informe de gestión de la embajada y consulado de costa
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Informe de gestión de la
Embajada y Consulado de
Costa Rica en la República
Federal Alemana
2012-2014
San José, diciembre 2015
INFORME DE LA GESTIÓN DE LA EMBAJADA Y CONSULADO DE EN LA REPÚBLICA FEDERAL DE ALEMANIA 2012-2014
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TABLA DE CONTENIDO
INFORME EJECUTIVO ........................................................................ 3
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................. 5
1.1 Origen ................................................................................................... 5 1.2 Objetivos ............................................................................................... 5 1.3 Alcance .................................................................................................. 6 1.4 Metodología ........................................................................................... 6
2. RESULTADOS ................................................................................. 7
2.1 Aspectos generales................................................................................. 7 2.1.1 Ubicación ........................................................................................ 7 2.1.2 Funcionarios ................................................................................... 8 2.1.3 Clima Organizacional ...................................................................... 8 2.1.4 Satisfacción del usuario .................................................................. 9 2.1.5 Información al público .................................................................. 10 2.1.6 Aspectos del Consulado................................................................. 11
2.2 Análisis de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior ............ 13 2.2.1 Presentación por parte de la Embajada ......................................... 13 2.2.2 Revisión por parte de la Dirección Financiera ................................ 14 2.2.3 Suficiencia de recursos ................................................................. 19 2.2.4 Costo del arrendamiento de la Misión Diplomática ........................ 22 2.2.5 Solicitud de devolución del Impuesto al Valor Agregado (IVA). ....... 24
2.3 Estado del inventario de activos ........................................................... 26 2.3.1 Solicitud de baja de activos en el 2012 .......................................... 26 2.3.2 Solicitud de actualización del inventario diciembre 2013 .............. 28 2.3.3 Activos en mal estado .................................................................... 30
3. CONCLUSIONES ........................................................................... 32
4. RECOMENDACIONES .................................................................... 33
5 ANEXOS ......................................................................................... 35
Anexo 1: gastos de oficina en el exterior como porcentaje del Presupuesto del Ministerio .................................................................................................. 35 Anexo 2: análisis de ingresos y gastos de oficina 2012-2015 (dólares) ....... 36 Anexo 3: variación mensual del tipo de cambio del dólar respecto al euro 2012-2015 .......................................................................................................... 37 Anexo 4: inflación República Federal Alemana 2005-2014 ......................... 37 Anexo 5: análisis costo del arrendamiento/ingresos 2012-2015 ................ 38 Anexo 6: solicitud baja de activos 2012 ..................................................... 39 Anexo 7: solicitud actualización del inventario 2013 .................................. 41
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INFORME EJECUTIVO
El estudio corresponde a una de las actividades programadas en el Plan
Anual de Trabajo de la Auditoría General 2015, el cual tiene como objetivo
“Verificar si los procedimientos y controles en el Ministerio facilitan la
gestión de la Representación Diplomática y/o Consular”.
El estudio comprende el período del 1 de abril de 2012 al 30 de marzo de
2014, ampliándose en los casos en que se estimó conveniente.
Del análisis efectuado se determinó que la ubicación de la Embajada es de
fácil acceso, los usuarios se sienten muy satisfechos con los servicios
recibidos y una buena impresión de la Embajada y el Consulado.
Los funcionarios diplomáticos no reportan estadías de más en Costa Rica
en sus períodos de vacaciones, llamadas en consulta u otros asuntos.
Se obtuvo resultados satisfactorios de los arqueos de documentos
migratorios, respecto a la función consular se observó que las actuaciones
de forma general han disminuido, pasando de 444 en el 2012 a 395 en el
2014.
Respecto a las liquidaciones de gastos, la Dirección Financiera demora
mucho tiempo en hacer las revisiones de las liquidaciones de gastos de
oficina en el exterior.
El gasto por alquiler del inmueble es cuantioso, para el I trimestre del
2015 en promedio mensual fue de poco más $4 mil dólares, que
representa alrededor de un 34% monto de dinero para gastos de oficina.
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La muestra de inventario realizada en la visita a la Sede arrojó resultados
satisfactorios, se verificó la existencia del 46% de los activos registrados en
el SIBINET, no obstante hay solicitudes de baja y alta de activos que no
han sido atendidas satisfactoriamente por la Proveeduría Institucional.
Además hay activos en mal estado, que son necesario su sustitución ya
que agotaron su vida útil hace mucho tiempo.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El estudio corresponde a una de las actividades programadas en el Planes
Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2015, con fundamento en lo
establecido en la Ley General de Control Interno, artículo 22 inciso a)
“Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con
los fondos públicos sujetos a su competencia institucional” y de conformidad
con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector
Público.
La Auditoría General ha considerado conveniente efectuar evaluaciones en
el Servicio Exterior al representar este programa el porcentaje más alto del
presupuesto del Ministerio del 2014, cerca del 57.55%.
1.2 Objetivos
Objetivo general
Verificar si los procedimientos y controles en el Ministerio facilitan la
gestión de la Representación Diplomática y/o Consular.
Objetivos Específicos
Comprobar los antecedentes de la Representación objeto de estudio
para efectuar un diagnóstico preliminar.
Comprobar la eficiencia de los procedimientos y el control interno de
la Representación sujeta a estudio.
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Determinar si los recursos asignados a la Representación son
suficientes.
1.3 Alcance
Periodo evaluado. El estudio comprende el período del 1 de abril de 2012
al 30 de marzo de 2014, ampliándose en los casos en que se estimó
conveniente.
1.4 Metodología
Ordenamiento aplicable. Las actividades consideradas en este estudio, se
evaluaron con el amparo de las siguientes normativas: la Ley General de
Control Interno No. 8292, Normas de Control Interno para el Sector
Público, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, las
directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores
y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el
propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos.
Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se efectuaron los
siguientes procedimientos:
Visita a la sede Diplomática y su Consulado General en la
Republica Federal Alemana del 22 al 26 de setiembre de 2014.
Entrevistas al personal diplomático y contratado localmente.
Evaluación del clima organizacional.
Evaluación de la satisfacción del usuario.
Inspección ocular de la infraestructura.
Evaluación de la seguridad y el entorno.
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Uso de los símbolos nacionales.
Evaluación de la información brindada al público.
Verificación de los bienes patrimoniales.
Revisión de los contratos de arrendamiento y otras obligaciones.
Revisión de los gastos de oficina, las cuentas bancarias, liquidación
y suficiencia de los recursos.
Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios.
Revisión del protocolo del Cónsul.
Revisión de los informes consulares.
Revisión de vacaciones y entradas y salida del Costa Rica de los
funcionarios diplomáticos.
Evaluación de la custodia y la seguridad de los archivos físicos y
digitales.
Evaluación del personal contratado localmente.
Evaluación de la suficiencia de los recursos informáticos.
Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio
Exterior y otras dependencias del Ministerio.
2. RESULTADOS
2.1 Aspectos generales
2.1.1 Ubicación
La Embajada de Costa Rica en la República Federal de Alemania, alquila
un local de 200.40 m2, en Dessauerstrasse 28-29, D-10963 Berlín,
ubicado en el tercer piso, la estación de trenes más cercana queda a 350
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metros, se llega por la línea la S2 de S-Bahn, por lo que es muy accesible
para llegar en transporte público.
2.1.2 Funcionarios
En el Cuadro 1, detalla los funcionarios diplomáticos que se encontraban
nombrados en la Embajada y Consulado de Costa Rica en la República
Federal Alemana al mes de setiembre del 2014.
Cuadro 1: funcionarios nombrados en la Embajada y Consulado de Costa Rica en la República Federal Alemana a setiembre 2014
Funcionario Nombrado
desde Puesto
José Joaquín Chaverri Sievert. 01-12-10 Embajador/Jefe de Misión.
Carlos Manuel Lizano Arce. 21-11-12 Consejero/Ministro Consejero y Cónsul General.
Allan Mauricio Solís Fonseca. 01-01-13 II Secretario/Ministro Consejero con funciones consulares.
Marcelo Roldán Sauma. 01-09-13 I Secretario/Ministro Consejero con funciones consulares.
Fuente: elaboración propia con datos proporcionaos en el Oficio DGSE-0886-2014.
Cabe indicar que los funcionarios nombrados en la sede diplomática, no
reportan estadías de más en Costa Rica en sus periodos de vacaciones,
llamadas en consulta u otros asuntos.
Además, como parte del personal contratado localmente se cuenta con
una asistente administrativa, la cual tiene dominio del idioma español,
inglés y con lengua materna el alemán, una encargada de limpieza y un
chofer que brinda servicio por horas.
2.1.3 Clima Organizacional
En cuanto al clima organizacional se aplicó un cuestionario a los
funcionarios, los cuales en general señalan que están muy satisfechos o
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satisfechos con su trayectoria y resultados de la Embajada. Destacaron la
preferencia por trabajar en la Misión Diplomática, se sienten orgullosos
de pertenecer a ella y tienen claro los objetivos y sus propósitos.
También señalan que han tenido un proceso de inducción adecuado, lo
que hace que también se sientan integrados y sean conscientes del aporte
de su trabajo.
En cuanto a las cargas de trabajo los funcionarios exteriorizan en general
que es adecuada o muy adecuada, que se llevan bien con sus
compañeros de trabajo, que reciben un trato amable de su superior y
todos tienen una buena comunicación. Además, consideran que tienen la
suficiente capacidad de iniciativa en su trabajo, así como la autonomía
para el desempeño de sus funciones.
En relación con las instalaciones físicas, los funcionarios consideran
adecuado el grado de la luz, ruido, temperatura, limpieza. Luego con el
equipo de cómputo utilizado, solo un funcionario manifestó que la
velocidad del internet no es adecuada.
Señalan la necesidad de un funcionario contratado localmente con
funciones secretariales como apoyo a la labor diplomática y consular para
dedicarse a labores más sustantivas y así mejorar la calidad del ambiente
interno. Además la necesidad de disponer de una página web más
dinámica para brindar información consular.
2.1.4 Satisfacción del usuario
En la visita realizada a la Embajada se aplicó una encuesta a ocho
usuarios para evaluar el servicio al cliente con los siguientes resultados:
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Los usuarios encuestados en su mayoría llegaron a realizar trámites de
pasaportes, en general todos tienen una buena apreciación del consulado
y seis de ellos comentan que están enterados de los eventos por realizar
tanto en el Consulado como en la Embajada.
En relación con la calidad del servicio, la atención, la comodidad,
oportunidad y calidad, todos coinciden de bueno a muy bueno, sin
embargo hacen la observación sobre la necesidad de mejorar los sistemas
informáticos con el propósito de agilizar los trámites.
Cabe destacar la opinión de los usuarios al considerar el Consulado como
su segunda casa, “una pequeña patria” o bien “un lugar de unión de
todos los costarricenses”.
2.1.5 Información al público
Se mantienen dos medios de comunicación con el público, uno es la
página de la Embajada de Costa Rica en la República Federal Alemana en
el sitio web http://www.botschaft-costarica.de, en donde da conocer
ampliamente cuáles son los servicios que se brindan, señalando los
requisitos, el trámite, aranceles y fundamento jurídico, de ahí que se
considera adecuada la información al público.
Por otra parte está la página en Facebook, la cual tiene una serie de
publicaciones que informan los principales eventos tales como: el voto en
el extranjero, feria de turismos, frutas y verduras, celebración de 15 de
setiembre entre otras actividades.
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2.1.6 Aspectos del Consulado
Al momento de la visita se realizó un arqueo de documentos migratorios en
custodia del Cónsul General, correspondiente a pasaporte en custodia y
salvoconductos en libreta obteniendo resultados satisfactorios.
También se hizo un análisis de los datos contenidos en los informes
consulares del 2012 al 2014, con la información proporcionada por la
Dirección General de Servicio Exterior, adicionalmente se le solicitó al
señor cónsul los datos de los últimos 4 meses del año 2014 para analizar
los años completos.
En términos generales las actuaciones han disminuido del 2012 al año
2014 pasando de 444 a 395, lo que significa un disminución de 11% tal
como se muestra en el Cuadro 2.
No obstante, las actuaciones migratorias referentes a la expedición de
pasaportes, revalidaciones de pasaporte, expedición de salvoconductos,
expedición de diferentes visas y permisos de menores, van en aumento
pasando de 254 en el 2012 a 294 actuaciones en el 2013 y 2014, lo que
significa un aumento del 16% respecto al 2012.
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Cuadro 2: análisis de variaciones de los informes consulares 2012 al 2014
Cant % Cant % Cant % Cant % Cant % Cant %
Migratorias 254 57% 294 76% 294 74% 40 16% - 0% 40 16%
Administrativas 102 23% 50 13% 8 2% (52) -51% (42) -84% (94) -92%
Registro Civil 40 9% 12 3% 23 6% (28) -70% 11 92% (17) -43%
Notariales 40 9% 29 7% 68 17% (11) -28% 39 134% 28 70%
Judiciales 8 2% 4 1% 2 1% (4) -50% (2) -50% (6) -75%
Total 444 100% 389 100% 395 100% -55 -12% 6 2% -49 -11%
Fuente: Memorando 0886-2014 del 4-09-14 (PT-2) y Correo del Cónsul del 16-2-15.
Variación
2012-2014
Variación
2013-2014CLASE DE ACTUACIÓN 2012 2013
Variación
2012-20132014
En relación con las cargas de trabajo cabe señalar que el señor Cónsul no
dispone de un asistente o una secretaria que le permita agilizar los
servicios consulares, ocasionalmente recibe el apoyo de sus compañeros
quienes tienen asignadas funciones consulares.
Según manifestaciones del señor Cónsul, el idioma alemán es fundamental
para la atención de muchas de las consultas realizadas por los ciudadanos
alemanes, lo que conlleva a ser atendidas por el Cónsul dado el dominio
del idioma, pues bien “no todo el tiempo se pueden atender en idioma
inglés”, en ocasiones se requiere de la colaboración de la asistente del
Embajador.
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2.2 Análisis de las liquidaciones de gastos de oficina en el
exterior
2.2.1 Presentación por parte de la Embajada
La Embajada en la República Federal de Alemania para el período del II
trimestre 2012 al I trimestre 2014, ha presentado en tiempo las
liquidaciones de gastos en el exterior, a excepción de la liquidación IV
trimestre 2012 que fue emitido hasta el 25-02-13 y recibido por parte de
la Dirección Financiera hasta 04 de marzo de 2013.
El Reglamento del Estatuto del Servicio Exterior establece que es
obligación de los Jefes de Misión:
Artículo 9º—(…) tendrán las siguientes obligaciones:
Enviar, ordinariamente cada tres meses y extraordinariamente cuando lo indique el
Departamento Financiero de este Ministerio, una prestación de cuentas sobre la
utilización de las partidas asignadas a su misión para gastos de cancillería.
En cuanto a los plazos de presentación, en el Instructivo Sobre el Uso de
Gastos de Oficina1 se establece que;
Las liquidaciones de gastos de Cancillería y Consulares se deberá efectuar
trimestralmente y ser remitidos a la Oficialía Presupuestal del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto, en los primeros quince días posteriores al vencimiento del trimestre,
a saber: el 15 de abril, el 15 de julio, el 15 de octubre, 15 de enero.
1 Instructivo Sobre el Uso de Gastos de Oficina, Dirección Financiera, publicado el
22/07/2011 en
http://www.rree.go.cr/intranet/index.php?sec=archivo_doc_digitales&cat=documentos+i
nternos+del+ministerio&departamento=-
1&fecha_inicio=&fecha_final=&keyword=gastos&Buscar=Buscar
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No obstante, la presentación tardía de la liquidación de gastos en mención
se vio afectada por la rotación de personal, situación que fue subsanada
posteriormente.
Es importante recordar que las demoras en la presentación de
liquidaciones, no permiten una supervisión oportuna de los recursos
asignados a la Embajada, por lo que los ajustes y observaciones se
realizan mucho tiempo después de ejecutado el gasto.
2.2.2 Revisión por parte de la Dirección Financiera
La revisión de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior no se
realiza oportunamente, el promedio de meses en que demora la Dirección
Financiera en analizar y emitir el informe va en aumento. En el 2012 los
informes de revisión los emitieron en promedio dos meses después de
presentada la liquidación, sin embargo en el 2013 las revisiones se
hicieron cada dos trimestres, en el caso del I y II trimestre el informe de la
Dirección Financiera se emitió a los ocho días de recibido la liquidación del
II trimestre, luego en el III y IV trimestre el informe se emitió casi cinco
meses después del presentada la liquidación del IV trimestre. Situación
que vuelve a reiterarse en el 2014, en la liquidación del I trimestre de
2014, no se encontró el informe de revisión en el expediente y no se
consultó la liquidación del II trimestre para determinar la fecha de
revisión.
Además, los procedimientos de presentación, revisión y control de las
liquidaciones de gastos de oficina en el exterior se llevan de manera
manual en una hoja de Excel, no están automatizados, la documentación
original debe ser enviada a Costa Rica y aunado al hecho de que son más
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de 50 representaciones las que deben presentar informes, es evidente que
las revisiones no van a ser oportunas en todos los casos, por el tiempo de
espera.
También, se tiene como antecedente el Informe N°54-99, emitido por la
Contraloría General de la Republica, “Informe Sobre el Estudio del Control
Interno y Asuntos Administrativos y Financieros realizado en el Ministerio
de Relaciones Exteriores y Culto”, que en lo referente a las liquidaciones de
gastos de oficina, dispuso “Ordenar que se elabore un reglamento para la
asignación, presentación, control y aprobación de los gastos de cancillería y
consulares”, no obstante luego de 16 años lo que existe un “Instructivo
sobre el uso de gastos de oficina”.
Además, dicho informe dispuso que la Dirección Financiera debía “Realizar
las revisiones de los gastos en que incurren las representaciones
diplomáticas con base en los documentos originales que respaldan las
erogaciones”, por ende dicha revisión se sigue haciendo de eso modo hasta
la fecha.
Ahora bien, la Dirección Financiera de conformidad con las funciones
establecidas Reglamento Tareas y Funciones Ministerio Relaciones
Exteriores y la Ley y Reglamento de Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, así como otras normativas, es la
encargada de revisar las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior,
no obstante dichas revisiones se hacen siguiendo los lineamiento
establecidos en el “Instructivo sobre el uso de gastos de oficina”.
Cabe señalar que luego de la emisión del Informe N°54-99, se ha emitido
nueva normativa, tal como la Ley General de Control Interno, que
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establecen criterios mínimos que deben observar los órganos sujetos a
fiscalización que respecto al sistema de control interno señala:
Artículo 16.-Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información
que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional,
entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,
almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o
recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir
cualquier desvío en los objetivos trazados. (…)
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información,
entre otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable,
relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la
administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el
cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar
que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo
institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
Así como la obligación de contar con un sistema específico de valoración
del riesgo institucional.
Artículo 18.- Sistema específico de valoración del riesgo institucional
Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo
institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus
particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los
métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho
riesgo.
Aunado a lo anterior, la Contraloría General de la Republica haciendo uso
de sus facultades, emitió las Normas de Control Interno para el Sector
Público (N-2-2009-CO-DFOE), que en lo que nos interesa exigen la
confiabilidad y oportunidad de la información (Norma 4.4), garantía de
eficacia y eficiencia de las operaciones (Norma 4.5) y respecto al uso de las
Tecnologías de Información (Norma 5.9) dispone:
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El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben propiciar el
aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión institucional
mediante el manejo apropiado de la información y la implementación de soluciones
ágiles y de amplio alcance. Para ello deben observar la normativa relacionada con las
tecnologías de información,
Igualmente, la Norma 3.1 en cuanto a la valoración de riesgos institución
dispone:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir,
implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración
del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas
deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.
Así las cosas, existe una serie de factores que inciden en la tardanza de la
revisión de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior y no solo
afecta a esta Embajada en específico, sino que es una situación
generalizada para las otras representaciones.
Es de conocimiento general que la Dirección Financiera tiene limitaciones
de personal, por ende no tiene suficientes recursos para atender todas sus
funciones en tiempo y es por esta razón que debe priorizar sus actividades
gestión. También carece de una reglamentación y manuales de
procedimientos, si bien se cuenta con un instructivo para el uso de los
gastos de oficina en el exterior, lo cierto es que no asegura si la revisión de
estas liquidaciones se hace de forma estándar.
Todo lo anterior dificulta la agilidad de los procesos, limita la confiabilidad,
integridad y disponibilidad de la información, como consecuencia la
utilización de los recursos asignados a las misiones no es oportuna,
además los errores o posibles irregularidades producto de la ejecución de
los gastos conlleva a ser no descubiertas en tiempo, lo mismo pasa en el
caso de los ajustes o recomendaciones.
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Es imperioso recordar que la partida de “Gastos de Oficina en el Exterior”
representa un monto significativo del presupuesto del Ministerio, dichos
gastos en el 2014 representaron el 16% del presupuesto devengado, se
tiene que para el 2015 es un 14% del presupuesto autorizado (al mes de
agosto) y para el 2016 se proyecta una proporción del 14% en el Proyecto
de Ley del Presupuesto, para un monto de alrededor de 3.5 mil millones de
colones. (Ver anexo 1)
De modo que los gastos de oficina en el exterior son una partida del
presupuesto sujeta a consideración, cuyas actividades de control han sido
insuficientes y con una falta de supervisión oportuna, pues terminado el
trimestre la documentación es enviada a la Dirección Financiera donde se
hace una revisión que tarda mucho en ser remitida.
También es poco provechoso el hecho de utilizar una hoja de cálculo de
Excel, cuando la automatización es una oportunidad de modernización y
estandarización de los procesos de aseguramiento de la confiabilidad,
integridad y disponibilidad de la información. La falta de una herramienta
automatiza dificulta establecer indicadores de desempeño con reportes que
faciliten al análisis, la toma de decisiones oportunas y eficiencia en las
tareas. Máxime que el Ministerio está en un proceso inicial de diagnóstico
y planificación para la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad,
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con el fin de “mejorar los servicios de atención a las personas y una mayor
eficacia de su política exterior.”2
2.2.3 Suficiencia de recursos
Se realizó un análisis de los recursos asignados para gastos de oficina y
gastos reales, tal como se muestra en el Anexo 2, según los datos de las
liquidaciones de gastos preparadas por la Dirección Financiera del 2012 al
2014 y la liquidación de gastos presentada por la Embajada del I Trimestre
de 2015.
Cabe señalar que en el 2012 la Embajada inició con un saldo en efectivo
de $193 mil dólares, se desconocen las partidas que le dieron su origen.
No obstante, la cantidad de recursos “ociosos en apariencia” dieron origen
a que se trasladaran en el IV Trimestre de 2012 alrededor de $100 mil
dólares a la Embajada de Costa Rica en la República de Nicaragua y $40
mil dólares a la Embajada de Costa Rica en el Reino de España en el III
Trimestre de 2013 y los restantes $53 mil dólares los han ido gastando con
el pasar de los años.
Como resultado del análisis de las liquidaciones trimestrales de gastos
considerando solo los recursos por concepto de gastos de oficina en el
exterior, menos los gastos reales (quitando el efecto de las 2 transferencias
2 Cancillería inicia proceso de certificación del sistema de gestión de calidad, consultado
el 30/10/15 en
http://www.rree.go.cr/?sec=servicios%20al%20publico&cat=servicios%20de%20informac
ion&cont=593¬icia=1924
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antes mencionadas), se determinó que los recursos asignados fueron
insuficientes para cubrir los gastos, no obstante con el saldo de efectivo
acumulado a inicios del 2012 les ha permitido cubrir los gastos sin tener
que incrementar la mensualidad de para gastos de oficina mensual.
En el 2012 para el I trimestre los gastos reales superaron en un 14% el
monto de los recursos asignados para gastos de oficina, de igual forma en
el II trimestres los gastos reales fueron mayores en un 53% y los otros dos
trimestres el porcentaje fue de un 6% respectivamente. Cabe indicar que
en III trimestre se incluyen los gastos de la visita de la Presidenta Laura
Chichilla y otros funcionarios a varias ciudades de la República Federal,
los cuales se financiaron con el dinero acumulado por la Embajada.
En el 2013 nuevamente los gastos reales superaron el monto asignado
para gastos de oficina en un 18%, 14%, 41% y 64% para cada uno de los
trimestres, los cuales nuevamente son financiados con el efectivo
acumulado desde el 2012.
Aunque en el 2014 los recursos para gastos de oficina aumentaron
respecto al 2013 en un 20%, la realidad es que los gastos reales son
mayores y solo en el II trimestre un 11% del dinero asignado no se gastó y
el año finalizó con un saldo poco más de $9 mil dólares.
Para el I trimestre de 2015, según los datos de la liquidación de gastos
presentada por la Embajada no utilizó un 5% de los recursos asignados
para gastos de oficina.
La necesidad de incrementar la mensualidad de los recursos para gastos
de oficina, es una situación de conocimiento de la Dirección de Política
Exterior, el señor Embajador en oficio del 29-01-14 le hizo una solicitud de
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aumento y explicó que era necesario entre $15 mil a $17 mil dólares
mensuales para cubrir los gastos reales.
Desde el punto de vista financiero es necesario encontrar un punto de
equilibrio, entre los recursos asignados y los gastos reales, que permita
tener un ahorro para hacerle frente a las obligaciones laborales e
imprevistos. No obstante, ante las políticas de austeridad del Gobierno, se
hace imperioso anticipar necesidades y ajustar los objetivos del Plan Anual
de Trabajo en concordancia con los recursos financieros asignados.
El saldo en efectivo acumulado desde inicios del 2012 y otros ingresos
extraordinarios ha permitido el beneficio de un aparente bienestar en las
finanzas, ya que ha cubierto los gastos reales de oficina sin tener que
incrementar la mensualidad del efectivo para los gastos de oficina. No
obstante, la realidad es que el promedio de los gastos reales siempre ha
sido mayor a la asignación de recursos, en el año 2012 el gasto real fue de
$11.6 mil dólares con una mensualidad de $9.5 mil dólares, para el 2013
el gasto real fue $13.4 mil dólares con una mensualidad de $10 mil
dólares, luego en el 2014 el gasto real llegó hasta los $13.6 mil dólares y la
mensualidad la incrementaron a $12 mil dólares y solo en el I Trimestre
del 2015 el gasto se adecuó a la asignación de recursos.
Además, las fluctuaciones del tipo de cambio del dólar respecto al euro
han afectado el poder adquisitivo (ver Anexo 3). Desde abril de 2014 la
caída del dólar frente al euro ha favorecido la liquidez de la Embajada, no
obstante esta situación que no se veía desde agosto de 2012 en donde la
tasa de cambio era de 1.2314 y durante el año 2013 la tendencia fue al
alza, hasta llegar 1.387 dólares por euro en abril de 2014.
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También hay que considerar el efecto de la inflación, no obstante este
indicador paso de un 2% en el 2012 a un 0.09% en el 2014, lo cual es un
reflejo de una economía estable. Ver Anexo 4.
En el corto plazo no es posible mantener el nivel de gastos actual, lo que
significa que se debe readecuar los gastos reales de la Embajada a los
recursos asignados.
Por otro lado los beneficios de la caída del dólar respecto al euro, es un
factor externo que en cualquier momento puede cambiar.
Así las cosas, el nivel de gastos actual imposibilita hacer una reserva para
cubrir obligaciones laborales, como el aguinaldo o una liquidación laboral
o pagar algún imprevisto.
2.2.4 Costo del arrendamiento de la Misión Diplomática
Los costos por el arrendamiento de la Misión Diplomática representan una
proporción muy alta del monto asignado para gastos de oficina, los cuales
ven afectados su poder adquisitivo según las variaciones del tipo de
cambio del dólar respecto al euro.
Actualmente se tiene suscrito un contrato de arrendamiento por el local
donde se ubica la Embajada desde septiembre de 2000, el cual se prorroga
automáticamente cada año, por un costo de 5.010DM, marcos alemanes
(Deutsche Mark), que fue la moneda oficial de la República Federal
Alemana hasta la adopción del Euro en el 2002.
En el año 2012 y el 2013 el costo de arrendamiento fue de €7.241,01
euros trimestrales, en el I trimestre 2014 aumentó un 7% y en el I
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trimestre de 2015 se registra otro aumento del 1.93%, para un costo de
€7.904,79 euros trimestrales.
Del análisis de los costos de arrendamiento trimestrales como una
proporción de los recursos asignados para gastos de oficina en el exterior
(Ver Anexo 5), se obtiene que para el 2012 entre el 31% y 34 % del monto
asignado para dichos gastos de oficina se utilizó para pagar el costo del
arrendamiento.
Para el 2013, a pesar de que el costo del arrendamiento no tuvo un
aumento y que las recursos asignados aumentaron en $500 dólares
mensuales desde agosto de 2012, la proporción del I, II, IV trimestre se
mantuvo entre el 32% al 35%; sin embargo, en el III trimestre la
proporción del gasto llego al 44%, por lo que en ese año el aumento en los
recursos asignados no alcanzó para cubrir el aumento en el arrendamiento
por efecto del aumento del tipo de cambio del dólar respecto al euro.
En el 2014, la situación es un poco más favorable, los recursos asignados
para gastos de oficina aumentaron en un 20%, el costo del arrendamiento
aumento un 7% y un tipo de cambio más favorable, hacen que la
proporción del costo del arrendamiento no sobrepase el 30% de los
recursos asignados, por lo que el costo trimestral no sobrepasó los
$10.663 dólares.
En el I trimestre del 2015 a pesar de que se mantiene la caída del dólar
respecto al euro, la proporción del costo del arrendamiento sobre los
recursos asignados para gastos de oficina volvió a subir al 34%, como
producto del aumento del costo del arrendamiento de un 1.93% y que los
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recursos asignados para ese periodo no tuvieron un aumento, alcanzando
un costo de casi $12.300 dólares.
No obstante, por efectos de las variaciones en el tipo de cambio del dólar
respecto al euro, es que el costo de arrendamiento ha tenido un alza
mucho mayor (Ver Anexo 3).
Desde el 2012 el costo del arrendamiento ha aumentado, durante ese año
el costo trimestral no sobrepasó los $9.700 dólares, en el año 2013 la
tendencia fue al alza hasta llegar a poco más de los $13.100 dólares en el
III trimestre, por el contrario en el 2014 la caída del dólar respecto al euro
representó en una disminución del costo de arrendamiento el cual no
sobrepaso los $10.700 dólares trimestrales, no obstante en el 2015 el
costo del I trimestre rondó los $12.200 dólares.
Considerando todo lo anterior, aunado a lo indicado en el punto 2.2.3, la
realidad es que el gasto en arrendamiento es cada vez mayor y la
Embajada dispone de menos dinero para suplir los demás gastos
operativos.
2.2.5 Solicitud de devolución del Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
El trámite para la devolución de IVA al finalizar el año fiscal no se está
realizando de forma oportuna, en el periodo fiscal 2011 se reportó como
ingreso en el I Trimestre 2012 por un monto de $2.444,30 dólares. No
obstante, en el periodo fiscal 2012 la devolución del IVA se hizo efectiva
hasta agosto del 2013 por un monto €2.311,90 euros.
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De forma similar en el periodo fiscal 2013 se depositó hasta agosto 2014
por un monto de €3.159,80 euros y del cual se verificó que la solicitud de
dicho impuesto fue realizada el 27 de mayo de 2014.
De conformidad con el “Reglamento relativo a la devolución del IVA a las
misiones diplomáticas extranjeras permanentes y misiones de carrera
consular y sus miembros extranjeros” del Ministerio Federal de Justicia y
Protección del Consumidor de la República Federal Alemana, establece en
su artículo 4, que el trámite para la devolución del IVA debe ser
presentado a más tardar el 31 de diciembre del año natural siguiente al
año en el cual se devengó el impuesto.
Por su parte, Lawrence J. Gitman3 (2003) señalan que “El valor del dinero
en el tiempo se refiere al hecho de que es mejor recibir dinero ahora que
después” dado que hay un costo de oportunidad que “son flujos de efectivo
que se generarían a partir del uso de la mejor alternativa de un activo”.
Aunque se está en el plazo para hacer la solicitud de devolución, en el caso
del periodo fiscal 2013 la solicitud de devolución se hizo casi 5 meses
después de finalizado el periodo fiscal, por lo que se le consultó al
encargado respectivo a que se debían los retrasos, el cual indicó que:
3 Lawrence J. Gitman (2012). Principios de Administración Financiera. Pearson
Education, Decimosegunda edición, México.
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(…) no hay una razón particular salvo la costumbre de esperar la consolidación de
estados financieros con la Dirección Financiera, lo que suele suceder en el primer
semestre de cada año.
Por lo que el hecho de las revisiones tardías de las liquidaciones de gastos
por parte de la Dirección Financiera incide en la pronta recuperación de
IVA.
En consecuencia, el periodo de recuperación de la devolución del IVA se
está alargando, lo que implica un costo de oportunidad al no poder
disponer de esos ingresos de forma oportuna y una pérdida de valor del
dinero en el tiempo.
Dicha situación fue comunicada al encargado del procedimiento, el cual
indicó que toma nota y que en reintegros futuros del IVA se va a coordinar
para hacerlos en justo después del terminado el periodo fiscal.
2.3 Estado del inventario de activos
En la visita realizada a la sede se inventarió una muestra de los bienes
patrimoniales propiedad del Ministerio, según registros proporcionados por
la Proveeduría Institucional en el SIBINET, por lo que se constató la
existencia del 46% de los activos, con resultados satisfactorios.
No obstante, hay una serie de solicitudes del Embajador que no han sido
atendidas satisfactoriamente.
2.3.1 Solicitud de baja de activos en el 2012
En el 2012, 8 de 9 activos solicitados para dar de baja según oficio DGSE-
PAD-579-12 (24-08-12), a setiembre del 2014 siguen registrados en el
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inventario según registros proporcionados por la Proveeduría Institucional,
tal como se detalla en el Cuadro 3.
Cuadro 3: activos dados de baja según Oficio DGSE-PAD-579-12
registrados en el SIBINET a Setiembre 2014 # Placa Descripción del Bien Nombre completo responsable Marca Modelo Serie
1 30558 SILLA JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTNSC NSC
2 30603 RETROPROYECTOR DIAPOSITIVASJOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTPENTACON PROJEKTONSC 369504
3 30609 PROYECTOR JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTED LIESEGANG TYP 618 38098
4 30615 FOTOCOPIADORA JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTCANON NP-6112 NSC
5 37619 IMPRESORA HP JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTHEWLETT PACKARD LASE JET 1100 C4224 FRG97160
6 37665 COMPUTADORA DELL JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTDELL OPTIPLEX GX 150 00
7 37687 COMPUTADORA JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTDELL DDC-46-632-223 00
8 39181 FAX CANON JOSE JOAQUIN CHAVERRI SIEVERTCANON L220 JKC26611
Fuente: elaboración propia con datos del SIBINET y oficio DGSE-PAD-579-12.
Al respecto el artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de
Bienes de la Administración Central, establece:
Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada
Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la
Institución (…)
El trámite de baja de los activos en cuestión no se completó, a pesar de
que se tiene la autorización del Director General de Servicio Exterior oficio
DGSE-PAD-579-12 y hasta un correo del 23 de nombre de 2012 por parte
de la Unidad de Administración de Bienes en donde le comunica al
encargado de activos de la Embajada:
(…) que esta Embajada cuenta con la respectiva autorización de la Dirección General
de Administración de bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda,
mediante oficio DGABCA-CS-2001-12, del 19 de noviembre del 2012 y recibido en esta
Proveeduría el 23 de noviembre del 2012, para el desecho de los bienes, autorizados por
la Dirección de Servicio Exterior en oficio DGSE-PAD-579-12, de fecha 24 de octubre
de los corrientes.”
Lo anterior evidencia que la Unidad de Administración de Bienes no
mantiene registros actualizados de los inventarios, por lo que las
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actividades de control no proporcionan una seguridad razonable de los
registros de activos en el SIBINET.
Además por la falta de respuesta por parte de la Proveeduría Institucional,
la Embajada y Consulado en la República Federal Alemana ha mantenido
guardado por más de 2 años bienes patrimoniales para desecho en sus
bodegas, ocupando espacio físico y requiriendo más actividades para el
control de estos inventarios.
En consecuencia, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta
con un inventario de bienes debidamente actualizado (SIBINET), de
conformidad con el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la
Administración Central y las disposiciones de la legislación vigente.
2.3.2 Solicitud de actualización del inventario diciembre 2013
Tampoco se tiene una respuesta de la Proveeduría Institucional a las
consultas y solicitudes realizadas por el Embajador sobre el inventario en
diciembre 2013 (Ver Anexo 7). En dicha consulta se indica que hay una
lista de activos que están identificados según la descripción pero no tienen
placa y por lo que solicita su reposición. De igual manera, informa sobre
una lista de activos dados de baja pero que siguen registrados en el
inventario, así como una lista de 7 activos que no están en posesión de la
Embajada, por lo que solicitaron instrucciones del caso.
También hace referencia a una lista de activos ubicados físicamente en el
Embajada, pero que no aparecen en los registros históricos de los
inventarios, los cuales se presume que están en la sede desde su apertura,
por lo que se solicita darles de alta.
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Finalmente solicita explicaciones sobre la situación de una gran cantidad
de placas metálicas las cuales se presume son activos que fueron dados de
baja.
Cabe señalar que dicho oficio fue recibido por la Proveeduría Institucional,
ya que se cuenta con el acuse de recibido según correo electrónico del 16
de diciembre de 2013, donde el funcionario Grayland Castro Cantillo, de la
Unidad de Bienes Institucionales, le indica al funcionario Allan Solís
Fonseca destacado en la Embajada de Costa Rica en la República Federal
de Alemania que “ (…) se procederá a registrar el inventario enviado (…)”,
no obstante, a mayo de 2015 según indicó el señor Solís no habían
recibido respuesta por parte de la Proveeduría Institucional.
Al respecto el artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de
Bienes de la Administración Central, establece:
Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada
Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la
Institución (…)
Por lo tanto, la Unidad de Bienes Institucionales no está registrando
oportunamente las actualizaciones de los inventarios con la información
enviada por la Embajada, ni les ha dados una respuestas a todas sus
inquietudes.
No hay integridad en la información del inventario de activos
correspondiente a la Misión Diplomática de conformidad con registros del
SIBINET y una gran incertidumbre por parte del encargado de estos
registros en la Embajada porque no tienen certeza de que hayan sido o no
registrados, hay activos que no se desechan porque no se tiene la
seguridad si realmente fueron dados de baja, evidenciando de esta manera
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que algunas de las actividades del control no proporcionan una seguridad
razonable en la protección y conservación del patrimonio público.
En consecuencia, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta
con un inventario de la sede diplomática debidamente actualizado
(SIBINET) y de conformidad con el Reglamento para el Registro y Control
de Bienes de la Administración Central y las disposiciones de la legislación
vigente.
2.3.3 Activos en mal estado
De los bienes inventariados se determinó que hay varios bienes en mal
estado, tales como un juego de sala ubicado en el área de atención al
público que dan muy mal aspecto, los asientos están hundidos, desde
hace tiempo agotaron su vida útil y ya se requiere de su reemplazo, dada
la necesidad de ubicar a las personas que llegan a realizar trámites.
Existe una mini refrigeradora en mal estado, produce un exceso de
escarcha y congela los alimentos, patrimonio Nº30557, de igual manera
hay otra mini refrigeradora en la misma condición, adquirida por los
funcionarios, la cual fue sustituida por ellos mismos en enero de 2015 por
una de segunda mano.
El Reglamento al Estatuto del Servicio Exterior de la República, Decreto
Ejecutivo Nº 29428-RE hace referencia a las condiciones que deben tener
las oficinas de la siguiente manera:
Artículo 6º—De las obligaciones en general. Sin perjuicio de lo que al efecto disponga
el Estatuto de Servicio Exterior de la República, la Ley General de la Administración
Pública, el Código de Trabajo, la Ley General de la Administración Financiera de la
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República y la Ley Contra el Hostigamiento Sexual, son obligaciones de los
funcionarios del Servicio Exterior:
(...)
5. Mantener en el lugar de la prestación de servicios, condiciones de respeto para
quienes ahí laboran y acuden a solicitar servicios, (...).
Artículo 36.—De las condiciones de la oficina consular. El local donde se instale la
oficina consular, además de contar con condiciones de ubicación y espacio
concordantes con la dignidad de la representación nacional (...) . Además deberán
disponer de todas las facilidades apropiadas para el adecuado ejercicio de sus
actividades, tales como teléfono, fax, computadora con acceso a correo electrónico e
Internet (sin perjuicio de otros medios más avanzados de comunicación tecnológica)
archivos y demás equipo necesario.
Cabe señalar que la compra de un nuevo juego de sala se ha venido
postergando debido a otras prioridades, de forma similar pasa con la
compra de una nueva mini refrigeradora, a pesar de las gestiones
realizadas por ellos, no han logrado alcanzar fondos suficientes para su
reemplazo.
Así las cosas, la Misión Diplomática en Berlín no ha cubierto algunas las
necesidades al tener muebles en mal estado y un refrigerador en
condiciones desfavorables, hecho que se reflejada en un mayor gasto en el
consumo de energía así como el deterioro de los alimentos por el sobre
enfriamiento, así como una desmotivación del personal.
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3. CONCLUSIONES
3.1 La Embajada y Consulado de Costa Rica en la República Federal de
Alemania conserva un estilo de gestión y liderazgo que permite el
compromiso y cumplimiento de los fines de la Representación, de
conformidad con el ordenamiento jurídico.
3.2 Las instalaciones físicas del inmueble incluyendo el equipo y
mobiliario son apropiados para el buen desempeño de los funcionarios, así
también son convenientes para el buen servicio de los usuarios.
3.3 El gasto por alquiler del inmueble es cuantioso, para el I trimestre
del 2015 en promedio mensual fue de poco más $4 mil dólares, que
representa alrededor de un 34% del monto de efectivo para gastos de
oficina.
3.4 El saldo de efectivo acumulado desde el 2012 por la Misión
Diplomática, permitió que se cubrieran la totalidad de sus gastos reales de
oficina durante los últimos tres años, sin embargo la asignación actual no
es suficiente para cubrir la totalidad de los gastos reales.
3.5 La Dirección Financiera demora mucho tiempo en hacer las
revisiones de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior.
3.6 Algunas de las gestiones realizadas por la Embajada para la
actualización del inventario no son atendidas oportunamente, ni reciben
una adecuada retroalimentación por parte de la Proveeduría Institucional.
3.7 Algunos de los bienes en apariencia requieren de ser reemplazados
ya que presentan un alto grado de deterioro.
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4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a la Dirección de Servicio Exterior para que le
dé seguimiento a las recomendaciones señaladas en el presente informe.
4.1.2 Girar las instrucciones necesarias para iniciar la actualización y
automatización del proceso de registro, revisión y control de los gastos de
oficina en el exterior de las representaciones, que se ajuste a las
necesidades propias del Ministerio, la normativa vigente y con las
disposiciones actuales de los entes fiscalizadores. (Ver comentario en
2.2.2)
4.2 Al Señor Viceministro Administrativo
4.2.1 Girar las instrucciones a la Proveeduría Institucional para que se
tomen las acciones necesarias en cuanto a corrección y actualización de
los bienes patrimoniales en el SIBINET, en cumplimiento con las
regulaciones vigentes. (Ver comentario en 2.3.1 y 2.3.2)
4.3 A la Dirección de Servicio Exterior
4.3.1 Tomar las acciones necesarias para establecer un punto de
equilibrio entre el monto asignado para gasto de oficina en el exterior y los
gastos reales de la Embajada y Consulado en la República Federal de
Alemania. (Ver comentario en 2.2.3)
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4.3.2 Tomar las acciones necesarias, para que la Embajada y Consulado
en la República Federal de Alemania en caso de que la proporción del
gasto por arrendamiento sobre los recursos asignados para gastos de
oficina aumente considerablemente, tenga los recursos necesarios para
sus cubrir sus otros gastos operativos. (Ver comentario en 2.2.4)
4.3.3 Ver la posibilidad de asignar contenido presupuestario a la
Embajada y Consulado en la República Federal Alemana para la
sustitución de activos de mayor prioridad. (Ver comentario en 2.3.3)
4.4 Al señor Embajador en la República Federal Alemana
4.4.1. Coordinar la devolución del IVA al mes siguiente del terminado el
periodo fiscal. (Ver comentario en 2.2.5)
4.5 A la Dirección Financiera
4.5.1 Establecer un procedimiento que permita comprobar la oportuna
solicitud de la devolución del IVA, con el propósito de verificar que se
recuperó el total del impuesto pagado. (Ver comentario en 2.2.5)
4.6 A la Proveeduría Institucional
4.6.1 Atender las solicitudes realizadas por el Embajador en Alemania
sobre la actualización de inventario. (Ver comentario en 2.3.1 y 2.3.2)
ELABORADO POR: Licda. Rosibel Ruiz Hernández (CPA, MATI)
INFORME DE LA GESTIÓN DE LA EMBAJADA Y CONSULADO DE
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5 ANEXOS
Anexo 1: gastos de oficina en el exterior como porcentaje del
Presupuesto del Ministerio
Gasto devengado PPTO Autorizado Proyecto de Ley
Diciembre 2014 A Agosto 2015 PPTO de 2016
Total 22.952.899.019 100% 28.241.480.000 100% 25.510.000.000 100%
19903 Gastos de oficinas en el exterior 3.696.302.879 16% 3.919.115.200 14% 3.596.341.700 14%
Fuente: Ministerio de Hacienda, consultado el 29-10-15 en: http://www.hacienda.go.cr/docs/55e4b02bdb65e_ProyLey204_2016.pdf
ConceptoCódigo
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Anexo 2: análisis de ingresos y gastos de oficina 2012-2015 (dólares) Detalle I TRI II TRI III TRI IV TRI Total
Devolución de impuestos. 2.444,30
Ingreso (Gastos de Oficina). 28.500,00 28.500,00 29.500,00 (b) 30.000,00 116.500,00
Saldo efectivo 2011. 193.609,72 193.609,72
Ingreso extraordinaria. 24.300,00 24.300,00
Reintegros varios. 584,22 343,91 673,88 1.602,01
Total de Ingresos 225.138,24 28.843,91 30.173,88 54.300,00 338.456,03
Total de Gastos (32.505,29) (43.697,51) (a) (31.163,98) (132.452,90) (c) (239.819,68)
Total 192.632,95 (14.853,60) (990,10) (78.152,90) 98.636,35
Diferencia = Ingresos - Gastos (4.005,29) (15.197,51) (1.663,98) (1.827,74) (d) (22.694,52)
% diferencia -14% -53% -6% -6% -79%
Promedio mensual de gastos 11.599,56
Nota:
(a) Incluye gastos extraordinarios vista de Laura Chichilla y otros.
(b) Desde agosto del 2012 la remesa es de $10,000 mesuales.
(c) Incluye transferencia al exterior por $100,625,16 (Embajada en Nicaragua).
(d) Se eliminó el efecto de la transferencia.
Detalle I TRI II TRI III TRI IV TRI Total
Devolución de impuestos. 3.051,48 3.051,48
Ingreso (Gastos de Oficina). 30.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00 120.000,00
Superávit 2012. 98.636,35 98.636,35
Devolución cuota 15 setiembre. 195,82
Reintegros varios. 825,17 664,06 3.250,47 4.739,70
Total de Ingresos 129.461,52 30.664,06 36.301,95 30.195,82 226.623,35
Total de Gastos (35.521,90) (34.291,93) (83.085,50) (e) (49.127,60) (202.026,93)
Diferencia Ingresos-Gastos 93.939,62 (3.627,87) (46.783,55) (18.931,78) 24.596,42
Diferencia = Ingresos - Gastos (5.521,90) (4.291,93) (12.388,39) (f) (19.127,60) (41.329,82)
% diferencia -18% -14% -41% -64% -138%
Promedio mensual de gastos 13.444,15
Nota:
(e) Incluye tranferencia al exterior $40.697,11 (Embajada en España).
(f) Se eliminó el efecto de la transferencia.
Detalle I TRI II TRI III TRI IV TRI Total
Devolución de impuestos. 4.128,68 4.128,68
Ingreso (Gastos de Oficina). 36.000,00 (g) 36.000,00 36.000,00 36.000,00 144.000,00
Saldo efectivo 2013. 24.596,42 24.596,42
Reintegros varios. 4,09 540,80 255,05 799,94
Total de Ingresos 60.596,42 36.004,09 40.669,48 36.255,05 173.525,04
Total de Gastos (45.517,07) (32.142,66) (41.307,59) (44.996,39) (163.963,71)
Diferencia Ingresos-Gastos 15.079,35 3.861,43 (638,11) (8.741,34) 9.561,33
Diferencia = Ingresos - Gastos (9.517,07) 3.857,34 (5.307,59) (8.996,39) (19.963,71)
% diferencia -26% 11% -15% -25% -55%
Promedio mensual de gastos 13.663,64
Nota:
(g) Desde enero 2014 la remesa mensual es de $12,000.
Detalle I TRI II TRI III TRI IV TRI Total
Devolución de impuestos.
Ingreso (Gastos de Oficina). 36.000,00
Saldo efectivo 2014. 9.561,33
Otros Ingresos. 4.377,81
Total de Ingresos 49.939,14 - - - 49.939,14
Total de Gastos (34.260,02)
Diferencia Ingresos-Gastos 15.679,12 (h) - - - 15.679,12
Diferencia = Ingresos - Gastos 1.739,98 - - - 1.739,98
% diferencia 5% 5%
Promedio mensual de gastos 11.420,01
Nota:
2013
2014
2015
Fuente: elaboración propia con datos de los Informes de Liquidación de Gastos de la Dirección Financiera, 2012, 2013,
2014 y Liquidación de Gastos presentado por la Embajada I Trimestre 2015 (falta revisión de la Dirección Financiera).
(h) No coincide con el saldo de la liquidación ($14,907,89), dado que se utilizan 2 tipos de cambio para las remesas
del mes y para el superavit 2014 y recalculo no considera esas variaciones.
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Anexo 3: variación mensual del tipo de cambio del dólar respecto al
euro 2012-2015
1,3384
1,31711,3299 1,3347
1,3237
1,2401
1,2687
1,2314
1,2622
1,2922 1,2978 1,2983
1,3193
1,3621
1,29911,2847
1,3180
1,2977 1,3030
1,3231 1,3212
1,35501,3486
1,36021,3743
1,3507
1,3806 1,37971,3870
1,3627 1,3684
1,3425
1,3137
1,26211,2504 1,2486
1,2098
1,13161,1221
1,0765
1,1199
1,0968
1,0000
1,1000
1,2000
1,3000
1,4000
Ene Feb Mar Abril May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Variación mensual del tipo de cambio del dólar respecto al euro 2012-2015
2012 2013 2014 2015
Fuente: Baco Central de Costa Rica, consultado el 9-06-15 en http://indicadoreseconomicos.bccr.fi.cr/indicadoreseconomicos/Cuadros/frmVerCatCuadro.aspx?idioma=1&CodCuadro=%2012 *Tipo de cambio para el primer día de cada mes.
Anexo 4: inflación República Federal Alemana 2005-2014
Inflación República Federal Alemana anual
Fuente: Consumer price índices, consultado el 09-06-15 en
https://www.destatis.de/EN/FactsFigures/NationalEconomyEnvironment/Prices/ConsumerPriceIndices/ConsumerPriceIndices.html
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Anexo 5: análisis costo del arrendamiento/ingresos 2012-2015
Trimestre (a) Ingreso $ Alquiler € (b) Alquiler $ % (b)/(a)
I 28.500,00 7.241,01 9.681,71 34%
II 28.500,00 7.241,01 9.399,97 33%
III 29.500,00 7.241,01 (a) 9.209,12 31%
IV 30.000,00 7.241,01 9.394,20 31%
Total 116.500,00 28.964,04 37.685,00
Trimestre (a) Ingreso $ Alquiler € (b) Alquiler $ % (b)/(a)
I 30.000,00 7.241,01 9.639,23 (b) 32%
II 30.000,00 7.241,01 10.119,23 34%
III 30.000,00 7.241,01 13.119,94 44%
IV 30.000,00 7.241,01 10.541,09 35%
Total 120.000,00 28.964,04 43.419,49
Trimestre (a) Ingreso $ Alquiler € (b) Alquiler $ % (b)/(a)
I 36.000,00 7.754,79 10.617,86 (c) 29%
II 36.000,00 7.754,79 10.662,18 (d) 30%
III 36.000,00 7.754,79 10.308,44 29%
IV 36.000,00 7.754,79 9.671,77 (e ) 27%
Total 144.000,00 31.019,16 41.260,25
Trimestre (a) Ingreso $ Alquiler € (b) Alquiler $ % (b)/(a)
I 36.000,00 7.904,79 (f ) 12.287,89 34%
Total 36.000,00 7.904,79 12.287,89
Notas:
Fuente:
(a) No incluye €180 de alquiler activadad 15 setiembre.
(b) No iIncluye gastos comunes del local por €1,952,62.
** Datos según liquidación de gastos, sin revisión de la Dirección Financiera.
*** Aumento del 7% costo del alquiler del local, alquiler del garaje sin aumento.
**** Aumento del 1,93% del costo del alquiler del local, alquiler del garaje sin
aumento.
2012*
2013*
2014*
2015**
* Datos según consolidación de la Dirección Financiera.
(f) En la liquidación no se reportó un mes de alquiler, sin embargo se incluye el
gasto, para efectos de análisis.
(c) No se incluye el gasto por arrendameinto de los 4 meses registrados en la
liquidación, solo se consideran 3 meses para el análisis.
(d) Se consideran 3 meses para el análisis, no obstante solo se reportó solo 2
meses en la liquidación porque un mes se pago en el trimestre pasado.
(e) No se incluye el gasto por arrendameinto de los 4 meses registrados en la
liquidación, solo se consideran 3 meses para el análisis.
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Anexo 6: solicitud baja de activos 2012
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Anexo 7: solicitud actualización del inventario 2013
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