informe de auditorÍa de sistemas de gestiÓn · 2019. 11. 13. · informe de auditorÍa de...

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025 Versión 13

Página 1 de 14

1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

SITIO WEB: www.contraloriands.gov.co

LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: CL 18 N 5 30 ZONA INDUSTRIAL PRADOS DEL NORTE, Cúcuta, Norte De Santander, Colombia

Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno.

Dirección del sitio permanente Localización (ciudad - país)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio

N/A N/A N/A

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Prestación de servicios de Control Fiscal macro y micro, responsabilidad fiscal, comunicación y participación ciudadana Benefit of services of Control Fiscal macro and micro, fiscal responsibility, communication and civic Participation

CÓDIGO IAF: [36]

CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : N/A

REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: NTC-ISO 9001:2008 / GP 1000:2009 + Documentación del Sistema de Gestión

GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: Silvano Serrano Guerrero

Cargo: Contralor

Correo electrónico [email protected]; [email protected]

TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento

X Renovación

Ampliación Reducción Reactivación Extraordinaria Actualización

Aplica toma de muestra por multisitio: Si No X

Auditoría combinada: Si X No

Auditoría integrada: Si No X

FECHA Días de auditoría)

Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2017-06-08 0,5

Auditoría en sitio 2017-06-12 2017-06-13

1,5



Página 2 de 14

1. INFORMACIÓN GENERAL

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Lorena Sepúlveda Ruiz

Auditor N/A

Experto Técnico Edson Dario Amezquita Amorocho

DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código asignado por ICONTEC SC-CER128272 GP-CER128270

Fecha de aprobación inicial 2011-06-15 2011-06-15

Fecha de próximo vencimiento: 2017-06-14 2017-06-14

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma y documentos de origen externo aplicables.

El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.

La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada.

Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

El equipo auditor manejó la información documentada suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.

Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento):

Si No NA X

Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en que fechas: NO APLICA



Página 3 de 14


En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones acorde con lo requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no aplicabilidad de algún requisito acorde con lo requerido en el numeral 4.3 de la norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002 en sus diferentes partes?

Si X No

Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo: Se excluye este requisito del Sistema de Gestión porque la CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER, no diseña sus servicios pues estos se encuentran reglamentados por la legislación pertinente al objeto social de la entidad. Numeral 7.6 Control de equipos de seguimiento y medición: Se excluye este requisito del Sistema de Gestión, porque la Entidad no requiere de dispositivos de seguimiento y medición para proporcionar la evidencia de la conformidad de los servicios con los requisitos planificados.

¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización)?:

Si No X

¿Es una auditoría de ampliación o reducción? Si No X

¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?:

Si No NA X

¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?:

Si X No . NA

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, fue creada mediante Ordenanza Número 070 del 14 de abril de 1926 expedida por la Asamblea del Departamento Norte de Santander, quien en uso de sus facultades legales, ordenó crear como servicio departamental Administrativo el Departamento de Contraloría, que tendrá como sede la ciudad de San José de Cúcuta. Es un órgano independiente de los demás departamentos administrativos, de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, la cual no tiene funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros?

Si No X

¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No NA X

¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación

Si No NA X.



Página 4 de 14


¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización?

Si No X

¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de

auditoría del ciclo de certificación?

Si No X

¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría?

Si No NA X

• ¿Aplica restauración para este servicio?

Si X No NA

Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces.

NC Descripción de la no conformidad

(se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del

incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción?

Si/No

1

La entidad debe llevar a cabo la prestación del servicio bajo Condiciones controladas incluyendo la implementación del seguimiento y la medición EVIDENCIA No se evidencia dentro de los procesos Control Fiscal Micro, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Gestión del Talento Humano, Gestión Administrativa y Financiera, el control y seguimiento al Plan de Acción por procesos código MPE-01-02-1 versión 1, vigencia año 2016 en % de ejecución y resultado indicadores para las actividades definidas y objetivos del Plan Estratégico 7.5.1

Se evidencia la capacitación a los líderes de los procesos sobre la aplicación continua del ciclo PHVA, para efectuar un seguimiento constante a las actividades enmarcadas dentro del plan de acción para cada proceso. (30.09.2016) Se evidencia el ajuste mediante fórmulas e hipervínculos las columnas de reporte y seguimiento del formato MPE-01-02-1 versión 1, arrojando un resultado en tiempo real. Se efectúa un seguimiento permanente a las actividades y metas descritas del plan de acción a través de: Reuniones periódicas de los líderes de proceso con su grupo de trabajo y actualización constante de los logros alcanzados. Se verifica la eficacia en los Informes de Auditoría y retroalimenta en la Revisión por la Dirección.

SI

2

La entidad debe planificar la realización del producto para las actividades requeridas de seguimiento EVIDENCIA No se evidencia documentada la planeación del seguimiento año 2016 las actividades de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, establecida en el Decreto 1072 de 2015 y Decreto Reglamentario 171 del 1 de febrero de 2016 que sustituye el programa de salud ocupacional que permita evaluar el estado inicial de % de avance y cumplimiento a los requisitos legales aplicables. 7.1

Se evidencia capacitación a los funcionarios responsables del proceso en el Decreto 1072 de 2015 y normatividad reglamentaria. Se documenta, implementa y monitorea las actividades semanales y/o mensuales para los elementos del SGSST, tales como: Planificación y Liderazgo de la Alta Dirección, Aplicación y Operación, Auditoría y Revisión por la Alta Dirección y Aseguramiento y Mejora Continua. Se establece como directrices las pautas que debe contener cada uno de los planes y proyectos a desarrollarse al interior de la entidad, apuntando al ciclo PHVA y con seguimiento mensual. Se verifica la eficacia en los Informes de Auditoría y retroalimenta en la Revisión por la Dirección.

SI

3

La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio EVIDENCIA

Se efectúa trimestralmente reuniones con los líderes de proceso, y se evidencian modificaciones en el ordenamiento legal aplicable a la entidad, informadas en las Actas de Comité de Calidad.

SI



Página 5 de 14

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS No se evidencia actualizado con frecuencia de revisión semestral el Nomograma código MPA 03-02-1 fecha 13-09-13 versión 2, publicado en la página web de la Entidad www.contraloriands.gov.co, respecto de la Ley 1755 de junio 30 de 2015, por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición, el Decreto número 1072 de 2015 y Decreto número 171 del 1 febrero de 2016 del Ministerio del Trabajo que establece la transición para que los empleadores sustituyan el Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) , se revisa encuentra publicado con última revisión a septiembre de 2013 En el proceso de Jurisdicción coactiva no se evidencia actualizado el marco legal en los procedimientos administrativo sancionatorio y jurisdicción coactiva respecto a requisitos legales aplicables resolución 820 de 2013 y Código General del Proceso. 7.2.1

Se socializa a los líderes de los procesos sobre la importancia en la actualización del Normograma, y su aplicación a los procedimientos actuales. Se informa al Ingeniero de Sistemas de la entidad mediante comunicación oficial, de los cambios generados en el normograma, última actualización 20 de Abril de 2017. Se verifica la eficacia en los Informes de Auditoría y retroalimenta en la Revisión por la Dirección.

4

Los documentos deben controlarse y asegurarse de que se identifican los cambios y estado de versión vigente de los documentos EVIDENCIA No se evidenció la actualización por el representante de la Alta Dirección del Manual de Gestión y Control, ni la correcta identificación de los cambios realizados en la tabla de control de cambios del documento MGC-01-01 “Control de cambios, lista de distribución y tabla de aprobaciones”, se encuentra registro del control del manual MGC-01-02 con versión 1 y fecha 29/09/2010. 4.2.3

Se revisar y efectuar las modificaciones pertinentes y ajustar el Manual MGC-01-01 en versión, fecha y demás cambios a que haya lugar, con año 2017. Se socializa el procedimiento de control de documentos, con líderes de procesos y funcionarios responsables de las modificaciones del manual. Se verifica la eficacia en los Informes de Auditoría.

SI

En caso de que no se haya solucionado una o más no conformidades menores pendientes, se debe realizar verificación complementaria.

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

4.1 Oportunidades de mejora

Fortalecer la descripción sobre el cumplimiento de los Objetivos de Calidad estableciendo la relación que existe entre los indicadores asociados a su medición, de esa manera se organizan los diferentes recursos para llevarlos a cabo, ayudando a comprenderlos y visualizarlos mejor, a descomponerlos en fases y etapas, y facilitando su actualización en los momentos apropiados.

Establecer por la organización un histórico de experiencias representativas tanto positivas como negativas, que se constituya como uno de los mecanismos para mantener y poner a disposición el conocimiento, en la medida que sea necesario, vinculando las practicas de Lecciones aprendidas divulgadas en los comités; apoyando así la operación de los procesos y la conformidad del producto.

Verificar la estructura en la planificación de la Matriz de comunicación y considerar detallar los



Página 6 de 14


ejercicios de Rendición de Cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión liderados por la Gerencia, promoviendo la corresponsabilidad en el desempeño de la organización, así como el fortalecimiento de los vínculos con el personal que abran espacios de diálogo y retroalimentación para la mejora.

Definir como la organización gestionara de manera planificada los cambios identificados, de manera que se consideren las consecuencias potenciales de este cambio, la disponibilidad de recursos y la asignación de responsabilidad y autoridades, teniendo presente los requerimientos comunes con otros sistemas de gestión para su respectiva alineación.

Considerar crear espacios participativos de Toma de Conciencia de la mano con los líderes de proceso en lo referente a los cambios que emprenderá la organización en lo referente a la versión 2015 de la norma ISO 9001, así como otros aplicables en el marco legal, cuyo propósito sea la toma de decisiones acertadas dentro de dichos requisitos y el trabajo conjunto con las demás áreas.

Mencionar dentro de las etapas del procedimiento de Compras los mecanismos que la entidad emplea

y/o empleará para hacer seguimiento al desempeño de los proveedores externos, permitiendo a la organización tener un entendimiento claro de las capacidades actuales y determinar brechas en lo que se necesite.

Prestar interés especial en la articulación de los indicadores en cada uno de los procesos, de forma que se evidencie el propósito por agilizar la medición de los mismos, y la formulación de acciones oportunas frente a los resultados, siendo coherentes con la planeación estratégica que persigue la entidad.

Profundizar sobre los resultados de la aplicación de las encuestas de satisfacción en la Revisión por

la Dirección, de manera que exista mayor relevancia sobre los mecanismos empleados para la medición de la percepción de la ciudadanía, y de esta manera exista relación entre las mejoras propuestas y dichos análisis.

Gestionar la puesta en marcha hacia la creación del Banco de hallazgos para el proceso de Control

Fiscal Micro, considerando esta como una herramienta que permitirá a todo el equipo de trabajo tomar decisiones más acertadas, disminuir tiempos de respuesta y ofrecer consulta permanente orientada hacia el fortalecimiento de la entidad.

Desarrollar actualización documental toda vez que se corrobore lo descrito en las caracterizaciones, procedimientos, y los ajustes en cuanto a nuevos mecanismos proyectados para llevar los registros, verificando previamente el cumplimiento de los numerales aplicables, así como se concertar mayor participación para llevar a cabo si se requieren modificaciones.

Perfeccionar el control de mantenimiento de vehículos por el kilometraje de los mismos, desarrollando un mayor seguimiento de acuerdo a las instrucciones mencionadas por su uso, con el propósito de evitar daños mayores por causa del desgaste, realizando así una revisión preventiva a aquellos elementos que componen la seguridad activa y pasiva del vehículo.

Verificar lo correspondiente a habilidades versus las indicaciones sobre Competencias comportamentales de los servidores públicos, de manera que exista alineación sobre las mismas, y se presente el soporte coherente sobre todo los requisitos exigidos tal cual como la entidad lo evalúa actualmente.

Formalizar el Manual de Inducción que hace parte del proceso de Talento Humano, de forma que

permita evidenciar su actualización continua y el grado de incorporación de todas las temáticas necesarias para la divulgación al personal entrante y los reentrenamientos en el personal antiguo.



Página 7 de 14


Fortalecer la planificación de diversos mecanismos para evaluar eficacia de la formación, de tal

manera que cuando se haga esta evaluación se determine claramente el impacto alcanzado por cada evento de formación en el desempeño del personal y de acuerdo al objetivo propuesto.

Proyectar el diagnóstico sobre el nivel de integración frente a los requisitos del actual Sistema de

Gestión y los otros Sistemas de gestión a implementar como requisito legal, teniendo presente las competencias del personal quienes lo documentan, para de esta forma unificar recursos y facilitar su implementación y mejoramiento permanente a futuro.

Aclarar las estrategias que se llevaran a cabo desde la gestión humana para el mantenimiento y la disposición de conocimientos necesarios de la organización, con el fin de fortalecer los procedimientos, contando con las etapas sobre que se quiere conseguir, la evaluación de saberes, definición del aprendizaje y la implantación de procesos para generar conocimiento, capturar conocimiento, almacenar conocimiento y compartir conocimiento.

Vincular al equipo auditor a aquellos colaboradores formados por parte de la entidad, demostrando el aprovechamiento de la inversión realizada hacia el fortalecimiento de las competencias, continuar con el perfeccionamiento de los ejercicios de auditoría interna, así como generar mejora continua con la perspectiva de un mayor equipo de trabajo.

Fortalecer la determinación de Programa de auditoría identificando la planificación, establecimiento, implementación y mantenimiento uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes.

Considerar el manejo estadístico y sistemático del seguimiento de acciones de mejora lo que

favorezca evidenciar oportunamente la cantidad de acciones presentadas, las fuentes, los cierres oportunos y otros datos que puedan ser llevado a los informes para la gerencia.

Desarrollar la formulación del Programa de Auditorías internas, teniendo en cuenta la transición de la norma a versión 2015, con el fin de incorporar la evaluación de la conformidad de acuerdo a dichos criterios y haciendo un ejercicio previo cuyos resultados permitan al equipo auditor determinar el nivel de cumplimiento.

Reflejar la tipificación de los Hallazgos de auditoría interna, de forma que se identifiquen claramente

las causas recurrentes a través de datos gráficos, permitiendo alimentar los informes que se desean llevar a cabo y de esta manera se consolide como evidencia de la eficacia de las acciones hacia el tratamiento específico de las no conformidades.

4.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

El compromiso de la Alta Dirección con el mantenimiento y mejora del SIGC, reflejado en la creación

espacios de formación y entrenamiento con el fin de generar mayor conocimiento a los colaboradores sobre el sistema de gestión de calidad.

El desarrollo de Comités mensuales de Calidad, ofreciendo mecanismos de participación de los

equipos de trabajo, los cuales consideran las observaciones hacia el mejoramiento de los procesos y permiten evidenciar una permanente revisión de la gestión.

Es posible evidenciar las mejoras para lograr adecuar la infraestructura con que cuenta la entidad, para ello mantiene el interés por la adecuación confortable; acciones que persiguen el objetivo de fortalecer la imagen institucional, en las mejores condiciones de bienestar.



Página 8 de 14


La nueva estrategia a través de App para interponer PQRSD , así como la instalación de Urnas en las

audiencias con la comunidad, espacios que han sido creados para mantener un acercamiento permanente con la ciudadanía y demostrando que sus inquietudes serán debidamente tratadas.

Los ajustes administrativos hacia la conformación de la oficina de planeación, dando mayor grado de

importancia a este componente en toda entidad, y suponiendo un equipo de trabajo que lidera el funcionamiento y seguimiento del sistema de gestión de calidad, de la mano con las intenciones estratégicas a lograr.

La proyección de la Resolución que busca motivar el reporte de la información en la herramienta

SIAOBSERVA, permitiendo así los profesionales puedan contar con la documentación previa necesaria y suficiente antes de las Auditorías Externas desarrolladas.

Los esfuerzos por perfeccionar las Actas de enlace, de manera que los hallazgos presenten certeza,

con los soportes necesario para suministrar a Responsabilidad Fiscal, evitando reprocesos y concentrando las acciones con mayor nivel de confianza en lo ejecutado.

La suscripción de Convenios marco con Academia, creando mecanismos de apoyo mutuo para que

los estudiantes puedan practicar los conocimientos adquiridos y estos favorezcan la gestión administrativa y soporten a los líderes de proceso.

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique. (Aplica a partir de la primera auditoria de seguimiento) (La tendencia se observa en la relación del número de quejas vs número de clientes o contratos)

QUEJAS Y RECLAMOS

QUEJAS 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Radicadas 212 159 104 115 234 79 a la fecha

Trasladadas a otras Entidades

58 0 10 1 125 _

Tramitadas 156 159 94 88 79% 25

Pendientes 0 0 0 0 - 54

Numero de Hallazgos

Fiscales 450 270 120 80 51 0 a la fecha

Disciplinarios 728 174 35 11 21 1

Penales 98 0 0 0 3 _

Administrativos _ _ _ _ 32 2



Página 9 de 14


El tratamiento de las SQRD de acuerdo a lo estipulado en el MPM-03-02 GESTION DE PETICIONES Y DENUNCIAS y su evidencia a través de los formatos atención, los cuales son direccionados a las áreas respectivas según sea el caso.

Las causas repetitivas presentadas son asociadas a las entidades sujetas de control, principalmente por los Contratos de Obra, todas estas se han tratado dentro de la competencia de la entidad, se han creado mayores espacios de participación ciudadana con el fin de captar la mayoría de fuentes y considerar todas las inquietudes presentadas.

Incluir las solicitudes o comunicaciones de partes interesadas, por ejemplo para ISO 14001, OHSAS 18001. NO APLICA

Incluir los eventos adversos para ISO 13485 y las recogidas de producto del mercado, para ISO 9001, NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000. NO APLICA

Incluir la ocurrencia de incidentes (accidentes o emergencias) en los sistemas de gestión que aplique y explique brevemente como fueron tratados (Aplica a partir de la primera auditoría de seguimiento). NO APLICA

En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente como fueron atendidas. NO APLICA

¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)?

Si No X NA

Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados? :

Si X No

La CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER mide el desempeño de sus procesos a través del cálculo de los diferentes indicadores los cuales están enfocados al cumplimiento de los objetivos estratégicos, plasmados en el seguimiento al Mapa estratégico 2016-2019.

Objetivos estratégicos Indicadores Resultado

Fortalecimiento institucional para el cumplimiento de los objetivos misionales de la contraloría.

Efectividad en la mejora continua 100%

Reposición de equipos de cómputo 40% Incremento en la propiedad, planta y equipo total

26%

Promover y atender la participación de los ciudadanos en el ejercicio de control fiscal.

Eficiencia en la respuesta 79% Asistencia a las jornadas de formación en participación ciudadana

1045

Satisfacción del cliente 99%

Ejecutar acciones que permitan Cubrimiento de Auditorías empresas 60%



Página 10 de 14


evidenciar beneficios del control fiscal

sociales del estado

Entidades educativas del nivel superior sujetas de control

67%

Cumplimiento del PGAT 98% Evaluación plan de desarrollo 0 Porcentaje de Presupuesto Auditado 11% Eficacia Auditoría Ambiental 100% Cuentas Ambientales 100%

Mejorar la efectividad en los procesos de responsabilidad fiscal

Gestión en los procesos fiscales 28% Fortalecimiento de las decisiones proferidas

92%

% de procesos verbales de responsabilidad fiscal iniciados

0%

Efectividad de los traslados 52% Fortalecimiento de la jurisdicción coactiva y la defensa jurídica de la entidad

Gestión de los procesos administrativos sancionatorios

17%

Gestión de los procesos de jurisdicción coactiva

24%

Gestión de las controversias judiciales 15%

¿Los riesgos identificados por la Organización, en el alcance de su sistema de gestión, se han controlado de manera eficaz?

Si X No La organización cuenta con la identificación y control de todos los riesgos aplicables,

empleando las directrices del Departamento administrativo de la función pública, con enfoque por procesos. La metodología se encuentra definida en el MPE-02-01, Gestión del riesgo y los resultados se evidencian en el MPE-02-01-5 Mapa de riesgos. Todo esto se encuentra alineado con las MPE-02-01-1, Análisis estratégico interno y externo que definen la identificación de factores internos y externos asociados a la organización.

¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001)

Si X No .

5.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoria Número de no conformidades Requisitos/Norma

Renovación 0 N/A

1ª de seguimiento del ciclo N/A N/A

2ª. de seguimiento del ciclo N/A N/A

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el ciclo de certificación?

Si No X.

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

La entidad cuenta un Programa de auditoría interna MPV-01-04-1 el cual refleja dos (2) ciclos de auditoría



Página 11 de 14


a realizar al sistema de gestión de calidad, con un cubrimiento total a los procesos de la organización.

El equipo auditor interno cumple con las competencias requeridas para el proceso.

Se presenta registro MPV-01-04-6 del último informe de la auditoría interna, realizada el 30 de Mayo de 2017; la cual se desarrolla conforme al procedimiento de Auditoría interna MPV-01-04, reflejando las directrices de la NTC ISO 19011:2012.

Este proceso dio como resultado 10 no conformidades para el respectivo tratamiento.

5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

Se presenta informe de la revisión por la dirección N°07, Revisión del Sistema de Gestión y Control MPE-01-07-2 con fecha 03 de Abril de 2017, el cual cubre todas las entradas:

Los resultados de auditorías

La retroalimentación del cliente

El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

El estado de las acciones correctivas y preventivas

Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de calidad, y

Las recomendaciones para la mejora.

los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados

Y cuyos resultados evidencian el compromiso con la mejora continua de la empresa, asegurando la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión calidad

6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACION

¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, etc…) de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001, Manual de aplicación ES-M-SG-01?

Si X No .

En caso de señalar No, por favor describa la situación encontrada y repórtela

¿ El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?

Si No X

¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logos de organismos de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?

Si X No .

¿Si se usa logo del organismo de acreditación se usan acompañados del logo de ICONTEC?

Si X No .

7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 X

Anexo 2 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas N/A



Página 12 de 14

7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 3 No conformidades firmadas por el cliente. N/A

ANEXO 1

PLAN DE AUDITORIA (Adjunto)



Página 13 de 14

La siguiente sección del informe de auditoría se completará luego de la reunión de cierre de acuerdo con los resultados de la misma.

ANEXO 2 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades el N/A y recibieron observaciones por parte del auditor líder.

Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptados por el auditor líder el N/A.

CORRECCIONES, ANALISIS DE CAUSA Y ACCIONES CORRECTIVAS

#

Descripción de la no

conformidad / Evidencia

Clasificación (mayor o menor)

Requisito(s) de la norma, en caso de

auditoría combinada o integrada indicar la

designación de la norma

Corrección propuesta / Evidencia de la

Corrección y fecha de implementación

Análisis de causas (indicar la(s) causa (s) raíces)

Acción correctiva propuesta/ /Evidencia de

la Acción correctiva y fecha de implementación

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A




Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización.


Página 14 de 14

ANEXO 4

No conformidades firmadas por el cliente. (NO APLICA)

8. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS

Describa aquí las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría, las menores pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron y las no conformidades menores de esta auditoría que pudieron ser solucionadas, si así lo solicita la empresa, las evidencias que soportan el cierre y si fueron eficaces. Indicar la fecha en la que se realizó la verificación complementaria..

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

9. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

SI NO

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión X

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda reducir el alcance del certificado

Se recomienda reactivar el certificado

Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación X

Se recomienda suspender el certificado

Se recomienda cancelar el certificado Nombre del auditor líder: Lorena Sepúlveda Ruiz Fecha 2017 06 13

PLAN DE AUDITORÍA EN SITIO


Página 1 de 3

EMPRESA: CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

Dirección del sitio : Avenida 5 No. 11 - 20 Pisos 3, Cúcuta, Norte De Santander, Colombia

Representante de la organización:

Silvano Serrano Guerrero

Cargo: Contralor Correo electrónico

[email protected]; [email protected]

Alcance: Prestación de servicios de Control Fiscal macro y micro, responsabilidad fiscal,

comunicación y participación ciudadana

CRITERIOS DE AUDITORÍA NTC-ISO 9001:2008 / GP 1000:2009 + Documentación del Sistema de Gestión

Tipo de auditoría :

INICIAL U OTORGAMIENTO SEGUIMIENTO X RENOVACION AMPLIACIÓN REDUCCIÓN

REACTIVACIÓN EXTRAORDINARIA ACTUALIZACIÓN

Aplica toma de muestra por multisitio:

Si

X No

Existen actividades/procesos que requieran ser auditadas en turno nocturno:

Si

X No

Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas.

Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001. Auditor Líder: Lorena Sepúlveda Ruiz Correo electrónico [email protected]

Auditor: N/A Auditor N/A

Experto técnico: Edson Dario Amezquita Amorocho



Página 2 de 3

Fecha/ Sitio (si hay más de uno)

Hora de inicio de la actividad

de auditoría

Hora de

finalización de la

actividad de

auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la

auditoría)

2017-06-12

8:00 A.M 8.15. A.M Reunión de apertura LS EA

Todas las personas entrevistadas en la auditoría

8.15. A.M 09:15 A.M

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: Planificación General del SGC, Gestión de recursos, Política Calidad, Objetivos Calidad. Medición de objetivos Calidad. Revisión por la dirección. Responsabilidad y autoridad (Verificación del uso del logo en los diferentes medios de publicidad usados por la empresa.) ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6.

LS EA

Dr. SILVANO SERRANO GUERRERO – Contralor General

09:15 A.M 10:15 A.M

MEJORA CONTINUA: Cierre de pendientes auditorías anteriores. Acciones AC/AP. Gestión Documental. Gestión del Riesgo ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3, 8.4, 8.5.

LS EA

JENNIFER SANCHEZ GUENDICA –Asesor de Planeación

10:15 A.M 11:00 A.M

COMUNICACIÓN Y PARTICIPACION CIUDADANA Atención a las comunicaciones del cliente. Satisfacción del cliente ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 7.2, 8.2.1, 8.2.4,

LS EA

MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA – Contralor Auxiliar Delegado para Participación ciudadana y medio ambiente

11:00 A.M 12:00 M

CONTROL FISCAL MICRO Planificación y prestación del servicio Producto/ Servicio No conforme ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.4, 8.3.

LS EA

LUZ AMPARO RODRIGUEZ RODRIGUEZ – Contralor Auxiliar Delegado para Control Fiscal

12.00 M 2.00 P.M RECESO

2.00 P.M 3.00 P.M

RESPONSABILIDAD FISCAL Planificación y prestación del servicio Producto/ Servicio No conforme ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.4, 8.3.

LS EA

CARLOS EDUARDO NAVARRO PICÓN – Contralor Auxiliar Delegado para Responsabilidad Fiscal JACQUELINE RODRIGUEZ SANCHEZ Asesor de la Oficina Jurídica y Jurisdicción Coactiva

3.00 P.M 4.00 P.M CONTROL FISCAL MACRO Planificación y prestación del

LS EA

JOSÉ ANTONIO ANAYA ATALLA – Profesional



Página 3 de 3

Fecha/ Sitio (si hay más de uno)

Hora de inicio de la actividad

de auditoría

Hora de

finalización de la

actividad de

auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la

auditoría)

servicio Producto/ Servicio No conforme ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.4, 8.3.

Especializado

4.00 P.M 5.30 P.M

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Compras Control a proveedores e Inspección del producto comprado. ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 7.4 Infraestructura y Ambiente de trabajo. ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 6.3, 6.4.

LS EA

WILSON DE JESUS QUINTERO GELVEZ Director Financiero

5.30 P.M 6.00 P.M BALANCE Y ANALISIS DEL EQUIPO AUDITOR

LS EA

2017-06-13

8:00 A.M 9:00 A.M

GESTION DE TALENTO HUMANO: Competencia, formación y entrenamiento, Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad. ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 6.2

LS LUIS VIDAL PITTA CORREA Subcontralor

9:00 A.M 10:00 A.M

SEGUIMIENTO Y EVALUACION Auditorías internas. ISO 9001:2008 / GP 1000:2009: 8.2.2

LS JENNIFER SANCHEZ GUENDICA –Asesor de Planeación

10:00 A.M 11:00 A.M Preparación informe de auditoría LS Equipo auditor

11:00 A.M 12:00 M Reunión de cierre LS Todas las personas entrevistadas en la auditoría

Observaciones: Se podrá realizar ajustes a la programación teniendo en cuenta la duración o ejecución de las entrevistas y la disponibilidad de auditar primero unos procesos que otros.

Es necesario contar para el inicio de la auditoria con:

Certificado de existencia y representación legal vigente

Una copia del Listado maestro de documentos y registros, del sistema de gestión. Durante la auditoria a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad se auditará la comunicación interna de acuerdo a la interacción entre cada uno de ellos; igualmente la comunicación externa para aquellos procesos en donde aplique.

En todos los procesos se auditara: NTC ISO 9001:2008: 4.1., 4.2.1., 4.2.3., 4.2.4., 6.1., 6.3., 6.4., 8.2.3., 8.4., 8.5

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2017-06-08

informe de auditorÍa de sistemas de gestiÓn · 2019. 11. 13. · informe de auditorÍa de...

Documents