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Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 Código Postal 111321 PBX 647 7000

[email protected] www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C., Colombia

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INFORME DE AUDITORÍA

Evaluación Contable y presupuestal

POLICÍA NACIONAL

Vigencia 2013

CGR-CD- No.

Mayo de 2014

mailto:[email protected]

http://www.contraloria.gov.co/



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1.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS ........................................................................... 7

1.1.1 CONTROL INTERNO CONTABLE .............................................................................................. 7

1.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL y CONSTITUCIÓN DEL REZAGO PRESUPUESTAL ........ 7

1.2.1 Rezago Presupuestal ......................................................................................................................... 7

1.2.2. EJECUCION DEL PRESUPUESTO ASIGNADO ........................................................................... 8

1.3 ATENCIÓN DENUNCIA ..................................................................................................................... 8

1.4. RELACIÓN DE HALLAZGOS ........................................................................................................... 9

1.5. PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................................................. 9

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................ 11

2.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS .....................................................................11

2.2 CONTROL INTERNO CONTABLE 35

2.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 44

3. ANEXO.............................................................................................................. 92

Contralor Delegado Sector

Defensa, Justicia y Seguridad Rafael Enrique Romero Cruz Directora de Vigilancia Fiscal José Antonio Botero Garrido





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Supervisor Encargado Nilza Etelvina Bernal Lizcano Responsable de Auditoría Lucero Peña Pineda Equipo de auditores: Integrantes del equipo Auditor Glinys Piedad Gómez Martínez Lety Hernández Guevara Tomas E. Rodríguez Penagos Félix Enrique Puerto H. Germán Andrés Rivera

METIB

Supervisor Encargado William Helbert Suárez Gutierrez Líder de Auditoría Claudia Liliana Otálvaro Serna Integrantes del equipo Auditor Carlos Augusto Álvarez Marín Arcesio Echeverry Almanza Ximena Enríquez Burbano

DEANT

Gerente Departamental Viasney Rengifo Rengifo Contralora Provincial Diana Carolina Torres García Supervisor Alfredo Tobón Tobón Líder Comisión de Auditoría John Jairo Duque Restrepo Integrante Equipo Auditor Ceilán de J. Córdoba Cuesta

DEMAM

Supervisora encargada Rebeca Inés Castellanos Ulloa Líder – auditor Ricardo Antonio Pulido Mantilla Auditor Helmer Quintero Díaz





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MECUC Supervisor Encargado Jorge Alonso Camargo Ramírez Líder de Auditoria Maritza Arévalo Esteban Grupo Auditor Nilsa Edith Parada Gómez Jorge Alonso Camargo Ramírez

DENOR

Supervisor Encargado Jorge Alonso Camargo Ramírez Líder de Auditoría Alfonso Eduardo Montejo Martínez Auditor Yanise Rojas





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Señor General RODOLFO PALOMINO LÓPEZ Director General Policía Nacional de Colombia Bogotá D.C.

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a la entidad Policía Nacional, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados.

La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a la Policía Nacional a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener mecanismos de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados financieros, libres de errores e inconsistencias significativas, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría





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General de la República consiste en producir un informe que contenga la opinión sobre los estados financieros.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Dictaminar sobre la razonabilidad de los estados contables a 31 de diciembre de 2013, evaluación de la constitución del rezago presupuestal y de la ejecución del presupuesto asignado a la entidad. La auditoría incluyó el examen al Nivel Central y a las Unidades Ejecutoras de la Policía del Magdalena Medio, Policía de Norte de Santander, Policía de Antioquia, Policía Metropolitana de Ibagué y Policía Metropolitana de Cúcuta. La CGR realizó auditoria a los estados contables de la Policía Nacional por la vigencia 2013, tomando como referencia a 5 unidades ejecutoras y la Dirección Administrativa y Financiera. Para la realización de la pruebas el alcance fue el siguiente: Del total del activo de los puntos evaluados se revisó el 52,58% que equivale a $571.483,07 millones, el pasivo $11.756.495,40 millones que representa el 86,3% y el patrimonio $133.163,7 equivalentes a 3,4%. Estos seis (6) puntos de control seleccionados equivalen al 8,2% del total de las unidades ejecutoras a nivel nacional y representan el 13,28% del valor de sus Activos. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría.





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1.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

De la evaluación realizada a los estados Contables de la Policía Nacional, en el nivel central no se evidenciaron subestimaciones, sobrestimaciones o incertidumbres, sin embargo en las unidades ejecutoras se presentaron subestimaciones por $1.718,4 millones y sobrestimaciones por $1.853,90 millones e incertidumbres por $760,6 sumas que no tienen incidencia en la opinión ya que se encuentran por debajo del 1%.

En nuestra opinión, los estados financieros, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad, a 31 de diciembre de 2013 así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. 1.1.1 CONTROL INTERNO CONTABLE El Control Interno Contable evaluado en 5 unidades y la DIRAF de la Policía Nacional, obtuvo una calificación promedio de 4,65 que la ubica en el rango de ADECUADO, ya que no obstante las deficiencias detectadas, éstas no impactan de manera significativa los estados contables. 1.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL y CONSTITUCIÓN DEL REZAGO PRESUPUESTAL 1.2.1 Rezago Presupuestal La DIRAF participó en las cuentas por pagar con el 76.7% ($186.723.6 millones), representados en $126.963.6 millones, en presupuesto de inversión y $59.760.0 millones, en funcionamiento. De los $126.963.6 millones del presupuesto de inversión, se seleccionaron y evaluaron los soportes de los procesos de pagos de las cuentas por pagar de 6 contratos por $41.576.5 millones, que correspondió al 33% del valor total de las cuentas por pagar de la unidad DIRAF. En cuanto a la reserva presupuestal a cierre de la vigencia 2013 quedó constituida por el Rubro Gastos de Funcionamiento en $13.280.4 millones de pesos y por el Rubro de Inversión en $37.320.0 millones. El 73.75% de la reserva constituida al cierre de la vigencia correspondió a presupuesto de inversión y el restante 26.25%, a funcionamiento.





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La constitución de las reservas presupuestales y cuentas por pagar se encontraron dentro de los lineamientos establecidos por los Artículos 6 y 7 del Decreto 4836 del 21 de diciembre de 2011 y se acató en términos generales las normas que regulan la actividad presupuestal. 1.2.2. EJECUCION DEL PRESUPUESTO ASIGNADO

Mediante la Ley 1593 del 10 de diciembre de 2012 y el Decreto de Liquidación 2715 del 27 de diciembre de 2012, se asignó el presupuesto inicial a la Policial Nacional para la vigencia fiscal de 2013 en la suma de $7.340.110.0 millones. Posteriormente fue adicionado en la suma de $121.039.4 millones, equivalente al 16.5%; para un presupuesto definitivo de $7.461.149.4 millones. El 80% del presupuesto total de la Policía Nacional fue asignado a la Dirección Administrativa y Financiera-DIRAF, el 10% a la Dirección de Sanidad y el restante 10% para las demás Unidades Ejecutoras. A nivel de gastos dicho presupuesto fue distribuido en el 94.21% para funcionamiento y el 5.79% para inversión. La ejecución presupuestal vía compromiso fue del orden del 99.9%.

De la muestra examinada por la CGR, se evidenció que la ejecución presupuestal se practicó conforme a los requisitos establecidos en la cadena presupuestal y la constitución del rezago presupuestal obedeció a compromisos que a 31 de diciembre de 2013 no se cumplieron pero que estuvieron legalmente contraídos a obligaciones pendientes por pagar y desarrollaron el objeto de la apropiación y su valor estuvo dentro de los porcentajes permitidos; no obstante lo anterior se observaron debilidades relacionadas con la ejecución de los recursos si tenemos en cuenta que en la verificación y análisis realizado sobre la ejecución de las obras para el Comando de Distrito de Chocontá y la Estación de Policía de Ciudadela Sucre – Soacha, se evidenciaron debilidades en la planeación, supervisión, control y seguimiento a las obras en mención, así como también deficiencias en la calidad de los trabajos ejecutados y un claro atraso con relación a la programación inicial. 1.3 ATENCIÓN DENUNCIA

Denuncia No. 2014-64558-82111-D Con ocasión de la atención de la Denuncia No. 2014-64558-82111-D, se determinó como Función de Advertencia el Presunto Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la firma contratista Consorcio PUMA, en





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desarrollo del Contrato de Obra No. 06-6-10166-13 suscrito el 18 de Octubre de 2013, toda vez que el plazo pactado para la entrega de los estudios y diseños, de conformidad con la prórroga No. 2, no se cumplió el 13 de Marzo de 2014 y persiste su incumplimiento y el retraso en la instalación y puesta en funcionamiento de los equipos tecnológicos conforme al estudio de necesidades y conveniencia de la Policía Nacional; la falta de identificación y existencia de un plan de contingencia, como también de un centro alterno de datos, en caso de presentarse fallas del sistema PUMA actual; las modificaciones que ha atendido la Policía Nacional en el desarrollo del Contrato de Compraventa No. 06-2-10191-13, evidenciando debilidades de la entidad en la planeación del proceso contractual respecto a las condiciones técnicas del sistema a adquirir y la falta de compatibilidad del Sistema Plataforma PUMA II con el Sistema Esperanza, lo cual puede requerir recursos adicionales a los contemplados inicialmente. Esto se evidencia en que tanto la información, como los elementos del sistema PUMA I (cuenta con la misma organización del Sistema Esperanza) no se pueden utilizar para el funcionamiento e implementación de PUMA II. Estas diferencias de tecnología, llevan a que, cuando se implemente PUMAII, se continúe únicamente con la interceptación de Telefonía fija y móvil de voz, así como SMS, por cuanto está restringida al alcance del sistema Esperanza actual, limitando la posibilidad de análisis de otro tipo de tecnologías que le sean solicitadas a las cuales PUMAII estaría en capacidad de interceptar.

1.4. RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 32 hallazgos administrativos tanto del nivel central como desconcentrado, de los cuales cuatro (4) con posible alcance disciplinario y serán trasladados a las autoridades competentes; 3 funciones de advertencia y dos beneficios de auditoria por $86.8 millones. 1.5. PLAN DE MEJORAMIENTO

La Policía Nacional, deberá suscribir y presentar su respectivo Plan de Mejoramiento para los hallazgos incluidos en el presente informe, atendiendo lo establecido en el Sistema de Rendición de Cuentas e Informes – SIRECI-, conforme a lo establecido en la Resolución No. 7350 del 29 de noviembre de 2013, normas que regulan las modalidades de cuentas, e informes, así como la forma, contenido, términos, prórrogas para la rendición del mismo. Sobre dicho Plan, la Contraloría General de la República no emite pronunciamiento; no obstante será insumo para un próximo proceso auditor que adelante el órgano competente.





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Bogotá, D. C, RAFAEL ENRIQUE ROMERO CRUZ Contralor Delegado para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad. José Antonio Botero- D.V.F. Nilza Etelvina Bernal Lizcano –Supervisora

Lucero Peña Pineda-Responsable de Auditoría.





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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Dentro del Balance General de la Policía Nacional con corte a diciembre 31 de 2013, el valor del activo ascendió a $7.790.397.7 millones, conformado por el activo corriente con una participación del 13,09% ($1.019.558 millones) y el grupo de mayor representatividad es el de Otros Activos por $495.672,8 millones, (48,6%) siendo el rubro de mayor participación Cargos Diferidos con el 88% ($437.349,2 millones). El otro grupo de Deudores participa con el 26,6% ($271.948.8 millones) y el rubro más representativo es Recursos Entregados en Administración con el 43.6% ($118.535,2 millones).

El activo no corriente participa con el 86,91% ($6.771.002 millones) dentro del total del activo y los grupos de mayor participación son Otros Activos con el 52,05% ($3.524.1 millones) seguido de Propiedades, Planta y Equipos con el 47,92% ($3.244.411,1 millones).

En el grupo de Otros Activos el rubro de mayor relevancia es el de Valorizaciones con una participación del 98,8% ($3.482.545,1 millones). En las Propiedades, Planta y Equipo, los rubros más relevantes son el Equipo de Transporte, Tracción y Elevación con el 51% ($1.659.027.6 millones), seguido de las Edificaciones con el 39% ($1.278.936.6 millones).

El pasivo total por $11.738.619.4 millones, está conformado por el pasivo corriente con una participación del 13,55% ($1.591.020.5 millones) y el grupo de mayor relevancia son los Pasivos Estimados con el 63,18% ($1.005.183,3 millones), seguido de las Cuentas por Pagar con el 36,22% ($576.249,3 millones).

El pasivo no corriente representa el 86,45% ($10.147.598,8 millones) dentro del Pasivo Total y está conformado por los Pasivos Estimados - Provisión para Pensiones.

La CGR realizó auditoria a los estados contables de la Policía Nacional por la vigencia 2013, tomando como referencia a 5 unidades ejecutoras y la Dirección Administrativa y Financiera. Para la realización de la pruebas el alcance fue el siguiente: Del total del activo de los puntos evaluados se revisó el 52,58% que equivale a $571.483,07 millones, el pasivo $11.756.495,40 millones que representa el 86,3% y el patrimonio $133.163,7 equivalentes a 3,4%.





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Tabla No. 1 ALCANCE DE AUDITORIA

UNIDAD EJECUTORA

CUENTAS DEL ACTIVO Millones %

MUESTRA

CUENTAS DEL PASIVO Millones %

MUESTRA $VALOR $VALOR

METIB

Equip.Comunic. y Computación

5.618,50

45,91 Adqui. Bienes y Servicios 219,2 100

Equip. Transp.,Trac. y Elevación

15.500,50

Terrenos 3.066,60 18,08

CUENTAS DE ORDEN

Edificaciones 5.249,50 Litigios y Demandas 22.927,40 90

Cargos Diferidos 1.162,60 2,52

Valorizaciones 22.524,00 48,97

Depreciación Acumulada -12.280,00 -26,70

40.841,70 88,78

CUENTAS PATRIMONIO

MECUC

Edificaciones-Edificios y Casas 2.199,70 4,00 Capital Fiscal Nación 43.746,30 77

Armamento y Equipo Reservado

3.491,30 6,00

Equipo de Comunicación 5.673,60 10,00 Equip. Transp.,Trac. y Elevación

20.494,70 36,00

Valorizaciones -Terrenos 12.392,40 22,00

Valorizaciones -Edificaciones 1.719,50 3,00

45.971,20 81,00

DEAN Cuentas del Activo 79.593,00 61,00 Cuentas del Pasivo 280,4 77

DENOR

Edificaciones Edificios y Casas 9.335,40 14,20 CUENTAS PATRIMONIO

Equipo de Comunicación 4.781,20 7,30 Capital Fiscal 18.314,60 28

Equipo de Computación 1.325,00 2,00 Equip. Transp.,Trac. y Elevación

10.794,30 16,40

Valorizaciones -Terrenos 24.826,00 38,00

Valorizaciones -Edificaciones 4.160,60 6,30

Valorizaciones-Casas Rurales 8.538,90 13,00

63.761,40 97,20





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DEMAM

Cuenta Corriente 53,82 0,06% PATRIMONIO

Terrenos Urbanos 483,83 0,51% Terrenos 62.095,70 65,30%

Semovientes de Trabajo 177,13 0,19% Edificaciones 9.007,10 9,47%

Muebles, Enseres y Equipos de Oficina

11,92 0,01%

71.102,80

Edificios y Casas 6.347,80 6,68%

Armamento y equipo reservado

3.715,42 3,91%

Equipo de Comunicación 5.227,55 5,50%

Terrestre 15.859,78 16,68%

Terrenos 62.095,68 65,30%

Edificaciones 9.007,10 9,47%

Deprec., prov.y amortizaciones -18.235,04 -19,18%

84.744,99 89,13%

CUENTAS DEL PASIVO

NIVEL CENTRAL

Avances y Anticipos Entregados

68.823,80 9,95%

Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales

67.074,90 36,5%

Recursos Entregados en Administración

31.091,50 4,50%

Acreedores 753,70 9,7%

Propiedades, Planta y Equipo no Explotados

10.423,30 1,51%

Recaudos a Favor de Terceros

644,60 53,4%

Maquinaria y Equipo 3.341,70 0,48%

Provisión para Pensiones 10.147.598,9

0 100,0%

Equipo Médico y Científico 1.078,80 0,16%

10.216.072,10

Equipo de Transporte, Tracción y Elevación

10.423,30 1,51%

CUENTAS DE ORDEN

Cargos Diferidos 86.935,90 12,57% Litigios y Demandas 4.436.133,70 28.00

Intangibles 44.596,30 6,45%

256.714,6

0 37,13%

TOTAL MUESTRA PASIVO

10.216.571,70

86,90%

TOTAL MUESTRA CGR-

ACTIVOS 571.626,8

9 53,00%

TOTAL MUESTRA

PATRIMONIO 133.163,70 3,40%

Elaboró: Equipo Auditor

DIRAF La auditoría se focalizó en los procesos de registros de las cuentas definidas en la Tabla No. 1.

Una vez realizada la evaluación, en el nivel central no se evidenciaron subestimaciones, sobrestimaciones o incertidumbres; sin embargo, en las





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unidades ejecutoras se presentaron subestimaciones por $1.718,4 millones y sobrestimaciones por $1.853,90 millones e incertidumbres por $760,6 millones, sumas que no tienen incidencia en la opinión ya que se encuentran por debajo del 1%.

Las sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbre consolidadas de las unidades ejecutoras evaluadas se presentan en la Tabla No. 2.

Tabla No. 2 Inconsistencia Estados Contables 2013

Nombre de la cuenta Incertidumbre Sobreestimación Subestimación Código Contrapartida Gerencia

Superávit por Donación -En Especie $ 90,80 312002 DEANT

Otros Ingresos Ordinarios-Donaciones $ 90,80 480819 DEANT

Patrimonio Público Incorporado-Bienes $ 533,70 312525 DEANT

Otros Gastos Ordinarios-Pérdida en Retiro de Activos $ 532,80 580802 DEANT

Depreciación Acumulada –Edificaciones $ 0.90 168501 DEANT

Propie,Plan y Equi.-Semovientes- De Trabajo $ 13,30 161001 MECUC

Capital Fiscal - Nación 310501 $ 13,30 MECUC

Cargos Diferidos - Materiales y Suministros $ 3,10 191001 MECUC

Cargos Diferidos- Combustibles y Lubricantes $ 40,00 191022 MECUC

Ingresos, donaciones

480819 $ 43,10 MECUC

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina -Muebles y Enseres $ 86,10 166501 MECUC

Equipo de Comunicación $ 55,30 167001 MECUC

Equipo de Computación $ 15,00 167002 MECUC

Equipo de Restaurante y Cafetería $ 4,30 168002 MECUC

Equipo de Lavandería $ 1,30 168004 MECUC

Otros Ingresos Ordinarios – Donaciones 480819 $ 162,00 MECUC

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA – Muebles y Enseres 43,80 166501 DEMAN

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN – Equipos de Comunicación 45,00 167001 DEMAN





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Nombre de la cuenta Incertidumbre Sobreestimación Subestimación Código Contrapartida Gerencia

EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN – Terrestre 190,60 167502 DEMAN

PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO – Bienes 312525 279,40 DEMAN

Propiedades, Planta y Equipo -Terrenos –Urbanos 760,60 160501 Metib

Patrimonio Público Incorporado - Bienes 312525 760,60 Metib

Transferencias por Cobrar -Otras Transferencias 600,00 141314 Metib

Otras Transferencias- Gastos de Funcionamiento 442803 600,00 Metib

Retención de impuesto de industria y comercio por compras 10,30 243627 Metib

Depositos en Instituciones Financieras- Cuenta Corriente

111005 10,30 Metib

Valorización - Terrenos 85,40 199952 Metib

Valorización - Edificaciones 1.130,70 199962 Metib

Superávit por Valorización Terrenos 311552 85,40 Metib

Superávit por Valorización Edificaciones

311562 1.130,70 Metib

Responsabilidades en Proceso - Internas 16,60 836101 Metib

Deudoras de Control por Contra -Responsabilidades en Proceso

891521 16,60 Metib

760,60 $ 1.853,90 $ 1.718,40

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Policía Nacional, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2013, los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.





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Departamento de Policía del Magdalena Medio- DEMAM-

De la evaluación realizada al macroproceso de gestión financiera se presentó subestimación por $279,4 millones que representan el 0,29% del activo.

Hallazgo No. 1 Bienes Recibidos del Fondo de Seguridad Ciudadana (Ley 418 de 1997).

El artículo 209 de la Constitución Política establece que “La función administrativa está

al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública,

en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.” De otra parte, el Principio de Revelación Plena definido en el Plan General de Contabilidad Pública, establece “La información contable presentada en los Estados

Financieros, debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad”.

Verificada la información reportada por las Gobernaciones y Alcaldías de la jurisdicción del DEMAM, en respuesta a la circularización relacionada con la ejecución de recursos del Fondo de Seguridad (Ley 418 de 1997) durante la vigencia 2013, se evidenció que estos Entes Territoriales han adquirido Bienes Devolutivos por $765,6 millones para apoyar al Departamento de Policía Magdalena Medio con sus Distritos y Estaciones de los Municipios de Cantagallo, Barrancabermeja, Yondó, Puerto Boyacá y la Gobernación de Bolívar, de los cuales, los bienes correspondientes a los contratos 1538, 1629, 1650 de 2013 del Municipio de Barrancabermeja por valor de $486,1 millones, aún no han sido entregados al DEMAM, determinándose que no se ha reportado la totalidad de los suministros de Bienes Devolutivos, en cuantía de $279,4 millones.

De otra parte, se evidenció que los mencionados Entes Territoriales, realizaron erogaciones en las Estaciones, correspondientes a mantenimientos de vehículos y bienes (Equipos de Comunicación y Reparaciones de las Plantas Eléctricas) y suministro de combustibles y lubricantes, gastos sobre los cuales, el DEMAM no ejerce control efectivo sobre la asignación, ejecución y recibo de estos servicios y suministros, en razón a que no se efectuó la conciliación de operaciones recíprocas con los Entes Territoriales, quienes son los que realizan los registros contables.

Lo anterior por deficiencias en la entrega de información oportuna por parte de los comandantes de las Estaciones, como también, en el cumplimiento de las





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actividades contempladas en el “Proceso Logística y Abastecimiento Unidades Policiales de Segundo y Tercer Nivel”, que establece la obligación de “Programar las actividades para la recepción y entrega de bienes y servicios en la unidad”, “Programar las actividades de mantenimiento de los bienes en la unidad” y “Ejecutar las actividades establecidas en el proceso de segundo nivel Adquirir bienes y servicios”; debido a que la contratación de mantenimientos de los automotores y las compras de combustibles, son llevadas a cabo por las alcaldías y las Estaciones de Policía, sin la debida programación por los responsables del Proceso a cargo en el DEMAM.

Estas situaciones generan que estas operaciones no sean incorporadas a los inventarios y registros contables, subestimando las cuentas contables 166501 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA – Muebles y Enseres en cuantía de $43,8 millones, 167001 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN – Equipos de Comunicación en cuantía de $45 millones, 167502 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN - Terrestres en cuantía de $190,6 millones y su contrapartida 312525 PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO - Bienes en $279,4 millones; así mismo, origina pérdida de control para garantizar la efectividad de los trabajos realizados con dichas contrataciones en el parque automotor y la eficiencia en los consumos de combustibles.

De otra parte se dará traslado a la Contraloría Departamental de Bolívar, toda vez que el municipio de Cantagallo – Bolívar, celebró el Contrato SA-MC-026 de 2013, para la "ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA ACTIVO DE SEGURIDAD PARA LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL MUNICIPIO DE CANTAGALLO BOLÍVAR" por valor de $45 millones, y según información del DEMAM contenida en el oficio No. S-2014- 007084 / COMAM – DEMAM 29.1 del 31 de Marzo de 2014, el sistema de seguridad adquirido por la alcaldía, no es viable ni cumple con las características mínimas necesarias para velar por la seguridad del Municipio; razón por la cual estos elementos a la fecha, no han sido recibidos por la Unidad. Proceso: Revelación de los Estados Contables y Financieros

De acuerdo con la información suministrada por el Departamento de Policía Magdalena Medio - DEMAM, los saldos del Libro Mayor y Balances a diciembre 31 de 2013, son los siguientes:

Tabla No. 3 Composición Saldos Cuentas DEMAM





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Clase Descripción Millones $

Saldo

1 Activo $ 95.091,88

2 Pasivo $ 187,58

3 Patrimonio $ 94.697,06

4 Ingresos $ 3.537,13

5 Gastos $ 5.045,43

Fuente: Grupo Contabilidad DEMAM

De los saldos anteriores, la comisión auditora realizó pruebas conforme a lo presentado en la Tabla No.1. ALCANCE DE AUDITORIA.

Las cuentas del Activo seleccionadas en la muestra para su examen ascienden a $84.745,01 millones y corresponden al 89,12 % del total de activos por $95.091,88 millones; en cuanto a las cuentas del pasivo no se incluyeron en la muestra debido a que ascienden a $187,58 millones que corresponde al 0,20% del activo; del patrimonio se seleccionó $71.102,79 millones que corresponde al 74,77 % del total del activo.

Policía Metropolitana de Cúcuta – MECUC-

MANEJO CONTABLE Y FINANCIERO

De acuerdo con la información suministrada por la Policía Nacional Metropolitana de Cúcuta, los saldos del Libro Mayor y Balances a diciembre 31 de 2013, son los siguientes:

Tabla No. 4 Composición Saldos Cuentas, MECUC

Clase Descripción Saldo Millones$

1 Activo $ 56.615,4

2 Pasivo $ 128,8

3 Patrimonio $ 59.195,4

4 Ingresos $ 11.369,0

5 Gastos $14.077,9

Fuente: Grupo Contabilidad MECUC

Las cuentas del Activo seleccionadas en la muestra para su examen ascienden a $45.971.0 millones y corresponden al 81 % del total de activos por $56.615.4 millones; en cuanto a las cuentas del pasivo no se incluyeron en la muestra debido a que ascienden a $128.8 millones que corresponde al 0,22% del activo; del





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patrimonio se seleccionó $43.746.3 millones que corresponde al 77 % del total del activo, conforme a la tabla No. 1. Alcance de Auditoria

Con relación a la subcuenta 3105010010 Capital Fiscal Nación su saldo de $43.746.326.669.10 a 31 de diciembre de 2013, no es razonable debido a que presenta una sobreestimación por $13.310.478, como contrapartida de la 161001 Semovientes de Trabajo en la cual no se registró la baja de un equino por $12.810.478 y un canino por $500.000.

Las inconsistencias encontradas fueron:

Sobreestimación cuenta 161001 Semovientes por $ 13.310.478

Subestimación cuenta 1910 Cargos Diferidos por $ 43.162.267

Subestimación de 1665, 1670, 1680, Propiedades,

Planta y equipo por $ 162.063.240

El total de estas salvedades fueron de $218.535.985 que corresponde al 0,38% del total de los Activos a cargo de la MECUC representados en $ 56.615.423.040.

De la evaluación realizada se determinaron los siguientes hallazgos:

Hallazgo No. 2 Sobreestimación Subcuenta 161001 Semovientes

Plan General de Contabilidad Pública Características Cualitativas de la Información Contable Pública párrafo 104 Razonabilidad; Principios de contabilidad pública párrafos 116 registro, 122 Revelación.

El deber de efectuar los registros contables, de acuerdo con las novedades generadas con los semovientes utilizados en las actividades institucionales.

Revisada la relación de semovientes equinos y caninos a 31 de diciembre de 2013, se observó que figura contabilizado el equino Huacan por $12.8 millones; no obstante que, en la inspección física realizada en las caballerizas ubicadas en el municipio de Los Patios, se estableció que de conformidad con el Acta GUCAR MECUC fechada el 1 de noviembre de 2012, el equino falleció; igualmente, se encuentra registrado un canino Stich por $500.000, el que falleció según Acta No.142 GUCAR MECUC del 25 de mayo de 2013, situaciones que presentan una sobreestimación de $13.310.478 conforme a la Tabla No. 2.





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La anterior situación obedece a debilidades de control para realizar las bajas de semovientes fallecidos, generando con esto estados contables desactualizados que no reflejan la realidad de los hechos económicos.

Hallazgo No. 3 Subestimación Cargos Diferidos sobre Aportes Municipios - Fondos de Seguridad

El Manual Logístico de la Policía Nacional, versión 1.0, numeral 2.16, elementos recibidos en comodato, concluye: únicamente se recibirán en calidad de comodato bienes devolutivos; los bienes de consumo deben ser donados por la entidad, para lo cual se registraran en las cuentas de ingresos por donaciones.

El Manual Logístico Versión 1.0 de la Policía, establece: Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada. Para la elaboración de dicha orden, se requiere contar con el Ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar.

El instructivo No 020-DIPON-OFPLA-70 del 3 de septiembre de 2012, en el cual se dan los lineamientos para la celebración de convenios por parte de la Policía Nacional de Colombia, en el numeral 7, señala: “ se debe mantener interacción entre el supervisor del convenio, planeación de la unidad, asesor jurídico, contador, almacenista, tesorero, jefe de contratos; con el fin de mantener la trazabilidad de los bienes, elementos y dinero, así como el registro contable en los estados financieros y demás actividades que aseguren la correcta ejecución del convenio”.

Resolución 355 de 2007 Plan General de Contabilidad Pública, características cualitativas de la información contable Pública párrafo 104 razonabilidad; principios de contabilidad púbica párrafo 16 registro, párrafo 122 revelación.

Para la vigencia 2013, se estableció que los Comandantes de las estaciones de los municipios de Villa del Rosario, Los Patios, El Zulia y San Cayetano, objeto de revisión, no reportaron a la MECUC, todos los bienes entregados por dichos municipios a la Policía Nacional, producto de la inversión establecida en la Ley 1106 de 2006 - Fondo de Seguridad. Dichos recursos se destinaron a alimentación, pago de servicios públicos, arriendos para subestaciones, combustible, aportes para proyectos tecnológicos, entre otros.





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Según lo reportado por los municipios, el detalle de dichos recursos destinados a la Policía Nacional, es el siguiente: Villa del Rosario, destinó la suma de $60.2 millones¸ Los Patios destinó $253,5 millones; El Zulia $177.9 millones y San Cayetano $55.5 millones; sin embargo, la MECUC, solo registró los recursos de los convenios, como fueron los relacionados con los auxiliares bachilleres del municipio El Zulia por $24.0 millones y municipio de Villa del Rosario por $20.0 millones.

De lo anterior, se concluye que la totalidad de las donaciones recibidas, código 191001 y 191022 no son contabilizadas, por ejemplo: los combustibles suministrados a las estaciones de los municipios de El Zulia por $24.2 millones, del municipio de San Cayetano para combustible por $15.7 millones, llantas y baterías por $3.1 millones, no fueron informados a Almacén de movilidad para el ingreso respectivo, hecho que desconoce el Manual Logístico Versión 1.0 de la Policía, pues entre otros documentos, no se cuenta con el Ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar. Este hecho conllevó a una subestimación contable que se puede apreciar en la Tabla No. 2.

Por otra parte, la Estación de Policía de los Patios recibió de dicho municipio, mobiliario y equipo por $162.0 millones, según la factura de venta No 001 del Consorcio G&Y. Los elementos fueron recibidos el 11 de septiembre de 2013, por el comandante de estación.

A 27 de marzo de 2014, transcurridos 6 meses, del recibo, los elementos no han ingresado a los almacenes de la MECUC; sin embargo, en visita efectuada a la mencionada estación, en la fecha citada, se encontró que parte de los elementos fueron dados al servicio. Esto conllevó también a una subestimación contable, conforme a lo presentado en la Tabla No. 2.

La MECUC, recibió también bienes de otros municipios, como Cúcuta y Puerto Santander, los cuales no pudieron ser objeto de verificación, pues los dos mencionados municipios no dieron respuesta a la solicitud de la Contraloría. Solo se pudo verificar el ingreso al almacén de movilidad y de telemática, los bienes señalados en la Tabla No. 27 Donaciones y comodatos legalizados por la MECUC, vigencia 2013. Lo anterior, es producto de las debilidades de los mecanismos de control interno, inaplicación de normas internas, así como deficiencias en la comunicación entre dependencias de la MECUC.

Esta situación conlleva a que la Policía Metropolitana de Cúcuta, desconozca la totalidad de los bienes entregados por las alcaldías municipales a las Estaciones





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que la Integran; así mismo, implica que reciba bienes sin el soporte legal; Por otra parte, la falta de oportunidad en la gestión para el registro de los bienes generó una subestimación en la cuenta propiedad, planta y equipo, de $162.0 millones, así como en la cuenta cargos diferidos por $43.1 millones, como se detalló en los cuadros anteriores.

Así mismo, el dar al servicio bienes, antes del ingreso a los almacenes de la MECUC, desconoce lo establecido en el Manual Logístico, afectando la información de almacén, contabilidad y los diferentes sistemas de información que dispone la entidad para el seguimiento a sus procesos. Además, al dar al servicio bienes sin estar amparados por las respectivas pólizas, genera riesgos como pérdida de bienes por robo u otras circunstancias.

Hallazgo No. 4 Póliza Bienes MECUC

Verificados los periodos de amparo de las pólizas suministradas por la MECUC, se estableció que la Policía Nacional no tuvo vigente póliza de amparo de bienes por 108 días, en el período comprendido desde el 22 de marzo al 9 de julio de 2013, toda vez que la ampliación de la Póliza expedida por MAPFRE estuvo vigente hasta el 21 de marzo de 2013 y la expedida por la Unión Temporal inició a partir del 10 de julio de 2013. Lo anterior debido a la inobservancia de la Ley 42 de 1993 Artículo 107; Ley 87 de 1993, artículos 1 y 2; Ley 734 de 2002 Código Disciplinario artículo 34 numeral 21; Decreto 1599 MECI Subsistema de Control de Gestión numeral 2.1.3.

Esto se presenta por la falta de mecanismos de control interno, que no permitan detectar esta clase de errores y omisiones, pues, la administración no constituyó los amparos correspondientes, generando con ello que los bienes muebles e inmuebles de la Policía Nacional MECUC estuvieran desprotegidos en caso de haberse presentado un siniestro, al no contar con una póliza que garantizara el amparo desde el 22 de marzo al 9 de julio de 2013.

Departamento de Policía Norte de Santander –DENOR -

Alcance

La evaluación contable al Departamento de Policía Norte de Santander DENOR incluyó el análisis de acuerdo con su importancia relativa de las cuentas del Balance General y Cuentas de Resultado.





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Las cuentas del Activo seleccionadas en la muestra para su examen ascendieron a $63.761.4 millones y equivalente al 97,2 % del total de Activos, que ascienden a $65.552.0 millones; en cuanto a las cuentas del pasivo la muestra por $322 millones, representa el 79,5 % del total del pasivo $405.1 millones; del patrimonio se estudiaron $18.314,6 millones que corresponden al 28,2 % del total del patrimonio que presenta $64.971,2 millones.

La gestión del Departamento de Policía Norte de Santander –DENOR-, respecto de la atención de los procesos judiciales interpuestos en su contra, sus actuaciones y diligencias fueron adelantadas oportunamente, cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente. Así mismo, la gestión las Acciones de Repetición a Terceros, fueron presentadas oportunamente ante los Tribunales.

Tabla No. 5 Procesos Judiciales en Contra -millones $

CONCEPTO TOTAL PROCESOS Porcentaje

Acción Constitucional 8 1.5

Contractuales 4 0.76

Ordinarios 4 0.76

Nulidad y Restablecimiento 130 25.0

Reparación Directa 376 72.0

TOTAL 522 100%

Total Pretensiones $1.291.836

Valor total Provisión $20.571.9

Fuente: Oficina Jurídica

El Departamento de Policía Norte de Santander presenta 5 acciones de Repetición que ascendieron a $ 1.253.6 millones.

Tabla No. 6 Procesos de Repetición DENOR 2013 -millones $

Identificación Número proceso Estado Fecha Estado

Valor Causa

1019026402 54001333100420120008700 Fijación en Lista

18/10/2013 203.0 Muerte civil arma de dotación oficial

1064711028 54001233300020120021900 31/10/2013 404.9 Muerte civil arma de dotación oficial

1065616164 54001333300420120012700 Admisión Demanda

23/05/2013 91.1 Muerte conscripto con arma de dotación oficial

3188624 54001233300020120000200 04/12/2013 543.3

muerte civil por vehículo oficial automóvil-camioneta-otro

4093040 54001233100020000185301 Etapa probatoria

15/07/2011 11.3 muerte civil arma de dotación oficial





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Total $1.253.6

Fuente: Comisión Auditoría

Policía Metropolitana de Ibagué – METIB -

De conformidad con los procedimientos aplicados los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados financieros ascienden a $2.587.1 millones, valor que representa el 5,62% del activo total de la entidad que ascendió a $45.999,2 millones.

Del total de inconsistencias y errores detectados por valor de $2.587.1 millones, las subestimaciones ascienden a $610.3 millones las incertidumbres a $760.6 millones y las sobrestimaciones $1.216,2 millones.

Existen deficiencias en el registro contable de los avalúos practicados en la vigencia 2013, lo que ocasionó sobrestimación de la cuenta valorizaciones por valor de $1.216,2 millones.

Se determinó una diferencia de 691,50 m2 entre el área registrada en las escrituras públicas del Comando de la Policía Metropolitana de Ibagué (11.928,50 m2) y la medición realizada a través de georreferenciación de los vértices (11.237 m2), lo que genera una incertidumbre de $760.6 millones. (Diferencia de 691,50 m2 por el avalúo comercial por m2 que es de $1.1 millones).

No se registró en los Estados Financieros el valor adeudado por la Alcaldía Municipal de Ibagué, producto del convenio suscrito para la regulación del tránsito en la ciudad en cuantía de $600.0 millones.

No se han contabilizado en cuentas de orden dieciocho (18) procesos por pérdida de elementos, de los cuales no se ha hecho la cancelación en efectivo o reposición del bien por $16.6 millones.

Se estableció una diferencia de $10.3 millones entre el valor real adeudado por concepto de retención en la fuente que según soportes al cierre de la vigencia ascendió a $78.6 millones, y el valor registrado en la cuenta 2436 retención en la fuente por $68.3 millones.

Alcance y muestra





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Se revisaron las conciliaciones bancarias de dos de las cuatro cuentas bancarias que maneja la Unidad, con un alcance del 50%; así como los soportes de los movimientos en libros de bancos correspondientes a los meses de abril, junio, julio y diciembre de 2013.

Se verificaron las existencias físicas en forma selectiva de los siguientes bienes muebles de la METIB: Equipo de comunicación y computación por $5.618.5 millones y Equipo de transporte, tracción y elevación por $15.500.5 millones, para un total de $21.118.9 millones equivalente a un alcance del 45,91% con relación al total de activos.

En la muestra seleccionada, se revisaron 32 vehículos y 100 motocicletas por valor de $4.563.5 millones, que representan el 29,44% del total de Equipo de transporte, tracción y elevación. El equipo de comunicación y computación se evaluó el 100% a partir de la comprobación de los inventarios.

Igualmente se evaluaron remesas recibidas correspondientes a bienes devolutivos por $6.237.9 millones que representa el 69,07% del total de la vigencia y remesas enviadas por $13.837.7 millones equivalentes a 84,27% del total de bienes remitidos a otras unidades en la vigencia. La depreciación acumulada se evaluó en un 100% equivalente a $12.280.0 millones.

Con relación a los bienes inmuebles, se evaluó el 100% de los terrenos por $3.066,6 millones y de las edificaciones por $5.249.5 millones para un total de $8.316.1 millones que representa un alcance del 18.08% del total de los activos; verificando y analizando los títulos de propiedad, adiciones y mejoras, reparaciones y mantenimiento, depreciación, provisión y valorización de los bienes inmuebles, así como su destinación y uso.

Se evaluó el registro contable de la subcuenta 191001 materiales y suministros cargos diferidos por $732.7 millones y la subcuenta 191004 por $429.8 millones para un total evaluado de $1.162.5 millones que representa un alcance del 2,52% del total de activos; la muestra seleccionada corresponde a los movimientos de almacén de los meses agosto y diciembre por concepto de materiales y suministros y dotaciones efectuados en la vigencia 2013, a través del cruce entre inventario físico y registros contables, con el fin determinar su correcta identificación, clasificación y registro.

Se evaluó el 100% de las valorizaciones de activos fijos por $22.523.9 millones equivalentes a un alcance del 48,97% del total de Activos, con el fin de determinar





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la correcta actualización y registro contable en cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

Se evaluó el 100% de las causaciones y pago de obligaciones generadas en la adquisición de bienes y servicios por $219.2 millones que representan el 67,15% del total de pasivos y la retención en la fuente por $68.3 millones equivalente al 20,92% del total de acreencias de la vigencia. De igual forma, se verificaron los soportes frente a los registros contables con el fin de determinar la consistencia de la información, la oportunidad de los pagos de retención en la fuente y el cumplimiento de las normas en materia tributaria.

Se verificó el 100% de la causación, registro contable, control y soportes de los recursos recaudados por la METIB en la vigencia 2013 por concepto de Fondos especiales que ascendieron a $583.3 millones. De igual forma, de los Aportes de la Nación por $8.828.6 millones, se evaluó la suma de $3.179.4 millones, cifra que representa un 36,01% del total de estos ingresos.

Dentro de los gastos administrativos, las cuentas más representativas fueron en su orden los gastos por concepto mantenimiento que alcanzaron al cierre del periodo contable la suma de $1.617.0 millones, de esta cifra se evaluó la adecuada identificación, clasificación, registro y soportes del 98,94% que equivale a $1.600.0 millones. Por su parte, del total de gastos administrativos de viáticos y gastos de viaje por valor de $42.5 millones se verificó la correcta asignación, legalización y registro de $8.5 millones, que equivalen a un 20,15% del total.

En los gastos de operación, se destacan las subcuentas de Materiales y Suministros por valor de $2.305.2 millones y la de Mantenimiento por $2.509.2 millones. De la subcuenta 521112 materiales y suministros se efectuó seguimiento a la adecuada identificación, clasificación, registro y soportes por valor de $289.0 millones el 12,54% del saldo al cierre del periodo contable y de los gastos por mantenimiento se evaluó la suma de $1.442.8 millones que representan el 57,49% de estos gastos.

Se realizó seguimiento a 91 procesos por litigios y demandas que cursan en contra de la entidad, correspondientes al 90% de las pretensiones de la vigencia 2013.

Se estableció un monto total de pretensiones por $22.927.4 millones, correspondientes a 91 procesos, de los cuales, 26 corresponden al tipo de proceso acción de reparación directa por $18.773.9 millones de acción de nulidad y restablecimiento del derecho por $2.647.5 millones; una acción constitucional





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por valor de $5.8 millones y una por procesos contractuales por valor de $1.5 millones. El registro contable fue realizado en el nivel central en cumplimiento del Manual de Lineamientos Contables de la Policía Nacional, por lo tanto, no se reflejan en los reportes contables de la METIB.

Se evaluó la consistencia de la información, competencia y legalidad en el proceso de reconocimiento contable a través de la revisión de las cuentas efectivo, terrenos, edificaciones, equipo de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, depreciación acumulada, provisiones para protección de propiedades, planta y equipo, cargos diferidos, valorizaciones, cuentas por pagar por adquisición de bienes y servicios nacionales, retención en la fuente, otras transferencias, fondos recibidos, gastos generales de administración y gastos generales de operación, determinando su adecuada identificación, clasificación y registro en el 2013, excepto por:

Hallazgo No. 5 Bien Inmueble Comando de la Policía.

La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad (Características cualitativas de la información contable- Razonabilidad -Régimen de Contabilidad pública)

Situación que no se cumplió en el siguiente hallazgo:

En la medición a los lotes donde funciona el Comando Policía Metropolitana de Ibagué, realizada mediante georreferenciación de los vértices arroja un área total de 11.237 m2; sin embargo, en las escrituras públicas Nos 133 de 1955, 933 de 1957 y 717 de 2002, registra un área 11.928,50 m2 (4.648 m2+ 6152,50 m2 +1.128 m2), lo que representa una diferencia de 691,50 m2 pendientes de ajustar.

Lo anterior, por debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente la deficiencia, lo que genera incertidumbre en la subcuenta 160501 terrenos por $760.6 millones y 312525 Patrimonio Público Incorporado (diferencia de 691,50 m2 por el avalúo comercial por m2 que es de $1.1 millones.

Hallazgo No. 6 Cuentas por Cobrar Alcaldía Municipal de Ibagué

El Régimen de Contabilidad Pública establece dentro de los principios de contabilidad pública -Devengo o Causación- que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de





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efectivo o del equivalente que se derive de estos . El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo. De otra parte, el manual de lineamientos contables para la Policía Nacional numeral 5.7.1.1.2 Registro de la causación (contratos, convenios) señala que la causación del ingreso por la suscripción de convenios o contratos debe realizarse de manera mensual o con la periodicidad que se haya estipulado en dichos documentos (...). Al cierre de la vigencia 2013, la Policía Metropolitana de Ibagué, no contabilizó cuentas por cobrar por valor de $600.0 millones correspondientes al aporte del 50% originado en el Convenio Interadministrativo de Cooperación No 0089 del 12 agosto de 2013 suscrito con la Alcaldía Municipal de Ibagué, debido a falta de mecanismos de seguimiento y conciliación de las obligaciones pactadas en los convenios, lo que ocasionó subestimación de la subcuenta 141314 Transferencias por cobrar -Otras Transferencias- y en los ingresos de la subcuenta 442803 Otras Transferencias para gastos de funcionamiento en la cuantía antes indicada e incumplimiento a la normatividad citada. Hallazgo No. 7 Retención en la Fuente De acuerdo con lo establecido en el numeral 3.8 de la Resolución 357 de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación, deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso especifico.

Al cierre de la vigencia 2013 en la Policía Metropolitana de Ibagué, se encontraron inconsistencias en la cuenta 2436 Retención en la fuente por pagar con saldo a diciembre 31 de 2013 por $68.3 millones, frente al valor real adeudado por este concepto que, según los soportes de la declaración de Retención en la fuente de diciembre de 2013 y la declaración de industria y comercio del bimestre noviembre-diciembre de 2013, presentadas y pagadas en enero de 2014 equivale a $78.6 millones, detallado así:

Tabla No. 7 Retención en la Fuente





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La diferencia neta observada es de $10.3 millones que corresponde al valor retenido en el mes de noviembre de 2013 por concepto de industria y comercio, el cual, estando pendiente de pago al cierre de la vigencia, no aparece en la subcuenta 243627.

Lo anterior es ocasionado por debilidades en la conciliación entre tesorería y contabilidad, generando dificultades en el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones tributarias así como subestimación de las subcuentas 243627 Retención de impuesto de industria y comercio y 111005 bancos por $10.3 millones.

Hallazgo No. 8 Valorizaciones

La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad (Características cualitativas de la información contable- Razonabilidad -Régimen de Contabilidad pública numeral 104 del PGCP)

El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión y sumarle la valorización. Igualmente, el valor de las Propiedades, Planta y Equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización, el cual puede establecerse mediante avalúo técnico (Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos





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relacionados con la Propiedades, Planta y Equipo Capítulo III numeral 18 Actualización. Régimen de Contabilidad Pública). Las Valorizaciones registradas en la Cuenta 1999, representan el valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas. Descripción de la cuenta 1999 Valorizaciones del Catálogo General de Cuentas. Régimen de Contabilidad Pública). Procede la aclaración de escritura cuando uno de los datos que identifiquen el predio quedó erróneamente inscrito entre ellos tenemos el área (Numeral 6.8 Resolución No. 03295 del 15 de octubre de 2010, mediante la cual el Director General de la Policía Nacional expide el Manual Logístico de la Policía Nacional).

No obstante lo anterior, en el registro contable de los avalúos practicados en la vigencia 2013, se establecieron las siguientes deficiencias, las cuales se ilustran en la Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles:

En el avalúo practicado al terreno identificado como CAI Boquerón se obtuvo un valor de realización de $1.950.0 millones al tomar como referencia un área de 15,000 m2 tomado de la Resolución 1-0016 del 19 de febrero del 2010, expedida por la alcaldía municipal de Ibagué donde se cedió dicho terreno y un valor por m2 de $130,000; sin embargo el área real según escritura No. 113 del 18 de enero de 1.990 es de 443.92 m2 que equivale a un avalúo de $57,7 millones, cifra que difiere al registro contable, el cual fue realizado por $195,0 millones. (Ver Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles)

En el avalúo practicado al terreno de la Estación de Policía Alvarado se determinó un valor de realización por $168.4 millones cifra que difiere al valor en libros por $41.3 millones, es decir una diferencia de $127.2 millones. Igualmente, el avalúo de la edificación difiere en $17.8 millones con respecto al registro contable. (Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles).

Dentro del avalúo practicado a la Edificación del Comando de la Policía Metropolitana de Ibagué METIB, por valor de $11.406.4 millones, se incluyó el valor de realización del edificio inteligente por $1.728.7 millones, es decir, que el valor real del comando según el avalúo técnico es de $9.677.7 millones, cifra que difiere a la registrada contablemente que alcanzó la suma de $11.406.4 millones. (Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles).





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Por su parte, el edificio inteligente presenta un valor en libros de $1.053.0 millones que frente al citado avalúo de $1.728.7 millones, presenta una diferencia de $675.7 millones. (Ver Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles).

Se presentó error en el registro contable de la valorización resultante de los avalúos técnicos practicados a las cinco (5) casas fiscales, al edificio de incorporación de bachilleres en terrenos por valor de $75.3 millones y en Edificaciones por $116.7millones. (Ver Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles).

Tabla No. 8 Avalúo Bienes Inmuebles

Lo anterior por debilidades en el aplicativo SAP en el proceso de registro y actualización de bienes, no validadas en contabilidad; lo que generó sobrestimación de las subcuentas 199952 Valorización de terrenos en $85.4 millones y 199962 Valorización de edificaciones por $1.130.7 millones y en la cuenta 3115 Superávit por Valorización en cuantía de $1.216.1 millones.

Hallazgo No. 9 Registro Cuentas de Orden

Cuando se presenta pérdida de un bien en la unidad policial, el responsable del mismo inmediatamente se genera el hecho deberá presentar al Ordenador de Gasto el correspondiente informe de la novedad, con copia al jefe del almacén al que pertenece el bien de acuerdo a su naturaleza, la Oficina Jurídica de la unidad teniendo en cuenta que el bien no supere los dos (2) SMMLV, tiene hasta treinta días para impartir la “Cultura de Pago” que puede ser en efectivo o reposición del bien u ordenar la “Apertura de la Investigación”, en razón a lo anterior, la Oficina Jurídica deberá informar al Grupo de Contabilidad de la unidad la decisión adoptada procediendo el Contador a realizar el registro contable si se trata de apertura de investigación (Numeral 7.2.2.1 pérdida o daño de bienes - Manual de





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Lineamientos Contables de la Policía Nacional).

No obstante lo anterior, la Policía Metropolitana de Ibagué en los procesos que se adelantan por la pérdida de elementos como son: cascos de motociclista, chalecos, impermeables, guantes y piezas de las motos en la vigencia 2013, presentó la siguiente deficiencia: No se han contabilizado en cuentas de orden dieciocho (18) procesos de los cuales no se ha hecho la cancelación en efectivo o reposición del bien, no obstante haberse concedido el término de treinta días para impartir la cultura de pago; lo anterior, debido a falta de cuidado y control del funcionario que adelanta los procesos para la oportuna apertura de los mismos e informe al área contable, lo que origina subestimación de las subcuentas 836101 responsabilidades en proceso internas y de la 891521 responsabilidades en proceso en cuantía de $16.5 millones.

Departamento de Policía de Antioquia- DEANT-

Proceso Revelación de Estados Contables y Financieros

Alcance

Con base en la matriz definida en la Resolución 357 de 2008 de la CGN, numeral 5 Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, sub-numeral 5.1. Valoración Cuantitativa: Se determinó el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable relacionadas con la competencia, consistencia de la información, legalidad y oportunidad del proceso de reconocimiento, realidad económica y jurídica de la contabilidad, y revelación de los estados contables y financieros.

Valoración cualitativa: Análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así mismo se analizaron las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno.

Para la Auditoria se seleccionaron cuentas del activo por $79.593 millones que representan el 61% del activo total.





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Las cuentas del pasivo seleccionadas suman $280.4 millones que representan el 77% del pasivo total.

Las cuentas del estado de resultados seleccionadas suman $10.770 millones que representan el 74% del total de gastos, igualmente, por su naturaleza se tomaron las cuentas de orden Responsabilidades en Proceso por $802.3 millones y Bienes Aprehendidos o Incautados por $46.5 millones.

No obstante la calificación del control interno ADECUADO, se observaron los siguientes hallazgos:

Hallazgo No. 10 Registro de Ingresos

La dinámica de la cuenta 3120 – Superávit por Donación del Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública dice: “SE ACREDITA CON: 1- El valor de los bienes y derechos recibidos en donación” sin embargo, la empresa Everfit donó al Departamento de Policía Antioquia 457 vestidos, con un valor de $90.8 millones los cuales se contabilizaron erróneamente en la cuenta 4.8.08.19 – Donaciones, en la cual se registran los ingresos provenientes de actividades ordinarias que no se encuentran clasificados en otras cuentas, debido a, directrices impartidas por el nivel central, ocasionando una sobrestimación en los ingresos ordinarios y una subestimación en la cuenta 3120 – Superávit por Donación.

Hallazgo No. 11 Bienes Aprehendidos o Incautados

El numeral 308 del Plan General de Contabilidad Pública dice: “Los hechos que puedan afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública deben reconocerse por el valor estimado, determinado mediante metodologías de reconocido valor técnico, el cual es susceptible de actualizarse periódicamente. Por su parte, el reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para control administrativo debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo con las normas específicas aplicables tanto a los activos como a los pasivos, según corresponda. Los bienes retirados del servicio serán objeto de registro por el valor de realización. Las responsabilidades serán reconocidas por el valor en libros o el costo de reposición y no serán objeto de actualización, sin embargo, en el municipio de San Pedro de los Milagros– Antioquia y en el municipio de Barbosa – Antioquia, se encuentran fuera de servicio y totalmente deteriorados tres (3) vehículos entregados por la Dirección Nacional de Estupefacientes – DNE, que fueron estimados por un valor de $46.5 Millones y por éste valor fueron y siguen registrados en la contabilidad. No





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obstante que el Departamento de Policía Antioquia ha realizado reiteradamente gestiones para la devolución de los bienes a la Dirección Nacional de Estupefacientes – DNE. Esta situación generó una sobrestimación del valor de los Bienes Aprehendidos o Incautados en la contabilidad.

Hallazgo No. 12 Registro de Activos

El Plan General de Contabilidad Pública Numeral 62 establece.-El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor, sin embargo, en el Departamento de Policía Antioquia – DEANT, mediante acta N° 10.053 se reverso el asiento por contabilizar doblemente la Estación de Policía de Guadalupe por $533.7 millones, la cual fue donada a la Policía Nacional, si bien la Institución realizó el trámite para corregir la doble contabilización, éste fue inadecuado por cuanto no reversó la totalidad del asiento realizado inicialmente, ya que quedó pendiente la disminución de la cuenta Patrimonio Público Incorporado mediante un DEBITO por el mismo valor, debido a deficiencias de control, ocasionando una sobrestimación de las cuentas Patrimonio Público Incorporado por $533.7 millones y una subestimación en las cuentas perdida en retiro de activos por $532.8 millones y depreciación acumulada de edificios y casas por $0.9 millones. Realidad económica y jurídica de la contabilidad Los recursos del Departamento de Policía Antioquia - DEANT provienen de transferencias del Estado, por lo tanto su administración y su uso, están vinculados a un presupuesto público. Desde el punto de vista jurídico se cumplió con el régimen presupuestal, el régimen para la obtención y uso de recursos, y en el desarrollo de actividades económicas las transacciones de compra, derechos y obligaciones se ajustaron tanto a disposiciones legales como a las condiciones del mercado. En el desarrollo del proceso contable se observó la aplicación de los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad.





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Revelación de las demandas en los estados contables En el Departamento de Policía Antioquia, existen 419 procesos de demandas instauradas en contra de la Nación – Ministerio de Defensa – Policía Nacional, los cuales han surtido las diferentes actuaciones de defensa judicial por parte de los apoderados de la Institución, como son la respuesta a la demanda, alegatos de conclusión y los recursos dentro de la oportunidad legal. El valor de las pretensiones es por $604.768 millones y el valor de las sentencias que están en contra en primera instancia es por $15.570 millones. Existen 25 procesos de demandas contra la Nación – Ministerio de Defensa – Policía Nacional, los cuales han sido conciliados por la Unidad de Defensa Judicial y se han terminado bajo éste mecanismo por $1.344 millones. 2.2 CONTROL INTERNO CONTABLE Como resultado de la calificación del Sistema de Control Interno Contable a la Policía Nacional durante la vigencia de 2013, el puntaje promedio obtenido fue de 4.65, que lo ubica en un nivel Adecuado; encontrándose que los controles planteados mitigan los riesgos excepto en las situaciones planteadas en los hallazgos del informe.

Tabla No. 9 Calificación del Control Interno Contable

PUNTO DE CONTROL CALIFICACIÒN CUANTITATIVA

CALIFICACIÒN CUALITATIVA

NIVEL CENTRAL 4.91 Adecuado

Departamento de Policía del Magdalena Medio 4.80 Adecuado

Departamento de Policía de Norte de Santander 4.64 Adecuado

Departamento de Policía de Antioquia 4.92 Adecuado

Policía Metropolitana de Ibagué 4.00 Satisfactorio

Policía Metropolitana de Cúcuta 4.37 Adecuado

PROMEDIO 4.65 Adecuado

Policía Metropolitana de Cúcuta – MECUC -

Control Interno Contable





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Realizada la evaluación del Control Interno Contable de la MECUC, ésta arrojó como resultado un puntaje de 4,37 que la ubica en el rango de adecuado. Las deficiencias detectadas corresponden a actividades relacionadas con Registro y Ajustes.

Tabla No. 10 Calificación Control Interno Contable

No. Evaluación Del Control Interno Contable Puntaje obtenido Interpretación

1 Control Interno Contable 4,37 Adecuado

1.1 Etapa de Reconocimiento 4,21 Adecuado

1.1.1 Identificación 4,31 Adecuado

1.1.2 Clasificación 4,31 Adecuado

1.1.3 Registro y ajustes 4,00 Satisfactorio

1.2 Etapa de Revelación 4,39 Adecuado

1.2.1 Elaboración de Estados Contables y demás Informes 4,29 Adecuado

1.2.2 Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información 4,50 Adecuado

1.3 Otros Elementos de Control 4,50 Adecuado

1.3.1 Acciones Implementadas 4,50 Adecuado

Fuente: Equipo de Auditoría

Hallazgo No. 13 Deficiencias de Control Interno Contable

Resolución 357 de 2008, procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, concepto 4.1 controles asociados a las actividades del proceso contable, actividad 3 registro y ajustes, numerales 5, 6, 8; actividad 4 elaboración de estados contables y demás informes.

En la relación de semovientes equinos se encuentra registrado un canino (Castel Roco), lo que no permite identificar claramente los semovientes por especie.

Falta de depuración o de actualización de la relación de los semovientes porque no se han retirado los que están fallecidos y no se han incluido los realmente existentes.

Existencia de un canino que no corresponde al inventario de la MECUC (Dago), el cual según información de Grupo de Carabineros, figura en el inventario de Sincelejo





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Subestimación en la cuenta cargos diferidos por valor de $43.2 millones, así como en la cuenta Propiedad, Planta y Equipo por $162.0 millones, producto de la no contabilización de todas las donaciones que efectúan los municipios que hacen parte de la Policía Metropolitana de Cúcuta.

Esta situación se presenta por falta de seguimiento y control para el registro de las novedades presentadas en los semovientes, generando con ello estados contables desactualizados que no reflejan la realidad de los hechos económicos. De igual modo, por el incumplimiento de procedimientos internos para el reporte de la estaciones de policía, de todos los bienes recibidos de las alcandías municipales.

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Como resultado de la auditoría a los procesos presupuestal y contable de la Policía Nacional Metropolitana de Cúcuta, vigencia 2013, una vez aplicada la matriz establecida por la Contraloría General de la República en la Guía de Auditoria, la calificación para la etapa de ejecución fue de 1.78, es decir, con deficiencias, calificación que se sustenta en lo siguiente.

Hallazgo No. 14 Mecanismos de control interno

La Ley 87 de 1993, en el artículo 2, define los objetivos del sistema de Control Interno., específicamente el literal g, señala: “Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación”.

El Estatuto Tributario, en el artículo 617 señala los requisitos que deben cumplir las facturas. A su vez, El Código del Comercio en el artículo 774, establece que la factura deberá reunir unos requisitos, es así como en el numeral 2, señala: “La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla”.

El Manual logístico versión 1.0 de la Policía Nacional, numeral 2.21.1 Criterios básicos para baja de bienes el cual señala: “Los jefes de área y dependencias deben hacer llegar al almacenista los bienes para dar de baja, relacionados en un listado, anexando el concepto técnico avalado por personal idóneo (peritos) que certifique su calidad de inservibles”.

A continuación se consolidan las deficiencias de control interno, detectadas en desarrollo de la auditoria:





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De la revisión de las cuentas por pagar, así como de la selectiva de pagos efectuados de la vigencia 2013, por la MECUC, se encuentra que unas facturas no cumplen con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, específicamente el literal c, al no diligenciar los datos del adquiriente (MECUC), situación observada en la obligación 116212 y 116412; otras facturas, no presentan firma del contratista, hecho observado en las obligaciones 116112, 117212, 116612, 114612; además, la mayoría de las facturas no cumplen con el numeral 2 del artículo 774 del Código de Comercio, pues no registran la fecha de recibo de la factura, como tampoco el nombre o la firma del encargado de recibirla.

Unas facturas del proveedor de combustible de contrato No 10032-12, y 10004-12, para el mes de diciembre de 2012, no registraron el periodo facturado, como tampoco detallaron la cantidad de combustible, ni el precio, dada las variaciones que este último presenta. Tampoco aporta esta información las certificaciones de recibido a satisfacción que hacen los supervisores, caso observado en las facturas 10933,DICAR, 10931 DIPRO, 10935, REGION 5, 10947 POLFA, 10944 MECUC, entre otras, pues en ellas se transcriben son los mismos datos de la factura. Como las planillas de control no hacen parte de la factura, el registro de esta información en la certificación, agilizaría el seguimiento a lo facturado.

La baja de bienes del almacén de intendencia, soportada en la resolución No 096 del 15 de marzo de 2013, a pesar de presentar las fotos que demuestran el estado del bien, no adjuntan a la solicitud de baja, el respectivo concepto técnico. Solo lo presenta la solicitud S-2012-001600 COEST 365 de comunicaciones estratégicas, siendo este el documento que certifica que el elemento no es apto para el uso.

El registro de la identificación de los bienes a dar de baja no dispone de un parámetro unificado para su identificación; es así como las dependencias en las solicitudes de baja relacionan el número de inventario, otras el serial, otras el código, entre tanto, el almacén cita en la resolución de baja, la placa del activo fijo, parámetros distintos que no facilitan la identificación en el acto administrativo, de los bienes dados de baja.

Las anteriores deficiencias son producto de debilidades en los mecanismos de control interno, así como de la inaplicación de disposiciones vigentes en la Policía Nacional.

Estas debilidades conllevan a que los controles no sean oportunos, a que la recuperabilidad de la información no sea ágil, pues la información reposa en otros archivos; a que se den de baja bienes sin el cumplimiento del tiempo calculado





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para servicio o duración, o que aún puedan ser susceptibles de reparación o recuperación.

Hallazgo No. 15 Gestión documental

El Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación, en el artículo 2, define aspectos de la gestión documental, como es la radicación de comunicaciones oficiales.

Acuerdo No. 042 del 31 de octubre de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.

Instructivo de la Policía Nacional así: 042 de 2012, donde se establecen los parámetros para la elaboración de comunicaciones oficiales. Instructivo 010 de 2009 donde se establecen los parámetros para foliación.

Se estableció que la MECUC, no es eficaz en la radicación de comunicaciones, pues cumple parcialmente los procedimientos internos en materia de gestión documental, es así como, en varios documentos producidos y tramitados internamente, no se diligencia el número de radicado, la fecha, la hora, ni los datos del servidor que recibió el documento. Tal es el caso, de varias solicitudes de baja de las diferentes dependencias de la MECUC, que obran como soporte de la resolución de baja No. 0096 del 15 de marzo de 2013; en otros casos, se diligencia la fecha y hora de recibido, pero no obran los datos de No de radicado ni los datos de quien recibió la comunicación.

Situación similar se observó en otros archivos, específicamente en el Grupo contratos. Es así como las carpetas donde reposa la documentación, la mayoría de los documentos generados en el proceso, no tiene fecha de radicado en la MECUC, ni firma de recibido por parte del oferente o contratista. Por otra parte, tampoco se cumple con la foliación de las carpetas.

Lo anterior, es producto de la aplicación parcial de instructivos internos de la Policía Nacional que establecen los parámetros para el trámite de los documentos generados o radicados en la MECUC; así como de las instrucciones para la conformación de archivos.

Ello conlleva a que una correspondencia tramitada en la MECUC, no registre la información necesaria, para que le dé el carácter de oficial a la misma; se desconozca la fecha cierta en que se radicó un documento, así como la persona que recibió la comunicación, afectando la trazabilidad del mismo. Para el caso de





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la contratación, la radicación de las comunicaciones es un principio para la transparencia de la actuación administrativa y la foliación de los archivos, es un mecanismo que facilita la consulta y control de los documentos generados en desarrollo de la gestión.”

Departamento de Policía del Magdalena Medio –DEMAM_ CONTROL INTERNO CONTABLE.

El Sistema de Control Interno Contable refleja una calificación de 4.80 que lo cataloga como Adecuado, por cuanto se presenta información contable que afecta la razonabilidad en los saldos del Balance de Prueba a 31 de diciembre de 2013; con deficiencias detectadas en los registros de la información producida para el proceso contable y la identificación de los hechos económicos (documentos fuente o soporte), originadas en el registro de los recursos recibidos de la ejecución del Fondo Cuenta de Seguridad por parte de los Entes Territoriales, lo cual ocasionó subestimación en las cuentas de inventarios por $279,4 millones; Así mismo, se observaron deficiencias en la aplicación de los procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y normas técnicas contables relativas a activos, patrimonio y soportes de contabilidad, que inciden en la información contable pública ya que existen vehículos sin placa y no se han realizado avalúos en los inmuebles en mantenimiento.

Hallazgo No. 16 Mantenimiento de Inmuebles

El Plan General de Contabilidad Pública, en el numeral 9.1.1.5 Normas Técnicas relativas a los Activos – Propiedades, Planta y Equipo contempla que: “El valor de

las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los costos de operación. Las reparaciones y mantenimiento se reconocen como gasto o costo según corresponda.”

Con fundamento en la información obtenida de la circularización efectuada a los municipios de la jurisdicción del DEMAM, se evidenció que durante la vigencia 2013, los municipios de Puerto Parra, Cantagallo y Barrancabermeja, suscribieron contratos con recursos Fondo – Cuenta, para obras de mantenimiento de Inmuebles de propiedad de la Policía Nacional, por un valor total de $907,7 millones; sobre los cuales no se ha perfeccionado la entrega y legalización al DEMAM, no obstante, ya se han concluido algunas de las mismas. Por lo tanto, no han sido incorporados en el sistema de información SIBIN, con el fin de proceder a efectuar los avalúos correspondientes y/o determinar si estos mantenimientos





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pudieran constituirse en un mayor valor del activo y no esperar que se cumpla el término de tres (3) años para realizar los mencionados avalúos.

Lo anterior se debe a la falta de coordinación en la aplicación del Procedimiento – Departamentos y Municipios Seguros y Herramientas de Comando – DMS, entre el DEMAM, los comandantes de Distritos y Estaciones de Policía y las Alcaldías Municipales, ocasionando que la información contable de la Cuenta 1990 valorizaciones, este subvaluada.

Tabla No. 11 INMUEBLES REPORTADOS CON MANTENIMIENTOS - VIGENCIA 2013

Millones $

MUNICIPIO CONCEPTO VALOR

REPORTADO POR EL MUNICIPIO $

PUERTO PARRA

OBRA PÚBLICA CONSISTENTE EN EL MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LA ESTACIÓN DE POLICÍA DEL MUNICIPIO DE PUERTO PARRA – SANTANDER. DICIEMBRE 19 DE 2013

16,5

CANTAGALLO

ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS DE LA ESTACIÓN DE POLICÍA Y DE LA BASE MILITAR DEL MUNICIPIO DE CANTAGALLO DEPARTAMENTO DE BOLÍVAR.

50,1

BARRANCABERMEJA MANTENIMIENTO, REPARACION Y ADECUACIONES LOCATIVAS DE LA ESTACION DE POLICIA NACIONAL MUELLE DE BARRANCABERMEJA

841,1

TOTAL 907,7

Fuente: Entes Territoriales- marzo 2014

Hallazgo No. 17 Vehículos en servicio y fuera de servicio sin Placa

La Resolución No. 03559 del 28 de Septiembre de 2011, mediante la cual se expide el Manual Logístico de la Policía Nacional, en el numeral 5.3.6 establece: “Placas. La expedición de los registros especiales (placas) se deberá tramitar a través del Grupo

de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Para la solicitud del registro especial, sin excepción, toda adquisición que en materia vehicular realice la Policía Nacional debe informarse y solicitar el trámite por escrito al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera anexando los documentos exigidos para adelantar la consecución de las placas que los exoneran del pago de impuestos ante el Ministerio del Transporte. En el momento en que cualquier automotor esté en circunstancias como hurto, proceso de remate, accidente de tránsito con pérdida total, o atentado terrorista con pérdida total, se debe realizar la devolución de las placas y la licencia de tránsito en original, al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, para tramitar la cancelación del registro especial ante el Ministerio del Transporte. En el momento en que las placas sean extraviadas o sea hurtado el vehículo, se debe poner en conocimiento ante autoridad competente mediante denuncia e informar al Grupo de Movilidad anexando el original de

la licencia de tránsito, con el fin de cancelar el registro ante el Ministerio del Transporte.”.





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Revisado el parque automotor al servicio del Departamento de Policía Magdalena Medio - DEMAM, se evidenció que de 542 vehículos, existen 137 que no poseen placas, según se relaciona en cuadro anexo.

Aunque el DEMAM, mediante comunicaciones fechadas desde el año 2010, ha solicitado la tramitación de placas de los vehículos, al Grupo de Movilidad de la DIRAF, aún no se han efectuado los trámites correspondientes, implicando que la falta de legalización de los vehículos exigida internamente por la Entidad, puede ocasionar sanciones de tránsito, como también hace que el proceso de remate sea más dispendioso.

Tabla No. 12 Vehículos sin Placa

Fuente: DEMAM – GUMOV – Marzo 2014

Departamento de policía de Norte de Santander DENOR

Control Interno Contable

Con base en la Evaluación de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, el sistema de Control Interno Contable del Departamento de Policía Norte de Santander Vigencia 2013 , arrojó una calificación de 4,64 Adecuado.

Tabla No. 13 Evaluación Control Interno Contable

ÍTEM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Puntaje

Obtenido Interpretación

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,64 Adecuado





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1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,58 Adecuado

1.1.1 Identificación 4,48 Adecuado

1.1.2 Clasificación 4,63 Adecuado

1.1.3 Registro y Ajustes 4,65 Adecuado

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,61 Adecuado

1.2.1 Elaboración de Estados Contables y demás Informes 4,61 Adecuado

1.2.2 Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información 4,60 Adecuado

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,73 Adecuado

1.3.1 Acciones Implementadas 4,73 Adecuado

Fuente: Comisión de Auditoria

Policía Metropolitana de Ibagué –METIB-

CONTROL INTERNO CONTABLE:

De conformidad con el esquema establecido en el numeral 5 de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación” El Sistema de Control Interno Contable de la METIB, obtuvo una calificación de 4,00, ubicada en el rango de 3.0 – 4.0, resultado que significa que es satisfactorio, de acuerdo con el siguiente criterio:

Se estableció desde la información contable, que la Unidad presenta en términos generales controles adecuados que mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos y garantizan la razonabilidad de la información financiera, excepto por algunas debilidades en controles aplicados en la identificación y registro de los hechos económicos y financieros; tales como:

Debilidades en las actividades de control de los registros por parte del área contable.

Debilidades en la causación de ingresos.

Algunas transacciones realizadas en otras dependencias no son comunicadas en forma oportuna al área contable.

Debilidades en la parametrización para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información (valorizaciones de Inmuebles).

A continuación se presentan las variables que conforman la evaluación del control

Interno Contable y su calificación:





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Tabla No. 14 Control Interno Contable

Fuente: Formato Evaluación Control Interno Contable Res. 357 de 2008

Departamento de Policía de Antioquia -DEANT-

Se diligenciaron los formatos de evaluación de Control Interno Contable cuantitativo y cualitativo, conforme a la resolución 357 del 23 de Julio de 2008.

Evaluación de Control Interno Contable Cuantitativo: La calificación obtenida es 4.92, que lo ubica en el rango de ADECUADO, por lo que las acciones definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento del elemento o acción de control. 2.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Mediante la Ley 1593 del 10 de diciembre de 2012 y el Decreto de Liquidación 2715 del 27 de diciembre de 2012, se asignó el presupuesto inicial a la Policial Nacional para la vigencia fiscal de 2013 en la suma de $7.340.110.0 millones. Posteriormente fue adicionado en la suma de $121.039.4 millones, equivalente al 16.5%; para un presupuesto definitivo de $7.461.149.4 millones.

El 80% del presupuesto total de la Policía Nacional fue asignado a la Dirección Administrativa y Financiera-DIRAF, el 10% a la Dirección de Sanidad y el restante 10% para las demás Unidades Ejecutoras.

De conformidad con el concepto del gasto, los $7.461.149,4 millones apropiados a la Policía Nacional, fueron distribuidos de la siguiente forma:

Tabla No. 15 Presupuesto Policía Nacional Millones $

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,00 SATISFACTORIO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,15 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,92 SATISFACTORIO 1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,63 ADECUADO 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,92 SATISFACTORIO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,96 SATISFACTORIO 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 3,43 SATISFACTORIO 1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,50 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,88 SATISFACTORIO 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,88 SATISFACTORIO

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE





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CONCEPTO DEL GASTO

APROPIACION PARTICIPACION %

Gastos de Funcionamiento 7.029.062.06

94.21%

Gastos de personal 4.423.794.04 59.29%

Gastos Generales 1.606.021.06 21.52%

Transferencias 999.246.96 13.39%

INVERSIÓN 432.087.34 5.79%

TOTAL 7.461.149.40 100% Fuente DIRAF

Tal como se observa en el cuadro anterior, el presupuesto de la Policía Nacional a nivel de gastos, fue distribuido en el 94.21% para funcionamiento y el 5.79% para inversión.

La ejecución presupuestal vía compromiso de la Policía Nacional fue del orden del 99.9%.

Del presupuesto total apropiado que fue de $7.461.149,43 millones, se realizaron compromisos por valor de $7.458.528 millones, equivalentes al 99.96% de los cuales $7.330.432 millones se convirtieron en obligaciones (98.25%) y se pagaron $7.020.788 miles que correspondieron al 94.10%. 2.3.1. CONSTITUCIÓN DEL REZAGO PRESUPUESTAL Dirección Administrativa y Financiera –DIRAF-

Cuentas por Pagar y Reserva Presupuestal

Conforme a lo dispuesto por la Ley 1687 del 11 de Diciembre de 2013, “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2014”, la cual establece en el Artículo 34 que “ (...) los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal de 2013, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre de 2013 a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF – Nación”, la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional constituyó de acuerdo a la normatividad presupuestal sus compromisos correspondientes al rezago presupuestal.

Las cuentas por pagar a diciembre de 2013 quedaron conformadas de la siguiente manera:





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UNIDAD VALOR Millones $

%

Gestión General 243.463.4 78.6

Gestión Salud 66.180.8 21.4

Total Cuentas por Pagar 309.644.2 100.00

Gestión General está integrada por la Dirección Administrativa y Financiera – DIRAF y 56 unidades ejecutoras. La DIRAF participó en las cuentas por pagar con el 76.7% ($186.723.6 millones), representados en $126.963.6 millones, en presupuesto de inversión y $59.760.0 millones, en funcionamiento.

De los $126.963.6 millones del presupuesto de inversión, se seleccionaron y evaluaron los soportes de los procesos de pagos de las cuentas por pagar de 6 contratos por valor total de $41.576.5 millones, que correspondió al 33% del valor total de las cuentas por pagar de la DIRAF.

Como resultado de la evaluación realizada a los soportes documentales del proceso cuentas por pagar, contentivos en los contratos y los que se observaron en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional se determinó el cumplimiento de las normas presupuestales.

La reserva presupuestal a cierre de la vigencia 2013 quedó constituida así:

Tabla No. 16 Distribución de Presupuesto

RUBRO VALOR

Millones

$

%

Funcionamiento 13.280.4 26.25

Inversión 37.320.0 73.75

Reserva 50.600.4 100.00

El 73.75% de la reserva constituida al cierre de la vigencia correspondió a presupuesto de inversión y el restante 26.25%, a funcionamiento. De los 84 contratos correspondientes a Reserva Presupuestal para la vigencia 2013, por $50.600.4 millones, se seleccionaron para la evaluación del proceso presupuestal, 14 Contratos por valor total de $21.180,9 millones que





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corresponden al 42% del total de la reserva presupuestal y que corresponden a los siguientes:

En la evaluación realizada al proceso de ejecución presupuestal se determinó que se cumplió con el ciclo presupuestal.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DIRAF

La ejecución Presupuestal de la DIRAF fue de la siguiente manera:

Tabla No. 17 Ejecución Presupuestal Millones $

CONCEPTO DEL GASTO APROPIACION COMPROMIISOS % OBLIGACIONES % PAGOS %

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

5.681.254,14

5.679.185,89 99,96%

5.665.905.47 99.7% 5.606.145.47 98.6%

Gastos de personal 4.367.859,85 4.367.670,10 100,00% 4.367.661.43 100% 4.367.612.60 99.9%

Gastos Generales 382.903,72 382.894,37 100,00% 369.622.61 96.5% 309.911.44 80.94%

TRANSFERENCIAS 930.490,57 928.621,42 99,80% 928.621.423 99.8% 928.621.42 99.8%

INVERSIÓN 279.802,41 279.756,95 99,98% 242.436.90 86.6% 115.473.25 41.27%

TOTAL 5.961.056,55 5.958.942,84 99,96% 5.908.342.38 99.1% 5.721.618.72 95.9%

FUENTE: DIRAF

El presente cuadro muestra que la DIRAF durante la vigencia de 2013 tuvo una apropiación presupuestal total de $5.961.056 millones; comprometió la suma de $5.958.942 millones que corresponde al 99.96%; de los cuales $5.908.342 millones se convirtieron en obligaciones, equivalente al 99.12% y finalmente se hicieron pagos por la suma de $5.721.618 millones que correspondieron al 95.98%.

Para la evaluación de la ejecución del presupuesto asignado al FORPO la CGR evaluó la relacionada con el proyecto de inversión “Adquisición y mantenimiento equipo de Movilidad para la Policía Nacional, el Proyecto de “Adquisición Actualización y Desarrollo Tecnológico Policía Nacional”, el contrato interadministrativo No. Contrato No. 06-5-10003-13 relacionado con la adquisición de uniformes y a los contratos de la Construcción Distrito de Comando Chocontá y Estación de Policía Ciudadela Sucre- Soacha.

Proyecto de “Adquisición y mantenimiento equipo de movilidad para la Policía Nacional”

Para la vigencia 2013 el proyecto contó con una asignación $29.000 millones de los cuales se ejecutaron $28.996 millones que equivale al 99.9%.





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Es de anotar que con las apropiaciones asignadas al proyecto y con recursos de inversión y funcionamiento apropiados a algunas unidades en el rubro “Compra de Equipo”, se ejecutaron recursos en este proyecto en total por valor $43.095.34 millones, con los cuales se adquirieron 993 unidades de equipo automotor (camiones, camionetas, automóviles y motocicletas).

La ejecución presupuestal del proyecto en 2013 fue así:

Cifras en Millones de $

N° CONTRATO FUNCIONAM. INVERSION INVERSION DITRA

COMPROMISOS OBLIGACIONES % PAGOS %

06-2-10142 754.49 754.49 754.49 100 - 0.00

06-2-10058-13 884.37 1.097.84 1.982.22 1.982.22 100 1.829.74 92.31

06-2-10041-13 6.753.19 24.491.18 3.272.49 34.516.88 34.516.88 100 25.966.98 75.23

06-2-10052-13 1.602.99 945.18 2.548.18 2.548.18 100 2.518.18 100.00

06-2-10137-13 1.585.78 1.707.76 3.293.54 3.293.54 100 487.93 14.81

TOTAL 10.826.35 28.996.49 3.272.49 43.095.34 43.095.34 100 30.832.84 71.55

Fuente: DIRAF

El cuadro anterior nos muestra, que el proyecto en mención contó con recursos por valor de $43.095.34 millones, cuyas fuentes fueron: $10.826.35 millones de funcionamiento (Compra de equipo); por Inversión $28.996.49 millones y por Inversión Ditra $3.272.49 millones.

Durante la vigencia de 2013, a través del proyecto de inversión “Adquisición y mantenimiento equipo de movilidad para la Policía Nacional”, se comprometieron recursos y se convirtieron en obligaciones la suma de $43.095.34 millones.

En lo referente a los pagos de dichas obligaciones, solo se evidencia que se realizó durante la vigencia el 71.55% es decir $30.832.84 millones.

Proyecto de “Adquisición, Actualización y Desarrollo Tecnológico Policía Nacional”

El proyectó tuvo una asignación presupuestal de $30.000 millones, para el proyecto “Adquisición, Actualización y Desarrollo Tecnológico Policía Nacional”, de los $86.000 millones programados en el desarrollo del proyecto 2011-2014, igualmente de los recursos recibidos la entidad adquirió compromisos y obligaciones por $51.555 millones, para una ejecución del 100 % de los recursos iniciales. Los valores adicionales fueron trasladados de otros rubros.

La ejecución presupuestal en la vigencia 2013 muestra, que el proyecto en mención contó con recursos por $30.000 millones, de los cuales se





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comprometieron $29.966 millones se pagaron $7.409 millones lo que equivalen a un 25% y se obligaron $25.948 millones.

De la evaluación realizada por la contraloría se observó que la ejecución presupuestal del proyecto cumplió con las normas establecidas para las apropiaciones, compromisos y pagos.

Ejecución Presupuestal contratos Interadministrativo CONTRATO NO. 06-5-

10003-

Para el desarrollo del procedimiento se hizo cruce de información contenida en los expedientes de los contratos tanto en el FORPO como en la Policía Nacional.

En la Policía Nacional, con base en las actas de recibo a satisfacción suscritas por el supervisor del contrato se verificó la consistencia de la información entre dicho documento, la factura y el ingreso almacén.

Una vez consolidada la información en la Policía Nacional se procedió a realizar el cruce con los documentos que se encuentran en el expediente del FORPO es decir las facturas y las ordenes de salida.

Realizada la evaluación de la ejecución presupuestal del contrato se observa que la cadena presupuestal de su ejecución se realizó conforme a la ley, que todos los ítems facturados ingresaron a los almacenes de la Policía Nacional y que existe consistencia de la información de las dos facturas contenidas en los expedientes del contrato de las dos entidades que intervienen en el contrato.

Ejecución Presupuestal Construcción Distrito de Comando Chocontá y Estación de Policía Ciudadela Sucre- Soacha. La CGR realizó evaluación a los contratos de obra y de interventoría para la construcción del Comando de Distrito Chocontá No. PN-DIRAF -06-6-10194-13 y Contrato No. PN-DIRAF-06-3-10119-13 (F.A.) respectivamente y los contratos de obra y de interventoría para la construcción de la estación de Policía Ciudadela Sucre- Soacha. Dentro de las pruebas de auditoria realizadas se realizó visita in situ a las obras ya mencionadas con el fin de evaluar el avance de ejecución, calidad de las obras y cumplimiento de especificaciones técnicas, suscribiendo las respectivas actas de visita y el levantamiento de los registros fotográficos. De las pruebas practicadas se encontraron los siguientes hallazgos de auditoría. Comando Distrito de Policía Chocontá





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Hallazgo No. 18 Costos de Interventoría del Contrato No. PN-DIRAF-06-3-10119-13 (F.A.)

A pesar que en el numeral 3.3 “PRECIOS DE MERCADO” del documento Análisis de Mercado para la contratación de la interventoría, se argumenta que “se efectuó el análisis del personal técnico y gastos mínimos necesarios ….”, se observó que entre la adjudicación y la suscripción de contrato No. PN-DIRAF-06-3-10119-13 que tiene por objeto realizar la interventoría para la Construcción y Dotación de las Estaciones de Policía de Pandi, Susa y Cambao, se realizó una modificación a la propuesta presentada por el contratista de interventoría sin justificación técnica alguna, la cual consistió en disminuir el plazo de ejecución de 4 meses a 3, y aumentar la dedicación del personal. Así las cosas se observa un incremento en su costo mensual de $25,1 millones por cada frente de obra, que en total constituye un mayor valor que asciende a $75,2 millones por los tres meses de ejecución (hasta el 31 de diciembre de 2013) sin haber cambiado las condiciones de la obra a la que se le haría la interventoría.

Posteriormente, la Policía Nacional suscribió la Adición No. 1 al contrato de interventoría No. PN-DIRAF-06-3-10119-13 por valor de $97,8 millones, recurso que deberán destinarse para realizar la interventoría a la Construcción y Dotación de la Estación de policía de Chocontá y la Dotación de las Estaciones de Policía de Pandi, Susa y Cambao durante un mes y diez días, valor que es alto en comparación al valor promedio aproximado de interventoría mensual para un solo frente de obra por $35,8 millones (según oferta presentada por la Firma interventora Consorcio Jorge Álvaro Sánchez B en el proceso de contratación directa No. PN-DIRAF-CD-107-2013), máxime, cuando al 15 de Abril de 2014 no se ha adquirido la dotación para la que se suscribió la adición No. 1. De igual forma, la Policía Nacional suscribió la Adición No. 2 al mismo contrato de interventoría, por valor de $150,0 millones para realizar la Interventoría de la Construcción y Dotación de la Estación de Policía de Chocontá y Dotación de las Estaciones de Policía de Pandi, Susa y Cambao hasta el día 30 de Abril de 2014, es decir por 3 meses y 20 días, valor que es alto en comparación al valor promedio mensual de $35,8 millones, por lo que se obtiene que el valor promedio para 3,6 meses de interventoría corresponde aproximadamente a $128,8 millones, máxime, cuando al 15 de Abril de 2014 no se ha ejecutado la dotación para la que se suscribió las adiciones Nos. 1 y 2. Por lo anterior, se determinó que la Policía Nacional suscribió las dos adiciones al contrato de interventoría, sin que hasta el momento estas actividades (suministro de camas y electrodomésticos) se hayan ejecutado por el contratista de obra y por tal razón la interventoría aún no ha realizado la respectiva supervisión, actividades





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que dependen de la finalización del contrato No. PN DIRAF No. 06-6-10171-13 (Que tiene por objeto la construcción de las Estaciones de Policía de Pandi, Susa y Cambao. Adicionalmente, se observó que el plazo de ejecución del contrato de obra No. 06-6-10194-13 que tiene por objeto la Construcción y Dotación del Comando de Distrito de Chocontá y la Dotación de las Estaciones de Policía de Pandi, Susa y Cambao, tiene fecha de finalización hasta el 30 de Abril de 2014 según prorroga No. 1, sin embargo, se prevén dos meses adicionales para la ejecución de la Dotación de las Estaciones de Pandi, Susa y Cambao (según comunicación del contratista de obra No. MYH-CH-004-13 del 27 de diciembre de 2013 que posteriormente fue avalada por la interventoría y por el Supervisor por parte de la PONAL) ya que es necesario que el contratista de obra del contrato No. PN DIRAF No. 06-6-10171-13 finalice la ejecución de las obras y así, proceder a verificar medidas in situ para fabricar e instalar el mobiliario necesario, situación que conlleva a que el contrato de interventoría se prorrogue más tiempo del inicialmente previsto y se generen mayores costos de interventoría.

Es importante aclarar que el método utilizado para incrementar el costo mensual de interventoría entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, al igual que el cálculo del costo evidenciado en las adiciones 1 y 2, consistió principalmente en incrementar las dedicaciones del personal propuesto e incrementar la cantidad de personal ya contratado. De acuerdo a lo mencionado anteriormente se estima que el sobrecosto por interventoría podría ascender a $144 millones, sin considerar las posibles prorrogas al contrato principal, tal como se describe en el siguiente cuadro resumen:

Tabla No. 18 CÁLCULO COSTOS INTERVENTORÍA

Documento

Objeto Alcance CRITERIO

Chocontá Pandi Susa Camboa TOTAL

Obra y Dotación

Obra y Dotación

Obra y Dotación

Obra y Dotación

OBRA Y DOTACIO

N

Contrato Principal

PN-DIRAF-06-3-

10119-13

INTERVENTORIA TECNICO ADMINISTRAT

IVA, FINANCIERA,

LEGAL, AMBIENTAL Y SOCIAL PARA

LA

CONSTRUCCION Y

DOTACION PRIMERA

FASE ESTACIONES DE POLICIA

EN EL DEPARTAMEN

VALOR TOTAL DEL CONTRATO PRINCIPAL DE INTERVENTORIA

$ 0,00 $ 143,45 $ 143,08 $ 143,08 $ 429,60

VALOR UNITARIO MENSUAL SEGÚN PROPUESTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA DE

$ 0,00 $ 35,86 $ 35,77 $ 35,77 $ 107,40





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CONSTRUCCION Y

DOTACION PRIMERA

FASE ESTACIONES DE POLICIA

EN EL DEPARTAME

NTO DE CUNDINAMAR

CA A PRECIOS

UNITARIOS FIJOS SIN

FORMULA DE REAJUSTE

TO DE CUNDINAMAR

CA A PRECIOS

UNITARIOS FIJOS SIN

FORMULA DE REAJUSTE

(PANDI - SUSA - CAMBAO)

INTERVENTORIA (4 MESES DE EJECUCION)

VALOR UNITARIO MENSUAL SEGÚN CONTRATO DE INTERVENTORIA (3 MESES Y 10 DIAS DE EJECUCION)

$ 0,00 $ 43,47 $ 43,36 $ 43,36 $ 130,18

MAYOR VALOR MENSUAL A PAGAR A LA INTERVENTORIA POR MES SIN ADICIONES

$ 0,00 $ 7,61 $ 7,59 $ 7,59 $ 22,78

MAYOR VALOR MENSUAL A PAGAR A LA INTERVENTORIA POR LOS 3 MESES Y DIEZ DIAS DE EJECUCION

$ 0,00 $ 25,10 $ 25,04 $ 25,04 $ 75,18

COSTO MENSUAL PROMEDIO SEGÚN OFERTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA DE INTERVENTORIA

$ 0,00 $ 35,86 $ 35,77 $ 35,77 $ 35,80

Documento Objeto Alcance CRITERIO

TOTAL Chocontá (Construcción y

Dotación); Pandi, Susa y Cambao

(Dotación)

Adición No. 1 al contrato PN-DIRAF-06-3-10119-13

INTERVENTORIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA, FINANCIERA, LEGAL, AMBIENTAL Y SOCIAL PARA LA CONSTRUCCION Y DOTACION PRIMERA FASE ESTACIONES DE POLICIA EN EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA A PRECIOS UNITARIOS FIJOS SIN FORMULA DE REAJUSTE

CONSTRUCCION Y DOTACION COMANDO DE DISTRITO CHOCONTA Y DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA PANDI, SUSA Y SUBESTACION DE POLICIA CAMBAO

VALOR HASTA 31 DE DICIEMBRE DE 2014 (1 MES)

$ 97,78

Adición No. 2 al contrato PN-DIRAF-06-3-10119-13

INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION DEL COMANDO DE DISTRITO CHOCONTA Y DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA PANDI Y SUSA

INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION DEL COMANDO DE DISTRITO CHOCONTA Y DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA PANDI Y SUSA

ADICION HASTA 30 DE ABRIL DE 2014 (4 MESES)

$ 150,00

VALOR TOTAL INTERVENTORIA CONSTRUCCION Y DOTACION CHOCONTÁ Y DOTACION PANDI, SUSA Y CAMBAO (5 MESES)

$ 247,78

VALOR MENSUAL INTERVENTORIA CONSTRUCCION Y DOTACION CHOCONTÁ Y DOTACION PANDI, SUSA Y CAMBAO

$ 49,56

VALOR PROMEDIO DEL VALOR MENSUAL DE LA INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION Y DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA DE PANDI, SUSA Y

CAMBAO, DE ACUERDO A LA OFERTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA DE INTERVENTORIA

$ 35,80





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Documento Objeto Alcance CRITERIO

TOTAL Chocontá (Construcción y

Dotación); Pandi, Susa y Cambao

(Dotación)

MAYOR VALOR MENSUAL PAGADO AL CONTRATISTA DE ACUERDO AL PROMEDIO DEL VALOR MENSUAL DE LA INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION Y

DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA DE PANDI, SUSA Y CAMBAO, DE ACUERDO A LA OFERTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA DE INTERVENTORIA

$ 13,76

MAYOR VALOR TOTAL A PAGAR (HASTA EL 30 DE ABRIL DE 2014) AL CONTRATISTA DE ACUERDO AL PROMEDIO DEL VALOR MENSUAL DE LA INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION Y DOTACION DE LAS ESTACIONES DE POLICIA DE PANDI, SUSA Y

CAMBAO, DE ACUERDO A LA OFERTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA DE INTERVENTORIA

$ 68,79

MAYOR VALOR TOTAL A PAGAR (HASTA EL 30 DE ABRIL DE 2014) POR CONCEPTO DE MAYORES COSTOS POR LA INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION DE PANDI,

SUSA Y CAMBAO MÁS EL MAYOR VALOR A PAGAR POR LA INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION Y DOTACION DE CHOCONTÁ Y DOTACION PANDI, SUSA Y

CAMBAO

$ 143,97

Estas situaciones podrían generar una gestión presuntamente antieconómica por parte de la Policía Nacional y que a la vez va en contravía de los principios de planeación, eficiencia y eficacia consagradas en la Constitución Política de Colombia, ley 80 de 1993 y demás normas reglamentarias y podrían generar un posible detrimento patrimonial.

Hallazgo No. 19 Incumplimiento en la Supervisión Técnica y especificaciones Técnicas de las obras del Proyecto comando de Policía Chocontá – Cundinamarca- (F.A.) (D).

En la visita adelantada por la CGR el día 27 de Marzo de 2014 al lugar de construcción de las obras del Comando de Distrito de Chocontá –Cundinamarca ejecutado por la PONAL mediante contrato de obra No. 06-6-10194-13, se observó que algunos de los elementos en concreto fundidos a nivel de sótano como muros de contención, vigas de cimentación, columnas de los ejes C y D y muro pantalla entre ejes 1 y 2, presentan porosidades y hormigoneo en diferentes áreas de dichos elementos, de igual forma, se observaron excentricidades en varias columnas a nivel de sótano de los ejes C y D, que de acuerdo a la información suministrada por la PONAL en la respuesta a las observaciones, serán corregidas por el contratista de obra sin que esto implique costos adicionales para la Entidad.





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Adicionalmente, y a pesar que en la visita de la CGR antes mencionada se solicitó a la Directora de Interventoría los resultados de los ensayos de compresión de cilindros de prueba al concreto, quien respondió que “hasta el momento no se han tomado tales muestras, sin embargo, posteriormente se procederá a realizar los ensayos en las próximas fundidas”, mediante la respuesta de la PONAL a la observación presentada por este ente de control, se obtuvo los resultados de los ensayos solicitados previamente a la interventoría, los cuales a su vez, no cumplen con el procedimiento establecido por la NSR-2010 en los numerales C.5.6.2.4 y C.5.6.3.3 para aceptación del concreto en obra. Esta situación se debe principalmente a que el formato del laboratorio donde se realizaron las pruebas no incluye las medidas de los cilindros y la cantidad de los mismos es menor a la establecida por la norma. También, se observó que mediante comunicación No. S-2013-367521/DIRAF-GUINF-29 del 13 de diciembre de 2013, el Supervisor de la PONAL solicitó que se adelantara las acciones sancionatorias pertinentes debido al posible incumplimiento por parte contratista de interventoría, principalmente por incumplimientos de carácter técnico, obligaciones generales y obligaciones específicas contractuales. En consecuencia de lo anterior existe el riesgo que la firma Interventora reciba y avale obras que no cumplen con las especificaciones técnicas previstas por el diseñador del proyecto ni con los requerimientos de la NSR-2010, (especialmente lo relacionado al recubrimiento mínimo del acero de refuerzo y la durabilidad de los elementos en concreto reforzado) que además afectan la estabilidad y durabilidad de la Edificación, lo que eventualmente pude ocasionar a futuro que la PONAL deba incurrir en mayores costos para corregir estas situaciones, o en el peor de los casos, se genere un siniestro por la recepción de obras que incumplen las especificaciones técnicas contratadas. Las situaciones anteriormente descritas, dejan entrever debilidades en la supervisión técnica realizada por la firma Interventora y en consecuencia, se evidenció que en el desarrollo de la obra no se han adelantado los controles necesarios para garantizar la correcta ejecución de las obras, contraviniendo así los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia y economía previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, el Capítulo VII de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la resolución No. 03256 de 2004 y demás normas reglamentarias.

Hallazgo No. 20 Planeación del Proyecto





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Al analizar el plazo de ejecución asignado al proyecto desde la invitación de la contratación directa No. 325344 del 6 de noviembre de 2013, el cual fue hasta el 31 de diciembre de 2013, se observó que dicho plazo de ejecución del proyecto al momento de suscribir el acta de inicio, fue de 13 días calendario, plazo que no se ajusta a la realidad de las actividades a desarrollar, observándose debilidades en la planeación del proyecto las cuales a su vez condujeron a las irregularidades planteadas en las observaciones anteriores, tales como mayores costos de interventoría por cuanto el valor ofertado que cubría una interventoría para cuatro meses fue utilizado para solo tres meses. Adicionalmente, se observó que la programación evidenciada en los folios 787 a 794 de la carpeta precontractual, entregada por el oferente en la etapa previa a la suscripción del contrato, no se ajusta a los tiempos reales de ejecución del proyecto, ya que no permite observar cuales actividades corresponden a la ruta crítica de ejecución. Aun así, la PONAL adjudicó el contrato de obra No. 06-6-10194-13 al oferente que presentó dichas incongruencias en la programación de obra. Estas situaciones contravienen los principios de planeación, responsabilidad, eficiencia y eficacia, previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011 y demás normas reglamentarias. Estación de Policía Ciudadela Sucre – Soacha

Hallazgo No. 21 Mayor Permanencia de la Interventoría por atrasos en Obra (Chocontá – Cundinamarca) (F.A.)

En la visita adelantada por la CGR el día 27 de Marzo de 2014 al lugar de construcción de las obras del Comando de Distrito de Chocontá - Cundinamarca ejecutado, por la PONAL mediante contrato de obra No. PN-DIRAF-06-6-10194-13 y contrato de Interventoría No. PN-DIRAF-06-3-10119-13, se determinó que de acuerdo con el último informe de interventoría del periodo 1 al 15 de marzo de 2014, el porcentaje de avance de las obras es de 12,61% contra un 26,43% programado, atraso que puede deberse principalmente a la falta de previsión por parte del contratista de obra en la consecución de un terreno debidamente certificado para la disposición final de los escombros. Lo anteriormente señalado, puede llegar a generar mayores costos por mayor tiempo de permanencia de la Interventoría en obra, ya sea por prorrogar el plazo de ejecución de las obras y por ende el de la interventoría, o que sea necesario aumentar los turnos de trabajo de los contratistas de obra y de interventoría para ejecutar el proyecto en el plazo inicialmente pactado.





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Las situaciones antes descritas contravienen los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia y economía previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, el Capítulo VII de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y demás normas reglamentarias.

Hallazgo No. 22 Supervisión Técnica y Especificaciones Técnicas de las obras del Proyecto Estación de Policía –Soacha – Ciudadela Sucre – Cundinamarca- (F.A.) (D).

En la visita adelantada por la CGR el día 28 de Marzo de 2014 al lugar de construcción de las obras de la Estación de Policía Sucre - Soacha – Cundinamarca, ejecutado por la PONAL, mediante contrato de obra No. 06-6-10113-13 y contrato de Interventoría No. PN-DIRAF-06-3-10086-13, se observaron porosidades, hormigoneo y segregación de los agregados en varios elementos fundidos en concreto de los bloques 1, 2 y 3 como son Placas contrapiso, placas entrepiso, muros y columnas, incluso se observó que varias de ellas han sido resanadas. Adicionalmente, se observó que en los muros de contención del cerramiento, en la parte más alta del predio, fachada lateral izquierda con relación al acceso principal, se presenta esta misma patología, además, en dicha diligencia se dejó constancia de que en varios de estos elementos, el refuerzo estructural se encuentra a la vista.

En la misma visita antes mencionada, se evidenció que entre la llegada de los camiones con el suministro de concreto y el inicio del descargue del mismo, existe una diferencia hasta de 2 horas y una diferencia entre la llegada a la obra de cada uno de los camiones de hasta 3 horas, circunstancias que no garantizan que la mezcla de concreto conserve sus características de manejabilidad necesarias para fundir correctamente los elementos estructurales y no estructurales (lo que eventualmente puede generar porosidades y hormigoneo en los elementos construidos), y tampoco garantiza con total certeza que estos elementos sean fundidos monolíticamente. Además, se observó que la columna F11 “…se desplazó 7 cm hacia el norte sobre el eje F” tal como lo argumenta el asesor estructural del contratista de obra en la comunicación No. Conc 001 – 2014 del 10 de Marzo de 2014 de la firma R Y C INGENIERIA ESTRUCTURAL LTDA, siendo esta columna uno de los elementos estructurales que presentan hormigoneo. Es importante resaltar que esta edificación, de acuerdo a la clasificación de la Policía Nacional corresponde a un nivel de seguridad 4, y en el Instructivo No. 068 / DIPON - DIRAF, se establece que además de las cargas vivas y muertas y de las fuerzas externas que debe soportar la estructura como sismos y el viento, la edificación debe tener una “Resistencia integral a munición de arma convencional y parcial a arma no convencional”.





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Adicionalmente, se pudo determinar que la Interventoría contratada para este proyecto, que tiene entre sus funciones realizar la supervisión técnica del mismo, ha permitido al contratista de obra continuar con las obras subsiguientes, a la construcción de los elementos en concreto que presentan la patología ya mencionada sin antes subsanar dichas irregularidades y sin desmontar los casetones y/o formaleta utilizada donde también pueden presentarse dichas irregularidades. Tales actividades corresponden a fundición de elementos en concreto reforzado de niveles superiores, pañete sobre muros que pueden presentar esta misma patología e instalación de redes eléctricas, entre otras. De igual forma, se observó que aún la PONAL no cuenta con el pronunciamiento del diseñador con respecto a las anomalías encontradas, quien definió el modelo matemático que sustenta el diseño estructural y quien puede determinar los efectos del incumplimiento de las especificaciones contenidas en el diseño, las cuales están soportadas en la NSR-2010 y las dispuestas por el Instructivo No. 068 / DIPON – DIRAF. Por lo anterior, se determinó que las fallas en el proceso constructivo de la Estación de Policía Sucre – Soacha – Cundinamarca, y las debilidades en la supervisión técnica adelantada por la Interventoría contratada, exponen a la Policía Nacional al riesgo de recibir y pagar obras que no cumplen con las especificaciones técnicas contratadas y previstas por el diseñador del proyecto, ni con los requerimientos de la NSR-2010, principalmente, por la ausencia de recubrimiento del acero de refuerzo ya que este se encuentra a la vista, circunstancias que tampoco garantizan la “Resistencia integral a munición de arma convencional y parcial a arma no convencional” que debe tener la edificación. Además, estas situaciones afectan la estabilidad y durabilidad de la Edificación lo cual puede conducir a que la PONAL deba incurrir en mayores costos para corregir estas situaciones o que se genere un siniestro por la recepción de obras que incumplen las especificaciones técnicas contratadas.






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Registro Fotográfico de la Visita Realizada por la CGR el día 28 de Marzo de 2014

Muro Perimetral Placa Entre Piso Bloque 1

Muro Exterior Bloque 3 Placa Entre Piso Bloque 1





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Columna que presenta desplazamiento

Hallazgo No. 23 Mayor Permanencia de la Interventoría por atrasos en Obra (Ciudadela Sucre - Soacha – Cundinamarca) (F.A.)

En la visita adelantada por la CGR el día 28 de Marzo de 2014 al lugar de construcción de las obras de la Estación de Policía Sucre - Soacha – Cundinamarca, ejecutado por la PONAL mediante contrato de obra No. 06-6-10113-13 y contrato de Interventoría No. PN-DIRAF-06-3-10086-13, se determinó, que de acuerdo al último informe de interventoría del periodo 1 al 15 de marzo de 2014, el porcentaje de avance de las obras es de 31,24% contra un 49,76% programado, atraso que puede deberse principalmente a la falta de previsión por parte del contratista de obra en el suministro de materiales. Lo anteriormente señalado, puede llegar a generar mayores costos por mayor tiempo de permanencia de la Interventoría en obra, ya sea que se prorrogue el plazo de ejecución de las obras y por ende el de la interventoría, o que sea necesario aumentar los turnos de trabajo de los contratistas de obra y de interventoría para ejecutar las obras en el plazo inicialmente pactado.






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Departamento de Policía del Magdalena Medio –DEMAM_

Proceso: Ejecución y Cierre del Presupuesto

El presupuesto asignado a la Policía Nacional - DEMAM para la vigencia 2013 fue de $3.772,5 millones, con una ejecución del 100% a 31 de diciembre de 2013, utilizado en Gastos de Funcionamiento, en concordancia con las acciones propuestas en el Plan de Acción, Plan de Compras y lo preceptuado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y demás normas aplicables.

Por Recurso 10 – Nación – CSF, se comprometieron $3.413,8 millones; a su vez, por Recurso 16 - Fondos Especiales se asignaron $358,6 millones, de los cuales $330,6 millones son SSF del orden nacional y $28,0 millones de recursos generados por el DEMAM.

Tabla No. 19 Ejecución Presupuestal

RECURSO

PRESUPUESTO

TOTAL

ASIGNADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO

(COMPROMISOS)

PRESUPUESTO

POR EJECUTAR

PORCENTAJE

DE EJECUCION

PRESUPUESTO

OBLIGADO

PORCENTAJE

DE

OBLIGACION

CSF 3.157,02 3.157,02 0,00 100% 3.157,02 100%

SSF 68,00 68,00 0,00 100% 68,00 100%

BIESO 88,65 88,65 0,00 100% 88,65 100%

POLICIA DE CARRETERAS 202,00 202,00 0,00 100% 202,00 100%

DIPRO 27,00 27,00 0,00 100% 27,00 100%

DIPRO JUSTICIA Y PAZ 101,56 101,56 0,00 100% 101,56 100%

DICAR JUSTICIA Y PAZ 112,14 112,14 0,00 100% 112,14 100%

CARABINEROS 16,17 16,17 0,00 100% 16,17 100%

TOTAL 3.772,54 3.772,54 0,00 100% 3.772,54 100%

Cifras en millones de $

POLICIA NACIONAL

DEPARTAMENTO DE POLICIA MAGDALENA MEDIO

EJECUCION PRESUPUESTAL 2013

REGISTROS Y OBLIGACIONES PRESUPUESTALES 2013martes, 31 de diciembre de 2013

Fuente: Policía DEMAM, Febrero 2014.

Al cierre de la vigencia 2013, la DEMAM no tenía pasivos exigibles y vigencias expiradas, no se presentaron excedentes de liquidez, no se tienen inversiones temporales, no constituyó ni ejecutó reservas presupuestales, según certificaciones expedidas.

Referente a la aprobación de vigencias futuras, mediante comunicación oficial No. 2 - 2013 – 013602 del 25 de abril de 2013, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público aprobó la solicitud de cupo de vigencias futuras para el año 2014 a la Policía Nacional – DEMAM, para atender obligaciones en cumplimiento de la





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misión institucional en la adquisición de combustibles y lubricantes y pago de arrendamientos, por un valor total de $376 millones.

La Policía Nacional - Departamento de Policía Magdalena Medio – DEMAM, en la vigencia 2013, ejecutó el 100% de los recursos del presupuesto, dando cumplimiento a las normas aplicables y la expedición de los actos administrativos correspondientes, Resoluciones, CDP, RP y Órdenes de Pago. Con fundamento en el resultado de la evaluación de la muestra en mención, se concluye que la ejecución de los recursos se ajustó a las disposiciones legales vigentes en materia presupuestal, pues los gastos cuentan con los respectivos documentos soportes, corresponden a los rubros presupuestales afectados y a los pagos realizados, como también, los pagos cumplieron con los requisitos establecidos, se aplicaron los descuentos sobre las bases gravables correspondientes de conformidad con las tarifas de ley.

A 31 de diciembre de 2013, se constituyeron cuentas por pagar por valor de $119,6 millones, correspondientes a contratos ejecutados, evidenciándose la legalidad de las obligaciones, según el siguiente detalle:

Tabla No. 20 Relación Cuentas por Pagar

N° PROVEEDOR NIT VALOR RECURSO N° CONTRATO

70713CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE

BARRANCABERMEJA - CAFABA890270275 30,20 16 70-7-10027-13

71313 FUNDACION TALENTO HUMANO 900481552 4,91 16 70-2-10049-13

76113CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE

BARRANCABERMEJA - CAFABA890270275 25,52 16 70-7-10027-13

76213

SERVICIOS DE ASEO, CAFETERIA Y

MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL, OUTSOURCING

SEASIN LIMITADA

900229503 10,56 10 70-7-10002-13

76313 AMANDA PANQUEVA BRAVO 51841866 8,14 10 70-2-10043-13

76413 NOÉ 0 GÁMEZ CARDENAS 5554379 40,28 10 70-8-10041-13

119,62

Cifras en millones de $

TOTAL

CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA 2013

Fuente: Policía DEMAM, Febrero 2014.

En la constitución y pago La Policía Nacional DEMAM, fue eficiente en la constitución y pago de las cuentas por pagar, de la vigencia 2013, teniendo en cuenta que cumplieron los requisitos establecidos en el Decreto 4836 de 2011, es así como presentan: el registro presupuestal que ampara el compromiso, la certificación de recibido a satisfacción anterior a 31 de diciembre de la vigencia, los soportes del pago y cumplieron con los requisitos establecidos en la ley.





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La información presupuestal es consistente, pues efectuadas las verificaciones tanto de ingresos, como de gastos, estos corresponden a la realidad de los hechos, los sistemas de información son confiables y están debidamente soportados, excepto por el siguiente hallazgo:

Hallazgo No. 24 Presupuesto - Fondos Especiales

El Decreto 111 de 1996, en su artículo 11, señala: “El presupuesto general de la Nación se compone de las siguientes partes: a) El presupuesto de rentas contendrá la estimación de los ingresos corrientes de la Nación; de las contribuciones parafiscales cuando sean administradas por un órgano que haga parte del presupuesto, de los fondos especiales, los recursos de capital y los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional.”

El Departamento de Policía Magdalena Medio – DEMAM, en la vigencia 2013 generó ingresos por concepto de arrendamientos, constancias y certificaciones, multas armamento, permiso vidrios polarizados, toma de improntas, que ascendieron a $32,3 millones; así mismo, referente a la ejecución de gastos de estos recursos (16) ejecutó $28 millones, quedando un superávit de $14,1 millones, debido a que se traía un superávit en el año 2012 por $9,8 millones.

La información suministrada en el Estado de Ejecución Presupuestal, solo se refiere a la ejecución del gasto de los recursos 10 y 16 (Nivel Central y recaudo DEMAM), por lo que no es posible efectuar el seguimiento al presupuesto de ingresos ejecutado en el que se identifique la ejecución del ingreso Recurso 16 y la ejecución efectiva de caja, denotándose deficiencias de comunicación e información entre la DIRAF y la DEMAM, lo que podría afectar la aplicación de los principios presupuestales de planificación y la programación integral.

Policía Metropolitana de Cúcuta –MECUC-

Gestión presupuestal

Tabla No. 21 Matriz de Calificación Gestión y Resultados

COMPONENTE Factores Mínimos

Ponderación Subcomponente %

Calificación

Gestión presupuestal 100% 91,33

Fuente: Comisión de Auditoría





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La evaluación de la gestión presupuestal fue de 91,33 puntos, el cual corresponde a una gestión favorable.

Plan de compras La Policía Nacional Metropolitana de Cúcuta, fue eficiente en proceso de preparación del anteproyecto de presupuesto, pues cumplió con el procedimiento establecido guía para elaboración del anteproyecto de presupuesto – proyecto plan de compras de y seguimiento a la ejecución del plan de compras de la Policía Nacional, ya que identificó las necesidades de la Unidad, remitió los formatos de ingresos y gastos, así como la proyección de los ingresos que soportaban la financiación de los Fondos Especiales.

En la ejecución del plan de compras, la MECUC, cumplió con la normatividad vigente, pues lo remitió al nivel central de la Policía; las modificaciones están soportadas y fueron aprobadas por la Oficina de Planeación de la Dirección General; por otra parte, se expidió la Certificación de Plan de Compras para los diferentes procesos contractuales; se efectuó seguimiento mensual a la ejecución de dicho plan, con la participación de los grupos de presupuesto, contratos y planeación, seguimientos que se encuentran documentados.

Presupuesto de gastos

Para la vigencia 2013, la Dirección General de la Policía, mediante las resoluciones No 000002 de enero 1 de 2013 y la resolución 0017 del 8 de enero de 2013, distribuyó los recursos para la vigencia citadas, tanto por recurso 10, como recurso 16, Fondos Especiales de la Dirección de Bienestar Social-BIESO, El resumen de la ejecución se presenta a continuación:

Tabla No. 22 Ejecución Gastos MECUC vigencia 2013 Cifras en pesos

PRESUPUESTO DE GASTOS

Recurso Concepto Presupuesto apropiado Presupuesto ejecutado Ejecución

R 10 MECUC $5.695.458.553 $5.695.458.553 100%

R-16 MECUC $1.019.863.339 $1.019.863.339 100 %

TOTAL $6.715.321.892 $6.715.321.892 100 %

Fuente: Comisión Auditoria

Del total ejecutado se pudo determinar con base en la ejecución presupuestal que no se presentó rezago presupuestal por cuanto se ejecutó el 100 % de la





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apropiación presupuestal de la vigencia. Sin embargo, se estableció que se constituyeron cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2013, por $58.2 millones.

Tabla No. 23 Ejecución Gastos Bienestar Social –BIESO, vigencia 2013 Cifras en pesos

Recurso CONCEPTO Presupuesto apropiado Presupuesto ejecutado Ejecución

R-10 Educación $ 62.110.410 $ 62.110.410 100 %

R-16 Educación $ 398.129.752,62 $ 398.129.752,62 100 %

R-10 Recreación $ 40.011.820 $ 40.011.820 100 %

R-16 Recreación $ 127.688.596 $ 127.688.596 100 %

R-10 Vivienda fiscal $ 428.900 $ 428.900 100 %

R-16 Vivienda fiscal $ 45.011.362,40 $ 45.011.362,40 100 %

R-16 Asistencia social $ 49.981.030 $ 49.981.030 100 %

TOTAL $ 723.321.871 $ 723.321.871 100 %

Fuente: ejecución presupuestal MECUC

La Policía Metropolitana de Cúcuta, ejecutó recursos de otras unidades, los cuales fueron destinados especialmente, al suministro de combustible y servicio de mantenimiento de vehículos, salvo la DICAR, en la cual se destinaron al sostenimiento de semovientes. El detalle de la ejecución de dichos recursos se presenta a continuación:

Tabla No. 24 Ejecución Gastos vigencia 2013 otras unidades, cifras en pesos

Recurso Concepto Presupuesto apropiado

Presupuesto ejecutado

Ejecución

R-10 Policía de Carreteras-POLCA $ 92.700.000 $ 92.700.000 100 %

R-10 Policía Fiscal y Aduanera-POLFA $ 136.180.000 $ 136.180.000 100 %

R-10 Región No 5 $ 920.209.813 $ 920.209.813 100 %

R-10 Dirección de Protección - MECUC $ 25.000.000 $ 25.000.000 100 %

R-10 Justicia y Paz –DIPRO $ 88.561.000 $ 88.561.000 100 %

R-10 Justicia y Paz –DICAR $ 52.500.000 $ 52.500.000 100 %

R-10 Dirección de Carabineros-DICAR $ 141.343.326 $ 141.343.326 100 %

TOTAL OTRAS UNIDADES

Fuente: ejecución presupuestal MECUC

Por lo anterior, se concluye que la MECUC, cumplió con el principio de legalidad, pues las modificaciones al presupuesto de la vigencia 2013 de la Policía Metropolitana de Cúcuta (MECUC), tanto de recurso 10, recursos de la nación,





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como de recurso 16, Fondos especiales, se encuentran respaldadas por los correspondientes actos administrativos, expedidos por la Dirección General de la Policía.

La gestión presupuestal de la Policía Nacional Metropolitana de Cúcuta, para la vigencia 2013, fue eficaz, al ejecutar el 100% de los recursos asignados, fue oportuna, al atender los diferentes compromisos que su gestión misional le exigía; fue legal, al ejecutar el presupuesto conforme a la normatividad vigente.

La información presupuestal es consistente, pues efectuadas las verificaciones tanto de ingresos, como de gastos, estos corresponden a la realidad de los hechos, los sistemas de información son confiables y están debidamente soportados.

Igualmente, la gestión presupuesta fue eficiente, por cuanto los recursos asignados atendieron las necesidades en cada una de las apropiaciones para cumplir con el objeto misional.

Ingresos

La Unidad presentó la proyección definitiva de ingresos para la vigencia 2013, por $850.8 millones, proyección que fue remitida a la Tesorería en Bogotá, según oficio S-2013- 012377, COMANDA JEFAD, siendo esta la proyección de la financiación de los gastos con Fondos Especiales.

Los recursos R-16, Fondos Especiales, correspondieron a los recaudos de la Unidad, producto de convenios, arrendamientos, constancias, multas por armamento, vidrios polarizados, entre otros.

El consolidado de dichos Fondos se presenta a continuación:

Tabla No. 25 Ingresos Fondos Especiales MECUC vigencia 2013, cifras en pesos

CONCEPTO TOTAL

Improntas $ 24.501.700

Constancias $ 5.853.050

Vidrios polarizados $ 12.855.550

Multas armamento $ 13.706.500

Arriendos $ 15.920.984

Ingresos unidad $ 72.837.784





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Banco de la Republica $ 13.263.750

Convenio Alcaldía El Zulia $ 24.000.000

Convenio Alcaldía Villa del Rosario $ 20.000.000

Convenio Transito Cúcuta $ 600.000.000

Convenio CORPONOR $ 30.000.000

Ingresos convenios $ 687.263.750

Dirección Administrativa y Financiera - Volkswagen

$ 100.000.000

Otros ingresos $ 100.000.000

Total $ 860.101.534

Fuente: Tesorería MECUC.

A los ingresos 2013 por $860.1 millones, se le adicionó el superávit de la vigencia 2012 por $ 634.255.793, totalizando ingresos en la vigencia 2013 por $1.494.9 millones.

El resultado de la ejecución de los Fondos Especiales para la vigencia 2013, es el siguiente:

Tabla No. 26 Ejecución Fondos Especiales

Concepto Valor

Ingresos $1.494.987.327,66

Gastos $1.019.863.339,02

Superávit vigencia 2013 $ 475.863.339,64


Los superávit son producto de los recaudos en los últimos meses de la vigencia de los recursos de convenios con los municipios.

La MECUC fue eficaz en el recaudo de los Fondos Especiales, vigencia 2013, por cuanto los recaudos proyectados de $850.7 millones fueron superados, recaudando la Unidad $860.1 millones; dichos ingresos están debidamente soportados y registrados.

Convenios





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La Metropolitana de Cúcuta, suscribió convenios con diferentes entidades durante la vigencia 2013. En unos hubo recaudo de dineros, en otros, entrega de bienes en donación o comodato.

Se identificaron los convenios celebrados por la MECUC durante la vigencia fiscal 2013, registrados en el aplicativo SICON, Sistema de Información de convenios.

Por otra parte, hubo circularización con los seis (6) municipios que integran la MECUC, Cúcuta, Villa del Rosario, Los Patios, El Zulia, San Cayetano y Puerto Santander, para conocer los bienes entregados por los municipios a las Estaciones de Policía, producto de los recursos de los Fondos de Seguridad Territorial, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1106 de 2006 y confrontarla con los convenios reportados por la MECUC.

De los 6 municipios, 4 dieron respuesta. No lo hizo el municipio de Cúcuta ni Puerto Santander.

Según lo reportado por los municipios, los recursos destinados a la Policía Nacional, fueron: Villa del Rosario, destinó la suma de $60.2 millones¸ Los Patios destinó $253.5 millones; El Zulia $ 177.9 millones y San Cayetano $ 55.5 millones.

De la revisión se concluye que la Policía Metropolitana de Cúcuta, fue ineficiente en el registro de las donaciones efectuadas por las alcaldías municipales a las Estaciones de Policía, de Patios, Villa del Rosario, El Zulia y San Cayetano, por cuanto, no todas las donaciones, fueron legalizadas y por consiguiente, tampoco contabilizadas. De lo reportado por los municipios a la Contraloría, solo se contabilizó lo referente a los convenios para los auxiliares bachilleres de El Zulia por $24.0 millones y Villa del Rosario por $20.0 millones.

A continuación se detallan los bienes ingresados a los almacenes de la MECUC, y que fueron contabilizados.

Tabla No. 27 Donaciones y comodatos legalizados por la MECUC, vigencia 2013

Municipio A título de Bienes entregados Valor

Villa del Rosario Donación 2 motocicletas Suzuki DR200 motor 200876 y 200881

$ 31.066.198

Puerto Santander Comodato 5 motocicletas Yamaha REF XTZ 250 modelo 2013

$109.000.000

Cúcuta Comodato 40 motocicletas $794.610.122

Cúcuta Comodato Monitores, radio Backbone, trasmisores de microondas, ups,

$ 931.969.758





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servidores SIES, entre otros

DIAN RES 003357 Donación Llantas, vidrios, plumillas $30.928.904

Gobernación de Norte de Santander

Comodato 11 camionetas Renault, Duster 4x4 ND

Ministerio del Interior, FONSECON, Alcaldía de Cúcuta

Comodato 4 vehículos, 8 motocicletas, 10 radios, 5 computadores, 3 impresoras y 1 escáner

ND

Fuente: SICON

La MECUC fue eficiente al suscribir convenios con diferentes entidades públicas y privadas que le permitieron gestionar recursos para atender parte de sus compromisos.

Cuentas por pagar presupuestales

La Policía Metropolitana de Cúcuta, MECUC, reportó el 8 de enero de 2013, a la Dirección Administrativa y Financiera DIRAF, las cuentas por pagar constituidas en la vigencia 2012, por valor de $557.0 millones, de las cuales $202.2 millones correspondían a recurso 10- aportes de la Nación y $354.8 millones a recurso 16 Fondos especiales.

Para la vigencia fiscal 2013, el 7 de enero de 2014, la MECUC, reportó a la Dirección Administrativa y Financiera DIRAF, las cuentas por pagar, por $58.2 millones; de estas, $49.7 millones correspondían a recurso 10 y $8.4 millones a recurso 16 Fondos Especiales.

La MECUC, en cuanto a la muestra evaluada, fue eficiente en la constitución y pago de las cuentas por pagar, de las vigencias 2012 y 2013, pues cumplieron los requisitos establecidos en el Decreto 4836 de 2011, es así como presentan: el registro presupuestal que ampara el compromiso, la certificación de recibido a satisfacción anterior a 31 de diciembre de cada vigencia por cada supervisor, los soportes del pago. Dichas cuentas fueron pagadas, las correspondientes a la vigencia 2012, en febrero de 2013 y las correspondientes al 2013, en el 4 de marzo de 2014, por lo tanto, Salvo, unas debilidades en las formalidades de las factura, las que se consolidan en mecanismos de control interno, cumplieron con los requisitos establecidos en la ley; se aplicaron los descuentos sobre las bases gravables correspondientes, así como las tarifas vigentes.

Departamento de Policía Norte de Santander –DENOR

GESTIÓN PRESUPUESTAL





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Tabla No. 28 Matriz de Calificación Gestión y Resultados

COMPONENTE Factores Mínimos

Ponderación Subcomponente %

Calificación

Gestión presupuestal 100% 97


La evaluación de la gestión presupuestal fue de 97 puntos, el cual corresponde a una gestión favorable.

Con el fin de verificar la calidad de los sistemas de registro y de la información presupuestal, se realizó seguimiento a la gestión presupuestal de 35 contratos por valor de 1.875 millones que representan el 38,9% del total del presupuesto, con el fin de verificar el manejo de los recursos su coherencia con los documentos que evidencian su incorporación y legalización del gasto tales como: Manejo del plan de cuentas, CDP, RP, aceptación de la oferta, Recibo a satisfacción, Entrada a almacén, Orden de pago y comprobantes de egreso.

De igual manera fue eficiente y eficaz, en cuanto a la muestra seleccionada, en la constitución de las reservas y cuentas por pagar a 31-12-2013, en razón a que se cumplieron los requisitos exigidos para su constitución como es la declaración de la cuenta, el beneficiarios y el valor, la constancia a satisfacción del servicio, la factura con todos los requisitos legales, la planilla integrada de autoliquidación de aportes parafiscales, el certificado de disponibilidad presupuestal y el registro, la orden pago, el comprobante de pago con los descuentos de ley respectivos. Y su respectiva contabilización en el sistema.

Ejecución presupuestal de ingresos y gastos

Durante la vigencia 2013 el Departamento de Policía Norte de Santander manejó la cuenta de Ingresos y recaudos de Fondos especiales - recurso 16 en la que se ejecutaron los siguientes recursos: Recursos recaudados por tesorería en la Regional por $12.2 millones, Recursos SETRA $253,42 millones, Ingresos por los convenios de servicios prestados a los municipios $128.7 millones y Recursos Bienestar Social por $66.6 millones, para un total de recurso manejados en la regional Norte de Santander de $ 460.9 millones.





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Tabla No. 29 Modificaciones al presupuesto vigencia 2013

Concepto Millones$

Ingresos

Arriendo casino Pamplona 4.5

Arriendo área espacios dispensadores 3

Fotocopias 0.01

Constancias 4.6

Total Recaudo Tesorería 12.2

SETRA combustible-Resolución 0057 del 16-01-2013 50

SETRA Mantenimiento de vehículos-Resolución 0057 del 16-01-2013 50

SETRA combustible-Resolución 2517 del 04-07-2013 50

SETRA Mantenimiento de vehículos -Resolución 2517 del 04-07-2013 50

SETRA Viáticos-Resolución 0057 del 16-01-2013 3

SETRA –Resolución 03021 0.4

Mantenimiento de vehículos Volkswagen-Resolución 03414 del 05-09-2013

50

Convenio Ocaña bachilleres 35

Convenio Ocaña transito -

Convenio Salazar 15

Convenio Toledo 15

Convenio Bochalema 10

Convenio Pamplona 22

Convenio Sardinata 15

Convenio Chinácota 16.7

Total Fondos Especiales 394.3

Recursos Bienestar Social 66.6

Total Recurso 16 460.9

Fuente: Equipo de Auditoría

Para la vigencia 2013 el Departamento de Policía Norte de Santander apropió recursos por $2.780.4 millones, según resolución No 000002 de enero 1 de 2013, de los cuales $2.535,4 millones corresponden a Aportes de la Nación – Recurso 10 y $245 millones son fondos especiales- Recurso 16; se realizaron adiciones por $2.742,3 y reducciones por $702,3 para un total ejecutado durante la vigencia de $ 4.820,4, según tabla siguiente:

Tabla No. 30 Presupuesto de Gastos por Recursos vigencia 2013

Cifras en millones

Recurso 10

Recurso 16

Total apropiación

Apropiación Adicionada

Apropiación Reducida

Total Modificaciones

$ 2.535,4 $ 245 $ 2.780,4 $ 2.742,3 $ 702 $ 4.820,4





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Fuente: Comisión Auditoria

Con base en la ejecución presupuestal se determinó que se ejecutaron $4.724,4 millones que representan el 98% del total de la apropiación presupuestal de la vigencia.

Durante la vigencia 2013 se invirtieron $38,2 millones en remuneración por Servicios técnicos, representa el 0,79% del total del presupuesto.

La inversión por gastos generales fue $ 4.782.2 millones que representan el 99.21% del total del presupuesto, de los cuales $ 174.7 millones que representan el 3,63 % se destinaron a cancelar impuestos.

El 95,58 % del presupuesto que representa $4.607.4 millones, se destinó a la adquisición de bienes y servicios, de los cuales los más representativos fueron: Mantenimiento con una inversión de $2.111 millones que representan el 43,79% del total del presupuesto, Materiales y suministros por $677.1 millones que representa el 14,05% del total del presupuesto, Servicios públicos $613.1 millones que representan el 12,72% del total del presupuesto y Apoyo operaciones militares y policiales por $ 539 millones que representa el 11,18% del total del presupuesto.

Tabla No. 31 Gestión presupuestal vigencia 2013

Cifras en millones

RECURSOS APR. VIGENTE CDP COMPROMISO OBLIGACION ORDEN PAGO

PAGOS

10 Y 16 4.820 4.820 4.820 4.724 4.377 4.377

Coherencia de los recursos con los documentos que evidencian su incorporación y legalización.

Con el fin de conceptuar sobre el manejo de los recursos, verificar su consistencia y legalidad en la ejecución del gasto tales como: Manejo del plan de cuentas, CDP, RP, aceptación de la oferta, recibo a satisfacción, entrada a almacén, orden de pago y comprobantes de egresos, se revisaron 35 contratos que se relacionan a continuación, por $1.875 millones que representan el 38,9% del total del presupuesto.

Se concluye que la gestión de DENOR es eficaz en el manejo de los recursos por cuanto es coherente con los documentos que evidencian su incorporación y legalización del gasto tales como: Manejo del plan de cuentas, CDP, RP,





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aceptación de la oferta, Recibo a satisfacción, Entrada a almacén, Orden de pago y comprobantes de egreso.

Cuentas por pagar vigencia 2013

El 31-12-2013 se constituyó la relación de cuentas por pagar de la obligaciones adquiridas por $346.6 millones, presentan los documentos de recibido a satisfacción, de igual manera fueron anexados los siguientes documentos: factura con todos los requisitos legales, planilla integrada de autoliquidación de aportes parafiscales, el certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal. Las anteriores cuentas presentan orden pago y recibo de pago con los respectivos descuentos de ley. Policía Metropolitana de Ibagué- METIB EVALUACIÓN PRESUPUESTAL

El presupuesto de gastos de la METIB, para la vigencia 2013 fue aprobado mediante Resolución 00002 del 01 de enero de 2013 del Ministerio de Defensa Nacional, con una apropiación inicial de $5.425.5 millones. Las modificaciones presupuestales durante la vigencia 2013, fueron realizadas a través de Resoluciones expedidas por el Ministerio de Defensa Nacional, dando como resultado un presupuesto definitivo de $9.046.3 millones, el cual fue ejecutado en su totalidad, como se detalla a continuación:

Tabla No. 32 EJECUCIÓN DE GASTOS VIGENCIA 2013





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Fuente: Ejecución Presupuestal Gastos SIIF – METIB 2013

Con fecha de corte a 31 de diciembre de 2013, la unidad presentó una ejecución de compromisos presupuestales del 100% equivalente a $9.046.3 millones y en obligaciones del 100% equivalente a $9.046.3 millones de los recursos de gastos generales y fondos especiales. Por su parte los pagos ascendieron a $8.821.6 millones equivalente al 97.52% del total comprometido, quedando un saldo de cuentas por pagar al cierre de la vigencia por $224.7 millones.

Del total ejecutado por $9.046.3 millones el 93% corresponde a Recursos de la nación R-10 asignados por la Dirección General de la Policía Nacional por $8.857.7 millones y el 7% restante a fondos especiales R-16 que corresponden a recursos de la Dirección de Bienestar social BIESO que ascendieron a $89.3 millones y $500.3 millones por concepto de recaudos provenientes del portafolio de servicios de la unidad y el convenio interadministrativo 095 de 2013, suscrito entre la Alcaldía Municipal de Ibagué y la METIB.

Alcance y muestra:

Se verificó la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la vigencia 2013 en un 100%, a través de la revisión del plan de necesidades, el formato de costeo estrategia institucional y el cumplimiento de los plazos establecidos, así como la aplicación de la normatividad relacionada con la austeridad en el gasto.





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Se evaluó la ejecución del presupuesto de gastos de la vigencia 2013 en la METIB a través de la revisión de la expedición del CDP, adquisición y trámite de compromisos, obligaciones y pagos en los rubros Mantenimiento por $4.552.4 millones; materiales y suministros $3.028.3 millones; Capacitación, bienestar social y estímulos por $239.1millones y Compra de Equipo por $138.7millones para un total de $7.958.7 millones que equivale a un alcance del 87,98% del total comprometido en la vigencia.

A través de revisión documental, se evaluaron compromisos por concepto de mantenimiento por $4.548.3 millones; materiales y suministros por $3.005.639.717; Capacitación, bienestar social y estímulos por $239.1millones y compra de equipo por $99.6 millones, para un total de muestra equivalente a $7.892.7 millones que representa el 99,17% de los rubros seleccionados.

Se evaluaron en un 100% las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia 2013 en la METIB por $224.7millones, así como la ejecución del rezago presupuestal de la vigencia anterior por $735.0 millones, a través de la revisión documental de los soportes físicos determinando su constitución y ejecución en cumplimiento del Decreto 111 de 1996.

Se evidenció la competencia, consistencia de la información, oportunidad y legalidad en la programación presupuestal, así como la coherencia de lo programado frente a las necesidades de la METIB para la vigencia 2013, de acuerdo con los requerimientos de cada dependencia, y el cumplimiento de la normatividad relacionada con la austeridad en el gasto.

Se estableció el cumplimiento de los requisitos contemplados en el Decreto 111 de 1996 así como la adecuada ejecución presupuestal.

Con el fin de evaluar la ejecución presupuestal en los rubros seleccionados, se estableció una muestra de 14 contratos suscritos en la vigencia 2013, por $5.230.1millones que representa el 70.6% del valor contratado de $7.402.4 millones.

En la Policía Metropolitana de Ibagué, los contratos presentan deficiencias tales como: Publicación extemporánea en el SECOP, debilidades en la supervisión y sobrecostos por faltantes de obra; deficiencias que se detallan a continuación:

Hallazgo No. 25 Publicidad en la Contratación. D





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Publicidad del procedimiento en el SECOP. La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

Parágrafo 1°. La falta de publicación en el SECOP de la información señalada en

el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único. Parágrafo 3° (….)En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto a que se refiere el artículo 3.4.1.1 del presente decreto cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 18 y 19 del presente artículo. 18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. 19. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. (Decreto 734 de 2012, Artículo 2.2.5). Manual de contratación de la entidad Res.02590/2012. La publicación debe realizarse en la fecha de su expedición a más tardar dentro de los 3 días siguientes. “(…) Son deberes de los funcionarios públicos : 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. (…)”( artículo 34 Numeral 1 de la ley 734 de 2002). La Policía Metropolitana de Ibagué en la contratación con recursos de la Nación en la vigencia 2013, presentó las siguientes deficiencias:

El contrato No. 87-8-10011-2013 suscrito el 02 de octubre/2013 se publicó en el Portal Único de Contratación SECOP el 21 de octubre/2013, presentando extemporaneidad de 9 días hábiles.





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El contrato No. 87-810001-2013 suscrito el 31 de enero/2013 se publicó en el Portal Único de Contratación SECOP el 12 de febrero/2013, presentando extemporaneidad de 6 días hábiles.

El contrato No. 87-8-10002-2013 suscrito el 31 de enero/2013 se publicó en el Portal Único de Contratación SECOP el 10 de abril/2013, presentando extemporaneidad de 41 días hábiles.

El contrato No. 87-810003-2013 suscrito el 27 de febrero/2013 se publicó en el Portal Único de Contratación SECOP el 13 de abril/2013, presentando extemporaneidad de 27 días hábiles.

El contrato No. 87-6-10012-2013 suscrito el 31 de octubre/2013 se publicó en el Portal Único de Contratación SECOP el 21 de noviembre/2013, presentando extemporaneidad de 10 días hábiles.

Lo anterior debido a falta de control y seguimiento por parte de la administración a través de las dependencias asignadas para llevar a cabo el proceso contractual, conllevando a que se incumpla los principios de transparencia y publicidad en la Contratación Estatal y la norma que así lo exige.

Hallazgo No. 26 Supervisión Contratos de Obra METIB. (D)

Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. (Ley 1474 de 2011 Artículo 83)

Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. (Ley 1474 de 2011 Artículo 84).

“(…) Son deberes de los funcionarios públicos : 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. (…)”( artículo 34 Numeral 1 de la ley 734 de 2002).





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El funcionario que sea designado como Supervisor de un contrato o convenio, así como el tercero contratado para el ejercicio de interventoría, tendrán la responsabilidad de ejercer en forma oportuna, eficiente y eficaz el control que garantice a la Administración el apropiado desarrollo y ejecución del objeto contractual, al igual que el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convencionales. (Resolución 3256 del 16 de diciembre de 2004 Artículo 7º Responsabilidad).

Las funciones del supervisor o interventor de un contrato o convenio involucran actividades de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, encaminadas a verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y la satisfacción de los intereses estatales, de conformidad con lo señalado en el artículo 3º del estatuto contractual. (Resolución 3256 del 16 de diciembre de 2004 Artículo 9º FUNCIONES)

En la supervisión de los contratos de obra pública Nos. 87-6-10003-2012 y 87-6-10012-2013, celebrados por la Policía Metropolitana de Ibagué para el mantenimiento y adecuación de sus instalaciones, se presentaron las siguientes deficiencias:

No se realizaron actas de modificación por concepto de mayores y menores cantidades de obra en los ítems contratados.

No se pactaron precios unitarios de ítems no previstos.

No se realizó medición de las cantidades recibidas previamente a los pagos de los ítems contratados.

Las actas parciales no presentan memorias de cálculo ni se registran en los informes de interventoría o Supervisión.

Lo anterior debido a debilidad en los mecanismos de control que no permiten advertir oportunamente estas deficiencias, lo que genera el riesgo de incumplimiento del objeto contractual e incumplimiento y obligaciones del supervisor.

Los hallazgos No 23 y 24 por su posible incidencia disciplinaria, se trasladan a la Oficina de control interno disciplinario de la Policía Nacional.

Hallazgo No. 27 Contrato de mantenimiento y adecuación No. 87-6-10012-2013 (B)





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La Policía Metropolitana de Ibagué celebró el contrato de obra pública No 87-6-10012-2013, cuyo objeto fue el mantenimiento de las instalaciones del casino de oficiales, gimnasio, oficina de comunicaciones estratégicas – oficina de bachilleres, estación de policía norte el saldo, subestación de policía Doima, bloques de apartamentos fiscales y casas vivienda fiscal adscritas a la policía metropolitana de Ibagué por valor de $1.381.4millones contrato que a la fecha se encuentra entregado y sin liquidar. Las obras objeto del contrato fueron recibidas y pagadas mediante acta de recibo final del 15 de noviembre de 2013, donde la Policía Metropolitana de Ibagué pagó un mayor valor de $31.0 millones por cantidades de obra no ejecutadas, como se observa en la siguiente tabla:

Tabla No. 33 Cuantificación posible detrimento obras no ejecutadas (B)





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CASINO DE OFICIALESITEM DESCRIPCIÓN UND Vr. Unit CANT PAGADA CANT MEDIDA FALTA VR

2,3 ENCHAPE PARED M2 65.000 185,00 150,85 34,15 2.220.049

TOTAL ITEMS MEDIDOS EN CAMPO 2.220.049

CASAS FISCALESITEM DESCRIPCIÓN UND Vr. Unit CANT PAGADA CANT MEDIDA FALTA VR

CASA No. 1 CR 10#28-26

6,3 TEJA ASBESTO CEMENTO M2 40.000 12,00 7,36 4,64 185.600

6,4 ESTRUC. MET. PARA CUBIERTA M2 120.000 11,75 7,36 4,39 526.800

TOTAL ITEMS MEDIDOS EN CAMPO 712.400

CASA No. 2 CR 10#28-46

4,1 CIELO RASO DRYWALL M2 61.334 41,00 34,04 6,96 426.744

4 PORTÓN METÁLICO M2 180.000 8,00 5,70 2,30 414.000

6 ENCHAPE PISO ANTIDESLIZANTE M2 110.000 28,34 23,76 4,58 503.371


SUBESTACIÓN DOIMAITEM DESCRIPCIÓN UND Vr. Unit CANT PAGADA CANT MEDIDA FALTA VR

4,3 ENCHAPE PISO TRAFICO 4 M2 65.000 127,00 90,68 36,32 2.360.524


ESTACIÓN DE POLICIA NORTE - EL SALADOITEM DESCRIPCIÓN UND Vr. Unit CANT PAGADA CANT MEDIDA FALTA VR

1,1 DEMOLICIÓN ENCHAPE PISOS M2 9.000 276,00 255,44 20,56 185.078

2,1 ALISTADO PISO EN MORTERO M2 17.000 276,00 255,44 20,56 349.591

TOTAL ITEMS MEDIDOS EN CAMPO 534.669

BLOQUES DE APARTAMENTOS FISCALESITEM DESCRIPCIÓN UND Vr. Unit CANT PAGADA CANT MEDIDA FALTA VR

4,3 GRANIPLAST PARA FACHADA M2 32.000 3.625,00 3.402,17 222,83 7.130.692

9,1 VENTANAS ALUMINIO M2 250.000 412,00 344,96 67,04 16.760.000


BENEFICIO DE AUDITORÍA 31.062.448 Fuente: Equipo Auditor

Lo anterior debido a falta de evaluación, seguimiento y control del contrato por parte de la administración y del supervisor e incorrecta decisión del contratista por cobrar cantidades de obra no ejecutadas, lo que generó detrimento patrimonial en cuantía de $31.0 millones.





80

Producto del accionar de la Contraloría General de la República el Hallazgo No. 25, se constituye en beneficio de auditoría por recuperación en cuantía de $31.0millones.

Hallazgo No. 28 Contrato de obra Pública No 87-6-10003-2012 -(B )

La Policía Metropolitana de Ibagué celebró el contrato de obra pública No 87-6-10003-2012, cuyo objeto fue el mantenimiento, recuperación y/o mejoras locativas de las instalaciones de la base del comando de la policía metropolitana de Ibagué, por valor de $2.399.9 millones, contrato que a la fecha se encuentra terminado y liquidado según acta del 1 de mayo de 2013. Las obras objeto del contrato fueron recibidas y pagadas mediante acta de recibo final del 25 de diciembre de 2012 , donde la Policía Metropolitana de Ibagué pagó un mayor valor de $55.790.100 por cantidades de obra no ejecutadas, como se observa en la siguiente tabla:

Lo anterior debido a falta de evaluación, seguimiento y control del contrato por parte de la administración y del supervisor e incorrecta decisión del contratista por cobrar cantidades de obra no ejecutadas, lo que generó detrimento patrimonial en cuantía de $55,7 millones.

Producto del accionar de la Contraloría General de la República el Hallazgo No. 9, se constituye en beneficio de auditoría por recuperación en cuantía de $55.790.100.





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Departamento de Policía de Antioquia -DEANT- Ejecución y Cierre del Presupuesto

Se examinó la racionalidad del presupuesto asignado a cada rubro presupuestal y se comprobó que fue suficiente para lograr los objetivos y metas planeadas. Así mismo, se revisó la ejecución de los flujos de presupuesto y no se detectaron desviaciones en las metas y en las apropiaciones, también se verificó la idoneidad de la información rendida en la Cuenta.

En este sentido, el desarrollo de la línea presupuestal se enfocó al análisis de las ejecuciones de ingresos y gastos, a la verificación presupuestal de las cuentas de gastos seleccionadas del Estado de Resultados, además de los rubros mantenimiento, materiales y suministros, combustibles y lubricantes constitución y ejecución de reservas presupuestales y cuentas por pagar.

Presupuesto de Ingresos: A diciembre 31 de 2013 el Departamento recibió recursos por $9.869 millones, los cuales fueron ejecutados en su totalidad. El presupuesto de gastos del Comando de Policía Antioquia - DEANT para la vigencia 2013 fue de $9.869 millones, donde los rubros más significativos fueron materiales y suministro por $3.267 millones y mantenimiento por $3.563 millones.

Para la escogencia de la muestra se tuvo en cuenta la inversión ejecutada en cada uno de los temas estratégicos enfocados a la misión.

Con la selección se cubrió el 70.59% del presupuesto, la cual contempla la evaluación de la consistencia de la información, eficiencia, oportunidad y legalidad.

El Rubro Presupuestal Materiales y Suministros tuvo una ejecución en la vigencia 2013, por la Cuenta de Ingresos 10 y 16 por la suma de $3.253. millones y por el Rubro Mantenimiento Cuenta de Ingresos 10 y 16 la suma de $3.712 millones al total de cada uno de estos dos rubros se le hizo trazabilidad teniendo en cuenta las siguientes Cuentas Subordinal:

Tabla No. 34 Materiales y Suministros

Materiales y Suministros En Millones

Combustible y lubricantes por $1 .845.

Llantas y accesorios 539.

Materiales de Construcción 295.





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Víveres 341.

Otros materiales y suministros 27.

Mantenimiento

Mantenimiento de bienes inmuebles $ 990.

Mantenimiento de equipo de trasporte $ 2.091.

Mantenimiento y mejoramiento de vivienda

$ 325.

En la evaluación a las cuentas Subordinadas, se evidencio en la trazabilidad presupuestal realizada a estos recursos a través de los documentos físicos y Ordenes de Pago y cruzada con la información registrada en el aplicativo SIIF, que los Ítems afectados corresponden al gasto efectuado, los compromisos efectuados cumplieron con los términos definidos por Ley, no se evidenció falencias ni de forma ni de fondo.

Reservas Presupuestales

El Comando de Policía Antioquia – DEANT, para la vigencia 2014 no constituyó reservas presupuestales al haber comprometido la totalidad de la apropiación.

Autorización de vigencias futuras

La vigencia futura se otorgó para gastos generales: Contrato de compra venta y suministros, contrato de arrendamiento y contrato de prestación de servicios.

Los recursos para comprometer vigencias futuras están considerados en el marco del gasto de mediano plazo vigente, y fueron autorizadas legalmente, mediante Circular Externa N° 2 del 31 de enero de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por valor de $1.138 millones.

Se verificaron los auxiliares por terceros del Balance de Prueba de presentados por la Institución y se estableció, que la Cuenta N° 5 del Gasto presenta un saldo de $14.461 millones dicho valor está conformado por $9.361 millones que corresponde al presupuesto ejecutado por el Departamento de Policía Antioquia, $3.861 millones que hacen parte de las Remesas enviadas por el nivel central y $1.238 millones a Bajas de Activos a diciembre 31 de 2013.

2.4 Seguimiento Plan de Mejoramiento DIRAF





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En el seguimiento al Plan de Mejoramiento, de vigencias de 2008 a 2012 se evidenció que la Entidad realizó acciones tendientes a superar los hallazgos detectados, conforme a las acciones, metas y temporalidad establecidas en el mismo. Fueron objeto de seguimiento a las acciones correctivas junto con sus soportes, las correspondientes a:

Administración de Recursos Financieros-Ingresos Tesorería, conformada por cuatro (4) hallazgos de las vigencias 2011 y 2012.

Administración de Recursos Financieros –Asignaciones Presupuestales, conformada por dos (2) hallazgos de las vigencias 2011 y 2012.

Administración Recursos Financieros-Cuentas por Pagar, conformada por dos (2) hallazgos de las vigencias 2008 y 2012.

Administración de Recursos Financieros- Pagar Obligaciones, conformada por trece (13 hallazgos) de las vigencias 2008, 2009, 2010, 2011 y 2012.

Administración de Recursos Financieros – Estados Contables, conformada por quince (15) hallazgos de las vigencias 2009 y 2012.

Se evidenció que las anteriores acciones correctivas fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad.

Departamento de Policía de Antioquia -DEANT-

PLAN DE MEJORAMIENTO

El Plan de Mejoramiento del Departamento de Policía Antioquia, posee dos Hallazgos Administrativos producto de la auditoría practicada a esta Institución por la Contraloría General de la República – Gerencia Antioquia en la vigencia 2010, se observa que ninguno de los dos Hallazgos está relacionado con la parte contable y presupuestal.

El Departamento de Policía Antioquia cumplió con las actividades encaminadas a solucionar las deficiencias establecidas en el desarrollo de la auditoría de la vigencia 2010 y que dieron lugar a que se establecieran dos Hallazgos con presunta connotación administrativa. 2.5 Seguimiento Funciones de Advertencia





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Se adelantó seguimiento a cuatro funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General de la República, relacionadas con: Pólizas en las Entidades que manejan recursos públicos, reservas presupuestales y solicitud de autorización vigencias futuras, cuentas inactivas y recursos públicos inmovilizados en Entidades Fiduciarias.

Pólizas en las Entidades / Advertencia del 20 de febrero de 2013.

Adelantado el seguimiento a esta función de advertencia, relacionada con la obligación establecida en el artículo 107 de la Ley 42 de 1993, se verificó que la Policía Nacional cuenta con la Póliza No.9201213000275 del 09/07/13, celebrada con MAPFRE, denominada Póliza todo riesgo daños materiales, incluido casco barco y semovientes por $8.582.8 millones.

Reservas Presupuestales y Solicitud de Autorización Vigencias Futuras Advertencia de 29 de noviembre de 2012.

En lo relacionado con esta advertencia se estableció que la Entidad dio cumplimiento a lo establecido en las normas presupuestales.

Cuentas Inactivas Advertencia de 08 de Septiembre de 2011.

En el transcurso de la vigencia actual de 2014, se verificó el comportamiento de las cuentas corrientes de la Policía Nacional-Dirección Administrativa y Financiera- DIRAF, con base en lo ordenado en el Decreto 359 de 1995 y se estableció que no han superado el promedio exigido.

Recursos Públicos Inmovilizados en Entidades Fiduciarias / Advertencia de 09 de Noviembre de 2012.

Se verificó que mediante el oficio S-2013-028648 /DIRAF- TEGEN-29 del 04 de febrero de 2013, suscrito por el Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional, mediante el cual manifiesta a la Contraloría que esta Entidad NO tiene recursos asignados por el presupuesto nacional constituidos en fiducias o patrimonios autónomos. 2.6 Atención Denuncia Denuncia No. 2014-64558-82111-D





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Conforme a los hechos denunciados y los soportes aportados por el denunciante, la denuncia corresponde a presuntas irregularidades en la ejecución del Contrato PN – DIRAF CD 158 2013, suscrito en la Policía Nacional, relacionadas con modificaciones al contrato, soportes hojas de vida. Para atender el trámite de la misma, se evaluó el proceso de contratación directa PN DIRAF CD 158 2013, el cual derivó en el Contrato de Compraventa No. 06-2-10191 del 26 de Noviembre de 2013 y se realizaron las visitas de inspección y verificación de equipos. Así mismo se evaluaron los contratos de obra y dotación No. 06-6-10166-13, de Interventoría No. 06-3-10170-13; de adecuación y dotación No. 06-6-10121-13 y de Interventoría No. 06-3-10161-13, los cuales hacen parte de los componentes que integran el Proyecto PUMA II, relacionado con la “Adquisición de Sistemas para el Fortalecimiento Tecnológico de la Plataforma Única de Monitoreo y Análisis (PUMA)”, realizándose las visitas de verificación en los inmuebles respectivos. Realizadas las pruebas de auditoría correspondientes y adelantadas las visitas de verificación documental en el Área de Contratos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional y las visitas de inspección al lugar en que se encuentran algunos de los equipos tecnológicos recibidos por la entidad y a los inmuebles objeto de obra, adecuación y dotación, se estableció lo siguiente: Ejecución del contrato

Hallazgo No. 29 Pagos Realizados Contrato de Obra (F.A.)

La Contraloría General de la Republica encuentra procedente hacer uso de la Función de Advertencia como instrumento de carácter técnico, preventivo y proactivo, por el Presunto Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la firma contratista Consorcio PUMA, en desarrollo del Contrato de Obra No. 06-6-10166-13 suscrito el 18 de Octubre de 2013, toda vez que el plazo pactado para la entrega de los estudios y diseños, de conformidad con la prórroga No. 2, no se cumplió el 13 de Marzo de 2014 y persiste su incumplimiento. En virtud de la ejecución del Contrato y conforme a lo pactado en el mismo se ha realizado pago por $2.259.3 millones, mediante orden de pago del 2014-01-16 correspondiente al anticipo del 12.36% y en relación con el Contrato de Interventoría No. 06-3-10170-13, celebrado el 21 de Octubre de 2013, se realizó el pago por $400.9 millones, por anticipo del 50% del valor del contrato, presentándose retraso en la ejecución de los contratos. En virtud a que el Contrato de Obra No. 06-6-10166-13 hace parte de uno de los componente que integra el Proyecto PUMA II y en razón a que algunos de los





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equipos tecnológicos a adquirir mediante el Contrato de compraventa No. 6-2-10191-13 se encuentran actualmente en bodegas de la Policía Nacional, se advierte el riesgo de que al recibir la totalidad de los equipos tecnológicos conforme a lo establecido en el contrato, no se haya concluido las obras ni se encuentre disponible la infraestructura física necesaria para la instalación y funcionamiento del componente tecnológico. El retraso en la instalación y puesta en funcionamiento de los equipos tecnológicos conforme al estudio de necesidades y conveniencia de la Policía Nacional, podría afectar la vigencia tecnológica por el tiempo de obsolescencia de la tecnología, teniendo en cuenta que esta avanza constantemente e impediría contar con la última tecnología disponible en el mercado, respecto a la fecha de terminación y entrega de la obra.

Hallazgo No. 30 Mecanismos de control en el uso de los equipos que conforman el sistema “PUMA”. (F.A.)

Conforme a visita de verificación a la actual plataforma única de monitoreo y análisis (PUMA), se evidenció la existencia de los bienes recibidos en calidad de donación de FONDELIBERTAD, con los que según lo informado en la diligencia de inspección, la Policía Nacional en la actualidad realiza sus labores.

Realizada la diligencia de inspección a los equipos recibidos en donación, no se identificó la existencia de un plan de contingencia, ni de un centro alterno de datos, en caso de presentarse fallas del sistema PUMA actual. Tampoco se observaron mecanismos para medir la confiabilidad e integridad de los sistemas de información, en cuanto a procedimientos, reportes u otros documentos que permitan identificar los responsables de las actividades de interceptación y del uso final de la información recaudada, al igual que establecer el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; Artículo 14 del Código de Procedimiento Penal y Artículo 235 del C.P.P., modificado por el artículo 52 de la Ley 1453 de 2011 y reglamentado por el Decreto Nacional 1704 de 2012, razón por la cual no fueron analizados por lo que la Policía Nacional deberá adoptar los mecanismos de control y seguimiento adecuados en el uso de la plataforma PUMA.

En virtud de lo anterior, el procedimiento para realizar las interceptaciones en busca de elementos materiales probatorios y evidencias que constituirán pruebas dentro de un proceso judicial, solo puede ser autorizado por la autoridad competente atendiendo el derecho a la intimidad personal y familiar consagrado en la Constitución Política de Colombia.





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Hallazgo No. 31 Modificaciones al Contrato (F.A.)

En la ejecución del Contrato de Compraventa No. 06-2-10191-13, suscrito el 26 de Noviembre de 2013 con el Consorcio NICE-EAGLE, por $48.128.8 millones, el cual fue adicionado el 20 de diciembre de 2013, mediante Modificatorio y Adicional No. 1 por $766.2 millones, con plazo de ejecución para la entrega de los elementos descritos de la vigencia 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013 y para lo dispuesto de entrega con recursos de vigencias futuras en la vigencia 2014 hasta el 16 de diciembre de 2014, se han presentado por parte del contratista las siguientes solicitudes de modificación, así: 1.- Con comunicación del 04 de Diciembre de 2013 y radicado en la Dirección Administrativa de la Policía Nacional con el No. 161172 en la misma fecha, el apoderado del Consorcio NICE-EAGLE, solicita al Director Administrativo y Financiero la viabilidad de cambios a los elementos que componen el sistema, en relación con el Contrato PN DIRAF No. 06-2-10191-13, solicitan: “Cambio en la plataforma de almacenamiento (storage) de la marca EMC2 a la marca Netapp. Ambas marcas líderes en el mercado a nivel mundial. Cambio de los 1709 monitores de las estaciones de trabajo de la marca Samsung a la marca HP, la misma estará siendo utilizada en las CPUs de las estaciones de trabajo y en todos los servidores de la plataforma…” Indica además en la comunicación “Lo anterior en virtud de mantener el mejoramiento de los equipos ya ofertados y permitir que el proyecto cuente con la tecnología más avanzada posible, actualizada y disponible en el mercado internacional …”. 2.- Mediante Comunicación No. S-2013-358146/DIRAF-ARCON. 29, del 5 de Diciembre de 2013, el Jefe Área de Contratos, solicita al supervisor del contrato, Jefe Grupo Telemática DIJIN concepto de viabilidad para realizar la modificación del contrato PN DIRAF No. 06-2-10191-13 y Mediante Comunicación No. S-2013-200535-DIJIN-TELEM del 06 de Diciembre de 2013, la supervisora del Contrato PN DIRAF No. 06-2-191-13 Jefe Oficina Telemática DIJIN, emite concepto de viabilidad en los siguientes términos: “… de manera atenta me permito emitir concepto de viabilidad a la solicitud planteada por el contratista, en cuanto a reemplazar el almacenamiento EMC por almacenamiento Netapp FAS 6220, en razón a la escalabilidad y mejores características que el ofrecido inicialmente, de igual forma se da viabilidad en el reemplazo de los monitores Samsung por los Monitores LED de 23 pulgadas HP, Elite Display E231 (ENERGY STAR) (C9V75AA) por ser un modelo con características técnicas superiores al inicialmente ofrecido…”. 3.- Con comunicación del 10 de Diciembre de 2013, radicada bajo el número 164451 el 11 de Diciembre de 2013, el apoderado del Consorcio NICE-EAGLE





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presenta para análisis, estudio y concepto de viabilidad los siguientes cambios a los elementos que componen el data-center, los cuales se relacionan con Cambio de Cableado SYSTIMAX (Ofertado) a ORTRONICS. Ambas marcas líderes en el mercado mundial y Cambio de generador eléctrico Power Plus (ofertado) a SDMO (origen Francés) ambos con capacidad de 450 Kva. Al respecto mediante Comunicación S-2013 372663 /DIRAF-ARCON-29 del 17 de Diciembre de 2013, el Director Administrativo y Financiero emite respuesta a la solicitud del apoderado del Consorcio NICE-EAGLE e indica que “(…) NO ES VIABLE modificar el contrato de compraventa PN DIRAF No. 06-2-10191-13, en cuanto a las especificaciones técnicas donde se solicita el cambio del cableado SYSTIMAX a ORTRONICS y el cambio de generador eléctrico POWER PLUS a SDMO, teniendo en cuenta el concepto de la Oficina de Telemática (…)”.Con comunicación No. S-2013 364563 /OFITE-GARTE-29 del 11 de Diciembre de 2013, el Jefe de la Oficina de Telemática remite a la Supervisora del Contrato TC Mónica Briceño Beltrán, el concepto técnico sobre la viabilidad de aceptar o no un cambio de marca de los elementos enmarcados dentro del contrato No. 06-2-10191-13. 4.- Con comunicación del 12 de Diciembre de 2013, radicada en la Dirección Administrativa y Financiera con el No. 166614 del 17 de Diciembre de 2013, el apoderado especial de Consorcio NICE-EAGLE, solicita al Director Administrativo y Financiero, la modificación del contrato PN DIRAF No. 06-2-10191-13 en los siguientes términos: “ (…) presentar para su análisis, estudio y concepto de viabilidad los siguientes cambios a los elementos que componen los entregables de 2013 y del 2014 los cuales están explicados y descritos en las tablas adjuntas especificando tanto las funcionalidades como los elementos de Hardware a entregar en el 2013 los cuales estarán llegando a Bogotá antes del 20 de Diciembre de 2013…”. 5.- Mediante comunicación del 16 de Diciembre de 2013, radicado en la Dirección Administrativa y Financiera con el No. 166601 el 17 de Diciembre de 2013, el apoderado especial del CONSORCIO NICE-EAGLE, solicita al Director Administrativo y Financiero, la modificación del contrato PN DIRAF No. 06-2-10191-13 en los siguientes términos: “ (…) presentar para su análisis, estudio y concepto de viabilidad el cambio en el lugar de entrega de los entregables de 2013 los cuales deberían concentrarse en un solo lugar en Puente Aranda en donde finalmente estará instalado el sistema. Lo anterior en virtud de mejorar las cuestiones de logística, protección y seguridad de los equipos y facilitar el proceso de ingreso y aceptación por parte de la supervisión del contrato y posteriormente facilitar el proceso de instalación y conexión (…)”.





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De las anteriores solicitudes de modificación presentadas por la firma contratista, la Policía Nacional ha atendido y suscrito tres (3), de las cuales, 2 modificaciones al contrato, están relacionadas con las Especificaciones Técnicas, entre ellas la que concierne con la adición al contrato por $766.2 millones, correspondiente al ítem 10 Monitoreo de redes Sociales, la cual hace referencia a la adquisición de Búsqueda semántica multi-lenguaje y módulos adicionales (Diseminación y Colaboración), con lo que se evidencian las debilidades de la entidad en la planeación del proceso contractual respecto a las condiciones técnicas y especificaciones del sistema a adquirir, inobservando el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011.

Hallazgo No. 32 Compatibilidad Plataforma (F.A.)

Se ha adelantado el proceso de contratación sin verificar los costos y arquitecturas de las dos plataformas utilizadas para la interceptación de comunicaciones esto es Sistema PUMA y sistema Esperanza, de tal manera, que sean compatibles, lo cual puede requerir recursos adicionales a los contemplados inicialmente. Esto se evidencia en que tanto la información, como los elementos del sistema PUMA I (cuenta con la misma estructura del Sistema Esperanza) no se pueden utilizar para el funcionamiento e implementación en el Sistema PUMA II. El alcance del sistema Esperanza actual, encuentra limitaciones respecto a la posibilidad de análisis de otro tipo de tecnologías que le sean solicitadas. Estas diferencias de tecnología y capacidad, conllevan a que se continúe únicamente con la realización de interceptaciones de Telefonía fija y móvil de voz, así como SMS, por cuanto se encuentra restringida por la capacidad y cobertura de las interceptaciones y a las fuentes objetivos de interceptación. Esta situación implica que una vez implementado el sistema PUMA II, las ventajas prometidas en éste se transformarían en un sobrecosto ante la dificultad de su uso legal; esto significa un riesgo de no ejecutar los recursos con el criterio de eficiencia y eficacia. Igualmente la no cuantificación de los costos totales asociados a un proyecto, genera el riesgo de no tomar decisiones que ofrezcan un mayor beneficio a un menor costo para la entidad. Los estudios previos, cobran gran importancia para invertir los recursos públicos con un sentido de economía, transparencia y eficiencia, a fin de no incurrir en el riesgo de tomar decisiones contrarias a estos lineamientos; deben ser lo suficientemente claros, completos, incluyentes y estar de acuerdo a las necesidades actuales y reales. Las modificaciones técnicas y adiciones económicas reflejan debilidades en la realización de los estudios previos, ya que los elementos ofrecidos en dichas modificaciones afectan las condiciones del





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proceso inicial. Adicionalmente estos deben contemplar la posibilidad de la interoperabilidad, de lo actual con lo que se va a adquirir a fin de tener la trazabilidad y continuidad de los activos de información existentes en la entidad, la cual es base fundamental para el desarrollo de sus funciones. Conforme a los hechos denunciados y a lo dispuesto en el Anexo No. 2 Condiciones Técnicas Mínimas de la Invitación Contratación Directa PN DIRAF CD 158 2013, para la ejecución del Contrato de Compraventa cuyo objeto se determinó para la Adquisición de Sistemas para el Fortalecimiento Tecnológico de la Plataforma Única de Monitoreo y Análisis (PUMA), la Policía Nacional indicó en el Numeral 6.1 Experiencia Proponente "(...) EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS. Se debe garantizar el personal técnico profesional por parte del contratista para la ejecución del proyecto, asignando como mínimo: Gerente de proyecto. Dos (2) Ingenieros en las ramas de Eléctrica, Electrónica, Sistemas o Telecomunicaciones, con una experiencia general de cinco (5) años contados a partir de la fecha de graduación, experiencia que será acreditada con la presentación del diploma o acta de graduación. Adicionalmente debe contar con una experiencia específica de tres (3) años en gerencia de proyectos...". El Consorcio NICE-EAGLE presentó los Diplomas del personal que pondría a disposición de la Policía Nacional en la Gerencia del Proyecto. La Contraloría General de la República en el proceso de evaluación del proceso contractual y atendiendo la verificación de los hechos puestos en conocimiento por parte del Denunciante, determinó que dichos diplomas obran en fotocopia simple del folio No. 5120 al 5133 del volumen No. 21 del Proceso de Contratación Directa CD 158 - 2013 y en razón a que los mismos fueron expedidos por el Estado de Israel, el cual hace parte del Convenio de la Haya de 1961 y conforme a lo establecido en la Resolución 5547 de 2005 y Guía de Convalidación del Títulos Profesionales del Ministerio de Educación Nacional, actualmente hay dos maneras de legalizar los documentos otorgados en el extranjero por medio de sello de apostille o por vía diplomática, lo cual no se observó en los documentos soportes del proceso.

De acuerdo a lo anterior y en virtud a que no se tiene certeza sobre la veracidad y autenticidad de los diplomas otorgados a los profesionales con que la firma contratista dispondrá en la Gerencia del Proyecto dentro de la ejecución del Contrato de Compraventa No. 06-2-10191-13 y teniendo en cuenta que éste órgano de control no es competente para determinar la autenticidad de los mismos, se dará traslado a la Fiscalía General de la Nación por ser esta Entidad la competente en determinar dicha autenticidad.





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3. ANEXO



informe de auditorÍa evaluación contable y … final... · 1 informe de auditorÍa ... justicia y...

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