informatica ii ifna

INFORMÁTICA II

ifna

Instituto Federal Nicolás Avellaneda

EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO

BUENOS AIRES - ARGENTINA

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Todos los derechos reservados. Hecho el depósito que marca la Ley 11.723 El derecho de propiedad de esta obra comprende para su autor la facultad exclusiva de disponer de ella, publicarla, traducirla, adaptarla o autorizar su traducción y reproducirla en cualquier forma, total o parcial, por medios electrónicos o mecánicos, incluyendo fotocopia, copia xerográfica, grabación magnetofónica y cualquier sistema de almacenamiento de información. Por consiguiente ninguna persona física o jurídica está facultada para ejercer los derechos precitados sin permiso escrito del autor y del editor. I.S.B.N.:



ÍNDICE

Introducción y orientación para el estudio del espacio curricular.......................................... 5 Cómo trabajar con este libro................................................................................................... 7 Algunas convenciones........................................................................................................... 8 UNIDAD 1: PROCESADOR DE TEXTOS Objetivos................................................................................................................................. 9 1. Procesador de textos……………………………………………………………………… 9 1.1. Distintos manejos del procesador…………………………………………………...… 9 1.2. Funciones de un procesador…………………………………………………………... 11 1.3. Los menúes……………………………………………………………………………. 13 1.3.1. Las zonas en la pantalla…………………………………………………………. 14 1.3.2. La zona de los menúes…………………………………………………………... 14 1.3.3. El área de trabajo………………………………………………………………… 15 1.3.4. Administración de documentos…………….…………………………………… 16 1.3.5. Escribir y editar…..……………………………………………………………… 17 1.3.6. Seleccionar texto………………………………………………………………… 18 1.3.7. Funciones de edición…..………………………………………………………… 19 1.3.8. Deshacer……….………………………………………………………………… 19 1.4. Encabezado y pie de página………...………………………………………………… 20 2. Tabulaciones....……………………………………………………………………...…… 21 2.1. Márgenes……………………………………………………………………………… 22 2.1.1. Sangría…………………………………………………………………………… 23 2.1.2. Alineaciones……………………………………………………………………... 24 2.2. Nota al pie y nota al final……………………………………………………………... 24 3. Distintos tipos de letras…………………………………………………………………... 25 3.1. Herramientas………..……………………….……………………………………….. 27 3.1.1. Ortografía y gramática…………………………………………………………... 27 3.1.2. Idioma de uso……………………………………………………………………. 27 3.1.3. Configurar correcciones…………………………………………………………. 27 3.1.4. Revisión del documento…………………………………………………………. 28 3.1.5. Sinónimos……………………………………………………………………….. 28 3.2. Tablas…………………………………………………………………………………. 29 3.3. Tablas de contenido…………………………………………………………………… 30 3.4. Impresión de un documento. Impresión de una carta…………………………………. 31 Actividades sugeridas páginas: 13, 24, 31.............................................................................. Cuestionario de autoevaluación.............................................................................................. 33 UNIDAD 2: PLANILLA DE CÁLCULO: SU USO Objetivos................................................................................................................................. 34 1. Introducción a la Planilla de cálculo.…….………............................................................. 34 1.1. Conceptos básicos…………………………………………………………………….. 34 1.2. ¿Qué son las planillas de cálculo?.................................................................................. 35 1.2.1.¿Qué podemos hacer con las planillas de cálculo?................................................. 36 1.3. Dos formas de arrancar Excel………………………………………………………… 37 2. Concepto de celdas……………………………………………………………………..… 40 2.1. Menúes y comandos…………………………………………………………………... 45



2.1.1. Barra de menús y comandos……………………………………………………... 47 2.1.2. La zona de ingreso de datos……………………………………………………… 48 2.1.3. Métodos básicos de referencia a celdas con datos……………………………….. 48 3. Aplicación matemática y financiera……..…….................................................................. 52 3.1. Ejemplos básicos de documentación implantable sobre plantillas……………………. 63 4. Gráficos: Distintos tipos………… ………………………………………………………. 72 5. Impresión: impresión de hojas de cálculo………............................................................... 81 Actividades sugeridas páginas: 50, 63……………... …………............................................ Cuestionario de autoevaluación.................................................................................... 85 Soluciones sugeridas……………………………………………………………………….. 86 Glosario................................................................................................................................... 90 Bibliografía............................................................................................................................. 91

*



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Introducción y orientaciones para el estudio de este espacio curricular

Estimado alumno:

La idea de este espacio curricular, es la de facilitarle a Ud. la

comprensión de la importancia que tiene la Informática.

En la Unidad I se tratarán temas introductorios para adentrarse al

aprendizaje del manejo del Procesador de Textos, tratando los mismos

de justificar su uso y permitirle a Ud., comenzar trabajar y crear

estructuras válidas que sean sustento de aplicaciones que irá

desarrollando en el transcurso de los módulos componentes.

Los temas abordados le permitirán trabajar también con Planillas

de Cálculo, diferenciar entre los distintos tipos de planillas, determinar

criterios y opciones como así también definir diseños de estructuras,

poder diferenciar selecciones y actualizaciones de contenidos.

Así, en la segunda Unidad Ud. encontrará las características

básicas de una y otras formas de manejo de Planilla de Cálculo.

Es importante que al analizar los temas Ud. se detenga en la

comprensión de algunos conceptos, sobre todo en los conceptos básicos

y que tienen que ver con el análisis, creación y mantenimiento de las

planillas.



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En otro orden de ideas no se olvide que usted está estudiando bajo la modalidad...

A DISTANCIA Lo cual le permitirá:

- organizar su aprendizaje de acuerdo con sus horarios; - enfrentar los materiales de aprendizaje en forma independiente; - aunque no descarte contactarse con sus compañeros y... ¡por supuesto!, con

su tutor. - en este camino, le solicitamos no olvidar las técnicas de trabajo intelectual

que le permiten un aprendizaje acorde con las exigencias de la carrera. Es nuestro deseo que este recorrido le resulte agradable y cumpla con sus expectativas.

¿Empezamos?



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Cómo trabajar con este libro

Le pedimos que trate de respetar la secuencia planteada, dado que supone un estudio teórico, marco de las actividades que se le proponen. Las mismas, le permitirán retroalimentar los contenidos. Si duda, busque a su tutor: él lo orientará de acuerdo con sus necesidades. Si lo desea puede consultar, realizar comentarios o formular dudas y preguntas a: coordinació[email protected]



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Algunas convenciones

Indicamos a continuación los íconos que utilizaremos a lo largo de este texto:

ÍCONOS DESCRIPCIÓN Y USO

Pregunto.....¿Qué opina Ud. de tal tema? ¿Cómo le parece que puede encararse tal situación?

Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.

Indica que lo expresado en un párrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.

Señala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.

ACTIVIDADES

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN


SOLUCIONES SUGERIDAS

A B C GLOSARIO

LECTURA / BIBLIOGRAFÍA

No olvide que…



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UNIDAD 1

PROCESADOR DE TEXTOS

OBJETIVOS:

Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de: - Abordar con un sentido amplio el concepto encabezado y pie de página. - Identificar diferentes zonas en la pantalla. - Identificar las distintas funciones de un procesador de texto.

11 PROCESADOR DE TEXTOS

1.1. Distintos manejos

Se entiende por procesamiento de textos al uso de una computadora para crear, editar (modificar) e imprimir documentos.

El procesador de textos es la aplicación más utilizada, a nivel universal, de todas las

disponibles en el mercado de software para PC.

En cuanto al programa en sí, diremos que cumple sobradamente con las exigencias del mercado.

En primer término permite que la información escrita ostente una muy buena presentación gráfica, que ayude a transmitir cabalmente las ideas del escritor.



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En segundo lugar es lo suficientemente versátil, cuando las palabras no son lo bastante elocuentes o el tema en sí lo exige, como para permitir integrar imágenes o gráficos a los textos.

Es verdad que hay muchos procesadores de texto, pero... permítame hablarle de Word, para mí el más completo. Y por otra parte, ¿Quién no conoce Word?

Word entra dentro de la categoría de los procesadores de textos, los cuales nos permiten hacer una inmensa cantidad de cosas sobre un texto, pero a deferencia de una máquina de escribir, debemos tener en cuenta lo siguiente:

Los párrafos se escriben todos seguidos, no debiendo presionar nada para escribir en la siguiente línea, solo presionaremos la teca <ENTER> cuando deseemos terminar el párrafo.

En caso de querer modificar algo en el texto ya escrito, se lo deberá marcar primero, ya que si se hace algo sin marcar eso tendrá efecto desde ese momento en adelante, para todo, hasta que decida cambiarlo por otra cosa.

ó Por medio de las teclas rápidas (macros o hot-keys): consiste en un método abreviado en el que con presionar un par de teclas se obtiene una opción determinada.

ó Por medio de la barra de botones correspondiente a la función que busquemos.

ó Por medio del menú, en donde encontraremos la opción necesitada.

ó Menúes contextuales: Ofrece las opciones disponibles sobre el ítem que se este trabajando. Se logra presionando la tecla derecha del mouse o <SHIFT - F10> en el teclado.

Word nos permite entre tantas cosas, corregir los errores ortográficos que se generan en el área de trabajo y también, interactuar con base de datos y planilla de cálculo.

Es uno de los procesadores de textos más potentes, el Word, tiene como objetivo fundamental ayudarnos a diagramar, escribir, dar formato e imprimir los textos, en un mínimo de tiempo y también con un mínimo de esfuerzo.

Es un programa muy simple que tiene cuatro formas de usarse:



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¿Sabe Ud. para qué se utiliza el Word? Bueno, para todo lo que le he comentado antes y si continúa leyendo verá para cuánto más. Desde el punto de vista de los procesadores de texto se denomina “documento” a

cualquier texto escrito, como una poesía, una carta o el resumen de una clase. Es decir que el significado de “documento” es diferente al que se le atribuye en el comercio, en que se lo asocia con elementos tales como facturas, cheques, pagarés, recibos y similares.

1.2. Funciones de un procesador de texto ¿Qué podemos hacer con un procesador de textos? Cuando introducimos el texto, normalmente todos las partes entran en la pantalla del monitor con el mismo aspecto y tamaño que tendrían sobre papel.

La mayoría de los procesadores de texto permiten no solamente, la inclusión de gráficos y cuadros, sino también ver los documentos antes de imprimirlos.

También posibilitan la colocación automática de encabezados y pies de página, la

elaboración de índices, y la corrección ortográfica y gramatical a medida que se escribe. Esta corrección ortográfica es una ayuda importante, ya que si una palabra la escribimos

mal aparece subrayada en rojo en el monitor, lo que indica la existencia de un problema. Supongamos que queremos escribir “horario” y que por un error de tipeo escribimos

“orario”. Esta palabra incorrecta se verá subrayada en rojo de la siguiente manera: orario Si tuviéramos dudas sobre cómo se escribe realmente la palabra, podemos hacer clic

sobre ella con el botón derecho del mouse (o puede ser con F7) y se abrirá una ventana donde nos indicará que se debe escribir “horario”.



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Los procesadores de texto facilitan la labor de escritura de cualquier documento

permitiendo la introducción sencilla y cómoda de la escritura a través del teclado, visualizándolo directamente en la pantalla, permitiendo al usuario corregir los errores con suma facilidad.

Por ejemplo, una vez escrito un texto se lo puede releer y, si fuera necesario, se pueden

intercalar en lo ya escrito palabras o párrafos enteros. También se pueden suprimir o sustituir vocablos. Así, si vemos que una palabra aparece repetida en dos renglones sucesivos, una de ellas se puede reemplazar por un sinónimo.

Todo esto puede efectuarse sin necesidad de volver a escribir las partes correctas.

Podemos también: mover palabras, frases, párrafos e incluso capítulos enteros de un sitio

a otro, sin preocuparnos por el alineamiento o el espaciamiento, Además: cambiar márgenes, tabuladores, espacios y hasta disponer de diferentes tipos y

tamaños de letra, todo esto con órdenes muy sencillas.

En el procesador de palabra podemos cambiar el aspecto y tamaño de la letra (lo que se llama editar el texto)



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Veamos. Podemos escribir:

Instituto Federal Nicolás Avellaneda Instituto Federal Nicolás Avellaneda

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Instituto Federal Nicolás Avellaneda Instituto Federal Nicolás Avellaneda Instituto Federal Nicolás Avellaneda

Instituto Federal Nicolás Avellaneda Los pasos que hay que seguir para desarrollar un trabajo por computadora son muy parecidos de un programa a otro: Entrar al programa, introducir los datos, editarlos, guardarlos, e imprimir los resultados, son operaciones que normalmente se hacen en todo trabajo, ya sea mediante una hoja de calculo, o una base de datos, o un graficador, o claro está, en nuestro caso, relacionado con los procesadores de texto.

ACTIVIDADES SUGERIDAS

Ejercicio Nº 1

Siéntese Ud. frente a una computadora (puede hacerlo en su casa, en su escuela o en un ciber), enciéndala. Busque el botón inicio, haga clic con el mouse, se desplegará un ventana, busque allí programas, nuevamente haga clic y se le mostrará una lista, cuando aparezca Word, ábralo e intente escribir.

1.3. Los menúes

Los distintos programas se administran en base a menúes. Recuerde el punto 3 de Informática I Los menúes consisten en listados de órdenes (comandos), generalmente en forma de

palabras o símbolos, los cuales ofrecen diferentes opciones que podemos seleccionar con la ayuda del teclado o del mouse.



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Los menúes son generalmente títulos que al desplegarlos (abrirlos) nos permiten elegir entre varias operaciones.

Los distintos programas incluyen los menúes en forma de figuritas (iconos) que permiten

una presentación más atractiva, facilitando a su vez la ejecución del programa. 1.3.1. Las zonas en la pantalla

En el caso de los procesadores de palabra, usualmente al entrar en el programa, en la pantalla podemos distinguir tres zonas:

• La zona de los menúes y las barras de herramientas (generalmente una zona

horizontal con títulos en la parle superior) • La zona de trabajo (que seria equivalente a la hoja de escritura, la cual ocupa la

mayor parte de la pantalla y es la mas importante) • La barra de estado (generalmente en la parte inferior de la pantalla, donde salen

avisos, como resultado de la comunicación del computador con el usuario). 1.3.2. La zona de los menúes

Entre otros, en la zona de los menúes del procesador de texto, encontramos los siguientes: Archivo, Edición, Insertar, Formato, Herramientas y Ayuda. Esto puede visualizarse en la siguiente figura:



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El menú “Archivo” nos permite recuperar un documento previamente guardado, abrir un nuevo documento, salvar (guardar o grabar son sinónimos), imprimir, salir del programa.

También el menú “Archivo” nos permite preparar la página, configurar los márgenes, el número de columnas, el tipo de alineación y la inclusión de gráficos y principalmente de Texto. El menú de Edición nos permite principalmente mover, copiar, cortar, pegar, borrar y seleccionar textos.

El menú de Herramientas es una opción que en determinado momento nos puede brindar la posibilidad de verificar la ortografía, emplear sinónimos y corregir algunos errores gramaticales.

El menú Formato es el encargado de definir: la fuente, el estilo y el tamaño de las letras. Su aspecto puede apreciarse en la siguiente figura:

Si nos hemos perdido y no sabemos realizar alguna operación el menú de Ayuda, ofrece

al usuario la oportunidad de tener a la mano una guía con el objeto de poder emplear el programa de una manera adecuada.

1.3.3. El Área de trabajo

Es la zona equivalente a la hoja de escritura. Podemos escribir directamente sin preocuparnos por la terminación de los renglones; el procesador de texto distribuye automáticamente el texto dentro de la página. Solamente debemos pulsar la tecla de "enter", cuando corresponda a punto y aparte.



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El método para trabajar con el procesador de texto puede ser variado. Generalmente la

práctica es la que decide en estos casos.

Un método que frecuentemente se utiliza es escribir primero el texto de una manera normal, cual si fuera una máquina de escribir eléctrica, corregir los errores con el corrector ortográfico y por último editar, es decir centrar los títulos, escoger el tipo de letra, el tamaño de la misma y la alineación general del texto.

Las funciones básicas de un procesador de texto son abrir el programa, crear un escrito, llamado “documento”, guardarlo, cerrarlo y salir del programa.

Con el procesador de texto, nuestra computadora se convierte en una súper máquina de escribir electrónica, donde podemos escribir un texto, una poesía, un currículum o un informe de negocios. 1.3.4. Administración de documentos

Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con cualquier

programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar pérdidas de trabajo debidas a

cortes de la energía eléctrica o a errores del programa o del sistema.



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Para guardar un documento recién creado hay que elegir la opción Guardar del menú

Archivo o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá un cuadro de

diálogo distinto según el sistema operativo que se esté empleando, aunque en todos tendrá

parecidas opciones.

En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento,

procurando que sea lo más descriptivo posible para facilitar su posterior localización.

En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en el que

se está trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y dentro de esta, la

carpeta o directorio en el que se debe guardar.

Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el botón

Guardar.

• Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en disco hay

que volver a seleccionar la opción Guardar del menú Archivo o a presionar el

botón de la barra de herramientas Estándar. Como el documento ya está guardado

con un nombre y localización concretos, Word guardará los cambios sin preguntar

nada.

• La opción Guardar como… del menú Archivo se utiliza cuando se quiere guardar una

copia de un documento ya guardado. Cuando se elige esta opción Word presenta el

mismo cuadro de diálogo que para guardar un documento nuevo.

La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un

directorio distinto, porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre en la misma

carpeta o directorio.

1.3.5. Escribir y editar

Un documento puede tener una extensión que va desde una línea hasta varios cientos de

páginas. Para moverse a través de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento

vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la



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ventana. Para desplazarse arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los

extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando

arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicará el número de las páginas

por las que se va desplazando.

Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una línea vertical parpadeante en la parte

superior del área de trabajo: es el llamado punto de inserción que va indicando el lugar

en que se inserta lo que se va escribiendo. La línea horizontal que aparece al final del texto

escrito es la guía de escritura que indica el límite inferior del documento.

1.3.6. Seleccionar texto

Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué

elemento se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al

programa sobre cuál de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la

palabra.

Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de

fondo y color de texto: se pone en negativo

A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar cursiva,

negrita, subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el texto seleccionado.

De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más habituales son:

• Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botón del ratón,

arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.

• Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de ella.

• Para seleccionar un párrafo hay que hacer tres clic encima de él.

• Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el cursor en la parte izquierda del

margen (en la llamada zona de selección) hasta que se convierta en una flecha que

apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.



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• Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección a la

izquierda del párrafo.

• Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona de

selección, o ir al menú Edición y aplicar Seleccionar todo.

1.3.7. Funciones de edición: cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto

Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es

muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando así gran trabajo cuando se

quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa

sobre que texto se quiere ejecutar la acción. Después se va al menú Edición y se aplica Copiar o

Cortar según el caso. Por último se desplaza el cursor hasta donde se quiere pegar el texto

cortado o copiado y se aplica Pegar del menú Edición.

Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se

copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a

copiar.

Todo este proceso se puede hacer directamente desde la barra de herramientas Estándar

usando el botón para cortar, para copiar y para pegar.

Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón: una vez se

ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón

del ratón arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto. Para duplicar la palabra hay que

seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la tecla Control (Ctrl) pulsada durante el

proceso de arrastre.

1.3.8. Deshacer

Como la inmensa mayoría de los programas, Word tiene la opción de deshacer, pero con

una gran diferencia: mientras otros sólo permiten deshacer la última instrucción hecha, el

tratamiento de textos de Microsoft permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez

que se guardó.



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Para ello hay que aplicar la opción Deshacer… del menú Edición, o presionar el

botón de la barra de herramientas Estándar.

También es posible repetir la última instrucción hecha, y rehacer las instrucciones que se

han deshecho mediante la opción Rehacer… del menú Edición o el botón de la barra

de herramientas Estándar.

Ambos botones presentan a su izquierda un menú con una lista de las acciones hechas o

deshechas para facilitar el proceso.

1.4. Encabezado y pie de página

Si usted observa las páginas de este cuadernillo, podrá apreciar que en la parte superior de casi todas ellas aparece lo siguiente:

Informática II Ese texto es lo que se denomina “encabezado”.

Los encabezados y pies de páginas se utilizan normalmente en documentos impresos. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de página en el inferior.

Pueden crearse encabezados y pies de páginas que contengan texto o gráficos, como el

número de página, la fecha, el logotipo de la organización, el nombre del archivo o el título del



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documento, o el nombre del autor, que suelen imprimirse en la parte superior o inferior de todas las páginas del documento. Puede utilizar el mismo encabezado y pie de página para todo el documento o cambiarlos en una parte del mismo.

Por ejemplo, la instrucción puede consistir en utilizar un encabezado o pie de página exclusivo en la primera página, o bien que se inserte en todo el documento menos en la primera página. También puede utilizar diferentes encabezados y pies de página para las páginas pares e impares, o para una parte del documento.

También podrá apreciar que en la parte inferior derecha de cada página aparece el número correlativo de la misma, entre guiones. Esto se ha conseguido insertando lo que se denomina “pie de página”.

22 TABULACIONES

Las tabulaciones permiten alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o a un

carácter decimal o de barra. También puede insertar automáticamente caracteres específicos

como puntos o guiones delante de las tabulaciones.

1. Haga clic en el en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que aparezca

el tipo de tabulación que desee: izquierda, derecha, centrada, decimal o barra

2. Haga clic en la posición de la regla horizontal donde desee establecer una

tabulación

3. En el menú Formato, haga clic en Tabulaciones.

4. En Posición, escriba la posición que desee para una tabulación nueva o seleccione

una tabulación existente a la que desee agregar caracteres de relleno.

5. En Alineación, seleccione la alineación que desee para el texto escrito en esa

tabulación.

Si Usted. mira el presente cuadernillo, verá que en las carátulas no aparecen los encabezados.



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6. En Relleno, haga clic en la opción de relleno que desee y, a continuación, haga

clic en Fijar.

2.1. Márgenes Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y

donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho.

En todo texto escrito se fijan márgenes. Generalmente el margen izquierdo es más ancho

que el derecho, sobre todo si es necesario encarpetar la página escrita. También se conoce con el nombre de margen superior a la distancia que queda desde el

borde superior de la página hasta el comienzo del texto y con la denominación de margen inferior a la distancia desde que va desde que termina el texto hasta el borde inferior de la hoja.

¿Conoce Ud. el procedimiento? Para fijar o cambiar los márgenes de una parte del documento, hay que seleccionar el

texto, hacer clic con el mouse en el menú Archivo y, una vez dentro de éste, hacer clic en “Configurar página”. A continuación, haga clic en la ficha correspondiente.



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¿Sabe a que nos referimos con “seleccionar”?

De esta manera también se pueden seleccionar párrafos y páginas completas para aplicarle cualquier tipo de formato.

El llamado margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la

encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se

vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares

pero en la derecha de las pares.

En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro de

Márgenes simétricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y Derecho cambian de

nombre a Interior y Exterior.

2.1.1. Sangría

Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Si es sólo

la primera línea la que se separa se le llama Sangría de primera línea; si lo hacen todas con

respecto al margen izquierdo, sangría izquierda; si lo hacen por la derecha, Sangría derecha, y si

se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, Sangría francesa. Esta última se suele

emplear en párrafos numerados como el que aparece en la ilustración de muestra.



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Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer

directamente con los botones de la barra de herramientas de formato.

Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte

izquierda y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos.

2.1.2. Alineaciones

Word admite todos los tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La

alineación por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botón

correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo

del menú Formato.

Izquierda Centrada Derecha Justificada


Ejercicio Nº 2

Comience a escribir en forma justificada, colocando sangría en el margen izquierdo, seleccione configurar página y haga que los márgenes superior e inferior tengan 2,5 cm.

2.2. Nota al pie y nota al final

Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliográficas,

definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal.

Se suelen señalar con un número que acompaña a la palabra anotada, y se sitúan en la

parte baja de la página en la que está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del

documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo número que la marca que

acompaña a la palabra anotada.



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Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la

palabra que se quiere anotar, y elegir la opción Nota al pie del menú Insertar.

Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (algunas versiones de

Word permiten llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de numeración debe llevar.

Conviene poner siempre la numeración automática de manera que si posteriormente se intercala

una nota extra, las demás se renumeren automáticamente.

En el botón Opciones se puede modificar el tipo de numeración, hacer que comience en

cada página o en cada sección, transformar una nota al pie en final o viceversa.

Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está trabajando en el modo

Normal) o aparecerá la parte baja de la hoja (si estamos en el modo Diseño de página) para que

se pueda escribir el texto de la nota.

Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idéntico al Normal

pero con la letra dos puntos más pequeña, y que se activa en el momento en que se inserta una

nota.

33 DISTINTOS TIPOS DE LETRAS

Cuando hablamos de tipos de letras nos estamos refiriendo a las fuentes.

¿Sabe Usted qué son las fuentes?



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Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial,

Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuente de la barra de

herramientas Formato.

Tamaño: se mide en puntos (pto.) medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de

este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Timers New Roman 14

para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuente de la barra de Formato.

Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva ,

subrayado , que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.

Efectos: se llaman efectos al superíndice, subíndice, Tachado, Versales, etc. que se aplican

desde el cuadro Fuentes del menú Formato.



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3.1. Herramientas

EL procesador de textos Word, incluye algunas herramientas que prestan una apreciable

ayuda a la hora de redactar y editar los documentos. Las herramientas más importantes son:

Ortografía y Gramática, Sinónimos, Contar palabras, Auto corrección.

3.1.1. Ortografía y Gramática

Las herramientas de corrección ortográfica y gramática nos permiten disponer de una

ayuda importante a la hora de escribir un documento. Estas herramientas facilitan enormemente

las tareas de revisión y corrección de los documentos aunque hemos de tener presente que no son

infalibles y que, entre otras cosas, no detectan las palabras homófonas o los acentos diacríticos.

3.1.2. Idioma de uso

Antes de empezar a escribir un documento deberemos indicar el idioma que vamos a usar

y disponer del corrector para dicho idioma. Word incorpora por defecto un corrector en de

castellano y otro de inglés. Por lo tanto podemos corregir y verificar la ortografía de documentos

en los que empleamos estos idiomas. Además podemos incorporar diccionarios de casi cualquier

idioma de los que se hablan en el mundo.

Para definir el idioma hemos de pulsar Herramientas---idioma---definir idioma y elegir

de la lista desplegable el que necesitemos.

3.1.3. Configurar correcciones

Las correcciones ortográficas y/o gramaticales podemos configurarlas a nuestro gusto.

Para ello debemos pulsar Herramientas---opciones y elegir la pestaña correspondiente a

ortografía y gramática.

Desde esa ventana debe usted ir marcando o desmarcando las opciones que le interese

activar o desactivar.

Una opción interesante es la de desactivar la corrección mientras escribimos el

documento. Esto evita que salgan las líneas rojas subrayando las palabras que pueden llegar a



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molestarnos. Si activa usted esta opción siempre podrá corregir el documento una vez que lo

termine.

3.1.4. Revisión del documento

Recuerde que…si tiene usted activada la corrección automática mientras escribe, el

programa irá subrayando de rojo las palabras escritas incorrectamente o aquellas que

desconozca.

Ante una palabra mal escrita podemos proceder de dos formas: corregirla inmediatamente

o dejar la corrección para cuando terminemos de escribir el documento. Para corregirla

inmediatamente deberá usted seguir los siguientes pasos: coloque el cursor sobre la palabra y

pulse el botón derecho del ratón. Aparecerá un menú contextual con una relación de palabras

entre las que puede estar la correcta. Si en la lista aparece la palabra correcta, la seleccionará

pulsando sobre ella y el procesador corregirá automáticamente el error.

Puede suceder que la palabra que el programa señala no aparezca en su diccionario y en

ese caso no le mostrará opciones. Debe asegurarse que la palabra esté bien escrita y pulsar

agregar. El programa la añadirá al diccionario y no volverá a mostrar error al escribirla

nuevamente.

También puede prescindir de la revisión automática desactivándola y proceder a la

corrección al terminar. Para ello escriba usted todo el documento y cuando finalice pulse

Herramientas---Ortografía y gramática. Se abrirá una ventana e irán apareciendo las palabras

que el procesador considera incorrectas. Procederá usted en forma similar a la anterior.

3.1.5. Sinónimos

Observará Ud. que a veces, al escribir un documento, estamos utilizando una misma

palabra. El diccionario de sinónimos nos ayuda a evitar la repetición de la misma palabra y su

sustitución por otra del mismo significado.



- Informática II -

29

Para acceder al diccionario de sinónimos puse el botón izquierdo del ratón sobre la

palabra a sustituir para seleccionarla. Una vez seleccionada pulse Herramientas---Idioma---

Sinónimos. En la ventana de sinónimos de la palabra seleccionada elija el más conveniente.

3.2. Tablas

Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más

opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:

Ø generar columnas de texto y números

Ø disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo)

Ø situar imágenes junto a textos como se puede ver en el apartado Alto y ancho de celdas de esta misma sección del manual.

Para crear tablas hay que pulsar en el botón de la barra de herramientas Estándar y

seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.

También se puede insertar tablas desde la opción Insertar tabla del menú Tabla:



- Informática II -

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Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un párrafo normal,

con la diferencia de que cada celda se comporta como un párrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda, o incluso a cada párrafo dentro de la celda. 3.3. Tablas de contenido

Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como índice de un

libro: lista de los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.

Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que únicamente es

posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificación

posterior pueda variar la paginación del trabajo.

Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automático, y actualizarla

si se producen modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible utilizar los estilos de título

(hay otros procedimientos para hacer una tabla de contenido, pero son mucho más complejos).

Si se han empleado los estilos de título basta con seguir estos pasos para hacer la tabla de

contenido:

1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla (preferentemente en una

sección nueva).



- Informática II -

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2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el cuadro de diálogo Índice y tabla del menú

Insertar.


Ejercicio Nº 3 Inserte Ud. una tabla de cinco columnas y cuatro filas, escriba en ellas empleando la letra

Arial con un tamaño 14. Corrija los errores si los hubiere, y emplee sinónimos.

3.4. Impresión de un documento, impresión de una carta

Una vez se ha terminado un documento de Word lo normal es imprimirlo para

presentarlo en papel. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

Comprobar en la Presentación preliminar que todo está correctamente: este

modo de trabajo presenta las hojas tal y como luego saldrán impresas. Hacer esta comprobación

ahorra gran cantidad de papel.

Para activar la presentación preliminar hay que pulsar el botón de la barra Estándar o

elegir la opción Presentación preliminar del menú Archivo.

Mediante el botón se indica el número de páginas que deben aparecer a la vez en

pantalla y con el nivel de zoom. Si se quiere ampliar la visión de una zona basta con

hacer clic sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el ratón. Para salir hay que

pulsar el botón Cerrar.

Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se elige la opción

Imprimir del menú Archivo o se presiona el botón de la barra de herramientas

Estándar.



- Informática II -

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Impresora: permite seleccionar de la lista la impresora sobre la que se quiere

imprimir.

Intervalo: aquí se debe indicar las páginas que se desean imprimir: todas, la página

actual (sobre la que esté el cursor en el momento de imprimir) o un intervalo irregular de hojas

(3,5 imprimirá la página 3 y la 5; 3–5, 9 imprimirá de la página 3 a la 5 y la página 9).

Copias: aquí hay que indicar el número de copias que se quiere imprimir de cada hoja.

Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botón Aceptar. *

¡Perfecto! Ha finalizado Ud. la Unidad 1 de Informática II

Si tiene dudas, por favor comuníquese con su tutor.



- Informática II -

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1. Explique qué se entiende por procesador de textos. 2. ¿Qué se entiende por “documento” desde el punto de vista de un procesador de textos?

3. Explique brevemente qué se entiende por “menú”. 4. Al entrar en un programa de procesador de textos, ¿qué zonas se distinguen en la

pantalla del monitor?

5. ¿Qué tareas permite efectuar el menú Archivo? 6. ¿Qué tareas permite llevar a cabo el menú Edición? 7. Explique brevemente ¿qué se entiende por área de trabajo? 8. ¿Qué son los encabezados y pies de página? 9. ¿Cómo se fijan los márgenes de un documento?

10. ¿Cuántas y cuáles son las herramientas de Word?

*



- Informática II -

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UNIDAD 2

PLANILLA DE CÁLCULO: SU USO

OBJETIVOS:

Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de:

- Manejar los principales comandos y herramientas. - Utilizar fórmulas y funciones. - Realizar operaciones básicas con datos. - Conocer los métodos básicos de referencia a celdas con datos - Personalizar el entorno de trabajo.

11 INTRODUCCIÓN A LA PLANILLA DE CÁLCULO

Observará usted ahora cómo nos introduciremos en el ambiente de una planilla de

cálculo, conocimientos del entorno de trabajo, realizaremos operaciones básicas con datos,

veremos los principales comandos y herramientas de trabajo y los métodos básicos de referencia

a celdas con datos.

Aún los usuarios más inexpertos podrán realizar algunas operaciones sencillas.

1.1. Conceptos básicos

Es un programa esencialmente aritmético, que permite resolver cálculos, ecuaciones, fórmulas matemáticas, determinar intereses, etc..



- Informática II -

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La planilla de cálculo facilita el almacenamiento, la manipulación y la presentación de

datos numéricos. Mediante la misma es posible visualizar los datos claramente y analizarlos detenidamente.

Pero la principal virtud de una planilla de cálculo reside en que, una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias de la modificación en los resultados. Se constituye así la planilla en una valiosísima herramienta del tipo ¿Qué pasaría si cambio este dato por este otro?

De esta forma podremos analizar inversiones, cronogramas, organizaciones de

inventarios, etc. 1.2. ¿Qué son las planillas de cálculo?

Las planillas de cálculo, son programas que al ejecutarlos en una PC nos permiten llevar cuentas, como si se tratara de un libro de contabilidad. Claro está que sería un libro de contabilidad muy completo, con muchas herramientas.

Las planillas de cálculo son a las cifras lo que los procesadores de texto son a la palabra escrita. Es decir, son programas especializados en los manejos numéricos.

Podemos caracterizarlos como herramientas muy poderosas que combinan las posibilidades de las calculadoras con los recursos mucho más amplios de las computadoras.

Son ideales para llevar el movimiento financiero de una empresa. Con ellos, además, podemos establecer análisis y proyecciones desde el punto de vista contable, para tomar decisiones importantes dentro del desarrollo empresarial.

Las planillas de cálculo son tan populares como los procesadores de texto, y son muy versátiles, Las podemos emplear en diferentes niveles: a nivel individual, para llevar las cuentas personales; a nivel familiar, para manejar las finanzas del hogar y a nivel profesional para llevar la contabilidad de una empresa.

Como la mayoría de los programas, las planillas de cálculo han sufrido una gran evolución.

No olvide que...



- Informática II -

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1.2.1. ¿Qué podemos hacer con las planillas de cálculo?

Las utilizamos para resolver problemas de orden numérico cuando tenemos que manejar grandes cantidades de cifras y operaciones rutinarias,

En términos generales, las principales operaciones que podemos desarrollar con una planilla de cálculo electrónico son: Introducir información numérica y fórmulas para procesarlas y obtener un resultado.

Dentro de este campo es importante mencionar que además de trabajar con las operaciones aritméticas básicas, la planilla de cálculo, maneja funciones de estadística (promedios, varianzas, desviación estándar) y de análisis financiero.

Las otras funciones de la planilla de cálculo son:

• Producir cuadros, diagramas y en general todo tipo de gráficos estadísticos, en dos y tres dimensiones, con colores y tramas, relacionados con los datos que se están trabajando en determinado momento.

• Manejar grandes cantidades de información, ordenándola de acuerdo con las necesidades del usuario.

• Facilitar la elaboración de informes y listas impresas de gran calidad.

• Guardar y recuperar la información, con un fácil acceso a ella. Las operaciones de actualización de los datos resultan cada vez más sencillas.

• Modificar los datos. Podemos borrar, copiar, adicionar y mover segmentos de información, manteniendo nuestro archivo actualizado.

• Observar como van a quedar los documentos antes de imprimirlos, Nos brindan facilidades hasta para escoger los tipos y tamaños de letra que en determinado momento podemos emplear en nuestros informes.

• Interactuar con otros programas mediante la importación o exportación de información.

Los programas actuales se obtienen en versiones integrales, es decir, que no solo sirven para procesar cifras, sino que también poseen manejadores de textos y párrafos, incorporados dentro del programa.



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También, según la necesidad, pueden convertir la información introducida en una base de

datos, la cual se puede leer directamente en programas como el Access y similares. A esta operación se le llama exportación de archivos.

Cuando hablamos de una Planilla de cálculo nos estamos refiriendo a Excel, es una

planilla de cálculo electrónico; esto significa que le puede ingresar usted, para su resolución y/o

graficación, fórmulas matemáticas, estadísticas, funciones financieras, cálculos de ingeniería en

sus diversas especialidades, etc.

Pero la principal virtud de una planilla de cálculo, tema en el que Excel brilla con luz

propia, reside en que, una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podrá

usted ver inmediatamente, en los resultados, las consecuencias del cambio, constituyendo así la

planilla, una valiosísima herramienta del tipo de... ¿Qué pasaría si cambio este dato por este

otro? De esta forma podrá analizar inversiones, cronogramas, organizaciones de inventarios,

esquemas de camino crítico, etc., así podrá tomar las decisiones más adecuadas ante la

modificación de las variables consideradas. Los datos pueden ser introducidos por el usuario directo, o importarlos desde bases de

datos relacionales, sitios Web o bien desde bases de datos corporativas. Finalmente, los informes pueden ser ilustrados con gráficos o mapas, en ambos casos

generados en base a los datos procesados por Excel y también es posible compartir estos

resultados mostrándolos en la Web.

1.3. Dos formas básicas de arrancar Excel

Bueno, ¿Qué le parece si empezamos con Excel, nuestra planilla de cálculo? Observe

usted que desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. (Coloque el cursor y haga clic sobre el botón Inicio), se despliega un menú; al colocar

el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su

ordenador; busque Microsoft Excel, haga clic sobre él, y se arrancará el programa. Desde el

icono de Excel del escritorio.



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Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como muestra la de la figura 1.1, donde

observará usted sus componentes fundamentales. Así conocerá los nombres de los diferentes

elementos.

Figura 1.1. Libro de trabajo Excel en blanco

Menú de Control Seleccionar todo Cuadro de nombres

Indicador de celda activa

Encabezado de columnas

Botón Minimizar

Botón Maximizar

Botón Cerrar

Botones de desplazamiento de etiquetas

Etiquetas de hojas Encabezados de filas

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal Barra de división de etiquetas



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Trabajando con las ventanas de Excel

Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo. Pueden tener diversas hojas y

éstas pueden ser hojas de cálculo o de gráfico.

En la figura 1.2 observe tres libros de trabajo de Excel abiertos, cada uno en una ventana

diferente. Para saber cuál es el libro de trabajo activo no tiene más que fijarse en la barra de

título de la ventana que es de diferente color al resto.

Figura 1.2 Ventana de Excel con tres libros abiertos.

Puede encontrar Las ventanas de Excel de una de las tres formas siguientes:

ó Maximizadas. Llenan totalmente el área de trabajo de Excel. No se ve su barra de

título y el nombre de la hoja de cálculo aparece en la barra de titulo de Excel. Para

maximizar una ventana hay que hacer clic en el botón maximizar.

ó Minimizadas. Aparece una pequeña ventana con la barra de título. Para minimizar

una ventana hay que hacer clic en el botón minimizar.

ó Restauradas. Tamaño no maximizado. Si se hace un clic en el botón Restaurar la

ventana vuelve a su posición maximizada o minimizada.



- Informática II -

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22 CONCEPTO DE CELDA

¿Sabe Ud. que la hoja de cálculo consta de filas y columnas? La intersección de ambas es

una celda. En un momento determinado, una celda puede ser la celda activa, que se identifica

por sus bordes negros tal y como se ve en la figura 2.1. Su dirección (letra de columna y número

de fila) aparece en el Cuadro de nombres, y los encabezamientos de fila y columna se presentan

en negrita para una mejor identificación.

Figura 2.1 La celda activa es C5 que tiene los bordes negros. La zona de trabajo Ocupa la mayor área en la pantalla. Para ubicarnos en ella utilizamos

el sistema de columnas y filas; las columnas están identificadas con letras y las filas con números. Nos podemos desplazar a través de las celdas con la ayuda de las flechas. Una vez ubicado el cursor en determinada celda, podemos introducir los datos. Finalmente los informes pueden ser ilustrados con gráficos y mapas, en ambos casos generados por el programa, siendo también posible compartir estos resultados mostrándolos en la Web.

Movimiento rápido en la hoja

Celda activa



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Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un

momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las

visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

En cada una de las celdas de la hoja, usted puede introducir valores, textos o fórmulas.

Valores: Los valores o números representan una cantidad de algún tipo: ventas, números de empleados, pesos, estadísticas, etc. También pueden ser fechas, horas o fórmulas que proporcionan los datos necesarios para crear un gráfico, por ejemplo.

Textos: En algunas celdas puede introducir texto no numérico. El texto puede servir para etiquetar los valores, para títulos o incluso para instrucciones acerca de la hoja de cálculo.

Fórmulas: Excel permite la introducción de potentes fórmulas que utilizan los valores (o incluso texto) para calcular un resultado, el cual aparecerá en la misma celda.

En todos los casos, los pasos a seguir son los siguientes:

1 Sitúe el cursor sobre la celda donde va a introducir los datos.

2 Teclee los datos.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,

3. Para introducir el valor en la celda puede utilizar cualquiera de los tres métodos que le comento a continuación:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos

FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre

él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja

de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.



- Informática II -

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Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel,

tendrá que seleccionar aquellas celdas sobre las que quiere que se realice la operación. A

continuación encontrará algunos de los métodos de selección más utilizados.

Cuando un rango está seleccionado, las celdas aparecen resaltadas en un tono azul grisáceo, excepto la celda activa que aparece en su color normal. La figura 1.4 muestra un ejemplo de rango seleccionado Celdas y rangos

Una celda es un elemento simple de una hoja de cálculo donde se pueden introducir como hemos visto valores, textos o fórmulas, se identifica por su dirección que consiste en una letra de columna y un número de fila.

A un grupo de celdas se la llama rango, y su dirección viene dada por la dirección de su

celda superior izquierda y la dirección de su celda inferior derecha, separadas por dos puntos. Selección de rangos

Para realizar cualquier operación en un rango de celdas de una hoja de cálculo, primero debe usted seleccionar el rango y después dar la orden necesaria. Cuando un rango está seleccionado, las celdas aparecen resaltadas en un tono azul grisáceo, excepto la celda activa que aparece en su color normal. La figura 2.2 muestra un ejemplo de rango seleccionado en una hoja de cálculo.



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Se puede seleccionar un rango de celdas de la siguiente forma:

ó Use el ratón para arrastrar. Si arrastra hasta el final de la pantalla, la hoja de cálculo se desplazará.

ó Mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona el rango con las teclas del cursor.

ó Presione F8 y después mueva el indicador de celda con las teclas de cursor para resaltar el rango. Después presione de nuevo F8 para reestablecer el funcionamiento normal de las teclas de cursor.

ó Use Edición/Ir a (o presionar F5) y después introduzca la dirección del rango manualmente en el cuadro de diálogo Ir a. Al hacer clic en Aceptar. Excel selecciona las celdas en el rango especificado.

Selección de columnas y filas enteras

ó Haga clic en el borde de la fila o columna.

ó Para seleccionar filas o columnas adyacentes, haga clic en el borde de una columna o fila y arrastrar hasta resaltar la selección.

ó Para seleccionar varias filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla control mientras selecciona las filas o columnas deseadas.

ó Presione Control-Barra espaciadora para seleccionar una columna. Aparecerá resaltada la columna de la celda activa.

ó Presione Mayús-Barra espaciadora para seleccionar una fila. Aparecerá resaltada la fila de la celda activa.

ó Haga clic en el botón Seleccionar todo (o Control-Mayús-Barra espaciadora) para seleccionar todas las filas.

Selección de rangos no continuos

Los rangos seleccionados normalmente son contiguos (un rectángulo único de celdas). Excel también permite trabajar con rangos no contiguos, que son dos o más rangos (o celdas) que no están necesariamente uno al lado del otro. Esto también es conocido como selección múltiple.

Para seleccionar rangos no contiguos hay diversos métodos: Mantenga presionada la tecla Control mientras arrastra el ratón para seleccionar las

celdas o rangos.

ó Seleccione con el teclado un rango tal y como se ha descrito antes (con F8 o Mayús) y después presione Mayús-F8 para seleccionar otro sin cancelar el anterior.



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ó Seleccione Edición/Ir a e introduzca manualmente una dirección de rango. Separe los diferentes rangos con punto y coma.

Para seleccionar todas las hojas de un libro de trabajo basta con que haga clic con el botón derecho del ratón sobre una etiqueta de hoja y elija Seleccionar todas las hojas desde el menú de contexto.

Selección de rangos de múltiples hojas Ya sabe Ud. que una hoja de cálculo puede tener múltiples hojas.

Las hojas de cálculo en principio no están formateadas de ninguna manera. Para hacerlo puede optar por formatear hoja por hoja o bien utilizar para ello una técnica que permita seleccionar rangos de las múltiples hojas y dar formato a las celdas de todas las hojas simultáneamente. Para seleccionar todas las hojas de un libro de trabajo basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una etiqueta de hoja y elegir Seleccionar todas las hojas desde el menú de contexto. Copiar un rango

La opción copiar consta de dos pasos:

1. Seleccione la celda o rango a copiar (rango o celda origen) y haga una copia en el portapapeles.

Mueva el indicador de celda o rango donde quiera hacer la copia (rango o celda de destino) y pegue el contenido del portapapeles.

O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observe como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándole la información situada en el portapapeles.

4 Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.

5 Seleccione el menú Edición.

6 Elija la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, haga clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.



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Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tiene por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca CTRL. del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,

mientras tenga la línea de marca puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de

volver a copiar.

2.1. Menúes y comandos

Los comandos que gobiernan este programa figuran en forma de menúes que se visualizan en la pantalla, facilitando las operaciones.

Como el procesador de texto, la planilla de cálculo tiene un sistema de menúes

desplegables, y también barras de herramientas (con íconos) para referirse a las operaciones más comunes.



- Informática II -

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La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando crea un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le dé el nombre que desee. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menúes contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menúes desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, verá las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Usted puede hacer todas las operaciones a partir de estos menúes. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los íconos de las otras barras que verá a continuación. El ícono con la cruz, del extremo derecho, le permite cerrar el libro actual.

En Excel la barra de menúes tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

Los menúes desplegables de la barra de menúes contienen tres tipos básicos de elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas.

b) Otro menú desplegable. Cuando usted se sitúe sobre éste, se abrirá un nuevo menú a su lado con más opciones para que elija una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.

c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que le pedirá que rellene algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.



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Para Excel la barra de menúes es igual que una barra de herramientas, por lo que se puede mover a cualquier parte sólo haciendo clic sobre ella y arrastrándola a una nueva situación. Puede arrastrar a cualquiera de los bordes de la ventana o dejarla como una barra flotante.

La barra de herramientas estándar contiene íconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el ícono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de fórmulas le muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas le permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento le permiten moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente debe desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

2.1.1. Barra de Menúes

El menú "Archivo”, nos brinda las órdenes necesarias para grabar, recuperar, imprimir, borrar la hoja de cálculo y en general, administrar los archivos.

El menú "Edición" contiene los comandos que nos permiten hacer modificaciones (copiar, mover, insertar, etc.).

"Formato", nos brinda la posibilidad de escoger entre variados tipos y tamaños de letra

para la presentación de los datos, ya sean texto o números.

Recuerde que...



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"Gráfico" es el menú especializado que nos permite escoger entre diferentes tipos de gráficos estadísticos.

El menú "Datos" ofrece las alternativas para ordenar el trabajo alfabética o

numéricamente, en forma prácticamente instantánea. Así una larga lista de nombres, como la planilla de asistencia de alumnos, se ordena alfabéticamente en unos pocos instantes.

"Ayuda" es la opción que nos permite conocer más a fondo el funcionamiento efectivo del programa, es como un libro con índice que nos muestra la solución para la consulta que efectuamos, y de ser necesario, nos guía paso a paso en la tarea.

Al activar los menúes el usuario empieza a interactuar con el programa. En estos casos debemos contestar todos los mensajes que la computadora nos va presentando en la pantalla, En casos de necesidad podemos recurrir al asistente de ayuda que nos guiará mediante preguntas a lo que queremos hacer. 2.1.2. La zona de ingreso de datos

Queda ubicada debajo de los menús. Todas las cifras y datos que introduzcamos a la computadora inicialmente se visualizaran en esta zona. Tan pronto como demos [Enter], serán trasladados a la zona de trabajo en la celda correspondiente. Nos muestra también la información de la celda en la cual estamos ubicados.

2.1.3. Métodos básicos de referencia a celdas con datos

Llamamos “referencias” a la forma en que nos referimos a una celda. Si escribimos en A1 la fórmula =C1, el contenido de la celda C1 aparece en A1. La fórmula dice: colocar aquí (en A1), el contenido que se encuentra en la celda que está a dos columnas hacia la derecha (es la diferencia entre A y C de A1-C1) y en la misma fila (porque ambas son 1 y 1 de A1-C1). Esto es la “Referencia relativa” porque la misma se basa en una distancia entre la celda actual y la celda objetivo (relativo a la ubicación).



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Por otra parte, si coloca en A1 la fórmula =$C$1 el resultado será igual que en el caso anterior, es decir, el contenido de la celda C1 aparece en A1, pero la fórmula en este caso dice otra cosa: coloque aquí (en A1), el contenido que se encuentra en la celda C1. Esto es la “Referencia absoluta” porque esta se hace a la celda que se llama C1 inequívocamente y es independiente de la celda que contiene a la fórmula.

Bien, la diferencia aparecerá cuando copie la fórmula. En ninguno de los dos casos la

fórmula se alterará (si piensa en lo que la fórmula dice y no en lo que vemos).

Le doy un ejemplo: si copia la fórmula =C1 que está en A1 a la celda B2, en B2 aparecerá =D2 y no =C1. Esto le llevara a decir que la fórmula ha cambiado, pero si usted analiza un poco verá que la fórmula sigue refiriéndose a la celda que está a dos columnas hacia la derecha y en la misma fila.

En el caso de copiar la fórmula =$C$1 desde A1 a B2 la fórmula quedará igual y se seguirá refiriendo al contenido de la celda C1, como es debido cuando la referencia es absoluta, pues no depende de en dónde se encuentra. Referencias mixtas Una referencia absoluta usa dos signos de dólar ($) en su dirección: una para la letra de la columna y otra para el número de la fila. Excel también permite referencias mixtas en las que sólo una de las partes de la dirección es absoluta. En la siguiente tabla puede usted ver un resumen de los posibles tipos de celdas de referencia. Tipos de referencias de celdas

EJEMPLO TIPOS A1 Referencia relativa

$A$1 Referencia absoluta $A1 Referencia mixta (la letra de la columna es absoluta) A$1 Referencia mixta (el número de la fila es absoluto)

Introducción de referencias no relativas Ud. puede introducir manualmente referencias no relativas (absolutas o mixtas) insertando signos de dólar ($) en las posiciones apropiadas, o utilizando el método abreviado:

¿Cuál es entonces la diferencia si con ambas obtiene el mismo resultado?



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tecla F4. Cuando está introduciendo una referencia de celda manualmente o con el método de apuntado, puede presionar F4 de forma repetida para ver los cuatro tipos de referencias. Referencias circulares Cuando se introducen fórmulas puede aparecer un mensaje de Excel indicando que la fórmula va a resultar en una referencia circular (ver figura 2.5). Esto ocurre cuando una fórmula se refiere a su propio valor. Por ejemplo, puede usted crear una referencia circular al introducir =A1+A2+A3 en la celda, porque la fórmula se refiere a ella.

Figura 2.5. Una forma que tiene Excel de decir que la fórmula contiene una referencia circular.

Al optar por el primer punto, aparece una Barra de herramientas de referencia circular

(figura 2.6) que lo ayuda a localizar la referencia. Si ignora el mensaje al optar por el segundo punto, Excel le permite introducir una

fórmula y despliega un mensaje en la Barra de estado que dice Circular: B8

Figura 2.6 Barra de herramientas referencia circular



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ACTIVIDADES

Ejercicio Nº1

1- Cree la siguiente hoja de cálculo.

2- Calcule todos los totales; utilizando en las filas el método manual y en las columnas la función Autosuma . 3- Modifique el ancho de las columnas para que se ajuste automáticamente al contenido de las mismas. 4- Modifique el alto de la fila donde tenemos el título. 5- Ir a la celda de “SIETE PICOS” y modificarla por “OCHO PICOS”. 6- Inventar una línea de datos en la fila 12 y observe como cambia el resultado de la suma. Calcule también la suma de esa fila. 7- Grabar la práctica con el nombre “TRABAJO” y salir de Excel. 8- Volver a entrar en Excel y recuperar la práctica.



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9- Cierre la hoja y sitúese en una hoja nueva.

Ejercicio Nº 2 1- Copiar la siguiente hoja de cálculo, tal como aparece a continuación:

2.- Calcule los siguientes datos: COMISIÓN PTAS.: Venta * Comisión Base / 100 SUPLEMENTO PTAS.: Venta * Porcentaje Adicional / 100 SUMA COMISIONES.: Comisión Ptas. + Suplemento Ptas. 3.- Calcule también los totales de cada una de las columnas. 4.- Modifique la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000. 5.- Dé el formato millares a la columna VENTA. 6.- Dé el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES. 7.- Inserte una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llene dicha fila con los siguientes datos: ANTONIO 8365000 2 Calcule el resto de los datos que faltan copiando las fórmulas de la fila superior. 8.- Nombre el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcule la MEDIA ARITMÉTICA en la celda A15.



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9.- Mejore el aspecto de la hoja añadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las letras del texto.

*

33 APLICACIÓN MATEMÁTICA Y FINANCIERA

Las fórmulas son las que hacen que las hojas de cálculo sean tan útiles. Sin ellas, serían sólo un procesador de texto con una tabla de elementos muy potente.

Observará Ud. que la característica más destacable en una planilla de cálculo es su facilidad para manejar fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas y formar así un esquema de cálculo que eventualmente puede llegar ase muy complejo.

El uso de las fórmulas añade actividad y permite calcular resultados de datos guardados

en la hoja de cálculo.

Estructura de una fórmula

Para que pueda usted añadir una fórmula a una hoja de cálculo basta con introducirla en

la celda. Después la podrá copiar, eliminar o mover como cualquier otro elemento de la hoja.

Una fórmula dentro de una celda puede estar compuesta por cualquiera de los siguientes

elementos:

∗ Operadores, como el signo (+) para sumar o el signo (*) para la multiplicación.

∗ Referencias de celdas, incluidas también las celdas y rangos con nombre.

∗ Valores o texto.

∗ Funciones de hojas de cálculo, como SUMA o PROMEDIO.

La fórmula puede contener 1.024 caracteres y después de ser introducida en una celda

presenta el resultado en la misma. Sin embargo, la fórmula en sí aparece en la Barra de fórmulas

al seleccionar usted la celda en donde se encuentra. Observe Ud. algunos ejemplos de fórmulas:

=150*0,05. Multiplica 150 veces por 0,05.



- Informática II -

54

=A1+A2. Suma los valores de las celdas A1 y A2. =SUMA(A1:A12) Suma los valores del rango A1:A2.

Recuerde Ud. que las fórmulas empiezan todas con el signo igual (=). Esto hace que Excel distinga las fórmulas de un texto.

Operadores usados en las fórmulas En la tabla siguiente aparecen los operadores que Excel reconoce: OPERADOR NOMBRE

+ Suma. - Resta. * Multiplicación. / División. ^ Exponenciación. & Concatenación.

= Comparación lógica (igual a). > Comparación lógica (mayor a). < Comparación lógica (menor a). >= Comparación lógica (mayor o igual que). <= Comparación lógica (menor o igual que). <> Comparación lógica (no igual a).

En la Figura 3.1. Puede usted ver una fórmula en la celda B5. Dicha fórmula aparece

situada en la Barra de fórmulas y el resultado lo puede ver en la celda.

Fórmula



- Informática II -

55

Figura 3.1. Una fórmula que usa dos operadores. La fórmula =(B2-B3)*B4 significa que Excel tiene que restar B3-B2 y su resultado

multiplicarlo a continuación por B4. Si usted quisiera definir nombres para estas celdas la

fórmula podría quedar tal y como aparece a continuación: =(Ingresos-Gastos) * Tasa de Impuesto.

En este ejemplo se puede ver la importancia de nombrar los rangos.

Básicamente puede usted utilizar dos formas para introducir fórmulas en una celda:

manualmente o bien apuntando hacia las referencias de las celdas.

Introducción manual de fórmulas

Para introducir la fórmula manualmente teclee

el signo igual (=) y después la fórmula. Los caracteres aparecen tanto en la celda como en la

Barra de fórmulas al teclearlos.

Introducción de fórmulas con la técnica de apuntado.

La introducción de una fórmula apuntando hacia las referencias de la celda la vamos a

ilustrar con un ejemplo. Supongamos que queremos introducir la fórmula =A1+A2 en la celda

A3. Para ello debe usted seguir los siguientes pasos:

1. Mueva el indicador de celda a la celda A3. 2. Escriba el signo (=). Excel presenta en la Barra de estado el mensaje introducir.

3. Presione la adecuada tecla de cursor. En su caso es la Flecha arriba, dos veces. Aparece

un borde discontinuo y en la Barra de estado aparece el mensaje Introducir.

4. Presione la Flecha arriba una vez más. A2 se añade a la fórmula.

5. Presione Intro para finalizar la fórmula.

También puede realizar la técnica de apuntar haciendo clic en lugar de usar las teclas de

cursor.

Excel incluye la opción Paleta de fórmulas que usted puede usar cuando introduce o edita

fórmulas (es un signo =) situado a la izquierda de la Barra de fórmulas. Esta Paleta de fórmulas

permite introducir fórmulas manualmente o mediante la técnica de apuntar.



- Informática II -

56

Pegar nombres

Si la fórmula usa celdas o rangos con nombre puede teclear los nombres o bien elegirlos

de una lista que presenta Excel automáticamente. Para insertar el nombre en una fórmula tiene

dos procedimientos:

ó Seleccione Insertar/Nombre/Pegar. Excel le muestra el cuadro de diálogo Pegar

nombre con una lista de los nombres, como en la Figura 3.2. Elegir el nombre y hacer clic en Aceptar.

ó Presione F3. Se presenta el cuado de diálogo Pegar nombre y se siguen los mismos

pasos que la opción anterior.

Figura 3.2. El cuadro de diálogo Pegar nombre permite insertar un nombre en una fórmula

Cuando se crea una fórmula que se refiere a otras celdas, la celda que contiene la fórmula

tiene el mismo número de formato que la primera celda a la que se refiere. Cuando una fórmula devuelve error Algunas veces cuando se introduce una fórmula la celda presenta un código que empieza

con el signo numeral (#). Esta es una señal de que debe Ud. corregir la fórmula (o la celda a la

que se hace referencia) puesto que la fórmula va a dar error.

Es necesario reconocer qué le indica cada uno de estos mensajes y códigos para modificar

una formula.

Los valores de error son 8:

• ######: El ancho de la celda no es suficiente para desplegar el valor que contiene. La solución es ampliar el ancho de la celda.



- Informática II -

57

• #¡DIV/0! : Le muestra la imposibilidad matemática de utilizar como divisor el cero en una división (valor indeterminado) , aparece también cuando utiliza como divisor una celda de referencia vacía .

• #N/A: Significa que no esta disponible un valor utilizado en la formula. Puede ser por el uso incorrecto de los argumentos en la función o que en las celdas de regencias falte un dato.

• #¿NOMBRE? : Se despliega cuando usted utiliza en forma inadecuada una referencia con nombre. Por ejemplo si escribe la formula =RAÍZ(Rango), en la que el valor del argumento debe estar almacenado en una celda cuyo nombre es Rango, si éste no existe se obtiene el mensaje de error. La solución obviamente es ponerle nombre a la celda. También aparece el mensaje cuando no se coloca los extremos de un rango por ejemplo =SUMA(B2B4), en este caso faltan los dos puntos separando las direcciones de las celdas . Las solución sería que le ponga los dos puntos: (B2:B4) .

• #¡NULO! : Surge cuando se comete un error de sintaxis en una formula que involucra direcciones de rangos. Por ejemplo si usted escribe =SUMA(A1:D1A3:D3) se producirá este error . Para corregirlo deberá colocar un punto y coma entre ambos rangos (A1:D1;A3:D3) .

• #¡NUM! : Se despliega por varios motivos. El principal es utilizar argumentos matemáticos imposibles en una función. Tal es el caso de calcular la raíz cuadrada de un numero negativo. También pueden aparecer cuando se utilizan Iteraciones (Ver referencias circulares ) .

• #¡REF! : Surge cuando se borran celdas que son referidas por una fórmula. Un caso muy común es cuando se borran filas o columnas sin darse cuenta que existen celdas de referencias para otras fórmulas. La solución es ejecutar el comando deshacer para recuperar los datos perdidos.

• #¡VALOR!: Es reportado por Excel cuando se utiliza un tipo equivocado de argumento, parámetro, valor u operador. Por ejemplo escribe la formula =A1+A2+A3 que contienen los valores 120, 130 y xxx, al ser el último un texto Excel responde con este mensaje de error

Edición de fórmulas

Puede entrar en el modo edición de fórmulas utilizando para ello una de las siguientes formas: ó Haga doble clic en la celda, lo que le permite editar el contenido directamente en la

misma celda.

ó Presione F2, lo que le permite editar el contenido directamente en la misma celda.



- Informática II -

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ó Seleccione la celda a editar y después hacer clic en la Barra de fórmulas, lo que le permite editar el contenido de la celda en la Barra de fórmula.

ó Haga clic en el botón Modificar fórmula (el signo igual de la Barra de fórmulas) para acceder a la paleta de fórmulas.

Para convertir una fórmula en texto simplemente debe eliminar el signo igual (=) de la

misma. Esto puede ser útil para solucionar problemas de valores erróneos por ejemplo. Después

se puede volver a insertar el signo para que vuelva a ser una fórmula.

Referencias a celdas y rangos

Como Ud. sabe, una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.

En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas.

Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1

El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna.

Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50.

Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la

esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuación, se verá usted algunos ejemplos de referencias.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

A10:A20



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filas de la 10 a la 20.

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas de las columnas H a la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

A10:E20

Usar funciones para calcular valores Mire, le comento que las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Argumentos

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como rango o referencias de celda.

El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un

paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.



- Informática II -

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A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Formas de introducción de funciones

Usted puede utilizar dos formas cuando quiere introducir funciones en una fórmula;

manualmente o bien usando el cuadro de diálogo Pegar función.

Introducción manual de una función

Simplemente escriba la función y sus argumentos en la fórmula y pulsar Intro.

Referencias de rango intercambiables en Excel

Muchas funciones contienen una referencia de rango como argumento. Por ejemplo, la

siguiente función usa el rango A10:A20:

=SUMA(A10:A20)

Si se añade una fila entre las filas 10 y 20, Excel expande el rango de referencia de la fórmula

automáticamente. Si se añade una nueva fila entre la número 12 y la 13, la fórmula cambia a:

=SUMA(A10:A21)

Este es un comportamiento nuevo en Excel

Pegar función

Signo igual (si la función está al principio de una fórmula Nombre de la función

Argumentos

Las comas separan argumentos Los paréntesis encierran argumentos

=SUMA(A10;B5:B10;50;37)



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El uso de la paleta de fórmulas le proporciona a usted un camino para la introducción de

una función y de sus argumentos de una forma semiautomática, y le ofrece la seguridad de que la

función está escrita correctamente y tiene el número apropiado de argumentos en el orden

correcto.

Para insertar una función, primero seleccione una del cuadro de diálogo Pegar función

que se ve en la figura 3.3. Para abrirlo puede seguir uno de los métodos que le detallo:

ó Seleccione Insertar/Función desde la Barra de herramientas de menús.

ó Haga clic en Pegar función de la Barra de herramientas Estándar.

ó Presione Mayús-F3.

En este cuadro de diálogo se muestra la lista de Categoría de la función a la izquierda, y a

la derecha podemos ver la lista de Nombres de la función.

Figura 3.3. Cuadro de diálogo Pegar función.

Un ejemplo de inserción de función

Va a realizar Ud. paso por paso la introducción de un ejemplo que explique cómo insertar

una función en una fórmula. La formula que vamos a utilizar es PROMEDIO que devuelve el

promedio (media aritmética) de los argumentos. Para hacerlo efectúe los siguientes pasos:

1. Abra un nuevo libro de trabajo e introduzca valores en H1:H6 (sirve cualquier valor).



- Informática II -

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2. Seleccione la celda H7 que va a contener la fórmula. 3. Haga clic en Insertar/Función. Excel presenta el cuadro de diálogo Pegar función. 4. Elija la categoría Estadística en Categoría de la Función. 5. Busque la función PROMEDIO en Nombre de la función y haga clic en ella. Debajo puede ver una breve descripción de la misma. 6. Haga clic en Aceptar, Excel cierra el cuadro de diálogo Pegar función y despliega la Paleta de fórmulas (ver figura 3.4) para poder especificar los argumentos de la función. 7. Haga clic en el botón Contraer diálogo (ícono situado a la derecha de cada cuadro de la paleta) para contraer la paleta de fórmulas temporalmente y vaya a la hoja de cálculo para seleccionar un rango. 8. Seleccione el rango G1:G6. la dirección del mismo aparece en el cuadro contraído y la Barra de fórmulas le muestra el resultado. 9. haga clic en el botón Contraer diálogo de nuevo para volver a ver la Paleta de fórmulas. 10. Como no necesita ningún argumento más, implemente haga clic en aceptar.

La celda G7 contiene la siguiente fórmula, que devuelve la media aritmética de los

valores introducidos en G1:G6:

=PROMEDIO(G1:G6)

Figura 3.4. Paleta de fórmulas ofreciéndole asistencia en los argumentos de función.

Botón contraer diálogo



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Para usar el botón Autosuma, seleccione una celda y haga clic en el botón. Excel

analizará el texto y sugerirá el rango para un argumento.

Si es correcto presione Intro o hacer clic en Autosuma de nuevo. Si es incorrecto, primero

debe seleccionar el correcto.

Para insertar una serie de fórmulas de SUMA (para añadir diversas columnas o números

por ejemplo), seleccione el rango entero y después haga clic en Autosuma. En este caso Excel

sabe exactamente lo que desea hacer por lo que no pregunta por la confirmación.

ACTIVIDADES

Ejercicio Nº 2

Miguel, un trabajador, casado y sin hijos tiene un sueldo bruto anual de 2.400.000 ptas. sobre

el que se le efectúa una retención del 15%. Su contribución a la Seguridad Social es de un

6% de su salario bruto.

Con estos datos debe crear la siguiente hoja de cálculo:

Ejercicio Nº 2



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- Calcular escribiendo solamente una formula:

- Seguridad Social sobre los Ingresos íntegros.

- % de Ingresos sobre los Ingresos íntegros.

Ejercicio Nº 3 - Utilizando las siguientes formulas, calcular: BASE IMPONIBLE: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - INGRESOS CUOTA INTEGRA: 28,06% * (BASE IMPONIBLE - INGRESOS INTEGROS) + 462.880 RETENCIONES: Se deben calcular sobre los INGRESOS INTEGROS CUOTA DIFERENCIAL: CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES NETO PERCIBIDO: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - RETENCIONES

Ejercicio Nº 4 - Poner formato monetario a todos los resultados de las formulas aplicadas en la hoja.

Ejercicio Nº 5 - El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:



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Ejercicio Nº 6 - Copie la siguiente hoja de cálculo:

- Utilice los formatos de Bordes y Negrita para que su hoja tenga el mismo que la anterior. - Calcular: - TOTAL - DESCUENTO



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- TOTAL IVA (Recordar que el IVA debe calcularse sobre el total menos el descuento) - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR: IMPORTE TOTAL - A CUENTA - Poner formato miles a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos múltiples”): - DESCUENTO - TOTAL IVA - Poner formato monetario a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos múltiples”): - PRECIO UNIDAD - TOTAL - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR - El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:

- Calcular los totales para cada una de las columnas en la fila 18.

- Calcular la media para cada una de las columnas en la fila 24.

- Calcular el máximo para cada una de las columnas en la fila 25.

- Calcular el mínimo para cada una de las columnas en la fila 26.

- Poner los formatos que creas convenientes en las filas que acabamos de calcular.



- Informática II -

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¡Cuidado! Las fórmulas pueden parecer aburridas pero...¡Son tan necesarias! Ante cualquier dificultad, llame a su tutor.

3.1. Ejemplos básicos de documentación implantable sobre plantillas

Microsoft Excel incluye plantillas que automatizan tareas comunes como rellenar facturas, informes de gastos y pedidos. Cada vez que rellene uno de estos formularios en pantalla, tendrá la posibilidad de pasar toda la información introducida a un nuevo registro en una base de datos asociada a la plantilla del formulario.

4 Formulario de factura: El formulario Factura permite personalizarlo con el nombre de la organización, la dirección, información fiscal y gastos de envío en la hoja Personalizar factura.

4 En la hoja Factura, se tienen los campos relacionados con el cliente, los productos o servicios que se facturan, detalles de pago, etc.

4 El formulario posee el botón Asignar número en la barra de herramientas Factura que permite agregar un número de seguimiento automático al comprobante.

4 Es posible asignar un número propio, escribiéndolo en la celda situada a la derecha de Factura núm.

Para crear un registro de base de datos en una factura, debe guardar la factura que ha rellenado o hacer clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Factura (ver fig. 3.5).



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Usted puede obtener información acerca del modo de rellenar el formulario, situando el puntero sobre las celdas que tengan un pequeño triángulo rojo. Para imprimir el formulario, se debe utilizar el botón Imprimir en la barra de herramientas Estándar. El intervalo de impresión correcto se establece automáticamente.

Fig. 3.5: Formulario Factura

4 Formulario de Informe de Gastos: Le permite ingresar información relativa a la organización y a otros detalles y requisitos, como gastos de viaje permitidos, a través de la hoja Personalizar informe. Puede configurar la plantilla de modo que los usuarios

Recuerde…



- Informática II -

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puedan rellenar fácilmente la información acerca de los empleados y agregar números de seguimiento automáticos. 4 En la hoja Informe de gastos, ingrese la información acerca de los empleados. 4 Luego introduzca los gastos efectuados durante el período especificado, junto con todos los adelantos aplicables a este período. 4 Para agregar al formulario un número de seguimiento automático, debe usted hacer clic en el botón Asignar número en la barra de herramientas Gastos. 4 También es posible asignar un número propio, escribiendo el número en la celda situada a la derecha de Nro. de Informe.

Para agregar la información introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de datos asociada, guardare usted el informe que ha rellenado o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Gastos (ver fig. 3.6).

Fig. 3.6: Formulario Informe de Gastos.



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4 Formulario de Pedido: el formulario de Pedido permite controlar los pedidos efectuados a los proveedores. Se puede personalizar, escribiendo el nombre de la organización, la dirección e información fiscal, etc., en la hoja Personalizar factura. 4 En la hoja Pedido, se ingresan los detalles acerca del proveedor, los productos y servicios que está solicitando, así como del envío y del pago. 4 Para agregar al formulario un número de seguimiento automático, debe hacer clic en el botón Asignar número en la barra de herramientas Pedido. Es posible asignar un número propio, escribiéndolo en la celda situada a la derecha de Pedido núm.

Para agregar la información introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de

datos asociada, guarde el pedido que ha rellenado o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Pedido. (ver fig. 3.7).

Fig. 3.7: Formulario de Pedido.

Funciones de validación de datos sobre plantillas



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Para determinar entradas válidas de celda utilizando una fórmula definida por usted mismo, deberá efectuar los siguientes pasos:

4 Seleccione las celdas que desea validar mediante la utilización de una fórmula. 4 En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración (ver

fig. 3.8).

Fig. 3.8: Cuadro Validación de Datos.

4 En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada (ver fig. 3.9).

Fig. 3.9: Cuadro Validación de Datos – Permitir Personalizada.



- Informática II -

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4 En el cuadro Fórmula, introduzca una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO o FALSO). Cuando la fórmula calcule un valor FALSO, las entradas para la celda no serán válidas. 4 La fórmula debe comenzar con un signo igual (=). Si desea permitir que la celda que está restringiendo esté en blanco o que la fórmula dependa de celdas que inicialmente están en blanco, deberá comprobar que la casilla de verificación Omitir blancos está activada (ver fig. 3.9). 4 Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratándolas como si tuvieran ceros, debe desactivar la casilla de verificación Omitir blancos (ver fig.3.9). 4 Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, deberá especificar los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante y Mensaje de error. Para omitir la presentación de mensajes, debe desactivar las casillas de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error.

NOTA: Antes de evaluar la fórmula, Microsoft Excel volverá a calcular la hoja de cálculo con los datos introducidos en la celda.

4 Una fórmula de restricción de datos puede evaluar los datos únicamente en la hoja de cálculo en que se hayan configurado las restricciones. 4 Para utilizar en una fórmula los datos de otra hoja de cálculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una celda de la hoja de cálculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de cálculo activa. 4 La fórmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de cálculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una fórmula están en la celda A6 de la primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y, a continuación, introduzca una referencia para DatosVálidos en la fórmula. Mire, tenga en cuenta que además:

4 No puede utilizar constantes matriciales en las fórmulas de restricción de datos. 4 Debe evaluar las fórmulas de restricción de datos con un número.



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44 GRÁFICOS: DISTINTOS TIPOS

a) Gráfico de Columnas: Un gráfico de columnas le mostrará los cambios que han

sufrido los datos en el transcurso de determinado período de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Debe usted saber que las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. En el ejemplo siguiente puede usted ver la evolución de las ventas en la sucursal Rosario.

Fig. 4.1 Gráfico de Columnas.

Los gráficos de columnas apiladas le muestran la relación de cada elemento con el todo; por ejemplo en el caso de ventas, puede usted utilizarlo para visualizar el aporte de cada categoría (sucursales en este caso) al total de ventas.

Fig. 4.2 Gráfico de Columnas Apiladas.

Ventas en Rosario

$36

$38

$40

$42

$44

1996 1997 1998 1999 2000

$ (d

ecen

as d

e m

iles)

Ventas por Sucursales

020406080

100120140160

1996

La PlataCapital FederalRosario



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El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. En este gráfico 3D ejemplo, puede comparar usted la evolución de las Ventas en las tres Sucursales durante cinco años.

Fig. 4.3 Gráfico de Columnas en Perspectiva 3D.

b) Gráfico de Barras: los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos

individuales. Observe usted que las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido.

Fig. 4.4 Gráfico de Barras.

Los gráficos de barras apiladas, al igual que los de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.

1996

1997

1998

1999

2000

$0$10$20$30$40$50$60$70


RosarioCapital FederalLa Plata


0 20 40 60 80

Rosario

Capital Federal

La Plata

$ (en decenas de miles)



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c) Gráficos de Líneas: Los gráficos de líneas muestran las tendencias a intervalos

equivalentes. Por ejemplo, usted lo puede utilizar para graficar las tendencias de ventas en diversos lugares a lo largo de los cuatro trimestres del año.

Fig. 4.5 Gráfico de Líneas.

d) Gráficos Circulares: Los gráficos circulares le muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos n función de la suma de los elementos. Siempre mostrarán una única serie de datos y serán útiles a usted cuando desee destacar un elemento significativo.

Fig. 4.6 Gráfico Circular.

Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá usted agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.



- Informática II -

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Fig. 4.7 Gráfico Circular – Descomposición de un elemento en otro gráfico.

e) Gráficos XY (Dispersión): los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación

entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Fig. 4.8 Gráfico XY (dispersión).

Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos y puede

usted utilizarlos para los datos científicos. Al organizar los datos, debe situar los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes, como le muestra la tabla ejemplo:

d) Gráficos de Área: los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el

transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con el todo. En el gráfico ejemplo puede observar usted la evolución de las ventas por ciudades a lo largo del tiempo, como así también la relación entre las ventas por ciudades con el total de ventas.



- Informática II -

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Fig. 4.10 Gráfico de Anillos.

d) Gráficos de Anillos: Al igual que los gráficos circulares, los gráficos de anillos le

mostrarán la relación de las partes con un todo, aunque pueden contener más de una única serie de datos. Cada anillo de un gráfico de este tipo representa una serie de datos.

e) Gráficos Radiales: En los gráficos radiales, observará usted que cada categoría tiene

su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. Este tipo de gráfico compara los valores agregados de muchas series de datos. En el gráfico ejemplo, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A),

f) representa la marca con mayor contenido vitamínico.



- Informática II -

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Fig.4.11. Gráfico Radial. El gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este

gráfico, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico.

i) Gráficos de Superficie: Los gráficos de superficie son útiles cuando usted desea

buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños le indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. El gráfico ejemplo le muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión.

Fig. 4.12: Gráfico de Superficie.



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j) Gráficos de Burbujas: Los gráficos de burbujas son gráficos de tipo xy (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, es necesario situar los valores X en una fila o columna y, los valores Y y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes.

Fig. 4.13 Gráfico de Burbujas.

El gráfico del ejemplo le indica que Organización A tiene mayor número de productos y una mayor cuota de mercado, pero no el nivel de ventas más elevado.

k) Gráficos de Cotizaciones: Los gráficos Máximo, Mínimo, Cierre, suelen utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, usted puede utilizar este tipo de gráficos para datos científicos, por ejemplo, para indicar cambios de temperatura. Recuerde que es necesario organizar los datos en el orden correcto para éstos y otros tipos de gráficos de cotizaciones.



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Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: Uno correspondiente a las columnas que miden el volumen y el otro para la cotización de los valores. Podrá usted incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.

Fig. 4.14: Gráfico de Cotizaciones – Máximos, mínimos y cierre.

Bien, le resumo el tema así:

l) Gráficos de tipo Cono, Cilindro y Pirámide: Observará usted que finaliza la lista

con estos gráficos. Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realizar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.

Fig. 4.15: Gráficos de tipo cono, cilindro y pirámide.



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NOTA: Recuerde que el tipo de gráficos que con los que usted podrá trabajar en su planilla de cálculo asciende a trece.

55 IMPRESIÓN DE GRÁFICOS Y HOJAS DE DATOS

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel le permite modificar factores que

afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies

de página, tamaño del papel,...

Si desea modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccione el menú Archivo.

2 Elija la opción Configurar página...

Aparecerá el cuadro de diálogo inferior.

Figura 5.1Cuadro de diálogo Configurar Página

Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestañas.

La primera de las fichas se denomina Página. 3 Seleccione la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se

colocará el papel siempre de la misma forma).



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4 En el recuadro Escala le permitirá indicarle si desea que la salida a impresora venga

determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente

la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se

imprimiría en una sola hoja,...).

Observe como en la parte derecha dispone de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si ha

entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.

Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

5 Haga clic sobre la ficha Márgenes. 6 En esta ficha podrá modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de

las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0.

7 Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también le permite indicar a cuántos

centímetros del borde del papel quiere que se sitúe.

8 Si desea que su salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente,

Excel2000 nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o

Verticalmente.

9 Haga clic sobre la ficha Hoja.

Figura 5.3 Ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar Página.

10 En el recuadro Imprimir podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:



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LÍNEAS DE DIVISIÓN para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tiene asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar

una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresión rápida pero menos bonita de

nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

TÍTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los

números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas

superiores) de la hoja.

Selección de dispositivo de impresión

Una vez que su hoja esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccione el menú Archivo. 2 Elija la opción Imprimir… Si esta opción no se encuentra en el menú, sitúese

primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, haga clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha, sólo en caso de acceder mediante el

menú, no con el botón de la barra de herramientas.

Figura 5.4 Cuadro de diálogo Imprimir

3 En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir.

En caso de desear cambiarla, haga clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.



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4 En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

5 En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.

6 En Copias, indique el número de copias a realizar.

7 Haga clic sobre el botón Aceptar.

*



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1. ¿Un programa especialmente pensado para administrar toda la información que se

maneja habitualmente en tablas y grillas, se llama: plantilla, procesador de texto o

planilla de cálculo?

2. ¿Qué clase de datos pueden contener básicamente las celdas de la planilla de

cálculo?

3. ¿Es posible una vez armada y guardada una planilla, modificar los datos allí

volcados?

4. ¿Cuál es el signo que se antepone en una fórmula?

5. ¿Cómo se introduce una fórmula en una planilla de cálculo?

6. ¿Por qué debemos colocar una referencia cuando buscamos un dato?

7. Si tuviera que nombrar Funciones Básicas ¿Cuáles enunciaría?¿Para qué las

utilizaría a cada una de ellas?

8. ¿Puedo guardar la planilla creada, aunque ésta no este terminada?

9. Cuando el puntero de Excel tiene forma de “cruz fina” su función es.......

10. ¿Qué posibilidad ofrece la función sumatoria de Excel?

*



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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN SOLUCIONES SUGERIDAS

UNIDAD 1:

1. Explique qué se entiende por procesador de textos.

El procesador de textos es la aplicación más utilizada, a nivel universal, de

todas las disponibles en el mercado de software para PC que permite que la

información escrita ostente una muy buena presentación gráfica, que ayude a

transmitir cabalmente las ideas del escritor.

2. ¿Qué se entiende por “documento” desde el punto de vista de un procesador de

textos?

Se denomina “documento” a cualquier texto escrito, como una poesía, una

carta o el resumen de una clase. Es decir que el significado de “documento” es

diferente al que se le atribuye en el comercio, en que se lo asocia con elementos

tales como facturas, cheques, pagarés, recibos y similares.

3. Explique brevemente qué se entiende por “menú”.

Los menúes consisten en listados de órdenes (comandos), generalmente en

forma de palabras o símbolos, los cuales ofrecen diferentes opciones que

podemos seleccionar con la ayuda del teclado o del mouse.

4. Al entrar en un programa de procesador de textos, ¿qué zonas se distinguen en la

pantalla del monitor?

Podemos distinguir tres zonas: • La zona de los menúes y las barras de herramientas (generalmente una

zona horizontal con títulos en la parle superior)



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• La zona de trabajo (que seria equivalente a la hoja de escritura, la cual ocupa la mayor parte de la pantalla y es la mas importante)

• La barra de estado (generalmente en la parte inferior de la pantalla, donde salen avisos, como resultado de la comunicación del computador con el usuario).

5. ¿Qué tareas permite efectuar el menú Archivo?

El menú “Archivo” nos permite recuperar un documento previamente

guardado, abrir un nuevo documento, salvar (guardar o grabar son sinónimos),

imprimir, salir del programa.

También el nos permite preparar la página, configurar los márgenes, el

número de columnas, el tipo de alineación y la inclusión de gráficos y

principalmente de Texto.

6. ¿Qué tareas permite llevar a cabo el menú Edición?

Principalmente mover, copiar, cortar, pegar, borrar y seleccionar textos.

7. ¿Explique brevemente qué se entiende por área de trabajo?

Es la zona equivalente a la hoja de escritura. Podemos escribir directamente

sin preocuparnos por la terminación de los renglones; el procesador de texto

distribuye automáticamente el texto dentro de la página. Solamente debemos

pulsar la tecla de "enter", cuando corresponda a punto y aparte.

8. ¿Qué son los encabezados y pies de página?

Los encabezados y pies de páginas se utilizan normalmente en documentos

impresos. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de página

en el inferior. 9. ¿Cómo se fijan los márgenes de un documento?

Se selecciona el texto, hacer clic con el mouse en el menú Archivo y, una vez

dentro de éste, hacer clic en “Configurar página”. A continuación, haga clic en la

ficha correspondiente.



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10. ¿Cuántas y cuáles son las herramientas de Word?

Las herramientas más importantes son: Ortografía y Gramática, Sinónimos,

Contar palabras, Auto corrección.

UNIDAD 2:

1. ¿Un programa especialmente pensado para administrar toda la información que

se maneja habitualmente en tablas y grillas, se llama: plantilla, procesador de texto

o planilla de cálculo?

Las planillas de cálculo electrónico son programas que permiten administrar

la Información en tablas y grillas.

2. ¿Qué clase de datos pueden contener básicamente las celdas de la planilla de

cálculo?

Números, fórmulas y texto.

3. ¿Es posible una vez armada y guardada una planilla, modificar los datos allí

volcados?

Es posible modificar los datos volcados en la planilla y no es necesario

recalcular los totales introducidos nuevamente todas las fórmulas.

4. ¿Cuál es el signo que se antepone en una fórmula?

Nótese que las fórmulas empiezan todas con el signo igual (=). Esto hace que

Excel distinga las fórmulas de un texto.

5. ¿Cómo se introduce una fórmula en una planilla de cálculo?

Básicamente podemos utilizar dos formas para introducir fórmulas en una celda:

manualmente o bien apuntando hacia las referencias de las celdas

6. ¿Por qué debemos colocar una referencia cuando buscamos un dato?

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro,



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a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

7. ¿Qué posibilidad ofrece la función sumatoria de Excel?

La función sumatoria permite introducir el alcance de las celdas a las que se

aplicará la operación de suma.

*



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A B C GLOSARIO

ARCHIVO:

BASE DE DATOS:

CELDA ACTIVA:

FILA:

FÓRMULA:

FORMULARIO:

FUNCIÓN:

FUNCIÓN DEFINIDA POR EL USUARIO:

*



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BIBLIOGRAFÍA

Sugerimos la lectura de los siguientes textos como complemento de lo visto en el módulo:

Ángulo, J.M y Zapater, C.E. Introducción a la informática. Editorial Paraninfo. Madrid, España, 1987. Caraballo S., Santurio W. Informática. Editorial Santillana. Buenos Aires, Argentina, 1999. Microsoft Excel. Manual del Usuario. Microsoft Corporation. Walkenbach John. El libro de Microsoft Excel 2000. Editorial Anaya, Madrid, España, 1999.

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informatica ii ifna

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