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INFORME DE CUMPLIMIENTO LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
LEY 1712 DE 2014
DIANA CRISTINA TOBÓN LÓPEZ Jefe Oficina de Control Interno
OFICINA DE CONTROL INTERNO
MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2018
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3
ALCANCE ......................................................................................................................................... 3
OBSERVACIONES Y RESULTADOS ......................................................................................... 4
CONCLUSIONES Y RECOMIENDACIONES ........................................................................... 13
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INFORME DE CUMPLIMIENTO LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA - LEY 1712 DE 2014
INTRODUCCIÓN La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de los objetivos del Sistema de
Control Interno establecidos en la Ley 87 de 1993 y en ejercicio del rol de evaluación
y seguimiento del que trata el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, realiza el informe
de seguimiento al cumplimiento de la Ley de Transparencia y del derecho de acceso
a la información pública contenido en la Ley 1712 de 2014, y demás normas que la
reglamentan, tales como el Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015 de
Mintic.
El seguimiento estuvo orientado a verificar la información publicada en el enlace
“Transparencia y Acceso a la Información Pública” de la página web de la Entidad,
con el fin de garantizar el derecho de acceso a la información pública a los grupos
de interés.
También se verificó que la información registrada cumpla con el principio de calidad
de la información, descrito en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, “Toda la
información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el
sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable,
procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e
interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental
de la respectiva entidad”
ALCANCE
El seguimiento se realizó con corte al 10 de diciembre de 2018 y a toda la
información contenida en el enlace “Transparencia y acceso a la información
pública” https://www.valormas.gov.co/index.php/transparencia-y-acceso-a-
informacion-publica y se utiliza como herramienta de verificación la “matriz de
cumplimiento de la Ley 1712 de 2014” de la Procuraduría General de la Nación, la
cual se incluye como anexo.
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OBSERVACIONES Y RESULTADOS
En la sección de “procesos y procedimientos” se encuentra lo
siguiente:
Planeación estratégica
2 formatos de plan de acción
2 formatos de programa
Un documento codificado como guía, pero es un formato G-GPE-01 (de
Procuraduría General de la Nación), se recomienda codificarlo como
“formato”.
En normas internas esta publicado dos veces “Por medio de la cual se
adopta el plan estratégico 2016-2021”, cada publicación tiene un
documento diferente (plan estratégico y plan de acción) sin embargo,
teniendo en cuenta que Valor+ SAS ya implementó la sección de “Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, se recomienda eliminar
de la sección de “procesos y procedimientos” la carpeta de “normas
internas” dado que la sección ya tiene “Normativa”, “políticas” entre otros
ítems, en los cuales se debe publicar la normatividad asociada a los
procesos.
Caracterización de procesos: Este sitio esta creado con el mapa de
procesos, debe eliminarse de ahí.
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Gestión Información y Comunicación
La caracterización del proceso está desactualizada, ya que los
procedimientos han cambiado.
El procedimiento “Publicación de información por medios electrónicos”
está publicado en planeación estratégica y en gestión de la información y
comunicación, se debe definir de qué proceso hace parte y eliminar del
que no.
En formatos: Reparto y tramite de PQRDS está publicado 2 veces
Gestión del riesgo
El formato “CERTIFICACIÓN DE APLICACIÓN DE NORMAS DE
PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO” con Código: F-GR-02, publicado en
Gestión del riesgo, es el mismo al publicado en Gestión de planeación
estratégica, tiene el mismo nombre, pero un código diferente F-GR-06.
Con este código, pero con un nombre diferente “Formato SARLAFT” está
publicado en gestión contractual.
Las instrucciones administrativas que están publicadas en normas
internas no se encuentran disponibles en formato OCR.
CALIDAD Mapa de Procesos
Gestión de Planeación Estratégica
(.._c_a_ra_ct-er-iz-ac-ió_n_de_P_ro_c_es-os ______________________ __..]
Gestión Información y Comunicación
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Gestión Comercial
El procedimiento de preventa está publicado 2 veces
Gestión de Servicios
La caracterización del proceso está desactualizada.
Gestión Financiera y contable
El procedimiento “reconocimiento y cobro de derechos” está publicado 3
veces
El procedimiento “elaboración, ejecución y seguimiento al presupuesto”
está publicado 2 veces
Esta publicado 2 veces el formato de “conciliación bancaria”
Los formatos “Aprobación de pagos” y la “certificación recibo a
satisfacción de bienes y/o servicios”, ya no se utilizan y siguen publicados.
El formato “informe de actividades” está publicado 2 veces (1
desactualizado)
En normas internas, las instrucciones administrativas publicadas no están
en OCR y no hay ninguna para 2018, sin embargo, teniendo en cuenta que
Valor+ SAS ya implementó la sección de “Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública, se recomienda eliminar de la sección de
“procesos y procedimientos” la carpeta de “normas internas” dado que la
sección ya tiene “Normativa”, “políticas” entre otros ítems, en los cuales se
debe publicar la normatividad asociada a los procesos.
Gestión del talento humano
El formato evaluación de la inducción esta publicado 2 veces.
Las instrucciones administrativas que se encuentran publicadas en las
normas internas no están en formato OCR; en 2018 en normas internas
no se tiene nada publicado, sin embargo, teniendo en cuenta que Valor+
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SAS ya implementó la sección de “Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, se recomienda eliminar de la sección de “procesos y
procedimientos” la carpeta de “normas internas” dado que la sección ya
tiene “Normativa”, “políticas” entre otros ítems, en los cuales se debe
publicar la normatividad asociada a los procesos.
Gestión Contractual
No tiene la sección de caracterización del proceso.
El formato SARLAFT está publicado en 2 procesos más, con
inconsistencia en nombre y código.
El formato designación de supervisión esta publicado 2 veces.
El formato F-GC-03 está publicado 2 veces con nombres diferentes
“Inventario de contratos” “Relación de contratos”.
Los documentos publicados en normas internas no están en formato OCR
y en 2018 no hay nada publicado.
Gestión jurídica
El procedimiento “actualización RUP” está publicado 2 veces.
El formato consecutivo “asamblea de accionistas” está publicado 2 veces.
Las IA publicadas en las normas internas 2017 no están en OCR.
Gestión de la calidad
En la sección de procedimientos, están las carpetas por año (Vacías).
Esta publicado un procedimiento que pertenece a Gestión de Tecnología.
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En la sección de formatos sucede lo mismo que en la de procedimientos,
están las carpetas para 2017 y 2018.
Debe revisarse la codificación utilizada, ya que la estructura de formato es
F-ISO-xx y hay un formato con la estructura P-ISO-02.
EN LA SECCIÓN DE “ESTRUCTURA ORGÁNICA Y TALENTO HUMANO”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
En el ítem escalas salariales no hay información publicada.
Directorio de entidades: Según la Resolución 3564 de 2015, el sujeto
obligado debe publicar el listado de entidades que integran el
sector/rama/organismo, varias las entidades publicadas no tienen
parámetros que las integren según lo definido en la Resolución.
EN LA SECCIÓN DE “NORMATIVA”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
Se debe cambiar “normativa” por “normatividad, según lo definido por la
Resolución 3564 de 2015.
PROCEDIMIENTOS
2018
2017
Configurir Usuario Rr.sh ngido r.n Má(Jlina Win 10 homr.
Descargar aaJuntos: p!ap 1.:, 1 O!> c:n11CJ,~r U!,tr~no -:~ nnatc<> en MlQu1n.1 \\'11 1IJ nom: 1 Plf
\IW'CO~. J' tJ11 •¡o;.!UI' •4~
P1ocedi1111entu Gest on cle Calidad
(kos,:ai!Jé:11 dllju11l~s: ~ oescar9;ra·c 1v,J
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Dentro del botón de transparencia y acceso a la información pública, no se
encuentra la normatividad “que rige al sujeto obligado, determina su
competencia y le es aplicable a su actividad” tal como se requiere en la
Resolución 3564 de 2015.
Las instrucciones administrativas se publican de manera extemporánea, y a
la fecha de revisión no se encontraban publicadas las siguientes:
2018
90 20/11/2018 Traslados presupuestales
89 21/11/2018
Se actualiza el plan anual de
adquisiciones
76 No esta física
64 No esta física
62 No esta física
53 No esta física
50 No esta física
42 No esta física
34 09/05/2018 Escala salarial
31 25/04/2018 Traslados presupuestales
25 No esta física
2017
81 26.12.2017 Código Integridad
80 18.12.2017 Adopción Manual de políticas contables
36 31.07.2017 Actualización estructura administrativa
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En las circulares y acuerdos de junta, falta la fecha de expedición y una breve
descripción de lo que tratan.
EN LA SECCIÓN “PRESUPUESTO”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
No está el presupuesto aprobado para el año fiscal, el enlace llamado “Presupuesto
General” lleva a la ejecución del presupuesto.
La ejecución presupuestal debe ser al menos de los dos últimos años anteriores al
año en ejercicio; actualmente está publicada la ejecución del año 2018.
Los documentos publicados no están en formato reutilizable.
EN LA SECCIÓN “PLANEACIÓN”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
En la sección de políticas solo hay publicadas 3.
El plan estratégico está publicado en la subsección del 2017, pero como el
plan es para el cuatrienio, no debe tener las subsecciones de años.
El link del Plan Institucional de Archivos (PINAR), Plan Estratégico de
Tecnologías de la Información (PETI), Plan Estratégico de Talento Humano,
Plan Anual de Vacantes, Plan de Tratamientos de Riesgos de Seguridad y
Privacidad de la Información, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan
de Seguridad y Privacidad de la Información, Plan de Trabajo Anual SST y
MA, Plan de Incentivos y Plan Institucional de Capacitación, no tienen
información publicada.
El plan de acción anual 2017 no está en formato OCR
Los formatos de planes de acción no tienen la codificación completa, el
código que tienen es “F-GPE-”
Para los procesos de Gestión Documental, Gestión del Talento Humano,
Gestión Comercial, Gestión de Información y Comunicación, Gestión
Financiera y Contable, Gestión de Servicios, se publican 2 planes por cada
uno; plan de acción estratégico y plan de acción. Sin embargo, es importante
revisar si es pertinente utilizar el mismo formato para ambos y de ser así, los
planes estratégicos deben estar publicados en otra sección.
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Las instrucciones administrativas que adoptan el Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano de 2017 y 2018 no están publicados en formato OCR
Falta el espacio para el enlace del Plan de Bienestar
El plan de Rendición de Cuentas tiene el enlace roto.
Revisar la numeración de la sección de Planeación. Se combinan letras con
números.
El plan de gasto público no está incluido en la estructura de “transparencia y
acceso a la información”, razón por la cual debe crearse, dado que, la
Resolución 3564 de 2015 del Mintic, por error, en su numeral 6.2 tituló la
sección como “plan de gasto público” pero al revisar la definición que es la
que nos precisa el alcance de lo que debe publicarse, se infiere claramente
que se refiere a los planes de acción a que hace referencia el artículo 74 de
la Ley 1474 de 2011.
La sección “Metas, objetivos e indicadores de gestión” se encuentra vacía.
Dentro de ella hay una subsección llamada "Seguimiento y Evaluación a la
Gestión" que también está vacía.
Los indicadores del proceso Gestión financiera y contable no tienen metas.
La sección “Seguimiento a la planeación estratégica institucional” está vacía.
En la sección “Participación en la formulación de políticas” está publicado el
procedimiento de rendición de cuentas. De acuerdo a la Resolución 3564 de
2015, en esta sección debe comunicarse a los usuarios y grupos de interés
la manera en la que pueden participar en la formulación de políticas, en el
control o evaluación de la gestión institucional, indicando: sujetos que pueden
participar, medios presenciales y electrónicos y áreas responsables de la
orientación y vigilancia para su cumplimiento.
Según la Resolución 3564 de 2015, se debe publicar “el contenido de toda
decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus
fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas”, esta sección no se
encuentra dentro de la estructura de “Transparencia y acceso a la
información”, se debe crear e ingresar la información relacionada.
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EN LA SECCIÓN DE “CONTRATACIÓN”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
En la subsección “Información contractual” se debe publicar la gestión
contractual con cargo a recursos públicos, sin embargo, al momento de la
revisión no se encuentra publicada la información y solo se encuentran
publicadas 3 convocatorias públicas.
Informes de Ejecución de contratos: Se encuentra vacía.
La sección “Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras”, se encuentra incompleta, ya que hacen falta las Instrucciones administrativas 004 de 2017, que se refiere al manual de supervisión, 012 de 2017, aliados estratégicos, 36 de 2018, asignación de responsabilidad a publicación contractual. Además, debe direccionar a los formatos con los que se lleva a cabo la contratación.
En la subsección del “Plan anual de adquisiciones”, “el sujeto obligado
deberá crear un enlace en su página web, que direccione a dicha información
en el SECOP” según el artículo 8 de la Resolución 3564 de 2015; este
requisito no se cumple, ya que este enlace no se encuentra publicado.
EN LA SECCIÓN DE “INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
PÚBLICA”, SE ENCUENTRA LO SIGUIENTE:
No es necesario crear la subsección llamada “Información mínima requerida
a publicar artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014”, toda vez que esta
información se encuentra contenida a lo largo de la estructura del botón de
transparencia.
El formato de “Registros de Activos de la Información” tiene en rojo la palabra
“VALIDAR”.
En la columna “formato” del registro de activos de la información, todas las
categorías están en “Papel”, sin embargo, algunos de estos registros,
posteriormente refieren que están disponibles en página web.
Adicionalmente, el artículo 38 del Decreto 103 de 2015, expresa,
“Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la
información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de
cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc”.
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Es importante verificar si el registro de activos de la información cumple con
la definición dada por el Decreto citado anteriormente, “entiéndase por
categorías de información, toda información de contenido o estructura
homogénea, sea física o electrónica, emanada de un mismo sujeto
obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda
agruparse a partir de categorías, tipos o clases según sus características
internas (contenido) o externas (formato o estructura). “
En la columna “Información publicada o disponible” se debe indicar si la
información esta publicada o disponible para ser solicitada, señalando donde
esta publicada y/o donde se puede consultar o solicitar” de acuerdo al
Decreto 103 de 2015, esto no se cumple en el registro publicado en la página
web, ya que solo indica si está disponible o no.
El registro de activos de la información no está publicado en el portal de
Datos Abiertos del estado colombiano. Es importante tener dentro de la
sección, el link que lleve a la Instrucción Administrativa que adopta el registro.
El índice de información clasificada y reservada se encuentra incompleto. Los
campos fecha de generación de la información, nombre del responsable de
la producción de la información, nombre del responsable de la información,
objetivo legítimo de la excepción y el fundamento jurídico de la excepción no
están contemplados dentro del archivo que se encuentra publicado en la
página web y no está publicado en el portal de Datos abiertos.
Al esquema de publicación de información que se encuentra publicado en la
página web, le hace falta el campo de “fecha de generación de la
información”. Adicionalmente, en el artículo 43 del Decreto 103 de 2015, se
habla de un procedimiento participativo para la adopción y actualización del
esquema de publicación, con el que la Entidad no cuenta.
En la sección “Informe de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y
solicitudes de acceso a la información” la información publicada no cumple
con lo exigido en el numeral 10.10 de la Resolución 3564 de 2015 del Mintic.
CONCLUSIONES Y RECOMIENDACIONES
A continuación, se muestran las categorías que no cumplen con la
Resolución 3564 de 2015
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Categoría Subcategoría Descripción Explicación Sí No N/A Observaciones de la Verificación de
Cumplimiento y/o Justificación de N/A
1. Mecanismos de contacto con el sujeto obligado.
1.3. Localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público
b. Ubicación física de sedes, áreas, regionales, etc.
Direcciones de cada una de sus sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o regionales (incluyendo ciudad y departamento de ubicación).
x Faltan sedes
c. Horarios y días de atención al público.
x
Debería ser este link https://www.valormas.gov.co/index.php/atencion-al-ciudadano-valormas/localizacion-fisica-y-dias-de-atencion-al-publico
d. Enlace a los datos de contacto de las sucursales o regionales.
Directorio con los datos de contacto de las sucursales o regionales con extensiones y correos electrónicos.
x
1.4. Correo electrónico para notificaciones judiciales
d. Con acuse de recibido al remitente de forma automática.
x
2. Información de interés.
2.1. Datos abiertos
a. Publicar datos abiertos generados por el sujeto obligado en su sitio web.
Cómo mínimo el Índice de información pública reservada y clasificada y los Registros de Activos de Información deben estar publicados en datos abiertos.
x
b. Publicar datos abiertos en el portal www.datos.gov.co.
x
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2.5. Glosario a. Glosario que contenga el conjunto de términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad.
x
2.7. Calendario de actividades
a. Calendario de eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales de la entidad.
x
https://www.valormas.gov.co/index.php/central-informativa-valormas/calendario-de-actividades No se está diligenciando
3. Estructura orgánica y talento humano.
3.4. Organigrama
c. Descripción de la estructura orgánica, donde se dé información general de cada división o dependencia.
x
No se da la información general de cada división o dependencia
3.5. Directorio de información de servidores públicos y contratistas
i. Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado.
x
https://www.valormas.gov.co/index.php/informacion-general/talento-humano-valormas/asignaciones-salariales No se tiene nada publicado
3.7. Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés
a. Listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas y los datos de contacto de los principales grupos de interés y/u organizaciones sociales o poblacionales.
A nivel territorial esta información debe ser publicada en la sección de instancias de participación ciudadana.
x No existe la subsección
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3.8. Ofertas de empleo
a. Oferta de empleos para los cargos a proveer.
Si los empleos son provistos a través de concursos liderados por la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, la entidad deberá especificar el listado de cargos que están en concurso y el enlace respectivo a la CNSC para mayor información.
x
https://www.valormas.gov.co/index.php/central-informativa-valormas/ofertas-de-empleo-valormas Al ingresar a la sección se encuentra “La información contenida en esta sección está en proceso de construcción y publicación. Si tiene inquietudes acerca de nuestra entidad y sus procesos por favor diríjase al formulario de Preguntas, quejas, reclamos, denuncias y felicitaciones haciendo clic aquí.”
4. Normatividad.
4.2. Sujetos obligados del orden territorial
c. Normas publicadas dentro de los siguientes 5 días de su expedición.
De acuerdo con los principios de oportunidad y publicidad.
x No se publica oportunamente
4.3. Otros sujetos obligados
a. Todas las normas generales y reglamentarias relacionadas con su operación.
x No se tiene publicada la información.
5. Presupuesto.
5.1. Presupuesto general asignado
a. Presupuesto general asignado para cada año fiscal.
x
Direcciona a la ejecución del presupuesto
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5.2. Ejecución presupuestal histórica anual
a. Información histórica detallada de la ejecución presupuestal aprobada y ejecutada de ingresos y gastos anuales.
La información que reposa debe ser al menos de los últimos dos (2) años anteriores al año en ejercicio, con corte a diciembre del periodo respectivo.
x
https://www.valormas.gov.co/index.php/ley-de-transparencia-valormas/presupuesto/ejecucion-de-presupuesto-aprobado-en-ejercicio No esta publicada la información de los dos años anteriores
6. Planeación.
6.1. Políticas, lineamientos y manuales
d. Plan de Rendición de cuentas.
Si la entidad realiza un Plan de Acción Unificado es válido la publicación de éste. Explicar en caso de no aplicarse la publicación de algún plan.
x
El link está roto
h. Contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas.
Políticas y/o decisiones que crean, modifiquen, adicionen, entre otros, trámites, procedimientos, horarios de atención al público, costos de reproducción o de trámites, entre otros, que afectan al público. Estas políticas y/o decisiones que pueden estar consagradas en actos administrativos (memorandos, circulares, resoluciones, y demás).
x
No esta creado este espacio
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6.5. Participación en la formulación de políticas
a. Sujetos que pueden participar.
¿Quiénes pueden participar?
x
b. Medios presenciales y electrónicos.
x
c. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.
x
8. Contratación.
8.1. Publicación de la información contractual
a. Información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el SECOP.
Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos o recursos públicos y privados deben publicar en el SECOP la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos. Se debe contar con los vínculos que direccionen a la información publicada en el SECOP por parte del sujeto obligado.
x
El link lleva a las convocatorias publicas https://www.valormas.gov.co/index.php/ley-de-transparencia-valormas/contratacion/procesos-de-contratacion
8.2. Publicación de la ejecución de contratos
a. Aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución de los contratos.
x
El link lleva a las convocatorias publicas https://www.valormas.gov.co/index.php/ley-de-transparencia-valormas/contratacion/procesos-de-contratacion
8.4. Plan Anual de Adquisiciones
b. Enlace que direccione al PAA publicado en el SECOP.
Los sujetos obligados que no contratan con cargo a recursos públicos no están obligados a publicar su PAA.
x
No hay enlace
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10. Instrumentos de gestión de información pública.
10.2. Registro de Activos de Información
b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
x
g. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).
x
Dice papel
h. Información publicada o disponible.
x
No esta referenciado donde se pude encontrar la información
10.3. Índice de Información Clasificada y Reservada
b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
x
g. Fecha de generación de la información.
x
h. Nombre del responsable de la información.
x
i. Objetivo legítimo de la excepción.
x
k. Fundamento jurídico de la excepción.
x
10.4. Esquema de Publicación de Información
e. Fecha de generación de la información.
El sujeto obligado debe identificar, gestionar, clasificar, organizar y conservar Esquema de Publicación de Información de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en su programa de gestión documental.
x
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j. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.
x
10.10. Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información
a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.
El sujeto obligado debe definir la periodicidad de publicación de este informe e indicarla en su Esquema de Publicación de Información.
x
21
11. Transparencia Pasiva.
11.4. Formulario para la recepción de solicitudes de información pública.
ai. Información sobre posibles costos asociados a la respuesta
El formulario debe contener un campo en que informe sobre los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.
x
Falta referenciar la instrucción administrativa de costos de reproducción dentro del formulario.
CUMPLE PARCIALMENTE NO CUMPLE
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La totalidad de los documentos que se publican en la página web deben
cumplir con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 “Toda la
información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por
el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa,
reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para
los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los
procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.” Es por
esto que los documentos que no se encuentren en formato reutilizable (OCR)
deben ser sustituidos con los que cumplan con esta funcionalidad.
Las instrucciones administrativas no cumplen con el principio de calidad de
la información, ya que no se publican en formato reutilizable, tampoco se
CUMPLE76%
PARCIALMENTE3%
NO CUMPLE21%
IMPLEMENTACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA
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hace oportunamente, ya que no son publicadas en los 5 días siguientes de
su expedición y tampoco están disponibles y completos, ya que a la fecha
faltan instrucciones por ser publicadas.
Se debe verificar que la información esté disponible y completa
permanentemente en el sitio web, cumpliendo también con lo establecido en
el esquema de publicación adoptado por la entidad; en el caso puntual del
directorio de servidores, tanto en los vinculados como en los contratistas, la
información se encontraba desactualizada e incompleta.
Debido a que la página web de la entidad es auto gestionable, es importante
contar con mecanismos que permitan garantizar el cumplimiento del
esquema de publicación por parte de todas las áreas, y la publicación de toda
la información requerida por la Ley 1712 de 2014 y todas las que la regulen,
de acuerdo al presente informe, el 21% de lo requerido no se encuentra
disponible en el sitio web y 3% se encuentra incompleto.
En la acción número 5 del Plan de Mejoramiento Institucional, se había dado
tratamiento a un hallazgo relacionado con el inadecuado manejo de los actos
administrativos así: “Respecto a los actos administrativos que profiere Valor+
S.A.S., es necesario que se tomen las medidas procedentes y suficientes
para manejar el consecutivo de los actos administrativos (instrucciones
administrativas) pues a la fecha no se encuentran en la carpeta de
instrucciones administrativas (y tienen un número reservado, pero no han
sido impresas, firmadas y archivadas) las siguientes: 2, 8, 9, 13 y 14. Así
mismo, es importante que la Instrucción Administrativa sea archivada con el
correspondiente anexo, aunque este riesgo se disminuye si no se hace uso
de instrucciones con anexo, sino que por el contrario se incorpora a la
instrucción el contenido de los anexos, como parte integrante del
documento.” Al realizar el presente informe se encuentra que se siguen
reservando números y que algunas instrucciones administrativas no se
encuentran archivadas de manera física en la carpeta respectiva, razón por
la cual se procederá a calificar de ineficaz e inefectiva las acciones
correctivas definidas en la acción número 5 del Plan de Mejoramiento
Institucional.
DIANA CRISTINA TOBÓN LÓPEZ Jefe Oficina de Control Interno