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Pink Elephant Inc. 2011. Los contenidos de este documento están protegidos por derechos de autor y de ninguna manera podrán ser reproducidos sin el consentimiento de Pink Elephant Inc. ITIL es una Marca Registrada de la Office of Government Commerce y está registrada ante la Oficina de Patentes y

Marcas de los Estados Unidos de Norteamérica.

Knowledge translated into resultsPink Elephant Iberoamérica

Por qué y cómo establecer Beneficios Rápidos

Knowledge translated into results

Modelo de transformación de Kotter

• Establezca un sentido de urgencia• Cree una coalición guía• Desarrolle una visión y estrategia• Comunique la visión y estrategia• Faculte acciones• Cree Beneficios a corto plazo• Consolide las Beneficios y produzca más cambios• Arraigue el nuevo enfoque en la cultura

Profesor John KotterProfesor de Harvard Business School

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Por qué son importantes los Beneficios Rápidos

• Proporcionan credibilidad a los agentes del cambio• Ayudan a conseguir la aceptación de aquellos que se oponen al cambio• El éxito dificulta que la gente bloquee la iniciativa del cambio• El éxito genera éxito• Justifican los costos involucrados• Garantizan a la administración y al personal que el esfuerzo vale la pena

Actitud Frente al Proyecto

Negación

Enojo

Energía/ Motivación

Tiempo

Motivación y Entusiasmo

Falta de Confianza

Negociación

Exploración de Posibilidades

Actitud Frente al Proyecto

Beneficios Rápidos


Tiempo


Generar: •Credibilidad•Confianza•Interes•Apoyo•Integración


Los Beneficios Rápidos son Relativos

¿A dónde queremos llegar?

¿Dónde estamos?

Tiempo

Estado Actual

Nivel de Madurez

Estado Deseado

Corto Corto PlazoPlazo

Mediano Plazo

Largo Plazo

• Recursos• Contexto• Cultura Organizacional• Estrategia• Riesgos

Los programas pueden llevar años

Los proyectos pueden llevar meses

Los Beneficios Rápidos necesitan ocurrir en semanas


Fases del Proyecto

PlaneaciónPlaneación Diseño Diseño Implementación Implementación MejoraMejora

• Diseño de los Diseño de los

Elementos de los Elementos de los

procesosprocesos

• Mejora ContinúaMejora Continúa• ConocimientoConocimiento

• Áreas de OportunidadÁreas de Oportunidad

• Visión, Estrategia y PlanVisión, Estrategia y Plan

• Adopción de las Adopción de las

nuevas formas de nuevas formas de

trabajotrabajo

¿Hemos llegado?

¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo llegamos?

¿Dónde estamos?

Tiempo

Corto Plazo Mediano y Largo Plazo

PlaneaciónPlaneación DiseñoDiseño ImplementaciónImplementación CierreCierre

Beneficios en las Fases

Beneficios Rápidos


Tiempo


Generar: •Confianza•Interes•Apoyo•Integración


Tipos de Beneficios Rápidos

• Existen dos tipos:

1. Beneficios Rápidos Operativos• Reflejados en las operaciones de TI• Mejora percibida por el usuario final

2. Beneficios Rápidos de Implementación• Acciones de preparación para la fase de Diseño e

Implementación• Acorta tiempos y facilita el diseño y la implementación

Beneficios Rápidos

Operativos

Implementación


• Actividades, Responsables y Fechas

• Recursos• Cultura Organizacional• Riesgos• Estrategia• Objetivos del Proyecto

Pasos para Determinar los Beneficios• Contexto Actual• Evaluación • Áreas de Oportunidad

Identificación deIniciativas de Mejora

Acción Mediano o Largo Plazo

Acción/Beneficio Rápido

Análisis

Factibilidad

Acciones de Adopción

Planeación

1

2

3

4

5

6

4

Identificación de los Beneficios Rápidos potenciales

•Realice una Evaluación para descubrir el potencial para conseguir Beneficios Rápidos

– Problemas críticos de negocios

– Proceso que no se sigue

– Brechas en el proceso

– Insatisfacción del cliente

– Dificultades existentes con la herramienta

– Oportunidades futuras

– No existe una generación de indicadores y reportes



Acción/Beneficio Rápida

Análisis

Factibilidad


Planeación

5

Análisis y Factibilidad

• Gente– Identificar quién podría participar y cuántas

personas serán necesarias

• Tecnología– Especificar si es factible modificar las

herramientas actuales

• Administración– Definir cómo medir los beneficios

– Estimar el tiempo que llevará implementarlo

– Considerar posibles inversiones




Análisis

Factibilidad


Planeación

Proceso Determinar que no interfiera con las acciones a mediano y largo plazo Relacionarlo con los beneficios operativos o de implementación y

sincronizar el momento en que se relacionarán con el proyecto

6

Elementos clave de los Beneficios Rápidos

• Se deben planificar• Deben ser visibles• Se deben comunicar• Deben agregar valor y deben ser significativos• Se deben conseguir en un periodo corto




Análisis

Factibilidad


Planeación

7

Las Beneficios Rápidos se deben planificar

• Documente las Beneficios Rápidos en el programa de su proyecto

– No espere a que sucedan – planifíquelas

• Asigne responsabilidad para garantizar su realización• Monitoree el estado de las actividades• Adminístrelas como un proyecto más• Cree un hito en torno a las Beneficios Rápidos• Integre diversos Beneficios Rápidos en el programa del proyecto

8

Las Beneficios Rápidos deben ser visibles

• Los Beneficios Rápidos, sean de Operación o Implementación, deben ser visibles para la Administración, los Clientes y el personal de TI

• La visibilidad comienza con un cambio en los resultados

– Gente– Proceso– Tecnología

9

Las Beneficios Rápidos se deben comunicar• Siéntase orgulloso

– Marketing de lo que se logró

• Comparta los resultados con otros– Los agentes del cambio necesitan información para compartir

con otros– Enfóquese en las personas que tienen una actitud negativa

ante el cambio

• Proporcione continuamente actualizaciones sobre las mejores

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Los Beneficios Rápidos deben agregar valor y ser significativas

El valor puede ser constituido en:– Mayor disponibilidad– Mayor uso de los recursos de TI– Ahorros en los costos– Recopilación mejorada de los datos– Generación mejorada de los informes de la

administración– Permitir el desarrollo y mejoras continuas– Adelantar actividades del proyecto– Fomentar el entendimiento y conciencia de los procesos

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Formato de Beneficios RápidosIdentificador : QW_Configuraciones_01 Proceso: Administración de Configuraciones

Tipo: Quick Win de Implementación

Nombre: Encuesta de situación de los CIs

Descripción : Realizar una encuesta a los grupos de TI para identificar el estado de los datos de los CI y determinar su grado de control y administración.

Beneficios:

•Dimensionar la información a integrar en la CMDB•Estimar esfuerzos de las personas que participarán•Visualizar cual puede ser el alcance de la CMDB•Identificar qué información puede manejar la herramienta• Determinar qué CIs son los más críticos

Medición del Beneficio:

• Situación Actual (antes) Se cuenta con estimaciones de la cantidad de CIs, vagamente se identifican los críticos

• Medición de avances del Beneficio (después) Cantidad de CIs identificados, tanto críticos como no críticos

Responsable:J.J.

Actividades y Fechas:

1. Recopilar información general para determinar el contenido de la encuesta -> 05/022. Generar la encuesta -> 06/023. … … … …

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Ejemplos de Beneficios Rápidos

Proceso Beneficio Tipo

Incidentes Definir responsable para administrar la Base de Datos de Soluciones Temporales

Incidentes Sesiones de capacitación del 2do Nivel de Soporte a la Mesa de Servicios para transmitir soluciones temporales

Problemas Definir los criterios para considerar cuando es un Problema y un Incidente

Configuraciones Establecer cuales serían los criterios para definir las categorías de los CIs

General Capacitar al personal en conceptos básicos de los procesos

General Crear una base del conocimiento de los procesos

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Ejemplos de Beneficios Rápidos

Proceso Beneficio Tipo

Incidentes Realizar un análisis de la tendencia sobre los incidentes más comunes cada mes, para crear una lista de los 5 - 10 más importantes y definir posibles soluciones temporales

Cambios Identificar los cambios de mayor impacto y definir un comité que integre a Infraestructura y Desarrollo para su evaluación y autorización

Cambios Establecer los criterios para definir los cambios estándar o pre-aprobados y definir cuales pueden ser canalizados a través de la Mesa de Servicios

Cambios Definir los criterios para establecer cuando es autorizado un cambio

Liberaciones Diseñar una política en la cual sólo se implementarán cambios aprobados e identificar una estrategia para obtener el visto bueno de la Dirección

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Conclusión

• Los Beneficios Rápidos:– Son relativos – Pueden ser de Operación e Implementación – Deben de planificarse– Tienen que ser visibles– Agregan valor– Validan la estrategia y dirección del proyecto– Generan motivación, soporte e interés

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