implementacion de un sistema de control
TRANSCRIPT
-
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
TEMA:
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA
DEL CENTRO DE ATENCIN AMBULATORIA IESS
Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
Asesor: MSc. Freddy Javier Tejada Escobar
Guayaquil, Diciembre del 2009
-
ii
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES CARRERA DE INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
CERTIFICACIN DE ACEPTACIN DEL ASESOR
En mi calidad de Asesor del Proyecto de Investigacin, nombrado por el Consejo Directivo de la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de Milagro. CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Investigacin con el Tema IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, presentado como requisito previo a la aprobacin y desarrollo de la investigacin para optar por el ttulo en:
INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
El problema de investigacin se refiere a: Qu incidencia tiene la implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS en La Libertad?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales y por la importancia del tema:
Presentado por las Egresadas:
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello 0909764276 Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas 0911311165 Asesor MSc. Freddy Javier Tejada Escobar
-
iii
DECLARACIN DE AUTORA DE LA INVESTIGACIN
Este proyecto IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN
AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, manifiesto que no hay
investigacin del tema en la Unidad Acadmica De Ciencias
Administrativas Y Comerciales
Este Proyecto se lo ha elaborado con la finalidad de aplicarlo en el Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad de acuerdo a los
requerimientos y necesidades del mismo, el mismo que constituye un
factor primordial para el crecimiento, desarrollo y un mejor control del
rea de Farmacia.
Nuestro Proyecto es factible y puede ser aplicado en empresas u otros
Centros de Atencin que se encuentren en una situacin similar al Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad; adems de emplearse
como una herramienta de consulta.
Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C. C. 0909764276 C.C. 09113111165
-
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo, significa la culminacin exitosa de aos de estudios y
dedicacin para obtener una profesin, es por esto que deseo dedicarla a
mis hijas Carolina y Karina que me dieron todo su apoyo incondicional y
me motivaron a seguir a delante en esta etapa de mi vida y conseguir la
meta final, ser una profesional.
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 0909764276
Este proyecto se lo dedico primeramente a Dios, quien con su sabidura
me ha sabido guiar en este reto que emprend hace cuatro aos atrs. Se
lo dedico tambin a los tesoros ms grandes que l me ha dado, mis hijos
Miguel, Otto y Jos. A mi padre quin ha sabido motivarme para no
desistir en lograr esta meta. Para ellos es todo este esfuerzo realizado.
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C.C. 09113111165
-
v
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer al personal docente del UNIDAD ACADMICA DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES de la UNIVERSIDAD
ESTATAL DE MILAGRO, quienes con dedicacin nos impartieron valiosos
conocimientos para nuestro crecimiento profesional. Al Director del Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad, Dr. Jaime Cifuentes
Jcome por su colaboracin, asesora y facilidades prestadas en la
realizacin del presente Proyecto. De una manera muy especial a la
Directora de Tsis, MSc. Elena Tolosano Bentez, por su valiosa
orientacin acadmica en el Desarrollo y culminacin exitosa de nuestra
carrera profesional.
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 090976427-6
Agradezco primero a Dios sobre todas las cosas, a mi madre por su
sabidura al haberme enseado a ser perseverante. A mis Hijos, por su
calidez y amor. A mi esposo Otto, por su comprensin en todos los
momentos de soledad que tuvo que padecer por estar dedicada a lograr
mi meta de superacin personal y familiar. A todos mis compaeros de
esta promocin que supieron aceptarme y apoyarme durante todo el
tiempo que estudiamos juntos.
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C.C. 0911311116-5
-
vi
NDICE GENERAL
CONTENIDOS: PGINAS:
Cartula i
Certificacin de Aceptacin del Asesor ii
Declaracin de Autora la Investigacin iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
ndice General vi
ndice de Cuadros x
ndice de Grficos xii
Resumen del Proyecto xiii
Abstract xiv
Introduccin 1
CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Ubicacin del Problema en un Contexto 4
Situacin Conflicto
Causas del Problema - Consecuencias
6
8
Delimitacin del Problema
Formulacin del Problema
8
9
Evaluacin del Problema 9
Objetivos
General 11
Especficos 11
-
vii
Justificacin e Importancia 12
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes del la Investigacin 13
Fundamentacin Terica 15
Principios de Control interno 19
Tcnicas de Control 21
Importancia del Control Interno 24
Tipos de Inventarios 26
Fundamentacin Filosfica 28
Fundamentacin Sociolgica 29
Fundamentacin Poltica 30
Fundamentacin Legal 32
Preguntas de Investigacin 41
Variables de la Investigacin
Variable Independiente
31
Variable Dependiente
Definiciones y Conceptos 46
CAPTULO III
METODOLOGA
Marco Metodolgico 54
Modalidad de la Investigacin
Mtodos de Investigacin
55
57
Tipos de Investigacin 59
Poblacin y Muestra 60
Poblacin 60
Muestra 61
Operacionalizacin de las Variables 62
Tcnicas e Instrumentos Utilizados 63
-
viii
Procedimientos de Investigacin
Recoleccin de la Informacin
65
66
Procesamiento y Anlisis 67
Anlisis e Interpretacin de los Resultados 68
Preguntas a Defender
Conclusiones y Recomendaciones
79
86
Conclusiones 86
Recomendaciones 87
CAPTULO IV
LA PROPUESTA
Ttulo de la Propuesta 88
Justificacin 88
Fundamentacin 89
Fundamentacin Terica 89
Fundamentacin Prctica 91
Objetivos 92
Objetivo General 92
Objetivos Especficos 92
Importancia del Proyecto de Investigacin 93
Ubicacin del Proyecto 93
Factibilidad 94
Descripcin de la Propuesta 97
Plan de Ejecucin 99
Actividades 100
Cronograma 102
Impacto 103
Evaluacin de la Propuesta
Bibliografa
Referencia Bibliogrfica
103
106
-
ix
Anexos 107
Anexo 1 Diseo del Proyecto
Anexo 2 Formato de la Encuesta
Anexo 3 Carta de Autorizacin
Anexo 4 Certificado de la Gramatloga
Anexo 5 Manual de Usuario
Anexo 6 Polticas y Procedimientos
Anexo 7 Manual de Funciones
Anexo 8 Polticas de Inventarios cclicos
-
x
NDICE DE CUADROS CONTENIDO: PGINAS:
Cuadro # 1
Poblacin del C.A.A. La Libertad 60
Cuadro # 2
Operacionalizacin de las Variables 62
Cuadro # 3
Tcnicas e Instrumentos de Investigacin 63
Cuadro # 4
Desempeo de la persona responsable del la Farmacia 68
Cuadro # 5
Auditoria Interna en el rea de Farmacia 69
Cuadro # 6
Implementar cambio en el rea de Farmacia 70
Cuadro # 7
Kardex actualizado de todos los frmacos 71
Cuadro # 8
Procedimientos y Polticas en la Actividades que se realizan en
la Farmacia 72
Cuadro # 9
-
xi
Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia 73
Cuadro # 10
Seguridad que se han recibido en los frmacos 74
Cuadro # 11
Adecuada almacenamiento y distribucin de frmacos 75
Cuadro # 12
Sistema de Control de Inventarios 76
Cuadro # 13
Mejorar la calidad del Servicio 77
Cuadro # 14
Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos 78
Cuadro # 15
Estudio de Viabilidad Econmica 98
Cuadro # 16
Plan de ejecucin 99
Cuadro # 17
Cronograma 102
-
xii
NDICE DE GRFICOS
CONTENIDO: PGINAS:
Grfico # 1 Desempeo de la persona responsable del rea de Farmacia 68 Grfico # 2 Auditora Interna en el rea de Farmacia 69 Grfico # 3 Implementar cambio en el rea de Farmacia 70 Grfico # 4 Kardex actualizado de todos los Frmacos 71
Grfico # 5 Procedimientos y Polticas en las Actividades que se realizan
en la Farmacia 72
Grfico # 6 Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia 73
Grfico # 7 Seguridad que se han recibido en los Frmacos 74
Grfico # 8 Adecuado almacenamiento y distribucin de Frmacos 75
Grfico # 9 Sistema de Control de Inventarios 76
Grfico # 10 Mejorar la calidad del Servicio 77
Grfico # 11 Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos 78
Grfico # 12 Ubicacin 102
Grfico # 13 Causa de los problemas y propuesta 105
-
xiii
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
Tema: Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
RESUMEN
Viendo las necesidades del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS en la Libertad de la Provincia de Santa Elena, en el rea de Farmacia, se tuvo la idea de desarrollar este proyecto investigativo, que tiene como propsito ser una herramienta til, de fcil aplicacin y comprensin para las personas responsables del rea de almacenamiento y despacho de los frmacos, y para quienes trabajan en las reas relacionadas, adems como fuente de informacin para empresas que deseen tambin implementar un Sistema de Control de Inventarios. Este proyecto les ayudar a tener una concepto real de lo que es un autntico Control de las existencias fsicas. El Sistema de Control de Inventarios consiste en el ejercicio de control de las existencias y la comparacin con las necesidades presentes y futuras, para poder establecerlas, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones para atender las demandas. Adems el Control de Inventarios consiste en un trabajo tcnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades optimas de frmacos requeridos, para brindar una atencin medica de calidad a los Afiliados. A efecto referencial terico se elaboro en base a literatura especializada de Control de Inventarios. Como instrumento de recoleccin de datos se elabor una encuesta y una entrevista estructurada. Efectuado este trabajo se concluy que la Farmacia, objeto del estudio, adoleca de controles administrativos eficaces en relacin a los inventarios de frmacos, lo cual determina la validez del estudio. Una vez implementado el Sistema de Control de Inventarios se podr proyectar un atencin de calidad a los afiliados, principales beneficiarios de este servicio y permitir a los administradores del Centro de Atencin Ambulatoria IESS de la libertad tener las herramientas para determinar el ptimo uso de los frmacos aqu distribuidos gratuitamente a los asegurados.
Sistema de Control Inventarios Centro de Atencin Ambulatoria
-
xiv
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Diseo previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
Tema: Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atencin Ambulatoria IESS En La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
ABSTRACT Seeing the needs of the Center of Ambulatory Attention of the IESS in the Freedom of the Province of Santa Elena, in the area of Pharmacy, the idea had to develop to this research project, that it has like intention to be a useful tool, of easy application and understanding for the people responsible for the storage area and office of the drugs, and for those who work in the related areas, in addition like source of intelligence for companies that also wish to implement a Control system of Inventories. This project will help them to have a real concept than it is an authentic Control of the physical existence. The Control system of Inventories consists of the exercise of control of the existence and the comparison with the present and future needs, to be able to establish them, considering the rate of the consumption, the levels of existence and the acquisitions to take care of the demands. In addition the Control to Inventories consists of a technical work and of used procedures to establish, to put indeed and to maintain the amounts optimum of required drugs, to offer a medical attention of quality to the Affiliates. To theoretical referential effect I am elaborated on the basis of specialized Literature of Control of Inventories. As instrument of data collection were elaborated a survey and a structured interview. Carried out east work which concluded that the Pharmacy, object of the study, suffered from effective administrative controls in relation to the drug inventories, determines the validity of the study. Once implemented the Control system of Inventories it will be possible to be projected an attention of quality to the affiliates, main beneficiaries of this service and will allow the administrators of the Center of Ambulatory Attention IESS of the freedom to have the tools free of charge to determine the optimal use of drugs distributed to the insured here.
Control system Inventories Center of Ambulatory Attention
-
4
CAPTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ubicacin del Problema en un Contexto
El Centro de Atencin Ambulatoria IESS, es creado como Dispensario, en
los aos 50, debido a las peticiones de las organizaciones de trabajadores
de la Pennsula, que aportaban al Seguro Social y no contaban con
atencin medica, el IESS en vista de esta peticin, cre la unidad para
sus beneficiarios como son: Activos, Jubilados, Viudas, Hurfanos y otros
(Voluntario, Seguro Social Campesino, conyugues, no afiliados), se
encuentra ubicada en el barrio San Francisco Calle 10 Av. 13 y 14. El
Dispensario empez dando sus servicios mdicos de consulta externa en
la Casa Murieta, localizada en el centro de la Libertad, contaba en es
entonces con un medico de consulta general y una enfermera,
debidamente capacitados para atender a los afiliados.
En Julio del ao 1.961, se traslada a sus propias instalaciones, estando
como Director de la Unidad Dr. Luis Clleri Avils, y al disponer de un
mayor espacio fsico se crearon apenas los siguientes servicios:
Obstetricia, Laboratorio, Odontologa y Estadsticas.
Asume la Direccin en 1.974 el Dr. Agustn Zambrano Estrada, se
incorpora tambin un nuevo mdico de consulta general, se crea adems
los departamentos de Rayos X, Farmacia y Secretara.
En 1986 se incrementaron nuevas especialidades de Otorrinolaringologa,
y Urologa, en el ao 2004, las especialidades de Psiquiatra, Patologa
Clnica, Rayos X, en el ao 2.005, Fisiatra, Oftalmologa y Cardiologa.
-
5
En la actualidad el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en la Libertad,
brinda a los afiliados de la Provincia de Santa Elena los siguientes
servicios.
De Consulta Externa:
Medicina General
Odontologa
Ginecologa
Endocrinologa
Psiquiatra
Dermatologa
Fisiatra
Neurologa
Oftalmologa
Cardiologa
Traumatologa
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Laboratorio
Rayos X
Farmacia
Enfermera
SERVICIOS DE APOYO ADMINSITRATIVO
rea de Admisin y Estadstica
Secretara
Unidad Financiera
Para el Centro de Atencin Ambulatoria se presentan retos muy
importantes para cumplir con el mandato de la nueva Constitucin
Ecuatoriana en la que la Seguridad Social es un derecho universal,
obligatorio e irrenunciable para los mandantes del IESS los afiliados y sus
familias. Por lo que se plantea un mejoramiento de la planificacin
estratgica, adems de lneas y prioridades de accin a ejecutar y
evaluar logros y limitaciones, por lo cual es necesario mejorar la gestin y
-
6
los resultados por lo que se pretende desarrollar un mejor control en la
Administracin de la Farmacia.
Los cambios se hacen necesarios por las siguientes razones:
Es imperiosa la necesidad de contar con la Informacin exacta de la
situacin actual de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria.
Determinar los stocks mximos y mnimos.
Contar con los Reportes mensuales de los ingresos y egresos de
Frmacos.
Los Inventarios constituyen parte muy importante para los sistemas de
contabilidad, ya que el inventario es el corazn de una empresa, el
inventario por lo general es el activo mayor en sus balances generales y
la base principal de este Centro, que se dedica a la compra y entrega del
producto a sus afiliados, de aqu la importancia del manejo del Sistema de
Control de Inventario por parte de la misma.
Este manejo contable permite al Centro de Atencin Ambulatoria La
Libertad custodiar el registro oportuno as como tambin saber al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la
Unidad.
El Inventario es parte del activo corriente que esta listo para su entrega a
los afiliados que acuden al servicio de atencin medica, es decir es la
mercadera que posee el Centro valorada al costo de adquisicin, para
realizar una actividad de servicio.
Situacin del Conflicto
En el Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad, el rea de farmacia
actualmente no posee un Sistema de Control de Inventarios, ya que el
-
7
control del producto se lo realiza por medio de un krdex que no permite
desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente. Ocasiona
inconvenientes a la hora determinar las existencias y una incorrecta
distribucin de los frmacos de acuerdo a su fecha de caducidad y el
estado de los mismos.
La programacin de necesidades del centro no se sustenta en los planes
y programas debidamente aprobados, no esta correctamente definida las
responsabilidades que conlleva un correcto manejo de Inventario.
En la Farmacia, no cuenta con reportes correcto del despacho de
Medicamentos y no existen formularios para la tabulacin de la
informacin, que permita determinar el debido procedimiento para la
entrega de frmacos a los afiliados que concurren a nuestra Unidad.
Es necesario implementar cambios en la Farmacia del Centro de Atencin
Ambulatoria IESS La Libertad y hacer el respectivo seguimiento, ya que
existen falencias que deben corregirse en busca de optimizar el desarrollo
y ejecucin y as lograr de esta manera el buen desempeo de la Unidad.
Adems que para realizar la Programacin anual de Frmacos se los
realiza de acuerdo a lo que estima la persona Responsable del rea, en
lugar de basarse a los registros histricos, lo que ocasiona que en
muchos casos contamos con desabastecimientos de muchos frmacos y
que en otros casos no tienen rotacin. Implementar un Sistema de Control
de Inventario puede tener otros impactos significativos que se debern
planificar y tener en cuenta, como son los siguientes:
Aplicacin y rediseo de los procesos y los controles
Desarrollo de informacin sobre los ingresos, egresos, canjes y gastos
que se producen dentro del Departamento.
Contar Sistema informticos que ayuden a tener un mejor control.
-
8
Sistema de gestin interna
Estrategia de los directivos
Especializacin y formacin del recurso humano del rea.
Obligacin de incluir la informacin de los estados financieros
Mejorar la calidad y la transparencia de su sistema de informacin.
Causa del Problema - Consecuencias
El principal problema de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria
La libertad en trminos generales, es que no cuenta con la
implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, que permita
desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente, por cuanto todo
se maneja de una forma anti tcnica.
Lo que ha ocasionado inconvenientes en la actualidad como la prdida de
frmacos de una manera sistemtica, tambin como consecuencia ha
acarreado que las autoridades de la Contralora realicen auditorias y
estn interviniendo en la farmacia, sin responsabilizar a la persona que
administra el rea ante mencionada.
Delimitacin del Problema
Indica los lmites dentro del cual se va a establecer el problema.
Campo: Financiero
rea: Farmacia
Aspectos: Sistema de Control, Inventarios, Existencias
Tema: Implementacin de Un sistema de Control de Inventarios en
la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La
Libertad
-
9
Formulacin del Problema
Qu incidencia tiene la implementacin de un Sistema de Control de
Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en
La Libertad?
Las variables que intervienen en este problema de investigacin son:
Variable Independiente: Sistema de Control
Variable Dependiente: Inventarios
Evaluacin del Problema
Uno de los problemas de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria
IESS en La Libertad es que no posee una informacin verdica, ni
tampoco con un asesoramiento contable adecuado, para poder solucionar
los problemas en la actualidad.
Es elaborable esta evaluacin de los principios de la implementacin de un
Sistema de Control de Inventarios, porque mejorara el control de las
entradas y salidas de frmacos, y se reduce significativamente el nivel de
trabajo y prdida sistemtica de frmacos.
Claro.- El de investigacin est redactado de una forma precisa, fcil de
comprender e identificada con ideas concisas, adems permitir un buen
entendimiento, evitando as tener confusin sobre su contenido, las
Informaciones deben ser claros, considerando que van a ser ledos por
los Directivos de la Unidad que son personas no especialidades en
manejo de Inventario, la falta de claridad puede relevar confusin del
autor o la superficialidad y precipitacin en la elaboracin intelectual del
documento.
Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994)
-
10
Adj. Baado en luz; que se distingue perfectamente; puro limpio, terso, transparente (p.351)
Indiscutible: La implementacin del un sistema de inventario dentro de la
farmacia es necesario.
Evidente, irrefutable, que admite discusin
Diccionario ingles-espaol Word reference.com
Original.- Mi tema es original porque es nico, no se repite a ningn
proyecto, es algo novedoso tiene un nuevo enfoque y est abierto a
cualquier opinin.
Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994)
Que se remonta al origen o que pertenece a l, que no es imitacin de otra cosa, que arece haberse producido por primera vez. (p.1179)
Evidente: El tema surge ante los inconvenientes que se encuentran al
momento de realizar el conteo de la mercadera donde relucen las
diferencias por todos los ajustes pendientes que no se realizaron en su
debido momento, atrasando la presentacin de reportes.
Relevancia: Es de suma importancia obtener los informes ntegros y a
tiempo, como elemento de soporte y efectiva para la toma de decisiones
econmicas.
Factible. Porque se cuenta con las herramientas y medios para realizar
la investigacin, contamos con el apoyo de los Directivos de la Unidad,
para la aplicacin del Sistema de Control de Inventarios.
Se podr dar con el mismo personal, para los cual se aplicar
capacitacin continua, se determinar el perfil de cada empleado, y se
definir las responsabilidades de cada uno de ellos.
-
11
Delimitado.- La informacin que se encuentra en el proyecto es precisa y
se describe el problema y su definicin en trminos de tiempo, espacio y
poblacin.
Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994) Fijar, limites, deslindar. (p.500) El encargado de farmacia lleva un registro manual de la entrada y salida
del producto esto ayuda en algo al control ya que el sistema con el que
cuenta no es adecuado ni confiable.
Al poseer un sistema obsoleto produce prdida de tiempo en la
realizacin cuantitativa del inventario causando retraso a la entrega de
informes.
Objetivos
Es el de elaborar e implementar un Sistema de Control de inventario para
una respectiva demostracin de un determinado periodo, de las entrada y
salidas. Es decir, el gran objetivo es contar con un correcto
abastecimiento de frmacos.
Objetivo general
Proveer al rea de farmacia de un registro y control adecuado de
su inventario fsico de frmacos, para brindar una atencin de
calidad a los afiliados
Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual del rea de Farmacia.
Contar con un inventario confiable y actualizado para hacer
eficiente el proceso de registro y control
-
12
Establecer niveles de seguridad del inventario almacenado
Verificar y distribuir en forma adecuada las tareas y
responsabilidades entre las reas que participan en este proceso
Brindar las condiciones adecuadas y necesarias a cada uno de los
frmacos para prever la caducidad o deterioro
Mantener registro y documentacin oportuno de los movimientos
realizados con el inventario
Evitar diferencias de los inventarios en krdex contra los registro
contables
Detectar a tiempo posibles fraudes o robos
Justificacin e Importancia
Nuestra proposicin del sistema de control de inventario para El Centro de
Atencin Ambulatoria La Libertad, est enfocada al rea de farmacia, para
obtener herramientas para cualquier actividad que este realizado, al
contar con un SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO, y as cumplir
con el objetivo.
Esta proposicin creara ms agilidad en el manejo de inventarios
necesitndose personal calificado que conozca el sistema de inventario,
adems favorece de una manera importante al Centro de Atencin
Ambulatoria actualmente al conocer existencia del producto se puede
evitar prdidas, ya que el adecuado manejo del inventario permite saber
lo que se tiene en bodega y as evitar un faltante del producto, la
importancia del manejo de inventarios en la rea de farmacia, permitir
mantener un control oportuno, as como tambin conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin. As mismo en este
proceso podremos en prctica todos los conocimientos contables y
-
13
econmicos para conseguir que el Centro de Atencin Ambulatoria posea
una mejor utilizacin del inventario y que le permita obtener datos reales,
al efectuar un inventario y organizarlo estamos tambin economizando
costos de almacenamiento por mercadera y adoptar una poltica de
entrega justo a tiempo para disminuir los costos tanto de bodega como de
servicios bsicos y seguros, nuestra proposicin es muy realizable de
llevarla a cabo ya que tenemos la capacidad de realizar un proyecto de
inventarios y se cuenta con el personal, el apoyo del Centro de Atencin
Ambulatoria, en el rea de farmacia.
Esta investigacin tiene como objetivos tener un mejor trabajo y
administracin de los inventarios, implementar un adecuado sistema, que
facilite el control y establecer la responsabilidad que tiene cada persona,
alcanzando que el trabajo se simplifique al tener procedimientos y
controles a seguir, con este proyecto se beneficiaria el rea de farmacia,
ya que necesita de un Sistema de Control Interno de Inventario, el
objetivo de elaborar este propsito para alcanzar la meta de obtener el
Titulo de Contador Pblico Autorizado, as mismo el beneficio ser
directamente a los Afiliados quienes no sufrir escasez de medicamentos
y su tratamientos no sern interrumpidos.
-
14
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
Se ha procedido a revisar y nuestro tema no se parece a ningn otro
porque es original, no hay ninguna investigacin semejante. Este
proyecto, Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios
en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS, en La
Libertad, se ha elaborado con la finalidad de establecer un efectivo
control dentro del rea de farmacia. Declaro que no hay investigacin
sobre este tema en la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y
Comerciales, ni en ninguna otra biblioteca de la Universidad Estatal de
Milagro, sede Guayaquil.
Este Sistema de Control de Inventarios permite al rea de farmacia tener
mayor flexibilidad, no es necesario adoptar los inventarios directamente.
Las grandes existencias permite atender eficientemente la demanda de
los afiliados. Si un producto de agota se puede perder los despachos
actuales como los futuros.
El enfoque de la cantidad econmica de pedidos funciona racionalmente
para determinar las cantidades cuando la demanda es predecible y
bastante constante a travs del ao, una razn para reducir el costos de
los inventarios en el mtodo justo a tiempo.
J. Van Horne.- fundamentos de Administracin Financiera, 8va
edicin Prentuce Hall, Mxico Pg. 316 1994.
Este sistema el proveedor entrega la mercadera justo a tiempo para su
venta, otros nombres para este mtodo son: Inventario cero y Produccin
sin existencias.
-
15
La meta de la administracin al implementar un Sistema de Control de
Inventarios, consiste en proporcionar las existencias de frmacos que se
requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo posible.
El Sistema de Control de Inventarios permanentemente funciona
adecuadamente a travs de un minucioso control contable de los
movimientos que se producen en la bodega; el movimiento se los registra
en tarjetas de control abiertas por cada grupo de tems o artculos
similares.
El movimiento de cada tem debe ser valorado al costo, el mismo que
alternativamente puede ser determinado a costo inicial, promedio final o
de reposicin.
La base de toda empresa de servicio es la compra y entrega de bienes,
de aqu la importancia del manejo de un Sistema de Control de Inventario
por parte de la misma, este manejo contable permitir a la empresa
mantener control oportunamente, as como tambin conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la
empresa.
Criterios Pg. 7, Octubre2002
P. Zapata.- Contabilidad General, 4ta edicin. Focet independencia,
Quito-Ecuador, pg. 91, 1994
www.monografia.com
Se afirma tambin que sus registros contables incluan una cuenta para
cada libro en impresin hasta el traslado de los costos a otra cuenta de
existencias para la venta.
El objetivo de la contabilidad en esa poca era rendir un informe de
cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos sin contribuir a la fijacin
de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones.
-
16
Fundamentacin Terica
Para el desarrollo de este proyecto de investigacin se requiere
previamente mencionar las diferentes corrientes del pensamiento
humano, empezando por definir que es la epistemologa. La ciencia que
estudia la naturaleza del conocimiento humano se llama Epistemologa.
Por lo que nuestro tema est relacionado con algunos Mtodos de estudio
que nos ayuda a mejorar la investigacin en modo terico, y los que
detallaremos a continuacin:
Epistemologa.- Es la ciencia que estudia la naturaleza del conocimiento.
Podemos delimitar el campo de la Epistemologa a travs de las
Preguntas que procura contestar esta ciencia. Doctrina de los
fundamentos y mtodos del conocimiento cientfico.
Ceberio y Watzlawick (1998)
"El trmino epistemologa deriva del griego
episteme que significa conocimiento, y es una rama
de la filosofa que se ocupa de todos los elementos
que procuran la adquisicin de conocimiento e
investiga los fundamentos, lmites, mtodos y validez
del mismo". Ahora bien, la adquisicin de
conocimiento se fundamenta en vivencias otorgadas
por el mundo de la vida, (1) en la cotidianidad del
sujeto; pero son las constantes que se verifican en
esas vivencias, en la adecuacin y relacin sujeto
objeto - sujeto, en la validez de los conceptos que
surjan de dicha adecuacin, y en la posibilidad de
predecir o interpretar acciones estableciendo causas
-
17
o comprensiones sobre lo que realmente la
epistemologa legisla. Se puede esbozar entonces
que la epistemologa tiene por objeto ese
conocimiento que se soporta en s mismo o que
soporta alguna disciplina en su especificidad; lo que
la sustenta como tal, su esencia, sus alcances y
lmites en su acepcin interna (propia de la
disciplina) y externa (su influencia en el contexto
social). (www.aaep.org.ar)
Del griego "episteme", (verdadero conocimiento,
ciencia) y "logos", (estudio, tratado).
Etimolgicamente viene, pues, a significar "estudio
del conocimiento", y como tal se ha convertido en
una rama de la filosofa que estudia el fundamento,
los lmites, la metodologa del conocimiento. Dado
que en su objeto de estudio se encuentra tambin el
conocimiento cientfico, segn el contexto en que se
de, podra ser difcil distinguir entre epistemologa y
"filosofa de la ciencia".
... www.webdianoia.com/glosario/main.php
Diferentes conjuntos de respuestas a las preguntas delimitan las escuelas
Epistemolgicas.
Se considera a las escuelas
epistemolgicas en el siguiente orden:
-
18
1. Empirismo
2. Positivismo Lgico
3. Pragmatismo
4. Materialismo Dialctico
Breves descripciones de cada una de
las escuelas epistemolgicas:
El Empirismo era la posicin
epistemolgica tradicional de la ciencia
por siglos y contina siendo la
Epistemologa base del sentido comn
que podemos denominar racionalista.
El Positivismo Lgico es la posicin
epistemolgica sucesora del Empirismo.
Cuando aconteci la crisis del Empirismo,
muchos empirismos se retiraron a una
posicin epistemolgica ms firme que
conciba la importancia de la teora en
adiccin a la prctica. El resultado era una
nueva posicin epistemolgica relativista,
el Positivismo Lgico. Para los
Pragmticos hay una estrecha relacin
tambin entre la teora y prctica.
Inclusive para los pragmticos no puede
haber produccin de conocimientos sino
estn presentes simultneamente los
-
19
elementos de teora y prcticas. Los
pragmticos critican el divorcio entre la
teora y la prctica. Para entender el
Materialismo Dialctico, es necesario
entender los presupuestos de esta
escuela epistemolgica. Esto requiere
entender la posicin materialista frente al
idealismo clsico y el materialismo
clsico.
http://www.monografias.com/trabajos68/epistemologia-aplicada-
investigacion-cientifica/epistemologia-aplicada-investigacion-
cientifica2.shtml#laepistema
Nuestra indagacin se relacionada con las siguientes teoras:
Filosficas
Sociolgica
Polticas
Tomando en consideracin la naturaleza del Proyecto presentado, la
escuela epistemolgica que ms se aplica en esta investigacin es la del
Pragmatismo ya que en la ejecucin de la implementacin del Sistema de
Control del Inventario se deben considerar firmemente la teora para la
ejecucin la prctica.
Sistema de Control de Inventarios
Es la tcnica que ayuda a mantener las existencias de los productos
almacenados en los niveles ms ptimos para quien los distribuyen. Se
logra establecer los mximos y mnimos del stock de los frmacos para
que no haya un excedente, que producira prdida al caducarse; y no
-
20
haya faltantes para que los afiliados del IESS se vean afectados en sus
tratamientos
Para un mejor conocimiento del tema se definir lo que es un inventario.
Por inventario se dice al registro documental de todos los bienes
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.
Otro concepto es que el Inventario es el almacenamiento de bienes de
diferentes naturalezas de naturaleza corporal. Para el Centro de Atencin
Ambulatoria IESS sus inventarios estn compuestos de todas las
medicinas o frmacos que distribuyen a los afiliados.
Un inventario es una provisin de materiales y de subcomponentes que
tiene por objeto facilitar la produccin o satisfacer la demanda de sus
clientes.
Principios de Control Interno
Al prepararse los sistemas de control interno administrativo u operacional
contable y de comprobacin interna, segn las obligaciones y
posibilidades que consten, deben tenerse en cuenta los principios de
control interno, que tradicionalmente se conocen como:
Divisin del trabajo.
Fijacin de responsabilidad.
El cargo y el descargo.
La divisin del trabajo.- consiste en dividir entre varias personas o
departamentos, una operacin determinada de forma tal que esta no se
inicie ni termine en la misma persona o departamento, lo que posibilita
que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que realizaron los
primeros.
-
21
Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y otras
operaciones estn tan subdivididos que ninguna persona tenga el control
completo de los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la
confeccin de las nminas y las ventas.
Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para
conseguirlo es imprescindible la separacin de la contabilidad y las
operaciones; con esto se logra que la misma persona que realice una
operacin (venta, cobro, recepcin, pago, depsito, compra, gasto, etc.)
no sea la misma que la registre contablemente.
La fijacin de responsabilidad.- consiste en que toda persona,
departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la
responsabilidad, no solo de sus funciones si no de la relacionada con los
medios y recursos que tienen a su cargo, sus atribuciones, facultades y
responsabilidades en relacin con estos.
Tcnicas de Control
Tcnicas de Control est vinculado con los procedimientos propios de un
arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan varias formas. Mtodo
de habilidad y tctica.
Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a
las tcnicas del control como todos los procedimientos o mtodos usados
en una organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado
o actividad humana.
Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo.
Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeacin
importante, tambin se usa para propsitos de control. En forma similar
los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado
formulacin de presupuestos, es esencialmente una funcin de control,
-
22
as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de
acuerdo con el proceso de control. A continuacin se muestra algunas
tcnicas de controles ms comunes y usados.
Presupuesto.- Un componente ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que
la presupuestacin es el mecanismo para llevar a cabo el control.
La presupuestacin es la frmula de planes para un comprobado periodo
futuro en trminos numerales. Como tales los presupuestos son estados
de resultados adelantados, en trminos financieros como en los de
ingreso y capital o en aspectos no financieros como en el caso de horas
de mano de obra directa, materiales, volumen fsico de ventas o unidades
de produccin. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la
autoridad para efectuar el plan dentro de los lmites del presupuesto.
Balance General Comparativo.- Son especialmente tiles en el control
del funcionamiento general de la empresa. En el puede observarse los
cambios que se efectan y analizarse los desarrollos generales. Un
resumen de las partidas del balance general que abarquen un perodo
relativamente largo, muestra importantes tendencias y permite que el
gerente obtenga una apreciacin amplia de la actuacin general y de lo
que pudiera ameritar algunas modificaciones.
Estado de Ganancias Y Prdidas.- Muestran en forma breve el monto
del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y
prdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles
remedio.
Se pueden crear Estados de Ganancias y Prdidas tentativos,
utilizndolos como metas hacia las cuales tender. La actuacin se mide
con referencia a esas metas, que equivalen a normas para fines de
control.
-
23
Auditora Financiera.- La auditora financiera es la inspeccin peridica
de los registros contables, para verificar que estos hayan sido
debidamente preparados y estn correctos, adems ayuda al control
general de la empresa, se realiza para hacer comprobaciones de la
exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evala los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa, consiente hacer
asimilaciones entre lo que se esperaba lograr (estndar) y lo que en
realidad est logrando. Pone en evidencia cualquier desviacin y se
ofrecen sugerencias de acciones correctivas. Este tipo de auditoria de
registros contables y reportes de la misma rea, debe ser realizado por
una firma externa de contadores pblicos. Saber que los registros son
precisos, ciertos y de acuerdo con las prcticas contables aprobadas
forma una base confiable para los propsitos de un buen control general.
Auditoria Administrativa.- Es la comparacin peridica de la planeacin,
organizacin, ejecucin y control administrativo de una sociedad. Revisa
el pasado, presente y futuro de empresa. Adems, chequea las diferentes
reas de la compaa con el fin de verificar si estn logrando el mximo
resultado de sus esfuerzos.
Anlisis Estadstico.- Es muy importante para un buen control los
anlisis estadsticos de los innumerables aspectos de la operacin de un
negocio o empresa, as como la presentacin clara de estos, ya sean
histricos o de pronstico. La mayor parte de los administradores
comprenden mejor los datos estadsticos cuando se le presenta en forma
grfica, all se representan mejor tendencias y relaciones. Los datos
deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones
con ciertos estndares. Ejemplo: Qu significa un aumento del 3 al 10%,
o una reduccin en las ventas o los costos?, Qu era lo que se
esperaba? Cul era el estndar? Qu tan seria es la desviacin?
Quin es el responsable?
Puesto que ningn administrador puede hacer nada con respecto al
pasado, es esencial que los reportes estadsticos muestren tendencias
-
24
para que las personas que los observan puedan extrapolar y estimar el
rumbo, o tendencia.
Importancia del Control Interno
El control interno es una herramienta eficaz para obtener la eficiencia y
eficacia en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos trminos
relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se
identificaba, es decir, solo contable. La introduccin de nuevas cuestiones
que aporten elementos generalizadores para la elaboracin de los
Sistemas de Control Interno en cada entidad, incluido un sistema de
control sobre los procesos de tecnologa de la informacin y las
comunicaciones (TIC), que satisfaga los requerimientos de la misma.
Inventarios
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es
el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en
sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta
su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie
de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
o Inventario (inicial)
o Compras
o Devoluciones en compra
o Gastos de compras
o Ventas
-
25
o Devoluciones en ventas
o Mercancas en trnsito
o Mercancas en consignacin
o Inventario (final)
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos termi-
nados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios
para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta
o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en
trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o
servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable
nestado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una
empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o
actividades productivas.
Qu funciones cumple el Inventario?
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de
operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios
de producto en proceso son una necesidad absoluta.
Funciones:
Eliminacin de irregularidades en la oferta
-
26
Compra o produccin en lotes o tandas
Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer
cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas.
Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese
tem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artculo.
Tipos De Inventario
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede
servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma
el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las
cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con
la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio
puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy
da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el
inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a
ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
-
27
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al
ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la
contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir
en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para
determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de
conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer
a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario
fsico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificacin
3. Instruccin
4. Adiestramiento
-
28
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas
no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones
para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus
proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material
debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra
en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos
bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de
fabricacin de una compaa.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se
aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la
materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para
ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.
Fundamentacin Filosfica
Hemos elegido a la fundamentacin filosfica porque en la
implementacin del sistema de control de inventarios se tiene que seguir
una secuencia de pasos previo a la resolucin del problema planteado,
adicionalmente es crtico, global y no admite supuestos.
-
29
Segn el libro de Mtodos y Tcnicas de Investigacin emitido en el 2007
por Msc. Oswaldo Pacheco Gil indica:
Las sociedades en el mbito mundial como estatal se han visto
convulsionada por las grandes transformaciones y cambios que se
vienen dando en todos los campos del saber quien estn obligados a
modificar paradigmas acerca de la administracin de actividades y su
relacin con los procesos productivos, los problemas en los que se
debate la sociedad, no solo en el presente sino tambin en las
generaciones futuras.
Puede decirse que la Filosofa establece la secuencia de pasos que
conducen a la solucin del problema de falta de informacin y
documentacin de los requerimientos que efectan los usuarios, y este
radica en dar una mejor organizacin a la empresa.
Hoy en da se ha demostrado que la enseanza tcnica cientfica,
rompe con los viejos paradigmas y que prepara a nuevos prospectos
capaces de responder con capacidad a los retos que demanda el cumplir
con una meta.
Fundamentacin Sociolgica
Esta fundamentacin es relativa a la sociologa. Esta ciencia estudia los
fenmenos sociales. La sociologa es una disciplina de creacin reciente.
Fue fundada por Auguste Comte (que invent el trmino, aunque
extindase su estudio a la historia de la especie humana). Otros
precursores fueron Tocqueville, Marx y Spencer. Pero quienes dieron una
visin ms clara del trmino hasta convertir la sociologa en ciencia fueron
Emile Durkheim, Marx Weber y Vilfredo Pareto.
Durkheim centra su estudio en los problemas metodolgicos; la sociologa
debe considerar los hechos como si fueran cosas, reconocerlos por las
obligaciones externas impuestas a los individuos. Pareto basa su reflexin
-
30
en lo poltico e insistente en el papel de las lites: desarrolla el concepto
de residuos (factores inconsistentes de la accin humana). Weber define
que la sociologa debe describir constantes regulares que deducen de la
historia comparada; de cada poca estudiada, Weber se esforz en
construir un tipo ideal.
Se les reconoce fundadores de la sociologa cientfica porque influyeron
en la escuela norteamericana, a la que se reprocha ser excesivamente
pragmtica, descriptiva y cuantitativa.
La investigacin cuantitativa se obtiene de un conjunto de elementos,
individuos, grupos, sociedades e instituciones informacin comparada
entre dichos elementos; para la investigacin se sirve de documentos,
cuestionarios, estadsticas y sondeos.
La sociologa parte de la hiptesis despus verifica y termina
construyendo variables; esto es, transforma conceptos como
individualismo, solidaridad, etc., en unidades ms concretas; entre esas
variables determina sus relaciones. Se puede comprobar que una
hiptesis y el modo de establecerla tienen grandes dosis de subjetividad.
Tal es la razn de la crtica social hoy proponga nuevos conceptos; la
sociologa se plantea tanto la condena de la sociedad industrial como la
bsqueda de una interpretacin cientfica del modelo social al cual hace
referencia.
Actualmente la sociologa est experimentado un crecimiento
extraordinario, ligada a otras disciplinas,
Es sobre todo enero 1 medio universitario donde surgen continuamente
nuevas propuestas de estudio e interpretacin de los fenmenos sociales.
Fundamentacin Poltica
-
31
Vilfredo Pareto, economista y socilogo de Italia (1848-1923). A l se
debe la introduccin del mtodo matemtico en la economa poltica.
Escribi Cursos de economa poltica y El peligro socialista.
La poltica es el punto de partida de todas las
acciones prcticas de un partido revolucionario, y se
manifiesta en el proceso y el resultado final de sus
acciones. Toda accin de un partido revolucionario
es la aplicacin de su poltica. Si no aplica una
poltica correcta, aplica una errnea; si no aplica
determinada poltica de modo consciente, la aplica a
ciegas. Lo que llamamos experiencia es el proceso y
el resultado final de la aplicacin de una poltica.
Slo a travs de la prctica del pueblo, es decir, por
la experiencia, se puede verificar si una poltica es
correcta o errnea y determinar hasta qu grado lo
es. Pero la prctica de los hombres, especialmente
la prctica de un partido revolucionario y de las
masas revolucionarias, est necesariamente ligada
con una u otra poltica. Por tanto, antes de
emprender cualquier accin, debemos explicar a los
militantes del Partido y a las masas la poltica que
hemos formulado a la luz de las circunstancias
dadas. De otro modo, los militantes del Partido y las
masas se apartarn de la direccin de nuestra
-
32
poltica, actuarn a ciegas y aplicarn una poltica
errnea.
Fundamentacin Legal
De conformidad con lo dispuesto en el artculo, en el Art. 370.- El Instituto
Ecuatoriano de Seguridad, entidad autnoma regulada por ley ser
responsable de la prestacin de las contingencias del Seguro Universal
Obligaritario a sus afiliados.
Se acceder a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones
de libre eleccin del prestador de servicios de salud, pblico o privado,
dentro de las limitaciones sealadas en este Ttulo: PRESTACIONES DE
SALUD. Que, en el marco de esa autonoma y tomando en cuenta la
naturaleza de los servicios que presta el IESS a sus afiliados, la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, en su artculo 2,
ha previsto un rgimen especial aplicable a los procesos de adquisicin
de frmacos;
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o
formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.
Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquirir los
frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.
-
33
Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.
Art. 74.- Certificado Sanitario de Provisin de Medicamentos.- La
seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para
cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.
Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas
en la ficha tcnica del producto.
Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin,
almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo
efectuar la autoridad sanitaria nacional.
Art. 84.- Importacin Directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el
pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico
- teraputicos.
-
34
Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional.
Normas Internacionales y Ecuatorianas de Contabilidad NIC y NEC
Estas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de
todo el mundo. Hasta el 2002 se han emitido 42NIC. Los pases
latinoamericanos, entre ellos los del pacto Andino han efectuado
adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos de
aplicables a cada pas.
En Ecuador se han emitido 27 normas de contabilidad NEC que
conjuntamente con las dems leyes, principios y reglamentos, regulan el
registro y control contable, la elaboracin y presentacin de estados
financieros, si desea que la informacin, libros y reportes sean
reconocidos y homologados en el tiempo y el espacio nacional e
internacional.
Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no
Considerados Activos Fijos
Que el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico expedido por la
Contralora General del Estado, mediante Acuerdo No 0918 y publicado
en el R.O. 258 del 27 de agosto de 1985, establece la obligacin de
mxima autoridad, velar por la conservacin y correcto uso de los bienes
que han sido adquiridos o asignados para el uso, cuidado o
administracin del respectivo organismo o entidad.
Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no
Considerados Activos Fijos
-
35
Art. 1.- Se considerarn como bienes sujetos a control administrativo
aquellos que teniendo una vida til superior a un ao, tengan un costo
individual de adquisicin, fabricacin, estimacin o avalo inferior a 5
salarios mnimos vitales generales vigentes a la fecha de su registro o
ingreso.
Art. 2.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control
administrativo y cuyos conceptos constan en el Clasificador del Gasto del
Sector Pblico, son los siguientes:
tiles de oficina
Utensilios de cocina
Instrumental mdico e insumos
Publicaciones, libros, planos y revistas
Otros bienes que sin ser activos fijos tengan una duracin mayor de un
ao.
Art. 3.- Las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarn directamente
al gasto.
Art. 4.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta clase
de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les
haya entregado en custodia o para el desempeo de sus funciones,
quedando por lo tanto prohibido el uso para fines particulares.
Art. 5.- Los bienes de que trata este Reglamento, estarn bajo el control
del Jefe de la Unidad Administrativa, quin en coordinacin con el
Guardalmacn General mantendr actualizados los registros de los
mismos, debidamente codificados.
Art. 6.- Para realizar el control de estos bienes Se utilizar el
formulario denominado CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES POR
SERVIDOR.
-
36
La entrega recepcin de los bienes entre el Guardalmacn General al
Jefe de la Unidad Administrativa y de este ltimo con cada uno de los
servidores directamente encargados del uso y conservacin de los bienes
asignados, quedar respaldada con las firmas correspondientes en el
mencionado formulario, que forma parte de este Reglamento como anexo
No 1.
Inventario de Bienes no Considerados Activos Fijos por Unidad
Administrativa
Que ser verificado y actualizado por el Guardalmacn cada vez que se
realice una toma fsica. Este formulario ser firmado por el Guardalmacn
General y por el Jefe de la Unidad Administrativa, el mismo que forma
parte de este Reglamento, anexo No 2.
Art. 8.- La Institucin realizar anualmente la constatacin fsica de estos
bienes en cada una de las dependencias, en la misma que intervendrn:
El Guardalmacn General o su delegado;
El Auditor Interno o su delegado; y
El Jefe de la Unidad Administrativa o su delegado.
Los mismos que dejarn constancia escrita de esta diligencia, mediante el
informe correspondiente.
Art. 9.- En el caso de prdida o destruccin injustificada de los bienes, los
Servidores responsables, respondern por la restitucin de otros de igual
especie y similares caractersticas o en dinero al precio actual de
mercado, accin que estar a cargo de la Direccin Administrativa, previo
el informe del Director o Jefe de Seccin. Esta devolucin se har en 48
horas contadas desde su notificacin, caso contrario dispondr el
descuento respectivo de los haberes del servidor.
-
37
Art. 10.- El servidor responsable del bien podr solicitar al Director
Administrativo, que se realice las investigaciones respectivas a fin de
determinar la justificacin del siniestro en caso de que asegure conocer
las causas de su prdida o destruccin, las mismas que podrn ser objeto
de sumario administrativo.
Art. 11.- En caso de que el servidor tenga que ausentarse de la oficina por
goce de vacaciones, enfermedad, licencia, permiso u otra causa
justificada, entregar en custodia temporal los bienes a su cargo que son
de uso general en la Unidad donde se desempea, al Jefe o Director del
Departamento, segn el caso, o su delegado, quin se responsabilizar
de los mismos durante su ausencia.
Art. 12.- Los bienes que actualmente se encuentren registrados
contablemente como activos fijos sin que cumplan con las condiciones
para ello, sern excluidos de tales registros e incorporados al de
INVENTARIO DE BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO
por su valor histrico.
Art. 13.- Los bienes objeto de este Reglamento sern considerados y
registrados en forma individual en los formularios referidos, a fin de
mantener un mejor control sobre su utilizacin, conservacin,
mantenimiento y reparacin, as como, para efectuar el seguimiento y
determinar su vida real til y poder darlos de bajas sin afectar al resto de
bienes (Activos Fijos) a cargo de un mismo servidor.
Art. 14.- Los bienes considerados de control administrativos, no estarn
sujetos a depreciacin ni a correccin monetaria; sin embargo, para la
baja de los mismo se observar lo establecido en el Reglamento General
de Bienes del Sector Pblico y ms Leyes pertinentes.
Art. 15.- De la ejecucin del presente Reglamento, encrguense las
Direcciones, Financiera y Direccin Administrativa; y notifquese con un
ejemplar de este Reglamento a cada Director y Jefe de cada Unidad
-
38
Administrativa, para su estricto cumplimiento. Es dado en el saln de
sesiones del H. Consejo Provincial de Loja, a los quince das del mes de
abril de mil novecientos noventa y nueve.
Normas Ecuatorianas de Contabilidad
NEC 11.- Inventarios, el objetivo de esta norma es prescribir o sealar el
tratamiento contable para los inventarios bajo el sistema de costo
histrico. Esta norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin
del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida
cualquier disminucin de su valor neto de realizacin.
Manual para la Administracin de Activo Fijos de las Unidades
Medicas del Seguro General de la Salud Individual y Familiar del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
ART.1.- Definir sobre las base de los principios de desconcentracin
operativa y administrativa, los fundamentos normativos que orienten la
gestin de la inversin en activos fijos. Realizadas por las unidades
Medicas del Seguro General de Salud individual y Familiar del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
Art. 42.- Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios
normalizados son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones
tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad
contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones
son homogneas y comparables en igualdad de condiciones. La Ley y
este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras
homologados, estandarizados, normalizados, categorizados o
catalogados, para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas
caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas por la
entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el
Catlogo Electrnico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre
los cuales el INCOP celebr los correspondientes convenios marco.
-
39
La responsabilidad de la estandarizacin de los bienes y servicios le
corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observar, de
existir, la reglamentacin tcnica o normativa tcnica nacional o
internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento. Los
bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por
procedimientos de Catlogo Electrnico y de Subasta Inversa; y solo en el
caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que stos
hayan sido declarados desiertos se optarn por los dems procedimientos
de contratacin previstos en la Ley y en este Reglamento General.
Que, el Art. 115 de la Ley de Seguridad Social establece dos rganos de
direccin para los hospitales y centros de atencin ambulatoria del IESS:
el de Director, con responsabilidades en la gestin econmico
administrativa y el de Director Tcnico con responsabilidades relativas al
desarrollo de las actividades especficas inherentes a la prestacin
mdica segn el Fundamento Legal.
Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o
formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.
Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquirir los
frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.
Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.
Art. 74.- Certificado Sanitario de provisin de medicamentos.- La
seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para
-
40
cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.
Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas
en la ficha tcnica del producto.
Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin,
almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo
efectuar la autoridad sanitaria nacional.
Art. 84.- Importacin directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el
pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico
- teraputicos.
Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional
-
41
PREGUNTAS DE INVESTIGACIN
1.- Qu es un inventario?
2.- Qu es un Inventario Fsico?
3.- Para qu sirve un inventario?
4.- Cuntas clases de inventario existen?
5.- Qu es un Control Interno?
6.- Cuntas clases de Control Interno Existen?
7.- Limitaciones de un sistema de control interno?
8.- Porque es importante el Control Interno en el rea de Farmacia?
9.- Qu problemas evitara el Centro de Atencin Ambulatoria si
implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia?
10.- Qu cambios traera la implementacin de un Sistema de Control
de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atencin Ambulatoria
IESS en La Libertad?
11.- Qu beneficios conseguiran los afiliados si se realizara la
implementacin de un Sistema de Control de Inventario?
12.- Qu tan eficiente puede ser un sistema de control de inventario en
la Farmacia?
Variables de Investigacin
Variable Independiente.- Sistema de Control
-
42
Segn Samuel Alberto Mantilla B. (2007)
El control interno comprende el plan de organizacin,
as como los mtodos debidamente clasificados y
coordinados, adems de las medidas adoptadas en
una entidad para proteger sus recursos, propender a
la exactitud y confiabilidad de la informacin contable,
apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de los planes, as como estimular la
observancia de las normas, procedimientos y
regulaciones establecidas (Pag. 40)
La implementacin de un sistema de control interno comprende todas las
polticas y procedimientos adoptados por la administracin de una
entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar,
tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de
activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e
integridad los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables y la oportuna preparacin de informacin financiera contable,
La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escndalos etctera.
Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del
proceso administrativo.
Forma la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo, este tiende a
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o
conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y
errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
-
43
Suministra informacin acerca del ambiente de la realizacin de los
procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la
planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin
incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la
Institucin.
Implementacin de un Sistema de Control en la Farmacia del Centro de
Atencin Ambulatoria IESS La Libertad. El control operativo aconseja
mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos
cuantitativos como cualitativos, nunca se podr controlar el nivel de los
inventarios, a este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.
El Sistema de Control de Frmacos, utilizar una Base de Datos que
facilita el control de los medicamentos en la farmacia, permitiendo al
personal mdico, una mejor prescripcin, una dosificacin adecuada y
una ptima seleccin del tratamiento a seguir para cada paciente.
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. Nuestros sistemas
estarn desarrollados para permitir aprovechar todo el potencial que el
sistema operativo Windows nos ofrece.
Variable Dependiente: Inventario
Segn Juan Carlos Belleti (2205)
Representa la existencia de bienes que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprndolos y
vendindolos tal cual o procesndolos primero antes
de venderlo, en un periodo econmico determinado.
Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se
debe tener presente que en esta cuenta se clasifican
-
44
los bienes que corresponden al giro del negocio (Pag.
87)
Son bienes tangibles, que representan para una institucin el corazn o
razn de ser, por lo que deben ser cuidados adecuadamente para que
presten servicio a los clientes internos como externos.
Costo
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los
artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el
derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte,
almacenamiento y seguros mientras los artculos y/o materias primas son
transportados o estn en almacn y los gastos ocasionales por cualquier
periodo de aejamiento.
Costo Promedio
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base
de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
nmero de artculos adquiridos o producidos.
El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total
de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante
se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el mtodo promedio ponderados son
afectados por las compras, al principio del periodo, as como al final del
mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario
ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que
tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.
Control de Inventario. Se encarga de sistematizar en forma ptima las
existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas,
-
45
materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la
empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias
en el almacn.
Control de Compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades
como: a) Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la
cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c)
Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la
llegada del material, d) Determinacin del punto de pedido y reorden, e)
Comprobacin de precios.
Este manejo contable permitir a la farmacia mantener el control
oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable un
estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una
empresa.
Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos
bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa,
mtodos, sistema y control. La contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas,
porque el inventario es el corazn del negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados, la
farmacia dedicada a la compra y entrega de medicina a sus afiliados, por
ser esta su principal funcin y dar origen a todas las restantes
operaciones, que necesitaran de una constante informacin.
-
46
Optimizar la entrega de frmacos a los afiliados del Centro de Atencin
Ambulatoria con la implementacin de un sistema de control de inventario
en la Farmacia y de esta manera, incrementar su utilidad.
La auditoria, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer
la eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen
una accin correctiva. El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable.
Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor
General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
Definiciones Conceptuales
Beneficio.- Contablemente se define beneficio bruto como los ingresos
totales menos los gastos directos para producir esos ingresos, ingresos,
tales como salarios, sueldos, materias primas, etc.
Biodisponibilidad.- Cantidad y velocidad con que un principio activo es
entregado desde, una forma farmacutica de un medicamento a la
circulacin sistmica y sitio de accin. La administracin de este
medicamento oportunamente cuando es requerido en base a las
existencias del momento.
Bioequivalencia.- Medicamentos que, administrados en la misma dosis y
forma.
Compras.- En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas
durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines
de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.
-
47
Control.- El control es una etapa primordial en la administracin, pues,
aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente.
El ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos.- Lista de medicamentos
esenciales, seleccionados por su eficacia y seguridad, para hacer frente a
las necesidades prioritarias de salud en una determinada regin o
conglomerado. Cuya nomenclatura y ordenamiento se enmarca en
convenciones internacionales, destinadas a homologar la denominacin
de los medicamentos, identificndolos por su nombre genrico.
Devoluciones en Compra.- Devoluciones en compra, se refiere a la
cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la
cuenta compras.
Devoluciones en Ventas.- La cual est c