hse para contratistas v6 - pacific rubiales energy

Código: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

Versión: 6

Controlado ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS Página 1 de 24

HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

6

Se elimina lo de seguridad física y RSC, se hace énfasis en la responsabilidad del contratista sobre sus subcontratistas. Se solicita la plantilla de pagos de seguridad social. Se incluye ítem de uso de fibras naturales, flora y fauna, establecimiento de diques, agua doméstica. Se modifica el capítulo de personal HSEQ. Se incluye el estándar para diseño e instalación de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales Energy y se solicita el informe trimestral por parte de la ARP y el paz y salvo de pagos.

HSEQ Compras y Contratación

Gerencia HSEQ

corporativa

Febrero 2012

5 Ajuste de turnos (cuadro final). Cambio de logo de acuerdo con nueva imagen.

Coordinación SIG - HSEQ HSEQ

Gerencia Corporativa

HSEQ

Octubre 2011

4

Se unifica requisitos de HSEQ, y Seguridad Física. Cambio de código del anexo, porque se estandarizan más anexos de contratos.

HSEQ, y Seguridad

Física

Compras y Contratación

Gerencia HSEQ

corporativa

Agosto 2009


Versión: 6


TABLA DE CONTENIDO

1. POLÍTICAS ........................................................................................................... 5

1.1. POLÍTICA DE HSEQ .................................................................................... 5

1.2. POLÍTICA DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO ............................... 5

2. PLANIFICACIÓN DE HSEQ .................................................................................. 5

2.1. EVALUACIÓN DE RIESGOS EN HSEQ ...................................................... 5

2.2. REQUISITOS LEGALES .............................................................................. 6 2.2.1 Afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social ............................................................. 6 2.2.2. Sistema de Gestión en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........... 6 2.2.3. Cambios y/o desviaciones a las Obligaciones en HSEQ .................................................... 6 2.2.4. Cumplimiento ambiental ................................................................................................... 7

2.3. REQUISITOS DE GESTIÓN ......................................................................... 9 2.3.1. Objetivos ......................................................................................................................... 9 2.3.2. Programa(s) de Gestión ................................................................................................... 9 2.3.3. Evaluaciones Médicas Ocupacionales (Ingreso, Periódicas, Retiro, Pos Incapacidad) . 9 2.3.4. Salud Pública en la Región ............................................................................................. 10 2.3.5. Estándar de Seguridad Vial ............................................................................................ 10 2.3.6. Mantenimiento, Uso e Inspección de Maquinaria, Equipos, Herramientas y Vehículos...... 11 2.3.7. Sistema de Calidad ........................................................................................................ 12 2.3.8. Plan de Calidad del CONTRATISTA ............................................................................... 12

3. RECURSOS, IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DE HSEQ ............................ 12

3.1. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, Y AUTORIDAD ..... 12 3.1.1. Recursos básicos en los sitios de trabajo ........................................................................ 12 3.1.2. Roles y Responsabilidades............................................................................................. 13 3.1.3. Personal de HSEQ ......................................................................................................... 13 3.1.4. Personal asesor de HSEQ del CONTRATISTA ............................................................... 16

3.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, INDUCCIÓN Y FORMACIÓN 16

3.3. DOCUMENTACIÓN .................................................................................... 17

3.4. CONTROL OPERACIONAL ....................................................................... 17 3.4.1. Sub-Contratos ................................................................................................................ 17 3.4.2. Sistema de Observación para la Identificación de Actos y Condiciones Sub-estándar / Inseguras ..................................................................................................................................... 18 3.4.3. Procedimientos Seguros de Trabajo ............................................................................... 18 3.4.4. Procedimiento de Permisos de Trabajo ........................................................................... 18 3.4.5. Trabajo en Alturas .......................................................................................................... 18 3.4.6. Equipo de Protección Personal ....................................................................................... 19 3.4.7. Manejo de Químicos y Materiales Peligrosos .................................................................. 19 3.4.8. Transporte de Mercancías Peligrosas ............................................................................. 19 3.4.9. Exposición a Radiaciones Ionizantes .............................................................................. 19 3.4.10. Aislamientos de Proceso y/o Energía – Bloqueo y etiquetado (Lock Out / Tag Out) ...... 20 3.4.11. Uso de equipos de comunicación, fotografía y video.................................................... 20

3.5. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS .......................... 20 3.5.1. Plan general y coordinación de respuesta a emergencias. ............................................... 20 3.5.2. Atención de Urgencias ................................................................................................... 20

4. VERIFICACIÓN DE HSEQ .................................................................................. 21

4.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO ..................................... 21 4.1.1. Informes ........................................................................................................................ 21


Versión: 6


4.2. INVESTIGACIÓN Y REPORTE DE INCIDENTES ...................................... 22

4.3. AUDITORIAS. ............................................................................................ 22


Versión: 6


CONTENIDO INTRODUCCIÓN PACIFIC RUBIALES ENERGY CORP., sus Afiliadas, Subsidiarias y Filiales, en adelante LA COMPAÑÍA, establece los requisitos mínimos de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Calidad (HSEQ), que deben cumplir los CONTRATISTAS y sus Subcontratistas. Estas especificaciones forman parte integral del Contrato u Orden de Servicios que ejecuta EL CONTRATISTA, pero no reemplazan las obligaciones de Ley que sean aplicables, ni las especificaciones contenidas en la Invitación a Proponer, Solicitud de Oferta, el Contrato y/o la respectiva Orden y en los demás Anexos. LA COMPAÑÍA cuenta con estándares, cuyos requisitos y procedimientos se consideran aplicables a las actividades desarrolladas en el marco de los contratos suscritos con sus CONTRATISTAS. Los requisitos de: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Calidad (HSEQ), formarán parte integral de la Invitación a Proponer, Solicitud de Oferta, Contrato y/o la respectiva Orden de Servicios o Compra. LA COMPAÑÍA, mantiene un sistema de gestión bajo las directrices de ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 en las versiones vigentes, en las que se consideran las actividades de los CONTRATISTAS como parte de la organización. LA COMPAÑÍA, está comprometida con la igualdad de género y la defensa de los derechos humanos. En este sentido, reconoce la importancia de integrar la perspectiva de género en la evaluación y análisis de riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional con el fin de promover oportunidades para que tanto hombres como mujeres puedan acceder a un trabajo digno y productivo en condiciones de igualdad y seguridad. LA COMPAÑÍA invita a sus CONTRATISTAS y proveedores a identificar riesgos, y a implementar buenas prácticas desde la perspectiva de género desde el área de HSEQ, en este sentido incorpora en este Anexo algunas recomendaciones y requisitos mínimos para que estos apliquen en desarrollo de los Servicios suministrados a la Compañía. Las disposiciones de este Anexo servirán de referencia para la verificación y evaluación del desempeño del CONTRATISTA. En el desarrollo de este documento entiéndase como subcontratista a toda persona natural o jurídica contratada o subcontratada por el CONTRATISTA, distinta a sus empleados, para:

- Ejecutar todo o parte del Objeto del Contrato, siempre y cuando haya sido autorizado previamente por LA COMPAÑÍA.

- Ejecutar actividades conexas, complementarias o accesorias para el cumplimiento del Objeto contractual.

El contratista debe garantizar que sus subcontratistas de trabajos puntuales que no laboren bajo esquema de turnos, así como sus proveedores de servicios y bienes al interior del lugar de ejecución del Contrato, cumplan como mínimo con los requisitos establecidos en el numeral 1 Políticas, numeral 2.2 Requisitos legales y con los estándares de seguridad de la COMPAÑÏA aplicables a la labor que realice.


Versión: 6


El CONTRATISTA responderá a LA COMPAÑÍA por el incumplimiento de los requisitos aquí incluidos y por los incumplimientos en los que incurran sus Subcontratistas o proveedores de bienes y servicios. 1. POLÍTICAS

1.1. POLÍTICA DE HSEQ El CONTRATISTA deberá conocer, entender, comunicar y cumplir con la política integral de HSEQ de LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA debe asegurar y documentar el cumplimiento de la misma durante la ejecución del Contrato en todos los niveles de su organización. La política será entregada al CONTRATISTA para su respectivo cumplimiento y en caso de subcontratación, deberá hacerlas cumplir a sus Subcontratistas (Anexo- Política de HSEQ). 1.2. POLÍTICA DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO El CONTRATISTA deberá conocer la Política de alcohol, drogas y tabaquismo de LA COMPAÑÍA, alineando la propia a las condiciones y estándares de LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA es responsable de monitorear y asegurar el cumplimiento de la citada política tanto para sí como para sus Subcontratistas (Anexo- Política de Alcohol, Drogas y Tabaquismo). 2. PLANIFICACIÓN DE HSEQ

2.1. EVALUACIÓN DE RIESGOS EN HSEQ EL CONTRATISTA deberá demostrar, mediante el Panorama de Riesgos de HSEQ (matriz de peligros), que posee una continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles para la ejecución del Objeto del Contrato en el cual debe contemplar a sus subcontratistas. Este documento debe ser elaborado y presentarse al Administrador del Contrato o a quien el delegue para revisión y verificación. Dicho Panorama de Riesgos de HSEQ debe elaborarse y mantenerse actualizado conforme a la metodología adoptada por El CONTRATISTA El Análisis de Seguridad del Trabajo - AST será utilizado por EL CONTRATISTA y sus subcontratistas para garantizar la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles en el desarrollo de sus actividades. El CONTRATISTA está obligado a evaluar los cambios en diseños, procedimientos, personal, condiciones de trabajo e identificar los riesgos de HSEQ asociados para establecer los controles necesarios que permitan el manejo del cambio en forma adecuada. EL CONTRATISTA debe demostrar, durante la ejecución del Contrato, que ha implementado las medidas de control de riesgos y que evalúa su eficacia. LA COMPAÑÍA podrá realizar verificaciones de este requisito.


Versión: 6


2.2. REQUISITOS LEGALES El CONTRATISTA deberá documentar la identificación de los requisitos legales aplicables en HSE de acuerdo a su actividad y evaluará periódicamente su cumplimiento incluyendo en ella a los proveedores de bienes y servicios que emplee para el desarrollo de las actividades que ejecute, en virtud del servicio que preste a favor de LA COMPAÑÍA. Todo actuar del CONTRATISTA y sus subcontratistas está sujeto a las disposiciones legales vigentes en Colombia.

2.2.1 Afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social El CONTRATISTA está obligado a cumplir con los compromisos legales referentes a afiliación y pago de aportes, sin mora, a las entidades de seguridad social (ARP, EPS, AFP) y parafiscales (SENA, ICBF, FIC, Cajas de Compensación Familiar). El CONTRATISTA hará llegar copia al Administrador del Contrato y al área HSEQ de LA COMPAÑÍA de la planilla de los pagos obligatorios a la seguridad social del personal propio y Subcontratistas. La planilla de pago será cruzada contra el personal CONTRATISTA y Subcontratista asignado al Contrato. En caso de que sea radicada la respectiva factura o cuenta de cobro sin los soportes referentes a esta obligación o se encuentren desviaciones en los pagos que realiza EL CONTRATISTA, LA COMPAÑÍA podrá abstenerse de tramitar y pagar el valor respectivo hasta que el CONTRATISTA allegue los documentos faltantes o corrija las desviaciones encontradas.

2.2.2. Sistema de Gestión en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Los CONTRATISTAS y subcontratistas cuyos servicios constituyan actividades propias de la industria del petróleo (Decreto 3164 de 2003 del Ministerio de Minas y Energía), obras civiles, actividades de riesgo 3 a 5 según el Decreto 1607 de 2002 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y/o las contenidas en el Decreto 2090 de 2003 del Ministerio de la Protección Social, deberán tener implementado y en funcionamiento un sistema de gestión en HSEQ con base en los requisitos del RUC operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. El puntaje que tenga el CONTRATISTA en RUC podrá ser un factor de selección de CONTRATISTAS y en ningún caso podrá ser inferior al 85% del puntaje total. En caso de no contar con el RUC, el CONTRATISTA podrá remplazar este requisito por la certificación de su sistema de gestión en HSE bajo las dos Normas Técnicas Colombianas NTC-OHSAS 18001 y NTC-ISO 14001 vigentes. LA COMPAÑÍA podrá hacer exigible la implementación y certificación de sus sistemas de Gestión NTC-OHSAS 18001 y NTC-ISO 14001 desde los términos de referencia y asignación del Contrato, o cuando el alcance del Contrato lo amerite. Aquellas empresas con riesgo 1 y 2 deben presentar el programa de salud ocupacional diseñado y actualizado de acuerdo a la Resolución 1016 de 1989 o con cualquiera de las normas que la modifiquen..

2.2.3. Cambios y/o desviaciones a las Obligaciones en HSEQ Cualquier cambio de los compromisos contractuales del CONTRATISTA en materia de HSEQ debe ser previamente aprobado por LA COMPAÑÍA y debidamente documentados, antes de iniciar cualquier actividad.


Versión: 6


LA COMPAÑÍA no asume ninguna responsabilidad y no reconocerá mayores costos causados por omisiones del CONTRATISTA en su oferta en cuanto a HSEQ. En caso de incumplimiento o desviación de los requisitos de HSEQ establecidos en el presente anexo, términos de referencia, Contrato u Orden, LA COMPAÑÍA podrá suspender la ejecución del Contrato hasta tanto se acredite su adecuado cumplimiento. El ejercicio de esta facultad no generará modificación alguna a los plazos de ejecución pactados. Tampoco generará suma alguna a cargo de LA COMPAÑÍA por concepto de tarifas Stand by o indemnizaciones a cualquier título.

2.2.4. Cumplimiento ambiental Según aplique al Objeto del Contrato u Orden, las normas y guías de acción ambientales deben ser aplicadas por el CONTRATISTA, sus empleados, sus Subcontratistas, los empleados de éstos y en general por todas las personas naturales o jurídicas que directa o indirectamente dependan del CONTRATISTA. El CONTRATISTA está obligado a respetar y cumplir estrictamente con toda la legislación ambiental aplicable a su organización así como todos los requerimientos ambientales establecidos por las Autoridades Ambientales1, tales como la Licencia Ambiental y sus modificaciones, incluyendo las autorizaciones y restricciones así como los Planes de Manejo Ambiental (PMA) aprobados y/o presentados a éstas. El CONTRATISTA deberá identificar el manejo que dará a cada aspecto, según aplique, con un plan de acción y cumplimiento ambiental PACA. Este plan de acción será revisado por el departamento HSEQ de LA COMPAÑÍA para su respectiva aprobación antes de dar inicio a cualquier actividad. El PACA se elaborará utilizando el cuadro suministrado por LA COMPAÑÍA. Para aquellos servicios u obras con alto impacto ambiental y cuyas actividades se lleven a cabo fuera de las instalaciones y/o control de LA COMPAÑÍA, el CONTRATISTA asumirá su propia responsabilidad ambiental en el sitio donde desarrolle los servicios u obras. LA COMPAÑÍA podrá solicitar dentro del alcance del Contrato un profesional que cumpla con los requisitos establecidos por LA COMPAÑÍA en el presente anexo, con el fin de que realice el monitoreo y supervisión ambiental. En relación con la protección de los recursos históricos y culturales, el CONTRATISTA está obligado a respetar y cumplir la Ley 397 de 1997 de Patrimonio Cultural de la Nación, modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo las siguientes recomendaciones: (i) si en el área donde se realizan las actividades contratadas se encuentra un hallazgo arqueológico fortuito no se debe permitir la destrucción de restos y artefactos, (ii) se debe evitar la publicidad para prevenir el saqueo o alteración del sitio, (iii) debe suspender temporalmente los trabajos y comunicarse de inmediato con LA COMPAÑÍA, que guiará el procedimiento a seguir de acuerdo con el Manual de Procedimientos para la Conservación del Patrimonio Arqueológico del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). En relación con el manejo y disposición de los residuos sólidos el CONTRATISTA debe acogerse a la clasificación de los códigos de color de LA COMPAÑÍA y contar con áreas seleccionadas para su almacenamiento que cumplan con lo estipulado en el Artículo 1º del Decreto 1140 de 2003 y que garantice el 100% de almacenamiento de los residuos según la logística de evacuación que establezcan. El CONTRATISTA es responsable de manejar y disponer todos los residuos producto de su operación de acuerdo a lo establecido en la legislación colombiana. Se debe acordar con LA COMPAÑÍA la recepción de los residuos 1 Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Corporaciones Autónomas Regionales


Versión: 6


domésticos para su incineración en los campos que aplique, en tal caso El CONTRATISTA es responsable del traslado de los residuos debidamente clasificados al área del incinerador y/o relleno sanitario. EL CONTRATISTA debe presentar y conservar los certificados de la disposición adecuada de los residuos especificando las cantidades, tratamiento y disposición final de los mismos y las licencias vigentes de los gestores utilizados. El Poliestireno expandido, (styrofoam o foam en inglés o “icopor” en Colombia), no será recibido por LA COMPAÑÍA como residuo doméstico incinerable y El CONTRATISTA debe desestimular el uso de este material dentro de las instalaciones de LA COMPAÑÍA.

Aquellos servicios o actividades que requieran uso o aprovechamiento de recursos naturales, deben solicitar la autorización a LA COMPAÑÍA, entregar los registros oportunamente y en los medios fijados por esta.

El desarrollo de los proyectos de LA COMPAÑÍA está regulado, entre otros, por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y las Corporaciones Autónomas Regionales, por medio de las diferentes resoluciones que aprueban las licencias ambientales y los planes de manejo ambiental (PMA) de LA COMPAÑIA aprobados para cada proyecto, lo anterior exige que LA COMPAÑÍA evidencie el cumplimento de las obligaciones adquiridas a través de los Informes de Cumplimiento Ambiental ICA. Cuando se requiera El CONTRATISTA deberá entregar los registros correspondientes a su gestión ambiental bajo los criterios de calidad establecidos por la COMPAÑÏA Entre las obligaciones más importantes que se derivan de los mencionados Planes de Manejo Ambiental, se encuentran las siguientes:

a. Estrategia de Información y Comunicación - Socialización de Proyectos

El CONTRATISTA y/o Subcontratistas participarán a solicitud de LA COMPAÑÍA en las actividades de socialización del proyecto y/o Contrato dirigidas a la comunidad y/o autoridades locales con base en previo requerimiento.

EL CONTRATISTA y/o Subcontratista debe atender y dar respuesta oportuna a las comunicaciones, solicitudes, quejas y/o reclamos que eventualmente se puedan presentar de parte de algún miembro de la comunidad y/o autoridades y que se encuentren relacionadas con la ejecución del Objeto del Contrato. Dejando los debidos soportes que demuestren su realización.

b. Estrategia de Inducción a los trabajadores

Dar a todas las personas vinculadas directamente con el Contrato información suficiente y amplia sobre: las características del proyecto, plan de manejo ambiental, el enfoque social del proyecto y/o Contrato, el comportamiento durante la obra y con la comunidad,dejando los debidos soportes que demuestren su realización.

c. Fortalecimiento Institucional

Es fundamental para el cumplimiento de los propósitos del Contrato, la definición de unas óptimas relaciones con las autoridades del orden municipal, regional y nacional. Esto supone no solo el cumplimiento estricto de las normas legales vigentes, sino que determina el establecimiento de unas pautas de cooperación, convivencia armónica y ayuda mutua.


Versión: 6


d. Uso de Fibras Naturales

En relación a lo establecido en la Resolución 1083 del 4 de Octubre de 1996 el CONTRASTISTA deberá hacer uso de fibras naturales donde su uso sea técnicamente viable o en caso de ejecutarse actividades como: *sacos suelos para rellenos; obras de revegetalización y/o empradización, obras de geotecnia; soporte para construcción de troncales y líneas de flujo, estabilización, protección y recuperación de suelos, estructuras para manejo de aguas y las que estén determinadas por la licencia ambiental.

e. Flora y fauna Dentro de los campos de LA COMPAÑÍA, EL CONTRATISTA debe abstenerse de cazar o comercializar fauna o flora silvestre de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), en la ley 99 de 1993. f. Establecimiento de Diques de contención

EL CONTRATISTA y/o Subcontratista será responsable de construir los sistemas de contención para tanques de combustible, generadores de energía, almacenamiento temporal de combustibles y demás sustancias liquidas que puedan generar impactos negativos al ambiente. Los diques deberán cumplir con la normatividad colombiana vigente y la norma NFPA

2.3. REQUISITOS DE GESTIÓN

2.3.1. Objetivos EL CONTRATISTA debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos de HSEQ en las funciones y niveles pertinentes dentro la ejecución de cualquier negocio con LA COMPAÑÍA. Los objetivos deben ser medibles, cuando sea factible, y consistentes con la Política de HSEQ de LA COMPAÑÍA, incluidos los compromisos con la prevención de lesiones y enfermedades profesionales, la protección del medio ambiente el cumplimiento de los requisitos legales y la mejora continua.

2.3.2. Programa(s) de Gestión

El CONTRATISTA debe establecer, implementar y mantener documentados un(os) programa(s) de gestión para lograr sus objetivos de HSEQ establecidos dentro la ejecución del Contrato. El (los) programa(s) debe(n) incluir como mínimo: La asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes dentro de la ejecución del Contrato y las actividades y cronograma establecido para el logro de los objetivos de HSEQ.

2.3.3. Evaluaciones Médicas Ocupacionales (Ingreso, Periódicas, Retiro, Pos Incapacidad)

Deben realizarse a todo el personal, dando cumplimiento a la ley, en especial la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberá mantener disponibles los certificados médicos y el listado de recomendaciones y


Versión: 6


restricciones de sus trabajadores, con sus programas de vigilancia y monitoreo cuando lo ameriten. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas también deberán mantener disponibles los certificados médicos de trabajo en altura donde especifique la valoración de acuerdo al reglamento técnico –Resolución 3673 de 2008. Exámenes de Ingreso y Egreso: Deben practicarse a todas las personas que se asignen para la ejecución del Objeto del Contrato, incluyendo CONTRATISTAS y Subcontratistas sin importar el tiempo de duración del Contrato. Vacunación: El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán aplicar los esquemas necesarios de acuerdo a los riesgos de enfermedad endémica y salud pública de la región del Lugar de Ejecución del Objeto del Contrato u Orden. En vacunación, como mínimo, a todas las personas que ingresen a alguno de los campos se les deben aplicar las vacunas contra la fiebre amarilla y el tétanos (cobertura e inmunización de acuerdo a los protocolos). Para el personal de salud y personas que tengan contacto con alimentos o residuos biológicos, además de las anteriores, se requiere la vacuna contra la Hepatitis B (esquema completo). Exámenes Periódicos: Se debe hacer un monitoreo periódico de los efectos sobre la salud de acuerdo con los factores de riesgo identificados para cada persona. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán exponer los programas establecidos de acuerdo al diagnóstico de salud de su población trabajadora y a su Panorama de Riesgos, según lo establecido en el artículo 18 de la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social El CONTRATISTA se obliga a dar a toda la información médica el tratamiento de confidencialidad que exigen las normas legales vigentes.

2.3.4. Salud Pública en la Región El CONTRATISTA debe tener un plan para la prevención y control de las enfermedades endémicas propias de la región del lugar de los trabajos de acuerdo con la Resolución 1016 de 1989 de Ministerio de la Protección Social y los requerimientos del RUC. El CONTRATISTA debe ampliar y mantener actualizada la información sobre enfermedades y epidemias y ajustar sus planes de salud. Sobre los riesgos relacionados con la región se debe contemplar la prevención, el diagnóstico y tratamiento de enfermedades y lesiones relevantes. Se debe incluir la prevención como parte de la inducción y definir acciones para detección y tratamiento oportuno.

2.3.5. Estándar de Seguridad Vial El CONTRATISTA y los Subcontratistas que para la realización de sus actividades contractuales tenga que usar vehículos ya sea para la ejecución del Objeto del Contrato o transportar sus trabajadores, en vehículos propios o alquilados, deben cumplir, además de todas las normas legales que regulan este servicio, con los requisitos y exigencias del estándar de seguridad vial de LA COMPAÑÍA, el cual contempla de manera general los siguientes aspectos: Las empresas de transporte deben dar cumplimiento a lo establecido en el estatuto nacional de transporte (Ley 336 de 1996), Código Nacional de Tránsito Terrestre (Ley 1383 de 2010), la


Versión: 6


reglamentación sobre las condiciones de operación del aseguramiento de los riesgos derivados de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito y de las condiciones generales del SOAT (Decreto 3990 de 1997) y todas las demás disposiciones que se establezcan para este tipo de empresas. Permiso para conducir: Personal del CONTRATISTA o del Subcontratista que requiera conducir vehículos, debe dirigirse al área de HSEQ y presentar los siguientes documentos: (i) certificado de curso de manejo defensivo no mayor a dos (2) años de haberse realizado, (ii) licencia de conducción, para vehículos de servicio público esta se debe encontrar vigente y (iii) certificación de registro de la licencia expedida por el Ministerio de Transporte (reporte de internet). Después de verificar todo lo anterior, el área de HSEQ de LA COMPAÑÍA podrá expedir, si así lo considera, un carné que lo acredita como AUTORIZADO para conducir en las operaciones de LA COMPAÑÍA. El uso y porte de este carné es necesario para conducir vehículos en campos operados por LA COMPAÑÍA. Requerimientos para vehículos: Todo vehículo usado por o en beneficio del CONTRATISTA y sus Subcontratistas, debe cumplir con lo dispuesto en los artículos 28 al 32, 50 al 54 de la Ley 769 de 2002 modificada parcialmente por la Ley 1383 de 2010, en lo referente a las condiciones Técnico Mecánicas y el Medio Ambiente, las demás normas estipuladas y lo establecido en el Estándar de Seguridad Vial de LA COMPAÑÍA. Los vehículos que requieran ingresar a facilidades deben ser diesel. Los vehículos deberán cumplir, entre otros, con las siguientes especificaciones: Camperos y camionetas: Antigüedad no mayor a 5 años, dispositivo de monitoreo vehicular, pito o alarma de reversa, barra antivuelco, cinturón de seguridad en todos los asientos. Microbuses, buses y busetas: Antigüedad no mayor a 5 años, no debe tener más asientos que los permitidos por la licencia de tránsito, esto incluye al conductor, pasamanos firmes, puertas de acceso amplias y en buen estado de funcionamiento, salidas de emergencia, debidamente ubicadas y señalizadas. Camiones rígidos, volquetas, carro-tanque y vehículos articulados: Antigüedad no mayor a 8 años. Para vehículos re-potenciados se deberá solicitar aprobación a la Gerencia HSEQ de LA COMPAÑIA quien se reservará el derecho de aceptación.

2.3.6. Mantenimiento, Uso e Inspección de Maquinaria, Equipos, Herramientas y Vehículos.

La maquinaria, los equipos, herramientas y vehículos a ser utilizados para la ejecución del Objeto del Contrato por parte del CONTRATISTA deberán tener un programa de mantenimiento e inspección que asegure permanentemente las buenas condiciones de los mismos. Igualmente, deberá tener un sistema que asegure el rechazo de la maquinaria, equipos y herramientas defectuosas. Adicionalmente el CONTRATISTA debe aplicar un proceso de certificación de la herramienta menor y de la maquinaria y los equipos, que debe incluir las mangueras de los sistemas hidráulicos y aditamentos críticos de dichos equipos. El CONTRATISTA deberá tener el programa de mantenimiento de todos sus vehículos, en el que se incluya la frecuencia de dicha operación y estará sujeto a programas de inspecciones y auditorías realizadas por parte de LA COMPAÑÍA. La maquinaria y los vehículos deberán contar con sistemas portátiles de contención y equipo de manejo de derrames acordes a lo solicitado por LA COMPAÑÍA.


Versión: 6


2.3.7. Sistema de Calidad El CONTRATISTA debe contar con un sistema de gestión de calidad alineado a los estándares de la NTC ISO 9001 vigente. LA COMPAÑÍA podrá hacer exigible la certificación del sistema de Gestión de calidad, acorde con el alcance del contrato desde los términos de referencia y asignación del contrato, o cuando el alcance del contrato lo amerite. EL CONTRATISTA debe gestionar de acuerdo a su sistema las No Conformidades generadas por LA COMPAÑÍA, conservando los registros y evidencias del cierre cumpliendo los plazos acordados.

2.3.8. Plan de Calidad del CONTRATISTA EL CONTRATISTA presentará un plan de calidad basado en la norma NTC-ISO-10005 antes del inicio de las actividades, enunciando los roles y responsabilidades de los ejecutores del contrato, este debe incluir diseño, la fabricación, la compra, los procesos de inspección, prueba y los procedimientos relevantes que defina LA COMPAÑÏA.

3. RECURSOS, IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DE HSEQ 3.1. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, Y AUTORIDAD

3.1.1. Recursos básicos en los sitios de trabajo

Botiquines y camillas Los botiquines se mantendrán dotados de suministros para la atención de incidentes conforme al panorama de riesgos (matriz de peligros) y disponibles en todo momento, igualmente se deben dotar los frentes de trabajo y de habitación con camillas para el transporte de lesionados. El CONTRATISTA se obliga a garantizar a LA COMPAÑIA, el ejercicio de la facultad aquí considerada respecto de sus Subcontratistas. Extintores Cada área habitada y frente de trabajo deberá mantener un número de extintores adecuado para proteger las instalaciones en caso de incendio. Agua Potable y de uso doméstico El CONTRATISTA deberá suministrar agua potable para consumo humano a sus trabajadores y subcontratistas, y deberá verificar como mínimo trimestralmente la calidad de la misma, cumpliendo con el Decreto 1575 de 2007 y con la resolución 2115 de ese mismo año, expedidos por el Ministerio de Protección Social. Con respecto al agua para uso doméstico, esta debe ser tomada de los sitios de captación licenciados en cada área, de acuerdo a los volúmenes solicitados y aprobados en el PACA. En ningún caso esta agua debe emplearse para consumo humano ni para la preparación de alimentos.


Versión: 6


Casinos y Campamentos El personal del CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben cumplir con las normas higiénico-sanitarias establecidas en los campamentos, los comedores y frentes de trabajo y cumplir con la resolución 2400 de 1979 (Estatuto de seguridad industrial). La infraestructura de alojamiento tanto temporal como permanente, debe contar con espacios habitacionales separados para hombres y mujeres y con condiciones sanitarias básicas. Dichas instalaciones deben cumplir toda la normatividad aplicable al tema de campamentos y con los requisitos establecidos por LA COMPAÑÍA en el estándar para diseño e instalación de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales Energy.

3.1.2. Roles y Responsabilidades La responsabilidad por el desempeño en HSEQ será de la alta gerencia del CONTRATISTA y Administradores de Contrato de la COMPAÑÍA. Antes de iniciar actividades, el CONTRATISTA debe presentar al Administrador del Contrato de LA COMPAÑÍA una relación completa de los cargos indicando las funciones, responsabilidades y decisiones que puede tomar en cuanto a HSEQ. LA COMPAÑÍA tendrá la potestad de verificar los requisitos de personal y podrá solicitar cambio cuando no se llenen los requisitos. Esta misma potestad será garantizada por el CONTRATISTA respecto de sus Subcontratistas cuando le sea autorizado subcontratar.

3.1.3. Personal de HSEQ El CONTRATISTA debe garantizar una estructura de soporte en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Ambiental de acuerdo con el número de empleados, lugar donde preste los servicios, frentes de trabajo, tipo de actividad a desarrollar y magnitud y riesgo de la actividad. Durante el desarrollo del Contrato, LA COMPAÑÍA podrá solicitar ajustes a la nómina, con el fin de garantizar un apropiado cubrimiento de los requerimientos HSEQ. La competencia mínima del personal de HSEQ para campo es la siguiente: Coordinador HSEQ:

• Profesional con experiencia comprobada de 5 años como responsable HSEQ en el sector hidrocarburos, el coordinador del Programa de Salud Ocupacional deberá tener licencia en salud ocupacional conforme a lo exigido por la ley Colombiana.

Supervisor HSEQ:

• Ingeniero con 3 años de experiencia especifica en supervisión HSEQ en actividades propias del sector hidrocarburos ó

• Técnico o Tecnólogo con 5 años, de experiencia específica como encargado o responsable HSEQ en proyectos del sector de hidrocarburos.

Ingeniero Ambiental:

• Ingeniero ambiental o de profesiones afines, con experiencia específica de 3 años como interventor o supervisor ambiental en proyectos del sector de hidrocarburos.

Médico:


Versión: 6


Médico Cirujano con título debidamente registrado en Colombia, cursos vigentes de atención de urgencias (BLS y ACLS, ATLS, CRUC, o Curso de Cruz Roja para Manejo de urgencias dirigido a médicos) con mínimo 4 años de experiencia en atención de servicios de urgencias certificadas por la entidad donde laboró.

Enfermero: Enfermero profesional con al menos 4 años de experiencia de atención en urgencias o al menos 1 año en taladro, con cursos vigentes de BLS y Cursos avanzados de atención de urgencias (ACLS, ATLS, CRUC o de Cruz Roja Colombiana)


Versión: 6


Los recursos HSE a asignar por EL CONTRATISTA serán acordes a la siguiente tabla:

Número de

personas

Personal de

salud Infraestructura Personal HSEQ

Personal

Ambiental

Por número

total de

trabajadores

en campo

Hasta 15

Dentro del

personal debe

haber un

brigadista que

conozca y active

el Plan de

Emergencias en

caso de

requerirse.

Botiquín, camilla

e inmovilizador

Plan de Visitas a

campo por parte

de la Gerencia o

responsable

HSEQ

Un Ingeniero

Ambiental para

aquellos trabajos

que implican uso

de los permisos de

aprovechamiento

de los recursos

naturales

consignados en la

licencia ambiental.

De 16 a 50 1 Enfermero 1 Supervisor HSE

en campo

De 51 a 200

1 Médico en

campo

1 Enfermero por

frentes de trabajo

1 Consultorio 1 Supervisor HSE

por cada 50

trabajadores De 201 en

adelante

1 Médico en

campo y un

Enfermero

1 Consultorio y 1

Ambulancia TAB

A partir de 4 supervisores HSE debe contarse con 1 Coordinador HSE en campo

2Por número

de

trabajadores

en cada

frente

trabajo3

Hasta 30

Dentro del

personal debe

haber un

brigadista que

conozca y active

el Plan de

Emergencias en

caso de

requerirse.

Botiquín, camilla

e inmovilizador

El líder del grupo

es el responsable

del seguimiento

HSE

Un Ingeniero

Ambiental para

aquellos trabajos

que implican uso

de los permisos de

aprovechamiento

de los recursos

naturales

consignados en la

licencia ambiental.

De 30 a 50 1 Enfermero 1 Supervisor HSE

Taladro de

perforación

ó workover

Por

taladro 1 médico

1 Consultorio y 1

Ambulancia TAB 1 Supervisor HSE

Los recursos en HSE que tenga EL CONTRATISTA en sus frentes de trabajo también forman parte de lo requerido por número total de trabajadores en campo. En ningún caso EL CONTRATISTA podrá contar con menos recursos en HSE de los solicitados por número total de trabajadores en campo.

2

Para frentes distantes EL CONTRATISTA debe aplicar lo contemplado en el cuadro “Por número total

de trabajadores en campo”.

3 Frente de trabajo: Grupo de trabajo simultáneo en un sitio de operación o proyecto.


Versión: 6


La COMPAÑÍA podrá solicitar al CONTRATISTA personal HSEQ permanente en campo adicional al mencionado en el cuadro si considera que los riesgos de la tarea a realizar lo ameritan y este tendrá que ser suministrado de manera inmediata. En todos los casos se presentará la hoja de vida con los respetivos soportes para aprobación de la gerencia de HSEQ de LA COMPAÑÍA, previo al inicio de la ejecución del Contrato. A LOS CONTRATISTAS obligados a tener personal HSEQ de forma permanente en campo no se les permitirá el desarrollo de actividades sin su presencia, por lo que se deberán considerar los respectivos relevos que garanticen el acompañamiento permanente de HSEQ. Para aquellos trabajos que implican uso de los permisos de aprovechamiento de los recursos naturales consignados en la licencia ambiental, LA COMPAÑÍA podrá solicitar la presencia permanente de un Ingeniero Ambiental a cargo del CONTRATISTA. Los consultorios deben estar dotados de los elementos básicos requeridos para que este preste sus servicios conforme a la normas

Si EL CONTRATISTA tiene más de 2 médicos en campo, debe contar con un médico coordinador especialista en salud ocupacional (No se requiere que esté en campo) Tanto los enfermeros como los médicos deben estar inscritos en la Secretaría de Salud Departamental del sitio donde se adelante el proyecto. Cuando EL CONTRATISTA cuente con multiplicidad de contratos en campo, LA COMPAÑÍA definirá el esquema de optimización de recursos.

3.1.4. Personal asesor de HSEQ del CONTRATISTA Para todo tipo de Contrato u Orden el CONTRATISTA debe garantizar la existencia de personal asesor de HSEQ en forma permanente y exclusiva. En su Oferta, el CONTRATISTA debe anexar la organización que tiene el CONTRATISTA para cumplir con este requisito y presentar la(s) hoja(s) de vida. En todo caso, el CONTRATISTA siempre deberá contar con un responsable del cumplimiento de las obligaciones en materia de HSEQ y que sea el contacto administrativo para la gestión gerencial HSEQ. 3.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, INDUCCIÓN Y FORMACIÓN

El CONTRATISTA se asegurará de que el personal asignado para ejecutar los trabajos sea competente, en función de su educación, formación, experiencia y habilidades para las funciones que va a desempeñar. Estas competencias deben incluir las relacionadas con HSEQ. Antes del inicio de la ejecución del Contrato, el CONTRATISTA presentará a LA COMPAÑÍA la matriz de competencias y formación específica para los cargos establecidos en el Contrato. En caso de iniciarse trabajos sin el cumplimiento de estos requisitos, LA COMPAÑÍA podrá suspenderlos o terminarlos, según considere. El CONTRATISTA realizará una inducción previa básica en HSEQ a todos sus trabajadores y Subcontratistas, donde dará a conocer a los empleados los requisitos indispensables para trabajar en las áreas de LA COMPAÑÍA. EL CONTRATISTA deberá mantener los registros de


Versión: 6


asistencia a la inducción HSEQ. EL CONTRATISTA debe asegurar que su personal está capacitado en los programas institucionales:

- Sistema de observación para la identificación de actos y condiciones sub-estándar /inseguras (todos los trabajadores).

- Autoridad de área- permisos de trabajo (Quien aplique). - Seguridad vial (Quien aplique). - Los demás programas que a lo largo de la prestación del servicio defina LA

COMPAÑÍA. El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán contar con programas de inducción y entrenamiento para su personal y estos deben estar alineados con el programa de entrenamiento básico en HSEQ de LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA mantendrá disponibles en caso de ser requeridos por LA COMPAÑÍA los registros de asistencia del personal a la inducción. En adición, el CONTRATISTA deberá planear y ejecutar charlas y capacitaciones diarias de seguridad industrial, reuniones semanales de salud, seguridad, medio ambiente y calidad, convivencia y responsabilidad laboral en las cuales se discutirán las normas específicas de los trabajos a ejecutar, las situaciones inseguras identificadas, los incidentes ocurridos y las lecciones aprendidas entre otros. 3.3. DOCUMENTACIÓN El CONTRATISTA y/o Subcontratista establecerá un sistema del control y de gestión de registros y documentos de acuerdo con los estándares de LA COMPAÑÍA. La elaboración de planos y documentos técnicos debe atender a los términos de referencia y obligaciones contractuales establecidas por LA COMPAÑÍA. 3.4. CONTROL OPERACIONAL

3.4.1. Sub-Contratos Toda subcontratación debe siempre deberá contar con autorización por escrito por parte del administrador de contrato. El CONTRATISTA es el único responsable ante LA COMPAÑÍA por el cumplimiento de los requisitos de HSEQ. Los requisitos y responsabilidades contenidas en la Invitación a Proponer, Solicitud de Oferta el Contrato y/o la respectiva Orden deben ser extendidos y ser cumplidos por los respectivos Subcontratistas, por lo cual, en cualquier subcontrato se deben incluir y cumplir los mismos requisitos y compromisos en materia de HSEQ contenidas en la Invitación a Proponer, Solicitud de Oferta el Contrato y/o la respectiva Orden. Todo CONTRATISTA es responsable por cualquier incumplimiento de HSEQ de sus Subcontratistas. El CONTRATISTA seleccionará Subcontratistas con sistemas de gestión HSEQ implementados. Si hay excepciones a esto, el CONTRATISTA proporcionará una justificación a LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA se asegurará de que los requisitos de este documento se extiendan e implementen en las actividades de sus Subcontratistas. El CONTRATISTA asegurará por medio de su plan de calidad y HSEQ que cada Subcontratista cumple los requisitos de este anexo.


Versión: 6


3.4.2. Sistema de Observación para la Identificación de Actos y Condiciones

Sub-estándar / Inseguras

El CONTRATISTA debe tener un sistema para la identificación y comunicación de actos y condiciones inseguras que se puedan presentar en su lugar de trabajo. Todo el personal del CONTRATISTA debe estar en capacidad de observar, identificar, intervenir y reportar actos y condiciones sub-estándar / inseguras. El CONTRATISTA brindará el entrenamiento necesario para garantizar un buen nivel de aplicación del sistema de observación. El CONTRATISTA debe reportar de manera obligatoria a LA COMPAÑÍA la estadística de actos y condiciones observados durante todos los meses. Adicionalmente, siempre que sea requerido, deberá informar el seguimiento realizado a los hallazgos provenientes de las observaciones.

3.4.3. Procedimientos Seguros de Trabajo El CONTRATISTA debe tener Procedimientos Seguros de Trabajo, para la ejecución de las actividades contratadas. Estos documentos deben estar alineados con los estándares establecidos por LA COMPAÑÍA:

- Estándar de seguridad vial - Estándar de seguridad de Elementos de Protección Personal EPP. - Estándar de seguridad de trabajo en alturas - Estándar de seguridad para trabajos de corte y soldadura - Estándar de seguridad para manejo de sustancias químicas - Estándar de seguridad para trabajos con energía eléctrica - Estándar de seguridad para el izaje de cargas - Estándar de seguridad para trabajo en espacios confinados - Estándar para diseño e instalación de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales

Energy 3.4.4. Procedimiento de Permisos de Trabajo

El CONTRATISTA está obligado a cumplir con el Procedimiento de Permisos de Trabajo de LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA debe establecer claramente la asignación de roles y responsabilidades de la totalidad de sus trabajadores dentro del esquema de permisos de trabajo (p.ej. supervisores de área, operador de área específica, inspector de atmósferas, ejecutor) y seguir los procedimientos diseñados para el trabajo seguro. En caso que el CONTRATISTA posea un sistema de permisos de trabajo, previo al inicio del Contrato y siempre que LA COMPAÑÍA lo solicite, se evaluará la aplicación del mismo en la labor contratada.

3.4.5. Trabajo en Alturas De conformidad con la Resolución 3673 del 26 de septiembre de 2008 y demás normas asociadas, todo CONTRATISTA que desarrolle trabajos en altura debe contar con un programa de protección contra caídas que incluya la disponibilidad en sitio de los elementos y sistemas de protección, el Plan de Rescate y la competencia certificada del personal que desarrolla dichas actividades.


Versión: 6


3.4.6. Equipo de Protección Personal

El CONTRATISTA debe contar un plan de suministro, control de uso, mantenimiento y reposición de los elementos de protección personal, para la totalidad de sus trabajadores presentes en el sitio de trabajo y de conformidad con los riesgos identificados en el panorama de riesgos (matriz de peligros). EL CONTRATISTA debe tener una matriz que contemple los riesgos asociados al cargo, y los EPP necesarios. El CONTRATISTA o Subcontratista que esté en el Lugar de Ejecución sin portar o usar los elementos de protección personal y la ropa de trabajo adecuados, será retirado del área hasta tanto el CONTRATISTA subsane la deficiencia. La ropa de trabajo deberá ser adecuada a la labor, condiciones de clima y género del empleado. La ropa de trabajo y los elementos de protección personal deteriorados, dañados o en mal estado serán reemplazados cada vez que sea necesario, sin importar el tiempo de uso del mismo. El control de este proceso es responsabilidad del CONTRATISTA, así como la disposición final de los elementos de protección personal en desuso.

3.4.7. Manejo de Químicos y Materiales Peligrosos

El CONTRATISTA debe tener un procedimiento de manejo de productos químicos, el cual deberá incluir y mantener actualizado durante todo el tiempo de la ejecución del Objeto del Contrato. EL CONTRATISTA debe mantener en los lugares de uso las hojas de seguridad (MSDS) correspondientes a cada una de las sustancias químicas utilizadas en la operación. EL CONTATISTA debe presentar la información básica sobre materiales peligrosos con respecto a inventarios, sistemas de identificación y clasificación, etiquetado, EPP, hojas de datos de seguridad del material y tarjetas de emergencia para el transporte. Igualmente, deberá cumplir con los procedimientos establecidos por las normas legales vigentes aplicables y por LA COMPAÑÍA para la compra e ingresos de materiales peligrosos, transporte, almacenamiento, uso, manipulación, disposición de residuos y respuesta a emergencias. El personal del CONTRATISTA que usa y manipula estos materiales deberá ser incluido en los programas de entrenamiento y competencia específicos que debe llevar a cabo el CONTRATISTA. Todas las actividades y operaciones deben quedar incluidas en los procedimientos correspondientes.

3.4.8. Transporte de Mercancías Peligrosas El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben cumplir estrictamente el Decreto 1609 de 2002 establecido por el Ministerio de Transporte o la norma legal que lo sustituya, por el cual se reglamenta el manejo de transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas, los cuales comprenden todas las operaciones y condiciones relacionados con la movilización de estos productos, la seguridad en los envases y embalajes, la preparación, envío, carga, segregación, trasbordo, trasiego, almacenamiento en tránsito, descarga y recepción en el destino final.

3.4.9. Exposición a Radiaciones Ionizantes La manipulación de fuentes de radiaciones ionizantes deberá ser realizada tan solo por personal certificado y los equipos generadores de radiaciones ionizantes contarán con protocolos para su almacenamiento, transporte e inspección, mantenimiento y uso.


Versión: 6


El CONTRATISTA debe asegurar el estricto cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre protección radiológica que apliquen al tipo de fuente que utilice. Todos los empleados del CONTRATISTA que estén ocupacionalmente expuestos a radiaciones ionizantes deberán contar con dosímetro personal. Los reportes de la lectura de los dosímetros estarán disponibles para inspección por parte de LA COMPAÑÍA en cualquier momento. La gestión de residuos radiactivos se debe hacer de acuerdo a lo estipulado en la Resolución 180005 del 5 de enero de 2010 o con la norma que la modifique.

3.4.10. Aislamientos de Proceso y/o Energía – Bloqueo y etiquetado (Lock Out / Tag Out)

Las fuentes de energía deben aislarse cuando se realice mantenimiento de maquinaria o equipos donde se pueda producir arranques/encendido, o liberación de energía que pueda causar daños a las personas. Cualquier aislamiento de sistemas de energía mecánico, eléctrico, de proceso, hidráulico, neumático, térmico, etc. deberá ser ejecutado por personal competente y se utilizará el sistema de bloqueo y etiquetado. Todas las transmisiones que hagan uso de bandas o correas deben contar con guardas que impidan la entrada de objetos o alguna parte del cuerpo de forma accidental.

3.4.11. Uso de equipos de comunicación, fotografía y video El uso de teléfonos celulares y equipos de comunicación está restringida en áreas de producción, donde se procesa o transporta crudo de cualquier calidad API o GAS, al igual que en áreas de almacenamiento de productos químicos. Los radios de comunicación en áreas donde se pueda presentar riesgo de explosión deberán permanecer apagados a menos que sean a prueba de explosión. El uso de cámaras de video y fotografía debe contar con previa autorización de la autoridad de área correspondiente. 3.5. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

3.5.1. Plan general y coordinación de respuesta a emergencias. El CONTRATISTA deberá presentar, previo al inicio de la ejecución del Contrato u Orden, un plan de manejo de las emergencias que se pueden generar como consecuencia propia de su trabajo. El personal del CONTRATISTA deberá estar organizado y vinculado a los planes de emergencia de LA COMPAÑÍA en el sitio y dispuesto a trabajar en las brigadas de respuesta de éste, si es necesario.

3.5.2. Atención de Urgencias El CONTRATISTA debe presentar un esquema del plan de emergencias médicas MEDEVAC alineado con el de LA COMPAÑÍA, que incluya las personas contacto en la empresa, recursos disponibles para traslado, centros de referencia en el área de influencia del Contrato el cual será presentado en la primera semana de ingreso al área de HSEQ correspondiente para su


Versión: 6


aval y archivo. Las urgencias serán atendidas en conjunto con LA COMPAÑÍA, pero es el CONTRATISTA quien asume los costos y la exclusiva responsabilidad de dicha atención. Toda emergencia y evacuación debe ser informada de inmediato a la ARP o EPS, al médico de campo y al área de HSEQ de LA COMPAÑÍA en Bogotá. El CONTRATISTA es responsable de informar a LA COMPAÑÍA y a las autoridades locales de salud sobre todos los casos de reporte obligatorio y debe cumplir con todos los procedimientos legales en el evento de levantamiento y transporte de cadáveres, informando al Administrador del Contrato de LA COMPAÑÍA y este a su vez avisará al área de HSEQ de LA COMPAÑÍA. 4. VERIFICACIÓN DE HSEQ 4.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO El CONTRATISTA se obliga a suministrar la información necesaria para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de HSEQ, en los plazos que señale LA COMPAÑÍA. Esto será parte de la evaluación del desempeño en HSEQ

4.1.1. Informes El CONTRATISTA reportará al departamento de HSEQ la siguiente información:

• Reporte semanal de estadísticas de incidentalidad incluyendo las horas hombre trabajadas (personal del CONTRATISTA y Subcontratistas). Número de incidentes, kilómetros recorridos e indicadores de gestión.

• Seguridad vial: listado consolidado de conductores, vehículos (Livianos & Pesados), y reporte mensual consolidado de desempeño de conductores extractado de la información que se obtiene de de los dispositivos de monitoreo de velocidad.

• Reportes mensuales de gestión vía internet por campo dentro de los 5 primeros días de cada mes. La información aplicable dependerá del objeto del contrato. La creación del usuario y los flujos a reportar serán acordados entre el departamento de HSEQ de LA COMPAÑÍA y EL CONTRATISTA.

• Reporte trimestral (Certificado) emitido por la ARP del CONTRATISTA y sus Subcontratistas sobre los eventos reportados en ese periodo de tiempo y paz y salvo de pagos y aportes a la ARP

• RESIDUOS: Todos los CONTRATISTAS que en sus actividades generen residuos o desechos peligrosos deberán reportar la gestión de sus residuos en cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 4741 del 30 de Diciembre de 2005 y la Resolución No. 1362 del 2 de Agosto de 2007 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y la Resolución No. 043 del 14 de Marzo de 2.007

• LA COMPAÑÍA podrá solicitar cualquier otro reporte que se necesite para verificar la gestión HSEQ del CONTRATISTA.


Versión: 6


4.2. INVESTIGACIÓN Y REPORTE DE INCIDENTES El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento de investigación y reporte de incidentes (accidentes, casi accidentes) de acuerdo con la Resolución 1401 de 2007 del Ministerio de la Protección Social y contar con personal capacitado en investigación de Incidentes, además deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Cualquier incidente que involucre a personal, medio ambiente, equipos o patrimonio de LA COMPAÑÍA, o del CONTRATISTA o de terceros se deberá reportar inmediatamente al departamento de HSEQ de LA COMPAÑÍA y presentará la investigación, los planes de acción y la lección aprendida según los términos del procedimiento Investigación y Análisis de Incidentes. Todos los eventos reportados a las ARPs por parte del CONTRATISTA o sus Subcontratistas deberán ser reportados oportunamente a LA COMPAÑÍA.

• En todos los casos de accidente el CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán comunicar inmediatamente su ocurrencia al Administrador del Contrato de LA COMPAÑIA, al departamento de HSEQ y a las autoridades competentes para las providencias legales (ver flujograma de comunicación en el Investigación y Análisis de Incidentes).

• Una vez adjudicado el Contrato, el CONTRATISTA solicitará y utilizará el formato de

Reporte de Incidentes y cumplirá con los términos establecidos por LA COMPAÑÍA en el procedimiento de reporte, investigación y análisis de incidentes de seguridad, salud ocupacional y ambiente.

• LA COMPAÑÍA podrá intervenir en las investigaciones que determine convenientes con

base en la potencialidad y/o consecuencias del incidente.

4.3. AUDITORIAS. LA COMPAÑÍA, podrá efectuar auditorías al CONTRATISTA de acuerdo con el procedimiento del sistema de gestión HSEQ de LA COMPAÑÍA. El CONTRATISTA autoriza a LA COMPAÑÍA a auditar e inspeccionar en cualquier momento los equipos, sitios de trabajo, personal, sistema de permiso de trabajo, análisis de riesgos, herramientas, elementos de protección personal, requisitos legales y documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y aplicación de las normas del presente anexo, y de cumplimiento y aplicación de las normas de Seguridad Social, Salud Ocupacional y de Protección del Ambiente. Dependiendo del tiempo de vigencia del Contrato, a su finalización o con la periodicidad que defina LA COMPAÑÍA, el interventor o administrador del Contrato evaluará la competencia y mejora continua del CONTRATISTA. Dicha evaluación incluirá: Capacidad técnica, desempeño del personal del CONTRATISTA, nivel de servicio, equipos utilizados, cumplimiento de los requisitos de HSEQ, gestión administrativa y servicios subcontratados. Este reporte se informará a la gerencia de compras y contratos de LA COMPAÑÍA y sus resultados permitirán definir la viabilidad para invitación a futuras ofertas. El incumplimiento de los Subcontratistas afectará directamente la evaluación del CONTRATISTA. Para todos los efectos, la conducta de los Subcontratistas será tenido como conducta atribuible directamente al CONTRATISTA.


Versión: 6


Las auditorías realizadas identificarán No Conformidades u oportunidades de mejora, todas ellas serán plasmadas en un plan de acción correctivo o preventivo, del cual el CONTRATISTA realizará seguimiento y reportara periódicamente de manera escrita, el avance al cierre al plan de acción. Si el plan de acción no se implementa por el CONTRATISTA en los plazos establecidos con el administrador de contrato, la COMPAÑÍA procederá a implementar las acciones que aseguren el cierre de la no conformidad u oportunidad de mejora, realizando el correspondiente descuento a la siguiente factura presentada por el CONTRATISTA LA COMPAÑÍA ha diseñado este anexo para que sea aplicado por el CONTRATISTA de forma estricta con el fin de asegurar que las operaciones vayan acordes a su política corporativa de HSEQ en donde la protección de las personas y el ambiente son su prioridad, en concordancia con ella. Al final de este documento se encuentra la lista de documentación que será exigida por LA COMPAÑÍA durante las diferentes etapas contractuales. Estas evidencias deben presentarse y consolidarse en un Dossier el cual debe mantener actualizado y disponible para su verificación en los momentos que determine LA COMPAÑÍA.


Versión: 6


LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN PARA INICIO Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS ..

NOMBRE DE LA FIRMA CONTRATISTA

NOMBRE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO POR PARTE DEL CONTRATISTA

NOMBRE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA COMPAÑÍA.

FECHA.

REQUISITOS HSEQ

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

OBSERVACIÓN SI NO N.A

Requisitos a cumplir después de 30 días de iniciado el proyecto

¿Se conoce y divulgó la Política de HSEQ de LA COMPAÑÍA?

¿Se conoce y divulgó la política de alcohol y drogas de LA COMPAÑÍA?

¿Tiene definidos los objetivos HSEQ específicos para el Contrato?

¿Presentó la matriz de peligros para el proyecto?

¿Presentó certificación RUC mínimo 85% o certificaciones en OHSAS 18001 e ISO 14001?

¿Se conoce y divulgó los términos de la licencia ambiental de LA COMPAÑÍA?

¿Se Presentó el PACA a LA COMPAÑÍA?

¿El CONTRATISTA presentó la estructura de cargos y responsabilidades en HSEQ específicos para el Contrato según el anexo HSEQ ¿Se tiene un programa de capacitación y cronograma en HSEQ?

¿Se cuenta con un procedimiento para el manejo de sustancias químicas? (Se tienen las MSDS) ¿Se presentó un plan de emergencias para el campo que incluya contingencias y MEDEVAC?

¿Se cuenta con una matriz de EPP según los riesgos?

Requisitos a cumplir durante el desarrollo de actividades

¿Tiene un sistema de identificación continuo de los peligros? (inspecciones, etc.).

¿Se tiene un sistema de Permisos De Trabajo para tareas críticas validado por LA COMPAÑÍA?

¿Aplican los estándares definidos por LA COMPAÑÍA para tareas críticas?

¿Se tiene al día los pagos al SGSS y parafiscales?

¿Realizan las evaluaciones médicas de ingreso egreso y periódicas?

¿Cuenta con el certificado médico del personal que trabaja en alturas?

¿Se cuenta con el plan de acción de Salud Pública?

¿Se conoce y aplica el Programa de seguridad vial de LA COMPAÑÍA? ¿Tiene implementado un programa de inspección y mantenimiento de equipos y herramientas?

¿El relevo del personal se hace bajo los turnos establecidos? ¿Se tiene un programa de observación de actos y condiciones inseguras?

¿Se tiene un sistema de bloqueo y etiquetado implementado? ¿Se presenta mensualmente el listado de conductores de campo?, están certificados?

¿Se presenta mensualmente el listado de vehículos pesados y livianos en campo? ¿Reporta mensualmente los flujos de gestión HSEQ que le corresponden?

¿Ha reportado a la Compañía sus incidentes?

hse para contratistas v6 - pacific rubiales energy

Documents