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PLAN DE ACCIÓNFO-GE-10

Versión: 02

Fecha: 16/08/2016

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OBJETIVO ESTRATÉGICOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCY.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTION DE DIRECCION Y PLANEACIÓN DIRECCION GERENTE 2018

OBJETIVO DEL PROCESOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de calidad de la entidad.

META ESPECIFICA INDICADOR VARIABLES-INDICADOR

TIPO DE INDICADOR

FRECUENCIA DE MEDICIÓN RESPONSABLE CUMPLIO

SI NO

Realizar al 100% las actualizaciones requeridas en la vigencia para los proyectos Institucionales

% de Actualizaciones realizadas

No. De actualizaciones realizadas / No. De actualizaciones requeridas * 100

Eficacia TrimestralLíder de la gestión de

Dirección y Planeación

Cumplir al 100% las metas programadas en el Plan de Desarrollo Municipal en articulación con el plan decenal de cultura y plan estratégico Institucional

% de cumplimiento de Plan de desarrollo

No. De metas cumplidas al 100% / No. De metas programadas * 100

EficaciaTrimestral

Líder de la gestión de Dirección y Planeación

Implementar el 100% de la fase de corto plazo del Plan Municipal de Infraestructura Artística y Cultural.

% de implementación para la vigencia

No. De acciones implementadas/ No. De acciones programadas* 100 Eficacia Trimestral

Líder de la gestión de Dirección y Planeación

Presentar el 100% de los informes solicitados por los entes de control y de cumplimiento legal en tiempos oportunos

% de informes entregados oportunamente

No. De informes entregados oportunamente / No. De informes solicitados por las entidades de control

Efectividad

SemestralLíder de la gestión de

Dirección y Planeación

APROBACION DEL PLAN DE ACCION

RESPONSABLE DEL PROCESO: GERENTE FIRMA:

REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA:

APROBÓ: GERENTE FIRMA:

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FECHA: Enero a Diciembre de 2018RESPONSABLE DE LA REVISION Y SEGUIMIENTO: Comité de gestión y desempeño institucional FIRMA:

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OBJETIVO ESTRATÉGICOFORTALECER LOS PROCESOS DE FOMENTO, DIFUSION Y CIRCULACION ARTISTICA Y CULTURAL DEL MUNICIPIO DE YUMBO.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTIÓN DE COMUNICACIÓN PUBLICA Dirección Líder de la Gestión de Comunicación Publica 2018

OBJETIVO DEL PROCESOPlanear y Ejecutar canales o medios de comunicación para el cubrimiento y la difusión de las actividades de interés del público interno y externo de la institución.


TIPO DE INDICADOR


SI NOPromocionar, registrar, difundir y socializar el 100% de las actividades misionales e institucionales programadas por el Instituto Municipal de Cultura

% de actividades Promocionadas, registradas y difundidas por el IMCY.

No de eventos comunicados, socializados y registrados. / No. Eventos programados por el Instituto *100

Eficacia Mensual Líder de la gestión de comunicación publica

Realizar el cubrimiento al 100% de los eventos de envergadura nacional programados por el Instituto en la vigencia

% de eventos cubiertos por comunicaciones

No. De eventos de envergadura nacional cubiertos por comunicaciones / No. De eventos de envergadura nacional Programados por el Instituto

Eficacia Trimestral Líder de la gestión de comunicación publica

Ejecutar al 100% las actividades programadas en el Plan de desarrollo Municipal para comunicaciones en el programa de Fomento y difusión artística y cultural

% de ejecución de las actividades programadas en el PDM

No. De actividades del PDM ejecutadas / No. De actividades programadas en el PDM * 100

Eficiencia Trimestral Líder de la gestión de comunicación publica


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Comunicación Publica FIRMA:




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OBJETIVO ESTRATÉGICOFortalecimiento de los Servicios Ofrecidos por la Biblioteca Pública del Municipio de Yumbo.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTIÓN DE BIBLIOTECA Misional Líder de proceso de Biblioteca 2018

OBJETIVO DEL PROCESOFomentar los hábitos de lectura a través de la investigación en las diferentes áreas de conocimiento.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Fortalecer 4 servicios que presta la Red Publica Biblioteca Municipal.

% de Ejecución No de Actividades realizadas a la fecha/ total actividades programadas a la fecha * 100 Eficacia Trimestral Líder de Gestión

Biblioteca

Desarrollar 1 estrategia para el fomento de los servicios de la Biblioteca Pública Municipal.

% de Ejecución No de Actividades realizadas a la fecha/ total actividades programadas a la fecha * 100 Eficacia Trimestral Líder de Gestión

Biblioteca

Suministrar en la plataforma Llave del Saber registros para establecer datos estadísticos de los servicios bibliotecarios y los registros de usuarios asistentes.

Porcentaje de Ejecución Oportuna

No. de registros suministrados en la plataforma Llave del Saber / No. Total de registros proyectados * 100

EficaciaTrimestral Líder de Gestión

Biblioteca

Presentar el 100% de los informes establecidos por planeación institucional para las actividades

% de CumplimientoNo. de informes presentados en el periodo / No. de informes solicitados * 100

Eficiencia Trimestral Líder de Gestión Biblioteca

Realizar un inventario del material bibliográfico de la de Biblioteca Municipal

Inventario del material bibliográfico de la de Biblioteca Municipal realizado

Inventario del material bibliográfico de la de Biblioteca Municipal realizado / Inventario del material bibliográfico de lade Biblioteca programado * 100

Eficacia Anual Líder de Gestión Biblioteca


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Gestión de Biblioteca FIRMA:

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OBJETIVO ESTRATÉGICOFortalecimiento de los Procesos de Fomento, Difusión y Circulación Artística y Cultural del Municipio de Yumbo.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTION ARTISTICA Y CULTURAL Misional Líder Gestión Artística y Cultural 2018

OBJETIVO DEL PROCESOContribuir en el aprovechamiento del tiempo libre de nuestros usuarios a través de los programas y talleres de formación artística y cultural, brindando bienestar social, mejor calidad de vida, fortalecimiento del tejido social y el acceso al campo artístico profesional.


TIPO DE INDICADOR


SI NOEjecutar al 100% las actividades programadas para para el programa de formación y fomento, en el Plan de Desarrollo Municipal PDM.

% de Ejecución No de Actividades realizadas/ total actividades programadas * 100 Eficacia Trimestral Líder de Gestión

Biblioteca

Aumentar a 30 el número de graduados en la escuela de Artes Integradas.

Diferencia en el número de graduados entre la vigencia 2018 y 2017

Numero de graduados en la vigencia 2018 – No. De Graduados vigencia 2017

Eficacia Semestral Líder de Gestión Biblioteca

Actualizar 4 veces la base de datos de artistas, gestores y / o creadores culturales

% de EjecuciónNo. actualizaciones de la base de datos realizada / No. De actualizaciones programadas en la vigencia * 100

Eficacia Trimestral Líder de Gestión Biblioteca


% de Cumplimiento No. de informes presentados / No. de informes solicitados * 100 Eficiencia Trimestral Líder de Gestión

Biblioteca


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Gestión Biblioteca FIRMA:



FECHA: Enero a Diciembre de 2018RESPONSABLE DE LA REVISION Comité de gestión y desempeño institucional FIRMA:

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Y SEGUIMIENTO:

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OBJETIVO ESTRATÉGICORecuperación de la Identidad Cultural y la Memoria Histórica del Municipio de Yumbo.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAPATRIMONIO CULTURAL MISIONAL LIDER PATRIMONIO 2018

OBJETIVO DEL PROCESODescribir las actividades para proteger, salvaguardar, identificar, valorar, sostener y difundir el patrimonio cultural material e inmaterial del municipio de Yumbo.


TIPO DE INDICADOR


SI NOEjecutar al 100% las actividades programadas para generar conocimiento en la población frente al acervo cultural del municipio, De acuerdo a lo establecido en el Plan de Desarrollo Municipal PDM.

% de Ejecución No de Actividades realizadas/ total actividades programadas * 100

Eficacia Trimestral Líder de Gestión Patrimonio Cultural

Ejecutar al 100% las actividades programadas para el fortalecimiento de los procesos de la memoria histórica del municipio, De acuerdo a lo planteado en el Plan de Desarrollo Municipal PDM.

% de Ejecución No de Actividades realizadas/ total actividades programadas * 100

Eficacia Trimestral Líder de Gestión Patrimonio Cultural

Realizar las actividades de acuerdo a las fechas programadas

Promedio de cumplimiento en la ejecución programada

Suma de la diferencia en días de las fechas programadas, frente a las ejecutadas / el número de actividades realmente ejecutadas

Eficiencia Trimestral Líder de Gestión Patrimonio Cultural


% de Cumplimiento No. de informes presentados / No. de informes solicitados * 100 Eficacia Trimestral Líder de Gestión

Patrimonio Cultural


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Gestión Patrimonio Cultural FIRMA:



FECHA: Enero a Diciembre de 2018

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RESPONSABLE DE LA REVISION Y SEGUIMIENTO: Comité de gestión y desempeño institucional FIRMA:

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OBJETIVO ESTRATÉGICOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCY

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTIÓN JURÍDICA Y CONTRATACIÓN APOYO Apoyo 2018

OBJETIVO DEL PROCESOLlevar a cabo los trámites de la contratación y brindar asesoría Jurídica para lograr el eficiente, eficaz y efectivo desempeño del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCY, bajo los principios de transparencia.


TIPO DE INDICADOR


SI NOVerificar la calidad del 100% de los requisitos que permitan desarrollar oportunamente el Proceso contractual.

Número de conceptos jurídicos pre contractuales emitidos.

Numero de conceptos emitidos/ procesos contractuales celebrados por la entidad* 100

Eficacia Trimestral Líder de la Gestión Jurídica

Ejercer la representación legal en el 100% de las acciones administrativas y judiciales en las que se controviertan derechos de la Entidad.

Número de procesos administrativos y judiciales que controviertan derechos de la Entidad.

Número de procesos administrativos y judiciales que controviertan derechos de la Entidad.

EficaciaTrimestral Líder de la Gestión

Jurídica

Cumplir oportunamente con el 100% de los informes solicitados por los entes de control.

Oportunidad en lapresentación de informes

No. de informes presentados /No. de informes de cumplimiento a órganos de control.

Eficiencia Semestral Líder de la Gestión Jurídica


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de la Gestión Jurídica FIRMA:





OBJETIVO ESTRATÉGICO

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Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCYPROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Apoyo Líder de gestión Humana 2018OBJETIVO DEL PROCESO

Establecer el sistema de gestión del talento humano, para lograr desarrollar al empleado frente a su cargo en procura de brindar condiciones mínimas, con el fin de brindar un mejor servicio a la comunidad.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Formular el Plan de Desarrollo del Talento Humano del IMCY.

No. de Plan de Desarrollo del Talento Humano formulados.

No. Plan de Desarrollo del Talento Humano formulado/ Plan de Desarrollo del Talento Humano ejecutado.

Eficacia Anual Líder de Gestión Humana

Realizar evaluaciones de desempeño al personal de planta del IMCY en tiempos oportunos.

Porcentaje de implementación de evaluación de desempeño en elsemestre.

No. de evaluaciones realizadas/ No. de empleados evaluados * 100 Eficacia Anual Líder de Gestión

Humana

Identificar el nivel satisfacción de la cultura y/o clima organizacional de la entidad.

Nivel de satisfacción del personal en el clima organizacional de la entidad en la vigencia.

Resultado de Nivel de satisfacción del personal de la entidad.

Efectividad Anual Líder de Gestión Humana

Ejecutar 100% el Plan de capacitaciones

Porcentaje de ejecución del Plan de Capacitaciones

No. de capacitaciones realizadas/No.de capacitaciones

programadas.Efectividad Anual Líder de Gestión

Humana


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Gestión Humana FIRMA:





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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTIÓN DOCUMENTAL Apoyo Líder de Gestión Documental 2018

OBJETIVO DEL PROCESODirigir y Controlar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por el IMCY.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Efectuar el 100% de las transferencias Documentales programadas para la vigencia

% de transferencias documentales realizadas

Transferencias realizadas / transferencias programadas * 100

Eficiencia Trimestral Líder de Gestión Documental

Capacitar al 100 de las áreas de gestión en el manejo e implementación de las tablas de retención documental

% de áreas de gestión

capacitadas

No. De Áreas de Gestión Capacitadas en el manejo de tablas de retención / No de áreas de gestión totales del Instituto Municipal * 100

Eficiencia Trimestral Líder de Gestión Documental

Actualizar al 100% las tablas de retención documental de la Institución

% de actualizaciónNo. De Áreas de Gestión con tablas de retención / No de áreas de gestión totales del Instituto Municipal * 100

Eficiencia Bimensual Líder de Gestión Documental

Medir el avance y cumplimiento de las actividades establecidas en el PGD programa de Gestión Documental

% de avance Número de actividades ejecutadas / No. número de actividades planeadas*100

Eficacia

Semestral Líder de Gestión Documental


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de Gestión Documental FIRMA:





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OBJETIVO ESTRATÉGICOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCY, atendiendo los componentes del Plan de Direccionamiento Estratégico.

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTIÓN FINANCIERA Apoyo Líder de Gestión Financiera 2018

OBJETIVO DEL PROCESODiseñar, ejecutar y controlar el presupuesto del IMCY como elemento de acción de todos los planes y programas generados por la entidad y velar porque los Estados financieros sean veraces, confiables, oportunos y actualizados sirviendo de herramienta para una adecuada toma de decisiones.


TIPO DE INDICADOR


SI NORealizar seguimiento a la ejecución presupuestal apropiada para la vigencia.

% de Ejecución presupuestal

(Presupuesto Ejecutado en el mes/Presupuesto apropiado) * 100

Eficacia MensualLíder de gestión

financiera

Medir el porcentaje de Ejecución del PAC de gastos de Funcionamiento de la vigencia.

% de ejecución del PAC ejecutado en el

mes (Funcionamiento)

(PAC utilizado en el mes/PAC total asigando en el mes)*100

Eficacia Mensual Líder de gestión financiera

Medir el porcentaje de Ejecución del PAC de gastos de Inversión de la vigencia.

% de ejecución del PAC ejecutado en el

mes (Inversión)

(PAC utilizado en el mes/PAC total asigando en el mes)*100

Eficacia Mensual Líder de gestión financiera

Garantizar la oportunidad en pago a los proveedores una vez sea aprobado por medio de Autorización de Pago. (Linea base 3 días hábiles una vez radicada la Autorización de Pago)

% de pagos oportunos realizados a los

proveedores

N° de pagos realizados oportunamente (3 días hábiles una

vez radicada la autorización de pago)/N° de Autorizaciones de pagos radicadas en Tesorería

Eficiencia Mensual Líder de gestión financiera

Garantizar los pagos oportunos de nómina de los contratistas de acuerdo a lo establecido en la cláusula 4 de cada uno de los

% de pagos oportunos realizados a los

contratistas

N° de pagos realizados a contratistas oportunamente en el

mes/N° de pago programados en el

Eficiencia Mensual Líder de gestión financiera

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contratos. mes.

Cumplir con el 100% en la elaboración y entrega de informes a los entes de control oportunamente

Oportunidad en la entrega de informes requeridos por los entes de control.

N° de informes entregados/N° de informes solicitados

Eficiencia Trimestral Líder de gestión financiera


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de gestión financiera FIRMA:





OBJETIVO ESTRATÉGICOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Instituto Municipal de Cultura de Yumbo IMCY

PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGESTION DE MANTENIMIENTO Y

ADMINISTRACION DE BIENES APOYO Líder de gestión de mantenimiento y administración de bienes 2018

OBJETIVO DEL PROCESODeterminar, decepcionar los bienes, muebles e insumos, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los servicios prestados por el instituto municipal de cultura de yumbo IMCY.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Realizar un inventario al 100% de los bienes en custodia del almacén del Instituto Municipal de Cultura

% de ejecución del Inventario

No. De Bienes inventariados vigencia actual / No. De bienes totales inventariados en la vigencia anterior * 100

Eficiencia Anual

Líder de gestión de mantenimiento y administración de

bienes

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Atender el 100% de solicitudes de entradas y salidas de bienes del almacén

% de atención a solicitudes de entradas y salidas

No. De solicitudes atendidas / No. De solicitudes realizadas

Eficiencia Mensual


bienes

Ejecutar al 100% la programación de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo y redes

% de ejecución de la programación

No. De equipos con mantenimiento realizado / No. De equipos totales programados * 100

Eficiencia semestral


bienes

Atender el 100% de las solicitudes por fallas o alteraciones de los equipos de cómputo y/o redes

% de atención a solicitudes


Eficiencia semestral


bienes

Realizar un respaldo mensual a la información del 100% de los procesos institucionales contenida en el servidor

% de ejecución de respaldos de información

No. De gestiones con respaldos de información realizados / No. De gestiones Institucionales totales.

Eficiencia

Mensual


bienes


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder de gestión de mantenimiento y administración de bienes FIRMA:





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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAGestión de Control Interno Evaluación y Control Líder del proceso de Control Interno 2018

OBJETIVO DEL PROCESOVerificar y evaluar el sistema de control interno de la entidad y proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyen al mejoramiento continuo y la optimización de los procesos.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Ejecutar al 100% el programa de auditorías interna establecido para la vigencia

% de cumplimientoDel programa deAuditorias

(Nro. De auditorías internas realizadas / Nro. De auditorías internas programadas)*100.

Eficacia Anual Líder del proceso de Control Interno

Consolidar la información necesaria para la elaboración del 100% de los informes solicitados por los entes externos e internos, de acuerdo a las normas establecidas.

% de cumplimiento en la entrega de informes solicitados

Total, de Informes elaborados / Total deInformes solicitados * 100

EficaciaSemestral Líder del proceso de

Control Interno

Realizar seguimiento al 100% de los planes de mejoramiento suscritos por la entidad de forma interna o externa

% de cumplimiento en acciones cerradas

No de Acciones Preventivas, correctivas o de mejora cerradas, / No de Acciones Preventivas, correctivas o de mejora totales planteadas * 100

EficaciaSemestral Líder del proceso de

Control Interno


RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder del proceso de Control Interno FIRMA:





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PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO VIGENCIAMEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EVALUACION Líder De Gestión De Mejoramiento Institucional 2018

OBJETIVO DEL PROCESOMejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de calidad.


TIPO DE INDICADOR


SI NO

Ejecutar al 100% el plan de capacitaciones y sensibilización del SIGC

% de ejecución del plan de capacitaciones de la vigencia

No. De capacitaciones ejecutadas / No. De capacitaciones programadas en el plan * 100

Eficacia SemestralLíder De Gestión De

Mejoramiento Institucional

Ejecutar al 100% el programa de auditorías interna de la vigencia

% de ejecución del plan de auditorías de la vigencia

No. De Gestiones auditadas / No. De Gestiones programadas en auditoria * 100

Eficacia SemestralLíder De Gestión De


Atender el 100% de las solicitudes realizadas por las gestiones institucionales

% de atención a solicitudes


Eficacia TrimestralLíder De Gestión De


Hacer seguimiento al 100% de acciones planteadas en los planes de mejoramiento suscritos por la entidad

% de acciones cerradas No de Acciones cerradas / No de acciones generadas * 100

Eficacia TrimestralLíder De Gestión De


Ajustar el SGC de la institución, al Decreto 1499 de 2017 (NTC

% de avance en la articulación

No. De capítulos de la norma articulados al sistema / No de capítulos totales de la norma * 100

Eficacia AnualLíder De Gestión De



RESPONSABLE DEL PROCESO: Líder De Gestión De Mejoramiento Institucional FIRMA:



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