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Informe CBN-1045 – Informe de Gerencia

Bogotá, D.C. enero 2017

MACROPROCESO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL PROCESO GERECIA ESTRATÉGICA RENDICIÓN DE CUENTAS- INFORME CBN-1045

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet y Aplicativo SIG del DASCD.

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RENDICIÓN DE CUENTAS – INFORME CBN-1045- INFORME DE GERENCIA

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL RENDICIÓN DE CUENTAS – INFORME CBN 1045 – INFORME DE GERENCIA

Enrique Peñalosa Londoño Alcalde Mayor-Bogotá D.C Raúl Buitrago Secretario General-Alcaldía mayor de Bogotá D.C Nidia Rocío Vargas Directora Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD Diego Alejandro Morales Silva Jefe Oficina Asesora de Planeación Ismael Martínez Guerrero Asesor de Control Interno María Teresa Rodríguez Leal Subdirectora Técnica Claudia María Aroyave López Subdirectora Jurídica José Agustín Hortúa Mora Subdirector de Gestión Corporativa y Control Disciplinario





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CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 6

2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. ............................................................................................ 6

2.1. Reformulación estratégica ............................................................................................................................ 6

2.1.1 Misión ............................................................................................................................................................ 6

2.1.2 Visión ............................................................................................................................................................ 6

2.2.3 Principios Y Valores........................................................................................................................................... 6

2.2. Mapa Estratégico .......................................................................................................................................... 8

2.3. Conceptualización Objetivos Estratégicos .................................................................................................. 10

2.3.1. Perspectiva Aprendizaje ............................................................................................................................. 10

2.3.2. Perspectiva Procesos ................................................................................................................................. 10

2.3.3. Perspectiva cliente ...................................................................................................................................... 10

2.3.4. Perspectiva de Desarrollo ........................................................................................................................... 11

2.4. Medición de la estrategia. ........................................................................................................................... 12

2.5. Sistema Integrado de Gestión ..................................................................................................................... 13

2.6. Gestión por Procesos .................................................................................................................................. 14

2.6.1. Aplicativo SIG ............................................................................................................................................. 14

2.6.2. Certificación de Calidad (Auditoria de Seguimiento ICONTEC) .................................................................. 16

3 GESTIÓN POR PROCESOS .............................................................................................. 17

3.1 Resultados Gerencia Estratégica ................................................................................................................ 17

3.1.1 Principales logros ........................................................................................................................................ 17

3.1.2 Principales retos.......................................................................................................................................... 18

3.1.3 Resultado Indicadores ................................................................................................................................ 19

3.2 Resultados Gestión de la comunicación ..................................................................................................... 20

3.2.1 Principales logros ............................................................................................................................................ 20


3.2.3 Resultados indicadores ................................................................................................................................... 21

3.3 Resultados Gestión del conocimiento ......................................................................................................... 22


3.3.2 Principales retos .............................................................................................................................................. 22


3.4 Resultados Atención al Ciudadano ............................................................................................................. 24






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3.4.3 Resultados indicadores ............................................................................................................................... 26

3.5 Resultados Organización del Trabajo ......................................................................................................... 26




3.6 Resultados Gestión y Desarrollo del Capital Humano. ............................................................................... 30


3.6.3 Principales Retos ........................................................................................................................................ 35

3.6.4 Resultados de los indicadores .................................................................................................................... 36

3.7 Resultados Gestión del Talento Humano .................................................................................................... 38




3.8 Resultados Gestión de Recursos físicos y ambientales .............................................................................. 41

3.8.1 Principales logros. ........................................................................................................................................... 41



3.9 Resultados Gestión Documental ................................................................................................................. 46




3.10 Resultados Gestión de las TIC´s................................................................................................................. 50


3.10.3 Resultados indicadores ................................................................................................................................. 55

3.11 Resultados Gestión Financiera ................................................................................................................... 56

3.11.1 Principales logros .......................................................................................................................................... 56



3.12 Resultados Gestión Contractual ................................................................................................................. 63


3.12.2 Principales retos ............................................................................................................................................ 65


3.13 Resultados Gestión Jurídica ....................................................................................................................... 66






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3.14 Resultados Control y Seguimiento .............................................................................................................. 69




3.15 Resultados Sistemas de Gestión ...................................................................................................................... 75

3.15.1Principales logros ........................................................................................................................................... 75

4 PROYECTOS DE INVERSIÓN ........................................................................................... 76

4.1 Proyecto 1182 ............................................................................................................................................. 76

4.1.1 Resultados Proyecto 1182 ............................................................................................................................... 77

4.2 Proyecto 1179 ............................................................................................................................................. 79

4.2.1 Resultados Proyecto 1179. .............................................................................................................................. 81





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1. INTRODUCCIÓN A partir del marco de rendición de cuentas aplicable a las entidades públicas en Colombia, el Departamento Administrativo de Servicio Civil Distrital, en cumplimiento de la normatividad vigente y de los requerimientos de los organismos de control, en este caso la Contraloría de Bogotá, presenta el informe CBN-1045 Informe de Gerencia. Este documento ha sido estructurado en dos capítulos principalmente. El primero de ellos asociado a la planeación estratégica de la organización, expone los ajustes realizados a la plataforma estratégica y el avance en su ejecución. El segundo capítulo, desde la perspectiva procesos expone la gestión operativa de la organización a partir de los resultados de los indicadores de cada uno de los procesos.

2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.

2.1. Reformulación estratégica

A partir del nuevo Plan Distrital de Desarrollo y de las características legales y operativas del DASCD, la Oficina Asesora de Planeación lideró el proceso de reformulación estratégica, donde se reajustaron los elementos básicos de la plataforma estratégica y los objetivos estratégicos.

2.1.1 Misión

Somos la Entidad rectora del servicio civil en el Distrito Capital, responsable de proponer y orientar la implementación de políticas, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la gestión integral del talento humano, que optimice la prestación de servicios a los ciudadanos.

2.1.2 Visión

En 2025, el DASCD será una entidad estratégica e innovadora en la implementación de la política de gestión integral del servicio civil, con un alto nivel de credibilidad y reconocimiento internacional.

2.2.3 Principios Y Valores

Son principios y valores del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, los cuales rigen mediante resolución 118 de 2011, los siguientes: Oportunidad: El ser oportuno es entregar los resultados dentro del tiempo previsto con celeridad y exclusión de trámites innecesarios.





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Proactividad: La proactividad es la búsqueda y aplicación de soluciones a impases o problemas que se pueden presentar, estas soluciones se facilitan gracias a la actitud positiva, visionaria, diligente, receptiva y dinámica que se tiene en pro de los objetivos institucionales. Solidaridad: La solidaridad es colaboración, trabajo en equipo y servicio a los demás para obtener un fin común que lleve al cumplimiento de las metas y los objetivos institucionales, lo cual implica poner toda la capacidad, talento, conocimientos y sensibilidad humana al servicio de los demás. Responsabilidad: Con la responsabilidad va el cumplimiento de los deberes y obligaciones que se tienen para con nosotros mismo, las entidades, los servidores públicos y demás ciudadanos. Rectitud: La rectitud se define como el deber hacer o decir, como la exactitud o justificación que se debe tener al hacer las cosas; por lo tanto, las servidoras y servidores públicos del Departamento deben tenerlas implícitas ya que, de manera independiente, pertinente y prudente, son quienes toman decisiones importantes que garantizan la búsqueda del interés público. Transparencia: La transparencia lleva consigo buena calidad, superioridad o excelencia, por lo tanto, es un conjunto de normas, procedimientos y conductas que definen y reconocen como un bien del dominio público toda la información generada o en posesión de las entidades gubernamentales o por aquellas del ámbito privado que utilicen recursos, ejerzan funciones o sean del interés público. Calidad: Los ciudadanos y las ciudadanas son nuestra razón de ser; por lo tanto, el valor de la calidad significa para nosotros satisfacer continua y oportunamente sus necesidades con productos excelentes y sin desviación de los requisitos de las tareas y procesos. Honestidad: La honestidad es ser consecuente con la verdad, es actuar siempre con rectitud, compromiso y responsabilidad en el trabajo utilizando adecuadamente los recursos institucionales y anteponiendo el beneficio de la entidad sobre el beneficio particular. Compromiso: El compromiso es la obligación que tenemos de cumplir frente a las Entidades Distritales, por lo que las y los servidores del Departamento asumen con seriedad cada tarea asignada y de este modo fortalecen todas las dependencias y la suya propia. Lealtad Institucional: La lealtad encierra el cumplimiento de lo que exigen las leyes de la fidelidad, es ser fiel a los principios corporativos para asegurar el cumplimiento de la Misión y la visión de la entidad. Respeto: El respeto es aceptar a los demás con sus diferencias (reconocer la dignidad de las personas, sus creencias, tradiciones, costumbres y derechos) saber escuchar, tolerar y





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comprender al otro para lograr una óptima comunicación y de esta forma prestar u mejor servicio. Integridad: Integridad es tener en cuenta muchas cosas que puedan aportar a un fin, es reunir una cantidad de requisitos éticos, morales, estructurales y de forma teniendo en cuenta los principios de la entidad para obrar con base en ellos. Equidad: La equidad consiste en dar a cada uno lo que le corresponde según sus necesidades, méritos, capacidades o atributos. Por lo tanto, el Departamento está hecho especialmente para servir con calidad a las Entidades Distritales conforme a sus necesidades Vocación de Servicio: La vocación de servicio es el hecho de querer dar con desinterés, superando barreras como el temor, la vanidad, el orgullo, el servilismo. Es contar con una rectitud de intención respetando la dignidad de la vida humana y siendo solidarios con nuestras y nuestros semejantes. Probidad: Ser probo es ser transparente, auténtico y actuar de buena fe. Lo que conlleva el tratarse a sí mismo y a los demás con respeto, celeridad, verdad y con las mejores intenciones de acelerar procesos y resolver inquietudes. Trabajo en equipo: Trabajar en equipo es coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas para alcanzar una meta, es tener una misma causa, por lo tanto, nuestras trabajadoras y trabajadores aúnan esfuerzos de manera interna y con las Entidades Distritales para desarrollar buenos procesos y alcanzar metas.

2.2. Mapa Estratégico

El mapa estratégico constituye el punto de partida sobre el cual se deben plantear los ejercicios de planeación de recursos, actividades y responsabilidades que permiten establecer el cumplimiento de la misión y la visión de la entidad, razón por la que se constituye en el referente para establecer compromisos institucionales de las dependencias y de los funcionarios de la entidad. Está concebido en función de la misión y la visión y se desarrolla a través de cuatro perspectivas estratégicas, de las cuales se desprende diez objetivos estratégicos y sus respectivos indicadores estratégicos. Esta estrategia, diseñada para el periodo 2016-2020, está representada en 10 objetivos estratégicos distribuidos en cuatro dimensiones o perspectivas, los cuales, a través de una relación causa y efecto contemplan una serie de acciones anuales que permitirán a la organización el cumplimiento de los mismos. Estructurados de manera causal, los objetivos conforman el mapa estratégico que se presenta a continuación.





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Esquema No.1 Mapa Estratégico DASCD

Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD





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2.3. Conceptualización Objetivos Estratégicos

A continuación, se describen conceptualmente los objetivos estratégicos pertenecientes a cada una de las perspectivas descritas en el mapa estratégico. De tal manera que permita definir la ruta a seguir.

2.3.1. Perspectiva Aprendizaje

Objetivo1: Contar con Talento Humano comprometido, competente y motivado. La Gestión Humana ha sido concebida como la base de la estrategia del DASCD. El desarrollo y bienestar del talento humano dentro de la entidad es necesario para generar niveles altos de compromiso y motivación generando valor a cada una de las acciones del Departamento.

2.3.2. Perspectiva Procesos

Objetivo 2: Desarrollar una gestión por Procesos funcional y eficiente.

Orientado a la modernización organizacional a través del rediseño y mejora de sus procesos, este objetivo busca generar una operación eficiente y efectiva, buscando convertir al DASCD en una organización inteligente que optimice sus esfuerzos para alcanzar sus objetivos. Objetivo 3: Potencializar el uso Tics para el procesamiento de información de los servidores públicos.

Permitir que las tecnologías desempeñen un papel protagónico como herramientas de gestión y análisis de la información al servicio de los servidores públicos poniendo al servicio del equipo de trabajo herramientas de uso diario que faciliten las labores a desarrollar.

2.3.3. Perspectiva cliente

Objetivo 4: Diseñar e implementar una política pública integral de talento humano en el Distrito Satisface la necesidad de dar lineamientos que cubran de manera integral el empleo público a través de una política que permita el desarrollo del talento Humano en el Distrito

Objetivo 5: Diseñar e implementar mecanismos de Evaluación y Formación Integral La formación y capacitación de las personas al servicio del distrito, fortalece las entidades y genera valor en cada acción.

Objetivo 6: Generar entidades Modernas a través de mecanismos de organización del trabajo.





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A través de una propuesta metodológica busca la organización objetiva del trabajo en el distrito capital.

Objetivo 7: Promover Bienestar integral en los servidores públicos del distrito orientado a la felicidad laboral.

Teniendo en mente que son las personas las que constituyen las organizaciones, este objetivo busca el bienestar de los servidores públicos orientando a generar un estado de felicidad y ambientes de trabajo dinámicos y saludables.

Objetivo 8: Promover la meritocracia como base de selección para las diferentes formas de vinculación. A partir de estímulos de mérito generar una estrategia ética y de valor para que la selección de personas que trabajan para el distrito se realice de manera transparente y con la certeza de que solo las personas idóneas y que tengan las capacidades necesarias para abordar el diario vivir laboral en el distrito, ocupen los cargos públicos a disposición.

Objetivo 9: Lograr un alto reconocimiento del servidor público Distrital y del DASCD en Bogotá y el País. A través de estrategias de comunicación efectiva, que se renueve el buen nombre de los servidores públicos y sean reconocidos a nivel Distrital y Nacional como ciudadanos comprometido por el bien común de sus iguales.

2.3.4. Perspectiva de Desarrollo

Objetivo 10: Fortalecer el Desarrollo del Servicio Civil en el distrito capital. Como fin de la estrategia del DASCD y de acuerdo a su naturaleza, todo esfuerzo colectivo debe lograr el fortalecimiento del Desarrollo del Servicio Civil a Nivel Distrital. Medido a través del índice del Servicio Civil Distrital.





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2.4. Medición de la estrategia.

Esquema No.2 resultados de la estrategia






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2.5. Sistema Integrado de Gestión

En el tercer semestre de 2016 se rediseñaron los lineamientos base del sistema integrado de gestión, optimizando las actividades para la creación, modificación y eliminación de la documentación del SIG, adoptando la política integrada del SIG y definiendo las directrices para manejo automatizado de documentos. Siempre dando atención a los lineamientos establecidos por la Secretaría General y la Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública (NTCGP 1000:2009) y la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado Distrital (NTD-SIG 001:2011). La implementación del SIG de la entidad ha obedecido a todos los lineamientos de la Secretaría General y la incorporación de cada uno de los elementos previstos en la normatividad vigente para el desarrollo de los siete subsistemas que conforman el SIG en el Distrito, en donde la actualización documental de los procesos y de los productos y servicios de la entidad constituyen el eje central. Frente al cumplimiento del plan de trabajo de la Secretaría General para los productos esperados a 2016 (45 productos), el DASCD ha desarrollado un nivel de Implementación del SIG del 91,5% en lo corrido del período 2012-2016. De igual manera, en atención de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado Distrital (NTD-SIG 001:2011), que busca la integración de los siete (7) subsistemas previstos, el avance DASCD da cuenta de un 75%, ya que ha integrado totalmente los Subsistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Gestión Documental y Gestión Ambiental, parcialmente los Subsistemas de Seguridad de la Información y Seguridad y Salud en el Trabajo y está organizando el Subsistema de Responsabilidad Social. Los esfuerzos en la implementación del Sistema Integrado de Gestión han permitido que la entidad cuente hoy con la Certificación del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Icontec en la implementación de las normas ISO 9001 y GP 1000 de 2009, que demuestran el interés del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital por ofrecer a nuestros usuarios y partes interesadas, productos y servicios de calidad. Por lo anterior la entidad mejora la base del SIG (Resolución por la cual el DASCD adopta el SIG, Manual SIG, Manual Estratégico y Procedimiento de control documental del SIG) con el fin de afrontar la auditoria de seguimiento del sistema de gestión de calidad del DASCD en las normas ISO 9001:2008 y de la NTC GP 1000:2009.





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2.6. Gestión por Procesos

La valoración a junio de 2016, evidencia un avance del 48% bastante deficiente respecto a las medidas efectuadas en periodos anteriores, debido a la no aplicación de los nuevos lineamientos establecidos por la Secretaría General ya que implican una obligación para realizar la actualización de toda la documentación de los procesos de la entidad, motivo por el cual la OAP decide hacer un ajuste en los lineamientos base del sistema para dar inicio al mejoramiento de la documentación SIG y así aplicar los lineamientos establecidos por la Secretaría General.

Esquema 3. Valoración Desempeño Procesos 2016


2.6.1. Aplicativo SIG

El aplicativo es susceptible de mejora y debido a los resultados evidenciados en la Valoración Desempeño Procesos 2016. La OAP decide efectuar mejoras en el aplicativo SIG, con la firme intención de hacer más asequible la documentación del ISODOC®, así mismo facilitar a los responsables del proceso la creación, modificación o eliminación de los documentos, ya que la OAP desea garantizar que los procedimientos y funciones operen sobre el mismo principio “que el tiempo de ejecución de los procedimientos se reduzca sin afectar la calidad de los productos y servicios”.





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Esquema 4. Menús de entrada Aplicativo SIG

Se requiere que no sea solicitado el login para el acceso a la consulta de documentos de una manera más ágil

La visualización de la documentación de cada uno de los procesos, tendrá categorías.

Facilitar la carga de los documentos

Reorganizar el visualizador de documentos

Comunicar a los interesados de una manera más ágil y didáctica






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2.6.2. Certificación de Calidad (Auditoria de Seguimiento ICONTEC)

Durante 2016 se ejecutó la auditoría de seguimiento del DASCD en las normas ISO 9001:2008 y de la NTC GP 1000:2009. Como se puede observar en el esquema 3 las Fases 1, 2, 3, 4 fueron surtidas en el periodo de certificación el cual concluyó el 20 noviembre de 2015, y como resultado de lo ejecutado en 2016 se mantuvo la certificación de calidad ISO 9000:2008

Esquema 5. Proceso de certificación y auditaría de seguimiento.






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3 GESTIÓN POR PROCESOS

3.1 Resultados Gerencia Estratégica

3.1.1 Principales logros

Los logros de este proceso están asociados con los avances de los temas relacionados en su alcance y tienen que ver con la Planeación Institucional (planeación estratégica, proyectos de inversión, plan anticorrupción), el Cuadro de Mando Integral, la Revisión de la Alta Dirección, la Administración de Riesgos y la Rendición de Cuentas. Planeación Institucional En cuando a la planeación estratégica se trata de pensar en la generación de impactos que afectan el bienestar de una población a intervenir, así como en efectos o resultados intermedios en el desarrollo situacional, y en productos (bienes y/o servicios) concretos (tangibles o intangibles). Teniendo como referencia estos elementos así como la razón de ser del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, la entidad ha logrado establecer un Plan Estratégico que le permite contar con una organización que basa su accionar en principios y valores fundamentados en el desarrollo de su misión y visión, con un mapa estratégico y un mapa de procesos que orientan su funcionamiento, sobre la base del mejoramiento continuo y en función de su desarrollo humano. De allí se desprenden los planes, programas y proyectos que le permiten a la entidad fortalecer sus recursos y generar iniciativas formuladas en procura de las obligaciones misionales y pensando en el desarrollo permanente del servicio civil en el distrito capital. Para la construcción e implementación de cada uno de estos elementos, la entidad ha considerado diferentes estrategias de planeación participativa, en donde sus funcionarios han tenido la oportunidad de propiciar iniciativas de ajuste y de cambio que han logrado incidir en la definición final de aspectos tales como la misión, la visión, las líneas y los objetivos estratégicos. En síntesis, los principales logros asociados con la Planeación Institucional son:

Actualización y realización de la socialización, divulgación y diseño de la campaña para la nueva Planeación Estratégica de la Entidad 2016-2020.

Se estructuró y actualizó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del DASCD





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Se diseñó y estructuro la Base de Datos de los indicadores y se actualizo por parte de cada proceso

Se reestructuró la Matriz de Riesgos para mejorar la identificación, el análisis, la valoración, los controles y el seguimiento de los Riesgos Institucionales por Proceso, incluyendo en el formulario del aplicativo de los procesos su identificación.

Se reorganizó y rediseñó el formato de Plan de Acción por Proyectos.

Seguimiento y Control de la Ejecución presupuestal de la Entidad a través de los procesos gerencia estratégica, gestión contractual, gestión financiera y control y seguimiento.

Revisión Alta Dirección Se realiza revisión por la alta dirección el día 20 de octubre de 2016 Actualización de la Plataforma Estratégica La plataforma estratégica de la entidad fue actualizada como se describió en el numeral 2.2 de este informe

3.1.2 Principales retos

A continuación se relacionan algunas de las dificultades que presentó el desarrollo de los diferentes temas que aborda el proceso. Planeación Institucional y BSC

Alta rotación en el Talento Humano de los equipos por proceso con los cambios de Administración, restándole en ocasiones la importancia e impacto, la experticia y la madurez en la comprensión de los temas. Inducción en puesto de trabajo - Capacitación – Asesoría – Talleres teórico prácticos.

Talento Humano de los equipos de trabajo por meta desbalanceado según las prioridades establecidas por el Director y Subdirector, restándole a Productos misionales capacidad de actuar e impactar en los temas de talento humano y gestión pública responsabilidad del Servicio Civil.

Talento Humano de los equipos de trabajo por meta sin las competencias suficientes en conocimiento, habilidad y formación.

Desconocimiento del enfoque Sistema Integrado del Talento Humano – enfoque estratégico de la gestión del talento humano.





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Riesgos

Débil Conocimiento del tema. Bajo enfoque técnico. Experticia. Capacitación. Baja Identificación técnica desde el procedimiento que conforma el Proceso

Poca importancia en el tema de Riesgos, dificultad para avanzar, mucho por aprender y mucho por hacer sin el conocimiento.

El equipo total del proceso no es permeado por el tema, unas personas se vinculan al proceso otras se mantienen al margen, lo que sobrecarga en algunos proceso las responsabilidades de los servidores de carrera, en otros el tema no es socializado ni trabajo en cadena.

3.1.3 Resultado Indicadores

Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD – Gerencia Estratégica

Para este proceso se tienen dos indicadores de eficacia, uno es la actualización de la plataforma estratégica medido en porcentaje por medio de la fórmula (Número de componentes de la Plataforma Estratégica Actualizados / Número de componentes de la Plataforma Estratégica) * 100%. El segundo indicador de este tipo es nivel de ejecución de los planes de acción de los proyectos de inversión, el cual se mide con la fórmula Promedio de los avances porcentuales de cada actividad de los proyectos de inversión = Sumatoria (% de avance de cada actividad de proyecto * Peso % de cada actividad de proyecto) / 100% actividades





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Por último, se encuentra el indicador de eficiencia denominado porcentaje promedio de ejecución del plan de acción por procesos de la entidad, medido por medio de la fórmula Promedio de los avances porcentuales de cada actividad de los procesos DASCD = Sumatoria (% de avance de cada actividad de proceso * Peso % de cada actividad de proceso) / 100% actividades.

3.2 Resultados Gestión de la comunicación


Implementación de canales de comunicación a nivel externo e interno como actualización de la página web, y s Se estructuró y diseñó una nueva intranet dirigida al público interno de la Entidad con el propósito de generar estrategias de bienestar que fortalezcan la felicidad laboral y la productividad.

Cubrimiento eventos de bienestar: El área de comunicaciones ha participado en el apoyo al cubrimiento de eventos de Bienestar y Capacitación externa e interna, con los respectivos recursos gráficos y de convocatoria.

Generación de contenidos con Sentido Gráfico para redes sociales Se estableció una nueva imagen del DASCD a partir de elementos gráficos que dan valor a lo establecido desde las áreas misionales, con el objetivo de hacer más llamativos las cifras, logros e informes que produce los procesos de la Entidad.

Reconocimiento a Servidores Públicos del DASCD Se llevó a cabo la primera Gala de Reconocimiento a Servidores Públicos “Deja tu Huella en el Servicio Civil”. El área de comunicaciones realizó todo el arte gráfico del evento, apoyo en su logística y realizó el cubrimiento mediático pertinente.


Posicionar la imagen del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital A través de acciones comunicativas posicionar al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital como Entidad responsable de proponer y orientar la implementación de políticas, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la gestión integral del talento humano, que optimice la prestación de servicios a los ciudadanos

Apoyar el fortalecimiento del clima organizacional del DASCD: A través de estrategias de comunicación interna, transmitir correctamente a los servidores públicos los objetivos y valores estratégicos que promueve la Entidad, lo cual genere una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia hacia la empresa por parte del talento humano que se sienta motivado y valorado al tener claros y definidos los principios y retos a los que se enfrenta el DASCD.





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3.2.3 Resultados indicadores

Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso gestión del conocimiento

Para el primer indicador “impacto DASCD en plataformas emergentes” se tiene un logro del 18% durante 2016, es un indicador de eficacia y su unidad de medida es visitantes y su fórmula es Número de visitantes registrados en plataformas emergentes/ Número de visitantes previstos en plataformas emergentes del DASCD. El resultado de 18% se observa debido durante el primer semestre del año no se realizó una gestión adecuada sobre las plataformas emergentes, situación que fue solucionada por la nueva líder del proceso de comunicaciones durante el segundo semestre mediante la implementación de una estrategia que involucró las redes sociales como un importante medio de comunicación alternativo del DASCD. Por otro lado, se observa el indicador de eficiencia “nivel de ejecución del plan de comunicaciones” cuya fórmula de medición es número actividades programadas en el Plan de comunicaciones / número actividades del Plan de Comunicaciones efectivamente realizadas y su unidad de medida es porcentaje y tuvo un logro durante la vigencia de 100%. Así mismo, se observa el indicador de eficacia “porcentaje de documentos misionales publicados en la página web de la entidad” con una fórmula de medición (Documentos publicados / Documentos Elaborados) *100, unidad de medida porcentaje y cumplimiento durante 2016 del 100%. Por último, se observa el indicador denominado “Nivel de favorabilidad de la comunicación mediática en el DASCD”, el cual es un indicador de eficacia medido en





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porcentaje por medio de la fórmula “Promedio ponderado de respuestas favorables en las encuestas que buscan medir los atributos de la comunicación mediática”. El resultado de 0% de este indicador obedece a que, si bien la encuesta de medición de este indicador fue formulada durante la vigencia 2016, su aplicación no fue realizada durante dicha vigencia toda vez que se considera que al aplicar una encuesta durante diciembre puede generar un sesgo estadístico positivo que generaría alteración de la medición real de la encuesta, sin embargo fue reprogramada para llevar a cabo en el mes de Febrero de 2017

3.3 Resultados Gestión del conocimiento


Dentro de los principales logros del proceso de Gestión del conocimiento se encuentra el centro de documentación que consiste en un sitio dentro la página web de la entidad cuyos objetivos son ser herramienta de gestión del DASCD, en la búsqueda de unificar la información y el conocimiento que el Departamento gestiona; y ser un canal de consulta para la ciudadanía y los servidores públicos interesados en la Administración Pública y el Trabajo Público en el Distrito. Otro de los logros obtenidos durante la vigencia es el procesamiento de la información de noviembre 2016 sobre la situación de tipo de dependencia, nivel jerárquico, género, cabeza de familia, discapacidad, etnia, rangos de edad, rangos d edad al ingreso, rangos de edad- rangos de edad al ingreso-género, años de experiencia, rangos de edad – experiencia y asignación básica por rangos en el distrito.

Adicionalmente se realiza estimación del Índice de Desarrollo Institucional en sus componentes de: Nivel de estabilidad laboral para empleados públicos, Nivel de oportunidad de ascenso en carrera administrativa, Nivel de provisionalidad y Nivel de vacancia.


Uno de los principales retos de la vigencia es gestionar el enlace SIDEAP – Centro de documentación con el fin de facilitar la consulta de información relevante del SIDEAP y los documentos recolectados y clasificados para el Centro de Documentación. El otro reto del proceso es proponer las mejoras pertinentes al mismo de acuerdo con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.





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Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso gestión de la comunicación

El indicador “nivel de implementación del observatorio laboral y del centro de documentación” se formula como Actividades realizadas para la implementación de los dos instrumentos / Actividades previstas para la implementación de los dos instrumentos) *100. Éste es un indicador de eficiencia cuya unidad de mediad es el porcentaje de implementación y en la vigencia 2016 se obtuvo un 90% de logro. Por otro lado, el indicador “porcentaje de ejecución de estudios e investigaciones” se formula Actividades realizadas para generar Estudios e investigaciones / Actividades programadas para generar estudios e investigaciones) * 100, es un indicador de eficacia cuya unidad de medida es Porcentaje de avance estudios e investigaciones.





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3.4 Resultados Atención al Ciudadano


Administración del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones:

Creación de las dependencias y usuarios del SDQS.

El 90% de PQRs allegadas a la entidad fueron registradas en el SDQS. Esta cifra obedece a que el proceso de Atención al Ciudadano atravesó un período de escases de personal, de modo tal que un solo funcionario se encontraba a cargo de las tareas administrativas y de aquellas de apoyo.

Disminución tipos y subtipos para la Clasificación de los Documentos: Se redujo el número de subtipos de clasificación de documentos en el aplicativo de correspondencia, pasando de 100 a 12. Esta tarea fue apoyada mediante mesa de trabajo con la funcionaria de la Veeduría Distrital Pilar Hernández. Aplicación encuesta satisfacción. El proceso de Atención al Ciudadano efectuó una encuesta que tuvo como objetivo identificar el grado de satisfacción de los ciudadanos que presentan requerimientos al DASCD. Para ello se decidió efectuar la encuesta a 114 ciudadanos, los cuales equivalen a un 12.42% del total de solicitudes interpuestas (918) solicitudes (datos a septiembre de 2016). En la siguiente tabla se especifica el tipo de requerimiento y se evidencia claramente que las consultas, derechos de petición y solicitudes de información son mucho más frecuentes y las mismas equivalen al 89.3%, lo cual nos permite inferir que los funcionarios y los ciudadanos tienen claro que las consultas son un servicio ofrecido por el DASCD en temas de gestión pública. En cuanto a las quejas y reclamos, las cuales suponen un producto no conforme identificado por el cliente, equivalen a 3.92%. Por último, en cuanto a sugerencias se recibieron el equivalente al 0.06%.

TABLA No. 1 Requerimientos

Tipo de

Petición Cantidad

Consultas 314

Derechos de Petición

276

Solicitud de Información

230





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Tipo de

Petición Cantidad

Solicitud de documentos

56

Queja 24

Reclamo 12

Sugerencia 6

TOTAL 918

Ficha Técnica

Tamaño de la Muestra: 114 encuestas

Población objetivo: 918 Requerimientos de servidores públicos, ciudadanos y partes interesadas

Conglomerado por Nivel: Servidores públicos y ciudadanos

Cobertura Geográfica: Bogotá

Metodología: Aplicación del formulario estructurado tipo encuesta, mediante llamada

telefónica a servidores públicos y ciudadanos de una muestra diseñada.

Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso Atención al Ciudadano

Resultados de la encuesta:

Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso Atención al Ciudadano





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Alta rotación de personal, lo cual genera la necesidad de realizar inducciones frecuentes, reprocesos, realización frecuente de capacitaciones de actualización y aplicación relacionadas con la normatividad, lineamientos, mandatos, sobre la gestión y control de los PQRS, tiempos de respuesta, ley de transparencia, atención al ciudadano y demás temas relacionados Garantizar la estabilidad en cuanto al responsable de la administración y la gestión del proceso para tener continuidad en el desarrollo de las actividades.


Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Atención al Ciudadano

3.5 Resultados Organización del Trabajo


Se emitieron 1292 conceptos técnicos.

Otro de los principales logros durante 2016 son las asesorías brindadas (245 en total)





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Tabla No. 2 Asesorías brindadas

Tipo de Asesoría Asesorías

Presenciales Asesorías

Telefónicas

Servidores Públicos

Asesorados

Asesorías Evaluadas

Manual de Funciones

44 16 105 42

Clima Organizacional

2

3 2

Planta de Empleos 34 8 64 32

Evaluación del Desempeño

24 5 37 24

Encargo 10 6 17 8

PIC 6

8 6

Ejes Temáticos 3

22 3

Provisionalidad 3

7 3

Estructura organizacional

2 2

Comisión de Servicios

2

4 2

Rediseño Organizacional

42

100 40

Situaciones Administrativas

2 2 7 2

Bienestar e Incentivos

2 2 6 2

Escala Salarial 2

4 2

Fusión de Entidades

2

7 2

Acuerdos de Gestión

1

1 1

Concursos 1

3 1

Creación de Entidad

3

15 3

Equipo de Trabajo 2

6 2

Subred Integrada de Servicios de

Salud 17

161 10

Equivalencias 1

2 1

Temas varios 1

2 1

Total Asesorías 204 41 583 189

Fuente: Subdirección Técnica





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Por último se observa el tema de formalización del empleo, el cual se encuentra asociado a formalizar las plantas de personal de las entidades Distritales (Empleos permanentes, empleos temporales y contratos a término fijo) en el cual el trámite está integrado por dos partes estructurales, el primero corresponde al Concepto Técnico Favorable que emite el Servicio Civil para dar viabilidad o aval a la creación de nuevos empleos previa presentación del estudio técnico por parte de la Entidad respectiva y la segunda parte que corresponde a la asignación de recursos (viabilidad presupuestal) emitida por la Dirección de presupuesto de la Secretaria Distrital de Hacienda para crear los empleos de cada entidad. En este sentido la planta descrita corresponde exclusivamente al número o cantidad de Conceptos Técnicos Favorables emitidos por el DASCD para la creación y formalización de empleos en las diversas modalidades, previa solicitud efectuada por el representante legal de cada una de las diferentes entidades y organismos distritales. En total se crearon 1158 cargos permanentes, de los cuales 780 corresponden a empleos nuevos y 778 son empleos rediseñados o afectados por supresión de entidades, adicionalmente, se crearon 1050 cargos temporales.


Creación de plantas formales en las diferentes entidades del Distrito, basadas en estudios técnicos serios que respondan a la gestión de cada una.

Al referirnos a estudios serios es que en las Entidades identifiquen sus verdaderas necesidades para la gestión y que la creación de plantas obedezca a estas y no a otros factores.

Gestión técnica del Talento Humano Siendo el DASCD la Entidad técnica que asesora y orienta en el tema de empleo público a todas las Entidades del Distrito, se deben generar y divulgar lineamientos técnicos que conlleven a la adecuada gestión del talento humano en cada Entidad. Esto permitirá alinear a todas las Entidades concibiendo el Talento Humano desde un aspecto Estratégico dentro de la organización.

Formación y Desarrollo de los funcionarios del DASCD que participan en el proceso ODT en el saber, el ser y el hacer

Dado que estos funcionarios son la cara del Departamento frente a las Entidades Distritales, es necesario fortalecer y desarrollar sus competencias laborales de conformidad con la nueva cultura organizacional y las necesidades de conocimiento requeridas.





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Para este proceso se tienen ocho indicadores, descritos así:

Tabla No. 3 Descripción Indicadores Organización del Trabajo

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA MIDE

ASESORÍAS REALIZADAS

(Número de asesorías anuales realizadas / Total asesorías previstas anualmente por DASCD) * 100

%

Eficacia

ASESORÍAS VALORADAS SATISFACTORIAMENTE

(Número de asesorías realizadas valoradas satisfactoriamente / Total asesorías anuales valoradas) * 100

%

Efectividad

FORMALIZACIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO EN ENTIDADES DISTRITALES

(Número de entidades y organismos Distritales que han formalizado empleo / Total entidades y organismos Distritales) * 100

%

Eficacia





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NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA MIDE

NIVEL DE EJECUCIÓN CONVENIOS DASCD-DAFP

(Actividades realizadas para el desarrollo de los convenios DASCD-DAFP / Actividades previstas para desarrollar de los convenios DASCD-DAFP) *100

%

Eficacia

SIDEAP ACTUALIZADO CON INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EN ENTIDADES PÚBLICAS DEL DISTRITO

(Hojas de vida contratistas actualizadas en el SIDEAP / Total contratistas Distrito) *100

%

Eficiencia

SIDEAP ACTUALIZADO CON INFORMACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS DEL DISTRITO

(Hojas de vida actualizadas por los Servidores Públicos en el SIDEAP / Total Servidores Públicos Distrito) * 100

%

Eficiencia

3.6 Resultados Gestión y Desarrollo del Capital Humano.


Desarrollo de actividades de bienestar: En cuanto a actividades de bienestar se beneficiaron en total 21.215 personas discriminadas así:

Pensionados: 244

Prepensionados: 1253

Jefes de talento humano: 680

Servidores públicos y sus familias: 9106 dentro de las actividades realizadas para los servidores y sus familias se encuentra la entrega de boletas para funciones de cine en 3D, las cuales fueron entregadas entre el 22 y el 26 de diciembre de 2016.

Gala de reconocimiento: 1300. En este evento se exaltó la labor de 181 funcionarios. Para dicha gala se entregaron 1.300 boletas, de tal forma que los funcionarios homenajeados asistieran con sus familiares y algunos compañeros de trabajo.

Espectáculo cartas a Papá Noel: 7232

Obra de Teatro Camino a la felicidad: 1400





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El desarrollo de las acciones de Capacitación en lo que ha trascurrido del I Semestre del 2016 ha sido el siguiente:

Capacitación 2016 No. Actividades por mes


Como lo muestra la gráfica durante la vigencia 2016 se realizaron ciento veinte (120) actividades de capacitaciones para funcionarios de las entidades y organismos distritales. Se evidencia que los meses de mayor actividad fueron: Noviembre, Junio, Agosto y Febrero. Se destaca el mes de Noviembre por dos razones. La primera se realizaron capacitaciones en el Nuevo sistema de Evaluación del Desempeño Laboral y se desarrollaron las capacitaciones por inversión, en los temas de Comunicación y Liderazgo, Derechos Humanos y Contratación. En los meses de Febrero y Junio por su proximidad a las fechas de la Evaluación del Desempeño, y en Agosto, porque en este mes se realizó un trabajo específico con la Contraloría Distrital en el mismo tema.





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Capacitación 2016 Asistentes por Mes


La asistencia a las actividades programadas para las entidades y el DASCD han contado con una importante asistencia durante el año, un total de siete mil ciento cincuenta y nueve (7159) asistentes. El promedio por mes es de quinientos noventa y seis (596) asistentes. Se mantiene el comportamiento de otras vigencias, en dónde el tema de Evaluación del Desempeño, tiene la mayor concurrencia, con el 59%. Es importante aclarar que gráficamente, este porcentaje no se aprecia, dado que el tema de Evaluación, no se tomó sólo, sino combinado con otros temas La gráfica muestra un mayor número de asistentes en los meses de Noviembre, Marzo, Junio, Enero, Mayo y Agosto. Con referencia a la asistencia notable en el mes de Noviembre, como ya se expresó, obedece a la realización de capacitaciones en el Nuevo sistema de Evaluación del Desempeño Laboral y el desarrollo de las capacitaciones por inversión, en los temas de Comunicación y Liderazgo, Derechos Humanos y Contratación. Enero y Junio, como ya se expuso, son los meses cercanos a los períodos de Evaluación del Desempeño. La importante asistencia en el mes de Marzo, corresponde a la realización del Congreso de Talento Humano y en Agosto a la coordinación con la Contraloría Distrital, para capacitar a sus funcionarios s en el tema de Evaluación del Desempeño.





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Capacitación 2016 No. de Actividades de Capacitación por Tema


Analizando las actividades de Capacitación por tema realizadas por el DASCD, se observa que más 55% de las capacitaciones se realizaron en el tema de Evaluación del Desempeño, le siguen los temas de Plan Instirtucional de Capacitación – PIC, el Servicio, Actitud de Vida con Probidad, Responsabilidad de los Servidores Públicos, el Acoso Laboral, Inducción y Reinducción. Vale la pena destacar que con motivo de la realización del Proyecto 939 directamente por el Departamento, se estableció que cada capacitación del DASCD debía estar precedida por el tema: El Servicio Actitud de Vida con Probidad, para la promoción de los Valores Distritales de Vocación de Servicio, Trabajo en Equipo, Probidad y Respeto, las capacitaciones a partir del mes de mayo se dieron con este enfoque, esto ha permitido no sólo el cumplimiento del proyecto, sino también fortalecer la cultura ética de los Servidores Públicos Distritales.





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Capacitación 2016 Número de Asistentes por Tema:


Como se observa en la siguiente gráfica, el 59% de los asistentes a la capacitación lo tiene el tema de Evaluación del Desempeño, seguido para esta vigencia, por el Congreso de Talento Humano, El Servicio Actitud de Vida con Probidad y Responsabilidad del Servidor Público, el Servicio y Actitud de Vida con Probidad seguido por el de y tema de Acoso Laboral. Se aprecia énfasis en el tema de Servicio y Actitud de Vida con Probidad, que cómo ya se expresó fue la estrategia para el desarrollo del Proyecto 939. Es importante tener en cuenta que, a solicitud del Área de Capacitación del Hospital de Suba, se diseñó una nueva capacitación en el tema: El Servicio y Actitud para el Cambio, para atender la necesidad generada por la fusión de los Hospitales en Subredes Integradas de Servicios de Salud. Este tema generó un gran interés de los funcionarios. Teniendo en cuenta que las entidades realizan solicitudes sobre temas que no son competencia del DASCD, estas solicitudes, se canalizan hacia las entidades que cuentas con la competencia. En el mes de diciembre y atendiendo a lo establecido en el Decreto Ley 1567, se coordinación con un servidor público experto, el desarrollo del taller “Formulación de Indicadores para el seguimiento





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a la Gestión”, fue realizado por la Dra. Patricia Ome, funcionaria de la Secretaría de Gobierno, para cuarenta (40) servidores de la Secretaría de Salud Teniendo en cuenta que en el mes de agosto se alcanzó la meta del Proyecto 939, el Servicio Actitud de Vida con Probidad, las capacitaciones llevan la denominación específica del tema a tratar.

Temas solicitados que forman parte del Portafolio del DASCD

Durante la vigencia 2016, fue posible dictar el 100% de los temas del Portafolio de Servicios de Capacitación. Además, se amplió con la inclusión de los temas como: Actitud para el Cambio, el Servicio Actitud de Vida con Probidad, como ya se explicó, dando cumplimiento al proyecto 939. Entidades que han participado en las Actividades de Capacitación del DASCD en la vigencia 2016. La capacitación se realiza por requerimiento de las entidades, sin embargo, teniendo en cuenta que por inversión, se cursó invitación a las entidades y funcionarios, para participar en las capacitaciones en los temas de Comunicación y Liderazgo, Derechos Humanos y Contratación. En Noviembre, mediante la coordinación con la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, se capacitó a los Servidores Distritales en el tema Nuevo Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral. El tema es de profundo interés para Evaluados, Evaluadores y Comisiones de Personal, por lo tanto, se contó con la participación de Servidores de todos los organismos y entidades del Distrito.

3.6.3 Principales Retos

En cuanto a los eventos de bienestar, la logística para la entrega de las boletas para, de forma tal que la cobertura fuera la proyectada, representó un reto para el equipo humano del proceso de gestión y desarrollo del talento humano, sin embargo esta situación se manejó con la contratación de un operador logístico que apoyara esta labor. Por otro lado, en lo referente a los temas de capacitación se presentaron los retos mencionados a continuación. Equipo de Trabajo de Capacitación del DASCD, en lo que va corrido del 2016 ha contado con una (1) persona para dar capacitación, lo cual es un riesgo para la prestación del Servicio





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Capacitación del Talento Humano Distrital, porque ante una eventualidad, como ocurrió en el mes de Septiembre, en el que la responsable de capacitación, estuvo incapacitada dos (2) semanas y se hizo necesario cancelar dos (2) capacitaciones por su ausencia.

En el mes de noviembre, se realizaron las convocatorias para las inscripciones en las diferentes actividades de capacitación programadas, los funcionarios, se inscribieron, en cantidad de ochocientos ochenta (880) sin embargo, sólo asistieron quinientos treinta y tres (533) funcionarios asistieron, decir el 60.5% e impidieron la inscripción de otros servidores, equivalente al 39.5%, trescientos cuarenta y siete (347) personas.

El procedimiento de Capacitación requiere avanzar en su sistematización para facilitar la gestión la información, evitar reprocesos y contribuir a la política del cero papel.

3.6.4 Resultados de los indicadores





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Fuente: Subdirección Técnica Para este proceso se tienen cinco indicadores descritos así:

Tabla No. 4 Indicadores Gestión y Desarrollo del Capital Humano

Nombre del

Indicador

Fórmula del

Indicador

Tipo de

Indicador

Unidad de

Medida

Servidores Públicos Distritales beneficiados

con programas de Capacitación

(Nº de Servidores Públicos distritales que

participan en los programas de capacitación)

Eficacia %

Porcentaje de Percepción Satisfactoria

del Servicio de Capacitación ofertado

por DASCD

(Usuarios que perciben como satisfactorio el

servicio de capacitación ofertado por DASCD /

Total usuarios que realizaron valoración) *

100

Efectividad %

Porcentaje De

Ejecución De Los

Programas De

Bienestar

Porcentaje De

Ejecución De Los

Programas De

Bienestar

Eficiencia %





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Nombre del

Indicador

Fórmula del

Indicador

Tipo de

Indicador

Unidad de

Medida

Servidores Públicos Vinculados A Los

Programas De Bienestar Y Reconocimiento

(Nº de Servidores Públicos distritales que

participan en los programas de Bienestar

y Reconocimiento / Total de Servidores Públicos distritales

establecidos en la meta Plan) * 100

Eficacia %


3.7 Resultados Gestión del Talento Humano


Se formuló el plan de acción para el proceso de Gestión de Talento Humano y los respectivos seguimientos al plan de mejoramiento, la matriz de riesgos y los indicadores del proceso trimestralmente.

Se realizó el diagnóstico de necesidades de bienestar, capacitación y salud ocupacional a través de una encuesta aplicada a los funcionarios y se presentó a Comisión de Personal el 14 de septiembre de 2016.

Se han realizado los exámenes de ingreso y retiro, aplicación de la vacuna de toxoide tetánico, la aplicación de la batería de riesgo psicosocial y en diciembre se hizo entrega de un bono por valor de $ 200.000 con el fin de que sean utilizados en el desarrollo de actividades deportivas y recreativas que fomenten hábitos saludables de vida. Con relación a capacitación, los funcionarios han participado en las jornadas de capacitación de Evaluación de Desempeño de empleos temporales y acuerdos de gestión; El Servicio, Actitud de vida con Probidad, Prospectiva del servicio Civil y Responsabilidades de los Servidores públicos; Acoso laboral de servidores públicos y Seguridad y salud en el trabajo; Taller "implementación de la Ley de Transparencia"; Seminario Internacional de Gerencia Jurídica Pública; Reservas presupuestales y pasivos exigibles; Protección de recursos públicos; Régimen de prima media; Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, Congreso de la Felicidad Organizacional; Gestión Documental; en el último trimestre del año, los funcionarios participaron de las jornadas de capacitación ofrecidas por el DASCD en Gestión Ambiental, Gestión Contractual, Marco Normativo Contable, Supervisión Contractual Efectiva, Derechos Humanos, Comunicación y liderazgo. Y por el componente de bienestar, se realizó la jornada de bolos, un taller para pre pensionados; celebración del día del hombre, del día de la mujer y de amor y amistad, entrega de boletas de cine con





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combo de alimentación, reconocimiento a los mejores funcionarios de la entidad, jornada de vacaciones recreativas y la entrega de los bonos navideños.

Con relación a las hojas de vida, se han depurado 144 carpetas de las historias laborales de los funcionarios activos y 250 de los funcionarios retirados, quedando pendiente 146 de estos últimos. Las historias laborales de los funcionarios activos se encuentran escaneadas. Se ha verificado la foliación y organización de las historias laborales de los servidores que se han retirado durante la vigencia. Así mismo se han actualizado las historias laborales de los funcionarios activos con la documentación que se ha generado.

Se practicó encuesta de satisfacción del proceso GTH para la vigencia inmediatamente anterior. En la cual participaron 60 funcionarios. El 50% de los encuestados, manifestó tener una aceptación del 80%; 17 funcionarios tienen una aceptación del 100%; el resto tienen una aceptación inferior al 60%. Por lo tanto, el promedio de satisfacción es del 80%. Teniendo en cuenta que algunas actividades de talento humano se llevaron a cabo en el mes de diciembre, la encuesta de satisfacción de la vigencia 2016 se aplicará en el mes de enero de 2017.


Durante el segundo semestre de 2016 el área estuvo conformada por tres funcionarios de los cuales solo 1 profesional y 2 asistenciales y un contratista que tiene asignados temas críticos como la administración de la nómina lo que genera el riesgo de que en cualquier momento en la entidad se dificulte la liquidación y pago de la nómina dada las características del tipo de vinculación; así como la atención de procesos disciplinarios considerando que la única persona de carrera administrativa asignada al proceso no tiene la formación académica requerida para llevarlos a cabo. Concientizar a los funcionarios sobre la importancia de la participación en las actividades desarrolladas por el proceso de gestión de talento humano, no obstante se logra que la mayoría asista, se requiere de la implementación de diferentes estrategias que desgastan al personal del área.





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Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Gestión de Talento Humano

Para este proceso se tienen cinco indicadores que se describen de la siguiente manera: Nivel de Profesionalización de la Planta de Personal DASCD, cuya medición se realiza mediante la fórmula (No. de funcionarios de los niveles directivo, asesor y profesional / Total funcionarios entidad) * 100 y su unidad de medida es porcentaje. El segundo indicador es Ejecución del Plan de Capacitación DASCD cuya medición se obtiene de la fórmula (No. de capacitaciones realizadas / No. de capacitaciones programadas) * 100 y su unidad de medida es en porcentaje. En tercer lugar se encuentra el indicador Desarrollo de actividades del Plan de Bienestar DASCD cuya fórmula de medición es (No. de actividades de Bienestar realizadas / No. de actividades de Bienestar programadas) * 100 y su unidad de medida es en porcentaje. Por otro lado se encuentra el indicador Cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional DASCD que se mide a través de la fórmula (No. de actividades del Plan de Salud Ocupacional realizadas / No. de actividades del Plan de Salud Ocupacional programadas) * 100 y su unidad de medida es porcentaje. Por último, el indicador Grado de Satisfacción Interna de las actividades de Talento Humano cuya unidad de medida es en porcentaje y su medición se realiza mediante la fórmula (Nº de funcionarios satisfechos / Nº total de funcionarios) *100.





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3.8 Resultados Gestión de Recursos físicos y ambientales

3.8.1 Principales logros.

Desarrolla los procesos contractuales, lo cual garantiza economías de escala e integración de procesos con entidades que funcionan en el edificio CAD entre los cuales se encuentran: servicio integral de cafetería, insumos y fumigación para el Departamento, servicio de vigilancia, servicio de fotocopiado para el Departamento.

Mantenimientos preventivos y correctivos a la infraestructura y al parque automotor, se realizaron compras e instalación de luminarias, reparaciones hidrosanitarias, y mediante los contratos suscritos, la correcta prestación del servicio de aseo, cafetería, vigilancia y servicios públicos, dando continuidad a contratos que venían del año 2015.

Se realizaron los estudios previos, estudios de mercado, ponderación aritmética y evaluaciones técnicas y de experiencia de las proponentes presentados en de los procesos liderados por la Secretaría de Hacienda en los cuales el Departamento mediante convenio interadministrativo gestionó procesos de Servicio Integral de Cafetería, insumos, servicio de vigilancia y servicio de fotocopiado; en los demás procesos también se realizaron todas las etapas de contratación.

La gestión de contratación del Área de Recursos Físicos y Ambientales firmó los contratos de Programa de seguros de la Entidad con la compañía Solidaria S.A., el mantenimiento de aire acondicionado con la Firma MC Ingeniería, el Contrato de Tóner para las impresoras de la Entidad con la firma Papelería Los Andes Ltda, el contrato de vigilancia con la firma Zona Was, mantenimiento de vehículos con Toyocars Ltda, envío de correspondencia con la firma Vercourrier S.A.S, servicio de fotocopiado con la firma Solutión Copy.

Para la presente vigencia y con corte a Diciembre 31 de 2016, la gestión de contratación del Área de recursos físicos tiene un cumplimiento del cincuenta punto uno (50.1%), esta meta se calcula del total de los contratos suscritos por el DASCD, ejecución de contratos, prórrogas de contratos y elaboración de estudios previos, entre otros.





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Se adelantaron campañas de aseo que involucraron limpieza de paredes, pisos y persianas, puertas y vidrios, se realizó el decapado del piso del pasillo exterior y de los baños, se realizaron reuniones de con los funcionarios que prestan el servicio en el DASCD, inducción de conocimiento del departamento y normas a seguir a igual que seguimiento y supervisión de tareas y funciones.

Se realizó el día sin carro en los meses de abril, mayo y junio, invitando a los funcionarios a participar de la actividad y hacer uso de los medios de trasporte público y alternativos como la bicicleta, patines, caminar, etc.

Para el segundo semestre, se realizaron en los meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre las campañas de movilidad sostenible, obteniendo una buena respuesta y participación por parte de los funcionarios de la actividad “Arma tu parche”, clases de Rumba y retos en Bicicleta promovidos por la alcaldía, de esta forma se ha venido incentivando a los funcionarios por las actividades relacionadas para contribuir a la Gestión Ambiental del Departamento.

La Directora del Departamento dio reconocimiento a los funcionarios que han participado del día sin carro y así mismo promovió la participación para que se integren todos los Servidores públicos por medio de los sistemas de transporte alternativo.

Se dictaron capacitaciones dirigidas a todos los funcionarios del Departamento sobre consumo responsable, Gestión Integral de residuos y uso eficiente de agua, se invitó a la comunidad del DASCD a participar en una caminata ecológica en el marco del programa uso Eficiente del Agua.

En la primera semana del mes de junio se llevó acabo la semana ambiental del Centro Administrativo Distrital donde el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital junto con las entidades Distritales del Edificio CAD, realizando actividades como talleres, capacitaciones, sobre medio ambiente, cambio climático, uso eficiente de la energía, feria de agro redes y material aprovechable, cine foro “magia salvaje”.

Dando cumplimiento al Decreto 400 de 2004 se elaboró y remite trimestralmente a la Unidad Administrativa especial de Servicios Públicos UAESP Informe sobre material de residuos sólidos.





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En el mes de agosto se envió a través de la herramienta Storm a la Secretaria Distrital de Ambiente el informe semestral correspondiente al periodo del 01 de enero a 30 de junio de 2016, donde se incluyó toda la información y gestión realizada por la entidad.

Se llevó a cabo la verificación del plan de acción año 2015-2016 enviado a Secretaria Distrital de Ambiente el 20/09/2016 y se realizaron los seguimientos correspondientes al cumplimiento del plan de acción 2016.

Así como también se recibió la visita en el mes de Diciembre de la Secretaria Distrital de Ambiente para evaluar todos los aspectos solicitados en la verificación obteniendo un resultado medio alto con un 71,60 % de cumplimiento.

Se realizó la planeación y elaboración de la formulación del documento Plan institucional de Gestión Ambiental PIGA y Plan de Acción vigencia 2016-2020, presentado al comité PIGA para su aprobación.

Dentro de la formulación del Documento PIGA se efectúo la actualización de los siguientes documentos: - Matriz de aspectos e impactos ambientales - Matriz de Normativa Ambiental - Procedimiento de Identificación de Aspectos y valoración de Impactos ambientales

El documento PIGA ya fue concertado con la Secretaria Distrital de Ambiente y se subieron los soportes de planificación y la formulación del Plan de Acción PIGA 2017 a la herramienta Storm por solicitud de dicha entidad, en el momento se está esperando el oficio con la respuesta oficial del cierre del proceso.

En los meses de Octubre, noviembre y Diciembre fueron publicados varios tips Ambientales s a nivel Institucional de ahorro de agua, Energía y manejo integral de residuos, en los mismos meses se han llevado a cabo varias capacitaciones dirigidas a todos los funcionarios de uso eficiente de agua; Ahorro de energía, manejo integral de Residuos, reciclaje y comparendo Ambiental.

Por otro lado se hizo la entrega de los tóneres usados del año 2016 generados por el Departamento, estos fueron gestionados con “La Fundación Niños de los





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Andes” para su aprovechamiento y disposición final de acuerdo a la normatividad ambiental vigente; también se gestionaron las luminarias usadas, con el programa de reciclatón de la Secretaria Distrital de Ambiente en el mes de noviembre.


Algunos bienes del Departamento han cumplido su uso por llevar un periodo de más de 5 años de utilización por su desgaste natural que deben ser reemplazados por su regular estado.


Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa –Gestión de Recursos Físicos y Ambientales





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Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa –Gestión de Recursos Físicos y Ambientales

Para este proceso se tienen cuatro indicadores de eficiencia cuya unidad de medida es en porcentaje y se describen así:

Reducción en la generación de residuos sólidos orgánicos = Sumatoria de los consumos mensuales de residuos orgánicos en la vigencia / meses transcurridos en la vigencia.

Reducción promedio del uso de agua = Sumatoria de los metros cúbicos bimensuales durante la vigencia / Bimestres transcurridos en la vigencia

Sumatoria de los metros cúbicos bimensuales durante la vigencia / Bimestres transcurridos en la vigencia = Sumatoria de consumo mensual de galones de combustible de la vigencia/meses transcurridos en la vigencia

Reducción promedio del uso de energía= Sumatoria de los kilovatios consumidos mensuales durante la vigencia/meses transcurridos en la vigencia

Nivel De Cumplimiento En El Mantenimiento De Bienes Muebles E Inmuebles = (Mantenimientos Realizados/Mantenimientos Programados) * 100. Este indicador es de eficacia.





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3.9 Resultados Gestión Documental


Diagnóstico Proceso Gestión Documental.

El día veintiséis (26) de agosto se presentó ante el Comité Interno de Archivo de la Entidad, el diagnóstico integral de la gestión documental.

Organización Documental.

En el primer trimestre de la vigencia de 2016 se realizó la verificación, clasificación y organización numérica de la serie “Contratos”, de los periodos 2011, 2012 y 2013, los cuales fueron transferidos en custodia por la Subdirección Jurídica del DASCD según trazabilidad realizada. Desde el día 13 de Junio se inició la elaboración del inventario documental en estado natural en el Archivo Central y en el Archivo de Gestión, encontrando 1315 cajas en el archivo central y 187 cajas en el archivo de gestión.

A 30 de septiembre se avanzó con la elaboración del inventario documental en estado natural del Archivo Central y el Archivo de Gestión, encontrando inventariadas, siete mil ciento ochenta y tres (7.183) unidades de conservación (carpetas). A 30 de diciembre de 2016 se sigue avanzando con el inventario del archivo central y el archivo central, encontrando 1324 y 216 cajas ref. X200 respectivamente. Prestamos documentales. Durante el tercer trimestre de la vigencia 2016, el proceso de gestión documental en su procedimiento de préstamos y consultas, habilitó un buzón de correo electrónico (gestió[email protected]), como único medio para la formalización de las solicitudes de préstamos documentales. A través de dicho medio se recibieron a corte 30 de diciembre de 2016, doscientas cincuenta (255) solicitudes, de las cuales se gestionaron el 100%.

Disposición de Documentos. En relación con las TVD se han realizado los respectivos ajustes, instrumento que esta por convalidarse por el Archivo del Distrito.


mailto:gestió[email protected]




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Las TRD se encuentran en proceso de ajustes de acuerdo con os últimos procedimientos Preservación de Documentos Se realizan unas pruebas en cuanto a iluminación, instalaciones y mediciones de aspectos ambientales, con lo cual se evidencia que se han liderado estrategias de control y prevención.

Valoración Documental Para los fondos que deben intervenirse archivísticamente de acuerdo con las Tablas de Valoración Documental, ya están elaboradas todas las fichas de valoración documental de cada una de las series y subseries conformadas para cada periodo institucional. Actividades Realizadas durante la Gestión del Proceso.

El día veinticinco (25) de febrero, se realiza capacitación, en donde se trataron temas como: Términos de respuestas, Manejo y finalización de documentos en el aplicativo CORDIS, Buzón Contacto y SDQS, para todos los funcionarios de la Entidad.

El día cinco (5) de abril se desarrolla capacitación para todos los funcionarios del Departamento sobre la nueva versión del aplicativo CORDIS, la socialización de los nuevos Procedimientos de Correspondencia Interna y Externa.

El día veinticinco (25) de julio se realiza charla de contextualización a todos los funcionarios sobre las actividades a realizar y programación de encuestas en todas las dependencias para levantamiento de información de los acervos e información generada, con el fin de realizar diagnóstico del estado actual del proceso.

El día veinte siete (27) de julio se da inicio con el desarrollo de las encuestas y entrevistas con los funcionarios responsables de la información de todas las dependencias y se finaliza la jornada el día ocho (8) de agosto de la presente vigencia.

El día veintiséis (26) de agosto se presentó ante el Comité Interno de Archivo de la Entidad el diagnóstico del proceso de gestión documental, como resultado del trabajo de levantamiento de información, inventarios y encuestas realizadas en las reuniones con los diferentes procesos y dependencias de la Entidad. (Documento disponible en el archivo digital del proceso).

El día dos (2) de septiembre se presenta ante el Comité Interno de Archivo de la entidad los ajustes y modificaciones realizados a las Tablas de Valoración Documental para aprobación de las mismas.





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El siete (7) de septiembre se realizó reunión con un representante del Consejo Distrital de Archivos para evidenciar los avances en los procesos de Gestión Documental.

El día diecinueve (19) de septiembre se inicia el cronograma de jornadas de capacitación sobre las diferentes temáticas de organización, administración y aplicación de las herramientas archivísticas para todos los funcionarios de la entidad en tres grupos, finalización treinta (30) de septiembre de la presente vigencia.

El veinte (20) de Septiembre se realizó reunión de socialización de las actualizaciones realizadas a las Tablas de Valoración Documental.

El día veinte seis (26) de septiembre se remite con oficio las tablas de Valoración Documental para la aprobación y convalidación de las mismas.

Proceso de Correspondencia.

El procedimiento administración de correspondencia, establece actividades como: radicación de correspondencia, registro de comunicaciones y seguimiento de trámites mediante módulo CORDIS, de manera centralizada y normalizada, integrándose a los demás procesos establecidos para la organización, consulta y disposición final de los archivos. Total Correspondencia Recibida: 4.344 Total Correspondencia Enviada: 2.780


Cambio permanente de personal, lo cual no da continuidad a los procesos de capacitación del personal y permitir fortalecer las actividades organización y custodia de los archivos en la Entidad.

Incoherencia con los inventarios documentales existentes, frente al acervo documental que reposa en la entidad.

Los inventarios localizados no concordaban con las existencias físicas

Incorrecta ubicación de los expedientes documentales.

Errónea nomenclatura de la estantería del archivo central.

Incoherencia entre la rotulación de los expedientes documentales y las unidades de conservación.

Programa de gestión documental desactualizado –PGD-.

Inexistencia del Plan Institucional de Archivos – PINAR-





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Ausencia de herramientas archivísticas indispensables para la correcta administración de los archivos de la entidad (TVD, TRD, inventarios, fichas de valoración, cuadros de clasificación y caracterización)

Carencia del Profesional para que elabore las Fichas de Valoración Documental y Cuadros de Caracterización Documental.

Organizar, clasificar, depurar, inventariar y digitalizar el Acervo Documental de la Entidad, lo cual permite la consultar de la información de manera más oportuna.

Adecuación el depósito del archivo central, a fin de que cumpla con las condiciones físico-ambientales exigidas por ley.

Elaborar, aprobar y publicar el Programa de gestión documental de la entidad –PGD-.

Elaboración, aprobación y publicación del Plan Institucional de Archivos – PINAR-

Ajuste de las TRD acorde con los procedimientos actualizados del Departamento

Elaboración de las Fichas de Valoración y actualización de los Cuadros de Clasificación Documental

Diseñar, aprobar y aplicar el Sistema Integrado de Conservación Documental

Elaborar los instrumentos archivísticos que señala el decreto 1080 de 2015





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Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso de Gestión Documental

Para este proceso se tienen dos indicadores de eficacia, el primero se denomina “Promedio de trámites finalizados en el aplicativo de correspondencia” se mide en porcentaje, el segundo se denomina “Promedio de respuesta en préstamos documentales.” Medido en promedio

3.10 Resultados Gestión de las TIC´s


Se actualizó el proceso Gestión de las TIC, en lo que respecta a la caracterización, los formatos de los procedimientos Soporte a usuarios y monitoreo de la red, el procedimiento Monitoreo de la, la creación del procedimiento Seguridad de información y los formatos de acuerdos de confidencialidad





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Se actualizó el Petic, el documento de políticas de seguridad de la información, el normograma, el Plan de Continuidad del negocio, el inventario de activos de información

Gestión del proceso Este tema comprende todas las actividades que se deben llevar a cabo para cumplir con las metas, objetivos y en general con la gestión del área que está relacionada en el plan de acción del proceso de Gestión de las TIC y del proyecto de inversión con componente TIC del plan de gobierno pasado y del presente. Plan de contratación del área de sistemas e informática

Se llevó a cabo la elaboración de los estudios previos, solicitud de cotización, estudio de mercado, matriz de riesgo, análisis del sector, evaluación técnica, actas de inicio, acuerdos de confidencialidad, informes de supervisión y seguimiento a 12 contratos de la vigencia 2016:

Se entregó a la Subdirección Jurídica las carpetas organizadas y foliadas con los

documentos producto de la ejecución del contrato, como son: Certificación de pago de los servicios prestados con los respectivos soportes, Actas de liquidación y de recibo final del contrato, firmadas, después de la revisión realizada por esa Subdirección y el formato de informe final del supervisor, de siete contratos:

Parametrización y envío de los archivos para las cuentas mensuales y anuales para el SIVICOF.

Se ha llevado a cabo la descarga, parametrización y subida de archivos de información para las cuentas mensuales al aplicativo SIVICOF de la Contraloría de Bogotá. (diciembre, enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre)

Se llevó a cabo la descarga, parametrización y subida de archivos de información para la cuenta anual al aplicativo SIVICOF de la Contraloría de Bogotá.

Soporte técnico de ofimática, hardware, software, convocatoria y de red, a todos los funcionarios del Departamento.





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Tabla No. 5 Soportes Ofimática

Período Cantidad de soportes

Primer Trimestre

168

Segundo Trimestre

172

Tercer Trimestre

279

Cuarto Trimestre

327

Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso de Gestión de las TIC´s

Soporte Técnico. Se han realizado 255 soportes técnicos relacionados con los aplicativos Corporativos, convocatorias, SICAPITAL, SIDEAP y hardware y software

Tabla No. 6 Soportes Técnicos

Soportes Cantidad de soportes

Acceso, Impresión

21

Aplicativos corporativos

143

Antivirus 5

Google app 20

Ofimática 11

Página web 13

SIDEAP 70

SIG 3

Hardware y Software

62

SI CAPITAL 35

Encuestas 15

Formularios 15 Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso de Gestión de las TIC´s





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Administrar la red de voz, datos, Internet y la red eléctrica del cableado estructurado.

Tabla No.7 Soportes Técnicos

Actividad Cantidad actividades

Backup, Impresoras, Información

11

Datos, Internet 3

Diligenciar formatos 5

Directorio activo 38

Internet 11

Red 4


Gestión Institucional

Se actualizó y envió a la Alta Consejería de las TIC el PETIC del 2016, el instrumento de autodiagnóstico de seguridad de la información, el plan de implementación del sistema de Gestión de Seguridad de la información y el plan de continuidad del negocio

Se ha dado respuesta a todas las solicitudes que han realizado los diferentes entes de control y la Alta Consejería de las TIC

Se actualizó el Documento de Políticas de seguridad de la información, de acuerdo al enfoque que dio para el sistema de Gestión de Seguridad de la Información, el Manual GEL y la ISO 27001

Se asistió a los talleres dictados por MINTIC, en lo pertinente a ley de Transparencia

Se realizó un comité de seguridad de la información

Se asistió a las reuniones que ha llevado a cabo la Alta Consejería en lo relacionado con seguridad de la información y gobierno electrónico en línea.

Se gestionó el recibo del software libre, distribuido bajo los términos de la Licencia Pública General (GNU/GPL v2), que entregó la Alta Consejería de las TIC, para la estandarización de las páginas web distritales.

Mantenimiento y soporte técnico permanente a la página Web, creación de cuentas,

buzones

Se ha dado el soporte necesario para que la página web permanezca al aire.





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La creación de buzones y cuentas de correo se ha realizo a través GOOGLE APP. Se hizo el inventario, clasificación y revisión técnica de todos los bienes informáticos

(utilizables y no servibles) que se darán de baja


Dar capacitación en buenas prácticas sobre seguridad de la información y el uso de los bienes informáticos

• Minimizar el número de requerimientos de soporte técnico de los usuarios finales, en lo que compete a equipos de cómputo e impresoras y que sólo sea de administración de la red, que se podrá lograr con capacitaciones a los usuarios finales sobre el uso adecuado de los equipos y del software que utilizan.

• Lograr un mínimo de incidentes de pérdida de información, que se logrará, haciendo copias de forma más periódica, tanto a los equipos de cómputo como al servidor de la entidad y creando cultura de Backup, más sólida a los usuarios finales, sobre el respaldo que deben tener de su información.

• Mantener y continuar actualizando la plataforma con tecnológica de punta, aprovisionando en los proyectos de inversión, presupuesto para la adquisición de bienes informáticos.

• Continuar con la implementar el sistema de seguridad de la información





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Para el proceso gestión de las TIC´s se tienen tres indicadores que se describen así: El indicador de efectividad denominado “Efectividad en el soporte técnico para hardware y software” que se mide a través de la fórmula Promedio trimestral de soportes técnicos realizados = Sumatoria (Número de asistencias y/o soportes atendidos en cada trimestre del año, de acuerdo con los requerimientos realizados) / (trimestres transcurridos del año) y cuya unidad de medida es soportes técnicos atendidos. El indicador de eficacia denominado “Reducción de incidentes informáticos“ se mide con la fórmula Sumatoria (Número de incidentes informáticos solucionados en cada trimestre, según los reportes generados por proceso) / (trimestres transcurridos del año) y su unidad de medida y su unidad de medida es promedio de incidentes solucionados.





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Por último el indicador de eficiencia “Seguridad de la información de Red y Datos” cuya fórmula de medición es Sumatoria (Número de monitoreos realizados en cada trimestre del año, de acuerdo con cronograma) / (trimestres transcurridos del año, tiene una unidad de medida expresada en monitoreos realizados.

3.11 Resultados Gestión Financiera


Durante el primer trimestre de 2016 se elaboró el cronograma de la programación mensual del PAC y se consolidó la información por cada uno de los procesos para llevar a cabo las reprogramaciones y traslados del Programa Anual de CAJA – PAC para el respectivo trimestre. Con corte a 31 de diciembre se efectuaron doce (12) reprogramaciones de PAC, y se dio cumplimiento a la circular 011 del 2016 sobre la Proyección y elaboración del Programa Anual mensual izado de Caja –PAC. Así mismo se envió el día 22 de noviembre de 2016 la Certificación de Incorporación de la Información al sistema de Administración del PAC- SISPAC. Con corte a 30 de septiembre se han efectuado nueve (9) reprogramaciones de PAC, así mismo se han realizado diferentes traslados de PAC de acuerdo con la solicitud de pago. Esta actividad se lleva a cabo con la reprogramaciones según solicitud allegada de cada uno de los responsables de Supervisión y de acuerdo con los traslados del PAC realizados en el aplicativo SISPAC. La información se consolida mediante hojas de trabajo en Excel para luego registrarlos en el SISPAC, sistemas de la Secretaría Distrital de Hacienda, a fin de tener los recursos necesarios y dar cumplimiento a los pagos programados en (Funcionamiento e Inversión), funcionarios, contratistas y proveedores del DASCD. La programación del PAC se remite mensualmente por correo electrónico a cada uno de los Subdirectores y Control Interno, con el fin de que realicen el seguimiento del comportamiento de la ejecución del PAC para que se tomen las medidas necesarias en el sentido de analizar el comportamiento de los pagos programados y cumplir con el PAC programado en la vigencia. Los resultados en la ejecución del PAC se pueden resumir de la siguiente manera:





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Tabla No. 8 Resultados PAC

Mes Programado Ejecutado %

Ejecución

Enero 402148938 355183740 88.32%

Febrero 1008477132 446015894 44.23%

Marzo 527747145 486707325 92.22%

Abril 602133655 568204671 94.37%

Mayo 548276428 452193947 82.48%

Junio 1208040775 785585967 65.03%

Julio 496579732 354531158 71.39%

Agosto 886422801 421937097 81.44%

Septiembre 558896187 471741598 84.41%

Octubre 1216756028 609759556 50.11%

Noviembre 1075991948 986388143 91.67%

Diciembre 2957039057 1,438E+09 48.62%

Fuente: Subdirección de Gestión Corporativa – Proceso de Gestión Financiera

Revisión y actualización de los documentos del Proceso Financiero Para la vigencia 2016 el Proceso Financiero en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación actualizó con corte al tercer trimestre de 2016 en el aplicativo SIG los logros del trimestre, en el instrumentos de Indicadores, con el fin contribuir a la sostenibilidad de la Certificación de Calidad - ICONTEC. Seguimiento a la implementación del nuevo marco normativo contable, previsto en la resolución 533 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con el plan de acción establecido en el DASCD Para la vigencia 2016 el Distrito debía iniciar con la puesta en marcha de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público - NICSP, de acuerdo con lo contemplado en la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 (marco conceptual y normas), Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 (Instrucciones de transición) y la Resolución 620 del 26





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de noviembre de 2015 (catálogo de cuentas), de los cuales se derivaron los siguientes compromisos:

Compromiso de la alta gerencia

Asignación de recursos

Capacitaciones continuas al personal

Participación áreas de gestión

Apoyo Jurídico

Apoyo control interno y externo Con corte a 31 de Diciembre de 2016 se llevó a cabo las siguientes actividades relacionadas con la implementación del nuevo marco normativo contable en el DASCD: 1. Presentación a los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, sobre el

proceso de preparación obligatorio e importancia en la aplicación de la normatividad vigente para la Convergencia e Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, Sector Gobierno de acuerdo con la Resolución No. 533 de 2015.

Fecha: 20 de Enero de 2016

2. Asistencia a las capacitaciones programadas y convocadas por la Secretaría de Hacienda

Distrital – Dirección de Contabilidad, en las siguientes fechas.

Tabla No.9 Capacitaciones Contabilidad

No. Tema Fecha

1 Propiedad, planta y equipo, bienes de uso

público, bienes históricos y culturales 42426

2 Cuentas por cobrar, préstamos por cobrar y

deterioro de activos 42438

3 Inventarios, propiedades de inversión y

activos intangibles 42443

4 Cuentas por pagar, préstamos por pagar y

beneficio a empleados 42459

5 Provisiones, activos y pasivos contingentes 42472





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No. Tema Fecha

6

Ingresos y transacciones con o sin prestación, políticas contables, cambios en

las estimaciones contables y correcciones de errores

42479

7 Marco conceptual y presentación de Estados

Financieros 42486


3. Elaboración, presentación y aprobación del Plan de Acción sobre Implementación de

Normas Internacionales de Contabilidad en el Departamento Administrativo del Servicio Civil

Distrital, bajo el nuevo marco normativo contable previsto en la Resolución 533 de 2015,

expedida por la Contaduría General de la Nación para Entidades de Gobierno General del

D.C.

El Plan de Acción se elaboró y presentó por parte del área contable al equipo directivo de la

entidad, el cual fue aprobado por unanimidad el día 18 de marzo de 2016 en Comité Directivo.

El Plan de Acción se allegó por medio electrónico este mismo día 18 de marzo a la Secretaría

de Hacienda Distrital, en cumplimiento de la Circular No. 40 del 9 de marzo de 2016.

Es de precisar que la ejecución del Plan de Acción del proyecto de Implementación de Normas

Internacionales de Contabilidad en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se

está llevando a cabo de acuerdo con las actividades allí contempladas, dentro de las cuales se

resaltan las siguientes:

Definición y aprobación del Plan de acción del Proyecto

Socialización del nuevo marco normativo al equipo directivo del DASCD

Conformación del equipo

Asistencia a capacitaciones de la SDH y DASCD

Realización de mesas de trabajo al interior del DASCD

Diligenciamiento de las matrices de propiedad, planta y equipo, beneficios a empleados y matriz de saldos iniciales.

Avance en la prueba piloto de paralelo contable con corte a 30 de septiembre

Modificación y actualización de la Resolución que da lugar al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del DASCD, incluyendo funciones transitorias de decisiones que se tomen durante el proceso de implementación del nuevo marco normativo contable.





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Con corte a diciembre de 2016, se ha cumplido oportunamente con cada una de las actividades plasmadas en el Plan de Acción del Proyecto de implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad en el DASCD. No obstante, se debe tener en cuenta que dicho Plan de Acción debe replantarse a partir del 1 de enero de 2017, teniendo en cuenta la Resolución No. 693 del 6 de diciembre de 2016, por medio de la cual se amplía el plazo de implementación del Nuevo Marco Normativo Contable.


Realizar seguimiento a la ejecución de los recursos asignados, con el fin de disminuir la constitución de reservas presupuestales al finalizar la vigencia

Con el fin de disminuir la constitución de reservas presupuestales, el proceso financiero informará mensualmente por correo electrónico y memorandos a cada uno de los Subdirectores el comportamiento de la ejecución presupuestal para que sea analizado en los comités directivos y en las reuniones efectuadas en la Subdirección de Gestión Corporativa y se tomen las medidas necesarias para que los recursos asignados en la Entidad durante la vigencia sean girados en un100%. Realizar seguimiento permanente a los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad del proceso Revisar y actualizar conforme a los lineamientos de la Oficina Asesora de Planeación y a la norma técnica de calidad los documentos, formatos, proceso, indicadores, matriz de riesgo, plan de mejoramiento, plan de acción, y procedimiento para que finalizada la vigencia 2016 se dé cumplimiento a las normas de calidad. Realizar seguimiento en la entrega oportuna de información por parte de los diferentes procesos de gestión del DASCD que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Hacer seguimiento mensual y/o trimestral al cumplimiento del cronograma de entrega de información, para que los responsables de los diferentes procesos del DASCD y los Supervisores que tengan a cargo el seguimiento a la ejecución de los convenios interadministrativos, remitan de manera oportuna y verídica la información que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales para la generación de los respectivos Estados Contables de la Entidad, de manera confiable, relevante y oportuna. Implementación de Normas Internacionales de Contabilidad en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, bajo el nuevo marco normativo contable previsto en la Resolución 533 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación para Entidades de Gobierno General del D.C.





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Teniendo en cuenta la expedición de la Resolución 533 de 2015 “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno (…)” y el Instructivo 002 de 2015 “Instrucciones para la transición al marco normativo para entidades de gobierno”, vigente a partir del 1 de enero de 2017, se hace necesario que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital lleve la ejecución del Plan de Acción del Proyecto a través de diferentes estrategias, para la adopción y aplicación de dicho marco normativo durante la presente vigencia (2016), año de preparación obligatoria y de determinación de los saldos iniciales y la aplicación de la norma a partir del 1 de enero de 2017. Con corte a diciembre de 2016, se ha cumplido oportunamente con cada una de las actividades plasmadas en el Plan de Acción del Proyecto de implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad en el DASCD. No obstante, se debe tener en cuenta que dicho Plan de Acción debe replantarse a partir del 1 de enero de 2017, teniendo en cuenta la Resolución No. 693 del 6 de diciembre de 2016, por medio de la cual se amplía el plazo de implementación del Nuevo Marco Normativo Contable.







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Tabla No.10 Indicadores Gestión Financiera

Nombre del Indicador Fórmula del Indicador Tipo de Indicador

Oportunidad en la presentación

de Estados, Informes y reportes contables

(Número de informes

presentados oportunamente / Total informes requeridos)*100

Eficiencia

Gestión del Comité de Técnico

de Sostenibilidad Contable

(Número de Comités Técnicos de

Sostenibilidad Contable

realizados / Número de Comités

Técnicos de Sostenibilidad Contable Planeados) * 100%

Eficacia

Razón Corriente Activo corriente/Pasivo corriente Financiero

Nivel de ejecución del presupuesto de la entidad

( Presupuesto Comprometido en

la Vigencia) / Total Presupuesto

Disponible) * 100

Eficacia

Porcentaje de presupuesto

girado

( Presupuesto Girado en la

Vigencia) / Total Presupuesto

Disponible) * 100

Eficiencia

Porcentaje de Ejecución

Presupuesto de Funcionamiento

Ejecución Funcionamiento Vs.

Disponible final Funcionamiento Eficiencia

Porcentaje de Ejecución

Presupuesto de Inversión

Ejecución Inversión Vs.

Disponible final Inversión Eficiencia






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3.12 Resultados Gestión Contractual


Realizar Controles Y Seguimiento Al Plan Anual De Adquisiciones El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital cuenta con un Comité de Contratación, que se encuentra integrado por el Director de la Entidad, la Subdirectora Jurídica, el Subdirector Técnico, Subdirector de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y el Asesor de la Oficina de Planeación y como invitado permanente el Asesor de Control Interno, teniendo representación todos los procesos del Departamento. Al comenzar la vigencia 2016, se realizó el cronograma de las sesiones ordinarias del Comité de Contratación, informando a cada miembro e invitado del comité. No obstante, se pueden citar a sesiones extraordinarias cuando las circunstancias lo requieran o a petición de alguno de los miembros del Comité. El Comité de Contratación durante el periodo comprendido entre enero a noviembre de 2016, ha realizado de manera periódica según el cronograma y las necesidades del Departamento las sesiones para tratar temas concernientes con la presentación, aprobación, modificaciones, avances y hacer seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones 2016. Tramitar El Proceso De Contratación De Conformidad Con La Normatividad Vigente El Proceso de Gestión Contractual tramitó cada una de las solicitudes recibidas para desollar los procesos contractuales, las solicitudes de modificación a los Contratos vigentes, igualmente se brinda asesoría a todos los procesos del Departamento dando las orientaciones pertinentes respecto a cada caso en particular. Es de resaltar que el equipo del proceso contractual cuando se reciben las solicitudes de contratación y de modificaciones contractuales, se realiza un estudio y análisis jurídico concienzudo de cada caso. Durante la vigencia 2016, el Proceso de Gestión Contractual recibió ochenta y siete (87) solicitudes para desollar diferentes actuaciones en los procesos contractuales, así:

Tabla No.11 Indicadores Gestión Financiera

MÉTODO CONTRACIÓN N° DE SOLICITUDES





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Contratación Directa 57

Mínima Cuantía 13

Selección Abrevada Menor Cuantía 3

Licitación Pública 3

Selección Abrevada para Contratar Servicios de Salud

2

Selección Abrevada Subasta Inversa Presencial

2

Acuerdo Marco de Precios 2

Convenio 1

Fuente: Subdirección de Jurídica – Proceso de Gestión Contractual






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Realizar una (01) capacitación a los funcionarios que intervienen en el proceso de Gestión Contractual sobre contratación estatal.

Colocar en funcionamiento todas las etapas contractuales en el Sistema de Contratación SISCO.



El indicador de eficiencia cumplimiento plan anual de adquisiciones medido como (Número de Solicitudes de contratación atendidas mensualmente / Número de líneas programadas en el respectivo mes dentro del Plan de Contratación de la entidad.)*100 % posee una unidad de medida en porcentaje. Adicionalmente, el indicador de eficacia gestión contractual en la suscripción de contratos cuya unidad de medida es porcentaje, se mide a través de la fórmula (Número de Solicitudes de contratación tramitadas mensualmente / Número de solicitudes de contratación radicadas en la Subdirección Jurídica mensualmente)*100%





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3.13 Resultados Gestión Jurídica


Defensa Judicial Representación judicial en tres procesos

Una Acción de Repetición No. 2008-00315 (Id No. 225166)

Un Ordinario Laboral No. 2014-00007 (Id No. 485590)

Tres Nulidades y Restablecimiento del Derecho No. 2016-00239 (Id No. 536817), No. 2016-00282 (Id No. 537443) y 2016-002248 (Id No. 538168).

En las acciones populares y de grupo contra Bogotá, Distrito Capital, y/u organismo(s) del sector central, que se hubieren notificado con posterioridad al 1º de agosto de 2005.”

Una Acción de Grupo No. 2011-0061 (Id No. 354678)

Dos Acciones Populares No. 2014-00087 (Id No. 472874) y No. 2014-00239 (Id No. 451780)

En desarrollo de esta temática, adicionalmente se realizan las siguientes actividades:

Seguimiento mínimo dos (2) veces al mes, a los Procesos Judiciales utilizando la página Web de los Despachos Judiciales y corroborando con visita presencial.

Actualización del Sistema de Procesos Judiciales – SIPROJ WEB.

Calificación trimestral del contingente judicial, en el Sistema de Procesos Judiciales – SIPROJ WEB.

Reunión dos (2) veces al mes del Comité de Conciliación.

Informes sobre el estado actual de los procesos judiciales. Acción de Tutela En desarrollo de esta temática, fueron atendidas trece acciones de tutela

Normograma En desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

Se actualizó el “Procedimiento de Actualización Normativa A-JUR-PR-004” de conformidad con el Noveno Lineamiento Matriz de Cumplimiento Legal (Normograma) y Procedimiento de Evaluación Periódica de lo Legal, actualmente denominado





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“Procedimiento Construcción y Evaluación Periódica del Normograma – A-JUR-PR-004 versión 3.0.

Se actualizó el Formato Matriz de Cumplimiento Legal (Normograma) A-JUR-FM-001 versión 3.0.

El día veintitrés (23) de agosto de 2016 se llevó a cabo la socialización del procedimiento y formato en mención a los Líderes Operativos de los procesos del DASCD.

Se actualizó las normas que rigen al DASCD y el Normograma misional (Organización del Trabajo- Gestión y Desarrollo del Capital Humano), el cual se encuentra publicado en la página web del Departamento en el link http://www.serviciocivil.gov.co/normograma-0

Se revisó de conformidad al Procedimiento Construcción y Evaluación Periódica del Normograma las Matrices de Cumplimiento Legal (Normograma) de los siguientes Procesos del DASCD, las cuales se encuentran publicadas en la página web del Departamento en el link http://www.serviciocivil.gov.co/normograma-0 :

Conceptualización Jurídica En desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

Se dio respuesta a los conceptos jurídicos asignados a la Subdirección Jurídica de conformidad con la normatividad vigente, en los asuntos propios del objeto y las funciones del DASCD.

Se revisaron los conceptos jurídicos asignados a la Subdirección Técnica, en materia salarial, empleo público y administración de personal y los cuales requerían la aprobación de la Subdirección Jurídica.

Es de señalar, que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, expidió durante el año 2016 Doscientos Cuarenta y Dos (242) conceptos jurídicos, en los términos del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 que dispone que “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

En el primer trimestre se expidieron 48 conceptos jurídicos.

En el segundo trimestre se expidieron 37 conceptos jurídicos.

En el tercer trimestre se expidieron 63 conceptos jurídicos.

En el cuarto trimestre se expidieron 94 conceptos jurídicos.


Compilar los conceptos jurídicos propios del objeto y las funciones del Departamento, con el fin que sirvan de consulta a todas las partes interesadas





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Fuente: Subdirección de Jurídica – Proceso de Gestión Jurídica

Para este proceso se tienen dos indicadores, “gestión judicial” que es un indicador de eficiencia medido en porcentaje a través de la fórmula (Número de Solicitudes de contratación atendidas mensualmente / Número de líneas programadas en el respectivo mes dentro del Plan de Contratación de la entidad.)*100 %; y “soporte jurídico” que es indicador de eficacia medido en porcentaje con la fórmula (Número de Solicitudes de contratación tramitadas mensualmente / Número de solicitudes de contratación radicadas en la Subdirección Jurídica mensualmente)*100%





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3.14 Resultados Control y Seguimiento


Evaluación y Seguimiento En el desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

Se elaboró el programa Anual de Auditorías 2016, el cual fue aprobado en el marco del Comité de Coordinación de Control Interno del 12 de enero de 2016 y remitido a la Secretaría General.

Se ejecutaron las siguientes auditorías establecidas en el Programa Anual de Auditorías 2016: Auditoría al proceso de Gestión de recursos físicos y ambientales, Auditoría al proceso de gestión financiera, Auditoría al Subsistema de Gestión de Calidad, Auditoría al proceso de Atención al ciudadano-PQRS, Auditoría al proceso de Organización del trabajo, Auditoría al proceso de Gestión y desarrollo del Capital humano, Auditoría al proceso de Gestión del talento humano y Auditoría al proceso de Gestión contractual. Para tal efecto, se elaboró el plan de auditoría, el cual se socializó al equipo auditado vía correo electrónico y en las reuniones de apertura de las auditorías mencionadas. Se elaboró el Informe de Auditoría para cada auditoría, los cuales fueron socializados en las reuniones de cierre.

Se acompañó a las dependencias en la formulación del plan de mejoramiento derivado de la Auditoría regular realizada por la Contraloría de Bogotá D.C. a la vigencia 2015. Por otro lado, se acompañó a los procesos auditados en la revisión de las acciones establecidas en el Plan de mejoramiento derivado de las auditorías internas ejecutadas.

Se realizaron 4 seguimientos a los Planes de mejoramiento vigentes de los procesos de la entidad, derivados de las auditorías internas realizadas. Los seguimientos se hicieron en enero, abril, julio y octubre de 2016.

Se realizó auditoría a la caja menor del DASCD, para revisar aspectos relacionados con su constitución y operación.

Se elaboró el cronograma de los informes de obligatorio cumplimiento a ser presentados por parte del representante legal y control interno y las diferentes auditorías a ejecutar en el año, información que se encuentra incluida en el Programa Anual de Auditorías 2016.

Se realizaron 4 seguimientos al plan de mejoramiento vigente derivado de las auditorías regulares realizadas por la Contraloría de Bogotá D.C. a las vigencias 2014 y 2015.





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Se presentó el informe sobre derechos de autor a la Dirección Nacional de Derechos de autor correspondiente a la vigencia 2015.

Se elaboró la evaluación de la gestión de las dependencias de la entidad durante 2015, informe que fue presentado a la Directora del DASCD. El informe de evaluación tuvo en cuenta aspectos como los resultados de las auditorías internas, el balance de los procesos en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión-SIG, el reporte de avances del plan de acción y cumplimiento de acciones establecidas en el Plan de mejoramiento.

Se realizó la evaluación del Sistema de Control Interno Contable del DASCD 2015, el cual fue remitido a la Veeduría Distrital en enero de 2016. El informe reúne valoración cuantitativa del Sistema y las fortalezas y debilidades del mismo.

Se elaboró y presentó ante el Director de la entidad el informe de austeridad del gasto correspondiente al cuarto trimestre de 2015, primer, segundo y tercer trimestre de 2016, y el informe de austeridad del gasto anual 2015.

Se elaboró y presentó el informe sobre el estado de las PQRS del DASCD correspondiente al II Semestre de 2015 y I Semestre de 2016, información que fue publicada en el sitio web institucional.

Se elaboró y presentó el informe de seguimiento a las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano correspondiente al primer, segundo y tercer cuatrimestre de 2016, información que fue publicada en el sitio web institucional.

Se elaboró y presentó el informe pormenorizado de control interno correspondiente al periodo comprendido entre noviembre de 2015 y febrero de 2016, el periodo entre marzo y junio de 2016, y el periodo entre julio y octubre de 2016, información que fue publicada en el sitio web institucional.

Se elaboró y presentó el informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, el cual fue presentado al representante legal y al Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, en la plataforma habilitada para tal fin.

Se realizó el seguimiento a los planes de acción de las dependencias en el marco de la evaluación de la gestión 2015 de las mismas. En el marco de las auditorías internas realizadas, se realizó seguimiento a los planes de acción de los procesos auditados.

Se elaboró y presentó ante la Secretaría General el Informe de relación de causas que impactan los resultados de avances de la gestión presupuestal con corte a 31 de





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diciembre de 2015, 31 de marzo de 2016 y 30 de junio de 2016. Esta información fue remitida a la Secretaría General.

Se elaboró y presentó ante la Secretaría General el Informe del avance de implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión correspondiente al segundo semestre de 2015 y primer semestre de 2016. Esta información fue publicada en la plataforma establecida por la Secretaría General en el SISIG.

Se elaboró y presentó ante la Secretaría General el Informe que contiene la relación de informes presentados por Control interno en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del Programa de Auditoría con corte a 31 de diciembre de 2015 y 30 de junio de 2016. Esta información fue remitida la Secretaría General.

Se realizaron dos seguimientos a los informes de la Secretaría Técnica del Comité de conciliación, verificando también la suscripción de mínimo dos actas por mes y participando en los Comités de conciliación a los que fue citado Control interno.

Se elaboró y remitió a la Secretaría General los informes sobre el cumplimiento de la Directiva 03 de 2013, con corte mayo y noviembre de 2016. En el marco de las auditorías ejecutadas, este criterio fue incluido en el Plan de auditoría.

Se remitió a la Secretaría General el seguimiento al Programa Anual de Auditorías 2016, de acuerdo con las disposiciones y formatos vigentes para tal fin.

Valoración de riesgos En el desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

Se realizó seguimiento a los riesgos de corrupción de la entidad, en el marco del seguimiento a las acciones contempladas en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, correspondiente al tercer cuatrimestre de 2015, primer, segundo y tercer cuatrimestre de 2016, información que fue publicada en el portal web institucional.

Se realizó la actualización de la matriz de riesgos del proceso de Control y seguimiento, la cual fue remitida a la Oficina Asesora de Planeación-OAP.

Se realizaron cuatro seguimientos a las acciones establecidas en la matriz de riesgo institucional con corte 31 de diciembre de 2015, 31 de marzo de 2016, 30 de junio de 2016 y 30 de septiembre de 2016.





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De acuerdo con los términos establecidos en el Decreto 370 de 2014, se reportó el Informe sobre mapa de riesgos que puedan impactar los resultados previstos en Planes de gestión y proyectos de inversión con corte 30 de abril y 31 de agosto de 2016.

Fomento de la cultura del control

En el desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

A través del correo institucional y el fondo de escritorio de los computadores, se compartieron mensajes alusivos al ejercicio de control interno. En diciembre de 2016 se realizó la semana de control interno, en la cual se socializó información acerca del Modelo Estándar de Control Interno-MECI y los principios del mismo.

Se diseñó y aplicó el test de autocontrol a servidores públicos y contratistas del DASCD, a fin de indagar sobre prácticas y mecanismos de autocontrol en su trabajo, bajo el círculo PHVA.

Se gestionó la participación de personal del proceso de control y seguimiento en capacitaciones impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP en temáticas como el Rol de las Oficinas de Control interno (21 de julio de 2016), Actualización del MECI (agosto 25 de 2016) y Auditoría interna (agosto 25 de 2016). Mediante correo electrónico del 18/07/2016, desde el proceso de Gestión de la comunicación, se remitió invitación a todo el personal del DASCD, para que quienes estuvieran interesados, se inscribieran en dichas capacitaciones.

Se gestionó al interior del DASCD la firma del “Compromiso de integridad y transparencia”.

Acompañamiento y asesoría En el desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

El proceso de Control y seguimiento hizo presencia en el 100% de los Comités a los que fue convocado durante 2016, a través del asesor de control interno (Comité de contratación, Comité de conciliación, Comité de Sostenibilidad Contable, Comité de desempeño institucional, Comité de Coordinación de Control interno).

En los informes de auditoría y en informes de cumplimiento legal, se plasmaron recomendaciones y oportunidades de mejora a los procesos evaluados, a fin que éstos identifiquen aquellas que pueden contribuir a su mejoramiento continuo.





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Se elaboró Informe de gestión del proceso de Control y seguimiento correspondiente al primer, segundo, tercer y cuarto trimestre de 2016, los cuales fueron remitidos a la Oficina Asesora de Planeación-OAP.

Relación con entes externos

En el desarrollo de esta temática, se adelantaron las siguientes actividades:

Se acompañó a las dependencias responsables de reportar información a la Contraloría de Bogotá D.C. en las gestiones que facilitaran el cargue de la cuenta mensual de diciembre de 2015, cuenta anual 2015, y enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2016.

Durante 2016 fueron radicados 8 requerimientos al proceso de Control y seguimiento, los cuales fueron contestados y/o trasladados dentro de los términos legales establecidos.

Se acompañó la auditoría regular a la vigencia 2015, realizada por la Contraloría de Bogotá, facilitando el suministro de información al equipo auditor.


Fortalecer los seguimientos al cumplimiento de las acciones establecidas en el Plan de mejoramiento institucional y hacer una depuración del mismo.

Continuar con la actualización de la información del Módulo de Control Interno en el aplicativo del SIG, de acuerdo con las modificaciones realizadas en su estructura.

Crear la Oficina de Control Interno, a fin de robustecer institucionalmente la funcionalidad del proceso de Control y seguimiento dentro de la estructura de la entidad.





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Fuente: Asesor de Control Interno

Para este proceso se tienen tres indicadores que se describen así. Un indicador de eficacia denominado “% de cumplimiento del Programa anual de auditorías” medido en porcentaje a través de la fórmula % de cumplimiento del Programa anual de auditorías= (No. De auditorías realizadas/ No. de auditorías programadas)*100%. Indicador de eficiencia llamado “Tiempo promedio en la entrega de informes de auditoría” medido en días calendario por medio de la fórmula Tiempo promedio en la entrega de informes de auditoría = (Σ (Fecha de entrega del informe de auditoría-Fecha de reunión de cierre de la auditoría))/ No. de informes presentados. Por último el indicador de efectividad “Porcentaje de Acciones Correctivas, preventivas y/o de mejora cerradas” medido en porcentaje con la fórmula Correctivas, preventivas y/o de mejora cerradas=( Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora cerradas/ Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora formuladas en un período específico)*100%





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3.15 Resultados Sistemas de Gestión

3.15.1Principales logros

En pro de la mejora continua y en cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma técnica ISO 9001:2008, la cual establece que tras identificar las no conformidades, es necesario verificar que las acciones correctivas sean implementadas dentro de un periodo razonable de tiempo. Por lo anterior el DASCD procedió a contratar los servicios de auditaría y control del ICONTEC, quien en 2015 genero un informe de auditorías que fueron insumo de los planes de mejoramiento diseñados para el 2016. Por ello, procederemos a detallar las actividades desarrolladas para dar cumplimiento a dichos planes de mejoramiento:

Evaluar los indicadores de gestión y presentarlos a la alta dirección para identificar aquellos procesos susceptibles de mejora.

Cumplir con los planes de mejoramiento que permitieron dar cierre a los Hallazgos de la Auditoria del ICONTEC.

Presentar los resultados de la medición de la gestión de riegos establecidos por cada uno de los procesos y se identificaron las oportunidades de mejoramiento.

Validar los mecanismos establecidos para dar atención al cliente y determinar lo niveles de satisfacción del mismo.

Efectuar reuniones que permitieron a la Alta Dirección evidenciar la eficacia del sistema de gestión de calidad del DASCD.

Elaborar plan de mejoramiento para el 2017, producto de las recomendaciones de la Oficina Asesora de Planeación y su equipo de procesos.

Efectuar mejoras en el aplicativo SIG, el cual permite la administración de la documentación del SIG.

Proceder a la actualización del manual del SIG orientado a los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2015.

Publicar las notificaciones y se dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución “Por la cual se adopta el sistema integrado de gestión (SIG) del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD), la política del SIG y se definen los lineamientos del aplicativo SIG.”

Identificar las debilidades por proceso y se procedió a establecer un plan de mejoramiento.

Todo lo anterior se dio de conformidad y los soportes de los mismos fueron archivados en el archivo de gestión de la oficina Asesora de Planeación. Adicionalmente se obtuvieron los siguientes logros:

Mantenimiento de la certificación de calidad Icontec ISO9000:2008





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3.15.2 Principales Retos

Preparación de la auditoría de seguimiento para certificación de calidad ICONTEC ISO9000:2008

3.15.3 Resultados Indicadores


Para este proceso se tiene el indicador de efectividad “Nivel De Implementación Sistema Integrado De Gestión” medido en porcentaje a través de la fórmula Promedio ponderado de los avances porcentuales de cada actividad del Plan de Trabajo = Sumatoria (% de avance de cada actividad * Peso % de cada actividad) / 100% actividades

4 PROYECTOS DE INVERSIÓN

4.1 Proyecto 1182

El proyecto 1182 “A la Vanguardia en Capacidad Institucional” fue formulado para promover el fortalecimiento de la capacidad institucional del DASCD a través del desarrollo organizacional, el mejoramiento contínuo de sus procesos y la modernización de sus sistemas de información para optimizar la toma de decisiones organizacionales.





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El proyecto plantea dos (3) grandes componentes de inversión para el desarrollo de sus objetivos. Tales componentes son:

Esquema 6. Componentes proyecto de inversión 1182.

1

Direccionamiento

Institucional

Meta: 100% de procesos

intervenidos

• Estrategia • Procesos

modernizados • Información

2

Fortalecimiento

sistemas de información

Meta: 100% Tics

• Desarrollos • Hardware y

Software fortalecido

• Seguridad

3

Acciones para la

Cultura Organizacional

Meta: 100% funcionarios

• Eficiencia • Asertividad • Felicidad • Motivación

4.1.1 Resultados Proyecto 1182





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Esquema 7. Resultados Proyecto de inversión 1182.






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Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD Cifras en Pesos Colombianos

4.2 Proyecto 1179

El proyecto 1179 “Un Servicio Civil que deja huella” fue formulado para promover la gestión integral del servicio civil mediante la realización de acciones encaminadas a posicionar el talento humano del Distrito como un activo estratégico que le permita a las entidades mejorar la prestación de sus servicios. El proyecto plantea cinco (5) grandes componentes de inversión para el desarrollo de sus objetivos. Tales componentes son:





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Esquema 8. Proyecto 1179: Un servicio Civil que deja Huella

1

Política para la gestión integral del

T H

Meta: 100% de la política

implementada

• Diagnósticos • Políticas • Aprobaciones • Implementación

2

Gestión estratégica del empleo

Meta: 5 Modelos Implementados.

• Metodologías • Instrumentos • Orientación

3

Desarrollo del potencial del

talento humano

Meta: 20.000 funcionarios

desarrollados

• Caracterizacion

es • Planes • Acciones

4

Bienestar para la felicidad laboral

Meta: 30.000 beneficiarios

• Metodologías • Mediciones • Análisis





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5

Información para el desarrollo del servicio civil

Meta: 4 mediciones

con análisis

• Metodologías • Mediciones • Análisis


4.2.1 Resultados Proyecto 1179.

Esquema 9. Proyecto 1179: Un servicio Civil que deja Huella





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Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD Cifras en Pesos Colombianos

Esquema 10. Resultados Proyecto 1179: Un servicio Civil que deja Huella

3

Beneficiar 20.000 funcionarios del

distrito con programas de capacitación

Meta 2016 : 1.000

funcionarios beneficiados

RESULTADO 533 funcionarios





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4

30000 Beneficiarios Con Programas, Estrategias y/o

Actividades Específicas

De Bienestar y/o Estímulos.

Meta 2016: 8.000

beneficiarios

• 8532

beneficiados

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Cifras en Pesos Colombianos


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