informe de autoevaluación u jaen

7/26/2019 Informe de Autoevaluacin u Jaen

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PLAN ANDALUZ DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADESPLAN DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES

Convocatoria 2006

INFORME DE AUTOEVALUACINSERVICIO DE ARCHIVO ENERALDE LA UNIVERSIDAD DE !A"N

UNIVERSIDAD DE !A"N

!a#n$ %&'ti&()r& *& 200+


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Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Informe del Servicio de Archivo General de la Universidad de Jan

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,n*ic&

-. Intro*/ccin 11111111111111111111111111111111111111111

-.-. I*&nti3icacin *&4 S&rvicio &va4/a*o 5 *& 4a convocatoria *& &va4/acin 1

2. E4 'roc&%o *& &va4/acin .1111111111111111111111111111111.. 7

2.-. La 3a%& int&rna8 Co('o%icin 5 no()ra(i&nto *&4 CAS 5 '4an *& tra)a9o1 :

;. R&%/4ta*o% *& 4a &va4/acin *& 4o% crit&rio% 1111111111111111111... -;

;.-.Crit&rio 08 Evo4/cin 5 Cont&o 111111111111111111111111111111..

1 22

;.;. Crit&rio 28 Po4?tica 5 &%trat&>ia 111111111111111111111111.1 2

;.. Crit&rio ;8 P&r%ona% 111111111111111111111111111111111 ;-

;.. Crit&rio 8 A4ian=a% 5 r&c/r%o% 11111111111111111111111..11 ;+

;.6. Crit&rio 8 Proc&%o% 11111111111111111111111111111111. 2

;.+.Crit&rio 68 R&%/4ta*o% &n 4o% c4i&nt&% 11111111111111111111.1. +;.7.Crit&rio +8 R&%/4ta*o% &n 4a% '&r%ona% 11111111111111111111.1 2

;.:.Crit&rio 78 R&%/4ta*o% &n 4a %oci&*a* 1111111111111111111111 +

;.-0. Crit&rio :8 R&%/4ta*o% c4av& 1111111111111111111111111.1. :

. P4an *& M&9ora 11111111111111111111111111111111111111 6;

. Va4oracin *&4 'roc&%o *& &va4/acin int&rno 1111111111111111111 +0

6. An&


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-. INTRODUCCIN.

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1. Intro*/ccin

Desde hace algunos aos, los organismos responsables de la enseanza superioren Europa han llegado a la conclusin de que es necesario reemplazar los modostradicionales de funcionamiento de la Uniersidad, si se desea alcanzar cotaseleadas de e!celencia " transmitir a la sociedad una imagen positia de la insti#tucin. En esta l$nea, las %ecomendaciones generales de la &omisin de Educa#cin 'uperior de las &omunidades Europeas, fundamentalmente en los aos 1(()" 1((*, indicaban "a las directrices que deben cumplir los sistemas de asegura#miento de la calidad en la Uniersidad, entre las cuales el requisito de la ealua#cin ocupa un lugar destacado.

De acuerdo con ello " por primera ez desde la creacin de la Uniersidad de+an en 1((-, el 'ericio de rchio /eneral afronta un proceso de autoealua#

cin.

0ara realizar dicha ealuacin interna, el &omit nterno constituido al efecto haseguido el modelo de e!celencia E34 ", en concreto, la ersin ampliada " co#rregida del mismo recogida en la /u$a adoptada para este fin por el 0lan ndaluzde &alidad de las Uniersidades ndaluzas, gu$a que ha serido de orientacin,desde una perspectia eminentemente prctica, a todos los comits encargadosde e6ecutar la ealuacin de los distintos 'ericios de administracin "7o gestinuniersitarios, transmitindoles la filosof$a de calidad " los principios metodol#gicos utilizados en la ealuacin institucional de la Uniersidad.

unque el concepto de calidad es de dif$cil definicin, lo cierto es que se entien#de como una estrategia para perseguir la me6ora continua empleando una seriede herramientas integradas de gestin, entre las cuales la informacin, la plani#ficacin " la ealuacin de procesos son actiidades de primera l$nea. En estepunto radica el alcance de la orientacin que demanda a la Uniersidad, concre#tando el cambio de cultura 8perfeccionamiento, responsabilidad social, orienta#cin al usuario, etc.9 en una modificacin de las prcticas diarias de gestin de laorganizacin.

En resumen, como se cita en la /u$a, el ob6eto fundamental de esta ealuacines el de contribuir al perfeccionamiento, modificando los modos de funciona#miento " fomentando la autorrefle!in, la autocr$tica " la toma de decisiones conbase racional. Es mu" importante comprender que no se persigue el control delas personas ni penalizar a quienes cometen errores. l contrario, la ealuacindebe serir principalmente para sealar reas de debilidad, reconocer errores "realizar los cambios oportunos dentro de la gestin. :sta ha sido la intencin deeste informe.

1.1. I*&nti3icacin *& 4a Uni*a* &va4/a*a 5 *& 4a convocatoria *& &va4/acin

;a Unidad que est en proceso de ealuacin es el 'ericio de rchio /eneralde la Uniersidad de +an


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ficacin " Ealuacin, nformacin " suntos /enerales, 'ericio de nformti#ca " 'ericio de >ibliotecas.

;a ;e" ?rgnica @72AA), de 12 de abril, por la que se modifica la ;e" B72AA1,

de 21 de diciembre, de Uniersidades, establece que corresponde al personalde administracin " sericios la gestin tcnica, econmica " administratia,as$ como el apo"o, la asistencia " asesoramiento a las autoridades acadmi#cas, el e6ercicio de la gestin " la administracin en las reas que se determi#ne necesario para la Uniersidad en el cumplimiento de sus ob6etios.

;os Estatutos de la Uniersidad de +an, en su &ap$tulo , contemplan los 'er#icios de po"o a la Docencia " a la nestigacin1, entre los cuales aparece elrchio /eneral. simismo, establecen su dependencia orgnica del 'ecreta#rio /eneral, indicando que ste es el encargado de proponer al &onse6o de/obierno para su aprobacin el rgimen de funcionamiento del rchio /ene#

ral.

0or otro lado, los mismos Estatutos, en su art$culo 5(, establecen que el /e#rente es el Cresponsable de la gestin de los sericios administratios " eco#nmicos de la Uniersidad de acuerdo con las directrices marcadas por sus r#ganos de gobierno, por lo que entendemos que la +efatura del 'ericio derchio /eneral depende orgnicamente del /erente.

;a ubicacin del /U+ en el conte!to general de la Uniersidad de +an es elsiguiente

/erencia 'ecretar$a/eneral

/abinete de 'ericio de 'ericio de nforma# S&rvicio *& 'ericio de 'ericio de 'ericio deEstudio " nlisisde la nformacin

nformtica cin " suntos/enerales

Arcivo&n&ra4

0lanificacin" Ealuacin

>ibliotecas Deportes

rea de Apoyo a la Comunidad Universitaria

=rea de /estin "0lanificacin de los%%.FF.

=rea de /estin Econmica" 0atrimonial

=rea de 0lanificacincadmica " de la nesti#gacin

&onse6o 'ocial

E'G%U&GU% D4H'G%GI DE ; UHIE%'DD DE +:H

Geniendo en cuenta el compromiso institucional de la Uniersidad de +an deealuar todos sus sericios en el per$odo 2AA1#2AAB, el Iicerrectorado de &a#lidad " Direccin Estratgica comunic en septiembre de 2AAB la conenienciade que el 'ericio de rchio /eneral fuese ealuado en la conocatoria del

1 Estatutos de la Universidad de Jan. probados por Decreto de la +unta de ndaluc$a 2-A72AA-,de 2( de 6ulio. rt. 1)@, 8>?+ de A*#A*#2AA-9.


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ao 2AAB del 0lan ndaluz de &alidad de las Uniersidades, siendo aceptadopor el propio 'ericio.

;a autoealuacin se ha realizado siguiendo las directrices que marca el 0lanndaluz de &alidad de las Uniersidades 2AA1#2AAB, " teniendo como basemetodolgica la /u$a de utoealuacin de 'ericios Uniersitarios editadapor la Unidad para la &alidad de las Uniersidades ndaluzas. En la mismaconocatoria se estn ealuando los 'ericios de nestigacin, 0ersonal " ?r#ganizacin Docente, nformacin " suntos /enerales e nformtica.


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2. EL PROCESO DE EVALUACIN


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2. E4 'roc&%o *& &va4/acin

2.-. La 3a%& int&rna8 Co('o%icin 5 no()ra(i&nto *&4 CAS$ '4an *& tra)a9o.

'iguiendo las indicaciones del Iicerrectorado de &alidad " Direccin Estrat#gica2 en su escrito de B de septiembre de 2AAB, el /rupo de &alidad del 'eri#cio propuso que dicho &omit estuiese representado adems de por todos susintegrantes por otros sectores inculados al 'ericio, para lo cual se propusola siguiente composicin

#0residente un miembro del equipo de /obierno de la Uniersidad#&oordinador El +efe del 'ericio#Gres representantes del 0ersonal del 'ericio#Dos representantes del 0D#Dos representantes del 0'

#Un representante de los estudiantes

Ho ha resultado dif$cil encontrar miembros del 0D dispuestos a colaborar,igual ocurri con los dos miembros del 0'. El representante de los estudian#tes elegido tiene la doble condicin de estudiante " 0'.

la ista de lo e!puesto el /rupo de &alidad propuso en dicha reunin que el&omit de utoealuacin del 'ericio de rchio /eneral estuiese constitui#do por las siguientes personas

President a : lma . 'ra. DJ 0ilar ernndez 0anto6a, 'ecretaria /eneral de la

U+.

Miembros en r ep r esentacin del Servic io ntonio 4J =larez rias de 'aaedra, +efe de 'eccin de Documen#

tacin dministratia. sabel 4J &armona &armona, Gcnico Especialista de rchios >iblio#

tecas " 4useos. +uan &arlos ;pez %omero, +efe de Hegociado del rchio /eneral.

4ar$a Dolores 'nchez &obos, +efe del 'ericio, encargada de au!i#liar a la presidenta en sus funciones de coordinacin.

Represent a ntes de o t r o s secto r es vincul a dos con el Se rv icio : 4anuel ernndez /mez, &atedrtico de Uniersidad 8=rea de

3u$mica $sica9. %aKl 4anchn /mez, 0rofesor &olaborador 8=rea de ilolog$a ;ati#

na9. ntonio +os 0orcuna &ontreras, +efe de 'eccin de /estin Econ#

mica, 'ericio de suntos Econmicos. =ngel %omero D$az, &oordinador, &oordinador de la acultad de 'o#

ciales " +ur$dicas.

%afael +imnez 'oriano, lumno de Derecho


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2 En la actualidad este Iicerrectorado ha pasado a denominarse de 0lanificacin Estratgica "/estin de la &alidad


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Esta propuesta fue comunicada por la +efe del 'ericio al Iicerrectorado de&alidad " Direccin Estratgica con fecha - de octubre de 2AAB.

'i bien a lo largo del proceso de autoealuacin se han producido modifica#ciones dentro de dicho &omit debido a los cambios de personal que ha sufri#do el 'ericio " a la incorporacin del nueo 'ecretario /eneral, quien delegel puesto de presidente en el Iicesecretario /eneral- .

;a composicin del &omit al final del proceso de autoealuacin del 'ericioha quedado de la forma siguiente

President e lm. 'r. D 4iguel =ngel &hamocho &antudo, Iicesecretario /ene#ral de la U+.

Miembros en r ep r esentacin del Servic io ntonio 4J =larez rias de 'aaedra, +efe de 'eccin de Documen# tacindministratia.

sabel 4J &armona &armona, Gcnico Especialista de rchios >iblio# tecas "4useos.

sabel 4ar$a 4olina /ilabert, +efe de Hegociado del rchio /ene#ral. 4ar$a Dolores 'nchez &obos, +efe del 'ericio, encargada de

au!i#liar al presidente en sus funciones de coordinacin.

Represent a ntes de o t r o s secto r es vincul a dos con el Se rv icio: 4anuel ernndez /mez, &atedrtico de Uniersidad 8=rea de3u$mica $sica9.

%aKl 4anchn /mez, 0rofesor &olaborador 8=rea de ilolog$a ;ati# na9. ntonio +os 0orcuna &ontreras, +efe de 'eccin de /estin Econ#

mica, 'ericio de suntos Econmicos. =ngel %omero D$az, &oordinador, &oordinador de la acultad de 'o#

ciales " +ur$dicas. +uan &arlos ;pez %omero, +efe de Hegociado del Departamento de

ngenier$a Electrnica, Gelecomunicacin " utomtica 89. %afael +imnez 'oriano, lumno de Derecho.

&onstituido el &omit, el d$a 2@ de octubre de 2AAB se lle a cabo una +or#nada de ormacin de &omits nternos impartida por el Iicerrectorado de

-Iase acta de la 1@J 'esin ordinaria de la &omisin de utoealuacin del 'ericio de rchio

/eneral de 2A de marzo de 2AA), fecha en la cual sabel 4ar$a 4olina /ilabert, +efe del Hegocia#do del 'ericio de rchio /eneral, se incorpora a la &omisin como miembro en representacindel 'ericio " +uan &arlos ;pez %omero, que por concurso de traslado pasa a ocupar el puesto de+efe de Hegociado del Departamento de ngenier$a Electrnica, Gelecomunicacin " utomtica

89 " que por e!preso deseo su"o manifest su inters en continuar formando parte de dicha

&o#misin, lo har en calidad de representante de otros sectores inculados con el 'ericio.


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Iase tambin cta de la 1)J 'esin ordinaria de la &omisin de utoealuacin del 'ericio derchio /eneral de 1* de ma"o de 2AA), fecha en la cual el Iicesecretario /eneral se incorporaen &alidad de presidente a las reuniones de dicha &omisin.


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&alidad " Direccin Estratgica " el 'ericio de 0lanificacin " Ealuacin.Gambin participaron, para e!poner sus e!periencias en autoealuacin, los'ericios de tencin " "uda al estudiante, /estin cadmica " &ontrata#cin " 0atrimonio.

Esta 6ornada formatia ten$a como finalidad

a9 Difundir los ob6etios del 0lan ndaluz de &alidad de las Uniersidades.b9 &omentar las actuaciones en materia de calidad que se estn desarro#

llando en la U+.c9 E!plicar la metodolog$a del proceso de ealuacin interna.d9 Entregar " comentar los materiales de que disponen los &omits de Ea#

luacin nterna.e9 Establecer un calendario de traba6o.

Despus de la 6ornada de formacin, se conoc en una primera reunin a losmiembros del &omit el d$a - de noiembre de 2AAB, en la que se acord elmtodo de traba6o, periodicidad de las reuniones, publicidad de la autoea#luacin 8Eidencia nL 1A)9, " las primeras actuaciones a realizar.

0osteriormente, en un total de eintiuna sesiones 8Eidencia nL 1AB9, se hananalizado " alorado los distintos criterios " subcriterios contemplados por elmodelo E34M se han realizado encuestas al personal " a clientesM se han de#tectado las debilidades " fortalezas del 'ericioM se ha formalizado un plancon sugerencias de me6ora " se confeccionaron las distintas tablas propuestaspor dicho modelo, que se inclu"en en este informe.

;as reuniones se realizaron semanalmente, la Kltima el d$a 2( de 6unio de2AA). ;as diferentes aloraciones no se hicieron por otacin, sino por con#senso.

El &omit alor la e!celencia de cada actiidad de gestin analizada asig#nando puntuaciones en una escala que oscilaba del 1 al 5, siendo ambos e!#tremos los alores m$nimos " m!imo de calidad. En todo caso, para otorgaruna puntuacin - o superior, se requiri la e!istencia de alguna eidencia quepudiera confirmarla.

&omo herramienta para la redaccin de este informe se ha utilizado la /u$ade utoealuacin de los 'ericios Uniersitarios de la Unidad de &alidad delas Uniersidades ndaluzas.

Del proceso de elaboracin del autoinforme queremos destacar los siguientese!tremos

#;a participacin e implicacin de todos los miembros del 'ericio ha supuestoun ma"or conocimiento de las tareas que se realizan en el mismo, conoci#miento que se ha hecho e!tensio al resto de los miembros del &omit " tam#

bin al resto de la &omunidad Uniersitaria.#;a colaboracin recibida del Iicerrectorado de &alidad " el asesoramiento decarcter tcnico del +efe del 'ericio de 0lanificacin " Ealuacin han sido


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bastante positias sobre todo a la hora de aclarar problemas terminolgicosrecogidos en la /u$a de utoealuacin# El &' ha pretendido recoger en este autoinforme todo lo acordado en lasreuniones lleadas a cabo a lo largo del proceso de autoealuacin del 'eri#cio.


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;. RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LOS CRITERIOS


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-. R&%/4ta*o% *& 4a &va4/acin *& 4o% crit&rio%

;.-.Crit&rio 08 Evo4/cin 5 Cont&


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o ninguno de ellos se le hab$a realizado interencin alguna si#guiendo tcnicas " mtodos archi$sticos.

o ;os fondos se encontraban dispersos en diferentes dependencias,sin ningKn control " en zonas de almacenamiento inadecuadas,con el consiguiente peligro de prdida " deterioro de la docu#mentacin.

o Ho e!ist$a un sistema de gestin documental, instrumento indis#pensable para conseguir una racionalizacin de los procesos queinterienen en la produccin, la tramitacin, el uso " la disposi#cin de los documentos desde las oficinas productoras.

o Ho se contaba con ninguna aplicacin informtica, tan necesariaho" en d$a para hacer frente a la gran cantidad de documenta#cin que los 'ericios de gestin " de archios deben mane6ar.

Godo ello nos obligaba a encontrar caminos para su e!plotacin de

forma rpida " acertada, sobre todo teniendo en cuenta que nosencontramos en un ambiente generalizado de restriccionespresupuestarias.

'e hac$a precisa una correcta planificacin " una metodolog$a preci#sa para demostrar la efectiidad de la planificacin.

'e sentarn las bases para el diseo de lo que ser el 'istema rchi#$stico de la Uniersidad de +an.o Entendemos por 'istema rchi$stico aquel que define la estruc#

tura organizatia del patrimonio documental de la Uniersidad alo largo de las tres etapas de los documentos actia, semiactiae inactia, es decir, a lo largo de su ciclo de ida, en lo que se

refiere a conseracin, tratamiento " difusin.

1.1. A 'artir *& 4a cr&acin *&4 S&rvicio$ 4o% acont&ci(i&nto% /& con%i*&ra(o% (% r&4&vant&% an %i*o 4o% %i>/i&nt&%8

a9 El ms importante es la propia creacin del rchio, contemplada "a enlos primeros estatutos de 1((( 8Eidencia nL-9 donde se definen sus fun#ciones, dotacin presupuestaria " su dependencia. unque por acuerdo de2@ de marzo de la &omisin /estora de la Uniersidad de +an se aprobabala lJ %0G proisional de puestos de traba6o donde se recog$a una plaza deresponsable para el archio8Eidencia nL19M esto no se llegar$a a hacerefectio hasta que en 1((*, segKn cuerdo de 15 de diciembre de 1((), dela &omisin /estora de la Uniersidad de +an, se aprueba la relacin depuestos de traba6o del personal funcionario, en la que aparece recogido elpuesto nL 22A con la denominacin de +efe de 'eccin de rchio /eneral8Eidencia nL29.

b9 ?tro acontecimiento importante e indirectamente decisio para la crea#cin del 'ericio de rchio fue la aprobacin de la ;e" ?rgnica de Uni#

ersidades en la que se hace mencin por primera ez en su articulado alos archios, considerados como un rea al mismo niel que otras como re#cursos humanos, organizacin administratia, asuntos econmicos, infor#

mtica o bibliotecas 8Eidencia nLB9.c9 El acontecimiento que marcar de forma directa el cambio ms importan#te para la creacin del 'ericio de rchio /eneral ser el Decreto2-A72AA-, de 2( de 6ulio por el que se aprueban los Estatutos de la Unier#


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sidad de +an. En su cap$tulo contemplan los 'ericios de po"o a la Do#cencia " a la inestigacin entre los cuales aparece el rchio /eneral.simismo, establecen su dependencia orgnica del 'ecretario /eneral, in#dicando que ste es el encargado de proponer al &onse6o de /obierno parasu aprobacin el rgimen de funcionamiento del rchio /eneral.

0or otro lado, los mismos Estatutos, en su art$culo 5(, establecen que el /e#rente es el Cresponsable de la gestin de los sericios administratios " eco#nmicos de la Uniersidad, de acuerdo con las directrices marcada por sus r#ganos de /obierno, por lo que entendemos que la +efatura del 'ericio derchio /eneral depende orgnicamente del /erente 8Eidencia nL)9.

1.2. Lo% ca()io% (% i('ortant&%8

a9 &reacin del 'ericio " estructura del

mismo.

;a &reacin del 'ericio " la ad6udicacin de la +efatura del 'ericio de rchi#o /eneral por %esolucin de 11 de noiembre de 2AA@, de la Uniersidad de+an, es una seal importante de cambio, puesto que a partir de este aconte#cimiento el 'ericio de rchio /eneral funciona oficialmente de forma aut#noma e independiente del 'ericio de >iblioteca, del que hab$a estado de#pendiendo hasta ese momento 8Eidencia nL129.El acuerdo de 2( de 6unio de 2AA@, de la Uniersidad de +an por la que seaprueba la relacin de puestos de traba6o de 0ersonal uncionario de dmi#nistracin " 'ericios de la Uniersidad de +an configura la estructura del'ericio de rchio /eneral, que estar dotada por una +efatura de 'ericio,dos 'ecciones 8una 'eccin de Documentacin dministratia " otra 'eccinde Documentacin Fistrica9 " un negociado de administracin 8Eidencia nL*9.

b9 Eolucin de los recursoshumanos

Desde la creacin del 'ericio hasta la fecha, se han cubierto los siguientespuestos de la estructura organizatia mencionada en el apartado anterior ;a

+efatura del 'ericio, a la que se accedi por concurso " cu"a toma de pose#sin tuo lugar en diciembre de 2AA@ 8Eidencia nL (9.. mediados del 2AA5se produce la incorporacin por traslado del +efe de negociado de administra#cin 8Eidencia nL 1- " 1@9M " en noiembre de del mismo ao, se incorpora unGcnico Especialista de rchios >ibliotecas " 4useos 8Eidencia nL1B9. Enabril de 2AAB se llea a cabo la incorporacin por concurso del +efe de 'ec#cin de Documentacin dministratia 8Eidencia nL 15 "1)9. Godas estas in#corporaciones estn repercutiendo positiamente en el proceso del sistemaintegrado de gestin documental que se est lleando a cabo en el rchio/eneral 8Eidencia nL1A9 .

c9 &ambio de lasinstalaciones


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En 6ulio de 2AA- se lle a cabo el traslado del rchio /eneral desde el edifi#cio >#5 &oello de 0ortugal al Edificio >#2. 3ueremos destacar la trascendenciade este cambio las nueas instalaciones cumplen en gran medida las reco#mendaciones de carcter general que en su d$a propuso el 4inisterio de &ultu#


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ra a tras de la Direccin /eneral de >ellas rtes " rchios " la Direccin delos rchios Estatales 8Eidencia nL119.

El rchio /eneral de la Uniersidad de +an est compuesto por tres reasen que deben quedar englobadas las distintas dependencias =rea %eserada,=rea 0riada " =rea 0Kblica.

19REA R E SERA! A 8edada a los isitantes9a9 Nona de traba6o

# 'alas de recepcin de documentos#e!purgo#clasificacin.# 'alas de limpieza, desinsectacin " desinfeccin.# 'ala de clasificacin.

b9 Nona de almacenamiento ;os depsitos.c9 Nona de eliminacin 'ala de eliminacin de documentos

29REA PR"A!A 8cceso de isitantes restringido9#?ficina de /estin de los documentos.#?ficina de administracin.

unque las recomendaciones pren tambin el que e!ista un almacn de ma#terial de oficina, en el archio no se dispone de l, por lo que se ha tenidoque habilitar parte del depsito intermedio para tal menester.

-9REA P#$%"CA 8cceso de isitantes controlado9#Nona de recepcin e informacin.#'ala de consulta, inentarios " biblioteca au!iliar.

0or razones de seguridad " tal " como indican las %ecomendaciones, el reapKblica " el rea priada por un lado " el rea reserada por otro disponen deun acceso independiente desde el e!terior del edificio, pues en ningKn casopodrn ser comunes el acceso del pKblico " la documentacin.

El depsito documental se encuentra aislado del resto del edificioM los circui#tos de la documentacin estn diseados para que no puedan ser interferidospor los isitantes. El Knico punto de contacto entre stos " los documentos esla mesa de control de la sala de consulta, a tras de los cuales se entrega "

recibe la documentacin en consulta o prstamo.

El mobiliario de rchio cumple con un principio fundamental el mueble hade estar en funcin de los documentos " no al res. Debido a ello su eleccinha estado condicionada en primer lugar por el tipo " forma de los documentosque contiene " en segundo por el sericio que amos a tener que prestar conellos.simismo en el edificio de archio se estn lleando a cabo las pertinentesmedidas ambientales " de seguridad para la correcta conseracin de los do#cumentos. 'e han detectado algunas pequeas deficiencias en lo que a hume#dad " temperatura se refiere en el depsito intermedio, lo cual est preisto

subsanar.Gambin queremos destacar que el cambio de ubicacin producido ha incre#mentado de forma notable el espacio disponible, " tambin se ha conseguido


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una ma"or cercan$a a todos los 'ericios lo que contribuido a una me6ora os#tensible de las condiciones en las que se presta sericio a nuestros clientes.

d& Cambio en la rela c io n es con los r'a n o s de'obie r no(;as relaciones con los rganos de gobierno estn bien definidas desde la crea#cin del 'ericio de rchio.

S/)crit&rio 2. G Po4?tica 5 Sit/acin act/a4

2.-.E%trat&>ia *&4 S&rvicio

El 'ericio de rchio /eneral tiene definida su 4isin, Iisin " Ialores quetratan de refle6ar dentro de su mbito competencial, a la misin, isin " losalores de la Uniersidad de +an 8Eidencia nL 1*# 2A9.

Mi%in. El rchio /eneral de la Uniersidad es un 'ericio de apo"o a la do#cencia, la inestigacin " la gestin, que tiene por misin colaborar en la ela#boracin " diseo de un sistema integrado de /estin de la documentacincu"o ob6etio es aplicar un tratamiento archi$stico Knico para la organizacinde los documentos en los archios de gestin o de oficina, el archio interme#dio " en el archio histrico. s$ mismo, es misin del rchio /eneral colabo#rar en la administracin del sistema integral de gestin de la documentacinadministratia con la finalidad de incrementar la eficacia " la eficiencia delas diferentes unidades de la institucin en la gestin administratia general,proteger los derechos de la institucin " de los usuarios, conserar, difundir "hacer accesible el patrimonio documental de la Uniersidad.

Vi%in. El 'istema de /estin de la documentacin pretende estar adaptado alas necesidades de los usuarios.Debe ser un sistema que defina las funciones necesarias " suficientes con re#lacin a la gestin de los documentos " que busque la concepcin ms econ#mica para asegurar estas funciones.0articipar " colaborar en la innoacin de la naturaleza de los documentos" en las soluciones tcnicas utilizadas para su gestin, detectando aquellasfunciones en las que conendr$a que otras unidades de la institucin efectua#ran me6oras.

Va4or&%.?rientacin al cliente El sistema de gestin de la documentacin en el rchi#o /eneral tiene por finalidad el facilitar a los usuarios internos el tratamien#to archi$stico de la documentacin administratia en todo su ciclo de ida,desde la recuperacin de la informacin " la organizacin del espacio f$sicode traba6o, hasta me6orar los procesos administratios " garantizar el derechode acceso a la documentacin a los usuarios e!ternos.

?rientacin a la formacin " el autoaprendiza6e 'e llear a cabo a tras deplanes de formacin del personal " el seguimiento de implantacin del siste#

ma.El esp$ritu de solucin de proble mas ;a aplicacin del sistema de gestin in#tegrada de documentos tiende a solucionar problemas, no a crearlos.


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&apacidad de trab a6 o en equ ip o El traba6o en equipo multidisciplinar es im#prescindible para resoler ciertos problemas, sobre todo aquellos que necesi#tan nueas soluciones en la creacin de documentos, procesos o sericios.

?rientacin a la innoacin " a l a me6ora c ontinuada.

&apacidad de adapta c in al ca m bio El sistema de gestin de documentos quese pretende poner en marcha de forma regularizada desde el rchio /eneralno es un sistema cerrado sino que tiene que eolucionar para adaptarse a latra"ectoria del organismo.

2.2. Po4?tica *& at&ncin a4 /%/ario

El 'ericio de rchio /eneral tiene identificados a sus clientes " considera

que stos deben ser atendidos " orientados indiidual " colectiamente, ga#rantizando la atencin por personal cualificado. El rchio /eneral dispone deuna carta de sericios con informacin general sobre el archio " un sistemade comunicacin rpido de los sericios que presta, a tras de su pginaOeb. En nuestra pol$tica de atencin al usuario el ob6etio principal es elcompromiso de calidad en el sericio " el trato cordial a todos nuestros clien#tes 8Eidencias nL 1(, 21,229.

2.-. Po4?tica *& co(/nicacin

a9"nte r n a del S ervic io de A)U JA

;a comunicacin interna del 'ericio es bastante fluida tanto ertical comohorizontalmente. 'e realiza de forma erbal ", debido al reducido nKmero depersonas, de manera informal, aunque tambin se llea a cabo a tras dereuniones peridicas del grupo de &alidad del 'ericio. Gambin se cuenta conuna lista de correo del 'ericio a tras de la cual se comunican todos susmiembros 8Eidencias nL 2-, 259.

b9Con otros Servi c ios&on los 'ericios de la Uniersidad se llea a cabo por cuestiones de gestinde la documentacin Gransferencias, consultas al archio 8Eidencia nL 2@9,

tratamiento de la documentacin etc. 'e pueden consideran fluidas " suelenser regulares en funcin de las consultas " programadas en el caso de lastransferencias, puesto que cada 'ericio tiene una fecha asignada dentro delcalendario de transferencia. ;os principales canales de comunicacin son eltelfono, el correo electrnico, la comunicacin Oeb " el correo tradicional8Eidencia nL 2-9.

c9Con los r'anos de'obiernounque la comunicacin es ms frecuente con los rganos de los cuales de#pende el rchio /eneral 8/erencia " 'ecretar$a /eneral9, como ocurre en el

caso anterior, las necesidades relatias a la gestin de la documentacin " ala consulta de documentos hace que la comunicacin con ellos e!ista. El me#dio de comunicacin utilizado es el mismo que en los casos antes menciona#dos.


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2.@. Po4?tica *& r&4acion&% &ani%(o% *& carct&r 4oca4 5 'rovincia4El rchio /eneral de la Uniersidad mantiene relaciones peridicas con di#ersos archios municipales " con el rchio Fistrico 0roincial, quien orga#niza anualmente encuentros en los cuales podemos intercambiar e!periencias8Eidencia nL 2B9.

b9 Or>ani%(o% *& carct&r a/ton(icoEl rchio /eneral de la Uniersidad de +an mantiene relaciones con todoslos archios que forman parte del 'istema rchi$stico ndaluz a tras de laactiidad de su 6efe de 'ericio como ocal de la &omisin ndaluza &alifica#dora de Documentos dministratios desde 6unio de 2AA5 8Eidencias nL 2),2(9.

El rchio /eneral &oordina el /rupo de Graba6o constituido en el seno de la&omisin ndaluza &alificadora de Documentos dministratios " los procesosde identificacin, aloracin " seleccin documental 8Eidencia nL -A9.El rchio /eneral forma parte del /rupo de Graba6o constituido en el senode la &omisin &alificadora de Documentos dministratios " los procesos deidentificacin, aloracin " seleccin documental. Dicho grupo se est encar#gando de elaborar " realizar el anlisis de los estudios de identificacin " a#loracin que tratan las series producidas por las Uniersidades de ndaluc$a8Eidencia nL2*9.

c9 Or>ani%(o% *& carct&r naciona4

&onsideramos que las relaciones con otros archios uniersitarios constitu"enun aspecto fundamental de la actuacin del archio, pues de esta forma sepropicia el intercambio de e!periencias, de la tcnica " de la cultura. &ons#cientes de ello hemos realizado contactos con ellos a tras de nuestra inte#gracin en la &onferencia de rchieros Uniersitarios 8&U9 8Eidencia nL-19.

;a &onferencia de rchieros de las Uniersidades Espaolas est formada porlos tcnicos de archio de las uniersidades espaolas, de titularidad tantopKblica como priada, con la finalidad Kltima de colaborar en tareas, ob6eti#os " realizaciones comunes que lleen a me6orar la gestin del patrimoniodocumental de los centros espaoles de educacin superior.

;a &U est integrada en la &omisin 'ectorial de 'ecretarios /enerales de la&onferencia de %ectores de las Uniersidades Espaolas 8&.%.U.E.9, poracuerdo del 0leno de dicha &omisin, celebrado en 'eilla los d$as - " @ de 6u#lio de 2AA2, en calidad de /rupo de Graba6o 0ermanente.;a &U tiene como fin fomentar la cooperacin entre los archieros de lasuniersidades en todas las reas tcnicas relacionadas con la documentacin "los archios uniersitarios para alcanzar una ma"or eficacia en la gestin deestos sericios " difundir su conocimiento entre todos los miembros de la co#

munidad uniersitaria " la sociedad en general.El rchio /eneral es miembro de este organismo desde su creacin " tambinforma parte de los siguientes grupos de traba6o creados en el seno de dicha


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&onferencia /rupo de Graba6o de dentificacin " Ialoracin de 'eries dmi#nistratias, /rupo de Graba6o de %ecursos Fumanos.

d9 Or>ani%(o% *& carct&r int&rnaciona4El rchio /eneral de la U+ es miembro del &onse6o nternacional de rchi#os " como tal participa en las actiidades que realiza dicho &onse6o " recibetodas las publicaciones de carcter tcnico que elabora el &onse6o nterna#cional de rchios 8Eidencias nL -2,--9.

Objetivos del Servicio de Archivo General;as l$neas de actuacin, adems de las e!puestas en la carta de sericios, anencaminadas a#0romoer la econom$a " eficacia en la planificacin, organizacin " controlsobre la creacin, utilizacin, tratamiento, conseracin "7o eliminacin dedocumentos administratios de la Uniersidad, lo cual es prioritario para el

'ericio de rchio /eneral.#&ontinuar traba6ando en la aplicacin " desarrollo del 'istema ntegrado de/estin Documental.#&onsolidar la prestacin de sericios apostando por las Gecnolog$as de la n#formacin " la &omunicacin 8G&9, consolidando la plantilla, optimizando re#cursos " dando prioridad a los procesos " tareas.

CRITERIO 0. EVOLUCIN CONTETO ACTUAL DEL SERVICIO

PUNTOS FUERTESEl 'ericio tiene definida la misin, isin " alores con la participacin de

todos sus miembrosE!iste una comunicacin fluida dentro del 'ericioEl 'ericio tiene identificados a sus clientesutonom$a " confianza de los rganos de /obierno en relacin al 'ericioDispone de &arta de 'ericios0ersonal cualificado con comunicacin " trato cordialDispone de una biblioteca au!iliar especializada de libre acceso

cceso a los documentos solicitados en un corto espacio de tiempo

Dispone de instalaciones adecuadas para realizar su actiidad " atender a los

clientesGiene elaborado el mapa de procesosDispone de un %eglamentoDispone de normas de carcter tcnico para la realizacin de las transferen#ciasDispone de calendario de transferencias

PUNTOS D"JILES PROPUESTAS DE ME!ORAHo dispone de aplicacin informticaintegrada para desarrollar el sistemaintegrado de gestin de documentos

0roponer la realizacin de un estudiode aplicaciones informticas

Ho se dispones del 4anual de 0roce#sos

0lanificar el comienzo del proceso deelaboracin del 4anual de procesos

Ho se realizan los cursos de formacin &ontinuar realizando los cursos de


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suficientes sobre tcnicas de gestinde documentos " archios debido a laescasez de recursos humanos en el'ericio que obligaba a priorizar afaor de otras actuaciones.

formacin para aquellos miembros dela comunidad que no lo ha"an reali#zado aKn, dando prioridad a los nue#os coordinadores de los archios degestin.

unque se dispone de pgina Oeb s#ta no contiene suficiente informacin

Dar mas contenido a la pagina Oebcon el ob6etio de me6orar la imagene!terna del 'ericio " que su informa#cin resulte Ktil para usuarios e!ter#nos e internos

-.2. Crit&rio -8 Li*&ra=>o.

D&3inicin

&onocer cmo los l$deres desarrollan " facilitan la consecucin de la misin "la isin del 'ericio, potencian los alores necesarios para alcanzar el !ito alargo plazo e implantan todo ello en la organizacin mediante acciones "comportamientos adecuados, estando implicados personalmente en asegurarque el sistema de gestin del 'ericio se implanta " desarrolla

Intro*/ccin

&on este criterio trataremos de comprobar si el liderazgo sire para desarro#llar un ambiente que permita la me6ora continua. El &omit decidi analizarel liderazgo con el estudio del comportamiento del +efe del 'ericio.

El liderazgo supone un esfuerzo de direccin " de apo"o al personal, poten#ciando la implicacin " la comunicacin, con el fin Kltimo de que se planteenmetas " estrategias iables, realistas " competitias.

S/)crit&rio -. D&3inicin *& 4a &%trat&>ia *&4 S&rvicio

El 'ericio, como imos en el criterio anterior, tiene definidos su misin, i#sin " alores. 'on su carta de presentacin " se encuentran recogidos &n %/pgina Oeb 8Eidencia nL -)9. PUNTO FUERTEB. 'in embargo, el 'ericio ca#rece de su propio 0lan Estratgico en consonancia con el de la Uniersidad de+an. PUNTO D"JILB

En la definicin de la misin, isin " alores han participado actiamente to#dos los integrantes del 'ericio, aportando cada uno su opinin al respecto "realizando sus propuestas. ;a misin, la isin " los alores aparecen recogi#dos en la &arta de 'ericios del rchio /eneral 8Eidencia nL1(9, a la que sepuede acceder a tras de la Oeb. En sta se inclu"e tambin un apartadodedicado al proceso de Ealuacin. PUNTO FUERTEB

;a +efe del 'ericio se inolucra, en temas de calidad participando de formaactia en diferentes cursos de formacin, conferencias, sesiones de traba6o,

celebrados tanto dentro como fuera de la Uniersidad 8Eidencia nL-@9. En es#te sentido podemos sealar los siguientes


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P ntroduccin al 4odelo E34 de E!celencia.P ;a /estin del cambio en la Direccin de equipos para alcanzar la e!celen#

cia uniersitaria.P QI +ornadas de /erencia Uniersitaria 4odelos de financiacinM Ealua#

cin " me6ora de la calidad en la gestin de los sericios.P ;a /estin de la &alidad en los rchios.P mplantacin del modelo E34 en los 'ericios de la U+8&onsultora De#

loitte9P mplantacin del 4odelo de e!celencia E34 en 'ericios Uniersitarios

8Uniersidad de Ialencia9.P +ornada de formacin de los &omits nternos de Ealuacin de los 'eri#cios.

Estas e!periencias suponen una gran a"uda para conocer las herramientas,conceptos " la metodolog$a de la gestin de la calidad. PUNTO FUERTEB

De la encuesta realizada al personal de la Unidad, se deduce que ;a +efaturadel 'ericio sabe cmo dirigir el traba6o para que sea eficaz " est bien for#mado para llear a cabo su labor. PUNTO FUERTEB

Godos los miembros del 'ericio se han inolucrado en actiidades de me6ora," en general con la gestin de la calidad. 'e ha creado un /rupo de &alidaddel 'ericio que est formado por todo su personal 8Eidencia nL -59, con ellose consigue una isin amplia del mismo. &ada ez que se pretende afrontaralgKn cambio ;a +efatura del 'ericio informa a sus integrantes a tras del/rupo de &alidad, con el ob6etio de fomentar la participacin " aportacinde ideas.

En la encuesta de satisfaccin del personal que se ha lleado a cabo, el cono#cimiento por parte del mismo de la misin, isin " alores de la Uniersidadtiene una puntuacin media superior al - 8Eidencia nL -B9.

S/)crit&rio2. Activi*a*&% *& (&9ora *& 4a ca4i*a*

Desde que se form el /rupo de &alidad, el personal del 'ericio puede reali#

zar cualquier tipo de propuestas de me6ora, que son analizadas por sus miem#bros " si son aloradas positiamente se llean a la prctica 8Eidencias nL 25,@A,@19.

En la pgina Oeb del 'ericio se dispone de un enlace a la &arta de 'ericiosdonde se indica el procedimiento a seguir por nuestros clientes 8EidencianL-)9M tanto internos como e!ternos, para hacernos llegar cualquier iniciatiao sugerencia. PUNTO FUERTEB

;a +efatura del 'ericio es accesible, tanto para el personal del mismo comopara los clientes, a cualquier tipo de consulta que se le plantee " especial#

mente a todas aquellas cuestiones que puedan afectar a la me6ora de la cali#dad 8Eidencias nL 22, @29. PUNTO FUERTEB.


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'e definen prioridades de traba6o e!plicndose entre los miembros a los queafecta en ese momento la actiidad que se a"a a llear a cabo. quellas ac#tiidades que se consideran de trascendencia se planifican, se programan " sepriorizan, teniendo en cuenta las sugerencias que puedan aportar los miem#bros de la Unidad 8Eidencia nL-*9.

Genemos que tener en cuenta que nos encontramos en una fase inicial de im#plantacin de un sistema de gestin por procesos. Genemos diseado el mapade procesos pero nos encontramos en la fase de elaboracin de fichas, proce#dimientos " documentos de algunos de ellos 8Eidencia nL-(9.

S/)crit&rio ;. R&conoci(i&nto *& 4o% &%3/&r=o% *&4 '&r%ona4 'ara 4a (&9ora

Ho e!iste a niel institucional, un sistema de reconocimiento " recompensa,;a +efatura del 'ericio se encuentra mu" limitada " apenas dispone de mar#

gen de maniobra al respecto. PUNTO D"JILB.un as$, los miembros del 'ericio estn motiadosM prueba de ello es que to#dos sus componentes han estado dispuestos a formar parte del /rupo de cali#dad " del &omit de utoealuacin interna del 'ericio 8Eidencias nL 25, -5,@A, @1, @-9.

;a +efatura permite " anima a participar a todos los miembros del mismo enacciones de me6ora, PUNTO FUERTEB aunque considera que se debe me6orarel desarrollo de actiidades formatias de todos los miembros del 'ericio.PUNTO D"JILB.

S/)crit&rio . Co(/nicacin con *iv&r%o% >r/'o% *& int&r#%

Desde la creacin del rchio, ha sido habitual la realizacin de cursos peri#dicos " charlas indiidualizadas con clientes internos. 'e han creado docu#mentos de planificacin, normatias espec$ficas del 'ericio, mapas *& proce#so, etc. estos documentos se les ha dado publicidad " se han e!plicado enlos cursos de formacin impartidos. PUNTO FUERTEB&onsideramos que es necesario dar formacin a los negociados de nuea in#corporacin, pero Kltimamente ello no ha sido posible, a pesar de nuestra in#sistencia. PUNTO D"JILB

;a +efatura del 'ericio " el resto del personal del mismo mantienen relacio#nes continuas con los clientes internos dando respuesta a todas aquellas cues#tiones que se plantean en relacin la gestin de la documentacin, transfe#rencias, consulta de documentos etc. En ocasiones se programan actuacionesde coordinacin con algunos clientes internos 8Eidencias nL 1(, 21,22, -), @2,@@, @5 9.

En la encuesta de satisfaccin del personal se aloran como mu" buenas las

relaciones de los superisores con el resto de 'ericios de la nstitucin 8Ei#dencia nL -B9.


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s$ mismo, el 'ericio de rchio /eneral tiene relaciones fluidas con otrosrchios o instituciones relacionadas con la gestin de la documentacin tan#to a niel proincial, como a niel autonmico o nacional, para intercambiare!periencias " acciones de me6ora, a tras de su participacin en grupos detraba6o 8Eidencias nL2)#-19. Estas relaciones an encaminadas a conseguir lacolaboracin, el intercambio de conocimientos " la me6ora de los procesos.

CRITERIO -. LIDERAZOPUNTOS FUERTES

El 'ericio tiene definida la misin, isin " alores con la participacin de to#dos sus miembrosE!iste una comunicacin fluida dentro del 'ericioEl l$der est bastante implicado en los procesos de me6ora de la calidad puesha asistido a arios cursos de formacin relacionados con la calidad

0ersonal cualificado con comunicacin " trato cordialEl l$der realiza priorizacin de actiidades

El l$der delega algunas competencias en los miembros del 'ericio con el fin demotiarlos " para conseguir una ma"or eficacia " eficiencia del 'ericio.'e tienen identificados los clientes internos " e!ternos.'e dispone de pgina Oeb como medio de comunicacinEl l$der mantiene relaciones con otras uniersidades, participando en reunio#nes, 6ornadas, conferencias " grupos de traba6o, para intercambiar e!perien#cias

PUNTOS D"JILES PROPUESTAS DE ME!ORA

'e ha aanzado poco en la im#plementacin del sistema degestin de calidad segKn el mo#delo E34

anzar en la medida de lo posible en la im#plementacin del sistema de gestin de cali#dad del modelo E34.

Ho se dispone del 4anual de0rocesos

0lanificar el comienzo del proceso de elabo#racin del 4anual de procesos.

Ho e!iste un procedimientosistemtico de propuestas deme6ora del personal

0roponer la implementacin de un procedi#miento sistemtico de propuestas de me6oradel personal.

unque se dispone de pgina

Oeb sta no contiene suficienteinformacin.

Dar mas contenido a la pgina Oeb con el

ob6etio de me6orar la imagen e!terna del'ericio " que su informacin resulte Ktil pa#ra usuarios e!ternos e internos.

-.-. Crit&rio 28 Po4?tica 5 &%trat&>ia

D&3inicin.&mo implanta el 'ericio su misin, " isin mediante una estrategia claramentecentrada en todos los grupos de inters " apo"ada por pol$ticas, planes, ob6eti#os, metas " procesos releantes.


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S/)crit&rio-. R&co>i*a *& in3or(acin r&4&vant&

El rchio /eneral tiene diseado un formulario de encuesta que se realiza a losRrganos de /obierno, Departamentos " 'ericios donde se recoge toda la infor#macin necesaria para poder establecer las actuaciones preias " la estrategia aseguir en su proceso de planificacin " organizacin %ecogida de informacinsobre la institucin " sobre los documentos. tras de este proceso de soporte se obtiene informacin en relacin conaquellos 'ericios que participan en la gestin documental como proeedores atras de las transferencias que realizan al rchio /eneral " como clientes porel nKmero de consultas 8Eidencia nL@)9.

'e ha realizado una encuesta de satisfaccin del personal, se han identificadocules son las necesidades de los usuarios del 'ericio " quines son sus clientes8Eidencia nL-B9 .Gambin se ha elaborado un mapa de procesos 8Eidencia nL-(9.

;a opinin que tienen nuestros clientes sobre nuestra gestin se obtiene de for#ma erbal, casi siempre despus de haber realizado alguna consulta al rchio.

El /U+ sabe que la necesidad principal de los 'ericios que han transferidodocumentacin es que la consulta de los documentos solicitados se pueda reali#zar de la forma ms rpida posible procurando que su gestin, en cuanto a la re#solucin de las cuestiones planteadas por los usuarios finales, no se ea inte#rrumpida. ;a finalidad de la documentacin en esta fase es la de estar al sericiode la toma de decisiones. ;a rapidez " la calidad de las decisiones dependen dela cantidad " calidad o precisin de la informacin disponible en cada casoM paraello se procura anticipar las necesidades de sus principales clientes, con el fin de

integrarlos en la pol$tica " estrategia " stas se inclu"en en la planificacin 8Ei#dencia nL @B, @)9.

El 'ericio desde el principio ha estado mu" interesado en conocer las e!perien#cias de otros rchios. 0ara ello acude a las reuniones que organiza la &onferen#cia de rchieros Uniersitarios espaoles, con el ob6etio de intercambiar e!pe#riencias, formando parte de algunos de los grupos de Graba6o " aplicando las ac#tuaciones que se llean a cabo 8Eidencias nL 52, 5)9. s$ mismo participa acti#amente en otros eentos a niel autonmico 8Eidencias nL 5@,55 9 " a niel pro#incial 8Eidencia nL 5- . Godo ello le ha permitido estar al tanto de las nueastendencias que puedan afectar al 'ericio PUNTO FUERTEB.

Gambin est en permanente contacto con sus proeedores internos ;os diferen#tes 'ericios de la Uniersidad con los que colabora " a quienes asesora en lo quea la gestin de la documentacin actia se refiere. De esta colaboracin se bene#fician tanto ellos como el /U+. 8Eidencias nL 5A, 5B, @@, @2, 229.;a %0G de fecha 2( de 6unio de 2AA@ en la cual aparece recogida la creacin del'ericio de rchio " su estructura permite la distribucin de los recursos, me6o#rar la calidad del sericio prestado " una ma"or eficacia en la resolucin de lasconsultas de nuestros clientes .

'e llea a cabo un seguimiento de las propuestas normatias que pueden afectara la gestin de documentos " a la estructura de la organizacin 8Eidencias nL 21,@*, @(9.


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Desde la creacin del rchio se comenz a traba6ar en propuestas de recursoshumanos, con el fin de adaptar la %0G a la estructura del 'ericio 8Eidencia nL5)9.

S/)crit&rio 2. P4ani3icacin 5 o)9&tivo% *& (&9ora

'e realiza un calendario anual de transferencias 8Eidencia nL @@9 de documentosteniendo en cuenta la opinin de los 'ericios con el fin de facilitar a cada unode ellos la planificacin del proceso de transferencia de documentos al rchio/eneral.

'e planifican ob6etios, se llea a cabo el reparto de responsabilidades, " se es#tablecen prioridades 8Eidencias nL @2, 5*,5(, 1A19, sobre todo en aquellos pro#cesos que pueden afectar a los diferentes clientes al mismo tiempo gestin prio#ritaria de comprobacin de algunas transferencias, pues la consulta de esa docu#

mentacin afecta a diferentes grupos de clientes o usuarios directos7indirectos8personal de los 'ericios 7 profesores " alumnos9.

En aquellos procesos que estn en principio su6etos a unos plazos, como es en elcaso del calendario establecido para efectuar las transferencias, estn preistasalternatias, aunque stas no aparecen refle6adas por escrito.

;a principal adaptacin del 'ericio a la ?rganizacin se est plasmando en lamodificacin de la %0G 8Eidencias nL 2,*9 de tal manera que el 'ericio de /U#+ cuenta con un nKmero determinado de personas de las diferentes escalas ogrupos que, aunque escaso, funcionan como un equipo que tiene claro cuales son

sus funciones.;a coordinacin entre ellos se llea a cabo a tras del /rupo de &alidad 8Ei#dencia nL 259, formado por todo el personal del archio dirigidos por la +efe del'ericio, quien procura fomentar la participacin de todos los miembros del gru#po en la me6ora de los procesos " en la consecucin de ob6etios. 0ara ello, entreotras cosas, cuenta con su opinin a la hora de establecer la deteccin de nece#sidades formatias del 'ericio 8Eidencia nL BA9.

;a +efe del 'ericio ha puesto en marcha desde el principio los procesos 8Eiden#cia nL -(9 contemplados en la memoria de gestin 8Eidencia nL -*9, teniendo encuenta los criterios de prioridad en funcin de las necesidades de los proeedores" clientes as$ como de los recursos disponibles en cada momento del proceso.

El 'ericio realiza una programacin a principio de ao, aunque sta se adapta alos cambios que a lo largo del ao puedan surgir. Est pendiente como propuestade me6ora el establecer procedimientos alternatios a seguir cuando sur6an pro#blemas en algKn proceso. simismo est preisto el estudio " aloracin de losdatos aportados por las encuestas que se han realizado tanto al personal como alos usuarios del 'ericio. 'e tendrn en cuenta las sugerencias aportadas con is#tas a establecer propuestas de me6ora.unque se tiene elaborado el mapa de procesos 8Eidencia nL -(9 " cul es nues#

tra misin, isin " ob6etios PUNTO FUERTEB " aunque estn puestos por escri#to los puntos fuertes " dbiles as$ como las propuestas de me6ora de cada proce#so, no est sistematizada su realizacin, seguimiento " aloracin PUNTO D"JILB.


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Desde la creacin del 'ericio se procedi a la elaboracin de herramientas decarcter normatio encargadas de regular la gestin del rchio " de los docu#mentos de la Uniersidad que permitan aplicar tcnicas adecuadas para el trata#miento de la documentacin, as$ como sus condiciones de acceso, conseracin "preseracin 8Eidencias nL 21, @2, 1(, 22, -)9.

El 'ericio tiene definidos los grupos que se en afectados por los procesos cla#es Equipo de /obierno, 0', &lientes7usuarios tanto internos como e!ternos.

S/)crit&rio ;. A%&>/ra(i&nto o >arant?a *&4 4o>ro *& 4o% o)9&tivo% *& ca4i*a*

;a pol$tica " estrategia del 'ericio se reisa peridicamente, aunque no de for#ma normalizada pues ha" que tener en cuenta su reciente andadura.

Desde su creacin, el /rupo de &alidad 8Eidencias nL -5,@A9es consciente de laimportancia, eficacia e impacto de la planificacin, que se considera que es unade las actuaciones que debe poner en marcha cuando cuente con datos suficien#tes. ;a planificacin por ahora se llea a cabo siguiendo las directrices que apa#recen recogidas en la 4emoria de /estin 8Eidencia nL B19.

;a planificacin del proceso de transferencia " proceso de consulta de documen#tos es responsabilidad del 'ericio " est siendo analizada " cuantificada a trasde los datos estad$sticos de transferencias recibidas " de consultas realizadas alrchio, con el ob6etio de er cmo eolucionan " establecer propuestas de me#6ora 8Eidencias nL @*,@(9.

'e tiene definido el mapa de procesos pero aKn no se ha comenzado a realizaruna comprobacin sobre su efectiidad.

Desde la constitucin del /rupo de &alidad, las reuniones son cada ez ms fre#cuentes, sobre todo desde se ha ido dotando al rchio de algKn efectio ms, "si bien stas en un principio eran de carcter informatio, la participacin e in#tegracin de los miembros est conduciendo a que e!ista una ma"or comunica#cin entre los mismos " la participacin de los miembros en los procesos que seinician es un hecho que se constata a tras de la aportacin de sugerencias "propuestas de me6ora. 'e ha ealuado el impacto de algunos procesos que estnen marcha, pero de manera informal, para comunicarlos a algunos agentes inte#resados.

'e estn utilizando los recursos de que se dispone en la actualidad para tratar deme6orar el 'ericio.l ser un 'ericio pequeo, la direccin " control de seguimiento de los planes deme6ora se realizan de manera informal.3ueda mucho camino por recorrer porque los sucesios cambios de personal " elincremento de dotacin de recursos humanos no ha sido hasta ahora proporcionalal incremento de actiidad 8Eidencia nL (*9, por lo que se han tenido que esta#

blecer prioridades en los procesos, no pudindose desarrollar algunos de ellos talcomo se hab$a planificado en un principio, de lo que se deduce la falta tambinde tiempo para poder pensar en posibles innoaciones.


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Ho e!iste un procedimiento sistematizado para alorar el niel de sensibilizacindel personal con respecto a la pol$tica " la estrategia PUNTO D"JILB.

;a ormacin se est adecuando a los programas de formacin a peticin del 'er#icio de 0ersonal, que remiti a los 'ericios un documento sobre la deteccin denecesidades formatias 8Eidencia nL BA9. Godo el personal que en ese momentoformaba parte del 'ericio particip manifestando su opinin. Ho se han estable#cido aKn mecanismos de estimacin del esfuerzo del personal por conseguir losob6etios preistos. unque es obio el esfuerzo " la dedicacin que realiza todoel personal.

S/)crit&rio . R&c/r%o% *i%'oni)4&%

;a estructura del 'ericio est diseada para facilitar sus necesidades de gestin8Eidencia nL 219.

;a dotacin m$nima de recursos representa la clae del !ito del 'ericio de r#chio 8Eidencia nL *9. El 'ericio de rchio /eneral dispone de suficiente espa#cio f$sico para realizar, su actiidad, espacio, entilado " con luz suficiente " de#pendencias adecuadas para albergar la documentacinM en cuanto a recursoshumanos se considera que es necesario el poder contar con la incorporacin delos puestos que faltan por cubrir en la actual estructura, imprescindible para po#der ofrecer un sericio de calidad a todos los clientes. &uenta con una dotacinpresupuestaria anual para el desempeo de sus funciones. ;os recursos materia#les son adecuados pero no suficientes. 'e carece de una aplicacin informticapara la gestin integrada de documentos, que se a haciendo cada ez ms nece#saria para poder agilizar la carga de gestin que tiene el archio " que permita el

tratamiento " recuperacin de datos para la toma de decisiones 8Eidencia nLB29. PUNTO D"JILB.

Debido a las escasas dimensiones del 'ericio las posibles deficiencias en lo que arecursos se refiere se pueden apreciar con facilidad.'e procura que todo el personal cuente con los medios adecuados para realizar suactiidad " cuando se necesita disponer de algKn material con istas a me6orar laprestacin del sericio se suele comunicar su necesidad que, una ez erificada,se cursa la correspondiente solicitud de adquisicin.En cuanto a las necesidades formatias, stas se detectan a tras de las peticio#nes indiiduales del personal o bien por necesidades de adaptacin de carctertcnico o informtico. El personal ha realizado cursos de formacin adecuadospara las actiidades que tienen que realizar. ;as necesidades de formacin delpersonal se canalizan a tras del 'ericio de 0ersonal 8Eidencias nL BA,B-#B5, 9

Dentro de la planificacin inicial del 'ericio ha" un apartado donde se analizanlas condiciones " los medios necesarios, para lo cual se suelen tener en cuentalas recomendaciones e!istentes a niel nacional as$ como la normatia igente8Eidencia nL BB9. Una ez que el 'ericio est en funcionamiento, el mecanismoque se sigue es el de anlisis de necesidades que pueda requerir cualquier pro#puesta de me6ora, er las e!periencias en otros archios " sobre todo las solicitu#

des de necesidades del personal 8Eidencias nL B)9.


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S/)crit&rio . Coor*inacin &ntr& &4 S&rvicio 5 4a E%trat&>ia >&n&ra4 *& 4a Univ&r%i*a*

Godas las actuaciones que se estn lleando a cabo en el 'ericio estn enmarca#das dentro de lo que es su misin, isin " alores 8Eidencias nL 1(,-)9.;a relacin con los Rrganos de /obierno es bastante buena ", aunque con algunosde ellos se suelen mantener reuniones para resoler cuestiones de carcter pun#tual, no se leanta acta de las mismas 8Eidencia nL B*9.

E!iste tambin una relacin bastante fluida con los 'ericios, sobre todo con losque participan de lleno en el sistema de gestin de la documentacin, caso del'ericio de suntos Econmicos, con el que se ha creado un /rupo nterdeparta#mental 8Eidencia nL @59, &ontratacin " 0atrimonio, /estin cadmica " ten#cin " "uda al Estudiante.

Desde su creacin, la +efe del 'ericio de rchio participa 6unto con los dems+efes de 'ericio en las reuniones que conoca peridicamente la /erencia. Estasreuniones tienen como ob6etio coordinar la actuacin de los 'ericios con la es#trategia general de la Uniersidad.

Ho se han establecido mecanismos para poner por escrito el plan de actuacin "actiidades de coordinacin entre el 'ericio " la estrategia general de la Unier#sidad PUNTO D"JILB.Ho se han establecido los mecanismos para reisar peridicamente los compromi#sos deriados de la coordinacin.

CRITERIO 2. POL,TICA ESTRATEIAPUNTOS FUERTES

0articipacin en diersos grupos de traba6o a niel regional " nacionalEstn definidos los clientes, lo que supone disponer de informacin importan#te para cumplir nuestros ob6etios.Dispone de carta de sericiosE!iste una fuerte motiacin del personal en la fi6acin " cumplimiento de losob6etiosDireccin abierta " participatiaE!iste un procedimiento de recogida de informacin de comparacin con otros

rchios Uniersitarios'olucin rpida de los problemas debido a buena comunicacin del personal "al buen clima de traba6o

PUNTOS D"JILES PROPUESTAS DE ME!ORAHo est determinados por escrito losob6etios " criterios de calidad paracada proceso " procedimiento ni sis#tematizada su realizacin, seguimien#to " aloracin

Determinar por escrito los ob6etios "criterios de calidad para cada proceso" procedimiento ni sistematizada surealizacin, seguimiento " aloracin

%ecursos humanos insuficientes

'olicitar al Rrgano competente que secubra los puesto de +efe de 'eccinde documentacin histrica " de unGcnico Especialista de rchios >i#bliotecas " , 4useos


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%ecursos materiales insuficientes&ontar con una aplicacin informticaque permita la gestin documentalintegrada.

Ho se miden con indicadores espec$fi#cos por cada uno de los ob6etios, laeficacia " el impacto de la planifica#cin que se realiza

4edir la eficacia " el impacto de la a

planificacin que se realiza con indi#cadores espec$ficos por ob6etios.

El 'ericio no cuenta con un 0lan deactuacin que abarque arios aos

mplantacin de un 0lan de actuacindel 'ericio que abarque arios aos.

-.@. Crit&rio ;8P&r%ona%

D&3inicin.

En este criterio se trata de analizar cmo gestiona, desarrolla, impulsa " aproe#cha el 'ericio el conocimiento " todo el potencial de las personas que lo compo#nen, tanto a niel indiidual, como de equipos " cmo planifica estas actiidadespara un me6or " eficaz funcionamiento de su gestin.

S/)crit&rio -. P4ani3icacin *& 4a >&%tin *&4 '&r%ona4 5 *&4 S&rvicio

Gal " como recoge la /u$a de utoealuacin el 'ericio de de rchio /eneral aligual que otros 'ericios uniersitarios tiene restringidas sus competencias en losasuntos de gestin de %ecursos Fumanos, pues las pol$ticas generales dependende la /erencia " de los Rrganos de gobierno de la institucin 8Eidencias nL

*,B(,1A29. De ah$ que para la elaboracin de este criterio se ha tenido en cuentaesta situacin.

;a ;e" B72AA1, de 21 de diciembre, de Uniersidades, establece que correspondeal personal de administracin " sericios de las uniersidades pKblicas el apo"o,la asistencia " asesoramiento a las autoridades acadmicas, el e6ercicio de lagestin " la administracin en las reas que se determine necesario para la Uni#ersidad en el cumplimiento de sus ob6etios.

;os Estatutos de la Uniersidad de +an, en su &ap$tulo contemplan los 'eri#

cios de po"o a la Docencia " a la nestigacin, entre los cuales aparece el r#chio /eneral. simismo, establecen su dependencia orgnica del 'ecretario /e#neral, indicando que ste es el encargado de proponer al &onse6o de /obiernopara su aprobacin el rgimen de funcionamiento del rchio /eneral 8EidencianL )9.

0or otro lado, los mismos Estatutos, en su art$culo 5(, establecen que el /erentees el Cresponsable de la gestin de los sericios administratios " econmicos dela Uniersidad de acuerdo con las directrices marcadas por sus rganos de go#bierno, por lo que entendemos que la +efatura del 'ericio de rchio /eneraldepende orgnicamente del /erente.

El rchio /eneral debe contar con una estructura racional que se integre per#fectamente en el organigrama de la institucin a la que pertenece. En este sen#


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tido, los Estatutos de la Uniersidad de +an, en su art$culo 1-1, establecen queson las %elaciones de 0uestos de Graba6o las que han de ordenar al referido per#


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sonal, de acuerdo con las necesidades de la docencia " de la inestigacin, as$como las deriadas de los distintos 'ericios.

El %eglamento del rchio /eneral en su G$tulo I indica que las categor$as delpersonal adscrito al 'ericio de rchio /eneral sern las que correspondan segKnla legislacin igente asimismo contempla cuales son las funciones del +efe de'ericio de rchio 8Eidencia nL 219.

El 'ericio de rchio general se encuentra encuadrado dentro del =rea de po"oa la &omunidad Uniersitaria. En el rchio /eneral prestan sus sericios tantopersonal funcionario como laboral. ctualmente est cubierta la siguiente estruc#tura 8Eidencia nL )A9

'ecretar$a /eneralPi4ar F&rnn*&=

Panto9a

/erencia!/an H&rnn*&=

Ar(&nt&ro%

SERVICIO DEL ARCHIVO ENERAL

+efe de 'ericio de rchio/eneral

MK Do4or&% Snc&= Co)o%

'eccin Documentacindministratia

Antonio MK 4var&= Aria%*& Saav&*ra

'eccin DocumentacinFistrica'in cubrir

+efe de Hegociado!/an Car4o% L'&=

Ro(&ro

Gcnico especialistarchios

I%a)&4 MK Car(onaCar(ona

Gcnico especialistarchios

'in cubrir


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1.1. Proc&*i(i&nto 5 crit&rio% *& %&4&ccin *&4 '&r%ona4

Este 'ericio no dispone de autonom$a para la seleccin de personal.El personal del rchio /eneral est integrado por funcionarios de carrera 8-

miembros9 " personal laboral 819.;a forma de acceso del personal funcionario es la siguiente

a9 0or oposicin libre. En este caso el procedimiento a seguir es el siguiente El

%ectorado de la Uniersidad de +an, en el uso de las competencias que le

es#tn atribuidas en el art$culo 2A.1 de la ;e" ?rgnica B72AA1, de 21 de diciembre,de Uniersidades, en relacin con el art$culo 2.2 e9 de la misma norma, as$ como

en los art$culos 51 " 1-2 de los Estatutos de Uniersidad de +an, con el fin deatender las necesidades de personal de dministracin " 'ericios, acuerda con#ocar, de acuerdo con el art$culo )5.2 de la mencionada ;e" ?rgnica, pruebasselectias para el ingreso en la Uniersidad.

;a seleccin del personal de administracin de la Uniersidad se realiza siguiendoel procedimiento legal establecido en la en la ;e" -A71(*@, de 2 de agosto, de4edidas para la %eforma de la uncin 0Kblica, modificada por la ;e" 2-71(**,de 2* de 6ulioM el %eal Decreto -B@71((5, de 1A de marzo, por el que se apruebael %eglamento /eneral de ngreso del 0ersonal al 'ericio de la dministracin/eneral del Estado " de 0roisin de 0uestos de Graba6o " 0romocin 0rofesionalde los uncionarios &iiles de la dministracin /eneral del Estado, " a las basesde cada %esolucin.

;as pruebas selectias suelen consistir en un e6ercicio de carcter terico rela#cionado con el temario " un segundo e6ercicio de carcter prctico. 0or este pro#cedimiento se accede normalmente como puesto base.

b9 &oncurso interno. Es el sistema habitual de proisin, entre el personal de laU+

'e llea a cabo mediante conocatoria interna de los puestos de traba6o dotadospresupuestariamente " que se encuentra acantes segKn la %0G.

El rectorado al igual que en el caso anterior, en irtud de las atribuciones quetiene conferidas por ;e" ?rgnica B72AA1, de 21 de diciembre, de Uniersidades" los estatutos de la Uniersidad, anuncia la conocatoria. Este concurso de ca#rcter interno adems de por las bases de la conocatoria se rige por el %egla#mento de 0roisin de 0uestos de traba6o del personal de dministracin " 'eri#cios de la Uniersidad de +an, aprobado por la &omisin /estora el 1A de febre#ro de 1((*, " en cuanto le es de aplicacin por el art$culo 2A.1 de la ;e"-A71((*, de 2 de agosto, de 4edidas para la %eforma de la uncin 0Kblica, mo#

dificado por ;e" 2-71(**, de 2* de 6ulio " ;e" 2271((-, de 2( de diciembre, "por el %eglamento /eneral de ngreso del 0ersonal al 'ericio de la dministra#cin /eneral de Estado " de 0roisin de 0uestos de Graba6o " 0romocin 0rofe#sional de los funcionarios ciiles de la dministracin /eneral del Estado.


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;os mritos que se aloran en los puestos de niel inferior al 22, son de carctergeneral relacionados con la e!periencia en puestos desempeados por reas,nieles " funciones, antigSedad, titulacin, cursos de formacin realizados.

En los puestos de niel igual o superior al 22, es requisito obligatorio dentro delos mritos espec$ficos la presentacin de una memoria que consiste en un anli#sis de las tareas del puesto " de los requisitos, condiciones " medios necesariospara su desempeo, debiendo tener propuesta organizatia, a 6uicio del candida#to, con base en la descripcin contenida en al conocatoria.

El personal del 'ericio de rchio /eneral participa ocasionalmente en las &omi#siones de Ialoracin para proisin de puestos por concurso de carcter espec$fi#co 8Eidencia nL )19.

El acceso del personal laboral se encuentra recogido en I &onenio &olectio del

0ersonal ;aboral 8>?+ nL -B de 2- de febrero de 2AA@9 " de manera espec$ficasegKn los acuerdos entre el &omit de Empresa " /erencia.;os criterios en cuanto a los procesos selectios, se realizan ba6o los principios depublicidad, igualdad, mrito " capacidad, teniendo en cuenta el siguiente ordende prelacin

1. &oncurso de traslado2. 0roceso selectio de promocin interna-. 0roceso selectio de nueo ingreso.

El personal del 'ericio de rchio /eneral participa ocasionalmente en las &omi#

siones de Ialoracin para proisin de puestos por concurso de carcter espec$fi#co " en la comisiones de aloracin de procesos selectios de promocin internade personal laboral.

;a planificacin de las necesidades de personal, se realiza a tras de las respec#tias %elacin de 0uestos de Graba6o tanto de 0ersonal uncionario 8la actual hasido aprobada por acuerdo del &onse6o de /obierno, de 2 de noiembre de 2AAB,>?+ nL 22) de 2- de noiembre de 2AAB9 " ;aboral 8la actual ha sido aprobadapor acuerdo del &onse6o de /obierno de 1( de 6ulio de 2AA5, >?+ nL 15) de 12de agosto9.

mbas se han diseado en funcin de las prioridades que en esta materia marcael gobierno de la Uniersidad " teniendo en cuenta la disponibilidad presupuesta#ria.

En algunas ocasiones se nos ha solicitado propuestas organizatias de dotacin depersonal " el 'ericio ha remitido nformes al respecto 8Eidencias nL )2,(*9.

1.2. Proc&*i(i&nto% 5 crit&rio% *& 3or(acin *&4'&r%ona4.

El personal del 'ericio ha impartido cursos de formacin dirigidos al personal deadministracin " sericios que gestiona documentacin " tambin al personalGcnico de rchios " >ibliotecas, preiamente a la conocatoria de los concursosinternos para optar al puesto dentro del 'ericio 8Eidencia nL B@9.


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En el ao 2AA5 la &omisin de ormacin de la U+, en la sesin del d$a 5 de 6ulioaprob una 4etodolog$a para la Deteccin " Ealuacin de Hecesidades ormati#as del 0' PUNTO FUERTEB 8eidencia nL )-9 ,con la decidida oluntad de es#tablecer un instrumento que permitiera, con6ugando las necesidades formatiasde la institucin " de los traba6adores, definir un procedimiento reglado que ga#rantice la adecuacin entre la planificacin de la formacin " las necesidadesreales de la organizacin " de sus traba6adores. Godo este proceso se llear$a acabo a tras de las siguientes fases

# Deteccin de necesidades formatias.# ormulacin de ob6etios generales formatios# 0lanificacin de acciones de formacin " su organizacin.# E6ecucin de dichas acciones.# Establecimiento de mecanismos de seguimiento " ealuacin de todo el

proceso.

'e comenz solicitando la opinin del personal de dministracin " 'ericios dela U+ mediante la cumplimentacin de un cuestionario sobre la deteccin denecesidades formatias. En el 'ericio de rchio /eneral todo el personal res#pondi al cuestionario que fue remitido a la &omisin de ormacin " +efe de'ericio del rchio /eneral el cual, teniendo en cuenta las propuestas del per#sonal de su 'ericio, elabor un informe sobre las necesidades formatias de suunidad. s$ mismo a peticin del sesor de formacin El archio form parte delgrupo de diagnstico 8Eidencia nL BA9.

En ma"o de 2AAB, se recibi la isita del sesor de ormacin interesado en co#nocer cual era la misin del 'ericio de rchio en lo que a formacin se refiere,como resultado de dicha reunin se acord que el archio eniara al asesor deformacin El programa de los cursos de ormacin impartidos por el archio, as$como el informe sobre necesidades formatias 8Eidencia nL )@9.Esta orma de planificar la formacin nos parece buena pero en la actualidad elproceso a con cierto retraso. PUNTO D"JILB

El 'ericio facilita la participacin del personal en cursos de formacin tanto losque se proponen desde la nstitucin as$ como aquellos que se solicitan a t$tuloindiidual 8eidencias certificados de cursos. PUNTO FUERTEB.

En la actualidad queremos destacar que parte del personal est autoformandosepara participar en procesos selectios de acceso a escalas superiores. simismotodo el personal del 'ericio posee formacin uniersitaria. PUNTO FUERTEB.

-.; Proc&*i(i&nto 5 crit&rio% *& *&%arro44o *&4 '&r%ona4.

El desarrollo personal se define segKn la gu$a de utoealuacin de 'ericios uni#ersitarios como el proceso que pretende conseguir el enriquecimiento de la per#sona a tras de su puesto de traba6o contemplando tanto el mbito personal,humano, profesional, social etc.

unque sobre esta cuestin en la Uniersidad de +an no e!isten actuaciones sis#tematizadas, desde el 'ericio de rchio /eneral, a pesar de su corta andadurase estn lleando a cabo actuaciones encaminadas a crear un buen clima laboral,


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satisfaccin del personal a la buena organizacin del traba6o " al desarrollo pro#fesional 8Eidencia nL -B9.

En la encuesta de satisfaccin del personal se da mu" buena puntuacin 8@9 a lassiguientes cuestiones ariedad de las tareas del puesto de traba6o, las posibili#dades de conseguir los ob6etios propuestos, el grado de responsabilidad, posibi#lidad de hacer propuestas de me6ora. &on buena 8-9 los siguientes nters intr$n#seco del puesto, oportunidades para aprender nueas habilidades, creatiidad.Estos resultados adems de ser enriquecedores nos proporcionan informacin pa#ra estimar la contribucin del 'ericio de rchio /eneral al desarrollo profesio#nal de sus miembros.

-.. Proc&*i(i&nto 5 crit&rio% *& &va4/acin *&4 '&r%ona4

Ho e!isten procedimientos " criterios de ealuacin del personal PUNTO D"JILB

S/)crit&rio 2. I('4icacin 5 a%i>nacin *& r&%'on%a)i4i*a*&%.

El reparto de responsabilidades est determinado por las funciones asignadas acada puesto de traba6o 8Eidencias nL )A,)B9. El personal del 'ericio conoce mu"bien las tareas que tiene que realizar en su puesto de traba6o. 'egKn desprendede la encuesta de opinin " satisfaccin del personal 8@9 8Eidencia nL )59. si#mismo considera positiamente que la dificultad del traba6o que llean a cabo secorresponde con sus posibilidades.

;as funciones del personal del 'ericio se han elaborado siguiendo las recomen#

daciones elaboradas por el /rupo de Graba6o de %ecursos Fumanos de la &U "que fueron aprobados en su d$a por el pleno de la misma 8Eidencia nL BB9.En cuanto al grado de responsabilidad del personal en relacin con las tareas querealiza, la encuesta de opinin refle6a unos datos de satisfaccin mu" altos [email protected] lo que se refiere a la posibilidad del personal del 'ericio de hacer propuestasde me6ora se alora como mu" buena 8@9.

En grado de autonom$a del personal no est desarrollado plenamente debido alpoco tiempo que el personal llea en el 'ericio. PUNTO D"JILB.

S/)crit&rio ;. Co(/nicacin &ntr& &4 E/i'o *ir&ctivo 5 &4 '&r%ona4.

;as relaciones " la comunicacin entre compaeros segKn se desprende de lasaloracin que se hace en las encuesta de satisfaccin de personal son e!celen#tes 859, e igualmente se consideran e!celente 859 las relaciones entre los superi#sores del 'ericio " el personal 859. 8Eidencia nL -B9 PUNTO FUERTEB.

El procedimiento establecido para la comunicacin entre el equipo directio " elpersonal se hace de forma directa " personal, por correo electrnico " a trasde las reuniones del /rupo de calidad. En la Kltima reunin del /rupo se acordque las reuniones se realizasen una ez al mes 8Eidencia nL ))9.


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CRITERIO ;. PERSONASPUNTOS FUERTES

'e facilita la participacin del personal en cursos de formacinEl personal del 'ericio posee formacin uniersitaria

;a relacin " comunicacin entre el personal del 'ericio son e!celentes;as relaciones entre los superisores del 'ericio " el personal son e!celentes

'e traba6a en equipo

E!iste un ambiente participatioPUNTOS D"JILES PROPUESTAS DE ME!ORA

El grado de autonom$a del personaldel 'ericio no est desarrollado ple#namente debido a poco tiempo que elpersonal llea en el 'ericio.

Dotar paulatinamente de ma"or gradode autonom$a al personal del 'ericiodentro de sus competencias

Ho e!iste un 4anual de funciones

normalizado

Elaborar un manual de funciones

normalizadoHo e!isten procedimientos " criteriosde ealuacin del personal

0roponer la elaboracin a niel insti#tucional de procesos " procedimientospara la ealuacin del personal

Ho est definida la comunicacin enun plan

Definir un plan de comunicacin del'ericio.

-.5. Crit&rio 8 A4ian=a% 5

r&c/r%o% D&3inicin.

En este criterio se trata de analizar cmo planifica " gestiona el 'ericio susalianzas e!ternas " sus recursos internos en apo"o de su pol$tica " estrategia, "del eficaz funcionamiento de sus procesos. ;os recursos disponibles, aunque es#casos, estn encaminados a conseguir en la medida de lo posible la puesta enmarcha del sistema de gestin de los documentos.

S/)crit&rio -. In3or(acin *i%'oni)4& 'ara 4a to(a *& *&ci%ion&%

&omo "a se recogi en el criterio 2 subcriterio1 el rchio /eneral tiene diseadoun formulario de encuesta 8Eidencia nL @)9 que se realiza a los Rrganos de /o#bierno, Departamentos " 'ericios, donde se recoge toda la informacin necesa#ria para poder establecer las actuaciones preias " la estrategia a seguir en suproceso de planificacin " organizacin %ecogida de informacin sobre la insti#tucin " sobre los documentos.

tras de este proceso de soporte se obtiene informacin en relacin con aque#llos 'ericios que participan en la gestin documental como proeedores a trasde las transferencias que realizan al rchio /eneral " como clientes por el nK#mero de consultas.

Gambin se ha realizado una encuesta de satisfaccin del personal, se han identi#ficado cules son las necesidades de los usuarios del 'ericio " quines son susclientes.


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;a opinin que tienen nuestros clientes sobre nuestra gestin se en$a obteniendohasta ahora de forma erbal, casi siempre despus de haber realizado algunaconsulta al rchio.

En la actualidad se est lleando a cabo una encuesta de satisfaccin de los usua#rios " clientes con el fin de recoger " actualizar la informacin que nos serircomo punto de apo"o para la toma de decisiones " dar prioridad a las necesida#des requeridas por ellos.

Disponemos de una serie de datos estad$sticos informatizados que nos aportaninformacin actualizada sobre el nKmero de consultas que se realizan al 'ericio8Eidencia nL @(9, " sobre el nKmero de transferencias recibidas 8Eidencia nL@*9. Esta informacin nos permite conocer el grado de implantacin del procesode 'istema de gestin de documentos de rchio, " como est eolucionando aniel temporal " cuantitatio.

El rchio /eneral dispone de informacin en soporte electrnico, " tambin enpapel, de toda la documentacin generada por la ma"or parte de los 'ericios dela Uniersidad. El acceso a la documentacin custodiada en el rchio /eneral serealiza de acuerdo con el marco legal " normatio e!istente 8Eidencias nL 21,,22,@2,5A,51, )*9.

;a informacin de carcter normatio Ktil para el personal del 'ericio " para losusuarios del mismo aparece recogida en la pgina Oeb del 'ericio.'in embargo consideramos que se hace imprescindible contar con un sistema in#formtico integrado de gestin de documental.

S/)crit&rio 2. A4ian=a% 5 E%trat&>ia%

El 'ericio de rchio /eneral tiene establecidas alianzas con todos los 'ericiosde la Uniersidad a tras del proceso de transferenciasM en dicho proceso parti#cipan los 'ericios, siguiendo las directrices marcadas por las instrucciones tcni#cas de transferencias " en particular, con el 'ericio de suntos Econmicos conel cual se creado una grupo interdepartamental con el ob6etio de me6orar lagestin de la documentacin que genera dicho 'ericio 8Eidencias nL@5, 5*9. Es#to supone el compromiso " el ob6etio de accin que repercutir cada ez en ma#"or medida en una me6or gestin de la documentacin que genera cada uno delos 'ericios " en la rpida " eficaz recuperacin de la documentacin tanto enlos rchios de oficina o de gestin como en la transferida al rchio /eneral.

s$ mismo el 'ericio de rchio /eneral aproecha todas las oportunidades paraestablecer alianzas e!ternas, dentro de lo que es la l$nea de la pol$tica " estrate#gia del 'ericio, con otros rchios o instituciones relacionadas con la gestin dela documentacin. Estas alianzas an encaminadas a conseguir la colaboracin "el intercambio de conocimientos " la me6ora de los procesos 8Eidencias nL 2B#-1, )(9.

En la actualidad el rchio /eneral mantiene relaciones de traba6o en esta direc#cin con los siguientes ?rganismos


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a9 ?rganismos de carcterproincial

rchios municipales " rchio Fistrico 0roincial, que organiza anualmente en#cuentros en los cuales podemos intercambiar e!periencias.

b9 ?rganismos de carcterautonmico.

El rchio /eneral de la Uniersidad de +an mantiene relaciones con todos losarchios que forman parte del 'istema rchi$stico ndaluz a tras de la actii#dad de su +efe de 'ericio como ocal de la &omisin ndaluza &alificadora deDocumentos dministratios desde 6unio de 2AA5.El rchio /eneral &oordina el /rupo de Graba6o de la &omisin ndaluza &alifi#cadora de Documentos dministratios " los procesos de identificacin, alora#cin " seleccin documental.El rchio /eneral forma parte del /rupo de Graba6o constituido en el seno de la&omisin &alificadora de Documentos dministratios " los procesos de identifi#cacin, aloracin " seleccin documental. Dicho grupo se est encargando deelaborar " realizar el anlisis de los estudios de identificacin " aloracin quetratan las series producidas por las Uniersidades de ndaluc$a.

c9 ?rganismos de carcternacional

El rchio /eneral llea a cabo el intercambio de sus e!periencias a tras de susrelaciones de traba6o con otros archios uniersitarios, gracias a nuestra integra#cin en la &onferencia de rchieros Uniersitarios 8&U9.

;a &onferencia de rchieros de las Uniersidades Espaolas est formada por lostcnicos de archio de las uniersidades espaolas, de titularidad tanto pKblicacomo priada, con la finalidad Kltima de colaborar en tareas, ob6etios " realiza#ciones comunes que lleen a me6orar la gestin del patrimonio documental de loscentros espaoles de educacin superior.

;a &U est integrada en la &omisin 'ectorial de 'ecretarios /enerales de la&onferencia de %ectores de las Uniersidades Espaolas 8&.%.U.E.9, por acuerdodel 0leno de dicha &omisin, celebrado en 'eilla los d$as - " @ de 6ulio de 2AA2,

en calidad de /rupo de Graba6o 0ermanente.;a &U tiene como fin fomentar la cooperacin entre los archieros de las uni#ersidades en todas las reas tcnicas relacionadas con la documentacin " losarchios uniersitarios para alcanzar una ma"or eficacia en la gestin de estos'ericios " difundir su conocimiento entre todos los miembros de la comunidaduniersitaria " la sociedad en general.

El rchio /eneral, desde su creacin, es miembro de este organismo " tambinforma parte de los siguientes grupos de traba6o creados en el seno de dicha &on#ferencia /rupo de Graba6o de dentificacin " Ialoracin de 'eries dministrati#

as, /rupo de Graba6o de %ecursos Fumanos " /rupo de Graba6o de Descripcin "Hormas nternacionales.


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Este 'ericio ha podido aanzar en su planificacin " en los procesos " procedi#mientos que est lleando a cabo gracias a las alianzas internas " e!ternas, "aque el nKmero de efectios con los que ha contado " cuenta son insuficientes,para la puesta en marcha de un sistema integrado de gestin de la documenta#cin eficaz para toda la ?rganizacin.


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S/)crit&rio ;. A%i>nacin$ contro4 5 o'ti(i=acin *& r&c/r%o%

&omo "a se e!puso en el criterio 2. subcriterio @., la estructura del 'ericio estdiseada para facilitar sus necesidades de gestin 8Eidencia nL *9. El 'ericio derchio /eneral dispone de suficiente espacio f$sico para realizar su actiidad,entilado " con luz suficiente " dependencias adecuadas para albergar la docu#mentacinM en cuanto a recursos humanos se consideran insuficientes para poderofrecer un sericio de calidad a todos los clientes. El 'ericio cuenta con una do#tacin presupuestaria anual para el desempeo de sus funciones. ;os recursosmateriales son adecuados pero no suficientes. 'e carece de una aplicacin infor#mtica para la gestin integrada de documentos, que se a haciendo cada ezms necesaria para poder agilizar la carga de gestin que tiene el archio " quepermita el tratamiento " recuperacin de datos para la toma de decisio#nes8Eidencias nL B2, B)9.

Debido a las escasas dimensiones del 'ericio, las posibles deficiencias en lo quea recursos se refiere se pueden apreciar con facilidad.'e procura que todo el personal cuente con los medios adecuados para realizar suactiidad. &uando se necesita disponer de algKn material con istas a me6orar laprestacin del sericio, una ez erificada su carencia, se cursa la correspondien#te solicitud de adquisicin.

Dentro de la planificacin inicial del 'ericio ha" un apartado donde se analizanlas condiciones " los medios necesarios, para lo cual se suelen tener en cuentalas recomendaciones e!istentes a niel nacional 8Eidencias nL 21, BB9, as$ como

la normatia igente. Una ez que el 'ericio est en funcionamiento, el meca#nismo que se sigue es el de anlisis de necesidades que pueda requerir cualquierpropuesta de me6ora, er las e!periencias en otros archios " sobre todo las soli#citudes de necesidades del personal.

Ho e!iste ningKn proceso para reciclar residuos papel, material informtico as$como material inentariable.

'e realizan actuaciones tendentes a conserar " preserar la documentacin atras de la utilizacin de unidades de instalacin adecuadas 8Eidencia nL *A9.0ara la adquisicin de este material se tuo en cuenta preiamente la relacincalidad precio. Gambin se dispone de un sistema de control de la humedad "temperatura diaria de los diferentes depsitos del rchio /eneral.'e dispone de un sistema del control del inentario de unidades de instalacin "carpetas que el rchio suministra a las diferentes Unidades productoras de do#cumentos. s$ mismo se dispone de indicadores del nKmero de carpetas " unida#des de instalacin suministrados a las diferentes unidades productoras 8EidencianL )*9.

S/)crit&rio . N/&va% T&cno4o>?a%

El 'ericio promuee la formacin del personal en el uso " aprendiza6e de lastecnolog$as de la informacin, facilitando la participacin en cursos sobre estamateria, organizados tanto por la nstitucin como por otros organismos. ;as ne#


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cesidades de formacin del personal se canalizan a tras del 'ericio de 0erso#nal 8Eidencias nL BA,B59.

Una ez que el 'ericio est en funcionamiento, el procedimiento que se siguepara identificar necesidades de carcter tecnolgico necesarias para la gestindel archio consiste en, estudiar las e!periencias que se han lleado a cabo enotros archios 8Eidencia nL BB9.

El 'ericio de nformtica es el encargado de facilitar el FardOare " el 'oftOarea la &omunidad Un

informe de autoevaluación u jaen

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