SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO: IG-P-01

CÓDIGO: IG-P-01 PROCEDIMIENTO

FECHA: 09/02/2013

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1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para efectuar el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral de INELEGAS, con el fin de tener disponible la versión vigente de los documentos para ser utilizados por los usuarios del sistema y facilitar el acceso a estos cuando se requiera.

2. ALCANCE Comienza con solicitud de creación, actualización o eliminación y termina con disposición de documentos externos.

3. RESPONSABLE Coordinador SGI.

4. RECURSOS Computador, papelería.

5. VOCABULARIO

• INFORMACIÓN: Datos que poseen significado.

• DOCUMENTO: Información y su medio de soporte, Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento, plano, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denomina “documentación”.

• MANUAL INTEGRAL: Documento que especifica el sistema de gestión

integral de una organización.

• PLAN SGI: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando debe aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

• PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o

un proceso.

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• INSTRUCTIVO: Especificación paso a paso para llevar a cabo una actividad.

• REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desarrolladas.

6. ACTIVIDADES

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Solicitud de creación, actualización o

eliminación: Cuando existe la necesidad de elaborar, actualizar o eliminar un documento del Sistema de Gestión Integral (SGI), se solicita a Coordinador SGI, por medio de comentario en el Blog del SGI. En casos en que sea creación, se envía al mail mpaterninan@hotmail.com, un borrador de documento solicitado.

Cualquier integrante de la organización

2 Análisis de la necesidad de documento: Si es creación de un nuevo documento, se revisa la solicitud con el líder del Proceso interesado teniendo en cuenta la relevancia del mismo para el SGI, es decir, que sea: 1. Requerido por el SGI. 2. Necesario para cumplir requisitos legales y/o reglamentarios. 3. Necesarios para la organización. Si se trata de modificaciones a un documento del SGI o eliminación del mismo, se revisa la solicitud con líder del Proceso interesado teniendo en cuenta lo siguiente: - Que no vayan en contra de los requisitos de la NTC ISO 9001, OHSAS 18001, de los legales y reglamentarios. - Que agregue valor al Proceso. - Verificar como afecta a otros procesos y documentos. Sí se decide aceptar la solicitud, se publica en el Blog, en caso contrario, se envía un e-mail

Coordinador SGI/Líder del proceso o a quien éste delegue

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al solicitante explicándole el motivo del rechazo de su propuesta.

3 Codificación para documentos nuevos: Si se procede a crear el documento, se codifica el mismo de la siguiente manera: Ejemplo: NG-P-01 El primer carácter corresponde a la inicial del nombre de la empresa. El siguiente carácter corresponde al nivel o tipo de documento: NIVEL/TIPO DE DOCUMENTO

CODIGO

Manual M Planes L Programas PR Procedimientos P Instructivos I Formatos F Documento Externo DE

Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo del documento y debe estar conformado por 2 dígitos: 01, 02,03….

Coordinador SGI

4 Revisión: Se entrega al líder del proceso al que pertenece el documento para revisión y firma.

Líder de proceso

5 Ajuste de documento: Se realizan ajustes necesarios acorde a las sugerencias dadas por el Líder de Proceso y se pasa a aprobación.

Coordinador SGI

6 Aprobación: Una vez revisado se publica en el Blog y se informa a Gerente, quien es el responsable de aprobar los documentos del Sistema de Gestión Integral de la empresa, por medio de un mail a Coordinador SGI. En casos en que Gerente no apruebe el documento publicado, éste se retira del blog y se reemplaza con las sugerencias dadas por el mismo.

Gerente / Coordinador SGI

7 Registro de versión vigente en el listado maestro de documentos y registros: se

Coordinador SGI

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ingresa documento nuevo o se modifican los datos del existente o se elimina del listado el documento eliminado según sea el caso en el Listado Maestro de Documentos y registros, definiéndose en el mismo almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disposición de los registros, entre otros.

8 Consulta y Distribución de documentos: Se tiene a disposición una copia controlada de los documentos del SGI en el Blog para consulta de la documentación vigente del SGI, sin embargo, cuando existe una actualización se identifican los cambios en el mismo y los documentos obsoletos, se retiran del blog y se guardan en el pc de coordinador SGI en carpeta de “Obsoletos”, para prevenir su uso no intencionado.

Coordinador SGI

9 Disposición de documentos Externos: Se consideran documentos externos; las normas, leyes, decretos, manuales, entre otros de origen externo a la empresa, necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos. Los líderes de procesos son los responsables de mantener actualizada la información de los documentos externos, por lo cual, se informa a Coordinador SGI por medio de e-mail, los documentos externos disponibles para su proceso. El control de los mismos en cuanto a actualización, vigencia y disponibilidad, se hace a través del Listado Maestro de

Documentos y registros .

Líderes de procesos

7. GENERALIDADES

• Las actividades de todos los procedimientos e instructivos, se describirán por medio de una tabla que contenga N°, responsable y actividad.

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• La identificación de los documentos se encuentra en su encabezado y los

datos de revisión y aprobación en el pie de la última página del documento, sin embargo, para los formatos solo se hace necesaria la identificación en el encabezado.

• En casos en que el documento solo necesite ser actualizado se le cambia la

versión por consecutivo y fecha, identificando los cambios en una tabla de control de cambios, para el caso de los registros solo se cambia el número de la versión del consecutivo y fecha.

• La versión de la documentación tendrá dos dígitos y empezará por 00.

• La fecha contenida en el encabezado deberá ser en el formato

día/mes/año y es la correspondiente a la aprobación del documento.

• Los documentos del SGI que se tienen publicado en el Blog, se consideran una COPIA CONTROLADA y toda impresión de estos documentos, se consideran una COPIA NO CONTROLADA.

8. FORMATOS RELACIONADOS Listado Maestro de Documentos y registros – IG-F-04

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

CAMBIO REALIZADO

REVISÓ: APROBÓ:

Mariana Paternina Navarro Coordinadora SGI

Sandra Guzmán Gerente