informe cronograma de capacitaciÓn

INFORME CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN

Julio de 2014

Informe Cronograma de Capacitación

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: INFORME CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN

Fecha elaboración

aaaa-mm-dd: 2014-02-07

Sumario: Presentación de la propuesta de actividades de implementación del Sistema

de Aseguramiento Electrónico SAE a nivel central y regional.

Palabras Claves: Infraestructura, logística, digitalización, capacitación, Gerencia

departamental, SAE, despliegue, nacional.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Código: Versión: 1.0 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica

Contrato Nº 371 de 2014

Firmas:

Revisó: Oficina de Sistemas e Informática de la

Contraloría General de la República

Aprobó: Supervisor del Contrato Nº 371 de 2014

Información

Adicional:

Ubicación:

Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo

magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre

SAE_Informe_Cronograma_Capacitación_V1.2 en disco adjunto.


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2014-02-07 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

1.1 2014-02-11 Oportunidad Estratégica Modificaciones al documento

1.2 2014-07-21 Oportunidad Estratégica Actualización del documento


CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................. 1

CRÉDITOS .................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................ 3

3. METODOLOGÍA .................................................................................................................. 4

3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal ............................................................ 4

3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos

Sancionatorios ......................................................................................................................... 4

4. CRONOGRAMAS DE CAPACITACIÓN ............................................................................... 9

4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal ............................................................................... 9

4.2. Procesos de Jurisdicción Coactiva ................................................................................ 9

a. Nivel Central ............................................................................................................... 10

b. Gerencias Departamentales ........................................................................................ 10

4.3. Procesos Administrativos Sancionatorios .................................................................... 10

c. Nivel Central ............................................................................................................... 11

d. Gerencias Departamentales ........................................................................................ 11

4.4. Procesos Disciplinarios ............................................................................................... 11

5. CRONOGRAMA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS ......................................................... 12

5.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal ............................................................................. 12

Informe Cronograma de Capacitación 1

DERECHOS DE AUTOR

La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través

de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación

por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº

371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales para el

desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de

implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de

la República y Oportunidad Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente,

en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes

condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.

3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."

4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso

entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República.


CRÉDITOS

Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la

Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de

Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema

General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido

liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,

un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de

este documento.


1. INTRODUCCIÓN

El “Sistema de Almacenamiento Electrónico” – SAE, fue adquirido por la Contraloría General de

la República (en adelante CGR), como una plataforma informática1 que busca garantizar la

conservación de archivos digitales con los más altos estándares a nivel mundial.

Esta adquisición se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la Entidad, que define

en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el robustecimiento del

talento humano y del esquema institucional de la entidad, además de ser una medida para el

cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las Entidades Públicas.

La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de Responsabilidad

Fiscal (PRF), Jurisdicción Coactiva (PJC), Disciplinarios y Administrativos Sancionatorios (4), lo

que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el Nivel Central como

a las Gerencias Departamentales Colegiadas.

El equipo de Oportunidad Estratégica presenta, a través de este documento, el cronograma de

capacitación para el proceso de implementación del SAE, trabajo realizado en conjunto con la

Entidad.

2. ALCANCE

El presente ejercicio corresponde a una presentación de los cronogramas de capacitación del

proyecto de implementación de SAE, los cuales fueron estimados a partir de los recursos e

información disponible.

Este documento constituye una constancia de los múltiples ejercicios de generación y ajuste de

los cronogramas desarrollados para el cumplimiento del proceso de capacitación, tanto de los

procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativo Sancionatorio y

Disciplinario.

En éste, se incluye la última versión de los cronogramas referidos, sobre los cuales se

desarrolló efectivamente el ejercicio.

1 Se considera a SAE como una Plataforma Informática al ser un sistema que sirve como base para el

funcionamiento de diferentes módulos de hardware y de software (Firma Digital, Estampado de tiempo, Repositorio de Información, etc.)


3. METODOLOGÍA

Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, el equipo de

Oportunidad Estratégica, en conjunto con los líderes del proyecto SAE de la CGR, planteó las

estrategias de implementación de la plataforma SAE:

3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal

La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida

durante la ejecución del contrato 291 de 2013. Estrategia que se definió a partir de la

identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los

funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma2.

Ilustración 1. Estrategia de Implementación PRF

Elaboración: Oportunidad Estratégica

3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos

Sancionatorios

La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta

la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las

nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la

operación de las nuevas funcionalidades (Ver Ilustración 2, 3, 4 y 5):

a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal

objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y

aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR

convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.

2 Mnemo SAS


b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la

información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos

Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las

salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con

los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se realiza en conjunto entre el

proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.

c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el

desarrollo de los nuevos módulos de SAE.

d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas

funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en

producción en la Entidad.

e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los

líderes funcionales de la plataforma.

f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios

usuarios de las nuevas funcionalidades

g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de

documentos por parte de los funcionarios usuarios.

Ilustración 2. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos Sancionatorios



Ilustración 3. Cronograma de la Estrategia de los Procesos de Jurisdicción Coactiva


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

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Definiciones inicales

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pruebas

Preproducción

Producción

Sensibilización PSA

Plan píloto

Digitalización - Central

Revisión documental - gerencias

Iteración 1 - Gerencias




Capacitación Central

Capacitación Gerencias

Acompañamiento Gerencias

Acompañamiento Nivel Central

Ejecución programada de la actividad

Pilotos

Sensibilización

Definiciones

Mes 6

Digitalización

Capacitación

Mes7

Cargue

Mes 5

Ciclo 1

Ciclo 2

Ciclo 3

Despliegue

Agrupador Fase/Actividad

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4


Ilustración 4. Cronograma de la Estrategia de los Procesos Administrativos Sancionatorios


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

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Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pre producción

Despliegue ciclos

Producción


Plan píloto


Revisión documental - gerencias






Capacitación Gerencias

Acompañamiento Gerencias



Digitalización

Capacitación

Cargue

Mes 5 Mes 6

Ciclo 3

Despliegue

Pilotos

Sensibilización

Mes7

Definiciones

Ciclo 1

Ciclo 2




lustración 5. Cronograma de la Estrategia de los Procesos Disciplinarios


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

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Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pre producción

Despliegue ciclos

Producción


Plan píloto





Digitalización

Capacitación

Cargue

Mes 5 Mes 6

Ciclo 3

Despliegue

Pilotos

Sensibilización

Mes7

Definiciones

Ciclo 1

Ciclo 2




4. CRONOGRAMAS DE CAPACITACIÓN

4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal

Durante el año 2013, La Oficina de Sistemas e informática de la CGR, en adelante OSEI,

dirigió sus esfuerzos a capacitar la totalidad de los funcionarios encargados de los Procesos de

Responsabilidad Fiscal en las Gerencias Departamentales Colegiadas en todo el territorio

Nacional, lo que representó el traslado de recurso humano capacitador a 22 de las 31 gerencias

departamentales colegiadas de la CGR.

A continuación se presenta el cronograma de capacitación utilizado para adelantar este proceso

en las Gerencias Departamentales restantes:

Ilustración 6. Cronograma de Capacitación de PRF - 2014

Iteración Gerencia Calendario – Meta

Fecha Inicio Fecha Fin

5 Vaupés lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014

5 Antioquia lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014

5 Amazonas lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014

5 Putumayo lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014

5 Huila lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014

5 Arauca lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014

5 Caquetá lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014

5 Guaviare lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014

5 Guainía lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

5 Cesar lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014 Elaboración: Oportunidad Estratégica

Cabe anotar que en el 2013 se realizó jornada de capacitación en la Gerencia Departamental

de Antioquia, pero debido a problemas de conectividad que se presentaron en esa ocasión, se

decidió reprogramarla nuevamente y garantizar así la satisfacción de los usuarios con el

proceso.

4.2. Procesos de Jurisdicción Coactiva

Al igual que en la implementación de SAE en los Procesos de Responsabilidad Fiscal, la

entidad debe capacitar a todos los usuarios de los Procesos de Jurisdicción Coactiva - PJC, lo

que dada la naturaleza jurídica de este tipo de procesos, implicó una definición específica de las

capacitaciones, tanto para el nivel central, como para el de las Gerencias Departamentales.


a. Nivel Central Se estableció la siguiente programación para todos los funcionarios del Nivel Central, una vez

finalizado el despliegue del aplicativo en producción:

Ilustración 7. Cronograma de Capacitación de PJC – Nivel Central

Fecha Actividad

15/07/2014 Inducción a la Plataforma SAE

16/07/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica

17/07/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción


Apenas finalice el taller de cargue (1 semana)

Capacitación en las gerencias por parte del líder


b. Gerencias Departamentales

Teniendo en cuenta la cantidad de funcionarios responsables de los Procesos de tipo PJC. La

entidad definió ejecutar una estrategia de capacitación diferente a la utilizada en los de tipo

PRF. En esta estrategia cada Gerencia Departamental debe tener un experto en SAE para cada

tipo de proceso (uno de vigilancia para PAS y otro de responsabilidad para PJC), encargado de

capacitar y trasmitir el conocimiento en sus respectivas Gerencias. De esta forma, la

capacitación de cada una de las gerencias logra desarrollarse paralelamente en tan solo una

semana.

Con tal fin, se estableció la siguiente programación de actividades, para capacitar a cada uno

de los líderes SAE:


Fecha Actividad






4.3. Procesos Administrativos Sancionatorios Se especificaron los siguientes cronogramas, tanto para el Nivel Central, como para las

Gerencias Departamentales:


c. Nivel Central Una vez el proveedor de la Plataforma SAE realice el despliegue programado del aplicativo en

producción, se realizó la siguiente programación para los funcionarios del nivel central:

Ilustración 9. Cronograma de Capacitación de PAS – Nivel Central

Fecha Actividad






d. Gerencias Departamentales

Al igual que para los procesos de tipo PJC, se estableció la estrategia de capacitación en la que

cada Gerencia Departamental debe tener un experto en SAE para PAS, encargado de capacitar

y trasmitir el conocimiento en su respectiva Gerencia. De esta forma la capacitación de cada

una de las gerencias logra desarrollarse paralelamente en tan solo una semana.

De esta forma, se estableció la siguiente programación de actividades, para capacitar a cada

uno de los líderes SAE:


Fecha Actividad





Apenas finalice el taller de cargue (1 semana)

Capacitación en las gerencias por parte del líder


4.4. Procesos Disciplinarios

A diferencia de los otros procesos, los procesos disciplinarios únicamente se desarrollan en el

Nivel Central por la Oficina de Control Disciplinario, a cuyos funcionarios deberán orientadas las

siguientes actividades:


Ilustración 11. Cronograma de Capacitación de Procesos Disciplinarios – Nivel Central

Fecha Actividad






5. CRONOGRAMA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS

5.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal

A continuación se presenta el ejercicio desarrollado en el mes de febrero para adelantar la

actividad de actualización de tokens. Esta actividad se cumplió de forma eficiente, en su

momento.

Teniendo en cuenta la necesidad de cargar en SAE, la totalidad de los Procesos de

Responsabilidad Fiscal, la CGR decidió realizar jornadas de suspensión de términos en las que

los funcionarios tuvieran dedicación exclusiva a este proceso.

A continuación se presenta el cronograma definido para la ejecución de esta actividad:

Ilustración 12. Cronograma de Suspensión de términos de PRF

Iteración Gerencia Calendario – Meta

Fecha Inicio Fecha Fin

1 Bolívar lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Sucre lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Córdoba lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Atlántico lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Putumayo lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Casanare lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014

1 Vaupés lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014


informe cronograma de capacitaciÓn

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