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Informática Administrativa
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
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Sesión No. 4
Nombre: Procesador de texto (Microsoft Word). Parte II. Objetivo: Al finalizar la sesión, el estudiante conocerá las herramientas (Tablas
y plantillas) y componentes que conforman la aplicación de Microsoft Word 2003.
Contextualización
Microsoft Word se ha convertido en el procesador de texto por excelencia en el
ámbito empresarial y escolar, la facilidad de su uso, y la flexibilidad de diseño lo
han orillado a ser una herramienta básica en el día a día de las actividades
escolares y administrativas.
Pero Word es más que sólo un contenedor de texto estilizado e imágenes
decorativas, la capacidad de ordenación, maquetación y procesamiento de datos
para gráficos y manejo de macros hacen que los documentos sean más
versátiles y poderosos medios de reporteo automatizados en contenido debido a
las referencias externas que puede contener.
Fuente: http://i.kinja-img.com/gawker-media/image/upload/auydwkqyw3h24dgpv7sx.jpg
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Introducción al Tema
Los documentos de Word pueden ser de gran ayuda y suficientemente fáciles de
manejar, cuando la información es simple, explicativa y no requiere más que
almacenar información.
¿Qué sucede cuando un archivo necesita ser compartido por elementos de un equipo? ¿Qué pasa cuando los informes contenidos en el documento
dependen de los datos contables de otra aplicación? ¿Es necesario buscar y modificar la información cada que suceda un cambio externo al
documento?¿Como mantener la seguridad de estos archivos compartidos para que otras personas no vean el contenido?
Word 2003 cuenta con muchas herramientas, mas allá de sólo permitir capturar
texto e imágenes, Word admite gestionar contenidos externos, organizar tablas,
agregar macros y referencias externas brindando la seguridad de la información
contenida.
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Explicación
3.5 Tablas
Si bien Word permite armar columnas de información, en el caso de los informes
es muy común que se tengan que realizar tablas más complejas de filas y
columnas, donde se pueda llevar una relación de varios objetos. Word 2003
incluye una herramienta de creación de tablas personalizadas que incluyen su
propio menú de acciones.
3.5.1 Menú tablas
Para insertar una tabla sólo se debe ir al menú Tabla de la barra de menús y
seleccionar la opción Insertar, y dar clic en el objeto Tabla, esto desplegará la
siguiente ventana:
En esta ventana se indica la cantidad de filas y columnas que deseamos utilizar,
así como otros rasgos de ajuste y configuración.
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En el botón de autoformato, se puede definir el estilo de tabla que se desea
insertar, permitiendo personalizar con colores y bordes la tabla, por ejemplo:
Alumno Materia Calificación
Alumno1 Materia 1 8
Alumno2 Materia 1 9
Alumno 3 Materia 1 10
3.5.2 Herramienta tablas y bordes
Esta herramienta nos permitirá definir los estilos de las tablas, colores, grosor
de bordes, alineación y demás ajustes referentes a nuestra tabla creada, para
acceder a esta herramienta se debe activar la barra de tabla desde el menú Ver, ésta mostrará la siguiente barra:
Pero las herramientas no sólo permiten darle estilo, se puede hacer un contenido
dinámico utilizando las opciones de filtro de ordenamiento e incluso agregar
fórmulas matemáticas de manera similar a como se realizan en Excel (como se
verá más adelante en este curso).
3.5.3 Convertir texto en tabla
Con el avance de los procesadores de texto, muchas veces es necesario migrar
la información de viejos archivos de texto a nuevos formatos en Word, sin
embargo, suele ser engorroso si la cantidad de información debe pasarse a una
tabla y se copia dato por dato. En Word 2003 se incluye la función de Convertir
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texto en tabla, donde un conjunto de datos semi ordenados pueden ser
adaptados de forma automática en tablas de Word para trabajar con ellas, por
ejemplo:
Texto viejo
Alumno materia calificación
Alumno1 matemáticas 9
Alumno2 matemáticas 7
Alumno3 matemáticas 10
Para convertirlo seleccionamos del menú tabla la opción convertir y
seleccionamos la opción convertir texto en tabla, esto mostrara una ventana para
indicar las características de la tabla:
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Una vez elegidas las propiedades el resultado se verá similar a la siguiente tabla:
Alumno materia calificación
Alumno1 matemáticas 9
Alumno2 matemáticas 7
Alumno3 matemáticas 10
Nota* Es probable que no detecte correctamente las columnas, éstas se leen de mejor forma si están definidas por tabulaciones entre columna y columna.
3.6 Plantillas Word:
3.6.1 Plantillas de Word
En ocasiones, los usuarios de Word que se dedican a una labor específica o
cotidiana, deben dar formato a sus documentos de forma homogénea, para que
toda la documentación de la empresa corresponda visualmente y se pueda
clasificar de mejor forma. Esta tarea puede ser un poco fastidioso y puede caer
en fallos por algún estilo faltante.
Word 2003 incluye plantillas que ayudan a dar estilo al documento, tamaño de
letra, títulos, colores, estructuras de información, márgenes, etc.
Para agregar una plantilla al documento se deben seguir los siguientes pasos:
Desde el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo esto abrirá la siguiente
ventana en el panel de tareas:
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Como se puede observar, en la parte inferior del panel, se encuentra la sección
de Plantillas, estas herramientas nos permitirán seleccionar un tipo de plantilla a
partir de una palabra clave (por ejemplo FAX), de un catalogo prediseñado de
Office Online, de una plantilla creada por el usuario o de un sitio web.
Existen varias plantillas predeterminadas para los documentos de Word, observa
la siguiente figura:
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En esta ventana se podrá seleccionar cualquiera de las propuestas y visualizar
un ejemplo del documento con los estilos de esa plantilla, en este ejemplo,
seleccionamos la plantilla de Fax Profesional, el cual luce como en el recuadro
del lado derecho.
3.6.2 Plantillas creadas por el usuario
En ocasiones, las empresas necesitan tener un estilo propio, y las plantillas
predeterminadas de Word no satisfacen las necesidades de los usuarios, para
solucionar este problema, los usuarios pueden crear su propia plantilla, para
hacerlo se deben seguir los siguientes pasos:
En un documento nuevo de Word, comenzar a ejemplificar un estilo, cambiando
títulos, colores, fuentes, etc., de acuerdo a la necesidad del usuario.
Guardar la plantilla dando clic en el menú archivo y seleccionando la opción
Guardar como, en esa ventana encontraremos el campo denominado Tipo de documento, éste nos permitirá seleccionar el tipo plantilla, al guardarlo
cambiará la extensión por un archivo .dot en lugar de un archivo .doc que es la
extensión que define un documento de Word.
Al seleccionar este tipo de archivo, Word automáticamente se dirigirá a la
carpeta de plantillas de Word, es importante que se guarde en esa carpeta, de lo
contrario, Word no mostrará la plantilla al seleccionar un nuevo documento.
3.7 Otras funciones de Word
Como se comentó anteriormente, Word no sólo es una herramienta para
redactar documentos y dejar la información tal cual se capturó, también se
pueden utilizar datos dinámicos para documentos que se ven alterados o que
son utilizados por más de un usuario, a continuación, veremos otras funciones
de Word de contenidos dinámicos.
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3.7.1 Combinar correspondencia
La acción de combinar correspondencia, es funcional en el caso de aquellos
documentos, que son manejados por diversos usuarios con información de otro
sitio diferente al documento en si. Es decir, el documento se convierte en un
machote con datos de distintos usuarios.
Para poder combinar correspondencia de un documento se debe hacer desde el
menú Herramientas, la opción Cartas y Correspondencia y seleccionar la opción
combinar correspondencia.
Los documentos recomendados por Word para implementar con Combinar
correspondencia son:
Cartas.
Mensajes de correo electrónico.
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Sobres.
Etiquetas.
Lista de direcciones.
3.7.2 Esquemas
Esquematizar un documento ayuda mucho a la lectura del mismo, en el caso de
tratarse de un documento extenso, para poder conseguir un buen esquema del
documento, éste debería de estar bien estructurado e identificado.
¿Qué es un esquema?
Los esquemas en Word son estructuras de información agrupadas por jerarquías
de elementos, es decir título, subtitulo, secciones, viñetas, etc.
Word proporciona herramientas para ir marcando a lo largo de la creación de un
documento diversos elementos, con la finalidad de crear un esquema al final de
este y ordenar la información correctamente.
Existen varios métodos de conseguir un esquema, la forma más fácil para
ordenarlo es mediante la barra de herramientas esquema:
En esta barra encontraremos los elementos necesarios para ir ordenando
correctamente un documento y conseguir un esquema ordenado.
Los conceptos básicos de esta barra es el trabajo sobre los niveles, que ubica un
texto a nivel de jerarquía, Nivel 1 titulo, Nivel 2 Subtitulo… etc.
Así como contraer bloques de texto para permitir una visualización general de un
contenido específico.
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3.7.3 Documentos maestros
Cuando un documento es muy extenso, tanto que
puede ser que varios usuarios necesiten redactar
partes al mismo tiempo, se recurre a un
documento maestro para su acceso. Los
documentos maestros son esquemas (índices) de
documentos relacionados entre si, y en éstos se
contienen enlaces a documentos externos, es
decir, es un índice de documentos.
En la misma barra de herramientas esquema se
encuentran iconos para ayudar a la creación de documentos maestros. Su
función es similar a la de los esquemas, permitiendo contraer subdocumentos de
un documento principal, armar bloques de índices de documentos, eliminar
subdocumentos, etc.
3.7.4 Macros
Como se mencionó al inicio del curso, el software de ofimática tiene como
función principal facilitar las tareas administrativas y de gestión de forma
sistemática y automatizada, en Word 2003 existe un método para automatizar
tareas repetitivas con botones que desencadenan comandos sin necesidad de ir
ejecutando uno por uno mediante el uso de menús, estas acciones se conocen
como Macros.
Para consultar los comandos completos contenidos en Word 2003, debemos
acceder al menú Herramientas, opción Macros y opción macros en el panel
desplegable, se mostrará la ventana de Macros, sólo hay que seleccionar en el
campo Macros en la opción comandos de Word:
Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/8/
88/MS_word_DOC_icon.svg/1047px-MS_word_DOC_icon.svg.png
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3.7.5 Seguridad
Como un medio de protección al contenido de los documentos, Word ha añadido
diferentes niveles de seguridad para los propietarios que pueden ver el
contenido del documento, evitando así, que temas críticos e información
confidencial quede expuesta en caso de robo o intrusión, Word permite agregar
una contraseña para diferentes acciones sobre el documento, para agregarla,
sigue los siguientes pasos:
Ve al menú Herramienta y selecciona Opciones, esto abrirá una ventana
con diversas pestañas.
Selecciona la pestaña de Seguridad.
Configura la seguridad que desees para el archivo y da clic en el botón
Aceptar.
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3.7.6 Publicación Web
En Word 2003 se puede hacer un documento y publicarlo en la red, esta
capacidad la hace directamente el núcleo de Word, sin necesidad de escribir
comando de HTML para publicarlo. Lo que se debe hacer seleccionar al guardar
el documento, seleccionar el tipo de documento HTML, esto modificará la
extensión del documento y generará un archivo listo para subir a un sitio web.
Los documentos pueden incorporar plantillas y demás estilos, Word se
encargará de crear su respectivo estilo en web.
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Conclusión
Como se pudo ver, Word 2003 es más que un simple editor de texto, es una
herramienta robusta que permite realizar múltiples tareas, incorporar poderosos
objetos, permite el trabajo colaborativo, y mantiene la seguridad de la
información de forma sencilla y práctica.
Microsoft Word actualmente se encuentra en su versión más reciente en la suite
de Office 2015, manteniendo muchas de estas características y agregando
muchas más y con diseños actualizados.
Te invito a que investigues más sobre esta información, ya que de esta forma
conocerás más este editor de texto, haciéndote un experto en su manejo.
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Para aprender más
Hoy en día, muchas empresas reclutan personal que pueda amparar sus
conocimientos mediante certificaciones que garanticen un manejo estándar o
especializado de diversas herramientas.
Microsoft ofrece certificaciones para el uso de sus herramientas de ofimática
(Microsoft Office), existen cursos y empresas para conseguir un papel certificado
por la empresa en la especialización de cada una de estas herramientas.
A continuación encontrarás un link donde se especifican a detalle los
conocimientos que debes dominar para conseguir una certificación internacional
en el uso de Word 2013 (la certificación más actual de Microsoft).
Información disponible en: https://www.microsoft.com/es-mx/learning/exam-77-
418.aspx
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Actividad de Aprendizaje
“Ejercicio práctico en Word”
Con el objetivo de comprender mejor los puntos tratados en esta sesión, realiza
la siguiente actividad:
Instrucciones: Tomando como base el documento realizado en la sesión
anterior compleméntalo agregando los siguientes elementos:
Inserta una tabla referente a la información que seleccionaste para el
documento.
Utiliza una plantilla para dar estilo al documento.
Convierte el documento en un archivo para su publicación en web.
Agrega una contraseña para apertura del archivo.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
Actualización del documento con los puntos mencionados anteriormente.
No olvide agregar la contraseña para que el documento pueda ser
visualizado por el profesor.
Ortografía y redacción.
Organización y estructura de la información.
Guarda tu actividad y entrégala de acuerdo a las indicaciones de tu profesor.
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Bibliografía
Villar, A. M. (2005). Microsoft Word 2003 (OBRA COMPLETA): Nociones para el
nivel básico, intermedio y avanzado. España: Ideas Propias.