015 se cumplieron a cabalidad con cada una de las obligaciones contraídas por el Conjunto Residencial Acacia Real II P.H., es así que frente al periodo de 2014 había terminado con un saldo $36.041.160 bajó a un saldo de $3.053.986 para el periodo de 2015, con una reducción del 91.5%. Como se puede observar en el cuadro anterior las cuentas por pagar se giraron en un 91%, como resultado de la recuperación de cartera. PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES: Es el resultado del ejercicio de años anteriores del fondo de imprevistos Ley 675/2001 que por recomendación de la auditoria fue trasladado a la cuenta de patrimonio, con el fin no afectar las cuentas por pagar, toda vez tal como lo menciona la cuenta es un fondo de imprevistos y no un pasivo como venía registrándose.
CONCEPTO 2015 2014
Fondo de Imprevistos Ley 675/2001 0 14.517.950.oo
Total Pasivos Estimados y Provisiones 0 14.517.950.oo
DIFERIDOS
Como diferidos se registran los ingresos recibidos por anticipado por cuotas de administración, bodegas y parqueaderos. Los cuales son abonados en los periodos siguientes, disminuyendo la cartera del mes correspondiente.
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CONCEPTO 2015 2014
Ingresos recibidos por anticipado 2.707.180.oo 2.564.605.oo
Total Diferidos $2.707.180.oo $2.564.605.oo
OTROS PASIVOS
Corresponde al saldo de Cuotas Extraordinarias recaudadas sin ejecutar.
CONCEPTO 2015 2014
Cuota Extraordinaria 58.485.000.oo 13.697.737.oo
Total Otros Pasivos $58.485.000.oo $13.697.737.oo
Mediante Asamblea General Extraordinaria del 2015, se aprobó una cuota extraordinaria para realizar el estudio estructural y patológico y para los honorarios del abogado, con el fin de iniciar la correspondiente demanda. Durante el periodo de 2015 se generó la facturación a la cuota extraordinaria por el valor de $58.485.000.oo de los cuales a diciembre 31 de 2015 quedó pendiente por recaudar el valor de $5.699.973.oo.
La ejecución de las obras para las cuales se aprobó esta cuota se realizará en el 2016. En el 2015 únicamente se hicieron anticipos para estudio de patología estructural y del contrato con el abogado.
Por lo anterior se recomienda continuar con la gestión de cobro a esta cuota extraordinaria, con la cual se debe pagar los respectivos honorarios de los profesionales contratados.
PATRIMONIO
Esta expresión es empleada en contabilidad para referirse a la suma de las aportaciones de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa; es el capital social más las utilidades o menos las pérdidas.
El patrimonio es el objeto de estudio de la contabilidad, éste constituido por diferentes tipos de elementos denominados elementos patrimoniales, bienes, derechos y obligaciones, que se agrupan en dos conjuntos de elementos patrimoniales o grandes masas patrimoniales: Activo y Pasivo.
Precisado algunos apartes del concepto de patrimonio, entremos en materia que nos ocupa.
El patrimonio se discrimina así:
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CONCEPTO 2.015 2.014 ANALISAS
HORIZONTAL
VARIACION RELATIVA
Fondo de imprevistos 17.833.214 -
17.833.214 100
Resultados del ejercicio 19.670.117 12.540.083
7.130.034 57
Resultados de ejercicios anteriores
40.288.685 8.592.468
31.696.217 369
Total Patrimonio 77.792.016 21.132.551 268
En el fondo de imprevistos se registran, de acuerdo a lo estipulado en la Ley, que tal como lo indica su nombre, son exclusivamente para imprevistos que no se hayan presupuestado, este valor está representado CDT´s del Banco Bogotá. Durante el periodo de 2015 se hicieron las reuniones mensuales del Consejo de Administración y las reuniones del Comité Financiero, donde se debatieron cada uno de los gastos que generaba el Conjunto, dando recomendaciones que fueron acatadas dentro su oportunidad por parte de la administración. Como resultado de ello se generaron unos excedentes por el valor de $19.670.117,49.
INGRESOS
En este rubro se registran las cuotas de administración de los 160 apartamentos causados mes a mes. Donde se verifico que la causación se hiciera al 100% cada mes, la facturación mensual corresponde al valor de $29.417.000, para un acumulado de $353.004.000. Dicha facturación fue registrada en el sistema contable, generando así el ingreso de las cuotas de administración, frente a la cuenta de cartera.
Igualmente se causaron los intereses de mora a de la cartera morosa y que a su vez se generaron acuerdos de pagos con el propietario del bien inmueble, la causación de estos intereses de mora se tomó a la máxima tasa autorizada por la Superintendencia Financiera de manera trimestral.
En cuanto a las sanciones por inasistencia a la asamblea, se causaron dentro el mes correspondiente y a su vez se gestionó el recaudo del mismo. Referente alquiler salón comunal, sillas, arrendamientos bodegas y parqueaderos, se revisó que estos se facturaran en su totalidad y a su vez que se efectuara el recaudo del mismo, tal como ocurrió efectivamente. Dentro el reglamento interno del Conjunto Acacia Real II se establece el cobro de parqueaderos de visitantes, estos parqueaderos son relacionados en una planilla de control, adicionalmente se elaboran un documento de constancia del parqueo que es firmado por el propietario del apartamento. Con estos documentos se procede a efectuar la respectiva facturación e ingresada al sistema contable. También se causan los rendimientos financieros por los recursos depositados en la cuenta de ahorros.
Es de anotar que en la cuenta de ingresos se registran los descuentos los descuentos por pronto pago, los cuales sumaron en el año $26.525.600, afectando así los ingresos operacionales. Así mismo también se registran los descuentos de los miembros del consejo, cifra que ascendió a $6.340.492, que también afectan los ingresos operacionales.
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EGRESOS EJECUCION PRESUPUESTAL
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II PH
EJECUCION PRESUPUESTAL 2015
Detalle PRES.
MENSUAL PRESUPUESTO
EJECUTADO Diferencia %
APROB.
2015 ANUAL 2015 2.015 Ejecutado
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
Cuotas de Administración 29.416.658 352.999.896 353.004.000 4.104 100,00
Alquiler sillas 0 571.000 571.000 0,00
Sanción parqueadero visitantes 0 4.922.900 4.922.900 0,00
Sanciones y multas 0 3.112.600 3.112.600 0,00
Intereses de mora 0 5.780.822 5.780.822 0,00
Parqueadero carros 320.000 3.840.000 3.512.000 -328.000 91,46
Parqueadero motos 306.000 3.672.000 3.904.000 232.000 106,32
Salón comunal 162.130 1.945.560 570.000 -1.375.560 29,30
Reciclaje 0 100.000 100.000 0,00
Bodegas 226.633 2.719.596 3.663.500 943.904 134,71
Descuento por pronto pago -2.226.480 -26.717.760 -26.525.600 192.160 99,28
Descuento consejero -584.086 -7.009.032 -6.340.092 668.940 90,46
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros Intereses 6.321 75.852 65.375 -10.477 86,19
Ajuste al peso 0 0 16.916 16.916 0,00
TOTAL INGRESOS 27.627.176 331.526.112 346.357.421 14.831.309 104,47
GASTOS
HONORARIOS
Revisoría fiscal 443.898 5.326.776 5.326.776 0 100,00
Asesoría jurídica 200.000 2.400.000 0 2.400.000 0,00
Seguros 2.000.000 24.000.000 22.534.589 1.465.411 93,89
Vigilancia 12.395.511 148.746.132 147.527.682 1.218.450 99,18
Aseo 2.562.699 30.752.388 30.752.388 0 100,00
Asistencia técnica 0 0 450.000 -450.000 0,00
Acueducto y alcantarillado 107.283 1.287.396 895.845 391.551 69,59
Energía Eléctrica 1.636.743 19.640.916 13.942.505 5.698.411 70,99
Teléfono 95.058 1.140.696 1.624.111 -483.415 142,38
Correo 6.083 72.996 0 72.996 0,00
Gas 6.748 80.976 106.410 -25.434 131,41
Administración 3.060.859 36.730.308 36.730.296 12 100,00
33
Implementación NIIF 166.667 2.000.004 2.000.000 4 100,00
Gastos legales 11.429 137.148 34.100 103.048 24,86
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Sistemas de presión y lavado de tanques 178.333 2.139.996 690.000 1.449.996 32,24
Rpto. Motobombas 125.000 1.500.000 4.531.000 -3.031.000 302,07
Cubiertas 833.333 9.999.996 539.110 9.460.886 5,39
Redes hidráulicas y cajas agua 250.000 3.000.000 2.969.500 30.500 98,98
Equipo de incendio 25.000 300.000 0 300.000 0,00
Fumigación 12.500 150.000 155.000 -5.000 103,33
Puertas y ventanas 125.000 1.500.000 2.647.800 -1.147.800 176,52
Jardines 83.333 999.996 433.551 566.445 43,36
Cepos y candados 10.000 120.000 0 120.000 0,00
Ascensores 1.945.861 23.350.332 21.781.414 1.568.918 93,28
Recarga extintores 27.907 334.884 320.160 14.724 95,60
Reparaciones locativas 166.667 2.000.004 3.166.332 -1.166.328 158,32
CCTV 83.333 999.996 4.473.604 -3.473.608 447,36
Gimnasio 83.333 999.996 0 999.996 0,00
Cerca eléctrica 16.667 200.004 320.000 -119.996 160,00
Equipo de computación y comunicación 30.000 360.000 603.360 -243.360 167,60
OTROS GASTOS
Instalaciones eléctricas 181.475 2.177.700 2.803.500 -625.800 128,74
Depreciaciones 125.662 1.507.944 69.999 1.437.945 4,64
Elementos de aseo y cafetería 155.550 1.866.600 2.935.578 -1.068.978 157,27
Papelería y fotocopias 87.166 1.045.992 2.055.020 -1.009.028 196,47
Taxis y buses 47.468 569.616 1.029.800 -460.184 180,79
Eventos de integración 73.333 879.996 2.276.840 -1.396.844 258,73
Gastos asamblea 130.750 1.569.000 1.839.930 -270.930 117,27
Aguinaldo vigilantes y aseo 41.667 500.004 405.000 95.004 81,00
Gastos varios menores 0 366.955 -366.955 0,00
Provisiones-Reserva fondo de imprevistos 276.272 3.315.264 3.315.264 0 100,00
Gastos bancarios 129.625 1.555.500 3.795.636 -2.240.136 244,01
Costos y gastos ejercicios anteriores 0 1.209.700 -1.209.700 0,00
Impuestos asumidos 0 28.549 -28.549 0,00
TOTAL GASTOS 27.938.213 335.258.556 326.687.304 8.571.252 97,44
SUPERAVIT (DEFICIT PRESUPUESTAL -311.037 -3.732.444 19.670.117
34
El Conjunto Residencial Acacia Real II P.H., para su buen funcionamiento requiere de unas erogaciones, que fueron aprobadas en la asamblea general ordinaria del 2015. Se presentó el presupuesto con cada uno de los rubros a ejecutar y por unanimidad de la asamblea se aprobó.
Como se puede observar en el cuadro anterior existen algunos rubros presupuestales sobre-ejecutados, para lo cual a continuación se hace el respectivo análisis:
En sesiones realizadas con el Consejo y la Administración se analizaban cada uno de los rubros presupuestales y en aquellos que se observaba tendencias mayores a la presupuestada se hizo la recomendación en que buscaran mecanismos tendientes a disminuir, como es el caso del consumo del teléfono. Se solicitó cotizar una línea nueva en virtud que en la actualidad existen promociones en los diferentes operadores, situación que puede ser beneficioso al conjunto. Para el rubro del gas, se recomendó verificar el consumo, que este es utilizado en la cocina de los salones comunales. Que una vez verificado este proceso se debe ajustar el presupuesto para la vigencia de 2016, permitiendo de esta manera tener un presupuesto ajustado a la realidad.
En cuanto al mantenimiento CCTV, este rubro se sobre ejecuto por la compra de nuevas cámaras de vigilancia, que fueron aprobadas en su momento por el consejo, este proceso se hizo con el fin de dar mayor seguridad al conjunto y que hace parte de la estrategia del consejo de cubrir todas las partes físicas del conjunto y que a su vez la empresa de vigilancia hará el seguimiento de estas. Por lo expuesto en este párrafo se tendrá en cuenta para la elaboración del proyecto del presupuesto 2016, manteniendo la armonía presupuestal para la ejecución del gasto de la vigencia 2016. Como proceso de mejora en la seguridad del conjunto, hubo la necesidad de dar mantenimiento a la cerca eléctrica, esto también incluyo la compra de elementos.
Equipo de computación, se presenta una sobre ejecución a lo presupuestado, obedeciendo al mantenimiento de los mismos y la compra de un equipo de cómputo, con destino a la contabilidad, pues el software contable requiere de una mayor capacidad tecnológica. Útiles, papelería y transporte, se evidencia un alto valor ejecutado frente al valor aprobado por la asamblea, por lo que se recomiendo disminuir estos gastos. Buscar estrategias que permitan la disminución de estos gastos, como por ejemplo tratar de disminuir las impresiones utilizando los sistemas tecnológicos y cuanto al transporte, maximizando el uso de taxis u otros sistemas de transporte. Esta situación fue atendida dentro de su oportunidad. Sin embargo es preciso aclarar que estos gastos se vieron afectados por el contrato de prestación de servicios para los estudios estructurales y patológicos del Conjunto Acacia Real II, pues para esto se necesitaron copias de planos y demás documentos que soportan este proceso. Es así que para el proyecto presupuestal se tuvieron estas connotaciones.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES
Pago impuestos Durante el proceso de auditoría del periodo de 2015, se revisaron que las retenciones se aplicaran de acuerdo al tipo de gasto y a su vez que estas retenciones se presentaran dentro los términos establecidos por la DIAN.
35
Libros Oficiales Los libros oficiales al corte de la auditoria fueron verificados y se encuentran impresos a corte de diciembre 31 de 2015. Libro mayor y balance; impreso a 31 de diciembre de 2015. Libro Diario; impreso a 31 de diciembre de 2015
GILBERTO A RODRIGUEZ
AUDITOR
36
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II P.H.
PROYECTO DE
PRESUPUESTO 2016
37
PRES. MENSUAL PRESUPUESTO EJECUTADO %
APROB. 2015 ANUAL 2015 2.015 Ejecutado MENSUAL ANUAL
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
Cuotas de Administración 29.416.658 352.999.896 353.004.000 4.104 100,00 31.490.000 377.880.000
Alquiler sillas 0 36.000 36.000 0,00 - -
Uso parqueadero visitantes 0 4.922.900 4.922.900 0,00 410.000 4.920.000
Sanciones y multas 0 3.112.600 3.112.600 0,00 - -
Intereses de mora 0 5.780.822 5.780.822 0,00 -
Parqueadero carros 320.000 3.840.000 3.512.000 -328.000 91,46 293.000 3.516.000
Parqueadero motos 306.000 3.672.000 3.904.000 232.000 106,32 325.000 3.900.000
Salon comunal 162.130 1.945.560 1.105.000 -840.560 56,80 92.000 1.104.000
Reciclaje 0 100.000 100.000 0,00 - -
Bodegas 226.633 2.719.596 3.663.500 943.904 134,71 305.000 3.660.000
Descuento por pronto pago -2.226.480 -26.717.760 -26.525.600 192.160 99,28 3.149.000- 37.788.000-
Descuento consejero -584.086 -7.009.032 -6.340.092 668.940 90,46 787.000- 9.444.000-
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros Intereses 6.321 75.852 65.375 -10.477 86,19 88.000 1.056.000
Ajuste al peso 0 0 16.916 16.916 0,00 -
TOTAL INGRESOS 27.627.176 331.526.112 346.357.421 14.831.309 104,47 29.067.000 348.804.000
GASTOS
HONORARIOS
Auditoria 443.898 5.326.776 5.326.776 0 100,00 475.000 5.700.000
Asesoria juridica 200.000 2.400.000 0 2.400.000 0,00 200.000 2.400.000
Seguros 2.000.000 24.000.000 22.534.589 1.465.411 93,89 2.010.000 24.120.000
Vigilancia 12.395.511 148.746.132 147.527.682 1.218.450 99,18 13.013.000 156.156.000
Aseo 2.562.699 30.752.388 30.752.388 0 100,00 2.742.000 32.904.000
Asistencia técnica 0 0 450.000 -450.000 0,00 - -
Acueducto y alcantarillado 107.283 1.287.396 895.845 391.551 69,59 83.000 996.000
Energía Eléctrica 1.636.743 19.640.916 13.942.505 5.698.411 70,99 1.280.000 15.360.000
Teléfono 95.058 1.140.696 1.624.111 -483.415 142,38 100.000 1.200.000
Correo 6.083 72.996 0 72.996 0,00 5.000 60.000
Gas 6.748 80.976 106.410 -25.434 131,41 10.000 120.000
Administración 3.060.859 36.730.308 36.730.296 12 100,00 3.275.000 39.300.000
Implementación NIIF 166.667 2.000.004 2.000.000 4 100,00 - -
Gastos legales 11.429 137.148 34.100 103.048 24,86 15.000 180.000
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Sistemas de presión y lavado de tanques 178.333 2.139.996 690.000 1.449.996 32,24 152.000 1.824.000
Rpto. Motobombas 125.000 1.500.000 4.531.000 -3.031.000 302,07 200.000 2.400.000
Cubiertas 833.333 9.999.996 539.110 9.460.886 5,39 500.000 6.000.000
Redes hidraulicas y cajas agua 250.000 3.000.000 2.969.500 30.500 98,98 400.000 4.800.000
Equipo de incendio 25.000 300.000 0 300.000 0,00 125.000 1.500.000
Fumigación 12.500 150.000 155.000 -5.000 103,33 12.000 144.000
Puertas y ventanas 125.000 1.500.000 2.647.800 -1.147.800 176,52 125.000 1.500.000
Jardines 83.333 999.996 433.551 566.445 43,36 40.000 480.000
PROYECTO PPTO 2016DiferenciaDetalle
CONJUNTO RESIDENCIAL ACACIA REAL II PH
PRESUPUESTO EJECUTADO 2015 - PROYECTADO 2016
38
Cepos y candados 10.000 120.000 0 120.000 0,00 10.000 120.000
Ascensores 1.945.861 23.350.332 21.781.414 1.568.918 93,28 2.166.000 25.992.000
Recarga extintores 27.907 334.884 320.160 14.724 95,60 29.000 348.000
Reparaciones locativas 166.667 2.000.004 3.166.332 -1.166.328 158,32 239.000 2.868.000
CCTV 83.333 999.996 4.473.604 -3.473.608 447,36 89.000 1.068.000
Gimnasio 83.333 999.996 0 999.996 0,00 50.000 600.000
Cerca electrica 16.667 200.004 320.000 -119.996 160,00 18.000 216.000
Equipo de computación y comunicación 30.000 360.000 603.360 -243.360 167,60 32.000 384.000
OTROS GASTOS
Instalaciones eléctricas 181.475 2.177.700 2.803.500 -625.800 128,74 250.000 3.000.000
Elementos de aseo y cafeteria 155.550 1.866.600 2.935.578 -1.068.978 157,27 262.000 3.144.000
Papeleria - fotocopias - implementos oficina 87.166 1.045.992 2.055.020 -1.009.028 196,47 93.000 1.116.000
Taxis y buses 47.468 569.616 1.029.800 -460.184 180,79 51.000 612.000
Eventos de integración 73.333 879.996 2.276.840 -1.396.844 258,73 203.000 2.436.000
Gastos asamblea 130.750 1.569.000 1.839.930 -270.930 117,27 140.000 1.680.000
Aguinaldo vigilantes y aseo 41.667 500.004 405.000 95.004 81,00 45.000 540.000
Provisiones-Reserva fondo de imprevistos 276.272 3.315.264 3.315.264 0 100,00 290.000 3.480.000
Gastos bancario 129.625 1.555.500 3.795.636 -2.240.136 244,01 338.000 4.056.000
Costos y gastos ejercicios anteriores 0 1.209.700 -1.209.700 0,00 - -
Impuestos asumidos 0 28.549 -28.549 0,00 - -
TOTAL GASTOS 27.938.213 335.258.556 326.687.304 8.571.252 97,44 29.067.000 348.804.000
SUPERAVIT (DEFICIT PRESUPUESTAL -311.037 -3.732.444 19.670.117 - -