informe cronograma de digitalizaciÓn

INFORME CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN

Febrero de 2014

Informe Cronograma de Digitalización

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: INFORME CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN

Fecha elaboración

aaaa-mm-dd: 2014-02-07

Sumario: Presentación de la propuesta de actividades de implementación del Sistema

de Aseguramiento Electrónico SAE a nivel central y regional.

Palabras Claves: Infraestructura, logística, digitalización, capacitación, Gerencia

departamental, SAE, despliegue, nacional.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Código: Versión: 1.1 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica

Contrato Nº 371 de 2014

Firmas:

Revisó: Oficina de Sistemas e Informática de la

Contraloría General de la República

Aprobó: Supervisor del Contrato Nº 371 de 2014

Información

Adicional:

Ubicación:

Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo

magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre

SAE_Informe_Cronograma_Digitalización_V1.1 en disco adjunto.


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2014-02-07 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

1.1 2014-02-11 Oportunidad Estratégica Modificaciones al documento


CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................. 1

CRÉDITOS .................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................ 3

3. METODOLOGIA .................................................................................................................. 3

3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal ............................................................ 3

3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos

Sancionatorios ......................................................................................................................... 4

4. CRONOGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN ............................................................................. 6

4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal ............................................................................... 6

4.2. Proceso Disciplinario ..................................................................................................... 7

Informe Cronograma de Digitalización 1

DERECHOS DE AUTOR

La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través

de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación

por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº

371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales para el

desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de

implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de

la República y Oportunidad Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente,

en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes

condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.

3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."

4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso

entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República.


CRÉDITOS

Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la

Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de

Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema

General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido

liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,

un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de

este documento.


1. INTRODUCCIÓN

El “Sistema de Almacenamiento Electrónico” – SAE, fue adquirido por la Contraloría General de

la República (en adelante CGR), como una plataforma informática1 que busca garantizar la

conservación de archivos digitales con los más altos estándares a nivel mundial.

Ésta adquisición se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la Entidad, que define

en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el robustecimiento del

talento humano y del esquema institucional de la entidad, además de ser una medida para el

cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las Entidades Públicas.

La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)

Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Disciplinarios y (3) Administrativos

Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el

Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.

El equipo de Oportunidad Estratégica presenta, a través de este documento, el cronograma de

digitalización para el proceso de implementación del SAE.

2. ALCANCE

El presente ejercicio corresponde a un informe del cronograma de digitalización, el cual es

estimado en los recursos e información disponibles a la fecha.

3. METODOLOGIA

Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, el equipo de

Oportunidad Estratégica, en conjunto con los líderes del proyecto SAE de la Entidad, planteó

las estrategias de implementación de la plataforma SAE:

3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal

La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida

durante la ejecución del contrato 291 de 2013. Estrategia que se definió a partir de la

1 Se considera a SAE como una Plataforma Informática al ser un sistema que sirve como base para el

funcionamiento de diferentes módulos de hardware y de software (Firma Digital, Estampado de tiempo, Repositorio de Información, etc.)


identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los

funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma2 (Ver Ilustración 1)

Ilustración 1. Estrategia de Implementación PRF

3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos

Sancionatorios

La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta

la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las

nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la

operación de las nuevas funcionalidades (Ver Ilustración 2 e Ilustración 3):

a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal

objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y

aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR

convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.

b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la

información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos

Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las

salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con

los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se realizará en conjunto entre

el proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.

c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el

desarrollo de los nuevos módulos de SAE.

2 Mnemo SAS


d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas

funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en

producción en la Entidad.

e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los

líderes funcionales de la plataforma.

f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios

usuarios de las nuevas funcionalidades

g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de

documentos por parte de los funcionarios usuarios.

Ilustración 2. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos Sancionatorios

Ilustración 3. Cronograma de la Estrategia de los Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos Sancionatorios

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

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Revisión Documental

Digitalización

Levantamiento y Análisis de Requerimientos

Modelamiento/Desarrollo

Pruebas

Pilotos

Capacitación

Acompañamiento

Mes 5 Mes 6 Mes 7Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4


4. CRONOGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN

4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal

Durante el año 2013, La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la CGR, en

adelante DIAC, dirigió sus esfuerzos a digitalizar la totalidad de los Procesos de

Responsabilidad Fiscal en las Gerencias Departamentales Colegiadas en todo el territorio

Nacional, lo que representó el traslado de recurso humano a las 31 gerencias departamentales

y digitalizando 16,123 Carpetas

Al finalizar esta actividad en 2013, no se logró cumplir con el 100% de las carpetas a digitalizar

al no estar disponible físicamente para su digitalización, razón por la cual la CGR decidió

realizar una nueva actividad de digitalización en 2014 con el fin de digitalizar las carpetas

faltantes en cada una de las Gerencias.

A continuación se presenta el cronograma para adelantar dicha actividad:

CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN

Iteración Gerencia Expediente Carpeta Calendario - Meta

Fecha Inicio Fecha Fin

1 Huila 4 20 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014

1 Nariño 4 55 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014

1 Risaralda 11 44 miércoles, 22/01/2014 lunes, 27/01/2014

1 Cesar 18 18 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014

1 Boyacá 33 102 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014

1 Caldas 35 72 miércoles, 22/01/2014 martes, 28/01/2014

1 Santander 56 199 miércoles, 22/01/2014 miércoles, 29/01/2014

1 Guajira 70 147 miércoles, 22/01/2014 jueves, 30/01/2014

1 Córdoba 88 288 miércoles, 22/01/2014 jueves, 30/01/2014

2 Sucre 10 26 viernes, 31/01/2014 martes, 04/02/2014

2 Meta 5 13 viernes, 31/01/2014 miércoles, 05/02/2014

2 Amazonas 10 20 viernes, 31/01/2014 jueves, 06/02/2014

2 Antioquia 37 61 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014

2 Valle 21 49 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014

2 Cauca 18 42 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014

2 Casanare 11 55 viernes, 31/01/2014 viernes, 07/02/2014

2 Choco 10 16 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

2 Arauca 3 7 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

2 Guainía 1 4 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

2 Guaviare 1 5 lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

2 Caquetá 38 144 miércoles, 05/02/2014 martes, 11/02/2014

2 Bolívar 39 131 martes, 04/02/2014 viernes, 07/02/2014


GERENCIAS AUTONOMAS

Iteración Gerencia Observación

N/A Vichada Teniendo en cuenta el número tan pequeño de carpetas faltantes, la DIAC decidió no trasladar recursos a esta gerencia.

N/A Tolima La gerencia departamental indicó que digitalizarán directamente las carpetas faltantes

N/A Atlántico Teniendo en cuenta el número tan pequeño de carpetas faltantes, la DIAC decidió no trasladar recursos a esta gerencia. N/A

Norte de Santander

Nota: Cronograma planteado por la DIAC

4.2. Proceso Disciplinario

Teniendo en cuenta la nueva meta de la entidad de implementar SAE en los Procesos

Disciplinarios, a continuación se presenta una propuesta al cronograma de digitalización de las

carpetas de este tipo de proceso:

CRONOGRAMA DE DIGITALIZACIÓN

Semana

Producción esperada Calendario - Meta

Expediente Carpeta Fecha Inicio Fecha Fin

1 50 100 lunes, 10/02/2014 viernes, 14/02/2014

2 100 200 lunes, 17/02/2014 viernes, 21/02/2014

3 150 300 lunes, 24/02/2014 viernes, 28/02/2014

4 200 400 lunes, 03/03/2014 viernes, 07/03/2014

5 250 500 lunes, 10/03/2014 viernes, 14/03/2014

6 299 615 lunes, 17/03/2014 martes, 25/03/2014

informe cronograma de digitalizaciÓn

Government & Nonprofit