iii jornadas regionales del sector público viedma, 6 y 7 de setiembre de 2007 gestión de compras...

III Jornadas Regionales del Sector PúblicoIII Jornadas Regionales del Sector PúblicoViedma, 6 y 7 de setiembre de 2007Viedma, 6 y 7 de setiembre de 2007

Gestión de Compras en el Sector Público:Gestión de Compras en el Sector Público:

más allá de las normasmás allá de las normas

Walter MinerWalter Miner

CONCEPTOS GENERALESCONCEPTOS GENERALES

TransparenciaTransparencia Legalidad y GestiónLegalidad y Gestión Temor => dificultad para mejorar la gestiónTemor => dificultad para mejorar la gestión Las contrataciones directasLas contrataciones directas

Fases de la AdministraciónFases de la Administración

PLANEAMIENTO ORGANIZACIÓN CONTROL

COORDINACIÓNy

DIRECCION

CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

Control: concepto y objetivosControl: concepto y objetivos Control y AuditoríaControl y Auditoría Similitudes, diferencias y ventajasSimilitudes, diferencias y ventajas


1.1. Organización del Proceso de comprasOrganización del Proceso de compras

2.2. Determinación de la Cantidad y Oportunidad Determinación de la Cantidad y Oportunidad de la comprade la compra

3.3. Solicitud de la compraSolicitud de la compra

4.4. Autorización de la compraAutorización de la compra

5.5. Elaboración de las “Condiciones de compra”Elaboración de las “Condiciones de compra”

6.6. Búsqueda y Selección de ProveedoresBúsqueda y Selección de Proveedores


7.7. Publicidad de la compra /Publicidad de la compra /Envío de InvitacionesEnvío de Invitaciones

8.8. Recepción y Evaluación de OfertasRecepción y Evaluación de Ofertas9.9. Adjudicación de la compraAdjudicación de la compra10.10. Seguimiento de la compraSeguimiento de la compra11.11. Registro de la compraRegistro de la compra12.12. Control de Control de OObligaciones bligaciones LLegales del egales del

proveedorproveedor

1. Organización del Proceso de compras1. Organización del Proceso de compras

1.1. Separación funcional de las áreas que gestionan Separación funcional de las áreas que gestionan la contratación de las que reciben, custodian y la contratación de las que reciben, custodian y registran los bienes y servicios adquiridosregistran los bienes y servicios adquiridos

2.2. Normas y procedimientos escritos, claros y Normas y procedimientos escritos, claros y precisos que regulen el procesoprecisos que regulen el proceso

3.3. Clara separación de funciones y asignación de Clara separación de funciones y asignación de responsabilidades dentro del sector Comprasresponsabilidades dentro del sector Compras

1. Organización del Proceso de compras1. Organización del Proceso de compras

4.4. Personal del sector Compras:Personal del sector Compras:- no debe poseer conflicto de intereses- no debe poseer conflicto de intereses- debe rotar dentro del sector y del ente- debe rotar dentro del sector y del ente- debe contar con capacitación actualizada- debe contar con capacitación actualizada

5.5. ““Registros de proveedores” con:Registros de proveedores” con:- datos de filiación- datos de filiación- información sobre sus bienes y servicios- información sobre sus bienes y servicios- datos sobre precios oportunamente cotizados- datos sobre precios oportunamente cotizados- estadísticas sobre su cumplimiento anterior- estadísticas sobre su cumplimiento anterior- información tributaria y previsional- información tributaria y previsional

2. Determinación de la Cantidad y 2. Determinación de la Cantidad y Oportunidad de la compraOportunidad de la compra

1.1. Política de administración de existencias Política de administración de existencias según:según: -- cronogramas de cronogramas de entrega y entrega y producciónproducción-- plazos de contratación plazos de contratación

2.2. Plan anual de compras:Plan anual de compras:- que incluya bases de formulación - que incluya bases de formulación - en función de la producción programada- en función de la producción programada- compatible con el presupuesto aprobado- compatible con el presupuesto aprobado- con información de los bienes a adquirir - con información de los bienes a adquirir

3.3. AlternatiAlternativas comprarvas comprar--arrendararrendar--construir construir

3. Solicitud de la compra3. Solicitud de la compra

1.1. Emisión Emisión y registro y registro de la “solicitud de compra”de la “solicitud de compra”

2.2. Especificaciones técnicas:Especificaciones técnicas:- que posibiliten la concurrencia- que posibiliten la concurrencia- suficientemente precisas - suficientemente precisas

3.3. Control con el “plan de compras” y evaluación Control con el “plan de compras” y evaluación de causas de excepciónde causas de excepción

4.4. Numeración y registro que permitan el control Numeración y registro que permitan el control de las solicitudes en curso de las solicitudes en curso

Autorización de la compraAutorización de la compra1.1. Sector Presupuesto:Sector Presupuesto:

- controla existencia de crédito presupuestario- controla existencia de crédito presupuestario- realiza la “afectación preventiva”- realiza la “afectación preventiva”- informa al respecto- informa al respecto

2.2. Niveles de autorización de comprasNiveles de autorización de compras3.3. Sector Compras:Sector Compras:

- verifica la autorización de la compra- verifica la autorización de la compra- determina la modalidad de contratación- determina la modalidad de contratación- de corresponder, justifica “exclusividad” o - de corresponder, justifica “exclusividad” o “urgencia”“urgencia”

Elaboración de lasElaboración de las“Condiciones de compra”“Condiciones de compra”

1.1. El “pliego” debe contener, como mínimo:El “pliego” debe contener, como mínimo:- especificaciones técnicas- especificaciones técnicas- fechas de entrega, forma de pago- fechas de entrega, forma de pago- cláusulas sobre incumplimientos- cláusulas sobre incumplimientos- cláusulas s/ reservas de derechos del Estado- cláusulas s/ reservas de derechos del Estado- causales de nulidad de oferta- causales de nulidad de oferta- forma de cotización- forma de cotización- procedimiento de evaluación de ofertas- procedimiento de evaluación de ofertas- de corresponder, cláusulas restrictivas- de corresponder, cláusulas restrictivas

Elaboración de lasElaboración de las“Condiciones de compra”“Condiciones de compra”

2.2. Especificaciones técnicas del pliego:Especificaciones técnicas del pliego:- amplias con bases homogéneas- amplias con bases homogéneas- sin requerimientos que limiten indebidamente - sin requerimientos que limiten indebidamente la concurrencia, “nominen” proveedores o los la concurrencia, “nominen” proveedores o los reduzcan innecesariamente, favoreciendo la reduzcan innecesariamente, favoreciendo la formación de los “clubes”formación de los “clubes”

3.3. El caso de los servicios:El caso de los servicios:especificaciones teóricas y realesespecificaciones teóricas y reales

Búsqueda y Selección de ProveedoresBúsqueda y Selección de Proveedores

1.1. Es una tarea Es una tarea permanente y activapermanente y activa. No se limita a . No se limita a organizar un “Registro” por única vez.organizar un “Registro” por única vez.

2.2. Las fuentes de información a utilizar son, entre Las fuentes de información a utilizar son, entre otras:otras:- revistas y directorios especializados- revistas y directorios especializados- catálogos- catálogos- cámaras de fabricantes y compradores- cámaras de fabricantes y compradores- visitas a centros fabriles- visitas a centros fabriles- exposiciones- exposiciones

Búsqueda y Selección de ProveedoresBúsqueda y Selección de Proveedores

3.3. Mantener registros que permitan elaborar Mantener registros que permitan elaborar información comparativa de los información comparativa de los actuales o actuales o potencialespotenciales proveedores, considerando: proveedores, considerando:- precios y condiciones de pago, plazos de - precios y condiciones de pago, plazos de entrega, calidad, capacidad de producción, entrega, calidad, capacidad de producción, controles de calidad aplicados, antigüedad, controles de calidad aplicados, antigüedad, antecedentes, posibilidades de evolución y antecedentes, posibilidades de evolución y asociación, utilización de nuevas tecnologías, asociación, utilización de nuevas tecnologías, formas de contratación, líneas de productos, etc. formas de contratación, líneas de productos, etc.

Publicidad Publicidad o o Envío de InvitacionesEnvío de Invitaciones

1.1. PublicidadPublicidad: el “aviso” del llamado debe incluir : el “aviso” del llamado debe incluir el lugar, fecha y hora de la recepción y apertura el lugar, fecha y hora de la recepción y apertura de ofertas.de ofertas.

2.2. InvitacionesInvitaciones: en forma adicional a la : en forma adicional a la publicidad, se deben cursar invitaciones a los publicidad, se deben cursar invitaciones a los principales proveedores del respectivo principales proveedores del respectivo producto, sean o no habituales, y a las producto, sean o no habituales, y a las asociaciones que los nucleanasociaciones que los nuclean

3.3. AnticipaciónAnticipación de la publicación/invitación de la publicación/invitación

Recepción y Evaluación de OfertasRecepción y Evaluación de Ofertas

1.1. Confeccionar un “Acta de Apertura de Ofertas” Confeccionar un “Acta de Apertura de Ofertas” que cumpla con los requisitos normativosque cumpla con los requisitos normativos

2.2. Controlar y analizar las ofertas con los Controlar y analizar las ofertas con los requisitos de las “Condiciones requisitos de las “Condiciones de comprade compra””

3.3. Evaluar las ofertas sobre bases homogéneas y Evaluar las ofertas sobre bases homogéneas y contempladas en las “Condiciones”contempladas en las “Condiciones”

4.4. En caso de ser necesario, requerir asistencia En caso de ser necesario, requerir asistencia técnica para realizar la evaluacióntécnica para realizar la evaluación

Recepción y Evaluación de OfertasRecepción y Evaluación de Ofertas

5.5. En caso de corresponder, solicitar “Mejora de En caso de corresponder, solicitar “Mejora de precio”precio”

6.6. De ser aplicable, considerar la normativa que De ser aplicable, considerar la normativa que beneficia a pymes o bienes nacionalesbeneficia a pymes o bienes nacionales

7.7. Elaborar un “Informe de Evaluación de ofertas”Elaborar un “Informe de Evaluación de ofertas”

8.8. Confeccionar y publicar el “Acta de Confeccionar y publicar el “Acta de Preadjudicación”Preadjudicación”

Adjudicación de la compraAdjudicación de la compra

1.1. Analizar y evaluar las impugnaciones a la Analizar y evaluar las impugnaciones a la preadjudicación, notificando en tiempo y formapreadjudicación, notificando en tiempo y forma

2.2. De corresponder, antes de la adjudicación, el De corresponder, antes de la adjudicación, el “Servicio Jurídico” debe emitir dictamen“Servicio Jurídico” debe emitir dictamen

3.3. Si surgieran reparos, deben ser analizados y, Si surgieran reparos, deben ser analizados y, eventualmente, subsanados antes de adjudicareventualmente, subsanados antes de adjudicar

4.4. La adjudicación debe ser aprobada mediante un La adjudicación debe ser aprobada mediante un acto administrativo del nivel competenteacto administrativo del nivel competente


5.5. Publicar y comunicar la adjudicación de acuerdo Publicar y comunicar la adjudicación de acuerdo con la normativa vigentecon la normativa vigente

6.6. Devolver las garantías de oferta y solicitar la Devolver las garantías de oferta y solicitar la constitución de la garantía de adjudicaciónconstitución de la garantía de adjudicación

7.7. Cuando se adjudique a una oferta q’ no fue la de Cuando se adjudique a una oferta q’ no fue la de menor precio, exponer los motivos por escritomenor precio, exponer los motivos por escrito

8.8. Comunicar las “modificaciones de Comunicar las “modificaciones de especificaciones” a todos los oferentes especificaciones” a todos los oferentes


9.9. Luego de la adjudicación, emitir la Orden de Luego de la adjudicación, emitir la Orden de Compra Compra (o contrato)(o contrato)::- prenumerada- prenumerada- ajustada a las “Condiciones”- ajustada a las “Condiciones”- describiendo los bienes a adquirir, precios, - describiendo los bienes a adquirir, precios, condiciones de pago, plazos de entrega y demás condiciones de pago, plazos de entrega y demás especificaciones de la ofertaespecificaciones de la oferta

10.10. Luego de emitir OC, registrar el “compromiso” Luego de emitir OC, registrar el “compromiso”

Seguimiento de la compraSeguimiento de la compra

1.1. Procedimientos escritos q’ regulen la recepción, Procedimientos escritos q’ regulen la recepción, control y conformidad de los bienes recibidoscontrol y conformidad de los bienes recibidos

2.2. Verificar y analizar la calidad de los bienes, Verificar y analizar la calidad de los bienes, para determinar su concordancia con las para determinar su concordancia con las especificaciones técnicas de las “Condiciones”especificaciones técnicas de las “Condiciones”

3.3. Emitir un documento donde conste la Emitir un documento donde conste la conformidad o rechazo de los bienes recibidos, conformidad o rechazo de los bienes recibidos, suscripto por un funcionario de jerarquía suscripto por un funcionario de jerarquía

Seguimiento de la compraSeguimiento de la compra

4.4. Luego de la recepción definitiva, informar a los Luego de la recepción definitiva, informar a los sectores “Patrimonio” y “Liquidaciones”sectores “Patrimonio” y “Liquidaciones”

5.5. Realizar un seguimiento, análisis e información Realizar un seguimiento, análisis e información de los incumplimientos del proveedorde los incumplimientos del proveedor

6.6. Registrar esas observaciones en el archivo Registrar esas observaciones en el archivo individual del mismo y en el “Registro General individual del mismo y en el “Registro General de Proveedores”de Proveedores”

Registro de la compraRegistro de la compra

Sus objetivos son:Sus objetivos son:• Determinar el costo de los insumos usados en Determinar el costo de los insumos usados en

la producción y, consecuentemente, de los la producción y, consecuentemente, de los bienes o servicios a entregarbienes o servicios a entregar

• Controlar el inventario físico permanente que Controlar el inventario físico permanente que se mantenga en el sector correspondientese mantenga en el sector correspondiente

• El reconocimiento del pasivo, como control del El reconocimiento del pasivo, como control del pago a efectuar pago a efectuar

Control de Obligaciones LegalesControl de Obligaciones Legalesdel proveedordel proveedor

a) Cooperativas de Trabajo:a) Cooperativas de Trabajo:1.1. Verificar los aportes previsionales e impositivos Verificar los aportes previsionales e impositivos

del personal que presta servicios (asociados)del personal que presta servicios (asociados)2.2. Verificar la actuación como agente de retenciónVerificar la actuación como agente de retención3.3. Constatar el pago de los seguros de ley y la Constatar el pago de los seguros de ley y la

asistencia médica del personalasistencia médica del personal4.4. Registrar la asistencia del personal y certificarla Registrar la asistencia del personal y certificarla

por un funcionario competente por un funcionario competente

Control deControl deObligaciones LegalesObligaciones Legales del proveedor del proveedor

b) Sociedades que subcontratan personal:b) Sociedades que subcontratan personal:

1.1. Requerir y archivar constancias de pago de Requerir y archivar constancias de pago de remuneraciones y cargas sociales.remuneraciones y cargas sociales.

2.2. Verificar que correspondan al personal que Verificar que correspondan al personal que presta servicios en el entepresta servicios en el ente

3.3. Requerir información sobre vigencia y pago de Requerir información sobre vigencia y pago de seguros de vida y de riesgos del trabajoseguros de vida y de riesgos del trabajo

4.4. Registrar y certificar la asistencia del personalRegistrar y certificar la asistencia del personal

AuditoríaAuditoría

Según la dependencia jerárquica del auditor:Según la dependencia jerárquica del auditor:a)a) interna interna b)b) externa externa

Según el objeto examinado:Según el objeto examinado:aa)) de transacciones de transaccionesb) del proceso b) del proceso ((EVALUACIONEVALUACION))

Según la materia:Según la materia:a)a) de cumplimiento legal de cumplimiento legalb)b) de gestión de gestión ((EVALUACIONEVALUACION))

Verificar lo que se ejecutó o hacer algo más?Verificar lo que se ejecutó o hacer algo más?

AuditoríaAuditoría

1.1. Evaluación del procesoEvaluación del proceso establecido establecido (teoría)(teoría)

mediante el análisis de los criterios de gestión mediante el análisis de los criterios de gestión para cada una de las 12 etapas.para cada una de las 12 etapas.

2.2. Pruebas de cumplimientoPruebas de cumplimiento (práctica)(práctica)

también llamadas “test de transacciones”.también llamadas “test de transacciones”.

- Selección por el criterio del auditor- Selección por el criterio del auditor- Aplicación de la “curva ABC”- Aplicación de la “curva ABC”

Cumplimiento LegalCumplimiento Legal::superposiciónsuperposición de normas de normas

Necesidad de dar cumplimiento a normas de Necesidad de dar cumplimiento a normas de bancos multilaterales (BID, Banco Mundial, bancos multilaterales (BID, Banco Mundial, créditos país-país) o de otro Estado (Nación o créditos país-país) o de otro Estado (Nación o Provincia)Provincia)

Casos posibles:Casos posibles:- - Normas no contrapuestas, con diferente alcanceNormas no contrapuestas, con diferente alcance- Normas contrapuestas- Normas contrapuestas

Evaluación de resultadosEvaluación de resultados La EconomíaLa Economía

Mide los términos y condiciones mediante los Mide los términos y condiciones mediante los cuales se adquieren los recursos (humanos, cuales se adquieren los recursos (humanos, materiales y financieros).materiales y financieros).

En una operación económica, se obtienen dichos En una operación económica, se obtienen dichos recursos:recursos:- en la cantidad y calidad apropiadas- en la cantidad y calidad apropiadas- en el momento oportuno- en el momento oportuno- al menor costo posible. - al menor costo posible.

Economía: la cantidad adecuadaEconomía: la cantidad adecuada

Para adquirir en la cantidad adecuada, se deben: Para adquirir en la cantidad adecuada, se deben: - establecer relaciones entre insumos y productos, - establecer relaciones entre insumos y productos, sobre bases estadísticas históricas o de tercerossobre bases estadísticas históricas o de terceros- considerar estos estándares al formular el - considerar estos estándares al formular el presupuestopresupuesto

Para que ello sea posible y útil, se debe:Para que ello sea posible y útil, se debe:- disponer de productos homogéneos- disponer de productos homogéneos- establecer el margen de error aceptable - establecer el margen de error aceptable

Economía: mediciónEconomía: medición Los estándares estimados de acuerdo con lo Los estándares estimados de acuerdo con lo

expuesto, deben ser comparados en términos expuesto, deben ser comparados en términos físicos o monetarios con los resultados reales físicos o monetarios con los resultados reales obtenidos y, de considerarse necesario, proceder obtenidos y, de considerarse necesario, proceder a la reformulación de los mismosa la reformulación de los mismos

En forma matemática:En forma matemática:

E = E = Costo real Costo real Costo presupuestado Costo presupuestado

III Jornadas Regionales delIII Jornadas Regionales delSector PúblicoSector Público

Viedma, 6 y 7 de septiembre de 2007Viedma, 6 y 7 de septiembre de 2007

Gestión de Compras en el Sector Público:Gestión de Compras en el Sector Público:

más allá de las normasmás allá de las normas

Walter MinerWalter Miner [email protected]@consejo.org.ar

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