EXPERIENCIA

PUNTOS PRINCIPALES

1. Introducción a la empresa2. ¿Por qué un cambio de ERP?3. ¿Por qué SAP BO?4. Problemas del antiguo ERP5. Mejoras obtenidas6. Desarrollos propios7. Decisiones actuales gracias al nuevo ERP

1. Introducción a la empresa

• Empresa de Distribución de productos de consumo. Cuidado Personal, Farmacia, Limpieza, ….

• Armando Santana S.A. opera desde los años 50 pero se inscribe en el Registro Mercantil en el año 1978 como S.A.

• Tipologíaa de cliente:

Hipermercados MultiprecioSupermercados TabaqueríasPerfumerías MayoristasFarmacias BazaresGrandes almacenes

• Territorio: Islas Canarias

• Nº de Referencias: 1.800

• Nº de clientes: 1.200

2. ¿Por qué cambio de ERP?

2. ¿Por qué cambio de ERP?• Necesidad de datos fiables.• Necesidad de interacción con otros programas. Excel, Word,

Outlook, Acrobat Reader.• Necesidad de que el personal utilice más procesos del ERP.• Necesidad de eliminar procesos de gestión manual en pro del

ERP.• Necesidad de acceso desde remoto.• Necesidad de información más completa de cara al cliente.

Pedidos, Facturas, Lista de precios, Responsables de compras, etc.…

3. ¿Por qué SAP BO?

3. ¿Por qué SAP BO?• Baja dependencia con respecto a otros programas en los que si

cambias de empresa, cuesta mucho obtener mantenimiento y desarrollos.

• Asistencia rápida, vía remota.• Agiliza la gestión, reduce los procesos.• SAP es valor añadido para la empresa. Solo decir que trabajas con

SAP hace que la gente se sorprenda.• Alta capacidad del sistema para el momento actual y para el futuro.• Intuitivo y accesible, cualquiera se puede manejar en este entorno.• Solido en cuanto a la información y flexible en cuanto a la navegación y

a las posibles rutas de acceso a los datos.• Garantía de una empresa de reconocimiento mundial.• Capacidad de respuesta y profesionalidad de ITOP Consulting.

CONSEJOCuidado con los escépticos

Pueden arruinar un plan de mejora solo por su propia comodidad o propios miedos al cambio.

Los que intervienen en el proceso de selección del nuevo programa deben recibir, medir y contrastar las

objeciones.

4. Problemas del antiguo ERP

• Falta confianza en los datos, por tanto falta de tomas de decisiones o decisiones

erróneas.

• Falta de acceso a la información, por lo tanto obtenerla te llevaba mucho tiempo o

acababas desistiendo y no la mirabas. (Ejemplo informe ventas año vs año por descarga en excel)

• Falta de desarrollo de la propia empresa por limitaciones del sistema. EDI,

facturación desde remoto, análisis de la clientela, falta de enfoque en lo prioritario.

• Aspecto arcaico y engorroso, para llegar a un modulo tenias que memorizar hasta

las rutas y los comandos.

5. Mejoras obtenidas

INFORMACION GENERAL

DATO UNICO. Datos coincidentes al céntimo. Información fiable. Control total de los costos,

% Beneficio de las ventas de cada producto,% Beneficio de las ventas de cada comercial, % Beneficio de las ventas de cada cliente,

% Beneficio de las ventas de cada proveedor% Beneficio de un pedido o una línea de un pedido, etc.…

Análisis de ventas flexibles, por producto, por canal, por cliente, por marca, etc.… Venta no asumida, diferencia entre pedidos y facturas, tanto a clientes como de

fabricantes.

MEJOR TOMA DE DECISIONES

5. Mejoras obtenidas GESTION DE LA INFORMACION

Navegación entre datos. Factura, Producto, Fabricante, Márgenes. Procesos de autorización. Alarmas varias (en caso de margen menor a xxx, en caso de pedido inferior a

xxx…) Desarrollamos lo que necesitamos, no lo que nos deja el sistema. Cargas masivas de datos desde excell a SAP BO. Contabilidad simplificada. Control de incidencias sobre las compras y las ventas. Información más completa de los interlocutores. Alta interacción con otros sistemas, Word, Excel, Acrobat Reader, … Fácil acceso a los módulos, muy intuitivo y de fácil aprendizaje, por lo tanto

cada usuario puede sacar más partido al ERP. Fácil registro de incidencias. Mejor control de los recursos humanos. Vacaciones, días libres,…

Acceso simplificado mas tiempo para otras cosas

5. Mejoras obtenidas

COMERCIAL Movilidad del sistema con la nueva versión 8.8, desde el móvil podremos

autorizar pedidos, consultar estado de la cuenta de un cliente, consultar el stock

a tiempo real. Información necesaria del cliente; desde personas de contacto por

departamentos, datos significativos del cliente, horarios, días de pago, hasta

fecha de nacimiento del hijo del gerente……. Registro de actividades con un interlocutor, reuniones, llamadas telefónicas,

incidencias….. Aumento de la aportación individual de cada empleado a la empresa por mayor

interacción con el sistema. Fichas de clientes con informacion completa

MEJOR ATENCION AL CLIENTE Y SERVICIO POST-VENTA

6. Desarrollos propios

• Control de objetivos por comercial.

• Control de venta no asumida.

• Control de restos de pedidos “atendibles” por nueva disposición

de stock. (en proceso)

• Gestión de compras teniendo en cuenta la venta no asumida.

(en desarrollo)

• Cuadro de mandos especifico.

• Ficha de ventas a clientes

7. Decisiones actuales gracias al nuevo ERP

• Revisión de márgenes de productos. Esto nos llevó a hacer un cambio de tarifa drástico, algunos productos se vendían sin beneficio.

• Revisión de beneficio por cliente. Hemos renegociado con los clientes mas problemáticos en cuanto a márgenes. Con algunos no ha habido problemas, con otros sabemos que tardaremos en normalizar la situación, pero somos conscientes de lo que sucede y nosotros decidimos.

• Reubicación del almacén según rotación del producto.

• Control de la venta no asumida, nos ha hecho ser más agresivos en nuestro sistema de compras y sobretodo priorizar que productos no pueden faltar, regla 80/20.

• Control de la venta no asumida por parte del fabricante, (en desarrollo) nos ayudará a presionar a los fabricantes en su servicio o nos ayudará a que no nos presionen a nosotros cuando no se cumplan los objetivos.

¿ALGUNA CONSULTA?

GRACIAS POR SU ATENCION