informática - microsoft excel (i) · manejo de los archivos el manejo de los archivos (abrir, ......

© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

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Informática - Microsoft Excel (I) Versión 1.0



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Contenidos

Introducción...................................................................................................................... 3

Hojas de cálculo................................................................................................................ 3

Visualización .................................................................................................................... 3

Partes de la pantalla ...................................................................................................... 3

Edición.............................................................................................................................. 4

Manejo de los archivos ................................................................................................. 4

Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo ...................................................... 4

Elementos del documento: definiciones ....................................................................... 5

Celdas ....................................................................................................................... 5

Filas .......................................................................................................................... 5

Columnas.................................................................................................................. 5

Rangos ...................................................................................................................... 5

Formato..................................................................................................................... 5

Elementos del documento: manejo............................................................................... 5

Selección de elementos............................................................................................. 5

Introducción de valores ............................................................................................ 7

Repetición de valores................................................................................................ 7

Ajuste de columnas....................................................................................................... 8

Columnas de ancho arbitrario................................................................................... 8

Igualar el ancho ........................................................................................................ 9

Ajustar el ancho ........................................................................................................ 9

Ajustar los textos ...................................................................................................... 9

Formato de celdas....................................................................................................... 10

Fórmulas ..................................................................................................................... 12

Escritura manual ..................................................................................................... 12

Inserción directa ..................................................................................................... 12

Escritura interactiva................................................................................................ 13

Copia de fórmulas................................................................................................... 14

Hojas........................................................................................................................... 14

Gráficos ...................................................................................................................... 14


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Introducción El presente documento es una descripción a nivel básico de la hoja de cálculo Microsoft Excel. En primer lugar se realiza una introducción general a las hojas de cálculo y su utilidad, y después se entra en detalles sobre la hoja de cálculo Microsoft Excel. Se asume un conocimiento básico del sistema operativo Windows.

Hojas de cálculo Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusión de tablas en los documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen información estática; si en las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o la media de los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se convierte en información textual como otra cualquiera. Si el cálculo ha sido erróneo, el procesador de textos no lo detectará.

Si la información de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie, los resultados que dependían de ese valor tampoco se actualizarán de manera automática; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede convertirse en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Téngase en cuenta que pueden existir multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habría que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar manualmente todos los cálculos.

Más aún, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con la “vocación” de que su usuario introduzca datos y el documento realice los cálculos; por ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo informático, basándose en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como mucho se escribiría un documento con las instrucciones pertinentes y la información numérica sobre diversos coeficientes, descuentos, precios... Sin embargo, sería mucho más cómodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario esto, sino evitar que viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la información “imprescindible”.

Las hojas de cálculo nacen para abordar esta problemática. Los programas de hoja de cálculo manejan documentos que, de forma análoga a los procesadores de textos, son en realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos se llaman también “hojas de cálculo”. Un documento de hoja de cálculo puede verse básicamente como una tabla, pero en ella el contenido de una celda puede no ser un simple texto o número (como ocurre con las tablas en los procesadores de textos) sino que puede ser una fórmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras celdas.

Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de cálculo responde en realidad al concepto de “libro”, de modo que contiene varias “hojas” (cada una de las cuales es una tabla como las descritas). Las fórmulas que hay en una hoja pueden hacer referencia a valores de celdas que están en otra hoja dentro del mismo libro.

Visualización

Partes de la pantalla La ventana principal de Microsoft Excel tiene, como es habitual, unas zonas características:


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• Barra de título, barras de herramientas, barra de menús, barra de estado. Son las típicas en cualquier aplicación Windows.

• Área de documento. Es donde se ve realmente la tabla cuyo contenido se va a editar. Cuenta con barras de desplazamiento, pero la barra horizontal está “comprimida” para dejar sitio a otros elementos.

• Cabeceras de fila y columna. Independientemente de las cabeceras que escribamos para las filas y columnas de la tabla, existen unas cabeceras “externas”, identificables porque aparecen de color gris y con forma de botones.

• Solapas. Al lado de la barra de desplazamiento horizontal (parte inferior) hay unos trapecios, unas solapas que permiten activar las diversas hojas del documento. También hay pequeños botones que permiten ir cambiando de hoja por orden, ir a la primera y la última, etc. y que son útiles si el libro que se está manejando tiene muchas hojas.

Edición

Manejo de los archivos El manejo de los archivos (abrir, cerrar, guardar) es similar al de otras aplicaciones Windows; por ejemplo, se puede recurrir a los conocimientos que se tengan sobre manejo de archivos en Word.

En el caso de Excel 2000, también valen las consideraciones hechas respecto a Word y las ventanas MDI.

Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo

Al trabajar con Excel se pueden señalar ciertas ideas básicas que conviene tener presentes.

• En principio, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es decir, en la información; el aspecto que finalmente tendrá esa información se resuelve posteriormente.

• Hay que tener claro qué información es “arbitraria” (los datos en sí mismos) y qué información se calcula a partir de esta. No se debe introducir como “arbitraria” información que no lo sea (por ejemplo, anotar un “total” de una columna con el número). Las celdas que se calculan a partir de otras, deben expresarse como dependientes, por medio de fórmulas.

• En el caso de una hoja de cálculo, la impresión puede ser un poco menos “obvia” que en un procesador de textos. La tabla que se maneja puede tener muchas filas o columnas, y no caber en una página; al trabajar con la hoja de cálculo no se está trabajando “sobre papel”, no es tan WYSIWYG como los procesadores de textos (muchas hojas de cálculo ni siquiera se pretende que acaben siendo impresas). Al imprimir tablas grandes, saldrán en varias páginas. Si la hoja se pretende imprimir, conviene recurrir con más frecuencia a la “presentación preliminar”.


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Elementos del documento: definiciones

Celdas

Una celda es uno de los componentes elementales de la tabla. Las celdas no son simples textos inertes; son datos, son elementos que en cierto modo están “activos”. Una celda puede contener texto o puede contener una fecha, y se comportará de manera diferente según sea el caso. Si no se le dice a la hoja de cálculo qué contiene una celda, esta intentará deducirlo por sí misma.

La información que contiene una celda se puede presentar de diversas maneras (siendo la información la misma) o formatos de celda. Más adelante se habla sobre esto.

Filas

Una fila es el conjunto de todas las celdas que se encuentran contiguas en sentido lateral. Cada fila se puede manejar como una unidad. Las filas se designan mediante números.

Columnas

Concepto análogo al de las filas, pero en sentido vertical. Se designan mediante letras.

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas. El rango más elemental sería una sola celda, y se designa mediante la combinación de sus índices de columna y fila; por ejemplo, “B2”. Si el rango abarca varias celdas, se introducen la celda inicial y la final separadas por dos puntos; por ejemplo, B2:D2 ó B2:B5. Si hay que elegir varias celdas o rangos, se pueden concatenar separados por punto y coma; por ejemplo, la celda B2, el rango de B4 a B6 y el rango de B9 a B10 se pueden especificar conjuntamente como B2;B4:B6;B9:B10

En Excel es frecuente elegir los rangos interactivamente, con el ratón, sin necesidad de escribir las letras y números de índice.

Formato

En primer lugar, cabe hablar de formato en un sentido similar al de los procesadores de textos: el formato de una celda afecta a su apariencia en cuanto a tipos de letra, líneas de borde, color de textos y fondos, etc.

En segundo lugar, hay aspectos del formato que tienen especial importancia. Por un lado, el tipo de datos que contiene la celda (texto, número, fecha, hora, etc.) que influye en cómo interpreta la celda lo que tecleamos y cómo lo representa. Pero una vez que se elige el tipo de datos (lo que Excel llama “Categoría”), por otro lado hay que elegir cómo se presenta el dato en cuestión (lo que en otros ámbitos se llama la “máscara”). Por ejemplo, se puede decir que una celda contiene un número, pero hecho esto, el número puede aparecer con dos decimales, tres, ninguno, con el signo a la derecha o a la izquierda, etc.

Elementos del documento: manejo.

Selección de elementos

La selección de elementos del documento puede realizarse de varias formas.

Para seleccionar una sola celda, basta con hacer clic sobre ella. La celda seleccionada aparece enmarcada con una línea gruesa.


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Para seleccionar un rango de celdas, se puede realizar un arrastre del ratón (empezando en una celda cualquiera). Ver Fig. 1.

Fig. 1. Selección de rangos. Antes de seleccionar, al hacer clic en B2, y al terminar el arrastre en B7.

Para seleccionar una fila, se pulsa sobre el número de fila, en la parte exterior. Después de hacerlo, la fila queda seleccionada (Fig. 2).

Fig. 2. Seleccionando la fila 2. La figura con forma de cruz es el cursor.

La selección de columnas se realiza de manera análoga a la de filas.

Selección de la tabla completa: asimismo, se puede seleccionar la tabla completa pulsando el pequeño botón sin etiqueta que hay en la intersección entre la cabecera de columnas y la de filas (Fig. 3).

Fig. 3. Seleccionar toda la tabla

Selección de celdas no consecutivas: Para seleccionar celdas no consecutivas, basta con ir seleccionando las celdas o rangos correspondientes mientras se mantiene pulsada


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la tecla CTRL. Al estar pulsada esta tecla, cada nueva selección no sustituye a las anteriores, sino que se añade a ellas.

Introducción de valores

De forma directa: Basta con pulsar en una celda y escribir, pulsando INTRO cuando se termina de escribir el valor. Recuérdese que Excel intentará deducir el tipo de dato que se introduce, y si lo hace erróneamente, puede que lo que queda en la celda al pulsar INTRO no sea lo que pretendíamos. En este caso, será necesario dar formato a la celda (véase más adelante).

Otro elemento a tener en cuenta es que al introducir los valores puede que estos ocupen más (a lo ancho) que la columna en la que están. Esto tiene el efecto de que mientras se escribe el valor se “sale” de la columna (Fig. 4), y cuando se acepta, puede aparecer “cortado” por el valor de la siguiente columna (Fig. 5). Esto no es problema; la información sigue estando en las celdas correspondientes. El problema de apariencia se solucionará como se muestra más adelante.

Fig. 4. Introduciendo valor muy largo.

Fig. 5. El nuevo valor parece cortar al anterior.

Con la barra de fórmulas: En ocasiones, resulta más cómodo introducir valores utilizando la llamada “barra de fórmulas” aunque lo introducido no sean fórmulas (Fig. 6). Una vez que se ha seleccionado una celda, se puede hacer clic en la caja de edición de la barra de fórmulas, y escribir el contenido. Si se da por bueno lo escrito, se pulsa el símbolo . Si se descarta, se pulsa . El botón sirve para introducir fórmulas, cosa que se verá más adelante.

Fig. 6. Utilizando la barra de fórmulas para introducir valores.

Repetición de valores

Puesto que la introducción de información en las celdas es una acción frecuente, existen algunos recursos que sirven de ayuda para acelerar dicha tarea.

Rellenado de celdas con el mismo valor por “arrastre”: Si se va a rellenar multitud de celdas con el mismo valor, se puede introducir este valor en una sola celda y posteriormente “extender” este valor hacia sus vecinas. Para ello, se desplaza el pequeño cuadrado que hay en la esquina del rectángulo de selección. Al situar el cursor del ratón sobre este cuadrado, el cursor cambia y queda con forma de una cruz más pequeña y negra; en ese momento, se pulsa, se inicia un arrastre, y se agranda el rectángulo de selección como convenga.


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Fig. 7. Introduciendo un valor múltiples veces

Rellenado de celdas con el mismo valor con CTRL+INTRO: Otra forma de rellenar varias celdas con el mismo valor es seleccionarlas, escribir el valor en una de ellas (o directamente en la barra de fórmulas), y pulsar CTRL+INTRO.

Sugerencia de valores usados anteriormente: Otra utilidad para la introducción de valores es que Excel asume que los valores utilizados anteriormente en una columna pueden volver a teclearse, y cuando comenzamos a teclear algo busca en los elementos precedentes alguno similar, sugiriéndolo. Si seguimos escribiendo, la sugerencia se descarta (se escribe lo que decidamos), pero si en ese momento pulsamos INTRO (o simplemente abandonamos la celda de cualquier forma), el valor sugerido se adoptará.

Fig. 8. Introduciendo valores; se ha tecleado sólo la "B" y el sistema sugiere "Blues"

Ajuste de columnas Una vez que se han introducido los valores, puede ser necesario ajustar el ancho de las columnas; puede que haya valores de ancho superior a la columna en la que están. Se explican a continuación las acciones más frecuentes ante este problema.

Columnas de ancho arbitrario

La primera posibilidad es simplemente cambiar el ancho de una columna concreta, de forma manual. Esto se consigue colocando el cursor en la línea de separación que hay entre los encabezados de las columnas involucradas (con lo que cambiará de aspecto) y realizando un arrastre, de forma similar a como se hace con las tablas de Word (Fig. 9).


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Fig. 9. Arrastrando el borde de una columna para cambiar el ancho

Igualar el ancho

Si lo que se desea es dejar varias columnas con el mismo ancho, se puede conseguir de la forma siguiente. Lo primero es seleccionar las columnas correspondientes; por ejemplo, pulsando sobre el encabezado de la primera y realizando un arrastre hasta el encabezado de la última. Una vez seleccionadas, se acude al menú Formato / Columna / Ancho..., con lo que aparecerá un diálogo donde se puede introducir el ancho que se desea para esas columnas.

Ajustar el ancho

Si lo que se desea es que el ancho de las columnas sea el mínimo para que se respete el contenido de cada una, se seleccionan las susodichas columnas y se acude al menú Formato / Columna / Autoajustar a la selección.

Ajustar los textos

Otra posibilidad es que lo que se desee sea que el texto de una celda pueda cortarse en varias líneas, como ocurre con los procesadores de textos. Para ello, hay que acudir a las opciones de formato de la celda o celdas en cuestión (se ve más adelante), y poner “Texto” como categoría de los datos que contiene la celda, para luego acudir a las opciones de alineación del texto y elegir “Ajustar texto”. Con esto se puede conseguir un resultado como el que aparece en la Fig. 10.

Fig. 10. Ajuste de texto en una celda.


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Formato de celdas

Como se ha ido viendo, el formato de celdas permite realizar operaciones importantes:

• Dirigir el comportamiento de una celda por lo que se refiere al tipo de datos que contiene y cómo se interpreta la información.

• Establecer la forma en que se presenta la información, por lo que se refiere a su aspecto estético.

Para dar formato a las celdas, basta con seleccionar las celdas en cuestión, pulsar con el botón derecho sobre ellas y elegir la opción Formato de celdas... en el menú de contexto que aparece. Esto hace que se muestre el diálogo de formato (Fig. 11).

Fig. 11. Formato de celdas.

La solapa “Número” es importante porque permite elegir la “categoría” del dato que contiene la celda. Aunque dicha solapa se llame “número”, lo cierto es que se puede elegir que esa celda sea un texto, una fecha, etc. Dependiendo de qué categoría se elija, el resto de la solapa cambia para poder elegir opciones específicas. Por ejemplo, si se elige “número” en la lista de la izquierda, a la derecha habrá opciones para presentar el número con cierto número de decimales, que los números negativos salgan en rojo, etc. (Fig. 12)


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Fig. 12. Formato específico para el caso de una celda numérica.

En el formato también se pueden elegir opciones de alineación del texto (incluyendo el poner el texto en vertical, lo que puede ser útil para los títulos de las columnas; ) o de fuentes y colores.

Fig. 13. Formato de celdas: alineación.

Y merece mención especial la solapa de “bordes”. Aunque la tabla siempre tiene unos bordes tenues, se puede hacer que cada celda o grupo de celdas aparezca (y se imprima) con diversos tipos de bordes en los lugares adecuados (Fig. 14). Para elegir un tipo de


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borde para las celdas seleccionadas, primero hay que elegir en el cuadro de la derecha el estilo y color de línea, y luego en los botones de la izquierda aplicarlo al borde correspondiente (izquierdo, derecho, contorno, etc.)

Fig. 14. Formato de celdas: bordes.

Fórmulas

Una capacidad fundamental de las hojas de cálculo es precisamente el uso de fórmulas. Esto consiste simplemente en asignar a una celda no un contenido específico, sino el resultado de cierta operación cuyos parámetros son los contenidos de otras celdas. Estas pueden a su vez contener otras fórmulas (resultados), y además cada fórmula puede ser todo lo compleja que se quiera.

Existen cuatro formas fundamentales de introducir fórmulas en una celda, que se explican a continuación.

Escritura manual

Si el valor de una celda es un texto que empieza por el carácter de asignación “=”, el sistema interpreta que se trata de una fórmula. Por ejemplo, es una fórmula válida

=SUMA(B2:B5)

que calcula el sumatorio de los valores que hay en las celdas B2, B3, B4 y B5.

Esta forma de introducir las fórmulas exige un cierto conocimiento de las funciones disponibles y los parámetros que estas necesitan.

Inserción directa

En algunos casos, puede haber botones o comandos que inserten directamente una fórmula dependiendo del rango que esté seleccionado. Por ejemplo, el sumatorio cuenta

con el botón en la barra de herramientas.


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Escritura interactiva

La forma más habitual de proceder es la construcción interactiva de la fórmula. Una posible línea de actuación es:

• Seleccionar la celda en la que irá la fórmula.

• Pulsar el botón de función, . Eso desplegará el cuadro de diálogo donde se puede elegir con comodidad la función correspondiente (Fig. 15). Las funciones están organizadas en grupos o categorías y el diálogo ofrece una breve ayuda sobre su cometido y parámetros.

Fig. 15. Diálogo de selección de función.

• Una vez elegida la función (por ejemplo, SUMA) el sistema ya sabe qué parámetros necesita, y mostrará el diálogo correspondiente.

Fig. 16. Diálogo de selección de rangos

• En este diálogo se podría teclear el rango o rangos correspondientes, pero hay una forma más fácil; el diálogo se puede apartar (pinchando en el “fondo” del mismo y arrastrando) y acto seguido se selecciona el rango en cuestión con el


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ratón. El diálogo tomará ese rango como valor; se acepta el diálogo, y la fórmula ya está construida.

Copia de fórmulas

Tal como se explicó en el apartado Repetición de valores, si se arrastra la esquina correspondiente del rectángulo de selección el valor que había en la selección se copiará a las demás celdas. En el caso de que lo que se copie sea una fórmula, los rangos a los que la fórmula hacía referencia se actualizan convenientemente para que sean relativos a la nueva ubicación. Es decir, si por ejemplo se tenía una fórmula en la celda E3, que hacía referencia al rango A3:D3, al copiar esta fórmula a la celda D4 hará referencia al rango A4:D4.

Hojas Como se ha señalado más arriba, cada documento de Excel es en realidad un libro que consta de hojas. En el área inferior de la ventana aparece, a la derecha, la barra de desplazamiento horizontal, y a la izquierda, las solapas de las diversas hojas (Fig. 17).

Fig. 17. Hojas de un libro de Excel

Pulsando en las diversas solapas, se activará la hoja correspondiente. Utilizando los botones de la izquierda se pueden activar las diversas hojas por turno, ir a la primera o a la última, etc.

Pulsando con el botón derecho sobre una solapa aparecerá un menú de contexto que permite eliminarla, cambiarle el nombre, etc. así como insertar nuevas hojas. Además, si se pulsa en la solapa y se arrastra, se puede cambiar su ubicación (su orden).

Gráficos Excel ofrece funciones de creación de gráficos que pueden resultar muy útiles tanto para analizar la información como para presentarla. Además se puede hacer uso de esta opción a través de “asistentes” que facilitan mucho su uso.

Basta con seleccionar las celdas a partir de cuya información se va a generar el gráfico

(Fig. 18) y pulsar el botón de “asistente para gráficos”, . Esto hará aparecer un diálogo en el que se van eligiendo las distintas opciones del gráfico a crear y pulsando el botón “Siguiente” cuando se completa cada paso (Fig. 19). Finalmente, el gráfico puede quedar en una nueva hoja aparte, o como un simple objeto dentro de la hoja actual (Fig. 20). Huelga decir que, nuevamente, si la información original cambia, el gráfico también se actualiza automáticamente.


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Fig. 18. Seleccionando celdas para construir un gráfico

Fig. 19. Seleccionando el tipo de gráfico


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Fig. 20. Resultado de la creación del gráfico

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