Hotelbeds Group implementa una plataforma global de

tesorería para apoyar su estandarización internacional

Cliente: Hotelbeds Group.

Sector: Turismo.

Perfil: Hotelbeds Group forma parte de TUI Group, la compañía líder en viajes vacacionales a nivel mundial. Con más de 30 millones de clientes y una facturación de 18.700 millones de euros, TUI Group opera en más de 180 países.

Objetivos:

• Visibilidad global de posiciones de tesorería.

• Mejora en el control de procesos de autorización bancaria, acorde con las políticas internas de la compañía.

• Implantación de una plataforma global e internacional de tesorería.

• Estandarización de todos los procesos de tesorería.

Solución: Sage XRT Treasury. Módulos de tesorería, contabilización, conciliación, firma bancaria y comunicación bancaria.

Hotelbeds Group está estructurado en torno a cinco unidades de negocio:1. Bedbank. El banco de camas número 1 a nivel global, con 72.000 hoteles en 180 países. Opera con las marcas Hotelbeds, Bedsonline y Hotelopia. 2. Destination Management. Unidad de negocio que incluye las marcas Destinations Services (DMC), Pacific World (especialista en reuniones y eventos) e Intercruises (especialista en handling de cruceros).3. Transfer & Activity Bank. Proveedor global de traslados, actividades y experiencias.4. TLRG. Minorista de acomodación con las marcas Late Rooms (Reino Unido) y Malapronta (Brasil). 5. New Ventures. Unidad que engloba negocios especialistas únicos y con un notable potencial de crecimiento en sus respectivos sectores.

Proceso global de internacionalizaciónEsta presencia global e internacional es la que ha llevado a Hotelbeds Group a poner en marcha un proyecto integral de control de tesorería de conciliación bancaria.

El proyecto que Hotelbeds Group puso en marcha tenía como objetivo convertir una plataforma local en global, que permitiera a su vez estandarizar los procesos de tesorería del grupo. Para ello, era clave encontrar la mejor solución que cubriera las necesidades internacionales y que al mismo tiempo pudiese implementarse de manera consistente y ágil en los 3 Centros de Servicios Financieros Compartidos Regionales (EU, Américas y MEAPAC) de Hotelbeds Group.Además era clave establecer una plataforma estable y escalable, tanto a nivel de usuarios como de accesibilidad a la información en cualquier punto del mundo. De esta forma podía accederse diariamente a las posiciones de tesorería de cada una de las sociedades que se gestionan desde cada centro (20 sociedades en EU, 5 sociedades en Américas y 1 sociedad en MEAPAC) y mejorar la eficiencia y efectividad de los equipos de Tesorería de los centros internacionales a través de la implementación de automatismos (reconciliación de firma de apoderados y envío de ficheros bancarios) existentes ya en la plataforma local de Tesorería de EU.

CASO DE ÉXITO

Definición de necesidadesEl primer paso, una vez tomada la decisión de poner en marcha un proyecto de esta magnitud, fue la definición de los requerimientos de negocio, entre los que cabría destacar la visibilidad global a las posiciones de tesorería en Cash, la automatización de los procesos de reconciliación bancaria, el control de los procesos de autorización bancaria acorde a las políticas de la compañía, los apoderamientos bancarios y la aportación de seguridad e integridad en el intercambio de información bancaria con las entidades financieras a nivel global (emisión de pagos y recepción de extractos bancarios).Aunque la compañía contaba ya con una plataforma de tesorería implantada en Europa desde hacía 4 años, ésta no se había concebido para ser global y escalable, por lo que no permitía la implementación internacional de manera directa. Al principio, la plataforma estaba contenida en servidores físicos en la propia Sede Central de la compañía a nivel internacional, localizada en Palma de Mallorca. Se basaba en una instalación física servidor/cliente cuyas comunicaciones, a nivel local, se centralizaban en un CPD que Hotelbeds posee en sus propias oficinas. De esta forma la compañía tenía la restricción de no poder conseguir un control centralizado de todas las posiciones de tesorería de las entidades del Grupo, ya que tenía una gestión descentralizada por región del cash flow.

Elección del proveedorEl primer paso fue la selección de la herramienta y el proveedor a implementar, para lo que se inició un proceso de análisis de necesidades de negocio y benchmarking de soluciones de mercado, que tuvo una duración aproximada de seis meses.En este proceso, Sage contaba con la ventaja añadida de ser proveedor de Hotelbeds Group a través de la plataforma local de Tesorería Sage XRT Treasury, por lo que la compañía ya conocía la solución. De cualquier modo, también se analizaron otros proveedores, como por ejemplo SAP, ERP financiero de

referencia de la organización. De junio a diciembre de 2012 Hotelbeds Group hizo un análisis de todas las soluciones y, para completar este estudio se consultó con diferentes empresas de referencia del sector situadas en Palma de Mallorca. Finalmente, las elegidas fueron las plataformas de Sage y SAP, a las que se pidió una propuesta basada en una serie de requerimientos de negocio y técnicos definidos por Hotelbeds Group.“Necesitábamos saber qué soluciones de mercado podían dar la mejor respuesta a nuestras necesidades ya identificadas; así como podían encajar en el proceso de estandarización internacional que se iba a llevar a cabo en nuestro modelo global de Centro de Servicios Financieros Compartidos. Con este propósito, analizamos detalladamente las propuestas recibidas de los proveedores finalistas y llevamos a cabo la elección basados en unos criterios de decisión claramente definidos y ponderados. Entre ellos, no sólo se encontraban los costes y tiempo de implementación; sino también las propias funcionalidades de la solución, complejidad y facilidad de uso, valoración de los riesgos de migración de solución local, la experiencia del proveedor y su posición en el mercado, etc.”, señala Alicia Fuentespina, Head of Finance Processes en Global Finance Services de Hotelbeds Group.Finalmente, la solución elegida fue Sage XRT Treasury, y los elementos que inclinaron la balanza por esta plataforma fueron, por un lado, la propuesta ofrecida tanto a nivel funcional como técnico; y, por otro, la posibilidad de no tener que empezar desde cero, ya que gran parte de configuración de herramienta ya implantada en EU podía adaptarse de manera controlada y relativamente sencilla a la nueva arquitectura global necesaria.“En ese momento teníamos 21 entidades configuradas, por lo que cambiar de plataforma suponía empezar de cero, lo que prolongaría mucho la implantación. El ahorro de tiempo y la rapidez fueron también elementos fundamentales a la hora de tomar la decisión final”, comenta Tomás Lozano, Treasury Project Manager de Hotelbeds Group.

Fases de la migraciónUn aspecto importante en todo este proceso fueron las fases definidas en la implantación de la solución Sage XRT Treasury.

CASO DE ÉXITO

Alicia FuentespinaHead of Finance Processes en Global Finance Services de Hotelbeds Group

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“ Con la estandarización y la implantación de la plataforma, conseguimos liberar tiempo a los usuarios a través de procesos automáticos, reinvirtiendo esa capacidad en tareas de mayor valor añadido de control y planificación. El aumento de eficiencia y efectividad de los equipos de Tesorería a nivel global ha sido nuestro principal logro

Alicia Fuentespina, Head of Finance Processes en Global Finance Services de Hotelbeds Group

La gestión se realizó por región y país, con una duración total del programa de dos años.El primer paso fue la migración del entorno técnico, tanto de servidores como de puestos de usuario, a aplicaciones de ejecución remota. Se instalaron nuevos servidores virtuales en sistemas geolocalizados con un plan de contingencia de alta disponibilidad en caso de error. La segunda de las fases contempló la configuración de los tres centros regionales a nivel funcional. En primer lugar, el Centro Regional de Europa, con 21 sociedades incluidas las de España y Reino Unido y, más tarde, las sociedades de Portugal. Una vez establecida la gestión en EU, llegó la hora de establecer nuestro Centro de América, con 5 entidades y sedes en Estados Unidos, República Dominicana y México. Por último se instauró el Centro de Asia, con una sociedad con sede en Singapur.“Como responsables de la estandarización de los procesos financieros de los Centros de Servicios Financieros Compartidos, era fundamental la consistencia en la implementación de los procesos y herramientas a utilizar para todos los equipos de Tesorería a modo global. De modo que, al mismo tiempo que estandarizabamos las prácticas de tesorería en los Centros, garantizamos que se implementasen las mismas herramientas y funcionalidades de cash management, conciliación bancaria, contabilización, comunicaciones y firma”, explica Alicia Fuentespina.Después de dos años de trabajo, en diciembre 2014 se dio por cerrado el programa en los tres Centros Financieros de Servicios Compartidos en todo el mundo con la puesta en marcha del Centro de Singapur. Así, se cubría el objetivo de estandarización internacional, así como el de contar con una plataforma estable y escalable para las necesidades futuras de la Compañía, como la incorporación de nuevas sociedades bajo la gestión de los centros compartidos. “Nuestro objetivo es que todos nuestros usuarios, estén donde estén, dispongan de los mismos procesos y los mismos sistemas. Todas las entidades que están conectadas utilizan el mismo sistema contable, por lo que promovemos las prácticas estándares entre usuarios y de este modo garantizamos que la información sea consistente y se utilice de manera correcta”, comenta Tomás Lozano.Como resultado del proyecto, se ha conseguido una evolución técnica del modelo de plataforma de tesorería, tanto a nivel de arquitectura, como de accesos web, permisos, reportes y conectividad:

• La migración del servidor físico anterior a una arquitectura virtual de servidores permite actualmente una alta disponibilidad de la solución en caso de fallo/error. El plan de contingencia ha establecido la recuperación del servicio de forma casi inmediata mediante la definición de re-enrutamiento a otro servidor. De esta forma, se garantiza que en los procesos críticos de Tesorería, la Plataforma de Tesorería se encuentre siempre disponible.

• En cuanto a la conectividad, está cubierta a nivel global puesto que la solución se encuentra ubicada en el propio proveedor de comunicaciones, garantizando, con ello un ancho de banda suficiente para el correcto funcionamiento del aplicativo desde los centros regionales.

• Con respecto a los accesos de los usuarios a la solución,

la plataforma actual está basada en entorno web y no requiere instalación de puestos clientes como en la antigua solución. La monitorización y mantenimiento de usuarios y licencias es más fácil, ya que ésta solo es dependiente de los roles y aplicaciones asignadas al usuario en el dominio de la empresa y de la asignación de permisos en la Plataforma de Tesorería.

Al tener integradas las 3 regiones en un mismo sistema de tesorería, los controles e informes tienen capacidad global y, por consiguiente, se puede extraer información por región y/o entidad legal tanto de forma consolidada como individual. De especial relevancia es el informe de liquidez aplicable a todas las cuentas que gestionan y que el Departamento de Tesorería del Grupo controla diariamente.

Beneficios: Incremento de la eficaciaUna vez finalizado el proceso de implementación de la herramienta, se empezaron a materializar los primeros beneficios esperados del proyecto. En palabras de Alicia Fuentespina, “las practicas de Tesorería que tenían las entidades locales eran muy débiles a nivel de control de procesos financieros. Así mismo, el nivel de eficiencia era

muy bajo, dado que gran parte de las tareas eran manuales, con un alto consumo de tiempo por parte del usuario. Con la estandarización y la implantación de la plataforma, conseguimos liberar tiempo a los usuarios a través de procesos automáticos, reinvirtiendo esa capacidad en tareas de mayor valor añadido de control y planificación. El aumento de eficiencia y efectividad de los equipos de Tesorería a nivel global ha sido nuestro principal logro”.Según Tomás Lozano, “cuando realizamos el análisis de la inversión, valoramos el aumento de la eficiencia en conciliación bancaria de los equipos de Tesorería, donde veíamos una gran capacidad de mejora. Sin embargo, posteriormente nos dimos cuenta de la importante mejora de eficiencia también en estos equipos en: la emisión de pagos a proveedores (autorización y comunicación), la gestión de cash management y las tarjetas corporativas de empleados. Asimismo, pudimos comprobar la mejora de otras como los equipos de cobros a clientes (donde la identificación de movimientos se realiza de manera mucho más ágil a través de funcionalidades de contabilización y

CASO DE ÉXITO

aplicación masiva en SAP). Algo que no se contemplaba en los cálculos iniciales”. Para Hotelbeds Group era importante comprobar que el retorno de la inversión estimado al inicio del proyecto se materializaría en hechos reales. Para ello, se realizaron medidas reales de eficiencia en base a la metodología Lean Six Sigma durante toda la vida del programa. La compañía comprobó, para su satisfacción, que no sólo había alcanzado el retorno de la inversión original (8 meses), sino que lo había mejorado en un 25% adicional, recuperando la inversión en 6 meses con una rentabilidad de la inversión del 118%. Según Alicia Fuentespina, “gracias a esta iniciativa, Hotelbeds ha conseguido la escalabilidad buscada. A pesar de que los volúmenes de transacciones se han incrementado, no ha sido así en el número de personas necesarias para gestionar los procesos de Tesorería, a la vez que se conseguido mejorar la calidad del servicio en control y reporting”.

El futuro más próximoAunque el Programa de la Plataforma Global de Tesorería ya se ha cerrado, desde Hotelbeds Group son conscientes de que van a tener una demanda constante de nuevos países y entidades a conectar, para lo que se ha establecido un proceso de petición y coordinación de esas nuevas necesidades de manera global, ágil y coordinada en la organización. Este es el caso de la solicitud de implementación de una de sus sociedades brasileñas, realizada por el centro en Américas a finales de Febrero 2015, que se ha implementado en marzo de 2015. Así mismo, queda sentada la base para posibles nuevos proyectos y funcionalidades que la compañía pueda necesitar implementar en un medio/largo plazo, como pueden ser la implementación global de un módulo de previsión y planificación de tesorería a futuro.“La plataforma es escalable y está preparada para conectar cualquier nuevo país que la compañía requiera (siempre que cumplan las practicas estándares de tesorería previamente definidas) e incorporar nuevas funcionalidades” indica Tomás Lozano.

CASO DE ÉXITO

Módulos implantados• Módulo de tesorería: Gestión de la posición de tesorería. Control bancario e identificación de cobros

de nuestros clientes.• Módulo de contabilización: Contabilizaciones masivas de comisiones bancarias, intercompañías y cobros

de clientes.• Módulo de conciliación: Conciliación automática de todas las cuentas bancarias.• Módulo de firma bancaria: Autorización por apoderado bancario de pagos masivos electrónicos generados por

fichero bancario desde el ERP (SAP).• Módulo de comunicación bancaria: Envío telemático de ficheros de pago/cobro masivo. Recepción de

movimientos bancarios según tipología (cuenta bancaria, TPV´s, tarjetas de crédito, devoluciones, etc.).

Alicia FuentespinaHead of Finance Processes en Global Finance Services de Hotelbeds Group

“

“ Gracias a esta iniciativa, Hotelbeds ha conseguido la escalabilidad buscada. A pesar de que los volúmenes de transacciones se han incrementado, no ha sido así en el número de personas necesarias para gestionar los procesos de Tesorería, a la vez que se ha conseguido mejorar la calidad del servicio en control y reporting

CASO DE ÉXITO

Si deseas más información: Sagexrt.sage.es

Sage XRT Treasury guía a las empresas o grupos de carácter nacional o internacional en su gestión de la cadena de valor financiero. La solución proporciona una visibilidad en tiempo real de las posiciones y la liquidez del grupo que permite gestionar su tesorería a corto y medio plazo así como definir un presupuesto.Sage XRT Treasury mejora la productividad al automatizar las tareas tediosas como la conciliación de tesorería y contabilidad.La solución permite asimismo optimizar el riesgo de cambios financieros y reduce los costes de las transacciones bancarias.El despliegue internacional viene facilitado por un entorno de trabajo de varios idiomas, países e instrumentos y por el módulo de comunicación de varios formatos, protocolos y bancos.

Sage ofrece a las pequeñas y medianas empresas una gama de servicios y software de gestión empresarial fácil de usar, seguro y eficiente —desde la contabilidad y la nómina, a la planificación de recursos empresariales, gestión de relaciones con los clientes y los pagos—. Nuestros clientes reciben asesoramiento y apoyo continuo a través de nuestra red global de expertos locales, para ayudarles a resolver sus problemas de negocio y darles la confianza necesaria para alcanzar sus ambiciones empresariales. Fundada en 1981, Sage empezó a cotizar en la Bolsa de Valores de Londres en 1989 y entró en el FTSE 100 en 1999. Cuenta con millones de clientes en todo el mundo y más de 12.975 empleados en 23 países (Reino Unido e Irlanda, Europa continental, América del Norte, África del Sur, Australia, Asia y Brasil). Para más información, por favor visite www.sage.com

Sage XRT Treasury

Hitos conseguidosImplementación de herramienta global según siguientes premisas:

1. Escalabilidad de aplicativo.2. Estandarización de procesos de tesorería aplicables por igual a todas las regiones.3. Fácil accesibilidad y usabilidad para los usuarios de la solución.4. Automatización de procesos manuales.5. Unificación de gestión de tesorería en misma solución.

Principales cifras del proyecto1. Payback: 6 meses.2. ROI: 118%Principales cifras de gestión dentro de la actual configuración de la Plataforma de Tesorería de Hotelbeds Group:1. 27 entidades gestionadas en dentro de la plataforma de Tesorería.2. 32 bancos y 230 cuentas bancarias. Recepción diaria de movimientos de cuenta y establecimiento de canales

de comunicación securizados contra las entidades bancarias.3. Más de 150.000 movimientos bancarios gestionados y procesados mensualmente, tanto para el cash

management como para la conciliación bancaria, de manera automática y manual.