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~ INE Instituto Nacional Electoral

Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación

Subdirección de Archivo Institucional

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014

Fecha de elaboración: 28 octubre de 2014

Área de Identificación Organo Responsable: 1

Junta Distrital Ejecutiva 08 del Estado de Tamaulipas 1

Nombre del responsable y 1

cargo: ·Lic. Miquel Ánqel Chávez Garcia Encarqado de Archivo del área Generadora (Vocalía del Secretario)

1 Domicilio:

México N° 31 O entre las de Guadalajara y Tampico Colonia Guadalupe Tampico, Tam. C.P. 89120 Teléfono: 1

01 833 2 17 22 20, 2 17 22 21 y 2 17 22 22 1

Correo electrónico: minuel.chavez""'ine.mx _J

Área de Contexto y contenido ¡ ArC::hivo:Trámite

Area generadora: Junta Distrital Ejecutiva 08 del Estado de Tamaulipas

¡ F"onclo: 1rislituiü J\iadof1a1 E.18C::i0ia1 1

Sección: 1 Legislación 1

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física Circulares recibidas de la Dirección

Ejecutiva de Capacitación Electoral y Educación Cívica, Dirección Ejecutiva de Administración, Dirección Ejecutiva Vocalía Ejecutiva-Archivero 1,

¡ 1.9 Circulares del Servicio Profesional Electoral, 2014-2014 1 43 Expedientes Oficina del Vocal Secretario-Dirección Ejecutiva de Organización Archivero 1,

Electoral, Registro Federal de Electores de Junta Local, Unidad Técnica de Servicios de Informática, Secretaria

GS08_ TAMPS_JD08_2014 ,~~=--~

INE Instituto Nacional Electoral



GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 Ejecutiva, Comisión de vinculación con

los Organismos Públicos locales, Dirección Jurídica, Circulares Órganos

Centrales y Junta Local, Circulares Oficinas Centrales, Circulares de Óroanos Centrales y Junta Local.

Sección: 2 Asuntos Juridicos

Serie Descripción 2.5 Actuaciones de

representaciones en materia Poder General Notariado leqal

Documentos que avala la entrega de oficios suscritos por la Unidad de

Fiscalización de los Partidos Políticos

2.15 Notificaciones dirigidos a los Ciudadanos Ana Maria Violeta Arroyo Cerón y Osear Tovias

Montalvo. Asi como también al Director General de la empresa de publicidad

"Astucia Comunicación". Recursos de Revisión, Juicios para la

2.19 Medios de Protección de los Derechos Políticos-

Impugnación Electorales de los Ciudadanos, Juicios de Inconformidad, Quejas presentadas

ante éste órgano Electoral. Sección 3 Programación, organización y presupuestación

Serie Descripción Documentos referentes a supervisión de órganos locales a la Junta Distrital,

3.17 Visitas de Supervisión. en el avance del cumplimiento de actividades, así como inventario de

materiales electorales.

Sección 4 Recursos Humanos

Serie Descripción

GS08_ TAMPS_JD08_2014

Años extremos Volumen Ubicación Física

2013-2014 4 Expedientes Oficina del Vocal Secretario-

Archivero 1


Archivero 1

Oficina del Vocal Secretario-2012-2013 44 Expedientes Archivero 1

Años extremos Volumen Ubicación física

Oficina del Vocal Secretario-2013-2014 2 Expedientes Archivero 1

Años extremos Volumen Ubicación física 1

//~---- ~ --





Expedientes del personal presupuesta!, Oficina del Vocal Secretario-4.3 Expedientes de Personal

eventual y por honorarios. 2009-2014 657 Expedientes Archivero 2

4.5 Nóminas de pago de Nóminas comprobación del pago al Oficina del Administrativo-

personal personal adscrito a esta Junta Distrital 2009-2014 14 Expedientes Archivero Ejecutiva (Copia Fotostática)

Documentación generada por estas Oficina del Vocal Secretario-actividades y por las gestiones para

Archivero 1, Vocalia de 4.6 Reclutamiento y ocupar plazas administrativas y Selección de personal operativas de la Junta (honorarios y 2013-2014 13 Expedientes Organización

eventuales), Expediente de aspirantes Electoral/Archivero 1 /cajón 1

a Capturistas Documentación referente a entrega y

4. 7 Identificación y extravio de credencial de identificación 2013-2014 2 Expedientes

Oficina del Vocal Secretario-acreditación de personal al personal y carnet (tipo piel) a Archivero 1

vocales. 4.8 Control de Asistencia

Memorandos Internos (Vacaciones, Oficina del Vocal Secretario-

(Vacaciones, descansos y 2013-2014 2 Expedientes Archivero 1 licencias, incapacidades)

descansos, licencias e incapacidades)

Relación de Justificaciones, 4.8 Control de Asistencia Concentrado de Incidencias, Oficios de Oficina del Administrativo-(Vacaciones, descansos y Descuento del Personal de esta 2013-2014 2 Expedientes

Archivero licencias, incapacidades) Distrital en base al sistema Digitalizado

de registro de asistencia. Control de asistencia de personal

4.8 Control de Asistencia adscrito a la Vocalia del Registro Vocalia del Registro Federal

(Vacaciones, descansos y Federal de Electores (Inconsistencias, 2013-2014 2 Expedientes de

vacaciones, descansos, licencias, licencias, incapacidades) incapacidades, permisos, reposición de

Electores/ Ar ch ivero/S ecretaria

días por actividades institucionales) Documentación generada

(Lineamientos, reportes, cédulas de Oficina del Vocal Secretario-4.11 Estímulos y evaluación y listado de personal para 2013-2014 4 Expedientes Archivero 1, Oficina del

recompensas ser acreedores de premio), Incentivos Administrativo-Archive ro otorgamiento de Estímulo Premio

Institucional de Antigüedad al Servicio

GS08_ TAMPS_JD08_2014 ,/" / ---~-~----- ----




GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 Profesional y Administrativo.

4.15 Filiaciones al Instituto de Seguridad y Servicios Documentación que avala el aviso al

Oficina del Vocal Secretario-Sociales de los trabajador ante las oficinas del ISSSTE 2013-2014 2 Expedientes Trabajadores del Estado (Alta, Baja y movimientos). Archivero 1

(ISSSTE) Expedientes de FONAC, SAR,

4.16 Control de Seguros; de separación individualizado,

Prestaciones en Materia colectivo de gastos médicos mayores

económica (FONAC, (GNP), CON-POT/05 (Vida


sistema de ahorro para el institucional), MetLife, Prestamos Archivero 1

retiro, seguros, etc.) ISSSTE, Reembolso de anteojos y/o aparatos auditivos (SORGAYAD-1 ),

Reembolso de Gastos Funerales

Sección: 5 Recursos Financieros

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física Documentación financiera asociada al

5.3 Gastos o Egresos por gasto de la Junta por las diferentes 2013-2014 24 Expedientes Oficina del Administrativo-

Partida Presupuesta! partidas asignadas (Carpeta financiera) Anaquel DOCORECOS

5.15 Transferencia de Transferencia de Partidas 2013-2014 24 Expedientes Oficina del Administrativo-

Presupuesto Anaquel

5.18 Registro y Control de Libro de Bancos (Registro y Control de Oficina del Administrativo-las ministraciones de Junta Local y de 2010-2014 Libro Florete

Pólizas de Ingresos Oficinas Centrales) Escritorio

5.22 Control de Cheques Libro de Bancos (Registro y Control de 2010-2014 Libro Florete

Oficina del Administrativo-cheques expedidos por esta Distrital) Escritorio Conciliación Bancaria (Control de la conciliación bancaria con estados de Oficina del Administrativo-

5.23 Conciliaciones cuenta y registros del SIAR (Sistema 2010-2013 12 Expedientes Anaquel Integrador para la Administración de

Recursos) Comprobación de derechos de los

! Oficina del Administrativo-5.28 Pagos de derechos vehículos oficiales de esta 08 Junta 2013-2014

i 2 Expediente

1 Anaquel

Distrital Eíecutiva

GS08_TAMPS_JD08_2014 ;Y" / --_::::::=----

_,/ ,,-- - ---



Sección: 6 Recursos Materiales y Obra Pública

Serie Descripción Años extremos 6.2 Programas y proyectos Programa Especial de Recuperación de

en materia de recursos Bienes no Localizados en la Junta 2014-2014

materiales, obra pública, Local y Juntas Distritales Ejecutivas conservación y propiedad del Instituto Federal Electoral mantenimiento 2013.

Contratos de arrendamiento equipo de

6.6 Contratos fotocopiado y servicio de limpieza del 2014-2014

inmueble que ocupa la 08 Junta Distrital Eiecutiva en Tamaulipas.

Documentación que sustenta el pago al 2013-2014

6.15 Arrendamientos arrendatario dueño del local de esta Junta Distrital

Inventario de bienes activo fijo 6.17 Inventario físico y (resguardos, altas, bajas y 2009-2014

control de bienes muebles desincorporación), Inventario de Bienes Informáticos

Requisiciones de material de oficina 6.20 Almacén para el desarrollo de actividades de las 2013-2014

áreas de esta Distrital.

6.20 Disposiciones y Controles de entrada y de salida de

Sistemas de Abastecimiento suministros (papelería, material de 2013-2014

y Almacenes limpieza, etc) constancia de

requerimientos, etc. Reuniones ordinarias y extraordinarias

de Subcomité Distrital de 6.23 Comités y Subcomités Adquisiciones, Arrendamientos y

de Adquisiciones, Servicios, Documentación generada 2013-2014 Arrendamientos y Servicios por las sesiones del subcomité, actas,

acuerdos, órdenes del día, lista de asistencia etc.

Sección: 7 Servicios Generales

Serie Descripción Años extremos


Volumen

1 Expedientes

2 Expedientes

4 Expedientes

7 Expedientes

2 Expedientes

4 Expedientes

39 Expediente

Volumen



Ubicación física

Oficina del Vocal Secretario-Archivero 1



Oficina del Administrativo-Archivero



Vocalía Ejecutiva-Archivero 1, Oficina del Vocal Secretario-

Archivero 1,

Ubicación física

,;¡://

/ -·------ ._ t

, -/




- - -- - - -- - - - .. - --- - - - -GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 7.3 Servicios Básicos Constancia de los pagos realizados por

(Energía eléctrica, Agua, concepto de servicios (Luz, agua, 2013-2014 22 Expedientes Oficina del Administrativo-

Predial, etc_) predial, etc.1 Anaquel

7.6 Servicio de Lavandería, Documentación que avala la realización Oficina del Administrativo-limpieza, higiene y de acciones, el pago de proveedores, 2013-2014 23 Expedientes

fumigación etc. Anaquel

7.8 Servicios de telefonía, Constancia de los pagos realizados por Oficina del Administrativo-telefonía celular y 2013-2014 23 Expedientes

radio localización concepto de servicio telefónico) Anaquel

7.1 O Servicios Oficina del Administrativo-

Especializados de Constancias de pago y guías 2013-2014 23 Expedientes Mensajería

Anaquel/Escritorio

7.11 Mantenimiento, Constancias de las acciones realizadas Oficina del Administrativo-

conservación e instalación y pagos a proveedores 2013-2014 23 Expedientes Anaquel

de mobiliario 7.12 Mantenimiento,

Constancias de las acciones realizadas Oficina del Administrativo-conservación e instalación y pagos a proveedores

2013-2014 23 Expedientes Anaquel

de Equipo de Cómputo Bitácoras de uso y de gasolina,

7.13 Control del parque asignaciones de vehículos, servicios 2013-2014 19 Expedientes Oficina del Administrativo-

vehicular realizados, pago de tenencias, placas o Archivero mantenimiento, etc.

7.14 Vales de Combustible Constancias de recepción y entrega, 2013-2014 19 Expedientes

Oficina del Administrativo-folios, controles etc. Archivero

7.16 Protección Civil Acciones realizadas por la Unidad de 2013-2014 2 Expedientes

Oficina del Vocal Secretario-Protección Civil de esta Distrital Archivero 1

Sección: 8 Tecnologías y servicios de la información

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física

Guía Simple de archivos, cuadro Vocalia Ejecutiva-Archivero1, Oficina del Vocal Secretario-

general de clasificación, inventario Archivero 1, Vocalía de 8.19 Administración y general por expediente, transferencias 2013-2014 12 Expediente Organización Servicios de Archivo primarias, secundarias y baja Electoral/Archivero 1 /cajón 1,

documental de los archivos de la

1

Vocalía de Capacitación Vocalía Ejecutiva.

1 Electoral y Educación 1

GS08_ TAMPS_JD08_2014 /-- --

-, ...............

'

1

V INE Instituto Nacional Electoral



GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 Cívica/Estante de madera 1, 1

Vocalía del Registro Federal , de electores, Archivero

Secretaria

Sección: 10 Control y Auditoria de Actividades Públicas

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física 1 O .11 Procesos Actas administrativas, Actas Entrega-


administrativos recepción, Actas circunstanciadas Archivero 1 Acuses de recibo Declaraciones de

1

1

10.15 Declaraciones 1 Oficina del Vocal Secretario-Servidores Públicos y Declaración 2013-2014 2 Expedientes

1 Patrimoniales Archivero 1 patrimonial de conclusión. '

Entrega-recepción de la Vocalía del Registro Federal de Electores de la 08

Junta Distrital Ejecutiva en el Estado de Tamaulipas, al Ciudadano Alfonso Valdez Mariz como Encargado del

Despacho al cargo de dicha Vocalia efectuado el día 8 de febrero de 2013.

Entrega-recepción al Ciudadano Ernesto Chávez Garza como Vocal del Registro Federal de Electores de esta

1

Distrital el día 16 de agosto de 2013.

10.16 Proceso Entrega Entrega-recepción de la Vocalía de Oficina del Vocal Secretario-

Recepción Capacitación Electoral y Educación 2013-2014 5 Expedientes Archivero 1 Cívica al C. Juan José G. Ramos

Charre efectuado el d ia 11 de abril del 2014. Entrega-recepción a la C. San

Juana Olinda Medellín Ledezma como Encargada del Despacho de la Vocalía de Capacitación Electoral y Educación Cívica efectuado el día 16 de mayo de

2014. Entrega-recepción a la C. Sandra 1 Ruth Sosa Luna como Vocal de

Capacitación Electoral y Educación

1

Cívica efectuado el día 01 de septiembre de 2014. '

GS08_TAMPS_JD08_2014 #/

/ --





Sección: 11 Planeación, información, evaluación y Políticas

Serie

1 11.2 Políticas y Programas 1 del Instituto

11.2 Políticas y Programas del Instituto

11.21 Junta Local Ejecutiva


Descripción Oficios Recibidos de la Dirección

Ejecutiva de Administración, Dirección Ejecutiva de Servicio Profesional Electoral, Dirección Ejecutiva de

Prerrogativas y Partidos Políticos, Contraloría General, Coordinación de

Operación de Campo, Dirección Ejecutiva de Capacitación Electoral y ¡

Educación Cívica, Secretaria Ejecutiva, 1

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Comité de Gestión y

publicación electrónica, Secretaria Técnica, Dirección de recursos

Financieros, Subdirección de operación Financiera, Centro para el Desarrollo Democrático, Dirección Ejecutiva del

Registro Federal de Electores, Coordinación Nacional de

Comunicación Social.

Metas Individuales del Vocal del Registro Federal de Electores, Metas

Individuales del Jefe de Oficina de Seguimiento y Análisis y Metas

Colectivas

Oficios recibidos de la Junta Local, Circulares recibidas de Junta Local, Oficios recibidos de la Junta Local,

Minutario de Oficios Enviados, Actas, Acuerdos, Resoluciones,

Convocatorias, Orden del día, informes, Lista de Asistencia y Reportes

Qenerados en sistemas en las Sesiones

Años extremos

2014-2014

2013-2014

2013-2014

!

Volumen

11 Expedientes

33 Expedientes

108 Expedientes

1

Ubicación física [

Vocalía Ejecutiva-Archivero 1 ,

Oficina del Vocal SecretarioArchivero 1, Vocal de

Organización Electoral/Archivero 1/cajón 1,

Vocalia de Capacitación Electoral y Educación

Cívica/Estante de madera 1,

!

Oficina de Vocalía EjecutivaAnaquel, Oficina del Vocal

Secretario-Archivero 1, Oficina de Vocalía EjecutivaAnaquel, Oficina del Vocal ,

Secretario/Carpetas l Lefort/Locker, Vocalia de f

Capacitación Electoral 'L_J

/ /···~ '


GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 1 Ordinarias y Extraordinarias de la Junta

Distrital, Minutas Practicadas por la Junta Distrital, Oficios enviados por la

Junta Distrital, Comunicación interna en la Junta Distrital, Actividades

Extraordinarias (informes y reportes 1 , , solicitados no programados por la ¡ Junta Local Ejecutiva), Informes ARCO (Acceso, rectificación, cancelación,

oposición y validación de datos personales), Control de Oficios de

Oficialía de Partes.

Sección: 13 Partidos Políticos y Agrupaciones Políticas Nacionales, Prerrogativas y Fiscalización

Serie Descripción Años extremos Documentación generada relativa a la

1

13.4 Partidos Políticos organización de elección interna de

2014-2014 dirigencias nacionales del Partido de la

Revolución Democrática PRO.

13. 18 Franquicias postales y Franquicias para Servidores Públicos. 2013-2014

Telegráficas

Sección: 14 Registro Federal de Electores

Serie Descripción Años extremos 14. 1 Disposiciones en

Oficios recibidos del Registro Federal 2014-2014 Materia de Registro Federal

de Electores de la Junta Local de Electores

Avisos Banca Electrónica (Ministraciones de Módulos de

Atención Ciudadana), Comisiones

14.2 Proyectos y Programas Oficiales al Vocal Distrital del Registro

Federal de Electores, Gastos de campo 2014-2014 en materia del Registro de los Técnicos de Campo y del

Federal de Electores Técnico de Actualización Cartográfica, Reporte Trimestral correspondiente a

los módulos de atención ciudadana y a las actividades del área de Cartografía


Volumen

1 Expediente

2 Expedientes

Volumen

1 Expediente

1 Expediente



j Educación Cívica/Estante de ' madera 1, Vocalia del Registro Federal de Electores,

Archivero Secretaria

1

li

Ubicación física


Oficina del Vocal Secretario- 1

Archivero 1

Ubicación física

Vocalía Ejecutiva-Archivero 1

Vocalía del Registro Federal de

Electores/ Ar ch ivero/S ecreta ria

/.

• INE Instituto Nacional Electoral

-- - ----- - --- - -GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014

14-4 Padrón Electoral Juzgados con ciudadanos rehabilitados 2014-2014 en sus Derecho Político-Electorales

Reporte semanal correspondiente a la Base SllRFE, de trámites realizados, credenciales entregadas, retiradas,

Formato único de actualización y recibo con ciclo terminado y clarificados de los

2 módulos de atención ciudadana, Constancias Ciudadanas a petición,

Oficios recibidos con instrucciones del Vocal Local del Registro Federal de

Electores, Formato único de actualización y recibos rechazados por

Centro de Cómputo y Resguardo 14.5 Módulos de Atención Documental (CECYRD) por algún tipo 2014-2014

Ciudadana de inconsistencias en firma o imagen, Actividades de Productos Cartográficos

del Sistema de Orientación Geoelectoral Ciudadana (SOGEC),

Aplicación del artículo 185 del Código Federal de Instituciones y

Procedimientos Electorales correspondientes a las solicitudes de

Trámites a domicilio de personas enfermas o discapacitados,

Instrucciones a los Responsables de módulo (Circulares, correos

electrónicos, oficios etcétera).


1 Expediente

8 Expediente



Vocalía del Registro Federal de Electores, Archivero

Secretaria

Vocalía del Registro Federal de

E 1 ectores/ Ar ch ivero/S ecretaria

/ -----~~--===="'"='-......,..z -~---

,




GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 Certificaciones de credencial ciudadanos padrón electoral,

Credenciales por pérdida de vigencia y retiradas por el artículo 199 del

COFIPE (Código Federal de Instituciones y Procedimientos

Electorales), Credenciales devueltas por canje de ciudadanos en Módulo de

Oficina del Vocal Secretario-Atención Ciudadana, Credenciales 14.6 Credencial de elector recibidas por el Centro Nacional de 2013-2014 7 Expedientes Archivero 1, Vocalía del

Distribución (CND), Credenciales Registro Federal de

entregadas a los Responsables de Electores/ Archive ro/Secreta ria

Módulo, Retiro del Listado de Ciudadanos que realizaron su trámite

en el año 2012 y no recogieron su credencial para votar; en aplicación del

artículo 180 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos

Electorales. Secciones electorales para dar cumplimiento a la Programación

Trimestral de Sistematización 2014-2014 Vocalía del Registro Federal

14.11 Cartografía Electoral Cartográfica, Petición de viáticos para 2 Expedientes de dar cumplimiento a la Digitalización E lectores/ Archivero/Secretaría

Cartográfica del Técnico de Actualización Cartoaráfica

Petición de insumos de Cafetería para Vocalía del Registro Federal

14.15 Comisión Distrital de atender a los representantes de los 2014-2014 1 Expediente de Vigilancia Partidos Políticos en las sesiones de la

Electores/ Archivero/Secretaria Comisión Distrital de Vicilancia

14.17 Coordinación con Expediente de los oficios dirigidos a los

Vocalía del Registro Federal Juzgados y Procuradurías

Jueces de Dístríto, del Fuero Penal, 2014-2014 1 Expediente de

(Datos personales) Civil, Familiar, Juntas de Conciliación y

Electo res/ Archivero/Secreta ria Arbitraje

Sección: 16 Desarrollo Democrático, Educación Cívica y Participación Ciudadana

Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física

GS08_ TAMPS_JD08_2014 y/ //-

*-INE Instituto Nacional Electoral

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 16.1 Disposiciones en materia de desarrollo

democrático, educación cívica y participación

ciudadana

16.5 Eventos en Materia Político Electoral

16.11 Relaciones Institucionales

Impulso a prácticas sociales y políticas públicas para la construcción de la

ciudadanía

Impartir cursos, talleres en materia político electoral, adultos, jóvenes y

niños

Oficios recibidos y enviados a diversas dependencias

Sección: 17 Servicio Profesional Electoral

Serie Descripción

2014-2014

2013-2014

2014-2014

Años extremos

1 Expediente

4 Expedientes

1 Expediente

Volumen

17.3 Expedientes del Personal del Servicio Profesional Electoral

Copia de los expedientes del Personal del servicio, constancia de las

actividades realizadas en materia del servicio profesional electoral que

involucre al personal del servicio de las Junta (Evaluaciones, incentivos,

~romociones etc.

2013-2014 12 Expedientes

ELABORO

C. MARIA DE~T GEORGE GONZALEZ

SECRETARIA EN JUNTA DISTRITAL AREA GENERADORA


VALIDA

Y: LIC. MIGUE~NGEL CHAV GARCIA

CAL SECRET 10 RESPO)<iSABLE DE A~ O DE TRAMITE

DE ORGANO RESPONSABLE


Subdi rección de Archivo Institucional


Vocal ía de Capacitación Electoral y Educación

Cívica/Estante de madera 1


Ubicación física

Oficina del Vocal Secretario~ero 1

'

RE

ine...acreditación de personal al personal y carnet (tipo piel) a archivero 1 vocales. 4.8 control...

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