MEDICION Y ANALISIS DE INDICADORES POR PROCESOEquipo Tcnico UN-SIMEGE Palmira Agosto 2012

Socializar los lineamientos y metodologa que la Universidad Nacional de Colombia ha establecido para la construccin, anlisis y evaluacin de los indicadores por proceso para el Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE

La medicin es la comparacin de una unidad con respecto a otra, previamente definida, o una dimensin con respecto a otra.

Medir implica comparar un logro alcanzado con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dir cunto se ha conseguido con respecto a lo que se plane.

Conocer, entender, orientar y corregir la ejecucin de las estrategias, acciones y resultados de la Universidad.

Comunicar los resultados del cumplimiento de las metas

Determinar si se logran o no las caractersticas del producto o servicio de una manera concreta y especifica

En caso de variaciones, permite determinar sus causas y establecer las acciones ms pertinentes para corregirlas y para evitar que vuelvan a ocurrir (accin correctiva o preventiva) para continuar agregando valor.

Corregir las condiciones fuera de control.

Sin medicin no se puede planificar, disear, prevenir, corregir, mantener, evaluar e innovar un sistema de gestin, ni los productos o servicios que ofrece la institucin.

La medicin no es slo recoger datos sino insertarlos adecuadamente en el proceso de toma de decisiones y en el mejoramiento de la institucin.

DATOSINFORMACINRegistro de actividadesDatos + anlisis

8.2.3.(Seguimiento y medicin de los procesos)8.4 c.(Anlisis de datos) 5.6.2 c.(Informacin de entrada para la revisin)Componente: Actividades de control, Elemento: IndicadoresMACROPROCESO: Evaluacin, Medicin, Control y SeguimientoPROCESO: Autoevaluacin InstitucionalALCANCE: Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia

Relacin entre variables cuantitativas cualitativasQue permite observar la situacin y tendencias de cambioGeneradas en el objeto fenmeno observadoRespecto a objetivos y metas previstosQUE ES UN INDICADOR?

Para clarificar, concentrar, simplificar, operacionalizar y respaldar la visin, la misin y la estrategia establecida en la institucin.

Para comparar los resultados reales de los procesos con los resultados deseados y establecidos en los objetivos que permita tomar los correctivos oportunos y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en general.

Para efectuar seguimiento a planes, programas y proyectos.

Para facilitar a la direccin, la revisin del Sistema de Mejor Gestin y la toma de decisiones frente al no logro de las metas.

Para cuantificar los cambios en una situacin que se considera problemtica.

ESTRUCTURA DE INDICADORES UNIVERSIDAD NACIONALFuente: Diagnostico de indicadores de gestin en la U. N de Control Interno

CRITERIOS DE CONSTRUCCIN EspecificoMedibleRealizableRelevanteTiempo de medicin oportuno

ASPECTOS A CONTROLAR PROCESO

CONSTRUCCION DEL INDICADOR

Factores Crtico de xito Elemento(s) del proceso que es necesario mantener bajo control para garantizar el logro del objetivo del procesoVariables de resultado esperado del procesoANALIZAR OBJETIVO DEL PROCESO

Los indicadores deben proporcionar informacinconcreta acerca de dicho objeto.IDENTIFICAR LAS VARIABLES A MEDIRLos indicadores deben proporcionar informacinconcreta acerca de dicho objeto.

Es el lugar dnde se puede verificar la existencia de los datos cualitativos o cuantitativos.Sistemas de informacin, Bases de datos, Informes, Archivos, Formatos, Listas de verificacin, observaciones, Resultado de pruebas, otros.IDENTIFICAR LAS FUENTES DE DATOS

Es la expresin matemtica que correlaciona el comportamiento de la variable con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dice cunto se ha conseguido con respecto a lo que se planeDEFINIR LA FORMULA DE CALCULO

Unidad de medidaParmetro bajo el cual se expresa la variableNmero, Promedios, Porcentajes, Documento, etc.TendenciaEs el tipo de trayectoria que se espera tenga el indicador:Ascendente, Descendente, Constante Muestra el comportamiento del indicador a lo largo de un ciclo de tiempo. DEFINIR LA FORMULA DE CALCULONivel de AplicabilidadEspecifica si el indicador aplica a nivel institucional, de sede, facultad, centro, instituto o laboratorio.

MetaEs el resultado aceptable que se espera del comportamiento de un indicador en un periodo de tiempo determinado y sirve para calificar su logro. Deben ser reales y alcanzables y dependen de la capacidad de la institucin para lograrlasCmo se determinan?Datos histricos, Comparaciones, Tendencias del entorno, Polticas institucionales o estatales, Experiencia de quienes hacen parte del proceso, Valoracin de los recursos de que se dispone, etc.ESTABLECER META Y RANGOSLnea de baseValor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del objetivo Qu informacin requiere la lnea de base?- el valor del indicador- el ao a que se refiere ese valorel perodo (se utiliza cuando en un ao se realizan diversas mediciones).

ESTABLECER META Y RANGOSRangos - Parmetros de semaforizacin. Son los niveles de desempeo del indicador, cuya valoracin determinar el estado de riesgo, o problema de la variable y dar origen a diferentes tipos de acciones de mejoramiento: acciones preventivas o correctivas respectivamente.

RangoDescripcin del rangoEscalaAccin

NormalBUENO85-100Oportunidad de MejoraRiesgoREGULAR84.9-75Accin PreventivaProblemaDEFICIENTE74.9-0Accin Correctiva

DEFINIR PERIODICIDAD DE RECOLECCION DE DATOS DE LAS VARIABLESLa periodicidad hace referencia a la frecuencia con la que se calcula el indicador (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual, etc.). Regla generalLa frecuencia debe ser la menor posible que permita dar alarmas oportunas y tomar decisiones para la mejora continua.

Medio de registro de la toma de los datos de la variable segn la periodicidad establecida; este registro es la evidencia del cumplimiento, veracidad y confiablidad de la toma de los datosDETERMINAR REGISTROS DE RECOPILACION

Persona delegada por el proceso, rea o dependencia para la alimentacin de los datos y resultados del indicador.DEFINIR RESPONSABLE DE LA MEDICION

Es el detalle de la informacin pertinente de cada indicador formulado.Una vez aprobados el indicador con su hoja de vida, la informacin contenida debe consolidarse en el formato Matriz de Indicadores de Proceso de la Sede. Hoja de vida del indicadorREVISAR Y APROBAR EL INDICADOR

REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR

HOJA DE VIDA DEL INDICADORCDIGO: U-FT-14.002.012CDIGO DEL INDICADOR:VERSIN: 1.0Pgina: 1 de 1SEDE: MACROPROCESO:PROCESO :FECHA DE CREACIN DEL INDICADOR: DA: MES: AO: NOMBRE DEL INDICADOR: TIPO DE INDICADOR:Eficacia Eficiencia EfectividadTendenciaAscendente DescendenteConstanteFACTOR CRITICO DE XITO:ESPECIFICAR EL REQUERIMIENTO NORMATIVO RELACIONADO (SI APLICA): DESCRIPCIN DE LAS VARIABLES: DESCRIPCIN DEL INDICADORFORMULA DEL INDICADORFUENTE DE DATOS NIVEL DE APLICABILIDADFRECUENCIA DE MEDICINUNIDAD DE MEDIDAMETARESPONSABLE DE LA MEDICINDESCRIPCIN DE RANGOS:Normal: Riesgo: Problema: RESULTADOS:PERIODO1234RESULTADO (Aplicar frmula del Indicador)ANLISIS DE DATOSFECHA DE MEDICINOBSERVACIONES:

ESCOGER HERRAMIENTA ESTADISTICA DE CALIDAD

HERRAMIENTADESCRIPCIONPARA QUE ES UTILIZADAHOJA DE VERIFICACIONRegistro para la recoleccin de datos.Para registrar frecuencias de uno o varios datos.ESTRATIFICACIONRegistro de agrupacin de uno o ms datos pertinentes.Permite la evaluacin del principal problema, segn su clasificacin.DIAGRAMA DE CORRELACIONEs un grfico que muestra la correlacin de dos variables.Facilita la interpretacin de la influencia entre dos variables objeto de anlisis, as como los cambios entre ellas.GRAFICO DE PARETOGrfica de barras que muestra identificadas en orden ascendente de amplitud o frecuencia.Para determinar la criticidad de los problemas o causas de los mismos.HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribucin de las frecuencias.Para verificar el comportamiento de un proceso con relacin a la especificacin.GRAFICOS DE CONTROLConsiste en una comparacin grfica- cronolgica de una determinada variable.Para controlar las variaciones de un proceso e trminos de su centralizacin y dispersin.MUESTREO PROBABILISTICOObtener la informacin confiable y representativa de una poblacin.Se emplea para estudios donde se encuentran relacionadas poblaciones o muestras de estudio precisas.DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTOIdentificacin de anlisis de causa y problemas.Es una tcnica grfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que l ocurra.

Persona delegada por el proceso, rea o dependencia.DEFINIR EL RESPONSABLE DEL ANALISIS Y EVALUACION

Acorde a la frecuencia y sistema de informacin definido para la alimentacin de los datos relacionados con las variables, se deben alimentar los datos requeridos para obtener los resultados del indicador definido.

Durante esta actividad se verifica as mismo que:Que se est obteniendo informacin til para determinar el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados.Que los indicadores definidos si sean los apropiados para obtener un resultado eficaz.Que quienes efectan la medicin tienen las competencias requeridas para desarrollarla.Que las fuentes sean las apropiadas para el suministro de la informacin que lleven al logro del objetivo de la medicin.ALIMENTAR DATOS Y RESULTADOS DEL INDICADOR

EVALUAR Y ANALIZAR RESULTADOSAl analizar los resultados e informacin recopilada se establece el grado de aceptacin de los resultados (rangos), determinando la causa raz de las desviaciones.Gua Bsica de Anlisis de Datos de UN-SIMEGEGenerar las acciones preventivas, correctivas u oportunidades de mejora, empleando las herramientas de anlisis de causa (Diagrama de Causa y Efecto, Los 5 por ques, Lluvia de ideas)Gua Bsica de Mejora ContinuaPresentar y publicar los resultados obtenidos.Informes de GestinInforme de la Alta Direccin

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

MUCHAS GRACIAS

Equipo Tcnico UN-SIMEGE Palmira

Lorena Fda. Gonzlez Jos Alejandro Raigoza ZLady Viviana Villanueva CGeovanny lvarezAndrea Luna Omen

Telf. 2868888 Ext. 34380-34381Simege_pal@unal.edu.coEl contenido del presente documento, en su mayora, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia y las normas tcnicas utilizadas como gua para su implementacin.

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