informe de auditoría - periodo de preinscripciones al...

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INFORME DE AUDITORIA INTERNA A LOS PROCESO DE:

MANTENIMIENTO, ADQUISICIONES, PERMANENCIA ESCOLAR, ESTANCIA

ACADÉMICA PROFESIONAL E INGRESOS,

Realizada del 30 de mayo al 03 de junio de 2016.

Los Mochis, Sin., Junio 2016.Referencia:

AI-01/16.

Informe de Auditoria InternaAI-01/2016

AI-FO-06

Referencia a la norma ISO 9001:2008(inciso 8.2.2 )

Norma ISO 19011:2011 (inciso 6.5)Página 1 de 20

Índice: Página:1. Objetivo 2

2. Alcance 2

3. Hallazgos de auditoria 3

4. Aspectos a considerar para la mejora de los procesos 18

5. Conclusiones 19

6. Anexos 19

CONTROL DE EMISIÓN:Elaboró: Revisó y Autorizó:

Nombre y puesto

Líderes del Equipo Auditor:

Araceli Amador Meza Enedina Montoya SánchezJesús Lizbeth Ereva VerduzcoAdelina Verdugo EncinasMaría del Carmen Bojorquez Valdez.

Representante de la Dirección

José Alfredo Inzunza Valenzuela

Firma


AI-FO-06



1. Objetivo: Verificar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas y documentadas

con base en los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y al marco normativo Universitario

aplicable.

2. Alcance: La auditoría contempló a una muestra de los procesos del Sistema de Gestión de la

Calidad, a citar: Mantenimiento, Adquisiciones, Ingresos, Permanencia Escolar y Estancia

Académica Profesional, mismos se notificaron en el plan de la auditoria.

3. Hallazgos: De acuerdo al procedimiento de Auditorías Internas (AI-PR-01, versión 7), los

hallazgos de auditoria pueden indicar: Conformidad (C) Cumplimiento de un requisito; No conformidad (NC) Incumplimiento de un requisito, que pone en riesgo la calidad y

conformidad del servicio; Observación (O) hallazgo que indica afectación de requisitos que

no ponen en riesgo el SGC, conformidad o calidad del producto o servicio.

El equipo auditor evaluó las evidencias recopiladas durante la auditoria, determinando los

siguientes hallazgos:


AI-FO-06



Requisito Norma ISO 9001:2008

Mantenimiento Tipo deHallazgo

4.2.4 Control de re-gistros

5.5.3 Comunicación interna

6.2.2 Competencia, formación y toma

de conciencia

7.2.3 Comunicación con el cliente

8.3 Control del Pro-ducto No Conforme

8.4 Análisis de da-tos

8.5.1 Mejora conti-nua

El proceso se auditó en Rectoría y las Unidades de: Mochis, Guasave, Gua-múchil.

En las Unidades auditadas se constaron registros del proceso correspondientes al período Julio-diciembre de 2015 y enero-mayo 2016 como sigue:MT-FO-01 órdenes para servicios generales y encuesta de satisfacción del cliente.MT-FO-02 Programa Anual de mantenimiento preventivo.MT-FO-03 Bitácora de mantenimiento y servicio no conforme.MT-FO-04 Verificación de mantenimiento preventivo

Los auditados mostraron evidencias de comunicación interna, a citar: correos, Whatsapp, circulares, oficios, llamadas telefónicas.

El R.P de la unidad Los Mochis mostro evidencias que demuestra estudios de Licenciatura en arquitectura y constancia de haber participado en el SGC y capacitado en metodología para el plan de acción y análisis de causa.En la Unidad Guamúchil el RP cuenta con estudios en Lic. en Derecho con capacitación en el SGC. El auxiliar de mantenimiento cuanta con estudios de psicología educativa, teniendo experiencia empírica en soldadura, electri-cidad, plomería, refrigeración, cerrajería, carpintería etc. se capacito en la norma ISO.En la unidad Guasave el RP cuenta con estudios de Lic. en derecho y cien-cias sociales con maestría, tiene constancia de capacitación en el SGC.En Rectoría el RP cuenta con estudios de Lic. en Administración y Finanzas con antigüedad de 19 años, recibió capacitación en SGC en abril 2016 sobre la norma ISO 9001-2015, tiene cursos en primeros auxilios y muestra cons-tancia de DIBA equipos y sistemas contra incendios en prevención, protec-ción y combate de incendios de agosto 2010, constancia integral de calidad en el taller de medición, análisis y mejora SGC.

Las Unidades auditadas mostraron evidencia de comunicación con el cliente (personal docente y administrativo) a través de correos, teléfonos, verbal, y evolución de satisfacción (MT-FO-01)

La unidad Guasave, Guamúchil, Los Mochis y Rectoría no ha presentado producto no conforme, en la unidad los Mochis se presentó archivo “medi-ción de estado de habilitación de los baños” donde se identifican los baños que están en mal estado y están en espera de respuesta de rectoría

En la unidad Guasave y los Mochis realizan análisis de datos de los siguien-tes requisitos y objetivo de satisfacción del cliente, seguimiento al PNC, eva-luar donde se puede realizar mejoras al proceso.

Por parte del RP de la unidad Guasave comenta que se está trabajando en el incremento de un objetivo con dos metas área verde e iluminación.

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VERIFICACION DEL SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS EN EL PROCESO QUE A LA FECHA DE LA AUDITORIA INTERNA SE ENCONTRABAN ABIERTOS

HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS201404-MT-NC-AI-02.8.2.2 Auditorías Internas. 8.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas. Los auditados en Rectoría y Unidades conocen los resultados de auditoría interna Los auditados en Rectoría y Unidades conocen los resultados de auditoría interna correspondiente a 2014 y externa al proceso realizada en enero de 2015; solo presentaron análisis de causas y plan de acción de los hallazgos de auditoría externa MA01; no cuentan con los correspondientes a auditoría interna del año 2014; se constataron evidencias de seguimiento de los mismos, sin embargo se mantienen abiertas:201404-MT-NC-AI-01.201404-MT-NC-AI-02.201309-MT-NC-AI-02.201309-MT-NC-AI-06.

Hallazgo: 201404-MT-NC-AI-015.4.1. Objetivos de la Calidad.En auditoria AI022015 Se verificó el informe para la revisión por la dirección enero-junio 2015, no coinciden los resultados con los presentados por las Unidades: Mazatlán meta1=90% y meta2=87%; Guasave meta1 98% y meta2 75%; Guamúchil meta2 100%; Culiacán meta2 91%;La Unidad Mazatlán no cuenta con medición de enero-marzo 2015 dado que no se contaba con personal; además, faltó plan de acción preventivo por el resultado suficiente de la meta 2 = 83.33%.En la Unidad Los Mochis se identificó deterioro en baños de alumnos de los edificios E y D.

En las unidades de Guasave, Guamúchil y Rectoría se mostró el plan de acción y seguimiento donde no se en-cuentran hallazgos. En la unidad Mochis se verifico que el proceso a nivel institucional donde se encuentran 4 hallaz-gos abiertos según informe de auditoría AI-02-2015, la au-ditada presento evidencia de presupuesto 2015 para repa-rar los baños del edificio D, para el próximo año, se consta-tó oficio de seguimiento dirigido al titular del proceso; este hallazgo permanece abierto, la auditada no recibió de rec-toría planes de acción institucional, reincidiendo con hallaz-go 201404-MT-AI-02Se constata reincidencia de hallazgo 2014-MT-AI01 refe-rente a informe para la revisión por la dirección, ya que la unidad Los Mochis no recibió de rectoría el correspondien-te Julio-Diciembre 2015.Se observaron deterioros en baños, reincide hallazgos 03/MA01/2015

Se observó reincidencia de hallazgo 03/MA01/2015 dado que la unidad al mes de mayo no contaba con el programa de mantenimiento preventivo 2016, es decir no recibió de rectoría la programación.A pesar del desconocimiento del programa anual de la uni-dad dio mantenimiento a la bomba de riego y de agua po-table; mantenimiento de sanitarios; necesidades básicas; mantenimiento al drenaje sanitario –mensual- , se pintó edificio E exterior 70% y pintura en 4 laboratorios 2 en el edificio E, manufactura y operaciones unitarios y 2 en el edificio B alimentos y física.De obra civil se concluyó la barda perimetral (enero-abril ) edificio F. Los objetivos del proceso son.Objetivo1: Colaborar a la conservación de los planteles educativos en condiciones de operación con el mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones con requerimiento de mejora de la universidad de occidente.

En la meta1: Cumplir con las necesidades de mantenimiento y/o cambios de equipo de A/A en aulas didácticas de la universidad al término del periodo cuatrimestral del calendario escolar vigente.

Meta2: Cumplir con las necesidades de mantenimiento en módulos sanitarios de la universidad al término del periodo

Abierto

Abierto


AI-FO-06



Hallazgo 201309-MT-NC-AI-028.2.1. Satisfacción del cliente.El hallazgo se mantiene abierto dado que se identificaron diferencias en la medición que presentan las Unidades con Rectoría; en el informe para la revisión por la dirección de enero-junio 2015 se indica que la Unidad Guasave obtuvo un 100% con 98 encuestas, la Unidad presentó el resultado de 93% con 94 encuestas aplicadas. Las Unidad Culiacán presentó un índice de 98% mientras que en el informe en Rectoría las órdenes de servicio con folio 1, 2, 5, 6, 7, 8, 11 y 17 no cuentan con encuestas de satisfacción del cliente. La Unidad Mazatlán no cuenta con las órdenes de servicios generales y encuestas de satisfacción del cliente del período noviembre 2014 a marzo 2015, señala que no contaban con un responsable de área. La Unidad Mazatlán indicó que durante el período julio-diciembre 2014 a nivel Institucional se obtuvo un índice de satisfacción del cliente de 99.3%; el restado de las Unidades de 100%, en el informe semestral se indica que el resultado es de 100%. En Rectoría se identificó en las órdenes 71, 75 y 77 falta de evaluación de la satisfacción del cliente.

cuatrimestral del calendario escolar vigenteMostrando los siguientes resultados por unidad

Jul-dic/15 Ene-abr/16Unidad M1 M2 M1 M2Rectoría 100% Desco-

noceDesco-noce

Desco-noce

Mochis 90%Guasave 100% 100% 100% 100%Guamuchil Desco-

noceDesco-noce

Este hallazgo se considera abierto, por no tener claro como hacer la medición y no hacerse conforme lo establece el proceso.

La Unidad los Mochis se muestra resultados de satisfacción del cliente de los periodos de julio-diciembre del 2015 del 100% y enero-abril el 99.10 % alcanzando un resultado satisfactorio.En la unidad Guasave obtuvieron el 100% de satisfacción del cliente en los dos periodos el de julio-diciembre 2015 y enero abril 2016 está en proceso.En la unidad Guamúchil se determinó que presentaron evi-dencia de la medición del periodo del 2015 y el cuatrimes-tre del 2016, pero se observa que la evaluación se realizó a la subdirectora académica y al de servicios generales no aplicándose de manera directa al cliente quien solicita.En Rectoría presentaron la medición del 2015 y a la medi-ción institucional del cuatrimestre enero- abril 2016 no se presentó por no haberla realizado.

Se mantiene abierto dado que en el depto. del sistema de

Abierto


AI-FO-06



Hallazgo 201309-MT-NC-AI- 065.6.2 Informe para la revisión por la dirección. En Rectoría cuentan con los informes para la revisión por la dirección correspondientes a los períodos julio-diciembre 2014 y enero-junio 2015; sin embargo, se identificaron diferencias en la medición de los objetivos de la calidad y satisfacción del cliente, con la información proporcionada por las Unidades. (Ver hallazgos 201309-MT-NC-AI-02 y 201309-MT-NC-AI-06)

201508-MT-NC-AI-017.5.1 Control de la producción y prestación del servicioLos controles que emplea el proceso para la producción y prestación del ser-vicio son: a) Verificación del manteni-miento preventivo (MT-FO-04) realiza-do por proveedores externos y b) Se-guimiento del programa de manteni-miento preventivo –anexo del progra-ma-La Unidad Mazatlán no ha realizado la verificación del mantenimiento preven-tivo, a través del control (MT-FO-04) correspondiente al período enero-junio 2015.

gestión de la calidad hasta la fecha no se ha recibido el in-forme para la dirección del periodo julio-diciembre 2015.

En Unidad Mazatlán la auditada presentó el registro del formato MT-FO-04, a partir del mes de abril 2015 a la fe-cha.En las unidades Los Mochis y Guasave se presenta evi-dencia de planificación y anexos de seguimiento del pro-grama anual de mantenimiento preventivo 2015 y 2016.El auditado en la unidad Los Mochis manifiesta que si cuenta el llenado del formato de verificación de manteni-miento preventivo 2015 realizado por el proveedor externo NO-FO-04 del periodo enero-abril del 2016 con un total de 12 formatos.El auditado de la unidad Guasave presenta los formatos de mantenimiento preventivo 2015 y 2016 presentando evi-dencias de 2016 al mantenimiento de A/C, canchas depor-tivas, transformadores, equipo de jardinería NO-FO-04 enero-abril con un total de 4 verificaciones

Abierto

Cerrada


AI-FO-06




Adquisiciones Tipo deHallazgo

5.5.3 comunicación

interna

7.2.3 Comunicación con el cliente

7.5.1 Control de la producción y de prestación del servicio

8.2.2 Auditorías Internas

8.4 Análisis de Datos

Se auditó en Rectoría y las Unidades de Mochis, Guasave y Culiacán

Las partes auditadas mostraron evidencias de la comunicación interna, la cual se da a través de correos electrónicos, grupos de Whatsapp, oficios, de manera telefónica y de manera institucional y personal

Las partes auditadas tienen comunicación con los clientes de manera personal y a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas por redes sociales ( facebook, whatsapp etc)

Los auditados mostraron diferentes controles en la prestación del servicio tales como archivos electrónicos pdf de sus computadoras (respaldo en usb, y laptop), para prestar el servicio el proceso emplea un sistema automatizado denominado SIIA

Los auditados conocen los resultados de auditoría al proceso realizadas como sigue: Interna 2015; además, identifican los informes de auditorías en la página web del SGC.

La unidades auditadas y rectoría muestran evidencia del análisis de los datos de los siguiente requisitos Objetivos y la satisfacción del cliente para evaluar y realizar mejor su trabajo, del periodo julio-diciembre 2015

C C

C

C

C

C


HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS

8.3. Control del Producto no Conforme. 201508-AQ-O-AI-01. Hallazgo detectado en AI022015En las Unidades auditadas se verificó el control y seguimiento del producto no conforme (PNC); se encontraron las siguientes inconsistencias: las Unidades de Mochis y El Fuerte no cuentan con identificación del mismo, mientras que en Rectoría las requisiciones No. 8884 y 9725 se encuentran en estatus no conforme de estas dos Unidades; en la Unidad Culiacán se tiene la requisición 9993 esta identificación no la tiene Rectoría, además, el auditado manifiesta que la requisición 8857 no corresponde a su Unidad.

Unidad Controles del PNC en

Unidades

Controles del PNC en Rectoría

RectoríaMochis No tiene

registro14552,10318,10274

Proyectos espec.Guasave No tiene

registroCuliacán No tiene

registroEn las unidades municipales los jefes de adquisiciones no visualizan ni llevan control de las requisiciones que hacen los responsables de proyectos especiales.

Abierto


AI-FO-06



Unidad Controles del PNC enUnidades

Controles del PNC en

RectoríaRectoría 10920, 8884, 9436, 8857,

972510920

Mochis No lo tiene registrado 8884Guasave 9436 cerrado 9436Culiacán 9993 8857Guamúchil - -Mazatlán - -El Fuerte No lo tiene registrado 9724

Hallazgo 201309-AQNC-AI-01.5.4.1 Objetivos de la Calidad.En auditoría AI022015, los auditados en Rectoría y Unidades presentaron medición respecto al objetivo del proceso, relativo a requisiciones surtidas de coffee break, materiales, papelería y consumibles.El proceso obtuvo una tasa de suministro de requisiciones autorizadas y surtidas enero-junio 2014 = 88.03% y de julio-diciembre 2014 = 89.80%. Anual Institucional 88.91%

Unidad Julio-Dic. 2014 Enero-Jun. 2015Rectoría 90.4% 95.15%Mochis No lo indica agenda 99.55%Guasave 98.53% 97.44%Culiacán 97.73% 99.83%Guamúchil 94.71% 95.35%Mazatlán No cta. con

medición100%

El Fuerte No lo indica agenda 93.75%Con base en los criterios establecidos en el proceso, los resultados de enero-junio 2015 son Satisfactorios.

De enero-diciembre 2014 el resultado institucional fue 88.91% según criterios de evaluación es Suficiente, no se realizó análisis de causa y plan de acción preventivo, contraviniendo con el requisito 8.2.3 de la norma ISO 9001, el cual señala que cuando no se alcancen los resultado planificados se efectuarán correcciones.En la Unidad Mazatlán no cuentan con la medición del proceso desconoce resultados de medición al proceso de julio-diciembre 2014.El hallazgo se mantiene abierto dado que los datos presentados por las Unidades difieren de las del informe para la revisión por la dirección.

5.4.1 Objetivos de la Calidad. Los auditados presentaron medición respecto al objetivo del proceso, relativo a requisiciones surtidas de coffee break, materiales, papelería y consumibles.

Unidad Julio-Dic. 2015

Ene-abr 2016

Rectoría 99.62% No lo indica la agenda

Mochis 12.8% Desconoce medición

Guasave 100% No lo indica la agenda

Culiacán No lo indica la agenda

No lo indica la agenda

Con base en los criterios establecidos en el proceso, los resultados de julio-diciembre 2015 son Satisfactorios.

Abierto


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Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-036.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia.En auditoría AI022015 en Mazatlán el auditado mostró diapositivas de capacitación del proceso, mostró evidencia de inducción al puesto y al SGC.Los auditados mostraron evidencia de la competencia conforme al perfil de puesto.Ya se cuenta con el perfil del Jefe de área del Centro de Acopio y Distribución y Coordinador Administrativo de Rectoría.El hallazgo se considera abierto ya que en el procedimiento no se han actualizado estos cambios, la versión vigente es la número 9, cuya última modificación es de fecha 30 junio 2010.

2013-09-AQ-NC-AI-054.2.4 Control de registros.En auditoría AI022015, se constataron registros conforme al procedimiento AQPR01_Vrs09 correspondiente a julio-diciembre 2014 y enero-junio 2015:AQFO03 Cuestionario para la evaluación de proveedores; AQFO04 Hoja de reevaluación de proveedores Y AQFO05 Tabla comparativa de proveedores. Estos tres registros aplican a Rectoría.También se constaron registros relativos a la encuesta de satisfacción del cliente AQFO02; este registro los genera tanto Rectoría como las Unidades.Respecto a los registros AQFO06 sobre notificaciones de estatus de las requisiciones, los auditados señalan que ya no se lleva en el formato antes mencionado; las notificaciones se realizan en el sistema SII, sin embargo este Sistema aún no lo incluyen o especifican en el procedimiento de Adquisiciones AQPR01.Los registros de AQF0O1 de las Requisición de bienes y servicios y AQ-FO-06 ya no se utilizan en dichos formatos, es decir, son obsoletos. El hallazgo se considera abierto ya que el procedimiento actual aún señala estos cambios; la versión vigente es 9 y la última modificación es de fecha 30 junio 2010. Los auditados señalan que realizan respaldo de los registros en USB.

Los auditados en la unidades Mochis, Guasave y rectoría cumplen con el perfil ; en la unidad Culiacán el auditado no cumple con el perfil del puesto establecido, pero en su expediente cuenta con un oficio que avala como apto para desarrollar las actividades de su puesto en base a habilidades y experiencias firmado por la Lic. Ruth Verónica Altamirano López Subdirectora Administrativa de unidad, el actor del proceso tiene conocimiento general y específicos del proceso. Se considera abierto dado que se cambió la versión pasó a la num. 10 con fecha enero 2016, solo modificando el diagrama de flujo, además el perfil de puesto no se ha modificado conforme al nuevo puesto, que es Jefe de Adquisiciones.

Los actores del proceso mostraron registros del proceso tales como requisición de bienes y servicios, encuestas de satisfacción bitácora PNC, seguimiento de requisiciones AQ-FO_06, a la vez también utilizan formato de requisición en línea mismo que no se describe en el procedimiento que se encuentra en la página del sistema de gestión de la calidad. El hallazgo se considera abierto dado que se cambió la versión pasó a la num. 10 con fecha enero de 2016, solo modificando el diagrama de flujo.

Abierta

Abierto


AI-FO-06



Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-068.2.1. Satisfacción del cliente.En auditoría AI022015, los auditados mostraron evidencias de aplicación de encuestas de satisfacción del cliente, obteniendo los siguientes resultados:

Unidad Jul-dic. ´14 Ene-jun ´15Rectoría 96.54%

Se verificó en Rectoría

97.50%

Mochis 99.55%Se verificó en Rectoría

99.68%

Guasave 98.53 % 97.44%Culiacán 99.7% 99.83%Guamúchil 94.71% 95.35%Mazatlán 91.59%

Se verificó en Rectoría

100%

El Fuerte 94.71% 93.75%*Los resultados fueron proporcionados por las Unidades.El hallazgo se mantiene abierto dado que los datos presentados por las Unidades difieren de las del informe para la revisión por la dirección

Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-078.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas:En auditoría AI012015 se verificó el seguimiento a los hallazgos al proceso con estatus abiertos a la fecha de la presente auditoría; se constató la implementación de acciones, sin embargo, no cuentan con análisis de causas y plan de acción documentados de la auditoría AI012014.Los hallazgos que se mantienen en proceso y que se describen en este informe son: 201309-AQ-NC-AI-01201309-AQ-NC-AI-03, 201309-AQ-NC-AI-05, 201309-AQ-NC-AI-06201309-AQ-NC-AI-07

Durante la presente auditoria los auditados presentaron los siguientes resultados:

Unidad Jul-dic /15 Encuestas aplicadas

Rectoría No informado en agenda

No informado en agenda

Mochis 99.3% 107Guasave 96.15% 106Culiacán 100% 81Institucional

98.69%

Se considera cerrado a reserva de esperar la entrega del Informe para la revisión por la dirección y hacer el comparativo.

Este hallazgo se considera abierto, considerando que no se han tomado las acciones pertinentes, el 201309-AQ-NC-AI-01201309-AQ-NC-AI-03201309-AQ-NC-AI-05201309-AQ-NC-AI-06201309-AQ-NC-AI-07

Abierto

Abierto


AI-FO-06




PERMANENCIA ESCOLAR Tipo deHallaz-go

4.2.4. Control de registros:

5.4.1. Objetivos de la Calidad:

El proceso se auditó en Rectoría y las unidades de Mazatlán, Culiacán, y El Fuerte.

Los auditados mostraron registros del proceso, tales como: control de actas, comproban-tes de reinscripción, listado de inscritos, encuestas de satisfacción del cliente.

Los auditados mostrando los siguientes resultados de los objetivos del proceso.Ob. 1. Mejorar la calidad de los servicios a través de la modernización de los procesos escolares y su impacto en la trayectoria escolar de los alumnos.Meta 1: Lograr el 75% de los trámites de reinscripción a nivel institucional se realicen en línea; las Unidades de Mazatlán y El Fuerte aumentar su porcentaje hasta llegar al 70%; mientras que las demás Unidades deben mantenerse por encima del 70% con la colaboración de los Procesos de Soporte Tecnológico e Ingresos.

Meta 2: Lograr que el 90% del total de alumnos a nivel institucional queden reinscritos dentro de la primera semana de iniciado el periodo escolar con base a calendario y aumentar el 80% de los trámites de reinscripción antes de iniciados los cursos de acuerdo a calendario escolar.

Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluación cuatrimestral enviadas por las Unidades lleguen a la DAE en el menor tiempo posible teniendo como máximo 20 días que marca el procedimiento.

Los auditados mostrando los siguientes resultados.

Meta 1 Meta 2 Meta 3

Unidad Sep-

dic/15

Ene-

abr/16

May-

ag/16

Sep-dic/15

Sep-dic/15

Ene-

abr/16

Ene-

abr/16

May-

ago/16

May-

ago/16

Ene-

abr/16

Antes80%

1ra s.90%

Antes80%

1ra s.90%

Antes80%

1ra s.90%

20 días

Culiacán 73.4 71.2 82.3 82.6 99.1 75.6 98.3 84.7 99 12Mazatlán 68% 65% 81% 75.6 96.1% 65.46 96% 81.2 97% 15El Fuerte 56.8 59.4 81.3 84.6 94.2 60.6 92.6 91.2 98.3 11Institucional 75.5

%70.4% 83.7% 83.7% 97.7% 74.7% 97.3% 87.2% 98.7%

C

C


AI-FO-06



5.5.3 Comu-nica-ción In-terna:

6.2.2Competen-cia, forma-ción y toma de concien-cia:7.2.3. Comunica-ción con el cliente:

7.5.1 Control de la produc-ción y pres-tación del servicio

8.2.1. Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente

8.2.2 Auditorías Internas:

8.3. Control del producto no conforme:

8.5.1 Mejora Continua:

Los auditados mostraron evidencia de comunicación interna, a citar: Correos, circulares, oficios y minutas de reuniones.

Los auditados cumplen con el perfil de su puesto establecido, además, demostraron conocimientos generales y específicos del proceso.

La comunicación con los clientes se ha fortalecido, esta se da a través de Carteles, oficios, visita a salones de clases, pantalla informativa.

El proceso emplea diferentes controles en la prestación del servicio, tales como actas de avalua-ción, acuerdos, oficios, circulares, comprobantes de reinscripción, registros en el sistema SASE.

Las unidades auditadas mostraron resultados de la satisfacción del cliente como sigue, de acuerdo a los criterios establecidos estos son satisfactorios.

ENE-ABR/16 MAYO-AGO/16UNIDAD No. Enc % No. Enc %

Institucional 5161 9 6972 9Culiacán 1468 9 1939 9Mazatlán 321 9 427 9El Fuerte 294 9.7 291 9.92

En el año 2015 El proceso se auditó de manera externa en noviembre en la unidad Culiacán, no se detectó ningún hallazgo. De manera interna no se ha auditado.

De las unidades auditadas los actores de las unidades Mazatlán y El Fuerte manifiestan no tener PNC; en la unidad Culiacán registraron 8, dos por modificación de calificación, dos por falta de firma del profesor y cuatro actas dañadas, a la fecha se encuentran cerradas.En Rectoría los auditados presentan el siguiente registro PNC.

Trimestre Acreditación Reinscripciones extemporáneasMay-Ago 2015 60 actas No solicitado por el auditor.Sep-Dic 2015 12 actas 16.5%Ene-Abril 2016 22 actas 25.2%May-Ago 2016 No se han generado 12.8%

Los actores del proceso manifiesta que el sistema de reinscripción en línea mejoró, además se hizo la gestión ante la Dirección de Finanzas para que a los recibos de pagos se establezcan fe -cha de vencimiento del recibo dos días antes del último día de reinscripción y que estos los impri -man los alumnos en línea.

C

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AI-FO-06




HALLAZGOS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ESTATUS

En la unidad Mochis, las actas de evaluación del trimestre mayo-agosto y sep-dic 2014, no se enviaron a la DAE dentro de los 20 días hábiles siguientes al último día del examen extraordinario programado en el calendario escolar, contraviniendo con la política de operación 3.1.3 del procedimiento de acreditación de estudios. (201501-PE-NC-FA-01)

Durante la auditoria en Rectoría se revisaron los registros respecto a la medición del objetivo 1. Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluación cuatrimestral enviadas por las Unidades lleguen a la DAE en el menor tiempo posible teniendo como máximo 20 días que marca el procedimiento. Los auditados mostraron los resultados siguientes. Considerando que se ha superado el tiempo establecido como meta y han transcurrido tres periodos se considera cerrado.

UNIDAD May-ago 2015

Sep-dic 2015

Ene-abril 2016

Mochis 16 días 16 días 7 díasGuasave 16 días 16 días 9 díasCuliacán 15 días 14 días 12 díasMazatlán 16 días 16 días 15 díasGuamuchil 25 días 16 días 12 díasEl Fuerte 16 días 16 días 11 días

Cerrado


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ESTANCIA ACADÉMICA PROFESIONAL Tipo deHallazgo

4.2.3 Control de do-cumentos

4.2.4. Control de registros:

5.3 Política de la Calidad. Inciso d)

5.4.1. Objetivos de la calidad

5.5.3. Comunica-ción

6.2.2.Competen-cia, formación y toma de concien-cia

Se audito en las unidades de Mochis, Guasave, Culiacán, Mazatlán, Guamúchil y El Fuerte

El formato (EAP-FO-03) Plan de trabajo que está disponible en la página del SGC, no tiene el apartado de firmas, sin embargo los que están disponibles en el expediente si están firmados.

Se revisaron los siguientes registros a una muestra de expedientes de los alumnos que están realizando EAP, como son: Plan de trabajo de EAP (EAP-FO-01), Solicitud de Inscripción (EAP-FO-02), seminario de evaluación y seguimiento de la estancia académica profesional (SEAPRO) (EAP-FO-03), Carta de Presentación para Estancia Académica Profesional (EAP-FO-08), Carta de aceptación; se encontraron las siguientes inconsistencias:

UNIDAD INCONSISTENCIASMochis Carta de Presentación para Estancia Académica

Profesional (EAP-FO-08), no se expide a todos los organismos receptores.

Guasave Carta de Presentación para Estancia Académica Profesional (EAP-FO-08) no se expide a todos los organismos receptores.

Mazatlán Carta de Presentación para Estancia Académica Profesional (EAP-FO-08), cartas de aceptación con errores de datos, omisión de firma del coordinador.

Todas las unidades

El reporte de Informe mensual (EAP-FO-03), existe confusión en cuanto al número de semanas que se van a reportar.

Se entrevistaron actores del proceso, responsables de Estancia Académica Profesional, Coordinadores de Programas Educativos, profesores de SEAPRO, mostraron evidencia de capacitación al Sistema de Gestión de la Calidad, conocen política y Objetivos de la calidad excepto los actores de Unidad Mazatlán estos no han recibido capacitación en el SGC y el actor del proceso de Unidad Mochis desconoce los objetivos de la calidad y el objetivo de su proceso.

Se mostró evidencia de comunicación interna, a citar: Correos electrónico, oficios, vía telefónica, grupo whatsapp y reuniones presenciales y virtuales.

El perfil de puesto no se encuentra disponible en la página del SGC, sin embargo se revisó los expedientes de los responsables de Estancia Académica todos cuentan con nivel licenciatura, la responsable de Unidad Mazatlán además tiene Maestría, la mayoría de los actores ya tienen tiempo desempeñando el puesto co-nocen su proceso.

201606-EA-O-AI-01

201606-EA-NC-AI-02

201606-EA-O-AI-03

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201606-EA-O-AI-04


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7.2.3. Comunicación con el cliente:

7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio:

8.2.1. Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente:

8.2.2 Auditorías Internas.

8.3. Control del producto no conforme.

8.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas:

El proceso emplea diferentes medios de comunicación, con los alumnos a través de reportes mensuales, llamadas telefónicas, correos, reuniones presenciales y con el sector productivo los asesores se comunican vía telefónica y una evaluación del sector productivo que se realiza cuando el alumno finaliza la estancia.

El proceso emplea diferentes controles, tales como reportes mensuales que entregan los alumnos, llamadas telefónicas al organismo receptor durante la prestación de la estancia por parte de los asesores, actas en las cuales se asienta la calificación correspondiente a la estancia.

El procedimiento cuenta con la herramienta de una encuesta para medir la satisfacción del cliente, aún no se hace la medición por ser un proceso de nueva incorporación al SGC, se tiene establecido aplicar la misma al momento que el alumno concluya su estancia.

El proceso de EAP es la primera vez que se audita, es de nueva incorporación al SGC.

El procedimiento tiene definido el Producto No conforme, sin embargo a la fecha no se ha presentado por ser de nueva incorporación al SGC.

En el proceso de EAP aún no se han implementado Acciones correctivas y preventivas, es de nueva incorporación al SGC.

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INGRESOS Tipo deHallazgo

4.2.4. Control de re-gistros:

5.4.1. Objetivos de la Calidad y 4.2.3 c) Control de documentos.

Se auditó en Rectoría y las Unidades de Mazatlán, Guamuchil y El Fuerte.

Los auditados mostraron registros del proceso, tales como: en Rectoría resumen institucional de ingresos de los meses de marzo y abril del año en curso, en la Unidad Guamuchil recibos folios consecutivos, pólizas de ingresos del 27 al 30 de mayo del 2016,IN-FO-03,IN- FO-05, IN-FO-10. Se revisó una muestra de los recibos de ingresos académicos IN-FO-01 con folios 113401-113670, verificándose el recibo 113596 expedido el día 25 de febrero de 2016, por la cantidad de $1,363.50, por concepto de reinscripción licenciatura y colegiatura de la matricula 1260013, verificándose en las pólizas de ingresos del día 17 de marzo de 2016. Alumno del programa educativo de mercadotecnia (registrando el concepto de carrera).

5.4.1. Objetivos de la Calidad:El proceso tiene dos objetivos. Los auditados mostraron los siguientes resultados, a través del informe para la Revisión por la Dirección correspondiente al periodo Sep-Diciembre 2015No. 1: Prevenir el incremento de cartera vencida por concepto de prórrogas, me-diante el establecimiento de un índice de prórrogas a nivel Institucional.No. 2: Dar seguimiento al pago de los ingresos académicos institucionales esta-bleciendo un índice de recuperación de los recursos a nivel Institucional.

Unidad Obj. 1Resultados obtenidos Índice de prorrogas otorgadas

%

Obj.1Meta Es-table-cida

%

Obj. 2Índice de recu-

peración de los ingresos

Obj. 2Meta. Esta-

blecida Recu-peración mí-

nima %

Mochis 0.58 5 66.88 96Guasave 0.35 5 101.57 96Culiacán 0.21 2.5 106.38 96Mazatlán 0.15 4 75.91 95Guamuchil 0 3 105.87 95El Fuerte 0.30 2 85.04 95Institucional 0.60 87.93

De las unidades auditadas en la Unidad Mazatlán respecto al objetivo 2, no se lo-gra la meta, ni se realizó análisis de causa y plan de acción. En la unidad El Fuer-te la auditada presenta un resultado del mismo periodo sep-dic 2015 de 101% que difiere del que está en el informe para la Revisión por la Dirección.En Rectoría y Guamuchil presentaron un nuevo objetivo de la planificación que están iniciando su evaluación, sin embargo este aún no se encuentra disponible en la página del SGC.

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5.5.3 Comunicación Interna:

6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia:

7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio:

8.2.2 Auditorías Internas

8.3. Control del producto no conforme:

Los auditados mostraron evidencia de comunicación interna, a citar: correos electrónicos, oficios, reuniones virtuales. También muestra oficio de la Dirección de finanzas con fecha 19 de mayo de 2016, oficio DF.0141.05/2016, en se le invita una reunión virtual.

Los auditados cumplen con el perfil de su puesto establecido. En Rectoría los auditados muestran evidencia del curso de actualización de la norma ISO 9001:2015.

El proceso emplea diferentes controles en la prestación del servicio, tales como pólizas de ingresos, reportes mensuales, control de los consecutivos de recibos, recibos cancelados en el sistema y físico. Todos los documentos que están registrados en la página.

En el año 2015 el proceso se auditó de manera externa en el mes de noviembre en la unidad Culiacán, no se detectó ningún hallazgo. De manera interna no se auditó en el 2015.

No se ha presentado.

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4.- Aspectos a considerar para la mejora de los procesos:


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Generales de aplicación a todos los proceso

1- Fortalecer el apartado de responsabilidad y autoridad, a fin de especificar en ausencia de un actor en quien recae esta.

2- Identificar los riesgos y tomar acciones oportunas, llevar un registro de estos.3- Capacitación permanente a los actores de proceso, particularmente cuando sean de nuevo

ingreso a la Institución o al puesto. 4- Reuniones de trabajo entre el titular y actores de proceso para la revisión del desempeño del

proceso y valorar la conveniencia de implementar mejoras. 5- La norma ISO 9001:2008 contempla el apartado 6.1 provisión de recursos, en las Unidades

se identificaron necesidades de archiveros, tóner e impresoras, implementar medidas para atender estos requerimientos.

6- Dar seguimiento oportuno a los planes de acción y verificar la eficacia de las acciones implementadas para solventar las no conformidades.

7- Unificar los conceptos de Programa indicativo en lugar de carrera.

Permanencia Escolar

1- Se recomienda trabajar en equipo con las áreas involucradas (Tutores, Coordinadores de Programas Educativos, Jefes de Departamento Académico, Subdirectores y Director de Unidad) a fin de evaluar las acciones para el logro de metas.

Mantenimiento:1.- Revisar y actualizar el procedimiento y objetivos del proceso. 2.- Determinar y publicar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que están establecidas por los nuevos cambios.

Adquisiciones:1.- Se actualice el procedimiento conforme la operación del nuevo sistema SIIA, la versión 10. 2.- Se realicen formatos de seguimiento que proporcione información que aporte valor al proceso.3.- Determinar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que están establecidas por los cambios en el proceso

Estancia Académica Profesional1- Se fortalezca la comunicación con el área de Vinculación y Extensión respecto a los

convenios con el sector Productivo.2- Se valore la importancia de contar con los requisitos que solicitan algunos evaluadores de

acreditación nacional e internacional de los programas educativos como son: a) constancia del organismo receptor, en caso que el alumno haya sido contratado, b) muestra de los expedientes tres años anteriores de los egresados que realizaron su estancia académica profesional, los cuales también se pueden mantener escaneados.

3- Durante la auditoria interna se entrevistaron algunos actores se les informó que si identifican riesgos se recomienda documentarlos y tomar las acciones pertinentes, por señalar alguno los alumnos que prestan sus servicios en los organismos receptores de mayores riesgos.

4- Se recomienda complementar la meta señalada en el objetivo (que el periodo ordinario).


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5- Verificar y corregir los siguientes formatos: (EAP-FO-01) no tiene los espacios para las firmas de las autoridades que validan dicho documento. El (EAP-FO-02) se recomienda que diga firma del asesor de la EAP en lugar de Titular Docente. El (EAP-FO-03) estandarizar si la entrega de reportes se va hacer cada 4 semanas o cada 5 semanas, además que en lugar de que sea nombre del Programa Educativo sea nombre del Proyecto.

6- Revisar ortografía y corregir del procedimiento.

5.- Conclusiones:

El objetivo y criterios de la auditoría se cumplieron de acuerdo a lo establecido en el plan (AI-01/2016).El proceso de Estancia Académica Profesional ha sido auditado por primera vez, el cual se ha incorporado recientemente al Sistema de Gestión de la Calidad

La auditoría interna se efectuó a través de entrevistas y revisión documental a una muestra de regis-tros verificados tanto en Rectoría como en las 6 Unidades Municipales, por lo tanto, pueden existir otras desviaciones que no fueron identificadas durante la presente.

Los hallazgos de incumplimiento se constituyeron de la siguiente manera:Total una NC, y 4 Observaciones. Las cuales corresponden una observación a ingresos, tres observa-ciones y una NC a Estancia Académica Profesional.

Durante la presente auditoria se dio seguimiento a los hallazgos que estaban abiertos y se determi -nó el estatus siguiente.

Hallazgos cuyo estado estaban Abiertos

Determinación de Estatus

PROCESO NO CONFORMI-DAD

OBSERVACIÓN NO CONFORMI-DAD

OBSERVACIÓN

Permanencia Escolar 1 0 1 cerrada 0Adquisiciones 5 1 5 abiertas 1 abiertaMantenimiento 5 0 1 cerrada,

4 abiertas0

Total

6.- Anexos: Agendas de cierre de auditoría

informe de auditoría - periodo de preinscripciones al...

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