ii. la empresa - cursos y ebecas exclusivas en … · - industriales: dedicadas a transformar la...

ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL. DOCENTE: JOVITO JOSE REDONDO ROMERO CONTADOR PÚBLICO MODULO CONTABILIDAD PARA TODOS.

1

I. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, proporcionando suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que lleven a un manejo óptimo del negocio. El estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad, por ello exige llevar libros de contabilidad.

1. Concepto de contabilidad. Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

2. Objetivos de la contabilidad

1. Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

2. Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el

patrimonio que posee la empresa. 3. Llevar un control de todos los ingresos y egresos. 4. Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una

operación mercantil sino que permite prever situaciones futuras. 5. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. 6. Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (los proveedores, los

bancos y el estado).

II. LA EMPRESA

En toda empresa, grande o pequeña, de cualquier tipo se encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad: personas, capital y trabajo. Factor personas: representado en los propietarios, administradores y todos los empleados que laboran en la empresa.


2

El capital: Constituido por aportes que hacen los propietarios de la empresa y que puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, muebles y otros bienes. Trabajo: Actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, como puede ser la producción de bienes, la compra-venta de mercancías o la prestación de un servicio. 1. Concepto de empresa Código de Comercio, Art. 25 “Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la prestación de servicio. 2. Clasificación de las empresas

� De Acuerdo con la Actividad: - Agropecuarias: explotan en grandes cantidades productos agrícolas, y pecuarios. Ej. Granjas avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícolas. - Mineras: El objetivo principal es la explotación de los recursos que se encuentran en el subsuelo. Ej.: Empresas de petróleo, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales. - Industriales: Dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ej. Fábricas de telas, fábricas de camisas, fabricas de muebles, fabrica de calzado. - Comerciales: Se dedican a la compra y venta de productos, colocan en el mercado los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una ganancia. Ej. Empresa distribuidora de productos farmacéuticos, un supermercado,, un almacén de electrodomésticos. - De servicios: Buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros, etc.

� De acuerdo con el tamaño; - Pequeña empresa: Maneja escaso capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe delimitación clara y definida de funciones entre el administrador y/o propietario del capital de trabajo y los trabajadores. Existe una reducida división y especialización del trabajo. La contabilidad es sencilla. Ej. Miscelánea con dos empleados, Taller de mecánica con dos Empleados. - Mediana empresa: Se observa mayor división y especialización del trabajo, el número de empleados es mayor, que en la anterior, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables. La información contable es más amplia. Ej. Distribuidora de electrodomésticos con 10 empleados, fábrica de dulces con 15 empleados.


3

- Gran empresa: Es la de mayor organización. Posee personal técnico especializado para cada actividad. En esta empresa se observa una gran división y especialización del trabajo y la inversión y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles también es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ej. Carvajal, Cartón de Colombia.

� De acuerdo con la procedencia del Capital:

- Empresas Privadas: Para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ej. Centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una familia. - Empresas Oficiales o públicas: Para su funcionamiento reciben aportes del estado. Ej. Los hospitales departamentales, los colegios nacionales. - Empresa de Economía mixta: Reciben aportes de los particulares y del Estado. Ej.: Universidades semioficial.

� De acuerdo con el número de propietarios: - Empresas Individuales: Denominadas también empresas unitarias o de un propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas. - Sociedades: Son las empresas de propiedad de dos o más personas llamadas socios.

III. LAS SOCIEDADES

1. Que es una sociedad?

Es un acuerdo de dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes cuantificables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o la actividad que realicen.

Una vez que la sociedad se ha constituido por escritura pública, forma una persona jurídica que debe matricularse en la Cámara de Comercio.

2. ¿Cómo efectuar el registro de la sociedad?

• Copia de la escritura pública que expida en la notaría, deberá presentarla ante la Cámara de Comercio, junto con el formulario de matrícula de sociedades debidamente diligenciado.

• Cancele el valor que le liquide el cajero y el impuesto de registro correspondiente.


4

• Si las personas designadas para cargos de junta directiva o representante legal no son socios firmantes, deben anexarse las cartas de aceptación con el número del documento de identidad.

3. Utilidad de la Inscripción

Con la inscripción la Cámara puede certificar la existencia y representación legal de la sociedad.

4. Contrato de Sociedad Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Según el código de Comercio Art. 98 “por el contrato de sociedad dos o mas personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social”. 5. Clasificación de las Sociedades De acuerdo con la forma de asociarse las sociedades pueden ser:

A. SOCIEDADES COMERCIALES

Tipos de Sociedades

Tipo Social Sociedad Colectiva

Sociedad en Comandita Simple

Sociedad en Comandita por Acciones

Sociedad Anónima

Sociedad de Responsabilidad Limitada

Tipo de socios Socios Dos categorías de socios:

a) Colectivos o gestores: administran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la administración de la misma.

Dos categorías de socios:

a) Colectivos o gestores: administran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la administración de la misma.

Accionistas Socios

Capital Social - El Capital se divide en partes de interés cuyo valor puede ser desigual. - Cada socio tiene un voto, sin importar el valor de su

- El capital se divide en cuotas de igual calor que confieren un voto a cada una. - Se integra con lo aportes de capital de

- Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen).

- El capital se divide en acciones de igual valor. - Las acciones en circulación corresponden al capital parado por los accionistas.

- El capital se divide en cuotas de igual valor. - El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria


5

participación. - El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.

los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen). - El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.

- El capital se divide en acciones de igual valor. - El aumento del capital autorizado requiere reforma estatutaria.

- Se pueden emitir acciones privilegiadas, acciones de goce o industria, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, y bonos obligatoriamente convertibles en acciones.

Número de Socios o Accionistas

Número de Socios o Accionistas

Mínimo un socio gestor y máximo 25 socios comanditarios.

Mínimo un socio gestor y 5 comanditarios, y no hay límite máximo.

Mínimo 5 accionistas y no hay límite máximo.

Mínimo 2 socios y máximo 25.

Responsabilidad de los Socios

Solidaria e Ilimitada

Solidaria e Ilimitada la de los socios gestores.

Hasta el monto de sus aportes, la de los socios comanditarios.

Hasta el monto de sus aportes.

Hasta el monto de sus aportes.

Órganos Sociales

Junta de socios

Representante Legal

Junta de socios

Representante Legal

Asamblea de asociados

Representante Legal

Asamblea general de accionistas.

Junta de Socios

Representante Legal

Asamblea de asociados

Representante Legal

Cesión de Participaciones Sociales

- Requiere autorización expresa de los consocios. - Requiere reforma estatuaria

- Los socios comanditarios pueden ceder sus cuotas libremente. - Los socios gestores requieren autorización expresa de los demás comanditarios. - Requiere reforma estatutaria.

- Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia. - No requiere reforma estatutaria.

- Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia. - No requiere reforma estatutaria.

- Existe derecho de preferencia. - No requiere reforma estatutaria.

Pago de Capital En la escritura de constitución de la sociedad los socios se obligan a hace un aporte.

Pagar la totalidad de capital en el momento de la constitución de la sociedad.

Suscribir el 50% del capital parte del capital suscrito, autorizado y pagar la tercera.

Suscribir el 50% del capital parte del capital suscrito, autorizado y pagar la tercera.

Pagar la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad

Revisor Fiscal No Requiere No Requiere Requiere Requiere Requiere


6

A.1 Sucursales y Empresas Unipersonales

Empresa Unipersonal Sucursal

Número de socios

Uno No aplica

Capital Social No tiene límite No tiene límite

Órganos Sociales

Representante legal (opcional) Representante Legal

Pago del Capital

Debe pagarse al momento de constitución de la empresa.

Debe pagarse Ia totalidad del capital en el momento del establecimiento de la sucursal.

Aumento de Capital

Requiere escritura pública. No requiere ningún tipo de formalidad.

Revisor Fiscal No requiere Requiere

A.2. ¿Como crear una compañía?

Para la constitución y puesta en funcionamiento de una compañía, sea ésta una sociedad, empresa unipersonal o sucursal se deben seguir los siguientes pasos:

• Decidir si se va a establecer una sociedad o una sucursal. Si se va a establecer una sociedad, se debe elegir el tipo societario.

• Preparar los documentos para la constitución de la compañía. • Obtener el NIT de los accionistas extranjeros a través del diligenciamiento del

Registro Único Tributario (RUT) ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

• Elevar y/o protocolizar en escritura pública los documentos de constitución de la sociedad o establecimiento de la sucursal.

• Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la compañía. • Efectuar el registro mercantil y obtener el NIT de la compañía o sucursal a través

del diligenciamiento del Registro Único Tributario (RUT) ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

• Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio. • Abrir una cuenta bancaria. • Registrar la inversión extranjera en el Banco de la República.

A.3. Consorcios y Uniones Temporales

Los consorcios y uniones temporales son asociaciones de dos o más personas naturales o jurídicas, cuyo interés común en alguna actividad permite la unión de esfuerzos sin que se constituya una persona jurídica nueva. La administración del consorcio o la unión temporal se hace en la forma en que sus miembros lo determinen en el contrato.


7

A.4. Joint ventures

Los joint ventures son acuerdos de colaboración entre dos o más personas para desarrollar un proyecto o lograr una finalidad común, para lo cual cada una de las partes contribuye con recursos (que pueden ser económicos, técnicos, etc.), Sin que haya lugar a la creación de una persona jurídica. En consecuencia, los joint ventures no tienen capacidad jurídica para celebrar contratos con terceros, y por lo tanto, frente a éstos, deben actuar independientemente. En Colombia los joint ventures se conocen también como «Contratos de Asociación a Riesgo Compartido».

B. ADQUISICIONES, FUSIONES Y ESCISIONES

Debido a los procedimientos de expansión de numerosas multinacionales, Colombia ha sido testigo de diversos procesos de adquisición, fusión y escisión y, día a día, son cada vez más habituales en sus variadas formas permitidas y reglamentadas bajo la ley colombiana.

B.1. Adquisiciones

Bajo la legislación colombiana la figura de la adquisición puede ser de diferentes clases:

• Compra de Establecimiento de Comercio • Compra de Acciones • Compra de Activos

B.2. Fusión

Es un acto mediante el cual una o más compañías se disuelven sin liquidarse, a fin de ser absorbidas por otra o con el objeto de crear una nueva. Celebrado el contrato de fusión, la compañía que absorbe, o la nueva que ha sido creada, asume los derechos y obligaciones de aquella o aquellas que han sido disueltas.

B.3. Escisión

El régimen colombiano de sociedades establece dos formas de escisiones:

• Cuando una sociedad se disuelve sin liquidarse y transfiere una o más partes de sus activos netos a otra o más compañías, o para constituir una o más compañías nuevas.

• Cuando una sociedad se disuelve sin liquidarse y divide sus activos netos en dos o más partes que serán transferidas a otras compañías o para constituir unas compañías nuevas.


8

6. Escritura de constitución de la sociedad La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:

- Nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Indicar nacionalidad, documento de identificación legal, con el nombre de las personas jurídicas, la ley, el Decreto o escritura de que se deriva su existencia.

- La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, - Domicilio de la sociedad y de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo

acto de constitución. - El objeto social, esto es la actividad o negocio de la sociedad. Indicarse en forma clara

y completa las actividades principales. - El capital social, la parte que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto

de constitución. En las sociedades por acciones debe indicarse el capital suscrito y pagado, la clase y el valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.

- La forma de administrar los negocios sociales, indicando las atribuciones y facultades

de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios.

- La Época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en

sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar o tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.

- Las fechas en que debe hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han

de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.

- La Duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la

misma.

- Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.

- Forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores, cuando

exista diferencias con los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social.


9

- Nombre y domicilio del representante legal de la sociedad, precisando facultades y obligaciones.

- Funciones y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la Ley o

los estatutos - Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad,

estipulen los asociados. Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las respectivas Cámaras de Comercio.

IV. LOS COMERCIANTES “Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La ley de comerciantes se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 C.de Co.). Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: -Cuando se halla inscrito en el Registro Mercantil -Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto -Cuando se anuncia al publico como comerciante por cualquier medio (Art. 13 C de Co.) 1. Obligaciones de los comerciantes

1. Matricularse en el Registro mercantil 2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros exigidos por la Ley 3. Llevar contabilidad 4. Conservar, con arreglo a la ley la correspondencia y demás documentos relacionados

con sus negocios y actividades. 5. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus

obligaciones mercantiles. 6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. “Art. 19 C de Co.)


10

2. Registro Mercantil El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. (Art. 26 C. de Co.). 1. Aspectos Legales. El Código de Comercio establece: ARTÍCULO 27. <COMPETENCIA DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO PARA LLEVAR EL REGISTRO MERCANTIL - COMPETENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO>. El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución. ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el registro mercantil: 1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades. 2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante. 3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante. 4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas. 5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante. 6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.


11

7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. 8) Los embargos y demandas civiles relacionadas con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil. 9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia. 10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley. ARTÍCULO 29. <REGLAS PARA LLEVAR EL REGISTRO MERCANTIL>. El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios: 1) Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento. 2) La matrícula de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con ellos. 3) La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba, salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo. 4) La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción. ARTÍCULO 30. <PRUEBA DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL>. Toda inscripción se probará con certificado expedido por la respectiva cámara de comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro mercantil. ARTÍCULO 31. <PLAZO PARA SOLICITAR LA MATRÍCULA MERCANTIL>. La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto.


12

Tratándose de sociedades, la petición de matrícula se formulará por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso, y acompañará tales documentos. El mismo plazo señalado en el inciso primero de este artículo se aplicará a las copropiedades o sociedades de hecho o irregulares, debiendo en este caso inscribirse todos los comuneros o socios. ARTÍCULO 32. <CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE MATRÍCULA MERCANTIL>. La petición de matrícula indicará: 1) El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalle de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos. 2) Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro. ARTÍCULO 33. <RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL - TÉRMINO PARA SOLICITARLA>. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro. ARTÍCULO 34. <TRÁMITE DE REGISTRO DE LAS ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN DE SOCIEDADES>. El registro de las escrituras de constitución de sociedades mercantiles, de sus adiciones y reformas se hará de la siguiente manera: 1) Copia auténtica de la respectiva escritura se archivará en la cámara de comercio del domicilio principal. 2) En un libro especial se levantará acta en que constará la entrega de la copia a que se refiere el ordinal anterior, con especificación del nombre, clase, domicilio de la sociedad, número de la escritura, la fecha y notaría de su otorgamiento. 3) El mismo procedimiento se adoptará para el registro de las actas en que conste la designación de los representantes legales, liquidadores y sus suplentes.


13

ARTÍCULO 35. <ABSTENCIÓN DE MATRICULAR SOCIEDADES CON NOMBRES YA INSCRITOS>. Las cámaras de comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula. En los casos de homonimia de personas naturales podrá hacerse la inscripción siempre que con el nombre utilice algún distintivo para evitar la confusión. ARTÍCULO 36. <DOCUMENTOS QUE PUEDEN EXIGIR LAS CÁMARAS AL SOLICITARSE LA MATRÍCULA MERCANTIL>. Las cámaras podrán exigir al comerciante que solicite su matrícula que acredite sumariamente los datos indicados en la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente. ARTÍCULO 37. <SANCIONES POR EJERCICIO DEL COMERCIO SIN REGISTRO MERCANTIL>. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.

V. LAS CUENTAS

Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. 1. ESQUEMA DE LA CUENTA “T” Es la forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables. Las partes de la cuenta T, son: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los debitos 3. Haber, el lado derecho, para registrar los créditos.


14

ESQUEMA DE LA CUENTA T

1. NOMBRE

2. DEBITO 3. CREDITO

CUENTA (CAJA, BANCOS, ETC.)

70.000 70.000 DEBITAR ACREDITAR


70.000 40.000 50.000 20.000 30.000 10.000 150.000 70.000 MOVIMIENTO MOVIMIENTO DEBITO CREDITO

DEBE HABER

DEBE HABER

DEBE HABER


15


70.000 40.000 50.000 20.000 30.000 10.000 150.000 70.000 80.000 SALDO DEBITO

SALDO EN LAS CUENTAS T


70.000 40.000 50.000 20.000 30.000 10.000

100.000 150.000 170.000 20.000 SALDO CREDITO 2. CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: 1. REALES O DE BALANCE 2. NOMINALES, DE RESULTADOS (TRANSITORIAS) 3. ORDEN

DEBE HABER

DEBE HABER


16

A. CUENTAS REALES O DE BALANCE 1. Activos: Todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Bienes: dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos Derechos: Cuentas por cobrar y todos los créditos a favor de la empresa Características del activo: -Capacidad de generar beneficios o servicios -Estar bajo el control de la empresa -Generar un derecho de reclamación.

Representan valores tangibles como las propiedades y las deudas

CUENTAS

NOMINALES O DE GANANCIA Y PÉRDIDA

REALES O DE BALANCE CUENTAS DE ORDEN

ACTIVOS

PASIVO

PATRIMONIO

GASTOS

COSTOS

INGRESOS DE ORDEN DEUDORAS

DE ORDEN ACREEDORAS

Dan a conocer al final del ejercicio contable, las utilidades, costos y gastos. Son transitorias, porque se cancelan al cierre del periodo contable.

Reflejan hechos o circunstancias que pueden generar derechos u obligaciones para la empresa. Ej: bienes dados o recibidos en garantías como respaldo a prestamos de todo tipo. Dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa, y que no son de su propiedad, si no que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.


17

MOVIMIENTO CUENTA DEL ACTIVO

CUENTAS DEL ACTIVO 8caja, bancos, etc.)

AQUÍ EMPIEZA AQUÍ DISMINUYEN Y AUMENTA Y SE CANCELAN + - DEBITO CREDITO 1, Compra de un carro por valor de $ 5,000,000 ( primer registro) 2, Adquisición de otro vehículo por $ 7,000,000 ( Segundo registro) 3, Si se vende el primer carro por $ 5, 000,000, se debe registrar en el crédito pues es una disminución del Activo y su movimiento crédito.

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

AUMENTA (+) DISMINUYE (-) 5.000.000 5.000.000 7.000.000 - 12.000.000 5.000.000 7.000000 SALDO DEBITO

CUENTAS QUE CONFORMAN LA CUENTA DEL ACTIVO Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, inventarios, flota y equipo de transporte, etc.

El saldo de la cuenta del activo se calcula mediante la diferencia entre los saldos debitos y créditos, o sea: $ 12,000,000 - $ 5,000,000 = $ 7,000,000 Como son mayores los débitos, el saldo es débito.

DEBE HABER

DEBE HABER


18

2. Pasivo: Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características del pasivo: - La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago - Existe una deuda con un beneficiario cierto.

MOVIMIENTO CUENTAS DEL PASIVO

CUENTAS DEL PASIVO

AQUÍ DISMINUYEN AQUÍ EMPIEZA Y SE CANCELAN Y AUMENTA - + SALDO CREDITO

Ejemplo : 1, La empresa tiene una deuda por $ 350.000 (primer registro en el haber de Proveedores Nacionales.

2, La empresa tiene otra deuda por $ 500,000 (Aumento de la deuda, otro registro crédito).

3, Se cancela la primera deuda por $ 350.000, proveedores se debita por este valor, porque Constituye disminución del pasivo.

CUENTAS DEL PASIVO

DISMINUYEN (-) AUMENTA (+) 350.000 350.000 500.000 350.000 850.000

500.000 SALDO CREDITO

DEBE HABER

DEBE HABER


19

El saldo de la cuenta del Pasivo se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 850,000 - $ 350,000 = $ 500,000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito. CUENTAS QUE PERTENECEN AL PASIVO Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, salarios por pagar, etc. 3. Patrimonio: Matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Características: - Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

MOVIMIENTO CUENTAS DEL PATRIMONIO

CUENTAS DEL PATRIMONIO


Ejemplo : 1, Para constituir una empresa, tres socios aportan $ 1, 000,000, $ 2, 000,000 y $ 4, 000,000 respectivamente (aumento de patrimonio, registro en el haber). 2, Se retira el socio que aportó $ 1, 000,000 (disminución del patrimonio, registro débito).

DEBE HABER


20

APORTE SOCIAL (CUOTAS O APORTES DE INTERES SOCIAL)

DISMINUYEN (-) AUMENTA (+) 1.000.000 1.000.000 2.000.000

4.000.000 1.000.000 7.000.000

6.000.000 SALDO CREDITO

B. CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADOS O TRANSITORIAS

Llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. CUENTAS QUE COMPRENDE EL ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS: De Ingresos, gastos y Costos de ventas.

1. Ingresos: Valores que recibe una empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener ganancias.

MOVIMIENTO CUENTAS DE INGRESOS

CUENTAS DE INGRESOS


El saldo de la cuenta del Patrimonio se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 7,000,000 - $ 1,000,000 = $ 6.000.000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito

DEBE HABER

DEBE HABER


21

1, Se reciben $ 250.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local por los meses de enero, febrero y Marzo. ( se registra en el haber porque representa un ingreso)

ARRENDAMIENTO (Ingresos)

DISMINUYEN (-) AUMENTA (+) 250.000 250.000

250.000 750.000

SALDO CREDITO

El saldo de la cuenta de Ingresos se obtiene sumando la columna del haber, saldo $ 750.000 2. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para un buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: Pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

MOVIMIENTO CUENTA DE GASTOS

CUENTAS DE GASTOS

AQUÍ EMPIEZA AQUÍ DISMINUYEN Y AUMENTA Y SE CANCELAN + - DEBITO

Ejemplo : 1, Se pagan servicios públicos del mes de mayo, así: energía $ 75,000, agua $ 30.000, teléfono $ 65.000. (Se registran en el debe, aumentan los gastos para la empresa.)

DEBE HABER

DEBE HABER


22

GASTOS DE SERVICIOS

AUMENTA (+) 75.000 30.000

65.000 170.000

SALDO DEBITO

3. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTOS DE VENTA

AQUÍ EMPIEZA AQUÍ DISMINUYEN Y AUMENTA Y SE CANCELAN + - DEBITO

COMPRA DE MERCANCIA

AUMENTA (+) 500.000 400.000

900.000 SALDO DEBITO

Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito.

El saldo de la cuenta de Gastos se obtiene sumando la columna del debe, saldo $ 170.000.

Ejemplo : 1, Se compran 10 vestidos por valor de $ 500.000 y 20 pares de zapatos por valor de $ 400.000

DEBE HABER

DEBE HABER

DEBE HABER


23

VI. LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACION PATRIMONIAL

1. LA PARTIDA DOBLE: Al recordar el manejo de las cuentas y examinar cualquier operación mercantil, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1. Venta al contado de un terreno por $ 7.400.000 Al vender de contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta del activo, aumenta, por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que también es de Activo, disminuye, por lo tanto, se acredita.

LA PARTIDA DOBLE CAJA TERRENOS

DEBE HABER DEBE HABER 7.400.000 7.400.000 7.400.000 7.400.000

Ejemplo 2. Compra de mercancías a crédito por $ 900.000 La cuenta de COMPRA DE MERCANCIAS aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NALES se acredita.

2. ASIENTOS CONTABLES. Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable, se pueden presentar dos tipos de asientos: 1. Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.

COMPRA DE MERCANCIAS PROVEEDORES NACIONALES DEBE HABER DEBE HABER

900.000 900.000

900.000 900.000

ASIENTO SIMPLE Ejemplo :Se compra al contado con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $ 300,000 EQUIPO DE COMPUTAC. Y COMUNICACIÓN BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER 300.000 300.000 300.000 300.000


24

2. Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas. CAJA CLIENTES

DEBE HABER DEBE HABER 200.000 620.000 200.000 620.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

DEBE HABER 820.000 820.000 3. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES. Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo El ejercicio anterior se registra así: ASIENTO DIARIO CUENTAS DEBE HABER CAJA $ 200.000 CLIENTES $ 620.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR $ 820.000 PROCESO PARA REGISTRAR CORRECTAMENTE UNA OPERACIÓN MERCANTIL ES EL SIGUIENTE:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello debe plantearse dos interrogantes.

• Al comprar. ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela? • Al vender ¿Qué se vende? , ¿Cómo se cobra su valor? • Al cancelar una deuda. ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿Cómo se cancela su

valor?

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.


25

4.

EJERCICIOS DE APLICACIÓN 1. Consignación en Banco de Colombia por $ 500.000.

2. Compra de mercancías al contado por $ 800.000, valor cancelado con cheque del Banco de Colombia.

3. Compra de mercancías a crédito por $ 600.000. 4. Venta de mercancías al contado por $ 1.500.000. 5. Venta de mercancías a crédito por $ 1.700.000. 6. Compra a crédito activos diferentes: Muebles para la oficina por $ 470.000. 7. La empresa concede un préstamo a un empleado y gira cheque por $ 250.000.

Una cuenta se DEBITA Una cuenta se ACREDITA Si la cuenta es de: Si la cuenta es de: • Activo y aumenta

• Activo y disminuye

• Pasivo y disminuye

• Pasivo y aumenta

• Patrimonio y disminuye

• Patrimonio y aumenta

• Costo de ventas y aumenta

• Costo de ventas y disminuye

• Gastos y aumenta

• Gastos y disminuye

• Ingresos y disminuye

• Ingresos y aumenta


26

8. La empresa obtiene un préstamo del Banco de Colombia por $ 3.000.000, que se consigna en la cuenta corriente.

9. Un cliente abona $ 450.000 a la deuda por venta de mercancías a crédito, gira cheque a favor de la empresa.

10. La empresa gira un cheque por $ 500.000 al Banco de Colombia como abono a la deuda.

11. La empresa gira un cheque de $ 256.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.

12. Para iniciar una empresa, un socio aporta $ 1.300.000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $ 1.500.000

13. Gastos: -La empresa gira un cheque por $ 120.000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes.

-El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $ 5.000

14. Gastos pagados por anticipado. La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado.

15. Ingresos: -La empresa recibe $ 75.000 por concepto de arrendamiento de parqueadero. - La empresa recibe honorarios por valor de $ 180.000 en cheque girado a favor de la empresa por asistencia técnica.

16. Gastos causados por pagar - A fin de mes, la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes por valor de $ 185.450.

17. Ingresos recibidos por anticipado. -La empresa recibe $90.000 por concepto de intereses anticipados. b. Comprobación de saldos Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble, para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta T. Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.


27

BALANCE DE COMPROBACION DEBE HABER

1) 500.000 500.000 1) 2) 800.000 800.000 2) 3) 800.000 800.000 3) 4) 1.500.000 1.500.000 4) 5) 1.700.000 1.700.000 5)

5.300.000 5.300.000

5. LA ECUACIÓN PATRIMONIAL Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una formula matemática conocida con el nombre de ECUACIÓN PATRIMONIAL. Esta formula da a conocer independientemente, el valor del Activo, del Pasivo o del Patrimonio. ECUACIÓN PATRIMONIAL ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO De donde: PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO


28

Ejemplo 1. Villarreal Asociados & Cía., suministra la siguiente información: Posee $ 600.000 en una cuenta corriente bancaria, $ 3.000.000, en equipo para oficina, $ 1.200.000 que debe cobrar por venta de mercancías, $ 1.800.000 en terrenos; debe pagar a proveedores $ 900.000, un préstamo bancario por $ 500.000. Determinar el patrimonio de la empresa. PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO ACTIVO PASIVO Bancos $ 600.000 Bancos Nacionales $ 500.000 Equipo de oficina 3.000.000 Proveedores Nales 900.000 Clientes 1.200.000 Total $1.400.000 Terrenos 1.800.000 Total $ 6.600.000 PATRIMONIO $ 5.200.000 Nota: En la ecuación patrimonial solo intervienen las cuentas reales, por ello, del ejercicio anterior únicamente se toman las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO. Ejemplo 2. Con la siguiente información determine el Patrimonio del Almacén la Gran Subasta: Bancos 850.000 Acreedores varios 300.000 Clientes 700.000 Maquinaria y equipo 5.000.000 Costos y gastos x pagar 850.000 Cesantías consolidadas 200.000 Acciones 1.500.000 Gastos de personal 850.000 Comercio al por Mayor y menor3.500.000 Compra de mercancías 2.800.000 Ingresos diversos 150.000 6. MODIFICACIONES EN LA ECUACIÓN PATRIMONIAL. La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo, pasivo o patrimonio, ejemplo:

• El 20 de mayo de 2004 Juan Gómez, tiene $ 3.000 en bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así:

ACTIVO PASIVO Bancos $ 3.000.000 -0- PATRIMONIO

Aportes sociales $3.000.000 Total activo $ 3.000.000 Total Patrimonio $ 3.000.000


29

Ejemplo: El 25 de mayo se compra de contado muebles por $ 500.000 y cancela con cheque. ACTIVO PASIVO Bancos $ 2.500.000 -0- Equipo de oficina 500.000 PATRIMONIO Aportes sociales $3.000.000 Total activo $ 3.000.000 Total Patrimonio $ 3.000.000 NOTA: Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. Ejercicios:

• El 26 de mayo compra un terreno a crédito por $ 5.000.000 Nota: Al aumentar el activo y aumentar el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variación

• El 27 de mayo paga con cheque $ 500.000 a la deuda del terreno Nota: al disminuir el activo y disminuir el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable. 7. EJERCICIOS 1. Enuncie el principio universal de partida doble. 2. De un ejemplo de asiento simple y uno de asiento compuesto. 3. Registre por partida doble cada uno de los siguientes ejercicios: a. Para iniciar un negocio, una persona aporta $ 1.000.000 en efectivo, otra persona aporta un terreno por $ 500.000 y $ 500.000 en efectivo. b. Consigna en el Banco de Colombia $ 1.500.000. c. Compra mercancías a crédito por $ 300.000. d. Compra de mercancías al contado por $ 200.000. e. Compra mercancías por $ 380.000, cancela el 50% con cheque del Banco Colombia y el resto a 60 días. f. Vende mercancías al contado por $ 90.000.


30

g. Vende mercancías por $ 440.000, cancelan $ 40.000 y el saldo a 30 días. h. Compra al contado una máquina de escribir, para uso de la empresa, por valor de $ 420.000. i. Compra a crédito un computador, para uso de la empresa, por $ 1.400.000. j. Le empresa entrega un cheque a un empleado, por concepto de préstamo por $ 75.000. k. La empresa obtiene un préstamo del Banco de Colombia por $ 890.000, valor consignado directamente en la cuenta corriente. l. Un cliente abona $ 200.000 a la deuda por venta de mercancías a crédito. m. El empleado abona $ 20.000 a la deuda por préstamo y gira un cheque a favor de la empresa. n. La empresa gira un cheque por $ 230.000 al Banco de Colombia, por concepto de abono a préstamo. o. La empresa gira un cheque por $ 490.000, por cancelación de la deuda por mercancías. p. La empresa gira un cheque por $800.000 como abono a la deuda por compra del computador de la empresa. q. La empresa gira un cheque por $ 30.000 para cancelar el servicio de energía. r. La empresa recibe -$300.000 por concepto de alquiler anticipado del computador. s. La empresa recibe $56.000 por concepto de arrendamiento de una bodega. t. La empresa obtiene un préstamo del Banco Agrario por $ 800.000, el banco le entrega el dinero, descontando anticipadamente intereses por $ 48.000. u. A fin de mes quedan acumulados por pagar los servicios públicos por valor de $ 15.320. v. La empresa paga seguros contra incendio de las mercancías por un año anticipado, por la suma de $ 120.000. 4. Realizados los ejercicios anteriores, realice el Balance de comprobación. 5. Determine el patrimonio de Hernán Gómez, quien tiene en sus libros los siguientes saldos:


31

Caja $ 20.000 Bancos 1.450.000 Clientes 300.000 Proveedores nacionales 800.000 Mercancías no fabricadas por la empresa 1.900.000 Gastos pagados por anticipado 80.000 Equipo de oficina 700.000 Acreedores varios 200.000 Aportes sociales X 6. Determine los cambios que ocasiona en la ecuación patrimonial, cada una de las operaciones realizadas por el señor Hernán Gómez.-

a. Abona con cheque $ 200.000 a proveedores nacionales. b. Compra a crédito una maquina de escribir por $ 400.000. c. Paga con cheque servicios por $ 40.000. d. Recibe arrendamientos por $ 600.000. e. Consigna en el Banco el valor de los arrendamientos.

VII. IVA Y RETENCION EN LA FUENTE

1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR: IVA POR PAGAR A partir del 1º. De abril de 1984 los productores, importadores y los comerciantes deben cobrar el impuesto en el momento de vender los artículos producidos, importados y comercializados por ellos. También lo deben cobrar las personas que presten algunos servicios gravados como parqueaderos, clubes sociales y deportivos, reparaciones, seguros, restaurantes, hoteles, servicio telefónico, computación y procesamiento de datos y otros. El impuesto que se cobra en la mayoría de los casos es del 16%, del precio de los artículos que se venda. Dentro de este precio se deben incluir aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como son fletes y acarreos, gastos financieros y otros liquidados en la misma factura. a. Régimen para registrar y declarar ventas. Existen dos regímenes para la inscripción en el registro Nacional de vendedores, quienes estén obligados, de acuerdo con sus características, deben seleccionar el que les corresponda.


32

1. Régimen simplificado Tratamiento especial diseñado para comerciantes minorista o detallistas, cuyas ventas estén gravadas a la tarifa general del impuesto a las ventas (16%). Responsables: Quienes vendan bienes o servicios gravados y cumplan con la totalidad de las siguientes condiciones: -Que sean personas naturales. -Que tengan máximo dos establecimientos de comercio. -Que no sean importadores de bienes corporales muebles. -Que no venda por cuenta de terceros así sea a nombre propio. -Que sus ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el año inmediatamente anterior sean inferiores a Compromisos de los comerciantes que pertenezcan al régimen simplificado: -Deberán llevar como costo o gasto en el impuesto de renta el IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios -Deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento. -No están obligados a presentar declaración del impuesto sobre las ventas. -No pueden cobrar el IVA por la venta o prestación de servicios gravados. -No están obligados a expedir factura en las operaciones realizadas. 2. Régimen Común Los comerciantes, productores e importadores que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, deben acogerse al régimen común. Obligaciones: -Expedir factura con los requisitos legales. -Cobrar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas por períodos bimestrales, de acuerdo con el calendario fiscal. -Retener, declarar y pagar mensualmente el impuesto sobre las ventas retenido, de acuerdo con los plazos que señale el Gobierno Nal. -Retener, declarar y pagar mensualmente la retención en la fuente, según el calendario fiscal -Expedir certificados de retención. CONTABILIZACION:

a) Su valor se acredita en la cuenta Impuesto a las ventas por pagar, (IVA generado). Ejemplo: Un comerciante vende al contado mercancía nacional por valor de $ 750.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER CAJA 870.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 750.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 120.000 SUMAS IGUALES 870.000 870.000


33

Un importador vende a crédito licores por valor de $ 3.500.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER CLIENTES 4.060.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 3.500.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 560.000 SUMAS IGUALES 4.060.000 4.060.000 La compañía de equipos internacionales vende al contado mercancía por valor de $ 360.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER CAJA 417.600 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 360.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 57.600 SUMAS IGUALES 417.600 417.600 El parqueadero auto lujo por un mes de servicio recibe $ 30.000 mas IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER CLIENTES 34.800 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 30.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 4.800 SUMAS IGUALES 34.800 34.800 b) IVA descontable: Las empresas responsables del IVA pueden descontar del valor del impuesto causado, lo correspondiente al impuesto pagado. Al contabilizar se debita Impuesto a las ventas por pagar (Cuenta del pasivo que disminuye). Ejemplo: Compra de mercancía nacional al contado, Fac. 4680 por $ 630.000, IVA 16%.


34

CUENTAS DEBE HABER COMPRA DE MERCANCIA 630.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 100.800 BANCOS 730.800 SUMAS IGUALES 730.800 730.800 Compra a crédito de mercancía nacional por $ 490.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER COMPRA DE MERCANCIA 490.000 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 78.400 PROVEEDORES NACIONALES 568.400 SUMAS IGUALES 568.400 568.400 c) IVA no descontable. Cuando el responsable del impuesto a las ventas adquiera activos fijos gravados (Propiedades, planta y equipo) NO puede descontar el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido. Cuando se trate de bienes de capital, equipo de computación y el equipo de transporte para las empresas transportadoras, las personas jurídicas y asimiladas pueden descontar del impuesto de renta a su cargo, el impuesto a las ventas pagado a un anticipo de impuestos y contribuciones. Ejemplos: Compra al contado de muebles para oficina por $ 475.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER EQUIPO DE OFICINA 551.000 BANCOS 551.000 SUMAS IGUALES 551.000 551.000 Compra al contado de computador para oficina por $1.400.000 IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 1.400.000 ANTICIPO DE IMPUESTO Y CONTRIBUCIONES 224.000 BANCOS 1.624.000 SUMAS IGUALES 1.624.000 1.624.000


35

d) IVA en devoluciones en compras: Al devolver mercancía comprada al contado o a crédito afecta el IVA en la misma proporción que se registro en la compra. Al comprar se debita la cuenta Impuesto a las ventas por pagar, al devolver la mercancía, se acredita. Ejemplo: Compra a crédito de mercancías por $ 350.000 IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER COMPRA DE MERCANCIA 350.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 56.000 PROVEEDORES NACIONALES 406.000 SUMAS IGUALES 406.000 406.000 Se devuelve el 50% de la mercancía comprada a crédito. CUENTAS DEBE HABER PROVEEDORES NACIONALES 203.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 28.000 DEVOLUCION EN COMPRAS 175.000 SUMAS IGUALES 203.000 203.000 e) IVA en devoluciones en ventas: Cuando los clientes devuelven mercancía que fue vendida al contado o a crédito se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registró la venta. Al vender mercancías se acredita impuesto a las ventas por pagar y al recibir la devolución, se debita. Ejemplo: Venta de mercancías a crédito por $ 400.000, IVA 16%. CUENTAS DEBE HABER CLIENTES 464.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 64.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 400.000 SUMAS IGUALES 464.000 464.000 El cliente devuelve mercancías por $ 100.000. CUENTAS DEBE HABER DEVOLUCIONES EN VENTAS 100.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 16.000 CLIENTES 116.000 SUMAS IGUALES 116.000 116.000


36

2. RETENCION EN LA FUENTE. Mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios por el cual una persona (retenedor) deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crédito, en compras o servicios, con el fin de consignarlo en un banco autorizado para recaudar impuestos en nombre de la administración de impuestos nacionales. Agentes retenedores: Personas naturales, jurídicas y las sociedades de hecho, quienes están obligadas a efectuar retención. Obligaciones: -Retener -Consignar oportunamente los dineros recaudados -Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas. Contabilización: Se utilizan dos tipos de cuenta:

1. Cuando la empresa retiene, afecta una cuenta de pasivo denominada retención en la fuente.

2. Ejemplo: Compra de mercancías al contado por $ 900.000 IVA 16%, retención en la fuente 3.5%. CUENTAS DEBE HABER COMPRA DE MERCANCIAS 900.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 128.000

RETENCION EN LA FUENTE 28.000 BANCOS 900.000 SUMAS IGUALES 928.000 928.000

2. Cuando a la empresa le retienen, se afecta una cuenta de Activo, denominada Anticipo de Impuestos y contribuciones o saldos a favor (Retención en la fuente). Ejemplo: Venta de mercancías al contado a persona jurídica por $ 800.000 IVA 16%, retención en la fuente 3.5% CUENTAS DEBE HABER CAJA 900.000 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 28.000 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 128.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 800.000 SUMAS IGUALES 928.000 928.000


37

VIII. SOPORTE DE CONTABILIDAD INTERNOS Y EXTERNOS.

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

1. OBJETIVOS

El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:

• Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

• Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.

• Registrar las transacciones según los soportes de contabilidad. • valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de

contabilidad

2. GENERALIDADES

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.


38

3. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.


39

1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.


40

3.4. FACTURA DE VENTA

3.4.1. Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

3.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). • Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). • Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el

servicio. (preimpreso). • Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. • Fecha de expedición. • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados. • Valor total de la operación. • El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

3.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

• Los tiquetes de maquinas registradoras. • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. • Los tiquetes de transporte. • Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos

de educación reconocidos por el gobierno. • Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de

pago. • Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de

inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

• Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro


41

3.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen.

• Los responsables inscritos en el régimen simplificado. • Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo

referente a estos productos. • Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad. • Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor

de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.

• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.

• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros.

3.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

3.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.


42

3.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito

3.5.1. Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.


43

3.5.2. Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

1.6. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".


44

1.7. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

1.8. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.


45

1.9.Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.


46


47

1.10. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

3.11 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.


48

3.12 Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.


49

4. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.


50

1.2. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

5. EJERCICIOS

El Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes transacciones comerciales en el mes de octubre de:

a. Vende mercancía al contado a varios clientes, personas naturales, según factura Nos. 3456 al 3520, por valor de $ 1.327.586; IVA, 16%.

b. Vende mercancías a créditos:


51

- Factura No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%

- Factura No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%

- Factura No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%

c. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por las ventas de contado y pago de clientes.

d. Compra mercancías al contado a Distrinar S.A., según factura No. 7890 por $ 1.374.400; IVA, 16%. Retención en la fuente, 3.5%, pagada con cheque No. 4024760 del Bancomercio.

e. Compra mercancías a crédito: IVA, 16%, Y RETENCION EN LA FUENTE, 3.5%, Así:

Factura No. 4520 de Almacén Prix por $ 874.300: proveedor gran contribuyente.

Factura No. 4520 de Casa Nova por $ 743.800: proveedor régimen común.

Factura No. 4520 de Fabrica Santy $ 465.600: proveedor gran contribuyente.

2. Traslado a libros mayores y auxiliares:

• La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares. • Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.

Tres socios constituyen la empresa Surtí modas Ltda. El 1 de julio mediante escritura publica No. 4863 de la Notaria 4ª. De Bogota, con los siguientes datos:

• El socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $ 2.500.000, según escritura publica No. 40, Notaria 4ª. De Bogota.

• El socio Javier Zaruma aporta $ 2.500.000, y muebles para oficina por valor de (1.800.000, según factura No. 450.

• El socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de (1.200.000, según factura No. 320; (2.000.000 con cheque No. 239045 de Banco Nacional, según recibo de caja No. 002.


52

Formato de comprobante de apertura inicial Comprobante de apertura Fecha: Surtidora Ltda. No. 01 Dia 01 Mes 07 Año 2007 Pág. No. 1

Código Detalles Parciales Debe Haber 1105 CAJA 4.500.000 110505 Caja General

Aportes de socios, según recibos de caja No. 01 - 02 4.500.000

1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 1.200.000

Aportes del socio Iván Roser, según factura No. 320 1.200.000

1504 TERRENOS 2.500.000 150405 Urbanos

Aportes del socio Jorge Dávila, Según escritura No. 40

de Notaria 4 de Bogota 2.500.000

1524 EQUIPO DE OFICINA 1.800.000 152405 Muebles y enseres

Aportes del socio Javier Zamara, según factura No. 450 1.800.000

3115 APORTES SOCIALES 10.000.000

311505 Cuotas de interés social 2.500.000

31150501 Jorge Dávila: Su aporte 3.200.000

31150502 Iván Rosero: Su aporte 4.300.000

31150503 Javier Zaruma: Su aporte

SUMAS IGUALES $ 10.000.000 10.000.000

Para registrar constitución de la sociedad mediante Escritura publica No. 4863 de la notaria 4a. De Distrito Capital de Bogota.

Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por:


53

comprobante

de venta Fecha: Almacén Extraluz Ltda. Nº 02 DIA 31 Mes 10 Año 2007 Pág. No. 1

código Detalles Parciales Debe Haber

1105 CAJA 1.540.000

110505 Caja General

Venta al contado facturas Nos. 3456 a 3520 4.500.000

1305 CLIENTES 1.589.374

130505 Clientes Nacionales 1.200.000

13050501 Luís Agreda Factura No. 3521 13050502 Diana Gómez Factura No. 3522

13050503 Andrés Salas Factura No. 3523 2.500.000

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 431.638

240801 Impuestos generados

Por ventas de contado Facturas No. 3456 a 3520 1.800.000

Por ventas a crédito Facturas Nos. 3521 a 3523 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 2.697.736 4135 Venta de pinturas y lacas

SUMAS IGUALES $ 3.129.374 3.129.374

Para registrar ventas realizadas en el mes de octubre según facturas Nos. 3456 a 3523



54

Comprobante

de consignación Fecha: Almacén Extraluz Ltda.

No. 03 Día 31 Mes 10 Año 2007 Pág. No. 1

Código Detalles Parciales Debe Haber 1110 BANCOS

111005 Moneda Nacional 1.540.000

1110501 Banco del Comercio 1.540.000 1105 CAJA 1.540.000

110505 Caja General 1.540.000

SUMAS IGUALES $ 1.540.000 1.540.000

Para registrar consignaciones efectuadas en el mes de - Octubre.



55

Comprobante

de compra Fecha: Almacén Extraluz Ltda.

No. 04 Día 31 Mes 10 Año 2007 Pág. No. 1

Código Detalles Parciales Debe Haber

6205 DEMERCANCIAS 3.458.100

620501 Compra de mercancías para la venta 3.458.100

2408 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

553.296

240805 Impuesto descontable

Distrinar S.A. Factura No. 7890 219.904

Almacén Prix Factura No. 4520 139.888

Casa Nova Factura No. 3870 119.008

Fabrica Santy Factura No. 8561 74.496

1110 BANCOS

111005 Moneda Nacional 1.546.200

11100501 Banco de Comercio 1.546.200

Distrinar S.A.

2205 PROVEEDORES NACIONALES 2.344.163

220510 Compra de mercancías para la venta 983.588

22051020 Almacén Prix Factura No. 4520 836.775

22650132 Casa Nova Factura No. 3870 523.800

22651050 Fabrica Santy Factura No. 8561

2365 RETENCION EN LA FUENTE 121.033

236540 Compras

Distrinar S.A. Factura No. 7890 48.104

Almacén Prix Factura No. 4520 30.601

Casa Nova Factura No. 3870 26.033

Fabrica Santy Factura No. 8561 16.296

SUMAS IGUALES $ 4.011.396

4.011.396


56

Para registrar compras de mercancías realizadas en el mes de octubre.


6. CONCLUSION

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite. • Nombre, número y fecha del comprobante. • Descripción del contenido del documento. • Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes.

• Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

7. CLASIFICACIÓN:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).


57

IX. LIBROS DE CONTABILIDAD

1. CONCEPTO

Aparte de que la contabilidad es una ciencia, jurídicamente contabilidad se considera a las anotaciones que el comerciante hace de las operaciones o negocios que efectúa (tanto las comerciales como las actividades), en libros especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer mediante los mismos, la situación de su actividad comercial, determinar sus resultados y precisar en cierto modo las causas que así lo determinaron.

Es la contabilidad por tanto, el medio idóneo para que el comerciante se entere de la situación o de acreedor o de deudor que tengan los terceros con relación a su empresa; lo que permite detallar y comprobar los valores que integran su acervo patrimonial, y determinar el resultado de las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos, indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas en dichos ejercicios.

Por lo tanto, la contabilidad entendida en esos términos, se constituye en un instrumento de control sobre el desarrollo de la actividad comercial del comerciante tanto en el orden interno como en el externo, que le posibilita en el momento que así lo considere oportuno, reconstruir sus relaciones celebradas con otros comerciantes o con terceros, y en caso de crisis económica, precisar las causas que la determinaron y establecer un cálculo aproximado sobre la consistencia de su patrimonio.

2. LA INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD MERCANTIL

La avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes actividades que realiza el comerciante en sus respectivas áreas comerciales, y denotar de esa manera, una proyección del curso de sus negociaciones bien, en el ámbito interno o externo o con particular referencia ante el Estado en su carácter de contribuyente.

La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo.

La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y auxiliares, conformados de


58

acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar a la conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.

De allí que, por ejemplo una inspección fiscal por parte de organismos de control y de vigilancia del Estado, puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa información.

Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos jurídicos de carácter probatorio, pero que sin embargo su conservación, es obligatoria para los libros en sí, mas no para el soporte electrónico, pues, lo que importa e interesa es que los libros deben tener al mismo tiempo los respectivos soportes o comprobantes de facturación con base en los cuales se ha pasado esa información al computador, y éste las ha ordenado con impresión para la posterior elaboración del reporte original por lo que tiene que coincidir la facturación inicial con el resultado final de la información

Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que el documento electrónico puede formar parte de la contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no son necesarias para la legalidad misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la conservación de los correspondientes soportes electrónicos, sino de la facturación que es la que tiene en definitiva que ser conservada y reflejada en los respectivos libros de contabilidad.

Por estas razones el sistema electrónico a los efectos de la contabilidad del comerciante, debe considerarse, como ya se indicó, un valiosísimo medio técnico mediante el cual los comerciantes, por una parte, y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de manera más efectiva y rápida, sus respectivas actividades profesionales; los primeros, teniendo una información inmediata del curso de sus negociaciones, y los segundos, una mejor manera de elaborar sus trabajos, pero que al fin y al cabo, tanto los unos como los otros, deben tener la prudencia necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa información, pues la misma está sujeta o expuesta a fallas técnicas o humanas que pueden reflejar una versión diferente a la verdad verdadera, lo que podría originar consecuencias desfavorables por tergiversación de los hechos que compagina la verdadera situación comercial y patrimonial del comerciante en ejercicio de sus actividades económicas.


59

3. ASPECTO LEGAL DE LOS LIBROS DE COMERCIO

El Código de Comercio establece en sus artículos lo siguiente: ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. ARTÍCULO 50. <CONTABILIDAD - REQUISITOS>. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno. ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD>. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. ARTÍCULO 52. <OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIÓDICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. ARTÍCULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD - CONCEPTO>. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.


60

ARTÍCULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. ARTÍCULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ARTÍCULO 56. <LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En los libros de comercio se prohíbe: 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren. 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos. 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. ARTÍCULO 58. <SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.


61

ARTÍCULO 59. <CORRESPONDENCIA ENTRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES>. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.

ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA>. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. ARTÍCULO 61. <EXCEPCIONES AL DERECHO DE RESERVA>. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas. ARTÍCULO 62. <SANCIONES POR VIOLACIÓN DE RESERVA DE LOS LIBROS>. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. ARTÍCULO 63. <EXHIBICIÓN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO ORDENADO DE OFICIO>. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones. 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común. 3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal.


62

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil. ARTÍCULO 64. <EXHIBICIÓN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS>. Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades. ARTÍCULO 65. <EXHIBICIÓN PARCIAL DE LIBROS>. En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la controversia. La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. ARTÍCULO 66. <FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIÓN>. El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente. ARTÍCULO 67. <RENUENCIA A LA EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS>. Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión. Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende que pone a disposición del juez los propios. ARTÍCULO 68. <VALIDEZ LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO>. Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable. ARTÍCULO 69. <CUESTIONES MERCANTILES CON PERSONAS NO COMERCIANTES>. En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas legales. ARTÍCULO 70. <VALOR PROBATORIO DE LIBROS Y PAPELES EN DIFERENCIAS ENTRE COMERCIANTES-REGLAS>. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:


63

1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos. 2) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión. 3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros. 4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio. 5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario. ARTÍCULO 71. <ACEPTACIÓN DE LO QUE CONSTE EN LIBROS DE LA CONTRAPARTE>. Si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos. ARTÍCULO 72. <PRINCIPIO DE INDIVISIBILIDAD>. La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude. ARTÍCULO 73. <APLICACIÓN DE REGLAS PRECEDENTES>. Si el comerciante a cuyos libros y papeles se defiere la decisión del caso no los lleva, los oculta o los lleva irregularmente, se decidirá conforme a las disposiciones precedentes. ARTÍCULO 74. <DOBLE CONTABILIDAD-CONSECUENCIAS>. Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

4. LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su


64

patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.

La información que debe contener este libro es:

• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo. • El valor parcial de las operaciones. • El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato

CANTIDAD CUENTA VALOR UNITARIO

VALOR PARCIAL VALOR TOTAL

ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.


65

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

• la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario. • La descripción del comprobante. • La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta • Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros

contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y

las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En el se encuentra la siguiente información:

• La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. • El movimiento débito o crédito de cada cuenta. • Las operaciones mensuales. • Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:


66

• Registro de las operaciones cronológicamente. • Detalle de las actividades realizadas. • Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.

Tipos de libros auxiliares

• Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

• Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

• Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

• Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

X. ESTADOS FINANCIEROS

1. CONCEPTO

Los Estados Financieros de una Empresa cualquiera sea su naturaleza proporcionan a esta una información útil que les permita operar con eficiencia ante cual consideración es necesario de tener un registro de los acontecimientos históricos, en otras palabras desarrollar la Contabilidad en moneda nacional con la finalidad de proporcionar información financiera de la empresa y a terceras personas.

Son cuadros comparativos en un periodo determinado en el cual están reflejados el movimiento económico de una empresa.

Constituyen cuadros sistemáticos preparados con la finalidad de presentar en forma racional y coherente y ver los aspectos de la situación financiera y económica de una empresa de acuerdo con los principios y normas de la Contabilidad generalmente aceptados.

Deben ser sometidos a lectura y al análisis con la finalidad de lograr la correcta interpretación de cada uno de los componentes del balance, estado de perdidas y ganancias, cambio de situación financiera y movimiento patrimonial


67

2. SE CLASIFICAN:

1.- Balance General

2.- Estado de Resultado o de Pérdidas y Ganancias.

3.- Estados de cambio de situación financiera

4.- Estados de movimiento patrimonial.

3. REQUISITOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Tenemos los siguientes:

- Veracidad: este requisito especifica que los saldos reflejados en el balance o en el de pérdidas y ganancias sean verídicas y precisas

- Normatividad: explica que las cuentas del balance y demás estados financieros estén ordenados de acuerdo a las normas contables generalmente aceptados.

- Comparabilidad: deben ser factibles de comparar entre ejercicios de una misma empresa y de diferentes empresas.

- Integridad: es este requisito deben incluirse todos los datos necesarios para que sus objetivos sean logrados.

- Imparcialidad: deben preparase de acuerdo a las normas y principios de la contabilidad generalmente aceptada.

4. CONTENIDO

a.- Descripción cualitativa y cuantitativa de los recursos económicos de la empresa en un momento determinado de los derechos de los acreedores de la empresa y de los derechos de los propietarios. La descripción debe permitir cuantificar la liquidez, solvencia y la rentabilidad de la empresa.

b.- resumen de las operaciones que demuestren la financiación e inversión de la empresa en un periodo determinado.

5. IMPORTANCIA PARA LAS EMPRESAS

a.- son muy importantes como herramienta fundamental para la gerencia a fin de que tome las decisiones pertinentes.

b.- determinan la operatividad y eficiencia de las diferentes secciones de la empresa.


68

c.- permiten a los inversionistas o dueños de la empresa en que medida sus capitales están siendo manejados.

6. IMPORTANCIA PARA TERCEROS

a.- permiten a los acreedores en que medida o situación financiera se encuentra la empresa para poder facilitar los créditos.

b.- facilitar a las entidades estatales o entidades bancarias para efectos de créditos y pago de impuestos.

7. ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS El principal medio para reportar información financiera de propósito general a las personas externas a la organización comercial es un conjunto de informes llamado “estados financieros”. Las personas que reciben estos informes son llamados usuarios de los estados financieros. Un paquete de estados financieros comprende cuatro informes contables relacionados que resumen en pocas paginas los recursos financieros, obligaciones, rentabilidad y transacciones al contado de una empresa. Un paquete completo de estados financieros incluye: Ø Un “balance general” que muestra los datos específicos de la posición financiera de la empresa para indicar los recursos que posee, las obligaciones que debe y el monto del capital propio (inversión) en el negocio. Ø Un “estado de resultados” que indica la rentabilidad del negocio con relación al año anterior (u otro periodo). Ø Un “estado de utilidades retenidas” que explica ciertos cambios en el monto del patrimonio en el negocio. Ø Un “estado de flujo de efectivo” que resume el efectivo recibido y los pagos del negocio respecto del mismo periodo cubierto por el estado de resultado. Adicionalmente, un juego completo de estados financieros incluye muchas paginas de notas explicativas que contienen información adicional que los contadores creen útil en la interpretación de los estados financieros. Frecuentemente, los inversionistas y acreedores comparan los estados financieros de muchas empresas diferentes para decidir donde invertir sus recursos. Para tales comparaciones sean validas, los estados financieros de estas empresas deben ser razonablemente comparables, esto significa que deben mostrar información similar. Para lograr este objetivo, los estados financieros son preparados conforme a un conjunto de “reglas fundamentales” llamado principios de contabilidad generalmente aceptados.


69

8. ESTADOS FINANCIEROS CLASIFICADOS Los estados financieros están diseñados para ayudar a los usuarios en la identificación de las relaciones y tendencias clave. Los estados financieros de la mayoría de las empresas son “clasificados” y se presentan en forma “comparativa”. Con frecuencia, la palabra “consolidado” aparece en los encabezamientos de los estados. Los usuarios de los estados financieros deben tener un claro entendimiento de estos términos. La mayoría de las organizaciones empresariales prepara “estados financieros clasificados”, lo cual significa que se agrupan o “clasifican” renglones con ciertas características. La finalidad de estas clasificaciones es obtener subtotales útiles que ayudaran a los usuarios en el análisis de estos estados. Estas clasificaciones y subtotales están estandarizados para la mayoría de las empresas, práctica que ayuda a quienes toman decisiones a comparar los estados financieros de las diferentes compañías. En los estados financieros comparativos, aparecen los valores de los estados financieros para diversos años en columnas verticales seguidas, esto ayuda a los inversionistas a identificar y a evaluar los cambios significativos y las tendencias. La mayoría de las grandes empresas son propietarias de otras empresas a través de las cuales realizan algunas de sus actividades empresariales. Las corporaciones que poseen otros negocios se denominan “matrices” y las compañías de las cuales son dueñas se conocen como “filiales”. Los estados financieros consolidados presentan la situación financiera y los resultados de operación de la compañía matriz y de sus filiales como si se trataran de una sola organización empresarial. 9. BALANCE CLASIFICADO (anexo 1) En un balance clasificado, generalmente los activos son presentados en tres grupos: 1. Activos circulantes 2. Activos fijos 3. Otros activos Los pasivos se clasifican en tres categorías: 1. Pasivos circulantes 2. Pasivos largo plazo 3. Patrimonio 9.1.. ACTIVOS CIRCULANTES: los activos circulantes son recursos relativamente “líquidos”. Esta categoría incluye efectivo, inversiones en títulos (valores negociables), documentos por cobrar, inventarios y gastos preparados. Para clasificar un activo en activo circulante, debe ser posible convertirlo en efectivo en un tiempo relativamente corto, sin interferir con las operaciones normales del negocio. El periodo en el cual se espera que los activos circulantes sean convertidos a efectivo generalmente es de un año. Sin embargo, si una empresa requiere más de un año para completar su ciclo de operación normal, la duración del ciclo de operación define cuales son los activos circulantes. Por lo tanto, en inventario y las cuentas por cobrar normalmente califican como activos circulantes, aun cuando estos activos requieren más de un año para ser convertidos en efectivo.


70

9.2. PASIVOS CIRCULANTES: Los pasivos circulantes son deudas existentes que deben ser pagadas dentro del mismo periodo utilizado al definir los activos circulantes. Se espera que estas deudas sean pagadas con los activos circulantes (o mediante los servicios que éstos presten). Entre los pasivos circulantes están los documentos por pagar (con vencimiento a un año), las cuentas por pagar, el ingreso no devengado y los gastos acumulados, tales como los impuestos sobre la renta por pagar, las remuneraciones por pagar. En el balance, los documentos por pagar generalmente aparecen primero, seguidos por las cuentas por pagar, el resto de los pasivos circulantes pueden aparecer en cualquier secuencia. La relación entre activos circulantes y pasivos circulantes es más importante que el valor total de cualquier categoría. Los pasivos circulantes deben ser pagados en el futuro cercano y el efectivo para pagar estos pasivos normalmente proviene de los activos circulantes. Por lo tanto, las personas que toman decisiones al evaluar la solvencia de un negocio frecuentemente compartan las sumas relativas de los activos circulantes y de los pasivos circulantes. 10. ESTADOS DE RESULTADOS (anexo 2) Un estado de resultado puede ser preparado en el formato de pasos múltiples o en el formato de un solo paso. El estado de resultados de pasos múltiples es más útil para ilustrar los conceptos contables y, hasta el momento, ha sido el utilizado. Este estado de resultados también es clasificado, lo cual significa que los ingresos y los gastos han sido organizados en diversas categorías. 10.1. ESTADOS DE RESULTADOS DE PASOS MULTIPLES Un estado de resultado de pasos múltiples obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los bienes vendidos es deducido de las ventas netas parra determinar el subtotal de utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un subtotal llamado “utilidad operacional” (o utilidad de operaciones). Como paso final, se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales” para llegar a la utilidad neta. Observe que el estado de resultados está dividido en cuatro grandes secciones: 1. Ingresos 2. Costo de los bienes vendidos 3. Gastos de operación 4. Reglones no operacionales Los estados de resultados de pasos múltiples se destacan por sus numerosas secciones y por el desarrollo de subtotales significativos. 10.2. LA SECCIÓN DE INGRESOS: En una compañía comercializadora, sección de ingresos del estado de resultados generalmente sólo contiene una línea, denominada ventas. (Otros tipos de ingresos, de existir, aparecen en la sección final de los estados). Los inversionistas y los gerentes están muy interesados en la tendencia de las ventas netas. Un medio para evaluar esta tendencia es, con frecuencia, calcular el cambio porcentual de las ventas netas de un año al siguiente. Un cambio porcentual es el valor del cambio en una


71

medición financiera, expresado como un porcentaje; se calcula dividiendo el valor del incremento o de la disminución por el valor de la medida antes de que ocurriera el cambio. (Los cambios no se pueden expresar como porcentajes si el valor de los estados de los estados financieros en el periodo anterior es cero o ha cambiado de una suma negativa a una positiva). 10.3. SECCION DE COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: La segunda sección del estado de resultados de una empresa comercializadora muestra el costo de los bienes vendidos durante el periodo. El costo de los bienes vendidos generalmente aparece como un solo valor, el cual incluye renglones incidentales tales como fletes y perdidas por disminuciones normales. 10.4. UTILIDAD BRUTA: UN SUBTOTAL CLAVE. En un estado de resultado de múltiples pasos, la utilidad bruta aparece como un subtotal. Esto facilita que los usuarios de los estados de resultados el cálculo del margen de utilidad bruta de la empresa (taza de utilidad bruta). La taza de utilidad bruta es la utilidad bruta expresada como un porcentaje d e las ventas netas. Al evaluar el margen de utilidad bruta de una empresa en particular, el análisis debe considerar las tazas obtenidas en periodos anteriores y también las tazas obtenidas por otras empresas de la misma industria. Para la mayoría de las empresas comercializadoras, las tazas de utilidad bruta generalmente se encuentran entre el 20% y el 50%, dependiendo del tipo de producto vendido. Las tazas generalmente resultan en mercancías de alta rotación, como son los comestibles, y las tazas altas se encuentran en productos de marca y novedosos. Bajo condiciones normales, el margen de utilidad bruta de una empresa tiende a permanecer razonablemente estable de un periodo al siguiente. Los cambios significativos en esta taza pueden proporcionar a los inversionistas una indicación temprana de una demanda cambiante del consumidor por los productos de la empresa. 10.5. SECCIÓN DE GASTOS DE OPERACIÓN: se incurre en gastos de operación con el fin de producir ingresos. Frecuentemente, los gastos se subdividen en las clasificaciones de gastos de venta y gastos de generales y administrativos. La subdivisión de los gastos de operación en clasificaciones funcionales ayuda a la gerencia y a otros usuarios de los estados financieros a evaluar separadamente aspectos diferentes de las operaciones de la empresa. Por ejemplo, los gastos de venta aumentan con frecuencia y se reducen en forma directa con los cambios en las ventas netas. Por otra parte los gastos administrativos, generalmente permanecen constantes de un periodo al siguiente. 10.6. UTILIDAD OPERACIONAL: OTRO SUBTOTAL CLAVE: Parte de los ingresos y gastos de un negocio provienen de actividades diferentes de las operaciones de negocios básicos de la empresa. Como ejemplos comunes está el interés obtenido sobre lasa inversiones y el gasto por impuesto a la renta. La utilidad operacional (o utilidad proveniente de las operaciones) muestra las relaciones entre los ingresos obtenidos de clientes y los gastos en los cuales se incurre para producir


72

estos ingresos. En efecto, la utilidad operacional mide la rentabilidad de las operaciones de negocios básicos de una empresa y “deja por fuera” otros tipos de ingresos y gastos. 10.7. RENGLONES NO OPERACIONALES: El ingreso y los gastos que no están relacionados directamente con las actividades principales de los negocios de la compañía, se enumeran en una sección final de los estados de resultado después de determinar la utilidad operacional. Dos “renglones no operacionales” significativos son el gasto de intereses proviene de la manera en la cual los activos son financiados, no de la manera en la cual son utilizados estos activos en las operaciones del negocio. El gasto de impuesto a la renta no esta incluido en los gastos de operación porque el pago de estos impuestos no ayuda a producir ingresos. Los ingresos no operacionales, tales como el interés y los dividendos obtenidos en inversiones, también se relacionan en esta sección final de estado de resultados. 10.8. UTILIDAD NETA: La mayoría de los inversionistas patrimoniales consideran la utilidad neta (o la pérdida neta) como las cifras mas importantes en el estado de resultados. El valor representa un incremento global (o reducción) en el patrimonio de los propietarios, resultante de las actividades del negocio durante el periodo. Con frecuencia, los analistas financieros calculan la utilidad neta como un porcentaje de las ventas netas (la utilidad neta dividida por las ventas netas). Esta medida proporciona un indicador de la capacidad de la gerencia para controlar gastos y de retener una porción razonable de su ingreso como utilidad. La razón “normal” de utilidad neta varia bastante según la industria. En alguna industrias, se puede tener éxito si se obtiene una utilidad igual al 2% o al 3% de las ventas netas. En otras industrias, la utilidad neta puede ascender a cerca del 20% o 25% de la utilidad neta de ventas. 10.9. UTILIDAD POR ACCION: La evidencia de la propiedad de una sociedad esta constituida por acciones de capital. ¿Qué significa la utilidad neta de una sociedad para alguien que posee, por ejemplo, 100 acciones del capital de una sociedad? Para ayudar a los accionistas individuales a relacionar la utilidad neta de la sociedad con la propiedad de sus acciones, las grandes sociedades calculan las utilidades por acción y muestra estos valores al final de sus editados de resultados. En términos más simple, la utilidad por acción es la utilidad neta, expresadas en términos de acción. 11. ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS (anexo 3) El termino utilidades retenidas se refiere a la porción del patrimonio de accionistas derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la obtención de utilidades netas y se reducen al incurrir en pérdidas netas y mediante la declaración de dividendos. Adicional al balance general, al estado de resultado y al estado de flujos de efectivo, un juego completo de estados financieros incluye un “estado de utilidades retenidas”.


73

A. AJUSTE DE PERIODO ANTERIOR: Ocasionalmente una empresa puede descubrir que un error material fue cometido el le medición de la utilidad neta en un año anterior. Puesto que la utilidad neta se cierra en la cuenta utilidades retenidas, un error en la utilidad neta reportada ocasionará un error en el valor de las utilidades retenidas que aparece en todos los balances generales siguientes. Cuando tales errores salen a la luz, ellos deben ser corregidos. La corrección, denominada “ajuste de periodo anterior”, se muestra en el estado de utilidades retenidas como un ajuste al saldo de las utilidades retenidas a principios del año actual. El valor del ajuste se muestra neto de cualquier afecto de impuesto sobre la renta. Los ajustes del periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de las grandes sociedades anónimas abiertas. Los estados financieros de estas empresas son auditados anualmente por auditores y n o es probable que contengan errores materiales que posteriormente pueden requerir corrección por ajustes por periodos previos. Es mucho más probable que tales ajustes aparezcan en los estados financieros de aquellas empresas no obligadas a ser auditados. B. RESTRICCIÓN SOBRE LAS UTILIDADES RETENIDAS: Alguna porción de las utilidades retenidas puede ser restringida debido a diversos acuerdos contractuales. Una “restricción” de las utilidades retenidas evita que una empresa declare dividendos que hagan reducir las utilidades retenidas por debajo de un nivel designado. La mayoría de las empresas revelan las restricciones de la retención de utilidades en las notas que acompañan los estados financieros. 12. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (anexo 4) El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que deben preparar las empresas. Este provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. A. Definición: El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación, el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden en el efectivo. B. Objetivo General: El objetivo de este estado es presentar información pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de una empresa durante un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos.


74

C. Los Flujos de Efectivo no son “Saldos de Cuentas”: Los estados de flujos de efectivo en el estado financiero se identifican por títulos descriptivos, en lugar de hacerlo por nombre de cuentas del mayor. La mayoría de las empresas diseñan su listado de cuentas del mayor para medir ingresos y gastos, en lugar de flujos de efectivos. Aunque los diferentes tipos de flujos de efectivo no se registran en cuentas separadas del mayor, esto puede ser calculado fácilmente al final del periodo contable. Para cumplir con el objetivo general, se debe mostrar de manera clara la variación que ha tenido el efectivo durante el periodo frente a las actividades de: Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las transacciones de efectivo y otros eventos que entran en la determinación de la utilidad neta. Inversión: Incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición y venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no operacionales. Financiación: determinados por la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso de rendimientos. Se consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio diferentes a las partidas operacionales. Los efectos de actividades de inversión y financiación que cambien o modifiquen la situación financiera de la empresa, pero que no afecten los flujos de efectivo durante el periodo deben revelarse en el momento. Adicionalmente se debe presentar una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo.

• FLUJOS DE EFECTIVO DE OPERACIÓN ENTRADAS: Ø Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios. Ø Cobro de cuentas por cobrar. Ø Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones. Ø Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación. SALIDAS: Ø Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la producción. Ø Pago de las cuentas de corto plazo. Ø Pago a los acreedores y empleados. Ø Pago de intereses a los prestamistas. Ø Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

• FLUJOS DE EFECTIVO DE INVERSIÓN ENTRADAS: Ø Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. Ø Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la entidad.


75

Ø Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación. SALIDAS: Ø Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. Ø Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo. Ø Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

• FLUJOS DE EFECTIVO DE FINANCIACIÓN ENTRADAS: Ø Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes. Ø Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones con proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad. Ø Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de operación e inversión. SALIDAS: Ø Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente económico. Ø Reembolso de aportes en efectivo. Ø Readquisición de aportes en efectivo. Ø Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados en actividades de operación. Ø Otros pagos no relacionados con las actividades de operación e inversión.

• FLUJOS DE EFECTIVOS NETOS: Este se refiere a una categoría de entradas de efectivo menos cualquier desembolso de efectivo relacionado. Los estados de flujo de efectivo incluyen subtotales y muestran el flujo de efectivo de cada categoría de la actividad de negocio.

D. Relación Entre los Flujos de Efectivo y el Balance General: las tres últimas líneas del estado de flujos de efectivo concilian el flujo de efectivo neto para el periodo con los valores de efectivo que aparecen en el balance general de la empresa. Esta conciliación es una “prueba” de que el estado de flujo de efectivo explica en su totalidad el cambio de una fecha de balance a la siguiente, en le valor del efectivo poseído. E. Importancia Critica de los Flujos de Efectivo de las Actividades Operacional: Para que un negocio sobreviva en el largo plazo, debe generar un flujo de efectivo neto positivo provenientes de sus actividades operacionales, no podrán obtener efectivo indefinidamente de otras fuentes. Los acreedores y accionistas se cansan rápidamente de invertir en empresas que no generan flujos de efectivo positivo de las operaciones del negocio. Como el flujo de efectivo neto de las actividades operacionales permanece después del pago de los gastos ordinarios y de los pasivos operacionales, se considera una medida clave de liquidez.


76

F. Flujos de Efectivo de las Inversiones y de las Actividades de Financiación: No es importante que los flujos de efectivo netos provenientes de las inversiones y de las actividades de financiación sea positivo en un año dado. De hecho, muchos negocios exitosos presentan generalmente informes de flujos de efectivo netos negativos para estas actividades. Las compras de activos fijos exigen desembolsos de efectivos. Por consiguiente, las empresas en crecimiento generalmente presentan flujos de efectivo netos negativos de sus actividades de inversión. Las transacciones financieras grandes (endeudamiento, la emisión de acciones de capital o el pago de un préstamo grande) se presentan con poca frecuencia. Muchas compañías no presentan en todos los años este tipo de transacciones. Cuando las realizan, es probable que una sola transacción determine si el flujo de efectivo de las actividades de financiación para todo el año sea positivo o negativo. Sin embargo, muchas corporaciones exitosas pagan dividendos en forma regular. En ausencia de otras transacciones financieras, los pagos de dividendos hacen que muchas empresas exitosas presenten informes de flujos de efectivo netos negativos de sus actividades financieras. G. ¿Quién Utiliza la Información sobre Flujos de Efectivos? El estado de flujos de efectivo es utilizado por personas externas (inversionistas y acreedores) principalmente para evaluar la solvencia de un negocio. Al estudiar los estados de flujos de efectivo para una serie de años, adquieren una idea de cuestiones tales como: Ø ¿Se está haciendo la empresa más o menos solvente? Ø ¿Las actividades operacionales generan consistentemente suficiente efectivo para asegurar el pronto pago de los gastos operacionales, de los pasivos que vencen, de las obligaciones y de los dividendos? Ø ¿Generan, también, las actividades operacionales suficiente efectivo para financiar el crecimiento y/o crear un equivalente de incrementos en los dividendos pagados a los accionistas? Ø La capacidad de la empresa para generar efectivo de las actividades operacionales ¿está mejorando o está empeorando? En el corto plazo, la solvencia y la rentabilidad deben ser independientes entre sí. Es decir, aun un negocio rentable se puede quedar sin efectivo y tornarse insolvente. Por otra parte, un negocio no rentable puede permanecer solvente durante años si tiene muchos recursos o capacidad de endeudamiento. Al evaluar las perspectivas futuras de cualquier organización empresarial, los inversionistas patrimoniales deben evaluar tanto la rentabilidad de la empresa como su solvencia. Los acreedores, especialmente los de corto plazo, con frecuencia otorgan mayor importancia a la solvencia que a la rentabilidad. H. Interés de la Gerencia en los Flujos de Efectivos. Entre las personas que toman decisiones no hay un grupo mas interesado en los flujos de efectivo de una compañía que la gerencia. La gerencia es responsable de mantener el negocio solvente y de utilizar los recursos efectivamente. Los presupuestos de efectivos son informes contables diseñados específicamente para ayudar a la gerencia a cumplir con estas responsabilidades.


77

I. Notas a los Estados Financieros. Las notas a los estados financieros representan la divulgación de cierta información que no está directamente reflejada en dichos estados, y que es de utilidad para que los usuarios de la información financiera tomen decisiones con una base objetiva. Esto implique que estas notas explicativas no sean en sí mismas un estado financiero, sino que forman parte integral de ellos, siendo obligatoria su presentación. Las notas deben ser entregadas en hojas tamaño oficio (debidamente identificadas con el nombre de la sociedad), adheridas a los estados financieros, de manera de garantizar la facilidad de manejo y posterior archivo de dichos documentos. Ésta es la información mínima que deberá proporcionarse en las notas explicativas, sin embargo, es necesario precisar claramente que los requerimientos de información que la Superintendencia establece no eximen a la administración de la sociedad de la responsabilidad de divulgar toda información esencial. Esta claro que Superintendencia no puede establecer a priori la información que en cada caso particular debe divulgar la sociedad, y es por esto que la ley entrega la responsabilidad por éste concepto a quienes mejor la pueden llevar a cabo, esto es, los administradores de la sociedad. Las notas explicativas a los estados financieros se refieren a las cifras del ejercicio actual como a las cifras comparativas presentadas respecto del ejercicio anterior corregidas monetariamente, y por consiguiente, todas las notas deberán incluir la información requerida para ambos ejercicios presentados. Se deberá poner especial cuidado en la redacción y presentación de las notas explicativas a los estados financieros, a fin de asegurar que éstas serán fácilmente entendidas e interpretadas. El orden de las notas explicativas descritas a continuación es optativo, excepto para las tres primeras, las que deberán anteceder al resto del conjunto. Con el fin de establecer criterios mínimos de presentación, se proporciona la siguiente pauta: Inscripción en el registro de valores: deberá señalarse en esta nota que la sociedad se encuentra inscrita en el Registro de Valores y bajo la fiscalización de la Superintendencia. Criterios contables aplicados: esta nota incluirá una descripción de los criterios contables aplicados. Esta descripción se referirá fundamentalmente a la selección de un criterio contable cuando existen varias alternativas aceptables, a criterios particulares de la industria en que opera la empresa, y a normas que tienen un efecto significativo en la posición financiera y los resultados de operación. Entre éstos se mencionan los siguientes: Ø Período cubierto por los estados financieros si éste es diferente de un año; Ø Bases de conversión (cuando existen transacciones o estados financieros en moneda extranjera);


78

Ø Métodos usados en la depreciación del activo fijo; Ø Métodos de valorización de existencias y sistemas de costos; Ø Métodos de amortización de todos los activos no monetarios significativos; Ø Criterios de valorización de inversiones; Cambios contables: deberá señalarse todo cambio en la aplicación de principios contables indicando al menos: la naturaleza del cambio, justificación para hacerlo, su efecto en resultados y en otras partidas de los estados financieros. Corrección monetaria: deberá señalarse la corrección monetaria de las principales partidas de activos, pasivos y patrimonio, así como cualquier otro antecedente relevante al respecto. Existencias: en esta nota se deberán indicar la composición del rubro existencias, tales como: productos terminados, productos en proceso, materias primas, etc. Inversiones y valores negociables: se deberá indicar en esta nota cualquier otro antecedente relevante que complemente él "Estado de inversiones", como por ejemplo: diferencias significativas entre el valor económico y/o de mercado y contable de las inversiones, situaciones especiales que puedan afectar a las sociedades filiales, coligadas, y demás entidades relacionadas, etc. Provisiones y castigos: se deberá mostrar claramente un detalle con el monto y concepto a que corresponda cada una de las provisiones del ejercicio. Al mismo tiempo deberán detallarse los castigos significativos ocurridos durante el período. Obligaciones con bancos e instituciones financieras a corto y largo plazo, deuda con el público, cuentas por pagar, documentos por pagar, acreedores varios, cuentas por pagar a sociedades relacionadas y otros pasivos a corto y largo plazo: se deberá proporcionar en esta nota explicativa una adecuada revelación de los principales pasivos señalados en el título, ordenados por fecha de vencimiento. En el caso de pasivos convencimiento superior a un año plazo, estos deberán mostrarse agrupados por años de vencimiento. En el caso de obligaciones con bancos e instituciones financieras, estas deberán ser individualizadas por monto adeudado a las principales instituciones acreedoras, del mismo señalado anteriormente. Impuesto a la renta: se deberá incluir la provisión del ejercicio y monto cubierto con pagos provisionales, monto de las pérdidas tributarias aprovechables a futuro clasificadas por los años en que éstas caducan, tasa de impuesto sí la empresa goza de alguna franquicia, etc. Además, deberán indicarse en esta nota los montos contabilizados por concepto de impuestos diferidos. Indemnizaciones por años de servicios al personal: deberán señalarse las bases para el cálculo de la provisión, los criterios de contabilización, los gastos y pagos del ejercicio, etc.


79

Contingencias y compromisos: en esta nota se reemplazan las cuentas de orden deberá hacerse especial referencia a: monto de garantías otorgadas, juicios o contingencias similares que a la fecha del balance no han sido registrados, hipotecas y similares, monto de avales otorgados y cualquier pasivo indirecto contraído por la empresa, compromiso por inversiones en activos y su financiamiento. Avales obtenidos de terceros: en esta nota deberá hacerse referencia a los principales avales, caucaciones, etc. recibidos de terceros en favor de la sociedad para garantizar obligaciones contraídas por la compra de activos, operaciones de crédito de dinero, etc. Se deberá señalar en forma expresa la relación entre la sociedad informante y el otorgante del aval o caución. Moneda Extranjera: deberá incluirse en esta nota una adecuada revelación de los activos y pasivos en moneda extranjera, los respectivos tipos de cambio utilizados, variación del ejercicio, y cualquier otro antecedente relevante al respecto. Cambios en el patrimonio: deberá establecerse claramente en esta nota, las variaciones experimentadas por cada una de las cuentas de capital, reservas y utilidades que conforman el patrimonio de la empresa. Asimismo, deberá señalarse el concepto por el cual se produjo la variación, i.e.; aumentos de capital habidos durante el ejercicio, revalorización del capital propio, dividendos declarados, etc. Deberá asimismo, indicarse expresamente si existen restricciones para el pago de dividendos. Transacciones con entidades relacionadas: las transacciones con entidades relacionadas y también las transacciones con personas naturales relacionadas, tales como accionistas, directores, administradores y/o liquidadores en su caso, etc., deberán ser adecuadamente reveladas en esta nota, indicando la naturaleza, volumen y efecto de estas transacciones en los resultados del ejercicio; los saldos representados en el balance con entidades o personas relacionadas deben revelarse, indicando el nombre de la entidad o persona relacionada, naturaleza de la relación, montos y plazos de vencimientos, de acuerdo a lo estipulado en la circular N° 109, del 14 de diciembre de 1982, o la que la reemplace. En caso de no existir transacciones con entidades relacionadas, esto se deberá mencionar expresamente. Remuneraciones del directorio: en esta nota deberá detallarse toda remuneración que los directores hayan percibido de la sociedad, durante el ejercicio comprendido, incluso las que provengan de funciones o empleos distintos del ejercicio de su cargo, o por concepto de gastos de representación, viáticos, regalías y, en general, todo otro estipendio. Transacciones de acciones: se deberá indicar las compras y ventas de acciones de capital efectuadas durante el ejercicio por el presidente, directores, administradoras o liquidadores en su caso, e inspectores de cuentas. También deberán indicarse las transacciones efectuadas por los accionistas mayoritarios (de acuerdo a lo definido en el artículo 12, ley N° 18.045) de la sociedad (ver Circular N° 109, del 14 de diciembre de 1981).


80

Sanciones: deberá dejarse establecido en esta nota las sanciones aplicadas, durante el período por la Superintendencia, hayan sido éstas a los directores, administradoras, o a la sociedad misma, así como también el origen de éstas. Hechos posteriores: incluye todos aquellos hechos significativos de carácter financieros o de cualquier otra índole, ocurridos entre la fecha de término del ejercicio y la de presentación a la Superintendencia de los estados financieros, tales como: fluctuaciones significativas en activos fijos, variaciones cambiarias de importancia, variaciones significativas de operaciones de la empresa, cambios en el directorio y/o en los principales ejecutivos, variaciones significativas en alguna condición de mercado, etc. Se deberá también incluir en esta nota todo compromiso significativo que la empresa haya adquirido directa o indirectamente en el período mencionado. En caso de que no existieran hechos posteriores, esto se deberá mencionar expresamente. ADEMAS DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS MENCIONADAS ANTERIORMENTE, SE DEBERAN INCLUIR TODAS AQUELLAS QUE PROPORCIONEN SUFICIENTE INFORMACIÓN PARA COMPRENDERLOS E INTERPRETARLOS. 13. CONCLUSION Los estados financieros son muy necesarios para la toma de decisiones por parte de organismos externos a la empresa y para la misma gerencia, ya que sin estos no se sabría la posición financiera de la misma y esto permite que lleguen nuevos inversionistas a la empresa a invertir. Además las notas explicativas, no siendo un estado financiero, son muy necesarias porque entrega la explicación de los distintos procedimientos que se llevaron a cabo para llegar a esos estados financieros. ANEXO 1 BALANCE GENERAL CLASIFICADO Activos Activos Circulantes XXXX Activos Fijos XXXX Otros Activos XXXX Total Activos XXXX Pasivos Pasivos Circulantes XXXX Pasivos L/P XXXX Patrimonio XXXX Total Pasivos y Patrimonio XXXX


81

ANEXO 2 ESTADO DE RESULTADOS (pasos múltiples) Ventas XXXX Menos: costo de bienes vendidos (XXXX) Utilidad bruta XXXX Menos: gastos de operación Gastos de venta XXXX Gastos generales y adm. XXXX Total gastos de operación (XXXX) Utilidad operacional XXXX Menos: renglones no operacionales (XXXX) Utilidad antes de impuesto XXXX Impuesto renta (XXXX) Utilidad neta XXXX Utilidad del Ejercicio XX ANEXO 3 ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS Utilidades retenidas Diciembre de 1998 XXXX Utilidad neta para 1999 XXXX Subtotal XXXX Menos Dividendos en efectivo (XXXX) Utilidades retenidas, Diciembre de 1999 XXXX ANEXO 4 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Flujos de efectivo provenientes de actividades operacionales Entradas de efectivo provenientes de Actividades operacionales XXXX Pagos de efectivo de efectivo de Actividades operacionales (XXXX) Efectivo neto originado en las actividades operacionales XXXX Flujos de efectivo provenientes de actividades de inversión Efectivo neto utilizado en actividades de inversión (XXXX) Flujos de efectivo proveniente de actividades de financiación Efectivo neto proveniente de actividades de financiación (XXXX) Incremento neto en el efectivo durante el año XXXX Efectivo, dic. 1998 según balance XXXX Efectivo dic. 1999seghun balance XXXX


82

14. ASPECTO LEGAL SEGÚN EL DECRETO 2649 DE 1993.

14.1. DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

IMPORTANCIA. Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. CLASES PRINCIPALES DE ESTADOS FINANCIEROS. Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de propósito especial. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL. Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS. Son estados financieros básicos: 1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situación financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. Son estados financieros consolidados aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL. Son estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros, son estados financieros de propósito especial: el balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se presentan a las Autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.


83

BALANCE INICIAL. Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio. ESTADOS FINANCIEROS DE PERIODOS INTERMEDIOS. Son estados financieros de períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos. Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio. ESTADOS DE COSTOS. Son estados de costos aquellos que se preparan para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos. ESTADO DE INVENTARIO. El estado de inventario es aquél que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general. ESTADOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse. Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.

Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

ESTADOS DE LIQUIDACION. Son estados de liquidación aquellos que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos. ESTADOS PREPARADOS SOBRE UNA BASE COMPRENSIVA DE CONTABILIDAD DISTINTA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios, las Autoridades pueden ordenar o los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.


84

Son ejemplos de otras bases comprensivas de contabilidad, las utilizadas para preparar declaraciones tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir requerimientos o requisitos de información contable formulados por las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. La preparación de estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de propósito general. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS Y DICTAMINADOS. Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la opinión profesional del contador público que los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

14.2. DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ENUMERACION Y RELACION. Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden. Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada. La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del período. ACTIVO. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.


85

PASIVO. Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. PATRIMONIO. El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. INGRESOS. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital. COSTOS. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. GASTOS. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

CORRECCION MONETARIA. La corrección monetaria representa la ganancia o pérdida obtenida por un ente económico como consecuencia de la exposición a la inflación de sus activos y pasivos monetarios, reconocida conforme a las disposiciones de este decreto.

CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES. Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. CUENTAS DE ORDEN FISCALES. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.

CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL. Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su


86

naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.

XI. PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES

1. OBJETIVO. El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. 2. CONTENIDO. El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. 3. CATALOGO DE CUENTAS. El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas. 4. DESCRIPCIONES Y DINAMICAS. Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten. 5. CAMPO DE APLICACION. El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente Decreto, se denominarán entes económicos. No estarán obligadas a aplicar el Plan Único de Cuentas de que trata este Decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial. 6. NORMAS DE APLICACION. El Plan Único de Cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas: 6.1. EL CATALOGO DE CUENTAS. El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en el presente Decreto.


87

Todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas se identificarán con un código numérico para lo cual, deberán utilizarse de manera preferencial los códigos contenidos en el Catálogo de Cuentas al que se refiere el presente Decreto. Sin perjuicio de lo anterior, para la identificación de las clases, grupos, cuentas y subcuentas contenidas en el presente Decreto, se podrán utilizar internamente códigos diferentes, caso en el cual deberá elaborarse una tabla de equivalencias para dichas codificaciones que estará a disposición de quien la solicite. En tal evento, el ente económico dará aviso a la entidad de vigilancia correspondiente. Las cuentas y subcuentas que correspondan a rubros identificados únicamente por el código, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura de este Plan. 6. 2. DINAMICAS Y DESCRIPCIONES: Las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas. 6.3. AUXILIARES. Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito. 6.4. AJUSTES POR INFLACION. Los ajustes integrales por inflación podrán registrarse dentro de cada una de las subcuentas respectivas. En caso de que el ente económico requiera registrarlos por separado, utilizará las subcuentas cuyos códigos terminen en 99. 6.5. ABREVIATURAS. La denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo de Cuentas a que se refiere el presente Decreto, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas. 6.6. LIBROS OFICIALES. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas en el presente Decreto. 6.7. INFORMES. Todo reporte o presentación de a información contable a los administradores, a los socios, al Estado y a los terceros, deberá realizarse utilizando los códigos numéricos y las denominaciones indicadas en el manual de cuentas contenido en el presente Decreto. 6.8. PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS. Para efectos de presentación de estados financieros, el ente económico los preparará debidamente clasificados en parte corrientes y no corrientes, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros.


88

Con el fin de facilitar la identificación que permita realizar dicha clasificación, se podrán utilizar los dígitos auxiliares. 6.9. APLICACION GRADUAL. A partir de los estados financieros cortados a 31 de diciembre de 1993, la presentación de los mismos deberá hacerse en su totalidad conforme al Plan Único de Cuentas. El Plan Único de Cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del 1o. de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio hasta el nivel de cuatro dígitos. A partir del 1o. de enero de 1995, el Plan Único de Cuentas será obligatorio en su integridad para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. 6.10. CATALOGO DE CUENTAS La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles: Clase El primer dígito. Grupo Los dos primeros dígitos. Cuenta : Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta : Los seis primeros dígitos. Las clases que identifica el primer dígito son: Clase 1: Activo. Clase 2 : Pasivo. Clase 3 : Patrimonio. Clase 4 : Ingresos. Clase 5 : Gastos. Clase 6 : Costos de Ventas. Clase 7 : Costos de Producción o de Operación. Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras. Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras. Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o Pérdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden.


89

XII. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS EN COLOMBIA

1. DEFINICION: De conformidad con el artículo 6º de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. 2. AMBITO DE APLICACIÓN: El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. 3. OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE 3.1. OBJETIVOS BASICOS: La información contable debe servir fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. 7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. 3.2. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE: Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. 4. NORMAS BASICAS


90

4.1. DEFINICION: Las normas básicas son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce de las cualidades indicadas en el artículo anterior. 4.2. ENTE ECONOMICO: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. 4.3. CONTINUIDAD: Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico no continuará funcionando normalmente: 1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos). 2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y,

3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de operar, huelgas, catástrofes naturales).

4.4. UNIDAD DE MEDIDA: Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo. 4.5. PERIODO: El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general. 4.6. VALUACION O MEDICION: Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida. Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.


91

Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.

Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque. Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (DTF), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República. 4.7. ESENCIA SOBRE FORMA: Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio. 4.8. REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. 4.9. ASOCIACION: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

4.10. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflación.


92

4.11. REVELACION PLENA: El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas. 4.12. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda. 4.13. PRUDENCIA: Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

4.14. CARACTERISTICAS Y PRACTICAS DE CADA ACTIVIDAD: Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.


93

XIII. IMPUESTOS

Los principales impuestos de carácter nacional son el impuesto de renta y sus complementarios, el impuesto al patrimonio (con vigencia temporal), el impuesto a las ventas -IVA-, el gravamen a los movimientos financieros, el impuesto de timbre y el de registro. Dentro de los impuestos regionales o locales sobresalen el de industria y comercio y el predial.

Tipo de Impuesto

Descripción del Impuesto Tarifa

Renta

Grava los ingresos percibidos en el año gravable, susceptibles de provocar un incremento neto en el patrimonio por aumentar los activos o disminuir los pasivos.

34% sobre la renta liquida gravable Para el año 2007 y 33% para el año 2008.

Ganancias Ocasionales

Los ingresos obtenidos de:

• Las utilidades obtenidas en la venta de activos fijos poseídos por más de dos años,

• Las utilidades originadas en la liquidación de sociedades

• Las ganancias provenientes de herencias, legados, donaciones y lo percibido como porción conyugal.

• Las ganancias por loterías, rifas, apuestas y similares.

34%, salvo en el caso de las ganancias por concepto de rifas, apuestas, loterías y similares, que es del 20%.

Patrimonio

La Ley 111 de 2006 creó transitoriamente por los años 2007 a 2010 un impuesto al patrimonio a cargo de las personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho cuyo patrimonio líquido a 1 de enero de 2007 sea igual o superior a tres mil millones de pesos.

1.2% del patrimonio liquido del contribuyente al 1 de enero de 2007, excluyendo el valor del valor patrimonial neto de las acciones en sociedades nacionales, asi como los primeros 200 millones del valor de la casa o apartamento.

IVA

Grava la prestación de servicios y la venta e importación de bienes. En términos generales, el IVA se encuentra estructurado como Impuesto el valor agregado, de tal manera que al momento de la determinación del impuesto, se permite descontar el IVA pagado por bienes y servicios destinados a las operaciones gravadas.

Varía según la clase de bienes o servicios, siendo en general del 16%.

Gravamen a los

Movimientos Financieros

Se genera por la realización de transacciones financieras, mediante las cuales se dispone de recursos depositados en cuentas corrientes, de depósito o de ahorros, así como en el giro de cheques de gerencia. Estarán exentos de dicho impuesto, entre otros, los traslados entre cuentas corrientes o de ahorros de un

Cuatro por mil (4 x 1000) del valor de la transacción.

Es posible deducir el 25% del impuesto efectivamente pagado, sin que se requiera relación de causalidad con la actividad generadora de renta.


94

mismo establecimiento, cuando las cuentas pertenezcan a la misma persona.

Timbre

Impuesto de carácter documental, que se causa por el otorgamiento o aceptación de documentos en Colombia, o que vayan a ejecutarse o tener efectos en Colombia, y que superen la cuantía señalada anualmente por el Gobierno Nacional.

1,5% sobre el valor total del contrato, (1%) en el año 2008, (0.5%) en el año 2009, cero por ciento (0%) a partir del año 2010

Registro

Causado por la inscripción de actos, contratos o negocios jurídicos documentales en los cuales sean parte o beneficiarios los particulares y que deben registrarse en las oficinas de registro de instrumentos públicos o en las cámaras de comercio.

0,3% al 1% del valor del contrato. Existen tarifas especiales dependiendo del tipo de acto o contrato.

Industria y Comercio

Grava las actividades industriales, comerciales o de servicios realizadas dentro del territorio del municipio. Las exportaciones no causan este impuesto.

Se reconoce como deducible el 100% del impuesto que haya sido efectivamente pagado, siempre que tenga relación de causalidad con la generación de renta.

Fijada por cada municipio dentro de los siguientes límites:

• Actividades industriales: 2 a 7 por mil mensual,

• Actividades comerciales y de servicios: 2 a 10 por mil mensual

• Para Bogotá, las tarifas van del 2 al 33 por mil.

Predial

Grava los bienes inmuebles ubicados dentro del territorio del municipio respectivo.

Se reconoce como deducible el 100% del impuesto que haya sido efectivamente pagado, siempre que tenga relación de causalidad con la generación de renta.

Fijada por cada municipio. Puede oscilar entre el 1 y el 16 por mil del avalúo catastral del inmueble. Para inmuebles urbanizables no urbanizados o «lotes de engorde», la tarifa puede ser hasta del 33 por mil.


95

XIV. RÉGIMEN LABORAL

El derecho laboral en Colombia tiene como marco regulatorio la Constitución Política de 1991, los tratados y convenios internacionales suscritos por Colombia y el Código Sustantivo del Trabajo.

De acuerdo con la Constitución Política, el derecho al trabajo es un derecho fundamental de todas las personas que debe ser garantizado por el Estado. Adicionalmente, la Constitución Política consagra el derecho de asociación sindical, que ampara tanto a los trabajadores como a los empleadores. Estas disposiciones concuerdan con los tratados internacionales de los que Colombia es parte, tales como la Declaración Universal de los Derechos Humanos; el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales; el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos; y la Convención Americana sobre Derechos Humanos.

El derecho laboral se divide en dos áreas: el derecho laboral individual, que regula las relaciones entre el empleador y sus trabajadores y el derecho laboral colectivo, que regula las relaciones entre el empleador y los trabajadores reunidos en asociaciones, sean éstas sindicales o no.

1. CONTRATO DE TRABAJO

El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, sin que se requiera una forma especial, y por su duración se clasifica en contrato a término fijo, contrato a término indefinido, contrato por la duración de una labor determinada y contrato accidental o transitorio.

2. SALARIO

2.1. Ordinario

Remuneración básica pactada por las partes, en dinero o especie, más todo aquello que recibe el empleado como pago por el trabajo en horario nocturno, horas extras, comisiones o viáticos, y remuneración por trabajo en días de descanso obligatorio. El empleador debe pagar además las prestaciones o beneficios reconocidos por la ley, las convenciones colectivas, o aquellos beneficios establecidos unilateralmente por él mismo.

2.2. Mínimo Legal

El Gobierno Nacional mediante acuerdo con las principales centrales de trabajadores del país y los gremios empresariales establece anualmente el salario mínimo que las empresas deben pagar a los trabajadores que laboren la jornada legal de 48 horas semanales. No hay categorías salariales ni salarios mínimos por actividad en Colombia.


96

El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario, pero respetando siempre el mínimo legal o el fijado en las convenciones colectivas o fallos arbítrales. Para el año 2007, el salario mínimo mensual legal es de $433.700.

2.3. Integral

Esta modalidad de pago del salario, además de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios por trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo, primas legales y extralegales, cesantías e intereses sobre las cesantías, excepto las vacaciones.

Este tipo de salario debe pactarse por escrito entre trabajador y empleador y sólo pueden acceder a él los trabajadores que devenguen como salario básico, una suma igual o superior a 10 smlm ($ 4.337.000).

3. JORNADA LABORAL

La jornada laboral ordinaria es de 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sábado.

La jornada de trabajo diurna es la que se desarrolla entre las seis de la mañana y las 10 de la noche. Si el trabajador debe trabajar en jornadas comprendidas entre las 10 de la noche y las seis de la mañana su trabajo debe remunerarse con recargo nocturno del 35% adicional al valor de la hora diurna.

Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Si el trabajo extra se desarrolla dentro de la jornada diurna, cada hora extra se debe pagar con un recargo del 25%. Si por el contrario, se desarrollan en la jornada nocturna las horas extras se pagan como nocturnas con recargo del 75%.

Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que ostenten cargos de dirección, confianza y manejo.


97

4. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

OBLIGACIONES A CARGO DEL EMPLEADOR

Obligaciones Mensuales

Pensión*

15,5% del salario de cada trabajador del cual 11,625% está a cargo del empleador.

Salud

12% del salario de cada trabajador del cual 8% está a cargo del empleador.

Riesgos Profesionales

Dependiendo de la clase del riesgo en el que esté clasificada la actividad económica de la empresa varía del 0,5% hasta el 8,7% del valor total de la nómina mensual.

Aportes a Cajas de Compensación Familiar

9% del valor total de la nómina mensual pagada en su integridad por el empleador.

Horas Extras**

Las horas extras desarrolladas dentro de la jornada diurna, se pagan con un recargo del 25% sobre el valor ordinario de la hora. Si se desarrollan en la jornada nocturna el recargo será del 75%.

Obligaciones Semestrales

Prima de Servicios** 30 días de salario por año, pagaderos semestralmente.

Obligaciones Anuales

Cesantías**

30 días de salario por año.

Intereses de Cesantías**

12% anual sobre cesantía, liquidados a 31 de diciembre de cada año.

Vacaciones

15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicios.

Obligaciones Aplicables a Algunos

Trabajadores

Dotación**

Una entrega de vestido y calzado tres veces al año.

Licencia de Maternidad****

12 semanas de descanso remuneradas a partir de la época de parto.

Licencia de Paternidad****

8 días hábiles de descanso remunerado a partir de la época del parto.

* El monto de la cotización aumenta dependiendo del salario. Esta información está detallada en este capítulo en la sección de Pensiones. ** No se aplica a trabajadores que reciban salario integral. *** Sólo aplica para trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos. **** El pago lo hace la Empresa Prestadora de Salud a la cual esté afiliado el trabajador con los aportes mensuales a esta entidad.


98

Seguridad Social: El sistema de seguridad social comprende pensiones, salud y riesgos profesionales.

Pensiones: El sistema cubre los riesgos de invalidez, vejez y muerte por causa común, y tiene dos regímenes independientes. Uno administrado por el Instituto de Seguros Sociales - ISS- que maneja un fondo común y otro de capitalización individual a cargo de las administradoras de fondos de pensiones. La contribución a cualquiera de estos regímenes es del 15,5% del salario mensual del empleado, de las cuales tres cuartas partes están a cargo del empleador, y una cuarta parte le corresponde al trabajador.

Salud: El sistema cubre las contingencias que afectan la salud del trabajador y de su familia que están establecidas en el programa de atención denominado Plan Obligatorio de Salud -POS- y la maternidad. El empleador debe consignar el 12,5% del salario mensual del trabajador, del cual el 8,5% está a cargo del empleador y el 4% restante a cargo del empleado. Este monto es deducido del salario mensual del trabajador.

Riesgos Profesionales: Este sistema cubre las contingencias que afectan la salud del trabajador por causa de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, e igualmente las pensiones por invalidez y muerte generadas por tales enfermedades. La totalidad del aporte por este concepto está a cargo del empleador y su monto depende del grado de riesgo laboral generado en la actividad de la empresa y del cumplimiento de las normas de seguridad industrial. El rango de cotización va desde el 0,5% hasta el 8,7% del valor total de la nómina mensual de salarios.

5. PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. Las prestaciones legales son:

Prima de servicios: Equivalente a 15 días de salario por el tiempo laborado durante el semestre. Esta prestación se paga el 30 de junio y el 20 de diciembre, o a la terminación del contrato de trabajo.

Vacaciones Las vacaciones consisten en el descanso remunerado que debe el empleador al trabajador equivalente a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. La mitad de las vacaciones puede ser compensada en dinero durante la vigencia del contrato, previo permiso del Ministerio de Protección Social.


99

Si el contrato termina sin que el empleado haya disfrutado de su período de vacaciones, es obligatorio compensar en dinero (sin necesidad de permiso) y de manera proporcional al tiempo trabajado.

Auxilio de cesantía: Este beneficio tiene como fin brindarle al trabajador un medio de subsistencia a la terminación del contrato de trabajo. Existen dos regímenes para la liquidación y pago de las cesantías: los trabajadores vinculados con anterioridad al primero de enero de 1991 están sujetos al régimen de retroactividad de las cesantías, de acuerdo con el cual éstas se liquidan en su totalidad a la terminación del contrato de trabajo; y los trabajadores vinculados con posterioridad al primero de enero de 1991, y aquellos que, habiéndose vinculado con anterioridad a esta fecha, se hayan acogido al régimen de esta ley, están sujetos a la liquidación anual de las cesantías. En este sistema el empleador liquida las cesantías el 31 de diciembre de cada año y las deposita a más tardar el 15 de febrero del siguiente año en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.

Intereses de cesantía: En enero de cada año, el empleador debe pagar directamente al trabajador intereses sobre las cesantías a una tasa del 12% anual.

Subsidio familiar: Todas las empresas deben inscribirse en una caja de compensación familiar. Esta inscripción otorga al trabajador el derecho a obtener subsidios en efectivo para sus hijos menores de edad, así como servicios de capacitación, vivienda y recreación. De igual manera, los afiliados tendrán derecho a un subsidio de desempleo, manejado por las mismas cajas de compensación familiar, pero regulado y controlado por el gobierno. El empleador debe pagar, dentro de los 10 primeros días de cada mes, una suma equivalente al 9% del monto de la nómina a la caja de compensación que haya seleccionado.

Subsidio de transporte: Los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales tienen derecho al pago del auxilio de transporte fijado por el Gobierno Nacional. Para 2006, el valor del auxilio es de $ 47.700 mensuales, para el 2007 es de $ 50.800.

6. FORMILAS:

FÓRMULAS PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES: Cesantías, Primas, horas extra e incapacidades

CONCEPTO FÓRMULA

CESANTÍA (SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS)

——————————————————————— 360


100

INTERESES DE CESANTIAS

CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12 ————————————————————

360

PRIMA DE SERVICIOS (Por cualquier tiempo

trabajado)

SALARIO MES(*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE —————————————————————————

360

VACACIONES (Por cualquier tiempo

trabajado)

SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS —————————————————————————

720

IMDEMNIZACIÓN (CONTRATO A TÉRMINO

FIJO)

El valor de los salarios que falten para la terminación del contrato.

IMDEMNIZACIÓN ** (CONTRATO A TÉRMINO

INDEFINIDO)

Para salarios inferiores a 10 mínimos: 30 días por el primer año y 20 días por cada año siguiente o proporción. Más de 10

salarios mínimos: 20 días por el primer año y 15 por cada uno de los siguientes o proporción.

(*) Cuando en la fórmula aparece SALARIO MENSUAL equivale al salario con todos los factores que lo constituyen. Por ejemplo: auxilio de transporte.

(**) Para el caso de los trabajadores que llevaren 10 años o más a 27 de diciembre de 2002 la indemnización se liquidará con la tabla anterior.

HORAS EXTRAS

CONCEPTO FÓRMULA

TRABAJO NOCTURNO Entre las 10 p.m. y las 6 a.m.

Hora ordinaria X 1.35

HORA EXTRA DIURNA Entre las 6 a.m. y las 10 p.m.

SALARIO DIARIO X 1.25 ————————————— 8 o = Hora ordinaria X 1.25

HORA EXTRA NOCTURNA

Entre las 10 P.M. y las 6 A.M.

SALARIO DIARIO X 1.75 ——————————————

8 o = Hora ordinaria X 1.75

HORA ORDINARIA DOMINICAL O FESTIVO

SALARIO DIARIO X 1.75 ——————————————

8 o = Hora ordinaria X 1.75

HORA EXTRA DIURNA EN DOMINICAL O

FESTIVO

SALARIO DIARIO X 2.50 —————————————

8 o = Hora ordinaria X 2,5


101

INCAPACIDADES

CONCEPTO FÓRMULA

INCAPACIDAD INICIAL 2 Salario x(# Días -3)

— X —————————— 3 30

PRORROGA DE INCAPACIDAD INICIAL

(HASTA 90 DÍAS)

2 Salario x # Días — X —————————

3 30

PRORROGA DE INCAPACIDAD INICIAL (DEL DÍA 91 AL 180)

1 Salario x #Días — X —————————

2 30

LICENCIA DE MATERNIDAD

Salario x 84 días

————————— 30

PARTO PREMATURO CON CRIATURA NO VIABLE Y ABORTO

Salario x # Días

————————— 30

LICENCIA DE PATERNIDAD

Salario x # Días

————————— 30

-Si la incapacidad que va asociada con la prórroga es menor a 3 días, el número de dias que falta para llegar a 3 se deducirá de la prórroga. -Las licencias de maternidad se liquidan por periodos de cortes mensuales.

7. APORTES PARA FISCALES.

1- ¿Qué dependencia atiende lo relacionado con los ingresos del ICBF?

A nivel de la Sede Nacional del Instituto, todos los temas relacionados con los ingresos del ICBF se encuentran a cargo de la SUBDIRECCION FINANCIERA DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR, Grupo de Administración de Recursos Financieros, mientras que en los niveles regionales, ello le compete a las COORDINACIONES FINANCIERAS Y/0 ADMINISTRATIVAS.


102

2. ¿Cuales son las fuentes de financiamiento del ICBF?

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para desarrollar los programas sociales que le corresponden, tiene como principales fuentes de financiamiento : los ingresos tributarios constituidos por los aportes parafiscales 3%, que son recursos propios y los ingresos no tributarios que se clasifican en rendimientos financieros, recursos del balance, aprovechamientos, etc. .

3. ¿Qué es el aporte parafiscal 3%?

El aporte parafiscal 3% es la principal fuente de financiamiento de que dispone el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el desarrollo de sus programas sociales, de conformidad con lo establecido en las Leyes 27/74, 7ª/79 y 89/88 .

4. ¿Cuál es la naturaleza jurídica del aporte?

Este tributo es denominado aporte parafiscal porque:

• Tiene por finalidad proveer el financiamiento de una actividad específica que afecta un determinado grupo en forma directa, aun cuando repercute indirectamente sobre toda la colectividad.

• Su administración está confiada a un ente diferente a la Administración de Impuestos.

• No es proporcional a la capacidad contributiva del sujeto gravado.

5. ¿Quién lo debe cancelar?

El aporte parafiscal del 3% debe ser cancelado al ICBF por toda empresa pública o privada, sin importar su tamaño, número de empleados o capital.

6. ¿Cómo se calcula?

El aporte parafiscal 3% se calcula liquidando este porcentaje sobre el valor de la nómina mensual de salarios, entendida ésta como la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación, y además los generados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales (v.g. vacaciones). Los pagos hechos en moneda extranjera deberán incluirse en la respectiva nómina, liquidados al tipo de cambio oficial vigente el último día del mes al cual corresponde el pago. Los salarios integrales son también base de liquidación de los aportes parafiscales 3%. En


103

este caso se debe calcular el aporte sobre el valor resultante luego de restar al total el porcentaje que corresponda a las prestaciones sociales incluidas en este salario.

7. ¿Cuando se debe cancelar?

El aporte parafiscal 3% se debe pagar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquel en el cual se causó la nómina.

8. ¿Dónde se debe cancelar?

Los canales a través de los cuales los empleadores deben cancelar el aporte parafiscal 3% son:

• Si la empresa está vinculada a alguna Caja de Compensación Familiar, debe pagar el aporte a través de esa Caja y, en ese caso, liquidará el 9% que se distribuye así : 4% para la Caja de Compensación, 3% para el ICBF y 2% para el SENA. La Caja de Compensación se encarga de hacer la distribución respectiva y el giro correspondiente al Instituto.

• Si no tiene vinculación con alguna de estas Cajas, puede hacerlo en la Pagaduría de la Regional ICBF que corresponda, por jurisdicción, al domicilio del aportante. Para el efecto debe acercarse al área de recaudo donde le diligenciarán el formato de consignación con el cual podrá cancelar, en la Caja Regional, el valor respectivo .

• Una tercera opción es a través de la cuenta corriente que para el recaudo de los aportes parafiscales 3% tiene cada una de las regionales en el Banco Agrario de Colombia, en cuyo caso se solicita al empleador el diligenciamiento detallado y correcto del formato que le sea suministrado, de manera que se garantice la inclusión de su pago en los registros del ICBF : Si el empleador desea hacer su aporte utilizando este canal, debe comunicarse con el área de Recaudo de la Regional ICBF, según su domicilio, a fin de conocer el número de cuenta respectivo. Para efectuar estos aportes los empleadores deben diligenciar los recibos de consignación que corresponda, según el canal utilizado, sin relacionar centavos y aproximando a la decena, por exceso o por defecto.

9. ¿Cómo se invierten estos recursos?

Los aportes parafiscales 3%, al representar más del 98.5% de los ingresos totales de que dispone el ICBF, constituyen la fuente primordial para el desarrollo de los diferentes programas sociales que adelanta la entidad. Estos programas están dirigidos fundamentalmente a atender a los niños y niñas menos favorecidas, así como a sus familias y a hombres y mujeres de la tercera edad con necesidades básicas insatisfechas, atendiendo diferentes tipos de problemáticas tales como :


104

• A través de los 200 Centros Zonales, brindar asesoría permanente en las áreas legal, social, sicológica y de nutrición a todos aquellos usuarios que así lo requieran y facilitando las conciliaciones en asuntos de derecho de familia y de menores.

• Prevenir la desintegración familiar y favorecer el desarrollo armónico de sus miembros.

• Brindar protección a aquellos menores que se encuentran en situación de abandono o en peligro físico o moral o sean autores o partícipes en infracciones de tipo penal .

Para ello el Instituto, con la colaboración de la comunidad, posee dentro de su portafolio de servicios modalidades de atención como:

• Los Hogares Comunitarios de Bienestar • Los Hogares FAMI • Restaurantes Escolares • Distribución de alimentos de alto valor nutricional como la Bienestarina • Hogares Sustitutos • Instituciones de Protección • Instituciones de Reeducación • Programas de Adopción para que una familia, en condiciones adecuadas, les brinde

el calor de un hogar.

10. ¿Qué beneficios se obtienen?

Los pagos por concepto de aportes parafiscales 3% son deducibles para efectos del Impuesto de Renta, conforme lo establece el Artículo 114 del Decreto 624 de 1989. Además son requisitos indispensables para que se acepte la deducción por salarios en la Declaración de Renta del empleador. Si con ocasión de la respuesta al requerimiento especial que para el efecto haga la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales, no se acredita el pago correspondiente, dicha Dirección podrá, además de desconocer la deducción por salarios, imponer las sanciones a que haya lugar. Así mismo y considerando que dicho aporte constituye la principal fuente de financiación de los programas sociales del ICBF, con su pago contribuye a la mejor distribución de los ingresos y permite beneficiar a un mayor número de usuarios de tales programas. De otra parte, el no pago del aporte parafiscal 3% al ICBF puede acarrearle al empleador :

• Multas hasta por 100 veces el valor del salario mínimo mensual más alto vigente, impuestas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• Suspensión de la autorización de funcionamiento a las empresas de servicios temporales y sus sucursales y agencias, impuesta por la Subdirección de Servicios y Gestión de Empleo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• El funcionario público que retarde u obstaculice el pago del aporte incurrirá en causal de mala conducta, con las sanciones disciplinarias correspondientes.


105

11. ¿Quien verifica su pago? Los funcionarios del ICBF, debidamente acreditados, están autorizados para verificar las bases y asesorar al empleador en la correcta liquidación y pago de los aportes parafiscales 3%.

12. ¿Dónde se puede obtener información complementaria?

La información adicional puede solicitarse en la línea 9800-9-12074 ó en las oficinas de recaudo de las regionales, situadas en la capital de cada departamento. Sedes Regionales

13. ¿Cuál es el trámite para obtener un PAZ Y SALVO?

El ICBF expide únicamente RELACION DE PAGOS que refleja los valores cancelados y registrados en la Regional por ese empleador, para cada una de las vigencias que requiera. Para el efecto, debe acercarse al área de recaudo de la regional que corresponda y, presentando el Número de Identificación Tributaria (original o fotocopia), solicitar la expedición de dicha Relación de Pagos, la cual se le entregará de manera inmediata.

14. Cómo se realiza el cobro a los que no pagan?

El ICBF cuenta con unos programas especiales de fiscalización, los cuales le permiten establecer qué empleadores no aportan o lo hacen en forma indebida. En los términos del artículo 4º de la Ley 89/88, mediante confrontaciones con las bases de datos de otras entidades y del propio archivo histórico del ICBF, se determinan los estados de cuenta y los estados de cartera de empleadores, para establecer situaciones de evasión, elusión o mora en que éstos se puedan encontrar. Un asesor de aportes visita al empleador en su lugar de operaciones y realiza la verificación del pago y, en caso dado, establece el valor de la deuda, dejando un acta de visita. El ICBF elabora una Resolución donde se declara deudor moroso al empleador la cual, agotada la vía gubernativa, presta mérito ejecutivo. Si el empleador no cancela, la Entidad procede al cobro jurídico para lo cual cuenta con dos vías: la Jurisdicción Ordinaria o la Jurisdicción Coactiva. La primera se adelanta ante los Juzgados Laborales o Civiles y la segunda la realiza el mismo Instituto. Esta última no permite realizar acuerdo de pago ó pagos parciales a la deuda, sino que obliga al pago de la totalidad de lo adeudado, por lo que en ciertas oportunidades se puede llegar al remate de los bienes embargados. Las costas de abogados, en las dos vías, corren a cargo del empleador deudor.


106

XV. ANALISIS DEL ESCENARIO EMPRESARIAL

1. ECONÓMICO

En los años ´90 la globalización empezó a ser un nuevo jugador en las economías nacionales, regionales y locales. Logró abarcar a casi todo el mundo, incluyendo países antes aislados como Rusia y aquellos de la órbita soviética.

La competencia internacional se incrementa, dado el mayor flujo de bienes, servicios y capitales entre los países. A su vez los gobiernos intensifican las restricciones a la importación para defender sus economías, aplicando principalmente medidas para-arancelarias, como normas de calidad, porcentajes de componentes de los productos que deben ser fabricados internamente, limitaciones de cupos, etc.

Estas tendencias coadyuvan a la formación de bloques económicos, para potenciar el poder económico y de negociación de los países miembros. Entre los más destacados podemos mencionar a la Unión Económica Europea, los Tigres Asiáticos, etc.

A esto se le suma la tendencia a la fusión de grandes empresas internacionales, en procura de integrarse y/o diversificarse para disminuir costos, ampliar canales de distribución, beneficiarse con las regulaciones de determinados países, sumar poder de mercado, etc.

Otro efecto de la globalización se observa en los mercados financieros. Se logra una permanente interconexión entre las distintas bolsas del mundo, lo que incrementa considerablemente la volatilidad de las mismas, aumentando los efectos de las bajas y las crisis en profundidad y alcance geográfico, perjudicando sucesivamente en mayor o menor medida a todos los mercados, y provocando variaciones en los valores internacionales de distintas monedas, antes consideradas "fuertes" (Ej. el Yen).

Nace el ECU (moneda de la comunidad económica europea), pero con muy malos cimientos debido a la caída del Marco Alemán y a la hostilidad de Gran Bretaña de utilizar otra moneda ajena a la Libra.

Al caer el muro de Berlín en 1989, gran cantidad de fondos de Europa fueron absorbidos por esta “nueva nación Alemana”, lo que provocó un aumento en las tasas de interés en Europa por dicha escasez de metálico.

Los países del sureste asiático estaban en pleno crecimiento económico, sus economías crecían debido a una gran productividad como consecuencia de la alta tecnología empleada y los bajos costos laborales.

Las economías latinoamericanas empezaban a resurgir (comenzó con Chile),


107

2. POLÍTICO

En esta década se produjo un importante conflicto bélico en el Golfo Pérsico, lo que tuvo consecuencias económicas importantes, fundamentalmente el aumento del precio del petróleo, dada la gran pérdida de yacimientos y reservas de este producto que se ubicaban en esa zona.

A nivel general, los conflictos se van sucediendo en distintas áreas, pero siempre restringidos a zonas geográficas limitadas.

Organizaciones internacionales como la ONU adquieren protagonismo interviniendo en distintos aspectos, no sólo a nivel de resolución de beligerancias, sino también realizando investigaciones y aconsejando a los distintos países en diferentes materias, principalmente conservación ambiental y protección de los recursos no renovables.

La situación de los inmigrantes ilegales provenientes de África comenzaba a preocupar seriamente en Europa. De esta forma comenzaron a aparecer brotes de xenofobia (en Alemania, España y Francia). A esta situación en ese continente hay que agregarle las consecuencias sociales provenientes de la globalización (desempleo, pérdida de identidad de las naciones, etc.).

En países Europeos partidos políticos “VERDES”, comienzan a ganar bancas en las cámaras legislativas de dichos países (Francia e Italia). De esta manera empiezan a ser cada vez más estrictas las normas de contaminación ambiental y auditiva (sonido generado por los vehículos en general)

3. TECNOLÓGICO

En esta década los cambios e innovaciones son constantes y cada vez más acelerados, el ciclo de vida de los productos se acorta y el intervalo entre lanzamientos de distintos modelos es cada vez más reducido.

La computarización de los procesos avanza continuamente, se automatiza el funcionamiento de artefactos electrodomésticos, automóviles, instrumentos especializados de laboratorio, medicina, óptica, comunicación, etc.

La reducción de costos es fundamental para la supervivencia de cualquier empresa, en este aspecto, además de la aplicación intensiva de tecnología, la logística interna y externa adquiere un papel preponderante.

A su vez las exigencias de calidad son cada vez mayores, agregándose la necesidad de fabricar bienes que no generen contaminación y no agredan al medio ambiente.

Los requisitos combinados que desean los consumidores se resumen en practicidad, estética, bajos costos de operación y mayor capacidad. Esto se observa en los diferentes


108

productos que han avanzado tecnológicamente para adaptarse a las exigencias. Tanto electrodomésticos, como vehículos, computadoras, aparatos de comunicación, etc., han ido transformándose, reduciendo su tamaño, disminuyendo el porcentaje de lugar ocupado por componentes de funcionamiento (motores, circuitos, etc.) para brindar una mayor capacidad de espacio y de uso (TV plana, celulares pequeños, notebooks, autos compactos espaciosos por dentro, minidiscs, etc.) y con costos de funcionamiento reducidos.

Otro aspecto importante a mencionar es la relevancia que adquiere la seguridad, principalmente a nivel automotor, dada la posibilidad de alcanzar altas velocidades en automóviles comunes, y el aumento de vehículos en circulación, se hace necesario el desarrollo de sistemas de seguridad que protejan la vida del conductor y los pasajeros (carrocerías con absorción de impacto, airbag, frenos con sistema ABS, cinturones de seguridad automáticos, etc.), apoyado además por reglamentaciones cada vez más estrictas en este aspecto.

La disminución constante de recursos no renovables utilizados en la elaboración de combustibles, sumado a la necesidad de reducir la contaminación, llevan a continuas investigaciones para la utilización de fuentes de energía alternativas (eléctrica, solar, hidráulica, eólica, etc.), existiendo ya varios prototipos de vehículos e instalaciones de diversa índole con esta tecnología, algunos en uso en países desarrollados.

A fines de la década pasada comenzaron a utilizarse en muchos hábitos de la vida cotidiana componentes de productos que se originaron con tecnología aeroespacial, haciendo de esos productos más livianos y resistentes ante determinadas circunstancias.

4. DEMOGRÁFICO

El aumento de la población a nivel mundial y de la urbanización traen como consecuencia falta de capacidad de la vías de transporte, aglomeraciones y embotellamientos, y excesiva contaminación por la eliminación de gases tóxicos, ocasionando la tendencia al uso de medios de transporte más económicos y menos agresivos para el medio ambiente, como trenes y subterráneos, y la utilización de vehículos compactos, más fáciles de manejar y estacionar en las ciudades, y que generan menos contaminantes.

En las ciudades más populosas se implementan medidas que restringen la circulación de vehículos particulares (circulan los vehículos con patentes pares, se incrementan los impuestos a estos, etc.) debido a la saturación de los canales de transporte.

Estados Unidos y Europa están poblados con gran cantidad de inmigrantes ilegales provenientes de Centroamérica y África respectivamente. De esta forma los estados comienzan a destinar cada vez más dinero para paliar esa situación en detrimento de programas para mejorar la salud, educación, etc.


109

5. SOCIOCULTURAL

La tendencia de esta década hacia el cuidado de la salud y la estética en general se manifiesta en muchos aspectos.

Las personas se interesan por la vida sana, la práctica de deportes y el cuidado del medio ambiente.

La conciencia ecológica no sólo se instala como una moda, sino que al comenzar a materializarse visiblemente las consecuencias destructivas generadas por las agresiones al medio ambiente, muchas organizaciones y gobiernos implementan reglamentaciones tendientes a la protección del mismo. Estas regulaciones se tornan cada vez más estrictas, principalmente en los países desarrollados y más afectados por la contaminación.

El concepto de "reciclaje" se instala en las sociedades más avanzadas como un modo de reducir el impacto de los materiales no biodegradables en el medio.

La tendencia a la vida al aire libre y el contacto con la naturaleza fomenta actividades nuevas, como el ecoturismo y el turismo de aventura, generando el consumo de bienes destinados a estos fines. Aumenta la demanda de vehículos resistentes a terrenos y condiciones desfavorables, pero equipados con las comodidades y el confort de automóviles lujosos.

Por otro lado, la desigual distribución del ingreso crea un segmento de consumidores de altos recursos que demanda bienes de lujo, que más allá de su funcionalidad satisfagan la necesidad de diferenciación como símbolo de status, dando prioridad al confort y a la estética.

En consecuencia las herramientas de marketing, principalmente la publicidad, son fundamentales para la captación de clientes y el desarrollo de mercados.

6. ANALISIS DEL SECTOR

El sector automotor ha tenido en los ´90 un gran crecimiento tanto en el ámbito tecnológico como en los diseños, estilos, confort, etc. de sus productos. La necesidad de transporte privado y la reducción en los costos operativos que se están logrando lleva a la masificación del uso de este medio de transporte, lo que ha generado un sector poderoso y con muchas oportunidades.

El crecimiento del sector sin embargo se va desacelerando, ya que los productos como automóviles y motocicletas en su concepto actual están en etapa de madurez, con una cobertura del mercado bastante saturada, debiendo apuntar el crecimiento a la renovación de los productos actuales o su reemplazo por otros que satisfagan las mismas necesidades pero cumpliendo con requisitos de costos y protección ambiental que actualmente no poseen.


110

La supremacía que detentaba la fabricación norteamericana, principalmente General Motors y Ford, se ve opacada por la inserción en el mercado mundial de los productos asiáticos (coreanos y japoneses). Estos últimos proveen vehículos a precios accesibles y además gozan de una imagen de calidad unida a beneficios en las prestaciones brindadas por los coches, como por ejemplo velocidad, reducción en el consumo, terminación y detalles interiores, etc.

La innegable pasión por los “fierros” de gran cantidad de hombres y mujeres ha llevado a las competencias de velocidad y de resistencia, lo que produce aun hoy una profunda investigación tecnológica financiada con capitales aportados por los auspiciantes. Estos conocimientos se trasladan paulatinamente a los coches de calle y a los motores en general, beneficiando aspectos propios de los motores como también los de industrias relacionadas como las petroleras, del caucho, etc.

Dada la cantidad de accidentes que ocurren diariamente y los costos que estos traen aparejados, se invierten importantes sumas de dinero en la seguridad de los pasajeros, buscando nuevos materiales y sistemas de protección como por ejemplo Airbag, cinturones de seguridad, etc.

Los Estados a través de los impuestos y tasas sobre los vehículos y servicios relacionados reciben una considerable parte de sus ingresos, lo que unido al gran movimiento de capital y a la importante masa laboral que utiliza la producción de automotores le ha dado aún más poder a esta industria.

Sin embargo estas cargas impositivas y costos relacionados a la utilización de vehículos para el consumidor son factores que desalientan un crecimiento aún mayor del sector.

La tendencia mundial a lo natural y a la vida al aire libre también toca directamente a este sector. Por un lado el desarrollo de autos ecológicos, con baja emisión de gases, bajo consumo, etc. y por otro lado la alta y creciente demanda de unidades todo terreno o vehículos 4 x 4. Esta tendencia también está acompañada por la difusión del transporte masivo como solución a la contaminación, en especial los propulsados por energía eléctrica y gas natural comprimido.

7. COMPETIDORES ACTUALES

Dada la inserción de Honda Motor Company en todo el mundo (3 %) y a su variedad de productos, consideramos a los competidores actuales como las compañías de producción de automóviles, cada una apuntando a un específico segmento del mercado.

En particular podríamos enunciar a General Motor y Ford de Estados Unidos que poseen entre ambos el 30 % del mercado mundial, Toyota y Nissan de Japón con un 7 % y seis empresas más que se encuentran mejor posicionadas en la producción mundial a las que Honda Motor Company ya le ha arrebatado parte de sus mercado.


111

Con respecto a la competencia, habría que diferenciarla también por áreas geográficas, ya que la estructura de participación en los mercados de Estados Unidos y Europa de nuestros competidores es notablemente diferente.

En Estados Unidos la corporación mejor posicionada es General Motors, les siguen Ford, Chrysler y en cuarto lugar se encuentra Honda. No sucede lo mismo en Europa donde los habitantes prefieren a las automotrices de sus respectivos países. Fiat encabeza la lista con la mayor cantidad de automóviles vendidos, muy cerca le sigue Volkswagen y Peugeot. Mas retrasados están Ford, General Motors y Renault. En este continente la participación de automóviles japoneses es de sólo 11,3%.

Por otro lado, Honda Motor Company también compite con una diversidad de empresas asiáticas y europeas con participaciones menores en el mercado pero que tienen peso en nichos específicos como Mazda, Daimler Benz o Subaru.

8. PRODUCTOS SUSTITUTOS

El producto sustituto más importante es el transporte masivo, dados los costos individuales que el automóvil genera como combustible, mantenimiento, parquímetros, peajes, estacionamiento, pérdidas de tiempo por congestionamientos, etc. y los costos sociales dada la alta contaminación, ruidos, desgaste de calles y rutas, etc.

La renovación tecnológica ha dispuesto la posibilidad de que a precios accesibles se pueda utilizar la energía eléctrica para alimentar los nuevos coches sin sacrificar velocidad ni otras prestaciones de los actuales, avance que seguramente será retrasado dados los importantes intereses y fuerzas de sectores que se verían directamente perjudicados.

Los servicios de distribución y transporte puerta a puerta van simplificando las tareas en el hogar y evitan la alta utilización de los automóviles particulares.

9. COMPETIDORES POTENCIALES

El sector posee barreras para la inserción en el mercado de posibles competidores.

La concentración existente en la industria, las altas necesidades de capital inicial, volumen de producción, cuotas arancelarias, etc. hacen extremadamente difícil el ingreso de nuevas compañías en el mercado mundial.

Es posible la iniciación de alguna compañía con características zonales y que apunte a un determinado nicho específico, con una producción baja en volumen que no llevará a perder posicionamiento alguno por parte de Honda Motor Company. Estas nuevas empresas podrían resultar de una agrupación entre autopartistas.


112

También podrían entrar en este mercado aquellas empresas que generen productos innovadores en materia tecnológica con la utilización de otras fuentes de energía, anticipándose a la producción masiva de estos productos.

10. PROVEEDORES

La necesidad de proveedores que satisfagan los requisitos de calidad y las modalidades de las empresas automotrices representa muchas veces un problema, ya que en algunos países esta parte de la industria no está desarrollada y se necesita una gran inversión, principalmente de tiempo, para lograr un funcionamiento coordinado con las empresas autopartistas.

La misma situación se presenta en relación a la mano de obra, cuyos costos, calificación y regulaciones varían de acuerdo a cada región.

Sin embargo, la corporación Honda posee un poder relativo sobre los proveedores lo que le da un margen de negociación y le da la posibilidad de exigir una alta calidad en las materias primas y productos intermedios.

También cuenta con una parcial integración hacia atrás, lo que le permite obtener componentes más baratos que los fabricantes estadounidenses y con frecuencia obtienen mejor calidad por su dinero. Cerca del 50 % de las partes se importan desde Japón, algunas se hacen bajo pedido de la compañía matriz (En especial para el Accord), pero otras eran más baratas que las partes estadounidenses o de mayor calidad.

11. CLIENTES

Honda Motor Company, fiel a su estilo fue la primera empresa japonesa en tener una red nacional de distribuidores.

A su vez, el poder de negociación que le dio el éxito de la empresa con determinados productos, le permitió realizar una depuración y selección de los distribuidores, pudiendo así eliminar a los que no respondían satisfactoriamente.

El estilo participativo de dirección permitió mantener satisfechos a los clientes internos, el personal, con lo que se obtuvieron los costos salariales más bajos.

La calidad y la actitud de innovar con rapidez en los productos llevó a crear una imagen diferenciada de estos, que se vio reflejada en informes muy favorables de instituciones especializadas y en las cifras de ventas.

En algunos países, por las características de la cultura, el nacionalismo exacerbado y la xenofobia, la entrada y adquisición de vehículos extranjeros tiene fuertes trabas, acentuado por las diferencias de gusto y necesidades de cada región.


113

12. FACTORES CLAVES DEL ÉXITO COMPETITIVO EN EL SECTOR

• Capacidad de innovación tecnológica tanto en los procesos de fabricación como en el modo de llegar a los consumidores.

• Organizaciones preparadas para innovar buscando continuamente satisfacer las necesidades de los consumidores, tanto tecnológicas como estéticas, funcionales, etc.

• Eficiencia en el uso de economías de escala a partir de plantas que produzcan a bajo costo.

• La curva de experiencia así como la imagen y reputación favorable con los compradores.

• El personal que forme parte de la compañía tendrá que estar fuertemente arraigado a los objetivos y estrategia que formule la misma.

• La utilización constante de las herramientas de marketing, para crear una imagen mundial.

13. CONCLUSIONES ACERCA DEL ATRACTIVO DE LA INDUSTRIA

Estamos en presencia de un sector atractivo por las posibilidades de crecimiento con que cuenta, sin embargo existen altas barreras de ingreso debido a los requisitos de capital y a la competencia existente.

Existe una continua investigación en tecnología que busca disminuir costos y obtener mejores prestaciones del producto. Además este producto va cambiando continuamente por factores pertenecientes al entorno (contaminación, el petróleo es un recurso escaso etc.).

Se están produciendo en la actualidad fusiones por parte de corporaciones que buscan sobrevivir en tan competitivo sector. Esto es producto de la globalización del sector que obliga a las compañías a buscar socios en distintos países para aliarse y tener presencia en la región.

Continúan las carreras de velocidad y de resistencia como espacios especiales para la demostración de desempeño integral de los coches. Estas competencias generan un marco extra de publicidad y motivación en el público.

Una visión innovadora y la capacidad para afrontar riesgos son factores necesarios para luchar por los segmentos de mercado, principalmente adaptándose a las tendencias que irán dejando obsoletos los conceptos actuales sobre vehículos.


114

14. ANALISIS DE LA EMPRESA

14.1. PRODUCCIÓN

HONDA MOTOR CO. Se caracteriza por la excelente calidad de su producto a un precio accesible. La compañía tiene plantas en EEUU, JAPÓN y Holanda con procesos de producción de última tecnología así como también un plantel de ingenieros mayor que muchas de las compañías competidoras. Esto se fundamenta en su filosofía por la cual se le da una importancia relevante a la tecnología e innovación de sus productos. En la planta de EEUU, consiguen que la hora que se le paga a un operario sea menor que la que cobra un colega en una compañía competidora; esto es posible por el compromiso que existe en las plantas desde el nivel gerencial hasta sus operarios de obtener productos de la mejor calidad internacional a un menor precio.

El área de producción es una de las causas por las que HONDA tiene una fuerte ventaja competitiva y que pueda sostenerla en el tiempo, no por su costo de producción en horas de un automóvil (cada auto se fabrica en un tiempo de 29, 3 horas hombre, cuando la competencia lo hace en 24.4 horas), sino por la motivación que tienen sus operarios por el uso de la producción en células.

La filosofía que mueve a las fábricas fue heredada de su fundador y su gran capacidad innovadora en cuanto a cómo debe funcionar un motor.

Actualmente la compañía tiene a las motocicletas y a los autos como productos básicos, que si bien comparten la calidad y la tecnología de punta, tienen procesos productivos, mercados y canales de distribución distintos.

14.2. COMERCIALIZACION

La empresa desde la entrada de Fushisawa (Gerente de marketing). se ha caracterizado por estrategias de mercadotecnia agresivas, de alto riesgo. Sin embargo, fue este espíritu emprendedor y arriesgado, lo que permitió ingresar en EEUU y ser pioneros en los canales de distribución desarrollados en Japón para la venta de motocicletas. Incluso existe una perfecta coordinación entre las decisiones tomadas en marketing como contar con los recursos para obtener una distribución que se expandiera a todo el Japón, y conocer que su producto (HONDA CUB) tenía ventajas respecto a lo que se ofrecía en el mercado, se fabricó cobrando de contado.

Estrategia igualmente arriesgada se tomó en su ingreso a un mercado diferente como el de EEUU.

Actualmente, debido a su ventaja en costos y su reputación de calidad, AM HONDA utiliza la publicidad como una herramienta clave para posicionar a sus productos (Prelude, Civic) entre los más vendidos. HONDA Japón cuenta con una menor participación de mercado y su cuota de participación es baja.


115

Esta empresa invierte una gran cantidad de presupuesto en publicidad, donde destina el 17% de su facturación, Ford invierte 4,2%, Nissan 17%, Mazda 9% y Toyota 11%.

Sin embargo ha tenido dificultades para posicionarse en ciertos mercados donde sus productos no han tenido una aceptación masiva (por ejemplo Europa).

14.3 GERENCIAMIENTO

La compañía ha contado siempre con una dirección proactiva, en donde a partir de sus excelentes productos lanzaron sin temor a HONDA a mercados poco conocidos. La filosofía y el compromiso que asumen los integrantes de la empresa se han llevado a cabo en gran parte por la capacidad de la gerencia de integrar las áreas y niveles de la empresa y de marcar claramente su rumbo. En sus comienzos con Honda y Fushisawa, se formó un equipo que se equilibraba perfectamente y esto fue en gran parte la causa por la cual Honda vivía un crecimiento rápido. Hoy en día, se plantea como objetivo la expansión global y alcanzar un volumen de producción anual de 1.000.000 de unidades (autos) su capacidad para adaptarse e incluso adelantarse a los requerimientos de mercado.

14.4. FINANZAS

La compañía atraviesa por una buena situación financiera, con un capital cercano a U$S 14.763 millones. Su política es de reinvertir las utilidades que se obtuvieren en los países productores (tienen una tasa de reinversión del 88,5% sobre utilidades), para mantener un crecimiento que se ha sustentado desde sus comienzos con un bajo apalancamiento financiero; dada la personalidad de Honda que lo llevaron durante mucho tiempo a ir en contra de la entidad financiera Nacional del Japón. En la actualidad para llevar adelante una estrategia global, se necesitarían fondos, préstamos que permitan a la compañía expandirse, aprovechando ventajas financieras, que pueden ser logradas más fácilmente por compañías globalizadas como Honda, financiándose convenientemente en países con créditos más accesibles.

HONDA también se destaca por el valor agregado que tienen sus productos, ya que los márgenes de venta rondan el 37%, donde Ford tiene el 20%, Nissan 27%, Mazda 12% y Toyota agrega un 20% a su valor de producción.

14.5. RECURSOS HUMANOS

Debido a que HONDA no se había desarrollado como una típica organización piramidal, se creó el “Sistema experto” en el cual personas creativas pueden utilizar plenamente sus habilidades y ser recompensados en consecuencia. Una persona con capacidad no debe ser restringida por su inmediato superior. Todos los empleados son tratados en un plano igualitario; a cada integrante de la empresa se lo llama “socio”, todos comen en la misma cafetería.


116

Como parte de la rutina, los administradores y los ingenieros, manejan partes del equipo en el taller. Las normas de trabajo son establecidas por los propios empleados.

A pesar de no destacarse por altos salarios, los beneficios implícitos de los empleados y la posibilidad de participación de los mismos le permite a Honda contar con un personal dedicado y comprometido con la empresa.

14.6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa tenía tres niveles. En el más alto, había un consejo de directores integrado por 24 ejecutivos de la compañía incluyendo a sus dos “consejeros superiores” (HONDA y S). Dentro del consejo había un grupo directivo administrador señor. El presidente era experto en tecnología, uno de los presidentes era experto en ventas, el otro responsable de las políticas financieras de Honda, era un ingeniero calificado con experiencia general.

En el ámbito corporativo, este grupo controlaba tres grupos especializados, cada uno integrado por directores administrativos y directores ordinarios. Los tres grupos especialistas eran responsables de asuntos relacionados con gente, cosas y dinero. Entre otras cosas, estos grupos eran responsables de inspeccionar nuevos proyectos fundamentales para la compañía.

En el nivel operacional, HONDA utilizaba básicamente una organización de funciones internacional para sus líneas de actividades (por ejemplo, una división de ventas de Estados Unidos, reportaba directamente al grupo de ventas de las oficinas generales; las divisiones de producción del extranjero, al grupo de fabricación de las oficinas generales).

Sin embargo, el departamento de investigación y desarrollo en fabricación de motores y de algunos subconjuntos claves se mantenía en Japón.

14.7. ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR

Podemos afirmar que los productos ofrecidos a los clientes finales generan un valor tanto para ellos como para la empresa (obtiene utilidades). Tanto las actividades primarias como las de apoyo tienen una gran coordinación y equilibrio, destacándose como fortaleza en relación a los competidores las operaciones (menor costo, mayor calidad del producto) y en las actividades de apoyo la infraestructura de la empresa fundamentalmente por el tipo de gerenciamiento (activo, innovador) con el que cuenta la compañía.

Como punto débil en relación a los competidores, principalmente TOYOTA, está el sistema de aprovisionamiento (abastecimiento) y logística interna que les permite a ellos obtener un mejor uso del capital al integrar a sus proveedores en su cadena de valor. Esto les permite reducir su capacidad instalada al mínimo.


117

Honda no utiliza como otras empresas (especialmente las japonesas) el sistema Just in Time. Esto se debe principalmente a la política de no divulgar ciertos procedimientos y conocimientos tecnológicos, manteniendo la producción de los componentes claves integrada a la fábrica.

14.8. DAFO

* AMENAZAS

• Potencial que tienen algunas empresas competidoras, a partir de su mayor capacidad financiera, para desarrollar una estrategia con alcance global.

• Los gustos y costumbres de los consumidores así como su diferente cultura hace que deseen adquirir productos cada vez más adaptados a sus necesidades particulares.

• Economías de escala de los competidores de varias veces el tamaño de la compañía (Ford, G.M., Toyota).

• Asociaciones o alianzas que se pueden producir con proveedores claves o entre los mimos competidores directos para alcanzar nuevos mercados.

• Incremento en las tasas de interés en Europa.

• Incremento del mercado de automóviles Europeos de bajo precio en Estados Unidos.

• Disminución de la demanda de automóviles por la saturación del mercado y la tendencia a la utilización de otros medios de transporte.

• Regulaciones cada vez más estrictas en materia de contaminación

* OPORTUNIDADES

• Cambios tecnológicos en los productos como en los insumos claves, dada la prioridad que le da HONDA a la mejora tecnológica dentro de su organización.

• Lograr desarrollar vehículos con tecnología eficiente para reducir costos y contaminación.

• Alcanzar mercados o regiones poco explotados por la competencia.

• La globalización, que le facilita su extensión a diversas partes del mundo.


118

• El precio del petróleo como recurso escaso, le permite desarrollar y vender un vehículo con energía alternativa, dado su fuerte estímulo a la mejora continua de sus productos y a su historia de compañía pionera.

• Resurgimiento de las economías Latinoamericanas.

• Actitud de varios países para romper con las cuotas de importación de automóviles importados en Europa.

* FORTALEZAS

• Alta calidad de los productos desarrollados.

• Imagen reconocida a nivel mundial de productos de última tecnología con una excelente relación calidad-precio.

• Filosofía e historia de la compañía, que se transmite a las personas que integran la misma y que les permite tener un óptimo ambiente laboral.

• El bajo costo que obtiene de su mano de obra en Estados Unidos (30% menor que la competencia), dado el compromiso y la motivación que adquieren las personas que trabajan en dicha fábrica.

• Cantidad de distribuidores en Estados Unidos

• Tecnología disponible en las distintas plantas.

• La baja relación deudas-patrimonio neto que tiene y ha tenido la empresa en toda su historia, la cual ha sido heredada de su fundador y que hoy se considera parte de la filosofía básica de la compañía, lo cual redunda en una gran solidez financiera y gran capacidad de reinversión.

* DEBILIDADES

• Los reportes que deben hacer las distintas áreas de la fábrica en EEUU, que dependen de la matriz en Japón y no tienen total autonomía.

• Falta de una estructura organizacional que acompañe el desarrollo de HONDA a nivel mundial.

• Falta de una adaptación de los productos a las distintas regiones en donde se comercializan, analizada previamente a la introducción de los mismos en cada mercado.


119

• Alta relación inventarios - activos, lo que demuestra una mala política de administración de inventarios.

• Falta de sagacidad en la toma de decisiones.

14.9. DIAGNOSTICO

La compañía ha tenido un crecimiento muy grande desde sus inicios a través de un gerenciamiento arriesgado y agresivo y de una fuerte cultura organizacional. La tecnología y calidad de sus productos siguen recibiendo la misma prioridad que tuvieron con el señor HONDA.

En la actualidad el sector tiene cerca de 40 fabricantes principales, sin embargo los diez primeros fabrican y venden el 67% de la producción mundial. HONDA MOTOR CO. Está ubicado número 11 en esta lista.

La tendencia del sector es que las compañías tengan un alcance global (si bien con productos diferenciados para adecuarse a las costumbres de cada región) por lo que el desafío está en plantear una estrategia global que permita a HONDA posicionarse cada vez más arriba en todo el mundo.

Para ello, muchas de las ideas y costumbres que conforman la cultura de la empresa (por ejemplo, decisiones arriesgadas sin análisis previo, confiando plenamente en el producto) no permitirán a la empresa implementar adecuadamente la estrategia global.

14.10. VENTAJA COMPETITIVA

HONDA MOTOR CO. Cuenta con productos de una calidad distintiva en el mercado; una de las causas principales de este éxito es la filosofía (heredada de su fundador) con que realizan su trabajo los integrantes de la empresa dando flexibilidad a la estructura, lo que le permite adaptarse a los cambios en las condiciones del mercado y generar avances e innovaciones tecnológicas.

Planeamiento estratégico

Misión de HONDA

Desarrollar, fabricar y comercializar productos de alta calidad que generen energía motriz, utilizando la tecnología más avanzada y respetando el medio ambiente, para satisfacer a los clientes de todo el mundo.

Largo plazo:

Objetivo: Aumentar la rentabilidad hasta lograr un 13% sobre la inversión en activos (y mantenerla) en un período de 10 años.


120

Estrategia: Desarrollo de productos con innovación tecnológica tendiente a utilizar nuevas fuentes de energía para aumentar la participación en el mercado, anticipándose a los cambios en este sector.

Tácticas:

• Destinar recursos financieros, técnicos y humanos a la investigación y desarrollo de nuevos productos y tecnologías, en proporciones mayores que a procesos de fabricación de los productos actuales.

• Disminuir la existencia de inventarios aplicando paulatinamente el sistema Just in Time.

• Desrregular en control de la producción fuera de Japón, dando más autonomía a las plantas en el exterior.

• Instalación de nuevas plantas, en lugares estratégicos, que permitan la reducción de costos de fabricación y de distribución.

• Comenzar a producir componentes reciclables para su reutilización en futuros nuevos modelos.

• Eficientizar el uso de recursos financieros, reinvirtiendo capitales propios en investigación y desarrollo, y adquiriendo créditos para las nuevas inversiones en plantas y productos que permitan obtener ventajas financieras.

• Orientar la publicidad y las herramientas de Marketing enfatizando los beneficios de la utilización de productos con nueva tecnología (por ejemplo auspiciando actividades de protección ambiental)

Mediano plazo

Objetivo: Aumentar la participación en el mercado mundial, llegando al 5% en cinco años.

Estrategia: Diferenciación de los productos adaptándolos a los distintos mercados regionales.

Tácticas:

• Realizar estudios sobre gustos y necesidades de los consumidores de cada región para adaptar los productos de acuerdo a ello, previo a la introducción de los mismos en el mercado, principalmente en Europa.


121

• Producir una gama de modelos para cada región que abarque las distintas necesidades (autos compactos de bajo consumo, familiares de gran espacio interior, deportivos de alta velocidad, etc.)

• Orientar la publicidad a la cultura de cada país, tendiendo a disminuir las barreras culturales existentes.

• Incrementar la participación en distintos eventos y acontecimientos de interés general en cada país o zona, auspiciando y esponsoreando estas actividades, e incluso organizando otras que se consideren atractivas (culturales, deportivas, artísticas, etc.) en diferentes lugares para apoyar la imagen de Honda.

• Desarrollar unidades de distribución y comercialización descentralizadas en cada país para lograr óptimos resultados en base a mejores conocimientos de los gustos y modalidades de compra de cada mercado.


122

BIBLIOGRAFÍA

CONTABILIDAD UNIVERSITARIA, avanzando con las nuevas generaciones. Cuarta Edición, editorial MCGRAWGIL, unidad 5, tema 5.1 – 5.2 paginas 67 a la 92.

LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO, Licenciada en educación especializada, especialidad en comercio y contaduría, magíster en administración educativa, docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.

EMMA LUCIA GUDIÑO DAVILA, Licenciada en educación especializada, especialidad en comercio y contaduría, docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.

CONTABILIDAD PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL, Carrillo de Rojas Gladys, Editorial Thompson. Bogotá, Colombia. 2004 CONTABILIDAD PARA PROFESIONALES NO CONTADORES, Carrillo de Rojas Gladys. Bogotá, Colombia. 2002

DECRETO 2649 Y 2650 DE 1993, Congreso de la Republica, Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

CODIGO DE COMERCIO, Congreso de la Republica, El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el numeral 15 del artículo 20 de la Ley 16 de 1968, y cumplido el requisito allí establecido y sus modificaciones.


123

Guía para el empresario: Cómo Crear su Empresa

1. Compromisos con el Registro Mercantil Por disposición legal los comerciantes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y a matricular allí mismo su empresa o negocio. También deben registrar en su propio interés y en el de terceros, los actos, los libros y documentos que señale la ley, tales como las reformas y liquidaciones de sociedades, las enajenaciones y cancelaciones de establecimientos de comercio, los contratos de prenda, reserva de dominio y agencias comerciales, los poderes de representación, los embargos y demandas civiles, los nombramientos de administradores y revisores fiscales y otros. Para efectos de la matricula los empresarios deben presentar los siguientes documentos:

Empresarios Persona Natural Las personas naturales deben presentar ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos:

A- Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado.

B- Formulario que lleva por nombre Formulario Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.

C- Cédula de Ciudadanía del Empresario

D- Inventario de bienes y activos que posee a la fecha de matrícula.

E- Solicitud de registro de libros contables, indicando el nombre del empresario, el destino de cada libro y el número de hojas útiles debidamente firmada y autenticada la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud se deben anexar los libros en blanco debidamente numerados.

Empresarios Persona Jurídica Las personas jurídicas deben presentar ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos con la firma del Representante Legal:


124

1- Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado.

2- Formulario que lleva por nombre Registro Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.

3- Copia auténtica de la escritura pública de constitución en el caso de sociedades. Cuando se trate de una Empresa Asociativa de Trabajo o una Empresa Unipersonal, copia auténtica del documento privado de constitución.

4- Carta del Representante Legal solicitando la matrícula.

5- Solicitud de registro de libros contables, indicando el nombre del empresario, el destino de cada libro y el número de hojas útiles debidamente firmada y autenticada la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud se deben anexar los libros en blanco debidamente numerados.

El artículo 111 del Código de Comercio establece: "Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal. Cuando se hagan aportes de inmuebles o de derechos reales relativos a dicha clase de bienes, o se establezcan gravámenes o limitaciones sobre los mismos, la escritura social deberá registrarse en la forma y lugar prescritos en el Código Civil para los actos relacionados con la propiedad de inmuebles". Empresarios en Sociedad de Hecho Para el registro de una Sociedad de Hecho se debe presentar ante la Cámara de Comercio por cada socio integrante de la sociedad los siguiente documentos:


2- Formulario que lleva por nombre Formulario Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.

3- Cédula de Ciudadanía del socio en Sociedad de Hecho.


125

4- Inventario de bienes y activos que posee cada socio a la fecha de matrícula.

5- Solicitud de registro de libros contables indicando el nombre de la sociedad de hecho, el destino de cada libro y el número de hojas útiles debidamente firmada y autenticada la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud se deben anexar los libros en blanco debidamente numerados.

Matrícula de una Sucursal Cuando se trata de una sucursal de una sociedad o empresa se debe presentar:


2- Formulario que lleva por nombre Registro Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado en lo relacionado con Usos del Suelo e Industria y Comercio.

3- Copia auténtica del acta donde conste la decisión del órgano competente que ordenó la apertura de la sucursal, la designación del representante legal y las facultades de éste. La aceptación del nombrado puede venir incorporada al acta, o en documento separado suscrito por el mismo.

4- Carta del Representante Legal solicitando la matrícula

Si la sociedad que abre la sucursal tiene el domicilio principal en otra jurisdicción, debe adjuntar además:

5- Copia auténtica de la escritura pública o documento privado de constitución.

6- Copia auténtica de las escrituras públicas o documentos privados de reformas.

7- Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal.

Matrícula de una Agencia La apertura de una agencia requiere la presentación ante la Cámara de Comercio de los siguientes documentos:



126

2- Formulario que lleva por nombre Registro Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado en lo relacionado con Usos del Suelo e Industria y Comercio.

3- Copia auténtica del documento suscrito por el representante legal de la sociedad con firma autenticada por notario o presentado personalmente, donde conste la autorización de la apertura de la agencia y el nombramiento del administrador. La aceptación del nombrado puede venir incorporada al acta, o en documento separado suscrito por el mismo.

4- Carta del Representante Legal de la sociedad solicitando la matrícula.

5- Si la sociedad que abre la agencia tiene el domicilio principal en otra jurisdicción, debe adjuntar además el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva.

ii. la empresa - cursos y ebecas exclusivas en … · - industriales: dedicadas a transformar la...

Documents