implementacion de sistema de gestiÓn de archivos

7/23/2019 IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTIN DE ARCHIVOS

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[IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN D

ARCHIVO PARA UNA FUNDACIN EN MEDICINA.]

[Julio 2013]


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INDICE

AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................................................... 3

INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 4

CAPTULO 1.DESCRIPCIN DEL PROYECTO ...................................................................................................... 6SECCIN 1.1OBJETIVOS .............................................................................................................................. 6

SECCIN 1.2METODOLOGA ........................................................................................................................ 6

SECCIN 1.3ESTRUCTURA DEL TFG............................................................................................................. 9

SECCIN 1.4.GNESIS DOCUMENTAL.LA PRCTICA ARCHIVSTICA......................................................... 12

CAPTULO 2.INFORMACIN CIENTFICA........................................................................................................ 15

SECCIN 2.1FUENTES DE INFORMACIN EN MEDICINA .............................................................................. 15

CAPTULO 3.GESTIN DE ARCHIVO,GESTIN DE CONTENIDOS Y GESTIN DELCONOCIMIENTO EN UNA FUNDACIN EN MEDICINA. ....................................................................................... 19

SECCIN 3.1TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN.SU PAPEL ENEL CAMBIO ORGANIZATIVO ....................................................................................................................... 25

SECCIN 3.2BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIN ELECTRNICA DEDOCUMENTOS ............................................................................................................................................ 29

CAPTULO 4.ARCHIVOS DE EMPRESA ............................................................................................................ 32

SECCIN 4.1SITUACIN DE LOS ARCHIVOS DE EMPRESA ........................................................................... 33

SECCIN 4.2OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DE EMPRESA ........................................................... 34

SECCIN 4.3ESTRUCTURA ORGNICA.AGENTES RELACIONADOS EN LA ORGANIZACIN. ......................... 36

SECCIN 4.4FUENTES (ESTANDARES Y MODELOS NORMATIVOS) .............................................................. 43

CAPTULO 5.UNIDAD DE INFORMACIN Y ARCHIVO.RECURSOS HUMANOS................................................... 47

SECCIN 5.1SERVICIOS ............................................................................................................................. 53

CAPTULO 6. IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE ARCHIVO........................................................... 57

SECCIN 6.1DEFINICIN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIN.................................................................... 60

SECCIN 6.2DESARROLLO DEL PLAN ESTRATGICO .................................................................................. 61

SECCIN 6.3DISEO Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA.AUTOMATIZACIN DE PROCESOS YACTIVIDADES. ........................................................................................................................................... 62

SECCIN 6.4GESTIN DEL FLUJO DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE ARCHIVO. ............................................. 68

SECCIN 6.5METODOLOGA DE IMPLANTACIN DE UN GESTOR DOCUMENTAL......................................... 72

SECCIN 6.6SISTEMA DE ORGANIZACIN DE LA COLECCIN. ................................................................... 74

CAPTULO 7.EVALUACIN DE LAS HERRAMIENTAS DEL SISTEMA GESTOR. ................................................... 79


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SECCIN 7.1. SOFTWARE LIBRE.OPEN SOURCE ........................................................................................ 83

SECCIN 7.2SERVIDOR DE APLICACIONES.SERVIDOR DE ARCHIVO........................................................... 89

SECCIN 7.3LINUX COMO SISTEMA OPERATIVO. ....................................................................................... 92

SECCIN 7.4CMS JOOMLA.GESTOR DE CONTENIDOS PARA EL PORTALWEB DE LA

FUNDACIN. .............................................................................................................................................. 95

SECCIN 7.5DSPACE COMO REPOSITORIO INSTITUCIONAL. ....................................................................... 98

SECCIN 7.6KOHA\KOBLI COMO GESTOR DEL CATLOGO DE LA FUNDACIN. ........................................ 111

SECCIN 7.7SUGAR-CRM(GESTIN DE RELACIONES CON EL CLIENTE). ................................................ 112

SECCIN 7.8EVALUACIN DEL HARDWARE. ........................................................................................... 115

7.8.1ALMACENAMIENTO.RESPALDO Y PRESERVACIN........................................................................... 116

CAPTULO 8.CONTESTO JURDICO Y NORMATIVO ........................................................................................ 117

SECCIN 8.1LEGISLACIN SOBRE ARCHIVOS DE EMPRESA. .................................................................... 118SECCIN 8.2ASPECTOS LEGALES EN MEDICINA. ...................................................................................... 119

SECCIN 8.3DERECHOS DE AUTOR.......................................................................................................... 120

SECCIN 8.4PROPIEDAD INTELECTUAL Y REPOSITORIOS......................................................................... 123

CAPTULO 9.CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 126

CAPTULO 10.REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .............................................................................................. 128


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AGRADECIMIENTOS

Dedico este trabajo en primer lugar a todos mis profesores. Sin ellossencillamente no hubiera sido posible la realizacin de este proyecto final decarrera. A todos sin excepcin, pues uno a uno todos han ido moldeando miformacin, mi experiencia didctica y acadmica. Dedicarlo en segundo lugar atodos mis compaeros que han formado parte de este periodo lectivo y vital denuestras vidas, con los que he podido interactuar para lo bueno y para lo malo.

Agradecer y dedicar tambin a todas aquellas personas de la comunidaduniversitaria, con las que he podido compartir momentos importantes para m, el

personal de cafetera, el de servicios, los compaeros de la biblioteca donde hepodido realizar la beca de colaboracin.

Por ltimo y en especial dedicrselo a mi hermana y mis padres.


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INTRODUCCIN

En el presente trabajo se realiza un ejercicio prctico con carcter divulgativo que

a modo de manual de procedimiento nos acerca a un ejemplo real deplantificacin y puesta en marcha de un sistema documental, estableciendo unaaproximacin a su diseo, funcionamiento, estructura, caractersticas y

peculiaridades. De esta manera intento aportar los conocimientos adquiridos enmi formacin universitaria como gestor en Informacin y documentacin a lossistemas de archivo en el mundo empresarial en Espaa, un campo en auge queavanza lentamente.

Un trabajo de investigacin de campo donde se analizan, describen e interpretan

los datos recogidos de inters para trasladarlos y proyectarlos a las actividades deuna Fundacin, una organizacin con unas necesidades especficas.

Un estudio de caso de carcter descriptivo y prctico, en el que me intereso porlas relaciones y condiciones existentes en un entorno de trabajo multidisciplinardonde interactan diferentes campos del conocimiento.

La implantacin de un sistema de gestin de archivo conlleva la necesidad degenerar un equipo de trabajo que gestione el flujo de informacin. Una unidad

documental que preste servicios de administracin. Este proyecto proporciona loselementos tiles para ayudar al profesional de la gestin de informacin de laInstitucin en el desempeo de sus actividades.

El equipo humano del servicio documental de la Institucin como responsable dela gestin del Archivo adems de contribuir a la adecuada gestin de lainformacin constituye un valioso aporte a la Fundacin como vehculo detransmisin del conocimiento facilitando la gestin de contenidos, la publicacinde informes, artculos, acceso a bases de datos y posibilitando el trabajo deinvestigacin. Una adecuada gestin documental contribuye a desarrollar elcapital Intelectual de una organizacin.

La fundacin es una Institucin integrada en un sistema de informacin querequiere de una estructura documental que les permita administrar y gestionartanto los archivos de oficina como la divulgacin y conservacin del


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conocimiento y de un grupo de profesionales que contribuyan a la prestacin deservicios de informacin facilitando la disponibilidad y el acceso intensivo a losrecursos. Se hace por tanto necesario escoger y definir una tecnologa adecuadaque procure su actividad y brinde una asistencia tcnica integral acorde a las

necesidades de la institucin y contribuya a conseguir sus objetivos y aumente sunivel de visibilidad, recopile informacin sobre las actividades que la realice yelabore programas de difusin y conservacin de contenidos. Para ello se fija unaestructura operativa y funcional de aplicaciones que hacen posible la gestincomo son un portal web, un catlogo y un repositorio institucional. Un conjuntode programas dependientes de la configuracin, instalacin y mantenimiento deunos servidores que soporten la carga documental y el diseo del flujo de trabajo.

Aplicaciones tecnolgicas sobre las que vamos a trabajar y que van a generar una

tipologa documental determinada por el entorno digital de una arquitectura web,donde se integran bases de datos que van permitir la disponibilidad yaccesibilidad en las etapas sucesivas de todo el ciclo de vida del documento.

El TFG pretende ser un punto de partida que sirva de gua orientativa para lagestin del Archivo de una Fundacin en Medicina y para la toma de decisionesque pueda conllevar la constitucin de una organizacin de este tiposensibilizando a todas las partes interesadas de las posibilidades que brindan los

diferentes modelos de tecnologas software libre y la diversidad de opciones quepermiten el acceso a diferentes usuarios a que desarrollen las soluciones quemejor se ajusten a sus necesidades.

El modelo de interaccin tecnolgico propuesto fomenta el acceso a lainformacin y al conocimiento y es considerado como un componente vital deuna Sociedad de la Informacin verdaderamente integradora.

El TFG desarrolla el vnculo que existe entre la Fundacin de medicina y laUnidad de Servicios Documentales del Sistema de Archivo asociado que seesforzarn en promover el acceso universal, con las mismas oportunidades paratodos, al conocimiento, creacin y divulgacin de informacin cientfica ytcnica, con inclusin de las iniciativas de acceso abierto para las publicaciones ycon herramientas de gestin que faciliten las actividades de la organizacin.


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CAPTULO 1. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

SECCIN 1.1 OBJETIVOS

El objetivo del presente trabajo de Fin de Grado es implantar un sistema dearchivo en una Fundacin, un tipo de empresa en cuyo contexto y marco trabajoabordaremos los procesos de gestin documental que deben ser tenidos en cuentay que permitirn dar un servicio a los integrantes de la organizacin.

El proyecto descrito en este documento consiste en la instalacin y puesta enmarcha de una infraestructura especfica para el desarrollo de una actividad en laque se integrarn herramientas tecnolgicas de gestin y servicios y entre las que

se encuentran un repositorio, un catlogo, un CRM1

y un portal web institucionalde contenidos. Un sistema que servir de plataforma y herramienta de trabajo parala gestin, administracin, conservacin, distribucin y difusin de contenidos.

Un proyecto factible donde elaboro y desarrollo una propuesta para una fundacindedicada a la investigacin y lucha contra el cncer. Un modelo operativo viable

para la solucin de un problema donde se aportan los requisitos tcnicosespecficos que tendr que incorporar el sistema de gestin electrnica dedocumentos de archivo y entre los que se incluyen tambin unos equipos que

puedan dar soporte a la infraestructura web de servicios de alojamiento,almacenamiento y difusin.

SECCIN 1.2 METODOLOGA

El esquema planteado es un caso prctico de puesta en marcha de un Sistema deGestin de Archivo donde se detalla la relacin entre las variables que se

obtienen de la observacin de un marco estructural, social y situacionalespecfico. Se ha combinado el estudio de fuentes de informacin sobreestrategias de desarrollo de arquitecturas de informacin, de bsquedas de fuentesrelacionadas con la medicina y bibliografa del mbito estrictamente tecnolgico.

1Gestor de procesos internos. (de la sigla del trmino en ingls customer relationship management)


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Para contextualizar la Fundacin en Medicina en la sociedad de la informacin yen la gestin integral de Archivo, he seguido lneas de estudio actuales optando

por una visin construida a partir de los planes de accin de los principalesorganismos relevantes a nivel internacional, especialmente las normas ISO-UNE

15489-1 e ISO 16175 y UNE 15489-2.Se ha tenido en cuenta tambin el Modulo2 (ISO 16175-2:2011): Guidelines and Functional Requirements for Digital

Records Management Systems y una diversidad de fuentes que han servido desoporte metodolgico para el desarrollo del trabajo y me han permitido establecerdirectamente las relaciones que intervienen. Se ha partido de los principalesmanuales de referencia como el Dirks Step de la National Archives of Australiayel Marco de Comprobacin de MoReq2buscando un enfoque global al estudio dela aplicacin tecnolgica de servicios documentales en una Unidad de Archivo.

Junto a estos estudios tericos de amplio alcance se ha usado la informacincomercial y tcnica derivada de los productos de automatizacin tanto enempresas privadas como en centros de recursos existentes, y de las numerosasexperiencias y casos prcticos recogidos en la bibliografa perteneciente a lostemas de sistemas automatizados en empresas y centros de informacin,tecnologa para Unidades de archivo, gestin de la tecnologa y documentosdigitales en el sector empresarial y de servicios.

La propuesta tambin integra principios y fundamentos conceptuales recogidos de

la visin archivstica tradicional del Archivo sintetizando aspectos claves para lagestin de documentacin tanto impresa como digital.

Se sita el modelo propuesto de aplicacin de un Sistema de gestin de Archivo,dentro del campo de la automatizacin extendida en Servicios documentales yconforme a un modelo conceptual genrico de Unidad de Archivo hbrido.

Se aplica tambin una metodologa de evaluacin de riesgos donde se identificancules son las reas crticas. Para ello se realiza una evaluacin de factibilidad

que incluir la determinacin de la factibilidad o viabilidad del proyecto queimplican:

Necesidad operativa.

Dadas las caractersticas del servicio que se propone, la fundacin debe contarcon un servidor para posibilitar la consulta de sus recursos, las 24 horas del da,


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durante los 365 das del ao, sin restricciones geogrficas, tanto desde lasinstalaciones de la Institucin como desde el domicilio de los usuarios.

El personal necesario para el desarrollo y mantenimiento del sistema. Una Unidad

de informacin que realice las funciones de Centro de recursos.

Valor financiero

Se determina al alcance del proyecto previsto y si financieramente es viableteniendo en cuenta el costo de los gastos ocasionados en la implantacin. Segarantiza unos requisitos mnimos legales y reglamentarios para la puesta enmarcha.

Viabilidad tcnica

Los objetivos que pretendemos conseguir y los objetivos mnimos que debeproporcionar el sistema de archivo son:

Proporcionar a la organizacin, capacidad para obtener diferentes clases deproductos documentales integrando herramientas de gestin a un sistemaautomatizado basado en la recuperacin, clasificacin, conservacin y difusin decontenidos.

La propuesta tcnica factible abarata los costes econmicos que conlleva laimplantacin del sistema y la mayora del software seleccionado es libre y opensource, repositorio, catlogo, CRM, sistema operativo, portal web institucional yservidor web.

La unidad de Informacin ofrece al usuario, con gran rapidez, la informacinalmacenada en otras redes situadas en cualquier lugar del mundo, a travs de latransferencia de informacin tecnolgica y fuentes dispares.

El sistema de gestin documental permite a la organizacin:

gestionar sus actividades de forma ms eficiente y productiva

disponer de un soporte continuo para la toma de decisiones

garantizar la continuidad de la organizacin en caso de desastre oprdida accidental de documentos

cumplir los requisitos de legalidad y disponer de proteccin de los


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derechos y los intereses de la organizacin en caso de litigio (seguridadjurdica)

fijar la identidad y la memoria colectiva, as como dar soporte a sufutura investigacin histrica.

Utilizando estos criterios determinaremos si el proyecto es una opcin realista yviable para la organizacin.

La eleccin de software libre como modelo metodolgico propuesto es unfenmeno que est llamado a revolucionar modelos de negocio de la industria delsoftware y los modos de gestin en las empresas. Ofrecen el cdigo fuente de laaplicacin, se distribuyen bajo alguna de las licencias consideradas de referenciacomo las Open Source. Pueden ser modificadas, copiadas y distribuidas

libremente. El software libre y de cdigo abierto abre la puerta a una nuevafilosofa de trabajo ms participativa y colaborativa para los profesionales de lainformacin en ciencias de la salud. Muchos miembros de la comunidadcientfica, profesionales pertenecientes a hospitales, universidades, centros deinvestigacin, administracin pblica o empresas privadas, han demostrado quelas soluciones libres son vlidas para cualquier tipo de contexto, tanto paraunidades de informacin que dependen de potentes rganos administrativos comounidades de informaciones aisladas, singulares o unipersonales.

SECCIN 1.3 ESTRUCTURA DEL TFG

El presente documento est dividido en tres partes:

1. Empieza por la elaboracin del marco terico, una investigacin decarcter bibliogrfico que sin pretender ser exhaustiva describe nuestromarco inicial conceptual de estudio, una revisin documental sobre lagestin del conocimiento y los principios archivsticos necesarios que hande ser tenidos en cuenta para preparar el terreno sobre el que se proyectarla propuesta. Apuntes historiogrficos que nos situarn en un marco

preliminar de referencia y nos permitir abordar la base del TFG.En este primer apartado se ver la importancia histrica de la gestin enInformacin, la procedencia de los documentos, la evolucin, la tradicin,


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la conservacin y difusin. Se hace un repaso a las fuentes de investigacincientfica y a las necesarias en el campo en concreto en el que nosmovemos, la medicina.Una introduccin que a modo de repaso nos sirve para establecer una hoja

de ruta donde se pueden distinguir las conexiones entre aquellos elementosfundamentales susceptibles de ser expuestos y trasladados a un escenarioespecfico de trabajo, el de la Gestin de Archivo en una Fundacin deMedicina. Parmetros relevantes como la prctica archivstica y elreconocimiento de una tradicin documental que nos aportar el sustento

bsico para el diseo de un modelo de gestin. De cmo ha influido lastecnologas de la informacin en los cambios que se han producido en lossistemas de gestin y de cmo los procesos asociados se han ido

automatizando.2.

Resultados que nos conducen a un segundo tramo del informe queresponde a la necesidad de generar un sistema gestor de archivo dondeconviven el documento en papel y el archivo digital y en donde seidentifican sus funciones, su rol en una institucin determinada por lanecesidad de administrar la Informacin y la documentacin que genera ysus principales caractersticas.En el anlisis de este segundo punto del proyecto entramos en los requisitos

bsicos de una gestin documental integrada en un sistema de informacinconcreto. Se hace necesario por tanto hacer una revisin del panoramaactual de los sistemas integrales de gestin de archivo que nos permitaajustar nuestro modelo a las necesidades del estudio de caso.Para ello se expone la situacin actual en los archivos de empresa, sudefinicin y funciones y se traslada al archivo en el que incide, a quien vadirigido su actuacin, la Fundacin. Una organizacin que fomenta ladifusin de sus investigaciones.

3. Este captulo comprende una fase de investigacin preliminar de la

empresa donde se recogen datos y se determina su entorno con susfortalezas y debilidades, se analizan cuestiones relativas a su estructuraorgnica, el contexto y tipo de trabajo desempeado, las fuentes utilizadas,la cultura corporativa, el marco legal en el que se mueves y las necesidadesa cubrir.Se describen conceptos clave para la gestin de documentos en entornos


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electrnicos proponiendo un conjunto de estrategias generales para lagestin documental y concluyendo con las implicaciones tecnolgicas dedichas estrategias que nos delimitarn una infraestructura adecuada para suimplantacin. Se concluye este apartado con los estndares y modelos

normativos seguidos para la puesta en marcha.En la parte ltima del informe se desarrolla por un lado el modelo escogidode sistema integral de archivo que nos ayudar a determinar en qu marcogenrico la fundacin va a producir sus documentos electrnicos, preservary asignar recursos. Para entender mejor este anlisis final del proyecto sedivide la puesta en marcha del sistema en varios captulos donde se nospresentan por un lado los fundamentos conceptuales que nos permitirnentender la automatizacin o aplicacin de las tecnologas de la

informacin al Sistema de Gestin de archivo desde la evaluacin de lasherramientas que hacen posible su administracin y por otro la existenciade una Unidad productora de Informacin vinculante con la Institucin y elsistema de gestin. Una Unidad de Archivo y servicio documental quetenga lugar en la estructura orgnica de la Fundacin y que apoye a lasactividades de produccin o distribucin de bienes y servicios permitiendoa sus miembros el acceso a los recursos y al tratamiento, clasificacin,difusin y conservacin de la informacin.

Este trabajo por tanto comprender tres zonas de accin bien delimitadas;

Un primer estudio previo donde se recoge informacin y se identifican agentesrelacionados. Un segundo donde se delimitan estrategias y se disea un sistemade gestin documental que nos conduce a una ltima fase donde se plantea la

puesta en marcha de una infraestructura tecnolgica para la gestin del sistemacon la capacidad para almacenar y gestionar de una forma eficaz todo el flujoinformativo que se vaya generando, basado en la integracin de herramientas,actividades y recursos necesarios.

Como parte final de estas tres secciones se incluye el contesto jurdico ynormativo que una fundacin debe de tener en cuenta y los derechos de autor y

propiedad intelectual. Aspectos legales que la Institucin mdica conjunto a laUnidad de Archivo deben de incluir en sus polticas de accin. Se concluye conlas referencias bibliogrficas.


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SECCIN 1.4. GNESIS DOCUMENTAL. LA PRCTICAARCHIVSTICA

La metodologa archivstica dispone de una serie de principios y tcnicas quepermiten y garantizan la gestin y tratamiento adecuado de los documentos enuna organizacin, una teora que ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y enla actualidad podemos decir que los principios y procedimientos concebidos en lasegunda mitad del siglo XIX y la primera del XX han sido reformulados eintegrados a un nuevo escenario, un entorno digital donde mucha de lainformacin fsica ha pasado a ser documentacin electrnica.

Este proyecto presenta un enfoque archivstico respecto a la informacin

electrnica actual, basndose en conceptos clave de tratamiento documental. ParaJos Ramn Cruz Mundet el fin que persigue la archivstica debe ser elalmacenamiento de los documentos y hacerlos recuperable para su uso y serviciode la sociedad, ofreciendo la informacin ya sea a las instituciones productoras oa los ciudadanos. Esos conceptos se aplican a todos los documentos, conindependencia del formato y del soporte.

Los principios archivsticos estn intrnsecamente relacionados con la gestindocumental y con la identificacin, clasificacin, descripcin, gestin del acceso

y conservacin. El tratamiento archivstico sigue teniendo como referente elrespeto al principio de procedencia, en sus dos dimensiones: el respeto de losfondos y el respeto del orden original. Adems, mantiene vigente la preocupacin

por la preservacin del patrimonio documental.

Uno de los retos ms importantes de la Archivstica actual es su capacidad deintegracin con otras disciplinas cientficas en un proceso de normalizacin y enespecial a una ciencia que interviene en su proceso como son las Tecnologas de

la Informacin.Los principios tericos de la archivstica respecto a la gestin de los documentoselectrnicos no tan slo son vigentes, sino que son fundamentales para poderlallevar a cabo de forma eficiente y eficaz.

En un primer acercamiento a los objetivos marcados, se intentar adecuar las


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pautas y mtodos de trabajo tradicional a la estructura organizativa de laFundacin, tcnicas elementales y bsicas que se pueden ser aplicadas a cualquierentorno de trabajo desde una perspectiva documental actual.

Teniendo en cuenta estos aspectos un sistema integral de gestin de archivo ydocumentos electrnicos debe apoyarse de manera firme en los principiosarchivsticos.

La Norma ISO 15489-1, enumera las reas de inters comunes y los puntos deposible actuacin conjunta de archiveros y otros profesionales de la informacinresponsables de la gestin de documentos. Para los programas de gestin dedocumentos, la Norma ISO seala los tres principios siguientes:

- Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realizacin de lasactividades propias de cada organizacin. Para apoyar la continuidad dedichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar lanecesaria rendicin de cuentas, las organizaciones deberan crear ymantener documentos autnticos, fiables y utilizables, y proteger laintegridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario;

- Las reglas aplicables a la creacin y la incorporacin de documentos ymetadatos relativos a los mismos deberan incluirse en los procedimientosque rigen todos los procesos de negocio en los que se requiere una

evidencia de la actividad; y- Los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la

organizacin y las medidas de emergencia, como parte del anlisis deriesgos, deberan garantizar la identificacin, proteccin y recuperacin delos documentos que son esenciales para el funcionamiento de laorganizacin.

La ISO 15489-1 constituye un marco internacionalmente reconocido para eldesarrollo de un programa de gestin de documentos. Esta norma sirve de base

para delimitar el tratamiento archivstico en los documentos de la Fundacin. Estetipo de institucin es una empresa que necesita unos recursos que le permitanfuncionar adecuadamente y desarrollarse. Uno de estos recursos son losinformativos, sin informacin los organismos no podran funcionaradecuadamente. Esta se debe gestionar de una forma eficaz. Una fundacin demedicina es un sistema abierto que produce documentos que se transfieren


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regularmente de una etapa a otra y necesita estar al da en todo aquello que leafecta. La informacin es utilizada por sus miembros para planificar trabajos deinvestigacin cientfica y destinar sus recursos para la difusin de los resultadosen la lucha contra el cncer.

El proyecto va dirigido a configurar e implantar un sistema de gestin de archivoen un contexto en el que la mayor parte de las fuentes documentales lasencontraremos en formato digital.

En el marco de una comisin Europea y como resultado de las conclusiones delprimer foro sobre los problemas derivados de gestin de los documentos dearchivo se encarg a una consultora, dentro del programa Interchange of Databetwen Administrations (IDA), la elaboracin de un modelo de requisitos. El

resultado fue el Model requirements for the management of elecronic records(MoReq), que ha constituido un modelo de referencia para la definicin defuncionalidades en el mercado europeo de soluciones de gestin documental.Esta norma proporciona requisitos funcionales relativos a los sistemas declasificacin, a la seguridad, la valoracin, la seleccin, la transferencia, laconservacin y la eliminacin de documentos, a la bsqueda y representacin delos documentos y, finalmente, a la administracin del sistema.

Conforme estos parmetros se puede desarrollar una visin estratgica adaptando

la percepcin archivstica de lo que se espera conseguir y la realidad del contextoorganizativo en un marco digital empresarial.

Por tanto en el TFG se configura un escenario donde la documentacin digitaladquiere mayor importancia y la gestin electrnica de los se orienta no solo agarantizar la integridad y la autenticidad de los documentos tambin a facilitar sudifusin y conservacin.

La tecnologa empleada e implementada en el proyecto facilita la

interoperabilidad de los elementos del sistema digital y garantiza el acceso ydifusin de los contenidos en un formato y protocolos de actuacin queestablecen un plan de accin especfico.

El Diccionario de Terminologa Archivstica editado por el ConsejoInternacional de Archivos define el trmino Gestin de Documentos como unaspecto de la Administracin general relacionado con la bsqueda de la economa


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y eficacia en la produccin, mantenimiento, uso y destino final de losdocumentos.

Teniendo en cuenta estos aspectos y en la necesidad de gestionar un sistema de

informacin la comunidad cientfica de la Fundacin delegar la responsabilidada un equipo humano que ser el responsable de mantener el sistema integral degestin de archivo y documentos electrnicos encargndose de su diseo eimplantacin apoyndose de manera firme en los principios archivsticos dondese pueden establecer criterios comunes de procedimiento en la ejecucin de lastareas propias de la organizacin y la gestin de los archivos, mediante tcnicasdescriptivas se asegura, la difusin, transmisin y divulgacin de contenidos.

La incorporacin de informacin se puede interpretar desde los orgenes del

documento independientemente del periodo que se vaya a conservar. Por lo quepara abordar la tarea fundamental de este proyecto, se necesitan slidos principiosde archivstica integradas en un proceso de normalizacin con los nuevos retostecnolgicos.

CAPTULO 2. INFORMACIN CIENTFICA.

SECCIN 2.1 FUENTES DE INFORMACIN EN MEDICINA

La informacin cientfica es necesaria para cualquier investigacin. Todo procesode investigacin se caracteriza por su naturaleza cclica: el investigador consumeinformacin para documentarse, pero despus la produce, al plasmar su trabajo

por escrito. Esta informacin ser utilizada a su vez por otras personas.

La Informacin cientfica se caracteriza por la velocidad con que una informacincaduca y deja por tanto de tener inters para los usuarios. La obsolescencia es

muy acusada en Ciencia y Tecnologa. Una informacin de actualidad es unainformacin de alto valor cientfico. Pricecalific como una caracterstica de laciencia su contemporaneidad.

La mayor parte de los usuarios de la fundacin tendrn una misma necesidad deinformacin y est formada fundamentalmente por cientficos del rea de


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medicina. La Unidad de archivo se integrar en un flujo informativomayoritariamente cientfico teniendo en cuenta que los investigadores se apoyanen instituciones prestigiosas en busca de calidad y fiabilidad documental, defuentes con un carcter internacional ms acusado que otras ramas de la ciencia y

con una capacidad interrelacin con otras disciplinas en las que se apoyan y secomplementan, por lo que los productos documentales intentarn adaptarse a ellosy a sus dinmicas de trabajo.

La unidad de Archivo y servicio documental de la Fundacin se enfrenta a unaintegracin de los canales de difusin cientfica y tecnolgica, a una singularidadde las estructuras de las fuentes de informacin.

Las caractersticas bsicas que hay que tener en cuenta de la informacin

cientfica son la obsolescencia, la calidad, la interdisciplinariedad, la coberturageogrfica y lingstica. Son los parmetros con los que se cuenta para configurarun servicio documental que cubra las necesidades de los usuarios. El mbito detrabajo est claramente delimitado, con una metodologa regulada, unaterminologa especfica, la mayora en ingls. La informacin se renuevacontinuamente por sustitucin, no hay solapamiento de conocimientos. Losinvestigadores de la Fundacin precisan informaciones muy precisas de formaurgente, por lo que los productos documentales descritos en este proyecto estarn

claramente delimitados por un marco digital de gestin en el que se evala unsistema que da soporte electrnico a los integrantes de la Institucin en unacomunicacin precisa, concisa y con mayor libertad y cobertura geogrfica.

El crecimiento de la informacin: (especializada o cientfica) es exponencial yorigina abundancia, exceso y vida media del documento (obsolescencia) lo queexige precisin selectiva y rapidez.

Los recursos documentales y las fuentes de informacin son evaluados a partir delestudio de usuarios de la fundacin, de tal manera que principalmente sernseleccionados y adquiridos los que tengan una demanda real para losinvestigadores. Se incorporan tecnologa en el diseo para la produccin de

publicaciones electrnicas, para la digitalizacin y codificacin de documentos,para la comunicacin con otros sistemas digitales, se facilita el acceso con laincorporacin de aplicaciones especficas, se colabora con la elaboracin demanuales de operacin de los sistemas de informacin a la comunidad cientfica y


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a usuarios externos.

Estos fenmenos han dificultado el acceso a la informacin cientfica mdica mspertinente y determina una mayor especializacin en los centros de

documentacin que tienen que cubrir unas necesidades de usuarios especficas deuna determinada temtica o inters cientfico.

En 1992, el grupo de trabajo de MBE, formado por internistas y epidemilogosclnicos de la canadiense McMaster University, publica un artculo en la revista

Journal of the American Associationdonde se propugna un nuevo paradigma parala prctica de la medicina, destacando la importancia de basar las decisionesclnicas en las evidencias halladas en la investigacin (Evidence Based MedicineWorking Group, 1992).

En la actualidad es definida como el uso consciente, juicioso y explcito de lamejor evidencia actual para tomar decisiones sobre el cuidado del pacienteindividual. Su prctica consiste en la integracin de la competencia clnica con lamejor evidencia clnica externa disponible a partir de la investigacin sistemtica(Sackett, 1996). Por mejor evidencia clnica externa disponible se entiende lainvestigacin clnicamente relevante, especialmente la que se centra en el

paciente y que estudia la exactitud y precisin de tests diagnsticos, la potenciade indicadores pronsticos as como la eficacia y seguridad de procedimientos

teraputicos, preventivos y rehabilitadores.

Su incorporacin a la prctica clnica est relacionada directamente con elproceso de bsqueda de informacin, donde se interroga al sistema con unadefinicin de las preguntas clnicamente relevantes. Consiste en identificar lanecesidad de informacin y traducirla al lenguaje de recuperacin del sistema quese vaya a utilizar, es decir, disear la mejor estrategia de bsqueda de la mejorevidencia mediante la ejecucin de la consulta en las fuentes de informacinapropiadas.

Esto ha supuesto un cambio en el papel y en el uso de la informacin por parte delprofesional de la salud que se ha enfrentado siempre, para tomar decisionesbasadas en la mejor evidencia, a la gran dificultad de localizar y conseguir toda lainformacin relevante, analizarla y sintetizarla. Proporcionar informacin decalidad que ya ha sido contrastada por expertos, en la que se analiza la validez


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metodolgica de los estudios y se evala la relevancia clnica de los resultados (ala vez que se indican sus implicaciones en la prctica clnica diaria), viene asimplificar este proceso. En otras palabras, el mdico recibe informacin sobre elmejor mtodo que puede aplicar a un paciente particular.

Durante los ltimos aos hemos asistido a un creciente inters por los recursos desntesis y evaluacin de informacin, lo que ha provocado un aumento importantede bases de datos y publicaciones especializadas en la materia. Todas ellas tienenuna caracterstica en comn: que las revisiones y artculos que contienen se hansometido a un riguroso filtro de valoracin crtica por parte de expertos queaseguran la validez de la informacin que proporcionan.

No se pretende en este trabajo aportar todos los recursos ms apropiados para la

bsqueda de soluciones basadas en la evidencia pero si se comentan los msimportantes como son la Cocrane Library, una base de datos de una organizacinmundial sin nimo de lucro formada por expertos de 40 especialidades clnicas,agrupados en grupos colaboradores que se encargan de revisar las publicaciones.La versin en castellano de la Cochrane Library es la Cochrane Library Plus,con acceso gratuito en todo el territorio espaol. La base de datos de guas de

prctica clnica (GPC), un conjunto de sistematizado de instrucciones que tienecomo objetivo ayudar al mdico y/o paciente en la adopcin de las medidas ms

adecuadas ante un problema especfico de salud. Constituyen otra fuenteimportante de evidencia evaluada, especialmente si estn dirigidas al tratamientoo diagnstico de una enfermedad. En Espaa cabe destacar las publicadas por elCentro Cochrane Iberoamericanoy la unidad que existe en Fisterra. Las basesde temas valorados crticamente (CAT), critical appraisal topictrmino acuado

por el Center for Evidence Based Medicine de Oxford-, un metabuscador deevidencias disponibles sobre preguntas clnicas comunes. Los artculos de lasrevistas cientficas revisiones sistemticas, metaanlisis y otros informeselaborados con mtodos basados en la evidencia, como Bandolier o Clinical

Evidence.

Tambin se encuentran los denominados servicios de preguntarespuesta. Enocasiones no es fcil traducir la pregunta de manera apropiada y obtener unarespuesta. De ah que para ayudar a los profesionales de la salud a resolver susdudas ante un caso prctico, algunos servicios nacionales de salud han creado


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unidades especializadas en resolver las dudas mediante los servicios denominadosde pregunta respuesta. Uno de los ms conocidos es Attract (Ask trip to rapidlyalleviate confused thoughts), creado por elNHSbritnico, en el que un equipo deexpertos responde a las preguntas enviadas por los profesionales sanitarios. Para

ello, realizan la bsqueda bibliogrfica en diversas fuentes y la valoracin crtica,remitiendo al mdico que envi la pregunta la mejor respuesta hallada o unresumen de los trabajos de investigacin ms relevantes.

Se dispondr tambin de Motores de bsqueda web como TRIP, metabuscadorque utiliza simultneamente 110 fuentes de informacin de gran calidad en laWeb, incluida una bsqueda paralela en PubMed y las bases de datos

bibliogrficas de Medicina donde destacamosEmbasey las producidas por la U.S. National Library of Medicine (NLM), especialmente Medline, accesible

gratuitamente a travs dePubMed.

Por otro lado tenemos la literatura gris, semipublicada, no convencional coninformacin primaria muy especializada y muy til para los mdicos einvestigadores de la fundacin. Tesis doctorales, prepublicaciones o pre-prints,congresos y actas de congresos, informes, working papers, traducciones, normas,

patentes.

CAPTULO 3. GESTIN DE ARCHIVO, GESTIN DE CONTENIDOS Y GESTINDEL CONOCIMIENTO EN UNA FUNDACIN EN MEDICINA.

Se puede hablar de gestin, o mejor dicho del inicio de las investigacionessobre este concepto como tal proceso, a principios del s. XIX cuando larevolucin industrial hizo posible la reproduccin en serie de productos.

La gestin de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseadospara asegurar la fcil identificacin, organizacin, acceso y mantenimiento de losarchivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de lagestin de archivos, hay que planificar con antelacin para evitar tomardecisiones que limiten las opciones posteriormente.

La gestin documental tiene que ver con la gestin del conocimiento, el estudio


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de la necesidad de informacin y de cmo satisfacerla, el desarrollo ymantenimiento de las colecciones y de los archivos pblicos o privados. Losservicios tcnicos asociados, los sistemas de clasificacin, las tipologasdocumentales, las herramientas de trabajo. La gestin hoy da puede ser

considerada un arte como tambin lo era en la edad antigua, una arte en laadministracin, conservacin y difusin del conocimiento. La Gnesis nos dadatos sobre los procedimientos administrativos y los pasos que se seguan.Lo deseable de un sistema de gestin documental es que:

- Facilite el trabajar con la documentacin que se va generando. Cada uno delos integrantes del equipo de trabajo tiene que saber que documentos tieneque guardar, cuando, cmo y dnde. Ha de saber cmo encontrar la

documentacin que necesita.- Hacer posible la accesibilidad y transparencia de la informacin.

Proporcionar no solo el acceso sino el intercambio y la distribucin de losrecursos, evitando duplicados, informacin innecesaria y prdida deinformacin.

- Mantener viva la memoria de la organizacin.

Se propone en este trabajo administrar toda la produccin documental que surjade la generacin del conocimiento de la Fundacin, fruto de los resultados de las

investigaciones, proyectos planes de desarrollo y en general todos aquellosarchivos que surgen de las necesidades administrativas y cientficas, si bien eneste proyecto se tratar exclusivamente la infraestructura y herramientasnecesarias para que un gestor de informacin pueda iniciar sus actividades.

Se trata de una adaptacin de la gestin de la informacin en una institucinsiguiendo criterios ya establecidos pero reconvertidos a una nueva dinmicadocumental y a un caso en concreto. Por lo tanto se define un modelo bsico enla implantacin del sistema de gestin de Archivo en el que se integran de manerafundamental una nueva forma de identificar la informacin y donde se configurannuevas rutas de acceso a las fuentes y contextos especficos.

Atherton deca en 1983 que


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y de alcance mundial>. Como seala Coll-Vinent La documentacin no puedeconformarse con slo conferir al usuario potencial la seguridad de que aquello

que busca est en alguna parte, sino que se le ha de suministrar las herramientas

y tcnicas para que sepa con certeza en que parte y esto en tal medida que el

usuario pueda saber adnde ha de dirigirse y ha de poder encontrar en pocotiempo un documento aislado inmerso entre una gran masa de ellos.

Aunque las nuevas tecnologas han facilitado nuevas formas de acceder, creardocumentar, indexar, publicar archivar y difundir la informacin, la eficacia deeste sistema depender mucho ms de la exactitud y actualizacin de las bases deconocimientos, que de la calidad del software.

La gestin de informacin debe ir acompaada de una gestin del conocimiento

que no convierta la tecnologa empleada en un simple almacn de documentos oen un escaparate documental. La infraestructura tcnica se integrar en unescenario de gestin del conocimiento que respalde las actividades de losinvestigadores y aporte de manera sistemtica un valor aadido a sus funcionestraducindose en beneficios para la Fundacin.

Gestionar el conocimiento en una organizacin no es una cuestin simple, eimpone retos importantes a los profesionales de la Informacin. En este nuevoentorno, es necesario nutrirse de herramientas totalmente diferentes y apropiarse

de un espacio. Son muchos los modelos, establecidos por las compaasinformticas o de software, para la gestin de la informacin y el conocimiento enambientes empresariales que sugieren no slo infraestructuras tecnolgicas sinoun software adecuado de administracin.

La eleccin de los elementos necesarios para la implantacin del sistema y laestrategia ms adecuada ser uno de los factores relevantes en su puesta enmarcha. Se tendr en cuenta la versatilidad que ofrecen las aplicaciones existentesen el mercado para aprovechar la configuracin de las mismas y adaptarla a lacreacin del gestor documental. El fin es implantar un entorno de trabajoamigable para cualquiera de los usuarios de la fundacin internos y externos.Tanto el sistema que soporta las aplicaciones con un conjunto de servidores comolas mismas herramientas que forman parte del flujo de trabajo permitirn lacreacin de documentos y su posterior publicacin, as como proporcionan unaherramienta de bsqueda potente de forma que se ahorra tiempo en la localizacin


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de la informacin de cualquier tipo.

En el proyecto se concibe una solucin hbrida del sistema de implantacin dearchivo en el que se involucran recursos humanos especializados y tecnologas de

informacin para la ejecucin de procesos especficos, que van desde el anlisis yrepresentacin de la informacin hasta la automatizacin de distintas actividadescomo la descripcin, el almacenamiento y la recuperacin. De esta manera, se

propicia la creacin y uso del conocimiento en el contexto de la organizacin, latecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimientoexplcito y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias paraseleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso a la informacin.

Conviene diferenciar dos trminos que pueden llevar a confusin, gestin

documental y gestin de contenidos. La primera se ocupa de ficheros mientrasque la segunda del contenido y sus elementos.

Los sistemas de gestin documental se inventaron para gestionar ficheros quecreaban otras aplicaciones. Estos sistemas slo abren y editan contenido deaquellos formatos que controlan. Los gestores de conocimiento, en cambio, tienenrelacin directa con la creacin de contenido, como tal, y con su gestin. Lafinalidad de los gestores documentales es organizar los documentos, los degestin de contenidos crean documentos que son en s mismo contenido (es decir:

informacin puesta en uso). Son un paso ms en la gestin documental. Un gestorde conocimiento va ms all todava que un gestor de contenidos.

La informacin tiene una esencia y un propsito. Cuando la informacin esutilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona junto consu percepcin personal se transforma en conocimiento. El conocimiento es lacombinacin de informacin, contexto y experiencia.

Estos factores estn gobernados por dos criterios: Cantidad y Calidad, requisitos y

objetivos fundamentales en la implantacin del Sistema Gestor de Archivo en unagestin ordenada por procesos que nos permitir saber lo que queremos, haciadnde ir y lo que es ms importante, conocer de manera objetiva dnde nosencontramos.

La fundacin tiene que presentar un sistema de calidad con dos caractersticas


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fundamentales:

Mentalizacin a todos los niveles de la organizacin. Todos tienen clarohacia dnde dirigir sus esfuerzos para mantener y superar continuamente la

calidad de los productos y servicios documentales. La calidad orientada al cliente y la sociedad.

Se trata de, por un lado, documentar en manuales, procedimientos, instruccioneslo que se va a hacer y, por el otro, de generar registros que prueben que se hahecho. El mtodo implica a todo el personal de la Fundacin y le hace partcipede demostrar que en realidad su trabajo influye en el objetivo final de laorganizacin. Una vez descrito de manera genrica lo que pretendemos a la horade gestionar por procesos, as como las principales ideas de lo que entenderemos

por la gestin por procesos, situamos a la Unidad de archivo en una posicinconcreta en lo que se refiere a la organizacin. Es uno de los principios bsicossobre los que tendr tambin que trabajar desde su puesta en marcha y les

permitir identificar los problemas derivados de las deficiencias de laimplantacin o del mal establecimiento de protocolos y procedimientos.

Todas estas peculiaridades hacen pensar que como primer esfuerzo desde laUnidad de Archivo y servicio documental a la hora de gestionar, vamos a tenerque poner una especial atencin en la primera fase de la gestin de la calidad: la

planificacin. En la prestacin del servicio de gestin en el sector cientficosanitario se ha de tener en cuenta la variabilidad de los procesos, ya que lasvariables que rodean sus actividades son innumerables y en muchos casosimpredecibles, por lo que definir quien, como cuando y donde se deben hacer lascosas, evitar muchos problemas y discrepancias a la hora de analizar losresultados y las causas del xito o fracaso de los mismos. Es importante tenerclaro cules son nuestras necesidades y la de nuestros clientes internos de laInstitucin como los externos, traducirlas en requisitos concretos, determinar

funciones y responsabilidades, y un proceso preciso que sistematice los trabajossin que generen dudas para el personal encargado de llevarlos a cabo.

Es necesario realizar un estudio previo que aporte datos sobre la problemticaexistente en una empresa de este tipo de forma que puedan proponerse solucionesconcretas para adaptar e implantar un sistema de archivo. En esta fase inicial deimplantacin contamos con que la gestin de documentos y el archivo de la


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fundacin son una parte fundamental ya que los documentos constituyen lamateria prima vital sobre la que trabajan. El objetivo al realizar este estudio

prctico es el de proporcionar al profesional de la gestin de Informacin de laUnidad de Archivo de la Fundacin un instrumento en el que se determinan que

requisitos funcionales determinan la implantacin de un sistema gestor y cualesestn relacionados con la gestin documental en toda su cadena.

Con este objetivo se definen reglas de actuacin de gestin desde la Unidad dearchivo. El servicio documental integrado en la organizacin maneja informacinsobre todo tipo de actividades, ya sean las propias de la actividad interna de losdiferentes departamentos y unidades de trabajo de la Fundacin, clientes,informes econmicos, legislacin, patentes, administracin y archivo de oficina, olas que corresponden a la gestin del sistema automatizado o la conexin con

bases de datos de proveedores externos. La informacin es utilizada por losmiembros de la Fundacin para planificar trabajos de investigacin cientfica ydestinar sus recursos para la difusin de los resultados en la lucha contra elcncer.

Se ha de tener en cuenta una coleccin propia bsica con la que la fundacinpueda iniciar sus actividades. Estamos hablando de obras de referencia adocumentos primarios, diccionarios generales y especializados, enciclopedias y

bibliografas. Nosotros trataremos en este proyecto ms de cerca el fondo digital yaplicaciones como el repositorio, pero contaremos tambin con la instalacin delcatlogo propio mediante el software deKobli/koha.

Otro aspecto fundamental para conseguir una correcta gestin documental con unvolumen tan grande de informacin es la seguridad en el almacenamiento de ladocumentacin. Es imprescindible garantizar la seguridad en el almacenamientode la informacin, as como la viabilidad del almacenamiento de dichainformacin a lo largo del tiempo.

En una valoracin previa a la creacin de los documentos, se analizan lasfunciones, actividades y operaciones que se realizan en la fundacin

Una vez efectuado el anlisis de las actividades de la organizacin, susnecesidades y su entorno, la informacin recopilada nos proporciona un marcotil para organizar los documentos que deben ser incorporados al sistema de


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archivo.

Se seguir la Norma ISO 15489 (apartado 7.2) y las cuatro caractersticasprincipales de los documentos: autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad, que quedarn garantizadas implementando medidas de seguridadcon un control de acceso seguro tanto a la intranet del portal institucional como alrepositorio web y el catlogo.

Tambin se integrarn metadatos en los archivos y se protegern de cambios noautorizados. Los metadatos recogen de forma exhaustiva lo que ha ocurrido con eldocumento desde el momento de su produccin y garantizan el vnculo entre eldocumento y la operacin en el curso de la cual fue producido, as como elvnculo entre los documentos relacionados (es decir, los documentos del mismo

asunto) por lo que las posibilidades de identificacin y conservacin quedarntambin garantizadas. Los documentos se irn incorporando a las aplicacionestecnolgicas implementadas que los almacenarn en el servidor de archivomediante un procedimiento automtico.

La Unidad de Archivo de la Fundacin tendr la capacidad de generar productosdocumentales diversos, desde la elaboracin y compilacin de bibliografas,traducciones de artculos cientficos y boletines electrnicos, boletines de alerta,

boletines bibliogrficos, tablas de contenido, hasta productos de alto valor

agregado, como la difusin selectiva de la informacin y entrega habitual desolicitudes personalizadas conforme perfil y necesidades de usuario.

SECCIN 3.1 TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN. SUPAPEL EN EL CAMBIO ORGANIZATIVO

Cuando en 1934, el belga Paul Otlet, public su obra titulada "Tratado de laDocumentacin", enunci las bases de lo que posteriormente se constituira enuna ciencia integradora. La mencin de Paul Otlet, por tanto, es insoslayable alhacer referencia a la historia de la Ciencia de la Informacin. Paul Otlet fue lafigura central en el desarrollo de la Documentacin. Durante aos, trabaj, desdeel punto de vista tcnico, terico y organizacional, en aquellos aspectos


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concernientes a uno de los problemas fundamentales de la sociedad, tanto enaquella como en esta poca: facilitar, a quienes lo necesitan, el acceso alconocimiento registrado. Cuando en 1948, Claude Shannon y Weaverenunciaronla "Teora matemtica de la comunicacin ", tal vez no imaginaban la amplia

utilidad que su teora representara para otras reas del conocimiento humano.Concebida con la finalidad de mejorar los sistemas en las comunicaciones, alconceptualizar los elementos que integraban un sistema de comunicacin,

posibilit precisar un esquema de la comunicacin humana y, con ello, determinaralgo que slo se conoca intuitivamente: qu es la informacin.

La historia de la evolucin tecnolgica y de los documentos es muy breve. Cadaetapa, cada avance tecnolgico, no slo ha supuesto un evolucin de la tcnica,sino tambin un cambio en el modo de generar los documentos electrnicos.

Segn el Comit de Documentos electrnicos del Consejo Internacional deArchivos, CIA, la evolucin de las tecnologas de la informacin pasa por tresgrandes etapas, las cuales van a dar lugar a diferentes formas de creacin dedocumentos:

1 etapa:

Se inicia a finales de los aos 40. En esta poca, aparecen los primerosdocumentos informticos en EEUU. Se trataba de documentos en soporte

magntico, producidos por la gestin e integrados por lotes de grandes cantidadesde informacin. Recogan, por lo comn, informacin de carcter cuantitativo oestadstico, con una estructura y tipologa muy homognea.

2 etapa:

Comienza a principios de los aos 80. La proliferacin y difusin de losordenadores personales permite la creacin de numerosos tipos de documentosinformticos (bases de datos, textos, grficos, ilustraciones...) A diferencia de la

homogeneidad en tipos y caractersticas de documentos de la poca anterior, lanota dominante de los documentos creados durante esta etapa es la diversidad yaumento de su volumen. Y, en consecuencia, la dificultad para su control.

3 etapa:

El desarrollo de las redes de telecomunicaciones, a partir de mediados de los aos


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ochenta, provoca importantes cambios en la produccin de documentos y, almismo tiempo, mejoran los mecanismos de transmisin de informacin y deintercambio de documentos y software, debido a la facilidad de intercambio ycreacin comienzan a generalizarse los documentos producidos de forma

colectiva.

Los cambios que ahora se presentan en las unidades y centros de informacin sedeben, en buena medida, a la aplicacin de la tecnologa de la informacin.

La incorporacin de la tecnologa de la informacin juega un papel importante enel desarrollo de la sociedad y ha supuesto un cambio sustancial en el papel que

juegan las Unidades documentales de Archivo.

No hay que olvidar que el objetivo ltimo de facilitar el acceso a la informacinno ha variado, pero la introduccin de servicios de informacin digital hasupuesto cambios en los sistemas de trabajo que permiten dar respuesta de unamanera ms eficiente y eficaz a las necesidades de informacin que vansurgiendo.

El uso de las tecnologas de la informacin en los procesos de trabajo y en laprestacin de servicios en empresas privadas e instituciones pblicas ha llegado aun punto en que en muchas organizaciones del mundo, de hecho, el documento ha

adquirido forma electrnica. Las colecciones los libros y publicaciones han dadopaso a las bases de datos y el documento impreso al archivo digital lo que harevolucionado el mundo de la informacin. Los nuevos recursos electrnicos hanobligado a renovar las ciencias documentales. Los nuevos formatos hantransformado el concepto de coleccin y de archivo tanto la unidad productora deinformacin como el documento en s.

En el rea de las tecnologas de la informacin, los objetivos habituales de losCentros de Informacin y servicio documental, son mejorar las prcticas de

gestin de datos e informacin, hacer un uso rentable de la tecnologa, aumentarel nivel de apoyo tecnolgico a aquellos que adoptan las decisiones en laorganizacin y a los usuarios, y aumentar la disponibilidad de los servicioselectrnicos para el investigador.

A nivel tecnolgico la gestin documental no solo significa digitalizardocumentos, para tratar de acercarnos a tecnologa documental en un entorno


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empresarial hay que destacar varios aspectos: el fin que se persigue y en el marcode trabajo e implantacin.

Los trabajadores del servicio documental de la Fundacin deberan tratar de

influir en la Organizacin para mejorar el tratamiento archivstico de losdocumentos en lo que respecta al desarrollo tecnolgico y su ciclo de vida.

Debern manejarse en el rea tecnolgica o hacer causa comn con losresponsables de la misma que se ocupen de las normas de interoperabilidad desistemas, de la normalizacin de la gestin de datos y de iniciativas similares.Entre las cuestiones comunes que pueden ser objeto de especial atencin por partede los gestores documentales de la Fundacin se encuentra el conocer laarquitectura comn de informacin. Un sistema automatizado que integra

software, aplicaciones de conversin de documentos y portabilidad, herramientaspara compartir conservar y difundir informacin siguiendo un tratamientoarchivstico que exigir un mayor impulso para garantizar la autenticidad y lafiabilidad de los documentos.

Las tecnologas de informacin nos permiten aplicar tcnicas de captura,digitalizacin, almacenamiento, tratamiento y por ltimo difusin de loscontenidos. La informtica, esencialmente, se ha convertido en elemento esencial

para el desempeo de los procesos archivsticos.

Este proyecto se configura bajo el diseo de una arquitectura tecnolgica que nosproporciona un sistema automatizado de flujo de trabajo y nos posibilita el accesoy la gestin de datos de forma rpida y segura, una gestin simultnea de lainformacin por parte de diversos usuarios, mediante la implantacin de medios yherramientas que permiten la comunicacin entre sistemas homogneos en unintercambio electrnico de datos de diferentes formatos.

La tecnologa empleada debe garantizar la proteccin de los documentos que se

almacenan y garantizar la cadena documental.

Flujo de trabajo. Grfico documental de la Fundacin.


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Mediante la captura almacenamos los documentos producidos en el desarrollo delas actividades de la Fundacin esto incluye tanto los documentos creados comolos recibidos por la organizacin. Con la captura de los elementos tanto en elrepositorio, como en el CRM, el catlogo y en el portal de contenidos, las

transacciones que se realizan y los documentos que se crean son registrados en elsistema. El registro es el fichero generado a partir de la entrada de un input conunos metadatos asociados. Cualquiera de las aplicaciones implementadas generanidentificadores nicos y el sistema gestor de base datos los almacena siguiendounos patrones determinados y una estructura documental especfica. En laclasificacin se tratar a las herramientas de gestin de contenidos como undocumento nico, una entidad propia con unos atributos independientes delsistema y que generan otro marco de trabajo. Las mismas aplicaciones asignan

categoras en un proceso de automatizacin de un sistema de clasificacin de laorganizacin segn las necesidades de la Institucin. Identifican el destino deldocumento y el periodo de retencin desde el momento de la captura. Seidentifica tambin la unidad o servicio al que pertenece el registro y operan en la

base de datos del servidor. Contemplan la asignacin de derechos y restriccionesde acceso de acuerdo con las prescripciones legales. En la utilizacin y elseguimiento se mantiene por tanto un control del flujo de informacin.

SECCIN 3.2 BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIN ELECTRNICA DEDOCUMENTOS

Los documentos electrnicos son un elemento cotidiano y en rpida evolucin dela vida moderna. El proyecto ayuda a los gestores de la fundacin a enfrentarse alos retos que plantean las modernas tecnologas de la informacin para la gestindel archivo y adopta un enfoque estratgico frente a los documentos electrnicos,

cooperando en el diseo, la aplicacin y la administracin del sistema integral dearchivo desde una perspectiva prctica.

Los beneficios que aporta el Sistema a la empresa tienen que ver de entrada con lareduccin de costes en su implantacin al hacer uso en su mayora de softwarelibre y Opensource, disminuyendo tambin el tiempo de localizacin yrecuperacin de los documentos y el del tratamiento y gestin, con un control ms


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cercano y accesible de las entradas y salidas. La gestin de la informacin digitalno solo disminuye los costes administrativos sino la prdida de oportunidad loque hace que se tenga mayor control y seguridad de la informacin corporativatanto interna como externa. No existen documentos extraviados o perdidos.

Mejora el workflow y los procesos de negocio. Las gestiones se agilizan en unentorno de procesos automatizados donde la informacin fluye con ms facilidadde acceso y recuperacin satisfaciendo las demandas de usuario lo que provocaque aumente la productividad y permite una ventaja ms competitiva de laInstitucin. El sistema gestiona los contenidos mediante el portal web y difundela informacin de la fundacin junto con el repositorio y el catlogo. El CRMfacilita estadsticas, informes y gestiona usuarios y roles en la organizacin.

Las principales limitaciones y dificultades con las que nos podemos encontrar

durante la implementacin tendrn que ver con factores que son claves para elxito como son situar la Unidad de Archivo en el contexto estructural de laOrganizacin comunicando la importancia de la gestin del conocimiento y delaprendizaje institucional.

El profesional de la informacin encargado de la gestin documental de lainstitucin no podr realizar su trabajo con xito si no coopera y trata de influir enlos integrantes y personas clave que toman las decisiones en la organizacin. En

cuanto a los integrantes de la fundacin nos encontramos en una cultura orientadaal conocimiento, favorable y compatible con una gestin del conocimiento eficaz.Una gestin eficaz basada en aplicar estrategias y requisitos archivsticos deacceso, conservacin y difusin de la informacin que se adoptarn a la hora deimplementar el sistema integral de archivo.

Otra de las tareas importantes ser la de dar uniformidad y establecer requisitosmnimos esenciales para la elaboracin, difusin y recuperacin de documentosque se generen en el entorno de la organizacin.

La informacin es la materia prima de los investigadores de la Fundacin y de lacomunidad que lo integra. Una informacin de calidad rigurosa y que fluye pordiferentes canales, actualizada que responda a las necesidades y exigencias en untiempo de entrega que no se prolongue ms de lo planificado.

La gestin de documentos electrnicos requiere sistemas que cumplan con las


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siguientes funciones:

Organice racionalmente los directorios de forma que quede claramente

definido donde se deben encontrar los documentos de los distintos

temas.

Gestionar quien puede acceder a los documentos, y que puede hacersobre ellos, as podr haber documentos que solo se podrn leer, otrosque se podrn modificar dependiendo del perfil del usuario.

Controlar las versiones de un mismo documento de forma que evite la

duplicidad.

Garantice la seguridad e integridad. Establecer un sistema de bsqueda eficiente que permita encontrar los

documentos deseados en poco tiempo.

Gestin de Estados o Workflow. Descripcin de archivo y metadatos asociados.

Tanto el catlogo, como el repositorio, como el CRM y el gestor de contenidossern tratados como entes activos de la Organizacin que puedan reforzarinternamente el valor de la gestin documental y participen en las actividades

programas y servicios de conservacin y difusin de contenidos as comogarantizar la integridad y fiabilidad de los documentos del Sistema de Archivo.

Una de las dificultades a las que se enfrenta la Unidad de Archivo es la demantener operativo los ciclos de mantenimiento en un sistema automatizadocomo el que se propone implantar y que conllevan un proceso de comprensin enun entorno tcnico complejo. Los elementos bsicos de un sistema gestor derecursos electrnicos permiten conservar la memoria corporativa y difundir suscontenidos y se convierte en una herramienta fundamental en la realizacin de los

procesos y servicios. El sistema propuesto gestiona los ciclos de vida de losdocumentos y configura el software instalado para recoger, difundir y almacenar

los datos en una cadena de informacin donde intervienen diferentes actores.Cada elemento gestiona un aspecto concreto del sistema que se convierte en unescenario interoperable de flujos de trabajo donde se generan muchas interfacesde entrada y salida de los datos. Aqu reside parte del xito de la puesta en marchadel Sistema y su correcto funcionamiento y una de las claves del trabajo de laUnidad de servicio documental de la Fundacin.


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CAPTULO 4. ARCHIVOS DE EMPRESA

Segn Jos Ramn Cruz Mundet 2 , los archivos de empresa son la divisin

logstica encargada de gestionar los documentos producidos y recibidos por laempresa en el desempeo de sus actividades, de modo que sean un instrumentoeficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.

El conocimiento en una organizacin es mucho ms que simples datos einformacin, es el recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y porello, uno de sus principales activos estratgicos. Administrar el conocimiento enuna empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente enla organizacin y colocarlo a disposicin de sus usuarios.

Los investigadores de la Fundacin se encontrarn un entorno en el que podrnaprovechar las oportunidades que ofrece la incorporacin del conocimiento a unaestructura coherente en la que la gestin de la informacin que influye en laorganizacin se convierte en un factor esencial para sus actividades.

El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacinest determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los

problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y

perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin delconocimiento.

La informacin se ha convertido en una herramienta imprescindible para lasupervivencia y el xito de las empresas. Cualquier empresa, ya sea de carcter

privado o pblico realiza una gestin documental eficaz para aprovechar elmximo los recursos de los que dispone. Aun as en la mayora se ejerce comouna actividad secundaria.

En el trnsito de la Sociedad de Informacin a la Sociedad del conocimiento y enla necesidad de buscar una gestin ms racional de los recursos y con el fin deoptimizar sus resultados, est llevando a las empresas a concebir la gestin delconocimiento como un elemento indispensable en la cultura organizativa,

2CRUZ MUNDET, Jos Ramn, NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Los archivos de empresa y el patrimonio documentalindustrial y mercantil como patrimonio cultural. EnINCUNA - Asociacin de Arqueologa Industrial: Estudiobsico sobre el

patrimonio documental industrial asturiano: los archivos industriales y mercantiles. Gijn: Trea, 2000. pp. 99-128.


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conformada por el conjunto de valores que guan el proceder de la organizacin yque condiciona tambin el ejercicio de gobierno.

SECCIN 4.1 SITUACIN DE LOS ARCHIVOS DE EMPRESA

Todava no se ha establecido una cultura de archivo y los autores que se hanacercado al tema han destacado la poca consideracin otorgada al archivo en

particular y a la documentacin en general. La tendencia empresarial en sumayora sigue siendo la de minimizar la constatacin de la documentacingenerada por escrito por lo que el archivo de empresa est una posicin an muymarginal en la organizacin, poco integrada en la estructura empresarial.Predomina la imagen tradicionalista, reduccionista y obsoleta del archivo,concebido como espacio fsico en el que se recoge la documentacin y eso es

debido tambin a una estructura inadecuada para atender con suficiencia losrequerimientos actuales. De ah que la gestin de archivo se convierta en unelemento indispensable para la toma de decisiones adecuadas y que sean

proporcionales en eficiencia y eficacia.

De hecatombe clasificaba Segura Artero3la situacin de los archivos de empresa.Un panorama desolador en el que las acciones archivsticas, reconocidas comotales, son inexistentes en la mayora de las empresas espaolas, indicaba MoroCabero, y ofreca una relacin de 32 indicadores de no calidad identificados en

los archivos de empresa espaoles de los que destaca fundamentalmente larealidad de un archivo que an no es considerado como fuente de informacinestratgica. No se le dedican los suficientes recursos humanos y materiales. Conuna escasa automatizacin de los procesos de gestin archivstica donde esevidente la ausencia de unidades que se responsabilicen del control de los fondos.Los documentos se acumulan en las oficinas generando un problema de gestinque el personal no tiene la suficiente formacin como para afrontarla con eficacia.Frente a la nula normalizacin que ofrecen los indicadores internos, Moro

Cabrero4nos presenta mediante indicadores externos la ausencia mayoritaria deuna poltica de planificacin archivstica general, con una baja demanda por partedel usuario investigador. An se tiene la mentalidad de recelar en permitir el

3 SEGURA ARTERO, Pedro. Los archivos de empresa: objeto de investigacin. En Actas de las Jornadas de Archivos eInvestigacin (Murcia, 13-15 noviembre 1991). Murcia, 1996, pp.151-162.4 MORO CABERO, Manuela. El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total QualityManagement). Revista general de informacin y documentacin. 1997, 7-2, pp. 257-275.


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acceso a la informacin y hay un desconocimiento de la importancia de lainformacin en la toma de decisiones como un recurso estratgico.5

Gonzlez Pedraza6 sealaba la carencia de archiveros profesionales al frente de

estos archivos; la falta de consideracin interna del servicio de archivo en cuantoa dotacin humana y presupuestos; la inexistencia de sistema de archivos con unageneral descoordinacin entre las oficinas productoras de documentacin y elarchivo histrico; la inexistencia de una legislacin y normativa especfica; laausencia de enfoque cultural; la escasez de bibliografa especfica. Ante estasituacin llegaba a la conclusin de que en Espaa an se estaban dando los

primeros pasos con un retraso de dcadas con respecto a otros pases europeos.

Por su parte Jos Ramn Cruz Mundet 7 reconoca la escasez de archivos de

empresa que poda recibir tal nombre por la organizacin de sus fondos, suidentificacin y por estar bajo la responsabilidad de personal competente.

SECCIN 4.2 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DE EMPRESA

La Unidad de archivo de la fundacin asume el compromiso de progreso con lasociedad a la que atiende y pone marcha estrategias y tcnicas documentales entre

las que se encuentra un diagnstico de necesidades, un desarrollo de contenidos,actividades de investigacin tecnolgica y dotacin a la Organizacin de unainfraestructura inicial necesaria.

Las empresas del sector de las Tecnologas de la Informacin y laDocumentacin, por naturaleza, tienen una actividad documental permanente.Desde la Fundacin en Medicina se persigue trasladar parte de esa investigacintecnolgica a las necesidades sociales, promoviendo actividades en los terrenos

de la educacin, el arte y la cultura, desarrollando aplicaciones sociales ysanitarias, contribuyendo a la insercin social, el desarrollo comunitario y la

5 PRADO MARTINEZ DEL, Miguel Angel. Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgnica15/1999. Director del Servicio de Documentacin y Archivos de la Confederacin de la Pequea y Mediana Empresa(CEPYME ARAGN)6 GONZLEZ PEDRAZA, Jos Andrs. Los archivos de empresa: una aproximacin. Archivamos. 2000, 36-37, pp. 40-43.7 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Archivo y empresa: ms all de la historia. Tst: Transportes, Servicios ytelecomunicaciones. 2001, 1, pp. 187-206.


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promocin del voluntariado, entre otras. Actividades que favorecen en granmanera el desarrollo social y econmico, impulsan el progreso y fomentan laigualdad de oportunidades entre los ciudadanos y ciudadanas.

Se plantea como requisito convertir al archivo en una Unidad de informacinesencial para todas las Unidades componentes de la Fundacin. Ello supone elcontrol y dominio del flujo informativo de la empresa tanto a la hora de definir lasnecesidades como en el momento de responder a las mismas. Significa, tambin,la gestin invisible de la informacin: organizacin y tratamiento de la misma yadministracin eficaz de los recursos que confluyen en la consecucin de estatransmutacin del Archivo y de su contenido informativo.

Uno de los objetivos marcados por la Unidad de Archivo es la relacin que

mantiene con el investigador y con la satisfaccin del usuario en relacin directacon la toma de decisiones de la empresa, ya que debemos entender al mismo, nocomo el investigador ocasional, sino como el trabajador que para ejecutar unalabor de calidad necesita de la informacin que gestionamos. Una gestin decalidad se da cuando el usuario, ya no solo el investigador, siente que susnecesidades han sido cubiertas por encima de sus expectativas. En caso contrarioel usuario ser el primero en abandonar nuestro servicio o limitarlo al mximo (norecurrir a nuestro servicio para la toma de decisiones).

El objetivo de un servicio documental de una Unidad de Archivo reside en sucontribucin al logro de los objetivos de la Fundacin en su conjunto y en tantodivisin logstica su tarea esencial es proporcionar servicios a otras divisiones dela misma empresa; en este sentido, el archivo debe ser una unidad de informacinesencial para todas las unidades componentes de la estructura orgnicaempresarial.

Por lo tanto una unidad de servicio documental comprometida con la toma dedecisiones estratgicas y en la consolidacin de la imagen y cultura de lainstitucin, contribuyendo al buen funcionamiento a travs de una gestin eficaztanto en el tratamiento y custodia como difusin de la informacin.

Se pueden argumentar diferentes razones para justificar la existencia de unArchivo en una empresa. Todas nos llevan a una misma conclusin. Tanto lasresponsabilidades jurdicas, como fiscales, como de seguridad en el acceso y


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conservacin de la documentacin as como del prestigio corporativo, tienen quever con la necesidad de organizar y facilitar el flujo informativo. Una correctagestin de la documentacin es fundamental para la buena marcha de la empresa,una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar prdidas

informativas. Para garantizar la transmisin de los conocimientos y experiencias alo largo del tiempo y para la investigacin histrica.

Pero por encima de todo, la existencia o supervivencia de un archivo en laempresa est ligada a su aportacin al xito empresarial, siendo el grado deefectividad y la rentabilidad del servicio la que determina los medios, personal,competencias y niveles de responsabilidad del archivo y del gestor deinformacin y documentacin.

SECCIN 4.3 ESTRUCTURA ORGNICA. AGENTES RELACIONADOS EN LAORGANIZACIN.

La estructura organizativa de la empresa se convierte en un elementoindispensable para confeccionar el sistema gestor de archivo, de donde surgirnlos documentos administrativos y el flujo documental.

Se identifican las relaciones que pueda mantener una Fundacin con su entorno ysus distintos agentes (socios, patrocinadores, colaboradores, investigadores,usuarios, docentes, proveedores y otras organizaciones) y los vnculos de laUnidad de archivo con las redes corporativas, la fidelizacin y compromiso conlos clientes y los usuarios, las relaciones y sinergias con agentes diversos (mediosde comunicacin, poderes pblicos, administracin, asociaciones, distribuidores).

La intencin de una Fundacin de este tipo es desplegar proyectos propios y

compartidos de investigacin aplicada a la lucha contra el cncer, realizarinformes a peticin de organismos pblicos y privados y promover debates

plurales y ejercicios de participacin deliberativa, focus groups y negociacinentre stakeholders o grupos de enfoque implicados en las siguientes reas:

- Internacionalizacin de la investigacin y los sistemas de informacin debase cientfica.


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- Modernizacin sostenible y legitimacin social de la sanidad pblica.- Desarrollo y consolidacin de la responsabilidad corporativa.- Desarrollo de polticas multi-departamentales e intervenciones sobre

determinantes sociales de salud.

Se pueden establecer grupos de inters internos y externos. En los internosconsiderados como un elemento esencial en la planificacin estratgica de unaempresa nos podemos encontrar:

PATRONATO

Un protectorado a quien hay que rendir cuentas y a quien hay que presentar unplan de actuacin donde queden reflejadas las actividades de gestin que proponeel Sistema de Archivo implementado. El Patronato de una Fundacin tiene lacaracterstica de ser un Patronato Ejecutivo y, por tanto, reducido, apoyndose ensu gestin sobre el resto de rganos que pretendan integrar la Fundacin quesuelen ser: El Consejo Cientfico, El Consejo Asesor y El Comit Institucional.

CONGRESO

Entorno de relaciones entre los miembros del Patronato y de los ConsejosCientfico y Asesor y los del Comit Institucional; agrupando as a representantesde la Industria, de las instituciones sanitarias y los profesionales junto a las

asociaciones de pacientes, y otras instituciones interesadas en la Salud.

CONSEJO CIENTFICO

Los componentes del Consejo Cientfico Representan a aquellos profesionalesque demandan y aplican la tecnologa participando en la investigacin clnica.

CONSEJO ASESOR

Este consejo est representado por personalidades de reconocido prestigio del

mundo de la sanidad y a representantes de las empresas e instituciones quedesarrollan la investigacin aplicada y comercializan los productos resultantes dela misma, ponindola en valor ante los profesionales y ciudadanos.

RGANO DE GESTIN. SECRETARIA TECNICA

La Secretara Tcnica est conformada por una persona de probada competencia
http://www.congdcar.org/es/dondeestamos.htmlhttp://www.congdcar.org/es/dondeestamos.html


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profesional cuyo mandato es prestar servicio a la Coordinadora, a sus rganosdirectivos y de gestin a las entidades miembro de la misma, facilitando lacomunicacin interna y externa, apoyando a los Grupos de Trabajo de inters ensus funciones y realizando la gestin administrativa y econmica de la asociacin.

UNIDAD DE ARCHIVO

Los gestores de Informacin del Servicio Documental son un grupo de intersintegrado en la sinergia de la organizacin y que generan condiciones ptimas deacceso a los recursos y que participa con otros agentes de la Fundacin, en elanlisis y diseo de los proyectos de gestin documental.

La misma implantacin del Sistema afectar en el proceso de creacin final de laestructura orgnica de Fundacin y se convierte en un agente promotor quefacilita el flujo de informacin entre la comunidad de usuarios y gestiona elconocimiento ponindolo a disposicin y servicio de los integrantes y endefinitiva la integracin en la organizacin y en el tejido productivo.

En los grupos de apoyo externos la fundacin colaborar con una serie de agentesrelacionados con el mbito de la salud y la investigacin contra el cncer.Desarrollar relaciones de cooperacin con estos agentes actuando tanto como

proveedor de servicios de asesoramiento y consultora, como promotor y

colaborador en proyectos conjuntos de investigacin, diseminacin deinformacin, o como generador de informacin indita.

En esta interaccin surgen las principales lneas de actividad de la Fundacin:

Cooperacin institucional

La Fundacin de Medicina desarrolla su actividad de formamultidisciplinar, mediante redes activas de colaboracin con los agentessanitarios, empresariales y sociales relevantes (stakeholders), sobre la

base del establecimiento deconvenios de colaboracin corporativa. Conferencias internacionales, seminarios y jornadas tcnicas. Investigacin propia y difusin de la misma mediante la incorporacin de

tecnologas adecuadas.

Gestin del Conocimiento y publicaciones.
http://www.fundsis.org/presentacion/Nuestros-stakeholdershttp://www.fundsis.org/presentacion/Cooperacion-institucionalhttp://www.fundsis.org/presentacion/Cooperacion-institucionalhttp://www.fundsis.org/presentacion/Nuestros-stakeholders


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La implantacin de un sistema de archivo, el acercamiento de culturas, lacomparacin y adopcin de las mejores prcticas como elementos demejora en la conservacin y difusin del conocimiento, as como lasubscripcin a los ms importantes proveedores de informacin cientfico-

mdica y a las bases de datos bibliogrficas especializadas, la edicin dediversos tipos de publicaciones, literatura gris, semipublicada, noconvencional, con informacin primaria muy especfica y muy til para elinvestigador de la fundacin. Tesis doctorales, prepublicaciones o pre-

prints, congresos y actas de congresos, informes, working papers,traducciones, normas, patentes y boletines bibliogrficos. Iniciativasgestionadas y financiadas por la Institucin, caracterizadas por recopilar lasltimas adquisiciones realizadas y los nmeros ms recientes de las

publicaciones peridicas, as como documentos informativos para difundirla actividad de la Organizacin, guas, dpticos, folletos, que informensobre la disposicin de la fundacin, sus servicios, sus reglamentos, sobrecmo localizar un documento o sobre cualquier aspecto que redunde en unmayor y mejor uso del sistema gestor.

Los integrantes de la fundacin y miembros de la organizacin comparten un


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conjunto de valores, actitudes y opiniones.

La implantacin de un Sistema de Archivo define el estilo de Gestin

implementacion de sistema de gestiÓn de archivos

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