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Información, base de toma de decisiones y otros usos Escrito por Luis Alberto Cá... el 02 Dic 2015

Sin embargo en el proceso administrativo de supervisión y toma de decisiones, la información esesencial para verificar y comprender lo que está sucediendo.

La principal función de un administrador de la empresa, es la toma de decisiones, es su trabajodiario. La labor del día a día de comprar-producir-vender y labores complementarias como son laadministración de los recursos materiales y humanos, normalmente estarán asignadas a otraspersonas dentro de la empresa, y supervisadas por el emprendedor-administrador. Su labor serásupervisar que todos los miembros de su empresa lleven a cabo sus tareas, corregir cuando existealguna desviación hacia los resultados esperados y decidir cuándo y cómo es necesario variar larutina en cuanto a la aplicación de los recursos por razones de ajustes en los mercados u otrascircunstancias convenientes a los intereses del negocio.

Ya la semana pasada hablamos de la administración financiera [1] y en el pasado ya hemos habladode la forma de entender la contabilidad. Sin embargo en el proceso administrativo de supervisión ytoma de decisiones, la información es esencial para verificar y comprender lo que está sucediendo ylos pasos necesarios para corregir la situación. Sea esta por efectos internos o externos.

Todas las áreas de la empresa generan información que es reportada y compilada por un centro deinformación, normalmente el área de contabilidad genera información de carácter económico, esdecir la operación traducida en términos de dinero y clasificada de acuerdo con reglas y estándaresgeneralmente aceptados.

Dichas áreas también generan información de carácter operativo como son volúmenes producidos,horas trabajadas, consumos de insumos y energía, etc. Toda esa información debe ser consistentecon la reportada por la contabilidad. Cualquier inconsistencia sería interpretado como un error uomisión ya sea de la contabilidad u operativa, y puede ser no intencional o intencional para ocultaralguna otra situación.

Sea como sea, la información será base de la toma de decisiones del administrador. Este deberátomar las mismas, no en base a los informes verbales que le reporten sus subalternos, sino en basea información fidedigna, sustentada en resultados concretos, sean estos buenos o malos.

La información de producción y de ventas, conjuntamente con el informe económico de márgenes deutilidad por productos o por línea de productos, deberá dar origen a verificar si la producción actuales suficiente para cubrir las necesidades del mercado, o es necesario subirla o bajarla por una bajaen las ventas.

Así mismo, las decisiones de financiar la operación con recursos propios o mediante proveedores opréstamos, provendrá de la posición que guarden los elementos del capital de trabajo, si el capitalde trabajo está invertido en cuentas por cobrar o inventarios y no existe el efectivo suficiente parafinanciar las compras y los costos, entonces se tiene que recurrir a negociar plazos más amplios conlos proveedores, bancos u otras fuentes de financiamiento, incluyendo los accionistas.

Así mismo, la decisión de invertir los excedentes de recursos será tomada en función a lasnecesidades de utilización futura, los plazos de utilización o la conveniencia de obtener beneficiospor el pago anticipada de las obligaciones.

Dicen que la información es poder, yo digo que la información es poder tomar buenas decisionesoportunas y favorables.

El autor es socio director de PKF México

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