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Última Actualización octubre 2014

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GUIA DE LLENADO DE AJUSTE TECNICO Y FINANCIERO

INDICE

Página 1. Introducción 2 1.1. Requisitos para usar el sistema 2 2. Entrar al Sistema 2 3. COMO INGRESAR A LA SECCIÓN DE AJUSTE 3-6 4. PASOS RECOMENDADOS A SEGUIR PARA EL AJUSTE 7 a) Fijar etapas 7-8 b) Ajuste Técnico 9-10 c) Ajuste Financiero 11 d) Fijar montos 12 5. Símbolos/Iconos 13


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1. Introducción

Esta guía tiene como objetivo aclarar las dudas sobre el uso del sistema de Fondos, para el llenado del ajuste técnico-financiero. 1.1 Requisitos para usar el sistema PC Windows 98 (mínimo) Navegador de Web instalado, Internet Explorer o Netscape, versión 4.0 mínimo. Conexión a Internet, ya sea a través de MODEM o enlace dedicado. 2. ENTRAR AL SISTEMA Para entrar al sistema teclee en su navegador de Internet www.conacyt.gob.mx ir a Fondos y Apoyos - Acceso al sistema de Fondos e introduzca su usuario y contraseña.

Figura 1.- Ingreso a sistema


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3. COMO INGRESAR A LA SECCIÓN DE AJUSTE En el menú principal de la derecha, seleccione: Sistema de fondos proponente > Formalización > Formalización de Proyectos > Dar Clic en el icono Ajuste Técnico y financiero de Proyectos.

Figura 2.- Ingreso a Ajuste Técnico Financiero

La pantalla de búsqueda quedará semejante a la siguiente figura:


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Figura 3.- Búsqueda de solicitudes a ajustar.

Como podrá apreciar, es posible buscar su solicitud ya sea, mediante el fondo al que se hizo la solicitud; a la convocatoria de ese fondo; o, al número de solicitud que le fue asignado. También puede hacer combinaciones de estos criterios, todo de acuerdo a lo que le resulte más conveniente. Una vez completados los datos que necesita para localizar la información que le interesa, presione el botón buscar y el sistema le mostrará una lista de solicitudes. En caso de encontrar más de una que cumpla con los criterios de búsqueda, entre ellas podrá seleccionar la que le interesa e ingresas a la página de ajuste del Desglose financiero mostrando los datos de la solicitud elegida.


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Otra opción más directa de ingresar a su solicitud es: en el recuadro en blanco de la opción de solicitud anteponer el signo de % seguido del número de solicitud (seis dígitos) ejemplo (%233055) al final oprimir la tecla ENTER o el botón Buscar y el sistema lo lleva directo a su solicitud en la cual con un CLIC ingresa al desglose financiero.

Figura 4.- Ingreso a la solicitud a ajustar.

CLIC para ingresar al desglose financiero


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La página del ajuste del Desglose financiero se muestra a continuación:

Figura 5.- Desglose financiero

La primera parte, que es la cabecera, muestra los datos generales de la solicitud a la que se ha accedido, como son el fondo al que se ha hecho la solicitud y el número de ésta. La segunda parte, llamada Control de totales muestra los montos de la solicitud. La primera columna llamada importe solicitado, muestra lo que se pidió inicialmente en la solicitud; la columna, importe autorizado muestra lo que se ha autorizado para ese proyecto; y en la columna de importe capturado se muestra la suma de los montos que serán ajustados. Por último el origen de los recursos puede dividirse hasta en cinco dependiendo de este, según se muestra en el siguiente cuadro:


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Tipo Recurso Descripción

CONCU APORTACIONES CONCURRENTES

FONDO APORTACIONES FONDO

OTRAS APORTACIONES TERCEROS APORT.

PREVO APORT. PREVIAS TERCEROS APORT.

PREVS APORT. PREVIAS SUJETO DE APOYO

Cabe hacer mención que para el caso de agregar o eliminar líneas se debe utilizar los recuadros con los botones o

según las instrucciones de ajuste. IMPORTANTE: PARA PODER ENVIAR EL AJUSTE ES IMPORTANTE QUE LO QUE SE ESTÉ AJUSTANDO (COLUMNA IMPORTE CAPTURADO) PARA EL ORIGEN FONDO SEA EL IMPORTE CAPTURADO IGUAL AL IMPORTE AUTORIZADO; Y PARA EL ORIGEN CONCURRENTE EL IMPORTE CAPTURADO SEA MAYOR O IGUAL AL IMPORTE AUTORIZADO. En la última parte, en el recuadro que lleva como título: etapas de la solicitud se muestran las etapas indicando el número consecutivo que le corresponde a esa etapa y su nombre respectivo. Como se aprecia, existe un recuadro llamado desglose financiero dentro del anterior, en éste se desglosa cada uno de los rubros y se especifican los montos correspondientes a estas etapas. Se hace notar que en la columna de importe inicial se hace referencia al monto solicitado originalmente y en importe ajustado es donde se ajustará el nuevo monto solicitado. 4. PASOS RECOMENDADOS A SEGUIR PARA EL AJUSTE: a) Fijar etapas b) Ajuste Técnico c) Ajuste Financiero d) Fijar montos a) Fijar etapas Para poder llevar a cabo el ajuste técnico financiero lo primero que realizará será el ajuste de etapas solo en el caso de ser requerido, esto es aumentar o disminuir el número de etapas de la solicitud, para ello dé clic sobre el botón “Si quiere agregar/eliminar una Etapa, de click aquí” la cual llevará a la página de registro de etapas, en la que podrá crear o borrar etapas. Si es el caso quitar etapas, se recomienda respaldar la información contenida en la etapa a eliminar. De acuerdo a los Términos de Referencia en su numeral 2.1.5 Cronograma y desglose financiero, que a la letra dice “Salvo casos de excepción debidamente justificados, la duración de cada una de las etapas no deberá ser menor a seis meses ni mayor a un año”.


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Figura 5.- Registro de etapas

Borrar una etapa Para borrar una etapa ubique la etapa que desea borrar y presione el botón de esa etapa para eliminarla, aparecerá el siguiente mensaje:

Figura 6.- Confirmación de borrado de etapas

Recuerde respaldar la información (técnica-financiera) contenida en la etapa. Presione aceptar para terminar de eliminar la etapa. IMPORTANTE: PARA QUE LA ELIMINACIÓN DE LA ETAPA SE REALICE CON ÉXITO ES NECESARIO QUE POR CADA ETAPA BORRADA ENSEGUIDA PRESIONE EL BOTÓN DE PARA ASEGURAR QUE LA TRANSACCIÓN TERMINE CORRECTAMENTE.


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Una vez terminado podrá regresar a la pantalla de ajuste del desglose financiero por medio del link Regresar a Ajuste Financiero Crear una etapa Para crear una etapa presione el botón del registro superior de donde quiera que aparezca la nueva etapa a continuación capture la descripción y guarde los cambios hechos, posteriormente de clic sobre la leyenda detalles para el llenado de la descripción y productos de la etapa. b) Ajuste Técnico Para realizar el ajuste técnico se entrará a la página de detalles de la etapa; en ésta para el caso de que aplique ingresará o modificará los datos correspondientes a la descripción de la etapa. Una vez ingresados todos los datos que se le solicitan en esta sección, guarde los datos y de clic sobre el link Regresar a registro de Etapas. Este mismo paso lo realizará por cada etapa creada. Una vez terminado, podrá regresar a la pantalla de ajuste del desglose financiero por medio del link Regresar a Ajuste Financiero


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Figura 7.- Detalle de etapas.


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c) Ajuste Financiero

Una vez de regreso en la página de ajuste de desglose financiero y ya con el número de las etapas correctas, se procederá a crear o eliminar según corresponda los rubros para cada etapa siguiendo el mismo procedimiento para crear un nuevo rubro.

Figura 8.- Desglose financiero

Una vez creado el nuevo rubro lucirá como se muestra en la siguiente imagen:

Figura 9.- Creación de nuevo rubro

Es importante hacer notar que antes de poder ingresar el monto ajustado es necesario capturar primero el origen del monto, el tipo de este gasto y el rubro al que pertenece en este orden. Debido a que el sistema no permite la justificación de los nuevos rubros es necesario enviar esta a través de oficio a las Secretarias Técnica y Administrativa, se hace notar que dicha justificación es obligatoria para cada rubro.

Una vez creado el rubro se recomienda que no fije el monto hasta no tener todos los rubros capturados amenos que ya tenga todos los rubros que necesita y sus montos ya ajustados, ya que tendrá que ajustar la suma de los montos capturados a que el total del origen FONDO sea igual al autorizado y el total del origen CONCURRENTE capturado sea mayor o igual que el importe de origen CONCURRENTE autorizado. d) Fijar montos Como ya se explico anteriormente la columna de importe inicial contiene el monto solicitado inicialmente y la columna de importe ajustado (Ver figura 8 y 9) es en donde podremos fijar los nuevos montos.

Figura 10.- Totales por origen de recurso


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Es importante hacer notar que solo podrá enviar el ajuste del desglose financiero cuando la sumas de los montos del FONDO capturado sea igual al importe del FONDO autorizado y que el Importe de origen CONCU (Concurrente) capturado sea mayor o igual al importe de origen CONCU Autorizado Conforme vaya ingresando los nuevos montos ajustados a los rubros la columna de importe capturado irá cambiando los totales y le ayudara a determinar en que rubro necesita disminuir o aumentar los montos solicitados. Es recomendable hacer notar que deberá guardar cada cambio realizado ya que la inactividad cierra el sistema y los cambios se pierden. Una ves que halla terminado, guarde los cambios y presione el botón Enviar para ajuste, si es el caso que no se hallan atendido las observaciones de ajuste, el mismo le será devuelto a través del sistema. 5. Símbolos/Iconos

Despliega información de catálogos.

Inserta una fila nueva.

Elimina la fila de datos actual.

Guarda los cambios realizados.

Muestra la fila de datos siguientes.

Muestra la fila de datos anteriores.

Opción para poder Anexar documentos.

Permite ver el archivo adjunto.

Elimina el archivo adjunto.

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