imasisfumigación · 2017-10-11 · para conocer y programar los pagos a realizar a los proveedores...

ImasisFumigación

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Imasis Fumigación Ahora cuentas con un sistema de administración de tu negocio o área de fumigación, servicio o similares, esto permitirá realizar tus actividades de forma profesional, por supuesto que se tratará de sacarle el mejor provecho, es por eso que vale la pena leer esta información de ayuda, comencemos: ¿Qué puedo hacer con mi programa ImasisFumigación? Agilizar las operaciones evitando las tareas repetitivas como generar la base de datos de mis clientes y sus servicios o ubicaciones, dar de alta y revisar datos de los proveedores. Tener la información de los datos capturada solo se escribe una vez, ya guardados aparecen automáticamente en todos los formatos que lo requieran, en todo el tiempo que cuentes con la misma cuenta. · Almacenar información tanto de los Clientes como de su historial de servicios de manera confiable y simple. · Acceder a datos rápidamente a los datos de los clientes, se guardó en ImasisFumigación, lo hallarás en segundos con los buscadores Conceptos. ImasisFumigación maneja los mismos que comúnmente se aplica en cualquier software. Para evitar ambigüedades, aquí se mencionan brevemente. Usuario: Es quien utiliza la aplicación por lo regular el administrador. Cliente: Es a quien se registra y a quien se administran sus operaciones, sus datos se guardan en el catalogo del mismo nombre, cuenta con un código para facilitar operaciones. Proveedor: A quien el usuario le consume un material o producto, en la aplicación, del proveedor únicamente se tienen los datos de contacto. Servicio: Es el motivo de la actividad principal del negocio cuyo costo es conocido y que tiene un precio establecido y el cual utilizamos para generar la venta y por consiguiente la utilidad. Gastos: Incluye lo que cuesta al negocio hacerse de los materiales y servicios que requiere para el consumo habitual. Reporte: Es un condensado con las cifras sobre un rubro en particular, el cual puede ser estados de cuenta, recibos etc.

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La interface: Sigue la misma tendencia que la mayoría de los programas que ya conoces, de manera simple y compacta. Se compone de:

Barra de menús en la parte superior, desde donde se puede acceder a todas las herramientas del programa, puede ejecutarse a dichos menús tanto al dar clic como con el teclado usando Alt + flecha. Cuenta con las siguientes opciones: Archivo: En este menú tiene dos funciones en la primera usted puede configurar la impresora que utilizará o reemplazarla por otra cuando así lo requiera o bien salir de la aplicación. Editar: Le permite aplicar las opciones de cortar copiar y pegar de los datos a la vista en las ventanas de edición Catálogos: Aquí se accede a cada uno de los listados que se van generando en la aplicación y que son referentes a tu negocio. Tienen todos un formato predeterminado y el usuario con ellos ahorra tiempo y esfuerzo. Clientes: Almacena la información de cada uno de sus clientes con todos los datos de contacto, así mismo en este apartado usted puede dar de alta las unidades o equipos del cliente Nota: se recomienda dar de alta la mayor cantidad de datos para que los procesos de seguimiento posterior se realice de forma eficiente

Los datos de la unidad permiten identificar de forma adecuada la unidad que fue atendida en servicio y en el expediente queda adecuada

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Tabulador: En este apartado usted puede registrar sus operaciones más frecuentes y las partes que utiliza para sus reparaciones permite contar con información que facilita la apertura de órdenes

Proveedores: Son todas aquellas empresas, dependencias o personas que le proveen de todo lo necesario para su operación, en este apartado usted puede registrar los prestadores de servicios e inclusive puede dará de alta a sus ampleados como proveedores para registrar la nómina que debe pagar

Marcas/Tipos: Permite tener un registro de las marcas que atendemos en nuestro centro de servicio, facilita la captura al momento de dar de alta las unidades

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Familias de Refacciones y Materiales: Permite tener una clasificación de las partes que registremos en cada uno de lo elementos que demos de alta en el tabulador

Familia de servicios: Permite una clasificación de servicios agrupandolos por familia por ejemplo: mantenimiento, eléctrico, reparación, motor, suspensión, llantas, etc.

Tipos de orden: ayuda para identificar al abrir una orden por su origen ejemplo: garantía, cortesía, publico, etc. De esta forma en un futuro permite conocer el tipo de atención que se brindo al cliente por ejemplo se puede tener un control adecuado al abrir órdenes de reclamación para mejorar los proceso de calidad

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Estados y Ciudades: son las entidades de la república que utilizaremos en otras ventanas de captura, esta información se puede dar de alta desde el catálogo o al momento de requerirla si no existiera se puede dar de alata desde las ventanas donde se requiere sin embargo al momento de requerir modificar se debe realizar en este catálogo

Operación: Agrupa los elementos que permiten la operación del centro de servicio Ordenes: Es el apartado en donde se registrarán las órdenes de trabajo motivo de las reparaciones o mantenimientos o reparaciones a realizar los campos que se colorean en tono rojo claro deben ser llenados de manera obligatoria estos datos son tipo de orden, quien recibió y fecha de entrega

Cotizaciones: En ocasiones debemos presentar una cotización previamente al servicio y en este apartado la podemos realizar aparecerán disponibles los clientes capturados y los tabuladores de partes y servicios sin embargo podemos dar de alta operaciones eventuales en el renglón de extras Nota: una cotización puede ser proseguida y convertirla en una venta

Mano de Obra: permite hacer ajustes a lo cargado previamente en las órdenes o agregar nuevos conceptos este es el caso de operaciones adicionales que fueron identificadas y aprobadas posteriormente, además en ocasiones al dar del

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alta una orden no sabemos quien realizará el trabajo por lo que se puede dar de alta a un técnico comodín y en este apartado asignarlo posteriormente

Expedientes: En este apartado podrá observar el histórico de los servicios realizados a cada uno de los equipos que atiende es muy útil en caso de mantenimientos regulares o para el otorgamiento de una garantía ya que queda registrado quien realizo el servicio o que tipo de reparación se realizó

Recomendación: En ocasiones no se autoriza una cotización por motivos de presupuesto o tiempo y en este apartado se pueden registrar para consultas futuras y proseguir una autorización adicional programada, para incrementar la venta de servicios Nota: si usted utiliza de manera adecuada este apartado de recomendaciones puede elevar su volumen de ventas

Avance de la orden permite identificar los servicios y cargos realizados a una orden, permite identificar en caso de una aclaración los servicios realizados es ideal para dar al clientes los cargos que hasta el momento se han registrado

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Destajo: permite cuantificar las operaciones realizadas por operario y conocer los grados de eficiencia, usted puede establecer un esquema de pago en base a resultados o conocer la productividad que cada técnico le aporta al negocio

Ajustes: permite hacer modificaciones a la orden ideal cuando hay que ajustarse a algún presupuesto, esta opción debe ser realizada solo por una persona autorizada para que no se haga mal uso de esta información

Cartera: permite llevar control de los pagos pendientes cuando exista un esquema de pago diferido, este aspecto se vincula al realizar el cierre de la orden y remisionarla, permitiendo proseguir las cuentas por cobrar

Pagos: en este apartado se encuentra la herramienta de cuentas por pagar ideal para conocer y programar los pagos a realizar a los proveedores obteniendo un

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reporte detallado y ejecutivo nota: por control y para que se manifiesten en estos reportes deben ser programados para pagos a realizar los viernes de cada mes

Almacén: Catalogo de partes y materiales: En esta opción usted registrará las partes y materiales que utiliza para sus servicios estas partes pueden ser de un stock o solicitada por evento, en esta ventana también aparece l botón de "Compra" que le permitirá registrar las compras de sus productos y los puede ligar a su cuenta por pagar en caso de correcciones a la existencia tiene el botón ajustes Nota: al usar esta herramienta aparece una leyenda en rojo la cual es muy importante

Requisiciones de refacciones: en esta opción se harán los cargos respectivos a cada orden de trabajo para elaborarla solo seleccione la parte y arrástrela al apartado de detalle, si desea eliminar un elemento solo arrástrelo al cesto. Nota: usted no puede realizar requisiciones de órdenes cerradas, remisionadas o canceladas solo órdenes sin status o también llamadas abiertas

Caja: Cierre, cada orden debe ser concluida para que forme parte de la información de resultados y solo se podrán cerrar las ordenes a que en el apartado de Operaciones/Ordenes hayan sido marcadas como cerradas

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Nota: usted debe cerrar previamente una orden para poder remisionarla y si tuviera operaciones no concluidas debe previamente terminarlas

Caja: Corte, permite calcular el corte de las operaciones del día, usted puede realizar cortes parciales o totales para generar el corte solo debe anotar la fecha y calcular el día, en caso de que desee recalcular debe eliminar el día y volver a correr el proceso de calcular el día

Reportes: Genera automáticamente resúmenes listos para ser impresos sobre las operaciones Pedido sugerido: es especial para que en base a lo que le indico en su sistema de almacén que debe tener de cada producto y en base a sus compras y cuentas el sistema ayude a sugerirle lo que debe de surtir Nota: este apartado se administra desde la base de datos de almacén con la información que usted configura en cada producto

Lista de precios: Le proporciona una lista con los precios de sus refacciones las cuales pueden ser de utilidad para identificar los montos que pueden ser promocionados y conocido por sus vendedores

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Ventas y costos: obtiene un reporte de las ordenes remisionadas con su respectivo desgloce

Utilerías: En este espacio se guarda información fija que es utilizada por el resto de la aplicación para no estarla proporcionando de forma reiterada al programa; también encontrarás aquí el apartado de accesos, donde como administrador puedes crear cuentas para que otros usen el programa Antes de utilizarlo se sugiere personalizar su sistema en el apartado utilerias/Parametros en donde podrá colocar su logotipo y datos los cuales se utilizarán en los reportes.

Ventana: Es el espacio sobre el cual se despliegan todas las ventanas que abra el usuario. Algunas se pueden maximizar, restaurar o minimizar, en tanto otras, usualmente de consulta directa, tienen un tamaño fijo, pueden moverse, abrirse nuevas ventanas sobre ellas o bien cerrarse una vez usadas. Puede tenerse tantas ventanas abiertas al mismo tiempo como se requiera y se sigue trabajando sin problemas, para cerrar una de ellas, si está en primer plano, basta presionar la tecla Esc. Cada que se abre el programa el área de trabajo aparece limpia de herramientas. Procedimientos: Configurar impresora:

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1.- Verificar que el dispositivo esté conectado y funcionando. 2.- Abrir Archivo/configurar impresora, y seleccionarla en el menú desplegable. 3.- En caso de que no se tenga impresora local, dando clic el botón Red, de la parte inferior de la ventana, buscar en la red la impresora que va a utilizarse. 4.- Indicar las preferencias de impresión (tamaño, calidad, orientación) en el botón propiedades) Aspectos varios: Uno de los primeros pasos que te recomendamos es que personalices tus información en Utilerías / Parametros / Editar podras agregar logotipo para icorporarlo en los titulos de los reportes Puedes dar de alta los usuarios que deses para que utilicen el sistema solo agregalo en Utilerias/ Accesos Con ImasisFumigación tiene usted la facultad de administrar de manera ordeneda cada uno de los eventos de que realice y así poder tener mayor seguridad de las decisiones que usted tome Elabore el registro de sus gastos para obtener un control de sus estados de cuenta y así poder tener un balance entre sus ingresos y sus gastos permitiendo también programar sus gastos pendientes En el status del pago cuando ha sido cubierto se deben marcar como PAGADO ya que de otra forma no aparecerá como liquidado Usuarios: En esta opción registre las personas que accederán al programa con sus claves correspondientes y sus atributos asignados, usted puede definir desde este apartado el perfil de cada una de las personas que tendrán acceso al programa

Parámetros Generales: Aquí configurará datos específicos del programa con son los datos del negocio y configuraciones específicas El logotipo debe ser en de forma cuadrada en tipo .jpg, gif o bmp se recomienda de un tamaño máximo de 150 x 150 pixeles

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Ajustes órdenes: En ocasiones las órdenes debe editarse debido a modificaciones o ajustes ocasionados por errores lo que lo puede hacer desde este apartado

Editar operaciones: Las operaciones también se requieren editar por lo que usted puede usar este apartado, las operaciones son cada uno de los movimientos que se generan en las órdenes de reparación, esta opción se debe utilizar por parte de un administrador

Borrar producto: Solo el administrador tiene esta opción la cual permite borrar productos

Correos del cliente: Si desea enviar correos al cliente usted puede utilizar esta herramienta la cual permitirá mantener comunicación por este medio como información de boletines, publicidad, etc. Es importante señalar que se recomienda

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que utilice un proveedor de envío de correos masivos ya que no se recomienda utilizar su correo domestico

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