iii convivio archivÍstico nacionaliii convivio ... · 9. elaborar un catálogo de aplicaciones de...

III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONALIII CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL

La gestión, evaluación y selecciónd l d t l t ó idel documento electrónico

Lluís-Esteve Casellas i Serra

Ayuntamiento de Girona(Cataluña E ñ )(Cataluña, España)

II FIED - III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL Costa Rica 2010

ObjetivoObjetivo

Poner de relieve la interrelación entre la gestión de losPoner de relieve la interrelación entre la gestión de los documentos electrónicos y la evaluación y selección de documentos, expresando las dudas, las dificultades y los retos q e debemos abordarretos que debemos abordar.


Estructura de la presentaciónEstructura de la presentación

• Problemática del documento electrónicoProblemática del documento electrónico.

• Retos en la evaluación del documento electrónico:– Viabilidad económica– Riesgo de pérdida– Validez del documento electrónico

P d ñ l ?• ¿Podemos avanzar a pequeña escala?


Problemática del documento electrónicoProblemática del documento electrónico

• Disociación o independencia del soporteDisociación o independencia del soporte.

• Virtualidad o separación de los componentes.p p

• Modificabilidad o carácter dinámico.

• Obsolescencia o dependencia tecnológica.


Retos en la evaluación del documento electrónicoRetos en la evaluación del documento electrónico

Objetivo: la “conservación segura”

Viabilidad económica a medio y largo plazo.

• Riesgo de pérdida de documentos.

• Validez del documento a medio y largo plazo.


Viabilidad económica: qué pretendemos conservar?Viabilidad económica: qué pretendemos conservar?

Proyecto PLATTER (Planning the Trusted Digital Repository)

Niveles de complejidad de la información:

Datos simples: formatos de texto imagen vídeo etcDatos simples: formatos de texto, imagen, vídeo, etc.

• Datos de complejidad moderada: materiales compuestos l últi lcon enlaces múltiples.

• Datos altamente complejos: software, texto con hojas de p j jcálculo incrustadas, etc.


Riesgo de pérdida de documentos Riesgo de pérdida de documentos

Cuestiones clave

Identificar los documentos.

• Gestionar el ciclo de vida de los documentos.


Identificar los documentos Identificar los documentos

Qué evaluamos? Datos, procesos, funciones, doc mentos e idencias?documentos, evidencias?

• A qué nivel evaluamos? Macro o micro.

• Cuándo evaluamos? Evidencialistas o prospectivos.


Identificar los documentos Identificar los documentos

Evaluación idónea

- Características de la evaluación:

Evaluación funcionalEvaluación funcional.Evaluar los sistemas de información (docucéntricos o datacéntricos).Evaluación “prospectiva”: fase de diseño...Reglas estructuradas: disposiciones múltiples y jerarquizadasReglas estructuradas: disposiciones múltiples y jerarquizadas...

- Proceso de evaluación: InterPARES.

- Aplicación normalizada y automatizada de la disposición.


Gestionar el ciclo de vida Gestionar el ciclo de vida

… y metadatos

Estructura, contexto y contenido.

Normas y modelos de referencia.

I t id d fi bilid d t ti id d di ibilid dIntegridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad.

… y validez del documento electrónico.y



Normas y modelos de referencia:

2000: ISAD(G)2001: ISO 15489

ISAAR(CPF) ISO OAIS ISO METADADESISDF ISO PDF/A ISO PDFISDIAH ISO ODF ISO WPAEAD INTERPARES MOREQ2EAC METS PREMISEAC METS PREMISEAG PRINCIPIOS Y REQ. CIA/ICA NODAC...EAF? ISO SEG. INFORMÀTICA ENI

2011 ISO 30300 MSS2011: ISO 30300 MSS



Sobre la normalización...

• Normas sobre contenidos: ISAD ISAAR ISHIA ISDF• Normas sobre contenidos: ISAD ISAAR ISHIA ISDF

• Normas sobre datos: EAD EAC EAG? EAF?

• Normas (y modelos) metodológicas:ISO 15489 ISO OAISISO METADATOS ISO WPAINTERPARES MOREQ2INTERPARES MOREQ2ISO SEGURIDAD INFORMÁTICAPRINCIPIOS Y REQUISITOS CIA

Normas (y modelos) instrumentales:ISO PDF ISO PDF/A ISO ODF PREMIS METS



Sobre el objeto de la normalización...

• DOCUMENTOS Y AGRUPACIONES DOCUMENTALES• Normas sobre contenidos• Normas sobre datosNormas sobre datos

• SISTEMAS DE GESTIÓN (inciden, afectan, se centran...)• Normas y modelos metodológicas• Normas y modelos metodológicas

• OBJETO DIGITAL• Normas y modelos instrumentales



La simplificación en la visión de las normas...

Asumir el desarrollo de las especificidades de contenidos sobre documentos: saber dar respuesta

Participar con otros profesionales en el diseño y desarrollo de sistemas de gestión: aceptar la confluencia de intereses.

Compartir responsabilidades en la preservación digital: confiar en otros profesionales.



Integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad

Què metadatos y para qué?

Descripción: función única o global?


La gestión de documentos es inseparable de la gestión de metadatos.La gestión de documentos es inseparable de la gestión de metadatos.g p gg p gLos metadatos...



Descripción: función única o global?

La descripción del documento electrónico: mito o realidad?

Delimitación de los metadatos- Metadatos de gestión del proceso

M t d t d tió d d t- Metadatos de gestión de documentos

Delimitación de las funciones archivísticas:Clasificación- Clasificación

- Descripción- Evaluación- Conservación y preservación- Conservación y preservación- Acceso


Validez del documento electrónico Validez del documento electrónico

Firma electrónica

Preservación del contexto

Cadena ininterrumpida de custodia

A hi di it lArchivo digital seguro:OAIS: modelo de gestión de repositorio.PREMIS / METS: modelos de comunicación de datos.F t d ió PDF TIFFFormatos de preservación: PDF, TIFF...


Fiabilidad y autenticidadFiabilidad y autenticidad



Preservación del contexto

+

Cadena ininterrumpida de custodia

=

Proceso acumulativo de metadatos



Proceso acumulativo de metadatos

=

Un « documento » de metadatos asociado a su documento

---------------------------------------------

Historial de eventos (ISO 23081)( )



Historial de eventos (ISO 23081)( )

Evaluación de metadatos

=

SIMPLIFICACIÓN


¿Primeras ¿Primeras conclusiones o necesidadesconclusiones o necesidades??

Definir un modelo de MTD mínimos delimitados a cada función archivística en relación a los criterios IFAU.

Identificar los MTD necesarios para la fase activa como paso previo para su evaluación y posterior uso en fase i tiinactiva.

Mejorar el análisis del contexto: funciones y trazabilidad j yimplícita.

Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones

C d d l ifi ió 2009C d d l ifi ió 2009 1 i l1 i l

Ó Í

Cuadro de clasificación 2009 Cuadro de clasificación 2009 -- 1r nivel1r nivel

1. ORGANIZACIÓN POLÍTICA Y COMPETENCIAS

2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

3. GESTIÓN ECONÓMICA

4. ORDENACIÓN Y GESTIÓN DEL TERRITORIO

5. SERVICIOS COMUNITARIOS

6 SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES6. SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES

7. DESARROLLO ECONÓMICO

8. COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVA

Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones

Cuadro de clasificación 2009 Cuadro de clasificación 2009 -- 1r y 2n nivel1r y 2n nivel

ORGANIZACIÓN POLÍTICA Y COMPETENCIASÓrganos de gobierno (025)Representación y protocolo (076, 100)Identidad e integridad del municipio (025)Gestión de competencias (025)

SERVICIOS COMUNITARIOSAbastecimiento de agua (062)Abastos, ferias y mercados (054, 055, 056)Alumbrado público (..., 094) *Limpieza viaria y gestión de residuos (064)Gestión de competencias (025)

Órganos consultivos y de participación *Instrumentos de defensa ciudadana (079)

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAAdministración general (025, 027)

p y g ( )Salubridad pública (049, 050)Saneamiento de aguas residuales (063)Seguridad ciudadana (081, 082, 083, 084, 061)Servicios funerarios (065)Transporte público (059)Vía pública (048 057 060)g ( , )

Gestión documental y archivos (001, 019)Infraestructura tecnológica y de comunicación (030)Comunicación e información ciudadana (044, 077, 078)Gestión del recursos humanos (028, 029)Servicios jurídicos (025)*

Vía pública (048, 057, 060)

SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALESAsistencia social (12)Atención a la juventud y a la gente mayor (12)Cultura (03)

GESTIÓN ECONÓMICAAdministración del patrimonio (043)Gestión presupuestaria (068, 069)Gestión tributaría y recaudación (037, 038, 067)

Educación (03)Deportes (03)

DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIALPromoción económica (024, 052)Turismo (053)

ORDENACIÓN Y GESTIÓN DEL TERRITORIOGestión de la población (026)Planificación y gestión urbanística (031, 032, 035, 036, 051)Equipamientos e infraestructuras municipales (033)Edificación y uso del suelo (033, 034, 058)

Turismo (053)Desarrollo rural (...)Fondo de la Taula de Canvi (...)

COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVAElecciones (026)F ió t dí ti (026)y ( , , )

Control de actividades económicas (042)Protección del medio ambiente (066, 092, 093)

Función estadística (026)Defensa de la ciudadanía (...)Ejército y seguridad pública (...)Represión y control de la ciudadanía (...)


¿Qué podemos hacer a pequeña escala?¿Qué podemos hacer a pequeña escala?

1 Elaborar un cuadro de clasificación funcional1. Elaborar un cuadro de clasificación funcional.

2. Identificar los plazos concretos de retención de los documentos derivados de cada función.

3. Documentar la trazabilidad implicita de los documentos.

4. Identificar posibles documentos recapitulativos a partir de los documentos potenciales de los sistemas de informacióndocumentos potenciales de los sistemas de información.

5. Normalizar los procedimientos administrativos y los modelos de documentos para facilitar su automatización.


¿Qué podemos hacer a pequeña escala?¿Qué podemos hacer a pequeña escala?

6 Normalizar los procedimientos vinculados a la evaluación y selección6. Normalizar los procedimientos vinculados a la evaluación y selección para facilitar su automatización.

7. Simplificar el modelo descriptivo en relación a la gestión de MTD.

8. Preservar los documentos esenciales en diversos formatos (BdD) cuando no se pueda asegurar la preservación de sistemas datacéntricos.

9. Elaborar un catálogo de aplicaciones de la organización como instrumento de diagnóstico, planificación y prevención.

10 El b lí i d ió i i i di b10. Elaborar una política de preservación como requisito indispesabe y previo a la producción de documentos electrónicos.


Contribuir a la simplificaciónContribuir a la simplificación

¡TENDREMOS QUE EMPEZAR A SIMPLIFICARLO!


No perdamos los papeles...No perdamos los papeles...

III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONALIII CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL

Gracias por su atención!Gracias por su atención!

Lluís-Esteve Casellas i Serra

A t i t d GiAyuntamiento de [email protected]/sgdap

iii convivio archivÍstico nacionaliii convivio ... · 9. elaborar un catálogo de aplicaciones de...

Documents