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INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CONTROL INTERNO

Código: F-GCM-25

Versión: 01

Fecha: 2014/04/01

Auditoría

Fecha

Día Mes Año

15 06 2016

INFORME DE AUDITORIA COPASO 2015 - 2016

Representante de la Auditoria: Lina María Hincapíe Londoño

Auditor Líder: Lina Maria Hincapie Londoño

Equipo Auditor: Mario Enrique Ortiz Moreno

John Fredy Ospina Hernandez

Víctor Raúl Rodríguez Rendón

Rosalba Gómez Ramírez

Objetivo General: Verificar el cumplimiento de la normatividad referida

al Comité Paritario de Salud Ocupacional

(COPASST) en el Área Metropolitana del Valle de

Aburrá.

Alcance: COPASST 2015 - 2016

Fecha de apertura: Junio 1º de 2016

Fecha de cierre: Junio 15 de 2016

ASPECTOS GENERALES

INTRODUCCIÓN:

La oficina de Auditoría Interna constituye un apoyo al logro de los objetivos y metas

institucionales, ayuda a la protección de sus recursos y fomenta la eficacia y

efectividad de cada una de las actividades que realizan en las diferentes

dependencias de la Entidad.

Para el desarrollo de la auditoría se tiene en cuenta lo establecido en la ley 87 de

1993, sobre principios éticos y el control interno en las entidades públicas; la ley 734

de 2002 referente al código disciplinario único, los formatos y procedimientos

establecidos en el Sistema de Gestion de la Calidad en la Entidad y las demás

normas relacionadas con la responsabilidad y funciones de los servidores públicos.

La Oficina de Auditoría Interna verifica el contenido de los actos administrativos

emanados para el cumplimiento de las normas referidas a los Comités de

Conciliación y las actas de los mismos suscritas durante el año 2015 y realiza el


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seguimiento a las decisiones adoptadas por éste.

ASPECTOS PRELIMINARES

El trabajo de verificación se realizó teniendo en cuenta los principios generales de auditoría y siguiendo los procedimientos determinados por la Entidad en el manual de procedimientos de Auditoría Interna.

PROCEDIMIENTO

1. Se solicitó a la dependencia de Recursos Humanos del AMVA, las carpetas del Comité COPASO año 2015 - 2016.

2. Después de recibir las carpetas que contiene actas de reuniones y actividades del comité, se realiza el seguimiento.

3. Se visitó el Parque Metropolitano de las aguas, verificando aspectos relacionados con actividades respecto a salud ocupacional y seguridad industrial.

4. Se sostuvieron entrevistas con servidores públicos, que tienen o tuvieron vinculación con los planes de salud ocupacional en el Parque Metropolitano de las Aguas.

5. Elaboración del informe final.

Documentos Normativos:

- Resolución Metropolitana No D 001504 del 23 de octubre de 2014 Por medio de

la cual se deginan representantes del nominador ante el Comité Paritario de Salud

Ocupacional.

- Resolución Metropolitana N° D 001705 del 21 de noviembre de 2014, “Por la cual

se convoca a la elección de los representantes de los empleados al Comité

Paritario de Salud Ocupacional” del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

- Carpeta de actas del comité de salud ocupacional del AMVA del período 2014 -

2015 - 2016.


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DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

1. ACTAS DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL:

Durante la vigencia 2015, la Entidad realizó siete (7) reuniones del Comité Paritario de Salud Ocupacional, una de las cuales se surtió de manera extraordinaria, en virtud de un sismo cuyo epicentro fue el Departamento de Santander, con repercusión en la ciudad de Medellín. El Comité Paritario de Salud, los funcionarios y contratistas de la Entidad, conforme a la colaboración armónica entre entidades públicas, participaron del simulacro de evacuación de las entidades públicas que prestan el servicio en el sector de La Alpujarra, el 14 de mayo de 2015.

Acta No 01 del 2016/03/03: se presentaron los indicadores de accidentalidad del año 2015: Según la ARL SURA el panorama de accidentalidad de la Entidad fue el siguiente:

Frecuencia de los accidentes de trabajo del quinquenio 2011 al 2015:

Días de incapacidad pagados por los eventos ocurridos en el periodo 2011 al 2015:

2011 2012 2013 2014 2015

No Accidentes 11 3 6 8 10

0

2

4

6

8

10

12

Even

tos

Frecuencia de los accidentes de trabajo


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Incapacidades: por accidentes de trabajo durante el periodo 2011 al 2015, la ARL SURA registró 247 días; en el siguiente cuadro se distribuye el número de días de incapacidad por anualidades:

Por tipo de accidente, en el mismo período la ARL SURA registró el siguiente panorama:

La Entidad durante el año 2015, reportó a la ARL Sura, los siguientes accidentes de trabajo:

2011 2012 2013 2014 2015

Dias de Incapacidad 59 6 82 41 59

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Dia

s

Dias de Incapacidad pagados

Deportivo Trabajo Recreativo o Cultura

Porcentaje 5.26% 89.47% 5.26%

Eve

nto

s

Tipo de Accidente


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accidentalidad en el 2015, por mes de ocurrencia:

2. Acta 02 2016/03/146:

La reunión tuvo por objeto el diseño del Plan de Trabajo 2016, teniendo en cuenta la identificación y priorización de riesgos del AMVA (Matriz de riesgos) proponen trabajar en los siguientes aspectos de riesgo:

a. Ergonómico: Revisión del DX de ergonomía realizado por la ARL para trabajar las recomendaciones, campaña de higiene postural, fortalecimiento programa de pausas activas.

b. Público – Seguridad: DX de los riesgos públicos a los cuales están expuestos los empleados de la Entidad.

c. Riesgo Biológico: Dx de los riesgos biológicos d. Alturas: Actualización de las personas que realizan trabajos de alto riesgo,

recertificación de los cursos de altura, revisión, socialización e

Nombre DocumentoDias

Incapacidad

Fechas

Siniestro

Tatiana Victoria Fattoni 43,072,660 17 29/01/2015

Flor Esneida Manco 43,780,839 3 04/02/2015

Victor Manuel Velez 71,650,905 3 02/03/2015

Ana Cecilia Arvelaez 43,567,009 2 19/05/2015

Victor Manuel Velez 71,650,905 27 15/07/2015

Mary Luz Valencia 42,787,073 3 03/08/2015

Ruby Estella Echeverry 43,605,323 4 03/12/2015

1 1 1

0

1

0

1 1

0 0 0

1

Curva de Accidentalidad 2015

Series1


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implementación de los protocolos realizados para los funcionarios de la Entidad. Se anexa Plan de seguridad y Salud Ocupacional en el trabajo, objetivos y programas el cual contiene básicamente lo siguiente:

No se documenta en la carpeta el cumplimiento de los entregables de las actividades programadas.

3. Acta 3 del 2016/04/2011: Se revisaron las necesidades de difusión de información asociada al COPASST para el año 2016 y se propone en conjunto con la comunicadora social, el desarrollo metodológico de la campaña, buscando realizar mínimo una campaña por mes, donde se hable de auto cuidado, higiene postural, estilos de vida saludable, plan de emergencias, entre otros.

COMITÉ COPASO: Según el artículo 2 de la Resolución Metropolitana 0017 del 21 de noviembre de 2014 y la legislación (Art. 11 Res. 2013/86 y Art.26 Decreto 614/84), las

ActividadFecha de

EjecuciónEntregable

Revisión del diagnóstico ergonómico que realizó la ARL

y proponder por la implementación de las

recomendaciones

01 abr 2016Revisión medidas

de intervención

Campaña Educativa de Higiene postural Abr a Dic

2016

Al Oido

Fortalecimiento del Programa de Pausas Activas Abr a Dic

2016

Al Oido

Diagnóstico de riesgos públicos a los cuales se

exponen los empleados de la Entidad01 may 2016 Informe

Capacitación en riesgo público 01 may 2016 Lista asistencia

Campañas de autocuidado "Ayudate que yo te

ayudaré"

mayo - dic.

2016Al Oido

Capacitación "El vehículo y la seguridad víal" 01 may 2016 Lista asistencia

Diagnósticos de riesgos Biológicos a los cuales se

exponen los empleados de la Entidadjunio de 2016 Informe

Capacitación en prevención de riesgos biológicos jun - oct 2016 Lista asistencia

Actualzación del listado de empleados que actualmente

realizan o realizaron trabajos en altura y estado de

capacitación y certificación en dicha temática.

01 abr 2016 Informe

Recertificación de curso avanzado de alturas para

funcionarios que lo requieran

mayo - junio

2016certificados

Revisión, socialización e implementación de protocolos

de trabajo en alturas con los empleados que realizan

trabajos en alturas.

julio de 2016 Lista asistencia


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funciones de los miembros del COPASST, son las siguientes:

Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.

Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo.

Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes.

Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.

Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado.

Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa, e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.

Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene y seguridad industrial.

Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el trabajo, tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente Resolución.

Elegir al Secretario del Comité.

Con la promulgación del Decreto Ley 1295 el Comité Paritario de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de las empresas, se denominará Comité Paritario de Salud Ocupacional y seguirá rigiéndose por la Resolución 2013 de 1986 y demás normas que le modifiquen o adicionen.

Además, según la Circular 003 de 1999 Numeral 4, para la clasificación por centro de trabajo


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o reclasificación, es requisito que, el Comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigía Ocupacional esté registrado y operando.

Copasst Parque Metropolitano de las Aguas:

4. Parque Metropolitano de las Aguas: Se realizó visita al Parque Metropolitano de las Aguas obteniendo la siguiente información:

Plan de Respuesta a Emergencias: La Entidad cuenta con un plan de desastres conforme lo determina el artículo 501 de 1979 (Código sanitario), el cual tiene por objetivo general “Suministrar las herramientas necesarias que permitan planear, organizar, dirigir y controlar actividades tendientes a prevenir, atender y recuperarse ante un evento súbito que pueda poner en peligro la estabilidad de la vida, la salud de usuarios y empleados y la organización”.

Es importante anotar, que el manual existe y tiene claramente establecidas las responsabilidades, en las cuales se puede resaltar:

Programas de Salud Ocupacional: Con base en el Decreto 614 de 1984 (Arts. 28 a 30) y la Resolución 1016 de 1989 (Art. 11) se establece a toda empresa la obligación de ejecutar de manera permanente el programa de

REQUISITO DESCRIPCIÓN

El título tercero del Código Sanitario Nacional Colombiano (Ley 9 de 1979), relativo a la Salud Ocupacional.

Art. 93 - Áreas de circulación: Claramente demarcadas, tener amplitud suficiente para el tránsito seguro de las personas y provistas de señalización adecuada.

Art. 96 - Puertas de salida: En número suficiente y de características apropiadas para facilitar la evacuación del personal en caso de emergencia o desastre, las cuales no podrán mantenerse obstruidas o con seguro durante la jornada de trabajo.

Art. 114 - Prevención y extinción de incendios: Disponerse de personal capacitado, métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes.

Art. 116 - Equipos y dispositivos para la extinción de incendios: Con diseño, construcción y mantenimiento que permita su uso inmediato con la máxima eficiencia.

Art. 117 - Equipos, herramientas, instalaciones y redes eléctricas: Diseñados, construidos, instalados, mantenidos, accionados y señalizados de manera que prevenga los riesgos de incendio ó contacto con elementos sometidos a tensión.


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salud ocupacional, del cual se hace expresa la necesidad de organizar y desarrollar un plan de emergencia, teniendo en cuenta las ramas preventiva, pasiva o estructural y activa o de control.

En éste sentido, se pudo observar las medidas implementadas por la Entidad en el Parque Metropolitano de las Aguas, ambulancia disponible en las horas de operación, enfermería con personal capacitado, camillas y material médico quirúrgico para primeros auxilios, camillas y botiquines estratégicamente ubicados en el Parque.

El Comité Paritario de Salud Ocupacional funciona bajo el direccionamiento de la empresa Asear, según los administradores del programa esto se debe a la falta de recurso humano vinculado dentro del Parque.

El Área Metropolitana del Valle de Aburrá como empleador cumple con la ejecución de programas de Salud Ocupacional (Decreto 614 de 1984) se evidencia en actividades como “la Semana de la salud, Programa de Bienestar Social (Gimnasio) actividades lúdicas, Pausas activas”. Dentro de los documentos aportados se encontró el Procedimiento Operativo Normalizado

Para Atención De Lesionados: Los PON son documentos diseñados para

responder a situaciones predefinidas que generan alto riesgo o que ocasionan emergencias frecuentes en la empresa. Son acciones o estrategias establecidas con anterioridad por un grupo de líderes y aprobadas por el comité de emergencias.

Para que el PON sea efectivo en las organizaciones:


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Debe ser ESCRITO para que permanezca. Debe estar APROBADO para que se institucionalice. Debe ser PUBLICADO para que esté al alcance de todos. Debe ser ENSEÑADO a todos los interesados. Debe ser PRACTICADO convenientemente.

Atención de Potenciales Incendios: La Entidad cuenta con el Manual de “Procedimiento Operativo Normalizado Para La Atención de un incendio”. El Parque cuenta con extintores móviles estratégicamente ubicados, sin embargo, el personal consultado sobre temas relacionados a agentes extintores y o manipulación de extintores no tenían conocimiento.

Según el mismo documento denominado Procedimiento Operativo Normatizado “PON” Para que el PON sea efectivo en las organizaciones: “Debe ser ESCRITO para que permanezca. Debe estar APROBADO para que se institucionalice. Debe ser PUBLICADO para que esté al alcance de todos. Debe ser ENSEÑADO a todos los interesados. Debe ser PRACTICADO convenientemente”. De acuerdo a lo soportado la única condición cumplida para su efectividad fue encontrarlo escrito. Señalización: El primer ejercicio fue verificar que los colores de las señales correspondieran a los establecidos en la norma ICONTEC 1461,


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Se evidencian señales y se hace evidente el color.

Señales de evacuación: se encontró un sólo punto de encuentro y señales


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defectuosas de evacuación, la señalización de evacuación no orienta claramente hacia los puntos de encuentro, como muestran las imágenes.

La empresa ASEAR hace parte de la Unión temporal Medellín, tiene el contrato número LP 304 de 2014 con el Área Metropolitana del Valle de Aburrá el cual tiene por objeto “Prestación del servicio de aseo, cafetería, seguridad acuática y mantenimiento de las instalaciones locativas, para la adecuada utilización, operación, funcionamiento y conservación del parque Metropolitano de las aguas y otros servicios complementarios.

Se observó que al momento del ingreso de los Usuarios al Parque, no se dá ningún tipo de ilustración sobre las rutas de evacuación y la conducta que debe asumir el visitante en caso de una eventual emergencia, no obstante en el Parque están ubicados planos que indican las salidas e instrucciones, en vallas de no fácil comprensión para el visitante o pasan desapercibidas para muchos. (Registro Fotográfico)


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De acuerdo a la información entregada por la servidora pública Gabriela Alejandra Toro Arango, quién coordina las actividades de COPASST en el Parque, el Área cumple con aspectos tales como:

Se identifican y valoran en forma anticipada, todas las eventualidades que puedan amenazar a las instalaciones y por ende a sus ocupantes.

Están identificadas las acciones enfocadas a mejorar condiciones de riesgo, para disminuir su impacto y reducir el nivel de vulnerabilidad de servidores públicos y visitantes.

Están conformadas las brigadas.

Están definidas las funciones, responsabilidades y formas de actuar de todas las personas involucradas en el control de emergencias.

Están establecidos los procedimientos de actuación en emergencias.

Se divulga el plan de formación para todas las personas, sobre los procedimientos establecidos en caso de emergencias.

Se evalúa a través de simulacros la implementación del Plan de Emergencias.

Se dá inducción a los nuevos o antiguos funcionarios en aspectos de seguridad con el fin de facilitar la implementación de los procedimientos establecidos.

Se brinda una orientación técnica y eficaz que permita adoptar comportamientos seguros en caso de situaciones de emergencia en nuestras instalaciones.

En todo lugar de trabajo se dispone de personal adiestrado, métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes para la prevención y extinción de incendios.


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En los lugares de trabajo se tiene en cuenta consideraciones, distancias de equipos, iluminación, acomodación técnica del servidor en su puesto de trabajo.

Las áreas de circulación no están claramente demarcadas para el tránsito seguro de las personas y provistas de la señalización adecuada.

No están debidamente señalizadas las rutas de evacuación en una potencial emergencia.

No se enseña a los Visitantes (Parque) las rutas de evacuación y como actuar en caso de emergencia.

OBSERVACIONES

1. El Área en su sede central organiza y desarrolla programas permanentes de

medicina preventiva, higiene y seguridad industrial, en los términos de la Resolución 2400 de 1979, Para el Parque de las Aguas dada la modalidad de contratación ésta actividad la cumple un particular, seria importante una presencia mas activa del Comité COPASST, es claro que la responsabilidad continúa siendo del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

2. En cuanto a la verificación realizada en la intranet de la Entidad, no se cuenta con procedimientos donde detallen la programación, planeación e identificación de los riesgos en Salud Ocupacional, según el artículo 2 de la resolución 1016 de 1989.

3. Se evidenció que el profesional de Talento Humano, encargado del reporte de

accidentes de trabajo conoce los procedimientos de reporte de accidentalidad laboral, sin embargo, es necesario que se definan y documenten estrategias que permitan una socialización permanente de este tipo de temas, involucrando al personal de contratistas de quienes no se evidencian reporte de accidentes a la ARL.

4. No se evidencia el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades laborales, por parte del Comité COPASST, para determinar la conveniencia de proponer a la Entidad las medidas correctivas a que haya lugar, para evitar su recurrencia, conforme lo determina el literal e del artículo 2º de la Resolución Metropolitana 1705 del 21 de noviembre de 2014.

5. En el acta 02 del Comité COPASST realizada el día 2016/03/16, se fijó plan de

trabajo y cronograma, para el primer semestre de 2016, por la importancia de


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los temas sería importante que los entregables tuvieran permanencia en el tiempo.

6. Es importante la socialización con los servidores públicos de la Entidad, del diagnóstico de ergonomía que realizó la ARL y las recomendaciones respectivas buscando el valor agregado de la actividad desarrollada.

7. La campaña propuesta por la Oficina de Comunicación de la Entidad reviste

gran importancia, dada la necesidad de crear en los servidores públicos la cultura del auto cuidado, higiene postural, estilos de vida saludables y planes de emergencia, conforme a lo propuesto por el Comité COPASST.

8. Es importante tener en cuenta que de acuerdo a la Resolución 2013 de 1986 El

COPASST se debe reunir por lo menos una vez al mes en la empresa y en horas de trabajo.

9. En el Parque Metropolitano de las Aguas, la señalización relacionada con vías

de evacuación y puntos de encuentro debe ser rediseñada y complementada, pues hay muchas deterioradas, la actual ubicación de las señales no orientan claramente, la ruta de las salidas de evacuación y llegadas al punto de encuentro, debe complementarse debiendo contar como mínimo con un punto de encuentro alterno, hoy no obstante la persona encargada manifiesta, que el punto alterno existe pero no está señalizado.

10. Al Público que ingresa al Parque no se le dá ningún tipo de instrucción sobre

eventuales emergencias, rutas de evacuación y puntos de encuentro, máxime teniendo en cuenta que la señalización a éste respecto no es clara.

11. Para el Parque de las Aguas se cuenta con Procedimiento Operativo Normalizado “PON” para: Evacuación Parque de las Aguas, atención multitud de lesionados, atención de fugas y derrames de materiales peligrosos, Atención de incendios y el plan a respuestas a emergencias, documentos que deben ser adoptados, publicados y enseñados, para que cumplan su verdadero objetivo.

RECOMENDACIONES

Si bien la simbología para la señalización industrial es universal seria importante presentar la escritura en los idiomas Español e ingles para faclitar la comprensión de usuarios extranjeros que visiten el Parque Metropolitano de las Aguas.

ANEXOS


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Fecha: 2014/04/01

Nombre completo Responsabilidad Firma

LINA MARIA HINCAPIÉ LONDOÑO

Jefe Oficina de

Auditoría Interna

MARIO ENRIQUE ORTIZ MORENO

Auditor

JOHN FREDY OSPINA HDEZ

Auditor

VÍCTOR RAÚL RODRÍGUEZ RENDÓN

Auditor

ROSALBA GÓMEZ RAMÍREZ

Auditor

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