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GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR - GEVE

GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR – GEVE / CADA

TUTORIAL

DO SPDOC

Secretaria Acadêmica

Incorporação

de Documentos

➢ É o procedimento que consiste em unir, em caráter definitivo, documentos de um mesmo órgão /

entidade que tratam do mesmo assunto e possuem as mesma partes interessadas.

➢ Somente documentos protocolados no SPdoc permitem Incorporação.

➢ A incorporação poderá ocorrer :

▪ Entre documentos compostos;

▪ De documento avulso protocolado a documento composto.

➢ Os documentos só poderão ser inseridos pelas unidades que estiverem de posse do documento;

➢ Com a incorporação, prevalecerá o número do documento principal. Para efeito de recuperação da

informação, o número do documento incorporado deverá ser registrado no Termo de Incorporação.

➢ Esta Supervisão orienta a Etec acessar o Manual de Operação página 106 disponível na Plataforma do

SPdoc, menu “Ajuda” para maiores informações.

As informações descrita acima foram retirada do Manual de normas e procedimentos de protocolo para a

administração Pública do Estado de São Paulo.



➢ Informamos que a partir do momento que o documento foi incorporado, não

poderá mais ser retirado.

➢ Solicitamos atenção antes de realizar essa tarefa, para que não ocorra

incorporação de documentos incorretos.


Acesse a plataforma SPdoc por meio do link: http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx

com login (CPF) e senha de Diretor Acadêmico / Colaborador com o Perfil de ( Cadastro).

http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx


Selecione a opção

Pré - Cadastro

Selecione a opção

Gerar Protocolo



IMPORTANTE!

Após Gerar o “Protocolo” o

SPdoc emite essa Folha

“ Protocolo de Recebimento

de Documentos”, informamos

que não será necessário

salvar ou imprimir esta folha.


Para cadastrar a Portaria do Diretor, preencha os campos, conforme abaixo:

Após o

preenchimento

Clique na

opção “Salvar”

Documento: Interno

Data do Documento: Informe a

data da abertura da Portaria do

Diretor.

Série Documental: Selecione a

opção “Nome da Série”

descreva “ Decreto, Estatuto,

Código, Regulamento,

Regimento, Instrução

Normativa, Norma, Resolução,

Deliberação, Portaria”

001.01.01.001

Assunto: Doc. , Módulo, Curso,

Semestre ou Ano

Interessado (Nome/Razão

Social): A Etec (descreva o

nome da Etec).


Para cadastrar a Portaria do Diretor, preencha os campos, conforme abaixo:

Após o

preenchimento

Clique na

opção

“Concluir”


Clique na

opção “OK”


IMPORTANTE!

Após clicar no “Ok” o SPdoc

emite a Folha Líder,

informamos que não será

necessário salvar ou imprimir

esta folha.


PRONTO!

Cadastro efetuado.

Caso deseje corrigir

alguma informação,

basta clicar na opção

“Alterar Cadastro”


Selecione a

opção

Documento

Em seguida

selecione a

opção

Incorporação -

“Incorporar”


Informe o número de protocolo do documento principal, ou seja aquele que deverá receber a incorporação dos outros documento.

Clique na

opção

“Pesquisar

”


Clique na

opção

“Adicionar”Informe o número de protocolo do documento que será incorporado ao documento principal.


Clique na

opção

“Incorporar”


Nome: Informe o nome completo

do Responsável da Área

Cargo: Informe o nome completo

do Cargo do Responsável da

Área.

Após o

preenchimento

Clique na opção

“OK”


Clique na

opção “OK”


IMPORTANTE!

Após clicar no “Ok” o SPdoc

emite o Termo de

Incorporação, informamos

que será necessário salvar ou

imprimir esta folha, e anexar

ao Documento Físico

Principal.


Pronto!

Incorporação Realizada

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