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REGISTRADURÍANACIONAL DEL ESTADO CIVIL

PROCESO

FORMATO

SISTEMA DE GESTIÓNY MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

ACTA DE REUNIONES Y COMPROMISOS

CÓDIGO

VERSIÓN

SGFT03

0

Aprobado: 15/11/2017

DEPENDENCIA: DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DELTOLIMA

ACTANRO: 017

LUGAR:Delegación Departamentaldel Tolima

FECHA: 18 de agosto de 2020

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación del quorum2. Eliminación material decadactilar de duplicados y renovaciones de CC y TI3. Organización y archivo de las consignaciones de recaudo4. Archivo Gestión Documental Talento Humano (deterioro libros de nómina)5. Eliminación archivo de gestión documental y archivo electoral (duplicidad)6. Legalización entrega de archivo de gestión documental Macro Proceso

Electoral.

DESARROLLO:

2.

Se verifica el quorum. Siendo las 9:15 a.m. del 18/08/2020, se reunieronen las Oficinas del Despacho, los señores Delegados Departamentales delTolima Doctores Cesar Augusto Bocanegra Sánchez y Luiyen BarreroSalazar, los miembros del Sub Comité de Archivo, el doctor MarceloLazada por encontrarse en vacaciones lo reemplazó el doctor Juan CarlosBuitrago (Registrador Especial de Ibagué) y como invitados Carlos AntonioRobayo (Coordinador del Centro de Acopio, Alexander Herrera Dueñas(Electoral), Francisco José Angarita (Almacén), y Ana Maritza Barragan(Control Interno), con el fin concluir los procedimientos a llevar a cabo parala eliminación de votos anteriores al 2014 y las decadactilares deduplicados y renovaciones de CC y TI.

Inicialmente la funcionaría encargada de Gestión Documental, hace unasocialización del estado en el cual va el proceso para la eliminación de lasdecadactilares y presenta el procedimiento que se debe llevar a cabo para

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dicha eliminación, con el fin de que se tomen las últimas decisiones porparte del Sub Comité de Archivo.

PROCEDIMIENTO:• Las Delegaciones Departamentales deben solicitar al Sub comité de

Archivo la aprobación de eliminación.• Una vez aprobada se debe remitir en PDF por correo electrónico los

Formatos Únicos de Inventario Documental - FUID. Al grupo decomunicaciones y prensa, para su autorización de publicación en la páginaWeb por los (60) días hábiles que indica el Acuerdo No.004 de 2019 y concopia al correo qedocumental@registraduria.gov.co.

• Cumplidos los 60 días se procede a efectuar la eliminación de conformidadcon la Resolución 11957 de 2018.

• El proceso operativo de eliminación será destrucción por picado y se haráde acuerdo con los procedimientos establecidos en Coordinación con elgrupo de Almacén e inventarios.

• Posteriormente, remitir al correo gedocumental@registraduria.gov.co enPDF copia de los FUID, copia de la Certificación en la cual los Delegadosindican que la información de las tarjetas a eliminar se encuentran en lossistemas de información electrónica de la entidad y copia del acta del SubComité de Archivo donde se aprobó la eliminación.

Para este proceso la doctora Mary Luz Ortiz de Jurídica, sugiere elaborar unmodelo de acta de eliminación y solicitar el acompañamiento de una autoridad delmunicipio. Esta acta debe ser remitida a esta Delegación con registrosfotográficos de la destrucción.

Así mismo se hace lectura de la Resolución No.16993 de 2018, por la cual semodifica parcialmente, la Resolución 2366 de 2009 "por medio de la cual se creanlos subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y en laRegistraduria Distrital"

3. Posteriormente, el Funcionario encargado del almacén Francisco JoséAngarita, informa la manera como se están manejando las consignacionescon las Registradurias, y manifiesta estarlas recibiendo el la Delegaciónatendiendo la Circular 121 de 2017. La funcionaría encargada de GestiónDocumental hace la aclaración sobre el procedimiento de TRD 2019 yCircular de Recaudos donde especifica que independientemente que lasconsignaciones por procedimiento deban ser remitidas a las Delegacionescorrespondientes, deben cumplir como mínimo un año en fase de archivosde gestión y un año en fase de archivo central. En consecuencia, losRegistradores Especiales, Municipales y Auxiliares deberán continuar conla remisión de los recibos de consignación a las Delegaciones

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Departamentales, donde cumplirán el año de Gestión señalado en la Tablade Retención Documental y el año en el archivo central, paraposteriormente ser eliminados. Es preciso aclarar que la DelegaciónDepartamental no cuenta con un archivo central y actualmente no tieneespecio para archivar estas consignaciones hasta darles una disposiciónfinal.

La doctora Maritza Barragan de Control Interno informa el estado actual enel cual se encuentran los libros de nómina de Talento Humano los cualesson de consulta permanente y sugiere a la persona encargada del Almacénsolicitar a través de la plataforma de outsourcing cinta magina paraempezar a cubrir los bordes de las hojas y evitar el deterioro total de dichoslibro, así mismo se sugiere tocar el tema con la doctora Leidy Viviana Pérez(control disciplinario) para verificar si se cuenta actualmente conpresupuesto para contratar la digitalización de estos libros en esta vigencia.

En cuanto al archivo de Gestión Documental que se tenía en las bodegasde la licorera del Tolima, el funcionario de almacén nos informa ya todo seeliminó y que en las bodegas no queda nada.

Se procederá a solicitar a los Registradores Municipales y Especiales losFUID de votos anteriores al 2014 para ser eliminados atendiendo losprocedimientos.

7. Alexander Herrera Dueñas (Electoral) firma el acta de legalización entregade archivo de Gestión documentos Macro proceso electoral 2019 queestaba pendiente.

Una vez fueron discutidos cada uno de los temas, el Sub Comité de Archivo,aprueba los siguientes procesos de eliminación:

La eliminación del material decadactilar de duplicados y renovaciones decédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad, para lo cual los DelegadosDepartamentales enviaran una Circular a todos los Registradores,solicitando el envió de los FUID en los cuales se deberá relacionar tarjetapor tarjeta indicando el número de preparación y número de identificación.Esta información debe ser enviada al Ingeniero Carlos Antonio Robayo(Coordinador del Centro de Acopio) antes del 7 de septiembre de 2020.

La eliminación de votos anteriores al 2014, para lo cual en la misma circularse solicitarán los FUID de estos votos los cuales deben ser enviados a laencargada de Gestión Documental de la Delegación. Claudia RodríguezArbelaez.

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CONVOCATORIA PRÓXIMA REUNIÓN: 10 de septiembre de 2020.

HORA INICIO: 9:15 a. m. HORA TERMINACIÓN: 10:25 a.m.

ASISTENTES:NombreCESAR AUGUSTO BOCANEGRASÁNCHEZLUIYEN BARRERO SALAZAR

JUAN CARLOS BUITRAGO CADAVID

MARY LUZ ORTIZ MALDONADO

ANA MARITZA BARRAGAN REINA

FRANCISCO JOSÉ ANGARITA

ALEXANDER HERRERA DUEÑAS

CARLOS ANTONIO ROYABOGUTIÉRREZCLAUDIA RODRÍGUEZ ARBELAEZ

CargoDelegadoDepártameDelegadoDepartamentalRegistradorEspecial deIbaguéJurídica

Control Interno

Almacén

Electoral

Centro de Acopio

GestiónDocumental

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