implementaciÓn del manual de funciones y manual de

1

IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE

PROCESOS PARA LA EMPRESA PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S

YENNY FERNANDA MUÑOZ GARCÍA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2011

2

IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE

PROCESOS PARA LA EMPRESA PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S

YENNY FERNANDA MUÑOZ GARCÍA

INFORME DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS

TUTOR:

JUAN CARLOS MUÑOZ MONTAÑO

Magister en Administración

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2011

3

AGRADECIMIENTOS

Este trabajo no se habría podido realizar sin la colaboración de muchas personas que

brindaron su apoyo y sus conocimientos. Quiero agradecer a todos ellos cuanto han hecho

por mí para que este trabajo saliera adelante de la mejor manera posible.

Quedo especialmente agradecida con mi tutor de trabajo de práctica, el Profesor Juan

Carlos Muñoz Montaño quien me ha ayudado y apoyado en todo momento, quien ha

corregido este trabajo minuciosamente y me ha dado la posibilidad de mejorarlo, tengo que

agradecer sus comentarios, sugerencias y correcciones, con las que he podido elaborar y

llevar acabo este proceso.

Quiero también agradecer a la Sra. Claudia Milena Pulgarín Restrepo, por facilitar la

realización de la práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, por permitir

emplear los conocimientos adquiridos en la universidad, gracias por brindarme sus

conocimientos y apoyo.

Finalmente, agradezco a Sandra Milena Herrera, Yaneth Ruíz Ocampo, Lina Cárdenas y

Socios de la Constructora por los consejos que han ofrecido y su disposición para ayudar

en todo lo requerido para desarrollar dicho trabajo.

4

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 8

1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA .................. 10

1.1 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................... 10

1.2 MISIÓN ................................................................................................................. 10

1.3 VISIÓN ...................................................................................................................... 11

1.4 POLÍTICA DE CALIDAD ....................................................................................... 11

1.5 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS ...................................................... 11

1.6 SERVICIOS QUE PRESTA: ..................................................................................... 12

1.7 NÚMERO DE EMPLEADOS: .................................................................................. 12

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: ................................................................... 13

1.9 ORGANIGRAMA ..................................................................................................... 14

2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE

LAS NECESIDADES. ......................................................................................................... 15

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES ........................................................ 15

2.1.2 ASPECTOS DE MAYOR INTERVENCIÓN ........................................................ 16

2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ............................................................... 16

3. EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................................... 18

4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................. 19

5. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 21

5.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 21

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 21

6. MARCO TEORICO ......................................................................................................... 22

5

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ................................................. 27

8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS ........................................... 28

8.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 29

9. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 30

10. RECOMENDACIONES ................................................................................................ 31

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 32

APENDICES ........................................................................................................................ 34

6

LISTA DE APÉNDICES

APÉNDICE A. MANUAL DE FUNCIONES . ................................................................... 34

APÉNDICE B. MANUAL DE PROCESOS ....................................................................... 48

7

SÌNTESIS

El manual de funciones es un documento que

se prepara en empresas con el fin de delimitar

las responsabilidades y las funciones de los

colaboradores de una organización, con el

objetivo de describir todas las actividades y

responsabilidades de cada uno de los cargos de

la organización para así evitar funciones

repetitivas o compartidas.

Por otra parte, las compañías cuentan con un

manual de procesos que son la descripción de

actividades que deben seguirse en la

realización de las funciones de una unidad

administrativa. Permite conocer el

funcionamiento interno por medio de

actividades y tareas que realiza cada

colaborador, son la guía para describir y

comprender en forma detallada las actividades

de cada puesto de trabajo.

Descriptores: Eficiencia, estrategias,

responsabilidad, Funciones y Procesos.

ABSTRACT

The operational manual is a document

that is prepared in companies in order to

define the responsabilities and functions

of employees of an organization with the

aim to activities and responsabilities of

each of the positions of the organization

and avoid repetitive or shared functions.

More over companies have manual

processes that are the description of

activities to be followed in carrying out

the functions of an administrative unit. To

understand the inner workings through

activities and tasks performed by partner,

are the guides to describe and understand

in detail the activities of each job.

Descriptors: Efficiency, Strategies,

Responsibilities, Functions and

Processes.

8

INTRODUCCIÓN

Entendida la organización empresarial como un sistema, se puede evidenciar en diferentes

áreas que conforman las empresas los aportes que hace cada una, ya que, estas áreas

guardan relación directa con las funciones básicas que realiza la compañía, a fin de lograr

sus objetivos; dichas áreas pueden llegar a comprender actividades, funciones y labores

uniformes. Así mismo, la efectividad de las empresas no depende del éxito de un área

funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del

proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades en sus principales áreas

funcionales.

Las empresas hacen uso de una herramienta que es vital para la organización y control de

las actividades de los colaboradores, dicha herramienta es denominada manual de

funciones. Es un elemento esencial para el conocimiento de las tareas asignadas a cada

puesto de trabajo y la determinación del grado de responsabilidad del funcionario; además,

permite tener un conocimiento interno de la organización para el análisis de sus procesos

administrativos y para la toma de decisiones empresariales.

El manual de funciones es una versión detallada en la cual se describen los objetivos,

funciones y responsabilidades de los distintos puestos de trabajo que componen la

estructura organizacional. Su objetivo fundamental es el de instruir a los miembros que

componen la compañía sobre los distintos aspectos antes mencionados con un propósito:

minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada colaborador.

Por consiguiente, así como se hace uso de un manual de funciones, también se hace uso

del manual de procesos, este último es otra herramienta administrativa en la cual se

plasman los procesos en manuales prácticos que sirven de mecanismo de consulta

permanente por parte de todos los colaboradores de una organización. Es la base del

sistema de calidad, puesto que, ayuda a buscar la eficiencia y eficacia por medio de la

colaboración de cada uno de los integrantes de la empresa.

En la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S el presente trabajo consiste en

elaborar un manual de funciones y un manual de procesos para las áreas: comercial,

contable y gerencia, con el propósito de definir las funciones y métodos que debe

realizar cada colaborador de acuerdo a su respectiva área. Con el manual de funciones se

pueden analizar e identificar competencias y aspectos por mejorar en cada uno de los

talentos humanos que pertenecen a la compañía; así mismo, permite tener un amplio

enfoque del personal con que cuenta la organización, una visión sobre el cargo a

9

desempeñar, que los colaboradores identifiquen con claridad sus responsabilidades para la

ejecución eficiente y oportuna de las actividades a realizar.

Así mismo, al elaborar el manual de procesos para la empresa Plaza Mayor Constructora

No.2 S.A.S, se busca que las actividades y funciones de la empresa sean cada vez más

eficientes y eficaces, integrando a todo el personal que conforma la empresa.

Finalmente, el informe de práctica se realiza por medio de la recolección de información,

ya que, es un método para el desarrollo de los dos manuales, además, se emplea la

entrevista con los colaboradores, para obtener la información necesaria y además, tener

contacto directo con cada colaborador con el fin de percibir actitudes y recibir comentarios

que ayudan a la construcción de los manuales. En el transcurso de la práctica se hace una

observación directa de cada puesto de trabajo con el propósito de verificar que la

información brindada sea coherente y verídica.

10

1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S se creó el 24 de agosto de 2006 por escritura No

3.202 seguida de la letra S.A.S de naturaleza comercial con la iniciativa de 13 personas

denominados socios: Juan Carlos Vergara con una participación del 20%, Iván Fernando

Quintero Gómez 10%, Luis Alexander Zuluaga Tamayo 5%, Jaime Darío Herrera

Machado 10%, Gerardo de Jesús Gómez Castaño 5%, Diana Janet Zuluaga Soto 10%,

José Faber Benavides Ordoñez 5%, Álvaro Santana Garzón 5%, Jorge Andrés Vásquez

5%, Ovidio de Jesús Valencia García 10%, Edwin Armando Zuluaga Salazar 5%, Jesús

María Hurtado Ríos 5% y Luz María Castaño Naranjo 5%; sobre el capital social que

sumó doscientos cincuenta millones de pesos moneda corriente ($250.000.000).

Plaza Mayor Constructora No.2 S.AS, surge con la idea de apoyar el progreso habitacional

desarrollando un plan de vivienda para los intereses de los estratos 4 y 5. La Constructora

brinda la posibilidad a las personas de adquirir vivienda en un sitio amable, confortable y

seguro, cuenta con un equipo de trabajo que se preocupa por la seguridad y garantía de un

mejor vivir para la sociedad.

Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S continúa en proceso de crecimiento y desarrollo,

con la instalación y acondicionamiento de nuevos equipos de excelente tecnología y que

permiten un mejor respaldo en la construcción, lo cual facilita la captación de nuevos

clientes.

Como toda organización, es de vital importancia el contar con principios y valores, ya que

son el conjunto de normas y creencias que orientan y regulan la vida de la empresa, por

eso Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S cuenta con valores, misión y visión como

estructura de su identidad corporativa.

1.2 MISIÓN

Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, es una empresa dedicada a la construcción de

proyectos para vivienda, promoción y ventas de todo tipo de inmuebles propios o de

terceros, cuenta con los mejores servicios, asesoría y productos de alta calidad, además son

11

nuestros colaboradores la clave para alcanzar los objetivos y así satisfacer las necesidades

de los clientes y la seguridad que promueve el rendimiento empresarial.

1.3 VISIÓN

Ser en el año 2015 la empresa con mayor eficiencia y crecimiento empresarial en la

industria de la construcción, promoción y ventas de proyectos de vivienda, comercio y

obras complementarias, velando por los recursos naturales, fomentando las buenas

relaciones con nuestros proveedores y clientes, alcanzando el liderazgo en el mercado

local e incursionando nacional e internacionalmente.

1.4 POLÍTICA DE CALIDAD

Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se compromete a planificar, mejorar, controlar y

velar por todos los procesos del sistema de Gestión de la calidad; además como proyecto

generador de vivienda, obras complementarias y de comercio, garantiza el cumplimiento

de las responsabilidades pactadas con los clientes y proveedores, en especial en el tiempo

de entrega, logrando un mejoramiento continuo de los procesos y un alto grado de

satisfacción en sus públicos externos.

1.5 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

SOLIDARIDAD: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, está comprometida a brindarle a

las personas una mejor calidad de vivir, además cuenta con un personal que está en la

disposición de contribuir al bien común según sus posibilidades, ya que este principio se

promueve en relación con las instituciones tanto públicas como privadas.

SERVICIO: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se concibe como una organización al

servicio de la sociedad, pero en particular para el bien de sus clientes y demás miembros.

Todo el talento humano de la constructora asume actitudes y comportamientos que

favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, generando como resultado, el

cumplimiento de los objetivos y metas trazadas; por ende, es el sello que certifica la

solidez y experiencia que ofrecemos en el sector de la construcción.

12

CALIDAD: La calidad para Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, es entendida como la

búsqueda de la perfección, es el valor que moviliza el ser y el que hacer de la comunidad,

tanto en el desarrollo de los procesos, como en la obtención de los resultados, con el

propósito de alcanzar el bienestar y el desarrollo de la persona y de la sociedad.

RESPONSABILIDAD: Plaza Mayor Constructora No. 2 S.A.S se preocupa por velar por

el cumplimiento y satisfacción de nuestros clientes, empleados y de todos los ciudadanos,

teniendo en cuenta la cultura, el medio ambiente y la sociedad en la cual se llevan a cabo

los proyectos que realizamos. Estamos en constante búsqueda del mejoramiento y

seguridad de nuestro entorno.

COMPROMISO: Plaza Mayor constructora No.2 S.A.S, más que un lugar físico, es una

unión de fuerzas de todos los miembros que buscan un mismo objetivo, es por eso que las

personas que se comprometan a ser parte de la constructora deben tener capacidad para

empeñarse en el logro de la misión, aportando actitud de pertinencia y aprobación del ser y

del que hacer de la constructora.

TOLERANCIA: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, brinda flexibilidad para

encontrar solución a las necesidades del cliente, cuenta con la capacidad y disponibilidad

de escuchar y aceptar a los demás. La organización, valora las distintas formas de entender

y el pronunciamiento que presentan los públicos de interés, siempre y cuando no vayan

contra los derechos y el medio ambiente que rodea la compañía.

1.6 SERVICIOS QUE PRESTA:

Plaza Mayor Constructora No. 2 S.A.S, es una empresa dedicada a la construcción,

promoción y ventas de todo tipo de inmuebles propios o de terceros, también presta

servicios de diseño y proyectos en casas y apartamentos.

1.7 NÚMERO DE EMPLEADOS:

La empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, cuenta con tres empleados los cuales

están representados por Gerente, Directora Comercial y Secretaria

13

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Su estructura organizacional se compone de una Asamblea General, una Junta Directiva,

que está acompañada por un Revisor Fiscal, así mismo, de la Junta Directiva se desprende

la Gerencia que tiene como soporte o apoyo al Revisor Jurídico y a la Secretaría, la

Gerencia tiene a su mando el área de Dirección Comercial y de ahí esta seguido por un

grupo de asesoras externas denominadas Freelance, a su vez tiene a su mando el área de

Contabilidad y este acompañada por una Auxiliar Contable y finalmente tiene al área de

interventoría que se acompaña de unos Maestros de Obra. El área en que se ubica la

práctica es, Gerencia puesto que desde allí se dictan las directrices y se establecen las

funciones a desempeñar dentro de la práctica, así mismo, es la Gerencia la que evalúa el

desempeño del cargo que se ocupa.

14

1.9 ORGANIGRAMA

Fuente: Elaboración Propia.

REVISOR

FISCAL

GERENTE

REVISOR

JURIDICO

DIRECTORA

COMERCIAL

Secretaria

CONTADOR

AUXILIAR

CONTABLE

INTERVENTOR

MAESTRO

DE OBRA

JUNTA

DIRECTIVA

ASESORAS

COMERCIAL (FREELANCE)

ASAMBLEA

GENERAL

15

2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE

LAS NECESIDADES.

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

Para desempeñar el proceso de práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2

S.A.S, se identificó como necesidad: el efectuar un manual de funciones y de procesos

con el fin de asignar a cada colaborador funciones y/o actividades adecuadas a su

experiencia laboral o al cargo que debe desempeñar dentro de la Constructora; ya que al

implementar una serie de procesos, se puede tener orden en cuanto a la realización de tares

y requisitos según lo exija cada puesto de trabajo. El desarrollar un manual de funciones

“permite tener una visión clara sobre el cargo a desempeñar y facilita el proceso de

entrenamiento al personal que ingrese a la empresa” (Muñoz, 2010, 1) (…) Así mismo, el

contar con un manual de procesos el cual “se entiende como el modo de proceder o

método que se implementa para llevar a cabo actividades clave de la organización

incluyendo además, los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando

su responsabilidad y participación” (Muñoz, 2010, 4), garantiza la operacionalidad de la

constructora.

La realización de los manuales se hace con el propósito de observar la forma como se

puede mejorar el trabajo de los colaboradores de la firma.

Con el diseño del manual de funciones y procesos para la empresa Plaza Mayor

Constructora No.2 S.A.S se pretende dinamizar y organizar los procesos y productos de la

empresa, puesto que se convierte en una herramienta de gestión que permite orientar el

buen funcionamiento de la Constructora. Es una versión detallada en la cual se describe la

identificación, propósito general, descripción de funciones y periodicidad de cada uno de

los cargos, para que a través de los objetivos corporativos y las funciones y

responsabilidades de los distintos puestos de trabajo, éstos se vean reflejados en la

estructura organizacional, pues, su propósito es el de instruir a los integrantes de la

organización con el fin de minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno y

mitigar el riesgo, dando así, cumplimiento a los estatutos de la organización direccionados

a la buena ejecución del objeto social de la Constructora.

16

2.1.2 ASPECTOS DE MAYOR INTERVENCIÓN

Después de identificar la necesidad de la empresa, se procedió a observar cuáles son los

aspectos en los que se hizo mayor énfasis para la elaboración del trabajo de práctica; en este

caso, la elaboración del manual de funciones y manual de procesos para la empresa Plaza

Mayor Constructora No.2 S.A.S, donde las partes a intervenir son las áreas que conforman

la compañía. Se observó y analizó cada área con el fin de asignar las actividades o

funciones adecuadas, puesto que dichas funciones se guiaron de un formato, el cual está

caracterizado por un código de área, el nombre del cargo y el área a la que representa,

seguido por un propósito general, descripciones sobre las funciones a realizar y, finalmente

por una periocidad la cual indica el tiempo en que una actividad se debe hacer o revisar.

2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a la identificación de la necesidad evidenciada por la empresa se obtuvo la

solución a la problemática por medio de la recolección de información, entendida como la

técnica que se emplea para el desarrollo de los dos manuales. Se empleó la entrevista,

puesto que brinda información valiosa y necesaria para desarrollar los manuales de

funciones y de procesos, además permite tener un contacto directo con cada colaborador

(a) en el cual se percibe actitudes y se reciben comentarios que ayudan a la construcción

de dichos manuales. Luego se procedió a hacer una observación directa de cada puesto de

trabajo con el propósito de verificar que la información brindada en la entrevista fuera

coherente y verídica. Además con la observación directa se complementaron funciones o

factores que no se descubrieron en la entrevista, o que el colaborador (a) no tuvo en cuenta

durante la elaboración de la guía previa.

Por otro parte, para desarrollar la identificación de la necesidad se siguió una serie de

pasos:

A. Mirar el manual de funciones con el que cuenta la empresa en la actualidad

B. Entrevista con el tutor y el jefe inmediato para dar claridad de lo que se va a hacer

C. Recolección de información brindada por la Constructora.

D. Solicitar a cada colaborador que escriba las funciones que realiza en su puesto de

trabajo

E. Entrevista con cada uno de los funcionarios que compone la organización

17

F. Observación directa

G. Clasificación y análisis de la información recolectada

H. Presentación del manual de funciones y procesos de la constructora.

I. Presentación ante el tutor y el jefe inmediato de como se construyó

J. Corrección por parte del tutor y jefe inmediato

K. Elaboración del documento final

18

3. EJE DE INTERVENCIÓN

Para tener mejor organización, funcionamiento y claridad de las actividades a desempeñar

en los puestos de trabajo de la compañía, es importante contar con el apoyo del manual de

procesos, puesto que permite “verificar aquellos procesos que tienen por objeto soportar y

tomar decisiones sobre la planificación, control, mejoras y seguridad de las operaciones de

la empresa” (Roure, Moñino y Rodríguez, 1997, p. 18), puesto que todas las organizaciones

puede crear un manual de procesos, pues es considerado como un sistema, en el cual todo

se relaciona entre sí.

Después de organizar las ideas de cómo se iba a elaborar el manual de funciones y de

procesos, se analizó la información suministrada por cada uno de los colaboradores, ya

que es por medio de esta técnica que se pueden adecuar las actividades para cada

puesto de trabajo, de ahí que, la empresa hace intervención de un practicante, cuyo

propósito deberá responder a las actividades de apoyo en la estructuración de la planeación

estratégica y el desarrollo de los manuales de funciones y de procesos, por ende,

para la realización de estos pasos, primero se hizo un ajuste a la visión, misión, valores y

principios y además, se diseñó un organigrama con el fin de describir los puestos de

trabajo, así como, la asignación de responsabilidades para determinar niveles de jerarquía

a escalones de autoridad.

Finalmente, por medio de las pautas mencionadas anteriormente, se puedo dar inicio al

método para establecer el manual de funciones y de procesos, ya que, se tiene

conocimiento de la jerarquía de áreas con las que cuenta la empresa Plaza Mayor

Constructora No.2 S.A.S, además se cuenta con la técnica de entrevista y la observación

que se hizo a cada puesto de trabajo, esto con el fin de que los colaboradores tengan una

de serie de pasos bien definidos que permitan y faciliten la realización de los trabajos y

actividades de manera correcta y eficiente.

19

4. JUSTIFICACIÓN

La calidad se ha convertido en un requisito imprescindible para cualquier empresa que

desee alcanzar el éxito, para que esto se logre con plenitud, es necesario que se rescaten los

valores básicos, y a partir de aquí es que el empresario principia a jugar un papel

fundamental, empezando por la educación previa de sus colaboradores para conseguir

una población laboral más predispuesta, con mejor capacidad de asimilar los problemas de

calidad, con mejor criterio para sugerir cambios, con mejor capacidad de análisis y de

mejoramiento eficaz para la organización. A su vez las empresas deben contar con una

competitividad que les permite ser más exigentes, tener una orientación prioritaria hacia la

mejora continua de la calidad y el mejoramiento potencial de crear ventajas competitivas y

sostenibles a un largo plazo.

Para la empresa Plaza Mayor Construtora No.2 S.A.S, es importante el crear una

platarforma estrategica, constituida por misión, visión, valores y principios, que le permita

identificarse de otras empresas; de ahí que, es primordial desarrollar un modelo de calidad

el cual se inicia por la constitución de un manual de funciones y un manual de procesos , ya

que, en la actualidad la empresa no tiene bien estructurado el manual de funciones y no

cuenta con un manual de procesos que sirva de apoyo para tener control, organización e

identifacion de las deficiencias que se presenten en los cargos.

Los manuales son el soporte en general de todo el personal y de cada una de las áreas para

estar enterado de las actividades que se deben desempeñar, de cómo hacerlas, en qué

tiempo y cuál es el objetivo de cumplirlas. Con los manuales se busca que la empresa

tenga un mejor conocimiento de lo que cada funcionario hace , de la forma cómo lo hace y

en qué tiempo ya que es una manera de evaluarlos y de impedir que se crucen funciones

con cargos que no deberian ir.

Por consiguiente, Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, visualiza con conveniencia el

efectuar una solución organizacional que permita comprender la nueva situación y ofrecer

la oportunidad de proponer el cambio y ejecutarlo con el fin de conseguir las metas y

objetivos en relación con los nuevos procesos descriptivos de cada área que conforma la

empresa.

http://www.monografias.com/trabajos/explodemo/explodemo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANT

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

20

Este trabajo es de importancia suma, tanto para los estudiantes como para la Universidad

Católica de Pereira, puesto que, motiva a los futuros administradores a ejercer el liderazgo

en programas y procesos de integracion con la comunidad, los sectores en general, las

empresas y el gobierno para contribuir con el desarrollo sostenible. Además, coadyuvar en

la formación de futuros profesionales y adquirir herramientas que sirvan para desenvolverse

con mayor facilidad en el mundo de hoy, para el desarrollo de la práctica que se vive en las

organizaciones, pasando de manera adecuada a la realidad lo que se encuentra plasmado

teóricamente.

NOVEDAD: El implementar los dos manuales resulta novedoso para la empresa, ya que

contiene la descripción de actividades que se deben seguir en la realización de las

funciones, incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participación; esto se hace con el propósito que la empresa Plaza Mayor

Constructora No.2 S.A.S, cuente con ellos para que contribuya al logro de objetivos e

identificación del área y el factor éxito.

UTILIDAD: Para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, el contar con

manuales es de gran utilidad, puesto que permite conocer el funcionamiento interno en lo

que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y responsabilidades de su

ejecución, auxilian en la inducción del puesto, el adiestramiento y capacitación del

personal, pues, describen en forma detallada las actividades de cada puesto, con el

propósito de evitar falencias dentro de los cargos. Además, es importante que todo el

personal de la constructora tanto colaboradores como socios, conozcan de los procesos y

funciones que se llevan a cabo dentro de la empresa.

21

5. OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual de funciones y de procesos que le permita a la empresa Plaza Mayor

Constructora No2 S.A.S identificar las actividades que debe desempeñar cada colaborador

en su puesto de trabajo y la manera de desarrollarla de acuerdo a sus labores y

competencias.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Elaborar un manual de funciones que le permita a la empresa Plaza Mayor

Constructora No.2 S.A.S, tener conocimiento de las actividades que cada

colaborador debe desarrollar dentro de la empresa.

- Controlar que las funciones de los manuales se estén realizando adecuadamente en

Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S.

- Elaborar un manual de procesos para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2

S.A.S, con el fin de que las actividades claves se realicen de manera correcta y

eficiente.

- Diseñar la estructura del organigrama, los principios y valores, misión y visión

para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, con el fin de que se

identifique su plataforma estratégica para procesos orientados hacia el logro de sus

objetivos.

- Elaborar la estructura del manual de funciones y de procesos para la Constructora

Plaza Mayor No.2 S.A.S

22

6. MARCO TEORICO

La organización nació de la necesidad humana de cooperar, los hombres se han visto

obligados a ayudar para obtener fines personales, por eso para toda organización es

importante tener claridad de cuáles son sus objetivos y funciones dentro de la sociedad, ya

que, es la principal actividad que marca la diferencia en cuanto a la calidad que la

organización brinda a sus públicos de interés. “Las organizaciones tienen un programa o

método para alcanzar sus metas, para ello es de gran importancia y muy necesario que en su

programa se incluya la administración, ella consiste en darle forma, de manera consciente

y constante, a las organizaciones”. (Quintero, 2008, 4).

Las organizaciones en la mayor parte de los casos se preocupan por cooperar, ser más

productivas, o menos costosas. Al poseer una estructura entendida como una ordenación

que define cómo se desenvuelve, se dividen las tareas, se agrupan, se coordinan y cómo

se controlan con el fin de lograr dichos objetivos, se puede alcanzar la eficiencia

operacional. Además, para que una organización funcione, se necesita personal, ya que

de ellos depende que las tareas se desarrollen debidamente. En síntesis, las organizaciones

son un patrón de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los

gerentes persiguen metas comunes.

Ahora bien, cuando se habla de gerencia como sección o departamento de una empresa, “se

está haciendo referencia a la actividad de gerenciar o poner en práctica todo tipo de técnicas

y métodos que puedan organizar el funcionamiento de una institución” (Sosa, 2004, 1).

Normalmente, la gerencia es la encargada de coordinar las diferentes secciones que están a

su cargo, de manera tal que pueda existir una dinámica y comunicación apropiada entre

ellas. La gerencia cumple diversas funciones, la persona que desempeña dicho rol tiene a

su cargo diferentes labores como administrador, supervisor, delegador, entre otros. La

gerencia también se puede comprender como un proceso, puesto que es el conjunto de

principios y funciones claves, es el área que coordina y ejerce poder, define la asignación

de recursos, toma decisiones y orienta el rumbo de la organización para alcanzar fines

eficientes.

Por otra parte, la gerencia cuenta con el apoyo de otras áreas que son coordinadas desde

ellas mismas, las cuales cumplen una serie de funciones que permiten que la empresa pueda

alcanzar sus objetivos y metas. Una de estas áreas es el área de Administración de

Recursos Humanos, puesto que, “es una área interdisciplinaria en la cual se incluyen

conceptos de psicología, industrial y organizacional de los cuales los asuntos estudiados por

la Administración de Recursos Humanos abarcan una gran cantidad de campos de

23

conocimiento que hablan de la aplicación e interpretación de pruebas psicológicas y

entrevistas, diseño organizacional, satisfacción en el trabajo e interpretación de leyes

laborales” (Robins, 1996, 638).

La Administración de Recursos Humanos utiliza una serie de métodos para la captación de

personal, éstas son más subjetivas y ajustadas dependiendo del cargo que se ha de

desempeñar. El área de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas: proporcionar las

capacidades humanas requeridas y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para

hacer lo más satisfactorio posible su desempeño laboral, puesto que, no se debe olvidar

que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y evolución del personal con el

que cuentan. La Administración de Recursos Humanos, es un procedimiento por el cual se

contrata, mantiene y desarrolla los talentos en la organización, siempre buscando que se

sientan a gusto, con actitud positiva y favorable para que el trabajo sea eficiente y así

obtener buenos resultados.

Por otro lado, la persona responsable que el área de Recursos Humanos funcione

correctamente es el máximo ejecutivo, el cual puede ser Presidente o Gerente. Es la

persona encargada de velar por todo el funcionamiento de la organización, es quien mayor

interés tiene para que la empresa tenga éxito constante en todos los aspectos posibles, pues

las decisiones que éste tome son el fruto de los buenos o malos resultados de la compañía.

Además, el Área de Recursos Humanos “produce impactos profundos en las personas y las

organizaciones, puesto que, la manera de tratar a las personas, buscarlas en el mercado,

integrarlas y orientarlas, hacerlas trabajar y administrarlas en la organización es un aspecto

fundamental en la competitividad organizacional” (Robins, 1996, 640).

Por consiguiente, los Recursos Humanos tienen una serie de políticas las cuales son la

consecuencia racional, filosófica y cultural de las organizaciones, “las políticas son reglas

que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se desempeñen de acuerdo con

los objetivos deseados” (Chiavenato, 2000, 161). Las políticas establecen las normas de

orientación para impedir que los empleados desempeñen funciones que no desean o no

cuentan con la capacidad para desempeñarlas, son la guía para la acción y son importantes

para dar solución a enigmas o problemas que pueden presentarse con frecuencia y, que

obligan a que los colaboradores acudan sin necesidad ante los gerentes para que les brinde

solución en un caso necesario.

Así mismo, la organización por medio de las políticas define los principios y valores por

los cuales el personal debe guiarse; por medio de ésto, se diferencia de otras

organizaciones. “Los valores representan las convicciones básicas de la organización, son

importantes para el estudio del comportamiento porque establecen las bases para la

24

comprensión de las actitudes y la motivación, y porque influyen en nuestras percepciones”

(Robins, 1996, 174). Los valores tienen que estar bien identificados para dar

consideración, validez y fortaleza a la misión y visión; además, los valores son elaborados

en consideración de todo el personal que compone la empresa, ya que son el resultado de

un trabajo en equipo con la influencia de las normas éticas dentro de la organización.

Las organizaciones después de tener claridad de cuáles son sus valores y principios, misión

y visión, proceden a formular un organigrama, el cual es una “forma de mirar cómo están

divididas las funciones en cada puesto de trabajo, define como se dividen, agrupan y

coordinan formalmente las tareas en los puestos” (Robbins y Decenzo, 2009, 132). La

finalidad de la estructura organizacional es establecer un sistema, el cual han de desarrollar

los miembros de una entidad para trabajar juntos, de forma óptima y con el fin que se

alcancen las metas fijadas. Así mismo, es importante conocer qué estructura organizacional

se utiliza, saber cómo funciona y por qué es imprescindible para la organización, por ello,

al seleccionar una estructura es necesario comprender que cada empresa es diferente y

puede adoptar la que más se acomode a sus prioridades y necesidades.

La estructura organizacional ayuda a que los gerentes vean una forma de utilizar de

manera eficiente y coherente las habilidades que posee cada colaborador, puesto que cada

uno tiene destrezas más destacadas que otros. En las organizaciones algunas actividades de

trabajo requieren de habilidades muy desarrolladas, es decir, “si todos los trabajadores

estuvieran ocupados, digamos, en cada paso del proceso de fabricación de una

organización, todos tendrían la necesidad de contar con las habilidades necesarias para

desarrollar los puestos mas exigentes, así como los menos exigentes” (Robins, 1996, 551).

Por consiguiente, cuando se tiene bien estructurado el organigrama, se procede a redactar

un manual de funciones, el cual se encargará de explicar y plasmar las funciones y

procesos que debe realizar cada colaborador de acuerdo a su área o puesto de trabajo. “Es

un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y

las funciones de los colaboradores” (Amaya, 2008, 2). El manual tiene como objetivo,

describir todas las actividades y responsabilidades de cada uno de los cargos de la

organización para así evitar funciones repetitivas o compartidas. Otra relevancia que se

tiene de emplear un manual de funciones es que ayuda a evaluar el desempeño del personal,

capacitar y desarrollar programas y todo tipo de actividad que vaya en función del

mejoramiento de los conocimientos del personal.

Uno de los objetivos al elaborar los manuales de funciones y procesos, es que señala el

procedimiento de acuerdo al trabajo del personal o de cualquier otro grupo de trabajo que

desempeñe responsabilidades específicas dentro de la organización. Los manuales

25

Administrativos son considerados como eficientes cuando cumplen con la función de

mantener informado al personal clave de las metas, propósitos y cambios en las actividades

o actitudes de la organización, ya que un manual bien elaborado y desarrollado es la clave

para lograr los objetivos propuestos y la realización del trabajo eficientemente.

Las organizaciones destacan los manuales como un elemento efectivo, facilita el

aprendizaje de la organización proporciona la orientación precisa que los colaboradores

requieren para la acción del trabajo fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución,

pues son fuente de información en las cual se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de

un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.

Por consiguiente, una de las ventajas que se tiene al emplear un manual de funciones, es

permitir que la organización pueda identificar los perfiles y competencias de sus

colaboradores, así como del personal que ingresa a la empresa, con el fin de tener

conocimiento especifico sobre los aspectos a mejorar en la compañía y definir con

precisión las áreas que le competen a cada uno de acuerdo a su potencial.

Es importante garantizar que los talentos humanos comprendan con claridad cómo es el

desempeño en cada puesto de trabajo, ello crea seguridad y agrado en el trabajo, buena

comunicación, buen clima laboral y un alto rendimiento de las actividades y

responsabilidades con la organización; es por esto que, el manual de funciones puede

manifestarse como una herramienta que conlleva al mejoramiento de dificultades del

personal en cuanto a equivocaciones y movimiento de procesos inadecuados de evaluación

del desempeño.

Ahora bien, cuando ya se ha establecido un manual de funciones se procede a elaborar un

manual de procesos, el cual, es otra herramienta útil para el desempeño de las actividades

de cada persona que conforma la empresa, puesto que, “ es un documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una

unidad administrativa, de dos o más, el manual incluye los puestos o unidades

administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación” (Palma,

2005, 3). Estos manuales contienen información y ejemplos de cómo se debe realizar cada

función o proceso, es una ayuda para cada colaborador de la empresa, pues, le facilita un

orden correcto de cómo desarrollar las actividades dentro de la compañía.

Los procesos también son denominados como un conjunto de recursos y actividades

interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida, estos

26

recursos pueden caracterizarse por personas, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y

métodos. Los procesos en general vienen acompañados de otros procesos que pueden

representar de manera significativa, los objetivos estratégicos y críticos para el éxito del

negocio de una organización, dichos procesos están apoyados de unos subprocesos que

hacen parte de la definición misma del proceso, su identificación puede resultar útil para

aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar tratamiento dentro de un mismo

proceso.

Por otra parte, los procesos constituyen las funciones de la administración en la manera de

ejercer en forma coincidente y continua una actividad o tarea dentro de la organización. El

proceso administrativo se vale de enlaces y de retroalimentación ya que las

organizaciones son tan eficientes como lo sean los procesos que manejen. La mayoría de

las empresas que toman conciencia de lo importante que es el emplear los procesos han

reaccionado de manera eficiente, dedicados al cambio, enfocándose a algo común y

trabajando con una visión de objetivo: el cliente.

Los procesos son entendidos como una secuencia de actividades orientadas a generar valor

añadido sobre una entrada, por la cual se quiere empezar a desarrollar una idea para

conseguir un resultado y, una salida que a su vez satisfaga los objetivos corporativos de la

organización y los requerimientos de los clientes. Se habla de procesos cuando se puede

describir una salida y entrada de alguna actividad o función a desarrollar, el proceso

permite cruzar uno o varios límites organizativos funcionales, así mismo, se pueden cruzar

los procesos de la organización horizontal y verticalmente.

Del mismo modo, el manual de procesos es de gran utilidad para la organización, permite

conocer el funcionamiento interno por medio de las actividades y tareas que realiza cada

colaborador, posibilita una buena ubicación del puesto y permite una mejor inducción y

capacitación del personal, ya que son la guía para describir y comprender en forma

detallada las actividades de cada puesto de trabajo. El manual también sirve para uniformar

y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;

posteriormente, construye una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

27

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS

Fuente: Elaboración propia

28

8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

En el tiempo en que se llevo a cabo la práctica profesional en la empresa Plaza Mayor

Constructora No.2 S.A.S, se realizó los manuales de funciones y de procesos, con el fin de

que la empresa contara con estas herramientas para tener una mejor organización y control

de las actividades, funciones y procesos que cada colaborador dentro de la empresa debía

desarrollar, puesto que, los manuales son la guía y/o método para llegar al cumplimiento de

los objetivos, metas y al mismo tiempo ayudar a dar credibilidad de que la misión y visión

si se esté cumpliendo.

Después de organizar las ideas de cómo se iba a elaborar el manual de procesos y de

funciones, se procedió a realizar una entrevista directa con cada colaborador de la

organización, en la cual se enunciaban las actividades y tareas que cada uno podía

desarrollar de acuerdo a su perfil o rango de conocimiento, esta técnica arrojo como

resultado que un 80% los colaboradores se dieran cuenta de la importancia que existe el

emplear los manuales ya que son una ayuda para ellos en cuanto a la hora de desarrollar sus

funciones y el tener asignación de responsabilidades. También se pudo determinar niveles

de jerarquía a escalones de autoridad.

Al elaborar el manual de funciones se tuvo como resultado que cada colaborador supiera de

cuáles son sus actividades y tareas a desarrollar; al elaborar el manual de procesos se tuvo

como resultado que un 75% de los funcionarios de acuerdo a su área o dependencia, se le

facilitara integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo administrativo y el

mejoramiento de la calidad del servicio y en la constante búsqueda de alternativas que

mejoren la satisfacción del cliente.

Con el desarrollo de los manuales el personal de la Constructora quedo a gusto en un 95%,

ya que lo necesitaban con suma urgencia para que cada colaborador identificara sus

funciones, además los manuales se hicieron de una forma entendible para todo aquel que

quiera consultarlo; fue una versión detallada en la cual se describió la identificación, el

propósito general, descripción de funciones y periodicidad de cada uno de los cargos para

que a través de los objetivos corporativos las funciones y responsabilidades de los distintos

puestos de trabajo se vieran reflejadas en la estructura organizacional, Porque, son los

colaboradores por medio de su trabajo que dan los resultados eficientes y eficaz para medir

hacia dónde va la organización y así evitar deficiencias a tiempo si se está presentando.

29

8.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Fuente: Elaboración propia

30

9. CONCLUSIONES

Para toda empresa es de vital importancia el tener una organización y control de las cosas,

por eso la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, tomo la decisión de empezar por

la elaboración del manual de funciones y el manual de procesos, ya que son dos

herramientas que permiten que cada colaborador sepa de sus actividades y

responsabilidades, para así tener una organización de su trabajo.

Al elaborar el manual de funciones para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S,

permitió que cada colaborador tuviera conocimiento de cada una de las actividades que

debe desarrollar, puesto que anteriormente y por ser una empresa tan pequeña, los

funcionarios terminaban elaborando actividades que no les competía. Ahora el manual se

convirtió como una guía para todo el personal tanto funcionarios como parte administrativa,

ya que, su elaboración y análisis es valiosa, este mecanismo se realizó con el fin de evitar

deficiencias.

Por otra parte, con la elaboración del manual de procesos se consiguió que cada

colaborador pudiera realizar su trabajo de manera correcta, por medio de los pasos a seguir

para desarrollar dicho proceso, de que se dieran cuenta de cuales son los subprocesos de los

que se deben apoyar para llevar a cabo con eficiencia dicha actividad o tarea.

En el tiempo que se llevó la práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S,

por medio de estos modelos como lo fue el manual de funciones y el manual de procesos

permitió identificar perfiles y competencias de dichos funcionarios, por eso, se realizó la

estructura de los manuales de la forma más entendible y adecuada tanto para los

funcionarios como para los que ingresen a la empresa. Los colaboradores de la empresa, se

caracterizaron por ser un excelente equipo de trabajo, comparten sus conocimientos y

experiencias con el objetivo de buscar siempre el mejor bienestar para la compañía y todo

el personal que la conforma.

31

10. RECOMENDACIONES

Para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se recomienda que los

colaboradores periódicamente revisen los manuales para asegurar su aplicación continua y

sobre todo analizar y estudiar cada propuesta de cambio sugerida por cada uno de los

miembros de la organización y así ir buscando mejoras positivas para la empresa. Además

concientizar a todo el personal de la empresa de la importancia que es hacer uso de los

manuales, para ello, se recomienda que conserven y velen por la mejora continua tantos

de manuales, procesos, formas y métodos de trabajo, para así ser un ejemplo dentro de las

organizaciones que se encuentran en el rango de la construcción.

Por otra parte, los socios, gerente y colaboradores deberían hacer socialización semanal de

cómo fue el trabajo de esa semana, con el objetivo de ir corrigiendo deficiencias que se van

presentando, hacer observación a cada colaborador en la cual se mire si se están

cumpliendo dichas funciones y que el trabajo se este realizando como lo estipula el proceso

elaborado, para así evitar que se incumpla lo ya plasmado.

Finalmente, se propone en que se cree un comité de calidad dentro dela compañía, cuya

función sea velar que las políticas, objetivos, procesos, deberes y responsabilidades se estén

respetando, cumpliendo en la organización. Y que el presente trabajo sea el punto de

partida de una mejora creciente dentro de la organización, enfocando los manuales como

herramientas vitales que permiten perfeccionarse hacia la calidad u eficacia de la

constructora.

32

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormas

yprocedimientos/ (4 Abr.2011).

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2000. 540 p.

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Empresarial de Innovación y Desarrollo (CEID).

MUÑOZ. Juan. C. (2010). Manual de Procesos Enciso Ltda. En: Centro

Empresarial de Innovación y Desarrollo (CEID).

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Conceptos Esenciales y Aplicaciones. México: Prentice Hall Hispanoamericana,

2009. 485 p.

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Prentice-Hall Hispanoamericano. 1997. 752 p.

Roure. J. B, Moñino. M, Rodríguez. M. A. La Gestión por Procesos. Barcelona:

Canon Editorial. 1997. 132 p.

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33

SOSA Mariano. (2004). La descripción y análisis de cargos.

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htm (4 Abr.2011).

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh1/rrhhmariano.htm#mas-autor

http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcionanalisiscargos.htm%20(4

http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcionanalisiscargos.htm%20(4

34

APENDICES

APÉNDICE A. MANUAL DE FUNCIONES

35

MANUAL DE FUNCIONES

FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 1 - 6

MANUAL DE FUNCIONES DE PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA NO.2 S.A.S

I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- GTE

NOMBRE DEL CARGO: GERENTE

AREA: Administrativa

II. PROPOSITO GENERAL

Ser responsable ante los accionistas por los resultados de las operaciones y el desempeño

organizacional; planea, dirige, organiza y controla las actividades, demuestra liderazgo

involucrados en la constructora. La gerencia actúa como soporte de la organización a

nivel general y de los colaboradores, asesora el manejo de cada área funcional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD

FUNCIONES PRINCIPALES

Liderar los procesos de planeación estratégica de la organización,

determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y

metas específicas de la empresa.

DIARIO

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas

propuestas. DIARIO

FUNCIONES GENERALES

Hacer cumplir los estatutos, las determinaciones de la Asamblea General

de Accionistas y de la Junta Directiva. DIARIO

Representar judicial y extrajudicialmente a la sociedad ante terceros,

autoridades de policía y/o autoridades fiscales. EVENTUAL

Constituir los apoderados que requiera la sociedad. EVENTUAL

Convocar a la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva a

reuniones ordinarias o extraordinarias. MENSUAL

Enajenar a cualquier título los bienes sociales, gravarlos, modificar su

forma y ejercer sobre ellos los actos de administración. EVENTUAL

36

Presentar a la Junta Directiva los informes que ésta le solicite y

mantenerla informada de los negocios sociales. DIARIO

Presentar cuentas comprobadas de su actividad. MENSUAL

Aprobar nómina y pago de comisiones del personal operativo y

comercial de la Constructora

QUINCENAL

Realizar reunión de comité de obra en el cual se hablará de los adelantos SEMANAL

Realizar visitas con el propósito de coordinar actividades y procesos

necesarios para el alcance del objetivo corporativo de la constructora.

SEMANAL

… y todos las demás funciones asignadas por su superior inmediato que

estén relacionadas con el cargo y para las cuales se determine su

competencia.

EVENTUAL

IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO

FACTORES ESPECIFICACIONES

ACADEMICOS Profesional en Administración de

Empresas

ADAPTACION AL CARGO

Para desempeñar el cargo con total

capacidad se requiere un periodo de un

año

V. REQUISITOS INTELECTUALES

HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información y

toma de decisiones requeridas.

HABILIDAD MANUAL

Media, ya que debe elaborar

documentos y el buen manejo de

programas de ofimática.

INICIATIVA NECESARIA Alta, puesto que le compete dar

autorizaciones y soluciones rápidas

tanto a personas internas como externas

37

MANUAL DE FUNCIONES


MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S

I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- DIR.COMER

NOMBRE DEL CARGO: DIRECTORA COMERCIAL

AREA: COMERCIAL


Brindar información sobre los proyectos, comercializar y mostrar las casas o apartamentos

modelo, así como hacer cumplir una serie de requisitos como el recaudo de la cartera.

Tiene a su coordinación la constante comunicación con los clientes.



Concretar la venta y elaborar el respectivo contrato de compraventa DIARIO

Realizar seguimiento a la cartera periódicamente y brindar a los socios

los abonos de los inmuebles al momento que lo requieran. SEMANAL

Realizar informe sobre el avance de casas y apartamentos MENSUAL

Rendir informe comercial a la Asamblea General MENSUAL

Cotizar, contratar y organizar publicidad general sobre el proyecto MENSUAL

Hacer seguimiento a la base de datos y asistir a las diferentes ferias

inmobiliarias realizadas en el transcurso del año. EVENTUAL

Enviar por correo electrónico información del proyecto DIARIO

Asesorar, Capacitar y brindar apoyo a las Freelance cuando realizan

visitas a las empresas. EVENTUAL

38

Prestar los servicios de información los fines de semana a los clientes SEMANAL

Recibir al residente de obra el inmueble y programar con el propietario

la respectiva entrega. EVENTUAL

Coordinar los respectivos créditos hipotecarios con las diferentes

entidades financieras para el cliente que lo requiera. EVENTUAL

Supervisar las elaboraciones de las minutas de escritura y verificar que el

desembolso llegue a la constructora al momento de la radicación de dicha

escrituras.

EVENTUAL



ACADEMICOS

Profesional en Administración de

Empresas

ADAPTACION AL CARGO


capacidad se requiere un periodo de un año


HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información

HABILIDAD MANUAL

Alta, ya que debe elaborar documentos y el

manejo de programas de ofimática.

INICIATIVA NECESARIA

Media, puesto que casi no le compete dar

autorizaciones y soluciones rápidas

personas internas como externas

Calle 21 No. 23-12 Teléfono: 3304365 La Pradera -Dosquebradas- Colombia.

www.plazamayorconstructora.com.co

39

MANUAL DE FUNCIONES



I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- SECR.

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA

AREA: ADMINISTRATIVA


Planificar y controlar que se ejecuten de manera eficiente todas las actividades que debe

llevar a cabo el Gerente. Organiza y distribuye los documentos recibidos de acuerdo a la

pertinencia del asunto. Es apoyo para la gerencia y está en la obligación de acoplarse en

aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de su diario actuar.

Organiza acciones y establece controles que permitan garantizar resultados beneficiosos a

Plaza Mayor Constructora No2 S.A.S.



Responder por las labores encargadas por el Gerente. DIARIO

Manejar cuentas personales de la Gerencia. MENSUAL

Brindar apoyo en mensajería a la Constructora DIARIO

Realizar depósitos en los diferentes bancos. SEMANAL

Atender solicitudes del área administrativa. EVENTUAL

Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar.

QUINCENAL/

MENSUAL

Archivar facturas de respaldo para la reposición de la caja menor SEMANAL

Organizar y controlar los documentos recibidos según sea su

importancia. EVENTUAL

Recibir la correspondencia en general y dirigirla de acuerdo al área que

corresponda DIARIO

40

Suministrar elementos de oficina y papelería requeridos por el personal

de la compañía de acuerdo con las necesidades previstas. EVENTUAL

Administrar el archivo de la compañía, velando por su custodia y

mantenimiento tanto del archivo central como del inactivo. DIARIO

Estar al tanto de las actividades de la Gerencia y demás áreas que

compone la constructora. DIARIO

Atender llamadas y mensajes de todos los funcionarios de la constructora DIARIO

Coordinar las citaciones para reunión de Asamblea o Junta Directiva y

eventos internos de actividades programadas de acuerdo con

instrucciones de Gerencia garantizando el desarrollo adecuado de las

mismas.

EVENTUAL

Elaborar documentos y comunicar información que deba conocer

internamente el personal de la compañía respecto a actividades a realizar. DIARIO

….. Y todas las demás funciones que le sean asignadas por el jefe

inmediato. DIARIO



ACADEMICOS Estudios Básicos y capacitación de

acuerdo al área

ADAPTACION AL CARGO


capacidad se requiere un periodo de seis

meses.



HABILIDAD MANUAL

Alta, ya que debe elaborar documentos y

el manejo de programas de ofimática.


Baja, puesto que no le compete dar

autorizaciones.



41

MANUAL DE FUNCIONES



I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- AUX. CONT.

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE

AREA: FINANCIERA


Ejecutar los asientos contables de la empresa, efectúa los análisis y conciliaciones de las

cuentas modificadas o no, es una persona capacitada para cumplir un rol técnico dentro del

departamento contable de empresa, debe estar al tanto de los detalles que correspondan al

ámbito de su competencia.



Elaborar el proceso contable diario y los soportes de las transacciones

efectuadas por la empresa. DIARIO

Realizar la conciliación y cuadre a nivel de terceros de todas las cuentas

del balance. MENSUAL

Llevar el proceso de archivo de soportes contables. DIARIO

Registrar los pagos de cada inmueble vendido DIARIO

Elaborar y analizar las declaraciones tributarias en los cuales la

constructora sea responsable. MENSUAL

Comunicar y coordinar permanente con el Contador todo lo relacionado

al aspecto contable y tributario MENSUAL

42

Elaborar y contabilizar la nómina del personal de la compañía, así como

la liquidación de aportes correspondientes.

QUINCENAL /

MENSUAL

Controlar, revisar, organizar y archivar la facturación que llega a la

Constructora. DIARIO

Archivar y mantener actualizados los documentos y correspondencia

relacionada con el área. DIARIO

Pagar las declaraciones Tributarias MENSUAL

Apoyar operativamente la preparación y elaboración de estados

financieros de la Compañía. MENSUAL

Velar porque el personal de la Constructora se encuentre afiliado a

seguridad social, ARP y elaborar la liquidación correspondiente.

QUINCENAL /

MENSUAL

Realizar contabilización de caja menor y fondo rotatorio de acuerdo con

los parámetros definidos por la compañía. SEMANAL

Registrar contablemente provisiones, diferidos, amortizaciones y

depreciaciones de los activos de la empresa. MENSUAL

Manejar los recaudos, cheques y otros títulos valores con relación a la

tesorería. Comprobantes de ingresos… manejo básico del efectivo. DIARIO

… y todas las demás funciones asignadas por su jefe inmediato que se

relacionen con el cargo y/o se encuentre en capacidad de cumplir. EVENTUAL



ACADEMICOS Profesional en Contaduría Publica

ADAPTACION AL CARGO Para desempeñar el cargo con total capacidad

se requiere un periodo de un año


HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información contable,

financiera y soportes contables.

43

HABILIDAD MANUAL

Alta, elaboración de documentos,

comprobantes de egreso y manejo de

software.


Media, puesto que solo le compete dar

autorizaciones y soluciones rápidas tanto

para el cliente como para los proveedores.



44

MANUAL DE FUNCIONES

FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 5 -6


I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- CONT.

NOMBRE DEL CARGO: CONTADOR

AREA: FINANCIERA


Coordinar y efectuar el manejo integral de la contabilidad de la sociedad en compañía de la

Auxiliar Contable. Su labor es aplicar la normatividad de los movimientos u operaciones

económicas que hace la compañía de forma que, esos resultados se puedan mostrar e

informar a los socios y todas las personas que hacen parte de Plaza Mayor Constructora

No.2 S.A.S.



Capacitar a la auxiliar contable de la compañía para un adecuado registro

de las operaciones, y manejo de los temas tributarios de la compañía. EVENTUAL

Depurar y conciliar de todas las cuentas del balance MENSUAL

Analizar e implementar los soportes contables. QUINCENAL

Elaborar los ajustes contables y cierres de la compañía de la Auxiliar

Contable. MENSUAL

Presentar informes de análisis de la situación financiera de la compañía de

tal forma que permita generar propuestas de mejoramiento. MENSUAL

45

Analizar financieramente los resultados de la empresa para tener una

mejor organización MENSUAL

Autorizar movimiento contables especiales generados en la dinámica del

software MENSUAL

Capacitar a los colaboradores en el manejo adecuado de soportes

contables. EVENTUAL

Brindar el acompañamiento adecuado a la Auxiliar Contable para

garantizar que se estén cumpliendo las funciones asignadas para el cargo. DIARIO

Elaborar los respectivos pasos para la realización de las cuentas

tributarias MENSUAL

Elaborar y analizar los estados financieros de la compañía MENSUAL

Revisar, avalar y analizar los estados financieros mensuales de Plaza

Mayor Constructora No. 2 S.A.S (Balance General, Estado de

Resultados). MENSUAL



ACADEMICOS Profesional en Contaduría Publica

ADAPTACION AL CARGO


capacidad se requiere un periodo de un

año



contable y financiera

HABILIDAD MANUAL Alta, elaboración de documentos y el

manejo de software


Media, puesto que solo le compete dar

autorizaciones y soluciones rápidas al

área de contabilidad.

46

MANUAL DE FUNCIONES



I. IDENTIFICACION

CODIGO DEL AREA: MF- RE-FIS

NOMBRE DEL CARGO: REVISOR FISCAL

AREA: REGULACION


Realizar un examen crítico y sistemático del sistema de información financiera de la

sociedad Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, utilizando técnicas y procedimientos de

auditoría.

Velar porque no se causen perjuicios a la sociedad, a los accionistas o a terceros por

negligencia en el cumplimiento de las acciones financieras de la empresa; la Revisora

Fiscal.



Verificar que las operaciones de la sociedad se ajusten a los estatutos, a

las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta

Directiva.

MENSUAL

Remitir información escrita a la Asamblea, Junta Directiva o

Representante Legal de las irregularidades que ocurren en el

funcionamiento de la sociedad o de desarrollo de sus negocios. MENSUAL

Colaborar con los organismos gubernamentales que ejerzan la

inspección de la sociedad y rendirle los informes a que diere lugar. EVENTUAL

47

Velar por que se lleve regularmente la contabilidad, las actas de la

Asamblea y la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la

correspondencia y los libros de cuenta impartiendo las instrucciones

necesarias para este fin. MENSUAL

Inspeccionar constantemente los bienes sociales y procurar porque se

tomen las medidas de conservación y seguridad de los mismos o los que

tenga bajo su cargo. QUINCENAL

Compartir instrucciones, practicar, visitar y solicitar los informes que

sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores

sociales. MENSUAL

Convocar la asamblea de accionistas cuando no lo haga el Representante

Legal, o ante la ocurrencia de hechos extraordinarios los requieran. EVENTUAL

Cumplir las demás atribuciones que le señalen la ley y los estatutos

sociales. DIARIO

FUNCIONES GENERALES:

Hacer un informe mensual en el cual debe contener al menos: MENSUAL

La mención de si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir

sus funciones. MENSUAL

La explicación de si en el curso de su revisión ha seguido los

procedimientos recomendados por la técnica de interventora de cuentas. MENSUAL

Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales

y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los

estatutos, a las decisiones de la asamblea o de la Junta Directiva en su

cargo. MENSUAL

Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados

fielmente de los libros de contabilidad y, si en su opinión, el primero

muestra en forma indiscutible de acuerdo con las normas de contabilidad

generalmente aceptadas la respectiva situación financiera de la empresa. MENSUAL



48

APÉNDICE B. MANUAL DE PROCESOS PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2

S.A.S

SIMBOLO NOMBRE DEFINICION

INICIO/ FIN Este se utiliza para representar

el inicio o el fin de un proceso.

También puede representar una

parada o una interrupción

programada que sea necesaria

realizar.

ENTRADA/ SALIDA Es la introducción de datos en

la que se representa una

entrada o salida de información,

que sea procesada o registrada

por medio de un periférico.

PROCESO Este se utiliza para un proceso

determinado, se emplea

comúnmente para representar

una instrucción, o cualquier

tipo de operación que origine

un cambio de valor.

DECISIÓN Este es utilizado para la toma

de decisiones, ramificaciones,

para la indicación de

operaciones lógicas o de

comparación entre datos.

CONECTOR Se emplea para enlazar dos

partes cualesquiera de un

diagrama a través de un

conector de salida y un

conector de entrada. Esta forma

un enlace en la misma página

del diagrama.

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

49

INDICADOR DE

DIRECCIÓN

Indica el sentido de ejecución

de las operaciones

SALIDA Se utiliza en ocasiones en lugar

del símbolo de salida. El dibujo

representa un pedazo de hoja, es

usado para mostrar datos o

resultados.

Fuente: Acopio de simbología por Consultoría UCPR

50

DESARROLLO DE LOS PROCESOS

PROCESO CLAVE: Comercial

Procesos de Apoyo

- Comercialización

- Concretar las ventas

DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO CLAVE: Contable

Procesos de Apoyo

- Control Legal y Fiscal

- Información Contable

- Cartera

DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO CLAVE: Administrativo

Procesos de Apoyo

- Gestión Comercial

- Nuevos Negocios

DIAGRAMAS DE FLUJO

52

PROCESOS CLAVE: COMERCIAL

PROCESOS DE APOYO:

1. Comercialización

2. Concertar las Ventas

54

Proceso de Apoyo: Comercialización

Subproceso:

1.

2.

3.

4.

5.

Atención

personalizada

Asistencia

A eventos como ferias

inmobiliarias

Recolectar la base de

datos

Entrega base de

datos

Seguimiento a la base de

datos (correo, telefónico)

Clasificación y verificación del interés

que busca el cliente (casa o apto)

55

PROCESOS CLAVE: Comercial

PROCESOS DE APOYO:

1. Comercialización

2. Concertar las Ventas

57

Proceso de Apoyo: Concretar las Ventas

Subproceso:

1.

2.

3.

4.

Cotización del

inmueble y forma de

pago

Si

Confirmar pago de

separación inmueble

Elaboración de la promesa

de compraventa

Firma de los documentos respectivos

Hay

Acuerdo

N

O

Pasa a

actividad

No.3

59

PROCESOS CLAVE: Contable

PROCESOS DE APOYO:

1. Control Legal y Fiscal

Subproceso:

Revisión y control de las obligaciones y plazos para la

presentación de documentos.

2. Información Contable

Subproceso:

Causación de facturas

Conciliación Bancarias

3. Cartera

Subproceso:

Seguimiento a la Cartera

61

PROCESO DE APOYO: CONTROL LEGAL Y FISCAL

Subproceso: Revisión y control de las obligaciones y plazos para

la presentación de documentos

1.

2.

3.

4.

Revisión de soporte

Aceptación Realizar de

nuevo la

revisión

del soporte

Si

Registro de documentos

Cumple No Se discute

en

Asamblea

Si

Realización del informe

Registro de los soportes

No

62

5.

6.

7.

8.

Aprueba No

Si

Actividad 1

Consulta de responsabilidades

Vencimiento de plazo por

cumplimiento de responsabilidades

Presentación del impuesto

Pago de Impuestos

63


PROCESOS DE APOYO:


Subproceso:




Subproceso:


Conciliación Bancaria

3. Cartera

Subproceso:


65

PROCESO DE APOYO: INFORMACIÓN CONTABLE

Subproceso: Causación de Facturas

1.

2.

3.

4.

Revisión de Soporte

Aceptación No

Registro de los

Soporte

Si

Actividad 1

Cumple No Recomendaci

ones de

Revisoría

Fiscal

Si

Revisión de documentos

Archivo

66


PROCESOS DE APOYO:


Subproceso:




Subproceso:



3. Cartera

Subproceso:


68

PROCESO DE APOYO: INFORMACIÓN CONTABLE

Subproceso: Conciliación Bancaria

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Consulta diaria de bancos

Verificación de saldo

bancario y contable

Determinación si hay

diferencia

Acuerdo No

Si

Realizar registro de acuerdo

según la actividad

Entrega Conciliación diaria

Verificación de pagos a

realizar

Cheques o

abonos

clientes

69


PROCESOS DE APOYO:


Subproceso:




Subproceso:



3. Cartera

Subproceso:


71

PROCESO DE APOYO: CARTERA

Subproceso: Seguimiento a la cartera

1.

2.

3.

4.

Revisión diaria de

Bancos

Realización recibos de Caja

Verificación de abonos

Editar la cartera cada mes

73

PROCESOS CLAVE: Administrativo

PROCESOS DE APOYO:

1. Gestión Comercial

Subproceso:

Estrategias de Mercado

2. Nuevos Negocios

Subproceso:

Segmentación de Mercados

75

PROCESO DE APOYO: GESTIÓN COMERCIAL

Subproceso: Estrategias de Mercado

1.

2.

3.

4.

5.

Dar a conocer el

Proyecto

Publicidad

A quien va

dirigido el

Proyecto

Hacer

Promoción del proyecto

(A traer clientes)

Conocimiento del Proyecto

76

PROCESOS CLAVE: Administrativo

PROCESOS DE APOYO:

1. Gestión Comercial

Subproceso:

Estrategias de Mercado

2. Nuevos Negocios

Subproceso:

Segmentación de Mercados

78

PROCESO DE APOYO: NUEVOS NEGOCIOS

Subproceso: Segmentación de Mercado

1.

2.

3.

4.

Sector al que se

dirige el Proyecto

Diseño del Proyecto para

ciertos estratos

Publicidad

Hacer

Implementación de

estrategias para llegar al

cliente

implementaciÓn del manual de funciones y manual de

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