hospital mata redonda herramienta autoevaluación 2013 2014 nl

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Items responsabilidad institucional

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COMPONENTES

CÓDIGO DE

PREGUNTA

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Items responsabilidad de la unidad organizativa

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S

Validación

DATOS UO Y RESPONSABLES

NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

RESPONSABLE DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

ENLACE DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

Items responsabilidad de la unidad organizativa1

1

1

1

1

1

1

TOTALES DE CRITERIOS CUMPLIDOS Y NO CUMPLIDOS UO 7


2

2

MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL (Aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un

todo)

¿Saben los funcionarios de la unidad organizativa si existe un funcionario que se encargue del proceso de control interno?

¿Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre la normativa promulgada por la Contraloría General de la República, otros órganos de control y normativa legal que regule el Proceso de Gestión de Control Interno?

¿Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado?

¿Los funcionarios tienen acceso físico o digital al compendio de normativa dispuesta en la unidad organizativa para realizar sus funciones (sea técnica o administrativa)?

¿Se realizan informes sobre la administración de fondos públicos de acuerdo con la normativa de control emitida por los entres contralores? (art.39,40 y 41)

¿Los funcionarios de la unidad organizativa aplican el articulo 6 de la Ley General de Control Interno y normativa conexa? Para garantizar la confidencialidad del debido proceso

¿Se han divulgado a los funcionarios de la unidad organizativa las responsabilidades y sanciones contempladas en la Ley General de Control Interno?

¿Existen controles para los sujetos privados que administren fondos públicos? (Artículos 5, 6 y 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y las directrices sobre el particular. (Lo evalúa la Dirección Financiera, Bienes y Servicios)

¿Los responsables de controlar los fondos públicos administrados por sujetos de derecho privado han advertido a estos sobre la obligación que tienen de aplicar los principios y las normas técnicas de control interno de la Contraloría General de la República? (Lo evalúa la Dirección Financiera, Bienes y Servicios)

TOTALES DE CRITERIOS CUMPLIDOS Y NO CUMPLIDOS 2


1

1

1

1

1

1



¿Se dictan anualmente las principales estrategias para guiar la gestión institucional? 3

1

2

2

1


Items responsabilidad de la unidad organizativa1

1

¿El titular subordinado facilita espacios para realizar actividades donde se promueven la misión, visión, valores y objetivos institucionales?

¿Se han implementado directrices institucionales en la unidad organizativa sobre la confiabilidad de la información? (Manual de políticas sobre gestión de la información y Manual de normas sobre gestión de la información)

¿Se han formalizado por escrito las responsabilidades y funciones de los funcionarios en los distintos procesos de la unidad?

Se han implementado en la unidad organizativa lineamientos de gestión del recurso humano en cuanto a inducción al puesto de trabajo?

¿Se aplica a los funcionarios el procedimiento establecido para la evaluación de desempeño?

¿Se cumple en la unidad organizativa los lineamientos de gestión del recurso humano en cuanto a acciones disciplinarias y su correspondiente reglamentación?

¿Existen políticas a nivel institucional sobre la confiabilidad y oportunidad de la información?

¿Existen en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación?

¿Se han implementado en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a selección del personal?

¿Se han implementado en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a contratación del personal?

¿El Director de la unidad organizativa participa a sus colaboradores para realizar el Plan Operativo Institucional (POI)?

¿La unidad organizativa aplica la metodología SEVRI vigente para la valoración y administración del riesgo en cada uno de los resultados esperados?

1

1

1

1

1

1

1

1

¿Conocen los funcionarios el Plan Estratégico Institucional (PEI)? 1

3



3

1

2

¿Los funcionarios de la unidad organizativa utilizan los criterios para realizar la identificación, administración y valoración del riesgo?

¿Las acciones previas a la administración de los riesgos, incluyen la determinación de las actividades fundamentales para llevar a cabo cada resultado esperado?

¿En el proceso de identificación de los riesgos, se determina el impacto que provocarían sobre el cumplimiento de los resultados esperados?

¿Las acciones previas a la administración de los riesgos, incluyen la determinación del impacto que provocarían sobre el cumplimiento de los resultados esperados?

En cuanto a la administración de los riesgos, ¿se han definido las actividades para minimizar los riesgos determinados?

¿Se han establecido criterios para dar seguimiento al cumplimiento de las medidas para minimizar los riesgos?

¿La unidad organizativa da seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución?

La unidad organizativa da seguimiento a las medidas minimizadora identificadas para cada riesgo en cuanto a su eficacia?

¿La administración de los riesgos permite la toma de decisiones que mantenga a la unidad organizativa en un nivel de riesgo aceptable?

¿Los objetivos del Plan Operativo Institucional (POI) son concordantes con el Plan Estratégico Institucional (PEI)?

¿La Institución ha actualizado y oficializado el Marco Orientador del Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI)?

¿La normativa institucional de valoración del riesgo se actualiza periodicamente en procura del aprovechamiento de las oportunidades de mejora de gestión?

¿Los procesos están diseñados para apoyar el cumplimiento de los objetivos y metas? 3

¿Existe una política institucional para la valoración y administración del riesgo? 1

3

2

3

3

2



¿Cuentan todos los procesos con manuales de procedimientos físicos o digitales? 1

3

¿Los manuales existentes están a disposición de todos los funcionarios? 1

1

3

1

1

¿El Sistema de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) toma en consideración los resultados del análisis del entorno interno y externo?

¿Se cuenta con mecanismos instaurados para la divulgación oportuna de los cambios en el Marco Orientador y Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)?

¿Los resultados esperados permiten identificar los principales riesgos relacionados con los objetivos?

¿Los resultados esperados permiten la ejecución de las medidas minimizadoras del riesgo para la consecusión de los objetivos?

¿Se han diseñado instrumentos para la medición de la eficacia de las medidas minimizadoras del riesgo?

¿Los manuales de procedimiento existentes son congruentes con las funciones que realiza el proceso?

¿En la unidad organizativa se verifica el cumplimiento de las actividades y tareas indicadas en el manual de procedimientos y protocolos institucional?

¿En la unidad organizativa se revisan y se proponen mejoras sobre los procedimientos y protocolos?

¿Los controles aplicados en su unidad organizativa se actualizan según las necesidades de la misma?

¿Los controles aplicados en su unidad organizativa estan en funcion de atender los riesgos identificados en la unidad organzativa?

1

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3

2

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1

1

1

¿Después de aplicar los controles en su unidad organizativa, se contempla el desarrollo de actividades de evaluación y mejoramiento continuo de estos controles?

¿El titular subordinado de la unidad organizativa promueve la implementación y el seguimiento de los controles existentes?¿Los procedimientos que se han implementado en su unidad organizativa,están alineados con el marco legal y técnico?¿Se aplican los procedimientos para la protección de los activos contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregular o acto ilegal? ¿Se aplican en la unidad organizativa procedimientos para la custodia de los documentos físicos? ¿En la unidad organizativa se ha regulado lo relativo a acceso, consulta o préstamo de los documentos?

¿Los sistemas de información permiten obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional?

¿Los procedimientos y protocolos son actualizados (considerando las observaciones generadas por las distintas unidades organizativas y las revisiones de la unidad organizativa responsable de normalizar la función)?

¿Existen, a nivel institucional directrices sobre los manuales o documentos, en cuanto su diseño, elaboración y formalización?

¿La Institución ha regulado lo relativo a formularios preimpresos, copias, distribución y archivo de los documentos?

¿En la unidad organizativa se tienen implementados los mecanismos para la gestión de información (captura, procesamiento y generación)?

¿Los funcionarios de la unidad organizativa implementan los mecanismos establecidos en el procedimiento sobre la gestión integral de la información?

¿En la unidad organizativa se han definido canales de comunicación a lo interno y externo que permitan trasladar la información oportuna a los destinatarios?

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1

1

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1

1



¿Existe un Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información? 1

2

2

¿Se han divulgado los canales de comunicación institucional? 1

1

¿Los funcionarios tienen acceso fácil y directo a la información requerida para la ejecución de los procesos?.

¿Dispone cada funcionario de la unidad organizativa de acceso al correo electrónico institucional?

¿Las normas institucionales para el uso correcto del correo electrónico han sido divulgadas a todos los funcionarios?

¿Existen en la unidad organizativa sistemas de información para controlar asuntos administrativos clave de la unidad ( por ejemplo control ingreso y recepción de correspondencia, control de consecutivos de oficios, asuntos en trámite dentro de la unidad organizativa y monitoreo y control de los trabajos realizados por los funcionarios)

¿Los sistemas de información implementados en la unidad organizativa permiten controlar recursos, riesgos y limitaciones?

¿En la Unidad Organizativa está establecido quiénes están autorizados y capacitados para accesar a la información de los sistemas?

¿El personal conoce qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

¿En cuanto a la información contenida en los sistemas de información, el personal conoce que aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

¿Se han formalizado procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos?

¿El plan Estratégico de Gestión Integral de la Información es revisado por todas las áreas involucradas? ¿El Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información fue divulgado en toda las unidades organizativas?

¿Se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución?

2

¿Existen normas institucionales sobre el uso del correo electrónico? 1

1

1

1

2

1

1

1

1



1

¿Existen registros de los controles de cumplimiento? 1

¿El correo electrónico institucional cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica?

¿Se cumple a nivel institucional con los requisitos mínimos de calidad (Manual de Marca e Identidad Gráfica) de los documentos que se emiten?

¿Se ha regulado a nivel institucional plazos en el procesamiento de cada uno de los trámites?

¿Se tienen establecidos o regulados los plazos de respuesta para la información oficial que se procesa y genera en la institución?

¿Existen a nivel institucional procedimientos por escrito respecto al manejo de la información manual y/o computarizada en el archivo de los documentos de trabajo producidos?

¿Existen a nivel institucional procedimientos por escrito respecto al manejo de la información manual y/o computarizada en el resguardo y la custodia de la documentación generada en la unidad (documentos de trabajo, informes, oficios y otras comunicaciones)?

¿Existen a nivel institucional procedimientos por escrito respecto al manejo de la información manual y/o computarizada en el préstamo de documentos físicos, que prevengan su pérdida?

¿Existen a nivel institucional procedimientos por escrito respecto al manejo de la información manual y/o computarizada en la vigencia administrativa y legal de cada documento que se encuentra archivado en la unidad?

¿Existen a nivel institucional procedimientos por escrito respecto al manejo de la información manual o computarizada en los controles aplicables para el traslado de información entre las unidades y el archivo institucional?

Están definidas las instancias y tiempos de seguimiento del POI en cuanto al cumplimiento de metas (Ej. control gerencial, planes de mejora, etc.)

1

¿La Unidad Organizativa realiza seguimiento a las acciones del plan de mejora? 1

1

1

1



3

2

2

2


Validación

DATOS UO Y RESPONSABLES NOMBRE

¿Se realizan verificaciones de calidad técnica (supervisiones, verificaciones de control interno para cumplimiento de metas y administraciòn de riesgo e inspecciones)?

¿Los resultados del seguimiento al cumplimiento de las acciones que realiza la unidad organizativa se utilizan para retroalimentar al personal?

¿Los resultados del seguimiento al cumplimiento de las acciones se utilizan para realizar mejoras a los controles?

¿Los resultados del seguimiento al cumplimiento de las acciones se utilizan para definir los plazos para la atención y solución de las desviaciones detectadas?

¿Se ha actualizado y formalizado una herramienta que permita integrar los resultados de la autoevaluación de control interno a nivel de unidades organizativas e institucional?

¿Los resultados de la autoevaluación se formalizan a nivel institucional en un informe ejecutivo y en un plan de mejora anualmente?

De conformidad con los recursos disponibles. ¿Las mejoras señaladas en el plan de mejora se incorporan al Plan Operativo Institucional?

¿Se implementan las recomendaciones de la Auditoría Interna, así como, las disposiciones de la Contraloría u otros entes para mejorar controles? (Aplica únicamente en el caso de que las condiciones señaladas se den)

TOTALES DE CRITERIOS CUMPLIDOS Y NO CUMPLIDOS DEL CUESTIONARIO RESPONSABILIDAD DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA

TOTALES DE CRITERIOS CUMPLIDOS Y NO CUMPLIDOS DEL CUESTIONARIO RESPONSABILIDAD DE LA INSTITUCIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

RESPONSABLE DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

ENLACE DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA EVALUADA:

SI NO PARCIAL N/A


7 0 0 0


0 2 0 0


6 0 0 0


2 2 1 0


11 0 1 0


2 3 5 0


11 0 2 0


2 1 1 0


12 0 0 0


11 4 0 0


7 0 0 0


0 3 1 0

54 0 3 0

17 15 8 0

Validación

NOMBRE

OBSERVACIONES



Se debe contar al menos con: Ley General de Control Interno, Normas de control interno del sector publico, Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, Marco Orientador del SEVRI, Ley General de Salud, Ley Organica del Ministerio de Salud y la normativa promulgada por la Contraloría General

Se debe contar al menos con: Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Salud, Reglamento de Garantías o Cauciones que deben rendir los Funcionarios del Ministerio de Salud, Plan Estratégico del Ministerio de Salud, Plan Anual Operativo del Ministerio de Salud, Manual de Etica Institucional, Manual de Politicas de Gestión Integral de Información, Manual de Normas de Seguridad de Gestión Integral de Información, Reglamento Organico del Ministerio de Salud y Politicas de comunicacion institucional.

Se refiere a los informes que debe realizar la División Administrativa y los niveles regional y local, sobre presupuestos asignados (caja chica, viáticos, combustible)

En caso no de no realizar esta actividad responde "no aplica"




Este item se refiere a la inducción que debe dar cada unidad organizativa sobre las funciones que deben realizar los funcionarios de nuevo ingreso o que han sido cambiados de puesto.


Se refiere a si el actuar de los procesos contribuye con el cumplimeinto de los objetivos y metas institucionales

Lineamientos del Ebola, El proceso de recoleccion de información de los Hospitales del Area no es adecuado par sistematizar la información, maxime con el recurso humano con el que cuenta el ARS HMR, dejando atrás los demas procesos que tiene que llevar Vigilancia de la Salud


Validación

FIRMA

Descripción de los hallazgos

* Esta información debe ser programada para el periodo 2015.

Component

e

Actividades

de Control

¿Los manuales de procedimiento existentes son congruentes con

las funciones que realiza el proceso?

El proceso de recoleccion de información de los Hospitales del Area no es adecuado par sistematizar la información, maxime con el recurso humano con el

que cuenta el ARS HMR, dejando atrás los demas procesos que tiene que llevar Vigilancia de la Salud.

Se hacen ajustes entre los funcionarios de otros procesos para apoyar en esta actividad, dejando

descubiertos estos procesos.

¿En la unidad organizativa se revisan y se proponen mejoras

sobre los procedimientos y protocolos?

No se solicita revision del nivel Local cuando se envia un nuevo procedimiento al ARS, siendo estos

nuevos procesos en algunas ocaciones incongruentes con los protocolos, por ejemplo entre el reglamento de permisos y el protocolo establecido

para atender esta actividad

Acciones correctivas por componente Responsable(s)

Dirección

Dirección y encargados de procesos


Informar al Nivel Regional el problema que se tiene en el ARS con respecto al proceso de vigilancia, solicitando colaboración para

mejorar el proceso.

Informar al Nivel Regional el problema de incongruencia entre el protocolo oficializado y la norma, en el momento en que se

identifica

Fecha de Inicio Fecha Finalización

10/1/2014 11/1/2014

10/1/2014 9/30/2015


Resultados responsabilidad unidad organizativaAutoevaluación Control Interno Estado de Cumplimiento General

Números AbsolutosComponente/Cumplimiento SI NO PARCIAL N/A TOTALDeberes Generales 7 0 0 0 7Ambiente de Control 6 0 0 0 6Valoración del Riesgo 11 0 1 0 12Actividades de Control 11 0 2 0 13Sistemas de Información 12 0 0 0 12Criterios de Seguimiento 7 0 0 0 7

TOTAL 54 0 3 0 57

Números PorcentualesComponente/Cumplimiento Cumplimiento Incumplimiento Cump. Parcial TOTAL

Deberes Generales 100% 0% 0% 100%Ambiente de Control 100% 0% 0% 100%Valoración del Riesgo 92% 0% 8% 100%Actividades de Control 85% 0% 15% 100%Sistemas de Información 100% 0% 0% 100%Criterios de Seguimiento 100% 0% 0% 100%TOTAL 96% 0% 4% 100%

Deberes Generales Ambiente de Control Valoración del Riesgo Actividades de Control Sistemas de Información Criterios de Seguimiento75%

80%

85%

90%

95%

100%

100% 100%

92%

85%

100% 100%

Ministerio de Salud - XXXXXXXXAutoevaluación Control Interno 2013-2014

Porcentaje de cumplimiento por componente

NOTAS:

1. Cambiar en el gráfico las "XXXXXX" por en nombre de la UO


80%

85%

90%

95%

100%

100% 100%

92%

85%

100% 100%


Porcentaje de cumplimiento por componente

NOTAS:


10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0% 0% 0% 0% 0% 0%


Porcentaje de NO cumplimiento por componente


10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0% 0% 0% 0% 0% 0%


Porcentaje de NO cumplimiento por componente

NOTAS:



2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

0% 0%

8%

15%

0% 0%


Porcentaje del cumplimiento parcial


2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

0% 0%

8%

15%

0% 0%


Porcentaje del cumplimiento parcial

NOTAS:



10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

100% 100%92%

85%

100% 100%

0% 0%

0%

0%

0% 0%0% 0%8%

15%

0% 0%


Análisis general de cumplimiento

Cump. Parcial Incumplimiento Cumplimiento


10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

100% 100%92%

85%

100% 100%

0% 0%

0%

0%

0% 0%0% 0%8%

15%

0% 0%



Cump. Parcial Incumplimiento Cumplimiento

NOTAS:


SI NO PARCIAL N/A0

5

54

0

3

0



Row 12

Fre

cuen

cia

SI NO PARCIAL N/A0

5

54

0

3

0



Row 12

Fre

cuen

cia

Ministerio de SaludRecomendaciones para el proceso de Autoevaluación de Control Interno

De octubre del 2013 a setiembre del 2014

Unidad Organizativa:

Responsable:

Fecha:

Instrumento digital de autoevaluación Instrumento Plan de Mejora

Ministerio de SaludRecomendaciones para el proceso de Autoevaluación de Control Interno

De octubre del 2013 a setiembre del 2014

OtrasProcedimiento "Autoevaluación de Control

Interno”, código MS.NI.LI.06.01

hospital mata redonda herramienta autoevaluación 2013 2014 nl

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