OPERADORA DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS Y DE CAPITALIZACIÓN LABORAL DE LA CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL S. A

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INFORME DE COMPRAS AÑO 2020 Proveeduría

1

I. Contenido 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................2

2. DETALLE DE COMPRAS 2020 ............................................................................................................................3

a) LICITACIONES PÚBLICAS ...............................................................................................................................4

b) CONVENIOS MARCO .....................................................................................................................................5

c) CONTRATACIONES DIRECTAS (excepciones) ................................................................................................6

▪ ESCASA CUANTÍA ARTÍCULO 144: .............................................................................................................6

▪ ARTÍCULO 139 DEL RLCA: .........................................................................................................................7

▪ CAJA CHICA ARTICULO 141 DEL RLCA .......................................................................................................8

3. EVALUACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2020 (PAA) ......................................................................... 10

4. INDICADORES DE PROCESO ........................................................................................................................... 13

5. INFORME RESUMEN SOBRE CONTRATOS NO RENOVADOS O RESCINDIDOS ............................................... 15

6. PLAN DE MEJORAS A IMPLEMENTAR PARA EL 2021 ..................................................................................... 18

2

1. INTRODUCCIÓN

El programa de contrataciones y adquisiciones 2020, es un requerimiento de gestión del área de Proveeduría, de acuerdo con el cumplimiento normativo, según lo estipulado en el artículo 6° de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 7° del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. El programa contempla un análisis de los resultados en cada una de las modalidades de gestión de compra utilizados en la Operadora, como: procedimientos ordinarios y materias excluidas de los procedimientos de contratación. Este informe abarca los trámites realizados durante el período comprendido de enero a diciembre del año 2020, esto en concordancia con el plan de compras de la Institución, se brinda detalle de las compras no realizadas y su justificación, además de los resultados de los indicadores del proceso del área de proveeduría, se brinda un plan de atención de mejoras para el próximo período 2021, además este informe incluye los contratos no renovados o rescindidos, algunos a causa de la pandemia, ocasionada por el virus COVID-19, según documento del Gobierno 42227-MP-S, en el cual se declara estado de emergencia en todo el territorio nacional.

a) Objetivos según el plan estratégico organizacional: De acuerdo con el plan estratégico de la organización el proceso de compras se encuentra relacionado con el objetivo de procesos internos punto 3.1., el cual indica: Asegurar el cumplimiento de los procesos existentes por medio de una gestión administrativa eficiente y garantizando el establecimiento de controles oportunos.

b) Procedimientos: Los procesos más utilizados en la Operadora son los procedimientos ordinarios y las excepciones de contratación. Imagen. 1 tipos de procedimiento utilizados en la OPC CCSS

Licitación Abreviada

Licitación Pública

Excepciones

• Entre sujetos de derecho público

• Art. 139 RLCA

• Caja Chica

• Escasa Cuantía

3

2. DETALLE DE COMPRAS 2020

Se brinda resumen de los procesos de compra realizados en el período 2020, donde se presentan de acuerdo con el monto adjudicado, no correspondiente a la ejecución del presupuesto ejecutado del período, ya que hay contratos de servicios con vigencias de uno o dos años prorrogables, por lo tanto, en adelante se brinda los montos adjudicados en cada contratación. A continuación, se presenta cuadro comparativo, de acuerdo con los procesos realizados durante el año 2020:

Procesos realizados Cantidad de procesos Suma de Monto adjudicado

Anulado 9 ₡ -

Artículo 139 RLCA 10 ₡ 57 827 538,17

Artículo 209 3 ₡ 3 340 128,46

Caja chica con solicitud 104 ₡ 36 357 421,95

Declarado infructuoso o Desierto 1 ₡ -

Escasa Cuantía 17 ₡ 67 787 753,71

Según demanda 2 ₡ 786 082,13

(en blanco) Licitación Pública 1 ₡ 268 947 182,00

Entre sujetos de derecho público 1 ₡ 3 440 958,00

Convenio marco 19 ₡ 1 201 583,64

Total general 167 ₡ 439 688 648,06

Tabla #1: Información tomada de registro 8F161 Control de Compras 2020

Gráfico #1: Información tomada de registro 8F161 Control de Compras 2020

9 10 3 104 1 18 2 2 1 36₡-

₡57 827 538,17 ₡3 340 128,46

₡36 357 421,95

₡-

₡67 787 753,71 ₡786 082,13

₡268 947 182,00

₡3 440 958,00

₡1 201 583,64

0

50000000

100000000

150000000

200000000

250000000

300000000

Cantidad de procesos

Suma de Montoadjudicado2

4

a) LICITACIONES PÚBLICAS Proceso ordinario de contratación administrativa, según lo indicado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en sus artículos 44 al 46, y el artículo 27 que menciona sobre los límites económicos correspondientes para realizar este proceso, y publicados por medio de la Gaceta alcance No. 28 del 21 de febrero 2020 última actualización, los montos mayores de ¢174.000.000,00 (ciento setenta y cuatro millones de colones con 00/100) corresponden a la citada contratación, donde el cual la operadora se ubica en el estrato F. Para el año 2020 el sumatorio total de licitaciones de la institución fue de ₡ 268.947.182,00 (doscientos sesenta y ocho mil novecientos cuarenta y siete mil ciento ochenta y dos con 0/100). Las siguientes contrataciones se encuentran bajo la modalidad según demanda, de acuerdo con la demanda de los servicios requeridos por los afiliados, por lo tanto, el precio adjudicado es el costo unitario a cancelar por trámite realizado.

2020LN-000001-

0018400001

Contratación de servicios para trámite del FCL

GRUPO MUTUAL ALAJUELA-LA VIVIENDA DE AHORRO Y PRESTAMO

₡ 2 938,00

2020LN-000001-

0018400001

Contratación de servicios para trámite del FCL

MUTUAL CARTAGO DE AHORRO Y

PRESTAMO ₡2 260,00

Tabla #2: Información tomada de registro 8F161 Control de Compras 2020 Consumo anual del servicio:

5

Tabla #3 Información dada por el área de contabilidad.

b) CONVENIOS MARCO La Operadora utiliza la figura de convenios marco, según lo regulado mediante el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa artículo 155, párrafo 9, el cual indica: “Cuando exista un convenio marco vigente, independientemente de la institución que haya tramitado la licitación pública, cualquier administración podrá adherirse a su uso, siguiendo los lineamientos establecidos al efecto por la institución que administra ese convenio, siempre y citando no se afecte la modalidad de pago de la institución que procura la adhesión”’. De lo anterior la Operadora utiliza los siguientes contratos de convenios marco, previamente autorizados por la institución que lo tramitó (Ministerio de Hacienda):

1. 2017LN-000004-0009100001 Suministros de papel 2. 2017LN-000005-0009100001 Suministros de oficina

El consumo para el año 2020 fue el siguiente:

Número de pedimento

Descripción del bien o servicio

Unidad Solicitante

Fecha Empresa adjudica

da

Fecha adj Monto adjudicado

2020LN-000001-01

“Contratación de servicios para

trámite de retiro del FCL”

Creación del Registro de

Prestatarios del servicio

Dirección Comercial

8/1/2020 GRUPO MUTUAL ALAJUELA-LA VIVIENDA DE AHORRO Y PRESTAMO

2/3/2020 ₡229 689 902,00

2020LN-000001-01

“Contratación de servicios para

trámite de retiro del FCL”

Creación del Registro de

Prestatarios del servicio

Dirección Comercial

8/1/2020 MUTUAL CARTAGO DE

AHORRO Y PRESTAMO

2/3/2020 ₡39 257 280,00

₡268 947 182,00

6

No. De procedimiento

Monto ejecutado en 2020

2017LN-000004-0009100001 Suministros de papel

¢1.053.522,07

2017LN-000005-0009100001 Suministros de oficina

¢148.061,58

Total ¢1.201.583,65

Tabla #4: Información tomada de SICOP Beneficios del uso de convenios marco para instituciones:

✓ Reducción de los costos al no utilizar un proceso de compra tradicional. ✓ Registro de proveedores confiables y preseleccionados. ✓ Mayor disponibilidad para comprar productos y servicios en un catálogo online del

proveedor. ✓ Al tener convenios con distintos proveedores aumenta la oferta y condiciones

comerciales competitivas. ✓ Todas las compras que utilizan convenios marco tienen el respaldo de una licitación

previa. Se licita solo una vez, al inicio cuando se invita a distintos proveedores a ingresar sus ofertas conociendo el volumen de compra estimado.

c) CONTRATACIONES DIRECTAS (excepciones) Son aquellas contrataciones que, por su limitado volumen y trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa y su publicación en el Diario Oficial La Gaceta No. alcance 28 del 21 de febrero del 2020, donde se estableció el límite económico ubicados en el estrato F con montos menores a ¢18.070.000,00 (dieciocho millones setenta mil colones con 00/100) .

▪ ESCASA CUANTÍA ARTÍCULO 144: Procesos realizados mediante concurso, estas contrataciones representan un total de 17 trámites durante el año, con una sumatoria de recursos financieros adjudicados de ₡ 67.787.753,71 (sesenta y siete millones setecientos ochenta y siete mil setecientos cincuenta y tres con 71/100). Ver anexo 1 8F161 Control de Compras 2020.

7

En cuanto a los contratos con modalidad según demanda tenemos un total de 2 trámites con un tope máximo, de acuerdo con el límite establecido para una compra directa, serían los siguientes:

Número de pedimento

Descripción del bien o servicio

Empresa adjudicada Monto consumido

2020CD-000017-01 Impresión de material publicitario según demanda

MAQUILADO Y SERVICIOS

GRAFICOS AC SOCIEDAD ANONIMA

PENDIENTE

₡ 271 991,00

2020CD-000027-01 Suministros de oficina según demanda

Jimenez y Tanzi S. A ₡514 091,13

₡ 786 082,13

Tabla #5 Información tomada de registro 7F161 Control de Compras 2020

▪ ARTÍCULO 139 DEL RLCA: Con respecto a las excepciones de contratación mediante el artículo 139 del RLCA, se obtuvieron 10 trámites por un monto total de ¢57.827.538,17 (cincuenta y siete millones ochocientos veintisiete mil quinientos treinta y ocho con 17/100). Ver anexo 1 8F161 Control de Compras 2020.

Descripción Tipo de proceso por excepción artículo 139 del RLCA

Cantidad de

trámites realizados

Monto adjudicado

Actividades de capacitación Artículo e) Servicios de Capacitación 4

₡7,312,406.04

Publicidad mediante publirreportaje Artículo c) Medios de comunicación social 3

₡3,447,360.00

Renovación de contrato BLOOMBERG Artículo a) Oferente único 1 ₡39,568,947.84

Adquisición de licencias Risk Artículo a) Oferente único 1 ₡6,272,774.29

8

Adquisición e implementación de una licencia de cuentas PIN, sistema PROSOFT Artículo a) Oferente único 1

₡1,226,050.00

Total general 10 ¢57.827.538,17

Tabla # 6 8F161 Control de Compras 2020

▪ CAJA CHICA ARTICULO 141 DEL RLCA Para el año 2020 se aprueba el aumento en el límite del Reglamento interno de caja chica de la OPC CCSS, aprobado por la Junta Directiva, según acuerdo No 5, sesión No. 1158, celebrada el 3 de abril 2019 y entrada a regir una vez publicado en la Gaceta, a partir de su publicación en el alcance No. 86 del 10 de mayo 2019. De acuerdo con lo antes indicado, según información brindada por presupuesto, el 1% del presupuesto correspondiente a la cuenta corriente de la OPC CCSS para el 2020 es igual a ¢50.924.065,82, siendo así se verifica que el consumo de los trámites gestionados por caja chica en el 2020 es por ¢39.917.166,41, se brinda resumen en el siguiente cuadro:

Proceso realizado Cantidad Monto

Caja chica por transferencia con solicitud 104 ₡ 36 357 421,95

Caja chica por transferencia >100 mil 70 ₡ 1 549 606,92

Caja chica con tarjeta de crédito 50 ₡ 2 010 137,54

TOTAL 224 ₡ 39 917 166,41

Disponible ₡ 11 006 899,41

Nota: El 1% del presupuesto 2020 equivale a un monto de ¢50.924.065,82

Tabla # 7 8F161 Control de Compras 2020 Ver detalle en anexo 1 8F161 Control de Compras 2020

9

Gráfico #2 8F161 Control de Compras 2020

OBSERVACIONES

Con respecto a las contrataciones realizadas para el año 2020, destacamos los principales entre bienes duraderos, servicios, materiales y suministros, que se adjudicaron en proveeduría mediante el formulario 8F25 Pedimento de materiales y servicios (Decisión inicial) y trámite de caja chica por medio del formulario 8F193 Solicitud pedido de compra por caja chica, detalle que se podrá verificar en el expediente digital de las contrataciones, en caso de requerirlo y mediante el Anexo 1 8F161 Control de Compras.

Tipo de partida Cantidad Suma de Monto adjudicado

Bienes duraderos 18 ₡35 269 929,29 Materiales y suministros 52 ₡ 6 353 416,16

Servicios 108 ₡398 065 302,61

Total general 178 ₡439 688 648,06 Tabla #8 Información tomada de registro 8F161 Control de Compras 2020

104

₡36 357 421,95

70

₡1 549 606,92 50

₡2 010 137,54

C A N T I D A D M O N T O

TRÁMITES DE CAJA CHICA

Caja chica por transferencia con solicitud Caja chica por transferencia >100 mil

Caja chica con tarjeta de crédito

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Gráfico # 3 Información tomada de registro 8F161 Control de Compras 2020

Del resultado dado obtenemos que las compras realizadas en la Operadora corresponden un 61% a servicios, para el cual la mayoría de las contrataciones son a terceros para que nos brinden un servicio para el cumplimiento de un fin público, el cual beneficia a los afiliados para una mejor atención, y cumplimiento a la normativa que nos regula.

3. EVALUACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2020 (PAA) En cumplimiento de lo indicado en el artículo 7 de la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, indica: “-Publicidad del Programa de Adquisiciones. En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar.” El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la OPC CCSS aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de proveedores interesados en los procesos de selección y contratación que se van a gestionar durante el año, y que la organización cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas. A pesar de que la Ley de Contratación Administrativa indica que no implicará ningún compromiso de contratar, internamente se requiere cumplir con un 95% como un indicador de medición del proceso, ya que ayuda en el cumplimiento de la ejecución presupuestaria del período en curso. Para el I Semestre se planifican 30 contrataciones y para II Semestre por medio de modificación, se agregan 4 contrataciones adicionales sumando un total de contrataciones de 34. Se cumple con un 52% de 100% de compras en el 2020.

10%

29%

61%

Bienes duraderos

Materiales y suministros

Servicios

11

Ver Anexo 2. A continuación, se brinda detalle de las contrataciones que se no se pudieron realizar en este 2020:

# Partida Tipo de bien o

servicio a contratar

Período estimado del inicio

del procedimie

nto de contratació

n

Tipo de contratación

Monto estimado de la

compra

Área Solicitante

¿Ejecución

realizada?

1.03.06 Servicios para trámite de afiliación de afiliados

III Trimestre Contratación Directa por excepción artículo 139 inciso h)

₡12 000 000,00 Dirección Comercial

Cancelado

1.04.99 Servicios de outsourcing para el área de Operaciones, tramites de quinquenio

III Trimestre Contratación Directa

₡4 500 000,00 Operaciones

Cancelado

1.03.07 Suscripción anual al sistema empresarial de información

I Trimestre Contratación Directa

₡ 2 000 000,00 Capital Humano

Cancelado

1.04.04 Estudios de costos III Trimestre Contratación Directa

₡ 2 260 000,00 Dirección Financiera

Cancelado

1.01.02/1.03.03/1.08.01

Alquiler de impresoras multifuncionales

III Trimestre (antes del 24-08-2020)

Licitación Abreviada

₡10 262 882,38 Administrativo

Cancelado

1.04.04 Servicio de consultoría de apoyo al cumplimiento de normativa relacionada a TI,7

III Trimestre (seti-nov)

Contratación Directa

₡3 252 000,00 TI No

1.04.99 Servicio de gestión de apoyo técnico de la plataforma de servidores,6

III Trimestre (agosto-octubre)

Contratación Directa

₡2 189 000,00 TI No

1.04.99 Servicio de gestión de apoyo técnico de telecomunicaciones

III Trimestre (Julio-set)

Licitación Abreviada

₡3 140 000,00 TI No

1.08.06 Mantenimiento de equipo de telecomunicaciones (preventivo),5

III Trimestre (Julio-set)

₡10 307 000,00 TI No

1.07.01 Capacitación de fin de año

III Trimestre Contratación Directa

₡4 500 000,00 Capital Humano

Cancelado

12

1.08.99 Mantenimiento Preventivo trimestral al sistema de detección, alarma y control de incendios de la OPCCCSS,2

I Trimestre (febrero-marzo)

Contratación Directa

₡ 1 580 000,00 TI Declarado infructuoso

1.08.99 Mantenimiento CCTV PUBLICAR EN NOV-EJE 2021

Contratación Directa-OFERENTE ÚNICO

₡ -

Riesgos Cancelado

5.01.05 Equipo para nodos de sinpe,9

(III Trimestre) setiembre

Contratación Directa

₡1 000 000,00 TI No

5.01.99 Adquisición de Cámaras de Seguridad

III Trimestre Contratación Directa

₡3 185 000,00 Riesgos No

5.99.03 Renovación Certificados de Seguridad,10

III Trimestre (setiembre)

Contratación Directa

₡5 655 423,00 TI No

5.99.03/1.01.01

Digitalización de documentos de la OPC CCSS

III Trimestre Licitación Abreviada

₡ -

Administrativo

No

Tabla #9 8F02 Plan Anual de Adquisiciones 2020.

Nota: 7 de estas contrataciones fueron canceladas por parte de las unidades solicitantes por cambios ocasionados por la pandemia del virus COVID-19, ya sea que por que la situación actual ya no lo requería, como por ejemplo el servicio de alquiler de impresoras multifuncionales o bien para dar recursos a otras compras prioritarias no planificadas inicialmente. Para el caso de las contrataciones que del todo no se realizaron, por ejemplo, las de tecnologías de información, el área de TI tuvo que atender el servicio de Auditoría externa de tecnologías de información, lo cual consumió tiempo y esfuerzos, para atender resultados y planes de acción, esto de atención normativa, además de los requerimientos de parte de la administración para atender ante la emergencia de la pandemia dado que aumentaron los casos de servicios de soporte en la Operadora, entre otras prioridades. Para el caso del servicio de afiliación de afiliados solicitados por la Dirección Comercial con la partida 1.03.06, no se pudo llegar a una negociación con el proveedor ASECCSS dado que hubo un cambio de administración en dicha empresa. Para el caso del servicio de estudios de costos partida 1.04.04 se canceló dicho requerimiento de SUPEN dada la crisis económica que pasa el país, dicha contratación estaba programada para los meses de abril – mayo 2020, sin embargo, al no tener los datos de ingresos y gastos reales, luego de la crisis económica mundial provocada por el coronavirus, este estudio no se gestionó en el 2020. Con respecto al proyecto de digitalización de documentos, partidas 5.99.03 y 1.01.01, el mismo no es publicado dado que se debe realizar un cuidadoso estudio de mercado, con respecto a

13

lo que la Operadora necesita, por lo tanto, se da más tiempo para gestionar con los proveedores reuniones precartelarias, y así poder aclarar las especificaciones técnicas del servicio requerido, por lo tanto, se deja pendiente para el 2021 con presupuesto disponible.

4. INDICADORES DE PROCESO

A continuación, se detalla el resultado de los indicadores del proceso de proveeduría para el 2020:

Objetivo/Meta Nombre del indicador o criterio de seguimiento

Forma de Cálculo

Realizar el 95% de las compras, según el plan anual de adquisiciones de acuerdo a lo que indica la Ley de Contratación Administrativa

% de cumplimiento de las compras realizadas según la normativa

Total, de adjudicaciones/Cantidad de compras del plan anual de adquisiciones*100

Cumplir con el 100% de los pagos fijos del mes correspondiente según proyección de pagos

% cumplimiento pagos realizados en los plazos del contrato

Cantidad de pagos cancelados en el mes/cantidad de pagos fijos a cancelar*100

Cumplir con el 90% de las compras de bienes según los criterios de la Directriz 11 MINAE

% cumplimiento de compras sustentables realizadas

Cantidad de compras sustentables efectivas/Total de compras sustentables *100

Lograr un 95% de eficacia en el proceso de atención de las acciones correctivas/preventivas

% de acciones eficaces Total, acciones eficaces/Total de acciones correctivas*100

Tabla #10 Matriz de indicadores OPC CCSS 2020.

14

RESULTADOS

Objetivo/Meta Resultado I SEMESTRE

Resultado II SEMESTRE

Resultado Anual

Realizar el 95% de las compras, según el plan anual de adquisiciones de acuerdo a lo que indica la Ley de Contratación Administrativa

23% 29% 52%

Cumplir con el 100% de los pagos fijos del mes correspondiente según proyección de pagos

100% 95% 98%

Cumplir con el 90% de las compras de bienes según los criterios de la Directriz 11 MINAE

67% 100% 84%

Lograr un 95% de eficacia en el proceso de atención de las acciones correctivas/preventivas

100% 100%

PROMEDIO TOTAL 83%

Tabla #11 Matriz de indicadores OPC CCSS 2020. I SEMESTRE

1. En el plan anual de compras del 2020 consta de 30 compras por realizar, sin embargo, para el primer semestre sólo se adjudicaron 7 procesos, esto a causa de la pandemia provocada por el COVID 19. La Operadora debió atender una mayor cantidad de trámites de retiro que involucró a toda la organización, provocando atrasos en las compras según el plan.

2. Con respecto a la facturación se tiene un promedio de 35 facturas al mes, logrando

pagar todas, según el plazo previsto en el contrato, no se consideran como atrasos los pagos tardíos causados por el proveedor, tales como, entrega tardía de facturas o correcciones a las mismas.

3. Con respecto a las compras sustentables, para el I semestre se tenían 3 compras a

las cuales se les aplica requerimientos ambientales, quedando pendiente una contratación, según el plan anual de compras.

4. En el caso de las acciones correctivas, no se presentaron asuntos por atender, por

lo que no se pondera este indicador. II SEMESTRE

1. Para el segundo semestre se realizaron 10 compras de un total de 34 compras planificadas; se contratan 17 durante el año.

15

2. Se estiman un promedio de 57 pagos mensuales de contratos fijos, de los cuales se

incumplieron 3. Se incumplió con las facturas de Mutual y Mucap, las cuales se cancelaron el 01 de octubre y debieron pagarse a finales del mes de setiembre. También se presentó un atraso en una factura mensual de Prosoft, la cual no se pagó en el mes de Julio como correspondía. Por último, en el mes de noviembre correspondía pagar la póliza del carro y se canceló hasta diciembre 2020.

3. Para el segundo semestre se adjudicaron 10 procesos, de estos sólo a 4 les

correspondía la aplicación de compras sustentables.

4. Las acciones correctivas asignadas están dentro del plazo de atención, por lo tanto, se clasifican como efectivas.

5. INFORME RESUMEN SOBRE CONTRATOS NO RENOVADOS O RESCINDIDOS

Como parte del informe de compras se brinda detalle de los contratos que no fueron renovados para el período 2020-2021 y otros rescindidos unilateralmente o por mutuo acuerdo, así como los que se encuentran pendientes de rescindir:

# Procedimiento

Descripción del servicio

Nombre del contratista

Orden de inicio

Monto del contrato

Detalle

2019CD-000015-

0018400001

Acceso al Sistema de

Información Bursátil Business Object

(SIBO)de la Bolsa Nacional

de Valores

BOLSA NACIONAL DE VALORES SOCIEDAD ANONIMA

20/5/2019 $ 4 800,00 Se realiza proceso de rescisión unilateral del

contrato. Procedimiento 2020PA-

000002-00184-00

16

2015CD-000082-01

Servicio de Mantenimiento

preventivo trimestral al Sistema de Detección, alarma y

control de extinción de

incendios de la OPC CCSS

Edificios Inteligentes EDINTEL S. A

14/10/2019 $1 282,78 Contrato vencido, no se pueden realizar

contratos adicionales, se debe publicar de

nuevo, se publica, pero resulta declarado

infructuoso.

PROV-2018CD-0000016-01

Alquiler local sucursal Quepos

Farmacéutica y Proyectos Manuel

Antonio S. A

9/2/2018 $6 000,00 Rescisión unilateral de contrato, baja demanda

zona de Quepos

2016CD-000129-01

Sistema Desodorizante y Aromatizador de sanitarios y

mingitorios-

SERVINSA 2/9/2016 $ 588,00

Contrato no prorrogado por ahorro de

presupuesto, contrato no prescindible

PROV-2017CD-000154-01

Mantenimiento CCTV-

TECH BROKERS S. A

14/12/2017 $2 672,00 Contrato vencido, nueva publicación en el

2021

2019CD-000009-

0018400001

Impresos varios CORPORACION PAGRAF

SOCIEDAD ANONIMA

5/4/2019 Varios No se prorroga contrato, cambio de

proveedor, nueva publicación

2015CD-000129-01

Plataforma web para el

envío de mensajes de

tipo SMS a los teléfonos

móviles de los afiliados a la

OPC CCSS

Roger Segura Ulate

43783 variable (7.50msnj enviado,

costo unitario)

Contrato vencido, nueva publicación en el

2021

17

2019CD-000016-

0018400001

Contratación de servicios

profesionales de asesoría integral en

desarrollo de proyectos

orientados a la optimización de procesos y de apoyo en

tecnologías de información

GIOVANNI ALBERTO DURAN

VEGA

43605 $49.72 la hora

profesional en TI

No se prorroga contrato, cambio de

proveedor, nueva publicación

2016CD-000050-01

Grabaciones de voz para

sistema IVR

RYL MERCATEL S. A

42494 ¢50000 cada

grabación de voz

Contrato vencido, se decide gestionar

cuando se requiera por caja chica, ya que el consumo anual no sobre pasa el límite

autorizado.

2016LA-000003-01

Envío masivo de estados de

cuenta por Correos

electrónicos

Data Printing Solutions S. A

42548 85000 a 150000

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unitario por envío

¢6.5

Contrato vencido, nueva publicación en el

2021

2019CD-000123-01

Alquiler local sucursal de

Liberia

KAREN ALVARADO

ZAMORA

1/10/2019 ₡1 350 000,00

Procedimiento administrativo rescisión unilateral del contrato, cierre de oficinas, causa

Pandemia COVID-19. 2019CD-000043-

0018400001

Instalación de sistema de

audio, grabación y transcripción

incluye software,

microfonía y sonido

MAS MUSICA INTERNACIONAL

SOCIEDAD ANONIMA

12/11/2019 ₡271 200,00

No se prorroga contrato, ahorro en presupuesto 2021.

PROV-2018CD-

000121-01

Alquiler local sucursal Guápiles

Datarié Quisasaquí S. A

1/9/2018 ₡21 600 000,00

Procedimiento administrativo rescisión unilateral del contrato, cierre de oficinas, causa

Pandemia COVID-19.

18

2018CD-000032-01

Herramienta para uso de sistema de

whatsap

EMG Solutions S. A

09/03/2018 $3630 Rescisión de contrato, en proceso

Tabla # 12 8F66 Listado de contrato con terceros de servicios permanentes OPC CCSS.

6. PLAN DE MEJORAS A IMPLEMENTAR PARA EL 2021 Con respecto al año 2020 se proyectan mejoras para el proceso de compras de la institución en el área de proveeduría, para el cual se brindará el resultado obtenido de los planes realizados y mejoras para el 2021, entre ellas están las siguientes acciones:

PLAN DE ACCION FUNCIONARIO RESULTADO

Brindar al menos una capacitación anual, para las unidades solicitantes de compras que fungen como administradores de contratos de la Operadora, temas varios correspondiente a compras.

Proveeduría-Unidades Solicitantes

Capacitación impartida por proveeduría. Para el 2020 no se pudo impartir dicha capacitación, dado la situación de pandemia, se tuvieron que atender otras prioridades. Para el 2021 se organizará una capacitación.

Mejorar el control mensual del “Plan Anual de Compras Institucionales”, para informar oportunamente a los responsables de las áreas sobre sus requerimientos pendientes de contratación administrativa, a fin de garantizar la efectividad del ciclo de proceso de compra, según el tipo de contratación que requiera (Contratación directa, Licitación abreviada, Licitación Pública).

Proveeduría Permanente

Incluir en las compras que lo requieran compras ambientales o sustentables, según la Directriz 11- MINAE

Proveeduría, Unidades Solicitantes

✓ Permanente

Para el 2021-2022 se va a trabajar en conjunto con Proyectos y Riesgos para

✓ Año 2021-2022

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establecer el proceso de Análisis de servicios críticos, que actualmente se llaman procesos sustantivos. Se define mejor el proceso y se alinea con las áreas antes indicadas. Una vez establecido se realizará una capacitación para informar a las áreas encargadas de compras.

RESULTADOS

Fortalezas: Se cuenta con la asesoría de profesionales externos especialistas en contratación administrativa, que apoyan la correcta ejecución del proceso. Además de la normativa externa, se tiene normativa interna que respalda el proceso a realizar. Oportunidades: El proceso de compras se gestiona por medio de SICOP, según lo solicitado por la Ley de Contratación Administrativa, lo cual permite la participación de nuevos oferentes y la transparencia en la ejecución de las compras. Con respecto al proceso de compras, continúan los esfuerzos para la mejora continua. Debilidades: En períodos anteriores se ha mencionado que la planificación de las compras en la institución debe mejorar. Se han realizado esfuerzos por aumentar la relación Valor/Costo, buscando evitar los reprocesos y errores y contribuyendo a fortalecer el compromiso de mantener un alineamiento constante en la reducción de costos en los procesos de contratación a realizar, por parte las unidades solicitantes. Al finalizar el año 2020, se cumple con el 52% de 100% de las compras, para el cual todavía se mantiene la idea de que los carteles para la adquisición de bienes y servicios deberían trabajarse con anticipación para que cuando llegue el proceso de publicación se tengan definidos los alcances de la compra y se pueda cumplir con las metas, es importante que las unidades solicitantes realicen estudios de mercado para que tenga una mejor visión de la compra a realizar, que como resultado se obtiene una correcta ejecución del servicio o proyecto. Adicional a lo anterior, como observación, en algunos casos se dejan compras de bienes duraderos para el final de año que se clasifican como adquisiciones urgentes; esto puede llevar a errores y afectar varios procesos. Se debe hacer una modificación a los indicadores de proceso para que sean medibles y suministren información clara y precisa sobre el proceso. Amenaza: Para este periodo 2020, con respecto al cumplimiento del plan de compras y ejecución presupuestaria, a partir del mes de marzo nos vimos amenazados a causa de la pandemia ocasionada por el virus COVID-19, según documento del Gobierno 42227-MP-S, en el cual se declara estado de emergencia en todo el territorio nacional, dada dicha situación varios proyectos fueron suspendidos, se presentaron otras prioridades diferentes que se debieron atender, y además surgieron compras que para cumplimiento normativo se debieron realizar, por lo tanto, se tuvieron que dejar de realizar compras ya planificadas previamente,

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se tuvieron que rescindir contratos para bajar costos y reducir gastos por la crisis económica que atraviesa el país. Elaborador por: ______________________ _____________________________ Gestora de Proveeduría Dirección Financiera OPC CCSS Visto bueno